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UNIVERSIDAD ARTURO PRAT

FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

1er APUNTe
INGENIERIA CIVIL INDUSTRIAL
Prof.: Hugo Rodríguez Alvarez
Actualizado por Mackarena Aracena Martinez
2

¿Qué es un sistema?

 Ya no compramos cámaras fotográficas, estantes para libros, aparatos de alta fidelidad ni


rasuradotes eléctricos. Ahora compramos sistemas fotográficos, sistemas de estantería,
sistemas de estéreo y sistemas de rasurado. ¿Por qué la palabra “sistema” implica
integridad, totalidad y unificación de partes para lograr un funcionamiento óptimo de un
conjunto de componentes.

 Los sistemas de interés para nosotros son los tangibles y empíricos que existen en el
mundo real. Así pues, un sistema puede definirse como un grupo ordenado de elementos
como lo son los componentes físicos y la gente. Estos elementos se disponen, estructuran
y relacionan para efectuar procesos sobre las entradas y producir así las salidas deseadas.
El proceso es un cambio de materiales. Información o energía entre los componentes o
entre éstos y el ambiente.

AQUÍ UNA CONCISA DEFINICIÓN DE SISTEMA:

EL SISTEMA ES UN CONJUNTO DE ELEMENTOS ORGANIZADOS QUE SE ENCUENTRAN EN


INTERACCIÓN, QUE BUSCAN ALGUNA META O METAS COMUNES, OPERANDO PARA ELLO
SOBRE DATOS O INFORMACIÓN SOBRE ENERGÍA O MATERIA U ORGANISMOS EN UNA
REFERENCIA TEMPORAL PARA PRODUCIR COMO SALIDA INFORMACIÓN O ENERGÍA O
MATERIA U ORGANISMOS.

Los sistemas de los cuales nos ocuparemos reciben entradas del ambiente y envían salidas hacia
él. El sistema es un procesador que cambia las entradas en salidas. La figura 1.1 muestra esto en
el caso de una compañía industrial. Lo que en la figura 1.1 no podemos indicar, pues si lo
hiciéramos resultaría incomprensible, es la red de comunicaciones entre los elementos del sistema:
el sistema de información.

ENTRADAS EL SISTEMA COMO SALIDAS


POSIBLES PROCESADOR POSIBLES

Productos, desechos,
Materiales
Sobrantes
Energía SISTEMA DE EMPRESA
INDUSTRIAL
Información Información
Dinero Dinero

(Elementos: personas, máquinas, edificios)


Fig. 1.1 El sistema como procesador
3

Un sistema físico puede ser mejor definido por medio de ejemplos:

SISTEMA FISICO DESCRIPCION

El corazón y los vasos sanguíneos que mueven la sangre a través


Sistema circulatorio
del cuerpo.
El personal, las máquinas y las organizaciones que transportan
Sistemas de transporte
bienes.
El equipo, los procedimientos y el personal que hace posible
Sistemas de armamentos
utilizar el armamento.
Los edificios, los profesores, los administradores y los textos que
Sistema escolar
funcionan conjuntamente para dar instrucción a los estudiantes.
El equipo que conjuntamente funciona para llevar a cabo el
Sistemas de computación
procesamiento basado en el computador
Los registros, las reglas, los procedimientos y el personal que
Sistema de contabilidad opera para registrar los datos, medir el ingreso y preparar los
informes.

Los ejemplos ilustran cómo un sistema no es un conjunto ensamblado de elementos al


azar, consiste en elementos que se pueden identificar como pertenecientes a un todo en razón de
un propósito, meta u objetivo común. Los sistemas físicos son más que construcciones
conceptuales; presentan actividades o comportamientos. Las partes interactúan para lograr un
objetivo.

PROCESO
Entrada Salida

Modelo simplificado de un sistema

Entrada 1 Salida 1

Entrada 2 Salida 2
PROCESO

Entrada n Salida n

Sistema con muchas entradas y salidas

Fig. 1.2 Modelos Generales de un Sistema.


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Un modelo general de un sistema físico es la entrada, el proceso y la salida. Esto, por


supuesto, es muy simplificado en razón de que un sistema pueda tener varias entradas y salidas
(fig. 1.2). Las características que definen y que delinean un sistema configuran su límite. El sistema
está por dentro de los límites; el medio ambiente está por fuera de los límites. En algunos casos es
bastante sencillo de definir lo que es parte de un sistema y qué no lo es: en otros casos, la persona
que estudia el sistema, arbitrariamente puede definir los límites.

Algunos ejemplos de límites son:

SISTEMAS LIMITES

Humano Piel, cabellos, uñas y todas las partes que están contenidas en el interior forman
el sistema, todas las cosas por fuera constituyen el medio ambiente.

Automóvil La carrocería del automóvil más las llantas y todas las partes contenidas dentro
de él, forman el sistema.

Producción Las máquinas de producción, los inventarios de producción de trabajo en


proceso, los empleados de producción, los procedimientos de producción etc.
forman el sistema. El resto de la compañía está en el medio ambiente.

El ejemplo del sistema de producción ilustra el problema del concepto del límite.

¿El inventario de materia prima está incluido en el sistema de producción?

UNA DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN PUEDE INCLUIR LA MATERIA PRIMA, EN


RAZÓN DE QUE ES NECESARIA PARA EL PROPÓSITO POR EL CUAL SE ESTUDIA, OTRO
USO PUEDE EXCLUIRLA.

Cada sistema está compuesto de “subsistemas”, los cuales a su vez son parte de otros
subsistemas; cada subsistema es delineado por sus límites. Las interconexiones y las
interacciones entre los subsistemas se llaman interfaces. Las interfaces ocurren en el límite y
toman la forma de entradas y de salidas.
5

Los principales conceptos de sistemas, límites, interfaces, subsistemas y caja negra, se ilustran en
la fig. 1.4

El limite determina Lo exterior a la


(delimita) el frontera (límite) es
sistema el medio ambiente

El concepto de frontera

Subsistema Subsistema

Interfaz-interconexión en la
frontera

Interfaz

Subsistema Subsistema Subsistema


procesador procesador procesador
#1 #2 #3

Caso simple de la operación de un subsistema de


manera serial (en serie)

Sistema descompuesto en subsistemas

Entradas Salidas
definidas definidas

Procesador (transformación) no definido

Una caja negra

Fig. 1.4 CONCEPTO DE SISTEMA


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No hay un consenso sobre la definición del término "sistema de información


administrativo". Algunos escritores prefieren utilizar una terminología alternativa tal como "sistema
de procesamiento de información", "sistema de información y de decisiones", "sistema de
información para la organización", o simplemente "sistema de información" para referirse al sistema
de procesamiento de información basado en el computador que apoya las funciones de operación,
administración, y toma de decisiones de una organización.

¿QUE HAY DETRAS DE UN NOMBRE?

Un estudio de 1983 sobre trescientos treinta y cuatro grandes empresas identificó las siguientes
denominaciones que se utilizan para los sistemas de información

Nombre Porcentaje

Sistema de Información administrativo 33


Servicios de información 17
Sistemas de información 14
Procesamiento de datos 12
Administración de los recursos de información 3
Otros 21

Información Systems Planning to Meet Business Objetives: A Survey Of Practice, Cresap Mc Cormick and
Paget, New York, Pág. B-7, 1983.

Una definición de un sistema de información gerencial, como generalmente se entiende, es


un sistema integrado usuario-máquina para proveer información que apoye las operaciones, la
administración, y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipo de
computación y software; procedimientos manuales; modelos para el análisis, la planeación, el
control y la toma de decisiones y además una base de datos. El hecho de que sea un sistema
integrado no significa que sea un sistema simple, con estructura monolítica; por el contrario,
significa que las partes encajan en el diseño completo. A continuación se destacan los elementos
de esta definición.

Un sistema de información gerencial es:

 Un sistema integrado usuario-máquina


 Para suministrar información
 Para apoyar las operaciones, la administración, el análisis y las funciones de toma de
decisiones
 Dentro de una organización
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El sistema utiliza

 Equipos de software de computador


 Procedimientos manuales
 Modelos para el análisis, planeación, control y toma de decisiones y una base de datos

El sistema de información describe como una estructura piramidal (fig. 4. 1) en la cual la


parte inferior de la información relacionada comprende la información relacionada con el
procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su estado, etc; el siguiente nivel comprende
los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control; el tercer nivel agrupa
los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones
relacionadas con el control administrativo; el nivel más alto comprende los recursos de información
necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de políticas en los niveles más
altos de la administración. Cada nivel del procesamiento de información puede utilizar los datos
suministrados por los niveles más bajos; sin embargo también pueden introducirse nuevos datos.

EJEMPLO: PARTE DE LA INFORMACIÓN PARA APOYAR LA ADMINISTRACIÓN Y LA TOMA DE


DECISIONES SE SUMINISTRA CON BASE DE DATOS QUE SE OBTUVIERON DEL
PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES, MIENTRAS QUE OTRA PARTE PUEDEN
PROVENIR DE LOS DATOS NUEVOS SOBRE LAS ACTIVIDADES EXTERNAS A LA
ORGANIZACIÓN.

SIG
para la
planeación
de políticas
estratégicas y
toma de decisiones.

Información administrativa
para la planeación táctica y
la toma de decisión.

Información administrativa para la


planeación operacional,
la toma de decisiones y el control.

Procesamiento de transacciones
Respuestas a preguntas.

Fig. 4.1 Managgement information system ( Adapted from Robert V. Head, “Management
Information System. A Critical Appraisal”, Datamation, May 1967, p.23
8

Si uno solicita que le muestren un sistema de información en una empresa,


probablemente le mostrarían sus componentes físicos. A la pregunta sobre qué hacen estos
componentes físicos, se respondería en términos de funciones de procesamiento o tal vez de
resultados de sistemas para los usuarios.
COMPONENTES FÍSICOS
Los componentes físicos requeridos para un sistema de información en la organización
son: equipos, software, base de datos, procedimientos y personal de operaciones. Estos elementos
se muestran a continuación:

COMPONENTES DESCRIPCIÓN
FÍSICOS
Equipos (hardware) Se refiere al sistema de computación físico y a los
dispositivos asociados.
El equipo debe proveer cinco funciones principales:
l. Entrada en acceso
2. Salida
3. Almacenamiento secundario para los datos y programas
4. Procesador central (cálculos, control y almacenamiento
primario)
5. Comunicaciones

Software Software es un término amplio que se da a las


instrucciones que dirigen la operación del equipo. El
software se puede clasificar en dos clases principales:
software del sistema y software aplicativo.

Bases de datos La base de datos contiene todos los datos que utiliza el
software aplicativo.
Un conjunto individual de datos almacenados,
comúnmente se denomina archivo la existencia física de
los datos almacenados se evidencia por el medio físico de
almacenamiento (cintas magnéticas de computador,
paquetes de discos, diskettes, etc) utilizados como
almacenamiento secundario.

Procedimientos Los procedimientos de operaciones normales son


componentes físicos en razón de que existen en una
forma física tal como un manual o un libro de instrucciones
se necesitan tres clases principales de procedimientos:
l. Instrucciones para el usuario (para usuarios de las
aplicaciones para grabar los datos, para usar un terminal
para entrar o recuperar datos a utilizar el resultado).
2. Instrucciones para la elaboración de las entradas por
parte del personal de preparación de datos.
3. Instrucciones de operación para el personal de
preparación de datos del computador.

Personal Operadores del computador, analistas de sistemas,


de operación programadores, personal de preparación de datos,
administradores de datos, administración de los sistemas
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de información, etc.

FUNCIONES DE PROCESAMIENTO

Una descripción de un sistema de información en términos de componentes físicos no


explica qué hace el sistema, en la misma medida en que la descripción de la configuración del
equipo no explica por qué se ha configurado de esa manera. Otra forma de describir un sistema de
información es en términos de funciones de procesamiento. Las principales son las siguientes:

FUNCIONES COMENTARIOS
DE PROCESAMIENTO

Procesar Una transacción es una actividad tal como efectuar una compra, o una
transacciones venta, o fabricar un producto. Puede ser interna a la organización o
puede incluir la organización y una entidad externa. La ejecución de
una transacción requiere registros para (1) dirigir la realización de la
transacción (2) reportar, confirmar o explicar su desempeño, o (3)
comunicar la transacción a quienes necesitan los registros para
información de base o de referencia.

Mantener arch. Muchas actividades de procesamiento requieren la creación y el


Maestros mantenimiento de archivos maestros, los cuales guardan datos
relativamente permanentes o históricos acerca de las entidades
organizacionales. Por ejemplo, el procesamiento para preparar el
cheque de pago a un empleado exige sus datos específicos, el salario,
las deducciones. Cuando se procesan las transacciones., los datos
elementales del archivo maestro se ponen al día para obtener la
información más actualizada.

Producir informes Los informes son productos significativos en un sistema de


información.
Los reportes programados se producen sobre una base corriente. Un
sistema de información debería estar en capacidad de producir
rápidamente informes especiales basados en solicitudes "no
programadas" (ad hoc).

Procesar Preguntas Otras salidas del sistema de información son respuestas a las
preguntas, utilizando la base de datos. Están pueden ser preguntas
corriente en un formato preestablecido o preguntas ad hoc. La función
esencial del procedimiento de preguntas es lograr que cualquier
registro o cualquier elemento sea fácilmente accesible al personal
autorizado.

Procesar las El sistema de información contiene aplicaciones diseñadas para


aplicaciones apoyar las interactivas de soporte sistemas de planeamiento, análisis y
interactivas de soporte toma de decisiones. El computador realiza el procesamiento basado
en un modelo de planeación, en un modelo de decisión, etc; el modo
de operar es interactivo con el usuario: responde a las preguntas y a
las solicitudes de datos y recibe inmediatamente los resultados con el
fin de alterar las entradas hasta que encuentre una solución a los
resultados sean satisfactorios.
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El uso de subsistemas como la construcción por bloques, es básico para analizar y desarrollar los
sistemas. Esto requiere la comprensión de los principios que dictaminan la manera como se
construyen los sistemas a partir de los subsistemas.

DESCOMPOSICIÓN

Un sistema complejo es difícil de comprender cuando se considera como un todo, por lo tanto, el
sistema se descompone o factoriza en subsistemas. Los límites e interfaces están definidos, de tal
manera que la suma de los subsistemas constituye un sistema completo. Este proceso de
descomposición se continúa con los subsistemas que se dividen en subsistemas más pequeños
hasta que el más pequeño de los subsistemas tenga un tamaño manejable.
Los subsistemas resultantes de este proceso generalmente tienen la forma de estructura jerárquica
(fig. 1.6). En la jerarquía, un subsistema es un elemento de un suprasistema (el sistema superior a
él).

EJEMPLO

ES LA FACTORIZACIÓN DE UN SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN EN


SUBSISTEMAS. UN MÉTODO PARA LA DESCOMPOSICIÓN PODRÍA PROCEDER COMO SIGUE:

1. Sistemas de información dividido en subsistemas tal que:

a) Entradas de ventas y pedidos


b) Inventarios
c) Producción
d) Personal y nómina
e) Compras
f) Contabilidad y control.
g) Planeación
h) Investigación (Inteligencia) del medio ambiente.

2. Cada subsistema se puede dividir aún más, en otros subsistemas. Por ejemplo, el subsistema de
personal y de nómina podría dividirse en subsistemas más pequeños como los siguientes:

a) Creación y actualización de registros de personal-nómina


b) Informes de personal
c) Datos de entrada para la nómina y validación
d) Procesamiento de la nómina de los asalariados
e) Los informes de nómina para la gerencia
f) Los informes de nómina para el gobierno

3. Si la tarea es diseñar y programar un nuevo sistema, los subsistemas (aplicaciones principales)


definidos en (2) podrían dividirse en subsistemas aún más pequeños o módulos. Por ejemplo, el
procesamiento periódico de la nómina podría ser descompuesto en módulos para calcular las
deducciones y el sueldo neto, registro de la nómina y preparación de controles para auditoria,
11

impresión de cheques, registro y controles de salida (fig. 1.7).

SISTEMA

Subsistema A Subsistema B Subsistema C

A1 A2 B1 B2 B3 C1 C2

A21 A22 C11 C12

Fig. 1.6 Relaciones jerárquicas de los Subsistemas.

Procesamiento periódico
de la nómina

Cálculo del Preparación Impresión de los Registro de la


sueldo total de los cheques nómina y
deducciones y registros de controles de
sueldo neto a nómina y de salida
pagar los controles

Fig. 1.7 Estructura jerárquica de un subsistema de nómina.

La descomposición en subsistemas se usa tanto en el análisis del sistema actual


como en el diseño e implementación de un nuevo sistema. En ambos casos el investigador o
diseñador debe decidir cómo descomponerlo, por ejemplo, dónde ubicar los límites. Las decisiones
dependerán de los objetivos de la descomposición y también de las diferencias personales entre
los diseñadores. Esta última se podría minimizar.

El principio general de la descomposición que supone que los objetivos del sistema
dictaminan el proceso es la cohesión funcional. Los componentes están considerados como parte
del mismo subsistema si desempeñan o están relacionados a la misma función.

