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PLANEJAMENTO,

SUPORTE E
LOGSTICA DE
EVENTOS
Planejamento o que ?
Fases do evento
Documentos
Atribuies em eventos
Profa. Esp. Rosemary Lima

O processo de planejamento do
evento
O planejamento, a exemplo de qualquer atividade humana,
a primeira etapa na organizao de um evento e, se bem
realizado, o evento tem mais chances de ser bem sucedido.
o primeiro esforo organizacional que engloba todas as etapas
de preparao e desenvolvimento do evento.
Conceituamos planejamento como um processo desenvolvido
para alcanar uma situao desejada, de modo mais eficiente
e efetivo, com a menor concentrao de esforos e recursos
pela empresa.
O processo de planejar envolve um salutar modo de pensar.
Envolve indagaes , que, por sua vez, envolvem
questionamentos do tipo:

Por que planejar?


Planejar o evento ganhar agilidade no desempenho,
melhorar a eficincia na execuo das tarefas,
mensurar com mais acuidade os resultados e ter
referncias para avali-los.
Ganha-se tempo;
Despendem-se menos esforos;
Evita-se desperdcio;
Tomam-se medidas que minimizem imprevistos e
facilitem sua resoluo quando surgirem;
atingem os objetivos propostos.
Todas essas vantagens e facilidades ganham fora
proporcional s dimenses do evento. Ou seja, quanto
maior o evento, mais necessrio e indispensvel se torna
planejamento que considere os detalhes

O processo de planejamento do
evento
1.Para quem?
O planejamento de um evento precisa levar em conta quem
sero os participantes pagantes ou convidados de um evento e
qual ser a expectativa de comparecimento (item essencial
para questes de oramento). O Para quem tambm tem
relao com os palestrantes que podero participar, o local a
ser escolhido, a data e o oramento.
2.O que dever ser feito?

Aqui ser necessrio refletir profundamente sobre o objetivo


do evento para que este possa transmitir uma imagem
coerente com sua razo de existir atravs das atividades que
devero ser desenvolvidas durante o acontecimento, tudo isso
alinhado ao planejamento oramentrio.

3. Como?
O formato e a durao do evento so fatores essenciais e que
tero efeito sobre todas as consideraes. Um evento de
durao muito longa poder provocar o afastamento ou
desmotivao dos participantes, pelo seu custo e exausto.
Um evento muito breve pode deixar a desejar. Estes itens
definiro onde o evento ser realizado e conduzir de forma
definitiva o oramento.

4. Com que finalidade? Objetivos


Esta quase certamente a pergunta primordial. Jamais

a ignore ou subestime. Identificar por que o evento ser


realizado a coluna vertebral que unir todo o corpo do
evento. ela que conduzir todos os detalhes do evento.
Os objetivos so compreendidos enquanto metas a serem
atingidas com a realizao de um evento. Estas podero
j estar esclarecidas pelo empreendedor ou necessitarem
de interveno do profissional de eventos para defini-las.
Iro, obviamente, atender s especificidades do produto
ou servio que originaram a criao do evento.
Ao traar os objetivos formulam-se, em termos
especficos, os resultados finais desejados, ou seja, os
objetivos no so as metas de vendas e lucros diretos
(salvo em eventos destinados a este fim especfico), mas
as solues traduzidas em resultados que levam s
vendas, ao lucro e explorao de novas oportunidades.

Alguns objetivos comuns podem ser relacionados a


seguir:
Tornar o produto ou servio acessvel e disponvel
a um nmero maior de compradores;
Oferecer maior satisfao s necessidades dos
clientes;
Expandir ou criar novos mercados;
Explorar novas tendncias;
Criar a fidelizao dos clientes;
Promover a qualidade do produto ou servio;
Obter nova penetrao no mercado;
Celebrar convnios com novos parceiros e
patrocinadores;
Aumentar o volume de vendas, entre outros.

O profissional de eventos dever, portanto, definir


um objetivo geral e delimitar os objetivos especficos,
quantitativa e qualitativamente, a fim de conceber
um planejamento organizado e um programa de
marketing e promoo de evento satisfatrios,
descritos no projeto do mesmo.
Enquanto os objetivos estabelecem os resultados
finais desejados, o planejamento e suas estratgias
delineiam as aes especficas recomendadas em
projeto para obter esses resultados.

