Cuentas Por Pagar

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR
SECRETARA
DIRECCIN DE INGENIERA DE INFORMACIN
Pginas:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERA
1 de 8
Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
CUENTAS POR PAGAR.
OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer
los
lineamientos
metodolgicos
para
la
Recepcin
de
los
Documentos necesarios para la generacin de un pago a terceros o

transferencia a las distintas Unidades de la institucin, con la finalidad de
establecer claramente el control y manejo de dichos documentos por la
Seccin de Cuentas por Pagar. Adems muestra
le permitirn
a la Seccin de Cuentas por Pagar cumplir con
responsable de controlar los pasivos de la Universidad.
UNIDADES QUE INTERVIENEN
Departamento de Tesorera.
las normas necesarias que
Seccin de Cuentas por Pagar.
DOCUMENTOS UTILIZADOS
Relacin de Pagos.
su funcin de

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Procedimiento:
CUENTAS POR PAGAR.
NORMAS
1. La Seccin de Cuentas por Pagar ser responsable de controlar el proceso de
los pasivos de la Universidad Simn Bolvar generados por las distintas
Unidades Ejecutoras.
2. Es responsabilidad de la Seccin de Cuentas por Pagar
Direccin de Finanzas la situacin de las deudas
informar
a la
adquiridas por la
Universidad.
3. La Seccin de Cuentas por Pagar no podr solicitar la Emisin de Cheques o
Notas de Dbito, sin la Orden de Pago original con los documentos
obligatorios anexos.
4. El Administrador de Cuentas por Pagar, realizar las gestiones de pago con el

Departamento de Tesorera
de acuerdo al Plan Financiero establecido por la
Direccin de Finanzas.
5. El Administrador de Cuentas por Pagar
realizar reposiciones de Fondos a
las Unidades de acuerdo al Plan Financiero establecido.

6. En caso de adelanto de pago, el Administrador de Cuentas por Pagar deber
mantener el documento original que lo origin, en espera de la Certificacin
del Servicio, Informe de Recepcin o del Finiquito de la Obra, segn sea el
caso.

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Procedimiento:
CUENTAS POR PAGAR.
7. De acuerdo a la norma anterior, el Administrador de Cuentas por Pagar

deber controlar el envo y recepcin del Finiquito de la Obra, Certificacin del
Servicio o Informe de Recepcin, de parte de las Unidades a la Seccin de
Cuentas por Pagar.
8. El Administrador de Cuentas por Pagar informar a los beneficiarios de los
pagos, basado en los reportes de pagos correspondientes suministrados por
el Departamento de Tesorera, de la siguiente manera:
a. Prestaciones Sociales, enviar al Departamento de Nmina el listado de
beneficiarios, indicando el nmero de cheque, nombre del beneficiario y
monto. A los Gremios, informar a travs de listado, correo electrnico o
pgina web indicando nmero de cheque y nombre del beneficiario.
b. Proveedores de Bienes y Servicios, informarn a las respectivas
Unidades
Ejecutoras para que sean stas las que contacten a los
mismos.
c. Aportes y Retenciones a Organismos, informarn a travs de oficio y
por medio de correo electrnico a los organismos internos.
d. Aportes y Retenciones Externos, informarn a la Unidad Responsable
para que retire el cheque y proceda a enviar el pago al organismo
correspondiente.
9. El Administrador de Cuentas por Pagar aplicar mensualmente un inventario

fsico de las facturas adeudadas y realizar conciliacin con el Libro Auxiliar.
Adems, enviar a las Unidades los Estados de Cuenta de sus proveedores
para su validacin y conciliacin .

