R E S U M O

O texto aborda a informao contbil sob o enfoque da preservao dos

documentos,

bem

como

sob

contabilidade e arquivologia.

perspectiva

de

um

relacionamento

entre

Enfatiza a preservao dos arquivos em relao ao

suporte utilizado para armazenamento da informao, papel e meio magntico, e

demonstra uma tabela de temporalidade prpria das atividades contbeis.
Conclui argumentando que a preservao adequada dos arquivos contbeis
responsabilidade de profissionais de contabilidade e administradores e que isto
demonstrar para as geraes futuras, a ousadia dos que acreditaram que podiam
ajudar a escrever pginas da histria do desenvolvimento econmico de uma nao.

Palavras-Chave
Contabilidade e arquivologia
Arquivos contbeis

1. Introduo
A memria , sem dvida, um dos grandes legados aos seres humanos. Isso
pode ser constatado por meio de simples observao que envolva a preservao
de realizaes, das mais humildes s mais poderosas geraes humanas.
No obstante a capacidade de armazenamento de informaes pela
mente humana, necessrio que outros meios seguros e compartilhveis sejam
utilizados com a finalidade de preserv-las e perpetu-las para as geraes atual
e futura.
A contabilidade no seu mister de produzir, registrar, mensurar, interpretar e
evidenciar informaes pode ser considerada um dos componentes ou um dos
segmentos das cincias da informao1. Neste sentido, a mente humana no
deve ser utilizada para guardar informaes financeiras, econmicas, patrimoniais,
fiscais, tributrias, entre outras, mesmo porque no seria seguro, devido
falibilidade

das

pessoas,

da

no

perenidade

da

memria,

do

no

compartilhamento, etc.
No ambiente das entidades jurdicas tais como empresas, entidades
governamentais, entidades no governamentais e outras, a informao produzida
pela contabilidade uma das clulas principais do cardpio do tomador de
decises e, por isso, deve estar disponvel e ser compartilhvel, em linguagem
uniforme e inteligvel, no podendo prescindir, entre outros, dos atributos de
qualidade,

verificabilidade,

confiabilidade,

tempestividade

perenidade

(HENDRIKSEN & BREDA, 88 e 96). Contudo, de grande importncia a escolha

adequada do suporte utilizado para pereniz-la.

Atualmente os utilizados so

papel e meio magntico, sendo que em relao a este ltimo ainda h algumas
incertezas quanto a sua durabilidade e forma segura de preservao.
Independentemente do suporte utilizado para perenizar a informao, a
forma de acesso e o meio de veiculao podem propiciar maior velocidade na
sua recuperao e, com isso, maximizar ganhos, tanto pela agilidade de respostas,
quanto pela reduo de ociosidade e de perdas,
1

NIYAMA, Jorge Katsumi, Gazeta mercantil, 18.03.1999.

1

que um processo de

recuperao possa gerar. Mas, isso s ocorrer se as entidades jurdicas

direcionarem esforos para administrao e organizao dos arquivos.
Por arquivo entende-se o conjunto de documentos procedentes de uma
instituio e portanto unidos pelo vnculo da procedncia e a eliminao de
alguma parte desse conjunto resulta em feito antearquivistico (HERRERA, 185).
Os arquivos contbeis, entendidos como aqueles que guardam e preservam
o acervo documental da vida econmica da entidade, nem sempre so bem
preservados. Isso ocorre porque uma parcela das entidades jurdicas ainda no
compreendeu a necessidade de preservao de sua memria.
O acervo de registros e de documentos contbeis da vida econmica de
uma entidade jurdica, seja de fins econmicos ou sociais, est para ela assim
como est para um professor, os documentos e registros de sua produo
acadmica. No entanto, os arquivos contbeis no tm sido objeto de ao
gerencial que permita a conservao, o tratamento, o manuseio e a recuperao
de informao adequados, principalmente quando a data da pesquisa (data da
utilizao dos documentos por agentes do Estado e/ou analistas, por exemplo)
est distante da data em que os fatos ocorreram ou foram registrados.
Dentro deste contexto, o trabalho objetiva contribuir com a forma de
organizao dos arquivos contbeis e alertar para a necessidade de sua
preservao. Com isto, espera-se que possa haver uma maior reflexo sobre a
necessidade de preservar documentos e registros de natureza contbil que
testemunharo, no decurso do tempo, sobre as transaes econmicas praticadas
pelas instituies. No entanto, o xito dessa iniciativa, depender do grau de
conscientizao e de conhecimento de cada profissional de contabilidade, a
respeito do que o arquivo pode representar para a entidade e para a sociedade.
No parece haver dvidas da importncia dos arquivos contbeis para
esclarecimentos e deslinde de questes controversas, do tipo sonegao fiscal,
m gesto de recursos pblicos e apropriao indbita de tributos.

