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Reparando Tu Casa

Integrantes

Jacobo Rojo del Rio


Jess Cases
Jordi Mart
Jorge Macas
Manuel Miranda

Versin

Control de Versiones
Revisada
Aprobada
por
por

Hechas
por

Fecha

Motivo

Acta de Aceptacin del Proyecto


Nombre del Proyecto

Nombre del Cliente o Sponsor

Declaracin de la aceptacin formal

Observaciones adicionales
Aceptado Por
Nombre Cliente, Sponsor u otro
funcionario

Fecha

Distribuido y Aceptado
Nombre del Stakeholder

Fecha

Tabla de Contenido
1. Ttulo ................................................................................................................... 6
2. Plan Estratgico .................................................................................................. 6
2.1 Misin ............................................................................................................ 6
2.2 Visin ............................................................................................................. 6
2.3 Valores........................................................................................................... 6
3. Objetivos ............................................................................................................. 6
3.1 Objetivos del proyecto ................................................................................... 6
4. Justificacin ......................................................................................................... 6
4.1 Justificacin acadmica ................................................................................. 6
4.2 Acta de Constitucin del Proyecto ................................................................. 7
5. Alcance................................................................................................................ 9
5.1 Requisitos del Proyecto ................................................................................. 9
5.2 Alcance del Proyecto acadmico ................................................................... 9
6. Gestin de los Recursos Humanos ..................................................................... 9
6.1 Plan de Gestin de los RRHH ....................................................................... 9
6.1.1 Personas, perfiles y datos de contacto.................................................. 10
6.1.2 Habilidades de los miembros del equipo ............................................... 15
6.1.3 Descripcin de los roles y responsabilidades del equipo ...................... 17
6.2 Normas de convivencia................................................................................ 21
7. Interesados y Herramientas de Comunicacin .................................................. 22
7.1 Identificacin de los interesados .................................................................. 22
7.2 Plan de comunicacin con los interesados .................................................. 22
7.2.1 Equipo ................................................................................................... 22
7.2.2 Director del Proyecto ............................................................................. 22
7.2.3 Otros Stakeholders................................................................................ 22
7.3 Herramientas de Comunicacin ................................................................... 22
7.3.1 Herramientas para la gestin de la comunicacin Escrita .................. 23
8. Procedimientos y Metodologa .......................................................................... 23
8.1 Generalidades ............................................................................................. 23
8.2 Trabajo en Grupo Reuniones.................................................................... 24
8.2.1 Coordinacin de las reuniones .............................................................. 25
8.2.2 Previo a la reunin ................................................................................ 27
8.2.3 Durante la reunin ................................................................................. 28
8.2.4 Despus de la reunin .......................................................................... 28
9. Gestin del Tiempo ........................................................................................... 28
9.1 Calendario y Cronograma ............................................................................ 28
9.1.1 Calendario ............................................................................................. 29
9.1.2 Cronograma .......................................................................................... 30
9.1.3 Diagrama de Gantt ................................................................................ 31
10. Gestin de los Costes ..................................................................................... 32
10.1 Estimacin de los costes ........................................................................... 32
10.2 Determinacin del Presupuesto ................................................................. 32
2

10.3 Procesos de Control .................................................................................. 33


11. Control y Seguimiento del Proyecto ................................................................ 34
11.1 Monitorizacin del proyecto ....................................................................... 34
11.2 Puntos de control y seguimiento ................................................................ 34
12. Gestin de la Documentacin ......................................................................... 34
12.1 Organizacin de los documentos ............................................................... 35
12.2 Estandarizacin de los documentos .......................................................... 36
12.2.1 Estructura de los documentos ............................................................. 36
12.2.2 Versiones de los programas ................................................................ 37
12.2.3 Plantillas e intercambio de documentos .............................................. 37
12.3 Control y seguimiento de los documentos del proyecto ............................. 37
12.3.1 Nomenclatura de los Documentos ...................................................... 37
12.3.2 Nuevo Documento............................................................................... 38
12.3.3 Publicacin interna de los documentos ............................................... 38
12.3.4 Estado de los documentos .................................................................. 38
12.3.5 Revisin interna y aprobacin de los documentos .............................. 39
12.3.6 Publicacin definitiva ........................................................................... 39
13. Gestin de la Calidad ...................................................................................... 39
13.1 Introduccin ............................................................................................... 39
13.2 Plan de calidad .......................................................................................... 40
13.3 Aseguramiento de la calidad ...................................................................... 42
13.4 Control de la calidad .................................................................................. 42
13.5 Calidad en los documentos........................................................................ 43
14. Gestin de Riesgos ......................................................................................... 43
14.1 Plan de Gestin de los Riesgos ................................................................. 43
14.2 Identificacin de los Riesgos ..................................................................... 45
14.3 Anlisis Cualitativo de Riesgos .................................................................. 46
14.4 Plan de accin y mitigacin de los Riesgos ............................................... 48
14.4 Medidas de control de los Riesgos ............................................................ 54

ndice de Ilustraciones
Ilustracin 1 Test Belbin de los Integrantes del Equipo ....................................................... 14
Ilustracin 2 Comparacin de los Test Belbin del Equipo .................................................. 16
Ilustracin 3 Rotacin de la funcin de secretario .................................................................. 18
Ilustracin 4 Recorrido de Revisores ............................................................................................ 18
Ilustracin 6 Calendario de Trabajo............................................................................................... 29
Ilustracin 7 Diagrama Gantt del Proyecto ................................................................................ 31
Ilustracin 8 Herramientas 7QC ...................................................................................................... 41

ndice de Tablas
Tabla 1 Acta de Constitucin del Proyecto ................................................................................... 8
Tabla 2 Roles y Responsabilidades del equipo ....................................................................... 17
Tabla 3 Responsabilidades de los integrantes del equipo ................................................. 21
Tabla 4 Canales bsicos de Comunicacin .............................................................................. 23
Tabla 5 Nomenclatura del cronograma ....................................................................................... 30
Tabla 6 Presupuesto del Proyecto ................................................................................................. 33
Tabla 7 Control de Costes ................................................................................................................. 33
Tabla 8 Nomenclatura de los Documentos ................................................................................ 38
Tabla 9 Plan de Gestin de Riesgos............................................................................................. 45
Tabla 10 Identificacin de Riesgos ................................................................................................ 46
Tabla 11 Definiciones de Probabilidad de Riesgos ............................................................... 46
Tabla 12 Definicin de Impacto ....................................................................................................... 47
Tabla 13 Matriz de Probabilidad e Impacto ............................................................................... 48
Tabla 14 Tolerancia de los Interesados ...................................................................................... 48
Tabla 15 Estrategias de respuesta a los Riesgos .................................................................. 54

1. Ttulo
Reparando Tu Casa

2. Plan Estratgico
2.1 Misin
Interiorizar y aplicar la metodologa de trabajo, habilidades y buenas
prcticas en la Gestin de Proyectos segn establece el PMBOK, con el fin de
satisfacer las expectativas de los miembros que conforman el equipo Reparando
tu casa y del profesorado.

2.2 Visin
Destacarnos como profesionales de reconocido prestigio en el mbito de la
gestin de proyectos.

2.3 Valores
Nuestros valores se fundamentan en promover el trabajo en equipo, una
conducta tica, la pasin por lo que hacemos, las constantes ganas de aprender,
el compromiso y el esfuerzo.

3. Objetivos
3.1 Objetivos del proyecto
El objetivo principal que persigue el presente proyecto acadmico, es
aplicar los conocimientos adquiridos en el Curso de Postgrado de Project
Management Avanzado basados en la metodologa PMBOK para llevar a cabo el
proyecto tcnico, Reparando tu Casa.

4. Justificacin
4.1 Justificacin acadmica
Se trata de un encargo de los profesores de la primera convocatoria del
Curso de Postgrado de la UPC, Project Management Avanzado Jaume Mussons y
Joan Sard que debe servir como herramienta para evaluar los conocimientos y
habilidades adquiridas a lo largo del curso por el conjunto de personas que
integran el proyecto Reparando tu casa en la gestin eficiente de proyectos.
6

Como tambin la realizacin del proyecto es imprescindible para obtener el ttulo


de Postgrado.

4.2 Acta de Constitucin del Proyecto


Acta de Constitucin del Proyecto
Nombre del Proyecto

Propsito del Proyecto

Justificacin del Proyecto

Participantes del Proyecto


Nombre
Funcin
Jacobo Rojo del Miembro del equipo
Rio
Jess Cases
Miembro del equipo
Jordi Mart
Miembro del equipo
Jorge Macas
Miembro del equipo
Manuel Miranda
Miembro del equipo

Reparando Tu Casa
Aplicar los conocimientos adquiridos en
el Curso de Postgrado de Project
Management Avanzado segn la
metodologa PMBOK para llevar a cabo
el proyecto tcnico, Reparando tu
Casa.

