Cdigo de Conducta Milpo

ndice
Relacin con Pblicos de Inters
Colaboradores
Conflicto de intereses
Informaciones privilegiadas
Conducta fuera de la empresa
Prejuicios
Trabajo Infantil o esclavo
Postura de la gestin
Acoso y abuso de poder
Uso de bebidas alcohlicas, drogas, portacin de armas y
comercializacin de mercancas
Participacin poltica
Sindicato
Patrimonio de la empresa
Uso de los sistemas electrnicos de informacin
Relacin con asociados comerciales y competidores
Venta de productos de la empresa a colaboradores
Accionistas
Clientes
Comunidades
Proveedores
Gobierno
Mercado publicitario
Prensa
Temas de Inters General
Imagen y reputacin
Contratos y Registros Contables
Gestin Financiera
Propiedad Intelectual
Charlas y Presentaciones externas
Salud, Seguridad y Medio Ambiente
Obsequios e invitaciones
Aclaraciones y Denuncias
Comits de Conducta
Auditora
Medidas disciplinarias
Gestin del Cdigo de Conducta
Lnea tica
Acuerdo de Compromiso

Relacin con Pblicos de Inters

1.-COLABORADORES
Milpo trata con dignidad a sus colaboradores y propicia un ambiente de trabajo con
oportunidades iguales de crecimiento profesional y personal y de respeto a la libertad
Individual.

Conflicto de intereses
El conflicto de Intereses en la relacin colaborador-empresa se da cuando el colaborador
usa su Influencia o acta con el propsito de beneficiar Intereses particulares y que se
contrapongan al Inters de la empresa o que le puedan causar daos o perjuicios.

El colaborador no podr realizar actividades externas, como prestar consultora u ocupar

cargo, en organizaciones con Intereses conflictivos o que hagan negocios con Milpo.
Tampoco se aceptan vnculos societarios, propios o por Intermedio de cnyuge o
familiares, con proveedores o competidores de las empresas del Grupo, si el cargo que el
colaborador ocupa le confiere el poder de Influenciar transacciones o permitir acceso a
Informaciones privilegiadas.
El colaborador que ocupe posiciones en entidades externas o tenga cnyuge o familiares
que tambin trabajen en las empresas de Milpo, en competidores, en proveedoras o en
clientes debe comunicar el hecho por escrito, lo ms rpido posible, a su lder Inmediato,
que evaluar eventuales conflictos de Inters y la confluencia con el horario de trabajo.
La organizacin no permite mantener o contratar parientes de primer o segundo grado
(padre, madre, hijos, hermanos y tos) y cnyuges en funciones en que haya una relacin
jerrquica, directa o Indirecta, o que estn subordinados al mismo superior Inmediato.
Se consideran familiares los miembros de la familia de hasta tercer grado: padre, madre,
hijo(a), hermano(a), abuelo(a), bisabuelo(a), nieto(a), bisnieto(a), to(a) y sobrino(a). Para
los efectos de este Cdigo, tambin se considerarn los parientes por afinidad, a saber:
cnyuge, compaero(a), yerno, nuera, suegro(a), padrastro, madrastra, hijastro (a) y
cuado (a).
Situaciones no especificadas en este Cdigo y que puedan acarrear conflicto de
intereses, deben ser informadas a los lderes inmediatos para su debida orientacin.
Informaciones privilegiadas
El colaborador que, por fuerza de su cargo o de sus responsabilidades, tiene acceso a
informaciones estratgicas o confidenciales - sobre Milpo, empresas asociadas o
subsidiarias -, an no difundidas pblicamente, no puede pasrselas a terceros ni hacer
transacciones de ttulos o acciones de esas empresas durante el perodo de
confidencialidad.

En ese caso, es deber del colaborador impedir el acceso de cualquier persona a tales
informaciones, redoblando el cuidado con documentos e incluso con materiales dejados
sobre las mesas o en cajones y armarios.
Informaciones estratgicas o confidenciales son aquellas no conocidas por el mercado y
cuya difusin podr afectar las operaciones de la empresa. Ejemplos de estas
informaciones son: resultados financieros, grandes adquisiciones o ventas, secreto
industrial, inversiones y asuntos adyacentes.

Conducta fuera de la empresa

Como integrante del Grupo Milpo, el colaborador tiene que tener criterio con su conducta
en ambientes pblicos, ya sea en circunstancias de su actividad profesional, o en
situaciones de su vida privada, actuando con prudencia y cuidado, no poniendo en riesgo
ni a la empresa ni a la propia carrera.

