Alistamiento y Caja Facil Baloto Version Mayo 07 2015

SISTEMA NORMATIVO
DOCUMENTO DE PROCEDIMIENTO
Nombre Procedimiento:
Elaborado por:
Aprobado por:
mbito aplicacin:
Destinatarios:
Clasificacin Doc.:
Rango: b Fechas:
Alistamiento de medios de pago, efectivo y cheque para entregar a transportadoras

de valores y/o consignacin directa
Jefatura de Tesoreria
Gerencia Financiera USC
CEET, CEETTV y subsidiarias (en adelante todas mencionadas como CEET)
Colaboradores que intervienen en el proceso
Uso interno
Confidencial
Emisin:
17/10/2012 Actualizacin:
15/08/2014 Codificacin: PR023-01
ALISTAMIENTO DE MEDIOS DE PAGO, EFECTIVO Y CHEQUE PARA ENTREGAR A

TRANSPORTADORAS DE VALORES Y/O CONSIGNACIN DIRECTA
1.Objetivo
Representar de manera escrita los pasos a seguir en el procedimiento de Alistamiento de Medios de Pago,
Efectivo y Cheque para entregar a transportadora de valores y/o Consignacin Directa
2. Alcance
Todas aquellas personas que participan dentro del proceso de Alistamiento de Medios de Pago, Efectivo y
Cheque para entregar a transportadora de valores y/o Consignacin Directa
3. Referencias
Es Referencia de este proceso, el proceso PR006 Ingresos Presenciales en su versin actualizada
4. Definiciones
4.1 PAQUETE DE BILLETES: Son los que se hacen con varias denominaciones, organizndolos de menor a
mayor, y fajndolos con una tira o fajilla donde se relaciona la cantidad por cada denominacin, el subtotal
por denominacin y el valor total del paquete. (Ver Anexo 7.1).
4.2 BILLETES CAREADOS: Todos los billetes deben estar organizados con la figura del personaje del mismo
lado.
4.3 PAQUETE DE MONEDAS: Son los que se hacen con varias denominaciones, adjuntando el formato donde
se relaciona la cantidad por cada denominacin, el subtotal por denominacin y el valor total del paquete.
(Ver Anexo 7.2).
4.4 CHEQUE CANJE LOCAL O PAGO NACIONAL: Son los cheques que independientemente de la ciudad o
localidad donde se encuentre radicada la cuenta giradora. El cajero puede identificar estos cheques
validando en la parte inferior si dice PAGO NACIONAL el cdigo de ruta es 0000.
(Ver anexo 7.3.)
4.5 CHEQUE DE OTRA PLAZA O REMESA: Cheque girado en una ciudad diferente a la que se esta cobrando
el cheque y que no tiene PAGO NACIONAL. El cajero puede identificar estos cheques validando en la
parte inferior el cdigo de ruta es diferente a 0000. (Ver anexo 7.3)
4.6 FORMATO CONSIGNACIN RECAUDOS BANCOLOMBIA: Formato de consignacin donde se diligencia
los cheques locales o de pago nacional identificado con el formato F-422 para ser consignados. (Ver anexo
7.4).
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PR023-01 Alistamiento de medios de pago, Efectivo y Cheque
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4.7 FORMATO CONSIGNACIN CHEQUES DE OTRAS PLAZAS: Formato de consignacin para remesas.
En este formato el cajero siempre debe escoger la opcin SI en la casilla Negociada. (Ver anexo 7.5).
4.8 FORMATO CONVENIOS EMPRESARIALES: Formato del Banco Davivienda donde se pueden consignar
el recaudo en efectivo o cheque independientemente. (Ver anexo 7.6)
4.9 FORMATO CONSIGNACION CHEQUE DOLARES BANCO CITIBANK N.A. Este formato es exclusivo
para realizar consignaciones de cheque en dlares girados a nombre de CASA EDITORIAL EL TIEMPO en
su cuenta en Citibank New York. El formato tiene pre impreso la razn social y el nmero de cuenta
bancaria y un nmero consecutivo.
4.10 FORMATO DE INSTRUCCIONES DE CONSIGNACION DE CHEQUES EN DOLARES PARA CITIBANK
N.A. Este formato siempre se debe diligenciar para enviarlo anexo a la consignacin de CITIBANK
mencionada en el punto anterior (Ver anexo 7.7)
4.11 INSUMOS: Elementos entregados para el alistamiento de los medios de pago cheque o efectivo para
envi con las transportadoras de valores o consignar directamente tales como: Fajillas, bolsas de
seguridad, precinto o sello de seguridad, bolsas de polipropileno, amarres plsticos para bolsas de
moneda, formatos de consignaciones, bolsas plsticas transparentes, tulas o bolsas de para consignar
cheques, planilla de conduccin de efectivo.
4.12 FAJILLAS: Tira de papel con membrete del banco con el cual se faja un paquete de billetes de diferentes
denominaciones. (Ver anexo 7.8.)
4.13 TULA O BOLSA DE SEGURIDAD: Donde se empaca y entregan los paquetes de billetes, monedas o
cheques para entregar a la transportadora de valores. Estos contienen ojaletes para colocar el precinto o
sello de seguridad. Nota: en estas bolsas de seguridad solo se pueden incluir mximo 15 monedas. (Ver
anexo 7.9)
4.14 TULA PLASTICA: Donde se empaca la(s) llave(s) en custodia de la transportadora de valores .(ver
anexo 7.10)
4.15 PRECINTO O SELLO DE SEGURIDAD: Tira plstica con etiqueta donde trae un numero de seguridad,
con el cual se cierran las tulas de lona, bolsas de seguridad o tulas plsticas donde se empaca el
efectivo, los cheques o las llaves en custodia que entregan a la transportadora de valores (Ver anexo
7.11)
4.16 BOLSAS DE POLIPROPILENO: Donde se empaca la moneda para entregar a la transportadora de
valores. Nota: En estas bolsas se empaca desde 15 hasta 2000 monedas. Ver anexo 7.12.)
4.17 AMARRES PLSTICOS: Elemento con el que se sella la bolsa de polipropileno donde se empacan las
monedas. (Ver anexo 7.13).
4.18 CARGAMENTO: Son la(s) tula(s) o bolsa(s) de seguridad entregada(s) por la empresa a la
transportadora de valores para su transporte en cada servicio.
4.19 GUA THOMAS GREG EXPRESS S.A.: Formato con el cual se entrega el cargamento de cheques a la
Transportadora de valores. (Ver Anexo 7.14).
4.20 GUIA AEREA DHL: Formato con el cual se enva consignacin de cheques en dlares al Banco Citibank
sucursal New York donde se tiene abierta la cuenta en dlares. (Ver Anexo 7.15).
4.21 LIBRO DE REGISTRO DE FIRMA O CATLOGO DE SEGURIDAD DE LA(S) TRANSPORTADORA(S)
DE VALORES. En este se encuentran las fotografas, datos bsicos de identificacin y firmas del
personal autorizado por la(s) transportadora(s) para entregar el cargamento en las instalaciones de CEET
y los datos de identificacin de los vehculos blindados o motorizados. (Ver Anexo 7.16).
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4.22 SERVICIO FALLIDO: Se presenta cuando el cajero no entrega el cargamento a la transportadora de

valores en el rango programado.
4.23 TIPO DE SERVICIO PROGRAMADO: servicio acordado con anticipacin con la transportadora de
valores.
4.24 HORA MILITAR: Es la hora expresada en formato de 24 horas, es decir la hora se escribe de la 00 a las
24 horas y los minutos del 00 a los 59 minutos. Para escribir en hora militar se debe separar las horas de
los minutos por dos puntos (:); las horas al lado izquierdo y los minutos al lado derecho, siempre
utilizando dos dgitos para expresarlas horas y dos para los minutos. Ejemplo: 00:30, 08:45, 10:53,
12:00, 14:15, 17:26, 20:50, 23:59)
4.25 RECIBOS Y/O TICKET DE INGRESO POR CAJA FACIL : Comprobante del depsito realizado en la caja
fcil bien sea por el validador o por la ranura.
4.26 TARJETA BALOTO
4.27 TIRILLA:
4.28
5. Procedimiento
5.1 GENERAR EL REPORTE DE CAJA Y VERIFICAR LOS MEDIOS DE PAGO RECIBIDOS
El cajero al final del da debe generar en caja3 el reporte Ingresos diarios por caja por la siguiente ruta:
Reportes / Inspectora / Reporte Cierre de oficina.
Dar clic en el botn parmetros y en la siguiente pantalla validar que la fecha inicial y la fecha final
correspondan al rango de los das de movimiento que se van a entregar a la transportadora de valores.
Nota: Para determinar el rango se debe tener en cuenta la frecuencia de la programacin de la transportadora
de valores, la cual puede ser diaria, dos veces o tres veces por semana.
En el campo oficina el sistema de Caja3 muestra automticamente la oficina donde est asignado el cajero que
esta realizando el alistamiento y en el campo cajero se debe seleccionar la opcin T- Todos para hacer el
alistamiento total de la oficina.
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El sistema le genera el siguiente reporte:
5.2 RECIBI PAGOS EN EFECTIVO?

Si el cajero recibi pagos en medio de pago efectivo contine con la actividad (5.3), de lo contrario con la
actividad (5.25).
5.3 TIENE SERVICIO DE TRANSPORTADORA DE EFECTIVO?
Si la oficina tiene autorizado servicio de transportadora de valores para el efectivo contine con la actividad (5.4)
de lo contrario con la actividad (5.30).
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5.4 TIENE CAJA FUERTE ANTIPESCA?

