Anda di halaman 1dari 14

Pencatatan Dan Pelaporan

Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem


pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa pengertian
dasar dari SP2TP menurut depkes RI (1992) adalah sebagai
berikut :
Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah
kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya
pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang
ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI
No.63/Menkes/SK/II/1981.
Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas
beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan
tertentu.
Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan
pelayanan kesehatanpuskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan
pelaporan lain yang dapatmemperberat beban kerja petugas puskesmas.
Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan1. Tujuan UmumSistem Pencatatan dan
Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan
puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke
jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur,
guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SP2TP
di kabupaten berau masih terkendala dengan rendahnya kelengkapan dan
ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke Dinas Kesehatan.2. Tujuan
Khusus
Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai
kebutuhan secara benar,berkelanjutan, dan teratur.
Terlaporkannya data
ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan denganmenggunakan
format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan, danteratur.
Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan
Memudahkan dalam mengelola
informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan Kabu/kota
Memudahkan
dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan
tenaga kesehatan
Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga
kesehatan
Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasilBatasan Dari
Pencatatan Dan PelaporanBatasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan
adalah sebagai berikut :
Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap
kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data
penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data
tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan
kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.
Pencatatan dan
pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data
pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data
tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang
berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.
Pencatatan
dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan
tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan
dan satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk
rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang
dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.
Ruang Lingkup Pencatatan dan PelaporanRuang lingkup pencatatan dan

pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan,dicatat, dan dilaporkan


puskesmas. Jenis data tersebut mencakup :
Umum dan
demografi
Sarana fisik
Ketenagaan
Kegiatan pokok yang
dilakukan di dalam dan di luar gedungPengelolaan PencatatanSemua kegiatan
pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu,
dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan
formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang
digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :
Rekam kesehatan
keluarga (RKK)Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah
himpunan kartukartuin dividu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan
kesehatan dipuskesmas.Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan
kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga.Pengguna RKK diutamakan
pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi,
misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko
tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).Dalam
pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda
pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat
melakukan kunjungan ulang.
Kartu rawat jalankartu rawat jalan atau lebih
dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat
identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke
puskesmas.
Kartu indeks penyakitKartu indeks penyakit merupakan alat
bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit.
Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan
kusta.
Kartu ibuKartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui
identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai
kelahiran.
Kartu anakKartu anak adalah alat bantu untuk mencatat
identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif
yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.
KMS balita, anak
sekolahMerupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan
pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.
KMS ibu
hamilMerupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan
kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu
hamil.
KMS usia lanjutKMs usia lanjut merupakan alat untuk mencatat
kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan
digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi
kemajuan kesehatan usia lanjut.
RegisterRegister merupakn formulir
untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung
puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.Ada beberapa jenis
register sebagai berikut :
Nomor indeks pengunjung puskesmas
Rawat
jalan
Register kunjungan
Register rawat inap
Register KIA dan
KB
Register kohort ibu dan balita
Register deteksi dini tumbuh kembang
dan gizi
Register penimbangan batita
Register imunisasi
Register
gizi
Register kapsul beryodium
Register anak sekolah
Sensus
harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.
Mekanisme PencatatanPencatatan dapat dilakukan di dalam dan diluar gedung.
Di dalam gedung, loketmemegang peranan penting bagi seorang pasien yang

