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LA PLANEACIN

ASIGANTURA:
ADMINISTRACION GENERAL

SEPARATA:
LA PLANEACIN

DOCENTE:
MG. CLAUDIA PATRICIA RIVERA CHVEZ

ALUMNO:
LUCAS ELIAS MAYTA MASCO

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LA PLANEACION
1. CONCEPTO DE PLANECION
La planeacin consiste, en fijar el curso concreto de accin que ha
de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo,
la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones
de tiempos y de nmeros necesarios para su realizacin.
La planeacin, en s, no es la palabra mgica que
automticamente mejora la eficiencia y la efectividad, sino que
cubre algunos aspectos de un proceso integral: que optimice el
uso de los recursos que dispone, que busque nuevas y mejores
maneras de hacer las cosas apoyndose en investigaciones, y por
ltimo que se hace base en un cuestionamiento de una profunda
reflexin sobre los fines que se persiguen para que sus esfuerzos
tengan sentido.
La planeacin es la habilidad de ver con mucha anticipacin las
consecuencias de las acciones actuales, la voluntad de sacrificar
las ganancias a corto plazo, a cambio de mayores beneficios a
largo plazo y la habilidad de controlar lo que es controlable y de no
inquietarse por lo que no los es. La esencia de la planeacin es la
preocupacin por el futuro, es proyectar un futuro deseado y los
medios efectivos para conseguirlo.
La necesidad de planear las organizaciones es tan obvia y tan
grande que es difcil encontrar alguien que no est de acuerdo con
ella. Pero es an ms difcil procurar que tal planeacin sea til,
porque confronta el hombre.
En la actualidad as como en futuro prximo, la planeacin tendr
que adaptarse a las caractersticas de la empresa y de la situacin
en que se realiza.
La planeacin comprende la seleccin de misiones y objetivos, y
las acciones necesarias para lograrlas; requiere tomar decisiones,
lo cual consiste en elegir lneas de accin. Los planes proporcionan
un enfoque racional para la consecucin de los objetivos
preseleccionados. Planear exige innovacin administrativa. La
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planeacin cubre la brecha que va desde donde estamos hoy


hasta donde queremos llegar. La planeacin y el control son
inseparables, no puede existir la una sin el otro y viceversa,
cualquier intento por ejercer un control sin planes, est condenado
al fracaso, ya que si la gente no sabe a dnde se dirige, no ser
posible ejercer un control sobre la pertinencia de su actuacin; los
planes proporcionan las normas del control.
A travs de la planeacin, una persona u organizacin se fija
alguna meta y estipula qu pasos debera seguir para llegar hasta
ella. En este proceso, que puede tener una duracin muy variable
dependiendo del caso, se consideran diversas cuestiones, como
ser los recursos con los que se cuenta y la influencia de
situaciones externas.
Toda planeacin consta de distintas etapas, ya que es un proceso
que supone tomar decisiones sucesivas. Es frecuente que la
planificacin se inicie con la identificacin de un problema y
contine con el anlisis de las diferentes opciones disponibles. El
sujeto o la compaa deber escoger la opcin que le resulte ms
propicia para solucionar el problema en cuestin e iniciar la puesta
en marcha de un plan.
Cabe resaltar que, en un sentido amplio, la planeacin se realiza
casi a cada momento, incluso en el da a da. Por ejemplo, cuando
una persona decide tomar un taxi para llegar a un cierto lugar,
habr planeado cmo viajar de forma ms rpida y efectiva. Sin
embargo, tambin se puede realizar a largo plazo y con decisiones
que involucren a miles de personas, como puede ser el caso de la
planeacin llevada a cabo en una gran corporacin multinacional.
Las caractersticas de la planeacin, por supuesto, dependern del
contexto; no es igual la toma de decisiones que realiza una familia
cuando organiza un viaje de vacaciones que el proceso planificado
por el gerente de una empresa para lanzar un nuevo producto al
mercado. Sin embargo, su xito depender del grado de
conocimiento, anlisis e intuicin de quienes la ejecuten, y en
ambos casos se podra dar un meticuloso plan de accin, sin
importar la formalidad de cada uno.