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Procedimiento:
CUENTAS POR PAGAR.
10. Las Unidades de Recursos Humanos, Direccin de Servicios, Direccin de

Planta Fsica, Direccin de Servicios Multimedia y la Direccin de Ingeniera e
Informacin, enviarn dentro de los primero cinco (5) das hbiles de cada
mes, las Ordenes de Pago de los costos fijos que administran resaltando el
mes a que corresponde dicho gasto, al Departamento de Registro y Control
Financiero para que se realicen los procedimientos correspondientes.
11. De acuerdo a la norma anterior, la Seccin de Cuentas por
Pagar incluir
dicho gasto en el cronograma de pago que corresponde de acuerdo al ingreso

del aporte del Ejecutivo Nacional.
12. La Seccin de Cuentas por Pagar deber emitir mensualmente un listado
mostrando la situacin de las Cuentas por Pagar al cierre del mes, para el
Departamento de Contabilidad para su conciliacin.
13. Las Normas y Procedimientos establecidos en este manual estarn
sujetos al Control Posterior de la Unidad de Auditora Interna
y al
Control Previo por parte de las Unidades Involucradas.

14. Es responsabilidad de las Unidades Involucradas en el procedimiento,
asignar a la persona encargada de realizar el
correspondiente a su Unidad.
Control
Previo

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Fecha:
30/10/02
Procedimiento:
CUENTAS POR PAGAR.
PROCEDIMIENTO:
RECEPCIN
DE
DOCUMENTOS
POR
CUENTAS
POR
PAGAR.
RESPONSABLE
Seccin de Cuentas
por Pagar
ACCIN
1. Recibe
documentos:
Orden
de
Compras,
Solicitud de Pago, Solicitud de Reposicin de

Fondos y Solicitud de Transferencia con sus
soportes.
2. Revisa la documentacin recibida y lo archiva

en orden alfabtico.
3. Al
existir
Relacin
disponibilidad
de
Pagos
financiera
de
acuerdo
elabora
a
la
disponibilidad existente, al Detalle de los Pagos

por Proveedor enviado por las Unidades y a las
Transferencias
Unidad
establecidas
en
el
Flujo de Caja.
4. Ubica soportes en el archivo y lo anexa a la
Relacin de Pagos. Lo enva a la Direccin de
Finanzas para su revisin y firma.
5. Firmada por la Direccin de Finanzas remite

Relacin de Pagos y soportes al Jefe de
Tesorera.

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30/10/02
Procedimiento:
CUENTAS POR PAGAR.
PROCEDIMIENTO:
RECEPCIN
DE
DOCUMENTOS
POR
CUENTAS
POR
PAGAR.
RESPONSABLE
Jefe de Tesorera
ACCIN
6. Recibe,
revisa
entrega
documentos
al
Operador de Pagos para que emita el pago de

acuerdo al caso.
Departamento de
Tesorera
(Operador de Pagos)
7. Recibe documentos y acta de acuerdo al
tipo
de pago o Transferencia a Unidad a realizar.
8. Contina con el
Procedimiento de Emisin de
Transferencia, Nota de Dbito y Cheque.

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Procedimiento:
CUENTAS POR PAGAR.
FLUJOGRAMA
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Direccin de Ingeniera de
Informacin
Flujograma:
Fecha
30/10/02
RECEPCIN DE DOCUMENTOS POR CUENTAS POR PAGAR
SECCIN DE CUENTAS POR PAGAR
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERA
DEPARTAMENTO DE TESORERA (OPERADOR DE PAGOS)
INICIO
Recibe documentos: Orden de

Compra, Solicitud de Pagos, Solicitud
de Reposicin de Fondos y solicitud
de Transferencias, con sus
respectivos soportes.
Revisa la documentacin
recibids y lo archiva en orden
alfabtico.
Al existir disponibilidad financiera

elabora Relacin de Pagos de
acuerdo a la disponibilidad existente,
al Detalle de los Pagos por
Proveedor enviado por las
Unidades, y a las Transferencias a
Unidades establecidas en el Flujo de
Caja,
Ubica soportes e n el archivo y lo

anexa a la Relacin de Pagos.
Lo enva a la Direccin de
Finanzas para su revisin y
firma.
Firmadapor la Direccin de
Finanzas remite Relacin de
Pagos y soportes al Jefe de
Tesorera.
Recibe, revisa y entrega

documentos al Operador de Pagos
para que emita el pago de acuerdo
al caso.
Recibe documentos y acta de

acuerdo al tipo de pago o
Transfe rencia a Unidad a
realizar.
Contina con el
procedimiento de
Procedimiento de
Emisin de
Transferencia, Nota
de Dbito y Cheque.

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