5. Onde?

A localidade que sediar o evento dever ser escolhida no


incio do processo, e o local pode ser um ativo chave para a
promoo de um evento. Na busca pelo lugar ideal , a
acessibilidade pode ser um diferencial.
6. Quando?
A noo de timing outro item que merece muita ateno.
Maior flexibilidade na hora de fixar as datas ajuda a
conseguir preos melhores. No esquecer de pesquisar o
melhor horrio do dia, o (s) melhor (es) dias da semana e a
melhor poca do ano tudo em funo dos participantes.
importantssimo no esquecer de checar o calendrio de
eventos da localidade, a sazonalidade, feriados prolongados,
pocas de crises polticas, religiosas, cvicas ou
socioeconmicas, e os compromissos dos participantes.

Etapas
De modo geral, podemos dizer que
um evento acontece em quatro
etapas:
Concepo Incorporao da
ideia
Pr evento: Planejar, conceber,
organizar.
Trans evento: Executar,
realizar.
Ps- evento: Avaliar, fechar.

1. Concepo
A etapa inicial de um planejamento de eventos
acontece com a concepo, que a gerao da ideia
do evento e a obteno das informaes preliminares
para o desenvolvimento do planejamento de evento.

Nesta fase analisada a necessidade da realizao


do evento, identificando seus objetivos, analisando
resultados desejados e apresentando os detalhes que
orientem o desenvolvimento do projeto do evento.

Antes de organizar um evento, importante que a ideia seja


incorporada por alguns empreendedores, que comearo a lhe
dar forma, mediante o levantamento do maior nmero de
elementos, tais como:
reconhecimento das necessidades desse evento;
elaborao de alternativas para suprir as suas
necessidades;
identificao dos objetivos especficos;
coleta
de
informaes
sobre
os
participantes,
patrocinadores, entidades e outras instituies em
potencial;
listagem dos resultados desejados;
estimativas de exequibilidade econmica e tcnica;
estimativas de tempo e recursos necessrios;
estabelecimento de diretrizes;
elaborao dos contornos do projeto.

Documentos
gerados:
Pesquisa
Campo;
Questionrio;
Briefing;
Cronograma;

de

Pesquisa de Campo
(Mercado)
Hoje, nada se cria, se lana ou se promove sem o
estudo das necessidades, interesses e desejos do
mercado. Qualquer iniciativa de marketing ter
sua origem na inteno de satisfao das
expectativas do cliente em relao a produtos e
servios.
Em relao ao evento no poderia ser diferente,
j que se constitui em uma importante estratgia
de marketing. A pesquisa de mercado ir
viabilizar elementos decisrios para a concepo
(ou no) de determinado tipo de evento, em uma
ocasio especfica.

Essa pesquisa engloba, normalmente:


A pesquisa de opinio;
A pesquisa sobre eventos semelhantes;
A determinao do pblico alvo potencial;
A pesquisa de opinio a coleta de informaes que ir
permitir a anlise da possibilidade (ou no) da
realizao do evento, sob a tica da expectativa do
mercado.
Os clientes potenciais ou pblico alvo, constituem-se
naquelas pessoas que se pretende atingir com a
realizao do evento. Cada organizao, pessoa, produto
ou servio tem seu pblico alvo especfico, mas a
necessidade de sobrevivncia destes faz com que o
pblico seja ampliado ou reduzido por ocasio dos

Questionrio
Formulrio de pesquisa a ser aplicado ao
possvel pblico - alvo com vistas a
formar um ideal do evento a ser
projetado.

Briefing
Na rea de eventos, a concepo e o briefing so somente um apanhado de
informaes bsicas de direcionamento de eventos, que devem representar
praticamente um interrogatrio da expectativa e da ideia de evento do
cliente para o desenvolvimento das outras etapas do planejamento.
um conjunto de informaes e instrues facultadas e necessrias para
o desenvolvimento do planejamento de eventos. So os aspectos relevantes
do evento listados entre o organizador e o cliente.

