Anda di halaman 1dari 62

Jenis-Jenis Peralatan Kantor

oleh dian4nggraeni pada 24 Mei 2013

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang


digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan
bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium,
besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu
untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan,
serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan
kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.
1.
Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak
atau laci yang tidak terlalu dalam.
2.
Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan
secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.
3.
Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan
secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang
administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga
sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah
peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas
(arsip).
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.
1.

Filing Cabinet

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari


beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap
laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak
lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau
berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder
atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat,
di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di
dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan
folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan
bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk
menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih
kuat.
Penggunaan filling cabinet dilengkapidengan:
1. Tab,
Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm,
panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke
kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.
2. Sekat atau Guide
Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan
kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas iarsip.
-

Dibuat dar ikarton tebal (supaya dapat tegak)

Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab.

Contoh pembuatan/penggunaansekat
* Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok
primer (pokok masalah).
* Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk
menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).
*
2.

Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)


Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan


arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam
penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari
bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral

3.

Lemari Arsip

lemari arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini
dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan

engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada juga yang dibuat untuk menyimpan
banyak arsip dengan menghemat ruangan, lemari seperti ini yang dinamakan dengan roll o pack.
Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih
dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal)
dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map, berfungs iuntuk menyimpan berbagai macam
bentuk arsip, misalnya:
-

Rol film

Ordner, dan lain-lain

4.

Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan


arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih
dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak
arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menepatkan
label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

5.

Map Arsip

map snellhechter
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.
Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip
ada beberapa macam, antara lasin sebagai berikut.

a.
Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada
umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map
yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
b.
Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak
mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit.
Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan
arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan
menggunakan perforator.
c.
Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan
arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label
tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
d.
Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini
dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk
menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
6.

Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan


sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2 bagian,
yaitu sebagai berikut.
a.
Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau
indeks (pengelompokan) arsip.
b.

Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.

Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau
dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelcter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa
surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai
ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.
a.
Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok
utama (main subject).
b.
Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan
kelompok sekunder (sub subject)
Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan
kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi
7.

Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung


sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner
terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral
pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita menggunakan
peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan menggunakan ordner atau
sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah sebagai berikut:
a. Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media informasi
b. Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan tambahannya dari
waktu ke waktu
c.

Pape thickness = tebal media informasi

d. File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder secara
keseluruhan.

e. Access Room = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk mempermudah
penyimpanan dan pengambilan file
8.

stapler

Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan
dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru
befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga
cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.
Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika
terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat
populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari suara yang dikeluarkan saat
ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a.
Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10
lembar kertas.
b.
Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20
lembar kertas.
c.
Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20
lembar kertas
9.

Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.


Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.
a.
Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan
nama, plastik, dan lain-lain.
b.
Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan disimpan
dalam map snelhecter atau ordner.
c.
Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan
dimasukkan ke dalam ordner.

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator
membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam.
Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.
a.
Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat
sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b.
Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas
tepi perforator.
Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang
10.

Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada


lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai
berikut.
a.

Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

b.
Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari
6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur
angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak
digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) Beri tinta pada bantalan huruf, b) Atur
nomor awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator
11.

Kotak/Box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk


menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan
di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan
pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

12.

Alat Sortir (gambar 11)

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan


surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.
Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat,
dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik,
atau karton (kertas tebal)

13.

Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul


pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label
terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian
belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang
diinginkan.

14.

Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak yang


terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang
berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu
perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler
file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip

15.

Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex (card index) cabinet adalah alat yang


digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik
keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu
indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja

16.

Rak/Laci Kartu
Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur
dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang
disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan
banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

17.

Microfilm
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi,
dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran
yang diperkecil, untuk memudahkan
penyimpanan dan penggunaan. Microfilm
terdiri dari:
a. Alat pemotret, yang menghasilkan foto
dalam bentuk klise (negative film) yang kecil.
b.
Rol film, adalah klise (negative film),
untuk menampung hasil pemotretan.

c.

Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan pada layar.

Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan gambar/tulisan melalui
layar, serta mencetaknya bila diperlukan.
18.

Komputer

Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat


melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat
menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Bagian bagiankomputer.
Sistem computer merupakangabungan (konfigurasi) daribeberapabagian, yaitu:
a.
Keyboard (papanketik), terdiridarikunci-kunciataututs-tuts, sebagaialat input yang
berfungsiuntukmemasukkandanmentransmisikan data maupun program kedalam Central
Processing Unit (CPU).
b.
Monitor (screen), adalahalaat yang berfungsimenayangkansecarafisualoperasidari keyboard
danhasilpengolahankomputer.
c.
Central Processing Unit (CPU),adalah unit yang
mengendalikanseluruhoperasisistemkomputer.
d.
Punched Card, adalah media input atau output, yang
berupakertastebal/kartondenganukurantertentu.
e.
Printer (mesincetak), adalahperalatan output yang berfungsiuntukmencetakhasilpengolahan
data dari CPU.
f.
g.

