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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Aprobado por
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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Contenido
1.
Objetivo .................................................................................................................................. 4
2.
Alcance ................................................................................................................................... 4
3.
Poltica .................................................................................................................................... 4
3.1. Polticas Generales ............................................................................................................. 4
3.2. Polticas de Operacin........................................................................................................ 4
4.
5.
Definiciones ............................................................................................................................ 6
6.
Procedimientos ...................................................................................................................... 7
6.1.
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INVENTARIO
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Anexos .................................................................................................................................. 27
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INVENTARIO
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1. Objetivo
Establecer y estandarizar control de inventario de los bienes de larga duracin de
PROECUADOR.
2. Alcance
Se aplica al macro-proceso Control de Inventario del Instituto de Promocin de
Exportaciones e Inversiones - PRO ECUADOR, que incluye los siguientes procesos:
Control de Inventario
Control de bienes de larga
duracin
Control de suministros y
materiales
3. Poltica
3.1. Polticas Generales
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INVENTARIO
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4. Marco Legal
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INVENTARIO
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5. Definiciones
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6. Procedimientos
6.1.
6.1.1.
6.1.1.1.
Diagrama de flujo
INICIO
CONTRATACIN
PBLICA
GUARDA ALMACN
Recibir y contar
bienes
I-1
Recibir y revisar
Factura
Firmar Acta
Entrega-Recepcin I-2
con el Proveedor
Ingresar
informacin en el
sistema
Actualizar BDD
FUNCIONARIOS
PRO ECUADOR
OFICINAS COMERCIALES
(Jefe de Oficina)
I-5
I-3
Asignar custodio
en el sistema
Validar
informacin
FIN
Aseguramiento de
Bienes
Codificar bienes
Elaborar Acta de
Entrega-Recepcin
Entregar bienes
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
Archivar Acta de
Entrega-Recepcin
I-4
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
Remitir listado de
Bienes adquiridos
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
INICIO
6.1.1.2.
Este proceso puede iniciarse en la Oficina Matriz y/o en las Oficinas Zonales.
Si se inicia en la Oficina Matriz, el proceso se desencadena desde el proceso CONTRATACIN
PBLICA, y contina con el numeral 1.
Si se inicia en las Oficinas Zonales, referirse al numeral 5.
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INVENTARIO
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GUARDALMACN
1. Recibe y cuenta los bienes. Debe tener la orden de compra para verificacin.
2. Recibe y revisa las facturas.
3. Firma el acta de entrega-recepcin con el proveedor.
En caso de que la contratacin haya sido por nfima cuanta, el Guarda Almacn de
PRO ECUADOR es responsable de elaborar el acta.
En caso de que la contratacin haya sido por otro mecanismo, el proveedor es
responsable de emitir y presentar el acta.
4. Ingresa informacin en el sistema MIRAFLORES. Continuar con numeral 7.
OFICINAS COMERCIALES
5. Remite listado de bienes adquiridos. Continuar con el numeral 6.
GUARDALMACN
6. Validar listado enviado por la OCE.
El guardalmacn debe solicitar informacin detallada de las adquisiciones a la
delegada de compras en el exterior (Direccin Administrativa-Financiera).
7. Asigna custodio en el sistema al igual que el Jefe de las Oficinas Comerciales que
previamente remite el listado de bienes adquiridos.
8. Se realiza el aseguramiento de bienes (proceso).
9. Codifica los bienes.
10. Elabora acta de entrega-recepcin.
11. Entrega los bienes.
12. Firma el acta de entrega-recepcin en conjunto a los Funcionarios de PRO ECUADOR.
13. Archiva documentacin. Los documentos que debe archivar son:
a. Copia de orden de compra
b. Copia de acta de entrega-recepcin
c. Copia de factura
14. Actualiza base de datos de los bienes de PRO ECUADOR. (archivo Excel).
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INVENTARIO
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6.1.2.
6.1.2.1.
Diagrama de flujo
RESPONSABLE DEL
BIEN
GUARDALMACN
ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
INICIO
Solicitar
constatacin fsica
de Bienes
Aprobar cronograma
para constatacin de
Bienes
I-1
Elaborar cronograma
para constatacin de
Bienes
I-2
Realizar constatacin
fsica de los Bienes
Validar codificacin
de los Bienes
BIEN EN BUEN
ESTADO?