Ya sea en ambiente interno o externo, como participacin en entrenamientos o eventos,

utilizando el auto de la empresa u otras situaciones que permitan la identificacin del
empleador, la conducta del colaborador en situaciones de trabajo debe ser compatible
con los valores de Milpo, contribuyendo as, al reconocimiento de su buena imagen
corporativa.
Se espera del colaborador comportamiento coherente con las conductas descritas en este
Cdigo.
Prejuicios
Milpo valora la diversidad en las relaciones de trabajo. Por lo tanto, se les debe dar a
todos un tratamiento respetuoso, cordial y justo, independientemente del cargo o funcin
que ocupen.

La empresa no admite discriminacin o prejuicio de ninguna naturaleza, ya sea de raza,

religin, edad, sexo, conviccin poltica, nacionalidad, estado civil, orientacin sexual,
condicin fsica u otro cualquiera.
En los procesos de reclutamiento, seleccin y promocin, nicamente se debe evaluar a
los candidatos por sus condiciones de atender y de adecuarse a las expectativas del
cargo.
Trabajo infantil o esclavo
Milpo no acepta, tanto dentro de sus empresas como con sus proveedores y aliados de
negocios, el trabajo esclavo o en condiciones anlogas, ni tampoco el uso de mano de
obra infantil.

En caso de que se contrate algn menor de edad de entre 16 y 18 aos, en la

condicin de aprendiz cumpliendo las leyes vigentes en el Pas, la Empresa asegura
que dicho trabajo no impedir que este prosiga sus estudios.

 Postura de la gestin
La demostracin de inters de un subordinado en participar en un proceso de
reclutamiento interno, debe ser entendida por su lder como una alternativa natural de
progreso en la carrera, no dando oportunidad a ningn tipo de represalia.

Los lderes debern sealar eventuales errores cometidos por colaboradores, siendo tales
eventos acompaados de las informaciones y directrices necesarias para evitar su
reincidencia. Repeticin de errores provenientes de descuido, negligencia o
falta
de
inters, deben merecer rigurosa correccin.
La conducta que todos esperan es or y considerar nuevas ideas, opiniones distintas,
propuestas y argumentos que representen una forma de aprendizaje y mejora de los
procesos.
Milpo valora la sinergia entre las reas, la cooperacin entre los colaboradores de todas
las unidades y que se compartan los conocimientos como forma de aprendizaje y de
diseminar las mejores prcticas, resguardando los criterios de confidencialidad expuestos
en el tem Informaciones privilegiadas.
Acoso y abuso de poder
Milpo no admite acosos, tales como: sexual, econmico, moral, o de cualquier otra
naturaleza, como tampoco situaciones que configuren falta de respeto, intimidacin o
amenaza en la relacin entre colaboradores, independientemente de su grado jerrquico.

El colaborador que se considere discriminado, humillado o blanco de prejuicios, presin,

prcticas abusivas o en situacin de falta de respeto y que se sienta inhibido para tratar el
tema con su superior jerrquico, debe comunicar el hecho al Comit de Conducta,
valindose de los canales ofrecidos a travs de la Lnea tica que estn a su disposicin.
Se caracteriza acoso cuando alguien en posicin privilegiada usa esta ventaja para
humillar, faltar el respeto, o cohibir a alguien. El acoso moral es cuando se expone a
alguien a situaciones de humillacin durante la jornada de trabajo. El acoso sexual tiene
por objeto obtener ventaja o favor sexual.
Uso de bebidas alcohlicas, drogas, portacin de armas y comercializacin
de mercancas
Est prohibida la ingestin de bebidas alcohlicas en el horario de trabajo, as como el
ejercicio de la funcin profesional en estado de embriaguez. Tambin estn prohibidos el
uso y la tenencia de drogas y la permanencia en el ambiente de trabajo en estado
alterado por el uso de estas sustancias, lo que puede afectar la seguridad y el desempeo
tanto del colaborador como de sus compaeros de trabajo.
No se permiten armas de ninguna especie en las dependencias de la empresa, salvo para
profesionales especficamente autorizados para esto.

Estn prohibidas la comercializacin y la permuta de mercancas de inters particular en

las dependencias de la empresa.
Participacin poltica
Est prohibido al colaborador realizar, en nombre de Milpo, cualquier contribucin en

valor, bienes o servicios para campaas o causas polticas.

