ACTUACIONES DE POLICA JUDICIAL EN LA

INDAGACIN E INVESTIGACIN
REGISTRO DE CADENA DE CUSTODIA

Cdigo: PJIC-RCC-IN-07
Versin: 02
Vigente desde: 02-01-05

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para diligenciar el registro de cadena custodia con el fin de demostrar la
autenticidad de los EMP y EF, considerando los factores de identidad, estado original, condiciones de
recoleccin, preservacin, embalaje y envo, lugares y fechas de permanencia y los cambios que cada custodio
haya realizado.
2. ALCANCE
Aplica a las actividades de manejo, traslado, traspaso, anlisis, almacenamiento y disposicin final de EMP y
EF, realizadas por los servidores de polica Judicial o quienes por va de excepcin hagan sus veces, servidores
pblicos y particulares que entren en contacto con los EMP y EF, en especial el personal de los servicios de
salud. Inicia con el procedimiento de rotulado y finaliza con la entrega del EMP y EF a los laboratorios
autorizados o al almacn de evidencias.
3. FUNDAMENTO TERICO
El registro de cadena de custodia garantiza la autenticidad de los EMP y EF, acreditando su identidad, estado
original y condiciones fsicoqumicas, e involucra a las personas que intervienen en la documentacin, fijacin,
recoleccin, manejo, embalaje, traslado, traspaso, anlisis, almacenamiento y disposicin final de stos
elementos, as mismo, las modificaciones que pueden ocurrir.
4. DEFINICIONES CONCEPTUALES
Para efectos de este procedimiento se entiende por:

1
2

Almacn de evidencias: Lugar donde se guardan los EMP y EF, en condiciones ambientales y de
seguridad que garanticen su preservacin.
Almacenamiento: Es la accin o efecto de guardar las evidencias bajo las condiciones adecuadas para su
preservacin, proteccin, vigilancia y restriccin de acceso a las reas donde ellas se procesan, analizan y
estudian.1
Almacn transitorio: Lugar provisional de almacenamiento de los EMP y EF asignado transitoriamente por
la Polica judicial o quien por va de excepcin haga sus veces.
Almacenamiento transitorio: Corresponde a las actividades desplegadas por la Polica Judicial o quien
haga sus veces, para guardar transitoriamente los EMP o EF al interior de sus sedes administrativas,
mientras se enva al laboratorio autorizado o al Almacn General de Evidencias.
Anlisis: Estudio o examen tcnicocientfico de los elementos materia de prueba 2.
Cadena de Custodia: Es un sistema documentado formado por una serie de instrucciones y registros, que
se aplica a los EMP y EF por las personas responsables de su manejo, desde el momento en que se
encuentran o aportan a la investigacin hasta su disposicin final y que permite no solo garantizar su
autenticidad, sino demostrar que se han aplicado procedimientos estandarizados para asegurar las
condiciones de identidad, integridad, preservacin, seguridad, continuidad y registro de los mismos.
Continuidad: Secuencia ininterrumpida del traspaso y traslado de los EMP y EF desde el momento de su
localizacin en el Lugar de los Hechos o su aporte a la investigacin, documentacin, recoleccin,
embalaje, rotulado y envo a los laboratorios especializados para su anlisis y/o al almacn de evidencia,
Resolucin 0-1890 de 2002 por la cual se reglamenta el Artculo 288 de la Ley 600 de 2000
Proyecto Manual de Procesos y Procedimientos. Cadena de Custodia. Fiscala General de la Nacin. Pg. 51.
Registro de cadena de Custodia. Pg. 1 de 5