BAJA DE
ACTIVOS
NO
SI
Revisar necesidad
de cambios en
Actas de EntregaRecepcin
Se requieren
cambios?
SI
Realizar cambios
en Actas anteriores
NO
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
Realizar y enviar
Informe de
constatacin
I-3
FIN
I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido al Guardalmacn. Debe enviarse en el ltimo trimestre del ao (octubre).
I-2: En el cronograma constaran los nombres de los grupos de trabajo que realizarn la constatacin fsica.
I-3: El Informe contendr las novedades detectadas respecto del estado, custodia y utilizacin de los bienes asignados. El
informe debe ser remitido al Director Administrativo-Financiero.
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
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INVENTARIO
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6.1.2.2.
GUARDALMACN
2.
GUARDALMACN
4.
5.
6.
7.
8.
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INVENTARIO
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6.1.3.
6.1.3.1.
Diagrama de flujo
GUARDALMACN
DIRECCIONES
OFICINAS
COMERCIALES
Solicitar Baja de
Activo
Solicitar Baja de
Activo
I-4
Solicitar
inspeccin previa y
elaboracin de
Informe
(Jefe Administrativo)
Realizar
inspeccin previa
Solicitar
aprobacin
Todava son
necesarios?
Ordenar
destruccin del
Bien
I-5
Elaborar y remitir
informe
NO
Elaborar y remitir
I-3
Acta
I-6
DONACIN
Donar los
Bienes
I-7
Elaborar y
entregar Acta
SI
Destruccin o
donacin?
Concluir trmite y
archivar
expediente
DESTRUCCIN
Destruir los
Bienes
I-9
I-8
FIN
Eliminar activo
del inventario
(Guardalmacn)
DIRECCIN DE
TECNOLOGA
DIRECTORA EJECUTIVA
DIRECCIN
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
I-4
I-1
(Director)
INICIO
DIRECCIN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
INICIO
DIRECCIN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
Solicitar Baja de
Activo
INICIO
FIN
Bien
informtico?
NO
Aprobar
destruccin del
Bien
SI
Solicitar informe
tcnico
Elaborar
Informe tcnico
I-2
6.1.3.2.
I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido a la mxima autoridad de PRO ECUADOR. Debern adjuntar informe sobre el bien, con
registro fotogrfico.
I-2: En el informe tcnico se debe especificar si el bien ha pasado su vida til, si est en malas condiciones y si es
recomendable darle de baja.
I-3: Memorando (QUIPUX) dirigido a la mxima autoridad de PRO ECUADOR, con copia al Director Administrativo
Financiero.
I-4: Memorando (QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero.
I-5: Memorando (QUIPUX) dirigido a la mxima autoridad de PRO ECUADOR. Deber adjuntarse informe sobre el bien.
I-6: Memorando (QUIPUX) dirigido al funcionario delegado, con copia al Guardalmacn. El Memorando deber indicar
fecha, hora y lugar donde se realizar la actividad.
I-7: Debe estar presente el Guardaalmacn. Entidades del sector privado que realicen labor social u obras de beneficencia,
y que no tengan fines de lucro.
I-8: Debe estar presente el Guardalmacn. Previo a la destruccin se proceder a su desmantelamiento para fines de
reciclaje.
I-9: El Acta deber contener registros fotogrficos. Una copia del Acta debe ser entregada al Guardalmacn.
Este proceso puede iniciar desde las Oficinas Comerciales o desde la Oficina Matriz.
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INVENTARIO
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OFICINAS COMERCIALES
1. El Jefe de la OCE, solicita baja de activos, mediante memorando (QUIPUX) dirigido
a la mxima autoridad de PRO ECUADOR.
Debe adjuntar informe sobre el bien, con registro fotogrfico.
DIRECTORA EJECUTIVA
En caso de ser un bien informtico, continuar con numeral 2.
En caso de no ser un bien informtico, continuar con numeral 4.
2.
DIRECCIN DE TECNOLOGA
3.
DIRECTORA EJECUTIVA
4.
OFICINAS COMERCIALES
5.
DIRECCIONES
6.
El funcionario, custodio del bien, solicita la baja del activo, mediante memorando
(QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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8.