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2. OBJETIVOS DE LA PLANECION
La planificacin ayuda a las organizaciones a obtener una visin
realista de sus fortalezas y debilidades actuales en relacin con los
principales competidores. El equipo directivo observa las reas
donde los competidores pueden ser vulnerables y luego elaboran
estrategias de marketing para tomar ventaja de esas debilidades.
Observar las acciones de los competidores tambin puede ayudar
a las organizaciones a identificar las oportunidades que pueden
haber pasado por alto, como los mercados emergentes
internacionales u otras oportunidades para comercializar
productos a grupos de clientes totalmente diferentes.
3. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
PRINCIPIO DE FACTIBILIDAD: Lo que se planea se debe poder
ejecutar.
PRINCIPIO DE OBJETIVIDAD Y CUANTIFICACION: Todos y cada uno
de los planes deben estar fundamentados lgicamente, deben
contener unos objetivos que puedan lograrse y tambin los
recursos necesarios para lograrlos.
PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD: Los planes deben caracterizarse por
ser flexibles y no ser estructuras rgidas, deben caracterizarse por
ser susceptibles al cambio respondiendo a imprevistos y
circunstancias de carcter exgeno que puedan presentarse.
Debido a que virtualmente es imposible conocer lo que suceder
despus de formulado un plan, se requieren jefes creativos e
innovadores que puedan hacer cambios en los planes cuando ello
sea necesario.

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PRINCIPIO DE UNIDAD: Los componentes de un plan deben ser


independientes entre ellos encaminados a un mismo fin. Los
planes deben considerarse jerrquicamente hasta formar uno solo.
PRINCIPIO DE CAMBIO DE ESTRATEGIAS: En la planeacin se hace
necesario que los administradores sean lo suficientemente
habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o
a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En
este principio se resalta la importancia de la objetividad en el
momento de tener que escoger entre diferentes cursos de accin o
diversas alternativas para llegar a un fin.
4. PROCESO DE PLANEACIN
La planeacin debera ser un proceso continuo y por tanto, ningn
plan es definitivo; esta siempre sujeto a revisin. Por consiguiente,
un plan no es nunca el producto final del proceso de planear, sino
un informe "provisional".
Es un registro de un conjunto complejo de decisiones que actan
sobre otras y que se puede dividir de muchas maneras distintas.
Cada planificador tiene distinto modo de subdividir las decisiones
que deben tomarse. Con tal que se tomen en cuenta todas las
decisiones importantes, las diversas maneras de dividir un plan en
partes son generalmente cuestin de estilo o preferencia personal.
El orden en que a continuacin se dan las partes de la planeacin,
no representa el orden en que se deben llevar a cabo. Recordando
que las partes de un plan y las fases de un proceso de planeacin
al cual pertenecen, deben actuar entre s.
1. FINES: especificar metas y objetivos.
2. MEDIOS: elegir polticas, programas, procedimientos y practicas
con las que han de alcanzarse los objetivos.
3. RECURSOS: determinar tipos (humanos, tcnicos, de capital) y
cantidades de recursos que se necesitan; definir como se habrn
de adquirir generar y como habrn de asignarse a las
actividades.
4. REALIZACIN: disear los procedimientos para tomar
decisiones, as como la forma de organizarlos para que el plan
pueda realizarse.
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5. CONTROL: disear un procedimiento para prever o detectar los


