@

..

MANUAL

Cdigo:

M-MC-01

Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

vigenc~:

1 JUN 20,:

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

Repblica de Colombia

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

OFICINA ASESORA DE PLANEACIN

2013

F-MC-01-01
V.01

..

1.

2.
3.
3.1
3.1.2
3.1.3

3.1.4
3.1.5
3.1.6
3.1.7
3.2
3.2.1
3.2.2
3.3
3.4

3.4.1
3.4.2
3.4.2.1
3.4.2.2
3.4.2.3
3.4.2.4
3.5
3.5.1
3.5.2
3.5.3
3.5.4
3.5.5
3.5.6
3.5.6.1
3.5.6.2
3.5.7
3.5.7.1
3.5.7.2
3.5.7.3
3.5.8
3.6

3.6.1

3.6.2
3.6.3
3.6.4
3.7
,.... 3.7.1

MANUAL

Cdigo: M-MC-01
Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

vigend:i

1 JlIN 7n'p

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCiN
GLOSARIO
DESARROLLO
PRESENTACiN DE LA ORGANIZACiN
OBJETIVO
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
FUNCIONES DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
MISION - VISION
ANTECEDENTES HISTRICOS
UBICACiN
OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL
OBJETO
ALCANCE
EXCLUSIONES
SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
REQUISITOS GENERALES
GESTiN DOCUMENTAL
Generalidades
Manual de Calidad
Control de Documentos
Control de los Registros
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCiN
COMPROMISO DE LA DIRECCiN
ENFOQUE AL CLIENTE
POLlTICA DE CALIDAD
PRINCIPIOS
VALORES
PLANIFICACiN
Objetivos de calidad
Planificacin del sistema integrado de gestin
RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACiN.
Responsabilidad y Autoridad
Representante de la Direccin
Comunicacin Interna
REVISiN POR LA DIRECCiN
GESTiN DE LOS RECURSOS
PROVISiN DE RECURSOS
TALENTO HUMANO
INFRAESTRUCTURA
AMBIENTE DE TRABAJO
REALIZACiN DEL PRODUCTO
PLANIFICACiN DE LA REALIZACiN DEL SERVICIO
F-MC-01-01

V.01

MANUAL

3.7.2
3.7.2.1

3.7.2.2
3.7.2.3
3.7.3
3.7.4
3.7.4.1
3.7.4.2
3.7.4.3
3.7.5
3.7.5.1
3.7.5.2
3.7.5.3
3.7.5.4

3.8
3.8.1
3.8.2
3.8.2.1
3.8.2.2
3.8.2.3
3.8.2.4
3.8.3
3.8.4
3.8.5
3.8.5.1
3.8.5.2
3.8.5.3

3.9
4.

Cdigo: M-MC-01
Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

vigen~a:l JUN 20t3

PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

Determinacin de los Requisitos Relacionados con el Producto y/o
Servicio
Revisin de los Requisitos Relacionados con los Servicios
Comunicacin con el Cliente
DISEO Y DESARROLLO
ADQUISICiN DE BIENES Y SERVICIOS
Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios
Informacin para la Adquisicin de Bienes y Servicios
Verificacin de los Productos y/o Servicios Adquiridos
PRESTACiN DEL SERVICIO
Control de la Produccin y de la Prestacin del Servicio
Identificacin y Trazabilidad
Propiedad del Cliente
Preservacin del Servicio
MEDICiN, ANLISIS Y MEJORA
GENERALIDADES
SEGUIMIENTO Y MEDICION
Satisfaccin del Cliente
Auditora Interna
Seguimiento y Medicin de los Procesos
Seguimiento y Medicin del Servicio
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
ANLISIS DE DATOS
MEJORA
Mejora Continua
Accin Correctiva
Accin Preventiva
CONTROL DE EVALUACiN
CONTROL DE CAMBIOS

F-MC-01-01
V.01

MANUAL

Cdigo:

M-MC-01

Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

vigencr:

1 JfJN 20n

1. INTRODUCCION

El Manual del Sistema Integrado de Gestin es un documento que muestra el modelo de gestin
implementado por el Ministerio de Justicia y del Derecho, con un enfoque por procesos de acuerdo con lo
establecido en las normas de calidad NTC GP: 1000 Y el Modelo Estndar de Control Interno MEC!.
El manual presenta la forma en la que el Ministerio asegura la calidad de los productos y servicios prestados
a los clientes tanto internos como externos, soportado en la mejora continua.
Adicionalmente muestra la estructura por procesos del Ministerio, las interrelaciones entre los mismos, la
poltica y objetivos de calidad y la forma en que se estructura la gestin basado en los principios de calidad.

