MANUAL

DE PROCEDIMENTOS
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
E
TESOURARIA

NDICE
I.

Introduo ............................................................................................................. pag.2

II.

Procedimentos da Correspondncia Recebida na Sede da Fundao AMI ............. pag.3

A. Correspondncia recebida via CTT e Apartado .................................................. pag.3
B. Correspondncia entregue em mo na Receo ............................................... pag.4
C. Correspondncia Interna DAT ........................................................................... pag.4

III.

Procedimentos de Tesouraria da Sede da Fundao AMI ...................................... pag.5

A. Caixa ................................................................................................................. pag.5
a. Horrio da Tesouraria ............................................................................. pag.5
b. Despesas pagas por Caixa ....................................................................... pag.5
c. Pedido de Divisas efetuado pelos Departamentos .................................. pag.6
d. Pagamentos e pedidos de reembolso efetuados por Caixa ..................... pag.6
e. Pagamento de Subsdio de Alimentao dos voluntrios dentro ............ Pag.6
e fora de Portugal Continental ................................................................ pag.6
f. Pagamento Deslocaes em Servio em Portugal Continental ................ pag.6
g. Receitas incorporadas em Caixa .............................................................. pag.6
h. Contagem fsica de Numerrio ................................................................ pag.7
B. Bancos .............................................................................................................. pag.7
a. Principais Pagamentos efetuados por Bancos ......................................... pag.7
b. Tratamento de cheques recebidos .......................................................... pag.8
C. Mailings ............................................................................................................ pag.8

IV.

Procedimentos da Receo da Sede da Fundao AMI .......................................... pag.8

A. Descrio das Tarefas da Receo..................................................................... pag.8
B. Placard Interno da Receo .............................................................................. pag.9
C. Documentao Institucional disponvel na Receo ......................................... pag.9
D. Material de Escritrio disponvel na Receo.................................................... pag.10
E. Venda de Artigos AMI ....................................................................................... pag.10
F. Substituio Colaboradores Receo ................................................................ pag.10

V.

Anexos ............................................................................................................. pag.11 a 28

Manual de Procedimentos

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I. INTRODUO
Este manual de procedimentos tem como objectivo principal informar todos os
colaboradores da Fundao AMI a respeito dos procedimentos internos e externos do
Departamento Administrativo e Tesouraria.
De referir que sempre que necessrio, estas orientaes, que servem de apoio a todos os
elementos desta Instituio, podero sofrer actualizaes nomeadamente ajustes e
alteraes no sentido de uma maior eficincia, conformidade e profissionalismo.

Manual de Procedimentos

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II. PROCEDIMENTOS CORRESPONDNCIA RECEBIDA NA SEDE DA FUNDAO AMI

Toda e qualquer correspondncia entregue ao Departamento para se proceder ao
seu registo dirio (consultar anexo n 1) sendo que s depois ser reencaminhada
para os diversos Departamentos.
A. Correspondncia recebida via CTT e Apartado
No que diz respeito a esta correspondncia, a mais urgente de imediato
encaminhada para os respectivos destinatrios/Departamentos nomeadamente:
1. Todos os cheques e numerrio recebidos relativos a qualquer tipo de assunto so
imediatamente retirados dos envelopes para posterior tratamento e depsito no BES
e os Departamentos destinatrios so de imediato informados sobre a sua chegada;
2. Todos os cheques e vales de correio recebidos indevidamente preenchidos so
devolvidos ao destinatrio com uma carta de acompanhamento a explicar o motivo e
sugerir soluo adequada conforme o caso;
3. Os documentos provenientes dos diversos Bancos so entregues aos Departamentos
de Gesto Financeira e Contabilidade;
4. Toda a informao relativa a donativos espordicos, donativos Amigos AMI,
donativos Mailing imediatamente entregue ao DIC (Filomena Esteves) para
posterior emisso de recibo. Excepto os cheques, todos os outros tipos de
comprovativos dos mesmos (talo multibanco e de transferncia bancria) so do
mesmo modo encaminhados para o DIC;
5. Toda a informao relativa a encomendas de venda de artigos igualmente
transmitida ao DIC;
6. A restante correspondncia diariamente entregue Dr. Leonor Nobre, Diretora
Geral Adjunta que tutela o Departamento.