hasta su disposicin final por parte de la autoridad que conoce el proceso penal, con su correspondiente
registro en los formatos establecidos para tal fin.
Elementos Materiales Probatorios y Evidencia Fsica (EMP y EF): Es cualquier objeto relacionado con
una conducta punible, que pueda servir para determinar la verdad en una actuacin penal.
Identidad de los EMP y EF: Es la individualizacin de los EMP y EF, mediante la descripcin completa y
detallada de sus caractersticas especficas y condiciones fsicas, tales como estado fsico, apariencia,
presentacin peso y/o volumen bruto y neto, localizacin exacta en el contexto de la escena, numeracin
dada segn el contexto del manejo de la escena y todos aquellos datos que pueden coadyuvar a identificar
el elemento fsico materia de prueba3.
Integridad: Determina que el EMP y EF que se encontr y recolect en la escena, o se alleg conforme al
debido proceso, es el mismo que se est utilizando para tomar una decisin judicial y que sus
caractersticas no han cambiado, salvo en aquellos casos en que por la misma naturaleza del elemento se
produzcan transformaciones inevitables o se hayan realizado modificaciones durante la prctica de una
prueba, de lo cual se deber dejar constancia escrita 4.
Nmero del EMP y EF: Se entiende como la secuencia numrica que se le ha asignado al EMP y EF en
cada diligencia, el cual lo identifica durante todo el proceso penal.
Preservacin: Mantenimiento de EMP y EF en condiciones adecuadas que aseguren su conservacin e
inalterabilidad de acuerdo con su clase y naturaleza 5.
Remanente: Sobrante de una muestra que ha sido sometida a anlisis que requiere seguir guardndose
para garantizar futuros anlisis o confirmar resultados.
Registro de Cadena de Custodia: Es la historia exhaustiva y documentada de cada traspaso y traslado de
los EMP y EF durante el desarrollo del proceso penal. Permite: verificar la identidad, el estado y
condiciones originales de los EMP y EF, as como las modificaciones realizadas a estos; establecer la ruta
seguida por dichos elementos; determinar su lugar de permanencia y la persona responsable de la custodia
en cada lapso de tiempo6.
Seguridad: Todas aquellas actividades encaminadas a mantener libre y exento de todo riesgo o peligro los
EMP y EF confiados a su guarda. Esta misma proteccin y vigilancia se ejercer sobre los documentos que
formen parte del sistema7.
Traspaso: Es el acto por el cual un custodio entrega la guarda y responsabilidad de los elementos materia
de prueba a otro custodio8.
Traslado: Es el movimiento que se hace de los elementos fsicos materia de prueba de un sitio a otro 9.

NOTA: El pargrafo del artculo 201 del C.P.P., seala que en los lugares donde no hubiere miembros de Polica
Judicial de la Polica Nacional, esta funcin la realizara la Polica Nacional; por lo anterior cuando en los
manuales de Polica Judicial y Cadena de Custodia, se hace referencia Al servidor de Polica Judicial o quien
por va de excepcin haga sus veces se entiende que se trata de la Polica Nacional. 10
Lugar de los Hechos:
5. CONDICIONES

La recoleccin y embalaje de los EMP y EF debe realizarse de acuerdo con los procedimientos tcnicos que
garanticen su identidad, estado y condiciones originales, atendiendo los principios del manual vigente del
sistema de cadena de custodia.
Cada uno de los EMP y EF debe tener adherido su rtulo correspondiente siguiendo los lineamientos
establecidos en el instructivo de Rotulado de EMP y EF.

Ibd., Art. 4
Ibd., Art. 5
5
Ibd.., Art. 6 Resolucin 0-1890 de 2002 por la cual se reglamenta el Artculo 288 de la Ley 600 de 2000
6
Reglamento tcnico para el Abordaje Integral Forense de la Victima en la Investigacin del Delito Sexual. Instituto Nacional de Medicina
Legal y Ciencias Forenses. Versin 01. Bogot. 2002. Pg. 26.
7
Ibd.., Art. 7 Resolucin 0-1890 de 2002 por la cual se reglamenta el Artculo 288 de la Ley 600 de 2000
8
Ibd., Pg. 54.
9
Ibd.
4

10

Manual de Polica Judicial, pgina9

Registro de cadena de Custodia. Pg. 2 de 5

6.

