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Planejamento de

comunicao
interna
Como melhorar o dilogo na empresa
com ajuda de tecnologia

NDICE
1. Apresentao
2. Comunicao Interna
3. Como avaliar se minha empresa est preparada?
4. Processo de Adoo
5. Concluso

1 - Apresentao
Empresas brasileiras buscam cada vez mais ferramentas para melhorar o dilogo interno. Afinal, a comunicao
interna gera motivao empresarial e melhorar o clima organizacional interno. Entre as ferramentas que crescem no
Brasil, destaca-se a rede social corporativa, que j conta com resultados comprovados. O sistema pode aumentar a
produtividade dos colaboradores entre 20 e 25%, segundo um estudo do instituto de pesquisa McKinsey Global
Institute (MGI).
Nossa experincia neste mercado mostra que as redes sociais corporativas so capazes de trazer muitos benefcios
em empresas que possuem forte cultura de comunicao. Quanto mais integrada for a companhia, melhor sero
os resultados. Porm, como saber em qual estgio minha organizao est? E como posso fazer para melhor-la?
Ajudaremos voc a tirar essas dvidas no nosso novo e-book.
No nosso e-book Planejamento de comunicao interna, fizemos um guia completo para que voc possa
melhorar os fluxos de comunicao dentro da organizao. Dessa forma, uma ferramenta de comunicao
interna ser capaz de gerar os melhores resultados em produtividade, inovao e colaborao.
Dividimos este e-book em trs etapas, montando um passo a passo para ajud-lo a avaliar (e melhorar) a
situao do dilogo interno na sua empresa. Na introduo, apresentaremos os principais conceitos de comunicao
interna, quais vantagens ela pode trazer e quais so as principais ferramentas que podem dar suporte a ela como
as redes sociais corporativas. No captulo 2, mostraremos como avaliar se a sua organizao est preparada,
incluindo um checklist de implantao para que voc no perca nenhum ponto. Por fim, na parte 3, daremos detalhes
sobre o processo de adoo (e quais desafios voc pode encontrar).
A ideia desse e-book comeou em 2012, quando lanamos o material educativo Sua empresa est preparada para
ter uma rede social corporativa? para ajudar empresrios na avaliao das demandas e necessidades de
comunicao interna. Desde ento, percebemos que, com a ajuda de algumas prticas de gesto interna e de

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endomarketing, possvel melhorar muito os resultados trazidos com as redes sociais corporativas. Por isso,
lanamos esse novo contedo rico, que aprofunda alguns conceitos do texto de 2012 e acrescenta a ele um passo
a passo para a estruturao de uma poltica consistente de dilogo interno.
Esperamos que esse e-book possa contribuir na implantao de uma estrutura consistente de comunicao interna.
Boa leitura!

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2 - Comunicao Interna
Empresas que possuem grandes barreiras na circulao de ideias costumam sofrer com focos de desinformao:
comentrios negativos e fofocas sem base que podem influenciar o corpo funcional. Sem uma poltica oficial de
comunicao, os boatos ficam mais fortes e a equipe perde integrao.
Como resolver esse problema na sua empresa? Basta planejar bem a comunicao interna. Em suma, ela
responsvel pela troca de informaes e incentivo troca de ideias entre membros de uma corporao dentro de
uma poltica estruturada e que contemple todos os setores. Quando o processo de comunicao bem
estabelecido, as melhorias so visveis no clima organizacional e na troca de informaes internas.
Quando falamos em estruturar a comunicao interna, alguns gestores se assustam e questionam se esse no
um processo complexo. Acredite: no . Basta voc planejar bem e seguir alguns pr-requisitos. Alm disso,
algumas tecnologias podem ajud-lo nesta tarefa de integrar a equipe e faz-la conversar mais.
No preciso ter receio para adotar esse tipo de sistema. Algumas solues disponveis no mercado, como as
redes sociais corporativas, contam com implantao e uso prtico.

