Anda di halaman 1dari 49

I.

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN


A. Pendahuluan
Kita telah mendiskusikan dua subsistem CBIS-SIA dan SIM. Kita telah
melihat bahwa manajer dapat memperoleh sejumlah informasi dari SIA dan
lebih banyak lagi informasi dari SIM. Namun, sistem-sistem ini disesuaikan
untuk kebutuhan informasi dari sejumlah besar manajer-mereka yang
membentuk manajemen seluruh perusahaan atau suatu unit organisasi. Dalam
banyak kasus informasi ini tidak memadai untuk membuat keputusan yang
spesifik untuk memecahkan permasalahan yang spesifik. Sistem pendukung
keputusan (decision support system) dibuat sebagai suatu cara untuk memenuhi
kebutuhan ini.
DSS menyediakan informasi pemecahan masalah maupun kemampuan
komunikasi dalam memecahkan masalah semi-terstruktur. Informasi dihasilkan
dalam bentuk laporan periodik dan khusus, dan output dari model matematika
dan sistem pakar. Komunikasi digunakan saat berbagai kelompok manajer
terlibat dalam pemecahan masalah.
Penambahan terbaru pada konsep DSS adalah sistem pendukung
keputusan kelompok (group decision support system), atau GDSS. GDSS
berusaha memperbaiki komunikasi diantara para anggota kelompok dengan
menyediakan lingkungan yang mendukung, dan mendukung proses pengambilan
keputusan dengan menyediakan perangkat lunak GDSS yang disebut perangkat
kelompok (groupware).
B. Pengambilan Keputusan
Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha
memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak
keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam
memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau
untuk memanfaatkan kesempatan.
1. Jenis-jenis Keputusan Menurut Simon
Menurut Herbert A. Simon, ahli manajemen pemenang Nobel dari
Carnegie-Mellon University, keputusan berada pada suatu rangkaian
kesatuan (cintinuum) dengan keputusan terprogram pada satu ujungnya dan
keputusan tak terprogram pada ujung yang lain. Keputusan terprogram
bersifat berulang dan rutin, sampai pada batas hingga suatu prosedur pasti
telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu
diperlakukan de novo (sebagai sesuatu yang baru) tiap kali terjadi.
Keputusan tak terprogram bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang
konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena
belum pernah ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya
tidak melihat atau rumit, atau karena begitu pentingnya sehingga
memerlukan perlakuan yang sangat khusus.
Simon menjelaskan bahwa dua jenis keputusan tersebut hanyalah
ujung-ujung hitam dan putih dari rangkaian kesatuan ( continuum), dan bahwa
di dunia nyata sebagian besar kelabu. Namun, konsep keputusan terprogram
1

dan tidak terprogram penting karena masing-masing memerlukan teknik yang


berbeda.
2. Tahap-tahap Pengambilan Keputusan Menurut Simon
Sumbangan Simon yang lain adalah penjelasannya mengenai empat
tahap yang dilalui manajer saat memecahkan suatu masalah. Tahap-tahap
Simon itu adalah :
Kegiatan Intelijen Mengamati lingkungan untuk mengetahui kondisikondisi yang perlu diperbaiki.
Kegiatan Merancang Menemukan, mengembangkan dan menganalisis
berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
Kegiatan Memilih Memilih satu tindakan rangkaian tertentu dari
beberapa yang tersedia.
Kegiatan Menelaah menilai pilihan-pilihan yang lalu.
Empat tahapan Simon ini berhubungan langsung dengan langkahlangkah dari pendekatan sistem. Kegiatan intelijennya berkaitan dengan
langkah kita bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis
bagian-bagian
sistem
secara
berurutan.
Kegiatan
merancangnya
berhubungan dengan langkah kita mengidentifikasi dan mengevaluasi
berbagai alternatif, serta kegiatan memilihnya berkaitang dengan langkah
kita memilih solusi terbaik. Akhirnya kegiatan menelaahnya berkaitan
dengan langkah kita menerapkan solusi tersebut dan membuat tindak lanjut.
Karenanya, tahap-tahap Simon merupakan suatu interprestasi lain
pendekatan sistem. Para manajer mengikuti pola ini secara khusus atau
umum ketika mereka memecahkan permasalahan yang menghadang unit
mereka. Para spesialis informasi juga mengikuti pola ini ketika mereka
terlibat dalam pengembangan sistem.
C. Konsep DSS
Konsep DSS dimulai pada akhir tahun 1960-an dengan timesharing
komputer. Untuk pertama kalinya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan
komputer tanpa harus melalui spesialis informasi.
1. Diciptakannya Istilah DSS
Baru pada tahun 1971, istilah DSS diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan
Michael S. Scott Morton, keduanya profesor MIT. 3 Mereka merasa perlunya
suatu kerangka kerja untuk mengarahkan aplikasi komputer kepada
pengambilan keputusan manajemen dan mengembangkan apa yang telah
dikenal sebagai Gorry and Scott Morton Grid. Matriks (grid) ini,
digambarkan pada Gambar 14.1, didasarkan pada konsep Simon mengenai
keputusan terprogram dan tak terprogram serta tingkat-tingkat manajemen
Robert N. Anthony.

Gambar 14.1
Matriks Gorry dan Scott Morton
Tingkatan Manajemen
Pengendalian
Pengendalian strategis
Manajemen

Pengendalian operasional

Terstruktur
Tingkat Struktur Masalah

Piutangdagang
Analisis anggaran Pengaturan armada tanker
Entry pesanan
biaya rekayasa
Pengendalian persediaan
Peramalan jangka pendek
Lokasi gudang dan pabrik

Semi-terstruktur

Penjadwalan produksi
Manajemen kas

Tidak-terstruktur
Sistem PERT/COST

Analisis VariansPenggabungan

usaha dan akuisisi


Anggaran keseluruhanPerencanaan produk baru
Perencanaan Litbang
Penyiapan anggaran
Penjualan dan produksi

Gorry dan Scott Morton menggambarkan jenis-jenis keputusan


menurut struktur masalah dari terstruktur hingga tidak terstruktur. Pada
bab 1 Anthony menggunakan nama perencanaan strategis, pengendalian
manajemen, dan pengendalian operasional untuk menjelaskan tingakat
manajemen puncak, menengah dan bawah.
Tahap-tahap pengambilan keputusan Simon digunakan untuk
menentukan struktur masalah. Masalah Terstruktur merupakan suatu
masalah yang memiliki struktur pada tiga tahap pertama Simon; yaitu
intelijen, rancangan dan pilihan. Jadi, dapat dibuat algoritma, atau aturan
keputusan yang memungkinkan masalah diidentifikasi dan dimengerti,
berbagai solusi alternatif diidentifikasi dan dievaluasi, serta suatu solusi
dipilih. Masalah tak terstruktur, sebaliknya merupakan masalah yang sama
sekali tidak memiliki struktur pada tiga tahap Simon diatas. Masalah semiterstruktur merupakan masalah yang memiliki struktur hanya pada satu atau
dua tahap Simon.
Gorry dan Scott Morton memasukkan jenis-jenis masalah bisnis ke
dalak matriks mereka. Sebagai contoh, piutang dagang dipecahkan oleh
manajer ditingkat pengendalian operasional yang membuat keputusan
terstruktur. Perencanaan R&D dilaksanakan oleh manajer perencanaan
strategis yang membuat keputusan tak terstruktur.
Garis terputus-putus horisontal yang melalui tengah matriks sangat
penting. Garis itu memisahkan masalah yang telah, pada saat itu, berhasil
dipecahkan dengan bantuan komputer (sebelah atas) dari masalah yang
belum terkena pengelolaan komputer. Area disebelah atas dinamakan sistem
keputusan terstruktur (structured decision system-SDS), dan area
disebelah bawah dinamakan sistem pendukung keputusan ( decision support
system-DSS).
Gorry dan Scott Morton awalnya menggunakan istilah DSS hanya
untuk aplikasi komputer dimasa depan. Selanjutnya istilah tersebut
3

diterapkan pada semua aplikasi komputer yang didedikasikan untuk dukungan


keputusan-baik sekarang maupun masa depan.
2. Jenis-jenis DSS Menurut Alter
Pada tahun 1976, Steven L. Alter, saat itu mahasiswa tingkat doktor di
MIT, dengan berdasarkan kerangka kerja Gorry dan Scott Morton
melakukan penelitian atas 56sistem pendukung keputusan. Penelitian ini
memungkinkannya mengembangkan suatu taksonomi dari enam jenis DSS
yang
didasarkan
pada
tingkat
Penelitian
ini
memungkinkannya
mengembangkan suatu taksonomi dari enam jenis DSS yang didasarkan pada
tingkat dukungan pemecahan masalah. Keenam jenis tersebut tampak pada
Gambar 14.2.
Gambar 14.2
Jenis-jenis DDS Menurut Alter

Tingkat
dukungan pemecahan masalah
Mengusulkan
keputusan
Menganalisis
Memperkirakan
akibat
Mengambil elemen-elemen
Menyiapkan
informasi
Laporan
dari bebagai
file keputusan
Membuat Keputusan
seluruh file

Rendah

Tingkat kerumitan sistem pemecahan masalah

Tinggi

Jenis yang memberikan dukungan paling sedikit adalah jenis yang


memungkinkan manajer mengambil elemen-elemen informasi. Manajer dapat
bertanya pada database untuk mendapatkan angka penjualan dari salah satu
wilayah pemasaran. Dukungan yang sedikit lebih diberikan oleh DSS yang
memungkinkan manajer menganalisis semua file. Manajer dapat bertanya
pada database mengenai suatu laporan khusus yang menggunakan data dari
file persediaan. Contoh lain adalah laporan gaji bulanan yang disiapkan dari
file gaji. Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh sistem yang menyiapkan
laporan dari berbagai file. Contoh dari laporan seperti itu adalah
perhitungan rugi laba dan analisis penjualan produk menurut pelanggan.
Ketiga jenis pertama DSS ini memberikan dukungan dalam bentuk
laporan khusus sebagai jawaban atas database querty, dan laporan periodik.
Tiga jenis terakhir DSS melibatkan penggunaan model matematika.
DSS yang memungkinkan manajer melihat dampak-dampak yang
mungkin dari berbagai keputusan adalah model yang dapat memperkirakan
akibat keputusan. Mungkin manajer memasukkan suatu harga ke dalam model
penentuan harga untuk melihat dampaknya pada laba bersih. Model tersebut
menjawab, misalkan anda menurunkan harga menjadi Rp. 25.000, maka laba
bersih akan naik sebesar Rp. 5.000.000. Model tersebut tidak dapat
menentukan apakah Rp. 25.000 merupakan harga terbaik , hanya menentukan
4

apa yang mungkin terjadi jika keputusan itu dibuat. Model ini juga
memungkinkan pemakai untuk menentukan probabilitas subjektif. Contohnya
adalah model analisis risiko yang menggunakan perkiraan distribusi
probabilitas untuk tiap faktor penting.
Dukungan yang lebih lagi disediakan oleh model yang dapat
mengusulkan keputusan. Misalnya, seorang manajer manufaktur memasukkan
data yang menjelaskan pabrik dan peralatannya, dan suatu model
pemrograman linear menentukan tata letak yang paling efisien.
Jenis DSS Alter memberikan paling banyak dukungan adalah jenis
yang dapat membuat keputusan untuk manajer. Alter menggunakan contoh
suatu model komputer yang menentukan premi asuransi. Operator entry
data mengetik data seperti pria dibawah 25 tahun, Trans Am, Houston,
risiko sendiri $100, dan seterusnya, dan komputer menghitung preminya.
Manajemen perusahaan asuransi sangat yakin pada model tersebut sehingga
mereka membiarkannya membuat keputusan-keputusan tertentu.
Penelitian Alter penting karena dua alasan. Pertama, penelitian itu
didukung oleh konsep mengembangkan sistem untuk menangani keputusankeputusan tertentu. Kedua, menjelaskan bahwa DSS tidak terbatas pada
pendekatan yang lebih eksotik dari database querty dan pembuatan model
keputusan tetapi dapat juga mencakup pelaporan periodik.
D. Tujuan DSS
Perintis DSS yang lain di MIT, Peter G. W.Keen, bekerja sama dengan
Scott Morton untuk mendefinisikan tiga tujuan yang harus dicapai DSS. Mereka
percaya bahwa DSS harus :
Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semiterstruktur.
Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya.
Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer daripada
efisiensinya.
Tujuan-tujuan ini berhubungan dengan tiga prinsip dasar dari konsep
DSS-struktur masalah, dukungan keputusan, dan efektivitas keputusan.
1. Struktur Masalah
Sulit untuk menemukan masalah yang sepenuhnya terstruktur atau tak
terstruktur. Sebagian besar bersifat semi-terstruktur-area kelabu Simon.
Ini berarti bahwa DSS diarahkan pada area tempat sebagian besar masalah
berada.
2. Dukungan Keputusan
DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Gambar 14.3
menggambarkan hubungan ini antara struktur masalah dengan tingkat
dukungan yang dapat disediakan oleh komputer. Komputer dapat diterapkan
pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab
atas bagian yang tak terstruktur-menerapkan penilaian atau intuisi, dan
melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerja sama sebagai tim
pemecah masalah dalam memecahkan masalah yang berada di area semiterstruktur yang luas.
5

