Manual Project 2007

INSTITUTO TECNOLGICO DE
COSTA RICA
E S C U E L A
D E
I N G E N I E R A
E N
C O N S T R U C C I N
PRO GR A MAC I N D E
PROY E C TO S
TEORA Y PRCTICAS
INTRODUCCIN AL
MS-PROJECT 2007
CURSO BASICO
Ing. Juan Carlos Coghi M.

MAE, MAP
ABRIL 2009
P RO G R A M AC I N D E P ROY E CT O S
CON MS-PROJECT 2007
CURSO BSICO
Este manual ha sido elaborado con fines didcticos para la enseanza de la Programacin
de Proyectos. Para ello se ha dividido el tema en tres captulos; el primero concerniente con
los conceptos introductorios y generales de la administracin de proyectos; el segundo
relacionado con conceptos y tcnicas de programacin de proyectos; y el ltimo tema est
desarrollado para introducir, hacer comprender y utilizar la herramienta de programacin
Microsoft Project 2007 en su nivel bsico.
Se advierte que los temas que aqu se han incorporado estn acompaados de una
explicacin ms detallada, con ejemplos y prcticas en las lecciones presenciales que sern
parte del curso.
Ing. Juan Carlos Coghi M., Profesor

Escuela de Ingeniera en Construccin
Instituto Tecnolgico de Costa Rica
P ROGRAMACIN DE PROYECTOS
II
Tabla de contenido
CAPTULO III PROGRAMACIN UTILIZANDO MS-PROJECT 2007 .................................... 1
1.
Introduccin. ............................................................................................................................... 1
2.
Conociendo project 2007 .......................................................................................................... 2
3.
Creando o abriendo un archivo................................................................................................ 3
4.
Calendarizacin de un proyecto ............................................................................................... 3
5.
Definir el calendario del proyecto ............................................................................................ 4
6.
Modificar un calendario base .................................................................................................... 5
7.
Crear un calendario nuevo ........................................................................................................ 7
8.
Aplicar un calendario base al proyecto.................................................................................... 8
9.
Agregar tareas al proyecto ......................................................................................................... 9

9.1 Agregar o modificar columnas .................................................................................................... 10
9.2 Insertar o eliminar tareas ............................................................................................................ 11
9.3 Crear subtareas........................................................................................................................... 11
9.4 Crear un hito o punto de control .................................................................................................. 12
9.5 Crear una nueva tarea repetitiva ................................................................................................. 12
9.6 Tarea de resumen del proyecto ...................................................................................................... 13
Prctica 1 ........................................................................................................................................... 14
10.
Definir la duracin de las tareas ............................................................................................. 16

10.1 Cambiar unidad predeterminada de las duraciones de un proyecto .............................................. 17
10.2 Insertar duraciones en una tarea ................................................................................................ 18
10.3 Duraciones transcurridas........................................................................................................... 19
10.4 Combinacin de duraciones usando minutos, horas, das, semanas y meses ................................. 19
Prctica 2 ........................................................................................................................................... 21
11.
Vnculos y relaciones entre tareas .......................................................................................... 23

11.1 Relacin Fin Comienzo ......................................................................................................... 23
11.2 Relacin Fin Fin................................................................................................................... 24
11.3 Comienzo a Comienzo .............................................................................................................. 24
11.4 Comienzo a Fin........................................................................................................................ 24
11.5 Establecimiento de las relaciones en Project ................................................................................ 25
11.6 Posposicin de tiempos en tareas ................................................................................................ 26
12.
Delimitaciones en las tareas .................................................................................................... 27

12.1 Establecer las fechas de comienzo y de fin para una tarea ........................................................... 28
12.2 Establecer una fecha lmite para una tarea ................................................................................ 29
12.3 Ruta y tareas crticas de un proyecto .......................................................................................... 30
III
12.4 Resaltar la ruta crtica en su plan de proyecto ............................................................................ 31

12.5 Mostrar nicamente la ruta crtica............................................................................................. 31
12.6 Divisin de tareas ..................................................................................................................... 33
Prctica 3 ........................................................................................................................................... 33
13.
Agregar recursos a un proyecto .............................................................................................. 35

13.1 Agregar recursos que no son de la empresa. ................................................................................ 36
13.2 Agregar recursos a una tarea ..................................................................................................... 38
13.3 Establecimiento de las unidades de recursos a una tarea ............................................................. 40
13.4 Programacin condicionada por el esfuerzo ................................................................................. 41
13.5 Programacin NO condicionada por el esfuerzo ......................................................................... 41
13.6 Manejo y verificacin de los recursos ........................................................................................... 43
13.7 Utilizacin de las horas extra. .................................................................................................. 47
13.8 Nivelacin de los recursos de forma automtica. ......................................................................... 48
BIBLIOGRAFAS .......................................................................................................................................... 59
IV
CAPTULO III PROGRAMACIN UTILIZANDO MS-P ROJECT 2007
1. INTRODUCCIN.
Como se ha mencionado en otros captulos de este manual, el objetivo primordial es dar a
conocer aspectos bsicos para comprender y utilizar el MS-Project 2007 para crear y dar
seguimiento a proyectos de todo tipo.
Este programa es una slida herramienta de administracin de proyectos con la dosis adecuada
de funcionalidad, potencialidad y flexibilidad, provocando mayor eficacia y eficiencia. Algunas
razones para utilizar este programa son:
Administrar y comprender de forma eficaz las programaciones de proyectos estableciendo

expectativas realistas con los equipos de proyectos, la administracin y los clientes, para
elaborar programaciones, asignar recursos y administrar presupuestos.
Obtener productividad al instante por su relativa facilidad de utilizacin al contar con guas,
ayudas, etiquetas inteligentes y asistentes.
Coordinar la informacin existente integrndose fcilmente con otros programas de

Microsoft Office como por ejemplo convirtiendo listas de tareas y presupuestos realizados
en Excel, y enterando a los equipos de trabajo sobre los planes mediante el Outlook.
Crear diagramas y grficos para informes que tambin pueden convertirse en plantillas para
diagramas de Visio y grficos de Excel utilizando los datos de Project.
Comunicacin efectiva de la informacin en diversos formatos dependiendo de las

necesidades de los participantes de un proyecto. Puede aplicar formato e imprimir
programaciones, copiar imgenes a Word para documentos formales, a Excel para hojas de
clculo o grficos personalizados, o a PowerPoint para presentaciones concisas.
Obtener un mayor control de recursos mediante la asignacin fcil de stos a las tareas y
ajustar sus asignaciones para resolver posibles conflictos de distribuciones. Controlar las
finanzas asignando presupuestos a los proyectos y programas y mejorar las estimaciones de
costos con los Recursos de costo.
Acceso rpido a la informacin que necesita agrupando datos de Project por campos
predefinidos o por campos personalizados. Esto supondr un ahorro de tiempo mediante la
consolidacin de datos, pudiendo localizar y analizar rpidamente una informacin
determinada.
Seguimiento de proyectos en funcin de sus necesidades ms relevantes utilizando un

amplio conjunto de indicadores predefinidos o personalizados tales como porcentaje de
realizacin, presupuesto frente a valor acumulado real. Puede realizar el seguimiento del
rendimiento de un proyecto a lo largo de su duracin conservando instantneas del mismo
en hasta 11 lneas de base.
Personalizar programa de acuerdo con las necesidades especficas de su proyecto. Puede

modificar barras de herramientas, frmulas, indicadores grficos e informes.
2. CONOCIENDO PROJECT 2007

Antes de iniciar con la creacin de un proyecto, es fundamental conocer el ambiente de trabajo
de MS-Project 2007. Este ambiente difiere en algunos aspectos con respecto a versiones anteriores
que podrn ser fcilmente detectados por aquellos que ya han utilizado esas versiones.
Para empezar, Project muestra la ventana principal compuesta por diferentes vistas y barras de
herramientas de acuerdo a la figura N 1. Podra ser que se encuentre algunas otras barras de
herramientas o vistas diferentes a lo que muestra la figura lo cual no es de asustarse. Luego
aprender a ocultarlas o visualizarlas. Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el
Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en Ver > Diagrama de Gantt
De las primeras herramientas, usted visualizar el Panel Gua de Proyecto que se localiza al
lado izquierdo de la ventana y cuyo propsito es ayudar a establecer los pasos para crear un
proyecto. Esta gua por lo general aparecer una vez que abra el programa o bien podr ser
visualizada utilizando la Barra de Mens > Ver > Activar Gua de Proyectos. Junto a esta gua
aparecer la barra de herramientas con el mismo nombre cuya divisin se compone de cuatro
secciones: Tareas, Recursos, Seguimiento e Informes.
Como anteriormente se dijo, la utilizacin de esta gua ofrecer una ayuda que podr utilizar el
estudiante en cualquier momento pero que no es el propsito fundamental de este curso. Por ahora
aprenderemos sistemticamente a utilizar algunas herramientas bsicas que nos permitir crear un
proyecto.
Barra de mens
Barra
de
herramientas
formato
Barra de ttulo
Barra
de
herramientas
estndar
Barra de herramientas
y Panel Gua de
Proyectos
Barra de vistas
Tabla
de
entrada (Plan
de Proyecto)
Barra de estado
Vista Diagrama
de Gantt
Figura N 1. Ventana principal de Project 2007
3. CREANDO O ABRIENDO UN ARCHIVO

Ahora s, comencemos abriendo MS-Project. Usted podr comparar su configuracin con la
figura N 1.
Cierre el panel Gua de Proyectos utilizando el botn ocultar como en cualquier otro
programa que usted a utilizado. Esto permitir ver mayor informacin de las diferentes tablas y
vistas del programa. Si aparece solamente la Barra de Mens o un proyecto ya iniciado, proceda de
la siguiente manera:
Inicie el programa
En la Barra de Mens
haga clic en el men
Archivo
Utilice la opcin Nuevo
Figura N 2. Men Archivo
4. CALENDARIZACIN DE UN PROYECTO
Es fundamental en todo nuevo proyecto que se defina la calendarizacin del mismo. Un plan
de proyecto debe de contener la informacin y condiciones reales o esperadas. Estos datos y
condiciones se establecen en el cuadro de dilogo de la figura N 3. Para encontrarlo siga los
siguientes pasos:
Vaya al men
Proyecto
Haga clic en la
opcin
Informacin del
proyecto
Figura N 3. Cuadro de dilogo:

Informacin del proyecto...
En el cuadro de dilogo se debern definir las diferentes opciones de contenido necesarias para
el proyecto. Estas son:
Fecha de comienzo: Dependiendo del tipo de tareas y sus relaciones, el programa
automticamente estar en posibilidades de calendarizar automticamente hacia adelante todas las
tareas calculando sus fechas de inicio y terminacin considerando las fechas ms tempranas de
inicio. Por defecto Project utiliza la Fecha de hoy como la de comienzo. En caso de establecer otra
fecha puede hacerlo utilizando el botn de calendario que aparece al lado izquierdo del cuadro de
llenado.
Fecha de fin: Opcionalmente es posible establecer el da de finalizacin del proyecto para
que Project ejecute la programacin arrancando de esta fecha hacia atrs y calendarizando las fechas
de inicio y fin de las tareas. Las tareas que no tienen restricciones se programarn lo ms tarde
posible, en lugar de hacerlo lo ms pronto posible.
Programar a partir de: Permite activar alguna de las dos opciones anteriores, fecha de
comienzo o fecha de fin.
Fecha de hoy: es la fecha que se ha establecido en el sistema y que utilizar Project por
defecto para utilizar en la Fecha de comienzo. Esta fecha es la misma que contiene el sistema
operativo de su computador. Verifique que est bien.
Calendario: Todo proyecto tiene asociado un calendario en el cual se define las jornadas
laborales y el horario. Project trae por defecto tres calendarios bases que define tres jornadas
diferentes. Ms adelante aprenderemos a hacer nuevos calendarios o modificarlos y tambin
veremos que alas tareas y recursos se les puede asignar calendarios diferentes.
Para iniciar utilice la fecha de comienzo del da de hoy y use el calendario estndar. Cuando
haya terminado haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo.
5. DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO

Como se mencion, Microsoft Project proporciona tres calendarios base. Estos calendarios son
plantillas de calendario que se pueden aplicar a un conjunto de recursos, de tareas o al proyecto en
general.
Estndar: est establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a
medio da. Este es el calendario predeterminado que utiliza el programa para el proyecto, las tareas
y los recursos.
Turno de Noche: El calendario laboral est establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00
a.m. cinco das a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la maana.
24 horas: est determinado para perodos de 24 horas todos los das de la semana, sin
detenerse.
Para modificar cualquiera de estos calendarios segn las necesidades del proyecto siga los
siguientes pasos:
En la Barra de Mens haga clic en el men Herramientas
Busque la opcin Cambiar calendario laboral... y haga clic en ella
Inmediatamente aparecer el cuadro mostrado en la figura N 4
Figura N 4. Cuadro de dilogo: Cambiar calendario laboral...
En este momento usted debe decidir si modifica el calendario base o va a crear uno totalmente
nuevo. Haga clic en el botn Opciones y verifique las jornadas de trabajo y los horarios
predeterminados. Si las caractersticas no varan conforme a sus necesidades simplemente de
Aceptar.
En caso contrario para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cules son los
das de descanso que afectan la programacin y las jornadas y horas de trabajo que se van a
implementar en el proyecto.
Se debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente al de las tareas y los
recursos. Aunque en casi todo proyecto, estos tres calendarios coinciden.
6. MODIFICAR UN CALENDARIO BASE

En el desplegable del cuadro llamado Para calendario, seleccione el nombre del calendario
base que desea modificar.
Seleccione la tarjeta Excepciones en donde definir los das feriados o no laborables
asignndole un nombre y las fechas correspondientes en los campos Comienzo y Fin. Estas
excepciones no necesariamente tienen que durar un da, usted puede escribir la duracin de varios
das, semanas o meses.
Cada excepcin podr tener patrones de comportamiento de repeticin y de periodo laborable.

Esto se puede configurar haciendo clip en el botn de Detalles... e indicando la informacin de la
excepcin tal y como lo muestra la figura N 5. Para terminar haga clic en Aceptar.
Figura N 5. Cuadro de dilogo:

Detalle de periodo de excepcin.
Seleccione la tarjeta Semanas laborables para definir un horario laboral diferente al

predeterminado. Especifique un nombre y defina la fecha o fechas en que regirn los nuevos
horarios.
Para cambiar los horarios, haga clic en Detalles y aparecer el cuadro que se muestra en la
figura N 6. Realice los cambios que sean necesarios en cada uno de los das tomando en cuenta las
tres opciones definidas para resolver cualquier situacin especial.
En el siguiente cuadro escriba las caractersticas de esta semana y por ltimo haga clic en
Aceptar.
Figura N 6. Cuadro de
dilogo:
Detalle
de
cambios de horario.
Usted podr observar que cada uno de los cambios que hizo aparece resaltado con un color
diferente segn el tipo de informacin que usted haya ingresado. La figura N 4 es muestra de ello.
Compruebe sus cambios haciendo un recorrido por su calendario he identifique con los colores a
que obedecen. Esto le permitir verificar que las consideraciones de calendarizacin estn buenas.
En el cuadro de dilogo del calendario, puede observar la convencin que utiliza Project para
cada caso marcando con el mouse las fechas que desea verificar.
7. CREAR UN CALENDARIO NUEVO

Lo ms recomendable que cada vez que vaya a crear un nuevo proyecto, establezca un
calendario donde se defina los das que se van a trabajar, das que tiene un mes, horas a la semana,
etc. Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:
Desde la Barra de Mens haga clic en el men Herramientas
Busque la opcin Opciones... y haga clic en ella
Aparecer el cuadro mostrado en la figura N 7 con una serie de tarjetas.
Seleccione la tarjeta Calendario
Defina las condiciones para el proyecto
Cuando haya terminado, d clic en Aceptar.
Figura N 7. Cuadro de dilogo: Opciones tarjeta Calendario
Ahora prosiga a ejecutar estos nuevos pasos:

Desde la Barra de Mens haga clic en el men Herramientas
Busque la opcin Cambiar calendario laboral..., haga clic en ella y de nuevo
aparecer el cuadro mostrado en la figura N 4
Oprima el botn Crear calendario
Inmediatamente visualizar el cuadro mostrado en la figura N 8
Escriba el nombre del nuevo calendario
Seleccione la opcin Crear nuevo calendario base o active la opcin hacer una
copia del calendario base si desea adaptar un calendario existente
Haga clic en Aceptar
En la tarjeta Semanas laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la
duracin
Haga clic en Detalles y defina las condiciones de cada da. Refirase a la figura N 6.
Figura N 8. Cuadro de dilogo: Crea nuevo calendario base
Cuando toda la informacin haya sido ingresada, el calendario aparecer con otro color
diferente al que tena inicialmente.
Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. De lo contrario cometera
uno de los errores que con ms frecuencia se dan al establecer los cambios solo para una sola
semana.
8. APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO

Para aplicar un calendario diferente al estndar y que los cambios tengan efectos para todo el
proyecto, es necesario seguir los siguientes pasos:
Desde la Barra de Mens haga clic en el men Proyecto
Busque la opcin Informacin del proyecto..., haga clic en ella y de nuevo aparecer
el cuadro mostrado en la figura N 3
En el cuadro desplegable Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se
aplicar al proyecto. En este caso Copia de Estndar
Haga clip en Aceptar y el nuevo calendario ser asignado al proyecto.
9. AGREGAR TAREAS AL PROYECTO

Como se indic al inicio de este captulo, por defecto aparecer la vista del Diagrama de Gantt.
En todo caso si esto no est ocurriendo, en la Barra de Mens haga clic en Ver > Diagrama de
Gantt. Tambin si fuera necesario, cierre el panel de Gua de Proyecto para contar con una
mejor vista del Diagrama de Gantt.
Se puede apreciar que a la izquierda de su monitor (Ver figura N 9), se encuentra un rea
similar a la cuadrcula de MS-Excel donde existen columnas y filas. Esta rea la denominaremos
Tabla de Entrada y se usa para incorporar la informacin del Plan de Proyecto. Posteriormente
veremos que Project contiene diferente tablas ya predeterminadas y que tambin podemos disear
las que consideremos que se ajusten a nuestras necesidades del plan de proyecto.
Figura N 9. Tabla de Entrada
Esta tabla contiene columnas nombradas para recibir diferente tipo de informacin. Estas
columnas son:
La columna uno se identificada con el signo
e informa sobre eventos, restricciones,
estado y otros aspectos relacionados con cada una de las tareas. Esto se ir explicando conforma
transcurra el aprendizaje.
La columna Nombre de la Tarea y como el ttulo lo indica sirve para dar nombre a cada
una de las tareas del plan de proyecto.
En la columna Duracin se ingresar el periodo total del tiempo de trabajo activo que es
necesario para completar una tarea, normalmente considerado desde el inicio hasta el fin de esa
tarea. En forma predeterminada Project utiliza el da, pero puede cambiarse a minutos, horas,
semanas o meses. Cuando se ingresa una tarea, automticamente se asigna el valor de 1 da con un
signo de pregunta. Esto equivale a que esta duracin debe de revisarse y asignarse.
En las columnas Comienzo y Fin, aparecern de forma automtica las fechas
relacionadas con cada tarea desde el momento en que deben de iniciarse hasta el momento que
deben de finalizar. Estas columnas pueden configurarse para que se muestren de diferentes formas
entre ellas que aparezca la hora tanto de inicio como de finalizacin. (Ir a Barra de Mens >
Herramientas > Opciones > tarjeta Vista y desplegar opciones de Formato de fecha.
Precedencias es la columna que de forma predeterminada se utiliza para vincular las
tareas unas con otras. Para realizar ese vnculo nos debemos preguntar cual o cuales tareas se
ejecutarn antes para que se inicie la tarea que se est analizando. Se coloca entonces en la columna
de Precedencias el nmero de esas tareas que se localiza en la barra vertical izquierda que contiene
la secuencia numrica. Tambin puede visualizarse la columna de Sucesoras si se desea analizar la
tarea pensando ms bien en cual o cuales tareas le seguirn.
La columna Nombres de los recursos se utiliza para asignar y mantener visibles los
recursos de tipo material, trabajo y costo. Luego se vern otras formas de asignar estos recursos.
9.1 Agregar o modificar columnas

Para agregar o modificar columnas basta con seguir los pasos que a continuacin se describen y
que van relacionados con la figura N 10:
Seale el ttulo de la columna en donde ingresar la nueva columna.
Con el botn derecho del mouse busque Insertar columna...
En el cuadro de dilogo que aparece (Ver figura N 10) busque en Nombre de campo
la palabra Sucesora.
Luego dele Aceptar. Aparecer de inmediato la nueva columna llamada Sucesora.
Podr repetir este procedimiento cuantas veces desee agregar otras columnas.
Figura N 10. Cuadro de dilogo: Insertar columna
Cuando cree el esquema de una programacin del proyecto, simplifica la organizacin de tal
forma que el proyecto es ms sencillo de crear, administrar y mantener. Tome en cuenta lo
siguiente:
Desglose las tareas en el nivel de detalle en el que desee realizar el seguimiento. Debera
desglosarlas en un mayor detalle en las reas de ms riesgo.
Asegrese de que las tareas tienen claros criterios para su finalizacin.
Defina las tareas que sean breves comparadas con la duracin total del proyecto. Las tareas
ms breves le permiten calcular ms fcilmente el tiempo y los recursos.
10
Evite definir elementos tales como vacaciones o cursos como tareas.
Una vez comprendido lo anterior puede proceder a realizar la lista de tareas de su proyecto
usando el campo Nombre de tarea. Por cada tarea que nombre presione Entrar.
9.2 Insertar o eliminar tareas

Para insertar una tarea entre tareas existentes, seleccione la fila donde desee que aparezca una
nueva tarea. En la Barra de mens > Insertar > Nueva tarea y a continuacin, especifique el
nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores de la tarea se reenumeran
automticamente despus de la insercin. Del mismo modo podr eliminar tareas seleccionando la
fila o filas deseadas y buscar en la Barra de mens > Edicin > Cortar tarea.
Puede tambin usar el botn derecho del mouse para realizar esta misma funcin seleccionando
la fila donde desee que aparezca una nueva tarea y hacer clic en Nueva Tarea o Eliminar Tarea.
9.3 Crear subtareas

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el
programa est preparado para organizar las tareas con una estructura jerrquica desde la perspectiva
ms amplia a la ms detallada. (Vea la figura N 11)
Barra de herramientas
formato
Tarea
resumen
Subtareas
Aplicar o anular sangra
para jerarquizar tareas
Figura N 11. Listado de tareas y subtareas
Las tareas se dividen en dos tipos:
Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente
estas tareas representan las actividades en los que se compone el proyecto. Ejemplo:
preliminares, placas, vigas, etc.
11
Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas
reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras
subtareas. Ejemplo: vigas corona, vigas de entrepiso, vigas banquinas, etc.
Las subtareas se identifican porque se sitan con una sangra y forman tareas de resumen. Para
convertir una tarea en una subtarea:
Seala la tarea que vaya a modificar
En Proyecto haga clic en Esquema
Clic en Aplicar Sangra.
Se aplicar sangra a la tarea sealada. La tarea superior se convertir en una tarea de resumen.
Las tareas de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el rea del grfico como una barra
negra. Para aplicar y quitar sangras ya deben estar escritas todas las tareas resumen.
Existen otras formas ms giles de aplicar sangras a las tareas:
Seale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea
Haga clic en el botn derecho del Mouse
Clic en Aplicar sangra
Para anular la sangra simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior
procedimiento pero al final haga clic en Anular Sangra.
Otra forma es utilizando la Barra de herramientas Formato y al extremo izquierdo de
primero encontrar dos flechas. Estas sirven para aplicar y anular sangras.
9.4 Crear un hito o punto de control

Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa
para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duracin cero se
muestran automticamente como un hito. Tambin puede marcar como hitos otras tareas de
cualquier duracin usando el cuadro Informacin de tarea... que aprender a usar
posteriormente.
Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas. Por ejemplo, una de las
tareas del proyecto requiere una aplicacin que otra empresa est desarrollando. Puede crear un
hito con duracin cero en el proyecto para representar la finalizacin de esa aplicacin.
9.5 Crear una nueva tarea repetitiva

En algunos casos, se da cuenta de que hay tareas que se repiten durante todo un proyecto.
Dependiendo de su naturaleza, puede especificarlas como tareas regulares o como tareas
repetitivas (Ejemplo, la reunin semanal sobre el estado del proyecto). Si la tarea no se repite a
intervalos regulares, especifquela como hara con cualquier otra tarea cada vez que aparece. Si no se
repite a intervalos regulares, especifquela como una tarea repetitiva.
En la tabla de entrada del Diagrama de Gantt, seleccione la fila debajo de donde
desea que aparezca la tarea repetitiva.
En el men Insertar, haga clic en Tarea repetitiva. (figura N 12)
12
En el cuadro Nombre de tarea, especifique el nombre de tarea.