Este proyecto permitir evaluar los


conocimientos y habilidades adquiridas
a lo largo del curso por el conjunto de
personas que integramos el proyecto
Reparando tu casa en la gestin
eficiente de proyectos.

Fecha

Firma

Fecha de Inicio 28/03/2015


Proyecto
Alcance
Proyecto

Fecha
de 26/06/2015
Termino
Proyecto
Lograr que el proyecto acadmico contenga todos los
del
procesos necesarios y adecuados a travs de la
metodologa PMBOK, con el fin de asegurar que la gestin

del proyecto tcnico sea factible con aplicabilidad real.

Entregables

Metodologa

Recursos
Proyecto
Estimacin
Costos

Al termino del proyecto este incluir:


Proyecto Acadmico.
Proyecto Tcnico.
Pagina Web.
Encuesta de satisfaccin del cliente.
Basado en la metodologa del PBMOK para la gestin de
proyectos y apoyada en conocimientos aprendidos en el
curso.
Clases magistrales del curso.
Material acadmico entregado por los docentes.
del
Miembros del equipo.
Gua PMBOK.
Lugares de reunin.
de
Horas totales: 650 horas.
Coste Total: 19.500 .

Estimacin
Riesgos

de

Falta de experiencia en la gestin de proyectos.


Problemas de comunicacin entre los integrantes del
equipo.
Discrepancias en el alcance/enfoque del proyecto.
Incumplimiento de los compromisos (implicacin,
motivacin, cooperacin, tareas) de algn miembro
del equipo.
Falta de Feedback de los interesados.
Problemas de coordinacin de tareas y reuniones.
Abandono temporal del proyecto por parte de algn
miembro.
Abandono permanente del proyecto por algn
miembro.
Reuniones poco productivas.
Retraso en las entregas.
Calidad insuficiente de los entregables.
Prdida de la documentacin de proyecto en Web.
Prdida de la documentacin de proyecto en Google
Drive.
Cambios significativos en los requerimientos del
clientes.
No identificar correctamente los riesgos.
Roles de equipo del test Belbin poco cubiertos.

Tabla 1 Acta de Constitucin del Proyecto

5. Alcance
5.1 Requisitos del Proyecto
Los requisitos mnimos que debe cumplir el proyecto de acuerdo a la gua
facilitada por el profesorado del curso de postgrado son:
Desarrollo limitado en el tiempo (de finales del marzo al 26 de junio) y en
equipos de unas 3-6 personas.
Dar respuesta a un claro objetivo de aplicacin real.
Dirigido por el Director de Proyecto y apoyado por los profesores del
Postgrado.
Debe ser presentado pblicamente y ante un tribunal de valoracin al final
del Postgrado.
Se desarrollar siguiendo de forma orientativa la metodologa PMBOK.

5.2 Alcance del Proyecto acadmico


Lograr que el proyecto acadmico contenga todos los procesos necesarios
y adecuados a travs de la metodologa PMBOK, con el fin de asegurar que la
gestin del proyecto tcnico sea factible con aplicabilidad real.

6. Gestin de los Recursos Humanos


La Gestin de los Recursos Humanos del proyecto incluye los procesos que
organizan, gestionan y conducen al equipo del proyecto. El equipo del proyecto
est formado por aquellas personas a las que se les asignaran roles y
responsabilidades para completar el proyecto.
Nuestro objetivo es desarrollar el proyecto acadmico implementando en la
medida de lo posible y validando la metodologa PMBOK.

6.1 Plan de Gestin de los RRHH


El primer proceso que recoge el PMBOK para la Gestin de Recursos
Humanos es el desarrollo del Plan de Recursos Humanos.
Lo define como el proceso por el cual se identifican y documentan los roles
dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas, los
organigramas del proyecto, las relaciones de comunicacin adems de crear el
Plan para la Direccin de personal. Toda esta documentacin queda recogida en
el Plan de Recursos Humanos.
9

6.1.1 Personas, perfiles y datos de contacto


A fin de presentar a cada miembro del equipo se muestran sus principales
datos de contacto, nivel formativo, y un grfico individual de sus respectivos test
de Belbin, exponiendo las cualidades y habilidades interpersonales de cada
integrante.

Nombres y
apellidos

Edad

Telfono de
contacto

Email de contacto

Manuel Alejandro
Miranda Terrazas

25

603747984

manuel.miranda.t@
gmail.com

Profesin

Cargo actual

Empresa

Ingeniero industrial

estudiante

UPC

Domicilio
BCN

10

Nombres y
apellidos

Edad

Telfono de
contacto

Email de
contacto

Jordi Mart Aubanell

41

616576689

jordi.martiauban
ell@gmail.com

Profesin

Cargo actual

Empresa

Domicilio

Construction
Project Manager

estudiante

--

BCN

11

Nombres y
apellidos

Edad

Telfono de
contacto

Email de
contacto

Jess Cases
Mrida

31

6609370555

Jesus.cases1@g
mail.com
j.cases@sorigue.
com

Profesin

Cargo actual

Empresa

Domicilio

Arquitecto Tcnico

Jefe de obra

Auxiliar de
firmes y
carreteras S.A.

BCN

12

Nombres y
apellidos

Edad

Telfono de
contacto

Email de
contacto

Jacobo Alejandro
Morales Rojo del
Rio

27

691906665

Jacoborojodel
rio@gmail.co
m

Profesin

Cargo actual

Empresa

Domicilio

Diseador Industria

Industrial Designer

Wb Engineering

BCN

13

Nombres y
apellidos

Edad

Telfono de
contacto

Email de
contacto

Jorge Macas
Gaitn

35

653308764

jmaciasgaitan
@gmail.com

Profesin

Cargo actual

Empresa

Domicilio

Ingeniero Qumico

Project Manager

Fluidra

BCN

Ilustracin 1 Test Belbin de los Integrantes del Equipo

14

6.1.2 Habilidades de los miembros del equipo

Los integrantes del equipo realizaron el Test de Belbin, para poder


identificar los puntos ms fuertes de cada uno. De esta manera conseguimos
gestionar al grupo de una forma ms eficaz, encargando a cada uno las tareas
que va a hacer mejor dentro del equipo. Para un miembro tambin es muy til
conocer sus fortalezas y debilidades, pudiendo potenciar las primeras y corregir o
mejorar las segundas, sabiendo cul es su verdadero lugar dentro del equipo.
En dicho mtodo se recogen los distintos roles que los individuos, debido a
su personalidad, suelen desempear dentro de los equipos de trabajo. Dichos
roles se pueden clasificar en 9 tipos distintos, segn la siguiente descripcin:
ID: Implementador: Organizado y disciplinado. Lento en percibir nuevas
posibilidades. Preocupado por los intereses de la compaa ms que por los suyos
propios, muy eficiente. Suelen competir por subir de status.
CO: Coordinador: Dominante y extrovertido. Promueve la toma de
decisiones en equipo. Se preocupa por los objetivos. Es planificador, detecta el
talento dentro del equipo.

IM: Impulsor: Competitivo, orientado a resultados. Emprendedor,


Dominante, Extrovertido, No evita el conflicto. Prefiere la accin a las ideas y
trabajan bien bajo presin, Inyecta vitalidad al grupo. No puede haber ms de uno
por equipo.
CE: Cerebro: Creativo, Inteligente, Introvertido. No se comunica
eficazmente con otros roles. Resuelve problemas difciles pero no distingue lo
realmente importante. Puede aportar un enfoque nuevo cuando el equipo se
bloquea.
IR: Investigador de Recursos: Dominante y extrovertido. Muy sociable,
comunicativo y agradable. Emprendedor, busca nuevas oportunidades. No es
bueno para rematar tareas. Buen vendedor.
ME: Monitor evaluador: Inteligente, Introvertido, Perspicaz y objetivo.
Evala gran cantidad de informacin y emite juicios raramente equivocados.
Escptico, no inspira a los dems. Puede parecer serio y no muy interesante.
CH: Cohesionador: Extrovertido, Cooperador. Evita los enfrentamientos.
Sensible a las emociones del resto del equipo. Suelen ser populares. Escucha a
los dems y es muy diplomtico, Indeciso.

15

FI: Finalizador: Introvertido, Ansioso. Se preocupa de que no falle nada.


Busca los errores. Muy detallista. Hace que se cumplan los plazos establecidos.
Reacio a delegar e Intolerante con la informalidad.
ES: Especialista: Inteligente, entregado a su profesin. Altos
conocimientos del rea en cuestin. Intereses limitados. A veces pueden
enfocarse demasiado en algo que carece de importancia para el equipo.