3. Efektivitas Keputusan
Tujuan dari DSS bukanlah untuk membuat proses pengambilan keputusan
seefisien mungkin. Waktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang,
tetapi manfaat utama menggunakan DSS adalah keputusan yang lebih baik.
E. DSS dan SIM
Selama pertengahan 1070-an, ketika tampak jelas bahwa konsep DSS
berhasil diterapkan di semakin banyak perusahaan, timbul kontroversi tentang
apakah DSS memang berbeda dari SIM. Kedua konsep melibatkan penggunaan
komputer dalam menyediakan informasi bagi pemecah persoalan dan pembuatan
keputusan.
Karena SIM merupakan upaya awal para spesialis komputer untuk
mengembangkan suatu aplikasi yang kemampuannya melampaui pengolahan data,
upaya ini banyak mengalami kegagalan. Pada saat DSS berkembang, istilah SIM
telah memiliki reputasi negatif dan oleh banyak kritikus dikaitkan dengan
percobaan yang gagal, ketidakmampuan untuk mengidentifikasi kebutuhan
informasi pemakai secara akurat, serta kecenderungan untuk menimbuni pemakai
dengan tumpukan cetakan tidak bermakna. Kritik atas SIM ini tidak adil, walau
dalam banyak peristiwa memang terjadi kegagalan. Kegagalan itu lebih
merupakan hasil dari penerapan yang buruk dari konsep SIM daripada karena
kelemahan dalam konsep SIM.
Gambar 14.3
DSS Berfokus pada Masalah-masalah Semi-Terstruktur

Solusi
Solusi komputer
Solusi manajer
Manajer + Komputer (DSS)

Terstruktur

Semi-terstruktur

Tak Terstruktur

Tingkat struktur masalah

DSS sejak awal dipandang sebagai peluang untuk melakukan berbagai hal
secara lebih baik. Selama sekitar 20 tahun, DSS telah menjadi aplikasi
komputer utama dalam bisnis yang paling berhasil. Tentu saja ada kekecewaan,
tetapi itu tertutupi oleh banyak kisah keberhasilan. Mengapa DSS begitu
berhasil? Satu sebabnya adalah para spesialis informasi belajar dari kegagalan
SIM-nya dan melakukan pekerjaan yang lebih baik pada kesempatan kedua.
6

Alasan lain adalah konsep DSS mulai dengan dasar teoritis yang kuat- teori yang
disediakan oleh Simon, Gorry, Scott Morton, Alter, dan Keen. Tidak ada aplikasi
sistem informasi berbasis komputer (CBIS) lain, kecuali mungkin sistem
berbasis pengetahuan, yang memiliki dasar yang begitu kuat. Dari awal, para
spesialis informasi yang mengembangkan aplikasi DSS tahu kemana mereka
menuju, dan mereka terus mempertahankan arah mereka.
F. Model DSS
Dalam dua bab terdahulu telah disajikan model SIA dan SIM. Struktur
yang serupa dapat digunakan untuk model DSS. Seperti tampak pada gambar
14.4, data dan informasi dimasukkan ke dalam database dari lingkungan
perusahaan. Database juga berisi data yang disediakan oleh SIA. Isi database
digunakan oleh tiga subsistem perangkat lunak.
Perangkat Lunak Penulis Laporan menghasilkan laporan periodik maupun
khusus. Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal dan biasanya dihasilkan
oleh perangkat lunak yang dikodekan dalam suatu bahasa prosedural seperti
COBOL atau PL/I. Laporan khusus disiapkan sebagai jawaban atas
kebutuhan informasi yang tak terduga dan berbentuk database querty oleh
pemakai yang menggunakan querty language dari DBMS atau bahasa
komputer generasi keempat.
Model Matematika menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang
melibatkan satu atau beberapa komponen dari sistem fisik perusahaan, atau
berbagai aspek operasinya. Model matematika dapat ditulis dalam bahas
pemrograman prosedural apapun. Namun, bahasa khusus pembuatan model
memudahkan tugas dan memiliki potensi untuk bekerja lebih baik.
Gambar 14.4
Model DSS
Lingkungan
Pemecah
masalah perorangan

Perangkat
lunak penulisan laporan

Para anggota kelompok

yang lain

Model
matematika

Perangkat kelompok (Groupware)

Database
Sistem pendukung keputusan

Lingkungan

Data

Komunikasi

Informasi

Groupware memungkinkan beberapa pemecah masalah (problem solver),


bekerja sama sebgai satu kelompok, mencapai solusi. Dalam situasi tertentu
ini, istilah GDSS, atau sistem pendukung keputusan kelompok ( group
decision support system), digunakan. Mungkin pemecah masalah itu mewakili
suatu komite atau tim proyek. Para anggota kelompok saling berkomunikasi
baik secara langsung maupun melalui groupware.
Perangkat lunak penulis laporan dan model matematika selalu dianggap
sebagai unsur yang mutlak dalam DSS. Ketika konsep DSS meluas menjadi
penyediaan dukungan bagi sejumlah pemecah masalah yang bekerja sama sebagai
satu tim atau komite, gagasan tentang perangkat lunak khusus yang berorientasi
kelompok atau groupware, menjadi kenyataan.
Selama dekade terakhir, sebagian besar usaha DSS diarahkan untuk
memperbaiki konsep sistem pendukung keputsan kelompok.

G. Sistem Pendukung Keputusan Kelompok


Sudah merupakan suatu kenyataan bahwa manajer jarang memecahkan
masalah sendirian. Komite, tim proyek dan gugus tugas yang ada dalam banyak
perusahaan merupakan contoh pendekatan kelompok untuk pemecahan masalah.
1. Konsep GDSS
Sistem pendukung keputusan kelompok (group decision support systemGDSS), merupakan suatu sistem berbasisi komputer yang mendukung
kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (atau tujuan)
bersama dan yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang
digunakan bersama. Istilah-istilah lain juga telah dibuat untuk menjelaskan
aplikasi teknologi informasi untuk lingkungan kelompok. Istilah ini mencakup
group support system (GSS), computer supported coorperative work
(CSCW), computerized collaborative work support, dan electronic
meeting system (EMS). Perangkat lunak yang digunakan dalam lingkungan ini
disebut groupware.
2. Bagaimana GDSS Berkontribusi pada Pemecahan Masalah
Asumsi yang mendasari GDSS adalah komunikasi yang lebih baik
memungkinkan keputusan yang lebih baik. Komunikasi yang lebih baik
tercapai dengan menjaga diskusi terfokus pada masalah, akibatnya
mengurangi waktu yang terbuang. Waktu yang dihemat dapat dicurahkan
untuk diskusi yang lebih menyeluruh mengenai masalah tersebut, sehingga
berkontribusi pada definisi masalah yang lebih baik. Atau, waktu yang
dihemat dapat digunakan dalam mengidentifikasi lebih banyak alternatif.
Evaluasi alternatif yang lebih banyak meningkatkan kemungkinan mencapai
pemecahan yang baik.
3. Pengaturan Lingkungan GDSS
GDSS berkontribusi pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu
pengaturan yang mendukung komunikasi. Gambar 14.5 menunjukan empat
kemungkinan pengaturan GDSS yang didasarkan pada ukuran kelompok dan
lokasi para anggotanya.
Pada tiap keadaan, para anggota kelompok dapat bertemu pada waktu yang
sama atau pada waktu yang berlainan. Jika para anggota bertemu pada
waktu yang sama, disebut synchronous exchange. Contonya adalah rapat
8

komite. Jika para anggota bertemu pada waktu yang berlainan, disebut
asynchronous exchange. Contohnya adalah komunikasi melalui surat
elektronik.
Ruang Keputusan merupakan pengaturan untuk rapat kelompok kecil secara
tatap muka. Ruangan tersebut mendukung komunikasi melalui kombinasi
perabot, peralatan dan tata letak.
Gambar 14.5
Ukuran Kelompok dan Lokasi Menentukan Pengaturan Lingkungan GDSS
Ukuran kelompok
Kecil
Tatap muka
Jarak peserta

Ruang
keputusan

Besar
Pertemuan Legislatif

TersebarJaringan Keputusan Konfrensi


SetempatBermedia-komputer

Berdasarkan pengaturan yang ditetapkan untuk tiap pertemuan, pesanpesan yang dimasukkan satu anggota kelompuk untuk anggota lain dapat
ditampilkan pada layar besar agar dilihat seluruh kelompok. Bahan lain yang
berhubungan dengan diskusi juga dapat ditampilkan darimedia seperti video,
slide, dan transparansi.
Peralatan dalam ruang pengendalian melaksanakan berbagai macam tugas
menyimpan catatan input komputer dari semua anggota maupun rekaman audio
dan video dari diskusi.
Jaringan Keputusan Setempat jika kelompok kecil tidak mungkin bertemu
secara tatap muka, para anggota dapat berinteraksi melalui jaringan setempat
(local area network), atau LAN. Seorang anggota memasukkan pendapat ke
dalam terminal keyboard dan melihat pendapat anggota-anggota lain di layar.
Pertemuan Legislatif Jika kelompok terlalu besar untuk ruang keputusan,
pertemuan legislatif (legislative session) diperlukan. Ukuran besar menimbulkan
kendala-kendala tertentu pada komunikasi. Mungkin kesempatan setiap anggota
untuk berpartisipasi secara sama hilang atau waktu yang tersedia kurang
memadai. Pendekatan lain adalah fasilitator menentukan bahan apa yang
ditampilkan pada layar untuk dilihat oleh kelompok.
Konferensi Bermedia Komputer Beberapa aplikasi kantor virtual memungkinkan
komunikasi antara kelompok-kelompok besar dengan anggota yang tersebar
secara geografis. Ini merupakan aplikasi yang dikenal bersama sebagai
konferensi jarak jauh (teleconferencing), dan meliputi konferensi komputer,
konferensi audio dan konferensi video. Berbagai aplikasi ini akan didiskusikan
pada Bab 15.
Contoh GDSS
Dalam pertemuan GDSS umum yang menggunakan GroupSystem dari Universiti
of Arizona, suatu kelompok akan bertemu dalam ruang keputusan seperti yang
tampak dalam Gambar 14.6. Para peserta akan menulis pendapat mengenai suatu
9

topik seperti Sasaran apa yang perlu dimiliki oleh perusahaan kita untuk tahun
depan? dengan menggunakan program Elektronic Brainstorming (EBS). Program
ini menyediakan komunikasi paralel maupun anonimitas.
Komunikasi paralel adalah saat semua peserta menulis pendapat pada saat
yang bersamaan, dan anonimitas adalah saat tak seorangpun mengatahui siapa
yang menulis suatu pendapat tertentu. Anonimitas memungkinkan tiap peserta
menuliskan apa yang benar-benar dipikirkannya tanpa khawatir diejek oleh
anggota kelompok yang lain. Juga, hal itu memungkinkan tiap ide dievaluasi
berdasarkan nilainya daripada siapa yang mengusulkannya.
Setelah sekitar setengah jam menuliskan berbagai pendapat mengenai
topik utama, para anggota kelompok mengumpulkan pendapat-pendapat itu ke
dalam beberapa kategori dengan menggunakan program lain yang disebut Idea
Organizer. Misalnya, semua pendapat yang berkaitan dengan suatu sasaran
tertentu dapat dikelompokkan bersama, sedangkan pendapat yang berkaitan
dengan sasaran-sasaran lain dikelompokkan dalam kategori-ketegori lain.
Akhirnya, para anggota kelompok menggunakan program Vote untuk
memberi peringkat pada daftar kategori yang diikhtisarkan oleh Idea
Organizer, menurut kriteria tertentuseperti pentingnya bagi keseluruhan
perusahaan. Tiap anggota menciptakan daftarnya sendiri dan tidak dipengaruhi
oleh peringkat orang lain. Ikhtisar dari daftar peringkat ini kemudian
ditampilkan pada layar umum untuk memberikan gambaran pada kelompok
mengenai konsensus mereka pada topik pertemuan.
H. Groupware
Walau konsep DSS dibangun di atas dasar teoritis yang kuat, groupware
tidak menikmati keuntungan yang sama. Sebaliknya, groupware berkembang dari
sejumah sumber yang kelihatannya tidak berhubungan, yang dirancang untuk
memenuhi berbagai kebutuhan. Salah satu usaha yang paling berpengaruh adalah
yang dilakukan oleh University of Arizona dengan sumbang suara secara
elektronik (electronic brainstorming), pengatur gagasan (idea organizer), dan
perangkat lunak pemungut suara. Usaha serupa juga dilakukan di berbagai
Universitas dan organisasi bisnis lain.
Fungsi Groupware
Dalam menyediakan dukungan di empat area yang dijelaskan di atas,
groupware dapat melakukan beragam fungsi. Tabel 14.1 mendaftarkan berbagai
fungsi utama dan menunjukkan fungsi-fungsi tersebut didukung oleh empat
produk groupware yang populer. Selain produk-produk yang ditampilkan,
groupware lain mencakup BeyondMail dari Banyon, Collabra Share dari Collabra,
Link Works dari Digital, Conference + dari The MesaGroup, serta onGo dari
Uniplex Software. Tiap produk menawarkan suatu kombinasi kemampuan yang
unik, dan tidak ada produk yang menawarkan semuanya.
Lotus Notes
Paket groupware yang melanda dunia bisnis adalah Notes dari Lotus
Development Corporation Notes dikeluarkan tahun 1988 dan sejak itu dipakai
oleh 1,3 juta pemakai di lebih 2.000 perusahaan diseluruh dunia. 8 Fungsi-fungsi
yang dilakukan Notes terdaftar dalam Tabel 14.1.
10

