Tema: Documentos escritos

Consulte cmo se deben realizarse los documentos descritos en la clase

y elabore un ejemplo de cada uno.

MEMORANDUM
El memorndum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de
carcter administrativo a personas de una empresa, institucin o
dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta.
Tambin hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM.
Un memorndum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es
un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el
intercambio de informacin entre reas de una empresa con el objetivo de
dar a conocer informacin diversa como recomendaciones, instrucciones,
disposiciones y ms.
La estructura del documento consta de las siguientes partes:

Nombre(s) de a quien se dirige

Nombre(s) del remitente(s)
Fecha
Asunto
Escrito redactado brevemente.
Firma(s)

Ejemplo

INDUSTRIAS CATEDRAL
Ambato- Ecuador
Telfonos:
032 (456789) / 09987653889
Ambato, Ecuador. A 07 de Diciembre del 2014.

Memorndum
Ing. Marco Navarrete
Gerente de Contabilidad de Industrias LA CATEDRAL
Asunto: Curso de Capacitacin
Se les convoca a todos los empleados del rea de contabilidad al curso de
Reforma Fiscal que se llevar a cabo en la sala de juntas B el prximo da 30
de noviembre de este ao de 18 a 21 horas.
Es muy importante contar con su presencia.
Atentamente
Lorena Fuentes Rodrguez
Gerente de Recursos Humanos

INFORME

Un informe empresarial es un documento que contiene

informacin sobre una empresa u organizacin en general o de
algn elemento en particular, as como de un acontecimiento
interno o externo de la misma.
Puede ser por lo tanto un texto de carcter cientfico, tcnico o
comercial. Su objetivo fundamental es transmitir informacin
que, en la mayora de los casos, va dirigida a personas o

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entidades con gran poder de decisin aunque tambin puede ir

de forma descendiente.
La informacin contenida en un informe empresarial debe de
estar organizada de tal manera que su lectura permita una
rpida comprensin y valoracin.
Dependiendo de las necesidades, un informe
empresarial puede ser
El informe puede tener una gran variedad de temas,
considerando que cada departamento de una organizacin
puede emitir uno diferente: contables, comerciales, tcnicos,
administrativos, etc. Si se observa su funcionalidad o tono
utilizado, el informe puede ser:
Informe expositivo: es aqul que narra un hecho o una
secuencia de hechos sin anlisis ni interpretaciones del
autor y por consiguiente, sin conclusiones ni
recomendaciones. Este tipo de informe debe incluir
antecedentes para que ayuden a comprender el hecho o
hechos narrados. Ejemplo de informe expositivo puede ser
aqul en que se narre lo relacionado con la realizacin de
un curso.
Informe interpretativo: este informe no contiene
solamente narracin de unos hechos, sino que interpreta y
analiza esas situaciones para obtener conclusiones y dar
recomendaciones. Ejemplo de este informe puede ser la
evaluacin de la aplicacin de una determinada
metodologa utilizada en el proceso de enseanza
aprendizaje.
Informe demostrativo: es aqul en el cual se presenta
una tesis planteada por el autor del informe, la descripcin
de todos los pasos que se han seguido para su
demostracin y las conclusiones obtenidas. Este tipo de

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informe se conoce con el nombre de informe cientfico o

informe tcnico.
Estructura de los informes
1 Introduccin
Apartado en el que se presenta el informe al lector. Debe
ofrecerse informacin acerca de lo que ha motivado el
documento, el problema, y el objetivo del mismo, su campo de
aplicacin, sus limitaciones y el mtodo de recogida de datos (si
es necesario).
2 Desarrollo
Texto principal en el que se exponen detalladamente las
explicaciones de aquello que el autor pretende expresar
mediante el informe. La longitud y tipo de lenguaje utilizados
en este apartado dependern de la especificidad y propsito
del documento en cuestin.
En el caso que se incorporen datos de una investigacin o
relevamiento pertinente, ser necesario detallar recursos y
medios utilizados, fuentes, estrategias utilizadas, etc. que
validen la informacin.
3 Conclusiones
Esta seccin constituye la parte crtica donde el autor debe
recapitular las evidencias que se han ido comentando a lo largo
del texto principal (desarrollo). Es la sntesis o resumen del
documento, que deber incorporar una visin breve y lo ms
objetiva posible de lo anteriormente mencionado.
4 Recomendaciones
No todos los informes finalizan con recomendaciones; sin
embargo, si las tiene, es recomendable que vayan por separado
de las conclusiones. Estas deben ceirse a expresar la opinin
subjetiva del autor acerca de cmo se debe tratar los hechos

