comoHacerCongresos 5

12 Consejos para
organizar un evento de
empresa
Te explicamos todo lo que debes tener en cuenta
para que tu evento de empresa sea un xito.
12Consejosparaorganizaruneventodeempresa
Tabladecontenidos
1.Paraqusirveuneventocorporativoycmoorganizarlosatisfactoriamente
2.Lasventajasdeloseventosdeempresa
3.Cmodefiniradecuadamentelosobjetivos
4.Beneficiosyventajasdeunplanteamientoptimodelosobjetivos
5.Elcontinentedelevento.Lasnuevasposibilidades
6.Elcontenidodelevento.Configuracinyrecursos(I)
7.Elcontenidodelevento.Configuracinyrecursos(II)
8.Losnuevosformatosdeeventos
9.Lacomunicacinpreviaalevento
10.Lacomunicacinpostevento
11.Cincoconsejosparaadministrarlosgastos
12.Perspectivas,oportunidadesyaspectosdemejoraenloseventoscorporativos
Sguenosen:TwitterFacebookLinkedin
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1. Para qu sirve un evento de empresa y cmo

organizarlosatisfactoriamente
Con una facturacin anual superior a los 5.000 millones de euros y un porcentaje
de penetracin en el total del sector turstico de ms cercano al 12%, la
organizacin de eventos en Espaa se ha convertido en un sector econmico
potentsimo, con unas perspectivas de crecimiento,apesarde lascrisis,realmente
envidiables. Prcticamente todas las empresas y compaas aspiran a organizar
uno ovarioseventosanualesdecalidad eimpactantes,invirtiendoparaellomucho
esfuerzo y dinero. Pero por qu son tan importantes los eventos?, cules son
sus ventajas? cmo hay que organizarlos? A continuacin, ofrecemos las
respuestasaestasyotraspreguntas.
Paraqusirveprincipalmenteunevento?
Independientemente de la forma que adopten: congreso, jornada, meeting, etc., los
eventos o reuniones de empresas son instrumentos de comunicacin muy
potentes y eficaces. Su principal utilidad es establecer, potenciar e intensificar los
contactos personales, tanto externo como internos. Es lo que se conoce como
networking.
El networking es un elemento clave encualquierestrategiadecrecimiento odesarrollo de
una empresa, puesto que permite, entre otras cosas, obtener reconocimiento y
protagonismoenelsector,aumentarventasyexplorarnuevaslneasdenegocio.
Otrasventajasadicionales
Adems de para posibilitar y potenciar las relaciones cara a cara (face to face), los
eventosdeempresatienenotraseriedeventajascomo:
Mejorarelambientelaboralyfomentarlasrelacionesentrelosempleadosdeuna
mismaempresa.
Generarydifundircontenidocorporativo.
Potenciarlosnegociosylasventas.
Premiarlogrosyreconocerxitos
Cmoorganizaradecuadamenteunevento
Aunque a priori pueda parecer sencillo, lo cierto es que organizar eficazmente un
evento no es una tarea sencilla. Para considerar un evento como exitoso, este debe
servir para generar contactos de valor y lograr otros objetivos como: aumentar ventas,
generar contenidos con valor aadido y ofrecer una imagen positiva de la empresa
organizadora.
Otra cuestin bsica es controlar los gastos y adecuar el presupuesto correctamentecon
elobjetivodelograrunaretornopositivodelainversin.
Principalestrucosyestrategias
A continuacin, citamos los que, a nuestro parecer, son las estrategias y trucos ms
adecuadosparalograrelxitoenlaorganizacindecualquiertipodeevento.
1.Definirlosobjetivosadecuadamente
Detallar los objetivos del evento de la forma ms pormenorizada posible, de
manera que se puedan medircualitativa y/ocuantitativamentees fundamentalpara
que, posteriormente, el desarrollo del acto sea sencillo, fluido y adecuado al
mensajequesequiereofrecer.
2.Priorizarelcontenidosobreelcontinente
Por encima del lugar y el escenario donde se realice (lo que se conoce como
continente), lo verdaderamente importante de un evento son los temas que se
tratenylaformadeexponerlos,esdecir,elcontenido.
Un buen contenido nos servir para lograr y mantener contactos de calidad y
alcanzarunaverdaderarentabilidadyeficacia.
3.Utilizarlatecnologa
Hoy en da la tecnologa aplicada a eventos est muy desarrollada y se pueden
conseguir uno resultados, tanto de creacin y difusin de contenidos como
estticosrealmenteespectaculares.
Las posibilidades son ilimitadas y en constante evolucin: videos
tridimensionales, videoconferencias en alta calidad, clases on line, mapping, etc.
Estas tcnicas abre un gran espectro de propuestas originales e imaginativas y
nuevosformatos.
4.Mantenerunflujodecomunicacin
No solo es importante el evento en s, sino que hay que generar un flujo de
comunicacin constantes, que hoy en da es muy fcil gracias a las redes
sociales, para alargar al mximo la experiencia y mantener un nexo de unin con
clientes y colegas.
5.Administraradecuadamentelosgastos
Ceirse al presupuesto es, y mucho ms en tiempos de crisis y recortes, no
solamente una cuestin deseable, sino una autntica necesidad. Para administrar
bien los gastos es clave tener en cuenta todas las cuestiones y factores, utilizar
algn software especficos y, en ciertos casos, recurrir a asesoramiento externo.
6.Aadirunplusdeoriginalidad
Con el objeto de llamar la atencin, mejorar la experiencia de los asistentes y dejar
huella en la memoria de los asistentes, hay que aportar un plus de originalidad y
decantarse por opciones que se salgan un poco de los planteamientos
estandarizados o demasiado vistos.
7.Recurriraempresasespecializadas.
La complejidad de determinados eventos hace muy conveniente y recomendable
recurrir a empresas especializadas en su organizacin. De esta forma, se gana
en calidad, originalidad, control del presupuesto final y optimizacin de recursos.
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Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su