berkunjung pertama kaliatau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu
Tanda Pengenal .kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan yang akan
dituju. Apabila diluargedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan
yang diterima. Mekanismepencatatan dipuskesmas dapat digambarkan melalui
berikut.1.Pengelolaan PelaporanSesuai dengan Keputusan Direktur Jendral
Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan
puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai
dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan
sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.Formulir
Laporan dari Puskesmas ke kabupaten1. Laporan Bulanan
Data Kesakitan
(LB 1)
Data obat-obatan (LB 2)
Data kegiatan gizi, KIA/KB,imunisasi
termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)2. Laporan SentinelBerikut adalah
bentuk laporan sentinel.
Laporan bulan sentinel (LB 1S)Lapotan yang
memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31),
penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan
status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang
ditunjukyaitu satu puskesmas dari setiap kab/kota dengan periode laporan bulan
serta dilaporkan ke dinas kesehatan kab/kota, Dinas kesehatan provinsi dan
pusat (Ditjen PPM dan PLP).
Laporan bulanan sentinel (LB 2S)Dalam
laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat
kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat
inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan
3. Laporan TahunanLaporan tahunan meliputi : Data dasar puskesmas (LT-1)
Data kepegawaian (LT-2) Data peralatan (LT-3)2.2.8 Alur LaporanLaporan
dikirimkan dari Puskesmas ke Dinas Kesehatan kab/kota , Dinas Kesehatan
Provinsi serta Pusat (Ditjen BUK) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP.
Laporan tersebut meliputi :1. Laporan Triwulan1. Hasil entri data / rekapitulasi
laporan LB12. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB23. Hasil entri data /
rekapitulasi laporan LB34. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB42. Laporan
Tahunan1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-12. Hasil entri data /
rekapitulasi laporan LT-23. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3Frekuensi
Laporan1. Laporan TriwulanLaporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20
bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama
tanggal 20 April 2011, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei
2011). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini1. Kepala
Dinas Kesehatan Provinsi2. Kementrian Kesehatan RI Cq Ditjen BUK2. Laporan
TahunanLaporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun
berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini1. Kepala Dinas
Kesehatan Provinsi2. Kementrian Kesehatan RI Cq Ditjen BUK ( 6,9,26 )2.2.10
Mekanisme PelaporanTingkat puskesmas1. Laporan dari puskesmas pembantu
dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di
puskesmas2.
Pelaksana pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam maupun diluar
gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas ppembantu dan bidan di
desa.3. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan
sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP4. Hasil
rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut
yang
diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.Tingkat

Kabupaten/Kotta1. Pengolahan data SP2TP di kab/kota menggunakan perangkat


lunak yang ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan2. Laporan SP2TP dari
puskesmas yang diterima dinas kesehatan kab/kota disampaikan kepada
pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.3. Hasil rekapitulasi dikoreksi,
diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik,
bimbingan
teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program.4. Hasil
rekapitulasi data setiap 3 bualn dibuta dalam rangkap 3 (dalam bentuk soft file)
untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan
Deoartemen Kesehatan.Tingkat Provinsi1. Pengolahan dan pemanfaatan data
SP2TP di provinsi mempergunakan perangkat lunak sama dengan kab/kota2.
Laporan dari dinkes kab/kota, diterima oleh dinas kesehatan provinsi dalam
bentuk soft file
dikompilasi / direkapitulasi.3.Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola
program tingkat provinsi untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak
lanjut, bimbingan dan pengendalian.Tingkat PusatHasil olahan yang dilaksanakan
Ditjen BUK paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut
disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk
dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke
Dinkes Provinsi.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Tingkat Puskesmas (SP2TP)


Januari 23, 2012
Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) merupakan instrumen vital
dalam sistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan pelayanan
kesehatan di puskesmas, kematian, dan berbagai informasi kesehatan lainnya
berguna untuk pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan di tingkat
kabupaten atau kota maupun kecamatan (Santoso, 2008).
Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa
ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang
dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan
pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila
menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan
sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah
yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut
(Tiara, 2011).
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal: (1) pencatatan,
pelaporan, dan pengolahan; (2) analisis; dan (3) pemanfaatan. Pencatatan hasil
kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku register yang berlaku untuk
masing-masing program. Data tersebut kemudian direkapitulasikan ke dalam
format laporan SP3 yang sudah dibukukan. Koordinator SP3 di puskesmas
menerima laporan-laporan dalam format buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu

untuk arsip dan yang lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas
Kesehatan Kabupaten. Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten
meneruskan ke masing-masing pengelola program di Dinas Kesehatan
Kabupaten. Dari Dinas Kesehatan Kabupaten, setelah diolah dan dianalisis
dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Provinsi dan seterusnya
dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya. Frekuensi pelaporan sebagai berikut:
(1) bulanan; (2) tribulan; (3) tahunan. Laporan bulanan mencakup data
kesakitan, gizi, KIA, imunisasi, KB, dan penggunaan obat-obat. Laporan
tribulanan meliputi kegiatan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas, rawat
tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi. Laporan
tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan, kesehatan
lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan kedinasan, data ketenagaan
puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan keputusan di tingkat
kabupaten dan kecamatan memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang
bernilai, yaitu data atau informasi harus lengkap dan data tersebut harus
diterima tepat waktu oleh Dinas Kesehatan Kabupaten, sehingga dapat dianalisis
dan diinformasikan (Santoso, 2008).
Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi
dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadi Puskesmas
juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapakan terciptanya
sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan
pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan
menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat
laporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan progam dan
perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu
dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua
staf puskesmas. Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas
dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disbut dengan
system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP) (Tiara, 2011).
Muninjaya (2004) berpendapat bahwa untuk pengembangan efektifitas Sistem
Informasi Manajemen Puskesmas, standar mutu (Input, Proses, Lingkungan
danOutput) perlu dikaji dan dirumuskan kembali, masing-masing komponen
terutama proses pencatatan dan pelaporannya perlu ditingkatkan.