Jelas dari tabel tersebut bahwa Notes, dengan konfigurasi asli,


menawarkan sedikit fungsi dasar. Bahkan, hanya surat elektronik dan dokumen
kelompok yang disertakan sebagai standar. Sebagian fungsi merupakan
kemampuan opsional ataudikembangkan oleh perusahaan pihak ketiga. Kalau
begitu mengapa Notes begitu berhasil?
Kunci utama keberhasilan Notes adalah kenyataan bahwa Notes
merupakan salah satu produk groupware pertama yang ada di pasar dan ia
mendapat dukungan kuat dari Lotus dan IBM. Kunci lainnya adalah Notes
berfungsi. Notes dapat menangani tugas dasar komunikasi di perusahaan besar
dan kecil.
Notes menangani jenis data informal yang begitu penting bagi manajerdata yang umumnya bersifat bukan angka dan tidak dapat muat dalam baris dan
kolom dari sistem manajemen database relasional. Manajer harus dapat
mengkomunikasikan informasi ini pada atasan, rekan, bawahan, dan mitra usaha
secara cepat dan mudah, dan Notes sangat baik mengerjakannnya.
Tabel 14.1
Fungsi fungsi Utama Groupware

Fungsi
Surat elektronik
Fax
Voice message
Akses internet
Bulletin boardsystem
Kalender pribadi
Kalender kelompok\
Konferensi elektronik
Management tugas
Konferensi vide desktop
Akses database
Pengaturan arus kerja
Rekayasa ulang
Formulir elektronik
Dokumen kelompok

IBM
Workgroup
X
X
X
X
X
O
X
O
O
O
O
O
O

ICL
TeamWARE
Office
X
X
X
X
X
X
X
X

Lotus
Notes
X
O
O
O
3
3
O
3
3

X
X
X
3
X

3
3
3
3
X

Novell
GroupWise
X
X
X
X
O
X
X
3
X

X
O
O

Keterangan X = kemampuan standar, O = Kemampuan opsional: 3 = Penawaran pihak ketiga


Sumber: Lee The, Beta Not Wait for Groupware, Datamation 41 (15 Juli 1995), 72-73.
Digunakan seijin penuis

Kisah Keberhasilan Notes Contoh bagaimana Notes dapat digunakan dalam


suatu perusahaan besar dapat dilihat pada NYNEX, perusahaan telepon New
York/ New England. Pada akhir 1995 NYNEX dijadwalkan untuk memiliki 27.000
pemakaian Notes.9 Sebagian besar pemakaian ini perlu mengakses dan
menggunakan informasi sumber daya manusia. Kelompok pendukung teknologi
informasi sumber daya manusia NYNEX telah membuat beberapa database
dibawah ini yang digunakan oleh Notes agar isinya tersedia diseluruh
perusahaan:
Database Notes (Notesdatabase) NYNEX menghapus buku panduan pegawai
yang tercetak dan menggantikannya dengan suatu database Notes. Jika
11

kebijakan perusahaan berubah, database itu diperbaharui dan Notes


menyalin (replicate) perubahan tersebut diberbagai server di seluruh
perusahaan. Kemampuan replication ini, yaitu secara otomatis
memperbaharui semua data yang tersimpan di seluruh sistem, merupakan
keunggulan Notes.
Database diskusi (discussion database) suatu database yang disebut
database diskusi dibuat untuk memungkinkan karyawan menyuarakan
keprihatinan mereka tentang masalah-masalah tertentu. Notes secara
otomatis menyalurkan keprihatinan tersebut ke pejabat perusahaan.
Database definisi-laporan (report-definition database) database definisilaporan berfungsi sebagai gudang informasi sumber daya manusia yang dapat
digunakan oleh orang-orang diseluruh perusahaan. Dengan membuat
informasi tersebut tersedia dari sumber pusat dalam format laporan yang
telah ada sebelumnya, NYNEX banyak mengurangi kebutuhan untuk
membuat laporan khusus dari awal.
NYNEX menyebut database Notes-nya sebagai ruang umum virtual,
karena berfungsi sebagai penampung informasi yang tersedia bagi semua
pegawai di seluruh perusahaan.
Startegi Groupware
David Coleman adalah seoarang konsultan Collaborative Strategies, suatu
perusahaan berbasis di San Fransisco yang mengkhususkan diri dalam komputasi
kelompok kerja. Ia menyarankan agar ketika GDSS akan diluncurkan, para
pemacah masalah harus lebih dahulu berkumpul untuk pertemuan orientasi.
Kemudian, manajemen harus menyadari pengaruh-pengaruh intern ketika
mengambil emapt langkah yang disarankan (dijelaskan kemudian).
Pertemuan Orientasi Groupware
Tujuan pertemuan orientasi adalah memperkenalkan para pemecah
masalah dengan groupware. Coleman menamakan metodologi ini permainan
transpormasi bisnis (business transformation game), karena ini dirancang untuk
digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang berencana untuk melakukan
rekayasa ulang proses bisnis dengan membuat perubahan-perubahan dasar dalam
cara berbisnis mereka.
Permainan transpormasi bisnis seperti permainan misteri pembunuhan
dimana para pemainnya memiliki peran yang diberikan. Tiap pemain memiliki
informasi tertentu yang tidak diketahui pemain lain, dan sebagian informasi
diketahui bersama. Tujuan dari permainan ini adalah menyelamatkan proses
bisnis
yang
akan
mati.
Peralatan
groupware
digunakan
untuk
mengidentifikasikan masalah dan menetapkan solusi. Groupware yang digunakan
Coleman mencakup GoupSystems For Windows dari Venatana System, Lotus
Notes, dan Workflow Analizer and Builder dari Action Technologies.
Pertemuan orientasi diikuti 4 sampai 30 pemecah masalah, yang
dikumpulkan dalam suatu ruang keputusan yang dilengkapi laptop yang terhubung
dalam jaringan. LiveBoard Xerox dan panel LCD ( Liquid Clear Display)
menampilkan materi yang dihasilkan komputer. Petemuan ini berlangsung 2 hari,
dan pagi hari pertama di isi dengan kuliah Coleman tentang groupware. Sorenya,
para pemecah masalah berkumpul dalam pertemuan tukar pikiran untuk
mengidentifikasi masalah. Hari kedua di isi dengan penggunaan groupware.
12

Setelah menyelesaikan pertemuan orientasi, para pemecah masalah siap untuk


menghadapi masalah sesungguhnya dalam perusahaan mereka.
Gambar 14.7
Penerapan Groupware
Budaya Perusahaann

Politik Perusahaan

Tentangan Individual

Tunjuk Pemimpin groupware

Pilih proyek percontohan

Definisikan masalah

Pilih groupware

Kiat-kiat Penerapan Berdasarkan pengalaman konsultasinya, Coleman


menyarankan agar orang atau orang-orang yang bertanggung jawab atas suatu
proyek groupware mengambil empat langkah yang digambarkan dalam 14.7
1. Tunjuk seorang pemimpin groupware. Pemimpin ini harus seorang manajer
tingkat puncak yang akan menjadi kekuatan penggerak dalam mengambil
langkah-langkah berikutnya.
2. Pilih suatu proyek percontohan. Daripada mencoba seperusahaan, pilih suatu
proyek yang jelas terlihat dan berdampak keuangan nyata.
3. Definisikan masalah. Siapa saja para pemecah masalah? Dimana mereka
berada? Berapa banyakkah mereka? Akankah mereka berkomunikasi
langsung? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini menentukan fungsifungsi yang perlu disediakan groupware.
4. Memilih groupware. Evaluasi produk-produk groupware yang tampak
berpeluang terbaik untuk memenuhi kebutuhan dan pilihlan yang paling baik.
Saat langkah-langkah ini diambil, pemimpin harus menyadari bahwa
groupware mempengaruhi budaya perusahaan, karena groupware mengubah cara
orang menghadapi masalah, dan ia harus menyadiakan waktu yang cukup agar
13

perubahan itu terjadi. Pemimpin juga harus siap untuk menghadapi tentangan
karena politik perusahaan dan kebutuhan individual.
Fokus utama konsep DSS, seperti yang mula-mula diformulasikan oleh
Gorry dan Scott Morton, adalah komputer harus digunakan untuk mendukung
manajer tertentu membuat keputusan tertentu untuk memecahkan masalah
tertentu. Namun fokus GDSS, bergeser dari keputusan ke komunikasi yang
memungkinkan beberapa pemecah masalah bekerja sama sebagai satu unit yang
terkoordinasi.Kata kunci dalam DSS adalah keputusan . Kata kunci dalam GDSS
adalah komunikasi.
Dalam Hal Memilih Groupware, Burger King
Memiliki Caranya Sendiri
Tahun 1993, Burger King Corforation (BKC) melakukan rekayasa ulang
besar-besaran dan menghilangkan kantor-kantor lapangannya, dan memilih para
pekerja lapangannya untuk bekerja dari rumah mereka. Pengaturan tersebut
memerlukan suatu cara yang efektif bagi para staff tersebut untuk
berkomunikasi antar mereka dan dengan kantor pusat di Miami. Neil Foley,
direktur SIM, mengidentifikasikan fungsi-fungsi yang harus didukung sistem
komunikasi dan menyimpulkan bahwa groupware memberikan solusi terbaik.
Setelah mengidentifikasi beberapa penjual groupware, BKC menyimpulkan bahwa
Lotus, dengan Notes-nya, dan microsoft, dengan sistem Exchange-nya,
merupakan calon utama.
Linda Benson, manajer sistem, membuat 9 skenario yang harus ditangani
Lotus dan Microsoft. Ini merupakan contoh benchmarking-memberikan tugastugas yang harus diselesaikan tipa penjual dengan menggunakna produknya.
Pendekatan tersebut memastikan bahwa penjual di evaluasu secara setara,
dengan menggunakan tugas-tugas yang penting bagi perusahaan. Skenario
tersebut terdaftar dalam tabel 14.2
Lotus dan Microsoft diundang untuk bersaing dan diberikan waktu 3
minggu untuk menyelesaikan tugas yang menjadi tolak ukur dengan menggunakan
produk mereka. Para spesialis informasi BKC mengamati para penjual saat
mereka menggunakan produk mereka untuk mendapatkan gambaran seberapa
mudah atau sulit produk itu digunakan. Foley dan stafnya kemudian memberi
peringkat tiap produk disetiap skenario dan membuat kartu laporan dalam tabel
14.3. notus dinilai memiliki produk terbaik dan dipilih. Pengaruh penting dalam
pemilihan tersebut adalah fakta bahwa produk-produk Lotus tersedia pada saat
itu, sementara sebagian produk microsoft masih berada dalam tahap
pengembangan.
Cara yang dilakukan BKC dalam mengevluasi produk groupware merupakan
contoh yang baik dalam menggunakan pendekatan sistem untuk memperoleh
perangkat lunak.