atencin es la contratacin de recursos humanos externos: ponentes
de prestigio, presentadores, speakers y hasta humoristas o actores
A lo largo de los diversos captulos de este eBook se desarrollan estos y otros aspectos
relacionados con la organizacin de eventos, con un enfoque eminentemente prctico y
poniendo el acento en las claves y trucos para definir y conseguir objetivos, plantear
estrategias, elegir las tcnicas adecuadas y lograr rentabilidad.
2.Lasventajasdeloseventosdeempresa
Se calcula que, nicamente en Espaa, la organizacin de eventos de empresas
genera un volumen de negocio de aproximadamente 5.000 millones de euros. Esta
considerable cifra se justifica por la gran importancia de estas actividades para
fomentar y fortalecer relaciones interpersonales, fidelizar y, en definitiva, cerrar
ventasyhacernegocios.
Ventajasdeloseventoscorporativos
El concepto de evento corporativo engloba desde reuniones a cenas de empresa,
pasando por meetings, conferencias, congresos, simposiums y hasta actividades ldicas
para los empleados.
Sea cual sea su forma o tipologa, este tipo de actos ocupan un lugar muy importante en
las estrategias de comunicacin de las empresas por las ventajas que enumeramos a
continuacin:
1)Los eventos, reuniones y otros actos soninstrumentosdecomunicacin muy
eficacestantoanivelinternocomoexterno.
Esto significa que son muy positivos tanto para dar a conocer los productos o
servicios de la empresa a clientes reales y potenciales y a otras compaas del
sector, como para poner en marcha campaas de informacin internas y
estrechar lazos entre los propios empleados.
2)Posibilitanyfomentanlasrelacionesinterpersonales
Los eventos de empresa son una gran oportunidad para ampliar nuestra red de
contactos o networking, conociendo en persona a clientes, colegas y otros
profesionales.
3)Mejoranlamotivacinyelclimalaboral
Pocas actividades pueden ser ms efectivas para motivar a los empleados y
ayudarles a recuperar fuerzas o a combatir el estrs provocado por la rutina
laboral diaria que, por ejemplo, un congreso o meeting donde se combine ocio y
trabajo en un destino atractivo.
Otra variante puede ser la organizacin de una actividad ldica, como un
campeonato de paintball o una jornada gastronmica, donde los empleados de una
empresa tienen la oportunidad de estrechar lazos, limar asperezas y conocerse en
la esfera personal y no solo en la laboral. Las posibilidades son infinitas.
4)Sirvenparapremiarlogrosoreconocerxitos
La organizacin de una cena especial o una fiesta puede ser el contexto ideal para
reconocer, agradecer y festejar en grupo determinados logros y objetivos
alcanzados por un profesional, un equipo de trabajo o el conjunto de la empresa.
5)Potencianlosnegociosylaventa
Desde un punto de vista cuantitativo, el beneficio principal de los eventos es que
permiten, por la intensidad de los contactos que se consiguen y por su efecto
promocional, aumentar ventas y hacer negocios.
Pese al auge de las nuevas tecnologas y el entorno virtual, el

face to face contina siendo uno de los mtodos ms eficaces para
conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales
Organizar un evento rentable y eficaz no es una tarea fcil, puesto que hay que
considerar e interrelacionar factores muy diversos: cuestiones tcnicas y de recursos
humanos, adecuacin al presupuesto, definicin de objetivos, etc. En los prximos
captulos, vamos a exponer una serie de consejos, eminentementes prcticos, a tener
muyencuentaenlaorganizacindeestetipodeactos corporativos.
3.Cmodefiniradecuadamentelosobjetivos
Como ocurre con cualquier proyecto, los objetivos son la parte ms importante de
un evento. Definirlos clara y detalladamente es fundamental para poder desarrollar
adecuadamente el resto de etapas del evento y tomar las decisiones correctas,
tantoanivelestratgicocomoorganizativo.
Consejosquepuedenayudaradefinirobjetivos
A la hora de planificar los objetivos de un evento, reunin, cena de empresa, actividad
ldica o cualquier otro acto de este tipo, conviene tener muy presente los siguientes
puntos:
1)Pensarenunosobjetivoslomsconcretosydetalladosposibles
Hay que huir de las generalidades del tipo con este congreso quiero aumentar
ventas y mejorar mi red de contactos. Los objetivos deben ser mucho ms claros
y concretos. Por ejemplo, nuestra meta es aumentar un 10-15% las ventas
anuales de un producto especfico, por ejemplo un software financiero, tras
realizar una presentacin del mismo o vamos a organizar un congreso de tres
das en un hotel de lujo para aumentar nuestra red de proveedores y clientes entre
300 y 400 personas.
2)Plantearsudefinicinbajounprismacualitativoy/ocuantitativo
En la medida de lo posible, los objetivos deben poder medirse de una forma
cuantitativa: porcentaje de ventas conseguido, nmero de servicios contratados,
profesionales concretos aadidos a nuestra red corporativa, etc.
Existen determinados objetivos, como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o
la intensificacin del compaerismo tras una actividad de recreo o ldica, que son
muy difciles de computar con cifras y datos numricos concretos. No obstante,
siempre se pueden valorar de manera cualitativa con encuestas, observacin de la
actitud de los empleados, etc.
3)Buscarobjetivosquesirvanparainfluirenuncolectivo
Los eventos son actos de comunicacin en vivo que, fundamentalmente, sirven
para lograr que un determinado colectivo pase a la accin.
Teniendo en cuenta esta mxima, se trata de definir objetivos que concreten el tipo
de accin: comprar un producto, fortalecer relaciones de fidelidad, activar
contactos, adquirir conocimientos, cambiar actitudes, potenciar competencias,
mejorar la cohesin de un equipo de trabajo, etc.
4)Priorizarloscontenidossobrelosaspectosformales
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Para que los objetivos deseados sean realmente realizables, estos tienen que estar
ms enfocados y centrados en los contenidos del evento que en las cuestiones
puramente formales.
Este planteamiento supone un cambio muy notable respecto a lo que se haca hasta hace
poco, que era otorgarle mayor importancia al lugar o espacio, el catering, la decoracin o
la animacin, que a los temas a tratar en el evento y la manera de exponerlos.
En los ltimos aos se ha puesto de moda el concepto de