Pengertian SP2TP
SP2TP adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga
dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang bertujuan agar didapatnya
semua data hasil kegiatan Puskesmas (termasuk Puskesmas dengan tempat
tidur, Puskesmas Pembantu, Puskesmas keliling, bidan di Desa dan Posyandu)
dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang
administrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna
menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat (Ahmad, 2005).

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas adalah kegiatan


pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan
kesehatan di Puskesmas yang ditetapkan melalui SK MENKES/SK/II/1981. Data
SP2PT berupa Umum dan demografi, Ketenagaan, Sarana, Kegiatan pokok
Puskesmas. Menurut Yusran (2008) Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu
Puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas
secara menyeluruh (terpadu) dengan konsep wilayah kerja puskesmas. Sistem
pelaporan ini ini diharapkan mampu memberikan informasi baik bagi puskesmas
maupun untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi, guna mendukung
manajemen kesehatan (Tiara, 2011).
Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas merupakan sumber
pengumpulan data dan informasi ditingkat puskesmas. Segala data dan
informasi baik faktor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut
puskesmas untuk dikirim ke pusat serta sebagai bahan laporan untuk kebutuhan.
Menurut Bukhari Lapau (1989) data yang dikumpul oleh puskesmas dan
dirangkum kelengkapan dan kebenaranya. Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Terpadu Puskesmas (SP2TP) ialah laporan yang dibuat semua puskesmas
pembantu, posyandu, puskesmas keliling bidan-bidan desa dan lain-lain yang
termasuk dalam wilayah kerja puskesmas. Pencatatan dan pelaporan
mencangkup: b.1: Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas, b.2: Data
ketenagaan puskesmas, dan b.3: Data sarana yang dimiliki puskesmas (Syaer,
2011).

Tujuan SP2TP
Tujuan Sistem Informasi Manajemen di Puskesmas adalah untuk meningkatkan
kualitas manajemen Puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdaya guna,
melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP dan informasi lain yang
menunjang. Tujuan dimaksud dapat terwujud apabila: (Ahmad, 2005).
1)
Data SP2TP dan data lainnya diolah disajikan dan diinterprestasikan sesuai
dengan petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan data SP2TP.
2)
Pengolahan, analisis, interprestasi dan penyajian dilakukan oleh para
penanggung jawab masing-masing kegiatan di Puskesmas dan mengelola
program disemua jenjang administrasi.
3)
Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interprestasi data SP2TP dan
sumber lainnya dapat bersifat kualitatif (seperti meningkat, menurun, dan tidak
ada perubahan) dan bersifat kuantitatif dalam bentuk angka seperti jumlah,
persentase dan sebagainya.
Tujuan umum dari Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)
ini ialah data dan informasi yang akurat tepat waktu dan mutakhir secara
periodik dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui
puskesmas di berbagai tingkat administrasi. Adapun tujuan khususnya ialah:
(Syaer, 2011).

Tersedianya data secara akurat yang meliputi segala aspek.


Terlaksananya pelaporan yang secara teratur diberbagai jenjang administrasi
sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Digunakan data tersebut sebagai alat pengambilan keputusan dalam rangka
pengelolaan rencana dalam bidang program kesehatan.

