ACTOS OFICIALES
Son aquellos que organizan las instituciones pblicas, ya sean pertenecientes a la
Corona, Gobierno o Administracin del Estado, Comunidades Autnomas o
Corporaciones Locales. Los actos oficiales pueden ser de carcter general o de
carcter especial.
Actos de carcter general: Se organizan con ocasin de conmemoraciones o
acontecimientos nacionales, autonmicos, provinciales o locales.(Da de la
Hispanidad, Da de Asturias,...) En este caso la ordenacin del protocolo se
atendr estrictamente a la normativa vigente.
Actos de carcter especial: Se organizan con ocasin de acontecimientos o
conmemoraciones propias del mbito especfico de sus respectivos servicios,
funciones y actividades. En definitiva podemos afirmar que actos de carcter
especial son todos aquellos que no son de carcter general. La precedencia se
determinar por quien los organice, de acuerdo con la mencionada legislacin.
En ambos casos, los actos los preside quien los organiza. Si no los presidiera
ocupar el lugar inmediato.
ACTOS PRIVADOS Y DE EMPRESA
Son todos aquellos que no organizan las instituciones pblicas antes
mencionadas. El protocolo ser determinado por el organizador. Este es el caso
que corresponde a las empresas y a las entidades privadas. Para la ordenacin de
sus invitados se seguir los criterios fijados por el anfitrin, primando el puesto a
aquellos invitados que tengan una relacin directa con los objetivos del acto. Si a
dichos actos concurrieran autoridades stas se colocarn entre ellos de acuerdo a
la normativa oficial, aunque se procurar alternar los puestos entre autoridades,
responsables de la empresa y otros invitados especiales de la empresa. Es lo que
se conoce con el nombre de peinado protocolario o protocolo mixto. En estos
casos no es habitual ceder la presidencia, salvo que concurriera una muy alta
autoridad del Estado o similar, o que en virtud a los objketivos del acto pareciera
conveniente la cesin a favor de algn invitado de honor.
LAS PRECEDENCIAS OFICIALES
El Ordenamiento General de Precedencias del Estado se establece en el Real
Decreto 2.099/83, de 4 de Agosto. Es la nica legislacin al respecto en Espaa de
caracter nacional. Las Comunidades Autnomas y las Corporaciones locales
pueden disponer de su propia normativa para sus territorios, sin que su aplicacin
suponga vulnerar el orden establecido en aquel Real Decreto.
LA COSTUMBRE
En relacin al Protocolo, las costumbres adquieren rango de norma. As lo
establece el Real Decreto antes mencionado: "...Se respetar la tradicin
inveterada del lugar cuando, en relacin con determinados actos oficiales, hubiera
signacin o reserva en favor de determinados entes o personalidades". A ello
debemos recurrir, por ejemplo en el caso de la Iglesia, cuyos rectores no han sido
incluidos en el Ordenamiento, al ser Espaa un Estado aconfesional.
LA CORTESA
Es el principio fundamental que preside los actos. La cortesa debe ponerse de
manifiesto, especialmente, por el anfitrin, evitando as posibles roces, malas
interpretaciones o situaciones desairadas.
En Protocolo la cortesa es un factor social que debe tenerse en consideracin
como prueba de respeto hacia un semejante. Tal sucede, por ejemplo, con quien
ostenta o ha ostentado la soberana del poder cuya norma o regla de conducta,
que tanto jefes de Estado como presidentes de Gobierno y altas personalidades,
han de observar en las relaciones con sus homlogos de otros pases y sus
representantes diplomticos.
En cortesa existe una tradicin de carcter internacional relacionada con el trato
a los monarcas en el exilio a quienes se les seguir respetanto los ttulos y
tratamientos que venan disfrutando en el ejercicio de sus funciones como Jefe de
Estado, aun habiendo abdicado o ser destronados, bien por motivos polticos o de
subversin, guerra etc., aunque bajo el aspecto jurdico, segn Urquiza, implica la
prdida de todos sus derechos y de entre ellos, el propio del tratamiento, si bien
por tradicin y en algunos casos por ciertos tratados se les sigue conservando ms
por cortesa que por derecho propio.
Igual cortesa se dispensa a presidentes de Gobierno en el exilio y cuando por
imperativo legal cesan en su cargo. En este ltimo caso conservan el tratamiento e
incluso figuran en el Ordenamiento General de Precedencias del Estado con
relevante lugar en todos aquellos actos en que por tal condicin sean invitados.
En cortesa tambin, considerando el artculo 5.2, del citado Ordenamiento de
Precedencias, que en aquellos actos que por tradiccin o costumbre inveterada, se
establezca en favor de ciertas personas un lugar destacado (alcaldes honorarios,
hijos predilectos y adoptivos, medalla de la ciudad o provincia, etc.), confirindose
a la autoridad que los organice la facultad de fijar la prelacin tradicional
establecida para estos casos.