Milpo respeta el derecho individual del colaborador de que se involucre en asuntos cvicos
y participe en el proceso poltico. Sin embargo, tal participacin debe hacerla en su tiempo
libre y con sus propios medios. En esta situacin, el colaborador debe dejar claro que las
manifestaciones son suyas y no de la empresa.
Recursos, espacio e imagen de Milpo no se pueden usar para atender intereses polticos
personales o partidarios.
Sindicato
Milpo respeta la libre asociacin, reconoce las entidades sindicales como representantes
legales de los colaboradores y busca el dilogo constante.

Las negociaciones y el dilogo con estos asociados slo las deben hacer las personas
oficialmente autorizadas.
Patrimonio de la empresa
Los bienes, equipos e instalaciones de la empresa se destinan exclusivamente al uso en
sus operaciones y no se los puede utilizar para fines particulares, salvo en situaciones
especficas definidas por la empresa.

Es de responsabilidad del colaborador velar por el buen uso y por la conservacin del
patrimonio de la empresa colocado bajo su guardia.
Asuntos relativos a donacin, venta y cesin de uso de inmuebles, se deben someter a la
evaluacin del Departamento Jurdico.
Uso de los sistemas electrnicos de informacin
Los sistemas electrnicos y recursos de informtica estn a disposicin de los
colaboradores para el buen desempeo de sus funciones.

Se permite su uso para asuntos personales, siempre que no contradigan normas y

orientaciones internas, ni perjudique el desarrollo del trabajo. Estn prohibidos el
intercambio, el rescate, el almacenamiento o el uso de contenido obsceno, pornogrfico,
violento, discriminatorio, racista, difamatorio, que le falte el respeto a cualquier individuo o
entidad, y contrarios a las polticas y a los intereses de Milpo. Tampoco se permiten
juegos o cadenas de mensajes.
Los usuarios en general no deben tener expectativa de privacidad en la utilizacin de
estos sistemas y recursos. Por este motivo, Milpo podr, a su criterio, usar y hacer
seguimiento de cualquier informacin transmitida o residente en estos medios. Esta regla
abarca la informacin escrita o almacenada en sistemas electrnicos y cualquier otro
medio similar. Tambin incluye las informaciones desarrolladas tcnicamente, adquiridas
por asociaciones, adquisicin, licencia, compra o confiadas a la empresa.
Todos los archivos e informaciones referentes a la actividad profesional creados,
recibidos o almacenados en los sistemas electrnicos son de propiedad de Milpo y
constituyen bienes comerciales y legales. De esta manera, en caso de cambio o

desvinculacin de un colaborador, estas informaciones que el mismo mantuvo, debern

ser encaminadas al lder inmediato para su almacenamiento o eliminacin.
La clave de acceso a los sistemas es de uso personal exclusivo, no siendo permitida su
concesin a terceros, aunque sea a un compaero de trabajo.
No se deben copiar o instalar ningn tipo de software o programas en las computadoras
de la empresa sin la previa autorizacin del rea de tecnologa de informacin de la
unidad.
El uso adecuado de los sistemas electrnicos de informacin en las empresas del Grupo,
est especificado en las Polticas Corporativas de Tecnologa de la Informacin,
disponibles en la Portada Milpo.
Relacin con asociados comerciales y competidores
Milpo se conduce por el principio de la libre competencia.

Todas las informaciones del mercado y de competidores, legtimas y necesarias al

negocio, se deben obtener mediante prcticas transparentes e idneas. No se admite su
obtencin por medios ilcitos.
Aqu, medios ilcitos son formas ilegales y moralmente inaceptables de acceso a
informaciones confidenciales.
Est prohibido que el colaborador adopte cualquier actitud que difame la imagen de
competidores o asociados comerciales de la empresa.
Los negocios de Milpo se deben pautar observando las leyes, los valores del Grupo y del
Cdigo de Conducta, y es responsabilidad de todos los colaboradores asegurar su
cumplimiento.
No se deben fomentar entendimientos con los competidores con el objetivo de abuso de
poder econmico o de prcticas comerciales arbitrarias.

Venta de productos de la empresa a colaboradores

La venta de productos de la empresa a colaboradores se deber realizar dentro de las
reglas previstas en poltica especfica.

2.- ACCIONISTAS
Relaciones de negocio entre accionistas y familiares
Y empresas del grupo
Los accionistas y sus familiares deben seguir las mismas reglas vlidas para los
colaboradores en la compra de productos o servicios de las empresas del Grupo.
Se permiten las relaciones comerciales entre accionistas y sus familiares y empresas del
Grupo, ya sea en calidad de personas fsicas, o por medio de empresas de las cuales

formen parte directa o indirectamente.

