Estudando: Arquivologia

Selecione a lio que deseja estudar

1 Lio: Introduo
2 Lio: Arquivos: Elementos e Definies
3 Lio: Organizao e Administrao de Arquivos Correntes
4 Lio: Gesto de documentos
5 Lio: Arquivos permanentes
6 Lio: Leis e Decretos: DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997
7 Lio: Leis e Decretos: Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991
8 Lio: Leis e Decretos: Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ
9 Lio: Leis e Decretos: DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002
10 Lio: Leis e Decretos: LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
11 Lio: Leis e Decretos: RESOLUO N 2
12 Lio: Leis e Decretos: RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999
13 Lio: Bibliografia/Links Recomendados

Introduo
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos arquivos correntes,
portanto a administrao destes influencia diretamente os arquivos de custdia. Em vista disso,
importantssima a atuao do arquivista na fase de administrao dos arquivos ativos, incluindo o
controle e planejamento da produo documental.
Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C.
os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O
imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prdio pblico no qual o magistrado pudesse
guardar os documentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de
impedir a adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados
rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a
importncia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em trs importantes
realizaes no campo arquivstico:
a)

criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos;

b)

proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos;

c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do

passado
Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos:
a)

necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental;

b)

motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de

cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus;

c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniquilao de uma
sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos
feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade
principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios.
Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar
direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia, eram transferidos para museus e bibliotecas,
surgindo da a idia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX
comea a desabrochar um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos
ganham o status de testemunhos da histria.

Arquivos: Elementos e Definies

O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzidos e
acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum
objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor
primrio). Assim, filmes cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma
administrao no cumprimento de funes especficas, podem ser considerados arquivos.
Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido
produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como por exemplo os de uma igreja, uma
empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos.
O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados.
Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas
aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto
culturais. Sero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor
secundrio).
Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece.
Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mant-los
conservados num todo como documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na
sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio de parte deles.
Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se definilos como, os documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido consideradas
de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido
depositados ou selecionados para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg).
Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: Arquivo o conjunto de
documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao; e sua funo a de
tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.
O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: Consideram-se arquivos, para os fins
desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem
como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Estgios de sua evoluo

Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento so aqueles constitudos de

documentos em curso ou consultados freqentemente conservados em dependncias prximas de

fcil acesso.
Arquivos de segunda idade, intermedirios ou limbo, so aqueles constitudos de documentos que
deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os
produziram podem ainda solicit-los. No h necessidade de conserv-los prximos aos escritrios.
A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de
limbo ou purgatrio.
Arquivos de terceira idade, de custdia ou permanentes so constitudos de documentos que
perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razo de seu valor
histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes
so os arquivos propriamente ditos.
A cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira diferente de
conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada.

Extenso de sua atuao

Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos
setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecidos junto aos
rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes
provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando as
atividades de arquivo corrente.

Natureza dos documentos

Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda
documentos de formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM e
que, por esta razo, merecem tratamento especial. Arquivo especializado o que tem sob sua
custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo especfico,
independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de engenharia,
arquivos tcnicos.

Gnero (caracterstica)
Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fotografias,
desenhos, gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas
audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta), informticos (disquetes, HD, CDROM).

Natureza do Assunto (caracterstica)

Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o
documento cuja divulgao no prejudica a administrao. So sigilosos os documentos que, por
sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda
para sua custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na
classificao dos documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem
como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e
da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.

 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser

restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse
prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por
um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de
qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou
esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que
est reproduzido em seu inteiro teor no apndice I.

Correspondncia
toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem
como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio.
Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna.
Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os
memorandos, despachos, circulares. Contrrio sensu, externa aquela trocada entre rgos de
instituies diversas ou entre rgos de uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e
cartas.
A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cuidar de assuntos de
servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. Ser particular se de interesse
pessoal de servidores ou empregados de uma instituio.

Tipo de Arquivamento
Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns
sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou
fichas estiverem dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a
necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.

1.8. Diferenciao entre biblioteca e arquivo

As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao
modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custdias. Como j
foi visto, os arquivos tm estreito vnculo com as atividades funcionais de um rgo do governo
ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental.
O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais estudo, pesquisa e consulta.
Os arquivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de
biblioteca so adquiridos principalmente a partir de compras e doaes, ao passo que os arquivos
so produzidos ou recebidos por uma administrao para o cumprimento de funes especficas.
Jamais sero colecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva
integralmente enquanto a forma e a inter-relao natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve
recolher documentos oficiais.
Alm disso h significativa distino quanto aos mtodos empregados em um e outro caso. Ao
apreciar o valor dos documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz
tomando por base partes do material. No examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea

avulsa como uma carta, um relatrio ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em
relao s demais peas, isto , em relao inteira documentao, resultante da atividade que a
produziu. O bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material a ser adquirido por sua instituio como
peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar seus documentos de acordo com
esquemas predeterminados de classificao de assunto.
O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquer
sistema de classificao. O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos, mas o
valor de determinada pea no estar necessariamente perdido se no for classificado em
determinado lugar. O mesmo no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do
seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Da surgiu o princpio da
provenincia, pelo qual os documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve
estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias originais de criao. O princpio da
provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego
de diversos esquemas de classificao.
Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em
numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um nico
exemplar ou em limitado nmero de cpias.
Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de
conjuntos de documentos.

Centros de documentao ou informao

Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da arquivstica
e da informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de
documentos de toda espcie. Em sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir,
armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informao. A essncia da
documentao deixou de ser o documento, para ser a informao em si mesma. Sua finalidade
principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo intil de, por carncia de
informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experincias que foram testadas
anteriormente.

Organizao e Administrao de Arquivos Correntes

A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser fixados os valores da
documentao recolhida[1]. Determinar ainda o grau de facilidade com que os documentos de
valor podem ser selecionados para reteno num arquivo permanente. O uso de documentos para
fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os mtodos de
administrao de arquivos permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao
dos arquivos correntes, lembrando que um dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos
arquivos de custdia, o arranjo original.
Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, devero
ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo intermedirio, caso
contrrio, tomaro espao estorvando o bom andamento das atividades correntes.
Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os
documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e
econmica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham
servido a seus fins. Os documentos so eficientemente administrados quando:
a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso;
b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s

atividades correntes;
c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais atividades,
a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins.
Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se
dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so recolhidos para
um arquivo de custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se
com todo o perodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal
forma que possa determinar os que devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu
de um arquivo permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio.
A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos documentos mais valiosos.
Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna administr-los. Geralmente, os
documentos mais valiosos so os que se referem s origens, organizao e ao desenvolvimento
funcional de um rgo, e aos seus programas essenciais. Referem-se antes direo do que
execuo das funes da repartio. Os documentos importantes so difceis de classificar para uso
corrente. Os que fixam uma poltica nem sempre podem ser identificados como tal, quando so
inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operaes de rotina so facilmente
classificveis. Os documentos de importncia so difceis de ser retirados de circulao uma vez
terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no se tornam obsoletos
ou no-correntes to logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes neles continuam,
muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir para serem
preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm que ser segregados de
uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se
essa separao aps perderem os documentos o valor para as operaes correntes, quando j se
tornou obscura a sua identificao.
A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases:
a)

levantamento de dados;

b)

anlise dos dados coletados;

c)

planejamento;

d)

implantao e acompanhamento.

Levantamento de Dados
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser
complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos
documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso;
volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia
de registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de
documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de
normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista
deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de
pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o equipamento (quantidade,
modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de
iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios de
comunicao disponveis (telefones, fax).

Anlise dos dados coletados

Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem
sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de
falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o
funcionamento eficiente do arquivo.

Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, permanente)
possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que
tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende
servir.
Posio do arquivo na estrutura da instituio
Recomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um
rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de
diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das
relaes humanas e das comunicaes administrativas.
Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo
A descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e
permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.
Centralizao
No consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm a concentrao
de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e
expedio de documentos de uso corrente em um nico rgo da estrutura organizacional,
freqentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao
similar.
Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais
eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas e
procedimentos, ntida delimitao de responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos
mais completos, reduo dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos.
Descentralizao
A descentralizao, por si s, um grande ato de classificao.
Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento,
onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e
recebidos pelas divises e sees que o compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a
documentao dos rgos administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes)
obedece basicamente a dois critrios:
Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos, tambm
denominados ncleos de arquivo ou arquivos setoriais.
Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos

Coordenao
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia
so imprescindveis criao de uma COORDENAO CENTRAL, que exercer funes
normativas, orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia
tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a
determinar normas especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo
setorial; promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar
e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies peridicas com os
encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao poder constituir-se em um rgo da
administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.

Escolha de mtodos de arquivamento e classificao

O problema bsico na administrao de documentos correntes o de conserv-los de maneira
ordenada e acessvel de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. Para
atingir esses objetivos torna-se necessrio que os documentos sejam: a) bem classificados; e b)
bem arquivados.
Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu uso de forma a refletir a funo do
rgo.
Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em considerao o
testemunho ou prova que contm da organizao e da funo. No tratamento dos documentos
concernentes organizao e funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatrio dos
mesmos. Se a classificao dos documentos visa a refletir a organizao, pode-se remov-los para
uma destinao adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so
classificados pela funo separando-se a funo substantiva (fins) da auxiliar (meios,
facilitativas), a poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentao importante da
secundria ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a preservao e destruio,
seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes.
Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas
de registro e sistemas de arquivamento.
Sistemas de registro
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um rgo em duas sries,
uma constituda de papis expedidos e outra de recebidos. A caracterstica essencial do sistema, da
qual se deriva o seu nome, o registro. No servio de registro protocolam-se os documentos na
ordem em que se acumulam. Atribuem-se-lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a chave
para o controle dos documentos em ambas as sries, e constituem um meio de referncia para o
nome dos signatrios e para os assuntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os assuntos so
identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada srie. Num sistema de
registro mais aperfeioado, os documentos de um servio so guardados numa srie que consiste em
unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos so colocados
juntos. Essas unidades so registradas numericamente na ordem em que se acumulam, e fazem-se
ndices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave o nmero das
unidades de arquivamento.O sistema de registro um dos sistemas mais antigos imaginados para o
trato de material documentrio.
Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de no usarem
registros ou protocolos, isto , livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos
documentos durante o seu uso corrente. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de

prosseguimento ou fichas-lembrete, que veremos mais adiante.

Elementos de Classificao
H trs elementos principais a serem considerados na classificao de documentos pblicos: a) a
ao a que os documentos se referem (funes, atividades e atos); b) a estrutura do rgo que os
produz; c) o assunto dos documentos.
Em vista disso, os mtodos de organizao podem ser funcional, organizacional e por assuntos.
Para que um rgo cumpra suas funes dever realizar dois tipos principais de atividades que se
podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). Na execuo de
qualquer espcie de atividade, quer substantiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operaes ou
atos: polticos ou normativos e executivos. Os de natureza poltica determinam a diretriz a ser
seguida em todos os casos do mesmo gnero.
Muitas das vezes sero escolhidos mais de um mtodo ou sistema de arquivamento[1]. Por
exemplo, o item Patrimnio pode estar organizado geograficamente; o item Pessoal, em ordem
alfabtica; o item Correspondncia, em ordem cronolgica etc.
Princpios de classificao
S em casos excepcionais os documentos pblicos devem ser classificados em relao aos assuntos
que se originam da anlise de determinado campo de conhecimento. Esses casos excepcionais
referem-se a materiais de pesquisa, de referncia e similares. Os documentos pblicos podem ser
classificados em relao organizao e podem ser descentralizados, desde que as reparties que
os acumulam executem atividades relativamente distintas e separveis. Entretanto, os documentos
pblicos devem ser classificados em relao funo, pois resultam de uma funo, so usados em
relao funo e devem, portanto, ser classificados de acordo com esta (vide Resoluo n 14[2]
do CONARQ que trata da Classificao, Temporalidade e destinao de documentos de arquivos
relativos s atividades-meio da Administrao Pblica que por ser muito extensa no foi
reproduzida aqui)[3].
Escolha das Instalaes e equipamentos
Equipamento a totalidade de materiais de consumo e permanente necessrios realizao do
trabalho arquivstico.
Material de consumo aquele que sofre desgaste a curto e mdio prazo. So as fichas, as guias, as
pastas, as tiras de insero e outros.

Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo.
Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as
notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.
Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas
pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.

Material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes para o
mesmo fim.
Constituio de arquivos intermedirios
Os depsitos intermedirios s devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em
geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao oficial e de
sua descentralizao fsica.

Implantao e acompanhamento
O manual de arquivo dever ser elaborado aps estarem implantados e testados todos os
procedimentos de arquivo. Esse manual dever incluir organogramas e fluxogramas, terminologia,
informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades, detalhamento
das rotinas etc.