Ilustracin 2 Comparacin de los Test Belbin del Equipo

16

6.1.3 Descripcin de los roles y responsabilidades del equipo

ROL

Abreviacin

Encargado

Implementador

ID

Jorge / Jess

Coordinador

CO

Manuel

Impulsor

IM

Jacobo

Cerebro

CE

Jacobo

Investigador de Recursos

IR

Manuel

Monitor evaluador

ME

Jorge

Cohesionador

CH

Jess

Finalizador

FI

Jordi

Especialista

ES

Jordi

Tabla 2 Roles y Responsabilidades del equipo

Con el objetivo que todos los integrantes del grupo pasen un periodo de
tiempo como lder de equipo para adquirir conocimientos y experiencia como
Project manager se ha establecido una rotacin cada semana.
Se defini los roles de cada miembro de acuerdo al perfil plasmado por los
Test de Belbin. Sin embargo se estableci como grupo que todos los miembros
pasaran por cada Rol una vez por semana a fin de tener experiencia en cada
perfil. La primera lista definida de los roles del grupo es la siguiente:
Lder proyecto y cronometrador: Manuel
Secretario: Jess
Revisor: Jacobo
Especialista: Jorge y Jordi.
Tambin el orden de rotacin de los secretarios y el orden de los revisores.
El primer recorrido de secretario es el siguiente:

17

1
Jess
5
Jorge

2
Jacobo

4
Jordi

3
Manuel

Ilustracin 3 Rotacin de la funcin de secretario

As sucesivamente se irn turnando los roles durante la consecucin del


proyecto.
El recorrido de los revisores de quien revisa a quin sigue la siguiente
secuencia:
1
Manuel
5
Jacobo

4
Jesus

2
Jordi

3
Jorge

Ilustracin 4 Recorrido de Revisores

As sucesivamente. En posteriores reuniones se puede variar el recorrido.


La responsabilidad de cada rol implica entre otras funciones:

Describir y realizar las actividades correspondientes a su rea de


conocimiento dentro del proyecto.

Gestionar bien las caractersticas y compromisos correspondientes al


rea, as como el Feedback recibido de otros miembros del grupo
respecto a su rea.

18

Fomentar el trabajo en equipo dentro de cada rea de conocimiento


que dirija.

Identificar recursos necesarios para el buen desarrollo de las tareas


del rea.

Aun cuando en la fase de desarrollo del proyecto acadmico se han


establecido estas responsabilidades, durante el desarrollo del proyecto tcnico se
harn los cambios necesarios para equilibrar el trabajo si as fuese necesario.
Aunque las responsabilidades se hayan repartido, el equipo trabaja
siguiendo una estructura jerrquica horizontal cuyo objetivo es maximizar la
calidad y optimizar los costes y los tiempos.
Es por eso que durante el desarrollo del proyecto tcnico, si fuera necesario
los miembros del equipo podrn trabajar en colaboracin con otras reas en las
que no han sido asignados inicialmente con el fin de equilibrar la distribucin de
esfuerzos y trabajos.

rea

Rol

Responsabilidad

Asignado

Fecha de
entrega

- Liderar al equipo.
Coordinar
al rotativo
- Gestin de Project manager equipo.
semanal
la
integracin
- Definir funciones a
y
Alcance
los integrantes del
del Proyecto
equipo.
- Seguimiento y
control
de
los
trabajos.
Revisar
- Gestin de
documentacin.
la calidad y
Jorge
Responsable de
Riesgos del
Validar
la
calidad y
Proyecto
documentacin.
riesgos

19

- Informar al Project
manager del estado
de las tareas.
- Comunicaciones
con profesorado y
alumnado de la
universidad.
Jacobo
- Gestin de
- Mantener la pgina
la
web
+
la
comunicaci
Aplicaciones
n
del Responsable de
actualizada.
proyecto
marketing
- Informar a Project
Manager del estado
de las tareas.

Gestin
Gestin de la
del tiempo
planificacin y
costes
del
Gestin de
proyecto
Costes

Jess

- Gestin de
la
Responsable de
documentac
la
in
del
documentacin
proyecto
acadmico

Manuel

Ofrecer
los
recursos necesarios
para reuniones a
- Gestin de
nivel
de
Responsable de
Recursos
organizacin.
Jacobo
RRHH
Humanos
- Controlar gastos.
- Realizar las actas

20

de las reuniones.
- Informar a Project
Manager del estado
de las tareas.
Gestin
del control y
seguimiento
de proyecto

Jordi

- Evaluacin
de riesgos
Tabla 3 Responsabilidades de los integrantes del equipo

6.2 Normas de convivencia


Puntualidad
Las reuniones se realizarn siempre los das sbado despus de clases.
Esta eleccin, fue realizada entre otras razones para evitar que la puntualidad
fuese un problema.
Asistencia a reuniones
Exceptuando causas mayores, se deben justificar y avisar con un mnimo
de 3 das la no asistencia a la reunin semanal. Debido a que parte del equipo
debe viajar por motivos profesionales, inclusivos fines de semana, se pueden ver
exentos de participar en estas reuniones o de cualquier otra excepcional entre
semana. En caso de no asistencia por motivos fuera de los anteriormente
descritos.
Resolucin de conflictos
Se intentar realizar una toma de decisiones unnimemente, si transcurrido
el tiempo de negociacin (el controlador de tiempos los marcar segn relevancia
del punto a tratar), se realizar una votacin a mano alzada, siendo necesarios un
mnimo de 3 votos (mayora absoluta) para concretar la toma de decisin.

21

7. Interesados y Herramientas de Comunicacin


7.1 Identificacin de los interesados
Los interesados en el proyecto Reparando tu Casa son los siguientes:

Integrantes del equipo, Jacobo, Jordi, Jess, Jorge y Manuel.


Jaume Mussons como Director del Proyecto.
Profesores del Postgrado.

7.2 Plan de comunicacin con los interesados


7.2.1 Equipo
Se ha establecido un calendario de reuniones de seguimiento entre los
integrantes del proyecto todos los das sbados al salir de clase.
7.2.2 Director del Proyecto
Se han establecido varias reuniones de tutora colectiva (con todos los
grupos) y tutoras por grupos con el Sr. Jaume Mussons en fechas acordadas.
7.2.3 Otros Stakeholders
En funcin del avance del proyecto se contactar va email con algunos de
los profesores del postgrado para profundizar en algunas materias.

7.3 Herramientas de Comunicacin


Con el objetivo de asegurar la eficiencia del equipo y el alineamiento
interno, se establecen dos canales bsicos de comunicacin.

Presencial
Reuniones Pautadas
Reuniones:
Salas
de
reunin
UPC
TALENT
TECH
Reuniones
en
Centro

No presencial
Reuniones de revisin
Hangout
Comunicacin
abierta
Whatsapp

informal

22

Comercial Glores

Gmail
Llamadas / SMS

Tabla 4 Canales bsicos de Comunicacin

7.3.1 Herramientas para la gestin de la comunicacin Escrita


Para la optimizacin del flujo de trabajo y la documentacin del proyecto se
utilizarn las herramientas de productividad otorgadas por Google, denominada:
Google Drive.
Con el fin de trabajar de manera colaborativa e independiente, con el libre
acceso entre los participantes. Cada integrante dispondr de una carpeta
personal, donde gestionar todos los archivos que ir adjuntando a un documento
llamado Proyecto Acadmico. El cual estar compartido bajo una estructura
acorde al PMBOK.

8. Procedimientos y Metodologa
8.1 Generalidades
La direccin de un proyecto es una actividad compleja que por lo general
incluye, entre otros aspectos:

Identificar requisitos
Abordar las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto.
Establecer, mantener y realizar las comunicaciones adecuadas.
Gestionar a los interesados.
Generar los entregables del proyecto.
Por ltimo, equilibrar las restricciones del proyecto (alcance, calidad,
cronograma, presupuesto, recursos y riesgos, entre otras).

Por tanto, la aplicacin de una metodologa sistemtica y estructurada, nos


permitir alcanzar los logros y objetivos del presente proyecto con mayor
seguridad y confianza. Con este objetivo, se ha decidido adoptar la metodologa
expuesta en Project Management Body of Knowledge (PMBOK) como modelo de
estructura y organizacin para el presente proyecto.
El PMBOK divide la direccin de proyectos en 47 procesos, agrupados en
cinco Grupos de Procesos principales:

23

Grupo de Iniciacin. Est compuesto por aquellos procesos realizados para


definir el proyecto. Como por ejemplo la identificacin de los interesados o
el desarrollo del acta de constitucin del proyecto.

Grupo de Planificacin. Est compuesto por aquellos procesos realizados


para establecer el alcance, los objetivos y la lnea de accin para
alcanzarlos. En conjunto desarrollan el plan para la direccin del proyecto y
los documentos necesarios para llevarlo a cabo.

Grupo de Ejecucin. Est compuesto por aquellos procesos realizados para


completar el trabajo definido en el plan de direccin a fin de cumplir con las
especificaciones del mismo.

