PROCESO ADMINISTRATIVO SEGN ALEC MAKIENZIE (3 ERA DIMENSIN)

Uno de losmodelos que mejor representa la serie de elementos, procesos y funciones que
ocurren en una organizacin es el Modelo de proceso administrativo de Alec Mackenzie
(1982). Se ha seleccionado este modeloporque representa el proceso gerencial como uno
continuo donde se definen las funciones y actividades que ocurren dentro de la
organizacin en forma coherente, categorizndolas de acuerdo a los elementosque la
componen. Para Mackenzie la organizacin en su funcionamiento interno presenta una
serie de elementos, funciones y actividades gerenciales formando un sistema integrado
que permite alcanzar las metas trazadas.
Para Mackenzie existen tres elementos: las ideas, las personas y cosas. Al igual que dos
tipos de funciones en el proceso gerencial: las continuas y las secuenciales. Lascontinas
permean todo el proceso administrativo y son decisivas en la labor del administrador.
Estas son, la toma de decisiones y la comunicacin.
Para Mackenzie, la toma de decisiones se logra a travs detodo el proceso administrativo
y debe ocurrir en forma racional. Para poder tomar una buena decisin es necesario
definir los problemas, identificar los factores crticos, desarrollar estrategias,analizar
alternativas, seleccionar las mejores alternativas, implantar la solucin y establecer un
sistema de control y evaluacin. En esta funcin se puede localizar todas las otras
funciones querealiza un administrador.
Las funciones secuenciales tienen lugar en forma previsible y continua. Estas son la
funcin de planificacin, organizacin, integracin, direccin y control.
La funcin de planificacin se define como la predeterminacin del curso a seguir
(Mackenzie, 1989). Para Mackenzie, despus de la toma de decisiones la planificacin es
la ms crtica de las funciones gerenciales. La clave de la planificacin es el
establecimiento de las metas que le darn direccin y rumbo a la organizacin y sus
programas. Estas metas debern de estar de acuerdo con las metas mayores de la
institucin y de la sociedad a quien sirve. Las metas deben poseer unas caractersticas
que garanticen su consecucin. Deben ser: medibles, para saber cundo se han logrado;
realistas, para prevenir la frustracin; retadoras, para asegurar la motivacin en el logro
de las mismas; escritas, para que no se olviden; con fechas lmites, para permitir
monitorear su progreso y provocar un sentido de urgencia; consistentes para evitar el
desperdicio de esfuerzos y recursos; flexibles, para permitir su adaptacin a condiciones
cambiantes y; participativas para asegurarles el compromiso y apoyo de los que se
afectaran con el cambio.
De acuerdo al modelo de Mackenzie, la funcin de planificar se realiza a travs de las
siguientes actividades: pronosticar para precisar a donde llevar el curso actual; fijar
objetivos para determinar los resultados finales deseados; desarrollar estrategias para
decidir cmo y cundo alcanzar las metas fijadas; programar para establecer prioridades,
su secuencia y sincronizar los pasos a seguir; presupuestar para asignar recursos; fijar

procedimientos para estandarizar mtodos y; formular polticas para tomar decisiones

