Usua Rio V Conta

Manual de usuario
CONTABILIDAD y TESORERIA
Contabilidad y tesorera.- Manual de usuario
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TABLA DE CONTENIDOS
Convenciones utilizadas en el manual............................................................ 4
Plan contable .................................................................................................. 5
Entrada de asientos........................................................................................ 6
Modificacin de asientos................................................................................. 9
Diarios........................................................................................................... 11
Balances de comprobacin y sumas y saldos .............................................. 13
Extractos de cuenta ...................................................................................... 14
Balances de Situacin, Resultados y Cuadro de financiacin ...................... 16
Cuentas Anuales y Cierre del ejercicio ......................................................... 19
Amortizaciones ............................................................................................. 21
Presupuestos................................................................................................ 24
Ratios y Rotaciones ...................................................................................... 26
Contabilidad analtica ................................................................................... 27
Cuentas analticas.............................................................................. 27
Cuentas financieras con analtica ...................................................... 28
Asientos con analtica ........................................................................ 29
Listados de control analtico............................................................... 31

Listados de IVA y formulario 300 .................................................................. 32
Autofacturas.................................................................................................. 32
Obtencin del 347......................................................................................... 33
Procesos diversos ....................................................................................... 34
Control de cuadre de asientos ........................................................... 34
Punteo de apuntes ............................................................................. 35
Eliminacin de ejercicios.................................................................... 36
Obtencin de grficos ........................................................................ 37
Reorganizacin de cuentas................................................................ 38
Cartera de Cobros ........................................................................................ 39
Ver / Modificar Cobros ....................................................................... 39
Consolidacin de efectos ................................................................... 40
Cobro de recibos................................................................................ 42
Aceptacin de efectos........................................................................ 43
Confeccin de remesas bancarias ..................................................... 45
Comunicacin de Impagados............................................................. 47
Listados cartera cobros...................................................................... 48
Consulta del riesgo bancario.............................................................. 49
Cancelacin del riesgo de clientes..................................................... 49

Cartera de Pagos.......................................................................................... 51
Ver / Modificar Pagos......................................................................... 51
Consolidacin de efectos ................................................................... 52
Aceptacin de efectos........................................................................ 53
Confeccin de pagars ...................................................................... 54
Impresin de Pagars ........................................................................ 55
Reimpresin de Pagars.................................................................... 55
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Pagos a Proveedor ............................................................................ 56
Listados cartera de Pagos ................................................................. 57

FAQs (Respuestas a las preguntas ms comunes).................................... 58
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Convenciones utilizadas en el manual
clic ..... Clic con el botn izquierdo del ratn

D-clic .... Clic con el botn derecho del ratn
Doble-clic .... Doble Clic con el botn izquierdo del ratn
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Plan contable
Mediante el formulario del plan contable se podran crear, modificar y anular
cuentas y subcuentas, as como efectuar listados del plan contable.
Una vez posicionados en una cuenta o subcuenta y haciendo D-clic aparecer
un men emergente que da opcin a ver los acumulados de los tres ltimos
ejercicios as como los distintos grficos disponibles.
Accediendo a la opcin de Copiar plan contable se dispondr de la opcin de

copiar el rbol de cuentas y subcuentas desde una empresa a otra o
alimentarlo a partir de un estndar que se suministra.
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Entrada de asientos
Antes de entrar un asiento es importante verificar que la fecha contable es la
correcta y que el tipo de asiento seleccionado es el deseado.
Los tipos de asiento son parametrizables, no obstante hay cinco tipos que ya
vienen generados por defecto, son los siguientes :
Simple
Asiento del tipo partida contrapartida. Se efecta un doble apunte (partidacontrapartida) por cada una de las partidas introducidas contra la contrapartida
(primer apunte introducido) por importe igual al de cada una de las partidas.
Mltiple
Asiento del tipo mltiples partidas contra una nica contrapartida
Varios contra varios
Asiento compuesto por mltiples partidas
Ventas
Asiento tipo mltiple (contrapartida = cliente contra mltiples partidas = ventas,
IVA) con la peculiaridad que graba en el registro de IVA y afecta a la cartera de
cobros.
Compras
Igual que el de ventas pero con proveedores y cartera de pagos
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En la pestaa de IVA se refleja la afectacin al registro de IVA pudiendo

modificar la base, el IVA y el recargo que se reflejarn en el registro de IVA,
esto es especialmente til cuando se reciben facturas de proveedor con los
importes de IVA mal calculados.
Siempre que se desee modificar los importes de IVA o recargo es preciso
realizarlo desde la pestaa de IVA NUNCA directamente en el apunte
correspondiente ya que en ese caso no sera modificado el registro de IVA. Es
al efectuar cambios en la pestaa del IVA cuando el programa intenta
repercutirlos en el correspondiente apunte del IVA o del recargo, apareciendo
un mensaje que avisa de tal circunstancia.
Mediante la pestaa de acumulados se dispone en todo momento de la

informacin tanto mes a mes, como acumulada del ejercicio de la ltima cuenta
que hemos introducido en el asiento.
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Una vez procesado cada asiento se visualiza en la pestaa de ayuda el numero

de asiento recien procesado as como el nmero de orden de IVA grabado, si el
asiento implicaba grabar registro de IVA.
Cuando el tipo de asiento implica grabar apuntes de cobro o pago en las

carteras, aparece antes de procesar el mismo un formulario con la forma de
pago o cobro y la relacin de vencimientos e importes a generar, pudindose
modificar antes de validar el asiento.
Notas :
Pulsando la tecla F3 en cualquier apunte aparece directamente un
extracto de la cuenta en cuestin.
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Modificacin de asientos
A la modificacin de asientos se puede acceder por las dos vas siguientes :
Directamente desde el formulario Ver/Modificar asientos y haciendo un

clic sobre cualquier apunte del asiento
A travs de los extractos de cuenta haciendo clic en el apunte deseado.
En este caso aparecer una pantalla previa de consulta del asiento

antes de acceder al formulario de modificacin.
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El formulario de modificacin es prcticamente idntico al de entrada de

asientos, dando opcin a validar o cancelar las modificaciones, as como a
eliminar por completo el asiento.
En caso de eliminacin de un asiento se elimina automticamente el registro de