Grupo de Monitoreo y control. Est compuesto por aquellos procesos


requeridos para analizar y dirigir el progreso del proyecto; adems de
identificar y controlar los cambios requeridos en su ejecucin.

Grupo de Cierre. Est compuesto por aquellos procesos realizados para


finalizar todas las actividades de los Grupos de procesos, a fin de completar
el proyecto.

El presente proyecto se realiza mediante un grupo integrado por cinco


personas. Con el fin de coordinar y gestionar la actividad de todos sus integrantes
se establecen reuniones presenciales con periodicidad semanal. Adems de
dichas reuniones, se establecen otros medios de comunicacin definidos en el
punto 7.3. Herramientas de Comunicacin del presente documento.
Este proyecto tiene un tiempo lmite exigente, establecido para el 26 de
Junio por el cliente. Por tanto, un desalineamiento entre los miembros del grupo
y/o los requisitos del proyecto podra ocasionar retrasos importantes. A fin de
minimizar este riesgo, se establece una reunin virtual de control entre reuniones
presenciales consecutivas. Si en algn momento se generan dudas que impidan el
normal progreso del proyecto, se convocar reuniones con el tutor del proyecto lo
antes posible.

8.2 Trabajo en Grupo Reuniones


La asistencia a las reuniones es obligatoria para todos sus miembros, salvo
fuerzas de causa mayor.
Las reuniones presenciales se celebrarn los sbados a las 14:00 horas, en
las instalaciones del Tech Talent Center o sus proximidades, hasta el cierre del
proyecto. La duracin de las reuniones ser habitualmente de una hora. La

24

reunin podr ser ampliada previa peticin y justificacin por escrito (7.3.1.
Comunicacin escrita) con como mnimo 48 horas de adelanto a su celebracin.
Las reuniones virtuales se celebrarn los jueves a las 21:30 h, mediante las
herramientas definidas en el apartado 7.3 Herramientas de Comunicacin, hasta el
Cierre del proyecto. La duracin ser de 30 minutos. En caso de necesidad, la
reunin podr ser ampliada previa peticin y justificacin por escrito (7.3.1.
Comunicacin escrita) con como mnimo 48 horas de adelanto a su celebracin.
El Project manager podr convocar a reuniones extraordinarias, si el normal
desarrollo del proyecto as lo exige para alcanzar sus requisitos. La comunicacin
a reunin extraordinaria ser por escrito, con un mnimo de 48 horas de adelanto,
y deber ser aceptada por el mnimo nmero de integrantes necesarios para
celebrar reuniones.
Todas las reuniones requieren de la presencia de cmo mnimo tres
integrantes del grupo para su celebracin. El mecanismo de toma de decisin se
basar en la decisin por mayora simple, es decir, cualquier decisin para su
aprobacin requiere del apoyo de cmo mnimo tres integrantes del grupo.
Cualquier integrante puede dejar constancia en el acta de la reunin de su
desacuerdo a una decisin adoptada pero, est obligado a acatarla y ejecutarla.
En el caso de no alcanzar el mnimo de asistentes a una reunin, el Project
Manager podr anular la reunin y proponer otra reunin en la fecha factible ms
prxima posible a la anulada. La anulacin de una reunin no debera afectar a las
reuniones posteriores ya planificadas, salvo justificacin. O bien, podr celebrar la
reunin a efectos de control y seguimiento del proyecto pero, la capacidad de
toma de decisin quedar pendiente de una reunin posterior.
8.2.1 Coordinacin de las reuniones
Los objetivos de las reuniones presenciales y virtuales son esencialmente
diferentes.
Las reuniones presenciales son bsicamente reuniones de trabajo. En estas
reuniones habitualmente se tratan los siguientes puntos:

Presentacin individual de cada miembro del trabajo realizado durante la


semana.
Aprobacin de entregables o documentos.
Planificacin y asignacin de actividades a entregar en la siguiente reunin.
Revisin de calendario y cronogramas.
Revisin de indicadores.
Toma de decisiones y aprobacin de cambios si los hubiera.
25

Asuntos disciplinarios y de orden.


Otros puntos.

Las reuniones virtuales son reuniones de control y seguimiento. En estas


reuniones se resolvern principalmente:

Dudas sobre el objetivo de alguna actividad.


Verificacin de que los trabajos en ejecucin cumplirn el cronograma
establecido.
Comprobacin que la documentacin a revisar en la siguiente reunin
presencial est disponible con como mnimo 24 horas de antelacin.
Otros temas.

Las reuniones sern coordinadas y dirigida por el Project Manager. l


otorgar los turnos de palabra y controlar el respeto a las normas de convivencia.
Adems realizar la funcin de cronometrador, es decir, controlar el tiempo
dedicado y establecido para cada tema. Una vez agotado el tiempo de un tema,
podr proceder a la votacin para la toma de decisin o bien; proponer una
reunin extraordinaria posterior exclusiva para el tema en cuestin, si considera
que requiere una mayor profundizacin previa a la decisin final.
Un segundo integrante del grupo ser el secretario de la reunin. Su funcin
es recoger con la mayor fiabilidad posible las conclusiones y decisiones adoptadas
durante la reunin. Asimismo es responsable de la realizacin del acta posterior
de la reunin. Finalmente, depositar copia del acta en la carpeta Actas del
Google Drive para que este a disposicin de todos los integrantes del grupo.
Un objetivo de este proyecto es la formacin de sus integrantes en la
gestin de proyectos, por tanto, se considera interesante que todos sus
integrantes realicen el mayor nmero de roles distintos dentro del proyecto. En
consecuencia, los roles descritos sern rotatorios cada semana en el orden, tal y
como se indica en el grfico siguiente.

26

Jess

Jess
2
Jacobo

Jorge

Jacobo

Jorge

Lder

Secretario
4

Jordi

Manuel

Jordi

1
Manuel

Ilustracin 5 Distribucin de los roles del equipo

En el caso de que en alguna de las reuniones, faltara el Project Manager


y/o el secretario, y no hubiera delegado previamente en otro integrante del grupo
sus funciones, se seguir el orden establecido en el diagrama anterior, pasando
sus funciones al siguiente en el orden establecido.
8.2.2 Previo a la reunin
El Project Manager de esa semana preparar el orden del da para la
reunin. En el orden se recordar:

Quin es el lder y secretario, fecha y hora de la reunin, modalidad


de la reunin (presencial o virtual).
Qu documentos se van a revisar en esa reunin y en qu orden se
van a revisar.
Quin era el responsable de la realizacin y quin era el
responsable de la revisin de cada documento.
Cunto tiempo habr para la discusin de cada documento.
Recordar la obligacin de que la documentacin a revisar est
disponible con 48 horas de adelanto a la reunin.
Indexar cualquier otro tema que deba comentarse en la reunin y el
tiempo dedicado para ello.

El orden del da se enviar con 48 horas de adelanto a la reunin.

27

8.2.3 Durante la reunin


El Project Manager valorar si se dan las condiciones para celebrar la
reunin (mnimo de asistentes), e informar si existe cualquier anomala respecto
a las reuniones estndar (voto subrogado, delegacin de responsabilidades).
Finalmente, adoptar la decisin pertinente segn la situacin.
El Project Manager iniciar la reunin siguiendo el orden de los puntos
enviado con anterioridad; dando la palabra al responsable del primer punto y
recordando el tiempo para tratar el punto en cuestin.
El Project Manager moderar el debate, controlando los turnos de palabra y
su duracin, vigilando el respeto a las normas de convivencia. Finalmente, indicar
cuando ha concluido el tiempo disponible para la discusin.
El Project Manager proceder a gestionar la votacin para la toma de
decisin o bien, la propuesta para una reunin posterior si el tema requiriera una
mayor discusin.
8.2.4 Despus de la reunin
El Project manager dar por cerrada la sesin y el secretario proceder a
levantar acta de la reunin.
El secretario depositar copia del acta en la herramienta informtica
pertinente para que est a disposicin de todos los integrantes del grupo. El acta
deber estar disponible dentro de las siguientes 24 horas a la celebracin de la
reunin.
En el acta se recogern todas las decisiones adoptadas durante la reunin.
Las anotaciones en el acta se compondrn de un resumen de la decisin,
responsable de su ejecucin, plazo y, en caso necesario, revisor de la actividad.
Finalmente, el acta recordar la hora y lugar de la siguiente reunin,
modalidad de reunin y, si fuera el caso, nuevo lder y secretario.