Kertas Printer, adalahkertas yang dibutuhkanuntukmelihathasilcetakan.


Disk Drive, adalahtempatuntukmenyimpan disk yang digunakan.

h.
Disk, adalah media untukmenyimpanbermacam-macam data. Jadiketerangan yang
akandisimpan di disk, harusdiketikdulu. Ada bermacam-macambentukpenyimpana disk, antara
lain:
1)

Disk Box storage, yaitusemacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci.

2)

Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari plastic ataukulit.

3)
Disk folder storage, yaitusejenis map yang dapat di gantungpadafiling cabinet
atausemacamnya.
Disk lever arch folder strorage, yaitusemacamordneruntukmenampung disk yang
telahditempatkanpadakantong plastic bening.
19.

Alat Penyimpanan Khusus


Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti
flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya. Alat ini
mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat
tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum
ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan
disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk
mengalami perkembangan, baik dari segi bahan
pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti
perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang
wawasan dan pengetahuan kita.

Home kearsipan Jenis-Jenis Peralatan Arsip

Jenis-Jenis Peralatan Arsip


anugerah bhavati
Add Comment
kearsipan
Monday, January 27, 2014
Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan
arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan
arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip.
Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama
seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.

Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut:


1. sebagai sarana penyimpan arsip
2. alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan
dibidang kearsipan
3. alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama
Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara
maksima. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga
istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan
lateral.
1.

Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan


secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk
pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

2. Pengarsipan
vertikal,
yaitu
penempatan
atau
penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip
disusun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan
lateral,
yaitu
penempatan
atau
penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun
berderet menyamping

Cardex
Setelah mengenali berbagai istilah dalam penyimpanan arsip, lalu kita beranjak
pada macam-macam peralatan kearsipan, peralatan kearsipan merupakan bagian
pekerjaan dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang
digunakanpun sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang
ketatausahaan, jenis-jenis peralatan kearsipan tersebut adalah:
1. Filing Cabinet
Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini
terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan
adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip
ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet
berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.

Filling Cabinet

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke


dalam folder atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci
sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan
dan mengeluarkan arsip dari dalam laci.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri
dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang
tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat
terbuat dari plastik atau logam.

2. Rotary (alat penyimpanan berputar)


Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar. Alat
ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan
kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat
seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

Rotary Filling Cabinet

3. Lemari Arsip

Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip
dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu
arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar.

Lemari Arsip

4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara
lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu
dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan
di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna
menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.

Rak Arsip

5. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50
lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

Stopmap folio, map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar
tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip
yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in
aktif.

Stop Map

Map snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini


digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga
menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu
harus dilubangi menggunakan perforator.

Snelhecter

Folder, map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan
kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini
fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam
kotak arsip secara vertikal.

Hanging folder, folder yang mempunyai besi penggantun, besi


penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging
folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang
ada di dalamnya.

Hanging Folder
6. Guide
Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian,
yaitu sebagai berikut.

Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tandatanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

Badan Guide,
belakangnya.

berfungsi

untuk

menopang

arsip-arsip

yang

ada

di

Guide
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing
cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map
snelhecter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika
arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka
badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip
ukurannya kecil, maka guide juga kecil.

Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut.

Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk
menuliskan kelompok utama (main subject).

Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk
menuliskan kelompok sekunder (sub subject).

Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk
menuliskan kelompok tersier (sub-sub subject) atau untuk yang lebih khusus
lagi.

7. Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya
terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu
dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan
secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih
500 lembar arsip/surat.

Ordner
8. Stapler
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi:

stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel
maksimum 10 lembar kertas.

stapler sedang, yaitu stapler yang


membendel 10-20 lembar kertas.

stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel
lebih dari 20 lembar kertas.

bentuknya

sedang

dan

mampu

9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai
berikut:

Perforator dengan satu pelubang, digunakan


perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain.

untuk

melubangi

kartu

Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang


akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner.

Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang


akan dimasukan ke dalam ordner.

Perforator
10. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut.

Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari
4-6 digit.

Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan
terdiri dari lebih dari 6 digit.

Numerator
11. Kotak/box
Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in
aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih
dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak
arsip (lateral) berderet ke samping.

12. Alat Sortir


Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat
sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak,
bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan,
misalnya logam, kayu, plastik atau karton.

