ASOCIACION CIVIL

WARA
rea de
Administracin

REGLAMENTO INTERNO
Asociacin Civil Wara nace el 2006 y es una organizacin sin fines de lucro sin
afiliacin poltica partidaria ni religiosa, que apuesta por nuevas formas de
relacin con las poblaciones, reconociendo los saberes previos de nuestra
diversidad cultural, nos proponemos desarrollar y fortalecer capacidades
(destrezas, habilidades y condiciones para el ejercicio de los derechos) desde
el enfoque de desarrollo humano, enfatizando las poblaciones rurales y
urbanas excluidas, a partir de sus potencialidades sociales, culturales y
productivas.
Bajo estas consideraciones brinda sus servicios dentro del marco de la calidad
total al tiempo previsto y dentro de lo presupuestado
La administracin se compromete a:
Consolidar la propuesta institucional a nivel interno y externo as como
desarrollar la gestin eficiente y eficaz de los recursos presupuestarios y
operativos
Mejorar continuamente la eficacia del proceso de gestin de calidad.
Comunicar en toda la organizacin la importancia de involucrar la
calidad en todo lo que hacemos.
Asegurar la disponibilidad de recursos para el cumplimiento de los
proyectos conforme est previsto.
POLITICAS DE ETICA
Teniendo en cuenta que la tica se encuentra relacionada con el
comportamiento humano en general, todas aquellas actividades que realice
el/la empleado/a de Wara en la organizacin deben propender al cumplimiento
de la presente poltica.
El compromiso de Wara es defender la reputacin de la organizacin y de sus
contrapartes financieras y promueve el cumplimiento de los estndares
aplicables, otras polticas, normas y reglamentos.
Wara demanda que todos sus empleados u otros, mientras desempean
labores en nombre de la organizacin, mantengan el ms alto estndar de
conducta tica y de integridad. Esta es la base fundamental en sus relaciones
con los beneficiarios, contratistas, proveedores, comunidades campesinas as
como tambin con sus empleados.
A fin de implementar la poltica de tica los empleados de Wara debe evitar
cualquier comportamiento que los lleve al abuso de poder,
a adquirir
compromisos que lo lleven a tener conflicto de intereses, implicarse en

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irregularidades financieras, cometer fraude (adulterar de comprobantes de

pago) aceptar soborno o comisiones y tener mala conducta en general en las
relaciones realizadas a nombre de Wara.
Alentamos a los empleados a promover un ambiente que propicie los ms altos
niveles de integridad
como una parte fundamental de la meta de la
organizacin de atraer empleados de calidad. Los empleados no participarn
en conductas o actividades que puedan daar la reputacin y honorabilidad de
la organizacin o causarle deshonra de otra manera que se afecte el buen
nombre de la organizacin.
Cada empleado tiene la responsabilidad de hacer preguntas, buscar guas,
reportar violaciones sospechosas y expresar su preocupacin con respecto al
cumplimiento de esta poltica.
Cualquier violacin de esta poltica dar lugar a acciones disciplinarias que
puede resultar en causal de resolucin de contrato.

TITULO I
GENERALIDADES
1.

2.

El presente Reglamento es un instrumento normativo que regula el

proceso de la Gestin Administrativa promovida por Asociacin Civil
Wara; determina el rol de los elementos que intervienen en dicho
proceso y establece los derechos, obligaciones y sanciones..
El presente Reglamento es de aplicacin para todos los integrantes de
la Institucin.

TITULO II
OBJETIVOS
3.

La Institucin, mediante el presente Reglamento, persigue los siguientes

objetivos:
a) Establecer procedimientos que permitan regular el proceso de la
gestin administrativa-contable, para la ejecucin de los Proyectos
promovidos por Asociacin Civil Wara.
b) Definir los requisitos de los procedimientos administrativos.
c) Establecer los lineamientos generales que ayuden a determinar el
rol de los elementos que intervienen en el proceso.

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TITULO III
DE LOS REQUERIMIENTOS Y ABASTECIMIENTOS
4.

5.

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7.
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9.
10.

11.