9. Gestin del Tiempo


9.1 Calendario y Cronograma
Dentro de la gestin del tiempo es importante para cualquier proyecto
establecer un calendario de trabajo que englobar la planificacin de las tareas
28

rutinarias y de concepcin del proyecto. Estas ideas abarcan desde el momento


que surge la idea de negocio hasta la presentacin final ante el tribunal.
Los tiempos previstos, las actividades y los recursos asignados a las tareas
se deben de conocer, as como el calendario, son estimaciones iniciales que
durante la planificacin y ejecucin del proyecto se irn modificando y controlando
para garantizar al proyecto final gran xito.
9.1.1 Calendario
Se fijar un calendario dentro de los tiempos marcados por el Postgrado de
Project Management Avanzado. Se destacarn las fechas ms relevantes para el
seguimiento y control de las reuniones semanales y entre semanales que habr
marcando las fechas establecidas, las tutoras con los tutores del proyecto y las
fechas de entrega del proyecto.

MARZO
N/S

ABRIL

L M X J V S

N/S

14

L M X J V S

9 10

10

11

9 10 11 12 13

14 15

12

16 17 18 19 20

21 22

17

20 21 22 23 24

13

23 24 25 26 27
30 31

28 29

18

27 28 29 30

14

15
16

13 14 15 16 17

JUNIO
N/S

24

9 10 11 12

25
26
27

15 16 17 18 19
22 23 24 25 26
29 30

4
11

N/S

18

L M X J V S
1

12

19

18 19

20

11 12 13 14 15

21

18 19 20 21 22

22

25 26 27 28 29

25

26

JULIO

L M X J V S

23

MAYO

6
13
20

N/S

27

14

28

21
27 28

29
30
31

N/S

31

9 10

11 12

32

13 14 15 16 17
20 21 22 23 24
27 28 29 30 31

18 19
25 26

33

2
9
16
23
30

3
10
17
24
31

AGOSTO

L M X J V S

34
35
36

L M X J V S

10 11 12 13 14
17 18 19 20 21
24 25 26 27 28
31

D
1

15 16
22 23
29 30

Ilustracin 6 Calendario de Trabajo

29

Das Laborables
Das Festivos
Reunin inicial
Reunin presencial
Reuniones Virtuales
Entregas
Tutoras
Tabla 5 Nomenclatura del cronograma

9.1.2 Cronograma
Para la planificacin general y su seguimiento durante el transcurso del
proyecto se utilizar el programa Microsoft Project que dispondr de un grfico del
recorrido. Esta herramienta de planificacin nos permitir ver grficamente el
tiempo estimado en la ejecucin de las actividades. Se marcarn las tareas, se
asignarn los recursos, se marcarn los hitos y se controlarn los costes
establecidos para el seguimiento y control del proyecto.
Se estima que el tiempo empleado por cada miembro del grupo para la
ejecucin del proyecto son 130 horas, repartidas en 96 das de tiempo, establecido
por la universidad. Las actividades se repartirn en dos grupos; proyecto
acadmico y proyecto tcnico:

Proyecto Acadmico.
Inicio del Proyecto acadmico.
Reuniones presenciales.
Reuniones virtuales.
Desarrollo del documento.
Tutoras con el director del
proyecto.
Presentacin
y
entrega
intermedia.
Presentacin y entrega final.
Proyecto Tcnico.
Inicio.

Reuniones presenciales.
Reuniones virtuales.
Planificacin.
Ejecucin del proyecto.
Tutoras con el director del
proyecto.
Control y seguimiento del
proyecto.
Cierre y revisin final.
Presentacin y entrega final
del Proyecto Tcnico.

30

9.1.3 Diagrama de Gantt


Con este diagrama de Gantt se representa la planificacin inicial para la ejecucin del proyecto Reparando tu casa.

Ilustracin 7 Diagrama Gantt del Proyecto

31

10. Gestin de los Costes


La gestin de costes del proyecto acadmico consiste en estimar y evaluar
de forma continuada los posibles gastos durante la realizacin del proyecto, con el
objetivo de completar el proyecto dentro de los tiempos acordados y el
presupuesto asignado.

10.1 Estimacin de los costes


Para la realizacin del presupuesto del proyecto, se har una estimacin del
coste inicial basada en el cronograma de tiempos donde se refleja la dedicacin
de las horas/persona de cada persona.
Se ha considerado que cada persona utilizara 130 horas de media para la
elaboracin de las tareas asignadas en la ejecucin del proyecto, intentando
optimizar el tiempo/coste de las horas para que el proyecto resulte beneficioso. El
valor total de las horas del grupo seria de 130 horas/persona x 5 miembros = 650
horas totales, si le aplicamos que cada hora de un miembro tcnico est valorada
en 30 /hora = el coste del esfuerzo total = a 19.500 . Como gasto directo del
proyecto. Adems, se ha contabilizado el coste de la creacin y mantenimiento de
la pgina web como gasto fijo con un valor de 65.
El coste variable para este proyecto acadmico puede variar en funcin de
las reuniones que mantengan los miembros del proyecto, se decidi el punto de
encuentro los en la ciudad de Barcelona los sbados por la tarde despus de salir
de clase. Esto implica ir a comer de forma econmica por 8,5 / men. Lo cual si
tenemos previsto 11 reuniones presenciales a 8,5 /men y 5 miembros resulta
467,5 . A partir de aqu se debera aplicar un coste variable del kilometraje en
acudir a las reuniones que sera de media 20 / grupo por 11 reuniones igual a
220 .
El ultimo gasto variable aplicable en este proyecto son los consumibles de
oficina que se ha estimado un valor global de 180 y se estima un 10% de
imprevistos de forma global para dar margen al resultado final.

10.2 Determinacin del Presupuesto


Para determinar el presupuesto general del proyecto Reparando Tu Casa
se ha utilizado las estimaciones de gasto generales descritas anteriormente.

32

CONCEPTO

UNIDADES

HORARIO ELABORACIN
PROYECTO

PRECIO

TOTAL

650

30,00

19.500,00

PGINA WEB

65,00

65,00

DIETAS

55

8,50

467,50

DESPLAZAMIENTOS

11

20,00

220,00

MATERIAL OFICINA

180,00

180,00

IMPREVISTOS O CONTINGENCIAS

2.043,25

2.043,25

22.475,75
TOTAL PRESUPUESTO:

Tabla 6 Presupuesto del Proyecto

10.3 Procesos de Control


Para el control de las desviaciones en los costes generados en la
elaboracin del proyecto y llevar a cabo el seguimiento semanal, se elabora una
hoja de clculo donde se comparar las horas invertidas de los miembros del
grupo con el transcurso de la planificacin prevista. Cada semana se comprobar
que el tiempo acumulado y el coste sean equivalentes al previsto en la
planificacin inicial, en el caso que haya una desviacin superior a 10 % se re
calcular el cronograma.

SEMANA DEL ______ AL ______


Concepto

Horas
Dedicadas Dietas

Material
de
Oficina

Desplazamientos Imprevistos

JACOBO
ROJO DEL
RIO
MANUEL
MIRANDA
TERRAZAS
JORDI MARTI
AUBANELL
JORGE
MACIAS
GAITAN
JESS
CASES
MRIDA

TOTAL
SEMANA:

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Tabla 7 Control de Costes

33

El objetivo del control de costes en nuestro proyecto es minimizar lo


mximo del gasto, para que resulte lo ms beneficioso posible, por tal motivo nos
mantendremos informados en todo momento durante la evolucin del proyecto.

11. Control y Seguimiento del Proyecto


11.1 Monitorizacin del proyecto
La monitorizacin del proyecto debe proporcionar apoyo a los miembros del
equipo de proyecto, al profesorado y resto de partes interesadas, facilitando una
visin general del estado de avance del proyecto y brindando alertas tempranas
de posibles problemas y dificultades que puedan surgir.
El beneficio clave es que permite a los interesados comprender el estado
actual del proyecto, las medidas adoptadas y las proyecciones de alcance,
cronograma y coste.
El Project Manager ser la persona que tendr la responsabilidad de
conducir el proyecto a buen puerto y para ello contar con la colaboracin de
todos los miembros del equipo que lo constituyen.

11.2 Puntos de control y seguimiento


El control y seguimiento del proyecto se llevar a cabo a lo largo de todo el
ciclo de vida del mismo mediante reunin peridicas del equipo de proyecto que
liderar el Project Manager.
El Project Manager asumir las tareas de supervisin y control de la
evolucin de los trabajos del proyecto y determinar, en colaboracin con el
equipo, las acciones requeridas para asegurar el cumplimiento de los objetivos de
rendimiento de alcance, cronograma, coste y calidad, as como tambin, de la
correcta gestin de los cambios, las comunicaciones, los riesgos, las compras y
las partes interesadas.

12. Gestin de la Documentacin


De forma que todos los documentos que se elaboren puedan ser
identificados y organizados de manera correcta y sencilla, se ha definido una
estructura de codificacin que se deber seguir para la creacin de cualquier
documento.

