PRESENTADO POR:
5. TIEMPO Y COSTO
Este estudio se entregar en dos etapas: un informe inicial del proceso de
planeacin el da 29 de Octubre de 2012, y un informe final de terminacin del
trabajo y sus respectivas recomendaciones el da 02 de Noviembre de 2012.
EL costo de la auditora es de $16.000.000.oo incluye gastos de transporte
papelera y viticos.
Dado en Bucaramanga a los 11 das del mes de octubre de 2012.
Cordialmente:
SOLICITUD DE AUDITORIA
Bucaramanga, octubre 20 de 2012
Seores
AUDITORES PROACTIVOS S.A.S
Ciudad
REF: Solicitud de Auditoria.
Estimados Seores:
De acuerdo con la propuesta de servicios recibida, nos permitimos solicitar los
servicios de Auditores para nuestra empresa INDUSTRIAS REY LTDA, debido a
la importancia de velar el funcionamiento del departamento de Tesorera y Caja y
de ese modo demostrar la transparencia, eficiencia y eficacia de la compaa;
pongo a su consideracin nuestra propuesta econmica, la cual acordamos en
fechas anteriores, siendo ella aceptada por su compaa.
Por lo anterior expuesto, en muy importante para nosotros dar inicio al contrato de
prestacin de servicios, diseado para tal fin.
Agradecemos se acerquen a nuestra oficina principal calle 22 # 48 C 39 de
Bucaramanga ubicada en para dar inicio al proceso contractual que esto requiere.
Cordialmente,
CARTA DE ACEPTACION
Cordialmente:
Enteradas las partes del contenido y alcance legal de este contrato, lo rubrican y
firman de conformidad en original y tres copias, en la ciudad de Bucaramanga, el
da 26 de Octubre de 2012.
_____________________________
CARLOS PEREZ AFANADOR
GERENTE GENERAL
INDUSTRIAS REY LTDA.
_______________________
MARIO JAIMES MESA
REPRESENTANTE LEGAL
AUDITORES PROACTIVOS S.A.S
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Cuenta con una planta de personal de 240 personas que conforman la parte
administrativa y estn distribuidos dentro de las siguientes reas: rea de
ventas, compras, produccin, nomina, cartera, contabilidad, Tesorera y caja,
gerencia financiera; Sistemas e informtica.
Organizacin
Las funciones del rea de tesorera y caja son las siguientes:
Pagos de nminas.
Controles de Seguridad
Controles de Adquisicin
Controles de Organizacin
Controles de Desarrollo
Controles de Documentacin.
AUDITORIA INTERNA
Existe un rea de Auditora interna que cuenta con cinco personas que se
encargan de la revisin de las cuentas, elaboracin y seguimiento de los
procedimientos generales del desarrollo normal del objeto social de la empresa
tanto a nivel administrativo como operativo y quienes estn encargados de la
responsabilidad de informar las falencias que se presenten dentro del desarrollo
normal de cada actividad en su oportunidad.
EVALUACIN DEL AMBIENTE DE CONTROL:
Nuestra auditoraevaluar el acatamiento de las polticas establecidas por la
administracin al orientar las actuaciones y las responsabilidades de los
empleados del rea de tesorera y caja hacia el cumplimiento de los objetivos y
metas propuestas por la empresa dentro del desarrollo normal de sus actividades,
y su respectiva colaboracin con la firma al realizar el trabajo de la auditora.