En el cuadro Duracin, especifique la duracin de una nica repeticin de la tarea.
En Patrn de repeticin, haga clic en Diario, Semanal, Mensual o Anual.
Especifique la frecuencia de la tarea y active la casilla de verificacin junto a cada da de
la semana en el que debera tener lugar la tarea.
En Intervalo de repeticin, especifique una fecha de comienzo en el cuadro
Comienzo. Si no especifica ninguna fecha en el cuadro Comienzo, Project usa la
fecha de comienzo del proyecto.
Haga clic en Terminar despus de o Terminar el.
o
Si ha hecho clic en Terminar despus de, especifique el nmero de

repeticiones de la tarea.
Si ha hecho clic en Terminar el, especifique la fecha en la que desea que

finalice la tarea repetitiva.
En Calendario para programar esta tarea, seleccione un calendario de recursos si

desea aplicar un calendario a la tarea. Si no desea aplicar un calendario, asegrese de
que se ha seleccionado Ninguno en la lista Calendario.
Figura N 12. Cuadro de dilogo: Insertar tarea repetitiva

Figura N 12. Cuadro de dilogo: Insertar tarea repetitiva
9.6 Tarea de resumen del proyecto

Tambin puede mostrar un proyecto como tarea de resumen en la lista de tareas. Una tarea de
resumen del proyecto muestra el proyecto completo en una nica fila con su propia barra de tareas
de resumen.
Como relevancia, la tarea de resumen del proyecto indica la duracin, la fecha de inicio y
finalizacin, total sobre recursos de presupuesto entre otros.
La tarea de resumen de todo el proyecto podr mostrase siguiendo los siguientes pasos:
Haga clic en Herramientas y buscar Opciones
13
Clic en la tarjeta Vista

En Opciones de Esquema active la opcin Mostrar Tarea de resumen de
proyecto (Ver figura N 13)
Resumen del
proyecto
Figura N 13. Cuadro de dilogo: Opciones tarjeta Vista
_____________________________________________________________________________
Prctica 1
Le han asignado construir una cancha de tenis bajo techo. El rea de construccin es de 703
m2 (37 m x 19 m) con una superficie de techo de 820 m2. Cuenta con 8 columnas de acero (4 por
lado). Usted cuenta con todas las especificaciones de los materiales a utilizar. Como parte de su
trabajo est la planeacin del proyecto utilizando MS-Project.
Las tareas que usted ha identificado y clasificado como importantes son:
1. Limpieza del terreno
2. Construccin de terraza
3. Instalaciones provisionales
4. Trazado y topografa
5. Excavacin de fundaciones
6. Construccin de placas y pedestales
7. Columnas de acero
8. Vigas de acero
9. Estructura de techo
10. Cubierta y hojalatera
11. Losa de concreto
12. Marcado de cancha
Abra un nuevo proyecto y nmbrelo Prctica 1. Una vez abierto elimine cualquier vista o
Panel que se localice dentro del rea de trabajo para visualizar mejor su proyecto.
14
En la Tabla de entrada, introduzca los nombres de las tareas del proyecto. Al final debe de
obtener una vista similar a la figura N 14.
Figura N 14. Introduccin de tareas Proyecto Ejemplo 1
Figura N 14. Tareas del Proyecto Ejemplo 1
Agrupe las tareas de manera tal que queden subordinadas en una tarea de mayor jerarqua.
Su Tabla de entrada debe de visualizarse tal y como se muestra en la figura N 15.
Subtareas
Tareas resumen
Movimiento de tierras
Limpieza de terreno
Construccin de terraza
Fundaciones
Excavacin de fundaciones
Construccin de placas y pedestales
Estructura de acero
Columnas de acero
Vigas de acero
Estructura de techo
Figura N 15. Tareas y subtareas del Proyecto Ejemplo 1
15
Agregue la Tarea Resumen de proyecto y cambie el formato de fechas de comienzo y fin

por un formato que incluya tambin la hora. Por ltimo agregue un hito como tarea de
finalizacin de proyecto y nmbrelo Fin del proyecto. El resultado debe de ser
semejante a la figura N 16.
No olvide Guardar el Proyecto.
Figura N 16. Tareas del Plan de proyecto
_____________________________________________________________________________
10. DEFINIR LA DURACIN DE LAS TAREAS

Dado que la precisin de una programacin depende en gran medida de la especificacin
precisa de la duracin, el dedicar un poco de tiempo al desarrollo de la duracin es algo que
compensa. Tenga presente seguir algunos consejos para obtener esa duracin con la exactitud que
se merece:
1. Comenzar por recopilar informacin bsica. La informacin que puede ayudarle a
estimar cunto tardarn algunas tareas en completarse puede proceder de:
Su propia experiencia. Bsese en las veces en que ha realizado tareas similares

en este u otros proyectos.
La experiencia de los integrantes de su equipo. Consultando con los recursos que

hayan sido responsables de determinados tipos de tareas, o bien si ya cuenta con su equipo
de trabajo, que sus integrantes desarrollen sus propias duraciones para las tareas asignadas
de este proyecto.
16
Proyectos anteriores. Revise otros proyectos creados y controlados por usted u otros
jefes de proyecto.
Estndares y referencias del sector. Busque informacin sobre la duracin de las tareas
aplicada a su sector.
Agregar un porcentaje a cada duracin. Se denomina bfer y consiste en agregar

tiempo adicional a la programacin por si es necesario. Si no es preciso, este bfer permite
que las tareas posteriores comiencen antes.
2. Agregar una tarea de bfer. Agregue una pequea "tarea de bfer" a cada una de las
principales fases del proyecto, o bien agregue al proyecto en su conjunto una tarea de bfer de
tamao variable.
3. Crear un hito. Cuando desee identificar un evento significativo en la programacin, como la
finalizacin de una fase, cree un hito en el proyecto.
4. Estimar las duraciones. Puede modelar un proyecto mediante el mejor y el peor de los
escenarios a fin de estimar de forma precisa las duraciones de la programacin. Tambin
puede obtener los clculos comparando las duraciones optimistas, pesimistas y esperadas.
Este mtodo se suele llamar anlisis PERT.
5. Especificar una duracin. Tras determinar cunto tiempo tardar una tarea en realizarse,
llega el momento de especificar una duracin. Especifique una duracin estimada si an no
sabe con certeza cunto tiempo tardar una tarea en llevarse a cabo.
6. Interrumpir el trabajo en una tarea. Si dos tareas coinciden, puede detener el trabajo en
aquella que se inicie primero, comenzar con la segunda y, una vez finalizada sta, volver a
comenzar con la primera tarea.
7. Crear un calendario. Para identificar los perodos laborables y no laborables de una tarea
especfica, cree un calendario. Por ejemplo, es posible que una mquina necesaria para llevar a
cabo una tarea est disponible slo algunos das de la semana. Puede identificar el perodo
laborable en un calendario de tareas y programar la tarea en consecuencia.
8.
Asignar un calendario a una tarea. Despus de crear un calendario de tareas, aplquelo a la

tarea o tareas para las que lo ha creado.
10.1 Cambiar unidad predeterminada de las duraciones de un proyecto

En Microsoft Office Project, la unidad de duracin predeterminada es el da, pero puede
cambiarla a minutos, horas, semanas o meses (Ver figura N 17). Si desea cambiar a otras unidades
realice el siguiente procedimiento:
En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en
Programacin.
En Opciones de programacin para, haga clic en una unidad de duracin de la lista
Mostrar duracin en.
Para usar automticamente la misma configuracin en todos los proyectos futuros,
haga clic en Predeterminar.
17
Figura N 17. Cuadro de dilogo: Cambio de duracin predeterminada
10.2 Insertar duraciones en una tarea

Ahora bien, teniendo claro como obtener las duraciones lo ms realistas posible se procede a
asignar a cada tarea esta duracin.
Como ya se haba mencionado anteriormente, en el momento en que escriba una tarea, Project
le asignar una duracin estimada de 1 da, simplemente para tener algo que mostrar en el Diagrama
de Gantt.
Las duraciones pueden ser escritas en:
Minutos (m o min)
Horas (h o hr)
Das (d o d)
Semanas (s o sem)
Meses (me o ms)
En el campo duracin de cada tarea, escriba el periodo estimado que se demorar para
ejecutarse (Si quiere puede agregarle un signo de interrogacin para indicar que es la duracin
estimada). Pulse Enter cada vez que asigna una duracin hasta completar totas las correspondientes
a las tareas del proyecto.
Con este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del
diagrama se calcularn automticamente, segn las fechas que se definieron en la informacin del
proyecto. Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y
sucesoras, la fecha de todas las tareas ser la misma que la fecha desde la que se va a programar el
proyecto.
18
10.3 Duraciones transcurridas

Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo especfica, independiente de los das
laborales, se puede escribir una duracin transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente
en actividades que despus de iniciadas no pueden detenerse o que son independientes de las
programaciones del proyecto, Por ejemplo: Fraguado de Concreto, Secar Pintura, etc. Las
duraciones transcurridas se programan 24 horas al da, 7 das a la semana, hasta que finalicen. Para
especificar una duracin transcurrida se debe escribir una t despus de la unidad de duracin, por
ejemplo: 3dt para tres das transcurridos.
Duracin laboral:
Duracin transcurrida:
Figura N 18. Diferencia de duracin calendario laboral y duracin transcurrida
10.4 Combinacin de duraciones con minutos, horas, das, semanas y

meses
De la figuras N 4, del tema de cmo definir un calendario para el proyecto se extrae para este
ejemplo que los das laborables segn el calendario es de lunes a viernes. De la figura N 7, de
como crear un calendario nuevo, se asignaron las horas que componen una jornada diaria, las horas
que componen una jornada de una semana y los das que componen un mes.
Con esta informacin, Project es capaz de realizar las conversiones de tiempo para calcular la
duracin total del proyecto usando la unidad predeterminada (en este caso das).
Figura N 19. Jornadas laborales del proyecto
19
Un ejemplo de esto puede apreciarse en la figura N 20 en donde se comparan diferentes

unidades del tiempo aplicadas a diferentes tareas sin que ello afecte la duracin que se ha
establecido originalmente.
Tarea 1.2.
Dur: 1 da
Tarea 4.
Dur: 10 das
Tarea 5.
Dur: 20 das
Tarea 1.2.
Dur: 8 hr.
Tarea 4.
Dur: 2 sem.
Tarea 5.
Dur: 1 mes
Figura N 20. Aplicacin de diferentes unidades de tiempo
Para insertar las diferentes unidades basta con poner la duracin e inmediatamente agregar las
siguientes letras:
m o min:
Para obtener unidades en minutos
h o hr:
Para obtener unidades en horas
d o d:
Para obtener unidades en das (*)
s o sem:
Para obtener unidades en semanas
me o ms:
Para obtener unidades en meses
(*) No es necesario indicar la letra si la unidad predeterminada para el proyecto es das.