Si la oficina tiene caja fuerte antipesca contine con la actividad (5.5), de lo contrario con la actividad (5.22).
5.5 ALISTAR EL LTIMO PAQUETE DE MONEDAS Y BILLETES PARA COMPLETAR EL TOTAL DEL
EFECTIVO RECIBIDO EN EL DIA.
El cajero debe realizar el alistamiento el ltimo paquete de billetes y/o moneda para depositar en la caja fuerte
el 100% del dinero recibido durante la jornada laboral (Ver Anexo 7.17) de la misma forma como ha realizado
los traslados parciales a la caja fuerte durante el da. Ver proceso Ingresos presenciales.
Nota: Para las oficinas que tienen caja fcil los sobres que depositen por el buzn con billetes que durante el
da no deben ingresar por el validador o ste los rechazo (por deterioro, con cinta, perforados, rotos, etc.) y las
monedas que ingresa por el buzn, quedan sujetos a certificacin de la transportadora de valores ya que ellos
verifican cantidad, monto y autenticidad de los valores, por lo cual se pueden presentar novedades de faltantes
o sobrantes. El monto de estos sobres no puede superar el valor autorizado para tener en cajn monedero.
Al realizar estos depsito por el buzn de la CAJA FACIL, sta genera un recibo que se identifica como
operacin DEPSITO DE BOLSAS.
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5.6 DILIGENCIAR PLANILLA RELACIN DE PAQUETES, (BILLETES / MONEDAS) INGRESADAS A LA

CAJA FUERTE ANTIPESCA
Una vez el cajero aliste el ltimo paquete de billetes y/o moneda debe diligenciar el formato Relacin de
paquetes, (billetes / monedas) ingresadas a la caja fuerte antipesca y (ver anexo 7.18), como se indica en el
pproceso Ingresos presenciales
5.7 DEPSITAR LOS PAQUETES DE BILLETES Y/O MONEDAS POR EL BUZON O RANURA DE LA CAJA
FUERTE ANTIPESCA
Luego de terminar el punto anterior el cajero debe depositar por el buzn, el validador o la ranura de la caja
fuerte el ltimo paquete de billetes y/o monedas.
5.8 SE VA A ENTREGAR EL EFECTIVO A LA TRANSPORTADORA DE VALORES EL MISMO DIA DEL
ALISTAMIENTO?
Si el cajero va a entregar el efectivo a la transportadora el mismo da del alistamiento continuar con la actividad
(5.9), de lo contrario con la actividad (5.5).
5.9 PRE DILIGENCIAR LOS FORMATOS QUE SE LE VAN A ENTREGAR A LA TRANSPORTADORA DE
VALORES
Al cierre de la oficina 15 minutos antes de que se inicie el rango de horario en el que esta programado la
recoleccin del efectivo o de los cheques por la transportadora de valores, el cajero debe diligenciar los
siguientes formatos:
5.9.1.
5.9.1.1.
TRANSPORTADORA DE EFECTIVO
OFICINAS CON CAJA FUERTE ANTIPESCA.
5.9.1.1.1 PLANILLA RELACIN DE PAQUETES (BILLETES/ MONEDAS) INGRESADAS A LA CAJA

FUERTE ANTIPESCA
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El cajero que consolida la informacin para entregar a la transportadora debe totalizar la planilla relacin de
paquetes (billetes/monedas) ingresadas a la caja fuerte antipesca o Caja Fcil de la siguiente manera: (Ver
Anexo 7.18)
5.9.1.1.2 Formato PLANILLA DE CONDUCCIN DE EFECTIVO Para entregar el cargamento.

El formato debe ser diligenciado en letra imprenta y con tinta negra sin tachones, ni enmendaduras. Ninguno de
los campos detallados a continuacin deben ser diligenciados por la tripulacin de la transportadora de valores.
(Ver anexo 7.19.)
Los campos a diligenciar son:
Tipo de servicio: Marcar con una x la opcin programado.
Cliente o Razn Social: Nombre del Banco al cual se consigna el efectivo.
Ciudad: Donde se esta entregando el efectivo.
Tipo de moneda: Pesos.
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Lugar de recibo: Escribir El Tiempo seguido del nombre de la oficina que esta entregando el cargamento.
Lugar de entrega: Centro de efectivo Prosegur.
Tula y/o bolsa y/o gaveta No.: Escribir la palabra Bolsa
Sello No.: Precinto o sello de seguridad con el cual se cerr la bolsa.
Billetes por denominacin:

Columnas N de fajos y N de picos: Dentro de estas dos columnas No se discrimina la cantidad por cada
denominacin. Se debe escribir en forma diagonal la cantidad de paquetes de billetes enviados de acuerdo con
el total relacionado en la planilla Relacin de paquetes (billetes / monedas) ingresados a la caja fuerte
Antipesca.
NOTA: En los casos en que para completar total del recaudo del da es necesario enviar monedas (mximo
15 monedas de cualquier denominacin) en la columna de denominacin de billetes, en la ultima fila se
escribe MONEDA y al frente el valor total de la suma de estas monedas.
Valor declarado por tula y/o bolsa y/o gaveta: Sumatoria del valor total de los paquetes de billetes
enviados ms el total de la moneda (mximo 15 monedas).
NOTA: En cada planilla hay la posibilidad de relacionar hasta cinco bolsas, sobre las columnas que no son
utilizadas se traza una lnea diagonal inhabilitndolas.
Recibo parcial cliente: No diligenciar.

Recibo parcial Prosegur: No diligenciar.
Valor arqueo ATM: No diligenciar
Sello ATM: No diligenciar
Valor total declarado billetes: Sumatoria de los valores declarados (en nmeros) en la fila Valor declarado
por tula y/o bolsa y/o gaveta.
Valor en letras: Escribir en letras el valor total declarado billetes del punto anterior.
Moneda Denominacin:
En las tres primeras columnas (Bolsas-Pequea, Bolsas- Grande, Unidades-Pequea) se traza una lnea
diagonal y se escribe sobre ella la cantidad de bolsas de polipropileno que se envan (mximo 2000 monedas
de cualquier denominacin por bolsa).
Columna Unidades-Grande, En esta columna se escribe la cantidad de monedas que se envan por cada
denominacin.
Valor Parcial. Es el valor que resulta de multiplicar la cantidad de monedas por el valor de cada una de las
denominaciones.
Total bolsas de moneda: En la columna Unidades-grande se coloca la sumatoria del total de monedas
que se envan de todas las denominaciones y en la columna Valor parcial la sumatoria de todos los
valores parciales de las diferentes denominaciones de monedas.
Valor total declarado moneda: Valor total (en nmeros) de la moneda enviada en la(s) bolsa(s) de
polipropileno.
Valor en letras: Escribir en letras el valor total declarado en el punto anterior.
Recibido por Prosegur: No diligenciar.

Acepto Remitente: Esta parte se diligencia en el momento en que se entrega a la transportadora (ver paso
5.19).
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5.9.1.1.3 Formato PLANILLA DE CONDUCCIN DE EFECTIVO. Para entregar en custodia las llaves de la
caja antipesca.
El cajero debe diligenciar otra Planilla de Conduccin de efectivo para entregar las llaves en custodia. (Ver
Anexo 7.19).
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Tipo de servicio: Marcar con una X la opcin Programado.

Cliente o Razn Social: CASA EDITORIAL EL TIEMPO S.A.
Ciudad: Donde se esta entregando las llaves.
Tipo de moneda: Escribir Llaves.
Lugar de recibo: Escribir El Tiempo seguido del nombre de la oficina que esta entregando las llaves.
Tula y/o bolsa y/o gaveta No.: Escribir la palabra Tula Plstica.
Sello No.: Sello de seguridad con el cual se cerr la Tula plstica con las llaves en custodia.

Columnas N de fajos y N de picos: Dentro de estas dos columnas se escribir en forma diagonal Dos llaves
Los dems campos de la parte de Billetes denominacin y Moneda Denominacin se deben inhabilitar con
lneas diagonales, ver formato de ejemplo.
Acepto Remitente: Esta parte se diligencia en el momento en que se entrega a la transportadora (ver paso
5.19).
5.9.1.2 OFICINAS CON CAJILLA DE SEGURIDAD.

Formato PLANILLA DE CONDUCCIN DE EFECTIVO. Para entregar el cargamento.
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El formato debe ser diligenciado en letra imprenta y con tinta negra sin tachones, ni enmendaduras. Ninguno de
los campos detallados a continuacin debe ser diligenciado por la tripulacin de la transportadora de valores.
Tipo de servicio: Marcar con una x la opcin programado.
Cliente o Razn Social: Nombre del Banco al cual se consigna el efectivo.
Ciudad: Donde se esta entregando el efectivo.
Tipo de moneda: Pesos.
Lugar de recibo: Escribir El Tiempo seguido del nombre de la oficina que esta entregando el cargamento.
Tula y/o bolsa y/o gaveta No.: Escribir la palabra Bolsa
Sello No.: Precinto o sello de seguridad con el cual se cerr la bolsa.
Columnas N de fajos: Esta columna No se debe diligenciar inhabilitar con una raya diagonal.
Columnas N de Picos: Escribir la cantidad de billetes por cada denominacin enviada. NOTA: En los
casos en que para completar total del recaudo del da es necesario enviar monedas (mximo 15 monedas
de cualquier denominacin) en la columna de denominacin de billetes, en la ultima fila se escribe
MONEDA y al frente el valor total de la suma de estas monedas.
Valor declarado por tula y/o bolsa y/o gaveta: Sumatoria del valor total de los billetes enviados ms el
total de la moneda (mximo 15 monedas). NOTA: sobre las columnas que no son utilizadas se trazar una
lnea diagonal inhabilitndolas.
Recibo parcial cliente: No diligenciar.
Recibo parcial Prosegur: No diligenciar.
Valor arqueo ATM: No diligenciar
Sello ATM: No diligenciar
Valor total declarado billetes: Sumatoria de los valores declarados (en nmeros) en la fila Valor declarado
por tula y/o bolsa y/o gaveta.
Valor en letras: Escribir en letras el valor total declarado billetes del punto anterior.
Moneda Denominacin: Generalmente estas oficinas no reciben monedas en gran cantidad si se presenta el
caso debe diligenciar de la siguiente manera, de lo contrario inhabilitar con lneas diagonales.
En las tres primeras columnas (Bolsas-Pequea, Bolsas- Grande, Unidades-Pequea) se traza una lnea
diagonal y se escribe sobre ella la cantidad de bolsas de polipropileno que se envan (mximo 2000 monedas
de cualquier denominacin por bolsa).
Columna Unidades-Grande, En esta columna se escribe la cantidad de monedas que se envan por cada
denominacin.
Valor Parcial. Es el valor que resulta de multiplicar la cantidad de monedas por el valor de cada una de las
denominaciones.
Total bolsas de moneda: En la columna Unidades-grande se coloca la sumatoria del total de monedas
que se envan de todas las denominaciones y en la columna Valor parcial la sumatoria de todos los
valores parciales de las diferentes denominaciones de monedas.
Valor total declarado moneda: Valor total (en nmeros) de la moneda enviada en la(s) bolsa(s) de
polipropileno.
Valor en letras: Escribir en letras el valor total declarado en el punto anterior.
Recibido por Prosegur: No diligenciar.
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5.9.1.3 OFICINAS CON CAJA FACIL

5.9.1.3.1 RECIBO DE INGRESO POR CAJA FACIL
El cajero debe realizar el ltimo depsito de efectivo (billetes y/o monedas) que durante el da no pudo depositar
por el validador. El monto de estos billetes y monedas no puede superar el valor autorizado para tener en cajn
monedero.
VALIDADOR
Al realizar el depsito la CAJA FACIL genera un recibo que se identifica como operacin DEPSITO DE
BOLSAS.
PLANILLA RELACIN DE PAQUETES (BILLETES/ MONEDAS) INGRESADAS A LA CAJA FUERTE

ANTIPESCA O CAJA FACIL
El cajero que consolida la informacin para entregar a la transportadora debe totalizar la planilla Relacin de
paquetes (billetes/monedas) (Ver Anexo 7.18) ingresadas a la caja fuerte antipesca (buzn ranura o fcil) de la
siguiente manera:
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Para los puntos de caja que tengan CAJA FACIL en la planilla anterior debe relacionar cada vez que ingrese a
la caja fcil tanto los depsitos que realicen por el Deposito de efectivo manual sobres o paquetes y los
depsitos por el validador.
Nombre del cajero que

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consolida
la informacin
PR023-01 Alistamiento de medios
de pago,
Efectivo y Cheque
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para entregar la
transportadora de valores
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5.9.2.
TRANSPORTADORA DE CHEQUES :
GUA ENTREGA TULA DE CHEQUES.