Los requerimientos (ver FORMATO 01), se recepcionarn en el rea

Administrativa, previo el V B del coordinador responsable, a inicios de
cada mes en caso de adquisicin de bienes, en caso de habilitacin de
fondos e imprevistos la atencin ser inmediata, luego se ingresan a la
Administracin para su autorizacin y luego a la Direccin para el VB.
Los requerimientos deben describir principalmente lo siguiente: Fondos
provenientes, Microproyecto, Centro de Costos/Analtica, Rubro,
Acciones, Actividad, Precio (Valor referencial indicado en el
Presupuesto) y caracterstica del bien (Marca, Modelo, etc.) o servicio
solicitado, con el fin de controlar la ejecucin presupuestaria.
Los requerimientos sern atendidos por la Administracin a partir del
primer da hbil de la siguiente semana, a excepcin de aquellas
adquisiciones o servicios que por estar fuera del mercado local y por
tiempo que demande obtenerlas Ejemplo: Confecciones, adquisiciones
en Lima, etc.
1
Las adquisiciones mayores a una UIT o el equivalente en Moneda
Nacional, debe contener como mnimo 03 cotizaciones (solicitada por el
rea Administrativa, Orden de Pedido o Compra, firmada por la
Administracin.
La Administracin realizar las adquisiciones respectivas.
Los requerimientos solicitados se entregar al Responsable de rea, en
el lugar indicado, quien verificara la calidad, cantidad de lo adquirido,
quedando bajo su responsabilidad cualquier incidencia posible.
La atencin de fotocopias, anillados, espiralados, deben ser requeridos
mediante la Orden de Pedido, los mismos que sern proporcionados por
el rea Administrativa.
Los requerimientos que no se presentan oportunamente pasarn a ser
atendidos en la semana siguiente, as como, los que no renan los
requisitos sealados en la clusula 4 u observados por la
Administracin, los que sern devueltos al responsable para su
correccin y posterior atencin.
Para el caso de saldos o remanentes de materiales u otros, estos deben
ingresar al almacn previa gua de internamiento, e informe a
administracin bajo el principio de promover el uso adecuado de los

UIT:Unidad impositiva Tributaria 2011 S/3600.00

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12.

recursos y destinarlos a otras actividades institucionales. Ejemplo:

materiales de oficina, construccin, insumos, etc.
Los equipos y enseres de propiedad institucional solicitados por el
Responsable de cada rea o Zonal, para la ejecucin de las actividades,
deben ser entregados custodiados y mantenidos en perfectas
condiciones de uso, quedando bajo su responsabilidad.

TITULO IV
DE LAS RENDICIONES Y COMPROBANTES DE PAGO
13.

14.

Para el caso de Anticipo de Fondos, entregados al personal para gastos

de viaje, se solicitara mediante formato, y sern rendidos
inmediatamente a su retorno, teniendo como plazo antes de finalizado el
mes en el cual se solicitaron los fondos. La Rendicin ser presentada
en formatos establecidos por la Institucin (proporcionados por el rea
Administrativa), como son: Liquidacin de Gastos, Gastos sin
justificantes, etc.
El gasto por el incumplimiento de esta norma, ser cargado a su cuenta
personal va retencin de sueldo sin derecho a reclamo o reembolso por
regularizacin posterior.
Los comprobantes de pago deben ser elaborados por los
PROVEEDORES y teniendo las siguientes caractersticas:
a) Facturas:
Razn Social, RUC y direccin
b) Boletas de Venta:
Razn Social y direccin
c) Otros documentos autorizados por la SUNAT
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RUC N 20527766860
URB. QUINTA JARDIN A15 SANTIAGO

15.
16.

Asimismo, se considera necesario detallar en

los comprobantes: el
importe en letras, la descripcin del bien o servicio adquirido y
cancelacin (sello y firma). No se aceptarn comprobantes que
expresen el trmino POR CONSUMO y los que tengan enmendaduras
o borrones.
Para el caso de Proyectos Cofinanciados, ejecutados mediante encargo,
sern emitidos de acuerdo a las normas establecidas con la financiera
para la rendicin de cuentas.
Los documentos que no se especifiquen en la clusula 13; no sern
aceptados como gastos institucionales.

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17.

18.

Las sustentaciones de los gastos deben ser respaldados por

Comprobantes de Pagos autorizados por la SUNAT a excepcin de
movilidad local (detallado) y viticos que ser va
Gastos sin
Justificantes o Declaracin Jurada, y otros formatos que requiera las
financieras de turno para su veracidad.
Para el caso de talleres ser necesario registrar la asistencia al evento
va formato adaptado por el rea tcnica (Original),
detallando la
participacin del facilitador y la poblacin objetivo
y no la del
responsable de la actividad, el que ser adjuntado y archivado como
soporte contable de los gastos realizados.

TITULO V
DEL PAGO A LOS PROVEEDORES
19.

20.