IVA correspondiente (si lo hubiera), pero NO los efectos de la cartera de pagos
o cobros que se hubieran podido generar al entrar el asiento.
En caso de modificacin de un asiento con afectacin al IVA si se desea
modificar la informacin del registro de IVA deber efectuarse mediante la
pestaa Registro de IVA.
En ningn caso se modifican o eliminan efectos de las carteras de cobros
o pagos, ello si es preciso, deber efectuarse manualmente desde la
modificacin de cobros o pagos.
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Diarios
El formulario de obtencin de diarios contiene mltiples opciones que se
comentan seguidamente :
Adems de seleccionar un periodo, es posible acotar, dentro de dicho periodo,

un rango de nmeros de asiento a imprimir.
Es posible introducir las sumas anteriores y el nmero de la primera pgina

para poder obtener mes a mes un diario acumulativo de todo el ejercicio con
arrastre de totales y numeracin de pginas. Tambin es posible obtener un
resumen del diario al final o imprimir nicamente el citado resumen.
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Los diarios pueden obtenerse en cualquier divisa. Con el fin de obtener los
diarios definitivos con una numeracin correlativa, que no tiene porque coincidir
con la numeracin real interna de los asientos, se puede indicar que renumere
los asientos al imprimir, indicando en este caso con que nmero debe
comenzar a numerarlos.
Tambin pueden obtenerse diarios consolidados de distintas empresas.
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Balances de comprobacin y sumas y saldos

Las opciones y posibilidades de ambos tipos de balance son idnticas.
Se pueden obtener a nivel grupo, agrupando los 2 y 3 primeros dgitos de

cuenta de mayor, a nivel cuenta de mayor y subcuenta.
Es posible obtenerlos en cualquier divisa, imprimiendo o no las lneas con saldo
cero y tambin es posible obtener balances consolidados de distintas
empresas.
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Extractos de cuenta
Antes de visualizar los extractos de cuenta es preciso acotar las subcuentas a
consultar as como el periodo. Por defecto el formulario sugiere todo el plan
contable y todo el ejercicio actual.
En este formulario inicial de seleccin es donde puede especificarse si se

desea obtener los extractos consolidando distintas empresas.
Seguidamente se detallan las opciones que aparecen en la barra de
herramientas del formulario de extracto :
Volver a formulario de seleccin de intervalo de cuentas y fechas.

Ir al formulario de seleccin de opciones de visualizacin/impresin
Mediante el formulario de opciones de impresin se

puede definir que columnas, adems de las fijas,
queremos que aparezcan en pantalla e impresora.
Tambin se puede especificar que imprima los
extractos sin efectuar salto de pgina entre
cuentas, ello es especialmente til cundo tenemos
muchas cuentas con pocos movimientos y no
deseamos utilizar una pgina por cuenta.
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Imprimir extractos de todas las cuentas alcanzadas por la consulta actual.

Imprimir nicamente el extracto de la cuenta visible actualmente.
Barra que permite desplazarse entre las distintas cuentas hacia adelande o atrs
o ir directamente a una de ellas a travs del desplegable.
Si activado, la consulta muestra todas las cuentas, independientemente
de si tienen ono movimientos en el periodo seleccionado.
Si activado, la consulta solo muestra cuentas con movimiento en el
periodo seleccionado
En combinacin con cualquiera de los dos anteriores, si activado, solo
muestra las cuentas con saldo distinto de cero al final del periodo
seleccionado.
Si la columna Punteo est presente (si est activada en el formulario de

opciones de impresin) haciendo clic en dicha columna de cualquier lnea de
extract, aparecer el formulario de dilogo de punteo que permitir incluir un
punteo en dicho apunte, si no lo tena, o en caso de contener ya un punteo
permitir su eliminacin.
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Balances de Situacin, Resultados y Cuadro de financiacin

La obtencin de dichos balances se reliza mediante el formulario que se
comenta seguidamente :
Para obtener un balance bastar con seleccionar el mes y ao, el tipo de

balance (situacin, resultados o financiacin), el formato a utilizar (oficial,
interno, etc...) y si se desean las columnas de saldo mensual (saldos del mes
en cuestin) y acumulado (saldos acumulados desde el inicio del ejercicio
hasta el mes en cuestin), o las de acumulado del ejercicio anterior y del
actual.
Al igual que en otros balances se pueden consolidar los balances de distintas
empresas.
Opcionalmente pueden utilizarse centros de coste.
Centros de coste
Se entiende por centro de coste aquel subconjunto de cuentas cuyos 8 dgitos
de subcuenta cumplen los requisitos de al menos una de las 20 posibles
mscaras asociadas al centro de coste.
Desde el apartado de mantenimientos se accede al mantenimiento de centros
de coste, donde para cada uno de los posibles centros (Logstica, comercial,
fbrica, gerencia, zona norte, zona sur, etc....) se asigna un cdigo
identificativo, una descripcin del mismo y hasta 20 distintas mscaras.
Una mscara es un conjunto de 8 caracteres (correspondiente a las 8
posiciones de los dgitos de subcuenta) donde en cada posicin puede
especificarse un carcter asterisco * que equivale a lo que sea o un carcter
cualesquiera.
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Los caracteres distintos de asterisco sern chequeados en la misma posicin

en que se encuentren.
Veamos un ejemplo :
En el anterior centro de coste (COMERCIAL) solo se tendrn en cuenta

aquellas subcuentas cuyos sexto y sptimo dgitos sean igual a 88 99,
desprecindose todas las dems a efectos de los balances.
Mantenimiento de las estructuras de balance