Esse instrumento aplicado no s para buscar as informaes dos itens a


compor o planejamento mas tambm, quando se torna necessrio
esclarecer algum, resumidamente, do andamento do processo ou de
qualquer problema que no est solucionado.
O organizador busca colher junto ao cliente os desejos, as expectativas e
os aspectos mais relevantes para o planejamento de evento e por
consequncia a execuo do mesmo. atravs do briefing que o
organizador desenvolvera todas as aes do planejamento para sua
melhor execuo.

Cronograma
Este documento fornece uma lista de atividades importantes
para que se possa estabelecer um planejamento para a
perfeita organizao do seu evento.
Adapte-o s suas necessidades e estabelea suas prprias
datas ideais e, caso existirem, datas alternativas para a
realizao do evento.

Pr- evento
a fase essencial do evento, onde haver a definio do
projeto e o planejamento de todas as atividades, bem
como o detalhamento de receitas e despesas esperadas,
com a deciso de que tipo de fornecedores e profissionais
devero ser contratados. Tambm so equacionados os
controles administrativos e financeiros. Tudo isso girar
em funo dos objetivos gerais e especficos do evento e
da previso de receitas estimadas.
Nesta fase so definidas e realizadas atividades como:

Servios iniciais
Servios de secretaria;
Detalhamento do projeto;
Outras;

Servios iniciais
So as providncias imediatas aps a deciso de
realizar o evento:
Identificao dos rgos governamentais, entidades e
empresas com interesses voltados execuo do
evento para fornecer patrocnio, subvenes, doaes
e outros;
Levantamento de nomes e confirmao de
convidados, conferencistas, autoridades, atraes,
etc.
Definio de responsabilidade de todos os
profissionais de servio envolvidos nas fases de prevento, trans-evento e ps evento;
Abertura de conta bancria especial para o evento
(receita-despesa) sob inteira responsabilidade da
empresa organizadora;

Servios de secretaria
A secretaria do pr evento responsvel por executar antecipadamente
alguns servios e atividades para compor a estrutura administrativa e
institucional do evento:
Preparao de correspondncia preliminar;
Expedio de correspondncia preliminar para as entidades
governamentais, presas e pessoas que possam colaborar de alguma forma
como evento;
Tomada de preo e confeco de material administrativo (papel, carta,
envelopes, impressos em geral e outros) necessrios para o evento;
Controle e arquivo de correspondncia recebida e expedida;
Remessa de circulares e cartas informativas para os participantes
potenciais e outros;
Recebimento, controle e classificao dos trabalhos a serem apresentados;
Recebimento, controle e confirmao de inscries;
Obteno de cadastro de pessoas que possam se inscrever como
participantes (mailing list)
Criao e execuo de fluxogramas de informaes;
Identificao, seleo e contratao de prestadores de servios necessrios
para a organizao do evento.

Detalhamento do projeto
A elaborao do pr - projeto para a organizao do evento o passo inicial,
porque apresenta, em linhas gerais, a ideia do que se pretende realizar. Para
tanto, necessrio que esse pr-projeto seja detalhado, transformando-se o
projeto do evento.
Os principais itens que devem ser focados nesse projeto e que compem a
estrutura organizacional de um evento:
Definio do produto;
Escolha do local;
Definio de data;
Elaborao de temrio e calendrio;
Identificao e anlise dos participantes;
Estratgia de comunicao e marketing;
Infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios;
Servios de transportes pra participantes e convidados;
Hospedagem dos participantes e convidados;
Programao social, cultural e turstica;
Agncias de viagens e turismo;
Recursos financeiros;
Cronograma bsico.

Definio do produto;
a etapa do evento em que so contemplados, seus objetivos, tipologia, pblico a ser
atingido e justificativa de realizao, isto , necessidades que o evento atender ao
concretizar-se.
Escolha do local;
O local no envolve apenas o espao fsico onde o evento acontecer, mas tambm a
prpria localizao geogrfica em que se encontra.
Definio de data;
Diversos cuidados devem ser tomados, tendo em vista, o calendrio promocional e a
rea geogrfica a ser atingida.
Elaborao de temrio e calendrio;
Entende-se por temrio fixao antecipada dos assuntos a serem abordados durante o
evento. Todo temrio deve apresentar um tema central, que servir de linha mestra
para o seu desenvolvimento.
Calendrio
O calendrio constitudo pela distribuio das atividades do evento em datas e
horrio. A partir da elaborao do calendrio, tem-se o chamado programa geral do
evento.
Identificao e anlise dos participantes;
Por identificao entende-se a deteco da natureza e das peculiaridades do pblicoalvo ou participantes potenciais, ou seja, saber quem , o que faz, onde vivem e outras.
A anlise, por sua vez, disseca as caractersticas dos participantes aprofundando-se no
sentido d descobrir suas principais causas de motivao e resistncia.