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V.01

Cdigo: M-MC-01

MANUAL

Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

Vigenci'i

2. GLOSARIO

Calidad. Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.

Cliente. Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Conformidad:

Control de la calidad:
la calidad.

Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades

planificados.

Eficiencia.

Efectividad:
Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como
en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Enfoque basado en los procesos: Identificacin y gestin sistemtica de los procesos empleados
en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conocen como "enfoque
basado en los procesos".

Mejora de la calidad. Parte de la gestin de la calidad orientada a aumentarla capacidad de cumplir

con los requisitos de la calidad.

Mejora continua. Accin permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos y optimizar el desempeo.

Manual de la calidad.
entidad.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Producto

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos proporciona evidencia de la realizacin de

las actividades de los procesos de la entidad.

Requisito:

Satisfaccin

Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est
bajo consideracin.

Cumplimiento de un requisito.
Parte de la gestin de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de

planificadas

y se alcanzan

los resultados

Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

o servicio.

Documento que describe y especifica el Sistema Integrado de Gestin de una

Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

del cliente.

Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.

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V.01

..

Cdigo:

MANUAL

M-MC-01

Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

Vigenci,

.. 1

"'~1 ?n1'.

3. DESARROLLO
3.1 PRESENTACiN

DE LA ORGANIZACiN

El Ministerio de Justicia y del Derecho es una entidad del nivel central, cabeza del Sector Justicia y del
Derecho, que lidera el desarrollo de polticas pblicas en materia de justicia y amparo efectivo de los
derechos, en el marco de un Estado Social y Democrtico de Derecho.
El sector Justicia y del Derecho, el cual lidera, est conformado por entidades adscritas como la Unidad de
Servicios Penitenciarios y Carcelarios, el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, la Agencia Nacional
para la Defensa Jurdica del Estado, la Superintendencia de Notariado y Registro y la Direccin Nacional de
Estupefacientes (En liquidacin).

3.1.2

OBJETIVO

El Ministerio de Justicia y del Derecho tiene como objetivo, dentro del marco de sus competencias, formular,
adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar la poltica pblica en materia de ordenamiento jurdico, defensa y
seguridad jurdica, acceso a la justicia formal y alternativa, lucha contra la criminalidad, mecanismos
judiciales transicionales, prevencin y control del delito, asuntos carcelarios y penitenciarios, promocin de
la cultura de la legalidad, la concordia y el respeto a los derechos; la cual se desarrollar por medio de la
institucionalidad que comprende el Sector Administrativo.
El Ministerio de Justicia y del Derecho coordinar las relaciones entre la rama Ejecutiva, la Judicial, el
Ministerio Pblico, los organismos de control y dems entidades pblicas y privadas para el desarrollo y
consolidacin de la poltica en materia de la justicia y del derecho.

Grfico 1: Sector Justicia y del Derecho

Fuente: MinJusticia

F-MC-01-01
V,01

3.1.3

MANUAL

Cdigo:

M-MC-01

Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

Mediante el Decreto 2897 del 11 de agosto de 2011 se establece la estructura del Ministerio de Justicia y del
Derecho y se determinan
las funciones de sus dependencias en procura de cumplir con la misin de la
Entidad. El siguiente grfico presenta la organizacin a nivel directivo, que conlleva el despliegue en cada
una de estas instancias.

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VlCEMINISTRO DE POllTlCA CRIMINAL y JUSTICIA R STAURATlVA

Grfico 2: Organigrama

Ministerio de Justicia y del Derecho

Fuente: MinJusticia

F-MC-01-01
V.01

@)

..

3.1.4

Cdigo: M-MC-01

MANUAL

Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

Vigencil:

1 JffN 20r

FUNCIONES DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

Articular la formulacin, adopcin, ejecucin

Administrativo de Justicia y del Derecho.

y evaluacin

de

la poltica

pblica

del

Sector

Coordinar las relaciones entre la Rama Ejecutiva, la Rama Judicial, el Ministerio Pblico y los
organismos de control para el desarrollo y consolidacin de la poltica pblica en materia de justicia y
.del derecho.