Los balances de situacin, resultados y el cuadro de financiacin son
totalmente parametrizables, permitiendo la generacin de tantos formatos
distintos para cada uno de ellos como se desee.
Hay que tener en cuenta que para cada uno de ellos debe existir el
formato llamado Oficial que es el que se utiliza en la obtencin de
cuentas anuales.
Mediante el botn
se accede al formulario que permite
modificar y adecuar las estructuras de los distintos formatos de cada balance y
que se comenta seguidamente.
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Para mantener un balance se seleccionar en primer lugar el tipo (situacin,

resultados o financiacin) y el formato (oficial, interno, etc...).
En la parte izquierda del formulario aparecen todas las lneas de la estructura
de balance, y haciendo clic en cada una de ellas se visualizan las operaciones
asociadas (sumas y restas de cuentas).
A cada lnea se le puede asociar un identificador que contendr los valores
resultado y que podr utilizarse en otra lnea para hacer referencia a la primera.
Los identificadores se identifican con el carcter @, es decir @22 hace
referencia al identificador 22.
Existe un identificador especial @PyG que contiene el resultado provisional del
ejercicio.
Cada lnea de balance puede contener sumas y restas de distintas cuentas e
identificadores (que se refieren a los valores totales de otras lneas).
Para entender la utilidad del botn Bsqueda de referencias cruzadas
remtase al final del manual epgrafe FAQs apartado 2 El balance de
comprobacin est cuadrado pero el de situacin y/o resultados no
cuadra.
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Cuentas Anuales y Cierre del ejercicio

Previo al cierre del ejercicio podrn obtenerse las cuentas anuales, para ello se
seleccionar el ejercicio del cual se desean obtener, pudiendo asignarle un
nombre distinto, como por ejemplo campaa 2003.
Seguidamente ya se podr desmarcar aquellos listados del punto 3 que no se
deseen obtener (por ejemplo memoria o cuadro de financiacin) y ya se puede
lanzar la obtencin de las cuentas anuales
.
En cualquier momento se podrn obtener mediante el punt6o 2 del formulario
diarios de cierre y apertura de cualquiera de los ejercicios, pudiendo en estos
consolidar distintas empresas.
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Los balances de situacin, resultados y cuadro de financiacin se obtienen

siempre a partir del formato Oficial que debe estar creado como una de las
distintas opciones de formato de balance.
Los distintos balances y diarios seleccionados se imprimiran encadenados, uno
tras otro automticamente.
Mencin especial merece la memoria del ejercicio, ya que este apartado de las
cuentas anuales no se imprime directamente sino que genera un documento
word cuyo nombre se solicita al lanzar la obtencin.
Cierre del ejercicio

Una vez las cuentas anuales son definitivas se proceder al cierre del ejercicio
que es un proceso automtico que efecta el asiento de perdidas y ganancias
del ejercicio que se cierra y modifica en la empresa el ejercicio en curso.
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Amortizaciones
Mediante este formulario se pueden controlar las amortizaciones del
inmovilizado y efectuar automticamente los asientos de amortizacin.
La pantalla inicial contiene una rejilla con los distintos productos a amortizar y
un signo + o en cada uno de ellos que permite desplegar o contraer el detalle
de las amortizaciones ya efectuadas. Haciendo Doble-clic sobre cualquier
lnea o columna del producto se accede al mantenimiento de la ficha del
mismo.
Las distintas opciones disponibles en este formulario son las siguientes :
accede al mantenimiento del producto seleccionado.
El mantenimiento permite dar de alta nuevos productos a amortizar as como

modificar las cuentas de inmovilizado y gastos donde debe efectuarse el
asiento. Al dar un alta deber especificarse un nmero de meses o un
porcentaje de amortizacin anual.
Una vez iniciada la amortizacin de un producto no debera modificarse ni el
importe a amortizar ni el plazo ya que ello podra inducir a errores en los
clculos posteriores.
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permite ir al dilogo para efectuar amortizaciones.
El dilogo amortizar permite efectuar una proyeccin previa de los asientos que
se van a efectuar en funcin del intervalo a amortizar y del modo en que se va
a efectuar (un asiento anual o un asiento mensual).
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Haciendo clic en el botn

es posible efectuar un listado
previo de las amortizaciones que se efectuarn, correspondientes al intervalo
seleccionado.
Haciendo clic en el botn
los correspondientes asientos.
el programa procede a efectuar
Desde el formulario principal se pueden efectuar los siguientes listados :