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Comunicao interna funciona bem em empresas de todos os portes


Uma boa poltica de comunicao interna capaz de

informaes relevantes, o sistema foi fundamental para

melhorar resultados de companhias de todos os portes.

melhorar a divulgao interna por suas caractersticas

No caso da Acorda, especializada em terapias para

similares a de um site de relacionamentos. Cada

pacientes com doenas neurolgicas, foi possvel

colaborador tem um perfil para publicar fotos, vdeos e

estruturar uma estratgia em uma empresa com 350

mensagens ou outros contedos que desejar

pessoas e sem uma equipe especializada em

compartilhar com a equipe.

endomarketing. O resultado? A plataforma usada


conquistou o primeiro lugar no prmio da Nielsen

Uma das primeiras consequncias observadas pelos

Norman Group (NNG) para a melhor rede interna em

gestores da Acorda aps a implantao do Synapse

uma corporao.

a reduo no nmero de e-mails enviados e


recebidos. Os colaboradores buscam cada vez mais

Sem departamento de TI, a Acorda fez um projeto para

usar a nova ferramenta para compartilhar contedos e

montar uma estrutura de comunicao interna que

agilizar a divulgao interna.

agradasse a todos os colaboradores. Em conversas


com uma agncia de design, os executivos da

Se voc quer mais detalhes sobre este case, leia o texto

companhia decidiram investir em tecnologia. Fizeram

completo: Tecnologia ajuda mdia empresa a melhorar

um planejamento consistente e, em dezembro de 2011,

divulgao interna.

lanaram o Synapse. Desenvolvido com base nas


clssicas intranets, trata-se de uma rede social
corporativa.

Alm

de

servir

Planejamento de comunicao interna

para

armazenar

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2.1 - Mtricas importantes


O investimento em uma boa poltica de comunicao interna capaz de trazer vrios benefcios para a sua empresa.
Separamos abaixo as vantagens que observamos com mais frequncia nas organizaes que apostam nessa rea.
Os benefcios so:

I) Integrao entre os colaboradores


uma das maiores contribuies da comunicao

Por meio dessa interao, possvel resolver

interna (e das tecnologias de suporte) dentro de uma

problemas, criar novas solues, descobrir novas

empresa o incentivo ao colaborativismo. Mas, o que

formas, mais rpidas e eficientes, de desenvolver um

isso quer dizer? Resumidamente, colaborativismo

processo. uma maneira de ajudar a empresa a atingir

significa: pessoas trabalhando juntas para resolver

seus objetivos, seja pelo compartilhamento de

um problema comum. Colaborativismo tambm

informaes, pela rapidez na comunicao e pelo

implica

acesso comum ao contedo.

em

pessoas

dividindo

experincias,

conhecimento e contedo. Essas aes podem


acontecer pessoalmente, em tempo real, ou a distncia.
O foco est na interao entre as pessoas.

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II) Inovao
conseqncia da integrao entre os funcionrios, est

da alguma sugesto inovadora para produtos, servios

presente em ambientes com altos nveis de

ou processos corporativos. Quanto mais aberto ao

colaborao interna. Afinal, se vrias pessoas refletem

dilogo for o ambiente, mais inovao tende a surgir.

sobre uma questo da empresa, possvel que surja

III) Produtividade
alguns gestores nos questionam a respeito da

O segundo motivo a criao de um canal oficial de

influncia da comunicao interna na produtividade.

informao. Com uma poltica bem consolidada,

Uma estrutura bem consolidada capaz de deixar o

criam-se meios oficiais para distribuir novidades e

ambiente corporativo mais propcio ao trabalho,

comunicados dentro de uma organizao. Dessa

deixando seu corpo funcional mais produtivo. Isso se d

forma,

por dois motivos. O primeiro deles, como citamos

desinformao e comentrios negativos logo, o

acima, a criao de um espao p ara a reflexo

colaborador no perde tempo com dados falsos e tem

sobre os problemas da empresa, o que acaba

um trabalho mais assertivo.

possvel

esgotar

os

focos

de

gerando mais produtividade.