Formular, adoptar, promover y coordinar las polticas y estrategias en: racionalizacin, reforma y
defensa del ordenamiento jurdico; gestin jurdica pblica del derecho; ejercicio de la profesin de
abogado; socializacin de la informacin jurdica; justicia transicional y restaurativa; y las que faciliten
el acceso a la justicia formal y a la alternativa, en el marco del mandato contenido en las normas
vigentes, al igual que las de lucha contra las drogas ilcitas, lavado de activos, enriquecimiento ilcito,
financiamiento del terrorismo, administracin de bienes incautados y acciones de extincin de dominio.

Disear y coordinar las polticas para el ejercicio de la funcin jurisdiccional a cargo de autoridades
administrativas y particulares, de conformidad con lo que disponga la ley, orientar la presentacin de
resultados y proponer el mejoramiento de las mismas.

Ejercer excepcionalmente en los trminos que sealan el inciso tercero del artculo 116 de la
Constitucin Poltica y en las materias precisas determinadas en la ley, la funcin jurisdiccional del
Ministerio de Justicia y del Derecho.

Disear, hacer seguimiento y evaluar la poltica en materia criminal, carcelaria y penitenciaria,

prevencin del delito y las acciones contra la criminalidad organizada.

Promover las normas legales y reglamentarias, la proteccin jurdica, garanta y restablecimiento de

los derechos de nios, nias y adolescentes, en coordinacin con el Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar -ICBF- bajo los principios de inters superior, proteccin integral y enfoque diferencial, y las
dems entidades competentes.

Disear la poltica y promover los instrumentos aplicables dentro del sistema de responsabilidad penal
para adolescentes, hacer seguimiento y evaluar su aplicacin atendiendo su carcter especializado, su
finalidad restaurativa y los acuerdos internacionales en la materia.

Participar en el diseo de las polticas relacionadas con la proteccin de la fe pblica en materia de

notariado y registro.

Gestionar alianzas con los organismos de cooperacin nacional e internacional para el fortalecimiento
del Sector Administrativo de Justicia y del Derecho.

Administrar los Fondos de Infraestructura Carcelaria y de Lucha contra las Drogas.

Apoyar ante las dems instancias de la Rama Ejecutiva, a la Rama Judicial del Poder Pblico en la
solucin de las necesidades para su funcionamiento.

r.

en la

Las dems funciones asignadas por la Constitucin y la ley.

Pgi~de25

F-MC-01-01
V.01

3.1.5

MANUAL

Cdigo: M-MC-01
Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

vigence:

1 JUN 2013

MISION - VISION

MISION
Formular, gestionar e implementar las polticas, planes, programas y proyectos de orden nacional, en
materia de justicia y amparo efectivo de los derechos, con el fin de contribuir al fortalecimiento del Estado
Social y Democrtico de Derecho.
VISION
El Ministerio de Justicia y del Derecho se proyecta para el 2018 como la institucin lder en la construccin
de un sistema de justicia accesible, que juega un papel fundamental en la creacin de una sociedad con
igualdad, equidad y seguridad yen la cual se garantiza el goce efectivo de derechos y libertades.

3.1.6

ANTECEDENTES

HISTRICOS

Aunque el Ministerio de Justicia fue creado en 1890 como una entidad administrativa encargada de la
vigilancia y auxilio de la Rama Judicial, fue suprimido en 1894, al parecer por iniciar y tramitar
una
investigacin sobre la ejecucin de los contratos celebrados para la construccin de los ferrocarriles de
Antioquia y Santander.
No obstante, ante la necesidad de imprimir una verdadera tcnica a la realidad
judicial, el 21 de diciembre de 1945, se dio vida nuevamente al Ministerio, teniendo como funciones la
vigilancia y control del funcionamiento del rgano judicial; los establecimientos de detencin, pena y
medidas de seguridad; la Polica Judicial y dems asuntos que le asigne la Ley, relacionados con la
administracin de justicia, la represin y la prevencin de la delincuencia, y la reforma de la legislacin civil y
penal. Adems se encargara de la direccin suprema del Ministerio Pblico.
En 1960 se reorganiz su estructura, asignndole entre sus principales funciones: velar porque se
administre pronta y cumplida justicia; vigilar la Rama Judicial; estudiar e investigar las causales del delito y
su prevencin; proteccin y correccin de los menores; organizacin y direccin de establecimientos
carcelarios; direccin y vigilancia de la instruccin criminal del pas; preparacin de reformas legislativas;
reconocimiento de personeras jurdicas; cambio de radicacin de procesos penales y extradiciones.
El Gobierno Nacional en 1964 determin la creacin de las penitenciarias, colonias agrcolas y crceles de
cabecera de Distrito Judicial, cuya direccin y administracin estaba bajo la tutela del Ministerio de Justicia.
En 1973, empez a regir en el pas el primer estatuto para la prevencin y depresin de la produccin,
trfico y consumo de estupefacientes, y se cre el Consejo Nacional de Estupefaciente y la Oficina de
Estupefacientes del Ministerio de Justicia.
Tras una nueva reorganizacin, se asignaron como funciones del Ministerio de Justicia, formular la poltica
de estado en materia de justicia; realizar investigaciones socio-jurdicas y criminolgicas para determinar la
eficacia de la legislacin vigente o propiciar su reforma; prestar a la Rama Jurisdiccional y a la Direccin
General de Instruccin Criminal los auxilios administrativos, tcnicos, cientficos y econmicos necesarios
para el ejercicio de sus funciones y cumplimiento de las providencias; organizar, administrar y vigilar los
establecimientos de detencin y preparar medidas de tratamiento y rehabilitacin de la poblacin carcelaria
y penitenciaria; atender la correcta y eficaz prestacin de los servicios de notariado y registro.
El artculo 4 de la Ley 1444 de 2011 cre el Ministerio de Justicia y del Derecho.
F-MC-01-01
V.01