Listado de estado de las amortizaciones
Relacin de inmovilizado contable
Relacin de amortizaciones contables
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Presupuestos
Mediante este formulario pueden especificarse presupuestos a nivel cuenta de
mayor o subcuenta.
Una vez especificado el periodo y el nivel al que se desean obtener podremos

proceder a imprimir un listado o a visualizar grficos de los distintos
presupuestos.
Previamente ser preciso haber establecido los correspondientes presupuestos
a las distintas cuentas mediante el botn de mantenimiento, el cual accede al
siguiente formulario :
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Los presupuestos pueden establecerse a nivel de cuenta de mayor o a nivel de

subcuenta de forma excluyente, es decir, si una subcuenta tiene presupuesto,
este ya no podr especificarse a nivel de cuenta.
No obstante los listados y grficos de la evolucin de los presupuestos podrn
consolidarse a nivel cuenta de mayor aunque estn establecidos
individualmente a nivel de subcuenta.
Las distintas opciones de reparticin mensual de un presupuesto son las
siguientes :
Total anual dividido entre 12

Total anual dividido segn un porcentaje de distribucin automtica entre
los 12 meses
Total anual distribuido segn un porcentaje manual a cada mes
Presupuesto manual para cada mes
Los presupuestos pueden ser copiados de ejercicios anteriores.
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Ratios y Rotaciones
Se pueden especificar tantos ratios como se desee mediante el
correspondiente mantenimiento.
En el mismo se establecern las cuentas dividendo, divisor as como un posible

factor multiplicador.
Los ratios podrn obtenerse impresos a nivel mensual o mediante grficos
evolutivos.
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Contabilidad analtica
Existe un pequeo mdulo que permite el control analtico de las cuentas que
se desee.
Cuentas analticas
Tambin debern crearse tantos conceptos analticos como se deseen
controlar. Por ejemplo Gastos Combustible Comercial, Gastos Combustible
Gerencia, Gastos Combustible Logstica, etc...
Ello deber efectuarse mediante el mantenimiento de cuentas analticas,

pudiendo establecerse un presupuesto anual para cada una de ellas.
La distribucin del presupuesto a lo largo del ao puede ajustarse mediante las

opciones:
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Desde el botn
se accede a la distribucin
automtica del porcentaje, para su visualizacin y modificacin.
El importe distribuido en los meses se puede modificar aumentndolo o

disminuyndolo segn un porcentaje. Est opcin se encuentra en el botn
.
Cuentas financieras con analtica

Para controlar analticamente las cuentas, es necesario indicar qu subcuentas
deben estar sujetas a imputacin analtica. Ello debe hacerse desde el rbol del
plan contable, accediendo a la modificacin de dichas subcuentas y activando
(poniendo a SI) el indicador analtica para cada una de ellas.
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Para la comprobacin de las asignaciones de las cuentas financieras con las

analticas existe un listado como el de la figura:
Asientos con analtica

Una vez establecidas qu subcuentas estn sometidas a control analtico, y
qu conceptos o cuentas analticas, se podr utilizar la aplicacin. En la
entrada y modificacin de asientos, se tendr en cuenta al introducir una
subcuenta con el indicador de analtica activado, entonces se solicitar la
aprobacin de la distribucin en cuentas analtica donde debe inputarse.
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Cada vez que en la entrada o modificacin de asientos se introduce una

subcuenta sujeta a control analtico aparece una ventana de seleccin de
cuenta analtica. Se muestra con los importes repartidos segn su tabla de
distribucin, pudindose modificar en cada caso.
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Listados de control analtico

El programa permite la obtencin de los tres listados de control analtico
siguientes :
Diario analtico
Resumen analtico
Balance de sumas y saldos analtico
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Listados de IVA y formulario 300

El formulario para la obtencin de los listados de IVA es el siguiente :
Seleccionando el periodo deseado y la relacin de IVA obtendremos el

correspondiente listado con resumen final.
Haciendo clic sobre el botn de Obtencin del formulario 300 obtendremos el
contenido del mismo referente al trimestre que se encuentre seleccionado.
Autofacturas
La aplicacin permite la obtencin de las autofacturas por adquisiciones
intracomunitarias. Para ello bastar con indicar la empresa, la relacin de IVA
asimilada (normalmente compras intracomunitarias) y el periodo.
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Obtencin del 347

Mediante esta opcin se podr obtener la relacin de operaciones con terceros.
Una vez actualizados los datos del declarante, por empresa, se efectuar la
recopilacin de los datos del ejercicio indicado en la parte superior del
formulario.
Dichos datos podrn visualizarse e imprimirse separando clientes y

proveedores.
Una vez verificada la informacin esta podr ser exportada a un archivo que
cumple la normativa del programa de la AEAT para poder ser integrado en el
mismo, manipulado y enviado.
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Procesos diversos
Control de cuadre de asientos
Existe la posibilidad de verificar que los asientos de un periodo concreto estn
perfectamente cuadrados.
Mediante el formulario correspondiente podremos imprimir la relacin de

asientos descuadrados y/o haciendo clic en cualquiera de ellos acceder a la
modificacin del mismo.
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Punteo de apuntes
El programa contempla la posibilidad de puntear los apuntes, ello puede
hacerse desde la propia opcin de punteo de apuntes y desde los extractos de
cuenta, siempre que la columna punteo est presente (tal y como se explico
en el apartado correspondiente).
El formulario de punteo permite, adems de puntear, las siguientes opciones :
Ver todos los apuntes correspondientes al periodo seleccionado