errores o las fallas del plan, as como para prevenirlos o corregirlos
sobre una base de continuidad.
PASOS EN LA PLANEACIN
Para que algo se lleve a cabo, es necesario tener en cuenta una
serie de pasos, y mas si se est tratando de planear algo. Ya se
haba mencionado que la planeacin es la formulacin, seleccin y
visualizacin de actividades futuras, que se cree sean necesarias
para alcanzar los resultados deseados, es muy importante porque
permite una eficiencia en las acciones de las personas y las
organizaciones produciendo un adecuado funcionamiento de todo
el proceso administrativo, donde se puede aplicar el control e ir
corrigiendo en el camino para reducir la incertidumbre y dar
tranquilidad al funcionamiento de la organizacin.
Con una buena planeacin se puede responder oportunamente a
los compromisos adquiridos con los dems. Por ejemplo, cuando
en una empresa comercial un cliente solicita un pedido grande,
para ser entregado en quince das, si en esta empresa existe una
buena planeacin probablemente se podr entregar el pedido a
tiempo de lo contrario se incurrir en incumplimiento al cliente,
hecho que desacredita enormemente la imagen de la empresa,
como ocurri en un caso citado en la Revista de
Gerentes Un empresario tena un negocio de encuadernacin, con
posibilidad de crecer en el futuro, pero en su etapa ms
importante empez a decaer porque el dueo no tuvo en cuenta
que el negocio iba a progresar en tan corto tiempo; uno de los
clientes le ofreci buenas retribuciones si l aceptaba unos
pedidos extras, el encuadernador acept la propuesta, le
entregaron un anticipo y empez a trabajar en ese pedido, pero
sus otros clientes comenzaron a reclamar por retrasos en la
entrega de sus pedidos.
El encuadernador emple ms personas y abri otro turno de
trabajo, pero esto no fue suficiente porque los retrasos e
incumplimientos se seguan presentando, dado que en algunas
ocasiones el segundo turno se detena por falta de insumos por lo
cual los costos se aumentaban y el anticipo de dinero empez a
ser insuficiente, se atrasaron los pagos al personal y esto produjo
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descontento general, algunos empleados renunciaron y otros no


cumplan su labor con eficiencia, el resultado final: un negocio en
quiebra debido al retiro de sus clientes.
Lo anterior nos demuestra que la carencia de planeacin es
catastrfica, en este caso se deba dar respuesta a muchas
cuestiones como: qu costos nos ocasionar en nuevo contrato?,
Qu cantidad de personal y de materia prima sern necesarias
para cumplir este nuevo compromiso?, Podemos cumplir
demanda sin afectar la existente? Los pasos de la planeacin
constituyen un proceso racional para el logro de los objetivos y su
seguimiento se puede realizar en cualquier planeacin.
Los pasos pueden ser ms simples y de mayor aplicabilidad
dependiendo del tipo de plan, pero generalmente los ocho pasos
son de aplicacin general.
Las etapas de la planeacin son importantes tanto para programas
importantes y de gran envergadura como para programas
pequeos debido a su importante contenido.
Los pasos de la planeacin constituyen un proceso racional para el
logro de los objetivos y su seguimiento se puede realizar en
cualquier planeacin. Los pasos pueden ser ms simples y de
mayor aplicabilidad dependiendo del tipo de plan, pero
generalmente los ocho pasos son de aplicacin general.
A. CONCIENCIA DE OPORTUNIDADES
No es estrictamente parte del proceso de planeacin, advertir una
oportunidad, es el punto inicial real de la planeacin, Se debe
conocer la posicin en la que nos encontraremos a la luz de los
puntos fuertes y las debilidades, comprender porque se desea
reducir la incertidumbre y saber cuales son las expectativas de
ganancias. La fijacin de objetivos realista depende de este
conocimiento, la planeacin exige un diagnstico realista de la
situacin de las oportunidades.
Por esto es conveniente hacer un estudio preliminar de las
oportunidades futuras y la capacidad de verlas con claridad y por
completo, un conocimiento de dnde estamos y de nuestras
fuerzas y debilidades y comprender los problemas que se quieran
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resolver, as como saber lo que se desea lograr, buscando


