Anda di halaman 1dari 16

MAKALAH

STRUKTUR ORGANISASI
Disusun untuk :
Memenuhi Sebagian Tugas Manajemen Perkantoran

Oleh :
Eki Emiruliana
Intan Anggraini

AKADEMI SEKRETARI MANAJEMEN


MADIUN
TAHUN 2013/2014

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Inayah,
Taufik dan Hinayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam
bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai
salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca.
Harapan kami semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman
bagi para pembaca, sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini untuk
kedepannya dapat lebih baik.
Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami miliki
sangat kurang. Oleh kerena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan
masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.

Madiun, 6 Maret 2014

Penyusun

DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.................................................................................... i
DAFTAR ISI...................................................................................................

ii

BAB I
PENDAHULUAN..........................................................................................

1.1 Latar Belakang.........................................................................................

1.2 Rumusan Masalah....................................................................................

1.3 Tujuan......................................................................................................

1.4 Manfaat....................................................................................................

BAB II
PEMBAHASAN.............................................................................................

2.1 Pengertian dan fungsi struktur organisasi................................................

2.2 Unsur-unsur dan tipe struktur organisasi.................................................

2.3 Bentuk-bentuk bagan struktur organisasi................................................

2.4 Tugas, wewenang, dan tanggungjawab..................................................

2.5 Pengorganisasian pekerjaan kantor.........................................................

10

2.6 Pengorganisasian terhadap office service...............................................

11

BAB III
PENUTUP........................................................................................................

13

3.1 Kesimpulan................................................................................................

13

Daftar Pustaka...................................................................................................

14

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Setiap manusia dalam perjalanan hidupnya selalu akan menjadi anggota dari beberapa
macam organisasi, seperti organisasi sekolah, perkumpulan olahraga, kelompok musik,
militer ataupun organisasi perusahaan. Organisasi sendiri tumbuh dari adanya kebutuhan
manusia untuk bekerjasama. Manusia dipaksa bekerja untuk kerjasama agar dapat mencapai
tujuan pribadi yang disebabkan oleh adanya keterbatasan fisik, biologis, psikologis dan
sosial. Kerjasama dapat lebih produktif dan tidak mahal dalam segala keadaan dengan
adanya struktur organisai. Organisasi sebagai pengelompokkan aktivitas yang diperlukan
untuk mencapai sasaran, penugasan setiap pengelompokkan kepada seorang manajer dengan
wewenang yang diperlukan untuk mengawasinya, dan saran untuk mengkoordinasi secara
horizontal dan vertical keseluruhan struktur perusahaan.
Organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Salah satu fungsi manajemen yang berperan penting dalam pencapaian operasi
perusahaan secara efektif dan efisien adalah pengorganisasian. Fungsi pengorganisasian yang
didefinisikan oleh Robbins adalah suatu aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus
dikerjakan, siapa yang melaksanakannya, bagaimana tugas tersebut dikelompokkan dan
didistribusikan, kepada siapa akan dilaporkan hasilnya, dan dimana keputusan mengenai hal
tersebut dibuat.

Prinsip pengorganisasian yang banyak digunakan oleh banyak manajer berasal dari
berbagai teori manajemen yang telah berkembang sejak lama. Prinsip ini memberikan
petunjuk dasar yang berguna dalam mendesain beberapa aktivitas perusahaan untuk
memandu pencapaian yang telah direncanakan. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi ini
akan dibahas pada bab selanjutnya.
1.2 Rumusan Masalah :
1. Apa pengertian, fungsi, dan unsur dari struktur organisasi serta bagaimana bentuk-bentuk
bagannya?
2. Apa yang dimaksud dengan tugas, wewenang dan tanggungjawab?
3. Bagaimana pengorganisasian pekerjaan kantor?
4. Bagaimana pengorganisasian terhadap office service?
1.3 Tujuan
1. untuk mengetahui pengertian, fungsi, dan unsur dari struktur organisasi serta bagaimana
bentuk-bentuk bagannya
2. Untuk mengetahui pengertian

dan

hubungan

antaran

tugas,

wewenang

dan

tanggungjawab
3. Untuk mengetahui bagaimana pengorganisasian dalam pekerjaan kantor
4. Untuk mengetahui bagaimana pengorganisasian terhadap office service
1.4 Manfaat
Diharapkan dapat memberikan sumbangan yang berharga dalam memperkaya ilmu
pengetahuan khususnya dalam hal struktur organisasi dan dapat bermanfaat bagi penyusun
dan pembaca dalam mempelajari hal tentang srtuktur organisasi
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian dan fungsi struktur organisasi
Pengertian struktur organisasi dari beberapa tokoh :