Meeting Architecture, el cual potencia y prioriza los contenidos de
los eventos para lograr los objetivos, por encima de los aspectos
meramente formales o continente
La definicin concreta, detallada, medible cuantitativa y cualitativamente y con un
enfoque hacia los contenidos de los objetivos de un evento conlleva unas serie de
beneficios y ventajas que vamos a explicar en el prximo captulo.
4. Beneficiosy ventajas deun planteamiento ptimo de

losobjetivos
La definicin adecuada de los
objetivos de un evento, para cuya
consecucin es muy recomendable
el seguimiento de los consejos
explicados en el captulo anterior,
supone una serie de ventajas y
beneficios
tanto
organizativa,
en
como
la
esfera
en
la
consecucin de las metas marcadas

yelahorrodecostes.
Ventajasdeunbuenplanteamientodelosobjetivos
Los ventajasybeneficiosde una definicinptimadeloscontenidosse pueden
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dividir en estos cuatro grupos:

1)Desarrollomuchomssencillodelpropioevento
Si los objetivos son coherentes, realistas y con un buen planteamiento formarn un
base muy slida sobre la que desarrollar y organizar fcilmente todo el evento.
Cuando se tiene muy claro para qu se quiere organizar un determinado evento y
qu se pretende conseguir es sencillo elegir el tipo de actividad corporativa ms
adecuada, el lugar adecuado, a quin invitar, el contenido a tratar y cmo
presentarlo.
2)Consecucinefectivadelasmetas
La nica forma de conseguir una meta, en este caso corporativa o empresarial, es
tener muy claro los objetivos a alcanzar. Si adems estos objetivos se rigen por el
concepto y el marco terico del Meeting Architecture, las opciones de, finalmente,
lograr dichas metas se multiplican.
El Meeting Architecture viene a potenciar por encima de todo los objetivos y el
contenido de cualquier evento: concepto creativo, flujo de comunicacin,
ponentes, formatos de exposicin, formas de interactuacin con los asistentes,
etc.
3)LograrunRetornodelaInversin(ROI)adecuado
La organizacin de cualquier evento lleva aparejado un gasto, que puede ser muy
variable pero que, en cualquier caso, siempre supone un esfuerzo econmico para
las empresas.
Obviamente, todas las empresas y compaas quieren recuperar esa inversin, lo
que se conoce como ROI, y esto solo es posible si se alcanzan esos objetivos
previamente definidos y luego se cuantifican a travs de una serie de indicadores.
Como consecuencia de la crisis econmica y los ajustes

presupuestarios, hoy en da las empresas suelen calcular y medir con
mucho rigor y tendencia a la austeridad qu tipos de eventos se
hacen, por qu se hacen, cunto cuestan y, sobre todo, qu retorno
o rentabilidad se espera conseguir
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4)Evitarconsecuenciasnodeseadas
Los eventos se organizan con la esperanza de obtener beneficios pero, aunque
parezca paradjico, a veces tienen un efecto totalmente contrario y acaban
proyectando una imagen negativa de la empresa, ya sea en los propios
empleados, clientes, proveedores u otros profesionales.
Por ejemplo, una actividad mal planteada puede dar la sensacin de derroche de
recursos o de mala gestin (algo totalmente desaconsejable en tiempos de ajustes
de presupuesto o plantilla) u ofrecer una imagen de caos y descontrol si la
organizacin es deficiente. De ah la importancia mayscula de definir al mximo
los objetivos para evitar los desajustes y errores de planteamiento y ejecucin.
Como hemos visto, la concrecin de unos buenos objetivos es una etapa previa
totalmente fundamental para la posterior organizacin de un evento o reunin corporativa
de manera fluida, eficaz y rentable.
5.Elcontinentedelevento.Lasnuevasposibilidades
Hasta hace muy poco, la inmensa mayora de eventos se celebraban en hoteles,
pero hoy en da existen multitud de espacios alternativos que pueden aportar un
plus aadido de originalidad y capacidad de impactar. Esto significa que, a travs
de la eleccin de un espacio o continente diferente, se ha abierto una puerta ms
de creatividad que ayude a crear una experiencia distinta y ms gratificante del
acto.
Elhoteloviejocontinente
Desde siempre, el hotel ha sido el espacio clsico para la organizacin de eventos tanto
internos (reuniones, congresos, cenas y fiestas de empresa, etc.) como externos
(presentaciones de productos, demostraciones, etc).
De hecho, hoy en da sigue siendo profusamente utilizado por sus muchas ventajas:
Es una apuestaclsicaysegura.
Se cuenta con todos los servicios y comodidades: salas espaciosas y
habilitadas,
recursos tecnolgicos, posibilidad de preparar y servir almuerzos,
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aperitivos y pernoctaciones, etc.