Baki Surat/Paper Tray


13. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa
diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

14. Tickler file


Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk
menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti,
lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam
tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi
sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

Ticker File

15. Cardex (card index) cabinet


Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex
terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat
dari bahan besi baja.

Cardex

16. Alat Penyimpan Khusus

Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam
bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Alat ini
mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dengan
perkembangan teknologi. Bahkan adapula alat penyimpan data yang berada di
dunia maya seperti GOOGLE DRIVE

Selanjutnya kita akan bercerita tentang Perlengkapan Arsip.

Macam-macam Peralatan Kearsipan


Halo Pembaca ini dia... Macam-macam peralatan kearsipan:
1.
Filing Cabinet

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci;
tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat
menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri
tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke
dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci
sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi
sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya
arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder
dan guide 20-40 lembar.
Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri
dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang
tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat
terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.
Penggunaan filling cabinet dilengkapidengan:
1. Tab,
Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar
1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri
petunjuk (guide) sampai ke kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok
masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.

2. Sekat atau Guide


Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang
satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah
pada klasifikas iarsip.
Dibuat dar ikarton tebal (supaya dapat tegak)
Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contoh pembuatan/penggunaansekat
*
Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat
kelompok primer (pokok masalah).
*
Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah,
digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).
*
Sekat ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)
2.
Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi


penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara
berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak
memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.
Arsip disimpan pada alat ini secara lateral

3.

Lemari Arsip

roll o pack
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.
Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun
pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca. Ada
juga yang dibuat untuk menyimpan banyak arsip dengan menghemat ruangan,
lemari seperti ini yang dinamakan dengan roll o pack.

Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral)


dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara
ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map,
berfungs iuntuk menyimpan berbagai macam bentuk arsip, misalnya:
Rol film
Ordner, dan lain-lain
4.
Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara
lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu
dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan
di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna
untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip
dapat dibuat dari kayu atau besi.
5.

Map Arsip

folder
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang
digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu
banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu
banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lasin
sebagai berikut.
a.
Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap
sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya
agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip
yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau
diikat dengan menggunakan tali.
b.
Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map
ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di
dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat
inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di
dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
c.
Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa
lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini
fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam
kotak arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonkjol pada posisi atas) untuk menuliskan
judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
d.
Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi
penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder
juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di
dalamnya.
6.
Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang


digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan
arsip. Guide terdiridari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.
a.
Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tandatanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
b.
Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di
belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing
cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner
atau map snelcter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika
arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka
badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya
kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatanny, yaitu sebagai berikut.
a.
Guide pertama, yaitu tab guide pada posisi atas sebelah kiri, untuk
menuliskan kelompok utama (main subject).
b.
Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk
menuliskan kelompok sekunder (sub subject)
Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk
menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih luas lagi
7.
Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran


punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan
disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan
perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan
secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih

500 lembar arsip/surat.


Untuk memper mudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila kita
menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan
menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah
sebagai berikut:
a. Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media
informasi
b. Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan
tambahannya dari waktu ke waktu
c. Pape thickness = tebal media informasi
d. File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder
secara keseluruhan.
e. Access Room = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk
mempermudah penyimpanan dan pengambilan file
8.
Stapler

stapler remover

stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler
digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya
mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples
terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas
staples dinamakan staples remover.
Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per
tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul
stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang
berasl dari suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan
cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a.
Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel
maksimum 10 lembar kertas.
b.
Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu
membendel 10-20 lembar kertas.
c.
Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel
lebih dari 20 lembar kertas
9.
Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi


kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut.
a.
Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu
perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b.
Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang
akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c.
Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang
akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya
mekanis. Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat
dari logam.
Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut.
a.
Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar
paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas
diratakan.
b.
Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas
menyentuh batas tepi perforator.
Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang
10.
Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor


pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan
menjadi sebagai berikut.
a.
Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari
4-6 digit.
b.
Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan
terdiri lebih dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis.


Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan
cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat
tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) Beri tinta pada bantalan
huruf, b) Atur nomor awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai
numerator
11.
Kotak/Box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan


untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal.
Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.
Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke
samping).

12.

Alat Sortir (gambar 11)

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan


surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder
masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang
berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari
berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal)

13.

Label

Label adalah alat yang digunakan untuk


memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari
sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan kertas sengan berbagai ukuran yang
mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi
ketika ingin menempelkan lebel pada tempat yang diinginkan.

14.

Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak


yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu
atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu
lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan
untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file
dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat
pengingat bagi petugas arsip
15.
Cardex (Card Index) Cabinet
Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu
indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di
dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks.
Alat ini terbuat dari bahan besi baja

16.