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descritos, aportando soluciones a los posibles problemas

observados en el informe.
Ejemplo

PLASTICAUCHO S.A.
AMBATO- ECUADOR
TELEFONOS: 032 (657890)/ (896790)
Ambato, Ecuador. A 07
de Diciembre del 2014.
Carmen Snchez Cobo
Gerente de Recursos Humanos
PLASTICAUCHO S.A.
De acuerdo a los resultados del estudio encargado por usted, deseo
exponerle el informe general de la situacin de los empleados del
departamento de produccin de la Empresa Plasticaucho S.A.
En general, el personal del departamento de produccin de nuestra
empresa se encuentra sumamente insatisfecho con las condiciones
laborales. En primer lugar, porque muchos de ellos no se sienten parte de
la institucin, por lo que consideran que no se les toma en cuenta a la
hora de tomar decisiones. En segundo lugar, los trabajadores expresaron
que se sienten incmodos con su espacio de trabajo y las instalaciones.
Finalmente, los trabajadores se sienten defraudados ya que no se respetan
sus horarios previamente establecidos y acordados.
Por tal motivo, un 75% de los entrevistados se sienten sumamente
enojados con la empresa. Incluso muchos de ellos han pensado
seriamente abandonar el trabajo. La falta de apertura y la sensacin de
pertenencia, as como el respeto a los trabajadores, son las causas
principales de este descontento.
Una solucin que seguramente dara buenos resultados es la
implementacin de un programa donde los trabajadores expongan a los
directivos de la empresa sus inquietudes y problemticas. Tambin, que se
remodelen los espacios de trabajo con la ayuda de los trabajadores, a
partir de sus ideas y propuestas. Igualmente, crear un sistema que regule
los horarios laborales para que estos sean respetados.
Este programa, que tiene como nombre "Escuchando al trabajador",
tendra una duracin de 3 meses y tendr como objetivos disminuir en un
80% los deseos de desercin laboral y de insatisfaccin. Esto tambin

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tendra un efecto positivo a la hora de la entrega de los pedidos ya que la

produccin subir y por ende el cliente de la empresa se sentir
satisfecho.
Sin ms por ahora, esperamos que estas medidas ayuden al mejor
desempeo de nuestros trabajadores.
Atentamente,
Lic. Rosa Chacn
Gerente del departamento de produccin.

CONVOCATORIA

Es un documento formal elaborado por empresas, instituciones

pblicas o privadas, mediante el cual se invita o convoca a las
personas para concursar, informar o dar trmite de un asunto.
El texto del escrito contiene de manera precisa las bases de la
convocatoria.
Estructura de la convocatoria
En la estructura de una convocatoria se pueden distinguir los
siguientes apartados:
El ttulo, en el que debe constar el tipo de reunin
(consejo, asamblea, junta...) y el nombre del organismo,
asociacin o grupo que se rene.
La convocatoria propiamente dicha, en la que se pide a
los destinatarios que acudan a la reunin, se comunica el
motivo de esta y se precisa la fecha, la hora y el lugar
donde se celebrar.
El orden del da, que es la relacin detallada de los
asuntos que han motivado la convocatoria de la reunin.
Lo habitual es que el primer punto a tratar sea la

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Lectura y aprobacin del acta de la sesin anterior y

que el ltimo sea Ruegos y preguntas.
El cierre, que suele comprender estos elementos:
La fecha y el lugar desde donde se escribe el
comunicado.
Antefirma del presidente.
Firma del presidente.
Pie donde figura el nombre completo del destinatario de
la convocatoria.
Ejemplo

CONVOCATORIA DE ANALISIS ACERCA DE LA

EDUCACIN CVICA.
MINISTERIO DE EDUCACIN
La Secretara de Educacin, a travs de la Comisin de capacitacin del
docente, CONVOCA a todos los servidores que laboren en las reas de servicios
administrativos y docentes de UNIANDES a participar en la presentacin de un
estudio denominado "Anlisis de la Educacin Cvica" de acuerdo a las
siguientes:
BASES
1. Elaboracin de un estudio tcnico-cientfico del comportamiento cvico del
ciudadano ecuatoriano, en cuanto a costumbres, carcter, comportamiento,
educacin y convivencia social.
2. Es obligatorio informar la tecnologa aplicada para la realizacin de este
trabajo.
3. Los candidatos que deseen participar en esta Convocatoria, previamente
acudirn a la Comisin de Capacitacin del docente, para entregar Curriculum
Vitae con fotografa, entrevista y registro de su candidatura.
4. El trabajo podr realizarse individualmente o en grupo.
5. Los trabajos que se presenten debern ser inditos en su contenido general y
especfico.