Precio cerrado, ya que se suele ofertar un pack de reunin por personas
asistentes que incluye todo lo necesario: alquiler de la sala, proyectores
audiovisuales y otros recursos tecnolgicos, servicio de comidas, etc.
Lasalternativas
En los ltimos tiempos han surgido un sinfn de nuevas posibilidades, tanto de hostelera
como en organizacin de eventos, que han conseguido romper el monopolio de los
hoteles. Nos referimos a:
Espacios singulares: castillos, conventos, antiguas fbricas, museos
Fincas, masas.
Pisos particulares tipo lofts.
Etctera.
Las posibilidades son mltiples y la lista crece sin cesar, puesto que a los propietarios de
estos lugares les interesa acondicionarlos y alquilarlos para pernoctaciones y/o eventos
con el fin de sacarles un rendimiento econmico que ayuden a su mantenimiento.
Aunque estos nuevos espacios suelen resultar ms caros que el

clsico hotel, a veces suponen un ahorro en decoracin adicional, del
tipo flores y otros ornamentos, porque ya la llevan incluida o bien la
espectacularidad del lugar lo hace innecesario
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Ventajasdeloslugaressingulares
Celebrar un evento en una finca rstica, un museo o hasta un faro tiene las siguientes
ventajas:
Supone un plus de originalidad y creatividad, por lo que se consigue mucho
ms impacto que en los espacios tradicionales, como hoteles o restaurantes.
La experiencia del evento es mucho msgratificantey semantiene porms en
la memoria de los asistentes. Adems, estos tendern a comentarlo con otros
colegas de profesin y amigos, logrando una repercusin adicional del acto.
Se pueden conseguir efectos decorativos diferentes y muy interesantes sin
necesidad de un gran desembolso econmico.
El concepto de continente abarca no solo el espacio, sino tambin la decoracin:
iluminacin, ornamentacin adicional, audiovisuales, etc. Para lograr los mejores efectos
conviene buscar la originalidad de la mano de profesionales especializados y, en el
caso
de
elegir
espacios
alternativos,
trata
de
aprovechar
las
caractersticas
arquitectnicas de cada lugar y la singularidad de espacio. Es importante usar elementos

decorativos personalizados y adaptados al medio, como por ejemplo una tenue
iluminacin con velas.
6.Elcontenidodelevento:configuracinyrecursos(I)
Como hemos comentado, tanto las empresas que encargan eventos como las que
los organizan han ido desplazando del continente al contenido los recursos
utilizados, el inters y la importancia otorgada, entendiendo que lo que setrate en
unactoesprioritarioparalaconsecucindelasmetasyobjetivos.
A medida que el contenido ha ido ascendiendo en la escala de importancia y
consideracin por parte de las empresas, este ha ido creciendo en calidad, sofisticacin
y variedad de formatos y recursos utilizados.
Loscuatrovectoresdeloscontenidos
En la actualidad, el contenido de un evento, reunin o cualquier otra actividad corporativa
puede representarse como una figura geomtrica con cuatro vectores, cuya correcto
tratamiento y potenciacin adecuada y equilibrada dar como resultado un cuadrado
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perfecto. Es decir, un evento bien planteado y organizado y alienado con los objetivos y
pretensiones.
Estas cuatro lneas maestras de configuracin de los contenidos de un evento son:
la idea, los recursos multimedia, las actividades colectivas y los recursos humanos
externos.
1)Laidea
El contenido de cualquier evento debe basarse en una idea que sea clara,
potente, fcil de recordar para lo asistentes y que est presente en todo el
proyecto.
Las empresas quieren comunicar muchas cosas, pero la

experiencia nos demuestra que la mente humana es bastante limitada
y no suele retener demasiadas ideas ni prestar atencin durante
mucho tiempo
Otras caractersticas de esta idea central dels evento es que se trate de un
concepto creativo y que se mantenga durante la totalidad del flujo comunicativo.
Dicho flujo no tiene lugar solamente durante el tiempo que dure el acto, sino
tambin antes y despus del mismo.
Por ltimo, tambin es importante crear un slogan o claim fcil de recordar que
sirva para sintetizar, en una sola frase, la clave principal y la filosofa del evento,
as como un logo atractivo.
2)Recursosmultimedia
Actualmente, los impresionantes avances tecnolgicos permiten la creacin de
contenidos altamente impactantes y eficaces muy valorados por la audiencia y de
una espectacularidad y belleza esttica extraordinaria.
De entre las muchas posibilidades destacaramos, por su impacto en los
asistentes, las siguientes :
1. Proyeccin de videos ms o menos sofisticados en 2D y, ltimamente,
tambin en 3D.
2. Realidad aumentada, que constituye un versin an ms realista y
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espectacular de la imagen tridimensional.

3. Hologramas. Imgenes de gran impacto que dan la falsa sensacin de que
las personas se encuentran levitando.
4. Mapping. Es el ltimo grito y consiste en la proyeccin de imgenes en 3D
sobre cualquier tipo de superficie.
Para lograr el mximo impacto e intensificar el inters de los asistentes de un evento es