Tabel 14.3
14

Kartu Laporan Groupware Burger King


Kriteria
Pemeliharaan
Keterpduan
Kemampuan peningkatan skala
Kerumitan untuk dikembangkan
Kemudahan penggunaan
Kinerja
Keamanan
Kesesuaian dengan GUI Windows
Administrasi
Arah masa depan
Fleksibilitas
Penanganan kode / kemampuan bahasa
Minimisasi pengkodean khusus
Memenuhi kebutuhan bisnis
GPA

Bobot
10
7
3
8
10
10
6
2
5
6
3
5
5
20
100

Microsoft
B
B
A
D
A
B
A
A
B
A
A
A
D
B
3,1

Lotus
B
B
A
A
B
B
A
B
B
B
B
B
A
A
3,4

Sumber: Lee The, Beta Not Wait for Groupware, Datamation 41 (15 Juli 1995), 70.
Digunakan seijin penuis

I. Ikhtisar
Herbert Simon membuat dua sumbangan penting pada konsep DSS
pembedaan antara keputusan terprogram dan tak terprogram, serta 4 tahap
pemecahan masalah. Gorry dan Scott Morton menggunakan struktur keputusan
Simon sebagai dasar salah satu dimensi dari matriks mereka. Dimensi-dimensi
ynag lain berasal dari Robert Antony dalam bentuk tingkat-tingkat manajemen.
Taksonomi DSS dari Alter penting, karena mengenali bahwa dukungan
DSS dapat bervariasi dari satu elemen informasi tunggal hingga keputusankeputusan ynag dibuat oleh manajer dengan menggunakan model matematika.
DSS mendukung manajer saat mereka memecahkan masalah semi-terstruktur.
Penekannannya pada efektivitas keputusan dari pada efisiensi proses
pengambilan keputusan.
Model DSS dan SIM sangat mirip. Keduanya terdiri dari
database,perangkat lunak penulis laporan, dan model matematika. Dalam model
SIM, para pemakai dinamakan pemecah masalah organisasi, sementara dalam
model DSS ada dua jenis pemakai-pemecah masalah perorangan dan anggota
kelompok lain. Model DSS juga mencakup kategori perangkat lunak ketigagroupware yang menjalin komunikasi antar para pemecah masalah dan antara
pemecah masalah dengan database.
Penelitian DSS mula-mula diarahkan untuk mendukung perorangan, tetapi
akhir-akhir ini kebutuhan pengambilan keputusan kelompok mendapatkan
perhatian. Sebagian besar kegiatan GDSS sejauh ini diarahkan pada
memperbaiki komunikasi dengan menyediakan pengaturan lingkungan yang
mendukung.
Cara yang baik untuk menerapkan groupware adalah mengadakan
pertemuan orientasi dilanjutkan dengan proses 4 langkah. Proses itu dimulai
15

dengan menunjukkan pemimpin groupware, dilanjutkan pemilihan proyek


percontohan dan pendifinisian masalah, diakhiri dengan pemilihan paket
groupware yang tepat.
Saat memilih groupware, atau perangkat lunak dari jenis lain, perusahaan
dapat melakukan benchmarking. Benchmarking mengharuskan penjual untuk
menggunakan produknya untuk melakukan fungsi-fungsi yang dianggap penting
oleh perusahaan. Kemudian tiap penjual diberi nilai berdasarkan seberapa baik
kinerja produknya. Sejumlah besar produk groupware melakukan beragam fungsi
dan dapat dibagi menjadi 4 kategori utama yang mencerminkan tahap-tahap
pemecah masalah. Sejak kelahirannya dipertengahan tahun 1970-an DSS telah
lebih banyak berkontribusi pada pemecah msalah bisnis daripada subsistem
CBIS lain. Kepopulerannya akan berlanjut, karena kebaikan konsep DSS telah
jelas.
PERTANYAAN
1. Apa dua kontribusi utama Simon pada teori DSS?
Jawaban :
1) Jenis-jenis keputusan menurut simon :
Keputusan terprogram
Keputusan tak terprogram
2) Tahap-tahap pengambilan keputusan menurut simon :
Kegiatan intelijen
Kegiatan merancang
Kegiatan memilih
Kegiatan menelaah
2. Bagaimana Gorry dan Scott mula mula memandang DSS?
Jawaban :
Gorry dan Scott merasa perlunya suatu kerangka kerja untuk mengarahkan
aplikasi komputer kepada pengambilan keputusan manajemen dan
mengembangkan apa yang telah dikenal sebagai Gorry dan Scott Morton
Grid. Dimana matriks grid ini didasarkan pada konsep Simon mengenai
keputusan terprogram dan tak terprogram serta tingkat-tingkat manajemen
Robert N. Anthony. Dengan mengembangkan jenis-jenis keputusan menurut
struktur masalah, dari terstruktur hingga tidak terstruktur.
3. Jenis DSS Alter yang mana yang mengacu pada database query?
Jawaban :
Ketiga jenis pertama DDS ini memberi dukungan dalam bentuk laporan
khusus sebagai jawaban atas database query. Jenis tersebut adalah :
Mengambil elemen-elemen informasi
Menganalisis seluruh file
Menyiapkan laporan dari berbagai file

16

4. Pada saat Alter mengembangkan kerangka kerjanya, sistem pakar belum


popular. Dimana sistem pakar terdapat dalam enam kategorinya?
Jawaban :
Jenis yang memungkinkan manajer mengambil elemen-elemen informasi
dari database yang tersedia
DSS yang memungkinkan manajer menganalisis semua file laporan dari
berbagai unit kerja dalam organisasi
Sistem yang menyiapkan laporan dari berbagai file
Model yang dapat memperkirakan akibat dari suatu alternatif keputusan
Model yang dapat mengusulkan keputusan
Jenis DSS yang memberikan paling banyak dukungan yang dapat membuat
keputusan untuk manajer
5. Apakah jenis DSS Alter yang membuat keputusan menggantikan manajer?
Jelaskan
Jawaban :
DSS ini merupakan suatu sistem informasi yang diharapkan dapat membantu
manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal yang perlu ditekankan
disini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas
manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka.
6. Mengapa manajer mau menerima sesuatu yang kurang dari keputusan
optimum?
Jawaban :
7. Apa sajakah tiga kategori perangkat lunak DSS?
Jawaban :
8. Sebutkan empat istilah lain untuk GDSS?
Jawaban :
Empat istilah lain untuk GDSS antara lain:
GDSS adalah system yang dirancang secara khusus, bukan menyerupai
konfigurasi dari komponen system yang sudah ada.
GDSS dirancang dengan tujuan untuk mendukung kelompok pembuat
keputusan dalam melakukan pekerjaan mereka.
GDSS mudah dipelajari dan mudah digunakan.
GDSS bisa bersifat spesifik (dirancang untuk satu jenis atau kelompok
masalah) atau bias bersifat umum (dirancang untuk berbagai keputusan
organisasional tingkat kelompok)
9. Bagaimana GDSS mendukung pemecah masalah?
Jawaban :
Cara GDSS mendukung pemecahan masalah yaitu :
pemanggilan informasi, melibatkan pemilihan nilai data dari database yang
ada maupun pemanggilan informasi sederhana.
pembagian informasi, maksudnya menampilkan data pada layar penampil
agar bisa dilihat oleh semua kelompok.
17

penggunaan informasi, mencakup aplikasi teknologi software, procedure,


dan teknik pemecahan masalah kelompok untuk data.

10. Apa saja emapat pengaturan lingkungan GDSS? Yang mana yang dapat
menampung jumlah peserta terbesar? Terkecil?
Jawaban :
Empat pengaturan lingkungan gdss: Ruang Keputusan, Jaringan Keputusan
Setempat (LAN),Pertemuan Legislatif, Konferensi Bermedia Komputer. Yang
dapat menampung jumlah terbesar ialah Konferensi Bermedia Komputer dan
yang terkecil ialah Ruang Keputusan.
11. Apakah panggilan telepon merupakan contoh synchronous exchange atau
asynchronous exchange? Bagaimana dengan pesan surat elektronik?
Jawaban :
Panggilan telepon merupakan contoh dari Synchronous exchange. pesan
surat elektronik merupakan contoh dari Asynchronous exchange.
12. Orang yang mengkoordinasikan pertemuan GDSS di dalam ruangan
keputusan dinamakan apa?
Jawaban :
Orang yang mengkoordinasikan pertemuan GDSS didalam ruang keputusan
adalah pemimpin (leader)
13. Aplikasi kantor virtual apa yang dimasukan kedalam kelompok konferensi
jarak jauh ? di dalam salah satu dai empat pengaturan lingkungan GDSS
yang manakah tempatnya?
Jawaban :
Aplikasi kantor virtual yang dimasukan dalam kelompok konfrensi jarak jauh
yaitu konferensi jarak jauh (teleconferencing), dan meliputi konferensi
komputer, konferensi audio dan konferensi video. Dipengaturan lingkungan
GDSS Konferensi Bermedia Komputer.
14. Tiga program apakah yang membentuk sistem perangkat lunak GDSS
University of Arizona?
Jawaban :
Tiga program yang membentuk system perangkat lunak GDSS University of
Arizona yaitu elektronik (electronic brainstorming), pengatur gagasan (idea
organizer), dan perangkat lunak pemungutan suara.
15. Jelaskan komunikasi parallel dalam hubungannya dengan GDSS. Demikian
pula unuk anominitis?
Jawaban :
Komunikasi Parallel adalah menghilangkan memonopoli memberikan
peningkatan partisipasi, keputusan yang lebih baik, sedangkan Anonimitas
adalah mengusir rasa takut yang menyebabkan keputusan yang lebih baik
dari berbagai pengambil keputusan hierarki.
18

16. Mengapa lotus notes begitu berhasil dalam produk groupware?


Jawaban :
Lotus notes berhasil dalam produk groupware karena Notes merupakan
salah satu produk groupware pertama yang ada di pasar dan ia mendapat
dukungan kuat dari Lotus dan IBM. Kunci lainnya adalah Notes berfungsi.
Notes dapat menangani tugas dasar komunikasi di perusahaan besar dan
kecil.
17. Apakah yang dilakukan oleh fungsi replication dalam groupware?
Jawaban :
Fungsi replication dalam groupware yaitu secara otomatis memperbaharui
semua data yang tersimpan di seluruh system.
18. Sebutkan empat tahap yang diambil menerapkan groupware. Sebutkan tiga
pengaruh yang harus dipertimbangkan?
Jawaban :
Empat tahap yang diambil untuk menerapkan groupware :
Tunjuk seorang pemimpin groupware. Pemimpin ini harus seorang manajer
tingkat puncak yang akan menjadi kekuatan penggerak dalam mengambil
langkah-langkah berikutnya.
Pilih suatu proyek percontohan. Daripada mencoba seperusahaan, pilih
satu proyek yang jelas terlihat dan berdampak nyata pada keuangan.
Definisikan masalah. Siapa saja para pemecah masalah? Di mana mereka
berada? Berapa banyakkah mereka? Akankah mereka berkomunikasi
langsung? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini menentukan fungsifungsi yang perlu disediakan groupware.
Memilih groupware. Evaluasi produk-produk groupware yang tampak
berpeluang terbaik untuk memenuhi kebutuhan dan pilihlah yang paling
baik.
Sedangkan 3 pengaruh yang dipertimbangkan antara lain: mempengaruhi
budaya perusahaan, karena groupware mengubah cara orang menghadapi
masalah, dan ia harus meyediakan waktu yang cukup agar perubahan itu
terjadi. Pemimpin juga harus siap untuk menghadapi tantangan karena
polotik perusahaan dan kebutuhan individual.
19. Siapakah pemimpin groupware?
Jawaban :
Pemimpin groupware ialah direktur atau CEO
20. Satu kata apa yang menyarikan tujuan DSS? Satu kata apa yang
dihubungkan dengan GDSS.?
Jawaban :
Tujuan DSS adalah meningkatkan efektivitas (do the right things) dan
efesiensi (do the things right) dalam pengambilan keputusan. Kata yang
menghubungkan dengan GDSS adalah groupware, karena jika groupware
ditambahkan ke DSS, maka DSS tersebut akan menjadi sistem pendukung
pengambilan keputusan kelompok (group decision support system-GDSS).
19

GDSS dapat diletakkan di beberapa tempat yang berbeda agar kondusif


terhadap pemecahan masalah kelompok.
21. Mengapa perusahaan benchmarking pada penjual perangkat lunak? Mengapa
penjual mau ikut dalam benchmarking?
Jawaban :
Alasan perusahaan melakukan benchmarking pada penjual perangkat lunak
yaitu Alasan bisa umum, seperti peningkatan produktivitas atau bisa
spesifik, seperti peningkatan desain tertentu. Berdasarkan hal tersebut,
maka metode benchmarkingdapat digunakan untuk melakukan analisis
perbaikan kinerja.
22. Sebutkan empat kategori groupware?
Jawaban :
Tiga kategori groupware :
Komunikasi dapat dianggap sebagai pertukaran informasi yang tidak
terstruktur. Sebuah panggilan telepon atau diskusi chat IM adalah
contohnya.
Conferencing (atau tingkat kolaborasi) mengacu pada kerja interaktif
menuju tujuan bersama. Brainstorming atau voting adalah contohnya.
Koordinasi mengacu pada pekerjaan kompleks yang saling memiliki
ketergantungan menuju tujuan bersama. Sebuah metafora yang baik
untuk memahami ini adalah memikirkan tentang suatu tim olahraga; setiap
orang harus memberikan kontribusi permainan yang tepat pada waktu
yang tepat serta menyesuaikan permainan mereka dengan situasi yang
berlangsung - tetapi semua orang melakukan hal berbeda - agar tim
menang . Itu adalah pekerjaan kompleks yang saling memiliki
ketergantungan menuju tujuan bersama: manajemen kolaboratif.
II.