EJEMPLO

UN PROGRAMA DE APLICACIÓN AL SER DIVIDIDO EN MÓDULOS (SUBSISTEMAS) SE DIVIDIRÁ ENTRE


LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL PROGRAMA TALES COMO LA ACUMULACIÓN DE LAS HORAS
12

TRABAJADAS, EL CÁLCULO DE LAS DEDUCCIONES, LA IMPRESIÓN DE LOS CHEQUES, ETC. EN


DISEÑO, LA IDENTIFICACIÓN DE LOS SUBSISTEMAS COHESIONADOS FUNCIONALMENTE ES EL PRIMER
PASO. EN CONSECUENCIA LOS LÍMITES NECESITAN ESTAR CLARAMENTE ESPECIFICADOS, LAS
INTERFACES SIMPLIFICADAS Y ESTABLECIDAS LAS CONEXIONES APROPIADAS ENTRE LOS
SUBSISTEMAS.

SIMPLIFICACIÓN

El proceso de descomposición podría concluir a un gran número de interfaces de


subsistemas por definir.

EJEMPLO

4 SUBSISTEMAS QUE INTERACTÚAN TODOS UNOS CON OTROS TENDRÁN SEIS INTERCONEXIONES;
UN SISTEMA CON 20 SUBSISTEMAS TODOS INTERACTUANDO, TENDRÁ 190 INTERCONEXIONES. E L
NÚMERO PUEDE ELEVARSE MUY RÁPIDAMENTE EN LA MEDIDA EN QUE EL NÚMERO DE SUBSISTEMAS
SE INCREMENTE. EL NÚMERO DE INTERCONEXIONES SI TODOS LOS SUBSISTEMAS INTERACTÚAN EN
GENERAL ES ½(N–1). DONDE N = N° SUBSISTEMAS. CADA INTERCONEXIÓN ES UNA INTERFAZ
POTENCIAL PARA LA COMUNICACIÓN ENTRE LOS SUBSISTEMAS. CADA INTERFAZ IMPLICA UNA
DEFINICIÓN DE UN PASO DE COMUNICACIÓN. (FIG. 1.8).

La simplificación es el proceso de organizar los subsistemas de manera tal que se reduzca el


número de interconexiones.

Algunos métodos de simplificación son:

1. Se establece que las agrupaciones de subsistemas interactúan cada una con la otra, por lo
tanto un simple paso de interfaz se define de un grupo hacia otros subsistemas o grupos
de subsistemas (fig. 1.8).

EJEMPLO: ES LA BASE DE DATOS A LA CUAL SE TIENE ACCESO POR VARIOS PROGRAMAS, PERO LA
INTERCONEXIÓN SE HACE SOLAMENTE A TRAVÉS DE LA INTERFAZ DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA
BASE DE DATOS.
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2. Se establecen los métodos para el desacoplamiento de sistemas de tal manera que la


necesidad de la interconexión se reduzca.

A1 A2 B1 B2

A3 A4 B3 B4

Todos los sistemas interconectados

A1 A2 B1 B2

A3 A4 B3 B4

Los sistemas conectados dentro de un grupo y los grupos


interconectados con una interfaz simple.

Fig. 1.8

DESACOPLAMIENTO

Si dos diferentes subsistemas están conectados de modo muy compacto se


requiere entre ellos una coordinación muy exacta.

EJEMPLO
14

SI LA MATERIA PRIMA ENTRA DIRECTAMENTE A PRODUCCIÓN EN EL MOMENTO EN QUE


LLEGA A LA FÁBRICA, EL SISTEMA DE MATERIA PRIMA SE PUEDE DECIR QUE ESTÁ FUERTEMENTE
ACOPLADO. BAJO ESTAS CONDICIONES, LAS ENTREGAS DE ESTA MATERIA PRIMA (INSUMOS AL
SISTEMAS DE PRODUCCIÓN Y SALIDAS PROVENIENTES DEL SISTEMA DE MATERIAS PRIMAS), DEBEN
HACERSE OPORTUNAMENTE CON EL FIN DE EVITAR DEMORAS EN LA PRODUCCIÓN O PARA PREVENIR
QUE EL MATERIAL NUEVO QUE LLEGUE DEMASIADO PRONTO, NO TENGA LUGAR DONDE
ALMACENARSE.

Tales acoplamientos tan compactos plantean una coordinación muy fuerte y exigencias de
oportunidad entre los dos sistemas. En razón de que son algo independientes, es difícil hacer que
operen de una manera completamente sincronizada. Puesto que eventos al azar crean
incertidumbre en los tiempos de entrega, y cambian los tiempos esperados de llegada.

De la misma manera el proceso de producción puede experimentar demoras al azar o no


planeadas.

La solución es desacoplar o reducir conexiones de tal manera los dos sistemas pueden operar en
corto plazo con alguna medida de independencia. Algunos significados de desacoplamiento son:
(fig. 1.9)

1. Inventarios, almacenamientos intermedios o línea de espera. En el ejemplo de los


subsistemas de materias primas y el subsistema de producción, el inventario de materias primas
permite a los dos subsistemas operar, de alguna manera, independientes (en corto plazo). Las
memorias intermedias de datos se utilizan en algunos sistemas de computación y en algunos
sistemas de comunicación para compensar las diferentes relaciones de entrada y salida de datos.

2. Recursos de holgura y flexibles. Cuando la salida de algún sistema es la entrada de otro, las
existencias de recursos de holgura permiten a los subsistemas que sean algo independientes y aún
más, que cada uno responda a las demandas de los otros subsistemas.

EJEMPLO

LA MAYORÍA DE LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTOS DE DATOS PUEDEN ATENDER UN INFORME O


UN ANÁLISIS EXTRA EN RAZÓN DE QUE ELLOS CUENTAN CON RECURSOS DE HOLGURA. LA
CAPACIDAD DE LA ORGANIZACIÓN PARA RESPONDER A LAS VARIACIONES EN LA DEMANDA MEDIANTE
EL USO DE RECURSOS DE HOLGURA SE MEJORA, SI LA DISPONIBILIDAD DE RECURSOS SE PUEDE
EMPLEAR PARA DIFERENTES PROPÓSITOS. UNA ORGANIZACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE
UTILIZA EL CONCEPTO DE COMBINACIÓN DE PROGRAMADORES Y DE ANALISTAS DE SISTEMAS TIENE
MAS FLEXIBILIDAD EN RESPONDER A LAS VARIACIONES EN LA DEMANDA ENTRE EL ANÁLISIS Y LA
PROGRAMACIÓN, QUE UNA ORGANIZACIÓN CON LA MISMA CANTIDAD DE PERSONAL QUE UTILIZA
ANALISTAS DE SISTEMAS SOLAMENTE PARA EL ANÁLISIS Y EL DISEÑO Y EMPLEA PROGRAMADORES
SOLAMENTE PARA LA PROGRAMACIÓN. (PERO CLARO ESTA SOLAMENTE ES UNA CONSIDERACIÓN
DEL PROBLEMA DE SELECCIÓN DE TRABAJOS COMBINADOS O SEPARADOS).
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3. Estándares: la especificación de las normas, los costos de los estándares y otras normas le
permiten a un subsistema planear y organizarse reduciendo la necesidad de comunicarse con otros
subsistemas.

EJEMPLO

EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DESEA DISEÑAR UN MÓDULO DE PROCESAMIENTO DE DATOS


QUE INCLUYA BIENES TERMINADOS Y UN CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS QUE SEA UTILIZADO POR
TODA LA ORGANIZACIÓN, NO TIENE NECESIDAD DE COMUNICAR Y NEGOCIAR CON OTROS
DEPARTAMENTOS EN RELACIÓN CON LOS CÓDIGOS QUE VAN A EMPLEAR LA DESCRIPCIÓN DE UNA BASE
DE DATOS ESTÁNDAR MANTENIDA POR EL ADMINISTRADOR DE DATOS (DICCIONARIO DE DATOS)
PERMITE UTILIZAR LA BASE DE DATOS SIN LA VERIFICACIÓN TEDIOSA, QUE CONSUME TIEMPO, CON
OTROS SUBSISTEMAS QUE TAMBIÉN UTILIZAN LA BASE DE DATOS.

Los problemas de acoplamiento compacto no solamente se derivan de los problemas físicos


de la coordinación de los movimientos de los recursos, sino también de los problemas de la
comunicación. Los diferentes métodos de desacoplamiento reducen la necesidad de comunicación
y permiten a los subsistemas comunicarse sobre bases de excepción. Solamente si el sistema
comienza a operar por fuera de ciertos límites hace que los otros subsistemas, con los cuales se
interconecta necesiten estar informados.

EJEMPLO

EL PROCESAMIENTO DE LOS PAGOS DEL VENDEDOR SE DEBEN MANEJAR MEDIANTE UN


SUBSISTEMA CONTABLE Y EL PROCESAMIENTO DE DATOS. PUEDE ESTAR EN LA DISPONIBILIDAD DE
MANEJAR UN PROMEDIO DE 200 PAGOS POR DÍA Y UTILIZANDO RECURSOS DE HOLGURA PUEDE
MEJORAR POR ENCIMA DE 300 PAGOS DIARIOS. EL SUBSISTEMA DE COMPRAS INICIA LOS PEDIDOS
16

QUE DAN POR RESULTADO LA CARGA DEL PROCESAMIENTO EN EL SUBSISTEMA DE PAGOS. EN


RAZÓN DE QUE EL SUBSISTEMA DE PAGOS PUEDE MANEJAR HASTA 300 PAGOS DIARIOS, EL
SUBSISTEMA DE COMPRAS NO NECESITA COMUNICAR LAS VARIACIONES DE LOS PEDIDOS
SOLICITADOS, A MENOS QUE SE INCREMENTEN POR ENCIMA DE 300 PAGOS POR DÍA. E L EMPLEO
DE MECANISMOS DE DESACOPLAMIENTO PUEDE POR LO TANTO SER VISTO COMO UNA ALTERNATIVA
AL INCREMENTO EN LAS COMUNICACIONES.

Esto implica que una mejora en el sistema de información o de comunicación puede aumentar la
oportunidad para el acoplamiento compacto y puede reducir la necesidad de mecanismos de
desacoplamientos.

El proceso de desacoplamiento y el permitir a cada subsistema alguna independencia en el manejo


de sus asuntos tiene muchos beneficios, pero no se hace sin costos. Uno de éstos es el costo
mismo de desacoplamiento (inventarios, almacenamiento intermedio, líneas de espera, recursos de
holgura, estándares, etc.).

Otros costos parten del hecho de cada subsistema puede actuar de la mejor manera posible como
un subsistema, pero la suma de sus acciones puede no ser óptima para su organización. Este es el
problema de la suboptimización.

EJEMPLO

LA PRODUCCIÓN PUEDE ESTAR ORGANIZADA PARA EMPLEAR LOS EQUIPOS DE PRODUCCIÓN


MEDIANTE EL PLANEAMIENTO CON VARIAS SEMANAS DE ANTICIPACIÓN; ESTO ADVIERTE AL
SUBSISTEMA DE VENTAS PARA SATISFACER LOS PEDIDOS URGENTES DE LOS CLIENTES.
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SIGNIFICADO DE LA INFORMACIÓN

 La información consiste en estímulos que, en forma de signos, desencadenan el


comportamiento.

 Los datos se componen de símbolos y experiencia-estímulos que no son relevantes para el


comportamiento en un momento dado.

La distinción entre información y datos es importante por dos razones:

 Primero: Nos permite establecer por separado las necesidades de información de


los gerentes y las exigencias de diseño de la base de datos.

 Segundo: Nos permite suministrar a los gerentes información, no datos.

Desde el punto de vista conductual, la información nos predispone a obrar de cierto modo
basándonos en el procesamiento de los signos recibidos. Charles Morris describe dos clases de
signos:

Uno es una señal que se origina en la experiencia real.

EJEMPLO: UN GERENTE OBSERVA UNA MÁQUINA DESCOMPUESTA EN LA


PLANTA Y LA ACUMULACIÓN DE TRABAJO RETRASADO. SE TRATA
DE UN SIGNO DIRECTO Y SIGNIFICATIVO.

El otro es un símbolo que sustituye a otro signo o a una experiencia-acto.

EJEMPLO: SON EL DE UN INFORME DE AUSENTISMO Y DE LA DESCOMPOSTURA


DE UNA MÁQUINA.

Así pues, la información puede estar en forma de signos de lenguaje, signos de la conducta, signos
fenomenológicos (el almacén en llamas), otros signos sensoriales u otras formas, señales y
símbolos.

Definimos la información en términos de los signos que afectan a la conducta porque en la


administración de empresas nos interesan los problemas y la acción encaminada a resolverlos. La
información es la correspondencia de los elementos de un problema con los signos guardados en
la memoria o con los que provienen del ambiente.
Nuestro conocimiento del mundo real es limitado; no contamos con información completa respecto
a los aspectos del mundo que nos atañen. "La información es cualquier entrada que cambia las
probabilidades (o las certezas) de cualquier manera. De ahí que una entrada que aumente la in
certeza sea información".
18

SIGNIFICADO DE LOS DATOS

La información afecta al comportamiento: en cambio, los datos no lo hacen por su formato o por su
ubicación en relación con el usuario potencial en determinado momento. Los datos son símbolos
que describen un objeto, condición o situación. "Los datos son el conjunto básico de hechos
referentes a una persona, cosa o transacción. Incluyen cosas como datos, tamaño, cantidad,
descripción, volumen, tasa, nombre o lugar". Los sistemas de administración de datos se ocupan
de la captura, almacenamiento, recuperación y colección de datos en formas relacionadas con la
producción de información.

CICLO DE VIDA DE LOS DATOS

Los datos de un sistema de información administrativa poseen su propio ciclo de vida. Tres
aspectos de él son particularmente importantes en el desarrollo, diseño y operación de los
sistemas.

Primero: Hemos de saber cómo se generan, es decir, cómo nacen.

Segundo: Debemos saber cómo se realizan ciertos tipos de procesamiento de información,


en particular la transmisión de datos (y la comunicación de información), y el
almacenamiento/recuperación.

EL CONCEPTO DE INFORMATICA

Haciendo una abstracción de lo que es un sistema de información, es posible avanzar un


paso más y entregar, desde una perspectiva más global aún la definición del concepto de
informática. Con el fin de encontrar las raíces etimológicas de la palabra, el Diccionario de la
Lengua Española señala que el término proviene del idioma francés, mediante la composición de
las palabras "information” y "automatique", para generar "informatique". El significado en dicha
fuente es:

"Conjunto de conocimientos científicos y técnicos que hacen posible el tratamiento


automático de la información por medio de calculadoras electrónicas"

En este documento se restringirá la amplitud de este concepto al área de la información


requerida por una determinada empresa. Es así como se puede entregar la siguiente definición:

“LA INFORMÁTICA ES EL USO RACIONAL Y SISTEMÁTICO DE LA INFORMACIÓN Y LA


COMPUTACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES”.

Si se adopta esta última definición, y se observa la figura 3.1., se puede concluir que el
concepto de informática se extiende hasta el análisis del proceso de toma de decisiones
propiamente tal, ya sea a través de la determinación de las necesidades de información o de una
participación activa en el proceso mismo con un sistema de apoyo.
19

Recolección de datos

Sistemas de Información INFORMÁTICA

Análisis del Proceso de Toma de Decisiones

Fig. 3.1 Diagrama del Ámbito de la Informática.

CONCEPTOS DE ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

¿Qué es el análisis y diseño de sistemas?

En términos generales, en las empresas se refiere al proceso de examinar una situación de


la empresa con la intención de mejorarla mediante nuevos procedimientos y métodos. Esta
sección cubre un panorama general del análisis y diseño de sistemas; también describe el
trabajo de los analistas de sistemas y de los diferentes tipos de usuarios que participan en
el proceso de desarrollo.

Vista general del análisis y diseño de sistema.

El desarrollo de sistemas puede estructurarse en forma general mediante dos componentes


principales:

 Análisis de sistemas
 Diseño de sistemas

El diseño de sistemas es el proceso de planeación de un nuevo sistema dentro de la empresa


para reemplazar o complementar al existente, pero antes de que esto pueda llevarse a cabo,
primero se debe entender por completo el sistema anterior y determinar cómo se puede utilizar la
computadora en forma óptima (si es posible) para hacer esta operación en forma más efectiva; por
lo tanto, el análisis de sistemas es el proceso que sirve para recopilar e interpretar los hechos,
diagnosticar problemas y utilizar estos hechos a fin de mejorar el sistema. Es el trabajo del analista
de sistemas.

EJEMPLO EL ALMACÉN DE UNA TIENDA DE ROPA: CON OBJETO DE CONTROLAR MEJOR SUS
INVENTARIOS Y TENER INFORMACIÓN MÁS ACTUALIZADA SOBRE LOS NIVELES DE
INVENTARIO Y PUNTO DE REORDEN, LA EMPRESA NECESITA "COMPUTARIZAR" LA
OPERACIÓN DEL ALMACÉN.

Antes de diseñar un sistema para la captación de datos, actualización de archivos y


producción de informes, se debe conocer más acerca de cómo maneja la tienda sus operaciones.

EJEMPLO SABER QUE FORMAS SE UTILIZAN PARA ALMACENAR LA INFORMACIÓN EN FORMA


MANUAL, COMO:
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 REQUISICIONES
 ORDENES DE COMPRA
 FACTURAS

ADEMÁS DE SABER QUÉ INFORMES, SI EXISTEN ALGUNOS, SE PRODUCEN AHORA Y PARA QUÉ SE
UTILIZAN; POR LO TANTO, SE DEBE BUSCAR LA INFORMACIÓN ACERCA DE DICHOS INFORMES:

 LISTAS DE AVISOS DE PEDIDOS


 ORDENES DE COMPRA
 INVENTARIO DE EXISTENCIA, ETC.