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6. La fecha de inscripcin se abrir el da 10 de junio prximo y quedar cerrada

a los 30 das del calendario.
7. Todos los trabajos presentados contendrn el nombre
concursante o seudnimo registrado el da de su inscripcin.

completo

del

8. Los premios consistirn en: Primer lugar $25,000.00, Segundo lugar

$20,000.00 y Tercer lugar $15,000.00, adems medalla y diploma. Del cuarto al
quinto lugar, diploma y medalla, todos los premios sern entregados por el C.
Secretario de Educacin Pblica.

Quito, Ecuador. A 07 de Diciembre del 2014.

Augusto Espinosa
Ministro de Educacin

ACTA
Este documento tiene como objetivo dejar constancia de lo acontecido, de los
acuerdos o discrepancias a los que se han llegado en reuniones, sesiones, juntas
o asambleas.

Un acta deber puede contener los siguientes apartados:

Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunin o junta.

Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad, deber
figurar el nombre de sta.
Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando quienes han
asistido y quines no.
Nombre y apellidos de encargado de presidir la reunin o junta (el
presidente).
Orden del da a tratar. En l se indicarn los puntos a tratar tratando
de que stos se relacionen por orden de tratamiento.
Se indicarn los acuerdos adoptados en la reunin o junta, pero
tambin se podrn indicar aquellos aspectos o puntos en los que no
se ha podido establecer un acuerdo.
Personas que han intervenido en el establecimiento de los acuerdos.
Cuando se trata de juntas, se deber de indicar el nmero de
asistentes con derecho a voto ya que no todos los presentes tienen

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derecho a voto, e incluso, hay asistentes que tienen derecho a votar

pero su voto no resulta vinculante. Por otra parte, se indicar
quines son las personas que votan personalmente o quines
delegan su derecho de voto sobre otras (representantes) por medio
de la autorizacin correspondiente.
Cierre y firmas del presidente o director y del secretario o secretaria,
siendo esta ltima persona la encargada de levantar el acta oficial,
es decir, con la firma se entiende que el acta es aprobada en
reunin.

Ejemplo

ACTA N. 001 DE LA REUNIN DEL CONSEJO DE

ADMINISTRACIN DE COLINEAL.

En la Ciudad de Ambato , siendo las 8:40 horas, del da 10 de septiembre de 2014, en las
oficinas del rea de Recursos Humanos de la Empresa COLINEAL., ubicada

en

Av. Atahualpa

s/n y Vctor Hugo

se renen los seores Carlos Merlo, quien ocupa el puesto de

Gerente de Relaciones Pblicas, Mara Ramrez Snchez, quien ocupa el puesto de
Auxiliar de Medios, Isela Mino quien ocupa el puesto de Gerente de Recursos Humanos y
Sergio Cuesta como Secretario de Conflictos de la empresa , con la finalidad de investigar
los hechos que se suscitaron el da 9 de septiembre del ao en curso a las 13:50 horas en
relacin con el trabajador Mara Ramrez Snchez quien ocupa el puesto de Coordinador
de Medios.
(Diagonal al Mall de los Andes)

El Sr. Carlos Merlo declara que: el da 9 de septiembre del ao en curso a las 13:50 horas
Mara Ramrez Snchez Coordinadora de Medios, se encontraba atendiendo a 2 sujetos
quienes solicitaron cotizaciones de un juego de comedor y un dormitorio completo, por lo
cual Mara Ramrez Snchez se acerc a su cubculo y realizo las cotizaciones solicitadas
por los compradores, mientras estos observaban los modelos en exhibicin del lugar. Al
cabo de 5 minutos la trabajadora se retir de su cubculo a entregar lo solicitado por
parte de los compradores, y se percat que no estaban las lmparas, los cuadros y los