Los comprobantes de pagos, elaborados segn la Clausula 14, se

recepcionar por el rea Administrativa, hasta el da mircoles, de
cada semana para su cancelacin los das Viernes a horas de 3:00
p.m. a 5:30 p.m. (nico da de pago) en oficina de la institucin a
excepcin de feriados donde se cancelaran el siguiente da hbil.
Para los servicios de terceros como Asesora tcnica, Capacitaciones,
Mano de Obra Calificada y otros servicios; se debe elaborar un
Contrato, quedando bajo la supervisin del responsable de rea el
seguimiento de la actividad o servicio prestado y la presentacin de
informes para la cancelacin respectiva,

TITULO VI
DEL ALMACEN
21.
22.
23.
24.

El horario de atencin ser el de oficina de lunes a viernes, permitiendo

facilitar el trabajo de los compaeros del equipo.
Para la atencin de los requerimientos de almacn se manejara
mediante kardex.
Quedando prohibido el ingreso al almacn del personal no autorizado.
El control de almacn en las zonales estar cargo del Coordinador Zonal
o a quin designe este.

TITULO VII
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DEL MANTENIMIENTO Y USO DE LOS EQUIPOS

INFORMATICOS, NO INFORMATICOS Y VEHCULOS
25.
26.

27.

28.
29.

30.

31.

32.

33.

Al trmino de las labores diarias, los equipos informticos y no

informticos, deben ser apagados adecuadamente quedando bajo
responsabilidad de los usuarios asignados.
El mantenimiento preventivo de los equipos informticos y no
informticos, se realizarn trimestralmente segn cronograma, salvo
atencin inmediata por algn desperfecto o falla en su funcionamiento
previa comunicacin escrita a la Administracin para su conocimiento,
aprobacin y cancelacin.
Esta prohibido el uso de los equipos informticos y no informticos, por
terceras personas y para fines personales, salvo previa autorizacin de
la administracin o Coordinacin zonal; as como tambin el uso
inadecuado de los equipos por el usuario.
El uso de las unidades mviles es de exclusividad del personal de la
institucin.
Toda persona que conduzca vehculos obligatoriamente deber portar
licencia de conducir vigente, tarjeta de propiedad y cascos en el caso de
motocicleta, el incumplimiento de alguno de estos requisitos, ser
causal de memorndum para el personal de la institucin y se
suspender el uso de los vehculos.
El mantenimiento preventivo de los vehculos, se realizara de acuerdo a
lo programado por el responsable en su defecto cuando la situacin lo
amerite, previa comunicacin escrita a la Administracin para su
conocimiento, aprobacin y cancelacin.
Los desperfectos ocasionados por negligencia del conductor durante el
uso de los vehculos, ser de responsabilidad personal, asumiendo este
los costos que demande la reparacin as como las papeletas impuestas
por la Polica de Transito; en un plazo no mayor de cinco das despus
de haberse producido el desperfecto, dao y sancin, caso contrario la
Administracin se reserva este derecho, asumiendo los costos
temporales, para luego ser descontados al personal.
El abastecimiento de suministros (Combustible, lubricantes), para los
vehculos de uso institucional, en las actividades programadas, es de
responsabilidad del Usuario, Adjuntando la Bitcora, la misma que debe
ser llenada diariamente de acuerdo al recorrido de las unidades,
asimismo el cierre de la bitcora ser al mes para el cruce respectivo
con la factura.
Despus de haber utilizado los vehculos, estos deben ser guardados
diariamente en la Institucin y las llaves dejadas en administracin o al

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responsable. En el caso de los fines de semana estos debern ser

lavados e internados en los lugares asignados.
Se prohbe el uso de los vehculos en das no laborables salvo previa
solicitud por escrito a la Administracin.
Se prohbe el uso de los vehculos a personas ajenas a la institucin.
Todo bien de la institucin (vehculos, material informtico, no
informtico, y audiovisual (material audiovisual, cmaras fotogrficas,
proyectores) se entregan bajo responsabilidad para la ejecucin de
actividades en campo. Si por causas de negligencia sean hurtadas,
malogradas debern de ser informadas a administracin el mismo da
de ocurrido los hechos, en este caso ser asumido en su integridad el
arreglo o reposicin del bien.
En casos inevitables de robos, o deterioro
fehacientemente
comprobadas en horarios de trabajo y comisiones de informarse a
administracin
para
los
efectos
legales
y
administrativos
correspondientes.

TITULO VIII
DE LA SEGURIDAD
38.

El ingreso de personas ajenas a la institucin ser recepcionada por la

secretara, y se comunicar a la persona indicada para su autorizacin y
atencin respectiva. El ingreso de estos solamente se har en horarios
de trabajo. A solicitud del miembro del equipo pueden ser atendidos
fuera del horario quedando registrado para su revisin y evaluacin.