Estratgia de comunicao e marketing;


A estratgia de comunicao consiste na definio e adequao dos meios e mensagens a
serem utilizados, na busca de informar, sensibilizar e motivar o pblico-alvo.
Infraestrutura de recursos audiovisuais, materiais e servios;
O planejamento dos recursos audiovisuais consiste em identificar e analisar as
caractersticas do evento e as necessidades dos participantes e oradores, estabelecendo, em
funo dessas anlises os equipamentos que sero necessrios.
Por recursos materiais, entende-se toda a gama de produtos necessrios nas etapas de
operacionalizao do evento (material de expediente, material de participante e
equipamentos).
A contratao de servios profissionais para um evento deve ser realizada aps uma
criteriosa seleo. Tudo o que for acordado, deve ser assegurado mediante um contrato de
prestao de servios especficos para este fim.
Hospedagem dos participantes e convidados;
Fatores como a condio socioeconmica e cultural dos participantes e convidados devem ser
considerados no planejamento de hospedagem de um evento;
Programao social, cultural e turstica;
As atividades culturais e tursticas paralelas de um evento assumem da responsabilidade
pelo clima que se deseja imprimir aos participantes. Os programas sociais , culturais e
tursticos mais comuns so: coquetis, shows, city tours, jantares, almoos e passeios.
Agncias de viagens e turismo;
Para facilitar e agilizar a prestao de servios de transportes, hospedagem, atividades
sociais, culturais e tursticas aconselhvel a contratao de uma agncia de turismo.
Recursos financeiros;
Podem ser definidos por meio da previso e da organizao e controle das entradas e sadas
de recursos.
Cronograma bsico.
Este instrumento apresenta a distribuio ordenada das atividades e providncias dentro de
determinado espao de tempo.

Documentos
gerados:
Oramentos;
Follow up;
Contratos;
Programao;
Script;
Matriz
de
responsabilidades;
Projeto.

Oramento.
O oramento composto pela
apurao de todas as despesas
para o custeio de um projeto,
alm de identificar as fontes de
recursos pra a captao de
verbas (receitas) para amparar
estas despesas planejadas. Os
oramento de despesas devero
ser
expressos
em
vrias
alternativas para estudo e
avaliao pelo interessado das
opes e deciso final, e serve
de base para o contrato de
servios.

Follow up
Follow up uma expresso em
ingls
que
significa
acompanhar
ou
fazer
o
acompanhamento.
um formulrio utilizado para
acompanhamento e avaliao
de algo j foi feito, para obter
uma resposta.
Em Eventos uma ferramenta
de auxlio no desenvolvimento
de negociaes com clientes e
fornecedores
ajudando
a
controlar prazos de entrega,
satisfao com o servio,
alteraes de oramento etc.

Contratos.
Um contrato um compromisso mtuo que obriga ao
vendedor fornecer o produto especificado e obriga ao
comprador pagar por ele. Um contrato um relacionamento
legal sujeito a recurso no tribunal. O acordo pode ser simples
ou complexo, usualmente (mas no sempre) refletindo a
simplicidade ou a complexidade do produto. A maioria das
organizaes tm polticas e procedimentos documentados
definindo quem pode assinar tais acordos em nome da
empresa, tipicamente chamado de um delegao de
autoridade para aquisies.
As questes legais, geralmente, envolvem o organizador, o
local de realizao do evento e o fornecedor. Assim, pela
delicadeza da relao, os conhecimentos do organizador iro
definir do sucesso ou fracasso do evento que est realizando.

Existem cinco critrios bsicos para se idealizar um contrato.