IV) Armazenamento de conhecimento


uma estrutura consolidada de comunicao interna

pode ser consultado pelo corpo funcional. possvel,

contribui para que informaes de interesse da

por exemplo, usar um grupo em uma rede social

empresa sejam armazenadas da forma adequada.

corporativa para publicar links e textos relevantes para a

Ou seja: voc cria um banco de dados relevante e que

equipe

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Comunicao interna gera aproximao entre parceiros e fornecedores


A comunicao interna permite criar um ambiente

aumento de produtividade.

restrito aos funcionrios de uma empresa ou ento

Empresas mais abertas tendem a ter um

aberto tambm parceiros e fornecedores. Tudo

relacionamento mais prximo, envolvendo parceiros

depende da inteno ao se implantar tal ferramenta.

e fornecedores em diferentes estgios do produto ou

preciso identificar o quanto a empresa est

servio. Os processos formais so apenas parte de

disposta a estender seus investimentos em

todas as formas de interaes possveis. Alm disso, o

colaborao para incluir parceiros e fornecedores.

crescimento no valor desses parceiros e fornecedores

Existem cadeias onde algumas empresas centralizam

faz parte da estratgia de negcios da empresa.

fortemente o poder de gerao de valor, e nesse caso a

Portanto, a aceitao e incentivo adoo de uma

opinio dos parceiros e fornecedores no teria tanta

estratgia (e ferrramenta) de comunicao interna

relevncia e seriam pouco requisitadas para as

poder envolver esses outros braos da empresa, caso

decises do dia a dia. Porm, mesmo nesse cenrio, o

assim ela deseje, mas isso ocorrer em diferentes

engajamento externo no desenvolvimento de produtos

intensidades, de acordo com o relacionamento entre as

ou suporte para demais atividades traz benefcios

partes.

concretos, principalmente na reduo de custos e

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2.2 - Ferramentas de comunicao interna


O investimento em uma boa poltica de comunicao interna capaz de trazer vrios benefcios para a sua empresa.
Separamos abaixo as vantagens que observamos com mais frequncia nas organizaes que apostam nessa rea.
Os benefcios so:

I) House organ
O jornal da empresa, como conhecido, uma

funcionrios e tem abrangncia equivalente

publicao peridica produzida com contedo de teor

circulao: quanto mais cpias, mais impacto ter.

jornalstico em formato de jornal, jornal-mural ou revista.

Porm, o alto custo para manter uma mdia do tipo e as

Ele tambm um meio de um fluxo j que a equipe

recentes polticas institucionais de economia de papel

de comunicao expe informaes para o corpo de

podem ser impeditivos para implementar essa soluo

II) TVs e rdios institucionais


Algumas empresas mantm, por meio de circuitos

receptores (os funcionrios). Por utilizarem suportes

internos, suas prprias TVs e rdios com contedos de

distintos, costumam chamar mais a ateno. Porm,

interesse dos colaboradores. Assim como o house

exigem mais infraestrutura tcnica na implantao e

organ, um meio de um fluxo s, com emissores (os

utilizao.

responsveis da comunicao) interagindo com

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III) Newsletter
Usa o mesmo princpio do house organ, s que

sendo um meio de um fluxo s, que pode no ser visto

disponvel na internet. Divulgado por e-mail ou outra

caso o funcionrio no abra seu correio eletrnico.

forma de comunicao online, contm mensagens de

um

interesse dos colaboradores. No contm as restries

massivas.

interessante

instrumento

para

mensagens

de custos geradas pelo house organ, mas continua

IV) Intranets
Conceito derivado da internet, uma rede privada

selecionada. Exige infraestrutura tecnolgica dentro da

acessvel somente para o corpo funcional. Nela,

empresa para suport-la. Se no for bem administrada,

possvel armazenar arquivos e divulgar mensagens

pode tornar-se apenas um depsito de informaes,

para a equipe. Permite um pouco mais de interatividade

sem propsito de comunicao.

entre os membros, dependendo da ferramenta

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V) Redes sociais corporativas


sistemas que usam a mesma dinmica de portais

capazes de enviar comunicados massivos para todo o

sociais abertos, como Facebook e Twitter, dentro da

grupo. Se a soluo adotada for um software instalado,

organizao. Permitem a troca de informaes entre a

pode exigir infraestrutura de TI porm, existem

equipe de comunicao e todo o corpo funcional, que

alternativas disponveis na nuvem, que requerem

pode se organizar em grupos e iniciar debates e

apenas o acesso internet.