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF


A. Pendahuluan
Pierre Martineau, dalam penelitiannya mengenai kelas sosial di Amerika,
menemukan perbedaan yang mendasar antara orang kaya dan orang miskin,
perbedaan yang tidak dapat diukur dengan jumlah uang yang dimiliki atau tidak
dimiliki. Saat kita membahas kebutuhan informasi khusus eksekutif, kita
menemukan bahwa ada oerbedaan yang membedakan eksekutif dari para manajer
di tingkat yang lebih rendah. Eksekutif berbeda bukan dalam hal karakterisktik
pribadi tetapi dalam hal pekerjaannya dan cara pelaksanaannya. Kita dapat
menafsirkan kembali kalimat Martineau dan mangatakan :
Eksekutif bukanlah sekedar manajer tingkat rendah dengan pangkat
yang lebih tinggi.
Ketika manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastis,
dan manajer harus mampu memenuhi tantangan tersebut. Pada bab ini kita
menjelaskan bagaimana CBIS dapat memberikan dukungan saat manajer seorang
eksekutif.
20

Jika kita tidak menyertakan sistem informasi eksekutif dan hanya


menyertakan sistem-sistem informasi fungsional, CBIS akan tampak seperti
model dalam Gambar 17.1. Manajer tingkat puncak akan menerima semua
informasi mereka dari subsistem-subsistem fungsional, dan para eksekutif ini
harus menyarikan dan mensintesis data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi
mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas
tersebut.
Gambar 17.1
Perusahaan Tanpa Suatu Sistem Informasi Eksekutif

21

Informasi dan data lingkungan

22

Gambar 17.2
Perusahaan dengan Sistem Informasi Eksekutif

23

Sistem informasi eksekutif

Informasi dan

24

Sistem informasi eksekutif berada di puncak sistem-sistem informasi


fungsional, seperti tampak pada Gambar 17.2, dan menyediakan informasi bagi
eksekutif. Informasi berasal dari dalam perusahaan dan dari lingkungannya.
Secara umum sudah diketahui bahwa informasi lingkungan sangat penting pada
tingkat puncak.
B. Apa yang Dilakukan Eksekutif
Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Tidak ada garis batas yang jelas
yang memisahkan eksekutif dari manajer lain. Istilah ini digunakan untuk
mengidentifikasikan manajer pada tingkat atas dari hierarki organisasi yang
berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam
perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.
Menerapkan Pendekatan Sistem
Orang dapat berkata bahwa semakin tinggi Anda berada dalam hierarki
manajemen, semakin Anda memerlukan SIM. Logika ini didasarkan pada
kenyataan bahwa semakin tinggi Anda, semakin jauh jarak yang memisahkan
Anda dari sistem fisik, tempat berlangsungnya pekerjaan perusahaan. Manajer
tingkat rendah, seperti penyedia atau pemimpin kelompok, dapat memperoleh
banyak informasi melalui pengamatan, tetapi manajer tingkat lebih tinggi
biasanya tidak ada di lapangan. Hal ini memang terjadi pada eksekutif dan
terutama eksekutif perusahaan besar. Eksekutif organisasi global mungkin tidak
berada di negara yang sama dengan operasi yang dikelolanya.
Situasi ini digambarkan oleh model sistem umum perusahaan. Bila seorang
eksekutif melihat pada suatu model dan memahami pesan yang disampaikannya,
jelaslah bahwa suatu pengolah informasi yang baik merupakan kebutuhan
daripada sekedar pilihan. Bila eksekutif tersebut mencapai kesimpulan ini, ia
menjadi pendukung EIS, yang menjadi mata rantai ke dalam dan dunia luar. EIS
menggambarkan pendekatan sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi
eksekutif.
Selain perencanaan jangka panjang, eksekutif sering dapat dibedakan
dari manajer tingkat bawah melalui sikap mereka. Eksekutif memberikan nilai
yang lebih tinggi bagi kesejahteraan perusahaan daripada kesejahteraan unitunit individual di dalam perusahaan. Dengan demikian, eksekutif berorientasi
perusahaan. Sebagian tetapi tidak berarti semua manajer tingkat bawah
cenderung mengutamakan unit mereka sendiri.
Kita dapat memperoleh pandangan tambahan mengenai apa yang dilakukan
eksekutif dengan memeriksa kontribusi yang dibuat oleh tiga ahli teori
manajemen - Henri Fayol, Henry Mintzberg, dan John Kotter.
Fungsi-fungsi Manajemen Fayol
Henri Fayol percaya bahwa semua manajer melakukan fungsi-fungsi
manajemen yang sama, yaitu merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf,
mengarahkan dan mengendalikan. Yang diyakini secara luas adalah bahwa
perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif, sementara fungsi-fungsi
lain lebih penting bagi kinerja di tingkat-tingkat yang lebih rendah. Inilah
sebabnya Robert Anthony menggunakan istilah sistem perencanaan strategis
untuk kegiatan para manajer puncak.
25

Peran-peran Manajerial Mintzberg


Kita dapat juga mendefinisikan tugas eksekutif dalam peran-peran
manajerial Henry Mintzberg. Ia yakni bahwa semua manajer melakukan semua
peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran
keputusan adalah perundingan (negotiator). Mintzberg memberikan contoh
tentang seorang manajer puncak yang merundingkan penggabungan usaha
(merger), dan manajer tingkat bawah yang merundingkan tanggal pengiriman
dengan pemasok. Keduanya berunding, tetapi dengan orientasi yang berbeda.
Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka
tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran-peran
keputusan. Mereka berkonsenterasi membuat perbaikan-perbaikan jangka
panjang dan entrepreneurial bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang
tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumber daya dan
negosiasi kepada para manajer di tingkat bawah.
Agenda dan Jaringan Kotter
Profesor John P. Kotter dari Harvard yakin bahwa para eksekutif
mengatasi tantangan pekerjaan mereka dengan mengikuti strategi tiga
tahap.Pertama, menetapkan agenda tujuan yang harus dicapai perusahaan.
Agenda jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum
mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam lima, sepuluh atau dua
puluh tahun dari sekarang. Sedangkan agenda jangka pendek lebih spesifik,
seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh tiap produk perusahaan saat ini.
Kedua, eksekutif membangun jaringan. Jaringan yang dimaksud disini
adalah hubungan kerja sama di antara orang-orang yang harus menyelesaikan
agenda tersebut. Ratusan atau ribuan anggota jaringan dapat ditemukan di
dalam maupun di luar perusahaan.
Ketiga, eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai
yang tepat sehingga para anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.
Eksekutif mengadakan kontak tatap muka dengan sebanyak mungkin anggota
jaringan tetapi berkonsenterasi pada bawahan.
C. Bagaimana Eksekutif Berpikir?
Sebagian besar penelitian mengenai manajer berfokus pada perilaku yang
dapat diamati. Sangat sedikit yang memperhatikan apa yang berlangsung didalam
kepala manajer saat perilaku tersebut terjadi. pikiran manajer sering dipandang
sebagai kotak hitam, yang tidak boleh dibuka.
Profesor Daniel J. Isenberg dari Harvard meneliti proses berpikir lebih
dari selusin eksekutif selama dua tahun untuk mendapatkan pandangan mengenai
apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran
mereka.
Apa yang Dipikirkan Eksekutif
Isenberg menemukan bahwa eksekutif berpikir mengenai dua kelompok
umum masalah, bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan Bagaimana
menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Dalam memikirkan
mengenai cara membuat sesuatu dilaksanakan, eksekutif lebih memperhatikan
26

hal-hal organisasional dan pribadi dalam mendapatkan bawahan untuk


memecahkan masalah daripada apa pemecahan spesifik itu nantinya.
Walau eksekutif mungkin menghadapi sejumlah besar masalah pada satu
waktu, mereka cenderung disibukkan oleh sejumlah kecil saja. Contohnya,
seorang eksekutif tertentu mungkin melihat perlunya disiplin yang lebih baik di
dalam organisasi. Hasrat itu mewarnai segala sesuatu yang dilakukan eksekutif
itu.
Proses Berpikir Saat Memecahkan Masalah
Isenberg mengamati bahwa seorang eksekutif sering melompat dari
definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi
alternatif. Eksekutif memang membuat keputusan rasional, tetapi keputusan
tersebut mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian
langkah-langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.
Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada langkah dari
proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan yang lebih
penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat masalah
yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat
diterapkan.
D. Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik
Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik, mereka juga
memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai
penggunaan informasi oleh eksekutif, kita akan membahas tiga. Dua yang
pertama berkaitan dengan sistem informasi keseluruhan milik eksekutif,
sedangkan yang ketiga berfokus pada penggunaan komputer.
Penelitian Mintzberg
Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal
mengenai kebituhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasi lima kegiatan dasar
yang membentuk waktu CEO tugas administrasi (desk work), panggilan telepon,
pertemuan tak terjadwal, pertemuan terjadwal, dan kunjungan. Penemuannya
tampak pada Gambar 17.3.
Gambar 17.3
Mintzberg Menggunakan Waktunya

27

Mintzberg tidak secara khusus memasukkan output komputer dalam


penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis ke dalam kategori dokumen.
Ia menekankan peran sistem informasi yang menkomunikasikan informasi lisan,
dan menyimpulkannya. Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk
mendapatkan informasinya secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya
secara formal.
Penggunaan komputer telah banyak berubah sejak Mintzberg
mengumpulkan datanya pada awal 1970-an. Namun, penelitiannya memiliki nilai
saat kita memikirkan rancangan CBIS modern.
Penelitian Jones dan McLeod
Jones dan McLeod melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk
dari lima eksekutif. Para eksekutif tersebut mencakup CEO dari suatu jaringan
toko pengecer, CEO suatu bank, presiden direktur suatu perusahaan asuransi,
wakil presiden direktur keuangan, dan wakil presiden direktur perpajakan.
Penelitian ini dirancang untuk menjawab pertanyaan :
1. Berapa banyak informasi yang mencapai eksekutif?
Selama jangka waktu dua minggu, para eksekutif dan sekretaris
mereka mencatat 1.454 transaksi informasi yang mengalir ke eksekutif.
Transaksi adalah suatu komunikasi yang melibatkan media apa pun seperti
laporan komputer, memo, kunjungan pengamatan, panggilan telepon, surat,
rapat dan seterusnya.
Eksekutif menerima rata-rata 29 transaksi informasi per hari.
Seperti ditunjukkan oleh Gambar 17.4, terdapat variasi volume yang besar
antara satu eksekutif dengan eksekutif lain, dan fluktuasi yang besar dari
hari ke hari untuk eksekutif yang sama. Dua CEO memiliki volume terbesar,
dan dua wakil presiden direktur paling sedikit, serta presiden direktur di
tengah-tengah.
Gambar 17.4
Volume Informasi yang Mencapai Eksekutif
28

Tinggi
60
50
40
30
20
10

Tinggi

Rata-rata
Rata-rata

Rendah

Rendah

Tinggi
Rata-rata

Tinggi

Rata-rata

Rendah
Rendah

Tinggi
Rata-rata

Rendah

2.

Apa nilai informasi tersebut?


Para eksekutif memberikan nilai berkisar dari nol (tanpa nilai) hingga
sepuluh (nilai maksimum) untuk tiap transaksi. Gambar 17.5 berisi grafik
barang memperlihatkan distribusi nilai dari semua eksekutif. Eksekutif
memberikan nilai yang sangat rendah pada 26 persen transaksi nol (nilai
yang paling sering diberikan), satu atau dua. Pada ekstrim yang lain, hanya 6
persen transaksi yang mendapatkan nilai sembilan atau sepuluh dari para
eksekutif.
Terdapat pula variasi dalam tingkat nilai yang diberikan oleh tiap
eksekutif, berkisar dari rata-rata 2,9 untuk wakil presiden direktur
perpajakn hingga 5,5 untuk CEO bank. Distribusi nilai untuk kedua eksekutif
ini diperlihatkan sebagai garis-garis dalam gambar. Dua wakil presiden
direktur memiliki rata-rata terendah. Mungkin karena lingkup peran mereka
yang lebih sempit, lebih mudah bagi mereka untuk melihat bahwa informasi
yang masuk bernilai kecil.
Gambar 17.5
Nilai Informasi yang Mencapai Eksekutif

29

30

Keterangan

Wakil presiden direktur perpajakan

Seluruh lima eksekutif

25

15
10
5
0

Persentase transaksi

20

CEO bank

10

Nilai

3.