Ver solo los apuntes con el punteo seleccionado del periodo seleccionado
En este ultimo caso se muestran los totales de debe y haber de los apuntes que se
muestran as como el saldo correspondiente.
Accede a un formulario de punteo automtico de aquellos apuntes
con mismo nmero de documento, mismo importe y signo contrario. Dicho formulario,
que se muestra seguidamente, permite establecer la marca a utilizar.
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Eliminacin de ejercicios
Mediante esta opcin se podrn eliminar por completo tanto ejercicios que ya
no interese mantener en lnea, como la totalidad de tablas y registros asociados
a una empresa, de modo que desaparezca todo rastro de la misma.
Dada la gravedad que puede comportar el efectuar esta operacin de forma no

conveniente o accidental se solicita la introduccin de la palabra DESTRUIR
en maysculas paraque la operacin se efectue.
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Obtencin de grficos
Dentro de los procesos de ratios y presupuestos existe la opcin de obtener
grficos de los mismos, al igual que desde el formulario de ver acumulados
(accesible desde el plan contable) pueden obtenerse grficos de las cuentas de
mayor o subcuentas.
Tambin existe una entrada de men que permite acceder al formulario de
obtencin de grficos de subcuentas.
En todos los casos los grficos pueden ser de distinto tipo (2D-3D, lneas,
barras,...etc) y referidos a informaciones diversas (evolucin del saldo, totales
Debe/Haber, actuales, interanuales, etc....).
Los grficos 3D pueden ser rotados a voluntad, bastar con pulsar la tecla
Control y sin dejar de presionarla mantener pulsado el botn izquierdo del
ratn y desplazar este hasta obtener el ngulo de visin deseado.
En todos los tipos de grfico la leyenda y el ttulo son movibles, al igual que el
rea de dibujo del propio grfico.
Desde el formulario del grfico es posible imprimir directamente el grfico,
pasarlo al portapapeles o guardarlo como archivo WMF (Windows MetaFile).
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Reorganizacin de cuentas
El proceso de reorganizacin de cuentas mantiene la consistencia de la
informacin acumulada de las cuentas y subcuentas respecto del contenido del
histrico de apuntes de un ejercicio.
Los casos en que es necesario ejecutar este procedimiento y los trminos en
que debe efectuarse se detallan al final del manual en el epgrafe FAQs.- 2
Los diarios cuadran, el control cuadre asientos no detecta ningn
descuadre, sin embargo el balance de comprobacin est descuadrado.
Qu hacer?
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Cartera de Cobros
La cartera de cobros diferencia fundamentalmente los tres tipos siguientes de
documentos de cobro :
RECIBO .- Todo aquel cobro no negociado. Talones, transferencias, ingresos
en cuenta, cobros en metlico, etc...
LETRA .- Todo aquel efecto negociado. Letras, recibos domiciliados, pagars
negociados, etc...
IMPAGADO .- Todo efecto negociado o no que ha sido impagado por el cliente

y que est pendiente
Ver / Modificar Cobros

El formulario de modificacin de cobros parte de una multipestaa que muestra
por separado los recibos, los efectos y los impagados.
Se pueden ordenar los efectos de cualquiera de las pestaas por cualquiera de

las columnas haciendo un clic sobre el ttulo de cualquier columna.
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Tambin, mediante el correspondiente botn, se puede efectuar una bsqueda

acotada indicando cliente y nmero de recibo.
Una vez seleccionado el efecto que se desea modificar, bin sea por bsqueda
acotada o haciendo un clic sobre el efecto deseado, aparecer un formulario
con los datos del mismo que permite tanto su modificacin o eliminacin como
la creacin de un nuevo efecto.
Consolidacin de efectos
Otra de las funciones del formulario de ver/modificar cobros es la
consolidacin de efectos.
Pgina :40
Haciendo D-clic sobre un efecto de la rejilla aparece un men emergente que

permite ir a la modificacin del efecto o efectuar una consolidacin manual o
automtica de los distintos efectos (de cualquiera de las tres pestaas) que
tenga el cliente en cuestin.
La consolidacin manual permite seleccionar los recibos que se desean unificar

manualmente en la rejilla superior, pasando a la inferior (color turquesa) y
mostrando en todo momento el importe total del nuevo recibo as como el
nuevo nmero de efecto y el nuevo vencimiento, pudiendo modificar los dos
ltimos. Seguidamente se muestra el formulario de consolidacin manual :
La consolidacin automtica busca efectos negativos y los intenta consolidar

con efectos positivos del mismo cliente, de forma que quede un nico efecto
positivo, tomando como vencimiento y nmero de recibo el de mayor importe.
En este formulario solo se permite modificar el nmero de recibo y el
vencimiento, debiendo validar la totalidad de cambios sugeridos o, en caso que
no se desee efectuar la totalidad de cambios sugeridos, cancelar la
consolidacin e ir a efectuar una consolidacin manual.
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Cobro de recibos
Mediante este formulario se eliminan de la cartera de cobros aquellos efectos
no negociados cobrados mediante taln, transferencia, ingreso en cuenta,
metlico, etc..., efectuando los correspondientes apuntes contables.
El formulario inicial contiene una rejilla en la parte superior con todos los
efectos pendientes de cobro. Se pueden seleccionar recibos, efectos,
impagados o todos ellos para que aparezcan en la citada rejilla.
La rejilla inferior (de color turquesa) ir recibiendo todos los efectos
seleccionados para procesar su cobro. La seleccin puede efectuarse mediante
un Doble-clic en la rejilla superior, o con la seleccin acotada, ya comentada
en el proceso anterior, mediante la cual se selecciona cliente y nmero de
recibo, o directamente por nmero de recibo
Para cada efecto seleccionado se solicita el importe real del cobro, ya que
pueden efectuarse cobros parciales de los mismos.
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Una vez seleccionados todos los efectos se seleccionar la contrapartida y el