MANUAL

..

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...

Cdigo:

M-MC-01

Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

vigenc~:

1 .I"N 201:

Con la Constitucin Poltica de 1991 el Ministerio de Justicia, abandon su carcter de organismo

administrador de juzgados y crceles para transformarse en una entidad planificadora de polticas en
materia jurdica y judicial e impulsadora de reformas legislativas y evaluadora permanente de la eficacia de
la legislacin, promoviendo las soluciones prejudiciales de conflictos y la cooperacin y asistencia jurdica en
la comunidad internacional.
En el ao 2003, a travs de la Ley 790 de 2002, se dio paso a la fusin del Ministerio del Interior y de de
Justicia y del Derecho. Este proceso permiti renovar y modernizar la estructura de la rama ejecutiva del
orden nacional, con la finalidad de garantizar la adecuada atencin de los ciudadanos.
Posteriormente, el 11 de agosto de 2011, el Presidente de la Repblica Juan Manuel Santos, firm el
Decreto 2897 que revivi esta cartera ministerial, pues en virtud del artculo 1 de la Ley 1444 de 2011, se
escindieron del Ministerio del Interior y de Justicia los objetivos y funciones asignadas al despacho del
viceministro de Justicia y del Derecho, y de las dependencias a su cargo.
El artculo 4 de la Ley mencionada cre el Ministerio de Justicia y del Derecho.

3.1.7

UBICACiN

El Ministerio de Justicia y del Derecho est ubicado en la ciudad de Bogot en la Cra. 9 No. 12C- 10.

3.2 OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL

3.2.1 OBJETO
Este manual del Sistema Integrado de Gestin tiene por objeto describir las disposiciones adoptadas por el
Ministerio de Justicia y del Derecho para la implementacin, mantenimiento y mejora de la gestin, mediante
la aplicacin del modelo de operacin por procesos y la mejora continua, as como establecer las directrices
generales, alcance y exclusiones del Sistema Integrado de Gestin (SIG).
3.2.2 ALCANCE
El Sistema Integrado de Gestin del Ministerio de Justicia y del Derecho comprende los procesos
estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin, que permitan la Formulacin y Adopcin de Polticas, el
Diseo de Normas, la Aplicacin de Polticas y/o Normas y la Inspeccin Control y Vigilancia asociados a los
temas de justicia y del derecho.
Este manual cubre los requisitos del Sistema Integrado de Gestin del Ministerio de Justicia y del Derecho,
de conformidad con lo establecido en la Norma Tcnica ISO 9001 :2008 y en la Ley 872 de 2003,
reglamentada mediante el Decreto 4110 de 2004, en la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
NTC-GP 1000:2009 y MECI 1000:2005.

3.3 EXCLUSIONES
El Ministerio de Justicia y del Derecho de acuerdo con el numeral 1.2 de la Norma ISO 9001: 2008 y 2.2 de
la NTC GP 1000: 2009 establece que cuando uno o varios requisitos no se puedan aplicar debido a la
naturaleza de la entidad, pueden considerarse para su exclusin. Por lo anterior se ha decidido excluir los
,....siguiente numeral:

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F-MC-01-01
V.01

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..