recomendable combinar el uso del mayor nmero de recursos tecnolgicos posibles,
aunque, obviamente, todo depende de las posibilidades econmicas de la empresa
organizadora.
En el prximo captulo desarrollamos los otros dos puntos bsicos del contenido: las
actividades colectivas y los recursos humanos externos.
7.Elcontenidodelevento:configuracinyrecursos(II)
En el captulo anterior hablamos de dos aspectosrelativos aloscontenidosdelos
eventos corporativos: la idea y los recursos multimedia. A continuacin, vamos a
tratar las actividades colectivas y los recursos humanosexternos,quesonlasdos
lneasovectoresquecierranelproceso.
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3)Lasactividadescolectivas
Los asistentes a un evento, especialmente cuando se trata de un acto de carcter
interno, no pueden convertirse en meros espectadorespasivos. Tienen queimplicarse
y participar de manera protagonista para romper el hielo, fomentar relaciones y ayudar a
completar el conjunto de contenidos de la accin comunicativa. Si no es as, el acto
habr resultado fallido e incompleto y no se habrn conseguido las metas y objetivos en
todo su nivel y potencial.
Este tipo de actividades dinmicas y grupales, conocidas tambin como team building,
pueden configurar por s mismas el acto en su totalidad, como una ginkama o un taller de
cocina o de botnica o ser solo una parte del evento, por ejemplo una interactuacin
inducida con los ponentes, una votacin o el envo de comentarios a travs de algn
medio digital.
Laformacinexperiencial
En ocasiones, en determinados actos la frontera entre lo ldico y lo formativo se diluye,
teniendo lugar lo que se conoce como actividades de formacin experiencial, que son
herramientasmuyeficacesparamejorarcompetenciasyhabilidades.
La formacin experiencial se utiliza en actos internos dirigidos a los empleados de la
empresa. Normalmente se organizan cuando se ha detectado un problema, por ejemplo
de comunicacin o de ausencia de un lder destacado, en el conjunto de los empleados
de una empresa o en un equipo o departamento concreto. Consiste en poner en marcha
algn tipo de taller o construccin de un proyecto conjunto y observar el comportamiento
de las personas. Esto permite sacar conclusiones a posteriori, discutirlas en grupo y
detectar carencias o posibilidades de mejora para luego implantarlas realmente en la
empresa.
4)Losrecursoshumanosexternos
Se trata de contratar aprofesionales paradinamizarelacto,entretener, aportarvalor
aadido, capta la atencin y sorprender. Estos recursos humanos adicionales ayudan
enormemente a transmitir eficazmente el mensaje deseado por la compaa, por lo que
cada vez son ms utilizados en los eventos externos dirigidos al cliente final.
Para este tipo de esfuerzos se pueden contratar personas expertas, conocidas o con
gran experiencia en una determinado sector o conocimiento con el objetivo de que
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realicen intervenciones de carcter formal. Dentro de este grupo se encontraran: gurs

o tericos de una determinada materia y tambin, profesionales o exprofesionales de
prestigio en una actividad laboral o deportiva.
En una lnea de actuacin totalmente distinta, y con distintos objetivos, muchas veces se
recurre a speakers, presentadores o conductores, humoristas o artistas que sirven para
dar una visin del evento mucho ms desenfadada y cercana al show.
Los organizadores ms atrevidos se atreven a ir un paso ms all y llegan incluso a
organizar gags con actores especializados en comunicacin corporativa para explicar
ideas y conceptos de manera teatralizada y humorstica.
Aunque algunas empresas comienzan a estar ms abiertas a

las propuestas originales y la innovacin, todava hay mucho temor a
organizar actividades diferentes y tomar decisiones arriesgadas, por
lo que lo ms habitual sigue siendo el contenido estndar y los
eventos tradicionales
Un contenido de un evento acorde a los objetivos y filosofa de la empresa y que sepa

utilizar, en su justa medida, los recursos y herramientas existentes (profesionales de la
animacin, alta tecnologa y actividades colectivas) es una garanta de xito para los
organizadores de cualquier evento. Si adems se le aade, siempre en su justa y
equilibrada medida, alguna idea innovadora e incluso transgresora, conseguiremos
aumentar el impacto y elevar la satisfaccin de los asistentes.
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8.Losnuevosformatosdeeventos
Las conferencias tradicionales, donde una serie de ponentes daban largos
discursos, de forma unidireccional y prcticamente sin apoyos visuales (o como
mucho con algunas diapositivas) han pasado la historia. De las manos de los
nuevos avances tecnolgicos, actualmente priman nuevos formatosbasadosen la
interactividad y el feedback conlaaudiencia,eldinamismo,labrevedadyeluso de
contenidosaudiovisuales.
Losnuevosformatosdeevento
Hoy en da, la mayora de eventos o reuniones corporativas se caracterizan por el uso de
los
nuevas
tecnologas:
aplicaciones
para
tablets
smartphones,
contenidos
audiovisuales, videoconferencias en tiempo real, etc., el ritmo cada vez ms rpido y la

combinacin de tcnicas.
En esta lnea de protagonismo de las nuevas tecnologas y del uso de la imagen por
encima de los textos y los discursos tradicionales se estn imponiendo una serie de
nuevos formatos, entre los que destacan:
PresentacionesPechaKucha
Formato de presentacin en el cual se expone un contenido de manera sencilla e informal
y de una forma muy rpida y dinmica, puesto que se limita el nmero de diapositivas a
20 y la duracin a 10 minutos.
Se trata de un trmino de origen japons que imita el sonido de una conversacin y en un
principio se utilizaba para presentaciones artsticas y creativas, aunque en los ltimos
tiempos se ha trasladado, con gran xito y aceptacin, al mundo de los negocios.
ConferenciasTED
Se trata de exposiciones muy cortas y visuales caracterizadas por ser directas,
espontneas y bidireccionales, as como por el uso de elementos visuales simples y
eficaces.
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Videoconferencias
En un principio se utilizaban simplemente para poder seguir el discurso de ponentes que
no podan acudir presencialmente evento. Actualmente, debido al desarrollo de softwares
especficos para conferencias web, como Webex o Gotomeeting, es posible combinar el
uso de video y audio en alta definicin, con la posibilidad de compartir todo tipo de
archivos e interactuar en directo con los asistentes mediante voz, audio o chats.
Aplicacionesparasmartphonesytablets(Apps)
Desde sus propios dispositivos mviles, los usuarios pueden implicarse al mximo e
interactuar en el evento con comentarios, votaciones, descargarse informacin, etc.
Existen incluso aplicaciones que permiten que los asistentes a una determinada actividad
participen en ginkamas y otros juegos interactivos con opciones, incluso, de
geolocalizacin.
Webinars
Actividades formativas on line donde se utiliza el escritorio del ordenador a modo de
pantalla interactiva.
Formatoshbridos
La tendencia actual de muchos eventos es ser hbridos, mezclando actividades y
exposiciones presenciales con videoconferencias y otros formatos virtuales.
Aunque las videoconferencias y otros formatos no presenciales tienen gran aceptacin,