El Director de rea solicita la inspeccin previa del bien, a uno de los funcionarios
de control previo (de preferencia el Jefe Administrativo), mediante memorando
(QUIPUX).
Funcionario de control previo realiza la inspeccin previa del bien.
Si durante la inspeccin se determina que el bien todava es necesario para la
institucin, continuar con el numeral 9.
Si durante la inspeccin se determina que el bien ya no es necesario para la
institucin, continuar con el numeral 10.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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6.2.
6.2.1.
INICIO
SI
Solicitar
requerimientos de
suministros
I-6
Entregar
Documentacin
I-5
Archivar Registro
de Compra,
Factura y Acta
Ingresar
suministros y
materiales a
bodega
EGRESO DE
SUMINISTROS Y
MATERIALES
FIN
I-2
GUARDA ALMACN
Planificado?
Ingresar
informacin en el
sistema
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
con proveedor
Recibir y revisar
Factura
Consolidar
requerimientos de
suministros
DIRECCIONES
Solicitar adquisicin
de suministros de I-3
oficina
Solicitar adquisicin
de suministros de I-3
oficina
Enviar
requerimientos de
suministros
I-2
Enviar
requerimientos de
suministros
I-2
DIRECTOR
ADMINISTRATIVOFINANCIERO
OFICINAS ZONALES
PRO ECUADOR
NO
Solicitar adquisicin
I-3
de suministros
Recibir y contar
suministros de
oficina
I-4
Aprobar
adquisicin de
suministros
ADQUISICIONES
Versin 0
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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GUARDALMACN
2. Solicita, va correo electrnico, los requerimientos de suministros de oficina, a las
Asistentes de las Direcciones de PRO ECUADOR y al responsable de suministros de
cada Oficina Zonal.
DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES
3. Envan los requerimientos de suministros de oficina, va correo electrnico.
GUARDALMACN
4. Consolida los requerimientos de suministros de oficina.
5. Solicita la adquisicin de suministros, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al
Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas.
Deber adjuntar un informe/cuadro de material disponible y material solicitado.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
6. Aprueba la adquisicin de los suministros de oficina.
7. Referirse al proceso Contratacin pblica.
GUARDALMACN
8. Recibe y cuenta los suministros de oficina.
Al momento de recibir los suministros deber tener consigo la orden de compra, para
verificacin.
9. Recibe y revisa la factura.
10. Firma el acta de entrega-recepcin con el proveedor
11. Entrega la documentacin correspondiente a quien haya solicitado la compra
(Direccin Administrativa-Financiera).
12. Ingresa la informacin de los suministros de oficina en el sistema MIRAFLORES.
13. Archiva el registro de la compra, la factura y el acta de entrega recepcin.
14. Ingresa los suministros a la bodega. Fin del proceso.
Versin 0
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INVENTARIO
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6.2.2.
SI
INICIO
Planificado?
Matriz
Zonales?
SI
MATRIZ
FIN
ZONALES
GUARDA ALMACN
Registrar egreso
en el sistema
Registrar egreso
en el sistema
Verificar
disponibilidad de
suministros
Disponibilidad?
NO
Informar
indisponibilidad
I-1
Elaborar y
presentar informe I-4
de inventario
I-2
I-2
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
FIN
NO
OFICINAS ZONALES
(Asistentes)
DIRECCIONES PRO
ECUADOR
FIN
Solicitar
suministros de
oficina
I-1
Solicitar
suministros de
oficina
I-1
Enviar suministros de
oficina va Correos I-3
del Ecuador
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
Recibir suministros
de oficina
Recibir suministros
de oficina
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
Enviar Acta de
Entrega-Recepcin
firmada
FIN
GUARDALMACN
Si es un egreso de suministros de oficina no planificado, continuar con el numeral 1.
Si es un egreso de suministros de oficina planificado, continuar con el numeral 4.
DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES
1. Las Asistentes de las Direcciones solicitan los suministros de oficina, va correo
electrnico, al Guardalmacn. En el caso de las Oficinas Zonales quien realiza la
solicitud es el responsable de suministros de cada Oficina Zonal.
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INVENTARIO
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GUARDALMACN
2. Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados.
En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3.
En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral 4.
3. Informa la indisponibilidad va correo electrnico. Fin del proceso
4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepcin.
Si la entrega de los suministros de oficina es en la oficina Matriz, continuar con el
numeral 5.