34

12.1 Organizacin de los documentos


Los documentos elaborados se guardarn en carpetas organizadas dentro
de la plataforma de Google Drive.
Para esto, se han creado las siguientes carpetas :

Proyecto Acadmico: Carpeta que contiene el Proyecto Acadmico y


la vez las siguientes sub carpetas:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Plan Estratgico
Gestin de Recursos Humanos
Interesados y Herramientas de Comunicacin
Procedimientos y Metodologas
Gestin del Tiempo
Gestin de los Costes
Control y Seguimiento del Proyecto
Gestin de la Documentacin
Gestin de Calidad
Gestin de Riesgos

Proyecto Tcnico: Carpeta que contiene las reas de conocimientos


de la metodologa PMBOK y el proyecto tcnico.

Actas de Reuniones: Carpeta que contiene todas las actas de


reuniones.

Fotos: Carpeta que contiene imgenes de los integrantes como de


logotipo de la empresa.

Varios: Carpeta para almacenar informacin adicional.

Material Web: Carpeta que contiene informacin y material para la


creacin de la pgina web del proyecto.

Timesheet: Carpeta que contiene las horas dedicadas de trabajo de


cada integrante del equipo.

35

12.2 Estandarizacin de los documentos


12.2.1 Estructura de los documentos
La estructura de las hojas de documento, debe seguir la siguiente
configuracin:

Orientacin de la hoja vertical.


Mrgenes superior e inferior de 2,5 cm.
Mrgenes derecho e izquierdo de 3,0 cm.

Encabezado y pie de pgina:

Los documentos tendrn en el encabezado el logotipo de la


universidad ubicado en la parte superior izquierda.

En la esquina superior derecha estar el logotipo de la empresa,


Reparando tu Casa.

En la esquina inferior derecha estar el nmero de la pgina.

El tipo de letra que se utilizar para el texto en general es Arial tamao 12


color negro, alineacin justificada, espacio posterior 6 ptos e interlineado mltiple
1,5.
Para el caso de los ttulos que separarn cada captulo o apartado, se
utilizaran los estilos disponibles de la siguiente forma:

Titulo 1
1 Gestin de la documentacin
Titulo 2
1.1 Estandarizacin de los documentos
Titulo 3
1.1.1 Estructura de los documentos

36

12.2.2 Versiones de los programas


Los documentos elaborados y revisados se guardarn en la versin 2003
de la herramienta Microsoft Office, que incluye Excel, Word y Power Point.
Mientras que los documentos que se estn desarrollando se almacenarn en
Google Drive con el formato de Google Docs, de tal forma que se mas compatible
a las herramientas que cada integrante del equipo utiliza para acceder a los
archivos. Los documentos finales estarn en versin Pdf, por lo que se utilizar un
lector de archivos Pdf estndar.
Al momento de guardar algn archivo revisado, cada integrante deber
revisar que el archivo est guardado con la versin requerida, de tal forma de
evitar errores de compatibilidad o de formatos distintos.
12.2.3 Plantillas e intercambio de documentos
Para asegurar que todos los documentos y plantillas estn disponibles en
cualquier instante para cada integrante del equipo, estos son almacenados y
organizados utilizando la herramienta de Google Drive, la que permite a su vez
poder trabajar en la confeccin de algn documento en lnea.

Ruta Web: https://drive.google.com


Acceso: Solo pueden acceder a las carpetas los miembros del equipo
que comparten las carpetas en la Google Drive.

12.3 Control y seguimiento de los documentos del proyecto


12.3.1 Nomenclatura de los Documentos
El nombre de los documentos deber tener los siguientes parmetros:

Tipo de Documento

Fecha de Creacin

Estado del Documento

Nombre del documento el cual puede


ser:
Proyecto
Acta de Reunin
Etc.
DD/MM/AAA
El documento se puede encontrar en
tres estados:
Desa: Documento en desarrollo
Rev: Documento en revisin
Final: Documento definitivo con
37

Extensin del Documento

aprobacin
Es el tipo de archivo, ya sea de Office
(Word, Excel, Power Point) o Pdf.

Tabla 8 Nomenclatura de los Documentos

Los parmetros escritos debern estar separados por guiones bajos, a


excepcin de la extensin del documento que est predeterminada.
12.3.2 Nuevo Documento
Para la creacin de cualquier documento del proyecto se deber seguir los
parmetros establecidos en cuanto a nomenclatura y a almacenamiento de
archivos, para esto se deber informar al resto del equipo. Adicionalmente el
integrante expondr en las siguientes reuniones presenciales su documento.
12.3.3 Publicacin interna de los documentos
Todos los documentos creados se debern encontrar disponibles para
cualquier integrante del equipo en la plataforma de Google Drive, siguiendo el
formato de almacenamiento. Estos documentos se consideran versiones
temporales, los cuales debern aparecer con la nomenclatura establecida
indicando que se encuentra en desarrollo, hasta que sean posteriormente
revisados y aprobados por el equipo.
12.3.4 Estado de los documentos
Los documentos elaborados y subidos a la plataforma de Google Drive
debern utilizar la nomenclatura establecida para describir su estado. Los cuales
se pueden encontrar en los siguientes casos:

Documento en Desarrollo: Documento que se encuentra en su fase inicial


de redaccin y elaboracin.

Documento Revisado: Documento que ha sido revisado por el encargado


de revisin establecido, el cual aportar con nuevas ideas o correcciones
en caso de ser necesario. Posteriormente se realizar una revisin general
por parte del equipo.

Documento Final: Documento que ya se encuentra revisado y aprobado por


cada miembro del equipo. El cual posteriormente podr ser utilizado y
publicado de ser necesario.

38

12.3.5 Revisin interna y aprobacin de los documentos


Todos los documentos que se encuentran disponibles en la plataforma de
Google Drive, tendrn su respectiva descripcin indicando el estado en el que se
encuentra.
Se estableci el orden Desarrollo Revisin - Aprobacin, siguiendo la
nomenclatura (Desa Rev - Final ) con el fin de saber en cualquier momento
estado de un documento.
La revisin interna es realizada por el encargado de revisin de turno,
siguiendo el orden establecido, posteriormente se realiza una revisin en general
del documento por parte de todo el equipo.
La aprobacin de cada documento deber ser realizada por todo el equipo,
de tal forma de asegurar el uso y la disponibilidad del documento para cualquier
circunstancia.
12.3.6 Publicacin definitiva
Una vez que los documentos se encuentren revisados y aprobados por el
equipo estos se guardaran en la plataforma de Google Drive y adems se subirn
en formato pdf a la pgina web del proyecto.
En caso de alguna modificacin posterior, el documento deber ser
actualizado y cambiar el estado en el que se encuentre. Una vez aprobado podr
ser subido nuevamente a la pagina del proyecto.

13. Gestin de la Calidad


13.1 Introduccin
El PMBOK define la Gestin de la Calidad como el grupo de procesos que
incluye los procesos y actividades de la organizacin que establecen la poltica de
calidad, los objetivos y las responsabilidades de calidad para que el proyecto
satisfaga las necesidades para las que fue acometido. La Gestin de la Calidad
aborda la calidad tanto de la gestin del proyecto como la de los entregables.
La calidad dentro de los proyectos es muy importante. La gestin de la
calidad permite un uso eficiente y efectivo de los recursos empleados en el
proyecto. Adems, es un factor muy vinculado a la satisfaccin del cliente y/o

39

patrocinador del proyecto. Los errores en la gestin de la calidad pueden conducir


a situaciones como:

Hacer que el equipo trabaje horas extras (ms coste) para cumplir con los
requisitos del cliente y esto conduce a incremento en el riesgo, agotamiento
del equipo, errores y repeticin de trabajos.

Realizar inspecciones superficiales de la calidad para cumplir los


cronogramas puede tambin dar lugar a errores no detectados, que
generan trabajos posteriores de correccin, o peor incluso riesgos en la
implementacin final del producto o liberacin del producto del proyecto.

La calidad en nuestro proyecto se ha vertebrado en base a las siguientes


premisas:
Satisfaccin del cliente: El proyecto debe satisfacer los requisitos
establecidos por el cliente y/o patrocinador del proyecto. Los requisitos se
identificarn as como sus criterios de aceptacin y se seguirn a lo largo del
proyecto.
Prevencin antes que correccin: El equipo implementar todos los
mecanismos y herramientas que considere necesario para prever posibles fallos
de calidad. Los costes asociados a acciones de correccin (re-trabajos, retrasos)
siempre son superiores a los costes asociados a la prevencin de los mismos.
Mejora continua: El plan de mejora continua ser implementado sobre la
base del PDCA (Plan, Do, Check and Act). As, por ejemplo, el control de cambios
y las lecciones aprendidas en l, deben ser fuente de inspiracin para la mejora de
la calidad continua en nuestras actividades; permitiendo el desarrollo de
mecanismos de prevencin de los fallos de calidad cometidos y su posterior
repeticin.
Responsabilidad: Cada uno de los integrantes del equipo es el primer
responsable de las actividades que realiza. Cada integrante debe
responsabilizarse de la calidad de la documentacin entregada as como, de la
actualizacin y seguimiento de los indicadores de calidad de su actividad. La
correccin en el origen de los fallos de calidad siempre ser preferible a
correcciones en fases posteriores.