1. CONSENTIMENTO MTUO
necessrio um acordo ou consentimento mtuo para se
estabelecer um contrato. Isso geralmente demonstrado pela
demanda da parte interessada em locais, equipamentos, ou servios
(o contratante) e as empresas, pessoas e mesmo entidades
interessadas em ofert-los (contratados). Se as partes envolvidas
concordarem, esse acordo caracterizado pela aceitao dos termos
e condies de oferta e demanda.
2. PARTES COMPETENTES
A fim de que o contrato exista, devem existir as partes interessadas
ou competentes. Competentes porque assim o judicirio entende
que so as pessoas com capacidade e competncia legal, alm de
autoridade para figurarem em um contrato que seja de interesse de
ambos, ou empresas por estas representadas. Portanto, o
organizador de eventos deve se certificar de que a pessoa ou
empresa que esteja oferecendo os seus prstimos possui autoridade
e a competncia para celebrar um contrato, em toda a sua extenso.

3. CONSIDERAO

Considerao o preo pago, conforme a associao. No


cabe ao judicirio entrar no mrito da discusso dos valores
estipulados , considerando-se que esse valor pode no
representar um valor economicamente real ou ser menor do
que outros praticados no mercado. Desde que haja um
acordo mtuo, o contrato celebrado.
4. MUTUALIDADE
Enquanto houver considerao legal, ela existir em e para
as partes envolvidas, de forma, a haver um contrato. Assim,
o discernimento legal aponta a necessidade de haver um
contrato de obrigaes e direitos suficientes de ambos os
lados. Se no houver esta obrigatoriedade, o contrato pode
no ter considerao legal e deixar de existir.

5. EXECUTVEL
Para ser executvel , um contrato deve ir de encontro com
certas exigncias como ser feito por escrito, ou deve ser para
um propsito vlido.

Servios que podem ser contratados:

Recursos Humanos
Decorao;

participantes e convidados;

Traduo e interpretao; Servios de hospedagem;


Imprensa;

Buffet;

Segurana e vigilncia;

Entretenimento;

Montagem e instalaes;
Sinalizao;
Transitrio;
Seguro;
Transporte

para

Recursos Materiais:
Aluguel de automveis;

Projetor;

Ambulncia;

Rdios Comunicadores

Iluminao;

Multimdia;

Estrutura;

Apontador laser;

TV/Vdeo;

Quadro mgico;

Som;

Tela para projeo;

Telefone;

Flip Shart;

Computadores
impressoras.

Programao
A
programao
de um evento
consiste
no
detalhamento de
todas
as
atividades
programadas no
decorrer
do
evento indicando
atrao, local, e
horrio de cada
acontecimento.

Script
Trata-se de detalhar no papel tudo que
acontecer em cada momento do evento, como:
quem fala (e o que fala), que hora se ilumina o
palco, que hora entra o fundo musical, paradas,
sequncias, texto entremeando a apresentao,
quem fica ou sai do palco, quando se abre/fecha
cortina, etc. Tudo em sequncia, com aes
gradativas, paralelas ou no, sucesso de
atividades, etc.
Dependendo do evento, exige-se um diretor de
palco, que faz as marcaes de presena
humana, luz, projees, iluminao, som,
efeitos especiais, etc. a imaginao e
detalhamento por escrito de tudo que ocorrer
no evento, sem deixar buracos ou espaos.

O script da cerimnia ou reunio deve ser elaborado


antecipadamente e poder sofrer alteraes lpis ou
caneta, minutos antes do incio. Deve ser informado aos
participantes da mesa, se eles podero fazer o uso da
palavra ou no. Indaga-se s autoridades se gostariam
de falar. Tudo de acordo com o roteiro pr-estabelecido.
O mestre de cerimnia dever ter em mos cartes com
os nomes das pessoas, autoridades e seus cargos. Esses
cartes sero emprestados queles que iro fazer o uso
da palavra. Todavia, para no prolongar a reunio(se
forem muitos os componentes da mesa ) e para no se
repetir todos os nomes ao incio de cada fala, dever ser
feita pelos oradores referncia pessoa mais importante
e aos demais somente, assim: Dignssimos Presidentes
de entidades presentes, demais autoridades, senhoras e
senhores.

Matriz de Responsabilidades
uma espcie de organograma do evento,
mais que isso, contm a descrio de funes
e suas respectivas tarefas assim como do
momento, e sequncia de execuo de cada
uma.

Projeto
Para o planejamento e a
organizao de um evento
e a operacionalizao de
um evento, primordial
elaborar um projeto com
informaes bsicas que
direcionam
o
desenvolvimento
das
atividades necessrias
sua efetivao.