1. Menurut Prof. Komaruddin


Struktur organisasi adalah suatu susunan yang terdiri atas fungsi-fungsi dan hubunganhubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan.
2. Menurut Winardi dalam bukunya Teori Organisasi & Pengorganisasian Struktur
Organisasi adalah spesifikasi dari aktivitas-aktivitas kerja serta menunjukkan bagaimana
fungsi atau aktivitas-aktivitas yang berbeda berkaitan satu sama lain dalam suatu
organisasi tersebut.
Kami simpulkan bahwa, Struktur Organisasi ialah suatu susunan dan hubungan antara tiap
bagian secara posisi pada perusahaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai
suatu tujuan dimana para pekerja dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal.
Fungsi struktur organisasi
1. Memberi kejelasan tentang ekspektasi kinerja
2. Menghindari timbulnya duplikasi
3. Terbentuknya suatu arus aktifitas kerja
4. Saluran-Saluran Komunikasi
5. Mekanisme-mekanisme yang mengoordinasi
6. Upaya-upaya yang difokuskan
2.2 Unsur-unsur dan tipe struktur organisasi
Unsur-unsur yang dimiliki oleh struktur organisasi meliputi :
1. spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok
kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi
satuan-satuan kerja
2. Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk
menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan
3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsifungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak)


kekuasaan pembuatan keputusan.
5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja
TIPE STRUKTUR ORGANISASI
1. Struktur organisasi lini : menggambarkan secara jelas wewenang dari atasan secara
vertikal kepada bawahan
Ciri-ciri : organisasi kecil, jumlah karyawan sedikit, wewenang pekerjaan sederhana
Kelebihan :

Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung


dengan bawahan dan terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu

tangan.
Proses pengambilan keputusan cepat.
Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahan :

Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu

melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.


Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.
2. Struktur organisasi fungsional : pimpinan tidak mempunyai bawahan secara jelas dan
setiap atasan mempunyai wewenang dalam memberikan perintah kepada setiap bawahan,
sepanjang masih ada hubungan terhadap fungsinya. Jadi, satu bawahan bisa mempunyai
atasan lebih dari satu dan berbeda.
Kelebihan :
Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.

Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.


Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.
Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Kelemahannya :

Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.

Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga
sering timbul konflik.

3. Struktur organisasi garis dan staf : merupakan metode kombinasi


Cirri-ciri : tugasnya beragam, karyawan banyak sehingga pimpinan tidak bisa bekerja sendiri,
staf adalah orang yang benar-benar ahli.
Kelebihannya :

Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan
perusahaan.

Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat


adaya staf ahli.

Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.

Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.

Kelemahannya :

Rasa

solidaritas menjadi
berkurang,

karena

karyawan

menjadi

tidak

saling mengenal.

Atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal


kewenangannya berbeda.

Kesatuan komando berkurang.

Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan
pelaksanaan tugas.

2.3 Bentuk-bentuk bagan struktur organisasi


1. Bentuk horizontal

2. Bentuk vertikal

3.Bagan lingkaran

4.bentuk staf pyramidal

5.Bentuk fungsional piramidal


garis

7.Bentuk matrik

piramidal

8. Bentuk sirkular

6.

Bentuk

2.4 Tugas, wewenang, dan tanggungjawab


Tugas diartikan menjadi sesuatu yg sudah sewajibnya dan harus dilakukan bagi seorang
individu dalam suatu pekerjaannya,
Wewenang merupakan dasar untuk bertindak, berbuat, dan melakukan kegiatan/aktivtas
dalam suatu perusahaan. Wewenang sangat penting bagi seseorang, sebab :
Wewenang merupakan dasar hukum bagi seorang untuk dapat melakukan pekerjaan

atau tugas-tugasnya
Wewenang
selalu akan menciptakan power (kekuasaan), right (hak) dan

responsibility
Wewenang menyebabkan perintah-perintah manajer dipatuhi
Wewenang menyebabkan tolok ukur kedudukan, sifat pekerjaan dan tanggung jawab

seorang karyawan dalam perusahaan


Wewenang menjadi batas apa yang boleh dikerjakan dan apa yang tidak boleh
dikerjakan seseorang

Tanggung jawab adalah keharusan untuk melakukan semua kewajiban/tugas-tugas yang


dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang yang diterima/dimilikinya

Tanggung jawab tercipta karena adanya penerimaan wewenang


Tanggung jawab harus sama dengan wewenang yang dimiliki
Tanggung jawab tidak dapat dilimpahkan kepada orang atau pihak lain. Wewenang
diterima maka tanggung jawabnyapun harus juga diterima.

2.5 Pengorganisasian pekerjaan kantor


Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor ada 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, yaitu :
1. Asas sentralisasi (pemusatan)
Semua pekerjaan kantor dalam organisasi dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah
satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul
pekerjaan operatif (tugasutama)
Keuntungan asas sentralisasi :
1. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya.
2. Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip
3. Mudah melakukan pengawasan
4. Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor
Kerugian asas sentralisasi :
1. Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan
oleh unit tatausaha.
2. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.
3. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
2. Asas desentralisasi (pemencaran)
masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan
tugas utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan
organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi.
Keuntungan asas desentralisasi :
1.
Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing.
2.
Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan yang bersangkutan.
3.
Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu.
4.
Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.
Kerugian asas desentralisasi
1. pekerjaan akan terlalu bebas.

