BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Suatu perusahaan pada saat didirikan mempunyai tujuan yang berbeda, namun pada
umumnya tujuan perusahaan adalah mendapatkan laba atas hasil usaha yng dijalankan.
Seiring dengan berkembangnya perusahaan dibutuhkan lebih banyak tenaga kerja untuk
menunjang kegiatannya, namun terkadang ditemui kesulitan dalam pencarian tenaga kerja
yang berkualitas karena harus mempertimbangkan kesejahteraan dan upah yang kompetitif
dengan peusahaan lain. Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima tenaga kerja
berdasarkan kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan Upah adalah balas
jasa dalam bentuk uang yang diterima berdasarkan jam kerja yang telah ditentukan.
Dalam sistem penggajian, data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai dikumpulkan
kemudian dilakukan penghitungan gaji bagi tiap pegawai dan selanjutnya mengeluarkan cek
pembayaran kepada pihak pegawai. Karena kompleksitas akuntansi yang berkaitan dengan
gaji, kebanyakan perusahaan memiliki sistem terpisah untuk pemrosesan pembayaran gaji.
Prosedur pengupahan dan penggajian yang baik seharusnya dijalankan dengan efektif.
Untuk itu maka diperlukan informasi yang relevan sebagai sarana komunikasi yang nantinya
dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bagi pihak yang berkepentingan. Informasi
merupakan kebutuhan utama manajemen dalam melaksanakan fungsi-fungsinya. Manajemen
membutuhkan banyak informasi agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Informasi yang
banyak tersebut tidak mungkin ditampung seluruhnya oleh manajemen. Untuk itu diperlukan
suatu sistem yang dapat mendukung kebutuhan manajemen dalam mengelaola perusahaan
yaitu sistem informasi akuntansi.
Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu sarana untuk melakukan pengendalian
terhadap prosedur pengupahan dan penggajian agar pelaksanaannya dapat berjalan sesuai
rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan adanya Sistem Informasi
Akuntansi yang baik diharapkan dapat menghindari penyimpangan-penyimpangan yang
terjadi di perusahaan. Oleh sebab itu sangatlah jelas bahwa sistem informasi mempunyai
hubungan yang erat dengan sistem pengupahan dan penggajian.

B. Rumusan Masalah
Pokok permasalahan yang kami angkat dalam makalah ini adalah:
1. Apa saja aktivitas yang ada dalam sistem penggajian dan pengupahan?
2. Apa saja informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem penggajian dan
3.
4.
5.
6.

pengupahan?
Apa saja dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan?
Apa saja catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan?
Apa saja fungsi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan?
Bagaimana unsur pengendalian internal dalam sistem penggajian dan pengupahan?

C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari observasi yang kami lakukan adalah:
1. Mengetahui aktivitas yang ada pada sistem penggajian dan pengupahan.
2. Untuk mengetahui informasi yang diperlukan pada sistem penggajian dan
pengupahan.
3. Mengetahui dokumen apa saja yang ada di dalam sistem penggajian dan pengupahan.
4. Mengetahui catatan akuntansi yang digunakan pada sistem penggajian dan
pengupahan.
5. Mengetahui fungsi yang terkait pada sistem penggajian dan pengupahan.
6. Mengetahui bagaimana unsur pengendalian internal pada sistem penggajian dan
pengupahan.
D. Manfaat Penulisan
1. Bagi penulis, laporan observasi ini diharapkan dapat lebih mengembangkan
kemampuan dan sebagai sarana untuk memperbaiki sikap dimasa mendatang dalam
membuat suatu laporan.
2. Bagi pembaca agar mengetahui bagaiman SIA bekerja dalam suatu perusahaan
terutama dalam pengendalian sistem pengupahan dan penggajian.
3. Bagi penulis lain, laporan ini bisa menjadi referensi/rujukan untuk pembuatan laporan
selanjutnya dan menganalisis SIA dalam pengendalian internal lainnya.
4. Bagi perusahaan, laporan ini diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk
menetapkan atau menjalankan sistem informasi akuntansi yang telah ada terutama
yang berhubungan dengan pengupahan dan penggajian.

BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Sistem Penggajian Dan Pengupahan
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan
fungsi kepegawaian, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan. Fungsi kepegawaian
bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penurunan pangkat,
promosi, mutasi, dan penghentian karyawan dari pekerjaannya dan penetapan tunjangan bagi
kesejahteraan karyawannya. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan
pembayarangaji dan upah bagi kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab
atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan
perhitungan harga pokok produk dan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

2.2 Informasi Yang Diperlukan Oleh Manajemen

Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan
adalah:
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi
tertentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggung jawaban
selam periode akuntansi tertentu.
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi
tertentu.
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap
pertanggung jawaban selama periode akuntansi tertentu.

2.3 Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah:
1.
2.
3.
4.
5.

Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.

Kartu jam hadir.
Kartu jam kerja.
Daftar gaji dan daftar upah.
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah.
4

6. Surat pernyataan gaji dan upah.

7. Amplop gaji dan upah.
8. Bukti kas keluar.
Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi
kepegawaian berupa surat keputusan yang bersangkkutan dengan karyawan, seperti surat
keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan
pangkat,pemberhentian sementara dari pekerjaan, pemindahaan dan lain sebagainya.
Kartu Jam Hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam
hadir karyawan di perusahaan. Catatan ini berupa daftar hadir biasa, dan berbentuk kartu
hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
Kartu Jam Kerja. Dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Daftar Gaji dan Daftar Upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upahdari setiap
karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh 21, utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah. Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan
upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang
produksinya berdasarkan pesanan , rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah
langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.distribusi
ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan rekap daftar gaji dan upah
Surat Pernyataan Gaji dan Upah. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan
upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah
dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan rincian gaji dan
upah yang diterima setiap karyawan beserta setiap potongan yang menjadi beban setiap
karyawan.
Amplop Gaji dan Upah. Uang gaji dan karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam
amplop gaji dan upah. Dihalam depan berisi informasi mengenai nama karyawan nomor
identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.

Bukti Kas Keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah
yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

2.4 Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah:
1.
2.
3.
4.

Jurnal Umum.
Kartu Harga Pokok Produk.
Kartu biaya.
Kartu penghasilan karyawan

Jurnal Umum. Dalam pencatatan jurnal ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya
tenaga kerjake dalam setiap departemen dalam perusahaan.
Kartu Harga Pokok Produk. Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja
langsung yang digunakan untuk pesanan tertentu.
Kartu Biaya. Yang digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya
tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan.sumbernya dari bukti kartu
memorial. Kartu biaya dapat menggunakan formulir rekening dengan debit lebar(wide debit
ledger).
Kartu Penghasilan Karyawan. Catatan yang digunakan untuk mencatat penghasilan dan
berbagai potonganyayang diterima oleh setiap karyawan. Informasi ini digunakan untuk dasar
perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan , kartu ini juga digunakan
sebagai tanda terima gaji dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang
bersangkutan.

2.5 Fungsi Yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai
berikut:

1.
2.
3.
4.
5.

Fungsi Kepegawaian.
Fungsi Pencatat Waktu.
Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah.
Fungsi Akuntansi.
Fungsi Keuangan.

Fungsi Kepegawaian. Fungsi bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,menyeleksi

calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tariff
gaji dan upahkaryawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan
pemberhentian karyawan.
Fungsi Pencatat Waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan
waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik
menyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi
operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dab upah.
Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah. Fungsi ini bertanggung jawab untu membuat
daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.
Fungsi Akuntansi. Dalam sistem ini fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat
kewajiban yang timbul dalam hubunganya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan

Bagian Utang. Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistempenggajian
dan pengupahan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti
yang terdapat dalam daftar gaji dan upah

Bagian Kartu Biaya. Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem
penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya kedalam
kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan
kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).

Bagian Jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab
untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.