13.2 Plan de calidad


El plan para la Gestin de la Calidad es el proceso de identificar los
requisitos y/o estndares de calidad para el proyecto y sus entregables, as como
de documentar como el proyecto demostrar el cumplimiento con los mismos.
40

En primer lugar, se identificarn los requisitos del proyecto, tal y como


fueron definidos en el enunciado del alcance del proyecto. La satisfaccin de todos
los criterios de aceptacin implicar que se han cubierto las necesidades del
cliente y/o patrocinador del proyecto.
En un segundo nivel, la satisfaccin de los criterios de aceptacin no
pueden realizarse a cualquier precio, es decir, se deben cumplir unos niveles de
calidad en el procedimiento para alcanzar el cumplimiento de los objetivos del
proyecto. Este nivel implica que la elaboracin del plan de gestin de la calidad
deber contemplar tambin los siguientes aspectos de calidad:

Control del Cronograma.


Control de la lnea base de costos
Control de los interesados
Control de los riesgos
Control de la documentacin o entregables.

La gestin de la calidad en todos estos puntos debera conducirnos a la


excelencia en el proyecto.
El PMBOK define las siete herramientas bsicas de la calidad, herramientas
7QC, para la Gestin de la calidad. Estas siete herramientas son:

Ilustracin 8 Herramientas 7QC

En cada etapa del proceso se definirn que herramientas es la ms idnea


para la gestin de la calidad y que indicadores se emplearn para su gestin.

41

13.3 Aseguramiento de la calidad


El aseguramiento de la calidad se realizar a travs de auditoras internas a
lo largo de todo el proyecto. En estas auditoras se controlarn los indicadores de
calidad establecidos para cada actividad y para el proyecto global.
El nmero de auditoras para cada actividad se definirn en el Plan de
Gestin de la calidad en funcin de la importancia relativa de la actividad en el
contexto del proyecto.
El resultado de la auditora generar los cambios adecuados para corregir
las desviaciones. La auditora podr generar solicitudes de cambio de acciones
correctivas, acciones preventivas o de correccin de defectos llegado el caso. El
procedimiento de cambio implementado consistir en una comunicacin escrita
donde se especificar:

El auditor y la fecha de la auditora.


La actividad afectada.
La desviacin de calidad detectada.
La tcnica aplicada para la seleccin de la accin a realizar (diagrama de
rbol, matriz de priorizacin).
El tipo de accin a implementar propuesta (correctiva, preventiva).
El responsable de la aplicacin y el plazo para su implementacin).

La modificacin propuesta ser aprobada en la siguiente sesin del grupo de


trabajo o, si fuera necesario por va urgente, previa convocatoria de una reunin
extraordinaria por el lder del proyecto. La aprobacin ser por mayora simple.

13.4 Control de la calidad


El control de los resultados en las diferentes actividades del proyecto se
har, usando algunas herramientas ya mencionadas anteriormente (auditorias,
reuniones de seguimiento, gestin de cambios, etc.). Siempre enfocadas a mejorar
la calidad de los procesos y actividades pero sin llegar a ser una traba para el
desarrollo del proyecto.
El control de calidad se realizar mediante el seguimiento semanal de los
indicadores de desarrollo de cada actividad en ejecucin y del proyecto global. Los
indicadores se controlarn en las reuniones presenciales por el grupo completo y,
de forma continua, por cada responsable del proyecto mientras ejecuta la
actividad. La responsabilidad de informar sobre la desviacin de algn indicador
en una actividad es responsabilidad de la persona que la ejecuta y con la ayuda
de su revisor, generar la solicitud de cambio pertinente para la subsanacin.
42

Asimismo, las auditoras de calidad permitirn un control de la calidad en


discontinuo. Las auditorias estarn planificadas y se realizarn para asegurar que
se cumple con los criterios de calidad definidos en el Plan de la Gestin de la
Calidad. Tal y como se coment anteriormente, es parte de la auditoria, la revisin
de los indicadores y supondr, por tanto, un control de la calidad en s misma.

13.5 Calidad en los documentos


La calidad en la documentacin es clave en los proyectos. El control y la
organizacin de la documentacin son relevantes para un correcto desarrollo del
proyecto. En el apartado 12 del presente documento Gestin de la
documentacin se dan las directrices de cmo se codifican, revisan y aprueban
los documentos.
El revisor de cada actividad es el responsable final de controlar la calidad de
los documentos. Su responsabilidad implica asegurar que se cumplen todos los
requisitos estndares establecidos para la documentacin antes de su aprobacin.
En caso de que hubiera anomala o fallos en la calidad del documento, debe
corregir dichas inconsistencias y/o desviaciones e informar de ellas al responsable
de la actividad revisada. La notificacin generada es una accin preventiva para
actividades posteriores.

14. Gestin de Riesgos


La gestin de riesgos es un proceso estructurado, consistente y continuo
que tiene como objetivo aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos
positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el
proyecto.
Se trata de proceso clave para la consecucin del xito del proyecto por lo
que el equipo adquiere el compromiso de abordarlo de forma proactiva y no
dejarse llevar por la improvisacin.

14.1 Plan de Gestin de los Riesgos


Consiste en decidir cmo abordar y llevar a cabo todas las actividades de
Gestin de los Riesgos de un Proyecto. La planificacin es importante para
garantizar que el nivel, el tipo y la visibilidad de la Gestin de Riesgos estn de
acuerdo con la importancia del Proyecto para la organizacin. Durante este
proceso, es interesante plantearse las siguientes preguntas:
Quines son responsables de identificar los riesgos?
Cundo y cmo identificamos los riesgos?
43

Qu escala utilizaremos para hacer el Anlisis Cualitativo de


Riesgos?
Cmo priorizamos los riesgos?
Es necesario realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos? Qu
herramientas utilizaremos?
Qu estrategia adoptaremos para cada riesgo?
Cada cundo llevaremos a cabo el control y seguimiento de
riesgos?
Plan de Gestin de Riesgos
Proyecto: Reparando tu casa
Project Manager: puesto rotativo.
Fecha:
METODOLOGA:
PMBOK (Planificar, Identificar, Analizar, Definir respuesta, Supervisar y
Controlar)
ROLES Y RESPONSABILIDADES:
El equipo de Gestin de los Riesgos lo lidera el Project Manager que se
encargar de dirigir las actividades y el equipo de proyecto que realizar
tanto las tareas de soporte como ejecucin.
PERIODICIDAD:
Como mnimo una vez por semana se revisarn los riesgos altos y cada
quince das los medios y bajos. Y siempre que se produzca un cambio de
proyecto.
CATEGORAS DE RIESGOS:
Se identifican a primer nivel tcnicos (TEC), externos (EXT), de organizacin
(ORG) y de direccin de proyectos (DP).
DEFINICIONES DE PROBABILIDAD E IMPACTO:
Ver Tabla Definiciones de Probabilidad
Ver Tabla Definiciones de Impacto
MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO:
Ver Matriz de Probabilidad e Impacto

44

TOLERANCIA DE LOS INTERESADOS (UMBRALES DE RIESGO):


Ver Tabla Tolerancia de los Interesados
FORMATOS DE INFORME:
Se utilizarn los formatos de priorizacin de riesgos, respuesta a riesgos,
matriz de revisin de riesgos del proyecto, planificacin de soluciones y
rdenes de cambio
SEGUIMIENTO:
Se utilizarn los formatos de acta de reunin, lecciones aprendidas y
auditora
Tabla 9 Plan de Gestin de Riesgos

14.2 Identificacin de los Riesgos


El equipo de proyecto en el momento de inicio del proyecto acadmico
mediante un ejercicio de lluvia de ideas y tambin apoyndose en la experiencia
de proyectos similares procede a identificar riesgos potenciales a los que se
pueden ver expuestos mientras el proyecto avanza.

Id.