conversaes sobre a empresa. uma boa opo, por

Nossa experincia neste segmento mostram que as

exemplo, para dar aos usurios um meio de tirar

redes sociais corporativas so ferramentas

dvidas e compartilhar conhecimento.

completas, dinmicas e que propiciam a criao de

Boa parte dessas ferramentas disponveis no mercado

um ambiente colaborativo nas empresas. Por isso,

contam com mensageiros instantneos para a troca de

focaremos os prximos captulos em uma estratgia de

mensagens

comunicao interna que conte com uma soluo do

privadas.

Algumas

delas

tambm

permitem a criao de lembretes de eventos e so

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gnero.

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3 - Como avaliar se minha empresa


est preparada?
Acima, mostramos os benefcios da implantao de uma boa ferramenta para a comunicao interna. Porm, para
que o processo traga bons resultados, preciso contar com um bom planejamento e diagnstico. A sua empresa
conta com uma cultura propcia para a troca de ideias? Acredite: se voc comear a mudar esse paradigma, voc
ter resultados muito melhores. Neste captulo, vamos ajud-lo nesta avaliao.

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3.1 - Necessidade e objetivos da empresa


Antes de mais nada, sua empresa precisa estar consciente sobre os problemas de comunicao que
atrapalham os trabalhos atualmente. Alguns exemplos:
Vocs tm e-mails em excesso?
Perdem muito tempo buscando e recuperando conhecimento?
Os usurios interagem pouco entre si?
H pouca inovao gerada internamente?
H grandes problemas com desinformao e comentrios maliciosos?
As respostas para essas questes podem ajud-lo a ver se sua empresa precisa logo de uma estrutura consistente
de comunicao interna e que pode contar com o suporte de uma rede social corporativa.
Em segundo lugar, importante definir necessidades e objetivos pelas reas que podem ser impactadas pelo uso
de uma rede social corporativa, principalmente por parte dos seus diretores e gestores. Algumas perguntas que
podem ser respondidas:
O que se espera da ferramenta?
Como ela pode contribuir para gestores e colaboradores? Ela ser um canal de comunicao nico ou complementar?
igualmente importante deixar claros os impactos da adoo e uso da rede, evitando ambigidades. Alm disso,
definir um processo mensurvel e passvel de acompanhamento necessrio. Nesse processo, a comparao com
ferramentas existentes e em uso tambm vlida, para mostrar as diferenas e vantagens.

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Como uma rede social corporativa pode resolver problemas internos


Em muitos casos, o uso efetivo de uma rede social

No lugar de contratar uma agncia de publicidade para

corporativa pode resolver problemas estratgicos na

resolver a parte tecnolgica, os profissionais criaram

sua empresa. Quer um exemplo? Em 2009, a Ford,

tpicos dentro da rede social corporativa para debater

uma das grandes empresas automobilsticas de porte

como viabilizar o projeto. Em horas, profissionais do

multinacional, precisava planejara a campanha de

setor de TI comearam a fazer sugestes e trouxeram

lanamento de um novo veculo. A equipe responsvel

alternativas. O planejamento, previsto para durar

pretendia fazer uma srie de eventos de apresentao

quatro meses, levou s duas semanas.

do veculo em vrias cidades norte-americanas e um

Quer saber mais sobre esse caso de bom uso das

mapa online para que os consumidores pudessem

redes sociais corporativas? Leia o texto completo:

acompanhar o tour.

Empresa cria campanha de marketing com ajuda de


software de colaborao.