[1] No confundir mtodo ou sistema de arquivamento com mtodo de organizao definido acima
[2] Estabelece classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivos relativos s
atividades-meio da Administrao Pblica, com notao pura
[3] Recomendamos a leitura dessa resoluo para efeito de familiarizao com os diversos
procedimentos arquivsticos

[1] Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.

Gesto de documentos
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua gesto de documentos:
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais administrao da instituio e evitadas
duplicaes e emisso de vias desnecessrias.
A tramitao e utilizao de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento,
classificao, registro, distribuio, tramitao); expedio; organizao e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria; elaborao de normas de acesso documentao
(emprstimos e consultas).
A avaliao (com vistas destinao) se desenvolve mediante anlise dos documentos acumulados
nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero
objeto de arquivamento permanente e quais devero ser eliminados por terem perdido seu valor de
prova e de informao para a instituio e para terceiros.

Protocolo
Quanto ao recebimento e classificao pode-se adotar a seguinte rotina:
Passo

Atividades

Receber a correspondncia

Separar a correspondncia oficial da particular

Distribuir a correspondncia particular

Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso

Encaminhar a correspondncia oficial sigilosa

Abrir a correspondncia ostensiva

Tomar conhecimento da correspondncia ostensiva verificando a existncia de

antecedentes

Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no

Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os
solicitar para ser feita a juntada

Interpretar e classificar a correspondncia

10

Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento

11

Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto,

se for o caso

12

Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo

13

Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao

Registro e movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos e suas
atribuies podem ser assim descritas:
Passos

Atividades

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo, data

de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo
do assunto, primeira distribuio

Anexar a segunda via da ficha[1] ao documento, encaminhando-o ao seu destino,

juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas

Passos

Atividades
respectivas fichas

Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e

assunto, rearquivando-as em seguida

Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica

Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos, anotar nas

respectivas fichas (numricas) o novo destino

Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de

autoridade competente

Expedio
Geralmente so adotadas as seguintes atividades:
Passos

Atividades

Receber a correspondncia

Verificar se no faltam folhas ou anexos

Numerar e completar a data, no original e nas cpias

Separar o original da cpias

Expedir o original com os anexos

Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao

arquivo

Organizao e Arquivamento
Quanto organizao, j tratamos de forma sucinta no tpico 3, pgina 9; e quanto ao arquivamento
passaremos a descrever os principais mtodos de arquivamento existentes, bem como as fases
includas na operao de arquivamento propriamente dito.

Mtodos de Arquivamento
O mtodo de arquivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e
pela estrutura da entidade.
Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecnica em relao qual os
documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase
todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, no importa qual seja, pode

apresentar resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. A insuficincia do arquivamento

deve-se, com mais freqncia s falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um
mtodo de arquivamento deve-se levar em considerao trs premissas bsicas: o sistema escolhido
deve ser simples, flexvel e deve admitir expanses.
Alfabtico
Geogrfico
Simples
Numricos

Cronolgico
Digito-terminal

Bsicos

Enciclopdico
Alfabticos
Dicionrio
Duplex

Ideogrficos
Numricos

Decimal
Unitermo ou Indexao
coordenada

Variadex
Automtico
Padronizados

Soudex
Mneumnico
Rneo

Cada um desses mtodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto.

Sistema direto aquele em que a busca feita diretamente sem a necessidade de se consultar um
ndice
Sistema indireto aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um
ndice ou um cdigo.
O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos
bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.

Mtodo Alfabtico (mtodo bsico)

Mtodo alfabtico o mais simples. um mtodo direto. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so
dispostas em ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para alfabetao.
As notaes nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou compostas. Notaes simples
abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notaes compostas e fechadas: Aa-Al , Am-Az etc.
Sua desvantagem a alta incidncia de erros de arquivamento quando o volume de documentos
muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes.
Regras de Alfabetao
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:

Rita Guimares, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima

Arquivam-se:

Cavalcante, Juvenal; Guimares, Rita; Lima, Pedro; Silveira, Maria

Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome.

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.
Exemplo:
Vermelha

Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marlia Morro Azul; Slvia Praia

Arquivam-se:
Vermelha, Slvia

Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marlia; Villa-Lobos, Heitor; Praia

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes
compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo:

Walmir Santo Cristo, Lus So Caetano, Denise Santa Rita

Arquivam-se:

Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; So Caetano, Lus.

4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

Exemplo:

R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira

Arquivam-se:

Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto

5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm
regra n 9)
Exemplo:

Paulo de Farias, Ricardo dFerreira, Rosana dAlbuquerque.

Arquivam-se:

Albuquerque d, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira d, Ricardo.

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so
considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica.
Exemplo:

Marco Antnio Neto, Maria Jos Sobrinho, Silvia Maria Filho.

Arquivam-se:

Antnio Neto, Marco; Jos Sobrinho, Maria; Maria Filho, Silvia

Obs.: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de

descrio.
7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre
parnteses.
Exemplo:

Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capito Silva Mozila.

Arquivam-se:

Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozila, Slvia.

8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes
espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11).
Exemplo:

Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy

Arquivam-se:

Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum

consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula.
Exemplo:

Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont

Arquivam-se:

Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles

10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome
de famlia do pai.
Exemplo:
Jos de Oviedo y Baos, Francisco de Pina de Mello, Angel Del Arco y
Molinero, Antonio de los Rios
Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Baos, Jos de; Pina de Mello,
Francisco de; Rios, Antonio de los
11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam.
Exemplo:

Li Xian Xin, Li Yutang

Arquivam-se:

Li Xian Xin, Li Yutang

12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies
que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre
parnteses aps o nome.
Exemplo:

Embratel, A Colegial, Fundao Getlio Vargas, The Library of Congress

Arquivam-se:
(The)

Colegial (A); Embratel, Fundao Getlio Vargas; Library of Congress

13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros

arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
Exemplo:
III Conferncia de Cirurgia Cardaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil
Urbana, 1 Congresso de Odontologia
Arquivam-se:
Conferncia de Cirurgia Cardaca (III); Congresso de Engenharia Civil
Urbana (Oitavo); Congresso de Odontologia (1)
14. As correspondncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituio (setor,
seo, gerncia, departamento, superintendncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e
no da unidade.
Exemplo:
TELERJ

Gerncia de Atendimento da TELERJ, Superintendncia Financeira da

Arquivam-se:
Financeira

TELERJ Gerncia de Atendimento; TELERJ - Superintendncia

15. Os nmeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso.
Exemplo:

3M do Brasil, Fbrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Cachoeira dos 4

Arquivam-se:
(Trs) M do Brasil

Fbrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro); 3

Essas regras podem ser alteradas para melhor servir organizao, desde que o arquivista observe
sempre o mesmo critrio e faa as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras. As regras de
ordenao podem ser adotadas segundo critrio de letra por letra ou de palavra por palavra,
consideradas uma aps a outra.
Exemplo de critrio letra por letra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado
Exemplo de critrio palavra por palavra:
Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre
Como se pode observar, no critrio letra por letra no se consideram os espaos entre palavras.

Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico um sistema de recuperao direta onde a chave de recuperao a
procedncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras:
Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia)
Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrs
do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar
a capital que, logicamente, no seguir a ordem alfabtica.
Exemplo:
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
So Paulo Campinas Pedro Luiz
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
Arquivam-se:
Maranho So Luiz Maria do Carmo
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Joo Alfredo
Rio de Janeiro Campos Lucas Marques
So Paulo So Paulo Lvia de Ftima
So Paulo Campinas Pedro Luiz
Nome da cidade, estado e correspondente
Como a principal chave a cidade, deve-se orden-las alfabeticamente, no havendo destaque para
as capitais.
Exemplo:

Araatuba SP Luiz Carlos

So Mateus ES Maria Augusta
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
Arquivam-se:
Araatuba SP Luiz Carlos
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
So Mateus ES Maria Augusta
necessrio que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque h cidades com o
mesmo nome em diferentes estados.
Quando se trata de correspondncia com outros pases, alfabeta-se em primeiro lugar o pas,
seguido da capital e do correspondente. As demais cidades sero dispostas em ordem alfabtica,
aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. O mtodo geogrfico direto e de fcil
manuseio. Sua desvantagem a de exigir duas classificaes.

Mtodo numrico simples

O mtodo numrico simples um mtodo indireto, pois exige a consulta a um ndice alfabtico.
Nesse mtodo atribui-se a cada entrada uma numerao seqencial sem qualquer preocupao com
a ordenao alfabtica. Alm disso, ser necessrio um registro para controle da numerao
utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. Nesse mtodo, os correspondentes eventuais
tero a sua documentao arquivada em pastas miscelneas, que devem conter de dez a vinte
correspondentes cada uma.
Essa pasta miscelnea pode ser organizada segundo dois critrios distintos: a) numeram-se somente
as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os quais
recebero o nmero da pasta; b) numera-se cada correspondente eventual, precedido da letra M (de
miscelnea), arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenao alfabtica. No primeiro caso, a
notao das pastas miscelneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30
etc.
Nesse mtodo pode-se ainda reaproveitar uma numerao que venha a vagar. Tal mtodo tem ampla
aplicao nos arquivos especiais e especializados.

Mtodo numrico cronolgico

Nesse mtodo, alm da ordem numrica deve-se observar a data. um mtodo adotado em quase
todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. Depois de autuado, o
documento colocado em uma capa de cartolina, passando a ser chamado da em diante de
processo. Nesse mtodo, tambm possvel o reaproveitamento de numerao, desde que seja da
mesma data. o nico mtodo de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelnea. As
vantagens desse mtodo so maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais
fcil de lidar com nmeros do que com letras. Sua desvantagem o fato de ser um mtodo

indireto, obrigando duplicidade de pesquisa.

Mtodo Dgito-terminal
Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de
grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os
documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que
caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da
direita para a esquerda, formando pares.
Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83
Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para
fins de complementao. So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de
arquivamento e rapidez na localizao e arquivamento.

Mtodos por assunto (ideogrficos)

Os alfabticos podem ser enciclopdico ou dicionrio; os numricos, duplex, decimal, unitermo ou
indexao coordenada.
Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico
Exemplo:
Cursos
Especializao
Formao
Ps-graduao
Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administrao
Cincia poltica
Economia
Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio
Cursos de doutorado
Cursos de especializao
Cursos de formao
Cursos de mestrado
Cursos de ps-graduao
Pesquisas de administrao
Pesquisas de cincia poltica

Pesquisas de economia

Mtodo ideogrfico numrico duplex

Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico
remissivo. So portanto mtodos indiretos.
Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o
particular.
Exemplo:
0

Administrao Geral

Pesquisas

1-1
1-1-2

Psicologia
Aplicada ao trabalho
Aplicada educao

1-2

Cincia poltica

1-3

Administrao

1-4

Economia

Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura

ilimitada de classes.
Mtodo ideogrfico numrico decimal
Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o
conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos
inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes
predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e
assim sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal,
que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras divises so
denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos,
subgrupos, subsees etc. Um bom exemplo de classificao decimal pode ser encontrado na
resoluo n 14 do CONARQ.
Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que
no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da
instituio.
Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada)
Vem sendo utilizada com grande xito nos arquivos especiais e especializados. O mtodo consiste
em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente
(nmero de registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade identificar e localizar
o documento quando solicitado. Uma vez numerado, atravs da anlise do documento so
identificadas as palavras-chave ou descritores, que serviro posteriormente como chave de pesquisa.
Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-ndice, como mostra o exemplo a seguir:
Assemblia Extraordinria

N 0012

Palavras-Chave / descritores
Resumo: Assemblia extraordinria para
Greve
deliberar sobre a continuidade da greve
promovida pelos metalrgicos de todo pas. Foi
realizada no salo vip do Hotel Marina, na praia Metalrgicos
do Leblon, em 13 de maro de 1936.
Assemblia extraordinria
Hotel Marina
1936
A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colunas numeradas de 0 a
9. O nmero de registro transcrito nas fichas correspondentes s palavras-chaves escolhidas para
sua identificao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao
documento, como no exemplo a seguir:
Greve:
0

0210

0311

0172

0063

004

0135

0006

0017

0008

0099

0320

0421

0232

00173

0134

0235

0026

0417

0098

0149

0450

0461

0252

00243

0244

0465

0236

0317

0128

0439

0530

0531

Metalrgicos
0

0120

0411

0212

0003

0004

0145

0016

0127

0018

0199

0340

0521

0322

00193

0144

0245

0345

0527

0108

0239

0530

0631

0512

00283

0234

0475

0575

0427

0138

0399

Pelo exemplo acima pode-se concluir que h duas fichas que contm as palavras-chave Greve e
Metalrgicos: a 0004 e a 0530. Esse mtodo recomendado para arquivos fotogrficos, sonoros e
outros arquivos constitudos de documentos especiais.
Mtodos padronizados
Dentre os mtodos padronizados, o mais conhecido o automtico.
Mtodos padronizados automtico

Nesse mtodo os papis so arquivados com guias e pastas que j indicam as divises das letras do
alfabeto.
Mtodos padronizados soundex
Para os arquivos alfabticos onomsticos, de grandes propores.foi inventado o sistema soundex,
segundo o qual as unidades de arquivamento so ordenadas por cdigo, ao invs de o serem pela
seqncia estritamente alfabtica. O cdigo baseia-se no som das consoantes dos nomes. As
unidades de arquivamento so assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idntica, sem
levar em conta se a grafia ou no a mesma.
Mtodos padronizados rneo e mnemnico
No trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos.
Mtodos padronizados variadex
Esse mtodo uma variao do mtodo alfabtico. Nesse mtodo so utilizadas cores como
elementos auxiliares para facilitar no s o arquivamento, como a localizao de documentos.
Nesse mtodo trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores, onde cada cor representa a
segunda letra do nome de entrada e no a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto podero
existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse mtodo possvel reduzir a incidncia de erros de
arquivamento muito comuns no mtodo alfabtico.

