Fase 2 anlisis de sistemas

PLANEAMIENTO DEL PROBLEMA

Definicin:
El problema que se plantea es la falta de un sistema de informacin que permita
centralizar los procesos y procedimientos llevados a cabo en los diferentes
hoteles, principalmente en el rea de reservaciones, ya que los actuales se
encuentran en desuso; lo que limita el nmero de hoteles que se pueden manejar,
desembocando en un pilar de dificultades que ponen en riesgo la capacidad
operativa del hotel, as como su reputacin en el mercado. Dificultades entre las
que se encuentran: Demoras en la atencin a los clientes al no contar con
informacin actualizada, no poder registrar reservas con suficiente anticipacin, no
contar con informacin en tiempo real de la disponibilidad en los otros hoteles,
limitar los servicios que el hotel puede ofrecer a sus clientes, perder clientes
fidelizados al presentarse inconformidades en la atencin y servicios, entre otras.

Causas:

La principal causa es no contar con un recurso tecnolgico que adems de

mejorar el sistema de procesos y procedimientos, facilite el acceso a lo
servicios del hotel.
Falta de aplicaciones informticas que registren, compilen y respalden la
informacin suficiente y necesaria para brindar los servicios que se
requieren, facilitando el acceso a esta.
El personal del rea de reservas no cuenta con la informacin suficiente
que facilite el proceso de reservacin cuando un cliente desea hacer una
reserva, ya sea en ese hotel o en otro de la misma cadena.
El sistema actual se satura con facilidad, por lo que las reservas solo se
pueden hacer hasta con 6 meses de anticipacin y no con aos, que sera
lo ideal.
La informacin que reciben los clientes est limitada a la que brindan los
funcionarios de reservas, ya que la pgina web no cuenta con la
informacin actualizada, lo que congestiona las lneas telefnicas y facilitan
la comisin de errores al trabajar bajo demasiada presin.

Consecuencias:

Los ingresos del hotel se vern afectados al no poder ofrecer su portafolio

de servicios a plenitud, pues el tiempo de contacto entre el funcionario y el
cliente sera muy extenso y se estaran perdiendo reservas importantes.
Prdida de clientes fidelizados al presentarse inconformidades en la
prestacin de los servicios debido la gran cantidad de informacin que
manejan los funcionarios y no contar con un sistema que facilite su proceso.
Al no poder reservar con bastante anticipacin, se perderan clientes de alto
nivel que por sus agendas deben tener disposicin de tiempo para realizar
sus reservas, lo que tambin afecta los ingresos del hotel.
Deterioro en la imagen corporativa al presentarse muchas quejas y
reclamos por parte de los usuarios, lo que le hara perder credibilidad en el
mercado hotelero.
Se facilita la realizacin de fraudes internos al no tener control sobre todas
la cadena de hoteles, por no estar la informacin centralizada.

Delimitaciones:
El sistema informtico que se implementara para dar solucin a esta problemtica,
permitir la centralizacin de los diferentes procesos y procedimientos que
intervienen en el desarrollo de las diferentes labores realizadas en el hotel,
enfocndose principalmente en el rea de reservaciones, teniendo en cuenta que
es aqu donde se presentan las mayores dificultades.
Este sistema har que las reservas y dems servicios prestados por el hotel, se
puedan realizar contando con la informacin suficiente y necesaria, en tiempo real,
para la satisfaccin de los clientes como principio fundamental, contribuyendo con
el desarrollo y fortalecimiento de la visin corporativa.
Tambin facilitara la expansin de la cadena de hoteles al permitir la centralizacin
de la informacin de cada uno de ellos sin tener una limitacin en la cantidad de
hoteles que puedan ser gestionados, permitiendo llegar a ms lugares, siendo
protagonista en el mercado.

Justificacin
Entre los beneficios obtenidos podemos citar los siguientes:

Facilidad de acceso y control a la informacin relevante al rea de reservas,

garantizando que el margen de error sea el mnimo posible.
Clientes satisfechos, lo que contribuye con su fidelizacin.
Seguridad y respaldo de la informacin organizacional y de clientes.
Centralizacin de los procesos y procedimientos, facilitando la gestin de
cada uno de los hoteles.
Facilidad de acceso al portafolio de servicios ofrecido por el hotel.
Indicadores mnimos de quejas y reclamos por parte de clientes
insatisfechos.
Actualizacin oportuna de la pgina web del hotel, adems de permitir
reservas on-line llegando a ms clientes lo que representa mayores
ingresos para la empresa.
Acceso desde dispositivos mviles a travs de la aplicacin creada para tal
fin.
Posicionamiento en el mercado hotelero.
Mejoramiento del clima organizacional.
Fortalecimiento de la imagen corporativa.