tipo de asiento que se desea efectuar (simple.- uno contra uno, o mltiple todos
contra uno).
Finalmente haciendo clic sobre el botn procesar aparecer un formulario
con la afectacin contable que va a efectuarse.
Las afectaciones contables de todo el circuito de cobros y pagos son

enteramente parametrizables a la medida de cada instalacin, si el asiento
automtico que aparece no se ajusta a su modo de contabilizar contacte con el
departamento de soporte de Visual Software o de su distribuidor para que
efecte las correspondientes adaptaciones de los parmetros.
Una vez dentro del formulario de afectacin contable podemos abortar la
operacin pulsando la tecla <Esc> Escape.
Aceptacin de efectos
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Mediante esta opcin de la cartera de cobros se permite efectuar la descarga

de la cuenta del cliente pasando el cobro a la cuenta de efectos a cobrar.
Es un proceso totalmente opcional que no todas las empresas utilizan.
La mecnica es muy similar al formulario anterior, bastar con ir seleccionando
en la rejilla superior, mediante un Doble-clic, o mediante la seleccin acotada,
aquellos efectos a aceptar, que irn pasando a la rejilla inferior (de color
turquesa), quedando marcados en color rojo en la misma rejilla superior de
donde han sido seleccionados.
Para cada efecto aceptado se solicita la confirmacin del domicilio bancario
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Una vez seleccionados todos los efectos deseados y haciendo clic en el botn
validar se procede a mostrar la afectacin contable automtica para su
validacin o cancelacin.
Confeccin de remesas bancarias

Mediante este formulario se confeccionan las remesas bancarias en papel o
soporte magntico y se efecta la correspondiente afectacin contable.
Dentro del formulario principal aparece un pequeo formulario con el rbol de
los bancos disponibles del cual cuelgan las distintas remesas pendientes de
confirmacin.
Para iniciar una sesin podemos escoger entre una de las siguientes acciones :
Seleccionar un banco y remesa para su edicin o confirmacin.
Hacer D-clic en un banco y pulsar el botn emergente de Nueva Remesa
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Haciendo clic con el botn derecho sobre

un banco aparece un botn para iniciar
una nueva remesa al mismo.
Una vez abierta una remesa existente o iniciada una nueva remesa podemos ir
asignando efectos a la misma, de igual modo que en formularios anteriores,
haciendo Doble-clic en la rejilla superior se incorpora el efecto a la remesa,
cuyo detalle de efectos aparece en la rejilla inferior (color turquesa). Haciendo
Doble-clic en la rejilla inferior, el efecto deja de formar parte de la remesa y
pasa a la rejilla superior para poder incluirlo en otra remesa.
Toda remesa en curso (abierta y NO confirmada) puede modificarse y puede

tanto imprimirse como crear un archivo de soporte magntico tantas veces
como se desee. Es decir las remesas quedan abiertas hasta su confirmacin,
no obstante si ya ha sido impresa o confeccionado el soporte magntico y se
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intenta modificar aparece un mensaje que avisa de tal circunstancia

permitiendo la modificacin.
Una vez completada la remesa esta podr ser impresa y/o exportada a un
archivo para su envo a la entidad bancaria mediante cualquiera de las normas
que el Consejo Superior Bancario mantiene vigentes.
Una vez recibimos conformidad bancaria de la remesa procederemos a realizar

su confirmacin, momento en el cual se efecta la afectacin contable
automtica.
Una vez confirmada la remesa, esta ya no aparece en el rbol de bancos y
remesas, y por tanto ya no puede ser modificada.
Sin embargo los efectos quedan pendientes de cancelacin de riesgo de
clientes hasta que pasen un determinado nmero de das (variable segn el
banco) de su vencimiento.
Acceso al mantenimiento de bancos
Comunicacin de Impagados
Mediante esta opcin se efecta la comunicacin de efectos impagados,
pudiendo aadir al mismo los gastos bancarios originados y asignar un nuevo
vencimiento, efectuando al final la correspondiente afectacin contable.
Pgina :47
En la rejilla superior aparecen todos los efectos remesados y pendientes de

cancelacin de riesgo de clientes.
Si el efecto impagado no se encontrase en la rejilla superior, debido a que ya
pasaron los das de cancelacin de riesgo desde su vencimiento, este puede
crearse haciendo clic en el botn Nuevo Efecto.
Listados cartera cobros

Todos los listados de la cartera de cobros pueden seleccionarse desde el
siguiente formulario.
Pgina :48
Consulta del riesgo bancario

Seleccionando el rango de bancos y la fecha en que se desea conocer el riego
se confecciona un listado de la evolucin del riesgo a partir de dicha fecha y
para cada uno de los bancos seleccionados.
Ello permite conocer el estado futuro de las plizas de descuento en funcin de
los efectos remesados.
Cancelacin del riesgo de clientes