Los negocios anteriormente mencionados debern respetar, rigurosamente, los principios
de imparcialidad y transparencia, tica, competitividad e inexistencia de conflictos de
inters, razn por la cual los accionistas y sus familiares no deben realizar negocios o
actividades cuya viabilidad dependa exclusivamente del Grupo o de sus empresas.
Las empresas del Grupo deben adoptar con los miembros de la familia de los accionistas
controladores, las mismas reglas (difusin, precio, forma de pago, plazos contractuales,
calidad, etc.) que se adoptan en el tratamiento con terceros.
Cabe a las personas o empresas interesadas explayar las relaciones de orden comercial
con Milpo, informar cuando haya tal incidencia, la existencia de vnculos familiares
previstos arriba.
Todas las transacciones previstas en este captulo necesitarn la aprobacin previa del
Directorio de Milpo. El principal ejecutivo del rea deber informar estas propuestas,
presentando sus consideraciones, cuando entienda que se atendieron las premisas
contenidas en los prrafos citados arriba.
Relaciones con empresas en que Milpo tiene participacin
En las empresas en que Milpo participa en el bloque de control, la relacin con los dems
asociados, slo la debern conducir los representantes legales indicados por el Directorio
Milpo. Siempre se debe observar la confidencialidad sobre los temas tratados.

El contacto con los inversionistas externos de las empresas de Milpo, nicamente lo

deber hacer el rea definida como responsable por la funcin y segn las normas
especficas a ella atribuidas.

3.- CLIENTES
Es compromiso de Milpo contribuir con el proceso de creacin de valor de sus clientes,
mediante el cumplimiento de sus expectativas y del desarrollo de soluciones innovadoras.
Se deben considerar los requisitos y las expectativas de los clientes, y cumplir
rigurosamente todos aqullos que hayan sido acordados.
Milpo no discrimina clientes, ya sea por origen, factor econmico o ubicacin. Sin
embargo, se reserva el derecho de terminar cualquier relacin comercial siempre que sus
intereses no se estn cumpliendo o, aun cuando la relacin represente riesgo legal, social
o ambiental.
Las informaciones sobre nuestros productos y servicios siempre deben ser claras y
verdaderas. Datos tcnicos, en especial requisitos de seguridad, salud y medio ambiente,
obligatoriamente debern ser suministrados a los clientes.
Cada producto debe seguir rigurosamente las exigencias legales del mercado al cual se
destina.

Est prohibido efectuar pagos indebidos a cualquier persona con el propsito de facilitar
la venta de nuestros productos o servicios, aunque nos cueste perder oportunidades de
negocio.
Es de nuestra responsabilidad la confidencialidad en el manejo de las informaciones
reservadas que nos pasen nuestros clientes y asociados.

4.- COMUNIDADES
Milpo est comprometida con el desarrollo econmico y social de las comunidades en que
acta.
Es compromiso en las que acta de todos los colaboradores actuar de acuerdo con los
valores de Milpo y mantener canales de dilogo permanentemente abiertos con todas las
comunidades en las que est presente.
La inversin en proyectos sociales, culturales y ambientales debe ser orientada por las
demandas reales de las comunidades, adems de estar alineada a las directrices del
Instituto Milpo, de manera que cumpla los proyectos efectivamente comprometidos en
fomentar la transformacin social.
El Grupo Milpo incentiva la participacin de sus colaboradores en programas de
voluntariado.

5.- PROVEEDORES
La relacin con nuestros proveedores debe estar pautada por el respeto y por la
bsqueda permanente del desarrollo de productos y servicios que agreguen valor a Milpo
y fortalezcan la posicin competitiva de los proveedores.
Se debe evaluar a los proveedores de Milpo por medio de criterios claros y sin
discriminacin. Toda decisin debe estar sustentada tcnica y econmicamente, no
permitiendo favoritismos de ninguna naturaleza.
Los proveedores de Milpo debern conocer los valores del Grupo y tener una actuacin
compatible con los principios de este Cdigo de Conducta.
Para ser aceptada como proveedora de Milpo, la empresa deber declarar que no har
uso de trabajo infantil.
La contratacin de empresas pertenecientes o dirigidas por ex-colaboradores, se debe
administrar con los cuidados necesarios para no exponer a Milpo a riesgos laborales.
Milpo espera de sus proveedores claridad en la caracterizacin de los productos y
servicios, as como en los cuidados a ser tomados en relacin a la salud, seguridad y
medio ambiente.
Milpo podr acabar una relacin de negocio con un proveedor siempre que haya perjuicio
de sus intereses o desconsideracin de puntos legales, tributarios, de medio ambiente y

de salud y seguridad en el trabajo.

