INSTITUTO

TECNOLOGICO DE
CHIHUAHUA II

Habilidades
Directivas II

Ral David Sotelo Gonzlez

Julia Iveth Pedregn Mrquez
5: Comunicacin
JavierUnidad
Ernesto Salazar
Cano

Efectiva

Lic. Gustavo Seplveda

1. COMUNICACIN EFECTIVA
La comunicacin en las organizaciones juega un papel de gran importancia; sin embargo, al no
ser efectiva y no contar con mtodos eficientes se corre el riesgo de llegar a puntos crticos.

1.1.

Imagen Directiva y protocolo directivo

Entre los objetivos de la asesora de imagen personal est el de embellecer o mejorar

el aspecto externo de las personas (tambin de un colectivo o de una institucin), pero
este objetivo plantea la necesidad de adecuar la imagen externa al mensaje que la
persona o empresa desea transmitir dentro del mbito en que se desarrolle su actividad.
A quin va dirigido: directivos, ejecutivos, secretarias de direccin, abogados, notarios,
consultores, gerentes

Protocolo Directivo
Es fundamental manejar estratgicamente la etiqueta y el protocolo en cualquier
circunstancia empresarial y responder eficazmente a los eventos sociales que se
organizan o a los que se asisten. Esto implica no solamente ser un buen profesional o un
ejecutivo eficiente. Este entorno es dinmico y constante por lo tanto exige no solo los
conocimientos que el ejecutivo posea, tambin es importante prestarle atencin a su
formacin e imagen personal, como factores de xito para proyectar una imagen de la
marca acorde con las exigencias de la empresa.
La cultura general, la forma de comportarse y de actuar en el entorno social y empresarial,
la manera de hablar y la comunicacin no verbal son vitales para la construccin de
reputacin, seguridad y confianza. Por lo tanto es importante propiciar espacios de
formacin para ejecutivos que entiendan la etiqueta y el protocolo ms all de manuales y
recetas, sino como tcticas claves en la construccin de marca personal y empresarial.

1.2 Conduccin de presentaciones orales y escritas

Presentaciones orales
Las diferencias entre una presentacin oral adecuada y una presentacin
Oral profesional son muy sutiles. Sin embargo, es relativamente fcil llegar
A desarrollar una presentacin altamente profesional si se le planifica de
Antemano se practica. El objetivo de este informativo es explicitar aquellos
Factores que conducen a una presentacin efectiva y exitosa
PASOS PARA PREPARAR UNA PRESENTACION ORAL
1. CLARIFIQUE LOS OBJETIVOS Y DETERMINE LOS
OBJETIVOS ESPECFICOS: Al principio, es importante formular los objetivos
Generales y especficos que pretendemos desarrollar en nuestra presentacin
Oral. Estos objetivos debieran servir como principios organizativos para el
Desarrollo de la introduccin, del cuerpo principal y conclusin del mensaje.
2. ANALICE LA AUDIENCIA: Al preparar la presentacin, es importante
Considerar la composicin de la audiencia. Esto significa preguntarse qu es lo
Que sabemos con respecto al pblico receptor de nuestro mensaje, cual su el
Nivel de conocimiento sobre el tema especfico a tratar, cual es la actitud inicial
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Que ellos debieran tener con respecto al tema y qu recomendaciones debieran

Considerar. Use esta informacin para adaptar su presentacin a la
Concurrencia.
3. SELECCIONE SUS MATERIALES. Considerando que lo que Ud. presentar
Oralmente puede variar de alguna manera con el contenido escrito, debe tener
Claro qu informacin incluir/excluir en su presentacin. Una vez que est
Decidido, es til considerar el tiempo que requerir para desarrollar cada una de
Las reas importantes
4. ORGANICE SUS MATERIALES. Con respecto a la organizacin del
Material, es necesario determinar en primer lugar, el orden lgico en que ir el
Material seleccionado. Posteriormente usted debe decidir "qu es lo que viene a
Continuacin", es tambin importante preparar (a) una seccin introductoria con
Los puntos claves que se incluirn en la presentacin y (b) una seccin de conclusin que
enfatiza los puntos importantes discutidos. Es tambin
Importante prestar atencin al uso apropiado de la transicin de una idea a otra.

1.2.1 Elementos y tecnicas para una presentacin efectiva

1. Asegurar la atencin y buena disposicin de sus oyentes.
2. Hacerlos sentir cmodos
3. determinar claramente el objetivo
Elementos Esenciales de las presentaciones efectivas:

La regla 10/20/30.

La presentacin tiene que tener 10 diapositivas.

La presentacin no debe durar ms de 20 minutos.
La presentacin no tiene que tener una fuente menor a 30.

Apoyarse en material convincente

Usar diapositivas con informacin necesaria

Simplifique

Reducir la informacin y poner lo importante.

No lea literalmente la informacin

La presentacin ms atractiva se hace aburrida

Utilizar las observaciones

Se deja a los asistentes tiempo para leer el texto y digerirlo.