Como ya se ha comentado en las remesas bancarias, los efectos remesados y
confirmados no desaparecen de la cartera. Quedan formando parte del riesgo
del cliente hasta que pasan un determinado nmero de das, variable segn el
banco, del vencimiento del efecto.
Para que dichos efectos, cuando se cumplen las circunstancias descritas, se
den de baja de la cartera y liberen riesgo del cliente se debe ejecutar la
cancelacin de riesgo de clientes que automticamente nos mostrar un
formulario como el siguiente :
Pgina :49
En el se muestran todos los efectos susceptibles de ser definitivamente

eliminados, liberando riesgo del clientes. Bastar con hacer clic en el botn
Eliminar para completar la operacin.
Pgina :50
Cartera de Pagos
Ver / Modificar Pagos
El formulario previo a la modificacin de pagos es una rejilla que contiene todos
los pagos pendientes a proveedor.
Haciendo clic sobre el ttulo de cualquier columna los pagos se ordenan
automticamente por el contenido de la misma.
Para modificar un pago bastar con hacer D-clic sobre cualquiera de los pagos
o efectuar una seleccin acotada entrando el cliente y efecto o simplemente el
nmero de efecto.
Se acceder entonces a la siguiente pantalla que permitir tanto la modificacin
del cualquiera de los datos, como su eliminacin e incluso la creacin de un
nuevo pago
Pgina :51
Consolidacin de efectos
Otra de las funciones del formulario de ver/modificar pagos es la
consolidacin de efectos.
Haciendo D-clic sobre un efecto de la rejilla aparece un men emergente que
permite ir a la modificacin del efecto o efectuar una consolidacin manual o
automtica de los distintos efectos que tenga el proveedor en cuestin.
La consolidacin manual permite seleccionar los pagos que se desean unificar

manualmente en la rejilla superior, pasando a la inferior (color turquesa) y
mostrando en todo momento el importe total del nuevo pago as como el nuevo
nmero de efecto y el nuevo vencimiento, pudiendo modificar los dos ltimos.
La consolidacin automtica busca efectos negativos y los intenta consolidar
con efectos positivos del mismo proveedor, de forma que quede un nico
efecto positivo, tomando como vencimiento y nmero de recibo el de mayor
importe.
En este formulario solo se permite modificar el nmero de recibo y el
vencimiento, debiendo validar la totalidad de cambios sugeridos o, en caso que
no se desee efectuar la totalidad de cambios sugeridos, cancelar la
consolidacin e ir a efectuar una consolidacin manual.
Pgina :52
Aceptacin de efectos
La aceptacin de pagos permite pasar los efectos a la cuenta de efectos a
pagar descargando las cuentas de proveedores.
Pgina :53
De forma anloga al resto de formularios aparece una rejilla superior con todos
los pagos pendientes y a medida que vamos haciendo Doble-clic en los
deseados, o realizando seleccin por acotacin, van apareciendo en la rejilla
inferior todos los pagos a aceptar.
Al validar la operacin se efecta la afectacin contable con el asiento
correspondiente.
Confeccin de pagars
En el formulario de confeccin de pagars se seleccionan todos aquellos pagos
pendientes, susceptibles de emitir pagar, de los que se desea emitir pagar o
taln.
De forma anloga a los formularios de carteras se seleccionan en la rejilla

superior o mediante el botn de seleccin acotada los pagos que van
alimentando la rejilla inferior (color turquesa) que recoge todos los pagars
pendientes de impresin.
Pgina :54
Impresin de Pagars
Mediante este formulario se procede a imprimir los pagars pendientes
seleccionados mediante el proceso anterior.
Para ello se irn seleccionando los distintos bancos emisores, uno a uno,
indicando si vamos a imprimir pagar o taln as como el nmero real del
primer documento que colocamos en la impresora.
Automticamente el proceso imprimir todos los pagos pendientes
seleccionados en el anterior proceso correspondientes al banco seleccionado.
Una vez impresos los pagos dejan de estar en estado pendiente de impresin y
si se desea reimprimirlos deberemos ir directamente al formulario que se
explica a continuacin.
Opcionalmente, en funcin de los parmetros, se efectuar la afectacin
contable del pago.
Reimpresin de Pagars
Mediante este formulario se podrn reimprimir aquellos pagars que se desee.
Pgina :55
Se seleccionar el banco y se podr acotar por nmero real de documento ya

emitido o por el nmero interno de pago, pudiendo conservar el nmero real de
documento o asignar uno nuevo.
Pagos a Proveedor
Con este formulario se efectuaran los pagos a proveedor eliminando los pagos
efectuados de la cartera y efectuando la correspondientes afectacin contable.
El funcionamiento del formulario es el habitual en la cartera, con dos rejillas,
una en la parte superior de la pantalla que tiene todos los pagos pendientes y
otra en la inferior (color turquesa) con los pagos seleccionados para su
contabilizacin.
La forma de seleccin de los pagos puede ser mediante un Doble-clic en la
rejilla superior o mediante el botn de seleccin acotada por proveedor y/o
nmero de documento.
Seguidamente se muestra el formulario de pagos :
Pgina :56
Listados cartera de Pagos

Todos los listados de la cartera de pagos a proveedor se pueden seleccionar
en la siguiente pantalla :
Pgina :57
FAQs (Respuestas a las preguntas ms comunes)