Fungsi Keuangan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji
dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Dan kemudian uang tersebut dimasukkan
ke amplop gaji dan upah karyawan.
7

2.6 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1.
2.
3.
4.
5.

Prosedut pencatatan waktu hadir

Prosedur pembuatan daftar gaji
Prosedur distgribusi biaya gaji
Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Prosedur pembayaran gaji

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedut berikut ini:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Prosedut pencatatan waktu hadir

Prosedur pencatatan waktu kerja
Prosedur pembuatan daftar upah
Prosedur distribusi biaya upah
Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Prosedur pembayaran upah

Prosedur Pencatatan Waktu Hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir
karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan
menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir
dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir
dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi
secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine).
Prosedur Pencatatan Waktu Kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya
berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di
fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan
yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai
dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar
gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar
pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan
karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah. Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja
didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
8

Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga
pokok produk.
Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk
menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek
tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru
bayar (pay master).

2.7 Aktivitas Penggajian

1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)

Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian

melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis
perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian,

perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan
penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam
periode pembayaran berikutnya.
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)

Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian

adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.

Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan
mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai
unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan

kehadiran pegawai.
Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran
pegawai.

Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.
Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.
Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat
rekord baru ke file ini.

Membayar Gaji (Aktivitas 5)

Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan
penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai

secara langsung.
Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk
memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai,
hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi

pengangguran federal dan negara bagian.

Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan
pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak
penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
10

Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana
secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

2.8 Unsur Pengendalian Intern

Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. Dalam
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi personalia bertanggung jawab
atas tersedianya berbagai informasi operasi,seperti nama karyawan, jumlah karyawan,
pangkat, jumlah tanggungan keluarga, tarif upah, dan berbagai tarif kesejahteraan
karyawan. Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi
akuntansi berupa gaji dan upah yang disajikan dalam daftar gaji dan upah,yang
selanjutnya digunakan untuk dasar pembayran gaji dan upah kepada karyawan.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Waktu hadir
merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu dasar untuk penghitungan gaji dan
upah karyawan. Dengan demikian, ketelitian dan keandalan data waktu hasil
karyawan sangat menentukan ketelitian dan kenadalan data gaji dan upah setiap
karyawan.
Sistem Otorisasi
3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki
surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh
direktur utama. Karena pembayaran gaji dan upah didasarkan atas dokumen gaji dan
upah, maka perlu dilakukan pengawasan terhadap nama-nama karyawan yang
dimasukkan ke dalam daftar gaji dan upah guna menghindari pembayaran gaji dan
upah kepada karyawan yang tidak berhak.
4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tariff
gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur
keuangan. Untuk menjamin keandalan data gaji dan upah karyawan, setiap perubahan
unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus
diotorisasi oleh yang berwenang.
5. setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan
harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi
kepegawaian. Sama seperti dengan poin nomor 4 bahwa harus diotorisasi oleh yang
11

berwenang (Direktur Utama dan Direktur Keuangan) agar data gaji dan upah yang
tercantum dalam daftar gaji dan upah dapat diandalkan.
6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. Karena jam hadir
merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan karyawan, maka data waktu
hadir tiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar supaya sahih
sebagai dasar penghitungan gaji dan upahuntuk keperluan yang lain.
7. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan. Upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam
kerja reguler, dengan tarif upah yang lebih tinggi dari tarif upah jam reguler. Dengan
sistem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi
pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam waktu jam kerja reguler.
8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia, yang menunjukkan
bahwa:
1. Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah karyawan yang
diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang.
2. Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar perhitungan gaji dan upah adalah
tariff yang berlaku sesuai surat keputusan pejabat yang berwenang.
3. Data yang dipakai sebagai dasar perhitungan gaji dan upah karyawan telah
diotorisasi oleh yang berwenang.
4. Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah telah dicek
ketelitiannya
9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi. Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk
mengeluarkan sejumlah uang pada tanggal, dan untuk keperluan seperti tercantum
dalam dokumen tersebut.
Prosedur Pencatatan
10. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan telah direkonsiliasi dengan daftar gaji
dan upah karyawan. Kartu penghasilan karyawan diselenggarakan oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upahuntuk mengumpulkan semua penghasilan yang diperoleh
masing-masing karyawan selama jangka waktu setahun.
11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh
fungsi akuntansi biaya. Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab atas distribsi upah
langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga
kerja langsung yang bersangkutan. Distribusi tersebut dilakukan berdasarkan data
yang dikumpulkan dalam kartu jam kerja.