Manual de Procedimentos

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B. Correspondncia entregue em mo na Receo

1. Trata-se essencialmente de encomendas, vendas de artigos, donativos e pagamento
de multas judiciais.
Tambm nestes casos tudo rececionado pelo Departamento e s depois
encaminhado aos respectivos Departamentos.
Saliento que no caso dos donativos e multas judiciais aps receo de numerrio ou
cheque, a informao dada aos Departamentos de Informao e Comunicao e
Contabilidade para imediata emisso de recibo. A Fernanda Helena emite
posteriormente a declarao do respetivo pagamento. Na sua ausncia, as
declaraes so passadas pela Carla Jorge.
C. Correspondncia Interna DAT
Toda a correspondncia enviada pelo Departamento registada diariamente
(consultar anexo n 2).

Manual de Procedimentos

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III. PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA DA SEDE DA FUNDAO AMI

A. Caixa
a. Horrio da Tesouraria
O horrio de atendimento estipulado das 9h00 s 13h00. Contudo abre-se exceo em
situaes de extrema urgncia que possam ser necessrias ao longo do dia.
Agradeo que este procedimento seja, o mais possvel, cumprido.
Diariamente todos os documentos de caixa so registados (consultar anexo n 3 e n 4),
bem como efetuada a contagem da mesma ao final da tarde.
b. Despesas pagas por Caixa
Todo e qualquer pedido de pagamento tem que ser entregue por escrito e com a
autorizao superior do respetivo Diretor e/ou Administrador, conforme o estipulado
anteriormente.
So pagas por caixa as despesas correntes e dirias da Sede a destacar:
Fundos de maneio (consultar anexo n 5) para misses de avaliao,
desenvolvimento, de emergncia e Aventura Solidria;
Subsdios de Alimentao/Deslocao para o estrangeiro (consultar anexo n 6);
Despesas de deslocao em servio em Portugal (consultar anexo n 7 e n 8);
Despesas dos colaboradores da sede que vo em misso: vacinas, profilaxias,
passaporte e fotos tipo-passe;
Aquisio de bilhetes TAP milhas;
Combustvel;
CTT;
Portagens;
Passes;
Despesas logsticas e artigos de higiene e limpeza;
Material de escritrio;
Material informtico;
Penhoras de Vencimento.
Manual de Procedimentos

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c. Pedido de Divisas efectuados pelos Departamentos

Os pedidos de numerrio podem ser feitos em Euros ou Dlares e obrigatoriamente por
escrito e sempre com a autorizao do respetivo Diretor do Departamento e/ou
Administrador, no caso de somas elevadas.
Euros O pedido tem que ser efectuado com uma antecedncia mnima de 3 dias.
USD Para esta moeda pede-se o pedido com uma antecedncia mnima de 5 dias na
medida em que os procedimentos bancrios de levantamento tambm so mais
demorados.
d. Pagamentos e pedidos de reembolso efetuados por Caixa
Para todo e qualquer pedido de pagamento por numerrio obrigatrio por escrito, a
autorizao superior do Diretor do respetivo Departamento e/ou do administrador, caso
sejam valores ou ocasies no estabelecidas previamente.
e. Pagamento de Subsdio de Alimentao dos voluntrios dentro e fora de
Portugal Continental
Mensalmente enviada para o DRH uma listagem com os Subsdios de Alimentao pagos
por caixa.
f. Pagamento Deslocaes em Servio (quilmetros/combustvel) em Portugal
Continental
Neste item, o documento dever ser preenchido e apresentado ao DAT. Este documento
exclusivo para deslocaes em servio efetuadas em viatura prpria e dever ter o nmero
de quilmetros efetuado.
Outros documentos podero ser apresentados nomeadamente recibo de txi e/ou de
combustvel.
g. Receitas incorporadas em caixa
No Geral as principais receitas da caixa provm:
Receitas dos Centros Portas Amiga da zona de Lisboa (Olaias, Apoio Domicilirio,
Chelas, Almada, Cascais, Equipa de Rua e Abrigo da Graa);
Manual de Procedimentos