Ejemplos: 1h, 3d, 2s, 1ms, 250min
20
_____________________________________________________________________________
Prctica 2
Continuando con lo desarrollado en la prctica 1, asignaremos a cada tarea las siguientes
duraciones. Damos como entendido que se han analizado lo suficientemente como para considerar
que estas son las ms realistas.
TAREAS
Limpieza del terreno
Construccin de terraza
Instalaciones provisionales
Trazado y topografa
Excavacin de fundaciones
Construccin placas y pedestales
Columna de acero
Vigas de acero
Estructura de techo
Cubierta y hojalatera
Losa de concreto
Marcado de cancha
DURACIN
1
3
2
1
5
7
8
5
12
6
4
2
Nota: La informacin necesaria para ingresar estos datos podra perfectamente copiarse de una
hoja Excel que la contenga. Solamente aplique el procedimiento de Copiar una vez sealado el
rango de la informacin. Vuelva a su Proyecto en Project y aplique Pegar en el rea que
corresponda. Existen otros mtodos de importar y exportar informacin que se vern luego. Ver
figura N 21.
Figura N 21.
Copiar datos de Excel
Abra
Proyecto
el
21
Prctica 1 y luego guarde de nuevo usando Guardar como y pngale el nombre

Prctica 2.
Digite en la columna Duracin, las duraciones de cada una de las tareas. Tenga en cuenta
que las Tareas Resumen no se les debe asignar ningn tiempo. Project calcular ese
tiempo basado en las Subtareas.
Cada vez que asigne una duracin dele Aceptar. Al final debe tendr una vista similar a la
figura N 22.
Figura N 22. Copiar datos de Excel
Pruebe cambiando la duracin de las tareas de acuerdo a la siguiente tabla y verifique que la
barra del Gantt para esta tarea no se ha modificado.
TAREAS
Instalaciones provisionales
Columna de acero
Vigas de acero
DURACIN
480 minutos
16 horas
0.4 meses
1 semana
En caso de existir alguna variacin debe de revisar el calendario y las jornadas de trabajo
segn se ha establecido anteriormente. Esto es muy importante pues determina que hemos
seguido el procedimiento para planear un proyecto de manera gradual y exacta.
No olvide Guardar el proyecto para sucesivas prcticas.
_____________________________________________________________________________
22
11. VNCULOS Y RELACIONES ENTRE TAREAS

Es bien conocido en la vida prctica que un gran nmero de tareas tienen diferentes tipos de
relaciones unas con otras. Todo esto depende mucho del momento que unas se vuelven
dependientes de otras. El buen uso de las relaciones trae como resultado un buen plan de proyecto.
Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta
estas cuatro relaciones:
Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea
predecesora.
Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.
Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience
la tarea predecesora.
Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea
predecesora. Este tipo de vnculo no se utiliza normalmente, aunque este disponible.
Cuando se establecen estas relaciones tambin es posible especificar intervalos de tiempo que
afectaran las tareas sucesoras retrasndolas o demorndolas en sus fechas de inicio o finalizacin.
Esto se conoce como posposicin y existen tres tipos:
Posposicin igual a 0
Posposicin mayor que 0
Posposicin menor que 0
11.1 Relacin Fin Comienzo

La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora. Iniciaremos el
aprendizaje utilizando esta relacin principalmente porque es una las ms usadas y Project ejecuta
automticamente cuando vinculamos una tarea con otra.
Las posposiciones de esta relacin se representan grficamente como siguen:
A
B
Relacin FC
con posposicin = 0
Relacin FC
con posposicin > 0
B
Relacin FC
con posposicin < 0
Ejemplos de esta relacin:

Los cimientos deben de estar listos antes de iniciar la colocacin de las paredes.
Los permisos de construccin deben de estar aprobados antes de iniciar la obra.
Las obras de canalizacin de aguas deben de estar por finalizar o completamente
finalizadas antes de iniciar con el nuevo tramo de carretera.
23
11.2 Relacin Fin Fin

La finalizacin de la tarea sucesora est supeditada a la terminacin de la tarea predecesora. Las
posposiciones de esta relacin se representan grficamente como siguen:
A
Relacin FF
con posposicin < 0
Relacin FF
con posposicin > 0
Relacin FF
con posposicin = 0
Ejemplo de esta relacin:

El cableado de internet de las oficinas debe de terminarse antes o al mismo tiempo de
terminar con las instalaciones.
11.3 Comienzo a Comienzo

La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora. Esto permite
que se inicie en paralelo pero no es obligatorio. Las posposiciones de esta relacin se representan
grficamente como siguen:
A
Relacin CC
con posposicin = 0
Relacin CC
con posposicin > 0
Relacin CC
con posposicin < 0
Ejemplos de esta relacin:

La implementacin del Plan de Gestin Ambiental debe de iniciarse en tan pronto
inicie la construccin pero no antes.
El equipo de airea acondicionado puede comprarse en el momento de recibirse el
dinero del financiamiento.
11.4 Comienzo a Fin

La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de
vnculo no se utiliza normalmente, aunque este disponible. Este concepto se conoce como JIT (Just
in time). Las posposiciones de esta relacin se representan grficamente como siguen:
B
Relacin CF
con posposicin = 0
A
B
Relacin CF
con posposicin > 0
B
Relacin CF
con posposicin < 0
24
Ejemplo de esta relacin:

La construccin de una tienda. El final de la construccin est cerca, pero no se
conoce la fecha exacta. El dueo no quiere ordenar el inventario hasta que la
construccin est bastante cercana. El fin de las tareas de construccin (B) dictan
cuando se ordenan los pedidos de ropa (A).
11.5 Establecimiento de las relaciones en Project

Los vnculos de tareas puede generarse en cualquiera de las vista que tiene Project para
visualizar el Plan de Proyecto (Barra de Men >Ver > Calendario, Diagrama de Gantt, Gantt de
seguimiento, entre otras). Sin embargo en la Vista de Diagrama de Gantt es donde mejor se
observa el efecto de los vnculos.
Las dependencias entre tareas se crean siguiendo los siguientes pasos. La figura N 23 muestra
algunos de ellos y sus resultados:
Ver > Diagrama de Gantt
En la Tabla de entrada de este grfico por defecto aparece la columna llamada
Predecesoras. Puede escribir directamente la identificacin numrica de la actividad
predecesora en la sucesora.
Repita lo anterior para cada una de las tareas.
Figura N 23. Vnculos entre tareas
Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se sealan todas y se realiza el mismo
procedimiento enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones numricas de las
actividades predecesoras separadas por comas.
Hay otros mtodos son:
Se sealan las tareas que desea vincular, entrar en el Men Edicin y dar clic en la opcin
Vincular Tareas. (ver figura N 24)
Busque el cono de vincular y desvincular tareas en la barra de herramientas Estndar (esta

barra puede ser activada colocando el puntero del mouse en la zona de herramientas y con
el botn derecho activar Estndar). Ver figura N 24.
Desde las Barras del Gantt posicionando el cursor en la tarea predecesora hasta que
aparezca una figura con cuatro flechitas, dar clic y mantener apretado el botn izquierdo
del mouse, arrastrar hacia abajo o arriba y llevar hasta la tarea sucesora, luego suelte el
botn del mouse y ambas tareas quedarn vinculadas. Repita esto con todas.
25
Iconos para vincular y

desvincular tareas
Figura N 24. Vincular mediante el uso de barras de herramientas
11.6 Posposicin de tiempos en tareas

Como se indic, cada relacin de tareas cuenta con tres opciones de posposicin. Existen varias
formas de establecer estas posposiciones. Por ahora conoceremos tres de ellas dado que son las ms
tiles de aplicar mientras nos encontramos en la vista de Diagrama de Gantt. Ejemplo de la
aplicacin de estas posposiciones se pueden ver en la figura N 25.
Hacindolo directamente desde la columna de Predecesoras al igual que lo hicimos para
relacionar las tareas. La forma de realizar la escritura es:
1. Introduzca el ID de la actividad predecesora.
2. Luego establezca el tipo de relacin FC, FF, CC o CF.
3. Indique si el tiempo de posposicin es mayor o menor mediante el uso de las operaciones
Positivo (+), o negativo (-).
4. Establezca las unidades de tiempo en sus diferentes modalidades (m, h, d, s, me) o en
porcentaje.
Figura N 25.
Uso de las
posposiciones
de tiempo
26
Otros mtodos para hacer las relaciones y posposiciones son:
Haciendo doble clic en la flecha de vnculo entre tareas y aparecer el cuadro de la figura
N 26.
Utilizando el cuadro de Informacin de la tarea... (figura N 27) usando el botn derecho

del mouse.
Mediante la Barra de Mens > Proyecto > Informacin de la tarea... > ficha
Predecesoras.
Desde la barra de herramientas Estndar utilizando el cono (similar a una carpeta) de

Informacin de la tarea... > ficha Predecesoras.
Figura N 26. Dependencia entre tareas
Figura N 27. Relaciones y

posposiciones desde el cuadro
Informacin de la tarea...
Luego veremos que el uso de estas y otras formas de introducir informacin dependern
mucho de lo que usted est realizando dentro de Project.
Nota: Para la creacin de tareas en hitos que tienen una duracin mayor que cero, se debe de
utilizar el cuadro de Informacin de la tarea... y en la tarjeta de Avanzado encontrar en el
extremo inferior izquierdo la casilla de opcin Marcar la tarea como hito.
12. DELIMITACIONES EN LAS TAREAS

Cuando establece una fecha de comienzo o una fecha de fin para una tarea en Project, significa
que no desea que esa tarea comience o finalice antes de esas fechas.
Se aplican delimitaciones a las tareas para imponer restricciones en la forma de calcular las
fechas de comienzo o de fin.
27
Hay tres tipos de delimitaciones:

Flexibles: Las delimitaciones no tienen fechas especficas asociadas a ellas. El
establecimiento de estas delimitaciones le permite comenzar las tareas lo antes posible o lo ms
tarde posible, finalizando la tarea antes de que termine el proyecto.
Semiflexibles: Requieren una fecha asociada que controla la fecha de comienzo o de fin
ms prxima o ltima, respectivamente, para una tarea. Estas delimitaciones permiten a una tarea
terminar en cualquier momento, siempre que cumpla con la fecha lmite de comienzo o de fin.
Inflexibles: Requieren una fecha asociada que controla la fecha de comienzo o de fin de la
tarea. Estas delimitaciones son tiles cuando necesita que la programacin tenga en cuenta factores
externos, como la disponibilidad del equipo o de recursos, fechas lmites, hitos de contrato y fechas
de comienzo o fin.
Tipo de
delimitacin
Nombre de
delimitacin
Descripcin
Flexible
Lo ms tarde posible
(LMTP)
Programa la tarea lo ms tarde posible, de tal forma que la tarea finaliza

antes de que termine el proyecto y sin retrasar las tareas siguientes.
Flexible
Lo antes posible
(LAP)
Programa la tarea para que comience la tarea lo antes posible. Es la

delimitacin predeterminada para aquellas tareas programadas desde la fecha
de comienzo del proyecto.
Semiflexible
No comenzar antes
de (NCAD)
Programa la tarea para que comience en una fecha especificada, o despus

de dicha fecha. Use esta delimitacin para asegurarse de que la tarea no
comienza antes de una fecha especificada.
Semiflexible
No finalizar antes del

(NFAD)
Programa la tarea para que finalice en una fecha especificada, o despus de

dicha fecha. Use esta delimitacin para asegurarse de que una tarea no
finaliza antes de una determinada fecha.
Semiflexible
No comenzar
despus del (NCDD)
Programa la tarea para que comience en una fecha especificada, o antes de

dicha fecha. Use esta delimitacin para asegurarse de que la tarea no
comienza despus de una fecha especificada.
Semiflexible
No finalizar despus
del (NFDD)
Programa la tarea para que finalice en una fecha especificada, o antes de

dicha fecha. Use esta delimitacin para asegurarse de que una tarea no
finaliza despus de una determinada fecha.
Inflexible
Debe finalizar el
(DFE)
Programa la tarea para que finalice en una fecha especificada. Establece las
fechas ms prximas, programadas y ltimas de las fechas de fin que ha
especificado y delimita la tarea en la programacin.
Inflexible
Debe comenzar el
(DCE)
Programa la tarea para que comience en una fecha especificada. Establece las
fechas ms prximas, programadas y ltimas de la fecha de comienzo que ha
especificado y delimita la tarea en la programacin.
Fuente: Microsoft Project 2007
12.1 Establecer las fechas de comienzo y de fin para una tarea