EN OTRAS PALABRAS, SE DEBE COMPRENDER LA FORMA EN QUE TRABAJA EL SISTEMA ACTUAL, Y MÁS
ESPECÍFICAMENTE, CUÁL ES EL FLUJO DE INFORMACIÓN POR EL QUE ATRAVIESA EL SISTEMA. TAMBIÉN ES
IMPORTANTE APRENDER POR QUÉ LA TIENDA DESEA CAMBIAR SUS OPERACIONES ACTUALES: ¿HA CAÍDO EN
MUCHO "PAPELEO" EN EL MANEJO DE SU INVENTARIO? ¿NECESITA UN SISTEMA MÁS EFICIENTE ANTES DE
QUE AMPLÍE SUS OPERACIONES?

SOLO DESPUÉS DE RECABAR TODOS ESTOS DATOS SE PUEDE COMENZAR A DEFINIR CÓMO Y DÓNDE SE
PUEDE BENEFICIAR UN SISTEMA INFORMACIÓN BASADO EN LA COMPUTADORA Y QUE SIRVA A TODOS LOS
USUARIOS DEL SISTEMA. ESTA ACUMULACIÓN DE INFORMACIÓN SE LLAMA ESTUDIO DEL SISTEMA Y DEBE
PRECEDER A TODAS LAS DEMÁS ACTIVIDADES DE ANÁLISIS.

Los analistas de sistemas no sólo resuelven problemas actuales. Frecuentemente se les llama
para ayudar a manejar la expansión planeada de una empresa. En este caso, el estudio del
sistema se orienta hacia el futuro, dado que no existe ningún sistema actual. El análisis considera,
tan cuidadosamente como sea posible, cuales serán las necesidades de la empresa y en que área
deberá considerar los cambios para que coincida con estas necesidades. En este caso, y en la
gran mayoría de las circunstancias, los analistas pueden recomendar formas alternas para mejorar
la situación. Normalmente es posible aplicar más de una estrategia.

Al trabajar con los gerentes y empleados de la empresa, el analista de sistemas recomienda


qué opción debe adoptarse para una solución. La selección debe basarse en aspectos como la
adaptabilidad de la solución a la estructura de la empresa, así como el apoyo que deberá tener por
parte de los empleados. Si los usuarios que emplearán el sistema no se sienten a gusto con éste,
fallará en su propósito por mejorar la compañía. Algunas veces el tiempo que lleva desarrollar una
opción, comparada con otras, será el aspecto más difícil. Los costos y beneficios financieros
también son importantes de determinar. La gerencia es la que al final seleccionará cuál opción va a
aceptar. Los analistas de sistemas pueden recomendar, pero la gerencia que va a pagar y utilizar
los resultados es la que realmente decide.

Una vez que se toma la decisión se desarrolla un plan para poner en marcha la
recomendación. El plan incluye todas las características de diseño de sistemas, como son:

 Necesidades nuevas de captación de datos


 Especificaciones de archivos
 Procedimientos de operación
 Necesidades de equipo y personal

El diseño de sistemas es como un plano para una construcción; especifica todas las
características que se consideran en el producto terminado.

Los diseños para el almacén proporcionarán diferentes maneras para captar los datos en
relación con los pedidos para los clientes. También especificarán la forma en que los datos se
almacenarán, ya sea en formas de papel o con medios legibles para la computadora como cintas o
21

discos magnéticos. De hecho, los diseños establecerán el trabajo que desempeñará el personal y
el que realizarán las computadoras. Por lo tanto, los diseños variarán en la división de las tareas
del personal y de la computadora. El personal del almacén también necesitará información acerca
del negocio. Cada diseño describe informes, documentos y salidas que producirá el sistema. Las
salidas probables incluyen informes de inventario, análisis de ventas y resúmenes de compra y
facturas; sin embargo, el análisis de sistemas será quien decida cómo se van a producir.

EL ANÁLISIS ESPECIFICA QUÉ ES LO QUE EL SISTEMA DEBE HACER Y CÓMO


ALCANZAR EL OBJETIVO.

Probablemente el lector ha advertido que cada uno de los procesos anteriores involucra al
personal. Los gerentes y empleados saben lo que funciona y lo que no es útil para la empresa;
asimismo conocen qué ocasiona problemas, los lugares donde se necesita o no el cambio y,
específicamente, donde afectará la innovación y dónde no. Aun cuando la tecnología abunda en
muchas empresas de negocios, el personal es todavía el que logra que esa compañía funcione;
por lo tanto, la comunicación y el trato con los empleados son parte muy importante del trabajo del
analista de sistema.

PAPELES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

El analista de sistemas audita, de forma sistemática, el funcionamiento de la empresa al


examinar las funciones de captura y procesamiento de datos, así como la función de emisión de
resultados, lo cual le permitirá mejorar los procesos a la organización. Al mejorar el soporte que
proporcionan los sistemas de información computarizados, se obtiene importantes avances en las
funciones empresariales. Estas definiciones recalcan el uso de enfoques sistemáticos y metódicos
para analizar y lograr mejorar las operaciones que ocurren en el contexto particular de la empresa.

Nuestra definición del analista de sistema, tiene que ser necesariamente muy amplia. El
analista requiere tener la habilidad de trato para con cualquier tipo de persona, así como también,
tener la debida experiencia en el manejo de computadoras. El analista protagoniza numerosos
papeles, y en ocasiones, se ve obligado a mantener un equilibrio, al asumir simultáneamente más
de uno. Los tres papeles principales que el analista de sistemas debe cubrir son:

 El de consultor
 El de especialista de apoyo o soporte
 El de agente de cambio, tal como se describe en la figura 3.2.

El Analista de El Analista de
Sistemas como Sistemas como
Consultor Apoyo

El Analista de
Sistemas como
Agente de Cambio

Fig. 3.2 Un analista de sistemas puede ser un consultor, un especialista de apoyo


o un agente de cambio
22

 EL ANALISTA DE SISTEMAS COMO CONSULTOR

Como un consultor para la empresa. Esto implica que un analista puede contratarse sólo para
canalizar a la empresa ciertos tópicos de informática. Esto ofrece una ventaja, en el sentido de que
el consultor externo trae consigo perspectivas frescas, que no poseen otros miembros de la
organización. Por otra parte, para el analista externo implica una desventaja, pues apenas tiene
pleno acceso a la cultura organizacional auténtica, que no se ofrece de forma abierta a un externo.
Como consultor externo. Deberá conocer e implementar las metodologías que se discuten a lo
largo de estos apuntes, que le serán útiles para analizar y diseñar sistemas de información
adecuados para cualquier empresa en particular. Más aún, contará con la ayuda de los usuarios de
los sistemas de información, para entender la cultura de la organización desde sus propios puntos
de vista.

 EL ANALISTA DE SISTEMAS COMO ESPECIALISTA DE APOYO

El otro papel que podrá protagonizar es el de especialista de apoyo o staff dentro de una empresa,
donde de manera regular, trabaje dentro del departamento de sistemas. En esta posición, el
analista dispone de una experiencia profesional respecto al hardware y al software y a sus
aplicaciones en la empresa. Con frecuencia estas tareas no se asocian a un proyecto ambicioso de
sistemas, sino más bien aplican decisiones o modificaciones menores que se dan en un
departamento individual.

Como especialista de apoyo, no dirigirá un proyecto sólo será un recurso humano de apoyo para
quienes lo dirigen. Si es un analista de sistemas contratado por una organización de servicios o de
manufactura, muchas de sus actividades diarias se ajustarán a este papel.

 EL ANALISTA DE SISTEMAS COMO AGENTE DE CAMBIO

El papel que mejor se entiende y que le confiere una alta responsabilidad al analista de sistemas,
es el de agente de cambio; sin importar si es o no externo a la organización. Como analista, será
un agente de cambio cada vez que realice alguna de las actividades del ciclo de desarrollo del
sistema, las cuales se mantienen presentes en la empresa por un largo período (desde dos
semanas hasta quizás un año).

Un agente de cambio puede definirse como:

AQUELLA PERSONA QUE SIRVE COMO CATALIZADOR PARA EL CAMBIO, QUE DESARROLLA UN
PLAN PARA EL MISMO Y QUE COLABORA CON OTROS PARA AGILIZARLO.

Su presencia dentro de la empresa la modifica. Como analista de aceptar lo anterior y utilizarlo


como el punto de inicio de sus análisis. Esto es por lo que tendrá que relacionarse con los usuarios
y con la dirección (si ellos no fueran la misma y única persona), desde el principio del proyecto. Sin
su colaboración, será incapaz de entender lo que pasa en la organización y el cambio real no se
llevará a cabo.

Si el cambio (esto es, los beneficios que la empresa obtiene mediante los sistemas de
información) parece quedar garantizado después del análisis, el siguiente paso será desarrollar un
plan para tal cambio, en colaboración con las personas que se involucrarán en tales cambios. Una
vez que se alcance un acceso para el cambio a realizar, se encontrará en constante relación con
aquellos que estén participando del cambio. Facilita el cambio al usar su experiencia en el trato
23

humano y en la computación, para llegar a una integración hombre-máquina en el sistema de


información. .

Como analista de sistemas, al actuar como un agente de cambio, apoya una corriente particular
de cambio, que involucra el uso de los sistemas de información. Además, transmite a los usuarios
el proceso de cambio, ya que está convencido de que tales cambios no ocurren de manera
independiente en los sistemas de información, sino más bien, éstos ocasionan cambios a lo largo
de las organizaciones.

CUALIDADES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

De las descripciones precedentes sobre los diferentes papeles que el analista de sistemas
que tiene que protagonizar, es fácil ver, que el analista de sistemas con éxito, debe contar con una
amplia gama de cualidades. Los analistas de sistemas, son gente de naturaleza muy diversa y
seguramente esto, restringe cualquier intento de caracterización; sin embargo, hay ciertas
características que parecen presentar la mayoría de los analistas de sistemas.

Ante todo, el analista es un solucionador de problemas. El o ella es una persona que ve el


análisis de los problemas como un reto y que disfruta encontrando soluciones factibles. Cuando es
necesario, el analista tiene que ser capaz de abordar de manera sistemática la situación, mediante
la aplicación hábil de herramientas, técnicas y experiencia. El analista también debe ser un buen
interlocutor, manteniendo una relación cordial con otra gente, durante largos períodos.

El analista de sistemas necesita contar con suficiente experiencia en computación para


programar, entender las capacidades de las computadoras, recoger las necesidades de
información de los usuarios y llegar a transmitir a los programadores lo necesario.

El analista de sistemas debe ser auto disciplinado y auto motivado como individuo.
También el analista debe ser capaz de administrar y coordinar innumerables recursos del
proyecto, incluyendo a otras personas.

 TIPOS DE USUARIOS DE SISTEMAS

Todo aquel que dentro del contexto de la organización se relaciona con un sistema de
información puede definirse como un usuario del sistema. Conforme pasan los años, las diferencias
entre los usuarios se vuelven cada vez menos precisas. Además, no puede pensarse en categorías
de carácter exclusivo.

Las diferencias que más destacan se encuentran entre los usuarios primarios y secundarios.

Los usuarios primarios

Usan de manera directa en sus tareas los resultados que emiten los sistemas de
información.

EJEMPLO SERÍA EL DE UN GERENTE QUE RECIBE INFORMES DE UN SISTEMA DE


INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN.
24

Los usuarios secundarios

Son los que introducen los datos al sistema de información, pero no utilizan de forma
directa los informes que se emitan para el cumplimiento de sus tareas. Al personal que realiza
estas actividades se le denomina a menudo "capturista de datos". Ciertos usuarios requieren
capturar datos, y además, obtener resultados del sistema de información.

EJEMPLO DE ELLO TENEMOS AL BIBLIOTECARIO QUE CAPTURA EL NÚMERO DE CREDENCIAL


DEL LECTOR (ENTRADA), RECIBE POR PARTE DEL SISTEMA LA PRUEBA DE
LA INEXISTENCIA DE MULTAS ASOCIADAS AL REGISTRO DEL LECTOR (SALIDA), Y LUEGO
CAPTURA EL CÓDIGO DEL LIBRO QUE SE VA A PRESTAR (ENTRADA); PARA QUE AL
FINAL, OBTENGA UNA NOTA IMPRESA (SALIDA) QUE ACOMPAÑE AL LIBRO PRESTADO.

Sin importar la forma en que los usuarios se clasifiquen, existe un hecho que el analista de
sistema no debe olvidar. La involucración del futuro usuario del sistema en proyecto es decisivo
para lograr el éxito en la aplicación de los sistemas de información empresariales. Los analistas de
sistemas, cuyos diversos papeles dentro de la organización, se discutirán más adelante,
constituyen el otro componente que se involucra en el desarrollo de los sistemas de información.

El SDLC (SDLC; Systems Develoment Life Cicle), es un enfoque por etapas de análisis y
de diseño que postula que el desarrollo de los sistemas mejora cuando existe un ciclo específico
de actividades del analista y de los usuarios.

Los analistas no están de acuerdo respecto al número exacto de etapas que conforman el
ciclo de desarrollo de los sistemas; sin embargo, por lo general se reconoce la importancia de su
enfoque sistemático.
Aquí dividimos el ciclo en siete etapas, como se muestra en la figura 3.3. Aunque cada etapa se
presenta de manera discreta, nunca se lleva a cabo como un elemento independiente. En lugar de
ello, se realizan al mismo tiempo diversas actividades, y éstas llegan a repetirse. Por ello es de
mayor utilidad suponer que el ciclo de desarrollo de los sistemas transcurre en etapas (con
actividades en plena acción que luego cesan poco a poco) y no como elementos separados.

Fig. 3.3 Las siete etapas en el ciclo de vida del desarrollo de un


sistema

1
7 1 2
6 2 3
4
5
5 3 6
4
7
25

ACTIVIDADES:

1.- Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.

2. - Determinación de los requerimientos de información.

3. - Análisis de las necesidades del sistema.

4.- Diseño del sistema recomendado.

5. - Desarrollo y documentación del software.

6.- Prueba y mantenimiento del sistema.

7.- Implantación y evaluación del sistema.

 IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS

En esta primera etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista se involucra en la
identificación de los problemas, de las oportunidades y de los objetivos. Esta fase es crucial para el
éxito del resto del proyecto, pues nadie estará dispuesto a desperdiciar su tiempo dedicándolo al
problema equivocado.

La primera etapa requiere que el analista observe de forma objetiva lo que ocurre en una
empresa. Luego, en conjunto con los otros miembros de la organización hará notar los problemas.
Muchas veces esto ya fue realizado previamente; y por ello, es que se llega a invitar al analista.

Las oportunidades son aquellas situaciones que el analista considera que pueden
perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información computarizados. Al aprovechar las
oportunidades, la empresa puede lograr una ventaja competitiva o llegar a establecer un estándar
industrial.

La identificación de objetivos también es un componente importante de la primera fase. En


primera instancia, el analista deberá descubrir lo que la empresa intenta realizar, y luego, estará en
posibilidad de determinar si el uso de los sistemas de información apoyaría a la empresa para
alcanzar sus metas, el encaminarla a problemas u oportunidades específicas.

 DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION

La siguiente etapa que aborda el analista, es la determinación de los requerimientos de


información a partir de los usuarios particularmente involucrados. Para identificar los
requerimientos de información dentro de la empresa, pueden utilizarse diversos instrumentos, los
cuales incluyen: el muestreo, el estudio de los datos y formas usadas por la organización, la
entrevista cuestionarios; la observación de la conducta de quien toma las decisiones, así como de
su ambiente; y también el desarrollo de prototipos.

En esta etapa el analista hace todo lo posible por identificar qué información requiere el
usuario para desempeñar sus tareas. Puede ver cómo varios de los métodos para establecer las
necesidades de información, lo obligan a relacionarse directamente con los usuarios. Esta etapa
sirve para elaborar la imagen que el analista tiene de la organización y de sus objetivos en
ocasiones, se llegan a concluir sólo las primeras dos etapas del ciclo de desarrollo de los sistemas.
El analista de información es el especialista que emprende esta clase de estudios.
26

 ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA

La siguiente etapa que ejecuta el analista de sistemas consiste en analizar las necesidades
propias del sistema. Una vez más, existen herramientas y técnicas especiales que facilitan al
analista la realización de las determinaciones requeridas. Estas incluyen el uso de los diagramas
de flujo de datos que cuentan con una técnica estructurada para representar en forma gráfica la
entrada de datos de la empresa, los procesos y la salida de la información. A partir del diagrama de
flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos que contiene todos los elementos que utiliza el
sistema, así como sus especificaciones, si son alfanuméricos y el espacio de impresión que
requieren.

Durante esta fase, el analista de sistemas también analiza las decisiones estructuradas por
realizar, que son decisiones donde las condiciones, condiciones alternativas, acciones y reglas de
acción podrán determinarse. Existen tres métodos para el análisis de las decisiones estructuradas:
el lenguaje estructurado (en nuestro caso el español), las tablas de decisiones y los árboles de
decisiones.

No todas las decisiones en las empresas se encuentran estructuradas: no obstante es


importante que las comprenda el analista de sistemas. Las decisiones semiestructuradas
(decisiones que se toman bajo riesgo), con frecuencia se apoyan en los sistemas de toma de
decisiones. Cuando analiza las decisiones semiestructuradas, el analista las examina de acuerdo
con el grado de complejidad de un problema y con el número de criterios considerados al llevar a
cabo las decisiones.