Pelaporan SP2TP
Pelaporan terpadu Puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan
Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Adapun formulir
Laporan yang digunakan untuk kegiatan SP2TP adalah: 1) Laporan bulanan, yang
mencakup: Data Kedakitan (LB.1), Data Obat-Obatan (LB.2), Gizi, KIA, Imunisasi
dan Pengamatan Penyakit menular (LB.3) serta Data Kegiatan Puskesmas (LB.4);
2) laporan Sentinel, yang mencakup: Laporan Bulanan Sentinel (LB1S) dan,
Laporan Bulanan Sentinel (LB2S); 3) Laporan Tahunan, yang mencakup: Data
dasar Puskesmas (LT-1), Data Kepegawaian (LT-2) dan, Data Peralatan (LT-3).
Laporan Bulanan (LB) dilakukan setiap bulan dan baling lambat tanggal 10 bulan
berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II. Laporan bulanan sentinel LB1S dan
LB2S setiap tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II, Dati I
dan Pusat (untuk LB1S ke Ditjen PPM dan LB2S ke Ditjen Binkesmas), sedangkan
Laporan Tahunan (LT) dikirim selambat-lambatnya tanggal 31 januari tahun
berikutnya. Khusus untuk laporan LT-2 (data Kepegawaian) hanya di isi bagi
pegawai yang baru/belum mengisi formulir data Kepegawaian (Ahmad, 2005).
Ada juga jenis laporan lain seperti laporan triwulan, laporan semester dan
laporan tahunan yang mencakup data kegiatan progam yang sifatnya lebih
komprehensif disertai penjelasan secara naratif. Yang terpenting adalah
bagaimana memanfaatkan semua jenis data yang telah dibuat dalam laporan
sebagai masukan atau input untuk menyusun perencanaan puskesmas ( micro
planning) dan lokakarya mini puskesmas (LKMP). Analisis data hasil kegiatan
progam puskesmas akan diolah dengan menggunakan statistic sederhana dan
distribusi masalah dianalisis menggunakan pendekatan epidemiologis deskriptif.
Data tersebut akan disusun dalam bentuk table dan grafik informasi kesehatan
dan digunakan sebagai masukkan untuk perencanaan pengembangan progam
puskesmas. Data yang digunakan dapat bersumber dari pencatatan masingmasing kegiatan progam kemudian data dari pimpinan puskesmas yang
merupakan hasil supervisi lapangan (Tiara, 2011).
Dinas kesehatan kabupaten/kota mengolah kembali laporan puskesmas dan
mengirimkan umpan baliknya ke Dinkes Provinsi dan Depkes Pusat. Feed
backterhadap laporan puskesmas harus dikirimkan kembali secara rutin ke
puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan program. Sejak otonomi
daerah mulai dilaksanakan, puskesmas tidak wajib lagi mengirimkan laporan ke
Depkes Pusat. Dinkes kabupaten/kotalah yang mempunyai kewajiban
menyampaikan laporan rutinnya ke Depkes Pusat (Muninjaya, 2004).

Pengorganisasian Puskesmas
Pengorganisasian tingkat Puskesmas didefinisikan sebagai proses penetapan
pekerjaan-pekerjaan pokok untuk dikerjakan, pengelompokan pekerjaan,
pendistribusian otoritas/wewenang dan pengintegrasian semua tugastugas dan
sumber-sumber daya untuk mencapai tujuan Puskesmas secara efektif dan
efisien. Secara aplikatif pengorganisasian tingkat Puskesmas menurut penulis
adalah pengaturan pegawai Puskesmas dengan mengisi struktur organisasi dan
tata kerja (SOTK) Puskesmas yang ditetapkan oleh Peraturan Daerah
Kabupaten/Kota disertai dengan pembagian tugas dan tanggung jawab serta
uraian tugas pokok dan fungsi (Tupoksi), serta pengaturan dan pengintegrasian
tugas dan sumber daya Puskesmas untuk melaksanakan kegiatan dan program
Puskesmas dalam rangka mencapai tujuan Puskesmas. Berdasarkan definisi
tersebut, fungsi pengorganisasian Puskesmas merupakan alat untuk memadukan
(sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang dihubungkan dengan
personil/pegawai, finansial, material, dan metode Puskesmas untuk mencapai
tujuan Puskesmas yang telah disepakati bersama antara pimpinan dan pegawai
Puskesmas. Pengorganisasian Puskesmas meliputi hal-hal berikut (Sulaeman,
2009):
1)
Cara manajemen Puskesmas merancang struktur formal Puskesmas untuk
penggunaan sumber daya Puskesmas secara efisien,
2)
Bagaimana Puskesmas mengelompokkan kegiatannya, dimana setiap
pengelompokkan diikuti penugasan seorang penanggung jawab program yang
diberi wewenang mengawasi stafnya.
3)

Hubungan antara fungsi, jabatan, tugas, dan pegawai Puskesmas.

