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Unidad N3.

Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2


Actividad: Documentacin de procesos

Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una


vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener
el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso
de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo
definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental del
Sistema de Gestin de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe
solucionar los siguientes tres puntos:
1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante una
grfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia
u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los
procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora
continua.
se denomina estructura documental a la forma como se articulan e
interrelacionan los documentos del SGC, para formar un sistema coherente,
funcional y til.
MANUAL DE CALIDAD

MAPA DE PROCESOS, CARACTERIZACION DE PROCECOS

PROCEDIMIENTO
FORMATOS E INSTRUCTIVOS
REGISTROS

2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del


Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que
debera documentarse primero de acuerdo al punto anterior,
posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que
luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos
aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.
Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.
La documentacin del sistema de gestin de la calidad debe incluir:
Declaraciones documentadas de una poltica de la calidad y de objetivos de la
calidad,
un manual de la calidad,
Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma
Internacional, y
Los documentos, incluidos los registros que la organizacin determina que
son necesarios para asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control
de sus procesos.
NOTA 2 La extensin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad
puede diferir de una organizacin a otra debido a:
El tamao de la organizacin y el tipo de actividades,
La complejidad de los procesos y sus interacciones, y
la competencia del personal.
NOTA 3 La documentacin puede estar en cualquier formato o tipo de medio.
- Manual de la calidad
La organizacin debe establecer y mantener un manual de la calidad que
incluya:
a) el alcance del sistema de gestin de la calidad, incluyendo los detalles y la
justificacin de cualquier exclusin

b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin


de la calidad, o referencia a los mismos,

A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.

B.

Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo,


formatos, listados, y dems documentacin aplicable al proceso
seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada
implementacin, mantenimiento y mejora continua.
Manual de Calidad: es el documento que especfica el Sistema de
Gestin de la Calidad de la UNAD, en l se detalla el alcance del
sistema de gestin de la calidad los procedimientos documentados
establecidos para el sistema de gestin, o referencia a los mismos as
como la descripcin de la interaccin entre sus procesos.

Mapa de Procesos: Representacin grfica de la identificacin de los


procesos de la entidad y se definen sus interacciones.
Caracterizaciones de proceso: tiene como finalidad describir el
proceso, definiendo entre otros, el objetivo, alcance, responsable, los
recursos necesarios para su operacin y los indicadores necesarios para
garantizar su control.
Procedimientos: Especifican de manera detallada la forma de ejecutar
las diferentes actividades tendientes al cumplimiento de los objetivos de
los diferentes procesos identificados en el Sistema. Dichos
procedimientos cuentan con una documentacin de referencia como son
los formatos e instructivos:
Instructivos: orientan a los funcionarios sobre la forma detallada y
especifica de adelantar una actividad que se encuentra involucrada en los
procedimientos.
Formatos: determinan para ciertos casos el documento soporte del
procedimiento donde se deben realizar ciertos registros.
Registros del Sistema: conjunto de evidencias que se generan una vez
se han adelantado las diferentes actividades del proceso. Estos deben
gestionarse y controlarse a partir de lo estipulado en ell procedimiento
para el Control de Formatos y Mantenimiento de Registros (P-GQ-GC

Nota: la respuesta a este punto podr entregarse en ste documento o


enviarse de manera anexa a travs de compresores como WInZip o WinRar.

Conclusiones
1. Se logr concluir en este trabajo que la estructura de manuales, procedimientos, formatos,
documentos son necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestin de Calidad

2 Que la implementacin del sistema de gestin de la calidad de cualquier organizacin contrib


calidad, mapa de procesos, Caracterizaciones de proceso, Procedimientos, Instructivos, formato
.

3.

4.

5.

Determina la secuencia e interaccin de un proceso.


Realiza la documentacin del proceso.