Para conseguir la mxima flexibilidad de programacin, se recomienda que permita a Project
calcular las fechas de comienzo y de fin basadas en las duraciones y dependencias entre tareas que
especifique. Sin embargo, si tiene delimitaciones inevitables, como una fecha de evento, puede
establecer manualmente una fecha de comienzo o de fin para una tarea.
28
En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

Haga clic en la tarea que est programando y, a continuacin, haga clic en
Informacin de la tarea.
Haga clic en la ficha Avanzado.
Seleccione un tipo de delimitacin en la lista Tipo de delimitacin.
Si selecciona una delimitacin que no sea Lo ms tarde posible o Lo antes posible,
especifique una fecha de delimitacin en el cuadro Fecha de delimitacin, o bien
seleccione una fecha en el calendario.
Cuando programe el proyecto desde una fecha de comienzo y especifica una fecha en el campo
Comienzo de una tarea (o arrastre una barra de Gantt para cambiar la fecha de comienzo), Project
establece una delimitacin No comenzar antes del para la tarea. Si especifica una fecha en el
campo Fin de una tarea, Project establece automticamente una delimitacin No finalizar antes
del.
Nota: Las delimitaciones de la tarea tambin estn claramente marcadas en la columna de
indicador con un smbolo de restriccin (ya sea
o
). Site el puntero en el indicador de
delimitacin para ver el tipo y la fecha de delimitacin.
12.2 Establecer una fecha lmite para una tarea

Puede establecer una fecha lmite para una tarea para realizar el seguimiento de la fecha de fin
sin bloquear la programacin con una delimitacin inflexible. Project actualiza la programacin
segn sea necesario, realiza un seguimiento de las fechas lmite y muestra un smbolo
en la
columna del indicador si una tarea finaliza despus de su fecha lmite.
Para establecer la fecha lmite para una tarea:
Haga clic en la tarea en la que est asignando una fecha lmite.
Haga clic en Informacin de la tarea
Avanzado.
y, a continuacin, haga clic en la ficha
Especifique la fecha lmite en el cuadro Fecha lmite.

Haga clic en Aceptar para guardar la fecha lmite. Aparece una flecha verde
a la barra de la tarea en la vista Diagrama de Gantt.
junto
Project no le notificar si se pasa una fecha lmite. Si decide despus que ya no desea la fecha
lmite establecida en esta tarea, puede quitar la fecha lmite desactivando el cuadro Fecha lmite.
Cuando una tarea se pospone a despus de su fecha lmite, Project calcula la demora negativa
para esa tarea. Por ejemplo, si una tarea finaliza un da despus de su fecha de fin programada,
muestra una demora total de -1d.
29
12.3 Ruta y tareas crticas de un proyecto

Hasta este momento hemos comprendido lo que son tareas, subtareas, hitos, tareas repetitivas,
sus vnculos y los tipos de relaciones que existen. Esto nos ha permitido definir un plan de
proyecto, sin embargo es importante conocer que existen dos tipos de tareas cuyo nombre est
relacionado de acuerdo a la influencia que tengan sobre la duracin del proyecto.
a tarea crtica
Se define as a la tarea cuya posible demora provoque

el atraso de todo el proyecto. Su holgura o demora
permisible por tanto es cero.
La tarea no crtica
Se define como aquella tarea que cuenta con holgura

o demora permisible. Si la tarea se atrasa ms que el
tiempo de la holgura, se convierte en una tarea crtica.
La ruta crtica es un conjunto de tareas crticas interrelacionadas mediante dependencias que

controla las fechas de comienzo y fin calculadas para el proyecto. Al concluir la ltima tarea de la
ruta crtica, concluye tambin el proyecto.
Es probable que haya muchas de estas redes de tareas en todo el plan del proyecto. Si conoce y
controla la ruta crtica del proyecto, as como los recursos asignados a cada tarea crtica, ser capaz
de identificar las tareas que pueden afectar a la fecha de fin del proyecto y, de este modo, saber si el
proyecto terminar en la fecha prevista.
Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la tabla
Programacin que la puede activar de dos formas diferentes (Ver figura N 28):
Estando en el Diagrama de Gantt, haga clic en Ver >Tabla: Entrada >
Programacin
O bien, coloque el cursor en la esquina superior izquierda de la
Tabla de entrada, haga clic con el botn izquierdo y seleccione
Programacin.
Figura N 28. Tabla: Programacin (Vista de holguras o demoras de las tareas)
30
12.4 Resaltar la ruta crtica en su plan de proyecto

Puede mostrar la ruta crtica en la vista Gantt detallado. Para ello siga los siguientes pasos:
En el men Ver, haga clic en Ms vistas.
Haga clic en Gantt detallado y, a continuacin, en Aplicar.
Tambin puede mostrar la ruta crtica con el Asistente para diagramas de Gantt.
En el men Ver, haga clic en
Diagrama de Gantt.
Haga clic en Asistente para
diagramas de Gantt.
que se
encuentra en la barra de
herramientas de formato.
Siga las instrucciones del
Asistente para diagramas de Gantt
para aplicar el formato a la ruta
crtica.
De forma predeterminada, las barras de Gantt y las lneas de vnculo son rojas. Ver figura N 29.
Figura N 29. Ruta crtica del proyecto
12.5 Mostrar nicamente la ruta crtica

Hay dos formas para visualizar solamente la ruta crtica. Esto ayuda a controlar mejor estas
actividades en la fase de la ejecucin.
La primera es mediante el uso de filtros (ver figura N30):
31
En el men Ver, haga clic en Diagrama de

Gantt.
En la lista Filtros, haga clic en Tareas
crticas.
Para mostrar de nuevo todas las tareas, en
la lista Filtro, haga clic en Todas las
tareas.
Figura N 30. Filtrado de la Ruta crtica
Otra forma para visualizar rpidamente la lista de tareas en la ruta crtica, es la siguiente (ver
figura N 31:
En la vista actual, en el men Proyecto,
elija Agrupar por.
A continuacin, haga clic en Crtico. Las

tareas de la ruta crtica se muestran juntas
bajo el encabezado Tareas Crtica: Si.
Para mostrar de nuevo todas las tareas, en

la lista Agrupar por, haga clic en Sin
agrupar.
Figura N 31. Agrupado de la Ruta crtica
32
12.6 Divisin de tareas

Una de las ventajas de la divisin de tareas es que los recursos trabajan cuando tienen tiempo
de hacerlo. Esto lo comprenderemos mejor al asignar los recursos.
Igualmente, cuando se est creando un proyecto con repeticin de tareas en diferentes
periodos, no se tiene que programar varias veces la actividad, sino dividir la tarea en los tiempos
que se realizar cada una de sus fases (ver figura N33).
Para dividir una tarea:
Abra el diagrama de Gantt.
En la barra de herramientas Edicin haga clic en Dividir Tareas
O bien utilice el
icono que se localiza en la barra Estndar.
En el diagrama de la vista, coloque el cursor y haga clic en la tarea a dividir y en la fecha

que desea que ocurra la divisin.
Arrastre la barra dividida hasta la fecha en que dese que esta debe de continua.
Para quitar la divisin de una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt hasta que toque
otra parte.
Figura N 33. Divisin de tareas
___________________________________________________________________________
Prctica 3
Continuando con lo desarrollado en la prctica 2, asignaremos a cada tarea los vnculos
considerando sus relaciones y posposiciones de acuerdo a lo que el equipo de trabajo estableci:
La construccin de la terraza se realizar una vez finalizada la Limpieza del terreno.
Las instalaciones provisionales se harn tan pronto se haya terminado con el

Movimiento de tierras.
El trazado y topografa se iniciar un da despus de iniciado las Instalaciones

provisionales.
33
Las fundaciones darn inicio una vez concluido el Trazado y la topografa.
La Construccin de placas y pedestales iniciar cuando Excavacin de fundaciones se

encuentre en un 60% de avance.
Comenzada la construccin de placas y pedestales, se pretende iniciar 3 das despus

con las columnas de acero.
Las vigas de acero se ejecutarn despus de colocadas las columnas.
Cuando a Vigas de acero le falte un 40% para finalizar, se iniciar la Estructura de

techo.
Terminada la Estructura de techos se iniciar la Cubierta y hojalatera.
La Losa de concreto y la Cubierta terminarn igual.
La cancha se marcar siete das (tiempo transcurrido) despus de terminada la Losa.
El fin del proyecto ser una vez pintada la cancha.
Abra el Proyecto Prctica 2. Establezca los vnculos, el tipo de relaciones y sus

posposiciones utilizando cualquiera de los mtodos ya aprendidos.
Inserte una nueva tarea del tipo Tarea Repetitiva antes de la tarea de fin de proyecto.
Debe de considerar que las inspecciones se realizarn una vez por semana los das
mircoles. La duracin de la tarea es cero con el fin de convertirla en hito.
Agregue otras tareas despus de la tarea Marcado de cancha. La tarea sucesora de las
nuevas tareas es la tarea Fin del proyecto:
Tarea
Duracin
Predecesora
Pintura general
22 das
Columnas de acero
Tuberas y registros
pluviales
15 das
Excavacin de
fundaciones
Iluminacin elctrica
15 das
Estructura de techo
Modifique el Gantt a una escala que pueda observar todo el proyecto. Una forma de
hacerlo rpidamente es utilizando el cono representado por una lupa con signos + y que
pertenece a la barra de herramientas Estndar. Si no aparece, es porque se encuentra oculta
entre otras barra de herramientas. Trate de reacomodar estas barras.
Puede ajustar el grfico de Gantt corriendo la Barra Divisoria entre ste y la Tabla de
entrada de manera tal que oculte las columnas de Comienzo, Fin, Predecesora, Nombre de
los Recursos.
Verifique que su proyecto tenga una duracin total de 52 das y que ha quedado como el
mostrado en la figura N 32. De lo contrario revise de nuevo sus vnculos, relaciones y
posposiciones. Tambin verifique que la fecha de inicio del proyecto es el 29 de setiembre
del 2008.
34
Resalte la ruta crtica de su plan de proyecto usando el Asistente para diagramas de

Gantt.
Si su proyecto ahora est igual al mostrado, Guarde como... usando el nombre Prctica
3.
Figura N 32. Diagrama de Gantt del proyecto mostrando la ruta crtica.
Ahora pruebe cambiando las relaciones y las posposiciones y observe en el Gantt cuales
son las variaciones. Compruebe la duracin total del proyecto en cada una.
Aplique el filtro Tareas crticas, observe bien y vuelva a su estado normal.
Aplique Agrupar por, observe bien y luego vuelva a su estado normal.
Vuelva a dejar la informacin como antes (No guarde estos ltimos cambios) para que en
lo sucesivo continuemos con la misma prctica.
____________________________________________________________
13. AGREGAR RECURSOS A UN PROYECTO
Un recurso se suele definir como cualquiera de las personas, del equipo y de los materiales
utilizados para completar las tareas de las que se compone un proyecto. Otros tipos de recursos que
puede agregar al proyecto incluyen:
Recursos de empresa Cada recurso de empresa forma parte de la lista de recursos de

toda la organizacin; por consiguiente, cada uno de ellos puede compartirse entre varios
proyectos. Normalmente, esta lista la administra un administrador y cada jefe de proyecto
agrega estos recursos a sus proyectos de acuerdo con sus necesidades. Nota: No se vern
en este curso.
35
Recursos que no sean de la empresa Un recurso que no sea de la empresa, o recurso

local, no forma parte de la lista de recursos de toda la organizacin. Ningn otro jefe de
proyecto puede utilizar sus recursos que no son de la empresa en los proyectos de los que
se encarguen.
Recursos genricos Estos recursos se utilizan para especificar las necesidades de

personal de un proyecto, como los carpinteros y los programadores, o bien un equipo.
Dentro de cada uno de los anteriores recursos, Project reconoce tres clasificaciones diferentes
de acuerdo a su uso o caracterstica:
Recursos de Trabajo: Se definen como aquellos relacionados con el recurso humano o

equipo y maquinaria cuya participacin en la tarea se mide por la capacidad, el tiempo y
el esfuerzo (operario, electricista, fontanero, ingeniero, administrador, back-up,
batidora de concreto, equipo informtico, etc.).
Recurso de Materiales: Son todos aquellos bienes materiales que son requeridos para
completar la tarea y su participacin se define de acuerdo al consumo (varilla, cemento,
madera, etc.).
Recursos de Costos: Son todos los que no dependen del esfuerzo o de su consumo,
que por su naturaleza se pueden asignar a una tarea de manera global. Un ejemplo
puede ser contratos ya establecidos, gastos de transporte, viticos, pasajes, etc.
13.1 Agregar recursos que no son de la empresa.