Nesse

particular, a CPI (Comisso Parlamentar de Inqurito) como a do narcotrfico e a

do judicirio tm-se encarregado de validar a importncia da preservao de
referidos arquivos.
2

2. Tipologia dos documentos contbeis

No curso da vida econmica de uma entidade quatro tipos de documentos
contbeis so utilizados, quais sejam: a) documentos financeiros e fiscais de
transaes de entradas e de sadas; b) documento de registros das transaes; c)
documentos administrativos e: d) documentos de informaes de empregados e
previdncia social e demais tributos.

Para HERRERA (189 e 190), o contedo dos

arquivos das instituies pode ser classificado em: administrativo, fiscal, legal e
operativo.

Na tica do CONARQ2 (Conselho Nacional de Arquivos), os

documentos so de valor primrio e secundrio, referindo respectivamente ao

potencial de uso para fins administrativos e de pesquisa.
O arquivo de documentos financeiros e fiscais de transaes de entradas e
de sadas constitudo por documentos que demonstram as transaes
mensurveis em moeda e preservado, normalmente, pelo tempo de prescrio
disciplinado pelas normas do Cdigo Tributrio Nacional (art.173), embora alguns
documentos devam ser preservados por mais tempo, como por exemplo, os
documentos de aquisio de ativo permanente.

Esses ltimos devem ser

preservados durante todo o tempo de vida do bem

O arquivo de registro das transaes contm todos os dados representativos
dos fatos praticados pela entidade, com escriturao regular (de acordo com os
padres contbeis), em ordem cronolgica e sistemtica, tambm denominado
Livro Dirio3 e Livro Razo4 e so permanentes. Atualmente, com o avano da
tecnologia, ocorre uma fase de transio, onde algumas entidades j deixam de
ter o papel como suporte, ficando esses registros somente em suporte
eletrnico(meio magntico).
O arquivo de documentos administrativos contm informaes que, embora
se refiram a dados contbeis, nem sempre impactam diretamente em registro
contbil e por isso no so provas de fatos praticados. Normalmente, esses
registros so compostos por correspondncias e demais informaes gerenciais.
2
3

Resoluo N 4, de 28.03.1996 publicada no DO de 29.03.1996.

Livro contbil obrigatrio exigido pelo Cdigo Comercial Brasileiro.
3

Contudo, esse arquivo, em parte, tambm composto por documentos que

contm atos e decises de rgos colegiados, como atas de assemblia geral,
contratos sociais, atas de diretoria, atas de conselhos deliberativos e consultivos,
entre outros.
O arquivo de informaes de empregados e previdncia social e demais
tributos composto por documentos que se referem vida funcional dos
empregados e das obrigaes previdencirias a eles vinculadas. Abriga tambm
este arquivo, os documentos referentes aos demais tributos de responsabilidade da
entidade, seja como contribuinte ou como responsvel, tais como imposto de
renda, imposto sobre produtos industrializados, imposto sobre circulao de
mercadorias e servios, entre outros.
No Brasil, em funo das freqentes mudanas de polticas econmicas, os
arquivos de registros contbeis so bastante demandados para a recuperao de
dados que normalmente so utilizados em anlises gerenciais e comparativas, o
que justificaria uma preocupao com a preservao desse tipo de documento.
Essas anlises no podero ser consistentes e nem tempestivas se o acesso aos
arquivos no for possvel, ou mesmo que seja, se os dados recuperados no forem
ntegros. Portanto, para preservar a integridade dos dados importante instituir e
manter uma poltica de arquivo adequada s caractersticas e necessidades de
cada entidade. Neste caso, desejvel que noes bsicas de arquivologia sejam
introduzidas nos programas acadmicos de formao de profissionais de
contabilidade.
Em funo de a literatura ainda no ter produo disponvel sobre o assunto,
o texto apresenta resumida bibliografia e se baseia na experincia profissional do
autor.