Mtodo alfanumrico
Esse mtodo no considerado bsico nem padronizado. Esse mtodo trabalha com uma tabela
constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente.
Usam-se notaes fechadas, para evitar que depois de numeradas as divises sejam alteradas.
Exemplo:
Aa-Af = 1
Ag-Al =2
Am-As =3
E assim, sucessivamente.

Etapas de arquivamento
So as seguintes as fases de arquivamento: inspeo, estudo, classificao, codificao, ordenao e
guarda dos documentos.
Inspeo
Consiste no exame, por intermdio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao
arquivamento.
Estudo

Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe dever ser
atribuda, a existncia de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referncias
cruzadas.
Classificao
Consiste na determinao da entrada e das referncias cruzadas que lhe sero atribudas atravs de
um processo interpretativo.
Codificao
Consiste na aposio dos smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado.
Ordenao
o agrupamento dos documentos de acordo com a classificao e codificao adotadas. Sua
finalidade agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
Guarda dos documentos
o arquivamento propriamente dito.

Emprstimo e consulta
Documentos de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os
receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os
documentos e s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica.
Quanto aos prazos para emprstimo de dossis, sugere-se que devam estar compreendidos numa
faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentao no Arquivo. Dever ser
utilizada a guia-fora, que ficar no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossi. Este deve
conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade
administrativa, ndice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo
emprstimo.
Para facilitar sua cobrana, deve ser institudo o fichrio de lembretes ou vigilncia contnua
follow-up para controle de prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades.
Para informaes adicionais, consultar Resoluo n 14 do CONARQ.

Anlise, avaliao, seleo e eliminao

O governo no pode conservar todos os documentos produzidos em conseqncia de suas mltiplas
atividades. Torna-se impossvel prover espao para armazen-los, bem como pessoal para cuidar
dos mesmos. O custo da manuteno de tais papis vai alm das posses da mais rica nao. Alm
disso, os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam teis pesquisa erudita.
O destino de um documento pode ser a transferncia para um depsito de armazenamento
temporrio (record center) ou para um arquivo de preservao em carter permanente, reduo de
seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruio imediata.

A eficincia de um programa de destinao de documentos deve ser julgada to-somente pela

exatido de suas determinaes. A transferncia para um depsito temporrio presume valor para
um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custdia
permanente, o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o
seu alto custo, s proposta quando os documentos tm valor primrio ou secundrio que justifique
a despesa. E, lgico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir
documentos. Para maiores informaes vide art. 1, 2 e art 2 da Lei 5.433/68.
Um instrumento de destinao pode servir a vrios fins. Podem visar to-somente identificao
de corpos de documentos acumulados num rgo do governo e que precisam ser descartados
imediatamente ou dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo
chama-se lista de descarte ou lista de eliminao. Essas tabelas normalmente so aplicadas a
documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminao
dos mesmos. O teste de eficincia de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela
includos serem removidos e eliminados no fim dos perodos de reteno recomendados. A remoo
ordenada e o descarte de grande quantidade de papis inteis dos arquivos correntes baseiam-se em
tabelas de descarte. So, pois, um importante instrumento de administrao.
Um instrumento de destinao pode tambm ter o complexo objetivo de identificar tipos
rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados.
Um documento feito com esse objetivo chama-se tabela de descarte.
Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um rgo e
indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminao, seja a transferncia para um
arquivo de custdia permanente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma
chama-se plano de destinao ou tabela de temporalidade. Todos esses instrumentos de
destinao so atos normativos.
Uma vez determinada a eliminao de documentos, devem ser preparados os termos de eliminao
correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificao dos conjuntos
documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e quantidade, bem como a indicao do
instrumento de destinao que autoriza a destruio.
Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para
a sua exata identificao nos instrumentos de destinao. Devem ser classificados e arquivados de
tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destrudos depois de terem servido ao
uso corrente. A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de
registro ou por um sistema de arquivamento americano, um processo de alto custo. De fato, a
triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econmico, a menos que uma boa parte dos
documentos que esto sendo examinados possa ser separada para descarte. A classificao, portanto,
tem estreita ligao com as prticas de destinao.
Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em
atividades correntes, e somente como finalidade secundria a facilitar a sua remoo e descarte.
Contudo, se os documentos forem devidamente classificados em relao funo, podem, em geral,
ser eliminados segundo esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relao com a prpria
funo. As decises para se destruir documentos devem ser finais e irrevogveis.
Salvo em circunstncias excepcionais, os documentos no devem ser conservados temporariamente
ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar
uma opinio mediante verificao de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para
eliminao normalmente so vendidos como papel velho, podendo, porm, ser eliminados por
qualquer outro meio: fragmentao, macerao etc. A incinerao processo condenado , quer
pelo aumento do ndice de poluio que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel,
no deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma
clusula proibindo a sua revenda como documento. A macerao ou qualquer outro tratamento

sempre aconselhvel quando se tratar de documentos confidenciais.

Valor dos documentos
Em relao ao seu valor, os documentos podem ser:
Permanentes vitais aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de
importncia vital para a organizao.
Permanentes so os que, pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente.
Temporrios > quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do
documento.
Distino entre valores primrios e secundrios
Os valores inerentes aos documentos pblicos so de duas categorias: valores primrios, para a
prpria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundrios, para outras entidades e
utilizadores privados.
Distino entre valores probatrios e informativos
Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de documentos oficiais se os
analisarmos em relao a dois aspectos: a) a prova que contm da organizao e do funcionamento
do rgo governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos
origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de um rgo documentos probatrios ou
demonstrativos, que contm o testemunho da existncia e das atividades do rgo; e b) a
informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies etc. com que o
rgo governamental haja tratado.
Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contm da organizao e funes
sero chamados de valores probatrios. Os valores inerentes aos documentos devido informao
que contm sero chamados de valores informativos. A informao pode relacionar-se, de modo
geral, a pessoas (fsicas e jurdicas), coisas ou fenmenos, sabendo-se que os dois tipos de valores
no se excluem mutuamente.
Valores probatrios
Um governo responsvel deve preservar um mnimo de provas de como era a sua organizao e de
como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem
que o mnimo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamento. Mediante
uma seleo criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir, em um corpo de
documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importncia sobre a existncia de um rgo.
Para efeito probatrio deve-se procurar responder as seguintes perguntas: o que era o negcio?,
como era conduzido, por quem e com que resultados?.
As estimativas de valores probatrios devem ser feitas com base no conhecimento completo da
documentao do rgo; no devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao e no
importa quo bem concebido e bem executado seja um programa histrico; jamais poder produzir
trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais.
Outro ponto importante a ser considerado o de que se os documentos visam a servir como prova
da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades
administrativas que os criaram; no se deve reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio
qualquer.
Valores Informativos
Os valores informativos derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos

assuntos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente sobre as prprias
reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custdia
valiosa, menos pela prova que oferecem da ao do governo, do que pela informao que
apresentam sobre pessoas determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e
propriedades que deram origem a competente ao.
Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista no leva em
considerao a origem dos documentos que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram.
O interesse aqui reside na informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode julgar dos
valores informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade; b) forma; e c) importncia.
Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informao, quanto a
unicidade dos documentos que contm a informao. O termo unicidade, aplicado informao,
significa que a informao contida em determinados documentos oficiais no ser encontrada em
outras fontes documentrias de forma to completa e utilizvel. A informao obviamente
nica se no pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos a
nica boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso ser um verdadeiro perito no
mesmo.
O arquivista alemo Meissner formulou a mxima a idade avanada deve ser respeitada nos
documentos. Os arquivistas de diversos pases estabeleceram datas-limite antes das quais propem
que todos os documentos sejam conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na
Frana, 1830; e na Itlia, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidncia
histrica, adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os
documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.
Forma
Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informao nos
documentos, e b) a forma dos documentos.
A informao pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos so
apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenmenos (informao
extensa); b) muitos fatos so apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenmenos
(informao intensa); ou c) muitos fatos so apresentados sobre matrias diversas pessoas
coisas e fenmenos (informao diversa). Em geral, os documentos que representam concentrao
de informao so os que mais se prestam preservao arquivstica, pois os arquivos quase sempre
tm problemas de espao para a guarda de documentos.
O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles contida refere-se condio
fsica dos documentos oficiais. A condio fsica importante, pois, se os documentos vo ser
preservados num arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os
prprios criadores, us-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecnicos
ou eletrnicos.
Importncia
O arquivista presume que sua primeira obrigao a de conservar a documentao que contenha
informao que satisfar s necessidades do prprio governo, e depois disso, por mais indefinidas
que sejam, as dos pesquisadores e do pblico em geral. Antes de aplicar o teste da importncia, o
arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste
de importncia relaciona-se a fatores imponderveis a matrias que no podem ser avaliadas com

real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrrio, referem-se a fatores ponderveis a

assuntos que so passveis de ser avaliados na base de fatos que no deixam dvidas.
Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica
Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm sobre pessoas, dois critrios
so possveis. O primeiro selecionar aqueles que representam concentraes de informaes, tais
como formulrios de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa,
intensa ou diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo nmero de documentos
ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer
os fenmenos investigados.
Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um nmero limitado de processos
sobre indivduos, dois princpios podem ser adotados: a) o de seleo especial; e b) o de amostra
estatstica.
Documentos relativos a coisas
No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados so os que derivam da
informao que contm ore as prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s coisas.
Entre as coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.
Documentos relativos a fenmenos
O termo fenmeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenmenos so
antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos socilogos, economistas ou
estudiosos de administrao. Um arquivista, no importa qual seja sua experincia, ordinariamente
apreciar os documentos principalmente por seu valor ou interesse histrico. A maioria dos
arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a
pessoas, episdios ou acontecimentos importantes.
Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmicos, deve-se aplicar o
princpio da seleo especial. Esse princpio significa, simplesmente, que alguns documentos so
selecionados para preservao, porque contm dados que so representativos ou ilustrativos do
todo, porque tratam de um acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque contm
dados considerados prprios para um estudo de condies sociais e econmicas especficas. bom
distinguir-se imediatamente esse princpio do princpio de amostragem estatstica. Este ltimo,
adotado no incio do sculo XX, requer um conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral,
no possui. As tcnicas de coleta, classificao e anlise estatstica, de correlao de dados,
cmputo de mdias e probabilidades, previses, curvas e compilao de nmeros-ndices so
tcnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.
Concluses
A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em suposies arbitrrias de valor.
Deve ser, ao contrrio, baseada na anlise total da documentao relativa ao assunto a que se
referem os documentos em questo. A anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo
tempo em que aquilata os valores probatrios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o
conjunto da documentao do rgo que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores
informativos dos documentos, o arquivista deve levar em considerao a documentao total em
conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve determinar se aquele grupo de
documentos em questo contm informao nica e se apresenta uma forma que o torne til como
uma fonte de informao, e s depois de feito isto dever entrar no reino do impondervel.