1. Los diarios cuadran, el control cuadre asientos no detecta ningn
descuadre, sin embargo el balance de comprobacin est
descuadrado. Qu hacer?
Cada asiento que se procesa, modifica o elimina actualiza los acumulados de
debe y haber de las cuentas y subcuentas implicadas tanto a nivel del mes en
cuestin, como a nivel total del ejercicio. Todo y que estos procesos suelen
efectuarse bajo una transaccin, a veces se detectan faltas de consistencia
entre la informacin del diario y los acumulados de las cuentas.
Para resolver esta inconsistencia es necesario efectuar una Reorganizacin
del plan contable. Solo se activar la casilla Recalcular SALDOS INICIALES
si realmente el ejercicio anterior est completo y en nicamente en caso que se
detecten errores en los saldos iniciales de algunas cuentas.
2. El balance de comprobacin est cuadrado pero el de situacin y/o

resultados no cuadra.
Los balances de situacin, resultados y el cuadro de financiacin, tanto
oficiales como internos o cualquiera otro que se haya generado son totalmente
paramtricos.
Pgina :58
Ello implica que en cada lnea de la estructura de balance deben indicarse que
cuenta o cuentas intervienen. Si los balances no cuadran o son incorrectos,
teniendo los diarios y los balances de comprobacin perfectamente cuadrados
es muy probable que alguna cuenta no conste en la estructura del balance de
situacin y/o resultados.
Para efectuar una rpida comprobacin bastar con ir al formulario de balances
...
hacer clic sobre el botn de Mantenimiento ...
Pgina :59
seleccionar el tipo de balance y el formato a verificar y hacer un clic sobre el

botn de Bsqueda de referencias cruzadas ...
obtendremos una relacin de todas las cuentas del plan contable no reflejadas
en la estructura del balance, diferenciando aquellas cuyo saldo es cero, y por
tanto no afectan al resultado final, de las que si estn afectando por el hecho
de no estar presentes.
Como puede apreciarse nos indica todas las cuentas inexistentes,
independientemente de que sean de balance o transitorias, as pues en el
ejemplo las cuentas 600 y 700 son inexistentes pero es lgico que no consten
en la estructura ya que se trata del balance de situacin.
3. El asiento automtico que genera la aplicacin en algn apartado
de las carteras de cobros o pagos no se ajusta a mis necesidades
de contabilizacin.
Las afectaciones contables de todo el circuito de cobros y pagos son
enteramente parametrizables a la medida de cada instalacin, si el asiento
automtico que aparece no se ajusta a su modo de contabilizar contacte con el
departamento de soporte de Visual Software o de su distribuidor para que
efecte las correspondientes adaptaciones de los parmetros.
Pgina :60
(Ejemplo de formulario de asiento automtico resultado de una afectacin contable de

cobro de recibos)
Pgina :61

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Manual de usuario

Contabilidad y tesorera.- Manual de usuario

Cuentas financieras con analtica ...................................................... 28

Asientos con analtica ........................................................................ 29

Listados de control analtico............................................................... 31

Control de cuadre de asientos ........................................................... 34

Punteo de apuntes ............................................................................. 35

Obtencin de grficos ........................................................................ 37

Ver / Modificar Cobros ....................................................................... 39

Consolidacin de efectos ................................................................... 40

Confeccin de remesas bancarias ..................................................... 45

Listados cartera cobros...................................................................... 48

Consulta del riesgo bancario.............................................................. 49

Cancelacin del riesgo de clientes..................................................... 49

Ver / Modificar Pagos......................................................................... 51

Consolidacin de efectos ................................................................... 52

Confeccin de pagars ...................................................................... 54

Impresin de Pagars ........................................................................ 55

Contabilidad y tesorera.- Manual de usuario

Listados cartera de Pagos ................................................................. 57

Contabilidad y tesorera.- Manual de usuario

Convenciones utilizadas en el manual

clic ..... Clic con el botn izquierdo del ratn

Contabilidad y tesorera.- Manual de usuario

Accediendo a la opcin de Copiar plan contable se dispondr de la opcin de

Contabilidad y tesorera.- Manual de usuario

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En la pestaa de IVA se refleja la afectacin al registro de IVA pudiendo

Mediante la pestaa de acumulados se dispone en todo momento de la

Contabilidad y tesorera.- Manual de usuario

Una vez procesado cada asiento se visualiza en la pestaa de ayuda el numero

Cuando el tipo de asiento implica grabar apuntes de cobro o pago en las

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A la modificacin de asientos se puede acceder por las dos vas siguientes :

Directamente desde el formulario Ver/Modificar asientos y haciendo un

A travs de los extractos de cuenta haciendo clic en el apunte deseado.

En este caso aparecer una pantalla previa de consulta del asiento

Contabilidad y tesorera.- Manual de usuario

El formulario de modificacin es prcticamente idntico al de entrada de

En caso de eliminacin de un asiento se elimina automticamente el registro de

Contabilidad y tesorera.- Manual de usuario

Adems de seleccionar un periodo, es posible acotar, dentro de dicho periodo,

Es posible introducir las sumas anteriores y el nmero de la primera pgina

Contabilidad y tesorera.- Manual de usuario

Tambin pueden obtenerse diarios consolidados de distintas empresas.

Contabilidad y tesorera.- Manual de usuario

Balances de comprobacin y sumas y saldos

Se pueden obtener a nivel grupo, agrupando los 2 y 3 primeros dgitos de

Contabilidad y tesorera.- Manual de usuario

En este formulario inicial de seleccin es donde puede especificarse si se

Volver a formulario de seleccin de intervalo de cuentas y fechas.

Mediante el formulario de opciones de impresin se

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Imprimir extractos de todas las cuentas alcanzadas por la consulta actual.

Si la columna Punteo est presente (si est activada en el formulario de

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Balances de Situacin, Resultados y Cuadro de financiacin

Para obtener un balance bastar con seleccionar el mes y ao, el tipo de

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Los caracteres distintos de asterisco sern chequeados en la misma posicin

En el anterior centro de coste (COMERCIAL) solo se tendrn en cuenta

Mantenimiento de las estructuras de balance

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