El análisis de decisiones de criterio múltiple (aquellas decisiones donde numerosos


factores tienen que equilibrarse) también es parte de esta etapa. Se disponen de muchas técnicas
para el análisis de decisiones de criterio múltiple; incluyendo, entre otras, el proceso de intercambio
y la aplicación de métodos de ponderado.

A esta altura del ciclo de desarrollo del sistema, el analista prepara una propuesta del
sistema que resume todo lo que ha encontrado, presenta un análisis costo/beneficio de las
alternativas y plantea las recomendaciones (si es que existen) de lo que deberá realizarse. Si la
dirección acepta alguna de las recomendaciones, el analista procederá de acuerdo con ella. En
sistemas cada problema es único; y en consecuencia, nunca habrá sólo una solución correcta. La
manera como se plantea una recomendación (esto es, una solución) depende de las
características individuales de cada analista aunadas a su formación profesional.

 DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO

En esta etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista de sistemas usa la
información que recolectó con anterioridad y elabora el diseño lógico del sistema de información. El
analista diseña procedimientos precisos de captura de datos, con el fin de que los datos que se
introducen al sistema sean los correctos. El analista también diseña accesos efectivos al sistema
de información, mediante el uso de las técnicas de diseño de formas y de pantallas.

Una parte del diseño lógico del sistema de información es el diseño de la interfaz con el
usuario. La interfaz conecta al usuario con el sistema, y evidentemente, es de suma importancia.
Serian ejemplos de interfaces para el usuario: el uso del teclado para introducir preguntas o
respuestas, el uso de menús en la pantalla, con las opciones que tiene el usuario, el uso de
dispositivos como el ratón (Mouse) y muchos otros.
27

 DESARROLLO Y DOCUMENTACION DEL SOFTWARE

En la sexta etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista trabaja con los
programadores para desarrollar todo el software original que sea necesario. Dentro de las técnicas
estructuradas para el diseño y documentación del software se tienen: el método HIPO, los
diagramas de flujo, los diagramas NassiSchneiderman, los diagramas Warnier-Orr y el
pseudocódigo. Aquí es donde, el analista de sistemas transmite al programador los requerimientos
de programación.

Durante esta fase, el analista también colabora con los usuarios para desarrollar la
documentación indispensable del software, incluyendo los manuales de procedimientos. La
documentación le dirá al usuario cómo operar el software, y así también, qué hacer en caso de
presentarse algún problema.

 PRUEBAS Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

El sistema de información debe probarse antes de utilizarlo. El costo es menor si se


detectan los problemas antes de la entrega del sistema. El programador realiza algunas pruebas
por su cuenta, otras se llevan a cabo en colaboración con el analista de sistemas. En un principio,
se hace una serie de pruebas, con dato tipo, para identificar las posibles fallas del sistemas; más
adelante, se utilizarán los datos del sistema real.

El mantenimiento del sistema y de su documentación empieza justamente en esta etapa; y


después, esta función se realizará de forma rutinaria a lo largo de toda la vida del sistema. Las
actividades de mantenimiento integran una buena parte de la rutina del programador, que para las
empresas llega a implicar importantes sumas de dinero. Sin embargo, el costo del mantenimiento
disminuye de manera importante cuando el analista aplica procedimientos sistemáticos en el
desarrollo de los sistemas.

 IMPLANTACION Y EVALUACION DE SISTEMAS

En esta última etapa del desarrollo del sistema, el analista ayuda a implantar el sistema de
información. Esto incluye el adiestramiento que el usuario requerirá. Si bien, parte de esta
capacitación la dan las casas comerciales, la supervisión del adiestramiento es una
responsabilidad del analista de sistemas. Más aún, el analista necesita planear la suave transición
que trae consigo un cambio de sistemas.

Aunque la evaluación del sistema se plantea como parte integrante de la última etapa del
ciclo de desarrollo de los sistemas; realmente, la evaluación toma parte en cada una de las etapas.
Uno de los criterios fundamentales que debe satisfacerse, es que el futuro usuario utilice el sistema
desarrollado. En la realidad, todas las etapas mantienen una dinámica de carácter espiral, hasta
que el sistema finalmente se concluye. Este comportamiento y estructuración de las etapas se
esquematiza en la figura 3.3 a
28

Los sistemas de información se desarrollan con diferentes propósitos, los cuales dependen
de las necesidades de la empresa. Los sistemas de procesamiento de dato, los sistemas de
información para la administración (MIS, Management lnformation Systems), los sistemas de apoyo
para la toma de decisiones (DSS, Decision Supporrt Systems), diferentes tipos de sistemas de
información computarizados que se analizan y diseñan mediante la aplicación de los conceptos y
las técnicas del diseño y del análisis de sistemas. En cierto grado, esto también se aplica a los
sistemas expertos.

 SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE DATOS

Los sistemas de procesamiento de datos son aquellos sistemas de información


computarizados que se desarrollan para procesar grandes volúmenes de información generada en
las funciones administrativas, tales como la nómina o el control de inventarios. Los sistemas de
procesamiento de datos liberan del tedio y la rutina a las tareas que se realizan manualmente; sin
embargo, el elemento humano sigue participando, al llevar a cabo la captura de la información
requerida.

Tales sistemas ejecutan periódicamente los programas de manera automática. Una vez
preparados, escasamente se requiere el tomar decisiones. En términos generales, los sistemas de
procesamiento de datos ejecutan las actividades de carácter rutinario de las empresas.

 SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN

Los sistemas de información para la administración (MIS) no sustituyen a los sistemas de


procesamiento de datos, más bien todos toman en cuenta las funciones de procesamiento de
datos. Los MIS son sistemas que se sustentan en la relación que surge entre las personas y las
computadoras. Los MIS requieren para su operación de: las personas, del software (programas de
cómputo) y del hardware (computadoras, impresoras, etc.). Estos sistemas de información para la
administración soportan un amplio espectro de las tareas de las organizaciones, más aún que los
sistemas de procesamiento de datos, incluyendo el análisis, decisiones y la toma de decisiones.

Los usuarios de los sistemas de información para la administración, utilizan una base de
datos compartida para tener acceso a la información. Dicha base de datos, almacena, tanto datos
como modelos que ayudan al usuario en la interpretación y el uso de la información. Los sistemas
de información para la administración generan la información que eventualmente se utiliza en la
toma de decisiones. Un sistema de información para la administración puede llegar a unificar
ciertas funciones informáticas de la empresa, aunque el sistema como tal no exista dentro del
negocio como una estructura individual.

 SISTEMA DE APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES

El sistema de apoyo para la toma de decisiones es un tercer tipo de sistema de información


computarizada (DSS; Decision Support Systems). El sistema de apoyo para la toma de decisiones
es similar a los sistemas de información tradicionales para la administración, en el sentido de que
ambos dependen de una base de datos como fuente de información; pero se distingue del sistema
de información para la administración, al hacer énfasis en el soporte en cada una de las etapas de
la toma de decisiones. Sin embargo, la decisión en sí, depende de la persona responsable de la
misma. Los sistemas de apoyo para la toma de decisiones se diseñan con una orientación hacia la
29

persona o el grupo que los utilizará, y no como los sistemas de información tradicionales para la
administración.

 SISTEMAS EXPERTOS E INTELIGENCIA ARTIFICIAL

Puede considerarse a la inteligencia artificial (IA) como el campo principal de los sistemas
expertos. La idea central de la inteligencia artificial es llegar a desarrollar máquinas que cuenten
con un desempeño inteligente. Dos áreas de investigación de la inteligencia artificial son la
comprensión del lenguaje natural y la habilidad para interiorizarse racionalmente en los problemas
hasta alcanzar su conclusión lógica. Los sistemas expertos utilizan los enfoques del razonamiento
de la inteligencia artificial para resolver aquello problemas que el sector de los negocios (u otros
usuarios) le proponen.

Los sistemas expertos son en sí, un tipo muy especial de sistemas de información, que
tienen un uso práctico en los negocios debido a la reciente y amplia disponibilidad de hardware,
como las microcomputadoras y los ambientes de sistemas expertos. Un sistema experto (también
llamado sistema basado en el conocimiento) captura; y en efecto utiliza, el conocimiento de un
experto, para la solución de un problema particular de la organización. Percátese de que, a
diferencia del sistema de apoyo para la toma de decisiones, que finalmente deja al responsable
que tome las decisiones, un sistema experto selecciona la mejor solución al problema o al tipo
específico de problemas.

Los elementos básicos de un sistema experto son: la base de conocimientos y una


máquina de inferencia que liga al usuario con el sistema; procesando sus solicitudes mediante
lenguajes como el PROLOG o el LISP y la interfaz con el usuario. Los llamados ingenieros del
conocimiento captan el conocimiento de los expertos en un área específica, construyen un sistema
computarizado para contener tales conocimientos y finalmente, lo implantan. Es muy probable que
el trabajo futuro de numerosos analistas de sistemas se oriente hacia la construcción e
implantación de sistemas expertos.

En la figura 4.2 presentan las diferencias entre los sistemas de procesamiento de datos,
los MIS, los DSS y los sistemas expertos. Este utiliza los términos de sistemas de información para
la administración, sistemas de información y sistemas de información computarizados de manera
intercambiable para denotar los sistemas de información computarizados que soportan el más
amplio rango de actividades empresariales mediante la información producida.
30

SISTEMAS PARA EL PROCESAMIENTO DE DATOS


Procesan grandes volúmenes de información de las funciones
Administrativas de rutina.

SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA ADMINISTRACION (MIS)


Proporcionan informes periódicos para la planeación, el control
y la toma de decisiones.

SISTEMAS DE APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES (DSS)


Ayudan a quien toma las decisiones, cuando le proporcionan
la información que solicita.

SISTEMAS EXPERTOS
Asimilan la experiencia de quienes toman las decisiones en la
solución de problemas.

Fig. 4.3 Los analistas de sistemas desarrollan sistemas para el procesamiento de los
datos, sistemas de información para la administración, sistemas de apoyo
para la toma de decisiones; en ocasiones, desarrollan sistemas expertos.
31

A. Modo de procesamiento de las transacciones:

1. Batch: las transacciones se procesan en lotes.


2. Interactivo
3. En Línea: las transacciones se procesan conforme se generan
4. En Tiempo Real

B. Orientación o entradas, salidas, datos almacenados o transformaciones:

Entrada de Salida de
Datos Transformación Datos
T( )

Datos Almacenados

EJEMPLO
 SISTEMA DE CÁLCULO CIENTÍFICO: ORIENTADO A LOS PROCESOS
 SISTEMA DE DISEÑO GRÁFICO: ORIENTADO A LA ENTRADA Y SALIDA.
 SISTEMA DE CONTROL CURRICULAR: ORIENTADO A LOS DATOS

C. Nivel Organizacional de los SIA:

 Nivel operacional: Emisión O/C cuentas corrientes, proveedores, clientes, facturación, etc.

 Nivel táctico: Programación de producción, toma de decisiones de inventario, control de


vendedores, etc.

 Nivel estratégico: Estudio de nuevos productos, contrato de L.P. con proveedores. Control
Balance y resultados a nivel empresa.

A. MODO DE PROCESAMIENTO

Es la principal forma de organización del sistema y considera los siguientes factores: lugar
de ingreso de la información, ya sea en el centro de computación o en el punto de ventas (se utiliza
este término para indicar el lugar donde se genera la información); actualización inmediata o
diferencia de los datos ingresados; y la incorporación inmediata o diferencia de la información
respecto al momento de la generación del dato en el punto de venta. Desde este punto de vista se
pueden definir los siguientes modos de procesamiento: batch, interactivo, en línea y en tiempo real,
los que se describen a continuación.

A.1. Sistema Batch


32

Prácticamente no existe interacción usuario-computador y hay un desfase habitual superior a


24 horas entre la generación del dato y su procesamiento. El flujo típico de trabajo con un sistema
batch es el siguiente:

1. Ingreso de datos, normalmente en forma externa al computador, en tarjetas perforadas,


cintas, cassettes, diskettes y otros.

2. Proceso de validación y cuadratura en el computador. Se emite informe de errores.

3. Se revisa manualmente el informe de errores. Si hay errores se retoma al punto 1 para


reingresar información.

4. Actualización de información y producción de informes

El sistema batch fue el más utilizado hasta que comenzaron a aparecer masivamente los
periféricos interactivos, principalmente pantallas.

Sus características son: ingreso de datos en el centro de computación, en forma diferida


respecto a su generación, y actualización de la información diferida respecto al ingreso.

A.2. Sistema Interactivo

El avance, tanto de software como del hardware, ha permitido la construcción de


sistemas conversacionales donde existe una importante interacción usuario-computador. En este
modo de procesamiento, también denominado batch interactivo, normalmente el ingreso de datos
se realiza a través de algún periférico conectado al computador, con validación inmediata de los
datos, aunque diferido en el tiempo respecto a su generación. Se conservan algunos elementos de
tipo batch, particularmente la actualización posterior de la información.

Sus características son: ingreso de datos en el centro de computación o en el punto de


ventas, en forma diferida respecto a su generación, y actualización de la información diferida
respecto al ingreso.

A.3. Sistema en Línea

Es un método de procesamiento de información en el que las operaciones entran


directamente al sistema de cómputo y se procesan para obtener resultados de inmediato.

La mayoría de las aplicaciones de sistemas de información desarrolladas hoy en día en las


organizaciones utilizan métodos en línea, en donde el usuario interactúa de forma directa con el
sistema de cómputo por medio de una estación de trabajo o dispositivo similar. En efecto, el
usuario y el sistema llevan a cabo una conversación: uno incita una acción del otro por medio del
diálogo. La naturaleza de las insinuaciones y las respuestas determina qué tan suave y espontánea
es la forma en la q se desarrolla la conversación.

Sus características son: la respuesta inmediata a las solicitudes del usuario, demanda poco
predecible, contacto entre la computadora y el usuario.

A.4. Sistema en Tiempo Real

Los Sistemas de tiempo real son aquellos en los cuales no tiene importancia el usuario,
sino los procesos. Por lo general, están subutilizados sus recursos con la finalidad de prestar
atención a los procesos en el momento que lo requieran. Se utilizan en entornos donde son
procesados un gran número de sucesos o eventos.
33

Muchos Sistemas de tiempo real son construidos para aplicaciones muy específicas como
control de tráfico aéreo, bolsas de valores, control de refinerías, control de laminadores. También
en el ramo automovilístico y de la electrónica de consumo, las aplicaciones de tiempo real están
creciendo muy rápidamente.

Sus características son:

 Se dan en entornos en donde deben ser aceptados y procesados gran cantidad de


sucesos, la mayoría externos al sistema computacional, en breve tiempo o dentro de
ciertos plazos.

 Se utilizan en control industrial, conmutación telefónica, control de vuelo, simulaciones en


tiempo real, aplicaciones militares, etc.

 Objetivo es proporcionar rápidos tiempos de respuesta.

 Procesa ráfagas de miles de interrupciones por segundo sin perder un solo suceso.

 Proceso se activa tras ocurrencia de suceso, mediante interrupción.

 Poco movimiento de programas entre almacenamiento secundario y memoria.

En Tiempo Real

En Línea

Interactivo

Batch

Fig. 4.4 Relación entre modos de procesamientos

Un resumen de características de cada modo de procesamiento se presenta en la tabla 4.5.


Características de los modos de procesamiento, a base de los siguientes parámetros:

 Lugar de ingreso: Se refiere a la digitación de documentos en el Centro de


Procesamiento de Datos (CPD) o al ingreso de datos desde el lugar donde se
genera la transacción (PUNTO DE VENTAS).

 Oportunidad de actualización: indica si la información será o no inmediatamente


actualizada cuando se ingresa al computador.

 Generación del dato versus ingreso: Indica si la información será o no ingresada y


34

actualizada, al momento de generarse la transacción.

MODO DE LUGAR DE INGRESO OPORTUNIDAD DE GENERACION DEL


PROCESAMIENTO ACTUALIZACION DATO VERSUS
INGRESO
BATCH CPD DIFERIDA DIFERIDA

INTERACTIVO CPD/PTO. VENTA DIFERIDA DIFERIDA

EN LINEA CPD/PTO. VENTA INMEDIATA DIFERIDA

EN TIEMPO REAL PUNTO DE VENTA INMEDIATA INMEDIATA

Tabla 4.1 Características de los modos de procesamiento.

Desarrollo de Sistemas de Información

El desarrollo de Sistemas de Información comprende el conjunto de actividades necesarias


para generar un sistema de información. Estas consisten en definir los requerimientos, generar el
diseño administrativo y computaciones, producir los programas computacionales e implementar
éstos finalmente en la organización.

Estas actividades serán detalladas más adelante, pero por ahora sólo diremos que pueden
ser realizadas de diferente forma según cual sea el enfoque que se siga para el desarrollo. Los
enfoques conocidos son los siguientes:

1. Enfoque clásico (tradicional)


2. Enfoque metodología estructurada
3. Enfoque de prototipos
4. Enfoque de Base de Datos
5. Enfoque de desarrollo por el usuario
6. Enfoque de software de aplicación.