Elementos naturales

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La combinacin de tus palabras, junto con las imgenes visuales proyectas, deben
motivar al espectador y despertar su imaginacin para que te ayuden.

1.3 La entrevista
La Entrevista es una conversacin entre dos o ms personas, en la cual uno es el que
pregunta (entrevistador). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o
pautas de un problema o cuestin determinada, teniendo un propsito profesional.

Tipos de entrevista:
Entrevista estructurada, Entrevista No estructurada, Entrevista a Profundidad, Entrevista
Enfocada, Entrevista Focalizada.
Entrevista estructurada:
Llamada tambin formal o estandarizada. Se caracteriza por estar rgidamente
estandarizada, se plantean idnticas preguntas y en el mismo orden a cada uno de los
participantes, quienes deben escoger la respuesta entre dos, tres o ms alternativas que
se les ofrecen.
Para orientar mejor la Entrevista se elabora un cuestionario, que contiene todas las
preguntas. Sin embargo, al utilizar este tipo de entrevista el investigador tiene limitada
libertad para formular preguntas independientes generadas por la interaccin personal.
Entre las ventajas que tiene este tipo de Entrevista, se mencionan:
La informacin es ms fcil de procesar, simplificando el anlisis comparativo.
El entrevistador no necesita est entrenado arduamente en la tcnica.
Hay uniformidad en la informacin obtenida.
Entre las desventajas se tienen:
Es difcil obtener informacin confidencial.
Se limita la posibilidad se profundizar en un tema que emerja durante la Entrevista.
Entrevista no estructurada
Es ms flexible y abierta, aunque los objetivos de la investigacin rigen a las preguntas,
su contenido, orden, profundidad y formulacin se encuentran por entero en manos del
entrevistador. Si bien el investigador, sobre la base del problema, los objetivos y las
variables, elabora las preguntas antes de realizar la entrevista, modifica el orden, la forma
de encauzar las preguntas o su formulacin para adaptarlas a las diversas situaciones y
caractersticas particulares de los sujetos de estudio.
Entre las ventajas de este tipo de Entrevista se tienen:
Es adaptable y susceptible de aplicarse a toda clase de sujetos en situaciones diversas.
Permite profundizar en temas de inters.
Orienta posibles hiptesis y variables cuando se exploran reas nuevas.
Entre sus desventajas se mencionan:
Se requiere de mayor tiempo.
Es ms costoso por la inversin de tiempo de los entrevistadores.
Se dificulta la tabulacin de los datos.
Se requiere mucha habilidad tcnica para obtener la informacin y mayor conocimiento
del tema.
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Dentro de la Entrevista no estructurada se comentarn tres tipos de: Entrevista a

profundidad, Entrevista enfocada y Entrevista focalizada.
Entrevista a Profundidad
Entrevista Enfocada:
Se puede decir que la Entrevista enfocada, es una Entrevista en profundidad pero
especficamente dirigida a situaciones concretas. Va dirigida a un individuo concreto,
caracterizado y sealado previamente por haber tomado parte de la situacin o
experiencia definida.
A diferencia de la Entrevista a profundidad, la Entrevista enfocada no revive toda la vida,
sino la reconstruccin de una experiencia personal concreta. De alguna manera el
entrevistador conoce de antemano directa o indirectamente, esta situacin con los
elementos, procesos y estructura total de la misma y la ha analizado sistemticamente.
En base de este anlisis es que se elabora la gua de preguntas.
Entrevista Focalizada:
Es una forma de llevar la Entrevista en profundidad en forma grupal. La Entrevista en
grupo ofrece unas oportunidades de conocimiento y de anlisis que la Entrevista
individual no ofrece. La experiencia en grupo promueve un ambiente en el cual se
intercambian puntos de vista, los individuos encuentran una mayor facilidad de reflexin
sobre el tema tratado.
La Entrevista como objetivos tiene que es eficaz para obtener datos relevantes, para
averiguar hechos, fenmenos o situaciones sociales.

1.3.1Tcnicas para conducir una entrevista.

Tcnica de la observacin
El entrevistador tendr que elegir y definir lo que debe ser observado
Tcnica del Eco
El entrevistador dirige la conversacin hacia sus objetivos, sin necesidad de apoyarse en
preguntas cerradas.
Tcnica del Silencio
Un momento de silencio durante la entrevista puede crear tal impacto que el entrevistado,
que este se vea obligado, a nivel inconsciente, a hablar para romper el silencio.
Tcnica de Confrontacin
La confrontacin consiste en pedir ms datos y pruebas objetivas sobre lo que
sospechamos que se ha exagerado o que queremos confiar.
Dejar que el entrevistado establezca el Raptor.
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Consiste en dejar al entrevistado que tome la iniciativa para establecer una relacin
individual

1.3.2 Planeacin y conduccin de la entrevista

- Determinar la posicin que ocupa de la organizacin el futuro entrevistado, sus
responsabilidades bsicas, actividades, etc. (Investigacin).
- Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios
(Organizacin).
- Fijar un lmite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Sicologa).
- Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad
(Sicologa).
- Hacer la cita con la debida anticipacin (Planeacin).