TITULO IX
DEL PERSONAL DE LA INSTITUCIN
39.

El horario de trabajo en oficina, es de 8:30 a.m. a 1:00 p.m. y de 3.00

p.m. a 6:30 p.m. de lunes a viernes, con una tolerancia mxima de 10

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minutos para el ingreso. En caso de realizar actividades fuera del

horario sealado, el personal deber comunicar por escrito
oportunamente a la administracin para la autorizacin respectiva.
Las tardanzas injustificadas y acumuladas en un nmero de tres
(durante el mes), ser equivalente a una inasistencia. Las inasistencias
debern ser justificadas inmediatamente y por escrito, de no hacerlo se
proceder al descuento respectivo, previa revisin del libro de
asistencias.
Previa coordinacin con un integrante del rea para el seguimiento de
las actividades en curso, se solicitarn los permisos por escrito a la
Administracin para su autorizacin y registro, quien comunicara a la
Direccin.
Los permisos por enfermedad o incapacidad temporal debern adjuntar
el Certificado Mdico (Essalud o Clnica) respectivo y otros documentos
que sustenten la ausencia.
Con respecto a los Adelantos de Remuneracin, estos se facilitaran
solamente hasta en tres oportunidades durante el ao, Descuentos de
Ley y Seguros Particulares (Oncolgico, Medica, etc.) que se aportan
mensualmente.
El personal que se desplaza fuera de su mbito de trabajo tomar las
previsiones del caso a fin de que el da sealado de reincorporacin a
las labores sea cumplida, respetando el horario de trabajo. Las
inasistencias a partir de esa fecha se descontarn por planilla.
Las Vacaciones del personal, son obligatorias y programadas por el
Coordinador, el personal interesado y Administracin, de acuerdo a la
fecha de ingreso como trabajador de la institucin. En caso de
fraccionamiento de vacaciones deben presentar una Solicitud segn
modelo elaborado por la Administracin (D.L. N 713), estas no deben
ser menores a siete das.
El trabajador tendr derecho a gozar de 30 das de vacaciones slo
despus de haber realizado labor efectiva por lo menos 210 das en el
ao (D.L. N 713). Este derecho se ejercita por un perodo completo
como lo establece la ley, en menor tiempo ser calculado
proporcionalmente al tiempo laborado. El trabajador no deber acumular
vacaciones consecutivas.
Los pagos por remuneraciones, se realizara previa elaboracin de
planilla, los das jueves ltimos de cada mes, a excepcin de feriados
donde se cancelaran un da antes. Los pagos se realizaran, mediante
transferencias a sus cuentas personales o emisin de cheques,
firmando el Libro de planilla en seal de aceptacin y conformidad.
No se pagarn horas extras. Tampoco compensaciones de trabajo fuera
de horarios con das de descanso.

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El personal que ha laborado 23 das hbiles, segn sea el caso, segn

el mes y segn la zona de trabajo (Puno, Chumbivilcas, Mara), tendr
derecho a una semana de descanso.
Para viajes de trabajo fuera del mbito de accin, el personal tendr una
dieta diaria de S/. 60.00 / Da Cusco a Lima u otras ciudades. Los
sustentos con respecto a transporte y alojamiento para viajes de trabajo
fuera del mbito de accin, el personal tendr que sustentar mediante
comprobante de pago; reservndose la Administracin el derecho de
exceptuar los pagos en lugares donde exista la informalidad.
Los trabajadores debern de alcanzar los informes mensuales en forma
fsica y virtual acompaado con las respectivas fuentes de verificacin
(actas de entrega, fotografas, testimonios, etc) a la fecha de cierre del
mes y los informes requeridos a la fecha indicada.
Concluido el contrato de trabajo el personal est obligado a entregar
toda la documentacin en orden, as como los bienes asignados. Para
este caso se requiere del informe del coordinador zonal o en su defecto
el director ejecutivo para que administracin proceda con el pago,
entrega de certificados, etc.
La continuidad laboral ser comunicada a travs de una carta por la
direccin de la institucin.

TITULO X
DE LAS SANCIONES AL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y TCNICO
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Son actos pasibles de sancin los siguientes:
Hechos dolosos comprobados (sustraccin de materiales, de equipos,
adulterar comprobantes, aprovecharse del cargo para favorecerse de
beneficios de proveedores, de las contrapartes (municipios), y terceros.
Informar desvirtuando la informacin aprovechando a realidad a
terceros, utilizando medios como el internet, o entrega de documentos a
terceros.
Cusco, Enero del 2011

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