Rak/Laci Kartu

Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara


teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara
vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan
kebutuhan.

17.

Microfilm

Adalah suatu alat untuk memproses


fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk
memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Microfilm terdiri dari:
a.
Alat pemotret, yang menghasilkan foto dalam bentuk klise (negative film)
yang kecil.
b.
Rol film, adalah klise (negative film), untuk menampung hasil pemotretan.
c.
Alat pemroses, adalah alat untuk memproses film, agar dapat ditampilkan
pada layar.
Alat pembaca dan pencetak, yaitu alat untuk membaca atau menampilkan
gambar/tulisan melalui layar, serta mencetaknya bila diperlukan.
18. Komputer

Adalah rangkaian peralatan elektronik yang


dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang
diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana
diperlukan.
Bagian bagiankomputer.
Sistem computer merupakangabungan (konfigurasi) daribeberapabagian, yaitu:
a.
Keyboard (papanketik), terdiridarikunci-kunciataututs-tuts, sebagaialat input
yang berfungsiuntukmemasukkandanmentransmisikan data maupun program
kedalam Central Processing Unit (CPU).
b.
Monitor (screen), adalahalaat yang
berfungsimenayangkansecarafisualoperasidari keyboard
danhasilpengolahankomputer.
c.
Central Processing Unit (CPU),adalah unit yang
mengendalikanseluruhoperasisistemkomputer.
d.
Punched Card, adalah media input atau output, yang
berupakertastebal/kartondenganukurantertentu.
e.
Printer (mesincetak), adalahperalatan output yang
berfungsiuntukmencetakhasilpengolahan data dari CPU.

f.
Kertas Printer, adalahkertas yang dibutuhkanuntukmelihathasilcetakan.
g.
Disk Drive, adalahtempatuntukmenyimpan disk yang digunakan.
h.
Disk, adalah media untukmenyimpanbermacam-macam data. Jadiketerangan
yang akandisimpan di disk, harusdiketikdulu. Ada bermacammacambentukpenyimpana disk, antara lain:
1)
Disk Box storage, yaitusemacamkotak plastic, dandilengkapidengankunci.
2)
Disk pocket storage, yaitusemacamdompet yang terbuatdari plastic ataukulit.
3)
Disk folder storage, yaitusejenis map yang dapat di gantungpadafiling cabinet
atausemacamnya.
Disk lever arch folder strorage, yaitusemacamordneruntukmenampung disk yang
telahditempatkanpadakantong plastic bening.
19. Alat Penyimpanan Khusus
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip
dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan
sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat
tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum ada flash disk, untuk
menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini dapat terbuat dari logam dan
plastik.
Semoga Bermanfaat ^^

Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan


kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.
Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini
seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang
dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat
tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang
lalu.

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal
sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama
bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan
bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan
desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari).
Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:
Tahun
(tanggal utama)
sebagai kode laci
Bulan
(sub tanggal)
sebagai kode guide
Tanggal
(sub-sub tanggal)
sebagai kode hanging folder
Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal.
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem
tanggal antara lain sebagai berikut;
a) Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada
umumnya satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi
bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam
jumlah yang banyak.
b) Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak
12 (dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka
diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.
c) Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu
tahun. Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder
sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.
d) Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih
jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan
baca jenis-jenis perlengkapan arsip.
Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan
langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.
a) Memeriksa surat/berkas
Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan
menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:
Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti
identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.
b) Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal.

Contoh:
Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret),
sub-sub tanggal (1).
c) Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan
menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini
dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.
d) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan
jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.
e) Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai
dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan
pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode
1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu
indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.
Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal
Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai
berikut.

Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat.


Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih
tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari
2012.

Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari
didalam hanging folder 5.

Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip
tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).

Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman


arsip (lembar 2)

Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam


kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
(penggunaannya relatif singkat). Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara
terus menerus.
Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut.
1. Kartu Indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan,
gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat
dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang:
a. judul/nama surat,
b. nomor surat,
c. hal surat,
d. tanggal surat,
e. kode surat,
f. kode kartu indeks.
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem
penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan
jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks
dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila si petugas atau si penyimpan
lupa tentang judul/caption surat yang dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat
nama orang/perusahaan. Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan
nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.
Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk
mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui tentang
masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas mengetahuinya, dapat langsung
mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika tidak mengetahui, maka sebelum

mencari di tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci
cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.
Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad
(alfabetis). Perhatikan contoh dibawah ini.

Untuk menyimpan kartu indeks ini


digunakan pula cardex seperti gambar
dibawah ini.