Conduccin de la entrevista
- Explicar con toda amplitud el propsito y alcance del estudio (Honestidad).
- Explicar la funcin propietaria como analista y la funcin que se espera conferir al
entrevistado. (Imparcialidad).
- Hacer preguntas especficas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).
- Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares
(habilidad).
- Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).
- Ser corts y comedio, abstenindose de emitir juicios de valores. (Objetividad).
- Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al
margen de la cuestin.
- Escuchar atentamente lo que se dice, guardndose de anticiparse a las respuestas
(Comunicacin).

1.4 Conduccin de juntas.

Qu es una junta?
Es una accin de varias personas para tratar un asunto, sta debe ser debidamente plane
ada y tener objetivos especficos como pueden ser:
seguimiento de proyectos, mejorar algn servicio, organizar una actividad, resolver
problemas, etc.,
Cundo es necesaria la junta.
Cuando es indispensable suministrar o recibir informacin o cuando es necesario aclarar
algn tema en particular.
Cuando es necesario descubrir, analizar o resolver algn problema de la organizacin.
Cuando se tienen varias alternativas para resolver un problema o para atacar
un proyecto y si se desea tomar una decisin final.
Cuando es necesario planear una serie de actividades que ayudarn a mejorar la
posicin de la organizacin o resolver algn problema, en el corto o largo plazo.
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Cuando se desea evaluar la factibilidad de llevar a cabo unaactividad o proyecto.

Cuando se desea evaluar los resultados de una decisin, tarea proyecto.

Planeacin de la junta.
Los elementos requeridos para la planeacin de una junta son:
Objetivos
Agenda
Logstica
Desarrollo
Seguimiento
Como toda buena planeacin, para llevar a cabo una junta se requiere primero:
Definicin de objetivos.
Para realizar esta definicin conviene contestarnos las siguientes preguntas: Por qu
convoco a esta junta? Por qu voy a participar en esa junta? Qu quiero conseguir en
esa junta?
Sensibilizacin sobre algn aspecto.
Transmitir informacin.
Adquirir opiniones y sugerencias.
Tomar una decisin.
Analizar algn problema.
Desarrollar un plan de accin Qu quiero conseguir una vez que la junta haya
terminado?
Agenda.
Para que la junta sea efectiva se requiere incluir dentro de su planeacin la elaboracin
de una agenda, la cual debe contener los siguientes elementos:
Ttulo.
b) Hora de inicio y fin.
c) Lugar de la junta.
La persona que tenga la contribucin personal desde un punto de vista estratgico.
Debe procurarse convocar a personas de la misma posicin jerrquica.
Recuerde que la duracin de una reunin aumenta al cuadrado del nmero de personas
presentes.
Temas a tratar.
Establecer el orden en que se tratarn.
Si se espera llegar a una decisin, intercambio de opiniones o solo compartir informacin
de cada tema.
Tiempo aproximado para cada uno de los temas.
Evitar tratar muchos temas.
Distinguir lo importante de lo urgente
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TIPS PARA EL MANEJO DE LA JUNTA

Antes de iniciar una junta se recomienda:
Distribuir anticipadamente la agenda a los participantes.
Confirme su participacin.
Verifique existencia de documentos y materiales necesarios. Durante la realizacin de la
junta es recomendable que:
Asigne roles como moderador y secretario.
Inicie las juntas a tiempo.
Controle la duracin de cada tema.
Verifique el registro de la minuta.
Respete secuencia de la agenda.
Regule la participacin.
Discuta solo un tema a la vez.
No deje temas inconclusos.
Evite las interrupciones externas.
Remarque las conclusiones.
Asegure claridad en la asignacin de responsabilidades (actividades, objetivos, fechas,
etc.,).
Termine a tiempo.
Antes de finalizar la junta haga un resumen de lo tratado, de lo concluido y comunquelo.
Despus de la junta se recomienda:
Asegure integrar la minuta a la brevedad con los siguientes puntos: acuerdos,
responsables, fechas y compromisos.
Distribuya la minuta entre los participantes e interesados.
Concretar un plan de accin.
Dar seguimiento a las acciones, de acuerdo con las fechas acordadas.

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BIBLIOGRAFIA Y PAGINAS WEB

http://es.scribd.com/doc/27688287/Manejo-de-Juntas
http://www.slideshare.net/mike_1982/tcnicas-para-manejar-la-entrevista
http://www.edukativos.com/preparatoria/downloads-file-13-details.html
http://html.rincondelvago.com/entrevista_3.html
http://www.slideshare.net/jorgeandresmarin/como-hacer-presentaciones-efectivas
http://habilidades-tarea.blogspot.mx/2011/12/unidad-5.html
http://es.scribd.com/doc/55149105/Conduccion-de-Presentaciones-Orales-y-Escritas
http://www.unitecnologica.edu.co/internacionalizacion/es/Escuela%20de
%20Verano/Portafolio%20acad%C3%A9mico/Cursos%20presenciales/etiqueta-yprotocolo-directivo-ejecutivo
http://www.llimargas.com/formacion-iejecutiva.php

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