12

Praktik yang Sehat

12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang
terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Kartu jam
hadir merekam jumah jam setiap karyawan berada diperusahaan, sedangkan kartu jam
kerja merinci penggunaan jam hadir setiap karyawan.
13. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi
pencatat waktu. Untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkam dalam kartu
jam hadir harus dilakukan pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir ke dalam
mesin pencatat waktu.
14. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.
Fungsi akuntansi keuangan harus melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungan gaji dan upah yang tercantum dalam daftar upah yang dibuat oleh fungsi
pembuatan daftar gaji dan upah.
15. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan
karyawan. Dalam sistem pemungutan pajak penghasilan atas gaji dan upah karyawan,
perusahaan ditunjuk oleh pemerintah sebagai wajib pungut pajak penghasilan yang
menjadi kewajiban karyawan, yang dikenal dengan PPh pasal 21. PPh pasal 21 ini
dihitung oleh perusahaan berdasarkan data penghasilan kartawan setahun yang
dikumpulkan dalam kartu penghasilan karyawan. Agar ketelitian dan keandalan data
pajak penghasilan yang disetor oleh perusahaan ke Kas Negara dapat diverifikasi
dengan melakukan rekonsiliasi perhitungan pajakpenghasilan setiap karyawandengan
catatan penghasilan karyawan yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan
yang bersangkutan.
16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Kartu penghasilan karyawan selain berfungsi sebagai catatan penghasilan yang
diterima karyawan selama setahun, juga berfungsi sebagai tanda telah diterimanya
gaji dan upah oleh karyawan yang berhak.

13

2.9 Bagan Alir Sistem Penggajian dan Pengupahan

14

Keterangan flowchart penggajian:

Karyawan

15

Karyawan membuat data diri yang dirangkap menjadi 1, lembar pertama dikirim ke
PSDM/HCD, lembar kedua sebagai dasar melakukan presensi yang diserahkan ke
PSDM/HCD.
Setelah diproses, slip gaji yang telah divalidasi oleh Pimpinan di serahkan bersama
dengan uang/gaji oleh PSDM/HCD.

PSDM/HCD

Setelah menerima data karyawan dan hasil presensi, PSDM/HCD merekap presensi,
rekapan tersebut diberikan ke bagian keuangan.
PSDM/HCD merupakan bagian yang memberikan slip gaji yang telah divalidasi beserta
dengan uang.

Bagian Keuangan

Rekap presensi yang diterima dari PSDM/HCD, oleh Bagian keuangan dibuat slip gaji
yang dirangkap 3, lembar pertama sebagai dasar bagian keuangan membuat laporan
penggajian, lembar kedua sebagai arsip, dan lembar ketiga diserahkan ke Manajer.

Manager

Setelah menerima slip gaji dari keuangan, manajer memvalidasi sehingga menjadi slip
gaji yang telah divalidasi menjadi 2 rangkap, lembar pertama sebagai arsip, lembar kedua
diberikan ke PSDM/HCD yang nantinya akan diserahkan ke karyawan. Manajer juga
menerima laporan penggajian dari bagian keuangan.

16

Keterangan flowchart lembur:

Manajer

Manajer menyiapkan form lembur yang diberikan ke customer.