En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos (ver figura N 34).
Como alternativa podr encontrar en la Hoja de recursos en la Barra de Vistas que se
encuentra a la izquierda de su pantalla.
En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un trabajo, material o recurso
genrico.
Si desea designar grupos de recursos, en el campo Grupo del nombre del recurso, escriba
el nombre del grupo.
Especifique el tipo de recurso:
o
Para especificar si se trata de un recurso de trabajo, en el campo Tipo, haga clic en

Trabajo.
Para especificar si se trata de un recurso material, en el campo Tipo, haga clic en

Material. En el campo Etiqueta de material, especifique la etiqueta (por ejemplo,
yardas, toneladas o cajas) del recurso.
Para especificar si se trata de un recurso de costo, en el campo Tipo, haga clic en

Costo.
En el campo Capacidad mxima del recurso, escriba el nmero total de unidades de

disponibilidad de este recurso para este proyecto. El valor de capacidad mxima especifica
la disponibilidad total de este recurso para este proyecto; por ejemplo, tiempo parcial o
mltiplos.
Ejemplos: Si tiene un recurso disponible dos das por semana para el proyecto, puede
especificar como capacidad mxima el 40%. Puede usar esta capacidad para especificar
las distintas disponibilidades de designacin de un recurso. Ahora supongamos que
cuenta con un recurso denominado Ingenieros, un solo recurso que representa a tres
ingenieros del equipo. Puede especificar la capacidad mxima de Ingenieros como el
36
300%. Puede programar a los tres ingenieros a tiempo completo en un momento dado
sin sobreasignar el recurso Ingenieros.
Puede especificar la capacidad mxima como porcentaje (50%, 100%, 300%) o como nmero
decimal (0,5, 1, 3).
Figura N 34. Asignacin de recursos desde tabla Hoja de recursos.
Usted podr establecer diferentes argumentos para cada uno de los recursos que ha determinado en
la Hoja de recursos. Para ello puede ir al cuadro de Informacin del recurso siguiendo los pasos
siguientes:
En el men Ver, haga clic en Hoja de recursos.
En el campo Nombre del recurso, seleccione la tarea a la que desea asignar un recurso.
Haga clic en el icono de la barra de herramientas Estndar Informacin del recurso.
Obtendr el cuadro de la figura N 37.
Figura N 35. Asignacin de recursos desde cuadro Informacin del recurso.
37
13.2 Agregar recursos a una tarea

Se puede asignar ms de un recurso a una tarea. Es posible asignar a las tareas tanto recursos
de trabajo como materiales.
Puede asignar recursos a tareas para indicar quin es el responsable de realizar esas tareas. La
asignacin de recursos a una tarea sirve tambin para saber cunto tiempo se emplear en realizar
esa tarea y, si realiza un seguimiento de los costos, para saber cunto costar la tarea.
Hay varias formas de asignar los recursos que con el uso de diferentes tablas y vistas de MSProject podr ir conociendo a futuro. Por ahora veremos las principales y usted escoger la que
mejor se aplique a sus necesidades del plan de proyecto.
Primera manera:
En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desea asignar un recurso.
Haga clic en el icono de la barra de herramientas Estndar Asignar recursos.
Obtendr la cuadro de la figura N 36.
En el campo Nombre del recurso, haga clic en el nombre del recurso de trabajo o recurso
genrico que desea asignar.
En la columna S/D, haga clic en Solicitud o Demanda para especificar si requiere que
este recurso se asigne a la tarea para poder realizarla. Esta configuracin de recursos se
utiliza en el Asistente para la sustitucin de recursos. Si hace clic en Solicitud, el asistente
asigna el recurso nicamente si no est sobreasignado. Si hace clic en Demanda, el
asistente asigna el recurso aunque est sobreasignado, lo que puede causar problemas de
sobreasignacin.
Haga clic en Cerrar.
Figura N 36. Asignacin de recursos utilizando Asignar recursos.
Segunda manera:
En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignar el recurso.
Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea.
38
Clic en la pestaa Recursos donde aparecer una tabla en blanco. En esta tabla puede
asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignacin (ver figura N 37).
Figura N 37. Asignacin de recursos desde cuadro Informacin de la tarea.
Tercera manera:
En el diagrama de Gantt desplcese hasta la columna Nombre de los Recursos

(ver figura N 38).
All puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la cantidad
de recursos, es decir, la capacidad mxima se escriben los nmeros dentro de un
corchete y un recurso se separa de otro por medio de punto y coma (en algunos
casos dependiendo de la configuracin se usa coma).
Figura N 38. Asignacin de recursos desde la tabla de Entrada.
39
13.3 Establecimiento de las unidades de recursos a una tarea

Unidades de recursos de trabajo:
Las unidades de asignacin se escriben en porcentaje o en nmeros enteros segn la
configuracin establecida por el programador y significan la proporcin del recurso que se aplica a
la actividad (ver figura N 39).
Ejemplos:
Se tiene una batidora de concreto para chorrear columnas y vigas. La batidora estar
ocupada por la maana en las columnas y por la tarde en vigas. En este caso se utilizar
50% o 0.5 en cada una de las actividades.
Si el recurso es Operadores y hay tres operadores en el grupo que se van a asignar a
tiempo completo, especifique el valor de 300%.
Unidades de recurso de materiales:

Si los recursos que se estn asignando son materiales la unidad de asignacin ya no es en
porcentaje sino en las unidades como se paga las actividades, Por ejemplo: Para acero la unidad es el
Kilogramo o 1 Kg/ml. (ver figura N 39).
En el campo Unidades, escriba un nmero que indique la cantidad de material que se va a
utilizar para esta asignacin y, a continuacin, especifique la etiqueta de material.
Ejemplo: Si va a usar 20 metros de madera, escriba 20 metros.
Si la cantidad de material utilizado depende de la duracin de la tarea, especifique la tasa de uso
mediante una barra diagonal (/) y luego un cdigo o abreviatura de duracin.
Ejemplo: si se van a usar 20 metros de madera a la semana, especifique 20/semana o
20/s.
Figura N 39. Unidades de recursos para cada tarea
40
Unidades de recurso de costo:

Un recurso de costo proporciona un medio de aplicar un costo a una tarea asignando un
elemento de costo (como una tarifa area o dietas de alojamiento) a esa tarea (ver figura N 39).
El valor del recurso de costo no depende del trabajo realizado en una tarea ni de la duracin de
la misma. A diferencia de los costos fijos, puede aplicar todos los recursos de costo que desee a una
tarea.
En el campo Costo, escriba un valor que represente el importe del recurso de costo. Un nico
recurso de costo asignado a diferentes tareas puede tener valores de costo distintos. Por ejemplo,
un recurso de costo denominado Tarifa area asignado a dos recursos de trabajo diferentes puede
tener valores de costo distintos segn las ciudades a las que se viaje.
13.4 Programacin condicionada por el esfuerzo

Cuando se asignan recursos a una tarea, Project calcula el tiempo necesario para completar la
tarea utilizando dichos recursos.
Si asigna varios recursos al mismo tiempo, la duracin no cambia de su estimacin original.
Pero si asigna recursos adicionales a una tarea que ya tiene una asignacin, Project calcula el tiempo
adicional necesario para esos recursos adicionales. Esto se conoce como programacin
condicionada por el esfuerzo.
Ejemplo: Si una tarea con una duracin de 4 das se asigna a dos recursos, la duracin se
mantiene en cuatro das, y a cada recurso se le asigna trabajo en la tarea para cuatro das.
Sin embargo, si asigna dos recursos adicionales, la duracin se reduce a dos das porque se
espera que la duracin sea la mitad al contar con esos dos recursos.
Se identifican tres tipos de tareas que estn sometidas a la programacin condicionada por el
esfuerzo. Estas son:
Unidades fijas
Disminuye o aumenta la duracin de la tarea cuando se

incluyen o eliminan recursos. El esfuerzo vara en trminos
de la duracin de la tarea.
Duracin fija
Disminuye o aumenta las unidades de los recursos para

completar la tarea en la duracin asignada.
Trabajo fijo
Disminuye y aumenta la duracin de la tarea cuando se

agregan o quitan recursos. El esfuerzo asignado se mantiene
fijo an si cambia la duracin de la tarea.
13.5 Programacin NO condicionada por el esfuerzo

Unidades fijas
Disminuye o aumenta la duracin de la tarea cuando se

incluyen o eliminan recursos del mismo tipo.
Duracin fija
La duracin de la tarea se mantiene independientemente de

cantidad y dedicacin de los recursos.
Nota: El trabajo fijo siempre estar condicionado por el esfuerzo.
41
Existen varias formas para conocer, activar o desactivar los condicionamientos de las tareas:
a. Para activar o desactivar la programacin condicionada por el esfuerzo para todas las tareas
nuevas:
En el men Herramientas, haga clic en Opciones.
Haga clic en la ficha Programacin.
Active o desactive la casilla de verificacin Las tareas nuevas estn condicionadas por
el esfuerzo.
b. Para activar o desactivar la programacin condicionada por el esfuerzo para una tarea
individual:
Seleccione la tarea que desee cambiar.
Haga clic en Informacin de la tarea
Avanzadas.
y, a continuacin, haga clic en la ficha
Desactive la casilla de verificacin Esfuerzo realizado.
Otra forma para activar o desactivar la programacin condicionada por el esfuerzo para una
tarea es el uso combinado del Diagrama de Gantt con la vista de Recursos y predecesoras.
Para poder obtener esta combinacin, adelantaremos la forma de hacerlo para este caso:
Vaya a la vista Diagrama de Gantt.
Una vez all, dirjase al extremo inferior del lado derecho de su monitor, por arriba del
vrtice se encuentra una pequea barrita. Dirija la flecha del mouse hasta que cambie su
apariencia con dos flechas arriba y abajo. (Figura N 40)
Figura N 40. Abrir vista de Recursos y predecesoras
Haga doble clic, o bien arrastre hacia arriba hasta que pueda apreciar bien la nueva vista tal
y como se muestra en la figura N 41.
Puede ir asignando los recursos junto con las unidades para cada una de las tareas. Una vez
que introduzca el recurso dele aceptar. Para cada dato que introduzca tiene que dar aceptar
para que sea introducido y reconocido.
Una vez introducido el recurso en una tarea, presione el botn siguiente y as
sucesivamente para introducir toda la informacin.
Pruebe agregando o quitando recursos en una tarea al igual que duraciones, activando y
desactivando el condicionamiento con esfuerzo, cambiando unidades fijas, duracin fija y
trabajo fijo.
42
Figura N 41. Vista combinada Gantt Recursos y predecesoras
13.6 Manejo y verificacin de los recursos