Es nuestra responsabilidad resguardar las informaciones confidenciales, que nos brinden
nuestros proveedores.

6.- GOBIERNO
Milpo respeta la legislacin y a las autoridades de todas las instancias de gobierno.
Las informaciones dadas a todas las esferas de gobierno, incluyendo rganos pblicos
municipales, estatales y federales, siempre se deben hacer por escrito, mediante
protocolo y con la debida orientacin del Departamento Jurdico o de Relaciones
Institucionales, dependiendo del tema involucrado.
Siempre que un representante del gobierno presente una demanda, incluyendo procesos
de fiscalizacin, el colaborador debe entregrsela al Departamento Jurdico antes de
enviarla a cualquier otro lugar. Si un "mandato de bsqueda" se le presenta a un
colaborador, ste debe cooperar, pero contactando inmediatamente al Departamento
Jurdico para orientacin previa de cmo proceder y para la debida asistencia.
El envo de informaciones se debe dar de forma completa, exacta y suficiente para aclarar
el tema, de manera que cumpla rigurosamente las normas que se apliquen. El
colaborador debe analizar si la informacin dada tiene la indicacin "confidencial" y si se
tomaron medidas adecuadas para proteger su confidencialidad. Se debe consultar al
Departamento Jurdico de la empresa para que ofrezca la asistencia necesaria.
Milpo prohbe realizar pagos, a ttulo de gratificacin, o que se ofrezca cualquier ventaja o
a autoridades gubernamentales para agilizar los servicios de rutina o acciones
administrativas.
La empresa se reserva el derecho de manifestarse pblicamente sobre polticas y
decisiones gubernamentales que puedan afectar la marcha de los negocios y la relacin
con los colaboradores, consumidores o accionistas. Este acto, sin embargo, slo lo podr
ejercer o autorizar el Directorio Milpo.
El colaborador no puede usar el nombre de las empresas de Milpo cuando trate asuntos
personales de cualquier naturaleza en su relacin con el gobierno.

7.- MERCADO PUBLICITARIO

Cualquier difusin publicitaria de Milpo debe ser verdadera y evitar que se exagere; no se
tolera la arrogancia, la prepotencia y la discriminacin.
La publicidad institucional Milpo debe ser adecuada al posicionamiento del Grupo y seguir
orientacin de la Gerencia Corporativa respectiva.
La empresa condena la publicidad engaosa. Las iniciativas de marketing de productos
de Milpo, se caracterizan por respetar la legislacin vigente, la tica y las normas de
referencia locales e internacionales.

8.- PRENSA
Milpo adopta una posicin objetiva y clara en la difusin de las informaciones y trata de
satisfacer los intereses de las partes involucradas.
Los contactos con la prensa los realizarn, exclusivamente los voceros designados por la
empresa, con orientacin de la Gerencia Corporativa respectiva. Y, por lo tanto, est
prohibido a personas no autorizadas realizar contacto con la prensa en nombre de Milpo.
El colaborador no debe hacer la difusin de informaciones confidenciales o no verdicas a
la prensa.
El contacto con profesionales de la prensa no debe ser tratado, bajo ninguna hiptesis,
como una relacin comercial. De esta manera, no implica favores o pagos de ningn tipo.
La relacin con la prensa debe privilegiar la difusin de hechos relevantes y el fomento de
los negocios de la empresa, buscando en lo posible destacar las actividades del Grupo
Milpo. El Manual de Relaciones con la prensa establece las directrices para el correcto
contacto de nuestros voceros con la prensa.

Temas de Inters General

Imagen y reputacin
La construccin y el fortalecimiento de la imagen y reputacin del Grupo tambin se dan a
travs de nuestro dilogo y comportamiento con los pblicos con los que nos relacionamos.
Con este fin, nuestra manera de actuar, dentro y fuera del Grupo, debe estar siempre en
consonancia con los principios y los Valores de Milpo, as como con los manuales de marca
disponibles en el Portal Milpo.
En cuanto al uso de los medios sociales, solo las reas autorizadas y cuya funcin sea
pertinente a esa actividad, pueden hablar acerca de la Empresa en la Web, conforme a la
Poltica de Uso Profesional de los Medios Sociales, tambin disponible en el Portal Milpo.
Contratos y Registros contables
Todas las transacciones financieras y comerciales sern inmediata y correctamente
transcriptas en los libros y registros de Milpo.