El cajero debe adelantar el diligenciamiento de la gua de transporte, la cual viene pre diligenciada con los datos
de la oficina, relacionando en el campo de observaciones nmero del sello de seguridad, firma y estampar el
sello del cajero de la oficina. (Ver Anexo 7.14).
NOTA: Por ningn motivo se debe declarar valor en esta gua.
Hay dos formatos autorizados para estas guas:
5.10
LLAMAR A LA TRANSPORTADORA DE VALORES 15 MINUTOS ANTES DE CUMPLIRSE LA HORA

FINAL DE RANGO PARA CONFIRMAR LA LLEGADA EN EL RANGO ESTABLECIDO
El cajero debe esperar a la transportadora dentro del rango estipulado ya establecido para su oficina y debe
llamar 15 minutos antes de cumplirse la hora final del rango para confirmar su llegada a tiempo. Si al
comunicarse con la transportadora, ellos le confirman que el carro va a llegar retrasado debe validar si la nueva
hora de arribo es prudente o debe avisar al COC al multifuncional para reprogramar el servicio.
Para las oficinas con Caja fcil la transportadora determina el da y la hora segn la cantidad de dinero
depositado en la caja fcil
5.11
LLEG LA TRANSPORTADORA A RECOGER LOS VALORES?
En caso afirmativo continuar con la actividad (5.14), de lo contrario continuar con la actividad (5.12).
5.12
ENVIAR CORREO AL COC, CRE, CCV Y/O MULTIFUNCIONAL USC INFORMANDO LA NOVEDAD
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El cajero debe enviar un correo al COC o Multifuncional USC informando: hora de llamada a la transportadora,
nombre y apellido del operador que le atendi la llamada y motivo de la demora en el cumplimiento del servicio.
5.13
REPROGRAMAR SERVICIO CON LA TRANSPORTADORA
El COC Multifuncional envan solicitud a la Analista C.I. Tesoreria y/o Coordinacin de Ingresos para la
programacin de nuevo rango de recoleccin en lo posible el mismo da o ms tardar al da siguiente. El
Analista C.I. Tesoreria y/o Coordinacin de Ingresos se comunica con la transportadora y reporta la novedad y
solicita nuevo servicio dando respuesta al correo donde debe informar la clave de atencin para el nuevo
horario.
5.14 VERIFICAR LA IDENTIFICACIN DE LA TRIPULACION
TRANSPORTADORA SEGN PROTOCOLO DE SEGURIDAD
DEL
VEHICULO
DE
LA
El cajero debe validar en el momento en que llega la tripulacin a realizar la recoleccin del cargamento, tanto
de efectivo como de cheques, que tanto el personal como el vehculo blindado, o motorizado sea el autorizado
por la transportadora de valores. Para ello debe solicitar al tripulante el carnet que lo acredita como funcionario
de la transportadora y confrontarlo versus la informacin que se encuentra en el libro de Registro de Firmas
Catalogo de seguridad, all encontrara la relacin del personal autorizado con sus fotografas, identificaciones y
firmas, tambin encontrara una relacin de los vehculos. (Ver anexo 7.16).
Nota: En caso de alguna duda o inconsistencia en la verificacin de la tripulacin el cajero debe abstenerse de
entregar el cargamento y debe comunicarse de inmediato con la transportadora de valores a la lnea
previamente autorizada.
Para el caso de la transportadora de cheques, una vez termine el protocolo de seguridad el cajero debe
empacar en la tula de lona los cheques y cerrar con el sello o precinto de seguridad. (Ver Anexo 7.9 y 7.11).
5.15 RECIBIR DE LA TRIPULACIN DE LA TRANPORTADORA, LA TULA PLSTICA SELLADA CON LAS
LLAVES DE LA PUERTA INTERNA DE LA CAJA FUERTE ANTIPESCA ENTREGADAS EN CUSTODIA
El cajero debe recibir de la tripulacin de la transportadora de efectivo la tula plstica con las llaves para abrir
la puerta interna de la caja fuerte antipesca, la cual debe estar sellada y rotulada con el nombre y direccin de la
oficina. El cajero debe verificar que el nmero del sello de seguridad sea el mismo con el que se sello el da
anterior verificndolo en el original del formato Planilla de conduccin de Efectivo que esta dentro de la tula y
del cual el cajero tiene copia en la oficina. (Ver punto 5.9.1.1.3).
5.16 RECIBIO LA LLAVE EN CUSTODIA POR PARTE DE LA TRANSPORTADORA PARA ABRIR LA
PUERTA INTERNA DE LA CAJA FUERTE ANTIPESCA?
En caso afirmativo continuar con la actividad (5.17), de lo contrario continuar con la actividad (5.21).
5.17 ABRIR LA CAJA FUERTE, VERIFICAR EL CONTENIDO Y EMPACAR LOS PAQUETES EN BOLSA
DE SEGURIDAD Y/O BOLSA DE POLIPROPILENO PARA ENTREGAR A LA TRANSPORTADORA DE
VALORES
El cajero abre la caja fuerte con la clave y luego la puerta interna con las llaves recibidas de la transportadora
de valores.
Una vez abierta la caja fuerte antipesca el cajero procede a sacar cada uno de los paquetes de billetes y/o
monedas all depositados, debe contarlos y confirma que la cantidad corresponda a los relacionados en la
planilla Relacin de paquetes (billetes / monedas) ingresados a la caja fuerte antipesca. (Ver anexo 7.18).
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Si los cantidad de paquetes fsicos dentro de la caja fuerte NO coinciden con la cantidad de paquetes
relacionados en la planilla Relacin de paquetes (billetes / monedas) ingresados a la caja fuerte antipesca el
cajero debe validar nuevamente dentro de la caja fuerte, revisando el buzn tanto por la parte externa como la
parte interna para verificar que uno(s) de lo(s) sobre(s) no estn atascados. Si despus de esta revisin los
paquetes continan faltando, el cajero debe confrontar cada nmero de paquete versus la planilla para
identificar que nmero(s) de paquete(s) no estn fsicamente y reportarlo inmediatamente por correo a su jefe
inmediato con copia a COC o al Multifuncional USC y a tesoreria@eltiempo.com informando detalladamente la
inconsistencia encontrada.
En este caso los documentos pre-diligenciados no se corrigen y se espera que la transportadora de valores
reporte la novedad como faltante.
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El cajero debe separar los paquetes de billetes de los de monedas para empacarlos de la siguiente manera:
PAQUETES DE BILLETES: Introducir todos los paquetes de billetes en la bolsa plstica de seguridad (Ver
anexo 7.9) y sellarla con el precinto o sello de seguridad (ver anexo 7.11) relacionado en la Planilla de
Conduccin de Efectivo ( Ver anexo 7.19) para la entrega del cargamento pre- diligenciado en el punto
5.9.1.1.2.
Nota: Para completar el total del efectivo que se debe enviar, se puede empacar en la bolsa plstica de
seguridad de los billetes y un sobre con monedas (mximo 15 unidades) de lo contrario las monedas se deben
empacar aparte en bolsa de polipropileno.
PAQUETES DE MONEDA: El cajero debe introducir dentro de la bolsa de polipropileno los paquetes de
moneda, verificando que la cantidad de monedas empacadas en cada bolsa de polipropileno que no supere las
2.000 monedas (de cualquier denominacin). (Ver anexo 7.12).
El cajero luego de amarrar la bolsa con el cordn debe sellarla con el amarre plstico (ver anexo 7.13) y rotular
cada bolsa con marcador, escribiendo la siguiente informacin:
Cliente: EL TIEMPO
Oficina: Nombre de la oficina que esta entregando el cargamento.
Denominacin Mixta. (No se debe separar por denominacin)
Nombre del cajero: Nombre del cajero que consolido y empaco la moneda en la bolsa de polipropileno.
Fecha: Del da que se est entregando la bolsa de la moneda a la transportadora en el formato
da/Mes/Ao.
Valor total bolsa: Escribir en nmeros el total en pesos de las monedas empacadas en cada bolsa de
polipropileno.
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5.18 CERRAR LA CAJA FUERTE ANTIPESCA

El una vez ha sellado la bolsa de seguridad de los billetes y la bolsa de polipropileno de las monedas, se debe
cerrar la puerta interna de la caja fuerte con la llave, posteriormente cerrar la puerta exterior y girar la perilla de
tal manera que sta quede asegurada y revisar que no se pueda abrir nuevamente.
5.19 TERMINAR DE DILIGENCIAR LOS FORMATOS PARA SELLAR Y ENTREGAR LAS BOLSAS CON
MONEDAS Y/O BILLETES Y LA TULA DE LA LLAVE DE LA PUERTA INTERNA DE LA CAJA FUERTE
A LA TRIPULACIN DE LA TRANSPORTADORA DE VALORES
Caja fuerte Antipesca
El cajero termina de diligenciar los formatos Planilla de conduccin de efectivo pre-diligenciados en el punto
5.9.1 (segn el tipo de caja fuerte que tenga la oficina) para entregar las llaves en custodia y para entregar el
cargamento a la transportadora de valores, diligenciando los siguientes campos:
En la esquina superior derecha en la fila Lugar de Recibo debe llenar los siguientes campos:
Hora entrada: Diligenciar en formato de hora militar escribiendo la hora de llegada de la transportadora de
valores.
Hora recibo: Diligenciar en formato de hora militar escribiendo la hora de entrega del cargamento por parte
del cajero a la tripulacin de la transportadora de valores.
Vehculo: Cdigo interno del vehculo, informacin que encontrar en la relacin de vehculos en el libro de
registro de firmas de la transportadora.
Fecha: En la que se esta realizando la entrega a la transportadora de valores en formato da, mes y ao.
En la parte central inferior en el recuadro Acepto Remitente:

Razn social (1): Casa Editorial El Tiempo S.A.
Diligenciar la siguiente informacin con los datos del cajero que consolida, alista y entrega el cargamento.
Nombre
Apellidos
Tipo de documento
Nmero de documento
Firma y sello
Luego en la parte inferior izquierda en el recuadro Recibido por Prosegur los formatos deben ser firmados
por el tripulante de la transportadora de valores que recibe el cargamento, escribiendo su nombre y apellidos,
tipo de documento y nmero de identificacin, firma y sello.
En seguida el cajero debe introducir en la tula plstica las llaves junto con el original, las copias amarilla y azul
de la Planilla de Conduccin de Efectivo pre-diligenciada en el punto 5.9.1.1.1 doblada en cuatro partes de
manera que sea visible el nmero del sello y sellar la tula plstica. El cajero debe conservar la copia verde de
esta planilla para que en el prximo servicio valide que la tula plstica con las llevas esta sellada con el mismo
sello que se entreg.
Inmediatamente, debe entregar a la tripulacin la tula plstica sellada con las llaves, el cargamento (bolsa de
seguridad con los billetes y bolsa de polipropileno con las monedas) y la planilla de conduccin de efectivo
diligenciada para la entrega del cargamento.
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Caja Fcil
La tripulacin una vez saca la bolsa lata proceder a generar el tiquete o recibo que con el que queda totalizado
la entrega del dinero que fue depositado por la ranura y el validador.
5.20 ENVIAR SOPORTES DENTRO DEL MOVIMIENTO A TESORERA

El cajero debe enviar a Tesorera dentro del movimiento de caja los soportes de la entrega a la transportadora
segn el orden prestablecido para el envo de los reportes y soportes del movimiento de caja (Ver anexo 7.20).
Para el caso de las oficinas que no entregan el cargamento a la transportadora de valores a diario, estos
soportes deben incluirse dentro del movimiento de caja del ltimo da del que estn enviando dinero.
Nota: Las oficinas de la red exclusiva y los voceadores que solamente reciben el medio de pago efectivo y que
no entregan a diario el cargamento a la transportadora de valores, son las nicas autorizadas para enviar los
movimientos de caja a tesorera los das que pasa la transportadora de valores imprimiendo los reportes por el
rango de das que estn enviando el dinero con la transportadora.
Finaliza el proceso.
5.21 INFORMAR A LA TRANSPORTADORA QUE LA TRIPULACIN NO TRAE LAS LLAVES EN
CUSTODIA Y REPROGRAMAR NUEVA HORA DE ENTREGA
El cajero debe comunicarse con la transportadora de valores e informar que la tripulacin se presento sin la tula
plstica con la llave en custodia de la caja fuerte antipesca de la oficina, si la transportadora le informa que
dicha tula se le har llegar en un tiempo prudente teniendo en cuenta el horario de recoleccin y de la oficina el
cajero debe esperar a que la transportadora le haga llegar la llave, de lo contrario debe reportarlo
telefnicamente y por correo a su jefe inmediato y/o al Multifuncional USC con copia a COC y a
tesoreria@eltiempo.com para determinar el paso a seguir segn el dinero a entregar. De esta activad continua
en la actividad 5.10.
5.22 DEPOSITAR EL LTIMO TRASLADO DE LOS BILLETES Y/O MONEDAS
SEGURIDAD
EN LA CAJILLA DE
El cajero debe realizar el ltimo traslado de billetes y/o moneda a la cajilla de seguridad de la misma forma
como ha realizado los traslados parciales durante el da. Cuando se realiza este ultimo traslado debe totalizar
el libro de Apertura y cierre de bveda cada una de las columnas con la convencin TCF Ver proceso
Ingresos presenciales.
5.23 ORGANIZAR PAQUETES DE BILLETES Y/O MONEDAS Y EMPACAR EN LAS BOLSAS DE
SEGURIDAD SUMINISTRADAS POR LA TRANSPORTADORA
Cajilla de seguridad
El cajero debe organizar y empacar los paquetes de billetes y/o monedas 15 minutos antes del iniciar el rango
asignado para la recoleccin por parte de la transportadora.
El cajero debe enviar todo el dinero recaudado hasta el momento que pase la transportadora para esto debe
tener organizado los billetes y/o monedas:
Cada paquete debe asegurarse con la fajilla y en ella relacionar:
Denominacin: Valor de cada tipo de billete y/o moneda

Cantidades por denominacin: Relacionar la cantidad de billetes por cada denominacin que se ingresa en
el paquete.
__________________________________________________________________________________________________
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Subtotal: Resultado de multiplicar la denominacin por la cantidad.

Total: Sumatoria de los subtotales de cada denominacin relacionada en el paquete.
Sello del cajero: Estamparlo de manera que quede visible toda la informacin del sello.
Nombre y Apellido: Cajero que realiza el alistamiento.
Fecha: Del da que recoge la tula la transportadora de valores en el formato da/mes/ao.
(Ver anexo 7.8)
5.24 DEPOSITAR EN LAS BOLSAS DE SEGURIDAD SUMINISTRADAS POR LA TRANSPORTADORA,

LOS VALORES A ENTREGAR.
Caja fuerte antipesca y/o cajilla de seguridad
El cajero debe tener lista la bolsa de seguridad con los paquetes de billetes antes del rango asignado para la
recoleccin del efectivo por parte de la transportadora .
En las oficinas que la transportadora recoge a diario y que despus de llevarse el cargamento se recibe ms
ingresos el cajero debe, al terminar la jornada, dejar listo el cargamento con el remanente y los documentos prediligenciados para ser entregado al da siguiente a la transportadora de valores. Este cargamento debe quedar
custodiado dentro de la cajilla de seguridad.
Caja Fcil
Con este tipo de caja, es la tripulacin de la transportadora de valores quien abre la caja fcil y saca la
bolsa lata.
De igual manera la vuelve a cerrar.
5.25 RECIBIO PAGOS EN CHEQUE?
En caso afirmativo contine con la actividad (5.26), de lo contrario fin del proceso.
__________________________________________________________________________________________________
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5.26 GENERAR E IMPRIMIR EL REPORTE DETALLADO POR MEDIO DE PAGO EN CAJA3

El cajero debe generar diariamente e imprimir el reporte detallado por medio de pago por la ruta:
Reportes/Inspectora/Detallados medios de pago, clic en el Botn Parmetros.
Fecha inicial Fecha final: El sistema de caja3 indica automticamente la fecha actual para generar el
respectivo reporte.
Medio de pago: Desplegar y seleccionar la opcin para cada tipo de cheques recibidos: 2 para para
cheques locales, 7 para cheques de otras plazas y 9 para cheques dlares.
Cajero: Debe seleccionar la opcin T- Todos.
Oficina: El sistema de Caja3 muestra automticamente la oficina donde est asignado el cajero.
Dar clic en el botn Aceptar.
5.26.1 CHEQUES LOCALES
__________________________________________________________________________________________________
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__________________________________________________________________________________________________
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5.26.2 CHEQUES DOLARES
__________________________________________________________________________________________________
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5.26.3. CHEQUES OTRAS PLAZAS
El cajero debe separar los cheques teniendo en cuenta su tipo (local, otra plaza, dlares) y puntear con los
reportes anteriormente generados verificando que las cantidades y el valor total de cada reporte coincidan con
la sumatoria de los cheques fsicos.
5.27 COLOCAR SELLOS DE ENDOSO Y PRIMER BENEFICIARIO
Al respaldo de cada cheque el cajero debe estampar el sello de endoso sobre el cual debe colocar su visto
bueno (requisito indispensable para que el banco no devuelva los cheques por endoso incompleto).
El sello de endoso debe contener: Razn social, Nit de la empresa, banco y nmero de la cuenta donde se va a
consignar el cheque.
__________________________________________________________________________________________________
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En la cara Fontal del cheque el cajero debe estampar el sello restrictivo Consgnese a la cuenta del primer
beneficiario.
Para los cheques en dlares se debe escribir al respaldo una nota restrictiva de negociabilidad mediante
endoso as: For deposit only.
5.28 DILIGENCIAR FORMATO DE CONSIGNACION DE CHEQUES
5.28.1 CHEQUES EN PESOS
5.28.1.1
Formato consignacin Formato transaccional para cheques locales y/o pago nacional
(Ver anexo 7.4).
Bancolombia Cheques Locales y nacionales
Tipo de transaccin: Se debe marcar con una X (equis) la casilla de Cta. corriente.
Nmero e producto Cdigo Convenio: Diligenciar el nmero de la cuenta a acreditar de Casa Editorial el
tiempo en este banco.
Nombre del Titular: Escribir el nombre de la empresa a la que se est haciendo el pago. CASA
EDITORIAL EL TIEMPO S.A O EL TIEMPO S.A, METROCUADRO S.A LEADERSEARCH SAS.
MULTIREVISTAS LTDA. CIRCULO DE LECTORES SAS. CEETTV S.A
Ciudad: Donde se realiza la consignacin.
Telfono: Nmero de conmutador de la oficina principal de Casa Editorial El Tiempo.
Nombre depositante / pagador recaudos: Escribir el nombre de la oficina (segn Caja3) de CEET que
consigna.
Referencia: Nmero del NIT de Casa Editorial el Tiempo S.A. antecedido por el cdigo asignado a cada
oficina.
Detalle de los cheques (Ciudad/ Cta. Corriente No. / Banco / Cheque No. / Valor): Detalle cada uno de
los cheques a consignar relacionando Ciudad, No. Cta. corriente No. el cdigo del banco, el nmero del
cheque y el valor de cada uno. Si la cantidad de cheques es mayor a tres, el cajero puede diligenciar tantas
consignaciones como sean necesarias o anexar el reporte detallado por medio de pago - cheques Ver
paso 5.28 y en estas casillas escribir Anexo Relacin
Cantidad de cheques: El total en nmeros de los cheques a consignar
Total Cheques: Escribir el valor total de los cheques a consignar
Total efectivo: No diligenciar.
Total: Escribir el valor total de los cheques a consignar.
En caso de tener cheques de otras plazas para cheques de remesas debe diligenciar un Formato
Transaccional adicional con la misma informacin que el de la consignacin para cheques locales con
la diferencia de marcar en:
NEGOCIADA: En este campo siembre se debe marcar con una X (equis) la casilla de SI y debe elaborar
otro formato
Nota. En el espacio de concepto /valor/ concepto/ valor se debe escribir la fecha del movimiento indicando DIA MES (en letras) Y
AO
__________________________________________________________________________________________________
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De otras plazas se elabora formato independiente?