4.

Apa sajakah sumber informasi tersebut?


Gambar 17.6 menujukkan sumber-sumber informasi itu. Tiap sumber
digambarkan oleh suatu segi empat. Nomor di sebelah atas segi empat
menggambarkan volume transaksi yang disediakan oleh sumber itu,
dinyatakan sebagai persentase dari total transkasi. Nomor disebelah bawah
adalah rata-rata nilai transaksi.
Lingkungan perusahaan digambarkan oleh segi empat di sebelah kiri
garis putus-putus. Sumber intern ada di sebelah kanan garis itu. Lingkungan
menyediakan volume terbesar, tetapi juga menyediakan informasi dengan
nilai rata-rata terendah. Sebaliknya sumber yang menyediakan volume paling
sedikit adalah komite, tetapi mereka menyediakan informasi dengan nilai
tertinggi. Dua tingkat yang langsung dibawah eksekutif menyediakan
informasi terbaik dalam hal volume dan nilai yang tinggi.
Media apa yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi itu?
Media tertulis mencapai 61 persen dari jumlah transaksi, seperti
tampak pada Gambar 17.7. Panggilan telepon merupakan satu-satunya
komunikasi lisan yang bervolume besar. Sayang bagi para eksekutif, tiga
media yang paling sedikit mareka kendalikan (surat, memo dan panggilan
telepon) mencapai 60 persen transaksi.
Jika eksekutif memilih media lisan, seperti yang dinyatakan
Mintzberg, maka media itu harus mendapatkan nilai yang lebih tinggi
daripada media tertulis. Tabel 17.1 mendaftarkan media itu dan rata-rata
nilai mereka. Seperti diperkirakan, media lisan menempati empat posisi
teratas. Panggilan telepon dan acara makan bisnis merupakan media lisan
yang kalah peringkat dari media tertulis.
Gambar 17.6
Sumber Informasi yang Mencapai Eksekutif
30

Tingkat atas
0,05
5,2

0,02
7,5

Lingkungan
0,43
3,8

Komite

Eksekutif

1 tingkat di bawah

Unit dukungan internal dan individu

0,13
4,6

0,20
5,2

2 tingkat di bawah
0,10
5,3
3 tingkat di bawah
0,06
4,3

Keterangan :
Persentase dari
total transaksi
Nilai transaksi

rata-rata

4 tingkat di bawah
0,02
4,4

Istilah laporan komputer digunakan untuk semua output komputer.


Pada saat penelitian tidak ada eksekutif yang bertanya pada database
perusahaan atau terlibat dalam pembuatan model matematika. Mereka hanya
menerima laporan komputer dan tidak menganggapnya sebagai medium
utama. Para eksekutif lebih mengandalkan laporan-laporan nonkomputer.
Walau semua perusahaan memiliki sumber komputer yang mengesankan,
hampir tiga perempat laporan eksekutif disiapkan dengan cara yang lain.
Gambar 17.7
Pembagian Media (dalam Persentase dari Total Transaksi)

31

Tabel 17.1
Peringkat Media Berdasarkan Nilai
Medium
Pertemuan berjadwal
Pertemuan tak terjadwal
Kunjungan
Kegiatan sosial
Memo
Laporan Komputer
Laporan non-komputer
Surat
PanggilanTelepon
Acara makan bisnis
Penerbitan berkala

5.

Mode
Lisan
Lisan
Lisan
Lisan
Tertulis
Tertulis
Tertulis
Tertulis
Lisan
Lisan
Tertulis

Nilai rata-rata
7,4
6,2
5,3
5,0
4,8
4,7
4,7
4,2
3,7
3,6
3,1

Apa kegunaan informasi itu?


Para peneliti dibantu oleh para eksekutif, memberikan suatu peran
keputusan untuk tiap transaksi informasi. Pemberian tersebut
mencerminkan bagaimana eksekutif akan menggunakan informasi itu. Gambar
17.8 menunjukkan distribusi tersebut. Anda dapat melihat bahwa sebagia
besar informasi dimaksudkan untuk digunakan dalam menangani gangguan,
menjadi seorang wirausahawan (entrepreneur), dan mengalokasikan sumber
daya. Sangat sedikit yang memilih negosiasi, mendukung pengamatan
Mintzberg bahwa eksekutif jarang bernegosiasi.
Enam persen transaksi tidak dapat diidentifikasikan dengan peran
pap pun. Nilai informasi mereka adalah 1,1, dibandingkan dengan nilai ratarata yang jauh lebih tinggi untuk Entrepreneur (4,8), Resource allocator
(4,7), Disturbance handler (4,6), dan Negotiator (3,8). Jika eksekutif tidak
dapat menegosiasikan sepotong informasi dengan suatu peran, informasi itu
diberikan suatu niai yang rendah.
32

Cara seorang eksekutif mendapatkan informasi untuk memainkan


peran itu tidak hanya berasal dari satu sumber. Seperti tampak pada
Gambar 17.9, informasi datang dari sejumlah sumber yang berbeda ketika
tiap peran dimainkan. Baik peran Disturbance handler maupun Entrepreneur
di sebelah kanan mengambil informasi dari seluruh lima sumber yang
terdaftar di sebelah kiri. Peran Resource allocator mengambil dari empat
sumber dan peran Negotiator mengambil dari dua sumber.
Jawaban atas pertanyaan tersebut, walau hanya ditetapkan pada lima
eksekutif, memberikan pandangan mengenai kebutuhan informasi di tingkat
eksekutif.
Penemuan Penelitian yang Menonjol
Tiga penemuan penelitian yang tampak paling menonjol :
Sebagian besar informasi eksekutif berasal dari sumber daya
lingkungan, tetapi informasi intern diberi nilai lebih tinggi.
Gambar 17.8
Penggunaan Informasi menurut Peran Keputusan

Sebagian informasi eksekutif berbentuk tertulis, tetapi informasi lisan


diberi nilai lebih tinggi.
Para eksekutif mendapatkan sangat sedikit informasi langsung dari
komputer.
Tidak ada sistem informasi eksekutif yang sepenuhnya berbasis
komputer. Sebaliknya, komputer akan diletakkan di atas arus-arus
nonkomputer. Karena alasan itu, sistem informasi dari lima eksekutif yang
diteliti mendukung suatu tujuan penting. Sistem-sistem itu menunjukkan
sifat rumit arus informasi yang eksekutif tetapkan untuk mendapatkan
informasi pemecahan masalah.
Gambar 17.9
Sumber-sumber Informasi Keputusan
33

Penelitian Rockart dan Treacy


Jika seorang diminta untuk menunjukkan satu usaha penelitian yang
memicu perhatian pada sistem informasi eksekutif, akan sukar untuk
menentukan antara penelitian Mintzberg dan penelitian yang dilakukan awal
1980-an oleh John Rockart dan Michael Treacy, keduanya dari MIT. Dalam
penelitian mereka mengenai penggunaan komputer oleh eksekutif di 16
perusahaan, sedikitnya satu dari tiga pejabat puncak sangat sering CEO
menggunakan sendiri komputer.
Salah satu pendukung komputer yang paling berdedikasi adalah Ben W.
Heineman, CEO dari Northwest Industries. Heinman memiliki sebuah terminal
diruang kerjanya,
satu dirumahnya dan membawa satu pada liburannya.
Heineman menyatakan, Terdapat keuntungan besar bagi CEO untuk mengotori
tangannya dengan data. Eksekutif lain berkomentar, Anda mempelajari hakikat
pertanyaan yang seharusnya Anda tanyakan jika Anda berkubang dalam data.
Istilah sistem informasi eksekutif atau EIS, pertama kali muncul dalam
laporan penelitian Rockart dan Treacy. Para peneliti itu menemukan bahwa
sistem tersebut menampilkan :
Tujuan Sentral. Eksekutif menggunakan informasi komputer terutama
dalam perencanan dan pengendalian.
Inti Data Bersama. Database berisi informasi mengenai berbagai industri,
pelanggan, pesaing dan unit-unit bisnis dalam tiga periode waktu masa lalu,
masa kini dan masa depan.
Dua Metode Penggunaan Utama. Eksekutif menggunakan EIS untuk
mengakses status saat ini dan memproyeksikan trend serta melakukan
analisis pribadi atas data.
34

Organisasi Pendukung. Para eksekutif dibantu oleh pelatih EIS dan


pengendali EIS. Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif, jasa informasi,
atau organisasi konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai
sistem. Pengendali EIS adalah aggota staf eksekutif yang mengoperasikan
peralatan bagi eksekutif.
Penelitian Rockart dan Treacy menyoroti kenyataan bahwa penggunaan
komputer tidak dibawah martabat eksekutif.
Menempatkan Komputer dalam Perspektif
Walau beberapa eksekutif sangat mengandalkan komputer, secara
proporsional lebih sedikit pemakai komputer di tingkat eksekutif daripada di
tingkat lain. Terdapat kemungkinan dua alasan. Pertama, Masalah pada tingkat
eksekutif kurang terstruktur dan dan karena itu lebih sulit untuk didukung
dengan pengolah komputer. Kedua, Eksekutif cenderung lebih tua dan jarang
mendapatkan kesempatan pelatihan komputer formal. Umur itu sendiri bukanlah
masalah, seperti dibuktikan oleh banyak eksekutif menjelang pensiun yang
menggunakan pengolahan komputer. Juga, kurangnya pelatihan dapat diatasi
dengan mudah jika eksekutif itu mau.
Mungkin penggunaan komputer terutama dipengaruhi oleh sifat
pemecahan masalah dari tugas-tugas eksekutif. Jika eksekutif itu menekankan
pemecahan masalah rasional dan menyadari potensi kontribusi komputer pada
proses, maka ia akan menggunakan informasi komputer.
Pokok-pokok penting dalam pembahasan ini adalah (1) penggunaan
komputer adalah sesuatu yang pribadi, (2) informasi komputer hanyalah sebagian
dari semua informasi yang mencapai seorang eksekutif. Semua eksekutif ingin
menerima informasi yang baik dari sumber mana pun. Heineman, sebagai seorang
penganjur penggunaan komputer paling gigih yang dapat diharapkan dari tingkat
eksekutif, mengungkapkan keinginan ini ketika ia berkata bahwa ia percaya
tidak menjadi tawanan salah satu sumber informasi tertentu.

E. Saran-saran untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif


Orang pasti merasakan bahwa komputer merupakan sumber daya
informasi bagi eksekutif yang belum tergarap. Eksekutif harus mengambil
langkah-langkah untuk meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi
mereka. Tetapi, dalam melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha
meningkatkan komponen-komponen nonkomputer. Suatu program lima langkah
untuk mencapai tujuan ini diikhtisarkan di bawah ini.
1. Mencatat transaksi-transaksi informasi yang masuk. Penelitian Jones dan
McLeod mengungkapkan bahwa eksekutif tidak selalu memiliki persepsi yang
jelas mengenai sistem informasi mereka. Eksekutif mungkin menganggap
beberapa sumber dan media tertentu memberikan kontribusi lebih daripada
yang sebenarnya mereka berika. Demikian pula, sumber dan media lain
mungkin dinilai rendah. Eksekutif, dibantu oleh sekretaris, dapat
memelihara log yang serupa dengan yang terdapat pada penelitian Jones dan
McLeod. Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan
laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab pertanyaanpertanyaan Jones dan McLeod yang berhubungan dengan sistem mereka.
35