El colaborador no debe hacer acuerdos financieros irregulares con clientes o proveedores,

tales como sobre o subfacturacin.
Los contratos en los que Milpo toma parte deben ser escritos de la forma ms precisa
posible, no dejando margen para interpretaciones dudosas. Documentos que no se
adjuntaron al texto principal, slo se pueden aceptar o suministrar con la asistencia de los
abogados de Milpo.
Todos los pagos y compromisos asumidos deben estar autorizados por el escaln
jerrquico competente y respaldados por documentacin legal.

 Gestin financiera
Milpo no acepta y no apoya ninguna iniciativa relacionada con el "lavado de dinero",
entendida como un proceso realizado para ocultar o legitimar recursos financieros ilcitos.
Es importante que todos estn atentos a las conductas citadas a continuacin:

Formas inusuales o complejos patrones de pago

Transferencias inusuales hacia/desde pases no relacionados con la transaccin
Clientes con operaciones que aparenten tener poca integridad
Clientes que se muestren ansiosos para evitar exigencias de registro de informaciones
Transacciones que involucren lugares anteriormente asociados a "lavado de dinero" o a
evasin fiscal.
Se debe comunicar al gestor directo o al canal de Lnea tica cualquier indicio relacionado
con lo anteriormente citado.
Propiedad intelectual
La propiedad intelectual es un activo estratgico para Milpo. En sta se incluyen patentes,
marcas registradas, know-how, datos tcnicos, informaciones de procesos y de mercado,
entre otros puntos que beneficiaran a un competidor, si fueran de su conocimiento.

El resultado del trabajo de naturaleza intelectual y de informaciones estratgicas generados

en la empresa es de propiedad exclusiva de Milpo.
Informaciones confidenciales en respuesta a pedidos legtimos de autoridades
gubernamentales, slo se pueden dar despus de considerar si sern tratadas
confidencialmente y despus que se tomen las medidas adecuadas a la proteccin de su
confidencialidad, con la ayuda del Departamento Jurdico de la Empresa.
El colaborador es responsable por tratar de forma confidencial las informaciones sobre la
propiedad intelectual a las que tenga acceso proveniente de su trabajo, utilizndolas de
manera cuidadosa. No est permitida la difusin de estas informaciones sin la autorizacin
especfica de la direccin de la empresa.
Charlas y Presentaciones externas
En charlas y participaciones en seminarios y otros eventos pblicos, se debe respetar
rigurosamente el sigilo de informaciones confidenciales sobre la empresa y sus negocios.

Tanto la participacin como expositor en eventos, como los temas a plantear deben ser
previamente aprobados por el lder del colaborador involucrado.
Para presentaciones sobre el Grupo, se debe utilizar el documento oficial disponible.

Salud, Seguridad y Medio Ambiente

La salud, la integridad fsica de los colaboradores y la proteccin del medio ambiente son
prioridades para Milpo, y estn por encima de aspectos econmicos o de produccin.

Milpo trata de forma transparente todas las informaciones relativas a la salud, seguridad y

medio ambiente que puedan tener impacto sobre sus colaboradores, sobre las
comunidades o sobre el propio medio ambiente.
La empresa continuamente les har entrenamientos a los colaboradores para que
conozcan sus rutinas y se responsabilicen por las mismas.
El colaborador debe familiarizarse con las polticas, los procedimientos y las prcticas de
salud, seguridad y medio ambiente y cumplirlos rigurosamente.
Se espera que todos observen atentamente el ambiente de trabajo identificando posibles
situaciones de riesgo. En caso que se identifique algn indicio, se debe informar este hecho
al lder local y se debe alertar a los involucrados. Este comportamiento ser considerado
demostracin de compromiso con los aspectos de seguridad.
Las empresas prestadoras de servicios contratadas por el Grupo deben cumplir todos los
procedimientos de salud, seguridad y medio ambiente definidos en poltica especfica para
sus actividades.
En situaciones de emergencia, como accidentes ambientales o de trabajo, los involucrados
deben seguir los procedimientos previstos para la situacin e informar rpidamente los
hechos a la administracin local. Slo los voceros oficialmente indicados podrn dar
entrevistas o dar comunicados a las autoridades y a la comunidad.
Accidentes ambientales son eventos inesperados e indeseados que pueden causar daos,
directa o indirectamente, al medio ambiente, a la salud y a la vida.
Obsequios e Invitaciones
Obsequios e invitaciones institucionales son prcticas de gentileza y cordialidad aceptadas
dentro de una relacin comercial.