La incorporacin de recursos en un proyecto puede provocar algunos conflictos durante la
etapa de planeacin del proyecto y durante la fase de control. Esto amerita una revisin constante
cada vez que variamos nuestro plan.
Despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya
sobreasignaciones. Una sobreasignacin significa que el recurso est trabajando en un solo
da, mas horas de las que puede.
Los principales factores que intervienen a que existan conflictos de este tipo son:
Limitacin de los recursos con que cuenta el proyecto.
Sobreposicin de tareas donde participa un mismo recurso.
El adelanto o atraso en la ejecucin de una tarea.
Para resolver lo anterior debemos identificar y resolver estos conflictos de sobreasignacin

aplicando algunas medidas que pueden afectar de alguna manera la duracin del proyecto o su costo
por tanto la nivelacin de los recursos adquiere un carcter de suma importancia.
En esencia estas medidas son:
Contratando ms recursos.
43
Nivelando los recursos corriendo las tareas en sobreposicin donde dicho recurso
participa.
Aumentando la jornada del recurso mediante horas extras en donde existe conflicto.
Para observar las sobreasignaciones y resolverlas manualmente existen varios mtodos. El uso
de ellos depender de la informacin y vistas que el usuario requiera en el momento. En las figuras
siguientes mostramos unas cuantas formas de hacerlo:
Primer mtodo:
Usando la vista de Hoja de recursos como se mira en la figura N 42.
En la Barra de vistas, hacer clic en Hoja de recursos.
Aparecern todos los recursos del proyecto.
El recurso sobreasignado se muestra en color rojo. Adems en la columna de informacin

se muestra un aviso amarillo con un signo de admiracin que una vez que se toca con la
flecha del mouse se lee Este recurso deber de redistribuirse con el valor Da a Da
Una opcin para eliminar la sobreasignacin es cambiar por ejemplo la capacidad mxima a
200% o ms segn sea necesario. Esto significa que se debe de contratar o asignar a otra
persona para que las tareas en donde hay sobreasignacin de recursos se nivelen. Algunas
implicaciones de asignar otro personal pueden ser:
o
Lo difcil de conseguir a una persona en el momento que tenga disponibilidad en el

momento oportuno.
Para el nuevo recurso, lo poco atractivo que le pueda ser la tarea para desarrollarla
nicamente en el tiempo de la sobreasignacin.
No estar familiarizado con el proyecto o la tarea como s lo estara si esta desde el

inicio.
Figura N 42. Sobreasignacin de recursos en la Hoja de recursos.
44
Segundo mtodo:
Usando la vista combinada Diagrama de Gantt y Grfico de recursos como se mira en la
figura N 43.
En la Barra de vistas, hacer clic en Diagrama de Gantt.
Colocar el cursor sobre una de las tareas que contenga el recurso sobreasignado.
Luego presione la tecla shift (mayscula) y mantener apretada mientras hace clic en la Barra
de vistas sobre Grfico de recursos.
Aparecer bajo el Gantt la vista de Grfico
de recursos. Para ir al da de la
sobreasignacin podr utilizar el icono de
desplazarse a tarea que se localiza en la
Barra Estndar.
El recurso sobreasignado se muestra en color rojo. Adems en la grfica aparecer una o
varias columnas en rojo que indicarn las fechas de la sobreasignacin. La sobreasignacin
se presenta despus de la capacidad del 100 %. Si la columna muestra, por ejemplo 200 %
para un da, implica que el recurso tendr que laborar el doble de su tiempo para cumplir
con la ejecucin de la tarea.
Figura N 43. Sobreasignacin de recursos en el Grfico de recursos.
45
Esta vista nos permite apreciar las tareas sobreasignadas en el Diagrama de Gantt.
Tenemos varia posibilidades de eliminar la sobreasignacin:
o
Adelantar el inicio de la tarea.
Aplazar el inicio de la otra tarea.
Asignarle otro recurso.
Asignarle tiempo extra.
Dividir la tarea.
Tercer mtodo:
Usando la vista combinada Uso de Recursos y combinarla si se quiere con el Grfico de
recursos como se mira en la figura N 44.
En la Barra de vistas, hacer clic en Uso de Recursos.
Colocar el cursor sobre una de las tareas que contenga el recurso sobreasignado.
Luego presione la tecla shift (mayscula) y mantener apretada mientras hace clic en la Barra
de vistas sobre Grfico de recursos.
En la vista Uso de recursos podr modificar las horas de la jornada con el fin de nivelar el
recurso.
Figura N 44. Sobreasignacin de recursos en la vista Uso de recursos.
46
13.7 Utilizacin de las horas extra.

Una de las formas utilizadas para controlar la duracin de un proyecto, sea en su fase de
planeamiento en el caso de sobreasignaciones de recursos, o en su fase de control con el atraso de
tareas, es asignando o reponiendo ms tiempo a los recursos mediante horas extras.
La implicacin principal de esta decisin es el costo que esto representa para el proyecto
tomando en cuenta que las horas extra siempre son ms caras que las horas normales.
Para poder ingresar la informacin de las horas extra puede utilizarse las vistas combinadas del
Diagrama de Gantt con la vista de Trabajo del recurso.
Siga los siguientes pasos para obtener la tabla de la figura N 45:
Vaya a la vista Diagrama de Gantt.
Una vez all, dirjase al extremo inferior del lado derecho de su monitor, por arriba del
vrtice se encuentra una pequea barrita. Dirija la flecha del mouse hasta que cambie su
apariencia con dos flechas arriba y abajo. (Figura N 40)
Haga doble clic, o bien arrastre hacia arriba hasta que pueda apreciar bien la nueva vista. Es
posible que la vista sea igual a la mostrada en la figura N 41. En todo caso si no fuera la
misma, no se preocupe, siga el siguiente paso.
Sobre la vista inferior Recursos y predecesoras (o la que el aparezca), presione el botn
derecho del mouse y busque la opcin Trabajo del recurso y obtendr la tabla como se
muestra en la figura N 45.
Puede asignar las horas extra diarias que debe de realizar el recurso en la columna trabajo
h extra
Figura N 45. Asignar horas extra a un recurso.
47
13.8 Nivelacin de los recursos de forma automtica.

Como se mencion anteriormente, la solucin a la nivelacin de los recursos siempre debe ir
acompaando de un anlisis econmico y de tiempo pues son los dos limitantes que siempre
aparecen en todo tipo de proyectos.
Es por eso que una solucin automtica es importante analizarla una vez que sea dada. Project
utiliza algunos criterios para tomar decisiones en el momento que se le pida resolver un conflicto de
recursos:
Estndar
Se basa en las relaciones de sus predecesoras, holguras, fechas y

prioridades asignadas para decidir cul de las tareas va a posponer.
Solo identificador
La tarea que tiene el nmero de identificacin mayor es la que

Project pospone.
Prioridad, estndar
Toma en consideracin la prioridad, las relaciones de sus

predecesoras, las holguras, fecha para determinar la tarea a
pospones.
Siga los siguientes pasos para resolver el o los conflictos pos sobreasignacin de los recursos:
En la Barra de Mens, buscar Herramientas > Redistribuir recursos
Aparecer el cuadro de dilogo Redistribuir Recursos de la figura N 45. En este
seleccione las condiciones de redistribucin que quiera que se apliquen al proyecto.
Figura N 45. Redistribucin automtica de recursos.
Recuerde, por defecto los recursos estn asignados por trabajo en horas, entonces en el cuadro
de verificacin Buscar sobre asignaciones con el criterio: se debe poner horas.
48
Prctica 4
Asignaremos en esta oportunidad los recursos de tipo trabajo, material y de costo a la prctica
que hemos seguido haciendo desde el inicio de este manual. Para ello se han analizado cada una de
las tareas que componen el proyecto, y el equipo de trabajo ha propuesto que los siguientes
recursos son los necesarios para cumplir con los objetivos:
Tarea
Construccin de
terraza
Instalaciones
provisionales
Recurso
14.000
/ hora
11.000
/ hora
Back hoe
14.000
/ hora
Vagoneta
11.000
/ hora
Mdulo bodega 3 x 3
50.000
Operario
1.200
/ hora
Ayudante
1.000
/ hora
50.000
/ da
Back hoe
14.000
/ hora
Pen
800
/ hora
Varilla # 6
720 kilos
900
/ kilo
Varilla # 3
360 kilos
900
/ kilo
3,84 kilos
85.000
Operario
Ayudante
Cubierta y hojalatera
Losa de concreto
Pintura general
Tuberas y registros
pluviales
/ m3
40 kilos
950
38,4 m2
1.000
/ m2 / da
1.200
/ hora
1.000
/ hora
Contrato estructuras
global
lm. Rectangular 3.66
235 lam.
15.000
Tornillos
2100 un.
/ kilo
24.000.000
/ lam.
/ un.
Contrato hojalatera
global
Instalador cubierta
820 m2
1.800
Contrato losa
740 m2
16.000
/ m2
lastre contrapiso
183 m3
18.000
/ m3
Pen
Marcado de cancha
Unidad
Vagoneta
Concreto f'c 210 kg/cm2

Construccin placas y
Alambre negro # 16
pedestales
Paneles formaleta
Estructura de acero
Costo
Back hoe
Trazado y topografa Topgrafo

Excavacin de
fundaciones
Cant. requerida
935.000
800
/ hora
/ hora
Pintura
3 cubetas
93.000
Pintor
1.200
/ hora
Ayudante
1.000
/ hora
15 cubetas
93.000
Pintor
1.200
/ hora
Tubo PVC 10 cm
15
9.000
/6m
Registros prefa.
16.000
/ un.
Operario
1.200
/ hora
Pen
800
/ hora
Pintura
Iluminacin elctrica Contrato elctrico
global
/ cubeta
/ cubeta
5.525.000
Condiciones:
El recurso humano tendr un recargo del 50% de su salario cuando labore horas extra.
49
La empresa dispone de un total de 3 operarios, 3 ayudantes 5 peones, 2 pintores.
Tambin la empresa cuenta con 2 Back-hoes y 4 vagonetas.
El resto de los recursos sern proporcionados segn sea necesario.
Al topgrafo se le cancelar los servicios una vez concluido su trabajo.
El contrato de losa se cancelar por adelantado.
El contrato elctrico se pagar al final una vez concluido.
El resto se pagar conforme avance.
Para iniciar con la prctica siga las siguientes instrucciones:

Abra el archivo Prctica 3 y guarde como Prctica 4.
En la barra de vistas, abra Hoja de recursos y digite cada uno los recursos con sus de la
tabla anterior tal y como se le ha enseado en este manual.
Verifique sus resultados con la figura N 46.
Figura N 46. Recursos del proyecto Prctica 4.
50
Una vez digitados, inicie a asignarle cada uno de estos recursos a las diferentes actividades
usando Informacin de tareas o bien la vista combinada Diagrama de Gantt con la vista
de Recursos y predecesoras tal y como se muestra en la figura N41. En este ltimo
caso, los costos de contrato deben de cargarse directamente en la columna de costos
mediante el uso de Informacin de tareas.
En el Diagrama de Gantt, introduzca una columna que se llame Costo despus de la
columna de Duracin.
Verifique sus resultados con la figura N 47.
Figura N 47. Diagrama de Gantt con Costos Prctica 4..
El costo de la obra es de:
Abra la Hoja de recursos y compruebe que pasa.