2. Kurang terdapat harmonisasi dalam organisasi.


3. Adanya pemborosan biaya
3. Asas campuran
Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi pusat untuk melayani
semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan
untuk melayani pekerjaan yang tidak dilaksanakan oleh kantor pusat.
Keuntungan asas campuran
1. pekerjaan kantor cepat terselesaikan
2. pekerjaan kantor selesai sesuai dengan yang diharapkan
kerugian asas campuran
1. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja
2. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.
2.6 Pengorganisasian terhadap office service
Dalam pengertian yang umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan
oleh sekelompok orang utuk mencapai tujuan tertentu. Sistem di dalam organisasi terdiri
dari 3 unsur yang berbeda, yaitu sekelompok orang, kerjasama dan tujuan tertentu.
koordinasi, yaitu keselarasan di antara orang-orang maupun kegiatan-kegiatannya sehingga
semuanya berlangsung secara tertib dan seirama ke arah tercapainya tujuan organisasi.
Dengan adanya koordinasi dapat dihindarkan adanya kekacauan, percekcokan, duplikat
kerja atau kekosongan kegiatan. orang-orang

dalam

organisasi harus mempunyai

wewenang-wewenang tertentu. Demikian pula harus ada wewenang memberikan perintah


dan menyelenggarakan koordinasi dalam setiap

organisasi.Wewenang-wewenang pada

tingkat teratas sebagai sumbernya berada di tangan pemimpin. Jadi, Kerjasama harus
mengikuti pembagian wewenang dan di bawah kepemimpinan sesuatu pihak di antara
orang-orang itu. Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh
maka tataraga harus memenuhi dua syarat, yaitu : efisien dan sehat. Efisien : apa yang

dikerjakan sesuai dengan tujuan sasaran organisasi. Sehat berarti organisasi itu mempunyai
bentuk yang teratur di mana masing-masing bidang kerja beserta pajabat, tugas dan
wewenangnya dapat menjalankan peranannya dengan baik. Tangung jawab terakhir mengenai
penunaian secara sepatutnya dari seluruh tugas yang berarti tercapainya tujuan organisasi berada di
atas pundak pihak pimpinan. Jadi, pemimpin organisasi bertanggung jawab atas tercapainya tujuan
organisasinya.

Untuk memperjelas rangkaian ketergantungan dalam pencapaian tujuan organisasi dapat


dilihat dalam bagan di bawah ini :
Tujuan
Pekerjaan
Fungsi
Tugas
Pelimpahan wewenang
Permintaan Tanggungjawab
Kewajiban bertanggungjawab

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Organisasi adalah setiap system kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang utuk
mencapai tujuan tertentu. sedangkan Struktur organisasi ialah suatu susunan dan hubungan
antara tiap bagian secara posisi pada perusahaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk

mencapai suatu tujuan dimana para pekerja dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan
secara formal. Asas yang melandasi semua organisasi adalah the principle of coordination
(asas Koordinasi). Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara
penuh maka tataraga harus memenuhi dua syarat, yaitu : efisien dan sehat. Dalam
hubungannya dengan organisasi keseluruhannya maka pengorganisasian tatausaha dapat
memakai asas pemusatan (sentralisasi), asas pemencaran (desentralisasi), atau asas
campuran. Struktur organisasi memiliki tiga tipe berupa Struktur organisasi lini, Struktur
organisasi fungsional, Struktur organisasi garis dan staf. Selain itu, struktur organisasi juga
memiliki beberapa unsur-unsur untuk memudahkan pekerjaan, yakni berupa : spesialisasi,
standardisasi, koordinasi, sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, dan ukuran
satuan kerja

DAFTAR PUSTAKA
http://rizfamoslem.blogspot.com/
http://kadry-yoi.blogspot.com/2011/11/masalah-masalah-pencapaian-koordinasi.html
http://mohamadkemaludin.wordpress.com/2010/11/28/koordinasi/
http://vivitardyansah.blogspot.com/2011/01/pengertian-koordinasi.html

http://satriagosatria.blogspot.com/2009/12/pengertian-wewenang.html
http://tyoset.blogspot.com/2012/01/struktur-lini-dan-staf.html
http://ekacyliiaa.blogspot.com/2010/05/wewenang-lini-staf-dan-fungsional.html
http://gyakuza.wordpress.com/2011/02/01/9-wewenang-dan-delegasi/
http://organisasi.org/definisi_pengertian_sentralisasi_dan_desentralisasi.html