5.28.1.3 Diligenciar la planilla de relacin envo de documentos a BANCOLOMBIA. (Ver Anexo 7.21).
Este formato solo aplica para las oficinas que tienen transportadora de cheques.
Fecha de remisin: Diligenciar da, mes, ao.

Nombre cliente y agencia: Nombre de empresa seguido del de la oficina que esta enviando los cheques.
No. sello de seguridad: Nmero del sello de seguridad con el que cierra la tula.
Recaudos Bancolombia en cheques:

En las tres primeras columnas se relacionan las consignaciones que enva de cheques locales relacionando el
valor total de cada una y el nmero del formato Recaudos Bancolombia diligenciado.
En las tres columnas siguientes se relacionan las consignaciones que enva de cheques de otras plazas
relacionando el valor total de cada una y el nmero del formato Consignacin cheques de Otras Plazas
diligenciado.
Funcionario remitente: Nombre completo y firma del cajero que realiza el alistamiento.
Identificacin No: Nmero del documento de identificacin del funcionario que realiza el alistamiento.
Telfonos: Nmero de conmutador de la oficina principal de Casa Editorial El Tiempo.
Funcionario destinatario.
Campo diligenciado por el funcionario de Bancolombia que recibe los documentos
__________________________________________________________________________________________________
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5.28.1.4 FORMATOS CONVENIOS EMPRESARIALES DAVIVIENDA.

Este formato solo aplica para las oficinas autorizadas que no tienen transportadora de cheques.
Cheques
DATOS DEL CONVENIO A PAGAR
Nombre del convenio: Escribir el nombre de la empresa a la que se esta haciendo el depsito, Casa
Editorial El Tiempo S.A.
Cdigo convenio /No. Cuenta: Diligenciar el nmero de la cuenta a acreditar de Casa Editorial el
Referencia 1: Nmero del Nit. de Casa Editorial el Tiempo S.A

FORMA DE PAGO
Efectivo: En esta casilla colocar valor cero.
Cheque: En esta casilla colocar el valor total de los cheques a consignar.
Total: En esta casilla colocar el valor total de los cheques a consignar
Cdigo banco: Diligenciar el nmero que identifica cada banco
Nmero del cheque: Diligenciar el nmero que identificada cada cheque
Nmero cuenta del cheque: Diligenciar nmero de cuenta de cada cheque
Valor: Diligenciar el valor en nmeros de cada cheque
Cantidad cheques: El total en nmeros de los cheques a consignar
Total: Sumatoria de los valores de los cheques consignados

DATOS DE QUIEN REALIZA LA TRANSACCIN:
Nombres y apellidos: Nombre completo del cajero que realiza la consignacin
Telfono: Nmero de telfono de la oficina que realiza la consignacin.
__________________________________________________________________________________________________
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Ciudad: Nombre de la ciudad donde se realiza la consignacin.

Tipo de documento de identidad: Marcar con una X el tipo de documento que identifica al cajero que
realiza la consignacin.
No. de documento de identidad: Diligenciar el nmero del documento de identidad del cajero que
Firma de quien realiza la transaccin: Firma del cajero que realiza la consignacin.
5.28.2 CHEQUES EN DOLARES

La nica oficina autorizada para recibir pago con cheques en dlares a nombre de Casa Editorial El Tiempo S.A.
es la oficina Dorado. Esta empresa tiene dos cuentas en dlares a donde se puede consignar estos cheques,
tesorera debe informar previamente por correo electrnico a que cuenta se debe consignar segn la necesidad.
5.28.2.1. Consignacin en Banco de Bogot Miami.
Cuando se la instruccin de tesorera sea consignar los cheques en la cuenta de Bogot Miami el cajero no de
diligenciar ningn formato, solo debe entregar el cheque a Tesoreria y ellos se encargan de enviarlo por courrier
DHL Express a la sucursal del banco.
5.28.2.2. Consignacin en Banco de Bogot Miami.
Cuando se la instruccin de tesorera sea consignar los cheques en la cuenta de Citibank N.Y. el cajero debe
diligenciar los siguientes formatos:
5.28.2.2.1. Consignacin en Citibank New York. (Ver anexo 7.6)
Date: Da, Mes y Ao en que se enviara la consignacin a Citibank New York.

Remitance Number - From: Relacionar el(os) nmero(s) de cheque(s) a consignar.
Remitance Number - To: Relacionar al frente de cada cheque el valor de cada uno.
Amount U.S. Dollars ONLY: Sumatoria total de los cheques a consignar.
__________________________________________________________________________________________________
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5.28.2.2.2. Formato de instrucciones de Consignacin de cheques en dlares en Citibank New York. (Ver
anexo 7.6)
Ciudad: Bogota.
Fecha: Da, Mes y Ao en que se enviara la consignacin a Citibank New York.
1. Consignar en la cuenta No. 36177254
2. Titular de la cuenta: Casa Editorial El Tiempo
3. Beneficiario de la consignacin: Casa Editorial El Tiempo
4. Establecimiento bancario donde debe hacerse la consignacin: Citibank
Cash letter:
Cheque Nro. Relacionar el nmero del(os) cheque(s) a consignar.
Banco: Relacionar el nombre del banco girador de del(os) cheque(s) a consignar.
Valor: Relacionar al frente de cada cheque el valor de del(os) cheque(s) a consignar.
Este formato debe ser firmado por una de las firmas registradas en el banco como firma autorizada, la firma es
solicitada por analista C.I. de Tesoreria.
Formato de Instrucciones de Consignaciones Cheques Dlares
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5.28.2.2.3. Formato Gua Area DHL:

Parte 1: No. de cuenta y seguro de envo:
Este nmero corresponde al cdigo interno que da DHL al Tiempo, para identificarlo con cliente. Siempre se
debe indicar este nmero 683179510.
Parte 2: Enviado por (remitente)
No. De cuenta: 683179510.
Nombre del remitente: El Tiempo SA
Nombre de la Compaa: Casa Editorial El Tiempo S.A.
Direccin: Avda. El Dorado Nro. 59-70. Bogot, Colombia
Telfono/fax/correo electrnico requerido: 2940100 Ext. 3686.
Parte 3: Para (Destinatario)
Nombre de la Compaa: Citibank N.Y.
Direccin de Entrega: Es la direccin del Banco donde se envan los cheques, para ser consignados: Global
Clearance Services Lower Level Irxr Plaza Uniondale Ny 11556
Cdigo postal: 07632.
Pas: Estados Unidos.
Parte 4: Detalles del envo.
No. de piezas: Es el nmero de sobres en los cuales se envan los cheques. Para este caso se escribe (1) Uno
Parte 5: Detalles del envo
Descripcin del contenido y cantidad: Escribir en Ingls el nmero de cheques y la palabra check(s)
Luego relacionar el banco girador y el nmero de cada cheque.
Parte 6: Solo envos por aduana (non-doc) no se diligencia.
Parte 7: Autorizacin y firma del remitente
Este formato debe ser firmado por una de las firmas registradas en el banco como firma autorizada, la firma es
solicitada por analista C.I. de Tesoreria.
Nota: En la columna final derecha sombreada con gris, no se debe diligenciar ningn campo.
(Ver anexo 7.14)
__________________________________________________________________________________________________
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Las oficinas que tienen transportadora de cheques deben empacar en la tula:

Los cheques
Los reporte de caja de medio de pago (cheque) o (cheque otras plaza) segn el caso
La relacin de envi de documentos de Bancolombia
El formato de recaudo Bancolombia y/o formato consignacin cheques de otras plazas
5.29 TIENE TRANSPORTADORA DE CHEQUES?

En caso afirmativo contine con la actividad (5.9), de lo contrario continuar con la actividad (5.30).
5.30
CONSIGNA DIRECTAMENTE EN EL BANCO?
Si la oficina no tiene autorizado servicio de transportadora de valores para cheques continu con la actividad
(5.31), de lo contrario continuar con la actividad (5.32).
5.31
REALIZAR CONSIGNACIN EN EL BANCO
Para las oficinas sin servicio de transportadora de cheques o efectivo, el cajero, debe realizar las
consignaciones en la cuenta del banco autorizada previamente por Tesoreria, quien le indicara la sucursal del
banco donde debe realizar los depsitos.
__________________________________________________________________________________________________
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5.31.1 Efectivo
5.31.1.1. Davivienda
DATOS DEL CONVENIO A PAGAR
Nombre del convenio: Escribir el nombre de la empresa a la que se esta haciendo el pago, Casa
Editorial El Tiempo S.A.
Cdigo convenio /No. Cuenta: Diligenciar el nmero de la cuenta a acreditar de Casa Editorial el
Referencia 1: Nmero del NIT de Casa Editorial el Tiempo S.A

FORMA DE PAGO
Efectivo: En esta casilla colocar el valor en nmeros a consignar
Cheque: En esta casilla colocar el valor cero.
Total: En esta casilla colocar el valor total del efectivo a consignar
Cdigo banco: No diligenciar
Nmero del cheque: No diligenciar
Nmero cuenta del cheque: No diligenciar
Valor: No diligenciar
Cantidad cheques: No diligenciar
Total: Valor total del efectivo a consignar

DATOS DE QUIEN REALIZA LA TRANSACCIN:
Nombres y apellidos: Nombre completo del cajero que realiza la consignacin
Telfono: Nmero de telfono de la oficina que realiza la consignacin.
Ciudad: Nombre de la ciudad donde se realiza la consignacin.
Tipo de documento de identidad: Marcar con una X el tipo de documento que identifica al cajero que
No. de documento de identidad: Diligenciar el nmero del documento de identidad del cajero que
Firma de quien realiza la transaccin: Firma del cajero que realiza la consignacin.
5.31.1.2. Bancolombia
El cajero ya no diligencia formato, slo necesitar la voz y acercarse a la caja del banco con los datos
completos, el cajero del banco los verificar e imprimir el comprobante de la transaccin REGISTRO DE
OPERACIN.
__________________________________________________________________________________________________
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El cajero antes de dejar la ventanilla debe revisar que los datos correspondan con la informacin
suministrada.
El formato resultado de la transaccin es el siguiente:
5.31.2 Tirilla
5.31.3 Baloto o corresponsal bancario
5.31.4 Cheques
Los formatos que el cajero debe diligenciar para consignar los cheques cuando no tiene transportadora de
valores estn detallados en el punto 5.28.1 dependiendo de la cuenta bancaria del banco autorizada
previamente por Tesoreria, quien le indicara la sucursal del banco donde debe realizar los depsitos.
5.32
ENVIAR LOS CHEQUES A TESORERA
Para las oficinas sin servicio de transportadora para recoleccin de los cheques, y que no tienen autorizado
consignar directamente en el banco deben enviar al rea de tesorera los cheques con los soportes de
consignacin. Estos deben ser enviados con el mensajero autorizado dentro de una tula con sello de
seguridad.
5.33
PROCESO DE POSICIN Y PREVISIN DE TESORERA
Inicia el proceso de Posicin y Previsin de Tesorera en su versin ms actualizada