Resuelva el problema aprobando 4 horas extra por da y agregando medio tiempo del
recurso que est en problemas usando la vista combinada de la figura N 48.
51
Figura N 48. Vista combinada Diagrama de Gantt Trabajo del recurso Prctica 4.
Ahora el costo de la obra es de:
Responda a las siguientes preguntas:

1. La diferencia en el costo del proyecto se debe a?
2. Pruebe aumentando el recurso al doble y no autorice las horas extra. Qu
sucede?
3. En caso de ajustarse al recurso que se tena originalmente Que sucede con la
duracin de la tarea y del proyecto?
Respuestas:
1.
2.
3.
Que las horas extras son ms caras

El costo del proyecto se mantiene igual que el original.
La tarea duplic su duracin, se volvi crtica y retrasa el proyecto segn el plan original.
52
14. DIRECCIN Y CONTROL DEL PROYECTO

Todos los conocimientos adquiridos anteriormente corresponden a la fase de planeacin y
creacin de un proyecto. Antes de seguir con esta nueva fase es importante aprobar la informacin
haciendo un anlisis y repaso de todos los pasos que se han realizado.
En general se debe de asegurar lo siguiente:
Fecha propuesta de inicio.
Calendario laboral a utilizar.
Jornadas de trabajo del proyecto.
Horarios.
Excepciones (das feriados o no laborables del proyecto.
Horarios especiales.
Duraciones de las tareas
Esquemas de jerarquizacin (tareas y subtareas)
Vnculos entre tareas (no deben de quedar sueltas las tareas)
Delimitaciones de algunas tareas especiales.
Posposiciones con el fin de ajustar la duracin del proyecto.
Asignacin de recursos de trabajo, materiales y de costo de las tareas.
Balance de recursos de trabajo sobreasignados.
Comprobado lo anterior, y tomada la decisin de ejecutar el proyecto, iniciamos entonces la

fase de Direccin y Control del Proyecto.
Es comn, en un nmero grande de proyectos, que esta fase pierda la importancia real que
tiene. La mayora cree que lo ms importante de un plan de proyecto es obtener la duracin total
del mismo, pero no se percatan que el seguimiento y control de cada tarea es quien conduce a que
se cumpla con el tiempo planeado. Al no cumplirse con el plazo se pierda uno de los componentes
del xito: la entrega oportuna y cumplida. Cuando el plan contiene recursos y costos tambin
persiste la misma importancia y su cumplimiento agrega valor al xito obteniendo un producto
acorde a su alcance y costo.
14.1 Dar seguimiento del progreso del proyecto

Todo proyecto requiere de una administracin. Esto involucra el dirigir y controlar una serie de
recursos de tiempo, de trabajo y de dinero.
Algunas preguntas que surgen en esta etapa son:
De cuanto tiempo disponemos?
Cuanto hemos avanzado?
Qu tareas siguen?
Cundo debemos hacer las compras?
53
Cunto dinero hemos gastado?
Qu recursos debemos contratar seguidamente?
Otras tantas relacionadas con la informacin que hemos tomado en cuanta para el
proyecto.
El xito de un buen seguimiento del proyecto est en la regularidad en que se deba de hacer.
Los plazos de comprobacin se deben de definir de acuerdo a cada proyecto sin embargo estos
deben de permitir identificar problemas a tiempo para hacer los ajustes necesarios para corregir
cualquier desviacin en el plan.
14.2 Lnea base del proyecto

Ante todo, el plan original desarrollado en la fase de planeacin lo vamos a definir como Plan
Actual. La lnea base de un proyecto se define como la instauracin del Plan Actual en un plan que
servir de base de comparacin que llamaremos en adelante Plan Previsto. El Plan Previsto o lnea
base permitir comparar la situacin real del proyecto conforme este avance en su ejecucin. Los
sucesos que se desarrollan en la marcha del proyecto producen el Plan Real.
Una de las tablas que muestra los tres diferentes estados del proyecto la encontrarn en
Proyecto > Informacin del proyecto... > Estadsticas... tal y como se muestra en la figura
N49.
Figura N 49. Estadsticas del proyecto.
54
Cmo crear una lnea base?

Se recomienda que guarde el plan realizado hasta el momento e identifquelo como Plan
Original. Luego realice una copia y en seguida identifquela como Plan Previsto.
Una vez realizada la copia abra el archivo y siga los siguientes pasos:
Vaya a la Barra de Mens y escoja la opcin Herramientas > Seguimiento.
All encontrar la opcin Establecer de lnea Base... y aparecer la tabla de la figura
N50.
Figura N 50. Establecer lnea base.
Seleccione Establecer lnea de base y Proyecto completo. Ver que existen otras
alternativas que usted podr utilizar ms adelante conforme empiece a conocer ms el
programa.
Dele aceptar.
Luego vaya a la vista Gantt de seguimiento que encontrar en la Barra de mens > Ver.
Obtendr una vista tal y como se muestra en la figura N 51.
Figura N 51. Lnea base o Plan Previsto.
55
Las barras grises indican el estado previsto del proyecto y las barras de colores indican el estado
real del proyecto.
En la mayora de los casos, las condiciones reales difieren de lo previsto por diferentes motivos.
El mantener controlado estas variaciones permite hacer las correcciones que sean necesarias para
alinear el proyecto a la condicin prevista.
Es as que para obtener el Plan Real debe de introducirse estos cambios de manera regular
mediante las fechas reales de inicio o fin, las duraciones conseguidas en la ejecucin de cada tarea,
las nuevas delimitaciones, las modificaciones entre vnculos y sus posposiciones, cambios en los
costos de la obra e incluso cambios en los recursos.
Tambin es importante llevar el control de avance real de cada tarea y del proyecto en general y
en la medida que sea necesario actualizar el programa del proyecto.
En Project existen varias tablas para introducir esta informacin que se podrn encontrar en la
Barra de Mens > Ver > Tabla: segn se muestra en la figura N 52. (Como alternativa puede
hacer lo mismo sealando el vrtice superior izquierdo de la tabla de entrada y apretar el botn
izquierdo del mouse)
Sin embargo, la tabla de entrada que contiene la vista Gantt de Seguimiento puede ser
igualmente til sobre todo para introducir los cambios identificados en el proyecto. Agregue la
columna % Completado con el fin de introducir esta informacin ms fcilmente.
Figura N 52. Tabla para introducir informacin real.
Si por lo contrario se usa la tabla Variacin (figura N 53), esta igualmente permite
introducir los datos reales, pero adems contiene informacin que ayuda a identificar las variaciones
entre la condicin real (columnas de Comienzo y Fin) y las condiciones previstas (columnas
Comienzo previsto y Fin previsto) expresadas en diferencia de duracin entre comienzo real y
comienzo previsto, fin real y comienzo previsto (columnas Variacin de comienzo y Variacin de
fin).
56
Figura N 53. Tabla: Variacin.
La tabla Seguimiento (figura N 54), contiene una serie de columnas para introducir los
cambios que se van desarrollando durante la etapa de ejecucin del proyecto partiendo de una
posicin de cero. Incluye las columnas de comienzo y fin reales, el porcentaje de avance
completado hasta la fecha de corte, la duracin real, la duracin restante (saldo de das para concluir
la tarea), el costo real y el trabajo real (o esfuerzo real).
Figura N 54. Tabla: Seguimiento.
Una vez actualizadas las tareas del proyecto usted podr observar una vista similar a la figura
N 55. Se evidencia un desplazamiento de las tareas y por tanto la duracin del proyecto se va a ver
afectada. Es aqu donde una regularidad en la actualizacin de las condiciones reales cobra sentido
para prever las correcciones del caso en las futuras actividades.
Dado que ya hay poco que hacer en corregir las condiciones anteriores al corte o punto de
control del proyecto, es posible solicitar al Project que actualice el programa o plan previsto. Dicha
actualizacin se podr realizar de la siguiente manera:
Vaya a Herramientas > Seguimiento > Actualizar proyecto...
Utilice la opcin Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de: y Para:
Proyecto Completo. Figura N 56.
Dele Aceptar. Ver una imagen similar a la de la figura N 57.
57
Figura N 55. Actualizacin de tareas segn situacin real.
Figura N 56. Cuadro para actualizar el proyecto.
Figura N 57. Cuadro Actualizar proyecto.
De esta manera queda establecido el nuevo cronograma del proyecto del cual deber de hacerse las
modificaciones futuras para nivelarlo con el plan original o Plan Actual.
Es posible, dado algunas variaciones por concepto de cambios de obra, que la nueva programacin
sea la nueva lnea base del proyecto por tanto debe de seguirse los pasos para obtenerla segn
anteriormente se ha indicado.
58
BIBLIOGRAFAS
CHAMOUN, Y. 2002. Administracin Profesional de Proyectos. Una Gua Prctica para

Programar el xito de sus Proyectos. Hill Interamericana. Mxico. 268p.
GIDO, J.; CLEMENTS, J. 2003. Administracin exitosa de proyectos. Segunda edicin. Mxico.
Internacional Thompson Editores S.A.
P.M.I. (Project Management Institute). 2004. Gua de los fundamentos de la Direccin de
Proyectos. PMBOK Guide, Tercera edicin 2004. Newtown Square, Pennsylvania, E.U.A.
392 p.
MICROSOFT 2006. Tutorial Microsoft Project 2007. http://www.scribd.com/
59

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INSTITUTO TECNOLGICO DE

Ing. Juan Carlos Coghi M.

Ing. Juan Carlos Coghi M., Profesor

Conociendo project 2007 .......................................................................................................... 2

Creando o abriendo un archivo................................................................................................ 3

Calendarizacin de un proyecto ............................................................................................... 3

Definir el calendario del proyecto ............................................................................................ 4

Modificar un calendario base .................................................................................................... 5

Crear un calendario nuevo ........................................................................................................ 7

Aplicar un calendario base al proyecto.................................................................................... 8

Agregar tareas al proyecto ......................................................................................................... 9

Definir la duracin de las tareas ............................................................................................. 16

Vnculos y relaciones entre tareas .......................................................................................... 23

Delimitaciones en las tareas .................................................................................................... 27

12.4 Resaltar la ruta crtica en su plan de proyecto ............................................................................ 31

Agregar recursos a un proyecto .............................................................................................. 35

CAPTULO III PROGRAMACIN UTILIZANDO MS-P ROJECT 2007

Administrar y comprender de forma eficaz las programaciones de proyectos estableciendo

Coordinar la informacin existente integrndose fcilmente con otros programas de

Comunicacin efectiva de la informacin en diversos formatos dependiendo de las

Seguimiento de proyectos en funcin de sus necesidades ms relevantes utilizando un

Personalizar programa de acuerdo con las necesidades especficas de su proyecto. Puede

2. CONOCIENDO PROJECT 2007

Figura N 1. Ventana principal de Project 2007

3. CREANDO O ABRIENDO UN ARCHIVO

Figura N 2. Men Archivo

Figura N 3. Cuadro de dilogo:

5. DEFINIR EL CALENDARIO DEL PROYECTO

Figura N 4. Cuadro de dilogo: Cambiar calendario laboral...

6. MODIFICAR UN CALENDARIO BASE

Cada excepcin podr tener patrones de comportamiento de repeticin y de periodo laborable.

Figura N 5. Cuadro de dilogo:

Seleccione la tarjeta Semanas laborables para definir un horario laboral diferente al

7. CREAR UN CALENDARIO NUEVO

Figura N 7. Cuadro de dilogo: Opciones tarjeta Calendario

Ahora prosiga a ejecutar estos nuevos pasos:

Figura N 8. Cuadro de dilogo: Crea nuevo calendario base

8. APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO

9. AGREGAR TAREAS AL PROYECTO

Figura N 9. Tabla de Entrada

9.1 Agregar o modificar columnas

Figura N 10. Cuadro de dilogo: Insertar columna

Asegrese de que las tareas tienen claros criterios para su finalizacin.

Evite definir elementos tales como vacaciones o cursos como tareas.

9.2 Insertar o eliminar tareas

9.3 Crear subtareas

Las tareas se dividen en dos tipos:

9.4 Crear un hito o punto de control

9.5 Crear una nueva tarea repetitiva

En el cuadro Nombre de tarea, especifique el nombre de tarea.

Si ha hecho clic en Terminar despus de, especifique el nmero de

Si ha hecho clic en Terminar el, especifique la fecha en la que desea que

En Calendario para programar esta tarea, seleccione un calendario de recursos si

Figura N 12. Cuadro de dilogo: Insertar tarea repetitiva

9.6 Tarea de resumen del proyecto

Clic en la tarjeta Vista

Figura N 13. Cuadro de dilogo: Opciones tarjeta Vista

6. Construccin de placas y pedestales

10. Cubierta y hojalatera

11. Losa de concreto

12. Marcado de cancha

Figura N 14. Introduccin de tareas Proyecto Ejemplo 1

Figura N 14. Tareas del Proyecto Ejemplo 1

Figura N 15. Tareas y subtareas del Proyecto Ejemplo 1