Cardex
2. Kartu Tunjuk Silang
Kartu ini dapat digunakan untuk
membantu menemukan arsip selain
kartu indeks. Kartu tunjuk silang
adalah suatu petunjuk yang terdapat
pada tempat penyimpanan yang
berfungsi untuk menunjukan tempat
dari suatu dokumen/arsip yang dicari
pada tempat yang ditunjukan. Kartu
tunjuk silang dapat dibuat dengan
ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.
Tidak semua arsip dibuatkan kartu
tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip
tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk
silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah
beban kerja.
Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai
berikut:
a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.
Contoh:

Abdurarahman Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur. Kedua nama tersebut
sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Dari kartu
tunjuk silang tersebut, artinya arsip disimpan dengan indeks Wahid,
Abdurrahman. Sedangkan nama yang lain menjadi petunjuk silangnya.

Nama yang menggunakan singkatan, dimana keduanya sama-sama


terkenal/populer. Contoh: Majelis Permusyawaratan Rakyat populer dengan
sebutan MPR. Surat-surat disimpan dengan indeks Permusyawaratan Rakyat,
Majelis, maka MPR menjadi petunjuk silangnya.

b. Jika arsip yang disimpan pada filing cabinet mempunyai lampiran


dokumen lain.
Jika arsip mempunyai lampiran dokumen lain yang tidak bisa disimpan pada laci
filing cabinet karena ukurannya besar, maka dibuatkanlah kartu tunjuk silangnnya.
Contoh: Surat yang diterima dari Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika
mempunyai lampiran yang berupa peta gambar keadaan Gunung Merapi.
Surat disimpan di filing cabinet, sedangkan peta disimpan pada lemari arsip, maka
dibuatkan kartu tunjuk silangnya sebagai berikut.

Peta disimpan dengan indeks: Peta Gambar Keadaan Gunung Merapi.


Maka Badan Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisikan dapat dibuatkan petunjuk
silangnya.
Penyimpanan Kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan menggunakan
laci cardex (kalau kartu tunjuk silangnya banyak). sedangkan jika kartu tunjuk
silangnya sedikit maka dapat disimpan pada bagian paling belakang laci filling
cabinet,dibelakang guide PS (Petunjuk Silang).

3. Lembar Pinjam Arsip (outslip)


Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan
dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut.
a. sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip
b. sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian
arsip yang dipinjam
c. sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam
d. mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak
dikembalikan
e. sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:
a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam.
b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman
c. Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai
bahan ingatan.
Berikut contoh lembar pinjam arsip

4. Map Pengganti (out folder)


Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan
seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder) dan
menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.
Perhatikan contoh out folder berikut ini.

Demikian artikel mengenai perlengkapan arsip kali ini. Semoga membantu pada
saat belajar kamu.

Daftar Pustaka
Modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, Erlangga, Sri Endang Dkk.
Mengelola Sistem Kearsipan SMK, Armico, Dewi Anggraini.
Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan
kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.

Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Arip


akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal
pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih.

Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus.

Tentukan kodenya menjadi Is

Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan
hanging folder Is.

Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas
setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari
2012.

Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide
Februari, dalam hanging folder 5.

Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar
pinjam arsip (lembar 1).

Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2).

Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.

Demikianlah proses Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Peralatan Penyimpana Arsip


Halaman
PERALATAN DAN SUMBER DAYA KEARSIPAN

A.

Macam-Macam Alat Penyimpanan Arsip

Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis dan


otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk
dokumen, sehingga pemakai harus menuju berkas untuk menyimpan atau
mengambil dokumen.
Peralatan penyimpanana manual terdiri dari:
1. Spindle file.
Ditemukan pada abad ke 16, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku
menganga keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat
dikatan revokusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku
tersebut dan tidak memerlukan ruangan khusus. ingga kini spindle file masih
digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya.
2. Filing cabinet.
Mulai digunakan sejak tahun 1800-an dan hingga sekarang masih digunakan.
Dokumen kertas pada mulannya disimpan mendatar, dan apabila bertambah
banyak akan disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan bertambahnya
vokume dan jumalah dokumen yang disimpan, maka jumlah lacih akan bertambah
yang mengakibatkan masalah penyimapanan dan pencarian makin sulit. Untuk
memudahkan dan mempercepat pencarian maka penjajaran vertikal sering
digunakan. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran vertical dua
laci sering digunakan menyamping meja sehingga pemakai tetap dapat duduk
ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud. Lemari yang
menggunakan 3 laci sering digunakan sebagai counter pada beberapa divisi yang
berhubungan dengan pelanggan, sedangkan unit 4 laci merupakan lemari vertikal
yang populer saat ini. Saat ini lemari 5 laci mulai banyak digunakan karena mampu
menampung 25% lebih banyak dai kapasitas lantai yang sama. Lemari jenis ini
disarankan dipakai untuk satu orang karyawan yang mempunyai tempat kerja yag
relatif sempit.
3. Open-self file
Berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka (sama dengan rak
buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal
folder. Lazimnya rak memiliki kelebaran sampai dengan 80 cm dengan jumlaah