5.34
REALIZAR CONSIGNACIN EN EL BANCO Y ENTREGAR SOPORTE DE LA CONSIGNACIN AL

AUXILIAR C.I. DE TESORERIA
El mensajero realiza la consignacin en el banco. Luego debe entregar al auxiliar C.I. de tesorera la copia de
la consignacin con el sello del timbre del banco.
__________________________________________________________________________________________________
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5.35
ENTREGAR LOS SOPORTES AL ANALISTA DE INGRESOS QUE CONCILIA EL MOVIMIENTO DE

CAJA
El Auxiliar de C.I. de Tesorera debe entrega los soportes de las consignacin realizadas por el mensajero al
Analista C.I. de Tesoreria que esta conciliando el movimiento de caja de la oficina.
El proceso finaliza.
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6. Polticas.
POLTICAS ESPECFICAS
Alistamiento de los Medios de pago (billetes, cheques, moneda) para Recoleccin de la
Transportadora.
La jefatura de Tesoreria ser la encargada de negociar las tarifas de transporte de valores para el
efectivo y recoleccin de cheques para los centros de recaudo que requieren de este servicio.
El alistamiento y la entrega de las tulas o bolsas de seguridad es responsabilidad nica y exclusiva del
cajero asignado a la oficina.
El cajero debe seguir el procedimiento de validacin de la tripulacin contra el libro de registro de

firmas, como esta en el procedimiento impartido por la transportadora y que se encuentra en las
primeras paginas del libro de registro de firmas INSTRUCTIVO TRANSPORTADORA DE VALORES
CONDICIONES PARA RECIBIR Y/O ENTREGAR VALORES
Las bolsas de seguridad con el efectivo y/o la consignacin de cheques deben quedar diariamente
listas con el movimiento de caja en cada uno de las oficinas y permanecer en caja fuerte del centro de
recaudo hasta el momento de entrega a la transportadora de valores.
Las bolsas de seguridad con el efectivo y/o los cheques sern recibidas por la transportadora
directamente dentro de los Centros puntos de recaudo por parte del cajero designado para esta labor,
para ser transportados y entregados por la tripulacin al centro de efectivo de la trasportadora de
valores.
Los cajeros deben entregar completamente cerradas, selladas y sin seales de haber sido violentadas
las bolsas de seguridad o tulas a la transportadora de valores
La planilla de conduccin del efectivo debe ser diligenciada en esfero negro, no debe presentar
tachones ni enmendaduras. Esto aplica para todos los formatos de alistamiento de medios de pago.
Cuando haya rotacin de cajeros, estos deben diligenciar la planilla y dems documentos con el
nombre del punto donde est entregando el servicio.
El cajero es responsable de mantener el Libro de Registro de Firmas actualizado cada vez que la
transportadora entregue un nuevo libro de firmas y/o las respectivas actualizaciones de la carpeta de
identificacin del personal autorizado para la recoleccin y/o entrega de valores.
El cajero asumir las prdidas de valores entregados a personas cuya identificacin no se haya llevado
a cabo, siguiendo el procedimiento establecido o de los medios de pago que no hayan cumplido con el
proceso definido en el alistamiento del efectivo, cheques y entrega real de estos a la transportadora.
Debe recibir
El cajero debe dejar en la oficina una copia de la planilla de conduccin (verde) firmada por el
tripulante autorizado por la transportadora como evidencia de la recepcin de la misma.
El cajero debe solicitar el pedido de insumos para el Alistamiento de efectivo billetes (bolsas de
seguridad, sellos de seguridad y planillas de conduccin de efectivo) a la transportadora de valores,
especificando que son insumos para El Tiempo para el Convenio con el Banco que se tenga el contrato
de transporte de valores firmado y hacer las solicitudes con anterioridad (cuando tenga 10 insumos)
antes de que se agoten los insumos.
El cajero debe solicitar a Tesorera los insumos para custodia de la llave de la puerta interna de la caja
fuerte (planilla de conduccin de efectivo y sellos) y una vez los reciba debe confirmar va correo
electrnico a Tesoreria la recepcin de estos insumos,
La transportadora en caso de prdida de las bolsas o tulas de seguridad, bajo su custodia, se obliga a
pagar al Banco, l cual a su vez le pagar a CEET el dao emergente y el lucro cesante del valor
reportado en la planilla en el campo de Valor declarado.
__________________________________________________________________________________________________
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Es prohibido que la tripulacin de la transportadora de valores intervenga en el proceso de

diligenciamiento de planillas, cierre de bolsas de seguridad y en general del proceso.
Es obligacin del cajero utilizar el servicio de transportadora que CEET ha definido para la recoleccin
de efectivo y cheques.
Los nicos puntos que no cuentan con servicio de transportadora de efectivo son Stand Unicentro y
Chia, Stand Av Chile, Stand Gran Estacin quienes deben consignar en las oficinas Bancarias
autorizadas , cercanas a su punto.
Las oficinas de Quioscos Carroya tienen servicio de mensajera para recoger los dineros y consignar
en el banco indicado.
Alistamiento de los Ingresos en Efectivo y/o moneda.
El efectivo (billetes y monedas) debe ser consignado haciendo uso de la transportadora de valores,
proceso que debe realizarse de acuerdo con la programacin definida en cada punto.
Se debe tener en cuenta en el proceso del alistamiento del efectivo lo siguiente:
Se debe empacar el dinero efectivo en billetes, utilizando nicamente elementos de remesa

suministrados por la compaa transportadora de valores
No se deben remitir billetes sueltos dentro de la bolsa de seguridad.
Revisar que la bolsa de seguridad se encuentre en perfecto estado.
Introducir dentro de la bolsa de seguridad, cada paquete, cada uno de estos debe estar en bolsa
plstica y dentro de la bolsa plstica los billetes o monedas marcados con el respectivo formato de
Relacin de billetes (por paquete) depositados en la caja fuerte antipesca y Relacin de monedas (por
paquete) depositados en la caja fuerte antipesca
Cerrar la bolsa de seguridad con el sello de seguridad que debe pasar por cada ojlate de la bolsa y al
final asegurar la punta con la aleta.
Diligenciar la planilla de conduccin de efectivo con los datos del punto que entrega el servicio, sin
enmendaduras ni tachones ( Anexo 7.18)
No incluir dentro de la bolsa de seguridad mas de 15 Monedas
No incluir en la misma bolsa de seguridad o tula billetes y cheques.
No se deben usar ganchos ni clips para sujetar las fajillas.
Si existen diferencias entre la cantidad de efectivo contenido en la bolsa de seguridad y lo indicado en

la planilla de conduccin de efectivo, inmediatamente la transportadora notificar va correo a
Tesorera, al COC, Coordinador de Centros de Ventas y Multifuncional el reporte diario de novedades
CEET tiene 72 horas para revisar la certificacin y/ volante de consignacin y realizar observaciones
con respecto al valor transportado y consolidado. Si pasan las 72 horas no habr lugar a reclamacin
posterior alguna
Todo billete falso, faltante o sobrante registrado, confirmado por la transportadora de valores ser
responsabilidad del cajero.
En las tulas o bolsas de seguridad nicamente se debe incluir moneda legal, no habr lugar a entregar
moneda extranjera o ttulos valores.
Validar que antes de hacer el proceso de alistamiento de efectivo y de cheques, la caja este cuadrada
en el sistema de caja3 vs los medios de pago fsicos
El cajero al final del da debe generar el reporte de cheques ingresados al Sistema de caja3 y separar
los cheques locales y los de otras plazas.
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Los cheques recibidos deben consignarse diariamente teniendo en cuenta diligenciar el formato
correspondiente de cheques locales y cheques de otras plazas, dependiendo de la ciudad de cobro del
mismo.
A todos los cheques se le estamparan los siguientes sellos:
Respaldo: Sello de Endoso sobre el cual el cajero debe colocar un visto bueno, para evitar que sea
devuelto por endoso incompleto, este sello contiene el nmero de la cuenta y NIT de CEET.
Respaldo. El cajero debe escribir el Nmero de la factura o recibo de caja al cual se le esta aplicando
el pago.
Cara del cheque: Consgnese a la cuenta del primer beneficiario.
Todos los cheques deben ser consignados sin excepcin, con el servicio especializado , contratado
para tal fin.
Las oficinas que no cuentan con servicio de recoleccin de cheques son: Tolima, Chia y Stand
Unicentro, Stand Av Chile y Stand Gran Estacin quienes consignan en las oficinas Bancarias
autorizadas, cercanas a su punto. Y Dorado entrega cheques a Tesoreria para su consignacin
Es responsabilidad del cajero contar el nmero de cheques fsicos recibidos por CEET verificando que
coincidan con la cantidad indicada en el(los) comprobante(s) de consignacin, la relacin detallada de
los cheques y la planilla adjunta para el banco deben ser introducidas dentro de la tula.
En caso de que se realice una consignacin de cheque de otra plaza, en el formato se debe indicar
expresamente REMESA NEGOCIADA y no al cobro.
Cheques en Dlares (Proceso aplica solo para el punto de caja Dorado-Bogot ).

