MANUAL DE ORGANIZACIN
El manual de organizacin es un instrumento metodolgico de la ciencia y
tcnica de la administracin; es un medio de accin prctica por
excelencia, que ayuda grandemente al proceso de organizacin.
Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se
complementan recprocamente para dar informaciones claras y detalladas
de la estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se
sealan en los organigramas solamente con su titulo, pero el manual de
organizacin las describe con detalle, en todo lo relativo a
responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes yfunciones.
Aspectos Positivos Del Uso De Manual De Organizacin
Corporacin de Guayana.
C.V.G. Electrificacin del Caron. El nmero 4 indica que depende de la
C.V.G., y el nmero 2, a la unidad dependiente, o sea, a la Electrificacin
del Caron.
1.4.2.0Junta Directiva. Esta se indica con el cero.
En cuanto a los otros tres nmeros, conocemos su relacin orgnica.
Si seguimos el anlisis, establecemos perfectamente las relaciones de
dependencia entre las unidades.
FIGURA 1.
Ejemplo:
Descripcin de Funciones del organigrama de un manual de organizacin
de un plantel educativo.
DIRECTOR
Ubicacin Organizacional:
Coordinacin:
Este puesto tiene coordinacin con todos los dems puestos del
organigrama.
Descripcin Especfica:
Lleva a cabo una junta peridica para la elaboracin del Plan General de
Desarrollo Anual de la empresa.
Ubicacin Organizacional:
Coordinacin:
Ubicacin Organizacional:
Coordinacin:
Descripcin Especfica:
Ubicacin Organizacional:
Coordinacin:
Descripcin Especfica:
Ubicacin Organizacional:
Coordinacin:
Descripcin Especfica:
Ubicacin Organizacional:
Coordinacin:
Descripcin Especfica:
Ubicacin Organizacional:
Coordinacin:
Descripcin Especfica:
TECINICAS DE ORGANIZACIN
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin
racional, son indispensables durante el proceso de organizacin y
aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las
principales son las siguientes:
ORGANIGRAMAS Y SIMBOLOS
Organigrama: conocidos tambin como grficas de organizacin o cartas
de organizacin. Los organigramas son representaciones grficas de la
estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones,
las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad.
La efectividad de un organigrama, para una organizacin, se fundamenta
en la condicin de reflejar, hasta donde sea posible, la organizacin con
sus verdaderas implicaciones y relaciones; adems, sus estratos
jerrquicos.
Pero tal propsito no resulta fcil, porque el organigrama es una figura
plstica que tiene dificultades para expresar con claridad la verdadera
organizacin. En consecuencia, no est exento de interpretaciones
errneas. Los colores se usan en la pintura para dar movimiento, vida y
sentido a las cosas y a los hechos; pero los organigramas no pueden
utilizar esos medios, por las limitaciones que les imponen las normas y
condiciones que rigen su funcionamiento y elaboracin.
Segn varios autores, los organigramas son y muestran lo siguiente:
La estructura de la organizacin.
Las funciones.
Formas de pago.
Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era,
ms bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan
actualizarlos, olvidando que la organizacin es dinmica y permiten que
los organigramas se vuelvan obsoletos.
Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro
indica mando.
Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza
medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a
resaltar.
NORMAS Y RECOMENDACIONES
El organigrama es el resultado de la creacin de la estructura de una
organizacin, la cual hay que representar. Son dos las posibilidades que
dan base para la elaboracin de un organigrama: cuando se crea una
nueva organizacin, o cuando ya est existente pero no tiene
organigrama, y si lo tiene hay que reorganizar o reajustar. Si se trata del
primer caso, este es, el de la creacin de una empresa, el organigrama y
su creacin constituyen el ltimo paso. Normalmente no se hace un
organigrama final, sino que se van realizando varios bocetos, para irlos
Respetar los niveles jerrquicos: significa esto que hay que establecer un
conjunto de niveles jerrquicos con base en la funcin que realizan las
respectivas unidades. As, en cada estrato o nivel particular se van
colocando las unidades correspondientes.
