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Cmo identificar debilidades de

control interno

Al realizar cualquier tipo de negocio, sus grupos de inters, gerentes y clientes


esperan eficiencia, fiabilidad y seguridad. Esto es especialmente cierto en las
transacciones financieras. El control interno asegura que todos los procesos de
negocio o de organizacin cumplan con estas exigencias. Sin embargo, es
importante identificar los puntos dbiles en la configuracin de tu control interno.
Hay varios medios para detectar estas deficiencias y hay informacin para
ayudarte. La Comisin de Valores e Intercambio, por ejemplo, ha publicado
directrices para el seguimiento de los controles internos.

Instrucciones
1.

Cataloga todos tus procedimientos de control interno. Esto incluir la


documentacin de las transacciones financieras, diseo y prueba de productos,
procedimientos y auditora interna de compras. Debes saber exactamente con lo
que ests tratando antes de inspeccionar los procedimientos. Trata de identificar las
partes de la empresa u organizacin que puedan estar en ms riesgo que otras.
Tambin evala el diseo de los controles. En general, abarca la documentacin,
organizacin, separacin de funciones, retroalimentacin y formacin.

2.

Lleva a cabo una evaluacin de riesgos para todos tus procedimientos de


control. Identifica las fallas ms probables dentro de tu empresa u organizacin.
Una evaluacin de riesgos por lo general toma la forma de una tabla. Cada nuevo
riesgo se coloca en una fila. Para examinar el riesgo, aade un nmero de columnas
que indiquen lo que podra salir mal, por qu, quin est a cargo de ese proceso en
particular, quin lo inspeccion, soluciones y cundo la persona responsable tom
medidas.

3.

Lleva a cabo una auditora interna. Esto incluye los inventarios de acciones y
activos, la reconciliacin de efectivo y cuentas por pagar. La reconciliacin de
efectivo significa la cantidad de dinero en efectivo en propiedad de la empresa es
correcta cuando se compara con los ingresos y los gastos. Audita las cuentas por
pagar mediante la comprobacin de todos los pagos que se van de la empresa o a
persona correcta. Estos deben estar apoyados contra todos los estados financieros,
internos (departamento de cuentas) y externos (los bancos).

4.

Educa al personal sobre los procesos de control interno y mtodos modernos.


Los controles internos, al igual que muchos otros aspectos del negocio, evolucionan
constantemente. Notifica a tus empleados de cualquier cambio y mantenlos bien
entrenados. La falta de conocimiento y formacin es una razn clave de fallas de
control interno. Pon a prueba los conocimientos de los trabajadores y mantn
sesiones de revisin durante el entrenamiento del personal.

5.

Controla tu personal de control interno. La evaluacin de riesgos se crea


generalmente por los que realizan el control interno. El seguimiento o la realizacin
de inspecciones externas permite a un tercero identificar las posibles debilidades
que la persona o equipo ha perdido. Estos pueden variar desde el proceso mismo
hasta la supervisin de quienes la controlan. Una empresa de auditora externa por
lo general lleva a cabo dichas inspecciones. La mayora de las empresas tienen
relaciones con auditores externos de confianza.

6.

Examina los comentarios de los clientes y las partes interesadas. Hay quejas
ms comunes? Hubo incumplimientos de control interno? Por ejemplo, si un
nmero de clientes reportan la misma falla del producto, como por ejemplo un
botn defectuoso, puedes trabajar en los procedimientos de tu compaa para
encontrar el problema. Esto normalmente significa revisar, en orden inverso,
entrega, montaje, fabricacin, pruebas y diseo.

7.

Mira informes departamentales. Hay reas de la empresa que han empeorado


o no estn mejorando como se esperaba? Tales problemas pueden ser debido a
otros factores, pero tambin puede ser seal de algn tipo de fallo de control
interno. Cada departamento es capaz de controlar y supervisar lo que hace, pero los
informes de los departamentos deben ser unidos para que reflejen el negocio como
un todo. Examina si cada departamento tiene un mecanismo lo suficientemente
fuerte como para que tu personal reporte las deficiencias de control.