Livro contbil obrigatrio exigido pelo regulamento do imposto de renda.

4

3. Formulao de uma poltica de arquivos contbeis

A formulao de uma poltica de arquivo de registros e de documentos
contbeis depender da natureza e necessidade de cada entidade e da
freqncia com que a informao demandada. A entidade que s necessite
preservar documentos para efeitos de atendimento e comprovao fiscais,
certamente optar pela guarda de documentos pelo prazo prescricional
estabelecido em legislao tributria especfica. Por outro lado, a entidade que
tenha necessidade de recuperar informaes contidas em documentos e registros,
com finalidade gerencial e de atendimento a outras entidades externas, manter
seus arquivos por mais tempo.
Em funo do avano tecnolgico, a relao com os arquivos contbeis
preservados em meios magnticos vm se modificando e impactando na
atualizao de meios com tecnologia mais avanada. Essas atualizaes so
necessrias para que os arquivos possam continuar sendo acessados, j que como
se sabe, arquivos produzidos em verses antigas de determinadas linguagens s
so recuperados por linguagens imediatamente superiores a essa, o que tambm
equivale dizer que verses de linguagem e equipamentos tecnologicamente mais
avanadas
ultrapassadas.

no

recuperam

informaes

de

outros

tecnologicamente

Esse tipo de manuteno deve ser objeto de uma poltica de

arquivos contbeis sob pena de perda de informao.

Em que pese haver esse relacionamento da contabilidade com a
arquivologia, no comum encontrar-se nos registros funcionais, principalmente
de empresas, pessoas com formao em arquivologia para cuidar da memria
contbil.
A classificao dos arquivos contbeis para efeito de manuseio e
preservao, segue a classificao geral recomendada apelo CONARQ, sendo
considerado arquivo corrente aquele utilizado no decurso do exerccio em que os
fatos esto sendo produzidos e/ou registrados, com alta freqncia de uso; arquivo
intermedirio, aquele utilizado aps o encerramento do exerccio social da
instituio, at a data prescricional, com freqncia de uso menor e; arquivo
5

permanente, aquele utilizado com freqncia varivel, porm por tempo

indeterminado durante a vida da entidade.
O fluxo de acesso a um arquivo contbil corrente, inicialmente muito
intenso, porque o manuseio de documentos, tanto pelas pessoas envolvidas no
processo contbil, quanto

pelos usurios dirio e imediato. Depois, quando

transformado em arquivo intermedirio, at a data do descarte pelo prazo

prescricional, a freqncia de acesso decrescente, exceto, pela demanda de
usurios externos, principalmente, se a entidade estiver sujeita a processo de
prestao de contas ou submetida a algum programa de investigao fiscal.
O descarte ou expurgo de documentos contbeis s poder ocorrer no
arquivo intermedirio e aps o prazo prescricional previsto no Cdigo Tributrio
Nacional (Lei 5.172/66 - art.173) e dos Estados ou em lei especfica (Regulamento do
Imposto de Renda RIR, Decreto 3.000/99, art. 901). Por descarte ou expurgo
entende-se a eliminao de documentos (nunca de registro contbil) aps a
prescrio do valor probatrio e que no tenham comprovadamente mais
utilidade.

Uma empresa, por exemplo, dever manter sua documentao

financeira e registros contbeis em perfeitas condies de acesso e legibilidade,

pelo prazo mnimo de cinco anos , contados a partir do exerccio subsequente ao
fato gerador. J essa mesma empresa, para os documentos que comprovem as
contribuies pagas previdncia social, o prazo , no mnimo, de 10
anos(Decreto

3.048/99 art. 348).