4)
Cara pimpinan Puskesmas membagi tugas yang harus dilaksanakan dalam
unit kerja dan mendelegasikan wewenang untuk mengerjakan tugas tersebut.
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 128/Menkes/SK/II/2004, bahwa
untuk dapat terlaksananya rencana kegiatan Puskesmas, perlu dilakukan
pengorganisasian. Ada dua macam pengorganisasian yang harus dilakukan.
Pertama, pengorganisasian berupa penentuan para penanggungjawab dan para
pelaksana untuk setiap kegiatan serta untuk setiap satuan wilayah kerja. Dengan
perkataan lain, dilakukan pembagian habis seluruh program kerja dan seluruh
wilayah kerja kepada seluruh petugas puskesmas dengan mempertimbangkan
kemampuan yang dimilikinya. Penentuan para penanggungjawab ini dilakukan
melalui pertemuan penggalangan tim pada awal tahun kegiatan. Kedua,
pengorganisasian berupa penggalangan kerjasama tim secara lintas sektoral.
Ada dua bentuk penggalangan kerjasama yang dapat dilakukan:
Penggalangan kerjasama dalam bentuk dua pihak, yakni antara dua sektor
terkait, misalnya antara puskesmas dengan sektor tenaga kerja pada waktu
menyelenggarakan upaya kesehatan kerja.

Penggalangan kerjasama dalam bentuk banyak pihak, yakni antar berbagai


sektor terkait, misalnya antara puskesmas dengan sektor pendidikan, sektor
agama, sektor kecamatan pada waktu menyelenggarakan upaya kesehatan
sekolah.
Penggalangan kerjasama lintas sektor ini dapat dilakukan:
Secara langsung yakni antar sektor-sektor terkait.
Secara tidak langsung yakni dengan memanfaatkan pertemuan koordinasi
kecamatan (Keputusan Menteri Kesehatan, 2004).
Ada 2 (dua) hal yang perlu pengorganisasian tingkat Puskesmas, yakni: (1)
Pengaturan berbagai kegiatan yang ada di dalam RO (Rancangan Operasional)
Puskesmas, sehingga membentuk satu kesatuan program yang terpadu dan
sinergi untuk mencapai tujuan Puskesmas, dan (2) Pengorganisasian pegawai
Puskesmas, yaitu pengaturan tugas dan tanggung jawab setiap pegawai
Puskesmas, sehingga setiap kegiatan dan program mempunyai penanggung
jawabnya. Dengan memahami fungsi pengorganisasian Puskesmas akan lebih
memudahkan mempelajari fungsi penggerakan dan pelaksanaan
(actuating/aktuasi) dan akan diketahui gambaran pembimbingan dan
pengarahan yang diperlukan oleh pegawai Puskesmas sesuai dengan pembagian
tugas dan tanggung jawab (Sulaeman, 2009).
Untuk kelancaran kegiatan SP2TP di Puskesmas, maka dibentuk
pengorganisasian yang terdiri dari: (Ahmad, 2005).
Penanggung Jawab (Kepala Puskesmas)
Tugas penanggung jawab adalah memberikan bimbingan kepada koordinator
SP2TP dan para pelaksana kegiatan di Puskesmas.
Koordinator (Petugas yang ditunjuk Kepala Puskesmas)
Koordinator SP2TP bertugas:
1)

Mengumpulkan laporan dari masing-masing pelaksana kegiatan.

2)
Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan bulanan
SP2TP dan mengirimkan laporan tersebut ke DInas Kesehatan Dati II paling
lambat tanggal 10 bulan berikutnya.
3)
Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan tahunan
SP2TP dan mengirimkan laporan tersebut ke Dinas Dati II paling lambat 31
Januari tahun berikutnya.
4)

Menyimpan arsip laporan SP2TP dari masing-masing pelaksana kegiatan.

5)
Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan SP2TP kepada Kepala
Puskesmas.

6)
Mempersiapkan pertemuan berkala setiap 3 bulan yang dipimpin oleh
Kepala Puskesmas dengan pelaksanaan kegiatan untuk menilai pelksanaan
kegiatan SP2TP.
Anggota (Pelaksana Kegiatan di Puskesmas)
Pelaksana kegiatan SP2TP bertugas:
1)

Mencatat setiap kegiatan pada kartu individu dan register yang ada.

2)
Desa.