Este enfoque, también llamado compra de paquetes de software, se basa en la premisa de


que las empresas poseen una variedad de aplicaciones computacionales en cierta forma
parecidas. Por lo tanto, es posible beneficiarse de las economías de escala logradas al desarrollar
SI que puedan utilizarse en varias empresas al mismo tiempo. Diversos estudios acerca del ciclo
de vida tradicional de un SI muestran que cerca del 75% de los costos de desarrollo se genera
35

durante las etapas de análisis, diseño y construcción. Estos costos pueden considerarse fijos si se
planea instalar el SI en más de una empresa. Cada vez que se instale en una empresa adicional se
reducirá en forma significativa el costo unitario del SI, llegando finalmente a una pequeña fracción
del costo original.

Existen, sin embargo, otras razones que hacen de esta alternativa a menudo recomendable.
Por ejemplo, normalmente hay empresas que se especializan en desarrollar determinados
paquetes de software. Gracias a las economías de escala que obtienen pueden disponer de
recursos humanos más especializados y mejor preparados, con lo que el software final resulta ser
de muy buena calidad. Además, como el paquete ha sido instalado en varias oportunidades,
normalmente se encuentran libres de errores.

Otro factor importante se refiere a que cuando la empresa desarrolladora de software


comienza a diseñar el sistema, lo hace pensando en la forma de darle flexibilidad para que se
adapte a diferentes compañías (más clientes implica menor precio y mayores beneficios). Este
último elemento favorece a la compañía que lo adquiere pues la flexibilidad implícita en el sistema
puede ser utilizada para adaptar el software no sólo a las condiciones particulares de la empresa,
sino que a los cambios en el entorno en que opera.

Otra ventaja de esta alternativa es que puede acotar el proceso de desarrollo en algunas
etapas.

 El diseño de SI, es una actividad que consume cerca del 50% del esfuerzo de desarrollo.
Con un software envasado, los costos de desarrollo comparado con un proceso interno
disminuyen considerablemente por efecto de la disminución en los costos asociados al
diseño.

 En la prueba de SI, debido a que los programas son pretesteados extensamente antes de
salir al mercado, los principales problemas técnicos se eliminan. Luego la prueba puede
efectuarse en un tiempo muy corto.

 En la fase de implementación, los proveedores ofrecen herramientas y asistencia para


efectuar la implementación para los principales sistemas de información, llevándose a cabo
en un período corto de tiempo.

 La mayor mantención y apoyo requerido para el sistema es proporcionada por el


proveedor, incluso cuando se trata de grandes sistemas éste es responsable de hacer los
cambios necesarios para mantener el sistema actualizado y vigente.

 En el caso de la documentación, ya se realizó antes y es responsabilidad del proveedor


mantenerla al día.

Por último, esta alternativa presenta una gran ventaja organizacional porque ejerce un
atractivo político en los gerentes., ya que los problemas relacionados con el sistema pueden
fácilmente atribuirse a limitantes del paquete mismo en lugar de las fuentes internas, y también
contribuye a disminuir la fuerte resistencia organizacional al esfuerzo de desarrollo de sistemas.

La decisión de adquirir un paquete de software es similar a la decisión de comprar o fabricar


una pieza determinada en un proceso manufacturero. Sin embargo, a menudo el sistema no calza
exactamente con los requerimientos, y entonces se debe comparar el costo de modificar el
paquete, con el costo de adaptar la empresa al paquete, y con el desarrollar un sistema ad hoc.

La calificación y prueba del sistema son hechas en forma relativamente rápida y barata con
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el desarrollo por prototipos respecto al tradicional.

La documentación puede ser en parte automatizada con esta metodología alternativa, lo que
disminuye el tiempo y esfuerzo requeridos en el desarrollo no tradicional.

A pesar de las ventajas de esta metodología, presenta una serie de limitantes que impiden
que, en muchos casos, sea un buen sustituto. Por ejemplo, cuando se trata de aplicaciones
basadas en procesamientos batch o que implican cálculos pesados, algoritmos complejos,
procesos lógicos extensos o sistemas muy grandes, esta alternativa es poco eficiente respecto al
método tradicional y poco atractiva por los costos implícitos que involucra respecto al desarrollo
tradicional. Otra limitante son las herramientas que utiliza: los lenguajes de 4a generación no están
técnicamente habilitados para el desarrollo de sistemas largos y completos, sino que fueron
concebidos para el desarrollo de aplicaciones simples y con archivos pequeños. Sin embargo, cabe
esperar que el avance tecnológico provea en el mediano plazo herramientas cada vez más
adecuadas.

El desarrollo por usuarios finales implica que, mediante el uso de herramientas amistosas,
éstos consigan accesar datos, crear reportes y ejecutar su propio procesamiento de información.
Un sistema completo puede ser construido por un sólo usuario final, sin analistas de sistemas o
programadores. En forma alternativa, los usuarios finales pueden apoyarse en los especialistas de
informática para el soporte técnico, pero ejecutar solos la mayoría de las actividades de desarrollo.

Este enfoque es altamente atractivo para los usuarios, pues les permite comenzar un
sistema tan pronto como la necesidad se haga presente. El tiempo de desarrollo es generalmente
breve, ya que la etapa de análisis y diseño son una sola para el usuario-desarrollador, quien no
requiere comunicar a nadie sus necesidades. Generalmente se logra un alto grado de satisfacción
y sensación de logro al implementar el SI.

Las razones por que el desarrollo por usuarios finales ha tenido un gran auge son las
siguientes.

 La metodología tradicional de desarrollo de aplicaciones es gran consumidora de tiempo e


intensiva en mano de obra. El departamento de desarrollo no es capaz de suplir la
creciente demanda por sistemas, por lo que otras formas de desarrollo serán deseables.

 Los avances en términos de software han provocado una nueva generación,


considerablemente más amistosa que los antiguos instrumentos de planificación. De esta
forma, el usuario final cuenta con herramientas para desarrollar aplicaciones sin necesidad
de un entrenamiento formal en procesamiento de datos.

 Por otro lado, también hay un notable decrecimiento en el costo del hardware, lo que ha
hecho económicamente factible esta metodología a pesar de que en algunos casos pueda
ser menos eficiente que el desarrollo tradicional.

 Los programas más amigables son los llamados lenguajes de 4a generación, que han sido
desarrollados tanto para mainframes como para microcomputadores. Existen 7 categorías
principales de software para el usuario final con estas características.
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1. Lenguajes de consulta. Son lenguajes de alto nivel para extraer datos


almacenados en bases de datos o archivos. Usualmente son interactivos,
en línea y capaces de facilitar consultas acerca de información que no está
previamente definida.

2. Generadores de reportes. Son aplicaciones destinadas a la creación de


informes. Extraen información de bases de datos o archivos y generan
reportes de distintos formatos.

3. Lenguajes para graficar. Utilizan información de bases de datos o archivos


y la estructuran en forma de gráficos. Incluso algunos pueden ejecutar
operaciones aritméticas o lógicas.

4. Generadores de aplicaciones. Contienen módulos preprogramados


capaces de generar aplicaciones con un tiempo de desarrollo muy rápido.
El usuario puede especificar qué necesita y el generador creará el código
apropiado de entrada, validación, actualización, procesamiento y reporte.
Los generadores de aplicaciones más complejos incluyen además un set
integrado de herramientas de desarrollo, como un S.A.B.D., diccionario de
datos, lenguaje de consultas, formateador de pantallas, generador de
reportes, herramientas para modelar sistemas de apoyo a la toma de
decisiones, dispositivos de seguridad y un lenguaje de programación de
alto nivel.

5. Lenguajes de programación de muy alto nivel. Están diseñados para


ejecutar la codificación con unas pocas instrucciones. Programas de
aplicación completos pueden escribirse en un período de tiempo muy
breve. Están destinados principalmente a profesionales de procesamiento
de datos como alternativa a las herramientas de desarrollo tradicional.

6. Paquetes de aplicación. Son programas escritos en forma previa,


comercializados por casa desarrolladoras de software.

7. Herramientas para microcomputadores. Consisten en productos con


capacidades similares aquellas herramientas destinadas a mainframes ya
descritas. Incluyen software de procesamiento de palabras, gráficos,
planillas electrónicas, generadores de aplicaciones, S.A.B.D. y lenguajes
de programación como BASIC y PASCAL.

Este enfoque de desarrollo por usuarios finales no está libre de algunos inconvenientes.
Lleva a un uso excesivo de recursos computacionales siempre difícil de predecir. Los usuarios no
siguen los mejores procedimientos de desarrollo, lo cual puede llevar a sistemas poco eficientes,
sin mecanismos de control ni auditoria y a menudo con fallas. Los sistemas son generalmente
intransferibles, ya que rara vez se documentan y sólo se adaptan a la idiosincrasia particular de
quien los desarrolló.

Una variante al desarrollo por usuarios finales es la creación de Centros de


Información. Su función es proveer a los usuarios finales de acceso directo a las fuentes de
procesamiento de información por medio de hardware, software y especialistas que los apoyan en
el desarrollo de sus propias aplicaciones (listados computacionales, planillas electrónicas o
gráficos), o extraer datos para la toma de decisiones y análisis con mínimo de asistencia técnica.

Los consultores del centro de información están disponibles para instruir a los usuarios
y para apoyarlos en el desarrollo de las aplicaciones más complejas.
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Cuando se construye el prototipo de un avión, lo fundamental es el diseño general, sus líneas


aerodinámicas, su propulsión y sus elementos de seguridad. En este contexto, serían elementos
secundarios el color de la pintura el tono del tapiz, el menaje de la cocina o el tipo de pruebas con
el fin de asegurar su adecuado diseño y correcto funcionamiento. Asimismo con la Técnica de
Desarrollo de Sistemas de Información por Prototipos, debe construirse el primer modelo pensando
en dar solución al problema principal, en dar respuesta al objeto del sistema, postergando
momentáneamente los aspectos de menor importancia.

Para la construcción del prototipo es indispensable contar con alguna herramienta de cuarta
generación.

Una característica de primera importancia


En esta técnica es el mayor grado de participación del usuario en el desarrollo del sistema e
incluso, él mismo podría desarrollar sus aplicaciones simples, dependiendo de la amistosidad y de
las facilidades del Lenguaje de Cuarta Generación.

A juicio del autor, la Técnica de Desarrollo por Prototipos y los Lenguajes de Cuarta Generación
están en el camino correcto para mejorar y agilizar el desarrollo de sistemas de información,
porque crean un ambiente de naturalidad por la posibilidad de experimentación mediante la técnica
por prototipos, que se acerca bastante al método "por tanteo", de prueba y error el más utilizado en
la naturaleza, y por la mayor potencialidad y creciente amistosidad de los lenguajes de Cuarta
Generación.

Pero

 ¿Cómo y con qué recursos se construye un prototipo?


 ¿Quién construye el prototipo?
 ¿Cuál es la metodología de desarrollo?
 ¿Cuándo corresponde aplicar la técnica por prototipos?

Las respuestas a estas interrogantes corresponden a lo analizado en los siguientes puntos:

 ¿CÓMO Y CON QUÉ RECURSOS SE CONSTRUYE UN PROTOTIPO?

Como se muestra en la Figura 2.1 el prototipo de un sistema se construye a base de


requerimientos mínimos previamente determinados por usuarios finales o analistas y haciendo uso
de un Lenguaje de Cuarta Generación, a través del cual se facilitan las sucesivas correcciones del
sistema. Debe disponerse de un equipamiento computacional apropiado para soportar el Lenguaje
de Cuarta Generación pues, habitualmente estos productos consumen gran cantidad de memoria
almacenamiento secundario y tiempo de procesador.
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REQUERIMIENTOS
INICIALES MINIMOS

LENGUAJE DE
CUARTA GENERACION

PROTOTIPO

FIG. 2.1 Construcción de un prototipo.

Puede ser el usuario final:

Un programador

Un analista de sistemas

Participantes que se definen a continuación:

USUARIO FINAL

Es la persona que hace uso de la información generada en el computador. Conoce claramente su


necesidad y no es especialista en Procesamiento de Datos. Cuando este usuario desarrolla sus
propias aplicaciones, normalmente es un profesional de nivel gestión (o táctico) en la empresa.

Programador
Es un especialista en Procesamiento de Datos, más cercano a la máquina que a los
usuarios. Normalmente, conoce muy bien uno o varios lenguajes de alto nivel (COBOL,
BASIC, RPG, etc.).

Analista de Sistemas
Se ubica entre el Usuario final y el Programador. Es un experto en Procesamiento de
Datos, con sólida formación y experiencia en el área administrativa. Es capaz de definir
procedimientos administrativos y apoyar al usuario en la especificación de sus
requerimientos.

Rápidamente, el centro de gravedad del desarrollo de sistemas se está desplazando desde


los especialistas en Procesamiento de Datos hacia los usuarios finales, quienes poseen ahora,
herramientas de cuarta generación que les permiten una alta participación en el desarrollo,
particularmente en la construcción de prototipos, en conjunto con un analista de sistemas.

En la medida que las técnicas sean más refinadas y los lenguajes más poderosos y
amistosos, será posible que el usuario llegue a construir sus propias aplicaciones menos complejas
y tal vez la única etapa donde requiera apoyo es en la adecuada definición de requerimientos.
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La afirmación anterior puede resultar muy fuerte, sin embargo al comienzo de la


computación en la empresa, los usuarios no tenían acceso físico al computador y tampoco
disponían de terminales. Luego, con la introducción masiva de pantallas, con la multiprogramación
y con el aumento de capacidad en los computadores, al usuario se le permitió consultar su propia
información. Pero esto no fue suficiente y en otro paso adelante con la ayuda de productos
especializados en búsqueda de información, planillas electrónicas y otras herramientas el usuario
comenzó a dar respuesta a sus requerimientos más simples. Queda sólo otro peldaño para que el
usuario desarrolle otras aplicaciones más elaboradas y,... en eso estamos.

Para comprender mejor los alcances de esta progresiva mayor participación del usuario en
el proceso de desarrollo, lo mejor es relacionarlo con el área automotriz, en la cual, en sus
primeros tiempos, se estimaba que el número de automóviles sólo podría llegar hasta la cantidad
de choferes profesionales disponibles, pero el uso del automóvil se generalizó. ¿Por qué?,
simplemente, porque los automóviles se hicieron más simples y poderosos, se reconoció que no
era imprescindible un conocimiento avanzado de mecánica en los choferes y por otro lado, los
usuarios aprendieron a conducir.

 ¿CUÁL ES LA METODOLOGÍA DE DESARROLLO?

En la figura 2.2 se plantea gráficamente la metodología de desarrollo por prototipos, en siete


etapas que comprenden desde el diagnóstico del problema, hasta la mantención regular del
sistema.

Se describen a continuación cada una de las etapas de esta metodología.

Diagnóstico
Al igual que en la metodología tradicional, debe determinarse exactamente cuál es el
problema que se pretende solucionar.

Factibilidad
También al igual que en la metodología tradicional, deben definirse los requerimientos,
plantear y evaluar diversas alternativas de solución al problema, una de las cuales será
computarizar y construir la aplicación con un Lenguaje de Cuarta Generación. Es
importante destacar que la técnica por prototipos y los lenguajes de Cuarta Generación no
son la panacea para resolver todo tipo de problemas. Siempre deber evaluarse otras
alternativas, como podrían ser: una racionalización administrativa, el desarrollo de una
aplicación bajo el esquema tradicional, comprar un paquete especializado, etc.
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DIAGNÓSTICO

FACTIBILIDAD

CONSTRUCCION
DEL
PROTOTIPO

UTILIZACION Y
PRUEBA DEL
PROTOTIPO

MODIFICACIONES AL
PROTOTIPO

GENERACION DE LA
VERSION FINAL DEL
SISTEMA

MANTENCION DEL
SISTEMA

FIG. 2.2 Metodología de desarrollo por prototipos.


Construcción del prototipo

Con los requerimientos definidos en la etapa anterior se construye el prototipo,


normalmente como una tarea de conjunto entre el usuario final y el analista. La secuencia
más habitual de pasos a seguir en su construcción es la definición: del Diccionario de
Datos, de las pantallas, de la lógica, de los menús y de los informes.

Utilización y prueba del prototipo

Una vez construido el prototipo, se prueba para asegurar su correcta construcción y para
determinar si cumple con los requerimientos iniciales especificados. Además, se utiliza el
prototipo con datos reales y en un ambiente lo más cercano a la operación regular para
adaptar los requerimientos iniciales y determinar otros.

Modificaciones al prototipo

De acuerdo con las pruebas de la etapa anterior, se procede a modificar el prototipo, en


una secuencia iterativa y realimentada con las pruebas, hasta lograr una versión que
satisfaga adecuadamente las necesidades.
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Una base de datos es una colección de datos mecanizados, formalmente definida y


centralmente controlada en una organización. Los registros de los datos están físicamente
organizados y almacenados de tal manera que permitan fomentar la disponibilidad, el poderse
compartir, el agrado de desarrollo y la integridad. El enfoque de la base de datos se operacionaliza
mediante un Sistema de Administración de la Base de Datos o (SABD), un sistema de software que
realiza las funciones de definición, creación, revisión y control de la base de datos. Suministrada
las facilidades para la recuperación de los datos, la generación de los datos y la construcción de
aplicaciones. Muchos usuarios finales diferentes y una gran variedad de programas de aplicación
pueden tener acceso a la base de datos y es deseable tener un funcionario en la organización para
ejercer el control sobre ella.
Esta función se conoce como la administración de la base de datos; la persona que realiza y lleva
a cabo dicha función es un administrador de la base de datos.