Modelo de Projeto
1. Capa
2. Ttulo (nome do evento);

3. Associao, empresa ou indstria promotora


4. Entidade e/ou empresa organizadora;
5. Cidade-sede
6. Local do evento
5.1 Nome

5.2 Endereo
5.3 Cidade e Estado

6. Tema do evento
7. Objetivos (o que se pretende alcanar com o evento)
7.1Geral
7.2Especfico

8. Justificativa (por que importante a realizao do


evento)
9. Plico alvo
participantes)

(perfil

nmero

10. Descrio do Evento


11. Perodo de realizao do evento e horrio
12. Programao preliminar do evento
13. Taxa de inscrio e/ou ingresso

previsto

de

13. 1 Ingresso (valores de acordo com o local)


13.2 Inscrio (gratuita e/ou preos previstos e prazos)
13.3 Outros
14. Recursos necessrios

14.1 Recursos humanos


14.2 Recursos materiais (administrativos)
14.3 Materiais de divulgao
14.4 Recursos audiovisuais e equipamentos
14.5 Diversos

15. Instalaes (descrio e localizao dos espaos fsicos


que sero utilizados pelo Evento)

16. Servios (transporte, hospedagem,


alimentao, sonorizao, decorao e
outros)
17. Plano de divulgao e marketing
18. Previso oramentria

18.1 Receitas
18.2 Despesas

19. Cronograma
20. Condies Gerais

Anexos

Modelo de carta convite;


Modelo de material de divulgao;

Modelo de ficha de inscrio;


Modelo de certificado;
Modelo de formulrios em geral;
Regulamento de funcionamento do evento;
Outros.

Transevento

Fase decisiva do evento, em que esto


inseridos a coordenao executiva e o controle
financeiro, tcnico administrativo e social do
evento.
o transcorrer das atividades, ou seja, a
aplicao das determinaes previstas no prevento, na qual todas as etapas do evento so
acompanhadas mediante a aplicao do check
list por rea.
Nesta fase, h a montagem do evento no local
escolhido
e
a
operacionalizao
do
atendimento ao pblico-alvo. Tambm vo
operar todos os fornecedores e profissionais
contratados durante o pr-evento.

Transevento
Sua durao depende do tamanho do
evento, do tipo de evento, da
programao prevista, das limitaes
impostas pelo espao, entre outras
coisas.
Nesta fase importa:
Controlar Cronograma
Controlar matriz de responsabilidades.
Check list;

Check list
uma relao de providncias, tarefas ou
necessidades do evento.
possvel organizar essa lista de vrias formas:
por ordem alfabtica
por grupos de atividades afins
por setores de organizao
por circunstncia especfica (tais como check-list
da recepo, da programao social, do buffet etc)
Na verdade, o check-list deve atender s
necessidades da equipe organizadora do evento e,
por isso, deve ser formatado da maneira que for mais
eficaz.

reas do evento
Secretaria do Evento
Responsvel por todo apoio administrativo do evento, isto
, toda a infraestrutura necessria instalada no local, que
apoiar, direta ou indiretamente, a realizao do evento.
Servio de recepo
considerado o carto de visitas, por ser o primeiro
contato do participante com o clima do evento. Pode ter
postos de atendimento em aeroportos, hotis e locais onde
acontecem as atividades do evento.
Sala recepo ou sala VIP
o local onde autoridades, convidados especiais e
palestrantes so recebidos pela comisso organizadora do
evento. Deve apresentar decorao agradvel e servio de
copa.

Sala de Imprensa
o local montado e equipado para recepcionar a
imprensa e fornecer as informaes do evento.
Neste local, sero realizadas as entrevistas, o
encontro com os jornalistas para a distribuio de
briefing do dia e da relao das autoridades
presentes, convidados especiais e palestrantes.
Servio de comisses tcnicas
De acordo com o porte do evento, necessria a
montagem de salas para discusso, deliberao,
votao e aprovao de determinados aspectos ou
para grupos de trabalhos, conforme subtemas do
evento.

Infraestrutura de apoio externo


Dentro do apoio operacional, caso o porte do evento
assim exija, dever funcionar o apoio externo ao
aeroporto, no hotel, na programao social, cultural
e turstica e traslados.