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MAGNIT
UD DEL
DAO
PROBABILIDAD DE AMANAZA
CRIMINALIDAD
ROBO
VIRUS
SUCESOS FISICOS
NEGLIGENCIA
INCENDIO
TERREMOTO
INUNDACION
FALTA
DE
ENERGI
A
ELECTRI
CA
COMPARTIR
CONTRASE
AS
COPIAS
DE
SEGUIRID
AD
4
4
2
3
3
16
16
8
12
12
16
16
8
12
12
8
8
4
6
6
12
12
6
9
9
16
16
8
12
12
12
12
6
9
9
3
2
3
2
12
8
12
8
12
8
12
8
6
4
6
4
9
6
9
6
12
8
12
8
9
6
9
6
4
2
16
8
16
8
8
4
12
6
16
8
12
6
DATOS E INFORMACION
PERSONAL
TESORERIA
CAJA
COORDINADOR
AUXILIARES
SOPORTE TECNICO
SISTEMA DE
INFORMACION
PAQUETE CONTABLE
LICENCIAS
SISEMA INFORMATICO
CAPACIDAD DE LOS
EQUIPOS
POLIZAS DE SEGURO
COMPUTADORAS
CALIDAD
16
Los equipos de cmputo del rea de tesorera y caja son aptos para la
labor y tienen configuraciones vigentes y adecuadas para los
requerimientos del software utilizado?
X
X
17
Los comandos crticos en los objetos (Ej. Crear, alterar, delete) estn
habilitados dentro de la red por cada rea, son revisados y
monitoreados oportunamente, especialmente en el rea de tesorera y
caja?
INFORME DE AUDITORIA
INDUSTRIAS REY LTDA
AREA DE TESORERIA Y CAJA
Se ha
auditado los departamentos de tesorera y caja de la empresa
INDUSTRIAS REY LTDA.Dicha auditoria fue contratada bajo la responsabilidad de
la administracin, una de nuestras obligaciones es la de expresar una opinin
sobre el manejo eficiente de los departamentos en mencin.
La auditora de la ofimtica se realiz de acuerdo con las norma de auditoria
generalmente aceptadas en Colombia. Estas normas requieren que se planifique
y se lleve a cabo de tal manera que se obtenga una seguridad razonable sobre el
manejo ofimtico que se le da al departamento de tesorera y caja. Esta auditoria
incluye el examen sobre bases selectivas de las evidencias que respaldan las
cifras, manejo y funcionalidad sobre estos departamentos. Tambin incluye la
evaluacin de normas y principios utilizados en la sistematizacin de las
operaciones.
Consideramos que nuestra auditoria proporciona una base razonable para
expresar nuestra opinin.
Obtuvimos la informacin necesaria para cumplir con los propsitos de la auditoria
y efectuamos las pruebas de acuerdo a la normatividad vigente. Como resultado
final del proceso se pudo evidenciar un manejo ofimtico eficiente en los
departamentos de tesorera y caja, salvo algunas deficiencias presentadas y que
si no se corrigen podran dejar en un evidente riesgo el funcionamiento normal de
los mismos.
HALLAZGOS
1. El mantenimiento de los equipo no se realiza por una persona calificada.
2. No se realizan copias de la informacin continuamente, como tampoco
existe un backup al exterior de la empresa.
3. Faltan licencias de funcionamiento de los equipos de cmputo del rea de
tesorera y caja.
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esto puede evitar incurrir en problemas dentro del sistema y por ende
generar graves consecuencias dentro de los diferentes procesos.
Durante la revisin al rea de tesorera y caja hemos determinado que
de la informacin no se est generando backup como soporte historial
de sta; lo que nos permite recomendarles que dichas copias se deben
realizar con un lapso no mayor de 10 das, al igual que esta informacin
debe guardarse en un lugar externo a la empresa.
Teniendo en cuenta que el rea de tesorera y caja posee 4 equipos
de cmputo, se procede a revisar los diferentes documentos de
adquisicin y licencias de cada uno, y se determina que los dos equipos
que se encuentran dentro de la oficina de tesorera no poseen las
respectivas licencias de funcionamiento, es de vital importancia licenciar
estos equipos toda vez que la ley as lo exige y en el menor tiempo
posible debido a que dicha situacin puede generar consecuencias
graves para la empresa.
Se establece mediante encuestas que no hay constitucin de un grupo
dentro de la oficina de sistemas que supervise el buen funcionamiento
de los aplicativos de sistemas para ningn rea. Y es nuestro deber
recomendarles que se asigne una persona que posea los
conocimientos y el perfil para que desarrolle esta funcin, en aras de
evitar problemas en el manejo de la informacin.
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