Microfilmagem
Os objetivos da microfilmagem de documentos so, em geral, dois: a) reduzir o seu volume; b)
garantir a sua durabilidade. Qualquer determinao para microfilmar documentos deve ser baseada
nos seguintes princpios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa
operao; o processo de microfilmagem de alto custo, devendo-se, por isso, sopesar esse custo
contra o da preservao dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados
devem ter caractersticas fsicas que se prestem filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a
matria.
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reproduo de diminutas imagens
fotogrficas. Entretanto a sua utilizao como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e
documentos foram reduzidos a pequenas dimenses visando sua utilizao em pesquisas.
Entende-se por microfilmagem de substituio a que incide sobre documentos de guarda
temporria, com vistas ao aproveitamento de espao.
As microformas podem apresentar-se em trs modos: filme, jaqueta ou microficha;
Filme (rolo)
a forma de sada natural do processo de microfilmagem dos documentos. So gerados um filme
original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurana e uma cpia (diazo) para
consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato
A4. No filme esses documentos so chamados de fotogramas.
Jaqueta
A sua impresso segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Tambm so gerados dois
filmes: um para guarda no arquivo de segurana e outro para consulta. Entretanto, esse segundo
formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas so recortados e inseridos em jaquetas.
Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossis e que necessitam ser
constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informaes. Como
esse processo mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentao de uma empresa
encontra-se nesse suporte.
Microfichas
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou atravs do sistema COM
Computer Output Microfilm, ou seja, sada direta do computador para a microficha, atravs da fita
spool, sem passar pelo papel. No mais necessria a impresso de quilmetros de formulrios
contnuos. Sua capacidade de armazenamento de at 420 fotogramas. As microfichas so usadas
em arquivos que sejam bastante utilizados devido facilidade de seu manuseio. Os equipamentos
para a leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou conjugados
(leitoras/ copiadoras) para a leitura e cpia em papel.
Tecnologia da Informao
Os avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que
merecem reflexo e exigem solues dentro de curto espao de tempo: falta de respaldo legal, no
Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros contidos em suportes informticos; baixa
durabilidade dos materiais empregados, tornando necessria a transferncia peridica das
informaes para outros suportes; obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, dos
equipamentos necessrios leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na

fabricao de equipamentos e suportes.

Transferncia e recolhimento
Transferncia e recolhimento so definidos respectivamente no art. 1, 1 e art 1, 2 da
Resoluo n 2 do CONARQ. Transferncia e recolhimento so feitos em razo da freqncia de
uso e no do valor do documento. A transferncia dos documentos do arquivo corrente para o
intermedirio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o
arquivamento e a localizao de documentos, pois libera espao e economiza recursos materiais,
lembrando que o arquivo intermedirio dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao
arquivo permanente.
As transferncias para centros de depsito de armazenamento temporrio. atendem, no mnimo, a
trs necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se
acumulam regularmente nas reparties do governo e que devem ser conservados durante longos
perodos de tempo; b) servem para acomodar acumulaes especiais de documentos de rgos
extintos ou de determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se concentram todos os
acmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar um programa
de administrao de documentos ou arquivstico. Essas transferncias tambm ocorrem para reas
de custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que sua finalidade primordial. A
maior desvantagem de um plano de depsito tipo limbo, reside no incentivo que d s instituies
para protelar o exame de seus documentos. Esses centros no devem ser normalmente usados para
armazenar documentos cujo destino os funcionrios no possam decidir de imediato.
Sempre que se transferem documentos do tipo no-rotineiro para centros intermedirios, faz-se
mister obter informaes precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado
funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliao. Conquanto tais informaes sejam muito
teis na avaliao, as descries, por escrito, de documentos, raramente so um bom substituto para
a informao que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. importante lembrar que
os documentos transferidos a um depsito intermedirio conservam a classificao que lhes foi
dada nos arquivos correntes.
Quanto aos arquivos de custdia, deve-se observar alguns preceitos bsicos: primeiro, que um
arquivo permanente no deve aceitar documentos que possam demandar emprstimos freqentes
repartio de origem, embora um centro intermedirio possa tomar tais encargos.; segundo devem
ser documentos com valor secundrio evidente que justifique sua reteno permanente; terceiro,
os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lgicas,
acompanhadas dos ndices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto
possvel, destitudos de peas sem valor que com eles possam ter sido arquivados. E por ltimo,
um arquivo de custdia no deve recolher documentos a cujo uso se imponham restries
consideradas descabidas e contrrias ao interesse pblico.
Tipos de transferncia
At a primeira metade do sculo XX a tradio arquivstica clssica considerava apenas duas
idades dos arquivos: a administrativa e a histrica. Os documentos passavam diretamente de um a
outro estgio, no sendo prevista nenhuma fase de transio. Com o aumento da massa
documental, surgiu a teoria da idade intermediria e com ela a noo de depsitos
intermedirios, cujo acervo constitudo de papis que no esto mais em uso corrente. Os
arquivos intermedirios tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e
arquivistas. Sua funo principal consiste em proceder a um arquivamento transitrio, isto , em
assegurar a preservao de documentos que no so mais movimentados, utilizados pela
administrao e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos
prazos estabelecidos elas comisses de anlise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que
decidir pela eliminao ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.

H dois tipos bsicos de transferncia: permanente e peridica. Permanente a que se processa

em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que
dever ser transferido. S aplicada em casos especiais. Peridica a remoo de documentos,
em intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda
dentro de um perodo determinado, sendo esta ltima conhecida como peridica de mnimo e
mximo.
Na transferncia peridica em uma etapa, os documentos julgados de valor so recolhidos
diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, no h arquivo
intermedirio e a transferncia recebe o nome de recolhimento. Na transferncia peridica em
duas etapas tambm conhecida por dupla capacidade, transferncia mltipla ou mtodo do
ciclo os documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem durante
determinado perodo e, posteriormente, se julgados de valor, so recolhidos em carter definitivo
para o arquivo permanente.
normalmente nessa fase (transferncia) que se promove a desinfestao e a restaurao dos
documentos.

[1] Essa ficha ser retirada no rgo a que o documento destinado pelo responsvel pelo controle
no mbito desse rgo, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a
outro rgo, devendo essa passagem ser feita por intermdio do Setor de Registro e Movimentao,
que o redistribuir

Arquivos permanentes
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que so escolhidos de uma
grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor
comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos
documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um
determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de
um governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de
recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e tornlos disponveis para serem usados.
Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais
documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade.
Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto
normas para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da
repartio. O princpio bsico nullum tempus occurrit regi (art. 17, 4, Decreto 4.073/2002), que
foi traduzido como contra o rei no h prescrio (vide art. 15 e seguintes do Decreto
4.073/2002).
A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as
responsabilidades de custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao
ao conceito de propriedade pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a
custdia de qualquer rgo da administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os
documentos pblicos so transferidos da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia
de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado.
Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda
fsica, no que diz respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a

entidade que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias.

Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so
comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e
publicao para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a
usos secundrios de outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios
ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres.
Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos.
Essa regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer
funcionrio sem a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos (vide art. 18, Decreto
4.073/2002).
Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por
diversas circunstncias, devido sua utilizao.
Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem
ser distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias
reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos
arquivos corrente e intermedirio.
Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:
arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos;
descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao;
conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua
guarda, visando a impedir sua destruio;
referncia poltica de acesso e uso dos documentos.

Atividades de arranjo
Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao
das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. O arranjo
uma das funes mais importantes em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa
qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo so de dois tipos: intelectuais
e fsicas. As intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional
e contedo. As atividades fsicas se referem colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas,
seu empacotamento, fixao de etiquetas etc.
H considervel diferena entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente.
Quanto aos arquivos intermedirios, no existem mtodos ou princpios especficos de arranjo
no sentido tcnico da palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitria, aplicam-se
apenas critrios racionais de disposio dos documentos em estantes e armrios.

Princpios de arranjo de arquivos

O conservador de arquivos no se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma nica
repartio, como o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do
arranjo de todos os documentos sob sua custdia, os quais emanam de diversos rgos, de muitas
subdivises administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Arranja seus documentos para
uso no-corrente, em contraposio ao uso corrente, e arranja-os de acordo com certos princpios
bsicos da arquivstica e no segundo qualquer classificao predeterminada ou esquema de
arquivamento.

Evoluo dos princpios de arranjo

O primeiro grande passo terico, que diferia do velho mtodo de arranjo de arquivos de acordo com
esquemas de classificao predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro da
Instruo Pblica de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos
relativos ao arranjo de documentos dos dpartments que haviam sido colocados sob a jurisdio dos
Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses regulamentos foi
publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior,
conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la
mise em ordre et l classement des archives dpartmentales et communales, estabeleceu um
esquema lgico para o agrupamento de documentos dos dpartments que, embora modificado por
dois suplementos posteriores, ainda est em vigor. Os princpios gerais estabelecidos para a
execuo desse esquema foram os seguintes:
a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto , todos os documentos originrios
de uma determinada instituio, tal como uma entidade administrativa, uma corporao ou uma
famlia, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituio;
b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo
seria atribudo um lugar definitivo em relao aos outros grupos;
c) as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstncias, em ordem
cronolgica, geogrfica ou alfabtica.
A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princpio bsico de respect des fonds, pelo qual todos
os documentos originrios de uma autoridade administrativa, corporao ou famlia devem ser
agrupados, constituindo fundos. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e
aps, em ordem cronolgica, geogrfica ou alfabtica. As relaes entre os grupos de assuntos,
dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo contedo dos mesmos.
Quando se tratar, por exemplo, de uma coleo de decretos ou leis, ou de decises judiciais, as
peas devem ser arranjadas em ordem cronolgica, visto que um pesquisador, geralmente, indica a
data de tais documentos. Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, prefervel
o arranjo geogrfico, visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da
municipalidade. Se se tratar de documentos relativos a pessoas, claro que o arranjo alfabtico
pelos nomes dos indivduos facilita as buscas.
O eminente palegrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princpio respect des fonds nos
seguintes termos:
Uma classificao geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto, a nica maneira
adequada de se assegurar a realizao imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal classificao
apresenta vrias vantagens. Em primeiro lugar, mais simples de se por em prtica do que
qualquer outro sistema, pois consiste to-somente em reunir peas das quais apenas necessrio
determinar a origem. Num grande nmero de casos, essa classificao feita com mais facilidade,
porquanto consta simplesmente da reproduo da ordem atribuda por seus donos anteriores; essa
ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de inventrios existentes, sendo, neste caso, suficiente
confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invs de seguir
esse mtodo, se prope uma ordem terica, baseada na natureza das coisas, todas essas vantagens se
perdem.
O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrrio de
classificao de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substitudo por um sistema
baseado em princpio aplicvel de maneira geral. Esse princpio o de agrupar os documentos
oficiais de acordo com a natureza das instituies pblicas que os acumulam.
O princpio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prssia, onde se decidiu, primeiro, que
os documentos pblicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os

criaram (e no de acordo com a natureza das instituies que os criaram, como na Frana) e,
em segundo lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos prprios rgos criadores deve ser
preservado no arquivo de custdia permanente. O princpio de agrupar os documentos oficiais
de acordo com a origem nos organismos pblicos administrativos chamado princpio da
provenincia.
O reagrupamento dos documentos de diferentes rgos, por assuntos, foi ento reconhecido como
um mtodo impraticvel, especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos
documentos transferidos. Criou-se ainda um novo princpio chamado Registraturprinzip. Este
estabelecia que os documentos de cada rgo devem ser mantidos, no arquivo de custdia, na
ordem dada pelo servio de registro do rgo, e no reorganizados por grupos de assuntos.
Os arquivistas holandeses tambm concluram no ser possvel, tampouco desejvel, que se destrua
a ordem original do registro para substitu-la por outra baseada no que possa parecer um esquema
mais lgico de cabealhos de assuntos. A ordem original do registro, explicaram, no foi criada
arbitrariamente, no resulta do acaso, mas, ao contrrio, conseqncia lgica da organizao do
corpo administrativo de cujo funcionamento o registro produto.
A evoluo desses princpios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha, consagrando-se
mundialmente o princpio da provenincia por vrias razes:
a) o princpio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os
processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do
governo se acumula em conexo com atos oficiais e, como os atos do governo se relacionam entre
si, atravs da funo e da organizao administrativa, assim os documentos so mais inteligveis
quando conservados juntos, sob a identidade do rgo ou da subdiviso do rgo, pelo qual foram
acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele rgo;
b) o princpio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos
individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos
correlatos. Se os documentos so arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com
um sistema subjetivo ou arbitrrio qualquer, o real significado dos mesmos, como prova
documentria, pode-se tornar obscuro ou at se perder;
c) o princpio d ao arquivista um guia exeqvel e econmico para o arranjo, descrio e
utilizao dos documentos sob sua custdia. Quebrar as unidades existentes e substitu-las
arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a
complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizveis o
acabamento de qualquer tarefa desse gnero.
Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos

Na aplicao do princpio da provenincia, a entidade administrativa que os produziu no precisa

ter sido completa e independente, como na Inglaterra, mas deve, no entanto, ter sido de tal ordem
que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos,
considerando-se a relao desses para com a funo ou campo de assunto.
Alm disso, os documentos preservados pelo testemunho que contm da organizao e da funo
devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuda pelos rgos que os criaram, mantiveram ou
acumularam. Conquanto essa ordem no rena os documentos por assuntos que atenderiam a todas
as necessidades dos pesquisadores, a nica maneira vivel de colocarem-se os documentos em
ordem, conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao funcionamento do
governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano arbitrrio, a documentos que j estejam em
ordem ou parcialmente ordenados, seria um extravagante desperdcio de tempo, e impor um plano
de arranjo arbitrrio aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados no atenderia a
qualquer objetivo concebvel.