Mengadakan bimbingan terhadap Puskesmas Pembantu dan Bidan di

3)
Melakukan rekapitulasi data dari hasil pencatatan dan laporan Puskesmas
Pembantu serta Bidan di Desa menjadi laporan kegiatan yang menjadi tanggung
jawabnya. Hasil dari rekapitulasi ini merupakan bahan untuk mengisi/membuat
laporan SP2TP.
4)
Setiap tanggal 5 mengisi/membuat laporan SP2TP dari hasil kegiatan
masing-masing dalam 2 rangkap dan disampaikan kepada coordinator SP2TP
Puskesmas. Dengan rincian satu rangkap untuk arsip coordinator SP2TP
Puskesmas dan satu rangkap oleh Koordinator SP2TP Puskesmas disampaikan ke
Dinas Kesehatan Dati II.
5)
Mengolah dan memanfaatkan data hasil rekapitulasi untuk tindak lanjut
yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja kegiatan yang menjadi
tanggung jawabnya.
6)

Bertanggung jawab atas kebenaran isi laporan kegiatannya.

SP2TP Dr. Kusuma Wijayanti,Msi H.Subagio,S.ST


2. PENGERTIAN : SISTEM PENCATATAN DANPELAPORAN TERPADU PUSKESMAS
Tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan Puskesmas
meliputi keadaan fisik, tenaga,sarana dan kegiatan pokok yang dilakukan serta
hasil yang dicapai Puskesmas
3. TUJUANUMUM : Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dan
muktahir secara periodik teratur untuk pengelolaan program kesehatan
masyarakat melalui Puskesmas di berbagai tingkat administrasiKHUSUS :
Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, sarana dan kegiatana pokok
puskesmas yang akurat, tepat waktu dan muktahir secara teratur
Terlaksananya pelaporan data tersebut secara teratur di berbagai jenjang
administrasi sesuai dengan peraturan yang berlaku Termanfaatkannya data tsb
untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan program kesehatan
masyarakat melalui Puskesmas di berbagai tingkat administrasi
4. RUANG LINGKUP1. Puskesmas dengan perawatan, Pusban,Pusling,Poskesdes2.
Pencatatan & pelaporan meliputi : - data umum & demografi wilayah kerja -

Ketenagaan - Sarana - Data kegiatan pokok dalam & luar gedung3. Pelaporan
dilakukan secara periodik
5. BATASANA. KUNJUNGAN, ada 2 : 1. Kunjungan seseorang ke Puskesmas,
Pusban, baik untuk mendapatkan pelayanan kesehatan maupun sekedar
mendapat keterangan sehat-sakit a. Kunjungan baru : seseorang yang pertama
kali datang ke puskesmas/pusban, sehingga seumur hidupnya hanya dicatat
sebagai 1 kunjungan baru b. Kunjungan lama : seseorang yang datang ke
Puskesmas/Pusban yang kedua kali dan seterusnya untuk mendapat pelayanan
kesehatan Pengecualian kedua kategori tersebut pada Ibu Hamil, Ibu Menyusui
dan Balita
6. a) Kunjungan Ibu Hamil pada setiap kehamilan dianggap sebagai kunjungan
baru, sedangkan kunjungan kedua kali dan seterusnya untuk memeriksakan
kehamilan, dianggap sebagai kunjungan lama. Sehingga kunjungan ibu hamil
tidak ditentukan dengan tahun/periode, tetapi diberlakukan sebagai episode of
illnessb) Kunjungan Ibu Menyusui,termasuk ibu yang menyelesaikan
kehamilannya karena abortus, selama periode menyusui 2 tahun, dihitung
sebagai kunjungan baru. Ibu menyusui setelah saat melahirkan/abortus dihitung
kembali sebagai kunjungan baru. Sedangkan kunjungan selanjutnya dihitung
sebagai kunjungan lama
7. c). Kunjungan balita setiap tahun (setelah hari ulang tahun) dianggap sebagai
kunjungan baru. Jadi setiap balita mempunyai 4x kunjungan baru. Sedangkan
kunjungan kedua dst dari tahun yang bersangkutan,dicatat sbg kunjungan lama
8. B. KASUS, Ada 2 macam kasus :1) Kasus Baru , adalah new episode of
illness, yaitu pernyataan pertama kali seseorang menderita penyakit tertentu
sebagai hasil diagnosa dokter atau tenaga paramedis2) Kasus Lama : kunjungan
kedua dan seterusnya, dari kasus baru yang belum dinyatakan sembuh atau
kunjungan kasus lama dalam tahun/periode yang sama. Untuk tahun berikutnya,
kasus ini diperhitungkan sebagai kasus baru. Khusus pada penderita kusta hanya
dikenal kasus baru, yaitu saat pertama kali penemuannya. Pada kunjungan
kedua dst hanya dihitung sebagai kunjungan kasus, bukan sebagai kasus lama
9. c). KELUARGA Keluarga dalam catatan SP2TP adalah satu kepala keluarga
beserta anggotanya yang terdiri dari isteri, anak- anak (kandung, tiri dan
angkat), dan orang lain yang tinggal dalam satu atap/rumahd). NOMOR KODE
PUSKESMAS Pemberian nomor kode Puskesmas/Pusban berdasar pada letak
geografis dan jenjang administrasi serta peresmian per SK bupati atas
existensinya setelah dibangun
10. PELAKSANAAN SP2TPPelaksanaan SP2TP terdiri dari 3 kegiatan,ialah:a)
Pencatatan dengan menggunakan formatb) Pengiriman laporan dengan
menggunakan format secara periodikc) Pengolahan analisis dan pemanfaatan
data/informasi
11. PENCATATAN (dalam & luar gedung)1. Family Folder (kartu individu & kartu
Tanda pengenal keluarga)2. Buku Register untuk rawat jalan/rawat inap,kohort