establecer objetivos posibles.
Como ejemplo, podemos citar a IBM, cuando esta empresa
empez a incursionar en el medio, exista mucha competencia y la
empresa no tena mucha experiencia y la amenaza provena de
poderosas compaas, los colaboradores de IBM decidieron hacer
de esta empresa una ganadora en el mercado comercial, por lo
cual trabajaron duro en la fuerza de ventas, de esta manera la
satisfaccin del cliente se tom como pilar bsico para la
compaa, hecho que le gener su posterior xito en el mercado.
B. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
Consiste en establecer objetivos para la empresa en general y
luego para cada rea de esta, realizando lo anterior para el corto y
largo plazo. Los objetivos explican los resultados esperados,
sealan los pasos a seguir as como su prioridad, y que se debe
lograr con las estrategias, polticas, procedimientos, reglas,
presupuestos y programas con los que se cuenta.
Los objetivos de la empresa determinan la direccin de los planes
principales y definen los objetivos de cada departamento que a su
vez controlan los departamentos subordinados y as
sucesivamente, reflejando la jerarqua organizacional.
C. CONSIDERACIN O DESARROLLO DE PREMISAS
Premisas son suposiciones sobre el ambiente en el que el plan ha
de ejecutarse, de hecho el principio bsico de las premisas de
planeacin es cuanto mayor sea el nmero de personas
encargadas de la planeacin que entiendan y estn de acuerdo en
utilizar las premisas congruentes del proceso, tanto ms
coordinada ser la planeacin de la empresa.
Desarrollar, divulgar y obtener acuerdos para utilizar premisas
crticas de planeacin, estas Con: pronsticos, polticas aplicables
bsicas y planes existentes en la compaa. Son supuestos a cerca
del medio ambiente en el que debe ejecutarse el plan.
Para el desarrollo de estas premisas es importante tener en cuenta
preguntas como: Cul ser el mercado?, Qu volumen de ventas
manejar?, Qu precios?, Qu avances tecnolgicos debo
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conseguir?, Qu costos?, Cmo financiar la expansin?, Cules


son las tendencias a largo plazo?, entre otras preguntas globales
que debemos hacer.
No es rentable ni realista hacer suposiciones sobre cada detalle del
ambiente futuro de un plan debido a que el futuro es muy
complejo. Por consiguiente las premisas estn limitadas a
suposiciones que aparentan ser criticas o estrategias para un plan,
es decir aquellas que influyen ms en su operacin.
D. DETERMINACIN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIN
Consiste en buscar y examinar cursos alternativos de accin,
especialmente los que no son muy evidentes, ya que en muchas
ocasiones la alternativa razonable que no es muy obvia puede ser
la mejor. El problema no radica en encontrar alternativas sino en
reducir su nmero para analizar las ms prometedoras.
E. EVALUACIN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIN
Despus de buscar los cursos alternativos y examinar sus
fortalezas y debilidades, el siguiente paso es evaluarlos mediante
una comparacin entre estos y las metas antes fijadas. Ya que
existe gran cantidad de cursos para todas las situaciones y son
muchas las variables que se deben analizar, en este paso de la
planeacin la investigacin de operaciones y las tcnicas
matemticas y de computacin tienen su principal aplicacin en la
administracin.
En este paso se adopta el plan de punto real de la toma de
decisiones, ya que el administrador debe decidir si seguir varios
cursos en lugar del mejor.
F. FORMACIN DE PLANES DERIVADOS
Se aconseja este sptimo paso ya que muchas veces cuando se
toma una decisin, la planeacin est completa, por tal motivo se
necesitan planes derivados para respaldar el plan bsico.