El sistema de administración de la base de datos controla la interacción entre la base de


datos y los programas de aplicación preparados por los programadores y entre loS usuarios de las
bases de datos y los usuarios no programadores o usuarios ad hoc. El acceso a la actualización de
elementos en la base de datos se lleva a cabo solamente a través del sistema de administración de
la base de datos. El modelo global del sistema de administración de la base de datos se muestra
en la figura 5.5.1.

Hay tres clases de usuarios que interactúan con los sistemas de administración de la base
de datos. Existen lenguajes y procedimientos de instrucción apropiados para cada uno de ellos.

Usuario no
programador Sistema de Administración de Datos

Facilidades de Lenguajes para


consulta a la Base de Datos

Definición de la Base de Datos


Creación de la Base de Datos
Administrador Redefinición de la Base de Datos
de la base de Reestructuración de la Base de Datos Base de
datos (ABD) Controles de Integridad Datos

Lenguajes de interfaz para la


Programación de la Base de Datos

Usuario
Programador
Programa de
Aplicación

Fig. 5.5.1. Modelo conceptual de un sistema de Administración, de la base de datos (Adaptado


de Gordon C. Everest, Data base management: Objectives, Systems Function and
Administration McGraw-Hill New Cork 1984).
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1. El usuario no-programador. Es el usuario que no escribe programas para usar la base de


datos, Usualmente un analista o un usuario con entrenamiento especial. Utiliza programas
ad hoc de consultas e informes con un lenguaje de consulta a la base de datos.

2. El usuario programador. Un programador. Un programador de aplicaciones quien hace el


análisis y la programación de las aplicaciones. Emplea instrucciones de interfaz especiales
para la base de datos, con el fin de programar el acceso de las aplicaciones a la base de
datos a través del sistema de administración. Las instrucciones llaman al sistema de
administración de la base de datos para solicitar datos, l1evar a cabo las actualizaciones,
etc. El usuario programador puede también emplear lenguajes de consulta a la base de
datos para encargos especiales.

3. El administrador de la base de datos (ABD). El ABD utiliza instrucciones especiales y


herramientas del sistema de administración de la base de datos (un de definición de datos
o LDD) para definir, crear, redefinir, y reestructurar la base de datos e implementar los
controles de integridad.

La instalación de una base de datos exige procedimientos para determinar los


requerimientos de los datos que se van a almacenar en el1a y el uso del software para construir la
base de datos inicial, mantenerla y reorganizarla, suministrar datos para los programas de
aplicaciones, y ejecutar las consultas ad hoc y las solicitudes de informes. El funcionario de
administración de la base de datos lleva a cabo o supervigila estas actividades. La atención de este
capítulo se centra sobre la primera actividad, la determinación de los datos que se van a
almacenar.
OBJETIVO DE LA BASE DE DATOS DESCRIPCIÓN

Disponibilidad Los datos deberían estar disponibles para usarlos en las


aplicaciones (tanto las actuales como las futuras) y en las
consultas.

Compatibilidad Los datos elementales preparados para una aplicación están


disponibles para todas las aplicaciones o consultas. Ningún
dato elemental es "propiedad" de una aplicación.

Evolución La base de dalos puede evolucionar según evolucionen la


utilización de la aplicación y las necesidades de
interrogación.

Independencia de los datos Los usuarios de la base de datos establecen su visión de los
datos y de su estructura, sin mirar el almacenamiento físico
actual de los datos.

Integridad de los datos La base de datos establece un alto nivel uniforme de


exactitud y de consistencia. Las reglas de validación son
aplicadas por el sistema de administración de la base de
datos.

La independencia de los datos se lleva a cabo mediante la segregación de los datos


provenientes de los programas que los utilizan, suministrando las facilidades (herramientas) para
las diferentes visiones de los usuarios, y la separación del diseño lógico y el diseño físico. La
materia prima para el diseño físico es el diseño lógico de la base de datos que describe los datos.
El objetivo de compatibilidad da por resultado una administración de la redundancia no-planteada.
La redundancia se presenta cuando un mismo dato elemental se almacena varias veces. Con un
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sistema de base de datos, se requiere almacenarlo sólo una vez. Esto reduce las inconsistencias y
también ayuda a la consecución de los objetivos de la integridad de los datos. El objetivo de la
integridad de los datos también se logra teniéndolos controlados en la base de datos a través de la
función de la administración, la creación de datos, el acceso y la actualización llevados a cabo por
el software de la administración de la base de datos.

Diccionario de datos

Un diccionario de datos, como su nombre lo indica, es un depósito de información respecto a


los datos. En algunos sistemas de bases de datos, las definiciones almacenadas de los datos
(llamados esquemas), proveen toda la información necesaria de un diccionario de datos; en otros,
el diccionario de datos es complementario
Aunque seria posible en una pequeña base de datos limitada preparar un diccionario manual, el
término se refiere a un diccionario mantenido por un software especial de diccionario de datos.
Contiene información como la siguiente acerca de los datos:

1. El nombre del dato elemental

2. Una descripción del dato elemental. Esta puede ser una descripción de un lenguaje (tal
como "un código único de 9 dígitos como identificación") o una descripción de
procesamiento de datos (tal como PIC X (12) para el tiempo y número de caracteres en un
campo). Las descripciones pueden también especificar los valores permisibles (número,
intervalo de valores, etc), criterios de edición y de validación, seguridad, cálculos para
determinar un valor, clasificación, alias, propietarios y número de veces que se presentan.

3. Fuentes de datos-varias fuentes de entrada.

4. Análisis del impacto-usuarios de los datos que incluyen pantallas, informes, programas y
cargos dentro de la organización que tienen acceso y emplean un determinado dato.

5. Palabras claves utilizadas para la categorización y la búsqueda de las descripciones de los


datos elementales.

La información en el diccionario de datos gira en torno tanto de los tipos de datos corno de
su uso. Relaciona a la documentación de los requerimientos de diseño y a las decisiones de
diseño.

Hay, por lo general, tres tipos de facilidades (instrumentos) en el diccionario de datos

1. Facilidades de informes. Hay un informe detallado sobre los datos elementales y sus usos.
Los informes con referencias cruzadas muestran las relaciones y los informes de resumen
proporcionan varios datos resumidos.

2. Facilidades de control. Esta herramienta detecta las violaciones de las normas de


autorización al usuario, la documentación, etc.

3. Facilidades de extracción. Se realizan tareas especificas tales como la preparación de los


datos de pruebas, la copia de la codificación de los programas existentes, la inserción de los
programas en desarrollo, la copia de la codificación de los programas existentes, la inserción
de los programas en desarrollo, la copia de la documentación de la codificación fuente.

El diccionario de datos proporciona listas de datos elementales ordenados alfabéticamente


mediante clasificaciones, palabras claves. etc. También ofrece una descripción oficial y
consecuente de los datos, así como también los nombres consistentes de los datos para la
45

programación y recuperación.

EJEMPLO EL DICCIONARIO DE DATOS PUEDE DAR RESPUESTAS A CONSULTAS ESPECÍFICAS


TALES COMO TODOS LOS DATOS ELEMENTALES QUE DESCRIBEN "PRODUCTOS".

La ventaja de los diccionarios no la constituyen solamente la consistencia de las


descripciones de datos y nombres, sino también la facilidad de actualización donde quiera que la
descripción de datos sea útil a muchos propósitos. Por ejemplo, si se va a hacer un cambio en un
código de producto, algunos diccionarios de datos identifican todos los programas, las entradas por
pantalla y el informe en el cual aparece el dato elemental.

Los diccionarios de datos pueden ser utilizados por el administrador de la base de datos y
refuerzan las normas para los nombres y las descripciones; quienes crean datos deben cumplir con
estos estándares. La creación de un diccionario de datos representan un esfuerzo significativo para
eliminar las inconsistencias anteriores y las ambigüedades. Los mismos datos elementales en
diferentes aplicaciones tendrán diferentes nombres, de manera tal que se puede especificar
sinónimos. También, el mismo nombre se pudo haber empleado en diferentes aplicaciones para
referirse a diferentes datos elementales.

CONCEPTOS DE DATOS

Antes de considerar el uso de los archivos o del enfoque de la base de datos, es importante
entender cómo se presentan los datos. En esta sección se incluyen las definiciones básicas, en
éstas inicialmente los datos se consideran aislados del mundo real y posteriormente se considera
su almacenamiento en los archivos.

Realidad, datos y meta datos

Solamente el mundo real en sí puede ser mencionado como la realidad. Aquellos datos que
se obtienen de las personas, de lugares o de eventos de la realidad, eventualmente serán
almacenados en archivos o en base de datos. Con el fin de comprender la forma y la estructura de
los datos, se requiere de información acerca de los datos mismos. Aquella información descriptiva
de los datos se le denomina como metadato.

En la figura 5 5 2. se plantea de manera esquemática, la relación existente entre la realidad,


los datos y los metadatos. Dentro del contexto de la realidad se tienen entidades y atributos; dentro
del contexto de los datos reales, se tienen registros de eventos y datos de los eventos; dentro del
contexto de los metadatos, hay definiciones de registros y definiciones de los datos. En la siguiente
sección expondrá el significado de todos estos términos.

REALIDAD
Entidades Atributos

Datos de
DATOS Registro de ocurrencias ocurrencia

Definición de registros Definición de los


METADATOS datos
Fig. 5. 5. 2. Realidad, datos y metadatos.
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ENTIDADES

Una entidad es cualquier objeto o evento, acerca del cual, se recolectan datos. Una entidad puede
ser una persona, un lugar o un objeto. Por ejemplo, un vendedor, una ciudad o un producto. Una
entidad también puede ser un evento o unidad de tiempo, tal como la descompostura de una
máquina, un mes o un año.

RELACIONES

Las relaciones son asociaciones entre entidades (y algunas se refieren como asociaciones de
datos). La figura 5.5.3 es un diagrama de relación de entidades, el cual muestra diferentes tipos de
relaciones.

El primer tipo de relación es una relación de uno a uno (designa como 1:1). El diagrama muestra
que para cada PRODUCTO existe un solo EMPAQUE. La segunda relación de uno a uno muestra
que cada EMPLEADO tiene una OFICINA única. Observe que todas estas entidades pueden
describirse aún más (el PRECIO PRODUCTO no seria una entidad, tampoco sería una extensión
telefónica).

El segundo tipo de relación es una asociación de uno a muchos (1:M). Corno se muestra en la
figura, a un MEDlCO dentro de una organización de cuidados médicos se le asignan muchos
PACIENTES, pero un PACIENTE es asignado sólo a un MEDICO. Otro ejemplo muestra que un
EMPLEADO es un miembro de sólo un DEPARTAMENTO, pero cada DEPARTAMENTO tiene
numerosos EMPLEADOS.

Finalmente, una relación de muchos a muchos (designado como M:N) describe la


posibilidad de que las entidades puedan tener numerosas asociaciones en cualquier dirección. Por
ejemplo, un ESTUDIANTE puede tener muchos CURSOS, mientras que al mismo tiempo, un
CURSO puede tener muchos ESTUDIANTES inscritos. El segundo ejemplo muestra cómo un
VENDEDOR puede cubrir muchas ciudades, y una CIUDAD puede ser una área de ventas para
muchos VENDEDORES.
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1:1

PRODUCTO EMPLEADO

1 1

se se le M:N
lista asigna
para

1 1 ESTUDIANTE VENDEDOR

EMPAQUE DEL OFICINA M M


PRODUCTO
Tema atiende a

MEDICO EMPLEADO
N N
1 M
CURSOS CIUDAD

Trata pertenece
al a

M 1

PACIENTE DEPARTAMENTO

1aM Ma1

FIG 5.5.3. Diagramas de Relación-entidad que muestran asociaciones uno a uno, uno a muchos,
muchos a uno o muchos a muchos.

ATRIBUTOS

Un atributo es una característica de una entidad. Puede haber muchos atributos para cada
entidad. Por ejemplo, un paciente (entidad) puede tener numerosos atributos, tales como el
apellido, nombre, dirección, ciudad, estado, etc. La fecha de la última visita del paciente, así como
el detalle de la receta, también son atributos. Cuando se elaboró el diccionario de datos, el
elemento más pequeño fue denominado elemento dato o sencillamente dato. Cuando se exponen
los conceptos con referencia a los archivos y a la base de datos, estos datos se refieren también
como datos. Los datos de hecho son las unidades más pequeñas en un archivo o en una base de
datos, la palabra dato también puede utilizarse de manera intercambiable con la de atributo.

Los datos pueden tener un valor. Estos valores pueden ser de longitud fija o variable;
pueden ser alfabéticos, numéricos o alfanuméricos. En la figura 5.5.4 pueden observarse ejemplos
de elementos dato y de sus valores.

En ocasiones, un dato puede referirse como un campo; sin embargo, esto es incorrecto,
48

pues un campo representa algo físico y no lógico. Además, numerosos datos pueden agruparse en
un campo; el campo puede leerse y convertirse en numerosos datos.

EJEMPLO
DE LO ANTERIOR OCURRE CUANDO SE ALMACENA LA FECHA EN UN SOLO CAMPO, TAL
COMO MM / DD / AA.

Con el fin de ordenar el archivo por fecha, se extraen tres elementos dato separados del campo,
ordenándose primero por AA, luego por MM y finalmente por DD.

REGISTROS

Un registro es una colección de datos elementales que tienen algo en común con la
entidad descrita. La figura 5.5.5 es una ilustración de un registro con numerosos datos
relacionados. El registro muestra un pedido colocado para una empresa de ventas por
correspondencia. Son atributos el #-ORDEN, APELLIDO, NOMBRE, DIRECCIÓN, CIUDAD,
ESTADO y TARJETA DE CRÉDITO. La mayoría de los registros tienen una longitud fija, de tal
forma que no es necesario determinar en cada ocasión la longitud del registro.
Entidad Dato Valor
Vendedor Número del Vendedor 87254
Nombre del Vendedor Kaytell
Nombre de la Compañía Music Unlimited
Dirección 45 Arpeum Circle
Ventas $ 20,765
Ancho 2
Altura 16
Longitud 16
Empacado Peso 3
Dirección para enviar 765 Dulcinea Drive
Dirección del Remitente P.O. Box 341 Spring Valley, MN
Producto(s) B521
Descripción( es) "Mi bella Dama" disco compacto
Cantidad ordenada 1
Apellido de la Persona que solicita la orden Kiley
Inicial del nombre R.
Dirección 765 Dulcinea Drive
Ciudad La Mancha
Estado CA
Código Postal 93407
Número de la tarjeta de crédito 65-8798-87
Fecha del pedido 05/01/87
Cantidad $6.99
Status
Devuelto
Fig. 5.5.4 Se le asignan valores típicos a los datos, los cuales pueden ser números, caracteres
alfabéticos, caracteres especiales o combinaciones de los tres.
49

Según ciertas circunstancias (por ejemplo, cuando el espacio es muy valioso), se utilizan
registros de longitud variable Un registro de longitud variable se utiliza como alternativa para
reservar una gran cantidad de espacio para registros más largos, como serian el número máximo
de visitas de un paciente a un médico. Cada visita contendría numerosos elementos dato que
serian en parte del registro global del paciente (o el folder del archivo en un sistema manual).

Registro

# APELLIDO INICIAL DIRECCION CIUDAD ESTADO TARJETA-


ORDEN CREDITO

Atributos
Llave

Fig. 5.5.5 Un registro cuenta con una llave (criterio) primaria, el cual puede tener numerosos atributos

LLAVES

Una llave es un dato elemental en un registro que se utiliza como criterio de identificación
para éste. Cuando una llave identifica de manera exclusiva un registro se le denomina llave
primaria (o criterio primario). Por ejemplo, un #-ORDEN, puede ser una llave primaria porque sólo
hay número asignado a cada orden o pedido de cliente. De esta manera, la llave primaria identifica
la entidad del mundo real (orden del cliente)

Una llave puede denominarse llave secundaria (o criterio secundario) si no identifica de


manera exclusiva a un registro. Las llaves secundarias se utilizan para seleccionar a un grupo de
registros que pertenecen a un conjunto (por ejemplo, las órdenes que provienen del estado de
Virginia).

Cuando no es posible identificar de manera exclusiva un registro utilizando uno de los


elementos dato presentes en el registro, la llave puede construirse mediante la elección de dos o
más elementos dato combinándolos entre sí. A este criterio se le denomina llave concatenada.
Cuando se utiliza un elemento dato en un registro como criterio, se subrayará la descripción. En
consecuencia, en el REGISTRO ORDEN (#ORDEN, APELLIDO, DIRECCION-ESTADO, TARJETA
DE CRÉDITO) la llave es #ORDEN. Si el atributo es una llave presente en otro archivo, debe
subrayarse con una línea separada.

METADATOS

Los metadatos son datos acerca de los datos presentes en el archivo o en la base de datos.
Los metadatos describen el nombre que se les da la longitud asignada a cada dato elemental. Los
metadatos también describen la longitud y la composición de cada uno de los registros.

La figura 5.5.6 es un ejemplo de metadatos para una base de datos. La longitud de cada
elemento se indica, donde 52 significa que se reservarán 5 espacios para el número (dos de los
50

cuales a la derecha del punto decimal). La letra N significa "numérico", la A corresponde a


"alfabético" y la C se refiere a "compuesto" (alfanuméricos). La letra D se refiere a la fecha (date) y
se toma automáticamente de la forma MM / DD / AA

También es posible que paquetes de base de datos especifiquen un formato aceptable,


donde los números, las letras, los guiones, etc., deben aparecer en un lugar en particular. El orden
de los datos elementales es el orden lógico en el registro; si se presenta un registro, los datos
elementales se encuentran en el orden indicado de arriba hacia abajo.