Deve fazer-se uma exceo regra de preservar os documentos na ordem original, quando estes
receberam novo arranjo nos rgos governamentais, depois de servirem a seus objetivos primrios.
O arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes, mas
novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que no os correntes s devem ser
preservados no arquivo de custdia permanente se atenderem s necessidades arquivsticas.
Por fim, os documentos modernos que so conservados pelo seu contedo informativo sem
referncia ao seu valor como testemunho da organizao e funo devem ser mantidos na ordem
que melhor sirvam s necessidades dos pesquisadores e dos funcionrios. Uma boa proporo de
documentos modernos preservada unicamente pela informao que contm sobre pessoas, lugares
ou sobre matria social, econmica, cientfica etc. Tais documentos devem ser arranjados,
unicamente, tendo-se em vista facilitar a sua utilizao pelos estudiosos, cientistas e outros, sem
observar como estavam arranjados na repartio.
A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as circunstncias e convenincias,
obedecendo a dois critrios:
a) Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de
arquivos;
b) Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo,
reunidos pela semelhana de suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia.

Atividades de descrio e publicao

O trabalho de um arquivo s se completa com a elaborao de instrumentos de pesquisa, que
consistem na descrio e na localizao dos documentos no acervo, e se destinam a orientar os
usurios nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental.
Alm de tornar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o contedo e as
caractersticas dos documentos.
Os documentos, quanto substncia, so descritos fazendo-se referncia ao rgo administrativo
que os criou, s funes, ou s atividades. Os documentos so descritos estruturalmente, dandose informao sobre a natureza fsica dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais so
arquivados ou classificados.
O primeiro elemento na descrio de documentos a autoria, que indicada mencionando-se o
nome da unidade administrativa, dentro do rgo governamental, que os criou; o segundo elemento
o tipo fsico a que pertencem os documentos correspondncia, relatrios, ordens, tabelas e
outros; o terceiro elemento o ttulo da unidade que est sendo descrita; o quarto a estrutura
fsica da unidade partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maos
de documentos ou caixas.
Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa
Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direo de seu presidente, com a finalidade
de definir os instrumentos de pesquisa bsicos. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros
no dispe de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientao, o grupo
selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia, inventrio, catlogo e repertrio.
Guia

Obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que
integram o acervo de um arquivos permanente. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois
se prope a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade informar
sobre o histrico, a natureza, a estrutura, o perodo de tempo, a quantidade de cada fundo

integrante do acervo total do arquivo.

Inventrio sumrio

Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so

identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja
organizao deve refletir o arranjo adotado para a disposio do fundo, ou parte dele, como uma
srie, por exemplo.
Sua finalidade descrever a composio do fundo ou parte dele, pela enumerao de suas
unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um
instrumento preliminar de busca para cada fundo.
O inventrio deve ser precedido de uma introduo contendo informaes sobre os seguintes
elementos: modalidade de incorporao do fundo no acervo do arquivo; breve notcia histrica
sobre a instituio, a pessoa ou a famlia da qual o fundo proveniente; explicao sobre o
modo de consulta do inventrio.
O inventrio sumrio fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser
elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos constitudos de documentos de carter
oficial quanto para os de arquivos privados.
Inventrio analtico

Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas

divises so identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade propiciar ao usurio
um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descrio minuciosa de
seu contedo.
Catlogo

Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou

geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma
sumria ou pormenorizada.
Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham
sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a
lugares especficos existentes num ou mais fundos.
Repertrio

o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente

selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critrio temtico, cronolgico,
onomstico ou geogrfico. Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que
estabelece ou no a incluso de determinado documento. Sua elaborao s se justifica em casos
especficos, quando h inteno de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposio das
entradas e demais informaes se assemelha do catlogo, sendo os itens descritos
minuciosamente, cabendo mesmo a transcrio de documentos na ntegra.
ndice instrumento de pesquisa auxiliar

uma lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do contedo de um documento ou grupo de

documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localizao no texto.
Tabela de equivalncia ou concordncia

um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia de antigas notaes para as novas que

tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo.

ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica
Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparao de descries arquivsticas. Deve ser
usada em conjuno com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criao.
O objetivo da descrio arquivstica identificar e explicar o contexto e o contedo de documentos
de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. Processos relacionados descrio podem
comear na ou antes da produo dos documentos e continuam durante sua vida.
As regras contidas nesta norma no do orientao para a descrio de documentos especiais, tais
como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrio para tais documentos
j existem. Normas de descrio arquivstica so baseadas em princpios tericos aceitos. Por
exemplo, o princpio de que a descrio arquivstica procede do geral para o particular uma
conseqncia prtica do princpio do respeito aos fundos.
Um fundo pode ser descrito como um todo numa nica descrio ou representado como um todo e
em suas partes em vrios nveis de descrio. O fundo constitui o nvel mais geral de descrio; as
partes constituem nveis subseqentes, cuja descrio, com freqncia, s plenamente
significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrio no
nvel do fundo, no nvel da srie, no nvel do dossi / processo e / ou uma descrio no nvel do
item. Nveis intermedirios, tais como sees ou subsries, podem ocorrer. Cada um desses nveis
pode ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou
funes da entidade que gerou os documentos e a sua organizao.
No glossrio do ISAD(G) encontramos uma definio de seo: Subdiviso de um fundo
compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivises
administrativas da agncia ou instituio produtora ou, quando tal no possvel, correspondendo
a uma diviso geogrfica, cronolgica, funcional ou agrupamentos de documentos similares.
Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierrquica complexa, cada seo tem tantas
subdivises subordinadas quantas forem necessrias, de modo a refletir os nveis da estrutura
hierrquica da unidade administrativa subordinada primria.
Descrio multinvel

Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele dever ser representado numa s descrio,
utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se necessria a descrio das suas partes, estas
podem ser descritas em separado, usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de
todas as descries assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as
quais foram elaboradas as descries. Para as finalidades destas regras, tal tcnica de descrio
denominada descrio multinvel.

Regras para descrio multinvel

DESCRIO DO GERAL PARA O PARTICULAR

Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes.
Regra: No nvel do fundo, d informao sobre ele como um todo. Nos nveis seguintes e
subseqentes, d informao sobre as partes que esto sendo descritas. Apresente as descries
resultantes numa relao hierrquica entre a parte e o todo, procedendo do nvel mais geral (fundo)
para o mais particular.

 INFORMAO RELEVANTE PARA O NVEL DE DESCRIO

Objetivo: Representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio.
Regra: Fornea apenas a informao apropriada para o nvel que est sendo descrito. Por exemplo,
no fornea informaes detalhadas sobre dossis / processos se a unidade de descrio for um
fundo; no fornea a histria administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de
descrio for uma diviso ou uma seo.
RELAO ENTRE DESCRIES
Objetivo: Tornar explcita a posio da unidade de descrio na hierarquia.
Regra: Relacione, se aplicvel, cada descrio sua mais prxima e superior unidade de descrio,
e identifique o nvel de descrio.
NO REPETIO DE INFORMAO
Objetivo: Evitar redundncia de informao em descries hierarquicamente relacionadas.
Regra: No mais alto nvel apropriado, d a informao que comum s partes componentes. No
repita em um nvel inferior informao que j tenha sido dada num nvel superior.
Elementos de descrio

Esses elementos so divididos em sete reas: rea de identificao, rea de contextualizao, rea de
contedo e estrutura, rea de condies de acesso e uso, rea de fontes relacionadas, rea de notas e
rea de controle da descrio.

ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades

coletivas, pessoas e famlias
Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relao ao ISAD(G). A criao de
registros de autoridade arquivstica possibilita o controle das entradas de entidades coletivas,
pessoas e famlias, permitindo tanto a identificao de fundos fracionados entre diversas
instituies, como tambm o prprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas,
pessoas e famlias em fundos diversos de variados arquivos.

Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF)

Catlogo de autoridade (authority file) - conjunto organizado de registros de autoridade.

Controle de autoridade (authority control) - controle de termos normalizados, incluindo nomes
prprios (de pessoas fsicas ou jurdicas e geogrficos), utilizados como pontos de acesso.
Dados de autoridade (authority data) - informao em um registro de autoridade ou em um
arquivo de autoridade.
Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso normalizado estabelecido pela
instituio arquivstica responsvel.
Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de ndice, pelo qual uma descrio
possa ser pesquisada, identificada ou recuperada.
Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de autoridade combinada com outros
elementos de informao que descreve a entidade (entidade coletiva, pessoa ou famlia) e que pode
remeter a outras entradas de autoridade.

Atividades de conservao
A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, conseqentemente, ao local
de sua guarda.
H dois fatores apontados pela Repartio de Normas Tcnicas (Bureau of Standards) que
afetam a preservao do material sob a custdia de um arquivo: agentes externos e internos de
deteriorao. Os agentes externos decorrem das condies de armazenagem e de uso; os internos
so inerentes prpria natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra
esses agentes destrutivos, provendo-se de instalaes que anulem ou reduzam os efeitos malficos
dos agentes externos e empregando mtodos que preservem os materiais perecveis, seja na forma
original, seja em qualquer outra forma.
A luz, a temperatura, a umidade, a poluio cida do ar e as impurezas no papel so os principais
agentes de deteriorao. Os agentes externos mais responsveis pela deteriorao so os gases
cidos da atmosfera e particularmente o dixido sulfrico (H 2SO5). A poluio cida do ar, bem
como outros fatores externos de deteriorao, temperatura e umidade desfavorveis, somente
podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas reas onde se observa elevada
poluio atmosfrica, os prdios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de arcondicionado. O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de
instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos
denomina-se climatizao.
As atividades relacionadas com o arranjo, descrio e consulta ficam em plano secundrio, em face
do importante problema da preservao dos documentos.
A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inmeras pragas, a
mdio e longo prazos, so altamente prejudiciais conservao do acervo documental.
A luz do dia deve ser abolida na rea de amazenamento, porque no s acelera o
desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A prpria luz artificial deve ser usada com
parcimnia.
O ar seco outro fator de enfraquecimento do papel.
A umidade, alm de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento de mofo. O
ndice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%.
A temperatura no deve sofrer oscilaes, mantendo-se entre 20 e 22. O calor constante destri
as fibras do papel. O ideal a utilizao ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e
desumidificadores, a fim de climatizar as reas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. No
sendo vivel tal prtica, deve-se empregar slica-gel, acondicionada em recipientes plsticos, no
fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade.
A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papis. As emanaes
deletrias dos gases tambm destroem as fibras do papel.
Determinados insetos so atrados pela celulose do papel, cola, goma ou casena, mas a umidade
a principal causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condies ideais
para se desenvolverem.
So as seguintes as principais operaes de conservao: a) desinfestao; b) limpeza; c)
alisamento; d) restaurao ou reparo.

Desinfestao
O mtodo mais eficiente de combater os insetos a fumigao. A substncia qumica a ser
empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob
sua ao. Com a fumigao os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, so completamente
destrudos.
Contudo, de acordo com uma publicao oficial do Arquivo Nacional cujo texto original de
Indgrid Beck, a fumigao de documentos no mais recomendada em virtude dos gases txicos e
compostos oxidantes danosos.

Limpeza
a fase posterior fumigao. Na falta de instalaes especiais para essa operao, utiliza-se um
pano macio, uma escova ou um aspirador de p.
Alisamento
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel, expondo-os ao do ar com
forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma cmara de umidificao. Em
seguida, so passados a ferro, folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em
estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob presso moderada. Na falta de
equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.

Restaurao
Os documentos devem ser tratados em relao acidez, antes de se tentar a restaurao por
qualquer mtodo.
A restaurao exige um conhecimento profundo dos papis e tintas empregados. Vrios so os
mtodos existentes. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao
envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente, sem que advenha prejuzo
quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso.
Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua
resistncia, no prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios
ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que natural,
tornam-se suscetveis ao ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do
executor.
Tecido
Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de
amido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido
propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e
infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
Silking
Este mtodo utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido
ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade
quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco

prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo, cuja matria prima de alto custo.
Laminao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e
outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa hidrulica. O acetato de celulose, por ser
termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A
durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem perda da legibilidade e da
flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso
pode ser removida com gua e sabo.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada,
rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a
passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as
que mais se aproximam do mtodo ideal.
Laminao manual
Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada,
embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. A laminao manual,
tambm chamada laminao com solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de
recursos para instalar equipamentos mecanizados.
Encapsulao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento
colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas
faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto
dentro das duas lminas.
A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos.