2. Merangsang sumber-sumber bernilai tinggi. Dengan teridentifikasinya


sumber-sumber bernilai yinggi, eksekutif kemudian dapat bertindak untuk
memudahkan komunikasi sumber-sumber tersebut. CEO bank memberikan
contoh yang baik tentang cara pelaksanaannya. Mungkin informasinya yang
paling berharga berasal dari komite manajemennya. Agar tiap anggota
merasa bebas berpartisipasi secara merata, CEO itu menentukan agar
digunakan meja konferensi bundar.
3. Memanfaatkan peluang. Jika sepotong informasi yang baik datang,
eksekutif harus meraihnya. Wakil presiden direktur keuangan mengikuti
strategi ini ketika ia menempatkan mejanya menghadap dinding sehingga ia
memunggungi pintu. Ini tampak seperti suatu tindakan untuk merintangi
komunikasi, tetapi maksudnya justru sebaliknya. Ia menjelaskan bahwa jika
seseorang masuk ke ruang kerjanya, ia tidak ingin bercakap-cakap melalui
tumpukan pekerjaan yang belum terselesaikan. Dengan meja mengahdap
dinding, ia dapat memutar kursinya dan memberikan perhatian penuh pada
orang yang datang padanya.
4. Menyesuaikan sistem pada perorangan. Seperti ditunjukkan data penelitian
Jones dan McLeod, tiap eksekutif memiliki gaya pengumpulan informasi yang
unik. Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang
lain. CEO pengecer merupakan contohnya. CEO yang sebelumnya telah
membangun pintu keluar pribadi pada ruang kerjanya sehingga ia dapat
datang dan pergi tanpa bertemu seseorang. CEO yang diteliti ini memiliki
filosofi yang sebaliknya, ia memilih menggunakan pintu utama sehingga ia
dapat bertemu langsung dengan sebanyak mungkin pegawai saat ia berjalan
ke ruang kerjanya.
5. Memanfaatkan teknologi. Eksekutif umumnya berpikiran terbuka berkenaan
sistem informasi mereka dan akan mempertimbangkan cara apa pun untuk
memperbaikinya. Eksekutif yang lebih muda yang mempelajari komputer di
SMA dan Universitas, mengenal potensi penggunaan komputer, tetapi
pengetahuan komputer mereka harus dijaga tetap mutakhir. Eksekutif yang
lebih tua memerlukan pelayanan konsultasi yang lebih mendasar mengenai
apa yang komputer dapat dan tidak dapat lakukan. Membuat semua
eksekutif mengetahui perkembangan teknologi informasi merupakan
tanggung jawab organisasi jasa informasi yang penting.
Perhatian pada EIS melesat bagai roket selama akhir 1980-an. Perhatian
ini mencerminkan kombinasi dari kesadaran komputer yang lebih besar di
kalangan eksekutif dan ketersediaan perangkat keras dan perangkat lunak yang
lebih baik.
F. Sistem Informasi Eksekutif Berbasis Komputer
Sistem informasi eksekutif (executive information system EIS)
merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai
kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan
dalam berbagai tingkat rincian. Istilah sistem pendukung eksekutif (executive
support system ESS) juga dapat digunakan. Namun, dalam hal ini kita
menggunakan istilah EIS dan menganggap bahwa sistem itu meliputi komputer.
Model EIS
36

Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer


personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dihubungkan dengan mainframe,
seperti tampak dalam model EIS pada Gambar 17.10. Komputer personal
eksekutif itu berfungsi sebagai executive workstation. Konfigurasi perangkat
kerasnya mencakup penyimpanan sekunder, kebanyakan dalam bentuk hard disk,
yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif berisi data dan
informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan.
Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah
disusun sebelumnya (performatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil
pemrosesan. Sistem itu juga memugkinkan pemakai menggunakan sistem pos
elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam
beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan
penjelasan informasi.
Gambar 17.10
Model EIS

37

Ke workstation eksekutif lain

Ke workstation eksekutif lain

Workstation eksekutif

Komputer sentral

38

Dialog Antara Eksekutif dan EIS


Eksekutif memasukkan instruksi ke dalam sistem melalui menu. Pemilihan
menu dilakukan dengan mouse atau dengan menyentuh layar. Penggunaan
keyboard dikurangi.
Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabel, grafik atau narasi.
Sebagian perangkat lunak dirancang untuk memudahkan bolak-balik antara
tampilan tabel dan grafik. Penjelasan narasi dari data tabel atau grafik dapat
diketik oleh asisten staf, atau dapat dihasilkan oleh kecerdasan buatan
(artificial intelligence). Gambar 17.11 menunjukkan suatu tampilan yang
dihasilkan oleh Commander EIS yang dipasarkan oleh Comshare.
Drill Down
Istilah yang berkembang dari kegiatan EIS adalah drill down. Drill down
berarti bahwa eksekutif dapat memulai dari gambaran sekilas dan kemudian
secara bertahap mengambil informasi yang lebih terinci.
Gambar 17.11
Tampilan Informasi Meliputi Penjelasan
Narasi yang Dihasilkan Komputer

Penyatuan Konsep-konsep Manajemen


Dapat dilihat dengan mudah bagaimana para eksekutif membangun EIS
mereka di atas konsep-konsep dasar manajemen, yaitu sebagai berikut :
a. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan (critical success factors)
EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan
berjalan dalam hal tujuannya dan faktor-faktor penentu keberhasilannya.
Pada tahun 1961 D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu
perusahaan konsultan terbesar di Amerika Serikat, menciptakan konsep
39

faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors). Ia merasa


bahwa sejumlah kegiatan kunci atau CSF, menentukan keberhasilan atau
kegagalan segala jenis organisasi, dan CSF bervariasi dari satu perusahaan
ke perusahaan lainnya. Misalnya : CSF di industri kendaraan bermotor, CSF
yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efisien, dan pengendalian
biaya manufaktur yang ketat. CSF di industri asuransi jiwa adalah
pengembangan
personil
manajemen
agen,
pengendalian
personil
administratif, dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.
Eksekutif yang menerima konsep faktor-faktor penentu keberhasilan
menggunakan EIS mereka untuk memantau tiap CSF.
b. Management by Exception
Tampilan layar yang digunakan eksekutif sering menyertakan
management by exception dengan membandingkan kinerja yang dianggarkan
dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS dapat mengidentifikasi
perkecualian-perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan
oleh eksekutif.
c. Model Mental
Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan
informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan
sari ini disebut pemampatan informasi (information compression), dan
menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.
P.N. Johnson-Laird menciptakan istilah model mental. Dalam bukunya tahun
1973 ia menjelaskan bahwa model tersebut memungkinkan peroprangan
untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk
memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan
pelaksanaannya, dan diatas semuanya untuk mengalami kejadian melalui
perwakilan (proxy). CBIS adalah suatu model mental, demikian pula tiap
subsistemnya. EIS merupakan model mental yang paling menarik dan
berharga bagi eksekutif.
G. Keputusan Penerapan EIS
Saat suatu perusahaan mempertimbangkan apakah akan menerapkan EIS
berbasis komputer, tiga keputusan penerapan kunci harus dibuat. Pertanyaan
pertama adalah ; Per;ukah kita mengembangkan EIS? jika jawabannya tidak,
eksekutif terus mengandalkan sistem yang ada sekarang.
Jika jawaban ya, pertanyaan selanjutnya adalah, Apakah tersedia
perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten personal
productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? jika ada,
perangkat lunak itu dibeli.
Jika tidak, pertanyaan selanjutnya adalah, Perlukah kita membeli
perangkat lunak EIS siap pakai? jika ya, perangkat lunak itu dibeli. Jika tidak,
staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan
(custom EIS software).
Perangkat Lunak Produktivitas Perorangan Siap Pakai
Perangkat lunak produktivitas perorangan (personal productivity
software) adalah perangkat lunak umum yang dapat digunakan oleh setiap orang
40

untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contohnya adalah DBMS, paket


spreadsheet elektronik, paket grafik, dan sistem manajemen proyek. Jika
perangkat lunak jenis ini dapat diterima, maka itu merupakan pilihan terbaik,
juga yang paling murah. Keterbatasan utamanya adalah eksekutif mungkin
menganggapnya tidak cukup ramah terhadap pemakai (user friendly) atau tidak
tertuju pada kebutuhan khusus mereka.
Perangkat Lunak EIS Siap Pakai
Jika perusahaan memutuskan tidak mengikuti rute perangkat lunak
produktivitas perorangan, pilihan lainnya adalah perangkat lunak EIS siap pakai,
yang khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif. Sistem
tersebut biasanya menyediakan pemampatan informasi dan kemampuan drilldown.
Contoh awal perangkat lunak EIS dirancang untuk sistem mainframe, dan
perintisnya adalah Pilot Executive Software, Inc. dari Boston dan Comshare,
Inc. dari Ann Arbor, Michigan. Sekarang, perangkat lunak EIS siap pakai
tersedia untuk segala jenis komputer, dan sebagian besar paket diarahkan pada
pemilik PC.
Kelas perangkat lunak ini menawarkan tiga keuntungan utama
dibandingkan kategori lain, yaitu :
Perangkat lunak siap pakai memungkinkan perusahaan segera menjalankan
sistem.
Proyek penerapan EIS tidak banyak membebani staf jasa informasi
perusahaan dibandingkan jika mereka harus mengembangkan EIS dari awal.
Perangkat lunak EIS khusus dimaksudkan bagi eksekutif dan menawarkan
kesempatan yang baik untuk digunakan.
Sedangkan kekurangannya mungkin berupa ketidakmampuan untuk
menyesuaikan sistem dengan kebutuhan-kebutuhan eksekutif tertentu.
Perangkat Lunak EIS Pesanan
Jika perusahaan memilih untuk tidak membeli perangkat lunak siap pakai
jenis apa pun, pilihan yang tersisa hanyalah staf jasa informasi menciptakan
perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software).
Salah satu contoh perangkat lunak EIS pesanan yang paling banyak
dipublikasikan adalah sistem MIDS (singkatan Management Information and
Decision Support) yang diterpkan oleh Lockheed-Georgia pada akhir 1980-an.
Selain mempopulerkan istilah EIS berbasis komputer, Lockheed-Georgia
menyadari perlunya menyediakan dukungan bagi eksekutif dalam bentuk manajer
data yaitu orang-orang yang pakar mengenai data yang ditampilkan. Tiap layar
menampilkan nama satu atau beberapa orang yang dapat menjelaskan tampilan
tersebut secara rinci jika eksekutif memerlukan bantuan. Peran manajer data
disadari begitu penting sehingga disiapkan para penggantinya jika para manajer
data yang biasa sedang berhalangan.
H. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan EIS
John Rockart dan David DeLong mengidentifikasi delapan faktor penentu
keberhasilan untuk mencapai EIS yang berhasil, yaitu sebagai berikut:
1. Sponsor Eksekutif yang Mengerti dan Berkomitmen. Eksekutif tingkat
puncak, lebih disukai CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS
41

2.

3.

4.

5.

dengan mendorong penerapannya. Usaha EIS yang paling berhasil adalah


yang pemakai pertamanya adalah eksekutif puncak.
Sponsor Operasi. Sponsor eksekutif kemungkinan besar terlalu sibuk untuk
mencurahkan banyak waktu untuk penerapan. Tugas itu harus diberikan
kepada eksekutif tingkat puncak lain, seperti wakil presiden eksekutif.
Sponsor operasi bekerja sama dengan eksekutif pemakai dan spesialis
informasi untuk memastikan bahwa pekerjaan itu terlaksana.
Staf Jasa Informasi yang Sesuai. Harus tersedia spesialisasi informasi
yang tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara
eksekutif menggunakan sistem itu. Area teknologi informasi yang dapat
diterpkan meliputi komunikasi data, database, dan graphical user interface.
Teknologi Informasi yang Sesuai. Para penerap EIS seharusnya tidak
berlebihan dan memasukkan perangkat keras atau perangkat lunak yang
tidak perlu. Sistem itu harus sesederhana mungkin dan harus memberikan
tepat seperti yang eksekutif inginkan tidak lebih dan tidak kurang.
Manajemen Data. Tidak cukup hanya menampilkan atau informasi. Eksekutif
harus mengetahui seberapa mutakhir data itu. Ini dapat dicapai dengan
mengidentifikasi tanggalnya dan idealnya, jam data itu dimasukkan ke dalam
sistem. Eksekutif juga harus mampu mengikuti analisis data. Analisis ini
dapat dicapai melalui drill down, dengan bertanya kepada manajer data atau
keduanya.
Sorotan dalam SIM
Merupakan suatu Kesalahan untuk Terburru-buru Mengerjakan Proyek EIS
Para eksekutif perlu mengikuti perkembangan teknologi, tetapi bertindak
prematur merupakan kekeliruan. Panduan ini diilustrasikan oleh pengalaman
Western Mining Corporation di Australia, yang menerapkan EIS pada awal
1990-1n. Eksekutif Western Mining Corporation (WMC) mengikuti buku
dalam proses pengembangannya. Wawancara pribadi dengan 20 eksekutif
dilakukan untuk menentukan kebutuhan informasi, suatu tim evaluasi
membandingkan kinerja dua sistem prototipe dengan menggunakan sutau
permasalahan kasus umum, dan pemgenbangan dua apikasi awal menjadi
dasar bagi sistem final. Ternyata WMC bisa lebih baik jika mempelajari
proses bisnis dan arsitektur sistem informasinya sebelum memulai proyek
EIS.
EIS sering ditawarkan (dan diterpkan) dengan asumsi bahwa EIS akan
mempercepat penambilan keputusan dengan mengurangi waktu yang
diperlukan untuk mendistribusikan informasi. WMC berusaha mencapai
pengurangan waktu ini, tetapi ternyata kelambanan pengambilan keputusan
disebabkan oleh waktu yang diperlukan untuk mengkonsolidasi dan
memvalidasi disebabkan oleh tidak adanya sistem, prosedur dan terminologi
standar di seluruh operasi perusahaan, sesuatu yang kurang mampu
ditangani EIS.