deratan bertingkat antara 2 samapi 8 tingkat. Dokumen biasanya disimpan dalam


folder bukan laci, sehingga pencarian dokumen lebih cepat dari pada lemari besi
vertical. Lemari jenis ini biasanya digunakan untuk ruang kerja dengan materi
dokumen yang lebih besar dan frekuensi penjajaran lebih dari 100 penjajaran setiap
hari. Seorang karyawan yang terlatih mampu menjajar 30-40 dokumen perjam. Bila
ada tambahan dokumen, rak dapat ditinggikan ketas.
4. Lateral files
Adalah unit penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara horizontal.
Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua, namun laci yang digunakan tidak
terlalu lebar dan dalam. Dengan karakteristik ini, ruang gang yang akan digunakan
akan lebih sedikit, sekitar 33 cm diandkingkan 53 cm bagi lemari vertikal. Lemari ini
dioperasikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci,
dan laci teratas maupun terbawah digunakan untuk menyimpan dokumen yang
kurang aktif sebelum pemeindahannya kepusat dokumen. Biasanya laju rujukan
bagi dokumen yang disimpan di dalamnya lebih dari 20 dokumen per jam.
5. Unit box lateral file
Box ini menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang
ditempelkan pada tiang sepanjang rel. Setiap kotak mampu memuat dokumen
setebal 10 cm yang tergantung agak miring untuk memeprcepat rujukan, sehingga
tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen.
Lazimnya lemari ini lebih tinggi dibandingkan rak terbuka.
6. Lemari Cardex
Menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai
dapat menggunakannya sebagai referensi informasi yang dibutuhkan (hampir mirip
dengan yang digunakan pada perpustakaan), seperti catatan kegiatan (bon da
tagihan). Ada tiga jenis kartu indeks yang digunakan, yaitu index card berukuran
(12,5 x ,5 cm), (15 x 10 cm), atau (20 x 12 cm), aperture card (8,125 x 18,4 cm),
dan ledger card (13,75 x 21,25 cm) yang digunakan untuk mencatat tagihan dan
rekening. Peralatan seperti ini berupa lemari dengan laci yang tinggi tertentu dan
kadang kadang disekat untuk menyimpan dua baris kartu per laci, sehingga
pemakai dapat melihat setiap kartu dan mengenali informasi yang terekam dalam
kartu dan biasanya disebut kardex.
7. Microrecord file
Merupakan laci penyimpanan vertikal yang terdiri dari kartu berukuran kecil. Kotak
ini memiliki pembagi laci yagn daapt memuat mikrofile, kartu legam (aperture
card), mikrofilm. Biasanya satu lemari terdiri atas 4 sampai 11 laci dan terbuat dari
berbagai bahan plastik sampai logam. Berbagai jenis media yang digunakan
organisasi membutuhkan peraltan yang dapat menyimpannya. Salah satu

diantaranya ialah center hooh file, yang memungkinkan berbagai jenis media
tergantung pada tiang yang sama dengan gantunga lemari. Cetakan komputer,
mikrofis, disket, pita magnetis, surat dan kertas ukuran legal, serta media audiovisual tergantung pada tiang penggantung. Media ini dapat dipasang pada unit rak
atau tembok di atas komputer sehingga memudahkan akses dan pamanfaatan
ruangan yang efisien.
8. Compact Rolling Shelving
Adalah lemari untuk menyimpan file/dokumen yang diletakkan berjajar dan dapat
bergerak di atas rel secara manual maupun mekanis, sehingga tejadi efisiensi
pemakaian ruang penyimanan arsip. Arsip lebih mudah dicari, aman, dan terhindar
dari resiko kehilangan. Kantor terlihat lebih rapid an bersih. Sangat cocok untuk
arsip dalam jumlah banyak.
9. Rotary Filing Cabinet
Merupakan cabinet untuk penyimpanan arsip menggunakan Sistem Carousel. Yakni,
arsip-arsip disimpan di dalam map khusus, yang diletakkan tergantung memutari
suatu piringan (tier). Piringan dapat berputar ke dua arah.
10. Map Rotary
Adalah map khusus yang digunakan untuk menyimpan file pada Rotary Filing
Cabinet
11. Tray cabinet atau credensa
Adalah cabinet yang berupa laci-laci yang dilengkapi dengan index dan label index,
dibuat untuk penyimpanan dan transit arsip-arsip aktif untuk memudahkan
pencarian dan meningkatkan tertib administrasi.
12. Forlder (map)
Ialah semacam map tetapi tida mempunyai daun penutup. Pada folder terdapat
tab, yiatu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang
bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat
menambah daya muat naskah-naskah/dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari
kertas manila dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9
cm panjang dan 2 cm lebar. Folder diisi dengan naskah-naskah arsip/dokumen
hingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah. Itulah sebabnya
maka tabnya sebaiknya di ujung paling kanan agar mudah terlihat secara
keseluruhan dalam susunan.