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 Donativos (consultar anexo n 9);

Vendas de artigos.
h. Contagem fsica de Numerrio
O DAT com o apoio do Departamento Logstico, procede contagem fsica de verbas (notas
e moedas) de cofres e mealheiros provenientes de algumas das diversificadas iniciativas da
Fundao.

B. Bancos
Todo e qualquer pedido de pagamento seja por cheque ou por transferncia bancria tem
que ser entregue por escrito e com a autorizao superior do respetivo Diretor e/ou
Administrador, conforme o estipulado anteriormente.
a. Principais pagamentos efetuados por bancos:
Emisso de cheques relativos a:
i. Pagamento de Fornecedores;
ii. Pagamento da Segurana Social;
iii. Pagamento s Finanas.
Transferncias relativas a:
i. Pagamento de Fornecedores;
ii. Fundos de Maneio dos seguintes Equipamentos Sociais;
a) Centro Porta Amiga de Coimbra
b) Abrigo do Porto
c) Delegao Norte
d) Centro Porta Amiga de Vila Nova de Gaia
e) Delegao S. Miguel
f) Residncia Social S. Miguel
g) Centro Porta Amiga de Angra do Herosmo
h) Centro Porta Amiga do Funchal
iii. Diversos pedidos de Devolues de verba dos Cursos de Socorrismo e
Aventura Solidria;

Manual de Procedimentos

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iv.

Pagamentos de Formaes dos colaboradores

b. Tratamento de cheques recebidos:

So todos registados informaticamente e posteriormente todos depositados no BES
(consultar anexo n 10).
C. Mailings
No caso dos Mailings so registados todas as receitas que cheguem em numerrio e por
cheque (consultar anexo n 11). O valor sempre atualizado e enviado para o
Departamento de Gesto Financeira.

IV. PROCEDIMENTOS DA RECEPO DA SEDE DA FUNDAO AMI

O DAT responsvel pela Gesto da Receo bem como dos seus colaboradores.

A. Descrio das Tarefas da Receo

1. Efectuar, receber e encaminhar todas as chamadas telefnicas para os respetivos
Departamentos. Todas as chamadas recebidas e efetuadas so diariamente
registadas (consultar anexo n 12);
2. Atendimento ao Pblico;
3. Encomenda refeies ICA;
4. Registo de entradas de encomendas (consultar anexo n 13);
5. Registo de visitas dirias (consultar anexo n 14);
6. Registo de entradas de faxes (consultar anexo n 15);
7. Pedido ao economato de material diverso de escritrio para a receo e uso geral
dos Departamentos;
8. Venda de Artigos AMI ao Pblico e a nvel interno (consultar anexo n 16);
9. Marcaes de reservas de todas as salas de reunio da Sede e que devero ser
reservadas com antecedncia (consultar anexo n 17);
10. Receo de Currculos Vitae e carimbo de documentos de Procura Activa de
Emprego;
11. Receo de encomendas efectuadas pelos colaboradores Farmcia Unio;
Manual de Procedimentos

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12. Apoio diversificado a todos os Departamentos, sendo que uns so espordicos e