Al diligenciar el formato de Inventario de EMP y EF se debe consignar la totalidad de la informacin

siguiendo los lineamientos establecidos en la Resolucin del sistema de cadena de custodia vigente.
Se debe diligenciar un formato de Inventario de EMP y EF por cada una de las instituciones de destino
de los EMP y EF.
La documentacin original en la aplicacin del sistema de cadena de custodia debe estar exenta de:
modificaciones o alteraciones por raspado, borrado, lavado qumico, injerto, tachadura, enmienda, retoque
o cualquier otro hecho que viole el principio de integridad.
El personal de salud que dentro de sus funciones tenga contacto con EMP y EF que puedan ser de utilidad
en la investigacin son responsables de la custodia de los mismos y por ende debe diligenciar el
Registro de Cadena de Custodia de EMP y EF consignando la informacin establecida en los
formatos establecidos para tal fin.
Es obligacin de los servidores pblicos y de las instituciones involucradas en el manejo del sistema de
cadena de custodia garantizar el diligenciamiento del rotulo y de los formatos de registros de cadena de
custodia.
Las instituciones involucradas en el sistema de cadena de custodia deben capacitar a sus funcionarios
sobre el conocimiento de este instructivo y su aplicacin efectiva.
En el formato de Inventario de EMP y EF se deben consignar circunstancias y caractersticas de las
modificaciones que se produjeron en los EMP y EF durante su anlisis y en caso de existir remanentes
describirlos.
DESARROLLO

6.1 Materiales y equipos: Papelera / Formatos preimpresos

6.2 Descripcin
6.2.1 Diligenciar el registro de cadena de custodia

Diligenciar el formato de Inventario de EMP y EF a mquina o a mano con letra imprenta legible y en
tinta, sin utilizar lpiz. En el evento de presentarse un error, se debe escribir a continuacin las palabras
se corrige y despus el texto correcto.
Cdigo: Escribir el nmero asignado por el DANE al departamento y municipio.
Entidad: Escribir el nmero asignado a la entidad de Polica Judicial que corresponda o quien por va de
excepcin haga sus veces.
Ao: Registre en nmeros arbigos el ao en el cual se realiza la recoleccin.
Consecutivo: Consigne el nmero nico de la noticia criminal.
Datos generales: Escriba el nombre de la institucin y unidad a la cual pertenece el servidor que inicia el
registro de cadena de custodia. Cuando el registro se tenga que iniciar en una Institucin Prestadora de
Servicios de Salud o centro hospitalario, registre el nmero de historia clnica en la casilla correspondiente.
Diligencia: Escribir el tipo o clase de diligencia en la cual se efecta el hallazgo, recoleccin, embalaje del
EMP y EF, como por ejemplo: allanamiento, inspeccin a cadver, registro personal, toma de muestra, entre
otras.
Fecha de recoleccin: Se diligencia en nmeros arbigos indicando el da, mes y ao en los cuales se
realiza la recoleccin, embalaje y rotulado de los EMP y EF.
Hora: Se diligencia utilizando el formato de las 00:00 hasta las 24:00 horas y corresponde a la hora en que
se adelanta el procedimiento de Registro de cadena de custodia de los EMP y EF.
Lugar de la diligencia: Escribir la zona, barrio y nomenclatura exacta en la cual se practica la diligencia.
Documentacin del EMP y EF
Hallada por: Escribir los nombres y apellidos completos, nmero de cdula de ciudadana, cargo que
desempea y la firma del servidor que encontr el EMP y EF a la cual corresponde el registro de cadena de
custodia.
Sitio exacto del hallazgo: Registrar de manera breve y concreta el lugar exacto donde se encontr el EMP
y EF, a la cual corresponde el registro de cadena de custodia. Por ejemplo: en el bolsillo derecho del
pantaln del occiso.
Fijacin: Marcar con una equis (X) el medio de documentacin del EMP y EF. Por ejemplo: si se
document con fotografas marcar la equis (X) en la casilla correspondiente.