El Rey, como Jefe de Estado de todos los espaoles debe presidir todos los actos
en Espaa. Igual, el Presidente del Gobierno, si no estuviera la Familia Real. O el
Presidente de la autonoma en su Comunidad, en calidad de representante del
Estado y de todas las ciudades del territorio. Singular razonamiento puede
extenderse a las mximas autoridades de otras instituciones locales.
QUINES DEBEN ESTAR EN LA PRESIDENCIA?
El tamao de la Presidencia lo determina el anfitrin, en funcin a la filosofa del
acto y en proporcin al lugar donde se celebre y el nmero de invitados. (Una
presidencia de 20 personas, en un acto de 40, no tiene sentido). En los actos de
carcter general, la Presidencia es ocupada por las primeras autoridades que
asisten, de acuerdo a las precedencias generales. En los actos de carcter
especial, los miembros de la misma son determinados por el anfitrin, aunque en
la medida de lo posible, de acuerdo a las precedencias establecidas.
Para los actos no oficiales, est claro que la cuestin de quin ocupa los puestos
principales corresponde al organizador, que resolver de acuerdo a sus intereses
y deseos. Como nuestra meta es intentar dar claves que ayuden al anfitrin a
resolver sus dudas protocolarias, ofrecemos a continuacin algunos criterios, a
modo de sugerencias. Estos criterios sirven tanto para actos oficiales de carcter
especial, como para los no oficiales o privados.
Primeras autoridades: Entendemos como tales, a las mximas autoridades
de las principales instituciones del Estado. Es aconsejable en este caso, su
inclusin en la Presidencia. Si los invitamos es porque deseamos que con su
presencia nos refrenden los objetivos del acto, y no hay mejor forma para ello
que darles una posicin distinguida. Adems, ellos representan instituciones y
amplios colectivos ciudadanos que desean que a su representante se le tenga
en consideracin.
Autoridades de menor rango: Slo aquellas que su departamento tenga
relacin con el acto que se celebra.
Representacin social: Aquellos mximos representantes de instituciones y
colectivos amplios, cuando el deseo del anfitrin sea componer una
presidencia que refleje a los distintos sectores de la sociedad.
Invitados de honor: Aquellos a los que se dirige fundamentalmente el acto o
aquellos otros que con su presencia contribuyen a realzar la dignidad del
evento (un Premio Nobel por ejemplo).
LA CESIN DE LA PRESIDENCIA
Si el anfitrin que le corresponde presidir, cediera el puesto de honor, ocupara el
lugar inmediato al mismo. Slo se puede ceder un puesto. En el caso de las
presidencias en alternancia, el anfitrin que cede la presidencia se situar a la
izquierda de esta, por cuanto que -como antes dijimos- la derecha del anfitrin es
el puesto de honor.
LA ORDENACIN DE AUTORIDADES
Las autoridades asistentes a un acto se ordenan generalmente de mayor a menor
rango, ocupando un puesto ms relevante la autoridad con ms rango frente a la
de menos. En cambio, en los discursos se invierten los trminos, tomando la
palabra en primer lugar el de menor rango y cerrando el de mayor.
La ordenacin de autoridades se puede hacer de forma individual, departamental
o colegiada.
Individual: regula el orden singular de autoridades, titulares de cargos pblicos
o personalidades.
Departamental: que regula el orden de los ministerios
Colegiada: que regula la prelacin entre las Instituciones y Corporaciones
cuando asistan a los actos oficiales.
Los sistemas ms habituales de ordenacin suelen ser los siguientes:
Lineal: A un lado del que preside u ocupa la primera plaza se van situando el
resto, de autoridades e invitados (muy propio para recibimientos), a modo de
fila india.
Alternancia: Tomando como punto de referencia el que Preside,
correlativamente de derecha a izquierda (muy propio para la presidencia
situada frente al auditorio).
Los sistemas de ordenacin varan para los almuerzos en la mesa imperial donde
se aplican el cartesiano o en equis o el de reloj.
LOS CNYUGES
Las esposas gozan de igual tratamiento que sus maridos. Tradicionalmente, no se
hace los mismo con el consorte, cuando es la parte femenina la que tienen rango.
Tampoco, para el caso de novios, novias, pareja no legalizada, etc. Sin embargo,
los tiempos actuales demandan una superacin de esta desfasada visin. Hoy en
da, los consortes - con independencia del sexo- tienen el mismo tratamiento, as
como la pareja estable (con independencia de su condicin legal). En estos
delicados casos, conviene antes de determinar la posicin consultar al propio
invitado. Si se trata de un acto oficial y se ve dificil la solucin, debemos actuar
segn criterio de Protocolo de Estado, dependiente de la Presidencia del Gobierno.
Cuando la ordenacin ha de efectuarse con consorte o acompaante, los puestos
no se adjudican de dos en dos, sino de forma individual - aunque ambos vayan de
forma inmediata, de ah que generalmente se situen en extremos opuestos.