Descripcin riesgo

Falta de experiencia en la gestin de proyectos

Problemas de comunicacin entre los integrantes del equipo

Discrepancias en el alcance/enfoque de proyecto

Incumplimiento de los compromisos (implicacin, motivacin,


cooperacin, tareas) de algn miembro del equipo

Falta de Feedback de los interesados

Problemas de coordinacin de tareas y reuniones

Abandono temporal del proyecto por parte de algn miembro

Abandono permanente del proyecto por algn miembro

Reuniones poco productivas

45

10

Retraso en las entregas

11

Calidad insuficiente de los entregables

12

Prdida de la documentacin de proyecto en Web

13

Prdida de la documentacin de proyecto en GOOGLE DRIVE

14

Cambios significativos en los requerimientos del clientes

15

No identificar correctamente los riesgos

16

Roles de equipo del test Belbin poco cubiertos


Tabla 10 Identificacin de Riesgos

14.3 Anlisis Cualitativo de Riesgos


El Anlisis Cualitativo de Riesgos nos permitir priorizar los riesgos para su
anlisis o accin posterior, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia
de cada riesgo y el impacto entendido como el posible efecto negativo sobre los
objetivos del proyecto en tiempo, coste, alcance o calidad.
Definiciones de probabilidad de riesgos
Proyecto: Reparando tu casa
Project Manager: Puesto rotativo
Fecha:
Definicin

Probabilidad

Muy improbable

0.1

Relativamente probable

0.3

Probable

0.5

Muy probable

0.7

Casi certeza

0.9
Tabla 11 Definiciones de Probabilidad de Riesgos

46

Escala de Impacto negativo de un riesgo sobre los principales objetivos


de proyecto
Proyecto: Reparando tu casa
Project Manager: Puesto rotativo
Fecha:
Objetivos
del
proyecto

Se muestran escalas relativas o numricas

Coste

Muy
bajo/0.05

Bajo/0.10

Moderado/
0.20

Alto/0.40

Muy
alto/0.80

Aumento
Aumento
de costo
del costo <
insignifican 10 %
te

Aumento
de costo
del 10 - 20
%

Aumento
del costo
del 20 - 40
%

Aumento
del costo >
40 %

Tiempo

Aumento
Aumento
del tiempo del tiempo
insignifican < 5
te

Aumento
del tiempo
del 5 - 10
%

Aumento
de l tiempo
del 10 20
%

Aumento
del tiempo
> 20 %

Alcance

Disminuci
n del
alcance
apenas
perceptible

reas
secundaria
s del
alcance
afectadas

reas
principales
del alcance
afectadas

Reduccin
del alcance
inaceptabl
e para el
patrocinad
or

El
elemento
final del
proyecto
es
efectivame
nte
inservible

Calidad

Degradaci
n de la
calidad
apenas
perceptible

Slo se
ven
afectadas
las
aplicacione
s muy
exigentes

La
reduccin
de la
calidad
requiere de
la
aprobacin
del
patrocinad
or

Reduccin
de la
calidad
inaceptabl
e para el
patrocinad
or

El
elemento
final del
proyecto
es
efectivame
nte
inservible

Tabla 12 Definicin de Impacto

47

Los umbrales para riesgos bajos, moderados o altos se muestran en la


matriz PI y determinan si el riesgo es calificado como alto, moderado o bajo para
un objetivo determinado:

Probabilidad

Impacto

0.90

0.05

0.09

0.18

0.36

0.72

0.70

0.04

0.07

0.14

0.28

0.56

0.50

0.03

0.05

0.10

0.20

0.40

0.30

0.02

0.03

0.06

0.12

0.24

0.10

0.01

0.01

0.02

0.04

0.08

0.05
Muy
bajo

0.10
Bajo

0.20
Moderado

0.40
Alto

0.08
Muy Alto

riesgo bajo

riesgo medio

riesgo alto

Tabla 13 Matriz de Probabilidad e Impacto

14.4 Plan de accin y mitigacin de los Riesgos


Una vez analizados y priorizados los riesgos del proyecto, es preciso
proceder a su tratamiento, seleccionado para cada riesgo aquella estrategia de
respuesta que tenga mayores posibilidades de xito.

Tipo de riesgo

Respuesta preferente

Bajo

Aceptar con plan de contingencias


(A)

Moderado

Mitigar o transferir (MOT)

Alto

Evitar (E)
Tabla 14 Tolerancia de los Interesados

48

Respuesta

1
Falta de experiencia en la
gestin de proyectos

ORG 0.5 0.2

0.1

DP

0.3 0.2

0.06

MOT

1 Utilizar las actas de


reunin para dejar
constancia de lo
acordado
2 Revisar plan de
comunicaciones

PM

PM/EQP

Accin

1 Maximizar implicacin
personal en todas las
sesiones formativas
2 Solicitar ms tutoras

2
Problemas de
comunicacin entre los
integrantes del equipo

Responsable

Estrategia

Valoracin

Impacto

Probabilidad

Riesgo

Categora

Id

Discrepancias en el
alcance/enfoque de
proyecto

DP

0.3 0.2

0.06

MOT

1 Aplicar tcnicas de
decisin por consenso
2 Centrar el discurso en
los objetivos del
proyecto

Incumplimiento de los
compromisos (implicacin,

DP

0.3 0.2

0.06

MOT

1 Hacer control y
seguimiento de las

EQP

49

motivacin, cooperacin,
tareas) de algn
miembro del equipo

tareas de cada miembro


2 Anlisis situacin
personal para
determinar acciones
3 Reajustar carga de
trabajo
4 Reajustar
planificacin
5 Centrar el discurso en
los objetivos del
proyecto

5
Falta de Feedback de los
interesados

DP

0.1 0.1

0.01

6
Problemas de
coordinacin de tareas y
reuniones

DP

0.3 0.2

0.06

MOT

7
Abandono temporal del
proyecto por parte de
algn miembro

ORG 0.3 0.2

0.06

MOT

1 Comparar situacin
con el resto de grupos
2 Insistir en la
importancia de disponer
del Feedback
1 Revisar idoneidad de
la planificacin
2 Reprogramar tareas y
reuniones
1 Reasignar tareas al
resto de miembros del
equipo
2 Revisar impacto en
cronograma

PM/EQP

PM/EQP

PM

50

8
Abandono permanente del
proyecto por algn
miembro

ORG 0.3 0.4

0.12

MOT

9
Reuniones poco
productivas

DP

0.3 0.2

0.06

DP

0.5 0.4

0.20

PM

MOT

1 Analizar las causas


2 Utilizar plantilla gua
3 Aumentar la
orientacin al logro y
resultados

PM

1 Llevar un control y
seguimiento estricto de
las actividades
consideradas crticas.
2 Valorar impacto
positivo de reajustar
carga de trabajo
3 Valorar impacto
positivo de reasignar
roles
4 Aumentar la
dedicacin al proyecto
5 Comunicar retrasos a
todas la partes
interesadas

PM/EQP

1
0

Retraso en las entregas

1 Comunicar al tutor la
baja y consensuar
alcance
2 Revisar asignacin de
recursos
3 Revisar impacto en
cronograma

51

1
1
Calidad insuficiente de los
entregables

DP

0.3 0.4

0.12

MOT

1
2
Prdida de la
documentacin de
proyecto en Web

TEC

0.1 0.4

0.04

2 Guardar copia del sitio


Web en formato
comprimido en
GOOGLE DRIVE
ADMW
1 Valorar prdidas,
estimar tiempos y
establecer plazos de
recuperacin

1 Cada miembro del


equipo guardar una
copia de seguridad local
del material compartido
EQP
2 Valorar prdidas,
estimar tiempos y
establecer plazos de
recuperacin

1
3
Prdida de la
documentacin de
proyecto en GOOGLE
DRIVE

TEC

0.1 0.4

0.04

1 Revisar asignacin de
tiempos para la
elaboracin de los
entregables
PM/EQP
2 Revisar procedimiento
de revisin y aprobacin
de documentacin

52

1
4

1
5

1
6

Cambios significativos en
los requerimientos del
clientes

No identificar
correctamente los riesgos

Roles de equipo del test


Belbin poco cubiertos

DP

DP

0.3 0.2

0.3 0.4

ORG 0.3 0.1

0.06

0.12

0.03

MOT

1 Documentar y aprobar
cambios.
PM
2 Ajustar planificacin

MOT

1 Monitorizar y controlar
riesgos durante todo el
PM/EQP
ciclo de vida del
proyecto

1 Identificar roles no
cubiertos y promover
formacin en
competencias

EQP

53

Categora: Tcnicos (TEC), Externos (EXT), Organizacin (ORG) y Direccin


de Proyectos (DP).
Estrategia: Aceptar con plan de contingencias (A), Mitigar o transferir (MOT),
Evitar (E)
Responsable: Project Manager (PM), Equipo (EQP), Administrador Web
(ADMW)
Tabla 15 Estrategias de respuesta a los Riesgos

14.4 Medidas de control de los Riesgos


La Gestin de Riesgos es un proceso que se debe llevar a cabo durante
todo el proyecto, realizando una monitorizacin y control de los riesgos
identificados, revisando las estrategias, acciones y personas responsables de los
mismos. Adems se analizar cada proceso del proyecto identificando nuevos
posibles riesgos de manera que el proyecto concluya exitosamente en tiempo,
coste y calidad.

54