Nessas condies, o descarte s poder

ocorrer aps transcorridos esses prazos.

Em funo da complexidade da legislao tributria brasileira, os prazos
nem sempre so uniformes. Os documentos que comprovam o pagamento da
contribuio previdncia social, por exemplo, at a Constituio Federal de
1988, tinham um prazo prescricional superior ao atual que de 10 anos. Esses
detalhes todos reunidos, so certamente, informaes importantes para que a
entidade se posicione diante da possibilidade de planejar sua poltica de arquivos
contbeis. O

Quadro I demonstra uma tabela de temporalidade aplicvel a

tributos e documentos contbeis em geral. Nos termos da Resoluo n 4 do

CONARQ, tabela de temporalidade um instrumento arquivstico resultante da
6

avaliao, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinao de

documentos, com vistas a garantir o acesso informao a quantos dela
necessitem.
QUADRO I - TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS CONTBEIS
ESPCIE DE DOCUMENTO
Nota fiscal prpria

CONTEDO
INFORMACIONAL
Produtos e servios

TEMPO
ARQUIVO
5 anos

Nota fiscal de fornecedores

Produto e servios

5 anos

Financeira

5 anos

Cheque, ordem bancria,

depsito bancrio, extrato
bancrio, duplicata
Impostos e contribuies
sobre o lucro, impostos e
contribuies
sobre
o
faturamento, impostos sobre
a aquisio e importao e
exportao
Contribuies previdncia
social
Folhas de pagamento e
registro funcional
Escritura de imveis
Contratos de parceria
Contrato social, estatuto
social, atas de rgos
colegiados
Notas fiscais de aquisio
de material permanente
(patrimnio)
Livros Contbeis e Fiscais
Arquivo magntico

DE

FUNDAMENTAO

Lei 5.172/66art.173
Lei 5.172/66art.173
Lei 5.172/66art.173
Lei 5.172/66art.173

Financeira

5 anos

Tributria

10 anos

Financeira
administrativa
Patrimonial
Financeira

30 anos
Permanente
5 anos

Jurdica

Permanente

Financeira

Permanente

Memria das transaes

Transaes financeiras

Permanente
5 anos

Dec.3048/99art.348
Dec.3048/99art.348
Lei 5.172/66art.173

Dec.3000/99art.265

Esse contedo informacional demonstrado um dos fatores relevantes na

formulao de uma poltica de arquivos contbeis. A definio dos prazos
fundamental para determinar a partir de quando o descarte pode ser feito. O
descarte no dever comprometer a memria documental, mesmo que o prazo
prescricional tenha ocorrido, como o caso de notas fiscais de aquisio de
material permanente. Essas notas fiscais no devem ser descartadas, pois, por
ocasio de baixa por qualquer motivo ou por alguma movimentao do bem, o
referido documento poder ser exigido, embora admita-se em outras sociedades
7

seleo por amostragem (HERRERA, 193). No Brasil essa prtica no permitida, o

que implica que

dentro do prazo legal de prescrio de documentos, a

preservao deve ser de 100%.

3. Fluxo de acesso aos arquivos de registros e de documentos contbeis
No fluxo de um sistema de informaes contbeis, os arquivos so a origem
e o destino dos acessos. A cada vez que um arquivo de documentos acessado,
da forma manual convencional, o documento retirado de um endereo poder
retornar para outro, se no houver um controle sistmico e seguro capaz garantir o
retorno do documento ao endereo de origem.
No arquivo eletrnico, quando consultado, este risco praticamente
eliminado, pois se o sistema for construdo utilizando algoritmo de lgica
estruturada, com rotinas definindo apenas leitura e display, o usurio no ter
nenhuma oportunidade de efetuar modificaes, estando, portanto, mantida a
integridade do arquivo contbil, na seqncia cronolgica de registro dos fatos.
O arquivo eletrnico, com o avano da tecnologia, poder ser utilizado
pela contabilidade tanto para o armazenamento de dados quanto para
documento (imagem).