Registro de cadena de Custodia. Pg. 3 de 5

Recogido por: Escribir los nombres y apellidos completos, nmero de cdula de ciudadana, cargo que
desempea y la firma del servidor que recogi el EMP y EF a la cual corresponde el registro de cadena de
custodia.
Embalado por: Escribir los nombres y apellidos completos, nmero de cdula de ciudadana, cargo que
desempea y la firma del servidor que embal el EMP y EF a la cual corresponde el registro de cadena de
custodia.
Tipo de embalaje: Marcar con una equis (X) el tipo de recipiente o contenedor con el cual se embal el
EMP y EF.
Descripcin del EMP y EF: Indicar y registrar las principales caractersticas y condiciones fsicas del
elemento recolectado tales como: clase, estado fsico, apariencia y presentacin.
Registro de continuidad de cadena de custodia: Escribir la fecha, indicando da (00), mes (00) y ao
(0000) en nmeros arbigos, en los cuales se realiza el traslado o traspaso del EMP y EF.
Escribir la hora utilizando el formato 00:00 a 24:00 horas;
Escribir los nombres y apellidos completos de la persona que recibe, nmero de cdula y entidad a la que
pertenece el servidor que recibe los EMP y EF.
Escribir calidad en la que acta, (como perito, transportador o custodio)

Propsito del traspaso, estudio o anlisis, desplazamiento de un lugar a otro, presentacin en audiencia o
disposicin.
Escribir en observaciones las inconsistencias que detecte, esta anotacin la debe hacer en presencia de quien
le entrega y avala el registro con su firma.

Evidencia derivada: Escribir una equis (X) en las casillas de acuerdo al caso, considerando que las
evidencias derivadas son aquellas que se extraen de la evidencia principal, por ejemplo: las evidencias que
se extraen a un cadver por el mdico patlogo al instante de la necropsia, como proyectiles, muestras de
fluidos para anlisis toxicolgicos, entre otros. Escribir la cantidad de evidencias encontradas, nombres,
apellidos completos y cdula de ciudadana de quien las encontr, nmero del protocolo o informe en el
cual se detallan los anlisis practicados a dichas evidencias, sus resultados y las personas que intervinieron
en el anlisis y custodia.

6.2. 2 Traslado y entrega a laboratorios o almacenes de evidencias

Todos los EMP y EF debidamente documentados, recolectados, embalados, rotulados y registrados se
trasladan y entregan a los laboratorios autorizados o a los almacenes de evidencias cumpliendo los requisitos
del sistema de cadena de custodia, minimizando el nmero de servidores que intervengan en la cadena.
El traslado se debe realizar en el menor tiempo posible y en un medio de transporte adecuado que le brinde a
los EMP y EF condiciones controladas de proteccin y seguridad.
6.3 Puntos de control ()
1 El funcionario que entrega o recibe el Inventario de EMP y EF verifica el estado y condiciones del
embalaje de los EMP y EF y registra la informacin respectiva.
7. Identificar y Contactar Instituciones Complementarias (Unidad de Reparto Fiscala)
Teniendo en cuenta el hecho y la escena a inspeccionar, puede hacerse necesario contactar instituciones de
apoyo como:

Bomberos
Defensa Civil
Cruz Roja
Otros

Se concreta con el representante de la Institucin de apoyo hora y punto de encuentro, una vez se le ha
puesto en conocimiento la diligencia a realizar.
Registro de cadena de Custodia. Pg. 4 de 5

RESPONSABLES
Son responsables de la aplicacin de la cadena de custodia todos los servidores pblicos y los particulares que
tengan relacin con los EMP y EF, incluyendo al personal de servicio de salud, que dentro de sus funciones
tengan contacto con EMP y EF que puedan ser de utilidad en la investigacin. Cada institucin involucrada en el
sistema de cadena de custodia adoptar las medidas necesarias para evitar que los EMP y EF sean alterados,
ocultados o destruidos.
8. REGISTROS. Inventario de EMP y EF .Oficio de solicitud de anlisis al laboratorio o custodia del almacn
Rtulo
9. ANEXOS
Anexo 1: Inventario de EMP y EF

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