Para la consignacin de los cheques en dlares se debe tener en cuenta lo siguiente:
Los cheques se encuentren girados a CEET
El cheque contenga sello de endoso con las firmas autorizadas de CEET ante el banco
Todo cheque que se vaya a consignar debe estar acompaado de la carta de instruccin de
consignacin de cheques del banco, formato de consignacin del banco y la gua de envi de DHL
vigente
Protocolo de seguridad frente a la tripulacin de la transportadora de valores:
Cada vez que llegue la transportadora de valores se debe cerrar la puerta de acceso a la oficina.
Se debe confirmar diariamente la identificacin de los vehculos blindados o motorizados de acuerdo

con la relacin de vehculos incluida dentro del libro de registro de firmas que entrega Prosegur.
El cajero debe identificar plenamente el personal autorizado por Prosegur en el momento que se
presenten a recibir o entregar valores, confrontando los datos del carn y fisonoma del personal contra
el registro de firmas impreso. En caso de alguna duda o inconsistencia debe abstenerse de tramitar el
servicio e informar de inmediato a Prosegur a travs de la lnea 018000129980 opcin 2 4473200
opcin 2, a la Coordinacin de Ingresos de Tesoreria y a la Coordinacin de operaciones de Caja.
Se debe atender a la transportadora en el momento de llegada con la mayor agilidad posible, para
minimizar el riesgo de la operacin que involucra tanto a los empleados de Casa Editorial El Tiempo
como a los de la transportadora de valores.
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Se debe entregar y recibir los valores, fuera del alcance de la vista de los clientes o personas ajenas a
la operacin de transporte de valores.
El cajero no debe retener por ningn motivo el carn que identifica a los tripulantes de Prosegur.
El cajero no debe permitir que el tripulante de Prosegur participe en actividades propias de los
funcionarios de CEET tales como:
Diligenciamiento de planillas,
Empaque de servicios,
Cierre de bolsas de seguridad.
El obligacin del cajero tener listo (en los casos que aplique) la(s) bolsa (s) de seguridad o tulas de
transportadora antes del inicio del rango de recoleccin.
Para las oficinas con caja Facil el cajero no interviene en el proceso de apertura de esta para sacar el
dinero de la caja fcil ni introducir una nueva bolsa lata ni cerrar la caja fcil.
El cajero debe reportar a Prosegur en caso de perdida total o parcial del registro de firmas de manera
inmediata a los telfonos 4473200 Opcin 2 y colocar el denuncio ante las autoridades competentes, el
cual deber entregar al momento de recibir la reposicin del mismo. Debe reportar tambin
inmediatamente a su coordinador de oficina, COC y Coordinacin de Ingresos de Tesoreria
En caso de los ingresos realizados en Corferias para las ferias pequeas y cuando los montos recibidos
son inferiores a $1.000.000 el cajero debe enviar con el servicio de mensajera programado el dinero
en tula y con sello de seguridad a Tesoreria junto con el movimiento de caja, e informar por correo al
COC el envo del efectivo, el nmero de sello de seguridad con el que cerro la tula.
Cheques en Corferias
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Polticas Entrega de valores a la transportadora.

A continuacin se indica la matriz para recoleccin de medio de pago efectivo y cheque por la transportadora de
valores
NUEVA
Los cajeros deben diligenciar en la planilla de conduccin de efectivo los nmeros exactos de
identificacin del sello o precinto de seguridad utilizado para cerrar la bolsa de seguridad.
Para diligenciar la planilla de conduccin de efectivo debe tener en cuenta: recomendaciones:

No debe tener enmendaduras ni tachones.
Relacionar el correcto origen
Destino del servicio
Firmar la panilla en casilla remitente
El cajero debe depositar en la bolsa de seguridad el dinero previamente empacado en bolsa

transparente, cumpliendo las polticas detalladas en el libro de registro de firmas.
Esta prohibido usar los insumos para el servicio de transporte de valores en actividades diferentes.
El personal autorizado de Prosegur debe realizar la verificacin fsica de las bolsas de seguridad y
aplicacin del sello, as como la numeracin fsica de estos frente a los datos registrados en la planilla
de conduccin de efectivo. Dos (2) miembros de la tripulacin deben estampar la firma con nmero de
cdula den la casilla Recibido por Prosegur en el caso de recibo de valores de vehculo Blindado; para
el caso de vehculo liviano solamente lo hace un miembro de la tripulacin. Acto seguido deben hacer
entrega de la tercera copia al cajero como constancia de haber recibido el servicio.
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Caja Fuerte (Bveda)
La tripulacin no debe entrar al rea donde esta ubicada la caja fuerte.
Para las oficinas autorizadas a realizar cambio de cheques de caja menor (Dorado Jimenez), en el
caso que no tengan todo el efectivo necesario para hacer la reserva, deben trasladar el dinero a la caja
fuerte que no tiene el sistema de buzn hasta completar el monto requerido; una vez se completa la
suma se le avisa a la persona para hacer el cambio del cheque, si este dinero no es recogido antes del
cierre de la jornada diaria, se trasladar a la caja fuerte antipesca. Todos estos movimientos se deben
registrar en el libro de apertura y cierre de bveda.
Los paquetes de billetes que aliste el cajero para depositar en la caja fuerte antipesca debe ser a partir
de $600.000.oo, la cantidad de 200 monedas de cualquier denominacin.
El cajero debe sellar en forma de cruz con cinta transparente cada paquete de billetes y/o monedas
verificando que la bolsa no este rota.
Dentro de cada paquete debe verse claramente la relacin de los billetes o de moneda por cada
denominacin segn los formatos suministrados en el anexo 7.1 y 7.2.
El cajero en el libro de apertura y cierre de bveda debe registrar las entradas o salidas de efectivo de
la caja fuerte antipesca, agregando a la sigla entre parntesis (antipesca).
El cajero una vez cierre la caja fuerte antipesca, inmediatamente debe entregar la(s) llave(s) de la caja
fuerte antipesca diariamente con la planilla de conduccin de efectivo a la transportadora quien ser la
responsable de su custodia.
La (s) clave(s) de la (s) caja(s) fuerte (s) asignada(s) debe ser conocida nicamente por los cajeros de
planta asignados a la oficina, la cual debe ser nica e intransferible.
La tripulacin diariamente debe entregar al cajero la tula plstica debidamente cerrada con sello de
seguridad y donde se visualice dentro de la bolsa la(s) llave(s) y el formato donde esta relacionado el
mismo nmero de sello con que esta cerrada la bolsa plstica.
El cajero en el momento que llega la transportadora y abre la caja fuerte antipesca, debe validar que el
nmero total de paquetes fsicos sea igual al relacionado en la RELACION DE PAQUETES
(BILLETES / MONEDAS) INGRESADOS A LA CAJA FUERTE (ANTIPESCA)
El cajero debe garantizar que ha cerrado inmediatamente la puerta metlica interna de la caja fuerte
antipesca con la misma llave que entrega la transportadora Prosegur en custodia. De igual forma debe
asegurarse de cerrar la puerta exterior girando la perilla.
El cajero es responsable de depositar hasta el momento que llega la transportadora todo el efectivo
que tenga hasta ese momento independiente del monto mnimo para este alistamiento.
En la caja fuerte adicional (para las oficinas que aplica), nicamente queda autorizado guardar:
Bases de caja
Otros medios de pago recibidos durante la jornada e ingresados a caja3.
Otros elementos de valor de acuerdo con las polticas de caja establecidas tales como facturas
manuales, sellos de caja, y de endoso.
El cajero debe tener pre diligenciadas las planillas antes de que llegue la transportadora.
Si el rango de la transportadora esta programado en horas de la maana debe dejar pre diligenciado la
planillas conduccin de efectivo, el da anterior en el momento del cierre de la oficina.
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Si el rango de la transportadora esta programado el mismo da en horas de la tarde el cajero debe pre
diligenciar las planillas y dejar nicamente pendiente los campos de nmeros de paquetes, valor
declarado por tula y valor total declarado billetes.
El cajero no est autorizado a realizar cambios de horario y cancelaciones del servicio de

Transportadora de valores, para servicios fallidos el COC y Multifuncional debe contactar al CIT e
informar el nuevo rango en que se presentar la transportadora nuevamente a recoger los valores.
El cajero, 15 minutos antes de terminar el rango establecido para la recoleccin por parte de la
transportadora, debe confirmar telefnicamente que llegaran a la hora indicada, en caso contrario debe
esperar a que llegue en el nuevo horario fijado.
Cuando se requiera cancelar o cambiar una orden de servicio de la transportadora el Centro de recaudo
debe enviar correo al COC, Multifuncional mnimo con 24 horas de antelacin a la hora fijada de
recoleccin, novedad que debe ser informada al CIT En caso de no dar aviso oportuno, el servicio fallido
ser facturado.
Cuando se requiera una orden de servicio adicional de transportadora el centro de recaudo debe
informarlo directamente al COC, Multifuncional el mismo da del requerimiento, previa autorizacin del
rea de Tesorera de acuerdo al evento en el que se requiera.
La transportadora debe garantizar la entrega de los insumos en perfecto estado.
En caso de presentarse una reclamacin (por billetes falsos faltantes), CEET podr solicitar ver el
video del proceso de consolidacin del efectivo realizada en esta fecha, hasta por el trmino de 72
horas a partir de la emisin de la respectiva certificacin. A la revisin del video en Bogota debe asistir el
cajero y el COC, para las ciudades el cajero debe asistir con la Multifuncional. Se debe realizar al da
siguiente de reportada la novedad para lo cul el rea de Tesorera informara la visita a travs de una
carta a la transportadora.
Caja fcil
Anexo recomendaciones para el buen funcionamiento de caja fcil
Verifique que la caja fcil se encuentre en la pantalla de bienvenida.

Coloque los billetes de una manera ordenada en la boquilla del validador, para su correcta aceptacin
en la caja fcil.
No ingrese por el validador billetes muy deteriorados, doblados, rotos o con ganchos de cosedora.
No ingrese monedas por el validador, solo acepta billetes.
Despus de realizar su depsito, retire la boquilla del validador para poder evitar accidentes o daos en
el dispositivo.
No utilice esferos, lpices, o elementos puntiagudos en la pantalla, ya que podra ocasionar rupturas o
averas en el tctil dl monitor.
Sobres depositados por buzn, deben contener mximo 25 billetes, 30 monedas mixto (20 billetes y
10 monedas) por sobre.
Retire primero la boquilla del validador antes de abrir la compuerta de mantenimiento.
Mantenga la tapa superior cerrada cuando no est usando la caja fcil.
No manipular el teclado de la cerradura, ya que cuenta con sistemas de alarma monitoreando las 24
horas.
Si se presenta algn bloqueo en el validador que no pueda solucionar, deposite el dinero en sobres y
regstrelo en el aplicativo.
No desconecte la mquina del flujo elctrico, ya que puede ocasionar daos en el aplicativo o sistema
operativo de caja fcil.
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7. Anexos.
ANEXOS PARA EL ALISTAMIENTO DEL EFECTIVO
7.1 RELACIN DE BILLETES (POR PAQUETE) DEPOSITADOS EN CAJA FUERTE ANTIPESCA.
7.2 RELACIN DE MONEDAS (POR PAQUETE) DEPOSITADAS EN CAJA FUERTE ANTIPESCA.
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7.3 CHEQUE CANJE LOCAL O PAGO NACIONAL

Canje local
Canje nacional
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7.4 FORMATO CONSIGNACIN FORMATO TRANSACCIONAL PARA CHEQUES LOCALES Y/O PAGO
NACIONAL.
7.6. FORMATO CONVENIOS EMPRESARIALES
__________________________________________________________________________________________________
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7.7 FORMATO CONSIGNACIN CHEQUE DLARES BANCO CITIBANK
__________________________________________________________________________________________________
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Formato de Instrucciones de Consignaciones Cheques Dlares
__________________________________________________________________________________________________
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7.9 BOLSA DE SEGURIDAD PARA BILLETES Y TULA PARA CHEQUES