son muy cmodos y permiten ahorrar costes al evitar desplazamientos y pernoctaciones,
en ningn caso van a sustituir las reuniones presenciales, puesto que siguen siendo la
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mejor forma de: fidelizar clientes, conseguir contactos y hacer negocios face to face. Esto
significa que quelosformatosvirtualestienenunfuncincomplementaria.
9.Lacomunicacinpreviaalevento
Con anterioridad a la organizacin del propio evento, es muy importante llevar a
cabo un trabajo de comunicacin previo con el objeto de generar inters sobre el
mismo, captar ponentes y asistentes y facilitar la consecucin de contactos y el
intercambiodeinformacin.
Laimportanciadelaetapaprevia
Un evento no se circunscribe nicamente a las tres o cuatro horas que dura un meeting o
reunin o a los pocos das en que tiene lugar un congreso. Todo el proceso previo de
comunicacin, promocin y publicidad es absolutamente bsico para lograr el xito, y
estas etapas de trabajo estn al mismo nivel de importancia que el evento en s mismo.
Mediante un adecuado trabajo y tratamiento de la fase de comunicacin previa es
posible conseguirlos siguientesobjetivos:
Un conocimiento adecuado del evento entre las personas potencialmente
interesadas.
La captacinde los asistentesyponentes que nos interese.
Saber qu tipos de eventos, formatos o temas suscitan ms inters para,
posteriormente, organizarelactodeacuerdoaestaslneas.
Facilitar la creacindecontactos y el intercambiodeinformacin.
Herramientasdecomunicacin
Actualmente, existen una serie de herramientas al alcance de todos, fciles de usar y la
mayora de ellas gratuitas con las que poder llevar a cabo eficaces y potentes estrategias
de comunicacin.
Websoblogs
Se trata de un formato ya veterano, profusamente utilizado desde el mismo
nacimiento de Internet, pero no por ello menos efectivo. A travs de la web o blog
del evento se pueden hacer muchas cosas: colgar informacin, interactuar con los
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usuarios interesados en el evento, preguntarles cuestiones y recoger comentarios

o sugerencias para luego incorporarlos al acto.
Redessociales
El Social Media o utilizacin de las redes sociales con fines promocionales o
publicitarios ha cambiado radicalmente las formas de organizar un evento. Hoy en
da, es muy sencillo y til crear un perfil especfico en Facebook y Twitter para
informar sobre un evento y captar asistentes. A partir de este punto, lo ideal es
tratar de viralizar la informacin, para lo que tambin se puede abrir un canal de
video, en
YouTube por ejemplo, con el fin de que llegue al mximo de gente
posible.
Teasers
Otra estrategia publicitaria es la creacin de un teaser (normalmente un video)
donde se ofrece informacin parcial del evento, en un tono de intriga, misterio o
humor, para crear expectativas y curiosidad entre los potenciales asistentes, que
pueden ser reales o virtuales.
Sistemasdegestindecitasprevias
Uno de los objetivos y motivaciones ms importantes de muchos de los
profesionales que acuden a un evento es ampliar su red de contactos o
networking. A travs de webs, redes sociales y aplicaciones especficas para
dispositivos mviles se puede potenciar y facilitar la consecucin de contactos
mediante sistemas de gestin de citas previas, aproximacin de intereses e
intercambio de mensajes e informacin.
Los sistemas de gestin de citas previas estn todava en una

fase muy incipiente, por lo que sera muy interesante su desarrollo
para que los asistentes a un determinado evento o reunin se
pudiesen asegurar las entrevistas o contactos con los profesionales
por los que estn verdaderamente interesados
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Un adecuado trabajo de comunicacin preevento acta como un potente imn con

el que captar o atraer: asistentes, ponentes, contactos de inters profesional (networking)
inters, expectativas y tambin sugerencias y comentarios de utilidad.
10.Lacomunicacinpostevento
La organizacin de un evento supone un esfuerzo,tanto dehorasdetrabajocomo
econmico, que puede llegar a ser muy elevado. Por este motivo, se debe intentar
alargaralmximolaexperienciadelmismomediantelacomunicacinpostevento.
Elcontenidoeselrey
Como ocurre con Internet, el rey deloseventostambines elcontenido. Obviamente,
durante cualquier acto de empresa, ya sea un meeting, un congreso, un seminario o unas
jornadas se crea contenido de mayor o menor calidad.
Para que este contenido sea til, es fundamental darle, en primer lugar, el tratamiento y
formato o formatos adecuados y luego difundirlo, en la medida y cadencia justa, para
que acte como recordatorio atravsdelossiguientescanales.
Redessociales
Una excelente estrategia post-evento es mantener viva las redes sociales que se
han creado en el proceso de comunicacin previa, o bien poner en marcha
24
nuevas, donde mantener en contacto a los asistentes sin lmites temporales.