UN EJEMPLO DE RELACIÓN ENTRE ENTIDADES

UN DIAGRAMA DE RELACIÓN DE ENTIDADES QUE CONTIENE NUMEROSAS DE ELLAS, DIVERSOS TIPOS


DE RELACIONES Y NUMEROSOS ATRIBUTOS, COMO SE ILUSTRA EN LA FIGURA
5.5.7. EN ESTE EJEMPLO, UN
MEDICO TRATARÁ A NUMEROSOS PACIENTES (1:M) QUIENES OPERAN CON SUS PROPIOS
CORREDORES DE SEGUROS. POR SUPUESTO, EL PACIENTE ES SÓLO UNO ENTRE LOS NUMEROSOS
PACIENTES QUE ESPERAN CON TAL CORREDOR DE SEGUROS (M:1).

Para completar los registros del MEDICO, el médico necesita obtener la información acerca
del tratamiento que ha recibido el PACIENTE. Muchos PACIENTES reciben numerosos
tratamientos, estableciendo una relación de muchos a muchos (M:N). Los TRATAMIENTOS
pueden incluir recetas o algo similar, pues tales tratamientos pueden requerir combinaciones de
drogas farmacéuticas, así como muchas drogas pueden servir para numerosos tratamientos.

En la figura 5.5.8 se incluye cierto detalle de los atributos. Los atributos se enumeran junto a
cada una de las entidades y los criterios se subrayan. Por ejemplo, la entidad receta un MONBRE-
PRODUCTO, DOSIS, FABRICANTE Y CANTIDAD. De manera ideal, sería benéfico diseñar
primero una base de datos con este enfoque mediante el uso de diagramas de relación de
identidades, y luego, llenar con detalle sus atributos. Este es un enfoque deseable de arriba hacia
abajo (descendente), pero en ocasiones, muy difícil de lograr.

DATO VALOR
Número del Vendedor N 5
Nombre del Vendedor A 20 Campos
Nombre de la Compañía C 26 N Numérico
Dirección C 36 A Alfabético
Ventas N 9.2 C Compuesto (A o N)
Espesor N 2 D Fecha MM/DD/AA
Altura N 2
Longitud N 2
Peso N 2
Dirección para enviar C 36
Dirección del remitente C 36
Producto(s) C 4
Descripción(es) C 30
Cantidad Ordenada N 2 Pueden especificarse
Apellido de la persona que solicita la orden formatos especiales
A 24
para los campos
51

Inicial del nombre A 1


Dirección C 28
Ciudad A 12
Estado N 9
Código Postal N 9
Número de la Tarjeta de Crédito C 10 99-9999-99
Fecha del pedido D 8 MM/DD/AA
Cantidad N 7.2
Status C 2.2
7.2 significa que el campo
Fig. 5.5.6 Los metadatos contienen la descripción de lo que cada abarca hasta 7 dígitos, de
los cuales los dos de la
dato aparenta
derecha son decimales.

MEDICO

trata

M
M N
PACIENTE sintomas TRATAMIENTOS

M M

Suscrito incluye
a

1 N

EMPRESA RECETAS
ASEGURADORA

Fig. 5.5.7 El diagrama de relación de entidades para el tratamiento del paciente incluye a las entidades
MEDICO, PACIENTE, ASEGURADORA, TRATAMIENTOS y RECETAS.
52

(NOMBRE MEDICO
DIRECCIÓN MÉDICO,
TELEFONO MÉDICO, MEDICO
ESPECIALIDAD)

trata

M
M N
(NOMBRE PACIENTE sintomas (DESCRIPCIÓN,
DIRECCION PACIENTE PACIENTE TRATAMIENTOS FECHA,
TELEFONO PACIENTE SINTOMAS)
FECHA PRIMERA
VISITA)

M M

Suscrito incluye
a

1 N
(NOMBRE
ASEGURADORA
DIRECCION EMPRESA RECETAS (NOMBRE PRODUCTO
ASEGURADORA
DESCRIPCION ASEGURADORA DOSIS, FABRICANTE,
PLAN) CANTIDAD)

Fig. 5.5.8 El criterio se subraya en cada caso. Los atributos pueden listarse a un lado de las entidades

ORGANIZACIÓN DE BASE DE DATOS

Visiones lógica y física de los datos

Una base de datos, a diferencia de un archivo, la comparten muchos usuarios. Y


naturalmente cada usuario verá los datos de manera diferente. Nos referimos a la forma en que un
usuario concibe y describe los datos desde una presentación de usuario, sin embargo, el problema
es que usuarios diferentes tienen enfoques diferentes. Estas presentaciones se examinan en el
modelo lógico global de la base de datos, que eventualmente deberá desarrollarse. Finalmente, el
modelo lógico de la base de datos debe transformarse en el correspondiente diseño físico de la
base de datos. El diseño físico considera la forma de almacenamiento de los datos y de sus
interrelaciones, así como la mecánica del acceso.
53

Reporte del usuario


(salida tabular, gráficas, etc.)
Reporte del usuario
(Salida labular, gráficas, etc.)

Presentación del usuario o esquema del usuario


Presentación
(descripción delnecesidades
de las usuario o esquema delusuario)
de datos del usuario
(descripción de las necesidades de datos del usuario)

Esquema conceptual
Esquema
(modelo del diseño conceptual
lógico de la base de datos)
(modelo del diseño lógico de la base de datos)

Esquemainterno
Esquema interno
(modelo
(modelo del
del diseño físicodedelala
diseño físico base
base de de datos)
datos)

Fig. 5.5.9 El diseño de la base de datos incluye el resumen de los reportes del usuario, las
presentaciones para el usuario y los diseños lógicos y físicos
En la literatura de base de datos, tal presentación se refiere al esquema. La figura 5.5.9
muestra como se relacionan el reporte del usuario y la presentación del usuario (esquema del
usuario) a un modelo lógico (esquema conceptual) y a un diseño físico (esquema interno).

Existen tres tipos básico de base de datos con una estructuración lógica: jerárquica, en red
y de relación.

ESTRUCTURA DE DATOS JERÁRQUICA

Las estructuras de datos jerárquicas implican que una entidad no puede tener más de una
entidad propia. Esto es, una estructura hecha de varias asociaciones 1:M ó 1:1. Otras
asociaciones, tales como M:1 ó M:N no se permiten.
54

Las estructuras jerárquicas en ocasiones se denominan árboles porque los subordinados


conectados a las cantidades a las cuales pertenecen semejan las ramas de un árbol, aunque
curiosamente dibujadas hacia abajo, tal y como se muestran en la figura 5.5. 10.

En ocasiones, es muy sencillo recuperar información a partir de una base de datos


jerárquica. Corno un ejemplo, consideremos la estructura jerárquica de la figura 5.511. Este
ejemplo, cada disco compacto (ARTICULO) cuenta con uno o más subordinados (CLIENTES). Si
nos interesara ver quién ordenó el disco compacto "calle 42"', nos dirigiremos a la entidad B894
exclusivamente y miremos a cada subordinado (en este caso 11845 y 11872) para encontrar los
nombres de "Channing" y "Kiley".

ENTIDAD

ENTIDAD ENTIDAD ENTIDAD

ENTIDAD ENTIDAD ENTIDAD ENTIDAD ENTIDAD

Fig. 5.5.10 La recuperación de datos en una estructura jerárquica de datos se realiza con base en las
ramificaciones.

Sin embargo, en ocasiones las operaciones pueden volverse más sofisticadas. Por ejemplo,
si encontramos un error en el número de tarjeta de crédito de “G. MacRae", necesitaremos
consultar a través de cada entidad de referencia para aseguramos que buscamos cada ocurrencia
de "G. MacRae". Observe también que no podríamos agregar un nuevo cliente hasta que se
eligiera un artículo específico. Esta es una de las desventajas de una estructura jerárquica cuales
son datos comunes a ambas entidades.
55

ARTICULO

8235 Muñecos y Muñecas 8.99

CLIENTE

10784 MacRae. G 2314 Curly Circle Lincoln NE 45-4654- 76 Embarcado el 12/may


10796 JoneS S 34 Dream Lane Oklahoma City OK 45-9876-74 Embarcado el 14/may
11872 Kiley R 765 Dulcinea Drive La Mancha CA 65-8798-87 En proceso

B521 Mi Bella Dama 6.99

11821 Preston R 1008 Madison Ave. River City IA 34 - 7642 - 64 En proceso

B894 Calle 42 10.99

11845 Channing C 454 Harmonia St. New York NY 34-0876-87 Devuelto


11872 Kiley R 765 Dulcinea Drive La Mancha CA 65-8798-87 Embarcado el 12/may

B992 A Chorus Line 10.99

10784 MacRae G 2314 Curly Circle Lincoln NE 45-4654-76 Embarcado el 12/may

Fig. 5.5.11 En una estructura de datos jerárquica, los CLIENTES se representan subordinados al
ARTÍCULO.

ESTRUCTURAS DE LA RED DATOS

Una estructura reticular permite que cualquier entidad cuente con cualquier número de
subordinados o de superiores. En la figura 5.5.12 se ilustra una estructura de red. Las entidades
se conectan mediante el uso de enlaces de red, los cuales son datos comunes a ambas entidades
conectadas. Algunos de los problemas inherentes a las estructuras jerárquicas pueden advertirse
mediante el uso de una estructura reticular, pero la estructura en red no deja de ser compleja.

En la figura 5.5.13 se muestra un ejemplo de una base de datos de ordenamiento de discos


compactos, que utiliza una estructura de red. Las entidades (DESCRIPCIÓN-ARTICULO y
DETALLES-ORDEN) se conectan mediante enlaces de red (ENLACE-ESTADO). Al actualizar un
registro (tal como la corrección del número de tarjeta de crédito de una persona), es más fácil que
56

si fuera una estructura jerárquica, pues el registro de la orden (10784 por "MacRae") aparece sólo
una vez. También es posible insertar registros para aquellos clientes que no hayan colocado
pedidos (por ejemplo, si sólo desearan estar registrados en la lista de correos de catálogos). La
conveniente DESCRIPCION-ARTICULO puede agregarse en una fecha anterior a la colocación de
los pedidos.

ENTIDAD ENTIDAD

ENLACE ENLACE ENLACE ENLACE

ENTIDAD ENTIDAD ENTIDAD

Fig. 5.5.12 Las estructuras en red permiten que la entidad cuente con numerosos subordinados o
superiores, y las entidades se conectan por medio de enlaces comunes.
57
58

ESTRUCTURAS DE DATOS RELACIONALES

Una estructura relacional consiste en una o más tablas bidimensionales, las cuales se
refieren corno relaciones. Los renglones de las tablas representan los registros y las columnas
contienen los atributos.

En la figura 5.5.14 la base de datos de órdenes de discos compactos se plantea como una
estructura relacional. Aquí se necesitan de tres tablas para: 1) describir los artículos y dar
seguimiento al precio actual de los discos compactos (PRECIO-ARTICULO); 2) describir los
detalles de la orden (ORDEN); y 3) identificar el estatus de la orden (ESTADO-ARTICULO).

Para determinar el precio de un artículo, necesitamos saber el número del artículo para ser
capaces de encontrarlo en relación PRECIO-ARTICULO. Para actualizar el número de tarjeta de
crédito "G. MacRae's" podemos buscar MacRae en la relación ORDEN y corregirlo una sola vez,
aun a pesar de que él haya ordenado varios discos compactos. Para localizar el estatus se parte
de una, sin embargo, necesitaremos saber el #-ARTICULO, #-ORDEN; y localizar tal información
en la relación ESTADO- ARTICULO.

Es bastante simple el mantenimiento de las tablas de una estructura relación al compararlo


con el mantenimiento de una estructura jerárquica o de red. Una de las ventajas principales en la
estructura relacional, es que las consultas específicas se manejan de una manera muy eficiente.

Cuando las estructuras de relación se discuten en la literatura de base de datos, con


frecuencia se utiliza un vocabulario diferente. Un archivo se denomina una relación un registro
generalmente se refiere como una tipleta o eneada y al conjunto de valores de atributos se le
denomina dominio.

Con el fin de que las estructuras relacionadas sean útiles y manejables, las tablas
relacionales deben "normalizarse" primero. En la siguiente sección se detalla tal proceso de
normalización.
59

NORMALIZACION

La normalización es el proceso de transformación de las complejas presentaciones de


usuario y de los almacenamientos de datos en conjuntos estables de estructuras de datos de
menor tamaño. Además de ser más sencillas, tales estructuras son más estables. Las estructuras
de datos normalizados son más fáciles de mantener.

PRECIO-ARTICULO

#--ARTICULO TITULO PRECIO


B235 Muñecos y Muñecas 8.99
B521 Mi Bella Dama 6.99
B894 Calle 42 10.99
B992 A Chorus Line 10.99

ORDEN

CUENTA
# ORDEN APELLIDO I DOMICILIO CIUDAD EDO.
CARGO
10784 MacRae G 2314 Curly Circle Lincoln NE 45.4654.76
10796 Jones S 34 Dream Lane Oklahoma City OK 44.9876.74
11821 Preston R 1008 Madison Ave. River City lA 34.7642.64
11845 Channing C 454 Harmonia St. New York NY 34.0876.87
11872 Kiley R 765 Dulcinea Drive La Mancha CA 65.8798.87
ARTICULO

# ARTICULO # ORDEN STATUS


B235 10784 Embarcado el 12/may
B235 10796 Embarcado el 14/may
B235 11872 En proceso
B521 11821 En proceso
B894 11845 Devuelto
B894 11872 Embarcado el 12/may
B992 10764 Embarcado el 12/may

Fig. 5.5.14 En una estructura de datos relacional, los datos se almacenan en varias tablas.
60

LOS TRES PASOS DE NORMALIZACIÓN


Al comenzar ya sea con la presentación del usuario o con el almacenamiento de datos
diseñado para un diccionario de datos, el analista normaliza una estructura de datos en tres pasos,
tal y como se muestra en fa figura 5.5. 15

Cada paso involucra un importante procedimiento de simplificación de la estructura de los datos.

La relación derivada de la presentación del usuario o del almacenamiento de datos,


generalmente se encontrará no normalizada.

La primera etapa
Del proceso incluye la eliminación de grupos repetidos y la identificación de la llave que
define al criterio primario. Con el fin de hacer esto, la relación necesita desglosarse en dos
o más relaciones. En este punto, las relaciones pueden encontrarse en la forma normal
tercera, pero quizás sean necesarios más pasos para transformar las relaciones a la forma
normal tercera.

El segundo paso
Asegura que todos los atributos no-llave, o sin llave sean, completamente dependientes de
la llave del criterio primario. Todas las dependencias normales se eliminan y se colocarán
en otra relación.

El tercer paso
Elimina cualquier dependencia transitoria. Una dependencia transitoria es aquella en la
cual sus atributos no-llave son dependientes de otros atributos no-llave.
61

0 0
0 Presentacio- 0
0 nes del 0
0 0
0 usuario 0
0 0
0 0
0 0
0 0

Relaciones no
normalizadas

Paso 1: Elimine los


grupos repetidos

Relaciones
normalizadas
(FN1)
Paso 2: Elimine las
dependencias
parciales
Relaciones en forma
normal secundaria
(FN1)

Paso 3: Elimine las


dependencias
Relaciones en forma transitorias.
normal 3 (FN3)

Fig. 5.5.15 La normalización de una relación se realiza en tres grandes pasos.


62

O Compañía de Equipos O
Hidráulicos Al S. Well
O Spring Valley, Minnesota
O
O Vendedor # : 3462
O
O Nombre : Waters O
Area de Ventas : Occidente
O O
O NUMERO NOMBRE NUMERO LOCALIDAD VENTAS O
ALMACEN
O CLIENTE CLIENTE ALMACEN O
O 18765 Delta Services 4 Fargo 13,540 O
18830 M. Levy and Sons 3 Bismarck 10,600
O O
Fig. 5.5.16 Un reporte de usuario de la Compañía de Equipos Hidráulicos AI S. Well.

EJEMPLO DE NORMALIZACIÓN

LA FIGURA 5.5.16 ES UNA PRESENTACIÓN PARA EL USUARIO DE LA COMPAÑÍA MANUFACTURERA DE


EQUIPO AL S. W ELL HYDRAULIC. EL REPORTE MUESTRA:

1) EL NUMERO-VENDEDOR; 2) EL NOMBRE-VENDEDOR; Y 3) EL AREA-VENTAS. LA PARTE


CENTRAL DEL REPORTE MUESTRA 4) EL NUMERO-CLIENTE Y 5) EL NOMBRE-VENDEDOR. MÁS
ADELANTE 6) EL NUMERO-ALMACEN EL CUAL LE DARÁ SERVICIO AL CLIENTE COMO SE INDICA, SEGUIDA
POR 7) LA UBICACION-ALMACEN, LA CUAL ES LA CIUDAD EN LA CUAL SE LOCALIZA LA COMPAÑÍA. LA
INFORMACIÓN FINAL QUE CONTENDRÁ LA PRESENTACIÓN PARA EL USUARIO ES 8) VALOR-VENTA. LOS
RENGLONES (UNO PARA CADA CLIENTE) EN LA PRESENTACIÓN DEL USUARIO MUESTRAN QUE LOS ARTÍCULOS
DEL 4 AL 8, FORMAN UN GRUPO REPETIDO.