Atividades de referncia
Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as polticas de acesso e de uso
dos documentos. Por poltica de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados
em relao ao que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberao ou
restrio de acesso, aps analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as informaes, bem
como os direitos de terceiros, ou determinao de autoridade superior.
Quanto poltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os
documentos, indicando as categorias de usurios que tero acesso ao acervo, bem como elaborando
o regulamento da sala de consulta

Leis e Decretos: DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO

DE 1997
DECRETO N 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997
Regulamenta o art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a categoria
dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituio, e tenso em vista o disposto no art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

DECRETA:
CAPTULO I
DAS DISPOSIES GERAIS
Art. 1 Este decreto regula a classificao, reproduo e o acesso aos documentos pblicos de
natureza sigilosa, apresentados em qualquer suporte, que digam respeito segurana da sociedade e
do Estado e intimidade do indivduo.
Art. 2 Para os fins deste Decreto, considera-se:
I - acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo;
II - classificao: atribuio de grau de sigilo a documentos;
III - credencial de segurana: certificado concedido por autoridade competente, que habilita uma
pessoa a ter acesso a documento sigiloso;
IV - custdia: responsabilidade pela guarda de documentos;
V - desclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel pela classificao dos
documentos sigilosos os torna ostensivos e acessveis consulta pblica;
VI - documento ostensivo: documento cujo acesso irrestrito;
VII - documento sigiloso: documento que contm assunto classificado como sigiloso, e que,
portanto requer medidas especiais de acesso;
VIII - grau de sigilo: gradao atribuda classificao de um documento sigiloso, de acordo com a
natureza de seu contedo e
tendo em vista a convenincia de limitar sua divulgao s pessoas que tm necessidade de
conhec-lo.
IX - reclassificao: atividade pela qual a autoridade responsvel pela classificao dos documentos
altera a sua classificao.
CAPTULO II
DO ACESSO
Art. 3 assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos, observado o disposto neste
Decreto e no art. 22 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 4 Qualquer documento classificado como sigiloso, na forma do art. 15 deste Decreto,
recolhido a instituio arquivstica pblica, que em algum momento tenha sido objeto de consulta
pblica, no poder sofrer restrio de acesso.
Art. 5 Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de documentos sigilosos,
devero constituir Comisses Permanentes de Acesso, para o cumprimento deste Decreto, podendo
ser criadas subcomisses.
Art. 6 As Comisses Permanentes de Acesso devero analisar, periodicamente, os documentos
sigilosos sob custdia, submetendo-os autoridade responsvel pela classificao, a qual, no prazo
regulamentar, efetuar, se for o caso, sua desclassificao.
Pargrafo nico. A relao dos documentos desclassificados, contendo nome e sigla do rgo ou
da instituio, tipo, nmero e data do documento, grau de sigilo original, destinatrio e assunto,
dever ser encaminhada, semestralmente, pelas comisses permanentes de acesso, para publicao
em Dirio Oficial da Unio, do Distrito Federal, dos Estados ou dos Municpios, conforme o caso.

Art. 7 Findo o prazo estabelecido no art. 29 deste Decreto, as Comisses Permanentes de Acesso
devero liberar os documentos referidos nesse dispositivo.
Art. 8 Sero liberados consulta pblica os documentos que contenham informaes pessoais,
desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.
Art. 9 As Comisses Permanentes de Acesso podero autorizar o acesso a documentos pblicos de
natureza sigilosa a pessoas devidamente credenciadas, mediante apresentao, por escrito, dos
objetivos da pesquisa.
Art. 10. O acesso aos documentos sigilosos, originrios de outros rgos ou instituies, inclusive
privadas, custodiados para fins de instruo de procedimento, processo administrativo ou judicial,
somente poder ser autorizado pelo agente do respectivo rgo ou instituio de origem.
Art. 11. O acesso a qualquer assunto sigiloso, resultante de acordos ou contratos com pases
estrangeiros, atender s normas e recomendaes de sigilo constantes desses instrumentos.
Art. 12. A eventual negativa de autorizao de acesso dever ser justificada por escrito.
Art. 13. Todos tm direito de acessar, mediante requerimento protocolado na instituio pblica
custodiadora, documentos e informaes a seu respeito, existentes em arquivos ou bancos de dados
pblicos.
Art. 14. O atendimento consulta a documentos sigilosos ou a informaes pessoais existentes nos
arquivos ou em bancos de dados ser dado no prazo da lei, a partir da data de entrada do
requerimento no protocolo.
CAPTULO III
DO SIGILO E DA SEGURANA DA SOCIEDADE E DO ESTADO
Art. 15. Os documentos pblicos, sigilosos classificam-se em quatro categorias:
I - ultra-secretos: os que requeiram excepcionais medidas de segurana e cujo teor s deva ser do
conhecimento de agentes pblicos ligados ao seu estudo e manuseio;
II - secretos: os que requeiram rigorosas medidas de segurana e cujo teor ou caracterstica possam
ser do conhecimento de agentes pblicos que, embora sem ligao ntima com seu estudo ou
manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razo de sua responsabilidade
funcional;
III - confidenciais: aqueles cujo conhecimento e divulgao possam ser prejudiciais ao interesse do
Pas;
IV - reservados: aqueles que no devam, imediatamente, ser do conhecimento do pblico em geral.
Art. 16. So documentos passveis de classificao como ultra-secretos aqueles referentes
soberania e integridade territorial nacionais, planos de guerra e relaes internacionais do Pas, cuja
divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria ultra-secreto somente poder ser feita
pelos chefes dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio federais.
Art. 17. So documentos passveis de classificao como secretos aqueles referentes a planos ou
detalhes de operaes militares, a informaes que indiquem instalaes estratgicas e aos assuntos
diplomticos que requeiram rigorosas medidas de segurana cuja divulgao ponha em risco a
segurana da sociedade e do Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria secreta somente poder ser feita pelas
autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 16 deste Decreto, por governadores e ministros de
Estado, ou, ainda, por quem haja recebido delegao.

Art. 18. So documentos passveis de classificao como confidenciais aqueles em que o sigilo
deva ser mantido por interesse do governo e das partes e cuja divulgao prvia possa vir a frustrar
seus objetivos ou ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria confidencial somente poder ser feita
pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 17 deste Decreto, pelos titulares dos rgos
da Administrao Pblica Federal, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios, ou, ainda, por
quem haja recebido delegao para esse fim.
Art. 19. So documentos passveis de classificao como reservados aqueles cuja divulgao,
quando ainda em trmite, comprometa as operaes ou objetivos neles previstos.
Pargrafo nico. A classificao de documento na categoria reservada somente poder ser feita
pelas autoridades indicadas no pargrafo nico do art. 18 deste Decreto, e pelos agentes pblicos
formalmente encarregados da execuo de projetos, planos e programas.
Art. 20. Os prazos de classificao dos documentos a que se refere este Decreto vigoram a partir da
data de sua produo, e so os seguintes:
I - ultra-secretos, mximo de trinta anos;
II - secretos, mximo de vinte anos;
III - confidenciais, mximo de dez anos;
IV - reservados, mximo de cinco anos.
Art. 21. Os documentos sigilosos, de valor probatrio, informativo e histrico, de guarda
permanente, de acordo com o art. 25, da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 no podem ser
destrudos.
Art. 22. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, ou a autoridade mais
elevada, findo o motivo de sua classificao ou alterao de sua natureza, e considerando o
interesse para a pesquisa e para a administrao, alter-la ou cancel-la, tornando-os ostensivos.
Art. 23. Poder a autoridade responsvel pela classificao dos documentos, considerando o
interesse de segurana da sociedade e do Estado, renov-la por uma nica vez, por igual perodo.
Pargrafo nico. Poder a autoridade superior que classificou o documento alterar o grau de
sigilo dos documentos em trmite.
Art. 24. Os documentos sigilosos sero guardados em condies especiais de segurana.
Art. 25. Os procedimentos relativos emisso de credencial de segurana sero objeto de
disposies internas de cada rgo ou instituio de carter pblico.
Art. 26. Os agentes pblicos encarregados da custdia de documentos sigilosos devero passar,
devidamente conferidos, a seus substitutos todos os documentos sob sua responsabilidade.
Art. 27. Os documentos sigilosos, de guarda permanente, objeto de desclassificao, devero ser
encaminhados instituio arquivstica pblica, na sua esfera de competncia, ou ao arquivo
permanente do rgo, para fins de organizao, preservao e acesso.
CAPTULO IV
DA INTIMIDADE
Art. 28. Excetuam-se do acesso pblico irrestrito os documentos cuja divulgao comprometa a
intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos
judiciais que tenham tramitado em segredo de justia.
Art. 29. Sero restritos pelo prazo de cem anos, a partir da data de sua produo, os

documentos a que se refere o art. 28 deste Decreto.

Pargrafo nico. Excepcionalmente, desde que observadas as disposies constantes do art. 9,
poder ser autorizado o acesso aos documentos referidos no art. 28 deste Decreto.
CAPTULO V
DA REPRODUO
Art. 30. A instituio pblica custodiadora de documentos sigilosos fornecer, quando solicitada
pelo usurio, reproduo total ou parcial dos documentos, observadas as restries legais e as
estabelecidas pelas Comisses Permanentes de Acesso.
1 Todas as cpias decorrentes de reproduo sero autenticadas pelo Presidente da Comisso
Permanente de Acesso respectiva.
2 Os documentos que contenham informaes que comprometam a vida privada, a honra e a
imagem de terceiros podero ser reproduzidos parcial ou totalmente, observado o disposto no art. 8
deste Decreto.
Art. 31. Sero fornecidas certides dos documentos que no puderem ser copiados, devido a seu
estado de conservao, desde que necessrias para fazer prova em juzo.
CAPTULO VI
DAS DISPOSIES FINAIS
Art. 32. Os agentes pblicos responsveis pela custdia de documentos sigilosos esto sujeitos s
regras referentes ao sigilo profissional ou a seu cdigo especfico de tica.
Art. 33. Os rgos pblicos e instituies de carter pblico custodiadores de documentos sigilosos
tero um prazo mximo de sessenta dias para constituir e instalar sua Comisso Permanente de
Acesso, a partir da data de publicao deste Decreto.
Art. 34. Este decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 35. Ficam revogados os Decretos ns 79.099, de 06 de janeiro de 1977, e 99.347, de 26 de
junho de 1990.
Braslia, 24 de janeiro de 1997; 176 da Independncia e 109 da Repblica.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Nelson A. Jobim
(Dirio Oficial da Unio, de 27 de janeiro de 1997)

Leis e Decretos: Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991

Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991
O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a
seguinte lei:
CAPTULO I

Disposies Gerais
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e
como elementos de prova e informao.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia
do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou
de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da
lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana
da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei.
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da
violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO II
Dos Arquivos Pblicos
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio
de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal
em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de
carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de
suas atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de
sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao,
constituam de consultas freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos
produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser
realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de
competncia.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III

Dos Arquivos Privados

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse
pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a
histria e desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser
alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e
social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser
depositados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia
do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas
Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies
arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder
Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do
Ministrio da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do
Ministrio da Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura polticojurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades
regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes,
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes,
tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso
aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e
vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei.
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na
classificao dos documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem
como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e
da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser
restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse
prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por
um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de
qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou
esclarecimento de situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em
vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de
interesse pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo
Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional
de Arquivos (Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em
regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.
FERNANDO
Jarbas Passarinh

COLLOR

Leis e Decretos: Regimento Interno do Conselho Nacional de

Arquivos CONARQ
Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos
CONARQ
CAPTULO I
DA NATUREZA E DA FINALIDADE
Art. 1 O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado vinculado ao Arquivo
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a Poltica
Nacional de Arquivos, e regulamentado pelo Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, tem por
finalidade:
I - definir a poltica Nacional de arquivos pblicos e privados e;
II - exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos
documentos de arquivo.
CAPTULO II
DA COMPETNCIA
Art. 2 Para consecuo de suas finalidades, compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando
gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e
integrao sistmica das atividades arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao
aperfeioamento e implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento
e acesso aos arquivos pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia de suas funes
executiva, legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades
da poltica Nacional de arquivos pblicos e privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e
Judicirio da Unio, nos Estados, no Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos
Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados, nos termos do art. 12 da
Lei n 8.159, de 1991, e do art. 23 do Decreto n 4.073, de 2002;
X - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo
nas instituies integrantes do SINAR;

XI - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica Nacional de

arquivos pblicos e privados;
XII - promover a elaborao do cadastro Nacional de arquivos pblicos e privados, bem como
desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos;
XIII - manter intercmbio com outros conselhos e instituies cujas finalidades sejam relacionadas
ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar
esforos e encadear aes; e
XIV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas
reas de educao, cultura, cincia e tecnologia, informao e informtica.
CAPTULO III
DA COMPOSIO E DO MANDATO
Art. 3 O CONARQ constitudo por dezessete membros conselheiros, sendo:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de Arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas; e
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino,
pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.
1 O Presidente do Conselho, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto
legal no Arquivo Nacional.
2 Cada conselheiro ter um suplente.
3 Os membros referidos no inciso III sero designados pelo Presidente do Supremo Tribunal
Federal.
4 Os membros referidos no inciso IV sero designados um pelo Presidente da Cmara dos
Deputados e outro pelo Presidente do Senado Federal.
5 Os demais conselheiros e respectivos suplentes sero designados pelo Presidente da Repblica,
observado o disposto no art. 31 do Decreto n 4.073, de 2002, a partir de listas apresentadas pelo
Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e
entidades representadas.
6 O mandato dos conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo.
7 obrigao do conselheiro titular impossibilitado de comparecer reunio do Plenrio do
CONARQ providenciar o comparecimento do suplente.
8 A ausncia do conselheiro e do respectivo suplente a mais de duas reunies no perodo de um
ano ser comunicada autoridade responsvel pela designao do conselheiro, para as providncias
que entender cabveis.