Ps-evento
Aps a realizao do evento. Inicia-se o processo de
encerramento, que consiste na avaliao tcnica,
administrativa e dos participantes. Isto , ocorre a
confrontao dos resultados esperados com os obtidos,
possibilitando identificar os pontos positivos e negativos
do evento.
Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura
montada na fase anterior, dos acertos financeiros e dos
pagamentos dos fornecedores. o momento tambm de
acertar as contas com o cliente (dono do evento):
devolver todos os materiais no utilizados e as
correspondncias oficiais catalogadas e arquivadas
corretamente da apresentao dos relatrios financeiros
e de desempenho evento.

a fase da avaliao dos resultados por


isso importa:
Realizar reunies de avaliao
Elaborar questionrios de avaliao;
Aplicar questionrios
Tabular dados
Elaborar relatrios

Anlise e avaliao
do evento

Para a avaliao de desempenho final, sero


juntados os dados estatsticos operacionais e as
pesquisas de opinio realizadas sobre os servios
oferecidos, instalaes, produtos etc. por meio de
entrevistas, telefonemas ou questionrios. As
pesquisas devem ser aplicadas utilizando roteiros
padronizados, de forma clara e objetiva,
permitindo a anlise tcnica e concluses sobre os
resultados e desempenho.
A opinio do pblico importante e valiosa, pois
dever influenciar futuras decises sobre os
produtos e servios e, principalmente, quanto
viabilidade de realizao de eventos similares.

Relatrio
O relatrio final de desempenho e
resultados, contendo basicamente
as seguintes informaes:
Programao do evento;
Histrico das atividades;
Resultado
das
pesquisas
realizadas com o pblico no incio,
durante e ao trmino do evento;

Dados estatsticos relacionados com as atividades, tais


como:
Nmero de participantes por tipo (congressistas,
expositores, convidados, acompanhantes, pessoal de
apoio dos participantes etc.);
Nmero e rea ocupada pelos estandes;
Participantes por rea de atividade;
Participantes em funo dos cargos e funes exercidos
(proprietrios, gerentes, supervisores, consultores,
professores, estudantes);
Participantes em funo da origem, nacionalidade,
domiclio, sexo, idade etc.

Anlise das divergncias entre a programao prevista realizada;

Resultado financeiro;

Comentrios e comparativos em relao aos eventos similares j


realizados principalmente quanto ao volume de participantes;

Sugestes, recomendaes, informaes e orientao para os futuros


eventos;

Montagem das pastas com a documentao do evento (formulrios,


relatrios, roteiros de trabalho, correspondncia, material publicitrio,
comprovantes de recebimentos e pagamentos, polgrafos ou apostilas,
fotografias, oramento e cronograma financeiro etc,);

Relatrio do inventrio dos equipamentos e materiais remanescentes;

Apreciao e parecer conclusivo sobre os fatores positivos e negativos


que interferiram no curso do evento e sugestes para futuras
promoes similares;

Manter contato ou encaminhar correspondncia de agradecimento s


pessoas que tiveram maior participao e destaque no evento,
principalmente patrocinadores e colaboradores.

Quem quem em Eventos


O profissional de eventos
Promover eventos uma arte. Exige esforo, energia,
disciplina, dedicao e ainda sintonia entre os
organizadores e o pblico para que tudo saia perfeito.
Muitos falam sobre um promotor de eventos como
profissional de eventos. Mas essa uma atividade e no
uma profisso.
Para se tornar um organizador de eventos necessrio se
tornar um especialista em pblicos, conhecer o pblico da
organizao. Essa a base necessria para o organizador
de eventos.