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espejos en exhibicin, sali corriendo y vio como los dos sujetos mencionados
anteriormente se llevaban las cosas en un camin.
La Sra. Mara Ramrez Snchez declara que: el da 9 de septiembre del ao en curso a las
13:50 horas ella se encontraba atendiendo a 2 sujetos quienes solicitaron cotizaciones de
un juego de comedor, un dormitorio completo, y un espejo, por lo cual dice que los invito
a pasar a su cubculo para hacer las cotizaciones y descuentos pertinentes junto con los
compradores, a lo que ellos se negaron y dijeron que desean seguir viendo los modelos
en exhibicin. Yo me fui a mi cubculo realice las cotizaciones entre 3 a 4 minutos y fui a
buscar a los compradores para entregarles lo solicitado y vi que no haban los espejos,
lmparas y dems objetos de decoracin. Sal corriendo y alcance a mirar que los sujetos
se llevaban las cosas en un camin HINO de placas THP-899.
Habindose hecho del conocimiento de los participantes la razn de la reunin cerramos
la presente acta con la siguiente sancin: descontar mensualmente a la Sra. Mara
Ramrez Snchez 40$ de su sueldo mensual por 2 aos para cubrir el robo de los
objetos , segn estipulado en el Cdigo de Conducta y/o Reglamento Interior de Trabajo
de la Empresa)
Se da por concluida la presenta acta y se firma de conformidad por los participantes en
esta:

Carlos Merlo
Gerente de Relaciones Pblicas
Recursos Humanos

Mara Ramrez Snchez

Auxiliar de Medios

Isela Mino
Gerente de

Sergio Cuesta
Secretario de Conflictos de la empresa

CERTIFICADO
El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar
un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo,
en especial cuando se trata de una institucin oficial, los certificados son
fundamentales para demostrar la formacin y la experiencia. Es un tipo de
texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por
una persona con autoridad suficiente dentro de la institucin para
establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento. Si llega
haber alguna irregularidad o falsedad en lo declarado, puede ser
sancionado por la ley
Tipos de certificado

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Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:

la asistencia, participacin u organizacin en un curso, jornada o acto

los resultados acadmicos

la docencia de determinado curso o seminario

la experiencia profesional en determinado campo

la pertenencia a un grupo o jerarqua

los conocimientos de lenguas extranjeras

la realizacin de cualquier otra actividad acadmica o extraacadmica

la adecuacin de un objeto a una norma

el estado fsico y/o mental en el que se encuentra una persona

Estructura del certificado

Estructura del certificado

En un certificado podemos distinguir tres partes: introduccin,

comunicacin y cierre.
En la introduccin se distinguen el membrete y el encabezamiento.
El membrete no es imprescindible, aunque puede aparecer.
El encabezamiento se compone del nombre y apellidos de la persona
que expide el certificado, cargo que ocupa y nombre de la empresa u
organismo donde desempea dicho cargo.
La comunicacin contiene los hechos o datos que se declaran
como ciertos. Se inicia con la palabra CERTIFICA, escrita con maysculas,
seguida de dos puntos y situada en lugar destacado. Los datos que se
declaran se introducen por Que y se escriben en prrafo aparte.
El cierre consta de las siguientes partes:
Lnea de cierre. En esta lnea se menciona el motivo o el fin por el
que se solicita el certificado. Cuando no se hace constar expresamente
este motivo, se suele emplear una frmula genrica del tipo: Y para que
as conste, se expide el presente certificado....
Lugar y fecha de la expedicin, que puede ir incluida en la lnea de
cierre o aparte.
Firma de quien extiende el certificado.

Ejemplo

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IESS
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL

Ing. Daniel Prez

Gerente del Banco del Pichincha
Presente
Ambato, 31 de enero de 2014
CERTIFICO:

Yo Manuel Garca, contador pblico con residencia en Ambato y

DNI: 1805274578 certifico y doy fe a ciencia cierta que la persona
examinada en mi cargo de nombre: Alfonso Daz Daz, de DNI:
4729293932 dispone de una paga mensual por jubilacin que
asciende a 430,56 dlares por lo que en principio es apto para
obtener la tarjeta con crdito de 300 dlares mximo que el banco
nacional otorga a sus clientes.
Atentamente:

Manuel Garca Lpez

Contador pblico

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