Los colaboradores pueden aceptar obsequios institucionales que configuren prctica de

gentileza y cordialidad entre las partes de una relacin comercial y que no caractericen la
obtencin de beneficios en ninguna negociacin.
Invitaciones para eventos con los gastos corriendo por cuenta de los clientes, proveedores,
rganos gubernamentales y otros pblicos de inters, slo se pueden aceptar cuando la
oportunidad de desarrollo de contacto comercial sea real, y tambin cuando hayan sido
extendidas a profesionales de otras empresas y mediante autorizacin del lder.
Objetos recibidos a ttulo de premio que representen distincin u homenaje a Milpo y sus
empresas, deben ser enviados al rea de comunicacin de la Unidad de Negocios en
cuestin.
Los colaboradores no pueden aceptar, en su nombre o en el de su familia, regalos o
ventajas que lo comprometan. En estos casos, los obsequios se deben devolver a la
empresa remitente.
Todos deben estar atentos al contexto cuando se reciben obsequios, y no solo a su valor;
en caso de dudas, deben consultar al lder inmediato. Est prohibido recibir ofertas en

dinero por cualquier motivo.

El colaborador debe informar a las entidades con las que se relaciona en nombre de Milpo
cul es la conducta de la empresa en cuanto a obsequios o regalos.
Los mismos principios se deben aplicar cuando Milpo les ofrece obsequios e invitaciones a
sus asociados.

Aclaraciones y Denuncias
Dudas de interpretacin, casos no previstos y denuncias de incumplimiento de este
Cdigo se deben presentar al liderazgo o envalas a la Lnea tica.
En situaciones en las que el tema pueda causar inhibicin, si lo trata con el lder
inmediato, el colaborador podr enviar su problema directamente al Comit de Conducta
de la Unidad, mediante uno de los canales de la Lnea tica. En caso que el problema
sobrepase la responsabilidad de la Unidad, involucre a su direccin o tenga impacto en
las dems reas del Grupo, el colaborador deber enviarlo al Comit de Conducta
Corporativo, tambin va Lnea tica.
Las denuncias de fraude, apropiacin indebida, soborno en actos o transacciones
comerciales que involucren a colaboradores, proveedores, contratistas y asociados del
negocio, siempre que sea posible, las deben acompaar con hechos y datos concretos.
Cada denuncia recibida por Milpo ser tratada con confidencialidad. No se aceptar
ninguna represalia al colaborador, por reportarse de buena fe. En caso que el colaborador
sufra alguna represalia de cualquier naturaleza, debe informrsela inmediatamente al
Comit de Conducta.

Comits de Conducta
Es responsabilidad de los Comits analizar los asuntos referentes al Cdigo de Conducta
enviados a la Lnea tica con imparcialidad y seriedad, buscando soluciones para las
situaciones que le son presentadas y dando respuesta a los solicitantes, en caso que se
identifiquen.

Los Comits de Conducta de la Unidad, formados por miembros de la direccin de la

Unidad, garantizan la uniformidad de los criterios usados en la resolucin de casos
similares, verifican la validez del tema estudiado, toman medidas cuando sea el caso y le
responden al solicitante, cuando ste se identifique.
El Comit de Conducta Corporativo es responsable por tratar los casos que le son
enviados, por establecer criterios para casos no previstos en el Cdigo y por el buen
funcionamiento del sistema de Lnea tica del Grupo. Tambin cabe a este Comit
establecer criterios de tratamiento para casos especiales que le son llevados por los
Comits de las Unidades, creando un banco de datos de las decisiones para todo el
Grupo y ampliando as los criterios y la jurisprudencia para decisiones futuras.

 Auditora
La Auditora Corporativa tratar los casos de desvo de recursos y de dao al patrimonio.

En todas las situaciones se garantiza la imparcialidad en la conduccin de los temas y el

resguardo de la identidad de los involucrados.
Medidas disciplinarias
La existencia de normas, polticas y procedimientos es condicin esencial para el xito de
una empresa. Cabe al liderazgo garantizar que se sigan para el funcionamiento
armonioso y eficaz de la organizacin. Desvos o incumplimientos pueden llevar a
medidas disciplinarias que, cuando se apliquen, deben servir como elemento educador y
formador de cultura.