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3.2 - Checklist de implantao


Para ajud-lo a saber se sua empresa est pronta para uma rede social corporativa, criamos uma checklist com os
quatro tpicos necessrios para voc acompanhar. Se voc cumprir devidamente esses pontos, h grandes
chances de a rede social corporativa ter grande aderncia na sua organizao.
Os quatro pontos que voc deve levar em conta antes de adotar uma rede social corporativa so:

I) Conexo adequada com a web


um dos pr-requisitos para garantir sucesso na poltica

voc libere a navegao nas redes sociais

de comunicao interna o acesso web bem

corporativas, at para migrar os debates feitos em

distribudo por toda a empresa. Independente da

sites de relacionamentos para a nova ferramenta.

poltica de bloqueio de sites externos, sugerimos que

II) Grupo de trabalho para comunicao interna


independente do tamanho da sua empresa, preciso

Geralmente, essas equipes costumam ter funcionrios

ter um ou mais profissionais para cuidar da implantao

com mais aptido em marketing e tecnologia. Eles

da poltica e da ferramenta de comunicao interna.

sero essenciais para garantir o sucesso do processo.

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III) Equipe de teste


se voc adotar uma rede social corporativa, vale a pena

voc poder ver as adaptaes necessrias para fazer

escolher um departamento especfico para testar a

no sistema.

ferramenta antes de divulg-la para todo o grupo. Ali,

IV) Consolidao da poltica de comunicao interna


o plano de comunicao um norte para todas as

parceiros etc.) e que tipo de mensagem ser distribuda

decises tomadas pela empresa em relao ao

(comunicados, recados informais etc.).

assunto; uma referncia para ser seguido. E ele no

Se voc cumprir devidamente todos esses passos, h

difcil de redigir basta apenas levar em conta alguns

grandes chances de ter sucesso. E, se voc precisar de

aspectos fundamentais e complement-los de acordo

auxlio para cumprir alguma dessas etapas, vale a pena

com os interesses da instituio. Ele precisa conter:

considerar a contratao de uma consultoria externa.

para quem voc quer comunicar (funcionrios,

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4 - Processo de Adoo
4.1 - preciso incentivar
Bons resultados na implantao de programas que envolvem esse tipo de tecnologia dependem, primordialmente
do estgio de maturidade digital da empresa, mas tambm de planejamento e educao. O ideal que, durante o
processo, voc identifique os funcionrios que so relevantes para todo o grupo, pessoas que incentivam as redes
de relacionamento, seja no meio virtual ou no. Uma poltica de incentivo de participao tambm essencial. Para
tanto, possvel organizar campanhas offline que mostrem os benefcios da rede e como fcil adotar a ferramenta.
Por fim, deixe um canal aberto para suporte tcnico, j que alguns colaboradores podem demandar ajuda ou
precisar de algum para tirar dvidas.
Pelo o que observamos no mercado, um ambiente com restries s interaes online no propicio para a difuso
de uma rede social corporativa. O planejamento da implantao deve oferecer um ambiente livre para as interaes,
propor objetivos, metas e cdigos de conduta, que funcionem como fatores motivacionais para seus participantes.

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4.2 - Quem precisa estar envolvido?


O apoio e incentivo a uma iniciativa, como a implantao de uma rede social corporativa, deve partir tanto de cima,
como de baixo, na hierarquia organizacional. Ou seja, diretores e gestores, assim como os colaboradores precisam
adotar e tornar isso algo viral. A promoo boca a boca ainda se mostra muito eficiente.
Durante o processo, o setor de TI precisa estar envolvido, principalmente quando se trata de suporte, segurana e
integrao com outros sistemas. A TI deve estar alinhada com as estratgias de negcio da empresa, pois um
importante influenciador, assim como os setores de Marketing e de Comunicao.
Por estar estritamente ligada ao relacionamento entre pessoas, a aplicao das redes sociais corporativas tambm
precisa de participao ativa do setor de Recursos Humanos. possvel afirmar, que em muitos casos, essa rea
responsvel pela deciso da compra, levando em conta o histrico da empresa e seus colaboradores.