LOS SIMBOLOS DEL ESTADO
Los simbolos del Estado no pueden ser apropiados por nadie. Por ello no podrn
utilizarse en los actos de forma indscriminada, ni como uso externo por parte de
asociacin o persona alguna. Escudos, banderas, pendones, himnos, etc., que son
propiedad del Estado, de la Comunidad Autnoma y del Municipio slo deben
utilizarse como elemento identificador por parte del anfitrin cuando esten
presentes en los actos representantes de esas instituciones o cuando stas lo
autoricen. Los himnos quedan reservados exclusivamente para los actos de gran
solemnidad. Los elementos identificados propios de laCorona o de cualquier
autoridad o institucin no podrn utilizarse en los actos, salvo que a los mismos
concurriesen autoridades de dichas instituciones.
Los simbolos del Estado se ordenan de mayor a menor rango, conforme a las
reglas del Protocolo. La bandera de Espaa, en territorio nacional, ocupa el puesto
de honor, e immediatamente a continuacin la de la Comunidad Autnoma
correspondiente. Los himnos se interpretan de mayor a menor rango cuando se
efectuen al inicio de un acto y viceversa si se hace al final.
LOS HONORES MILITARES
Determinadas autoridades del Estado tienen derecho a Honores Militares. Se les
tributarn con ocasin de una visita en el punto de destino y nada ms producirse
la llegada. Segn el rango de la autoridad, se conceden un tipo u otro de Honores,
regulados en el Real Decreto 834/84, de 11 de Abril.
TRATAMIENTOS
Numerosas personalidades y autoridades, en funcin a su rango tienen concedido
un determinado tratamiento que en todo caso debemos respetar. En los actos
oficiales a dichas autoridades se las citar o nombrar en virtud a su tratamiento y
cargo. En los actos privados el anfitrin podr hacerlo por el nombre (a efectos de
tarjetones, invitaciones, etc.). Se est imponiendo cada vez ms que las
autoridades se les identifique por una sla palabra, de su cargo: "Presidente",
"Ministro", "Alcalde". En el caso de los Reyes "Seor","Seora", "Majestad",
"Majestades". En el caso del Principe e Infantes: "Alteza", " Altezas".
INVITACIONES
Cuando se invita lo correcto es enviar la correspondiente invitacin con la
suficiente antelacin. Lo corts y elegante es confirmar la asistencia (o no) por
parte del invitado. La invitacin se puede hacer por carta personalizada o tarjetn
(a ser posible personalizado), o saluda. La invitacin telefnica o por telegrama
slo en casos de urgencia y plenamente justificado. El que invita es el anfitrin,
cuyo nombre y direccin debe figurar en la invitacin. Tambin, a pie de tarjetn,
puede indicarse el invitado de honor o la autoridad que presidir. Si el anfitrin no
invitara y lo hiciera otra persona en su nombre, dicha circunstancia debe reflejarse
en la carta o invitacin.
LAS COMIDAS
Deben evitarse comidas excesivas, procurarse unos vinos adecuados a cada plato
y ofrecer simpre agua. Los asientos deben ser asignados con antelacin, mediante
tarjetones nominales, grficos adecuados o indicacin individualizada y oral por
parte del anfitrin. El que preside un banquete marca el ritmo del servicio, poe lo
que debe procurarse que no haya excesiva demora entre el primero y el ltimo. El
anfitrin es el ltimo que se sirve y primero lo hacen las seoras. En un almuerzo
no es elegante leantarse antes que la Presidencia, por lo que sta deber poner fin
en el momento oportuno.
PUNTUALIDAD
Los actos deben iniciarse a la hora fijada. Cualquier demora debe obedecer a una
razn muy justificada que debe hacerse llegar a los invitados presentes. Los
retrasos pueden originar la prdida de puesto, al menos en la Presidencia. Ningn
acto debe iniciarse con plazas vacantes en la Presidencia, salvo excepciones muy
justificadas. Lo normal es que las ausencias sean suplidas.
INVITADO DE HONOR
El invitado de honor, aqul que preside el acto o al que se le dedica al mismo, se
ubicar siempre a la derecha del anfitrin, cualquiera que sea su rango, sea
autoridad o no. Si hubiera discursos, sera el limo en hablar, salvo que al mismo
concurriera de forma simbolica o testimonial una alta autoridad superior del Estado,
cuya presidencia desee que ostente el anfitrin. En este caso, el invitado de
honor ocupara la derecha del que preside, y el de la izquierda (segn las
circunstancias del local y el tipo de acto, podran afrecerse numerosas alternativas
de protocolo).
MAS DE UN RANGO
Cuando una autoridad o invitado que acude a un acto pudiera se ordenado en
base a ms de un rango, se le aplicar el protocolo en funcin al ms alto, salvo
que hubiera sido invitado en funcin del rango menor, cuestin que debe hacerse
saber con prioridad.
Cuando una autoridad o personalidad es invitado a un acto y acude al mismo
acompaado de su Consorte, ste se ordenar de acuerdo al rango de su pareja,
con independenca de su propo rango, salvo que fuera tambin expresamente
invitado en condicin de su propa valencia. En este caso, debe consultarsele en
base a que se acomoda su ordenacin.