Si la entrega de los suministros de oficina es en las Oficinas Zonales de PRO ECUADOR,
continuar con el numeral 6.
5. Entrega los suministros de oficina al Asistente de Direccin respectivo y firma el acta
de entrega-recepcin (Anexo 5). Continuar con numeral 9.
6. De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepcin y se enva los suministros de
oficina va Correos del Ecuador.
Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacn.
OFICINAS ZONALES
7. El responsable de suministros de oficina recibe los suministros y firma el acta de
entrega-recepcin.
8. Enva el acta de entrega-recepcin firmada. Continuar con numeral 9.
GUARDALMACN
9. Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director
Administrativo-Financiero. Fin del proceso.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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6.2.3.
INICIO
I-6
Entregar
Documentacin
I-5
Archivar Registro
de Compra,
Factura y Acta
Ingresar
suministros a
bodega
EGRESO DE
SUMINISTROS Y
MATERIALES
FIN
I-2
GUARDA ALMACN
Solicitar
requerimientos de
suministros
Ingresar
informacin en el
sistema
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
con proveedor
Recibir y revisar
Factura
QUITO
Enviar
requerimientos de
suministros
I-2
Enviar
requerimientos de
suministros
I-2
DIRECTOR
ADMINISTRATIVOFINANCIERO
RESPONSABLE DE LIMPIEZA
Consolidar
requerimientos de
suministros
Solicitar adquisicin
I-3
de suministros
Recibir y contar
suministros
I-4
Aprobar
adquisicin de
suministros
ADQUISICIONES
GUARDALMACN
1. Solicita, va correo electrnico, los requerimientos de suministros de aseo a la oficina
de PRO ECUADOR-Quito y al responsable de limpieza en PRO ECUADOR Matriz.
La solicitud se realiza cuatrimestralmente.
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INVENTARIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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6.2.4.
SI
INICIO
Planificado?
Matriz
Zonales?
SI
MATRIZ
FIN
ZONALES
GUARDA ALMACN
Registrar egreso
en el sistema
Registrar egreso
en el sistema
Verificar
disponibilidad de
suministros
Disponibilidad?
NO
Informar
indisponibilidad
I-1
Elaborar y
presentar informe I-4
de inventario
I-2
I-2
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
FIN
NO
Solicitar
suministros de
aseo
I-1
Solicitar
suministros de
aseo
I-1
Enviar suministros de
aseo va Correos del I-3
Ecuador
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
Recibir suministros
de aseo
Recibir suministros
de aseo
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
GUARDALMACN
Si es un egreso de suministros de aseo no planificado, continuar con el numeral 1
Si es un egreso de suministros de aseo planificado, continuar con el numeral 4
RESPONSABLE DE LIMPIEZA Y OFICINA PRO ECUADOR-QUITO
1. Solicitan suministros de aseo, va correo electrnico, al Guarda Almacn.
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
Enviar Acta de
Entrega-Recepcin
firmada
QUITO
RESPONSABLE DE
LIMPIEZA
FIN
FIN
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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GUARDALMACN
2. Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados.
En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3.
En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral 4.
3. Informa la indisponibilidad va correo electrnico. Fin del proceso
4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepcin.
Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina Matriz, continuar con el
numeral 5.
Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina PRO ECUADOR-QUITO,
continuar con el numeral 6.
5. Entrega los suministros de aseo al responsable de limpieza y firma el acta de entregarecepcin (Anexo 6). Continuar con numeral 9.
6. De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepcin y se enva los suministros de aseo
va Correos del Ecuador.
Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacn.
El envo de suministros de aseo debe coincidir con el envo de suministros de oficina.
OFICINA PRO ECUADOR-QUITO
7. Recibe suministros de aseo y firma el acta de entrega-recepcin.
8. Enva el acta de entrega-recepcin firmada. Continuar con numeral 9.
GUARDALMACN
9. Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director
Administrativo-Financiero. Fin del proceso.
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INVENTARIO
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6.2.5.
6.2.5.1.
Diagrama de flujo
DIRECTOR ADMINISTRATIVOFINANCIERO
DIRECCIN DE MARKETING
GUARDA ALMACN
Recibir y contar
material
promocional
Recibir y revisar
factura
Recibir y contar
material
promocional
Generar y Firmar
Acta de EntregaRecepcin con
Marketing
Ingresar
informacin en el
sistema
I-1
Archivar registro de
I-2
compra
Ingresar material a
bodega
FIN
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin I-3
con proveedor
ADQUISICIONES
INICIO
6.2.5.2.