42

Setelah kenyataan ini diketahui para eksekutif WMC, mereka membereskan


akar masalah, sebagai berikut :
Mereka memulai suatu analisis kebutuhan informasi di seluruh perusahaan
untuk mengidentifikasi proses keputusan dan kebutuhan informasi.
Mereka mengembangkan suatu rencana sistem informasi strategis.
Mereka mulai menciptakan model data perusahaan.
Mereka menetapkan standar teknis bagi perkomputeran.
Mereka memulai proses penetapan prosedur dan istilah standar.
Mereka memulai beberapa proyek berprioritas tinggi yang umum dalam
operasi WMC.
Intinya, WMC sebelumnya keliru menempatkan kereta di depan kuda.
Gambar 17.14 menunjukkan urutan yang disarankan untuk mengembangkan
EIS berdasaekan pengalaman WMC. Bila enam kegiatan prasyarat dalam
Gambar 17.14 tersebut telah selesai, maka waktunya untuk mengembangkan
EIS.

6. Keterkaitan yang Jelas dengan Tujuan Bisnis. Sebagian besar EIS yang
berhasil dirancang untuk memecahkan masalah-masalah spesifik atau
memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh teknologi informasi.
7. Manajemen atas Penolakan Organisasi. Jika seorang eksekutif menolak
EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan dukungan. Strategi yang baik
adalah mengidentifikasi satu masalah tunggal yang dihadapi eksekutif itu
dan kemudian segera menerapkan EIS, dengan menggunakan phototyping,
untuk mengatasi masalah tersebut. Perlu berhati-hati dalam memilih
masalah yang akan memungkinkan EIS nampak baik. Kemudian, aplikasi
tambahan dapat ditambahkan.
Gambar 17.14
Kegiatan Prasyarat bagi Sistem Informasi Eksekutif

43

Kebutuhan informa

Standar teknologi informasi

Mode

Rencana sistem informasi

Sistem p

8. Manajemen atas Penyebaran dan Evolusi Sistem. Pengalaman menunjukkan


bahwa jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS,
manajer tingkat bawah ingin menerima output yang sama. Manajer tingkat
bawah ingin mampu mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum
manajer tingkat atas menganggap situasinya tidak terkendali EIS karena itu
mengikuti pola trickle-down. Namun, perlu berhati-hati dalam menambah
pemakai, yaitu hanya jika mereka bisa mendapatkan perhatian yang mereka
perlukan. Salah satu alasan keberhasilan konsep EIS adalah tingkat
pendidikan dan pelatihan pemakai yang tinggi.
44

Sejumlah CSF ini akhirnya bermuara pada perencanaan yang baik


mengantisipasi kebutuhan dan kemudian menempatkan suber daya dan prosedur
yang diperlukan pada tempatnya. Jika perusahaan telah menerapkan manajemen
sumber daya informasi dan melaksanakan perencanaan strategis untuk sumber
daya informasi dengan baik, keberhasilan EIS dan sistem informasi organisasi
yang lain merupakan suatu sasaran yang realistis.
I. Trend EIS Masa Depan
Penyatuan komputer ke dalam sistem informasi eksekutif selama ini
berjalan lambat, tetapi situasi ini berubah secara cepat. Sementara orang
seperti Ben Heineman di awal 1980-an sangat langka, eksekutif sekarang sudah
umum memakai komputer. Dengan makin meningkatnya dukungan bagi EIS, kita
dapat berharap melihat pengaruhnya dalam beberapa bentuk.
Penggunaan EIS di Perusahaan Besar Akan Menjadi Umum
Semakin banyak manajer tingkat menengah dengan latar belakang
komputer yang menanjak ke jenjang eksekutif. Sebagian dari eksekutif baru ini
akan tertarik pada perangkat lunak EIS siap pakai. Sebagian akan
mengalokasikan sumber daya jasa informasi untuk pengembangan sistem
pesanan. Semua kegiatan ini akan menghasilkan EIS pada hampir semua
perusahaan besar.
Terdapat Kebutuhan akan Perangkat Lunak EIS khusus Berharga Murah
Tingkat penerapan di masa depan bagi perusahaan kecil tidak begitu
jelas. Perangkat lunak produktivitas perorangan mungkin bukan alternatif yang
cocok. Alternatif yang paling menarik untuk perusahaan kecil adalah perangkat
lunak EIS siap pakai, tetapi kualitasnya harus tinggi dan perangkat lunak itu
harus mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan tercapai dengan makin
banyaknya pemasok yang memasuki pasar.
SIM dan DSS Masa Depan Akan Tampak Seperti EIS Masa Kini
Dibandingkan aplikasi lain, lebih banyak usaha yang dilakukan agar
pemakai menerima EIS. Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas
baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer tingkatan yang
lebih rendah.
Eksekutif Akan Menjaga Komputer dalam Perspektif
Kecenderungannya jelas mengarah pada penningkatan penggunaan
komputer di tingkat eksekutif, tetapi tidak seorang pun yang memperkirakan
bahwa komputer akan menjadi sumber daya informasi yang paling penting.
Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap muka, dan situasi ini perlu
berlanjut. Namun, para eksekutif sadar bahwa komputer dapat memenuhi
sebagian kebutuhan informasi mereka secara lebih unggul. Dengan menyatuka
komputer ke dalam sistem informasi mereka, peluang baru akan terbuka bagi
pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada
tingkat eksekutif.
PERTANYAAN
1. Sebutkan perbedaan dasar antara seseorang eksekutif dan seorang manajer
tingkat rendah?
45

Jawaban :
Perbedaan seorang dasar antara seorang eksekutif dengan seorang manajer
tingkat rendah yaitu eksekutif berbeda bukan dalam karakteristik pribadi
tetapi dalam hal perkerjaanya da cara pelaksaaannya sedangkan manajer
tingkat rendah eksekutif bukanlah sekedar manajer tingkat rendah dengan
pangkat yang lebih tinggi.
2. Fungsi manajeman Fayol yang mana yang diperkirakan paling kritis pada
tingkat eksekutif?
Jawaban :
Manajer Fayol bahwa semua manajer melakukan fungsi fungsi manajemen
yang sama merencanakan, mengorganisasi, menyusun staf, mengarahkan dan
mengendalikan.
3. Peran manajerial Mintzberg yang mana yang diperkirakan paling kritis pada
tingkat eksekutif?
Jawaban :
Peranan manajerial Mintzberg, manajer tingkat rendah yang merudingkan
tanggal pengiriman dengan pemasok, keduanya berunding, tetapi dengan
orientasi yang berbeda.
4. Bagamana istilah lingkungan yang diguakan Kotter berbeda dengan yang
biasa kita pakai?
Jawaban :
Pertama, mereka menetapkan agenda tujuan yang harus dicapai.Kedua,
eksekutif membangun jaringan. Ketiga, Eksekutif bekerja untuk menetapkan
lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga para anggota jaringan dapat
bekerja mencapai agenda itu.
5. Apakah eksekutif mengikuti pendekatan sistem? Jelaskan
Jawaban :
Ya, karena sistem informasi eksekutif berada dipuncak sistem informasi
fungsional dan menyediakan informasi bagi eksekutif.
6. Bagaimana eksekutif Mintzberg menghabiskan sebagian besar waktunya?
Jawaban :
Eksekutif Mintzberg menghabiskan sebagian besar waktunya untuk
mengumpulkan data pada awal 1970-an.
7. Daftarkan delapan sumber utama sistem informasi
eksekutif yang
diidentifikasikan dalam Penelitian Jones dan McLeod. Berikan tanda bintang
disebelah sumber sumber yang memberikan kombinasi terbaik antara
volume yang tinggi dan nilai yang tinggi?
Jawaban :
Daftar 8 sumber utama EIS.
Perusahaan tanpa sistem informasi eksekutif
Perusahaan dengan sistem informasi eksekutif
46

Mengidentifikasikan lima kegiatandasar yang membentuk waktu CEO


Terdapat variasi volume yang besar antara satu eksekutif dengan
eksekutif lain
Berisi grafik batang memperlihatkan distribusi nilai dari semua eksekutif
Menunjukkan sumber sumber informasi
Menunjukkan distibusi
Informasi berdasarkan peran keputusan

8. Apakah menurut penelitian Rockatt dan Trearcy mendukung keyakinan


bahwa eksekutif lebih menyukai ikhtisar informasi? Jelaskan.
Jawaban :
Ya, karena melihat dari kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut mengenai
sumber sumber dan media informasi eksekutif daripada yang telah
dilaporkan oleh mintzberg.
9. Apakah penelitian Jones dan McLeod potensi pengguna informasi
berpengaruh pada nilainya Jika ya, jelaskan.
Jawaban :
Iya, karena eksekutif menggunakan informasi komputer terutama dalam
perencaan dan pengendalian.
10. Bedakan antara EIS dan Sopir EIS?
Jawaban :
Pelatih EIS adalah anggota staf eksekutif,jasa informasi,atau organisasi
konsultasi luar yang menyediakan bantuan dalam memulai sistem. Sedangkan
Sopir EIS adalah anggota staf eksekutif yang mengoperasikan peralatan
bagi eksekutif.
11. Lima langkah apa yang dapat dilakukan eksekutif untuk meningkatkan sistem
informasi mereka?
Jawaban :
Lima langkah apa yang dapat dilakukan eksekuif untuk meningkatkan sistem
infromasi.
Mencatat transaksi transaksi informasi yang masuk
Merangsang sumber sumber bernillai tinggi
Memanfaatkan peluang
Menyesuaikan sistem pada perorangan
Memanfaatkan teknologi
12. Perlukah EIS menyertakan informasi yang dihasilkan komputer?
Jawaban :
Perlu, karena EIS merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi
eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.
13. Bagaimana drill down menambah fleksibilitas suatu sistem informasi?
Jawaban :
47

Salah satu kemampuan SIE yaitu menyediakan rincian segala rangkuman


informasi.Sebagai contoh : seorang eksekutif
mungkin memerhatikan
menurunnya penjualan perusahaan dari laporan harian (atau mingguan).
Untuk menemukan penyebabnya, ia mungkin ingin melihat penjualan untuk
masing-masing area. Jika ditemukan ada area yang mengalami masalah, maka
eksekutif perlu melihat detail lebih lanjut (misal berdasarkan produk atau
tenaga penjual). Dalam kasus tertentu, proses drill-down (menggali lebih
dalam) dapat berlanjut ke dalam beberapa tingkatan detail.
14. Mengapa tiga alternatif untuk mencapai EIS diteliti berdasakan urutan yang
dijelaskan?
Jawaban :
15. Daftarkan tiga alasan mengapa suatu perusahaan harus mempertimbangkan
membeli perangkat lunak EIS siap pakai.
Jawaban :
1) Perlukah kita mengembangkan EIS? Jika jawabannya tidak,eksekutif
cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang.
2) Jika
jawabannya
ya;
apakah
tersedia
perangkat
lunak
produktivitasperorangan siap pakai (prewritten personal productivity
software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? Jika ada perangkat
lunak itu dibeli.
3) Jika tidak; perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai? Jika
ya, perangkat lunak tersebut dibeli; jika tidak staf jasa informasi
perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan ( custom EIS
software).
Perangkat lunak produktivitas perseorangan siap pakai adalah S/W
umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untukmengembangkan
aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket spreadsheet
elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek.
Perangkat lunak EIS siap pakai: khusus dirancang untuk memenuhi
kebutuhan informasi eksekutif.
16. Apakah manajer data sama dengan pengelola database (DBA)?
Jawaban :
17. Jika sponsor eksekutif ingin terlibat dalam kegiatan pengembangan harian,
apakah sponsor operasi diperlukan?
Jawaban :
18. Apakah cara terbaik untuk memerangi penolakan organisasi atas EIS?
Jawaban :
Perlu identifikasi atas masalah yang dihadapi eksekutif tersebut, kemudian
menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.
19. Mengapa EIS digunakan secara trickle down melalui organisasi?
Jawaban :
48

EIS secara trickle down melalui organisasi dikarenakan manajemen atas


penyebaran dan evolusi sistem manajemen tingkat atas mulai menerima
informasi dari EIS maka manajer tingkat bawah ingin menerima output yang
sama karena manajer tingkat bawah ingin mampu mengantisipasi masalah dan
memecahkannya sebelum manajer tingkat atas menganggap situasinya tidak
terkendali, karena itu EIS mengikuti pola trickle down.
20. Sepuluh tahun dari sekarang, manakah dari tiga jalur besar perangkat lunak
EIS alternatif yang anda pikir paling banyak dipilih perusahaan?
Jawaban :

49