Cabe al liderazgo informar, orientar y preparar a su equipo para la correcta aplicacin de

las polticas y de las normas de la organizacin, siendo un ejemplo a seguir.
Incumplimientos de normas y reglas del Grupo no se pueden tolerar y son pasibles de
penalidad. Reincidencias, incluyendo el incumplimiento de planes de accin trazados por
procesos de auditora, despus de la debida orientacin, tambin estn sujetas a medidas
disciplinarias. Son posibles penalidades:
1.

Advertencia verbal
2. Advertencia por escrito
3. Suspensin
4. Despido
La aplicacin de las penalidades se debe hacer, tanto como sea posible, inmediatamente
despus de la falta cometida, bajo pena de caracterizar el perdn tcito. Se admite un
perodo de ms tiempo para la aplicacin de la penalidad, cuando la falta requiere la
investigacin de los hechos y de las debidas responsabilidades. Las sanciones deben ser
justas, razonables y proporcionales a la falta cometida. Faltas semejantes deben recibir
sanciones semejantes.
Cuando un colaborador considere que hay una distorsin en determinada norma, deber
recurrir a su jefe inmediato y solicitar una revisin de la misma. El departamento
competente la reevaluar y se podr revisar.
Casos en los que por falta de infraestructura o recursos adecuados, el colaborador no
consiga cumplir la norma, debe pedirle orientacin a su jefe inmediato. A su vez, ste
deber llevar el caso al escaln adecuado de la organizacin para buscar la solucin
definitiva.
El supervisor inmediato del colaborador que no cumpla una norma o procedimiento de la
Empresa ser notificado por la Auditora Interna. En caso que haya otra infraccin en la
misma rea, el gerente ser notificado y el supervisor y el colaborador involucrados sern
advertidos por escrito.
Si en la misma rea nuevamente hay incumplimiento de la misma norma, el director ser

notificado y deber decidir, con base en las informaciones de la Auditora Interna, qu

actitud se tomar, siendo que la primera accin es advertir al gerente por escrito.
En la persistencia de estos desvos, el Presidente de la Unidad de Negocio deber
involucrarse para obtener la solucin definitiva. Se deber comunicar al Comit de
Conducta Corporativo, para unificar el tratamiento en casos semejantes.
Recursos Humanos siempre debe ser consultado sobre cul es la medida disciplinaria a
ser aplicada y, cuando sea necesario, se deber consultar al Departamento Jurdico, para
la debida orientacin.
Los resultados positivos, debido al cumplimiento de las normas, deben ser tratados por
los sistemas de reconocimiento del Grupo, que acompaados por acciones de
comunicacin, contribuyen a la formacin de una cultura de respeto y disciplina. De la
misma manera, la difusin de medidas disciplinarias aplicadas tienen un efecto positivo,
pues demuestra la seriedad con que Milpo trata tales casos. En cualquiera de estas
situaciones, el respeto al individuo debe ser el elemento orientador de la conducta de los
lderes.
Gestin del Cdigo de Conducta
La aprobacin de este Cdigo y sus actualizaciones son de responsabilidad del Directorio.

Cabe a los lderes, de todos los niveles, garantizar que sus subordinados y contratados
conozcan y apliquen los reglamentos de este Cdigo, que debe ser un ejemplo de
conducta a ser seguido por todos los colaboradores.
Las sugerencias de mejoras se deben enviar al Comit de Conducta por intermedio de
cada lder o por los canales de Lnea tica. Cabe al Comit analizarlas y proponrselas al
Comit de Conducta Corporativo para inclusin en la siguiente edicin, si se consideran
adecuadas.

Lnea tica
Para conocer, analizar y resolver cualquier punto referente al Cdigo de Conducta, Milpo
mantiene una Lnea tica, canal al que puede tener acceso tanto el pblico interno como
externo.

Imparcial y transparente, la Lnea tica garantiza la confidencialidad de las informaciones,

preservando la identidad de las personas involucradas y fomentando un ambiente mejor
para todos. Por su intermedio tambin es posible aclarar dudas de interpretacin y
presentar denuncias de incumplimiento al Cdigo de Conducta, como corrupcin,
soborno, fraude, agresin al medio ambiente, informaciones falsas, registros contables
inadecuados, mal uso de activos de la empresa, discriminacin de raza, religin, sexo,
condicin fsica o social y comportamiento y procedimientos no ticos.

Acuerdo de Compromiso
Declaro haber ledo y comprendido el Cdigo de Conducta de Milpo y asumo el
compromiso de cumplirlo y respetarlo en todas mis actividades en la Empresa,
asegurando su aplicacin.

Unidad

Fecha

Nombre Completo

Firma