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4.3 - Polticas de uso


As polticas de uso das redes sociais devem se preocupar em orientar e tratar dos riscos relativos ao uso da
tecnologia da informao, como limitaes referentes segurana de dados e reputao da empresa. Algumas
situaes podem ser minimizadas pela adoo de um regulamento, que pode estar no prprio regulamento interno
da empresa ou em documento separado. Esse passo pode ser feito em um segundo momento, mas importante
que a sua organizao decida criar uma poltica de uso documentada.
A definio de uma poltica interna precisa tratar algumas questes fundamentais:

I) Base de clientes
o que acontece quando o funcionrio deixa a empresa?
Seus contatos pertencero empresa ou ao
funcionrio?

II) Segurana da informao


o envio de dados pelas redes facilitado e,
dependendo da segurana em TI adotada, pode ser
fcil vazar informaes sigilosas da empresa.

III) Divulgao indevida de marca, nome e imagem


a vinculao da marca, nome ou imagem da empresa a

para resciso do contrato de trabalho e os funcionrios

situaes constrangedoras na rede pode ser causa

precisam estar cientes disso.

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IV) Amizade com colegas de trabalho


como sua empresa v isso nas redes sociais? Deseja

estar alinhados com os direitos fundamentais dos

vedar ou orientar? Os valores da corporao devem

funcionrios.

V) Postagens sobre clientes, comentrios polticos ou sobre


os negcios da empresa
sem orientao, esse tipo de ao pode gerar
problemas tanto para a empresa, como para o
funcionrio.

VI) Monitoramento e privacidade


se sua empresa ir monitorar os funcionrios no

embora publicaes sem restries de privacidade so,

ambiente de trabalho, preciso deixar isso claro,

pela essncia, de acesso pblico.

VII) Uso da imagem dos colaboradores


a empresa no pode utilizar a imagem de seus

pode ser colhido j na adeso poltica da empresa

funcionrios sem sua autorizao. Esse consentimento

pelo trabalhador.

Ainda assim, importante destacar alguns aspectos bsicos para o relacionamento das redes sociais: evitar entrar
em polmicas, repassar fofocas e boatos, falar mal de colegas ou do chefe ou ainda postar fotos ou opinies que
possam prejudicar a imagem do colaborador e seu futuro dentro da empresa.
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5 - Concluso
Frente aos benefcios j apresentados relativos a implantao das redes sociais corporativas, conclui- se que proibir
seu uso ir contra as tendncias modernas de networking empresarial. Alm disso, no considerar sua implantao
resulta no aumento no risco da gerar falta de engajamento dos colaboradores e reduo de competitividade da
empresa.
O envolvimento das pessoas fundamental, por isso, preciso identificar lideranas nos setores diretamente
impactados pela implantao da ferramenta de modo que analisem o uso da rede e incentivem sem uso. Alm de
gestores, a TI e o RH so as principais reas, que precisam acompanhar os processos de deciso e implantao.
Resumidamente, podemos afirmar que, antes de implantar uma rede social corporativa preciso analisar os hbitos
dos funcionrios e preparar tanto a empresa quanto os colaboradores. No entanto, para alcanar uma boa eficcia,
a empresa precisa definir seus objetivos, conscientizar os colaboradores e estabelecer regras claras, para que se
faa o melhor uso do sistema. O aprimorando na comunicao ser perceptvel, assim como o aumento do
colaborativismo e a melhora na produtividade.
Esperamos que esse texto ajude-o a ver os benefcios que esse sistema pode trazer e como sua empresa pode
usufruir dos melhores resultados com ele.
Se voc quiser mais informaes sobre o processo de implantao e os benefcios das redes sociais corporativas
para as empresas, sugerimos a leitura dos nossos outros materiais educativos sobre comunicao interna. Todos
so gratuitos. Alm disso, publicamos semanalmente no nosso blog artigos sobre inovao e boas prticas nessa
rea. Voc pode l-los em http://blog.socialbase.com.br.
Por fim, se voc optar por uma rede social corporativa, gostaramos de convid-lo a experimentar nossa soluo, a
SocialBase. Ela contm recursos avanados para melhorar a comunicao interna da sua empresa. Alm disso,
oferecemos pacotes de consultoria para que o processo de implantao seja o mais bem sucedido possvel. Entre
em contato conosco: http://www.socialbase.com.br/fale-conosco/
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