outros o ano todo:
a) Departamento de Ambiente
Apoio Envelopagem e envio de campanhas
Apoio na BD contactos Reciclagem
b) Departamento Contabilidade
Carimbagem e envelopagem dos recibos de donativo
c) Departamento Gesto Financeira
Apoio actualizao BD campanha IRS
Impresso, envelopagem e envio da campanha do IRS
d) Departamento Informao e Comunicao
Apoio organizao peditrio nacional (fotocpias, telefonemas, envio de
faxes)
Apoio Envelopagem de mailings e outras campanhas
Apoio envio revista AMI
e) Departamento Internacional
Envios de Faxes
Fotocpias material necessrio para formaes
Apoio no Arquivo de Voluntrios Internacionais
f) Departamento de Marketing
Carimbagem e envelopagem dos recibos de donativo das empresas
g) Qualquer outro apoio necessrio.
B. Placard Interno da Receo
Toda a Informao que seja necessria ser afixada na Receo ser colocada no
respetivo placard para o efeito e, ter que ter o prvio conhecimento da Diretora do
DAT.
C. Documentao Institucional disponvel na Receo:
Esto disponveis os seguintes documentos:
Ficha Voluntariado Nacional
Ficha Voluntariado Internacional
Folha de Frias
Manual de Procedimentos

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Requisio de artigos para o economato

Folheto campanha IRS
Folheto Reciclagem
Folheto Carto de Sade
Folheto Amigos AMI
Folheto Aco Social
Revistas AMI
D. Material Escritrio disponvel na Receo:
Envelopes pequenos com e sem janela
Envelopes A4
Folhas A4 AMI 1 Via
Folhas A4 AMI 2 Via
E. Venda de Artigos AMI
Toda a venda de artigos presencial efetuada na Receo e os respectivos artigos
disponibilizados mediante pagamento imediato que entregue Diretora do DAT.
Todas as vendas so registadas em documento apropriado para o efeito.
F. Substituio Colaboradores Receo
Na ausncia de colaboradores da receo, o DAT solicita autorizao ao Diretor do
Departamento Logstico para a colaborao da Maria da Luz.
Na impossibilidade do mesmo se efetuar, existe um sistema de rotatividade para os
restantes colaboradores dos outros Departamentos, do qual todos os Diretores tm
conhecimento, no sentido de colmatar as ausncias verificadas.

Manual de Procedimentos

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V
ANEXOS

Manual de Procedimentos

Pgina 11

ANEXO N 1

Registo de Correspondncia Externa Recebida

Da ta

Remetente

Mora da Remetente

Destina t rio

Priorida de

Assunto

Manual de Procedimentos

Entregue a

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ANEXO N 2

REGISTO DE SADAS DE CORRESPONDNCIA INTERNA

N de
Saida

Data
Nome
Correspondncia

Assunto

CTT Fax PMP

Banco

Manual de Procedimentos

N Cheque

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ANEXO N 3

FOLHA DE CAIXA EUROS - N. 1

Ms
N. DATA

DESCRIAO

Ano
SADA

ENTRADA

Manual de Procedimentos

SALDO

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ANEXO N 4

FOLHA DE CAIXA USD - N. 1

Ms
N. DATA

DESCRIAO

Ano
SADA

ENTRADA

Manual de Procedimentos

SALDO

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Data:

(Assinatura)

Total

Local

Local

Total

Nome:

Data:

(Assinatura)

Fundo de Maneio

Fundo de Maneio

Nome:

SADA DE CAIXA

SADA DE CAIXA

ANEXO N 5

Manual de Procedimentos

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ANEXO N 6

Subsdio de Alimentao/Deslocao

Subsdio de Alimentao/Deslocao

Nome:

Nome:

Local

Local

N. Dias

N. Dias

Total

Total

(Assinatura)

(Assinatura)

Data:

Data:

Manual de Procedimentos

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ANEXO N 7

Folha de Despesas - Sadas em Servio

Ano ___________

Nome Colaborador(a):
Entidade:

Actividade

Data

Gasleo Bilhete Alimentao

Parque
Portagem TOTAL
Estac.