No caso do armazenamento de imagem, utilizado o

processo de digitalizao ou microfilme para armazenar o documento e a

consulta se torna realmente segura (sem risco de retorno do documento para
outro endereo).
No Quadro II, est demonstrado um fluxo modelado de um sistema de
informaes contbeis, onde se pode visualizar o acesso tanto ao arquivo de
documentos quanto ao arquivo de dados.

Quadro II Fluxo de documentos contbeis

Agente interno
Agente externo

Entrada
Recepo de
Documentos

Registros
permanentes
3 dos livros
dirio e razo
Processamento
transformao
de dado em
informao

Triagem
Harmonizao
Crtica

Documentos
2 financeiros,
Fiscais e
tributrios

Transaes econmicas

1 Financeiros
Patrimoniais

Evidenciao
seleo e
preparo da
informao

sadas
Informao
disponvel ao
usurio

usurio

Atos constitutivos
doc.patrimnio
4 previdencirios
funcionais

1 = arquivo corrente (contm registro de transaes econmicas e documentos

no curso do exerccio social
2 = arquivo intermedirio (contm documentos aguardando o prazo prescricional
3 = arquivo permanente (contm registro das transaes contbeis)
4 = arquivo permanente (contm documentos de constituio e alterao da instituio e registros funcionais)

O fluxo dos documentos demonstrado no Quadro II, simboliza o tratamento da

informao dos arquivos contbeis, a demanda de usurios interno e externo e a
lgica arquivstica de uma determinada entidade. O arquivo 1 armazena os registros
dos dados das transaes contbeis a processar e processados e um arquivo
corrente de dados. O arquivo 2 armazena documentos de natureza financeira e fiscal,
de entrada e sada em geral e de tributos, e um arquivo corrente de documentos. O
arquivo 3 armazena todos os registros e/ou dados relativos a gesto da entidade (livros
dirio e razo) e um arquivo permanente. O arquivo 4 armazena documentos
relativos aos atos constitutivos e jurdicos da entidade, documentos de patrimnio, de
registros funcionais e previdencirios e um arquivo permanente.
4 - Concluso
A memria contbil de uma instituio, seja entidade de fins econmicos ou
sociais, s poder ser recuperada se houver preservao dos arquivos de registros das
transaes e dos respectivos documentos. O contedo desses arquivos, se preservado
de forma adequada, demonstrar para geraes futuras, que aqueles que ousaram e
acreditaram, ajudaram a escrever pginas da histria do desenvolvimento econmico
de uma nao.
Assim, para que os documentos contbeis das entidades jurdicas possam
testemunhar a evoluo econmica de uma sociedade, desejvel a instituio de
uma poltica de gesto de documentos contbeis, para que quando referidas
entidades se tornarem seculares ou milenares, as geraes dessas pocas possam
conhecer a evoluo dos procedimentos, aprender com os erros cometidos pelos
antepassados e se conscientizarem de que o presente s assim o porque existiu um
passado, ou poderia ser diferente se esse passado no tivesse existido.
Finalmente, cabe registrar que uma poltica de preservao de documentos
contbeis uma responsabilidade conjunta de profissionais de contabilidade e de
administradores, compartilhada por profissionais arquivistas, mas o processo de
conscientizao, passa pelo conhecimento indispensvel de noes de arquivologia.
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5 - Bibliografia
CTN - Cdigo Tributrio Nacional. Lei 5.172/66.
CUSHING, Barry E. & ROMNEY, Marshall B. Accounting information systems. 6.ed.
Massuchusetts; Addsion Wesley, 1994.
HENDRIKSEN, Eldon S. & BREDA, Michael F. Van. Teoria da Contabilidade. 5.ed. So
Paulo; Atlas, 1999.
NIYAMA, Jorge Katsumi. Gazeta mercantil (Distrito Federal 18.03.1999).
Regulamento de Custeio da Previdncia Social Decreto 3.048/99
Regulamento do Imposto de Renda Decreto 3.000/66
WILKINSON, Jospeh W. & CERULLO, Michael J. Accounting Information Systems. 3.ed.
New York; Wiley, 1997.

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