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G. EXPRESIN NUMRICA DE LOS PLANES A TRAVS DEL


PRESUPUESTO
En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al
establecimiento del plan, mediante una expresin numrica
convirtindolos en presupuestos. Los presupuestos globales de
una empresa son la suma total de los ingresos y los gastos, con las
utilidades, presupuestos de las principales partidas del balance
general (efectivo y gastos de capital). Si los presupuestos son bien
elaborados sirven de medio para sumar los diversos planes y fijar
estndares importantes contra los que se pueda medir el avance
de la planeacin.
5. IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN.
Se aprecia mejor a la planeacin cuando consideramos el lugar
que ocupa en muchas organizaciones bien administradas;
convencidas de que su futuro depende de la planeacin y la
tecnologa, estas organizaciones esperan que todos sus
administradores, desde los jefes de cuadrilla hasta la alta
direccin, dediquen una parte de su tiempo a la formulacin de
planes antes de tomar cualquier iniciativa.
Por tanto la planeacin es vital para el adecuado funcionamiento
de cualquier organismo social, ya que a travs de ella se prevn
los cambios que depara el probable futuro y se establecen
medidas necesarias para afrontarlo. Por otra parte, el reconocer
hacia donde se dirige la accin, permite encaminar y aprovechar
mejor los esfuerzos. Es decir, la planeacin reduce al mnimo
posible la incertidumbre, y aumenta al mximo la certeza.
La planificacin ayuda a una organizacin a trazar un rumbo para
el logro de sus objetivos. El proceso se inicia con la revisin de las
operaciones actuales de la organizacin y la identificacin de lo
que es necesario mejorar operativamente en el siguiente ao. A
partir de ah, la planificacin implica el anticipar los resultados que
la organizacin desea alcanzar y determinar las medidas
necesarias para llegar al destino deseado: el xito, que se puede
medir ya sea en trminos financieros o en relacin a metas que

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incluyen, por ejemplo, ser la organizacin mejor calificada en la


satisfaccin del cliente.
Neutralizacin de la incertidumbre y el cambio
La gestin de riesgos es fundamental para el xito de una
organizacin. Incluso las empresas ms grandes no pueden
controlar el entorno econmico y competitivo que les rodea.
Los acontecimientos imprevistos deben ser tratados con
rapidez, antes de que las negativas consecuencias
econmicas de estos eventos se vuelvan graves. La
planificacin fomenta el desarrollo de los escenarios "qu
pasara si...?" en los que los gerentes tratan de prever los
posibles factores de riesgo y elaborar planes de contingencia
para hacer frente a ellos. El ritmo de cambio en los negocios
es rpido y las organizaciones deben ser capaces de adaptar
velozmente sus estrategias a estas condiciones cambiantes.
Concentracin de la atencin en los objetivos
Fijar objetivos que desafen a todos en la organizacin para
luchar por un mejor rendimiento es uno de los aspectos
clave del proceso de planificacin. Las metas deben ser
agresivas, pero realistas. Las organizaciones no pueden
permitirse sentirse demasiado satisfechas con la forma en
que estn actuando ya que pueden ser propensas a perder
terreno frente a los competidores. El proceso de
establecimiento de objetivos puede ser una llamada de
atencin para los gerentes que se hayan vuelto
complacientes. La otra ventaja de la fijacin de metas es
cuando se comparan los resultados previstos con los
resultados actuales. Las organizaciones analizar las
variaciones ms importantes del pronstico y toman
medidas para poner remedio a las situaciones en las que los
ingresos fueron inferiores al plan o los gastos superiores.
Obtencin de una operacin econmica
Todas las organizaciones, grandes y pequeas, tienen
recursos limitados. El proceso de planificacin proporciona la
informacin que necesita la alta direccin para tomar
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decisiones eficaces sobre la manera de asignar los recursos


de manera que le permitan a la organizacin alcanzar sus
objetivos. La productividad se maximiza y los recursos no se
malgastan en proyectos con pocas posibilidades de xito.
Facilitacin del control
La planificacin promueve el trabajo en equipo y el espritu
de cooperacin. Cuando se completa el plan y se comunica a
los miembros de la organizacin, todo el mundo sabe cules
son sus responsabilidades y cmo otras reas de la
organizacin dependen de su ayuda y experiencia con el fin
de completar las tareas asignadas. Ellos ven cmo su trabajo
contribuye al xito de la organizacin en su conjunto y
pueden enorgullecerse de sus contribuciones. Los
potenciales conflictos pueden ser reducidos cuando la alta
direccin le solicita al gerente de departamento o divisin
que haga su contribucin durante el proceso de fijacin de
objetivos. Las personas son menos propensas a molestarse
con los objetivos presupuestarios cuando toman parte en su
creacin.

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