* Nota: 1 Km = 0,25

Data: ______ / ______ / _______

Assinatura colaborador(a): ___________________________

Assinatura Director(a): ___________________________

Manual de Procedimentos

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Data: ____/____/____

Assinatura:

____ -____-_____

X 0,25 =

Local:

DESPESAS DE DESLOCAES

Data: ____/____/____

Quilmetros:

X 0,25 =

Quilmetros:

Itinerrio:

Matrcula:

Motivo:

Assinatura:

____ -____-_____

Motivo:

Itinerrio:

Matrcula:

Departamento:

Departamento:

Local:

Nome completo:

Nome completo:

DESPESAS DE DESLOCAES

ANEXO N 8

Manual de Procedimentos

Pgina 19

Data:

Data:

ASSINATURA
RECEPO - DAT

ASSINATURA

Montante:

Montante:

Donativo em Numerrio

RECEPO - DAT

Nome:

Nome:

Donativo em Numerrio

ANEXO N 9

Manual de Procedimentos

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ANEXO N 10

REGISTO DE SADA DE CHEQUES

DATA DO
NOME DO DOADOR
CHEQUE

MORADA

VALOR DE
N DE
DONATIVO CHEQUE

BANCO

DATA DE
DEPSITO
BES

DONATIVO

Manual de Procedimentos

VENDA DE
ARTIGO

Pgina 21

ANEXO N 11
Contagem Cheques + Numerrio Mailing
N de chqs Data Depsito

TOTAL

Montante
Cheques

Montante
Numerrio

Manual de Procedimentos

Pgina 22

ANEXO N 12
REGISTO DE CHAMADAS TELEFNICAS
RECEBIDAS
DATA

N DE TELEFONE

NOME / FIRMA

EFECTUADAS
NOME / DEPT

DATA N DE TELEFONE

NOME / FIRMA

Manual de Procedimentos

NOME / DEPT

Pgina 23

ANEXO N 13

REGISTO DE ENTRADA DE ENCOMENDAS

EXTERNAS RECEBIDAS
DATA

ARTIGO

FIRMA / REPRESENTANTE

ASSINATURA

RECEBIDO POR

Manual de Procedimentos

DESTINATRIO /
DEPARTAMENTO

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ANEXO N 14

REGISTO DE VISITAS DIRIAS

DATA

HORA DE
CHEGADA

NOME / FIRMA

MARCAO AGENDADA
SIM
NO

NOME / DEPT
AMI

Manual de Procedimentos

HORA DE
SADA

Pgina 25

ANEXO N 15

REGISTO DE ENTRADA DE FAXES

PARA

DE

DEPARTAMENTO

DATA

Manual de Procedimentos

ENTREGUE

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Data:

ASSINATURA
RECEPO - DAT

ASSINATURA
COMPRADOR

ASSINATURA
RECEPO - DAT

ASSINATURA

Data:

VENDA ARTIGOS

COMPRADOR

Montante:

Artigo:

Artigo:

Montante:

Nome:

Nome:

VENDA ARTIGOS

ANEXO N 16

Manual de Procedimentos

Pgina 27

ANEXO N 17

0
09 09.
30
.3
0
-1
10
0.
00
.0
0
-1
10
0.
30
.
11 30
.0
1
1.
0
00
11 11.
30
.3
0
12 12.
00
.0
0
12 12.
30
.3
0
13 13.
00
.0
0
13 13.
30
.3
0
14 14.
00
.0
0
14 14.
30
.3
0
15 15.
00
.0
0
15 15.
30
.3
0
16 16.
00
.0
0
16 16.
30
.3
0
17 17.
00
.0
0
17 17.
30
.3
0
-1
8.
00

MARCAO SALA DE REUNIES

09
.0

DIA

10

11

12

Auditrio
Sala 1
Sala 2
Administrao
Auditrio
Sala 1
Sala 2
Administrao
Auditrio
Sala 1
Sala 2
Administrao
Auditrio
Sala 1
Sala 2
Administrao
Auditrio
Sala 1
Sala 2
Administrao
Auditrio
Sala 1
Sala 2
Administrao
Auditrio
Sala 1
Sala 2
Administrao
Auditrio
Sala 1
Sala 2
Administrao
Auditrio
Sala 1
Sala 2
Administrao
Auditrio
Sala 1
Sala 2
Administrao
Auditrio
Sala 1
Sala 2
Administrao
Auditrio
Sala 1
Sala 2
Administrao

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