Art. 4 O exerccio das atividades de conselheiro de natureza relevante e no sujeito a

remunerao.
CAPTULO IV
DA ORGANIZAO E DO FUNCIONAMENTO
Seo I
Da Estrutura Bsica
Art. 5 O CONARQ tem como estrutura bsica o Plenrio, as Cmaras Tcnicas, as Cmaras
Setoriais e as Comisses Especiais.
Art. 6 O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
Pargrafo nico. As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do
Arquivo Nacional, por deliberao do seu Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo
superior indicar a convenincia de adoo dessa medida.
Art. 7 Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do CONARQ, ad
referendum do Plenrio.
Art. 8 O exerccio das atividades desenvolvidas nas cmaras e comisses considerado relevante e
no sujeito a remunerao.
Seo II
Do Plenrio
Art. 9 O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, constitudo na forma do art. 3
deste Regimento.
Art. 10. Ao Plenrio compete:
I - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alterao neste Regimento;
II - definir a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e Privados;
III - baixar normas necessrias regulamentao e implementao da Poltica Nacional de
Arquivos e do SINAR;
IV - decidir sobre os assuntos encaminhados sua apreciao pelas cmaras tcnicas, cmaras
setoriais, comisses especiais, conselheiros e representantes da sociedade civil; e
V - criar e extinguir cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses especiais, bem como definir as
competncias e estabelecer o prazo de durao destas.
Seo III
Das Cmaras Tcnicas
Art. 11. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras tcnicas, de carter permanente, visando
elaborar estudos e normas necessrias implementao da poltica Nacional de arquivos pblicos e
privados e ao funcionamento do SINAR.
1 As cmaras tcnicas sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo
Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
2 O Presidente de cmara tcnica poder, eventualmente, recorrer a profissional, qualificado para
o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara tcnica que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo
de um ano, ser desligado.

 4 As cmaras tcnicas apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.

Art. 12. As cmaras tcnicas sero presididas por um de seus membros.
Art. 13. O presidente de cmara tcnica ser eleito em reunio ordinria da respectiva Cmara, por
maioria simples dos votos de seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara tcnica participar das votaes.
Art. 14. O presidente de cmara tcnica poder relatar processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos
pareceres.
Art. 15. As decises das cmaras tcnicas sero tomadas por votao da maioria simples dos votos
de seus membros.
Seo IV
Das Cmaras Setoriais
Art. 16. O Plenrio do CONARQ constituir cmaras setoriais, de carter permanente, visando
identificar, discutir e propor solues para questes temticas que se repercutirem na estrutura e
organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
1 As cmaras setoriais sero integradas por especialistas, conselheiros ou no, designados pelo
Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio.
2 O presidente de cmara setorial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado para
o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto.
3 O membro de cmara setorial que faltar, injustificadamente, a mais de duas reunies no perodo
de um ano, ser desligado.
4 As cmaras setoriais apresentaro relatrios de suas atividades ao Plenrio do CONARQ.
Art. 17. As cmaras setoriais sero presididas por um de seus membros.
Art. 18. O presidente de cmara setorial ser eleito em reunio ordinria da respectiva cmara, por
maioria simples dos votos de seus integrantes.
Pargrafo nico. O presidente de cmara setorial participar das votaes.
Art. 19. O presidente de cmara setorial poder relatar processos ou designar relator.
Pargrafo nico. Os processos sero apresentados pelos relatores, juntamente com os respectivos
pareceres.
Art. 20. As decises das cmaras setoriais sero tomadas por votao da maioria simples dos votos
de seus membros.
Seo V
Das Comisses Especiais
Art. 21. O Plenrio do CONARQ constituir comisses especiais, de carter temporrio, para
exame de assuntos especficos.
1 Em caso de urgncia, o Presidente do CONARQ poder criar comisses especiais, ad
referendum do Plenrio.
2 As comisses especiais sero integradas por especialistas,conselheiros ou no, designados pelo
Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenrio, sendo o exerccio das atividades por eles
desenvolvidas considerado relevante e no sujeito a remunerao.
3 O presidente de comisso especial poder, eventualmente, recorrer a profissional qualificado

para o trato de assuntos especficos, no tendo este direito a voto.

4 O membro de comisso especial que faltar maioria das reunies realizadas pela Comisso no
ter seu nome includo nos crditos dos documentos por ela elaborados.
5 As comisses sero presididas por um de seus membros, eleito por maioria simples dos votos
de seus membros.
Art. 22. O presidente de comisso especial designar o relator da matria a ela submetida, para
elaborao de documento conclusivo a ser apresentado ao Plenrio do CONARQ.
Pargrafo nico. O parecer da comisso ser aprovado por votao da maioria simples dos votos
de seus membros.
CAPTULO V
DAS ATRIBUIES DOS MEMBROS DO CONARQ
Seo I
Do Presidente
Art. 23. Ao Presidente do CONARQ incumbe dirigir, coordenar e supervisionar as atividades do
Conselho e, especificamente:
I - representar o CONARQ nos atos que se fizerem necessrios;
II - convocar e presidir as reunies do Plenrio;
III - receber os expedientes dirigidos ao CONARQ, encaminhando ao Plenrio aqueles pendentes
de deliberao;
IV - submeter votao as matrias a serem decididas pelo Plenrio, intervindo na ordem dos
trabalhos ou suspendendo-os sempre que necessrio;
V - designar os integrantes das cmaras tcnicas e das comisses especiais, ad referendum do
Plenrio;
VI - indicar, dentre os membros do CONARQ, os relatores das matrias;
VII - indicar conselheiros para realizao de estudos, levantamentos e emisso de pareceres
necessrios consecuo das finalidades do CONARQ;
VIII - decidir, por voto de qualidade, matrias submetidas ao Plenrio;
IX - assinar as atas das reunies, as resolues do CONARQ e os atos relativos ao seu
cumprimento;
X - criar, em caso de urgncia, comisses especiais, ad referendum do Plenrio;
XI - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica exposio de motivos e
informaes sobre matria da competncia do CONARQ;
XII - cumprir e fazer cumprir as resolues emanadas do Plenrio;
XIII - expedir atos administrativos e normativos internos; e
XIV - encaminhar ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica alteraes deste Regimento
propostas pelo Plenrio.
Seo II
Dos Conselheiros
Art. 24. Aos conselheiros incumbe:

I - comparecer s reunies;
II - apreciar e votar a ata de reunio;
III - debater e votar a matria em discusso;
IV - requerer informaes, providncias e esclarecimentos ao Presidente do CONARQ; e
V - realizar estudos, apresentar proposies, apreciar e relatar as matrias que lhes forem atribudas.
CAPTULO VI
DAS REUNIES DO CONARQ
Art. 25. O Plenrio do CONARQ reunir-se-, ordinariamente, no mnimo, uma vez a cada quatro
meses e, extraordinariamente, por convocao de seu Presidente ou a requerimento de, no mnimo,
dois teros de seus conselheiros.
Pargrafo nico. O Plenrio somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez
conselheiros.
Art. 26. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais reunir-se-o por
convocao dos respectivos presidentes ou coordenadores, seguindo o cronograma estabelecido por
seus membros.
Pargrafo nico. As cmaras tcnicas, as cmaras setoriais e as comisses especiais somente se
reuniro para deliberao presentes a maioria de seus membros.
Art. 27. Das reunies do Plenrio, de cmaras tcnicas, de cmaras setoriais e de comisses
especiais ser lavrada ata que, aps aprovao dos presentes, ser arquivada no CONARQ.
Art. 28. A pauta das reunies ordinrias do Plenrio do CONARQ ser encaminhada aos
conselheiros com antecedncia de, no mnimo, quinze dias, acompanhada da documentao
necessria a estudos para deliberao.
Pargrafo nico. A pauta das reunies incluir, dentre outros assuntos, os seguintes:
I - leitura e aprovao da ata da reunio anterior;
II - leitura do expediente e das comunicaes da ordem do dia;
III - deliberao de matria; e
IV - votao de matria.
CAPTULO VII
DISPOSIES GERAIS
Art. 29. Os casos omissos e as dvidas surgidas na aplicao deste Regimento sero dirimidos pelo
Plenrio do CONARQ.
[Publicada no Dirio Oficial da Unio, de 14 de fevereiro de 2002

Leis e Decretos: DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE

2002
DECRETO N 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002.
Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de

1991, que dispe sobre a poltica nacional de

arquivos pblicos e privados.

O PRESIDENTE DA REPBLICA, no uso da atribuio que lhe confere o art. 84, inciso IV, da
Constituio, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
DECRETA:
Captulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo
Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a
poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando
gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo.
Art. 2o Compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando
gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos;
II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e
integrao sistmica das atividades arquivsticas;
III - propor ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica normas legais necessrias ao
aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento
e o acesso aos arquivos pblicos;
V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal,
estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes
executiva, legislativa e judiciria;
VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades
da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e
Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos
Municpios;
VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no
8.159, de 1991;
X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Chefe da Casa Civil da Presidncia da
Repblica, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados;
XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo
nas instituies integrantes do SINAR;
XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de
arquivos pblicos e privados;
XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como
desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos;

XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas
ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar
esforos e encadear aes;
XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico, formuladores de polticas nacionais nas reas
de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica.
Art. 3o So membros conselheiros do CONARQ:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidir;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judicirio Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Pblicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Pblicos Municipais;
VIII - um representante das instituies mantenedoras de curso superior de arquivologia;
IX - um representante de associaes de arquivistas;
X - trs representantes de instituies que congreguem profissionais que atuem nas reas de ensino,
pesquisa, preservao ou acesso a fontes documentais.
1o Cada Conselheiro ter um suplente.
2o Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes sero designados pelo
Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Cmara dos Deputados e do Senado
Federal, respectivamente.
3o Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X sero designados pelo Presidente da
Repblica, a partir de listas apresentadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica,
mediante indicaes dos dirigentes dos rgos e entidades representados.
4o O mandato dos Conselheiros ser de dois anos, permitida uma reconduo.
5o O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, ser substitudo por seu substituto
legal no Arquivo Nacional.
Art. 4o Caber ao Arquivo Nacional dar o apoio tcnico e administrativo ao CONARQ.
Art. 5o O Plenrio, rgo superior de deliberao do CONARQ, reunir-se-, em carter ordinrio,
no mnimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocao de seu
Presidente ou a requerimento de dois teros de seus membros.
1o O CONARQ funcionar na sede do Arquivo Nacional.
2o As reunies do CONARQ podero ser convocadas para local fora da sede do Arquivo
Nacional, por deliberao do Plenrio ou ad referendum deste, sempre que razo superior indicar a
convenincia de adoo dessa medida.
Art. 6o O CONARQ somente se reunir para deliberao com o quorum mnimo de dez
conselheiros.
Art. 7o O CONARQ poder constituir cmaras tcnicas e comisses especiais, com a finalidade de
elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessrios implementao da poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como cmaras setoriais, visando

a identificar, discutir e propor solues para questes temticas que repercutirem na estrutura e
organizao de segmentos especficos de arquivos, interagindo com as cmaras tcnicas.
Pargrafo nico. Os integrantes das cmaras e comisses sero designados pelo Presidente do
CONARQ, ad referendum do Plenrio.
Art. 8o considerado de natureza relevante, no ensejando qualquer remunerao, o exerccio das
atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das cmaras e comisses.
Art. 9o A aprovao do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, da
competncia do Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica.
Captulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e
privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como rgo central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judicirio Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
1o Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a
integrar o SINAR por intermdio de seus rgos centrais.
2o As pessoas fsicas e jurdicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o
SINAR mediante acordo ou ajuste com o rgo central.
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I - promover a gesto, a preservao e o acesso s informaes e aos documentos na sua esfera de
competncia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do rgo central;
II - disseminar, em sua rea de atuao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo rgo central,
zelando pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalizao das atividades arquivsticas, de forma a garantir a integridade do
ciclo documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestes ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informaes sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsdios ao CONARQ para a elaborao de dispositivos legais necessrios ao
aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
VIII - promover a integrao e a modernizao dos arquivos em sua esfera de atuao;

IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse pblico e
social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providncias, atos lesivos ao patrimnio arquivstico
nacional;
XI - colaborar na elaborao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no
desenvolvimento de atividades censitrias referentes a arquivos;
XII - possibilitar a participao de especialistas nas cmaras tcnicas, cmaras setoriais e comisses
especiais constitudas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeioamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo, garantindo
constante atualizao.
Art. 14. Os integrantes do SINAR seguiro as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem
prejuzo de sua subordinao e vinculao administrativa.
Captulo III
DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 15. So arquivos pblicos os conjuntos de documentos:
I - produzidos e recebidos por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou
deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizaes Sociais, definidas como tal pela Lei n o 9.637, de 15
de maio de 1998, e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pioneiras Sociais, institudo pela
Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991.
Pargrafo nico. A sujeio dos entes referidos no inciso IV s normas arquivsticas do CONARQ
constar dos Contratos de Gesto com o Poder Pblico.
Art. 16. s pessoas fsicas e jurdicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela
preservao adequada dos documentos produzidos e recebidos no exerccio de atividades pblicas.
Art. 17. Os documentos pblicos de valor permanente, que integram o acervo arquivstico das
empresas em processo de desestatizao, parcial ou total, sero recolhidos a instituies
arquivsticas pblicas, na sua esfera de competncia.
1o O recolhimento de que trata este artigo constituir clusula especfica de edital nos processos
de desestatizao.
2o Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concludo o processo de
desestatizao, providenciaro, em conformidade com as normas arquivsticas emanadas do
CONARQ, a identificao, classificao e avaliao do acervo arquivstico.
3o Os documentos de valor permanente podero ficar sob a guarda das empresas mencionadas no
2o, enquanto necessrios ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instruo
expedida pelo CONARQ.
4o Os documentos de que trata o caput so inalienveis e no so sujeitos a usucapio, nos
termos do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991.
5o A utilizao e o recolhimento dos documentos pblicos de valor permanente que integram o

acervo arquivstico das empresas pblicas e das sociedades de economia mista j desestatizadas
obedecero s instrues do CONARQ sobre a matria.
Captulo IV
DA GESTO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL
Seo I
Das Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos
Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso
permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o
processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de
atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos
destitudos de valor.
1o Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas
Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos
arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida
pelo CONARQ.
2o Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela referida no 1 o sero
submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades
geradores dos arquivos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a serem
aprovados pelo Arquivo Nacional.
3o Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou
entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao,
elaboradas pelas Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.
Seo II
Da Entrada de Documentos Arquivsticos Pblicos no Arquivo Nacional
Art. 19. Os documentos arquivsticos pblicos de mbito federal, ao serem transferidos ou
recolhidos ao Arquivo Nacional, devero estar avaliados, organizados, higienizados e
acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificao
e controle.
Pargrafo nico. As atividades tcnicas referidas no caput, que precedem transferncia ou ao
recolhimento de documentos, sero implementadas e custeadas pelos rgos e entidades geradores
dos arquivos.
Art. 20. O Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto dever, to logo sejam nomeados os
inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os rgos e entidades extintos,
solicitar Casa Civil da Presidncia da Repblica a assistncia tcnica do Arquivo Nacional para a
orientao necessria preservao e destinao do patrimnio documental acumulado, nos
termos do 2o do art. 7o da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 21. A Casa Civil da Presidncia da Repblica, mediante proposta do Arquivo Nacional,
baixar instruo detalhando os procedimentos a serem observados pelos rgos e entidades da
Administrao Pblica Federal, para a plena consecuo das medidas constantes desta Seo.
Captulo V

DA DECLARAO DE INTERESSE PBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 22. Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes
para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse pblico e
social por decreto do Presidente da Repblica.
1o A declarao de interesse pblico e social de que trata este artigo no implica a transferncia
do respectivo acervo para guarda em instituio arquivstica pblica, nem exclui a responsabilidade
por parte de seus detentores pela guarda e a preservao do acervo.
2o So automaticamente considerados documentos privados de interesse pblico e social:
I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Pblico;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia da
Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei no 8.159, de 1991.
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa prpria ou mediante provocao, encaminhar solicitao,
acompanhada de parecer, ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, com vistas
declarao de interesse pblico e social de arquivos privados pelo Presidente da Repblica.
1o O parecer ser instrudo com avaliao tcnica procedida por comisso especialmente
constituda pelo CONARQ.
2o A avaliao referida no 1o ser homologada pelo Presidente do CONARQ.
3o Da deciso homologatria caber recurso das partes afetadas ao Chefe da Casa Civil da
Presidncia da Repblica, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999.
Art. 24. O proprietrio ou detentor de arquivo privado declarado de interesse pblico e social
dever comunicar previamente ao CONARQ a transferncia do local de guarda do arquivo ou de
quaisquer de seus documentos, dentro do territrio nacional.
Art. 25. A alienao de arquivos privados declarados de interesse pblico e social deve ser
precedida de notificao Unio, titular do direito de preferncia, para que manifeste, no prazo
mximo de sessenta dias, interesse na aquisio, na forma do pargrafo nico do art. 13 da Lei n o
8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e
social devem manter preservados os acervos sob sua custdia, ficando sujeito responsabilidade
penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir
documentos de valor permanente.
Art. 27. Os proprietrios ou detentores de arquivos privados declarados de interesse pblico e
social podero firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituies, objetivando o
apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas organizao, preservao e divulgao
do acervo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse pblico e
social ou de quaisquer de seus documentos dever ser comunicada ao CONARQ, por seus
proprietrios ou detentores.
Captulo VI
DISPOSIES FINAIS E TRANSITRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se tambm aos documentos eletrnicos, nos termos da lei.

Art. 30. O Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica baixar instrues complementares
execuo deste Decreto.
Art. 31. Fica delegada competncia ao Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, permitida
a subdelegao, para designar os membros do CONARQ de que trata o 3o do art. 3o.
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de
1995, 2.182, de 20 de maro de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.
Braslia, 3 de janeiro de 2002; 181o da Independncia e 114o da Repblica.
FERNANDO
Silvano Giann

HENRIQUE

CARDOSO

Leis e Decretos: LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968

LEI N 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968.
Regula a microfilmagem de documentos
oficiais e d outras providncias.
O PRESIDENTE DA REPBLICA , fao saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu
sanciono a seguinte Lei:
Art 1 autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e
oficiais arquivados, stes de rgos federais, estaduais e municipais.
1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias
fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos
originais em juzo ou fora dle.
2 Os documentos microfilmados podero, a critrio da autoridade competente, ser eliminados por
incinerao, destruio mecnica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrao.
3 A incinerao dos documentos microfilmados ou sua transferncia para outro local far-se-
mediante lavratura de trmo, por autoridade competente, em livro prprio.
4 Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficaro arquivados na repartio detentora
do arquivo, vedada sua sada sob qualquer pretexto.
5 A eliminao ou transferncia para outro local dos documentos microfilmados far-se-
mediante lavratura de trmo em livro prprio pela autoridade competente.
6 Os originais dos documentos ainda em trnsito, microfilmados no podero ser eliminados
antes de seu arquivamento.
7 Quando houver convenincia, ou por medida de segurana, podero excepcionalmente ser
microfilmados documentos ainda no arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.
Art 2 Os documentos de valor histrico no devero ser eliminados, podendo ser arquivados em
local diverso da repartio detentora dos mesmos.
Art 3 O Poder Executivo regulamentar, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando
as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticao de
traslados e certides originrias de microfilmagem de documentos oficiais.
1 O decreto de regulamentao determinar, igualmente, quais os cartrios e rgos pblicos
capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos

que a microfilmagem realizada por aqueles cartrios e rgos pblicos devem preencher para serem
autenticados, a fim de produzirem efeitos jurdicos, em juzo ou fora dele, quer os microfilmes, quer
os seus traslados e certides originrias.
2 Prescrever tambm o decreto as condies que os cartrios competentes tero de cumprir para
a autenticao de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurdicos contra
terceiros.
Art 4 dispensvel o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais
arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certides originais de microfilmes.
Art 5 Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art 6 Revogam-se as disposies em contrrio.
Braslia, 8 de maio de 1968; 147 da Independncia e 80 da Repblica.
A.
COSTA
Lus Antnio da Gama e Silva

SILVA

Leis e Decretos: RESOLUO N 2

RESOLUO N 2
(Dirio Oficial da Unio, de 24 de outubro de1995)
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Dispe sobre as medidas a serem observadas na transferncia ou no recolhimento de acervos
documentais para instituies arquivsticas pblicas.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas
atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com
deliberao do Plenrio, em 27 de setembro de 1995 e
Considerando a importncia da preservao dos acervos produzidos pela administrao pblica
como instrumento de prova e informao sobre suas atividades para as administraes e geraes
futuras;
Considerando a necessidade de orientar os rgos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR em relao transferncia ou ao recolhimento de seus acervos para instituies
arquivsticas pblicas, cumprida sua finalidade administrativa nos arquivos correntes;
Considerando que a transferncia e o recolhimento de acervos, corretamente operacionalizados, so
fundamentais para garantir melhores condies de guarda e preservao dos documentos, bem
como para torn-los rapidamente disponveis aos usurios,
RESOLVE:
Art. 1 - Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos s instituies arquivsticas
pblicas, pelos rgos e entidades do Poder Pblico, devero estar organizados, avaliados,
higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua
identificao e controle.

 1 - Considera-se transferncia a passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo

intermedirio, onde aguardaro sua destinao final: eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
2 - Considera-se recolhimento a entrada de documentos para guarda permanente em instituies
arquivsticas pblicas.
Art. 2 - O instrumento descritivo mencionado no Art. 1 dever conter os seguintes dados: rgo
de procedncia (responsvel pela transferncia ou recolhimento); rgo de provenincia
(responsvel pela produo e acumulao do acervo); tipo e nmero das embalagens utilizadas no
transporte (containers, caixas, pacotes); tipo e nmero das unidades de acondicionamento; descrio
do contedo, indicando, entre outras informaes, o gnero dos documentos (textual, iconogrfico,
audiovisual, cartogrfico, informtico); e datas-limite dos documentos.
Pargrafo nico - O instrumento descritivo dever conter data e assinatura do responsvel pelo
rgo que procede a transferncia ou o recolhimento.
Art. 3 - As instituies arquivsticas pblicas devero baixar instrues normativas sobre a
matria, no seu mbito de atuao.
JAIME ANTUNES DA SILVA
ARQUIVO NACIONA

Leis e Decretos: RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO

DE 1999
ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

RESOLUO N 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999

Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas a serem utilizadas no processo de
microfilmagem de documentos arquivsticos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas
atribuies previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conformidade com
deliberao do Plenrio, em sua 15 reunio ordinria realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e,
Considerando os dispositivos da Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n
1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ n 58, de 20 de junho de 1996, que tratam da
microfilmagem de documentos arquivsticos;
Considerando os resultados da Comisso Especial criada pela Portaria CONARQ n 30, de 22 de
fevereiro de 1999, com a finalidade de adequar os smbolos de normas ISO de sinalticas tcnicas
microfilmagem de documentos arquivsticos;
Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivsticos seja realizada
dentro dos padres e normas internacionais, resolve:
Art. 1 Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos, smbolos constantes da
ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinalticas, anexo 2.
Art. 2 Esta Resoluo entra em vigor na data de sua publicao.
JAIME ANTUNES DA SILVA

(Dirio Oficial da Unio de 22 de dezembro de 1999. Seo I, pg. 202)

Bibliografia/Links Recomendados
BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Temas introdutrios. In: ______ . Arquivos permanentes:
tratamento documental. So Paulo: T. Queiroz, 1991. 198 p. p. 5 76.
COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Os fundamentos da disciplina arquivstica.
Lisboa: Dom Quixote, 1998.
DUARTE, Zeny. Conceito de arquivo: revendo reflexes contemporneas. In: JAMBEIRO,
Othon; GOMES, Henriette Ferreira; LUBISCO, Ndia Maria Lienert (org.) Informao:
contextos e desafios. Salvador: Instituto de Cincia da Informao, 2003. p. 193 - 199.
JAMBEIRO, Othon. Informatas ou infogestores? In: JAMBEIRO, Othon;GOMES,
Henriette Ferreira.; LUBISCO, Ndia Maria Lienert (org.) Informao: contextos e
desafios. Salvador: Instituto de Cincia da Informao, 2003. p. 173 - 183.
JARDIM, Jos Maria. Novas perspectivas da Arquivologia nos anos 90. In: ______ . A
informao: questes e problemas. Niteri: EDUFF, 1995. (Estudos e Pesquisa, 1).
LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Price Jane. Introduo aos sistemas de informao. In:
______ . Sistemas de informao. Traduo de Dalton Conde de Alencar. 4 ed. Rio de
Janeiro: LTC, 1999. p. 2 19. (Captulo I)
LUBISCO, Ndia Maria Lienert; BRANDO, Ldia Maria B. Informao & Informtica.
Salvador: EDUFBA, 2000. 307 p.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 3 ed. Rio de Janeiro: FGV, 1997. 228 p.
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Traduo de Nilza
Teixeira Soares. 2 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 386 p.
SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda; RAMOS, Jlio; REAL, Manuel Lus.
Arquivstica: teoria e prtica de uma Cincia da Informao. Porto: Afrontamento, 1998