ibu,kohort anak,persalinan,lab,pengamatan penyakit menular,imunisasi,dkk3.


Kartu indek penyakit (kelompok penyakit) yang disertai distribusi jenis
kelamin,golongan, umur dan desa
12. 4). Kartu Perusahaan5). Kartu Murid6). Sensus harian (penyakit dan kegiatan
Puskesmas) untuk mempermudah pembuatan laporan
13. PELAPORAN1). Bulanan - Data kesakitan (LB1) - Data Kematian (LB2) - Data
Operasional (LB3) gizi,imunisasi,KIA - Data manajemen Puskesmas (LB4)
14. 2). Triwulan - Data kegiatan Puskesmas3). Tahunan - Umum, fasilitas - Sarana
- Tenaga
15. SOFTWARE PUSKESMAS Merupakan sistem terpadu administrasi Puskesmas
agar operasional Puskesmas sehari-hari menjadi lebih mudah dan efisien.
Software aplikasi ini memiliki fitur-fitur sbb : 1. Multi user
(admin/resepsionis/lab/apotek/dokter/kasir: user tak terbatas) 2. Backup
Database dilakukan secara manual dan otomatis 3. Pendaftaran Pasien Baru
(Umum, Asuransi dan Perusahaan) 4. Data Dokter (setup fee per Tindakan, fee
rujukan Lab atau Resep) 5. Data Tarif (Jasa,Tindakan) dalam 2 harga (Umum,
Asuransi/Perusahaan) 6. Daftar Jenis pembiayaan / Asuransi penanggung biaya
rawat Pasien 7. Antrian Pasien Rawat Jalan, Rawat Inap, Laboratorium, Radiologi
16. 8. Rawat Jalan : Umum, Gigi, Anak, Bumil,KIR, dll 9. Rawat Inap : Kamar
Inap, UGD, Kamar Operasi 10. Laboratorium Klinik, Radiologi, EKG 11.
Rekapitulasi Biaya Perawatan terhitung secara otomatis u/ semua Unit 12. Stok
Obat (Stok, Harga Beli, Harga Jual, Expired Date, Kartu Stok) 13. Riwayat
Pemeriksaan Pasien (diagnosa,Tindakan,Resep,Rujukan,dsb) 14. Transaksi
Penjualan Obat (Bebas, Resep Klinik, Resep R.Inap) 15. Laporan Apotek
(Transaksi Penjualan, Faktur Masuk, Laba Rugi HPP, dsb) 16. Laporan Rawat Jalan
(Transaksi per hari, per bulan, per Gol. Pasien, Rekap Dokter Umum/Spesialis,
Rekap Pemasukan) 17. Laporan Rawat Inap (Transaksi per hari, per bulan, per
Gol. Pasien, Rekap Dokter Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan) 18. Laporan
Laboratorium Klinik (Transaksi per hari, per bulan, per Gol. Pasien, Rekap Dokter
Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan)
17. Lengkap pendataannya Proses pendataan dimulai dari pendataan master
data (dokter ,obata,tarif jasa/tindakan dokter, tarif LaboratoriumMedik, tarif
kamar, dsb), pendaftaran pasien, kunjungan pasien dan riwayat pemeriksaan,
perawatan pasien, perhitungan tagihan sementara pasien, cetak Medical Record,
review riwayat pemeriksaan Lab, jual-beli obat di apotek sampai pembayaran
transaksi di kasir. Laporan yg tersedia pun cukup lengkap dan komprehensif.
Mudah pengoperasiannya Pengisian data sangat mudah, karena program
didesain untuk dapat meminimalisir kesalahan. Pembuatan laporan- laporan rutin
harian dan bulanan juga sangat mudah, anda bisa mencetaknya langsung dari
program ke berbagai format file (excel, pdf atau html).
18. Keamanan database terjamin Database hanya bisa diakses lewat program.
Yg bisa mengakses program pun hanya mereka yg memang berhak