Manajer menerima slip gaji lembur 2 rangkap dari bagian keuangan
yang divalidasi sehingga menjadi slip gaji lembur yang telah divalidasi
yang dikembalikan ke bagian keuangan sebanyak 2 rangkap.
Manajer menerima Laporan
divalidasi lalu dijadikan arsip.

penggajian

lembur

karyawan

yang

17

Bagian Keuangan

Rekap lembur yang diterima dari PSDM/HCD diproses menjadi slip gaji
lembur 3 rangkap. Slip 1 dan 2 diberikan ke Manajer, sedangkan
lembar ketiga sebagai arsip.
Slip gaji lembur yang telah divalidasi, lembar pertama sebagai dasar
pembuatan laporan penggajian lembur karyawan, sedagkan lembar
kedua diberikan ke karyawan beserta dengan uang.

PSDM/HCD

Menerima form lembur karyawan yang telah diisi oleh karyawan, lalu
merekapnya sehingga menghasilkan rekap lembur rangkap 2, lembar
pertama untuk bagian keuangan, lembar kedua sebagai arsip.

Karyawan

Karyawan menerima form data lembur dari Manajer, lalu diisi dan
lembar pertama diberikan ke PSDM/HCD sedangkan lembar kedua
sebagai arsip.
Setelah diproses, karyawan menerima slip gaji lembur yang telah
divalidasi beserta uang dari Bagian Keuangan.

18

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang sudah di bahas pada bab sebelumnya, maka dapat di
ambil beberapa kesimpulan, yaitu sebagai berikut :
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur
melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan. Fungsi kepegawaian
bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penurunan pangkat,
promosi, mutasi, dan penghentian karyawan dari pekerjaannya dan penetapan tunjangan bagi
kesejahteraan karyawannya. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan
pembayaran gaji dan upah bagi kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab
atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan
perhitungan harga pokok produk dan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.
Aktivitas yang terjadi di dalam sistem penggajian dan pengupahan antara lain:
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
adalah:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.

Kartu jam hadir.
Kartu jam kerja.
Daftar gaji dan daftar upah.
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah.
Surat pernyataan gaji dan upah.
Amplop gaji dan upah.
Bukti kas keluar.
19

Unsur Pengendalian Intern dalam sistem penggajian dan pengupahan antara lain:
1.
2.
3.

Organisasi
Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Sistem Organisasi
Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki
surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani

oleh direktur utama.

4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan
tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan
direktur keuangan.
5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh
fungsi kepegawaian.
6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
7. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan.
8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi.
- Prosedur Pencatatan
10. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan telah direkonsiliasi dengan daftar
gaji dan upah karyawan.
11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya
oleh fungsi akuntansi biaya.
- Praktik yang Sehat
12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang
terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
13. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh
fungsi pencatat waktu.
14. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.
15. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan.
16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan
upah.

3.2 Saran

20

Dari pembahasan di dalam makalah ini, diharapkan agar kiranya suatu perusahaan
dapat melakukan siklus penggajian dengan menerapakan sistem penggajian mengikuti
perkembangan zaman yang terjadi, baik secara nasional maupun internasional untuk
perusahaan yang sudah jadi go public.
Selain itu dengan adanya siklus ini, diharapkan para karyawan, baik yang memegang
peranan penting, maupun karyawan biasa, dapat memahami alur dari sistem yang di buat oleh
perusahaan tempat mereka bekerja. Sehingga, keinginan untuk melakukan penipuan di dalam
pekerjaan dapat dihilangkan demi tercapainya profitabilitas yang besar dan kelangsungan
hidup yang baik bagi perusahaan, untuk selanjutnya membuat kemakmuran dan kesejahteraan
mereka sendiri.

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. Sistem Akuntans. Edisi 3. Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu
Ekonomi YKPN, 1993
http://wynona07.blogspot.com/2011/11/aktivitas-siklus-siklus-dari-sistem.html
http://college-assignment.blogspot.com/2009/11/pengujian-kepatuhan-penggajian.html
http://vaniaputriajah.blogspot.com/2013/06/tulisan-jurnal-akuntansi-internasional.html
21

http://siadevelopment.blogspot.com/2012/04/pengertian-gaji-dan-upah-gajiumumnya.html
http://siastephanie.blogspot.com/2012/04/siklus-penggajian-dan-upah.html

22