Como proceder para cumplir lo anterior:
Esa lnea se separa unos cinco centmetros y medio del borde izquierdo
del papel.
Objetivos verificables
Es claro y sencillo.
Es rgida e inflexible.
No fomenta la especializacin.
Mayor especializacin.
especialistas
Desventajas:
o
Organizacin staff
Este tipo de organizacin no disfruta de autoridad de lnea o poder de
imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y
del avance de la tecnologa, proporciona informacin experta y de
asesora.
Ventajas:
Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por
falta de un respaldo inteligente en la aplicacin de sus recomendaciones.
Organizacin Matricial
Consiste en combinar la departamentalizacin por productos con la de
funciones, se distingue de otros tipos de organizacin porque se
abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.
Ventajas:
o
Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea
necesario.
Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del
gerente de producto.
Importancia De La Organizacin
o
Las entidades que forman su contexto o con las cuales la unidad debe
efectuar sus transacciones.
Relaciones internas y
externas: incluir las entidades con la cual la unidad estudiada interacta
para el logro de sus objetivos. Debe establecerse con QUIEN y PARA QUE.
Determinacin ideal de perfil del ocupante del cargo, a travs del cual se
aplicar la escogencia adecuada del test, como base para la seleccin del
personal.
Niveles de adscripcin.
Completar el organigrama.
Especificaciones requeridas:
Responsabilidad: determina la
actitud del ocupante para responder por varios aspectos del cargo, como
personal, materiales, equipos, informacin, dinero, etc.
ESQUEMA DE COMPARACION
CARGO
COMO UN
PARTES
DEL
TODO
1. Escalonamiento
de cargos
CARGO O
FACTORE
S
4.
Comparaci
n por
factores
3.
Comparaci
n por
puntos
De supervisin
De ejecucin ( No de supervisin)
CARGOS DE TRABAJO POR HORAS
Especializados
Calificados
No calificados o de brazos
En algunas organizaciones los cargos se dividen en tres categoras
principales:
CATEGORIA
1
CARGOS NO
CALIFICADOS
CATEGORIA
2
CARGOS
CALIFICADOS
Trabajo esencialmente
rutinario, que requiere poca
precisin y experiencia
limitada.
Exigen cierto potencial
intelectual y alguna
experiencia general y
especifica en el desempeo
de tareas de cierta variedad
y dificultad.
CATEGORIA
3
CARGOS
ESPECIALIZADOS
Requisitos intelectuales
Habilidades exigidas
Requisitos fsicos
Responsabilidad
Condiciones de trabajo.
El mtodo de comparacin de factores exige las siguientes etapas, que
deben desarrollarse despus del anlisis de cargos:
1
2
3
4
5
ASEADOR
RECEPCIONISTA
Requisitos fsicos
Habilidades
exigidas
Condiciones de
trabajo
Responsabilidad
Habilidades
exigidas
Requisitos
intelectuales
Responsabilidad
Requisitos fisicota
Requisitos
Individuales
Condiciones de
trabajo
Requisitos intelectuales
Requisitos fsicos
Responsabilidades implicadas
Condiciones de trabajo
Estos cuatro grupos habitualmente involucran los siguientes factores:
FACTORES DE EVALUACION
REQUISITOS INTELECTUALES
1. Instruccin bsica
2. Experiencia previa
3. Iniciativa e ingenio
B. REQUISITOS FISICOS
Supervisn de personal
Material o equipo
Mtodos o procesos
Informaciones confidenciales
D. CONDICIONES DE TRABAJO
Ambiente de trabajo
Riesgos.
2. ponderacin de los factores de evaluacin
La ponderacin de los factores de evaluacin se hace de acuerdo con su
importancia relativa, una vez que stos no sean idnticos en su
contribucin al desempeo de los cargos, requiriendo ajustes
compensatorios.
ACADMICO
DEPARTAMENTO
MERCADOTECNIA
DEPARTAMENTO
ADMINISTRACIN Y FINANZAS
APOYO TCNICO
ACADMICO
SECRETARIA
DIRECCIN