A ficha tcnica de um evento pode ser resumida em uma


nica linha, quando uma nica pessoa faz tudo acontecer.
Essa condio, no entanto, no a mais comum. A
organizao de qualquer evento, mesmo os menores, conta
com a participao e o trabalho de mais de uma pessoa.
Normalmente, muita gente.
Algumas funes importantes que podemos relacionar:
Idealizador
A concepo do evento e o seu planejamento inicial
caracterizam o idealizador. De uma forma simplificada,
podemos dizer que o idealizador aquele que apresenta o
PROJETO do evento. No apenas quem tem a idia, mas a
pessoa ou a entidade que formata a idia, filtrando absurdos
e descrevendo pblico alvo, objetivos, previso de custos,
previso de resultados, benefcios para os promotores, para
os patrocinadores e para os participantes;

Promotor
O promotor do evento a pessoa ou entidade que compra a ideia do
idealizador. E assume da para frente, todos os riscos e todos os benefcios.
O promotor pode, e at comum que acontea dividir esses riscos e
benefcios com outras entidades, mas, intrinsecamente, o risco todo dele.
O promotor o dono do evento. a pessoa ou a entidade que toma as
decises fundamentais e que responde, financeira e juridicamente pelos
resultados ou consequncias do evento.
Organizador
Organizar um evento consiste em dar forma aos acontecimentos. Fazer
uma definio no que diz respeito ao quanto, como e por quem devem ser
feitas. Ao Organizador do evento cabe o trabalho de dar detalhamento ao
projeto do evento.
Produtor
A produo do evento responsvel pela execuo daquilo que ficou
definido pelo organizador. o produtor (ou a entidade responsvel pela
produo) que toma as providncias, faz compras, contrata servios, enfim,
materializa o evento, naquilo que diz respeito estrutura fsica.
O produtor , em ltima anlise, o responsvel pela materializao do
evento.

Chefe do Cerimonial/Cerimonialista
Responsvel pelo planejamento, coordenao e execuo do evento, em
todas as suas fases, alm do protocolo de implantao com as precedncias
e tratamentos de acordo com a legislao especfica, planejando o roteiro
da solenidade. Nada deve ser feito sem o seu conhecimento.
Mestre de Cerimnias
O Mestre de Cerimnias o condutor do evento. A ele compete conduzir,
com segurana, o evento, do inicio ao fim,, anunciar o roteiro que foi
traado pelo Chefe do Cerimonial, em boa postura e com voz firme.
A funo desse profissional ordenar e orientar a cerimnia. Em
determinados tipos de solenidades, comum usar um casal para conduzir
o evento, visto que, assim, a dupla poder dividir listas de nomes a serem
chamados (agraciados, formandos, etc.), tornando a cerimnia mais
atraente. Pode tambm o mestre de cerimnias elaborar a relao com os
nomes das autoridades presentes, identificar e confeccionar as nominatas
com os nomes das autoridades que devero ser citadas pelo presidente ou
anfitrio da solenidade, conferir o som, orientar as recepcionistas quanto
formao da Mesa, coordenar os garons no servio de gua para Mesa e
conduzir a cerimnia com bom desempenho.

Patrocinador
O patrocnio se caracteriza pela compra do direito de veiculao de um produto,
de uma marca ou de uma idia, associado realizao de um determinado grupo.
O pagamento feito em dinheiro, cujo promotor utiliza da maneira que achar
conveniente.
Apoiador
O apoio freqentemente confundido com patrocnio. Ambos, Apoiador e
Patrocinador contribuem para que o evento seja realizado, mas existe uma
diferena importante: o patrocinador contribui em dinheiro, que o promotor usa
como bem entender. J o apoiador contribui com produtos (mercadorias e
servios) que sejam utilizados no evento. Por exemplo, uma companhia area
pode apoiar um evento fornecendo passagens para os protagonistas
(palestrantes, convidados...) ou patrocinar o mesmo evento, pagando em dinheiro
que ser utilizado onde e como o promotor considerar mais interessantes.
O resultado, para a pessoa que apia ou patrocina um evento muito
semelhante. Para o Promotor do Evento, no entanto a diferena muito
importante: enquanto o apoio viabiliza a realizao daquele evento em especial, o
patrocnio viabiliza a realizao de tudo o que o Promotor faz, inclusive outros
projetos, porque uma contribuio mais ampla e pode ser considerado como um
resultado financeiro do evento.

Bibliografia
MATIAS,
Marilene.
Organizao
de
Eventos: Procedimentos e Tcnicas. 5
edio.Barueri, SP: Editora Manole, 2010.
CESCA, Cleuza G. Gimenez, Organizao
de Eventos. So Paulo: Summus, 1997
ZANELLA, Luis Carlos. Manual de
Organizao de Eventos planejamento e
operacionalizao. Atlas, 2010.