permanentes sobre asuntos importantes y recurrentes.
La funcin de organizacin establece las relaciones entre la actividad y la autoridad. Las
funciones de planificacin y organizacin estn ntimamente relacionadas. La funcin de
organizacin comienza y est gobernada por los planes. Una organizacin se construye o
se modifica para satisfacer las necesidades y lograr los objetivos de un plan. La
organizacin es la que traduce las intenciones de un plan en realidades. Mackenzie
postula que sin la organizacin efectiva de los recursos no se pueden alcanzar las metas
de un plan.
De acuerdo con Mackenzie el proceso organizativo permite clasificar las tareas y
responsabilidades de cada cual en la organizacin, ayuda a evitar la confusin y la
duplicacin de tareas y evitan la prdida de tiempo y recursos.
Mackenzie describe la funcin de organizar como el proceso de definir y establecer
relaciones de trabajo para alcanzar efectivamente las metas fijadas. Las actividades que
se realizan como parte de la funcin de organizar son: establecer la estructura de la
organizacin; preparar el cuadro de la organizacin (organigrama); delinear las relaciones
para definir las lneas de enlace y facilitar la coordinacin; crear las descripciones de cada
puesto para definir atribuciones, relaciones, responsabilidades y autoridad; fijar
requerimientos para el puesto y definir las cualidades del personal requeridas para cada
puesto.
La funcin de integrar la define Mackenzie como la seleccin del personal competente
para los puestos de la organizacin. Entre las actividades que se realizan para lograr una
funcin estn: seleccionar y reclutar personal clasificado para cada puesto; orientar para
familiarizar el nuevo personal con el trabajo; adiestrar para mejorar el desempeo
mediante la instruccin y la prctica; desarrollar para ayudar a mejorar conocimientos,
actitudes y habilidades.
La funcin de dirigir se define en el modelo como el propiciar actuaciones dirigidas hacia
los objetivos deseados. Las actividades que se realizan para lograr esta funcin son:
delegar asignando responsabilidades y definiendo exactamente los resultados esperados;
motivar para persuadir e inspirar al personal a tomar la accin deseada; coordinar para
establecer relaciones entre todos los esfuerzos y actividades que se realizan en una
forma eficaz; superar diferencias y alentar la iniciativa individual y resolver conflictos;
adiestrar el cambio al estimular la creatividad y la innovacin para alcanzar las metas
propuestas.
El control es una funcin ligada ntimamente a la planificacin. La funcin de control es el
proceso continuo que se utiliza para determinar si se estn logrando los objetivos. Si una
organizacin no cuenta con la informacin que le indique cundo estn ocurriendo
problemas, pierde su habilidad para responder adecuadamente. La funcin de controlar la

define Mackenzie como el poder asegurar el progreso hacia los objetivos fijados segn el
plan. Las actividades que se realizan para lograr esta funcin son: fijar sistemas de
informacin para precisar que datos crticos se requieren, cundo y cmo: desarrollar
estndares de actuacin para fijar las situaciones que existirn una vez cumplidas las
obligaciones: medir resultados para fijar el grado de desviacin de las metas y de las
normas delineadas; tomar medidas correctivas para reajustar planes, asesorar para
alcanzar las metas, re planificar y repetir el ciclo.
Las organizaciones se dan en un medio social, econmico y poltico que demandan
procesos de ajuste llevando a las mismas a cambiar. Existen fuerzas, tanto externas como
internas, produciendo el desequilibrio y forzando el ajuste y por lo tanto el cambio. Entre
las fuerzas externas que pueden afectar a una organizacin estn, la sociedad, la cultura,
la poltica, la educacin, la economa y la tecnologa. Entra las fuerzas internas estn los
cambios de polticas organizacionales, el reajuste de objetivos y metas, la tecnologa, la
situacin fiscal de la organizacin, manejo del personal, demandas de los clientes y otros.
Para Mackenzie las actividades que se deben de realizar en un proceso administrativo
son las siguientes: pronosticar, fijar objetivos, desarrollar estrategias, planear programas,
presupuestar, fijar procedimientos, formular polticas, estn se ubican en el rea de
planeacin. En el rea de la organizacin las actividades que plantea son: establecer la
estructura de la organizacin, delinear las relaciones, crear descripciones de cada puesto
y fijar requerimientos para cada puesto. En el rea de integrar las actividades son:
seleccionar, orientar, adiestrar y desarrollar. En el rea de dirigir las actividades son:
delegar, motivar, coordinar, superar, diferenciar, administrar el cambio. Y en el rea de
controlar las actividades son: fijar sistemas de informacin, desarrollar estndares de
informacin, medir resultados, medidas correctivas y premios.