A travs de esta red se puede ir enviando, peridicamente y con carcter
recordatorio si lo consideramos apropiado, todo tipo de informacin relacionada
con este evento y, si procede, con nuevas ediciones: documentos en pdf, vdeos,
presentaciones en streaming, etc.
Utilizacindecontenidoscomorecordatorio:making of,fotos,etc.
Crear un making off en forma de video o montaje fotogrfico que resuma el acto y
utilizarlo como excusa para seguir manteniendo contacto con el cliente es
fundamental. Tambin se pueden utilizar otros formatos de contenido, como
newsletters, eBooks, etc. Lo importante es darle pequeos estmulos al clientes
que acten como nexo de unin entre empresa y usuario clientes y aporten algn
valor aadido.
Utilizacindeleventocomomarketingdecontenidos
El contenido generado en un evento puede utilizarse dentro de una estrategia de
marketing de contenidos, que consiste en detectar las necesidades de informacin de
los clientes u otros profesionales y entregrsela de manera relevante y en el formato
adecuado para as generar contactos, ventas, negocios o mejorar las relaciones internas.
11.Cincoconsejosparaadministrarlosgastos
El coste de un evento puede oscilar desde una cantidad mnima para una simple
cena de empresa, a una partida muy importante si, por ejemplo, se trata de un
congreso deunasemanaenunhoteldelujo enunparajeextico.Aunque elcoste
de un evento es relativo, ya que todo depende de los beneficios que seconsigan,
siemprehayquetratar,ymsenpocasdecrisis,deahorrarcostes.
Cincoconsejosparacontrolarelpresupuesto
A continuacin desvelamos una serie de consejos o trucos o claves para ahorrar y
optimizar gastos en la organizacin de un evento.
25
1)IncluirelRetornodelaInversin(ROI)comounobjetivobsico
Cuando deciden organizar un evento, todas las empresas intentan conseguir un beneficio
con el mismo, es decir, lograr un ROI positivo. Dicho retorno no siempre es fcil de
calcular, ya que a veces se trata de beneficios intangibles, como por ejemplo la mejora
del ambiente laboral o una mejora en la percepcin de la marca.
De cualquier modo, siempre es primordial plantear elROIcomoun objetivobsico del
evento y tratar de medirlo de una manera cuantitativa o cualitativa utilizando diversas
herramientas, como tests o encuestas. De esta manera, es posible saber, aunque sea de
forma aproximada, qu porcentaje de los objetivos se han conseguido realmente, lo que
servir para hacer ajustes o mejoras de cada a otros actos.
Una dificultad aadida para calcular el ROI, es que el evento

normalmente forma parte de una estrategia de marketing global que
incluye otras canales y medios, por lo que es muy complicado
determinar qu porcentaje de logros corresponde realmente al propio
acto
2)Invertirmsenelcontenidoynotantoenelcontinente
Aunque ltimamente esta mentalidad est cambiando, an hoy existe una tendencia en
centrar la atencin y lo recursos en el espacio o lugar donde tiene lugar el evento y en los
aspectos puramente formales, como la decoracin. Esto es un error, puesto que, como
hemo visto a lo largo del eBook, laverdaderaimportanciaest enlos contenidos y es
ah donde conviene enfocar los esfuerzos humanos y econmicos.
3) Tratar de potenciar las relaciones personales tanto en el propio eventocomo en
lasetapaspreypost
Por encima incluso de los contenidos generados, lo ms importante de los eventos lo
constituyen las relaciones personales o networking. Por ello, es importante
potenciarlas mediante un buen servicio de relaciones pblicas y con las nuevas
tecnologas: redes sociales, webs, apps. Este cuestin tienen la gran ventaja aadida de
no ser necesario disponer de un gran presupuesto.
26
4)Potenciarlosrecursoshumanosexternosparaconectarconlaaudiencia
La contratacin de un buenpresentador o moderador o un speaker que tenga empata
y sepa conectar y crear impacto en los asistentes es la mejor inversin que podemos
hacer. Es ms, si contamos con suficiente presupuesto se puede traer a un grupo de
actores, animadores o humoristas, buscando siempre la originalidad y llamar la atencin
dentro de unos cnones de calidad y buen gusto.
Es ms conveniente realizar una esfuerzo econmico en la contratacin de los servicios
de estos profesionales que en la puesta en escena: iluminacin, decorados, etc., ya que
con estos efectos es mucho ms difcil conseguir impactar en la audiencia y dejar huella
en su memoria.
5)Valorarlatotalidaddegastosdelproyecto
En la organizacin de un evento, sobre todo cuando se trata de un acto de una cierta
complejidad, entran en juego muchos factores, todos ellos generadores de gastos:
organizacin,
alquiler
del
espacio,
decoracin,
audiovisuales,
estrategias
de
comunicacin de antes y despus del evento, logstica etc.

Para calcular costes y administrar el presupuesto de forma completa, exacta y realista es
indispensable valorar todos y cada uno de los aspectos. Mediante la utilizacin de
algn software especfico (programa o aplicacin) seconsiguesimplificar yoptimizar
estetipodeclculos.
27
Uno de estos softwares es Captio www.captio.net, una aplicacin para dispositivos

mviles que permite gestionar de forma automatizada los pequeos gastos
relacionados con los eventos: taxis, restaurantes aparcamiento, etc., de una forma
totalmente automatizada y sin necesidad de guardar los justificantes o tiques. Con Captio,
los empleados solo tienen que fotografiar los tiques con su propio smartphone y el
sistema se encarga de extraer automticamente la informacin, almacenarla en la nube,
generar la nota de gasto con un solo click y validarla. Adems, esta informacin digital
est homologada y es totalmente vlida a efectos legales y de la Agencia Tributaria.
El seguimiento de estas recomendaciones es la mejor estrategia para controlar los gastos
y aumentar las posibilidades de conseguir un beneficio o retorno que se ajuste lo ms
posible los objetivos previamente definidos.
12. Perspectivas, oportunidades y aspectos de mejora