membukanya, karena setiap entry data selalu melalui username dan password,
yg berbeda setiap bagian/divisinya. Hak akses untuk setiap user bisa diatur
secara individual oleh Admin. Integrasi diantara semua modul program Modulmodul program (kunjungan pasien, pemeriksaan dokter, apotek serta kasir)
terintegrasi dengan baik, sehingga setiap transaksi yg ada saling terkait satu
sama lain. Hal ini tentunya sangat memudahkan dan mempercepat entry data
serta mengurangi resiko kesalahan.
19. KENDALA Jumlah komputer yang terbatas Petugas yang tidak familiar
dengan komputer Keraguan tentang keabsahan medical record rekam medis
20. Metode :ada beberapa metode memasukan data pustu /posyandu ke
komputer induk.1. memasukan langsung di komputer puskesmas induk. seperti
yang saat ini telah dilakukan.2. memasukan data di komputer / laptop .
kemudian data dicopy dalam bentuk excel dibawa ke puskesmas induk. dan
diolah dengan data puskesmas induk dengan file excel.3. memasukan data di
komputer / laptop . kemudian data dicopy dan dimasukan ke server database
puskesmas induk.4. memasukan data di komputer/ laptop pustu, yang langsung
dihubungkan dengan komputer di puskesmas induk, melalui gelombang radio/
internet..
21. KEKURANGAN & KELEBIHAN cara 1 cocok untuk kondisi pasien pustu yang
tidak terlalu banyak. biaya paling murah. dengan kelemahan, petugas pustu dua
kali kerja. pertama saat bekerja di pustu, menuliskan data di kertas rawat jalan,
kemudian setelah selesai semua, tahap ke dua adalah memasukan per pasien
lagi ke komputer di induk. cara kedua cocok untuk pustu yang pasienya banyak.
di pustu dibuat jaringan komputer yang meliputi loket, ruang pengobatan, ruang
obat. masing- masing memasukan data. kemudian laporanya di copy ke excel, da
dibawa ke puskesmas induk. cara ini yang dua kali kerja adalah justru petugas di
induk. karena harus menyatukan data antar pustu dan puskesmas induk.
kelemahan cara 1 dan dua adalah masalah portabilitas. jika untuk pelayanan
dalam gedung, tidak akan jadi masalah. tetapi puskesmas kagiatanya dalam
gedung dan luar gedung.
22. cara 3 dan 4 adalah solusi untuk lebih portabel. Sebenarnya cara ini sudah
memadai untuk membuat server di dinas menerima data mentah langsung.
karena semua kegiatan rawat jalan dalam gedung sudah masuk, sehingga
puskesmas tidak perlu membuat laporan penyakit dan kunjungan. dari sisi
dinas kesehatan : dengan hanya laporan data perorangan, maka data yang bisa
diambil langsung adalah : data penyakit, data kunjungan, data kunjungan
jamkesmas, jamkesmasda data pemakaian obat, data pengobatan rasional data
kunjungan pekerja. data rujukan pasien. data pemeriksaan laboratorium. data
kunjungan gigi ( hanya kegiatan dalam gedung). data penyakit menular. data
penyakit tidak menular. dan lainya. sedang di sisi Puskesmas yang perlu
ditambahkan adalah menyatukan data kegiatan dalam gedung dengan luar
gedung, dengan menyatukan kegiatan dalam dan luar
23. Terima Kasih Kalau BisaDipermudahKenapa Harus Dipersulit..???