Bolsa de seguridad Prosegur para 30 Fajos:
Tula Para Envo de Cheques:
7.10 TULA PLSTICA PARA CUSTODIA DE LLAVES DE LA CAJA FUERTE ANTI PESCA:
Parte frontal de la bolsa
__________________________________________________________________________________________________
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Parte posterior de la bolsa.
7.11 SELLOS DE SEGURIDAD O PRECINTOS PARA BOLSA DE SEGURIDAD (BILLETES) Y PARA BOLSA
O TULA (CHEQUES).
Sellos o precintos de seguridad para efectivo:
Sellos o precintos de seguridad para cheques:

__________________________________________________________________________________________________
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7.12 BOLSA DE POLIPROPILENO:
7.13 AMARRES PLSTICOS:
7.14 FORMATO DE THOMAS GREG EXPRESS S.A

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7.15 FORMATO DE GUA AREA DHL
__________________________________________________________________________________________________
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7.16 LIBROS DE REGISTRO DE FIRMAS DE PROSEGUR Y TG EXPRESS S.A

Prosegur blindados
Prosegur motorizados
Thomas express
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7.17 CAJAS FUERTES ANTIPESCA:

Antipesca de buzn
Antipesca de ranura:
Cajilla de seguridad:
__________________________________________________________________________________________________
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Caja fcil
7.18 RELACIN DE PAQUETES (BILLETES / MONEDAS) INGRESADOS A LA CAJA FUERTE ANTIPESCA

(BUZON, RANURA O CAJA FACIL)
__________________________________________________________________________________________________
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7.19 PLANILLA CONDUCCIN DE EFECTIVO
__________________________________________________________________________________________________
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7.20 ORDEN PARA EL ENVIO DE LOS DOCUMENTOS Y SOPORTES EN EL MOVIMIENTO DE CAJA.

ORDEN PARA ENVIO DE LOS DOCUMENTOS Y SOPORTES EN EL MOVIMIENTO DE CAJA
1. Reporte Ingresos diarios detallado por oficina y cajero.
2. Reporte Ingresos diarios por caja.
3. Reporte de consignaciones.
4. Reporte de recibos y facturas anuladas y correo final respuesta de anulacin: con los originales de los
documentos correspondientes. Si son copias con la respectiva justificacin y soportes segn sea el caso (carta
del cliente y la denuncia por perdida del pos original).
5. Reporte Tarjeta de crdito (Aplica solamente para oficinas No presenciales).
6. Movimiento manual (Planilla plan de contingencia, facturas utilizadas, facturas anuladas) en las anuladas
deben enviar original y las dos copias. Para cambios de factura por solicitud del cliente: carta, cmara y
comercio y factura original (si aplica) de menor a mayor.
7. Planilla de conduccin de efectivo (verde).
8. Relacin de paquetes a la caja fuerte de buzn (ranura antipesca)
9. Reporte de la transportadora de valores correspondiente. (aplica solamente para semanarios y regionales).
10. Guia de THOMAS GREG EXPRESS (T.G. EXPRESS) Si aplica.
11. Soportes de consignaciones propias de la oficina (cheques, moneda) segn aplique.
12. Tirillas Exito. (Aplica para cabinas Exito)
13. Soportes de Consignaciones originales o copias con el sello del banco y con el respectivo sello de
confirmacin de CEET y/o correos con pantallazos de confirmacin (todas las imgenes deben ser visibles).
Consignaciones efectuadas por los cliente en cheque sea original o copia, adems de tener sello de
confirmacin a este se debe adjuntar el correo de solicitud y respuesta de Tesorera, con la validacin, si el
cheque fue devuelto o no. (Aplica para CIUDADES y cajas no presnciales LSCO Y MCCO)
14. Soportes de Transferencias en Dlares con la TRM aplicada y debidamente confirmada por CEET.
(autorizados para realizar estos ingresos nicamente caja Dorado y Caja virtual publicidad)
15. Voucher de tarjetas crdito las cuales deben estar pegadas (no grapadas) uno a uno en hoja tamao carta*
(mximo seis voucher por hoja)
16. Voucher de tarjetas dbito las cuales deben estar pegadas (no grapadas) uno a uno en hoja tamao carta*
(mximo seis voucher por hoja). *Para los casos donde solo hay un voucher de TC y uno solo de TD se
puede pegar a una sola hoja junto con el cierre de datfono. Para los voucher anulados enviar original
de cobro y anulacin firmados por el cliente.
17. Cierre del datfono (Deben estar pegado no grapado en una hoja blanca tamao carta).
18. Consolidado por almacn y terminal SIC de visa (Aplica para oficinas No presenciales).
19. Soportes de nota devolucin debidamente autorizadas y con las facturas correspondientes, las facturas pos
deben estar pegadas en hoja tamao carta.
__________________________________________________________________________________________________
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20. Soportes especiales como los de retencin practicada por clientes donde indiquen concepto de la retencin
y valor, soportes de ingresos de personal y seguros
21. Reportes del sistema de palabras (POST PAGO).
22. Planilla de registros por caja3 de la facturacin por registradora manual: Reporte Z / RF (anulados de todos
los prefijos) / Recibos de caja por prefijo y Reporte EJ (tira doblada a tamao carta).
Los soportes de cada uno de los medios de pago deben pegarse en hojas independientes.
Toda impresin de correos debe ser por ambas caras de la hoja, para economizar papel.
Nota: Favor imprimir y ubicar en parte visible para ustedes. Rige a partir de ABRIL 20 de 2012. (Sujeto a
cambios)
d.b.r
7.21 RELACION DE ENVIO DE DOCUMENTOS (planilla Bancolombia soporte envo cheques en la tula)
7.22 RECOMENACIONES PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE CAJA FACIL
__________________________________________________________________________________________________
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__________________________________________________________________________________________________
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8. FLUJOGRAMA DE PROCESO
__________________________________________________________________________________________________
Pg. 66 de 68
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Pg. 67 de 68
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Alistamiento y Caja Facil Baloto Version Mayo 07 2015

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SISTEMA NORMATIVO

Alistamiento de medios de pago, efectivo y cheque para entregar a transportadoras

ALISTAMIENTO DE MEDIOS DE PAGO, EFECTIVO Y CHEQUE PARA ENTREGAR A

4.22 SERVICIO FALLIDO: Se presenta cuando el cajero no entrega el cargamento a la transportadora de

El sistema le genera el siguiente reporte:

5.2 RECIBI PAGOS EN EFECTIVO?

5.4 TIENE CAJA FUERTE ANTIPESCA?

5.6 DILIGENCIAR PLANILLA RELACIN DE PAQUETES, (BILLETES / MONEDAS) INGRESADAS A LA

5.9.1.1.1 PLANILLA RELACIN DE PAQUETES (BILLETES/ MONEDAS) INGRESADAS A LA CAJA

5.9.1.1.2 Formato PLANILLA DE CONDUCCIN DE EFECTIVO Para entregar el cargamento.

Billetes por denominacin:

Recibo parcial cliente: No diligenciar.

Recibido por Prosegur: No diligenciar.

Los campos a diligenciar son:

Tipo de servicio: Marcar con una X la opcin Programado.

Billetes por denominacin:

5.9.1.2 OFICINAS CON CAJILLA DE SEGURIDAD.

Billetes por denominacin:

Recibido por Prosegur: No diligenciar.

5.9.1.3 OFICINAS CON CAJA FACIL

PLANILLA RELACIN DE PAQUETES (BILLETES/ MONEDAS) INGRESADAS A LA CAJA FUERTE

Nombre del cajero que

GUA ENTREGA TULA DE CHEQUES.

LLAMAR A LA TRANSPORTADORA DE VALORES 15 MINUTOS ANTES DE CUMPLIRSE LA HORA

LLEG LA TRANSPORTADORA A RECOGER LOS VALORES?

REPROGRAMAR SERVICIO CON LA TRANSPORTADORA

5.18 CERRAR LA CAJA FUERTE ANTIPESCA

En la parte central inferior en el recuadro Acepto Remitente:

5.20 ENVIAR SOPORTES DENTRO DEL MOVIMIENTO A TESORERA

Denominacin: Valor de cada tipo de billete y/o moneda

Subtotal: Resultado de multiplicar la denominacin por la cantidad.

5.24 DEPOSITAR EN LAS BOLSAS DE SEGURIDAD SUMINISTRADAS POR LA TRANSPORTADORA,

5.26 GENERAR E IMPRIMIR EL REPORTE DETALLADO POR MEDIO DE PAGO EN CAJA3

Dar clic en el botn Aceptar.

5.26.1 CHEQUES LOCALES

5.26.2 CHEQUES DOLARES

5.26.3. CHEQUES OTRAS PLAZAS

Bancolombia Cheques Locales y nacionales

De otras plazas se elabora formato independiente?

Fecha de remisin: Diligenciar da, mes, ao.

Recaudos Bancolombia en cheques:

Campo diligenciado por el funcionario de Bancolombia que recibe los documentos

5.28.1.4 FORMATOS CONVENIOS EMPRESARIALES DAVIVIENDA.

Referencia 1: Nmero del Nit. de Casa Editorial el Tiempo S.A

Efectivo: En esta casilla colocar valor cero.

Cheque: En esta casilla colocar el valor total de los cheques a consignar.

Total: En esta casilla colocar el valor total de los cheques a consignar

Cdigo banco: Diligenciar el nmero que identifica cada banco

Nmero del cheque: Diligenciar el nmero que identificada cada cheque

Nmero cuenta del cheque: Diligenciar nmero de cuenta de cada cheque

Valor: Diligenciar el valor en nmeros de cada cheque

Cantidad cheques: El total en nmeros de los cheques a consignar

Total: Sumatoria de los valores de los cheques consignados

Ciudad: Nombre de la ciudad donde se realiza la consignacin.

5.28.2 CHEQUES EN DOLARES

Date: Da, Mes y Ao en que se enviara la consignacin a Citibank New York.

5.28.2.2.3. Formato Gua Area DHL:

Las oficinas que tienen transportadora de cheques deben empacar en la tula:

5.29 TIENE TRANSPORTADORA DE CHEQUES?

CONSIGNA DIRECTAMENTE EN EL BANCO?

REALIZAR CONSIGNACIN EN EL BANCO

Referencia 1: Nmero del NIT de Casa Editorial el Tiempo S.A

Efectivo: En esta casilla colocar el valor en nmeros a consignar

Cheque: En esta casilla colocar el valor cero.