DIRECCION ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
1. Proceso previo: Contratacin Pblica
DIRECCIN DE MARKETING
2. El administrador del contrato recibe y cuenta el material promocional, en conjunto con
el Guardalmacn.
3. El administrador del contrato firma el acta de entrega-recepcin con el proveedor.
En caso de que la entrega de material est incompleta, se deber recibir con una Gua
de Remisin. La Gua debe especificar las cantidades incompletas. Una vez que la
entrega est completa se solicita la factura.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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GUARDALMACN
4. Genera y firma acta de entrega-recepcin con el administrador del contrato de
Marketing, en relacin al material promocional que recibe.
5. Ingresar la informacin en el sistema MIRAFLORES.
6. Archiva documentacin.
La documentacin que debe archivar es:
a) Registro de compra (registro generado por el sistema)
b) Acta de entrega-recepcin firmada
c) Copia de factura.
7. Ingresa el material promocional a la bodega.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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6.2.6.
6.2.6.1.
Diagrama de flujo
DIRECCIN DE MARKETING
Consultar
disponibilidad de
material
promocional
Aprobar entrega
de material
promocional
Aprueba?
NO
FIN
GUARDA ALMACN
FIN
Elaborar y
presentar informe
I-4
SI
UNIDAD SOLICITANTE
Entregar
material
promocional
INICIO
Solicitar material
I-1
promocional
6.2.6.2.
Solicitar entrega
de material
I-2
promocional
Registrar egreso
en el sistema
Archivar
documentos de
respaldo
Firmar
formulario de
solicitud
UNIDAD SOLICITANTE
1. Solicita material promocional a la Direccin de Marketing.
DIRECCIN DE MARKETING
2. Consulta la disponibilidad del material promocional y la pertinencia de entregar el
material promocional.
En caso de aprobar la entrega, continuar con el numeral 3.
En caso de no aprobar la entrega, finaliza el proceso.
I-3
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
INVENTARIO
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UNIDAD SOLICITANTE
3. Solicita la entrega de material promocional al Guardalmacn.
Debe presentar el formulario utilizado por Marketing, con la firma de autorizacin
respectiva (Anexo 5).
GUARDALMACN
4. Entrega material promocional.
UNIDAD SOLICITANTE
5. Firma el formulario.
GUARDALMACN
6. Registra egreso en el sistema.
7. Archiva los documentos de respaldo
Los documentos de respaldo son:
a) Formulario de solicitud firmado
b) Reporte generado por el sistema
8. Elabora informe de inventario de material promocional y lo presenta.
El informe deber ser presentado al Director de Marketing, trimestralmente.
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INVENTARIO
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7. Anexos
Anexo 1.- Acta de entrega-recepcin de Bienes
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INVENTARIO
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PROC-PROECU-028
DAF-CFB-PROEC-ao-nmero
En la ciudad de Guayaquil a los ..... das del mes de ................ del 20..., los suscritos: ....... (nombres y
cargos) ..........................................., realizamos la diligencia de Constatacin Fsica de Bienes del Instituto de Promocin de
Exportaciones e Inversiones - PRO ECUADOR, segn solicitud del Director Administrativo Financiero segn lo indica en el
memorando N........ de fecha ...........
Para efecto, con la concurrencia de las personas antes mencionadas, a continuacin se detalla los bienes constatados:
DETALLE
CANTIDAD
REGULAR
MALO
TOTAL EXISTENTE
EN BODEGA
MEDIDA
P. UNITA.
TOTAL
TOTAL
(cantidad)
En consecuencia por la demostracin que antecede, la cantidad de $ 00,00 (Valor en nmeros) corresponde al valor de los bienes
constatados de PRO ECUADOR.
Para constancia de lo actuado, y fe, de conformidad y aceptacin suscriben la presente acta en 3 ejemplares de igual tenor y
efecto las personas que han intervenido en esta diligencia.
GUARDALMACN
DELADO DE DIRECCIN
FINANCIERA
AUDITOR
OBSERVADOR
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INVENTARIO
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