13.Guide (petunjuk dan pemisah)


Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan, dan sekaligus
berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya persegi
empat panjang dengan ukuran:
Panjang

33 35 Cm

Tinggi

23 24 Cm

Guide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran sama
seperti ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau
mencantumkan judul dan atau kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri).

14.Kartu Kendali
Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada kartu
kendali terdapat kolom-kolom antara lain:
1. Indeks subjek, kodeklasifikasi, tanggal terima, nomor urut dan kolom M/K
(kolom masuk/keluar)
2. Hal
3. Isi ringkas
4. Lampiran
5. Dari
6. Kepada
7. Tanggal, nomor surat
8. Nama pengolah
9. Paraf (tanda tangan)
10.Catatan

Kolom indeks subjek adalah kolom yang harus diisi dengan masalah uang
terkandung di dalam surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi yang
dipergunakan. Kolom kode klasifikasi adalah kolom yang diisi dengan tanda-tanda
atau kode klasifikasi dari masalah yang terkandung dalam surat. Kolom tanggal
terima diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman suat. Kode hal diisikan dengan
perihal yang terkandung di dalam surat. Kolom isi ringkas adalah kolom yang diisi
tentang isi pokok surat secara ringkas, singkat, dan jelas. Kolom lampiran diisikan
dengan keterangan tentang lampiran surat dan macamnya. Kolom dari/kepada
adalah catatan tentang nama/ alamat/ pejabat/instansi pengirim dan
nama/alamat/pejabat/instansi yang menerima surat. Kolom nama pengolah diisi
nama pejabat unit/satuan kerja yang harus menangani surat serta parafnya. Kolom
catatan diisi keterangan yang diperlukan, termasuk juga untuk tunjuk silang. Kartu
kendali ini terdiri dari 3 lembar dengan warna yang berbeda satu sama lainnya.
Contoh format Kartu Kendali
Indeks/Subjek

Kode

TanggalNo. Urut

MK

Hal
Isi Ringkas
Lampiran
Dari/Kepada
Tanggal

No. Surat

Pengolah

Paraf

Catatan
15.Kartu Pinjam Arsip
Kartu ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Setiap pejabat yang memerlukan
arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangkap tiga, masingmasing untuk:
1. Disertakan pada surat yang dipinjam
2. Ditinggal pada penata arsip sebagai pengganti sementara arsip yang
dipinjam
3. Pada berkas pengingat
Contoh Kartu Pinjam Arsip
KARTU BUKTI PINJAM ARSIP/BERKAS

PeminjamNama :Unit :
Arsip/Berkas Yang DipinjamPokok surat
:
Tanggal/No. surat :Dari
:
Kepada
:
Tanggal pinjam:
Tanda tanganPeminjam
B.

Tanggal kembali
:

Tanda tanganPengembalian

Kriteria Pemilihan Peralatan

Setelah menentukan sistem yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip, tugas
manajer dokumen adalah memilih alat penyimpanan. Ada beberapa hal yang harus
dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain:
1. Jenis dokumen yang disimpan.
Jenis dokumen yang akan disimpan perlu diperhatikan, misalnya apakah dokumen
yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu, mikro, dokumen ukuran besar,
meteri audiovisual, bentuk magnetik dan elektronik, ataukah media lain di mana
masing masing media mempunyai perlakukan khusus dalam perawatannya.
Syarat penyimpangan kartu indeks berbeda dengan disket maupun CD dan berbeda
pula dengan eksternal storage devices. Karena itu, diperlukan pertimbangan yang
rinci terhadap karakteristik fisik dokumen yang akan disimpan sebelum
memutuskan membeli peralatan.
2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan.
Peralatan bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan dapat
secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini akan
meningkatkan nilai sebuah dokumen dalam menunjang operasional organisasi
3. Kebutuhan ruangan.
Lazimnya kantor sebuah perusahan atau organisasi menempati lokasi yang
strategis guna mendapat citra yang bagus dimata stakeholder-nya. Kondisi ini akan
berdampak pada tingginya harga sewa ruangan kantor, dan patut dipertimbangkan
dalam melakukan pemilihan peralatan penyimpanan dokumen perusahaan atau
organisasi. Rasio ruang kantor biasanya menggunakan perbandingan antara
kapasitas simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan
penyimpanan yang dimiliki.
4. Pertimbangan keamanan

Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan, misalnya dokumen


kebijakan perusahaan, sementara dokumen lain seperti data personalia maupun
data keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi pada orang yang mempunyai
otoritas.
5. Biaya peralatan.
Faktor lain yang patut diperhatikan adalah ketersediaan peralatan tersebut di
indonesia. Patut dipertimbangkan bahwa tidak semua perlatan buatan luar negeri
lebih baik, bahkan ada juga yang mutunya lebih rendah dari dalam negeri. Setelah
melakukan survei peralatan produksi dalam negeri yang diperbandingkan dengan
luar negeri, misalnya jaminan after sales service, garansi, dan lain lain; biaya per
peralatan harus sesuai dengan kemampuan. Misalnya harga sebuah filing cabinet 4
laci Rp. 100.000,00 sedangkan 5 laci berharga Rp 125.000,00, sehingga 5 laci lebih
murah 20% karena mampu menyimpan 25% lebih banyak dengan menggunakan
luas rungan yang sama.
6. Biaya operasional penyimpanan.
Biaya ini termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola
dokumen, biaya alat tulis kantor yang setara, dan biaya ruang yang diperluan untuk
menyimpan peralatan.
7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur.
Jumlah pemakai yang mengakses dokumen merupakan hal yang perlu
dipertimbangkan sebelum membeli peralatan. Sebaiknya bila pemakai banyak,
diperlukan lebih banyak pertimbangan karena lebih orang yang menyimpan dan
membutuhkan keberadaan dokumen yang disimpan. Kondisi ini dapat juga disiasati
dengan mendistribuikan atau mendesentralisasikan penyimpanan dokumen
sehingga penyimpan dan pemakai tidak berkumpul di satu tempat saja.
Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli alat penyiapan
dokumen di kantor, antara lain (Basuki, 2003):
8. Kesetaraan (compabilitiy) peralatan.
Peralatan simpan semacam folder harus setera pemanfaatannya dengan peralatan
yang telah dan akan dibeli pada masa yang akan datang. Apabila peralatan yagn
akan dibeli hanya dapat beroperasi dengan menggunakan peralatan lain dalam
ukuran terbatas, maka keterbatasan itu patut dipertimbangkan karena akan
manambah biaya operasional. Pertimbangan juga peraltatn yang akan dibeli apakah
sesuai dengan alat penyimapan yang digunakan?
9. Efisiensi.

Produsen sadar akan pentingnya efisiensi dalam proses penyimpanan dan


pencarian sebuah dokumen pada produk mereka. Misalnya, folder pracetak
tersedia bagi sistem klasifikasi alfabetis, numerik dan alfa numerik. Folder ini
banyak membantu ketika organisasi menyusun sistem dokumen atau mengubah ke
peralatan simpan yang baru. Penggunaan tanda warna juga membantu identifikasi
dokumen serta menghindari kemungkinan salah tempat.
10. Kualitas.
Kualitas alat tulis kantor ditentukan oleh berat atau jenis materi yang digunakan
dalam pembuatannya. File guide memerlukan kertas yang lebih tebal dibandingkan
folder jajaran, karena paduan akan lebih sering digunakan oleh penguna dalam
mencari sebuah dokumen, dan biasanya keberadaan alat simpan yang dimaksud
akan lebih lama dibandingkan alat simpan selain file guide.
11. Ekonomis.
Meminimumkan biaya merupakan salah satu faktor utama dalam
mempertimbangkan pembelian peralatan simpan pada berbagai organisasi, namun
patut diingat juga bahwa membeli peralatan yang murah merupakan pilihan yang
paling ekonomis. Apabila perusahaan menggunakan file guide yang terbuat dari
kertas bermutu rendah, biasanya dalam kurun waktu yang singkat akan mudah
rusak sehingga perlu diganti dengan yang baru. Ini berarti pengeluaran ekstras.
Untuk itu perlu dipertimbangkan mengenai kualitas alat simpan, sehinga tujuan
ekonomis akan lebih berorientasi jangka panjang.
C.

Sumber Daya Administrasi Kearsipan

Untuk mengelola administrasi kearsipan diperlukan sumber daya manusia khusus


yang memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam bidang kearsipan. Seorang
petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syaratsyarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata usaha umumnya
yaitu:
1. Memiliki pengetahuan di bidang:

Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat menyurat


dan arsip.

Pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni organisasi beserta tugastugasnya dan pejabat-pejabatnya.

Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.

2. Memiliki keterampilan untuk melaksanakn teknik tata kearsipan yang sedang


dijalankan

3. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian,


kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia
organisasi.