enloseventoscorporativos
Los datos hablan por s solos de la extraordinaria importancia empresarial y
econmica de los eventos.SegndatosdelaIBTA (AsociacinIbricadeGestores
de Viajes de Negocio) las empresas espaolas invierten en reuniones y
convenciones ms de 5.000 millones al ao sin contar PYMES y multinacionales,
por lo que la cifra finalesmuchomayor.Porotraparte,secalculaqueun 12%dela
recaudacin turstica en Espaa est relacionada con los actos corporativos. Otro
dato, en este caso de fuera de nuestras fronteras, es que el sector de los eventos
ocupaeltercerpuestodegeneracindePIBenlosEEUU.
Perspectivasdefuturo
La magnitud de estos datos hacen que, pese a la crisis, el futuro de los eventos,
especialmente en Espaa por su potencial turstico y magnficas infraestructuras, solo
puede ser visto de formapositivayhalagea.
La captacin de clientes potenciales y la necesidad de aumentar los contactos
personales cara a cara (face to face) con otros profesionales, en definitiva lo que se
28
conoce como networking, sigue siendo, pese al desarrollo de los canales virtuales, el
objeto de deseo de las empresas.
Y como est demostrado que la mejor forma de hacer networking son los eventos y
reuniones, su crecimiento est plenamente garantizado.
Oportunidades
El contexto para desarrollar el negocio del sector de los eventos presenta retos pero
tambin grandes oportunidades, sobre todo por los grandes avancestecnolgicos en
distintas esferas y niveles.
Hoy en da es posible conseguir espectaculares decorados con impactantes efectos
audiovisuales, intercambiar informacin de toda clase en las redes sociales, celebrar
videoconferencias, impartir clases on line con la mxima calidad y un largo etctera. Y
todo ello, adems, sinnecesidaddedisponerdeungranpresupuesto.
Interactuar con los asistentes, impactarles, llamar su atencin, dejar huella en su
memoria y generar contenido de calidad y valor aadido se encuentra ms al alcance
que nunca. No existen otros lmites que la propia imaginacin y el deseo de romper
moldes y salirse un poco de lo estndar y seguro.
Las posibilidades en cuanto a ubicaciones, escenarios, tcnicas y estrategias y
tecnologa a utilizar son hoy en da innumerables y en constante crecimiento y evolucin.
Esta variedad es, sin duda, positiva porque abre un amplio abanico a la creatividad y a la
consecucin de actos originales y de calidad. Pero por otra parte, las incontables
opciones a escoger y estrategias a implantar, as como los innumerables aspectos a
considerar han aumentado mucho la complejidad del proceso de organizacin de
cualquierevento.
Ante esta nuevas situaciones y formas mucho ms estimulantes, pero a la vez
complicadas, de enfrentarse a la puesta en marcha de un acto corporativo, lo ms
recomendables es contratar los servicios de empresas especializadas en la
organizacin de eventos. Es la mejor va para asegurarse el xito, la adecuacin a los
objetivos y el control del presupuesto.
29
Aspectosdemejora
Aunque se trate de un sector en constante desarrollo, existen una serie de aspectos que
todava necesitan de un buen empuje y mucho trabajo para alcanzar el nivel deseable:
Actividades ldicas. Se recurre demasiado a las opciones estndar como: un
mago, una persona que haga malabares o un grupo de mariachis. En este
aspecto, hay que ser mucho ms innovador y tomar decisiones un poco ms
arriesgadas.
Contenidos. No se estn aprovechando en todo su potencial las posibilidades
actuales de generacin, difusin y creacin de nuevos formatos.
Networking previo. Aunque ya se
estn
dando
algunos
pasos
en
este
sentido, an hay mucha labor pendiente en

lo
que
respecta
al
desarrollo
de
aplicaciones informticas que potencien

los
contactos,
la
concertacin
de
reuniones y el intercambio de informacin

antes del evento, para que cuando se
celebre sea mucho ms fcil y efectivo
tener los encuentros y entrevistas personales que de verdad nos interesa.
30
Agradecimientos:
FernandoLeMonnier
Business Development Manager en Eventoprix.es.
Eventoprix es una plataforma integral de organizacin y gestin on line de
eventos.
31
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12 Consejos para

1. Para qu sirve un evento de empresa y cmo

Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su

Pese al auge de las nuevas tecnologas y el entorno virtual, el

En los ltimos aos se ha puesto de moda el concepto de

4. Beneficiosy ventajas deun planteamiento ptimo de

consecucin de las metas marcadas

dividir en estos cuatro grupos:

Como consecuencia de la crisis econmica y los ajustes

recursos tecnolgicos, posibilidad de preparar y servir almuerzos,

aperitivos y pernoctaciones, etc.

Aunque estos nuevos espacios suelen resultar ms caros que el

arquitectnicas de cada lugar y la singularidad de espacio. Es importante usar elementos

Las empresas quieren comunicar muchas cosas, pero la

espectacular de la imagen tridimensional.

Para lograr el mximo impacto e intensificar el inters de los asistentes de un evento es

realicen intervenciones de carcter formal. Dentro de este grupo se encontraran: gurs

Aunque algunas empresas comienzan a estar ms abiertas a

Un contenido de un evento acorde a los objetivos y filosofa de la empresa y que sepa

audiovisuales, videoconferencias en tiempo real, etc., el ritmo cada vez ms rpido y la

Aunque las videoconferencias y otros formatos no presenciales tienen gran aceptacin,

usuarios interesados en el evento, preguntarles cuestiones y recoger comentarios

YouTube por ejemplo, con el fin de que llegue al mximo de gente

Los sistemas de gestin de citas previas estn todava en una

Un adecuado trabajo de comunicacin preevento acta como un potente imn con

nuevas, donde mantener en contacto a los asistentes sin lmites temporales.

Una dificultad aadida para calcular el ROI, es que el evento

comunicacin de antes y despus del evento, logstica etc.

Uno de estos softwares es Captio www.captio.net, una aplicacin para dispositivos

12. Perspectivas, oportunidades y aspectos de mejora

sentido, an hay mucha labor pendiente en

aplicaciones informticas que potencien

reuniones y el intercambio de informacin

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