Si el analista utiliza un enfoque de diccionario/flujo de datos, la misma información


aparecerá, tanto para el usuario como en la estructura de datos. La figura 5.5.17 muestra cómo
aparecería la estructura de datos, en el diccionario de datos, durante la etapa de análisis. Los
grupos repetidos también se anotan en la estructura de datos por medio de un asterisco (*) y se
marca una sangría en los siguientes renglones.

NUMERO-VENDEDOR
NOMBRE-VENDEDOR
AREA-VENT AS
NUMERO-CLIENTE* (1- )
NOMBRE-CLIENTE
NUMERO-ALMACEN
LOCALIDAD-ALMACEN
LOCALIDAD-VENTAS
63

Fig. 5.5.17 El analista encontrará de utilidad una estructura de datos (a partir de un diccionario de
datos) para el desarrollo de una base de datos.

NOMBRE-
VENDEDOR
NUMERO -
VENDEDOR

AREA-
VENTAS

NUMERO- NOMBRE-
CLIENTE CLIENTE

NUMERO- UBICACIÓN-
ALMACEN ALMACEN

NUMERO-
ALMACEN
NUMERO-
CLIENTE
UBICACIÓN-
ALMACEN

NUMERO VENDEDOR VALOR-


+
NUMERO CLIENTE
VENTAS

Fig. 5.5.18 La elaboración de diagramas de datos modelo para asociaciones entre los datos,
en ocasiones auxilia al analista para apreciar la complejidad del almacenamiento de
los datos.

Antes de continuar, observe en la figura 5.5.18 las asociaciones existentes entre los datos
elementales. Este tipo de ilustración se denomina diagrama de burbuja o diagrama de modelo de
datos. Cada entidad se encierra en una elipse y se utilizan flechas para indicar las relaciones.
Aunque es posible dibujar estas relaciones en un diagrama E-R, en ocasiones, es más fácil utilizar
un sencillo diagrama de burbuja para modelar los datos.

En este ejemplo existe sólo un NUMERO-VENDEDOR asignado a cada NOMBRE-


VENDEDOR y tal persona cubrirá sólo un AREA-VENTAS, pero cada AREA-VENTAS puede
asignarse a muchos vendedores; es por ello, que se utiliza la notación de doble flecha de AREA-
VENTAS A NUMERO-VENDEDOR, y para cada NUMERO-VENDEDOR puede haber muchos
NUMERO-CLIENTE(s).

Y es por ello que habrá una correspondencia uno a uno entre NUMERO-CLIENTE y
NOMBRECLIENTE; lo mismo es cierto para NUMERO-ALMACEN. NUMERO-CLIENTE tendrá sólo
64

un NUMERO-ALMACEN y ALMACEN-UBICACION, pero cada NUMERO-ALMACEN o ALMACEN-


UBICACION puede dar servicio a numerosos NUMERO-CLIENTE. Finalmente, con el fin de
determinar el VALOR-VENTAS para una petición del vendedor para una compañía particular tanto
el NUMERO-VENDEDOR como el NUMERO-CLIENTE.

El principal objetivo del proceso de normalización es simplificar toda la complejidad existente


de los datos en las aplicaciones de los usuarios.

EJEMPLO

SI EL ANALISTA CONSIDERA UTILIZAR LA PRESENTACIÓN ANTES EXPUESTA DEL USUARIO E INTENTARA


DESARROLLAR UNA TABLA DE RELACIÓN A PARTIR DE ELLA, LA TABLA SE ASEMEJARÍA A LA DE LA
FIGURA 5.5.19 YA QUE ÉSTA ES UNA RELACIÓN QUE SE BASA EN NUESTRA PRESENTACIÓN INICIAL
PARA EL USUARIO, NOS REFERIREMOS A ELLA COMO REPORTE-VENTAS.

NUMERO AREA
NOMBRE NUMERO NOMBRE NUMERO UBICACION VALOR
VEN-
VVENDEDOR VENDEDOR TAS CLIENTE CLIENTE ALMACEN ALMACEN VENTAS
: 3462 Waters West 18765 Delta Systems 4 Fargo 13540
18830 A. Levy and Sons 3 Bismarck 10600
19242 Ranier Company 3 Bismarck 9700
3593 Dryne East 18841 R. W. Flood Inc. 2 Superior 11560
18899 Seward Systems 2 Superior 2590
19565 Stodola´s Inc. 1 Plymouth 8800

Fig. 5.5.19 Si los datos se listaran en una tabla no normalizada, habría grupos repetidos

El REPORTE-VENTAS es una relación no normalizada, ya que cuenta aún con grupos


repetidos. También es importante observar que un atributo sencillo, tal como NUMERO-
VENDEDOR no puede servir como llave, la razón de ello es obvia cuando examinemos las
relaciones existentes entre el NUMEROVENDEDOR y otros atributos de la figura 5.5.20, aunque
existe una correspondencia uno a uno entre NUMERO-VENDEDOR y dos atributos (NOMBRE-
VENDEDOR) y (AREA- VENTAS), existe una relación de uno a muchos entre NUMERO-
VENDEDOR y los otros cinco atributos (NUMERO-CLIENTE, NOMBRE CLIENTE, NUMERO-
ALAMCEN, UBICACION-ALMACEN y VALOR -VENTAS)

El REPORTE-VENT AS puede expresarse mediante la siguiente notación taquigráfica.

REPORTE-VENTAS (NUMERO-VENDEDOR, NOMBRE-VENDEDOR, AREA-VENTAS,


[NUMERO-CLIENTE, NOMBRE-CLIENTE, NUMERO-ALMACEN, UBICACION-ALMACEN,
VALOR-VENTAS])
65

NUMERO-
VENDEDOR

NOMBRE- NUMERO-
VENDEDOR CLIENTE

AREA- NOMBRE-
VENTAS CLIENTE

NUMERO-
ALMACEN

UBICACION-
ALMACEN

VALOR-
VENTAS

Fig. 5.5.20 Un diagrama de datos modelo muestra que una relación no normalizada, el
NUMERO-VENDEDOR tiene una asociación 1:M con ciertos atributos.

El conjunto comprendido dentro de los parámetros internos representa al grupo repetido

 PRIMERA FORMA NORMAL (FN1)

El primer paso para normalizar una relación es eliminar los grupos que están repetidos. En
nuestro ejemplo, la relación no normalizada REPORTE- VENTAS se descompondrá en dos
relaciones separadas. Esas nuevas relaciones se denominarán VENDEDOR y CLIENTE-
VENDEDOR.

La figura 5.5.21 muestra la relación original no normalizada de REPORTE-VENTAS, la cual


se normaliza al separar la relación en dos nuevas relaciones. Observe que la relación VENDEDOR
contiene la llave primaria NUMERO-VENDEDOR y todos los atributos que no se repiten
(NOMBRE-VENDEDOR y AREA-VENTAS).

La segunda relación., VENDEDOR-CLIENTE, contiene el criterio o llave principal de la


relación VENDEDOR (el primer criterio de VENDEDOR es NUMERO-VENDEDOR), así como
todos los atributos que formaron parte del grupo repetido (NUMERO-CLIENTE, NOMBRE-
66

CLIENTE, NUMERO-ALMACEN, UBICACION-ALMACEN y VALOR-VENTAS). Sin embargo, al


saber que el NUMERO-VENDEDOR no es suficiente para conocer el NOMBRE-CLIENTE, VALOR-
VENTAS, UBICACION-ALMACEN, etc. En esta relación, debe utilizarse una llave conectada (tanto
NUMERO-VENDEDOR y NOMBRE-CLIENTE para accesar el resto de la información. Es posible
escribir tales relaciones en notación taquigráfica, de la siguiente manera:
VENDEDOR (NUMERO-VENDEDOR, NOMBRE-VENDEDOR, AREA-VENTAS)

VENDEDOR-
CLIENTE (NUMERO-VENDEDOR, NUMERO-CLIENTE, NOMBRE-CLIENTE
NUMERO-ALMACEN, UBICACION-ALMACEN, VALOR-VENTAS)

La relación VENDEDOR-CLIENTE es una primera relación de normalización, pero no se


encuentra en una forma ideal. Los problemas emergen a partir del hecho de que ciertos atributos
no son funcionalmente dependientes del criterio o llave primario, NUMERO-VENDEDOR,
NUMERO-CLIENTE. En otras palabras, ciertos atributos no claves son dependientes sólo de
NUMERO-CLIENTE y no del criterio concatenado. El diagrama de datos modelos en la figura
5.5.22, muestra que VALOR-VENTA es dependiente, tanto de NUMERO-VENDEDOR como de
NUMERO-CLIENTE, pero los otros tres atributos son dependientes solamente de NUMERO-
CLIENTE.

REPORTE - VENTAS

NUMERO NOMBRE AREA


VENDEDOR VENDEDOR VENTAS
NUMERO NOMBRE NUMERO UBICACIÓN VALOR
CLIENTE CLIENTE ALMACEN ALMACEN VENTAS

VENDEDOR
NUMERO NOMBRE AREA
VENDEDOR VENDEDOR VENTAS
3462 Waters Occidente
3593 Dryne Este
etc.

VENDEDOR-CLIENTE

NUMERO NUMERO NUMERO UBICACIÓN VALOR


NOMBRE CLIENTE
VENDEDOR CLIENTE ALMACEN ALMACEN VENTAS
3462 18765 Delta Systems 4 Fargo 13540
3462 18830 A. Levy and Sons 3 Bismarck 10600
3462 19242 Ranier Company 3 Bismarck 9700
3593 18841 R. W. Flood Inc. 2 Superior 11560
3593 18899 Seward Systems 2 Superior 2590
3593 19565 Stodola’s Inc. 1 Plymouth 8800
etc.
67

Fig. 5.5.21 La relación original no normalizada VENTAS-REPORTE se separa en dos relaciones


vendedor (FN3) y VENDEDOR-CLIENTE (FN1).

VALOR-
VENTAS

NUMERO- NUMERO-
VENDEDOR CLIENTE

NOMBRE-
CLIENTE

NUMERO-
ALMACEN

UBICACIÓN-
ALMACEN

Fig. 5.5.22 Un diagrama de datos modelo muestra que tres atributos son dependientes del NUMERO-
CLIENTE, de tal forma que la relación aún no se encuentra normalizada. Tanto NUMERO-
VENDEDOR como NUMERO-CLIENTE se requiere para localizar VALOR-VENTAS.

VENDEDOR-CLIENTE

NUMERO NUMERO NOMBRE NUMERO UBICACIÓN VALOR


VENDEDOR CLIENTE CLIENTE ALMACEN ALMACEN VENTAS

VENTAS
NUMERO NUMERO VALOR
VENDEDOR CLIENTE VENTAS
3462 18765 13540
3462 18830 10600
3462 19242 9700 CLIENTE-ALMACEN
3593 18841 11560
NUMERO NUMERO UBICACION
3593 18899 2590 NOMBRE CLIENTE
CLIENTE ALMACEN ALMACEN
3593 19565 8800 18765 Delta Systems 4 Fargo
etc. 18830 A. Levy and Sons 3 Bismarck
19242 Ranier Company 3 Bismarck
18841 R.W.Flood Inc. 2 Superior
18899 Seward Systems 2 Superior
19565 Stodola`s Inc. 1 Plymouth
etc.
68

Fig. 5.5.23 La relación VENDEDOR-CLIENTE se encuentra en una relación denominada CLIENTE-


ALMACEN (FN2) y una relación denominada VENTAS (FN1).

 SEGUNDA FORMA NORMAL (FN2)

En la forma normal secundaria, todos los atributos serán funcionalmente dependientes del
criterio o llave primario. Además, el siguiente paso sería eliminar todas las dependencias parciales
y colocarlas en otra relación. La figura 5.5.23 muestra como la relación VENDEDOR-CLIENTE se
separa en dos nuevas relaciones, VENTAS y CLIENTE-ALMACEN.

Estas relaciones pueden expresarse de la siguiente manera:

VENTAS (NUMERO- VENDEDOR, NUMERO-CLIENTE, VALOR VENTAS)

CLIENTE-
ALMACEN (NUMERO-CLIENTE, NOMBRE-CLIENTE, UBICACION-ALMACEN, NUMERO-
ALMACEN)

La relación CLIENTE-ALMACEN se encuentra en una segunda forma normal. Esto puede


simplificarse aun más, al disponer de tres dependencias adicionales dentro de la relación. Alguno
de los atributos no primarios son dependientes no sólo del criterio o llave primario, sino también de
atributos no primarios. A esto se le denomina como una dependencia transitiva.

La figura 5.5.24 muestra las dependencias posibles dentro de la relación CLIENTE-


ALMACEN. Con el fin de que la relación se encuentre en una forma normal secundaria, todos los
atributos deben ser dependientes del criterio o llave primario NUMERO-CLIENTE, como se
muestra en el diagrama. Sin embargo, también UBICACION-ALMACEN es obviamente
dependiente de NUMERO-ALMACEN; para simplificar esta relación se requiere de otro paso
adicional.

NUMERO-
CLIENTE

NOMBRE-
CLIENTE

NUMERO-
ALMACEN

UBICACIÓN-
ALMACEN
69

Fig. 5.5.24 Diagrama de datos modelo que muestra que existe una dependencia transitoria entre
NUMERO-ALMACEN y UBICACIÓN-ALMACEN.

 TERCERA FORMA NORMAL (FN3)

Una relación normalizada es terciaria si todos los atributos no fundamentales son


completamente dependientes desde un punto de vista funcional del criterio o llave primario y no
hay dependencias transitivas (no claves). De manera similar a los pasos anteriores es posible
descomponer la relación CLIENTE-ALMACEN en dos elecciones, tal y como se muestra en la
figura 5.5.25 las dos nuevas relaciones se denominan CLIENTE-ALMACEN y pueden escribirse de
la siguiente manera:

CLIENTE (NUMERO-CLIENTE, NOMBRE-CLIENTE, NUMERO-ALMACEN)

ALMACEN (NUMERO-ALMACEN, UBICACIÓN-ALMACEN)

CLIENTE - ALMACEN

Numero Nombre Numero Ubicacion


Cliente Cliente Almacen Almacen

NUMERO NOMBRE NUMERO NUMERO UBICACIÓN


CLIENTE CLIENTE ALMACEN ALMACEN ALMACEN
18765 Delta System 4 4 Fargo
18830 A. Levy and Sons 3 3 Bismarck
2 Superior
19242 Ranier Company 3 1 Plymouth
18841 R. W. Flood Inc. 2 Etc.
18899 Seward Systems 2
19565 Stodola’ Inc. 1
Etc.

Fig. 5.5.25 La relación CLIENTE-ALMACEN se separa en dos relaciones denominadas CLIENTE (FN1)
y ALMACEN (FN1).
70

El criterio o llave primario para la relación CLIENTE es NUMERO-CLIENTE y el criterio o


llave primario para la relación ALMACEN es NUMERO-ALMACEN.
Además de estos criterios primarios, podemos identificar a NUMERO-ALMACEN como un
criterio externo a la relación CLIENTE. Un criterio externo es cualquier atributo que no es llave en
tal relación, pero es un criterio o llave primario en otra relación. Hemos designado con anterioridad
a NUMERO-ALMACEN como un criterio externo por medio del subrayado----------------------------------

Finalmente, la relación no normalizada REPORTE-VENTAS se transforma en cuatro


relaciones normales terciarias (FN3). Al revisar las relaciones que se muestran en la figura 5.5.26
uno puede observar que la relación sencilla REPORTE-VENTAS se transforma en las siguientes
cuatro relaciones:

VENDEDOR (NUMERO-VENDEDOR, NOMBRE-VENDEDOR, AREA- VENTAS)

VENTAS (NUMERO-VENDEDOR, NUMERO-CLIENTE, VALOR-VENTAS)

CLIENTE (NUMERO-CLIENTE, NOMBRE-CLIENTE, NUMERO-ALMACEN)

ALMACEN (NUMERO-ALMACEN, UBICACION-ALMACEN)

La Forma de normalización terciaria es adecuada para la mayoría de los problemas del


diseño de base de datos. La simplificación obtenida al transformar una relación no normalizada en
relaciones normales terciarias redunda en un beneficio tremendo para la inserción, supresión y
actualización de la información de la base de datos. En la figura 5.5.27 se muestra un diagrama
para una base de datos.

VENDEDOR VENTAS
NUMERO NOMBRE AREA NUMERO NUMERO VALOR
VENDEDOR VENDEDOR VENTAS VENDEDOR CLIENTE VENTAS

3462 Waters Occidente 3462 18765 13540


3462 18830 10600
3593 Dryne Este
3462 19242 9700
etc. 3593 18841 11560
3593 18899 2590
3593 19565 8800
CLIENTE
etc.
NUMERO NUMERO
NOMBRE CLIENTE
CLIENTE ALMACEN
18765 Delta Systems 4
ALMACEN
18830 A. Levy and Sons 3
NUMERO UBICACIÓN
19242 Ranier Company 3 ALMACEN ALMACEN
4 Fargo
18841 R. W. Flood Inc. 2
18899 Seward Systems 2 3 Bismarck

19565 Stodola’s Inc. 1 2 Superior

etc. 1 Plymouth
etc.

Fig. 5.5.26 La base de datos completa consiste de cuatro relaciones FN1 denominadas VENDEDOR,
VENTAS, CLIENTES y ALMACEN.