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Cdigo: M-MC-01
Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

Numeral 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de medicin, contenido en la NTCGP 1000:2009 y
en la ISO 9001 :2008, por cuanto no se requiere utilizar dispositivos de seguimiento y medicin para calibrar,
ajustar o proteger los equipos utilizados (hardware, servidores y dems bienes fsicos de la entidad) ya que
los mismos no se utilizan con criterios metrolgicos u otros que deban arrojar mediciones exactas.
No obstante, el Ministerio de Justicia y del Derecho garantiza el uso de la plataforma informtica requerida
para efectuar seguimiento y medicin de las polticas emitidas, en cumplimiento de su misin, mediante el
mantenimiento de la infraestructura, polticas de seguridad y recurso humano idneo. La aplicacin de este
numeral puede variar en la medida en que en los procesos misionales implementen software especficos
para el desarrollo de sus actividades y/o prestacin de servicios.
3.4 SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN
3.4.1

REQUISITOS GENERALES

Al interior del Ministerio de Justicia y del Derecho se establecieron, documentaron e implantaron los
procesos necesarios para su funcionamiento, los cuales se observan en el Anexo 1: Mapa de procesos, los
cuales se clasifican en procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin, evidenciando la
secuencia e interaccin entre ellos.
La secuencia e interaccin se refuerza en las caracterizaciones de proceso, en las cuales se identifican las
entradas, proveedores, salidas y clientes, tanto internos como externos. Adicionalmente se evidencian los
indicadores y recursos que permiten hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos trazados.
Los procesos descritos anteriormente se definieron de acuerdo con la metodologa PHVA (Planear- HacerVerificar - Actuar), considerando las entradas con sus respectivas fuentes, las salidas con sus respectivos
clientes internos o externos y las actividades generales que se siguen para alcanzar los resultados de
procesos.
Se asegura la disponibilidad de la informacin necesaria para apoyar el funcionamiento y seguimiento de los
procesos mediante la documentacin asociada a cada proceso evidenciada en la caracterizacin de los
procesos y el listado maestro de documentos.
3.4.2

GESTiN DOCUMENTAL

3.4.2.1 Generalidades
El Sistema de Gestin de Calidad de la Ministerio de Justicia y del Derecho se encuentra documentado de fa
siguiente forma:
Declaracin de la poltica y objetivos de calidad
Manual de Calidad
Otros manuales
Caracterizacin de los Procesos y subprocesos (Documentos de Planificacin)
Procedimientos (Documentos de operacin y control)
Guas
Instructivos
Formatos

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V.01

-,

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Cdigo:

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Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

Vigenci2

1 JUN 201.

3.4.2.2 Manual de Calidad

El presente documento representa la obligatoriedad de documentar el manual de calidad, el cual cumple lo
establecido por la norma NTCGP1000: 2009, relacionado con el alcance del Sistema Integrado de Gestin,
incluidos los detalles y la justificacin de las exclusiones, la referencia a los procedimientos documentados y
la interaccin entre los procesos.
3.4.2.3 Control

de Documentos

El Ministerio de Justicia y del Derecho ha definido los controles necesarios para la administracin y control
de la documentacin, mediante la promulgacin del procedimiento P-MC-01 "Administracin y control de la
documentacin del Sistema Integrado de Gestin", a cargo de la Oficina Asesora de Planeacin, el cual
define las actividades de aprobacin, actualizacin, identificacin de cambios, disposicin de las versiones
vigentes, legibilidad de los documentos, control de los documentos externos y la prevencin de documentos
obsoletos.
A continuacin se presenta la tipificacin de la documentacin que conforma el Sistema Integrado de
Gestin del Ministerio de Justicia y del Derecho, dando cumplimiento a lo exigido por la norma NTCGP
1000:2009 y en la ISO 9001 :2008.

Grfico 3: Estructura Documental del SIG Fuente: MinJusticia

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V.01

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Cdigo:

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

3.4.2.4 Control de los registros

La Ministerio de Justicia y del Derecho establece y mantiene registros de calidad con el objetivo de
proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como la operacin eficaz del S.G.C. En las
Tablas de Retencin Documental se establecen cuales son los registros que se generan y se controlan de
acuerdo con lo establecido en el proceso C-GD "Gestin Documental" y sus procedimientos asociados:

"P-GD-01
"P-GD-02
"P-GD-03
"P-GD-04

Recepcin y distribucin de la correspondencia externa",

Gestin de la correspondencia interna con destino externo e interdependencias"
Organizacin del Archivo de Gestin"
Gestin y Control del Archivo Central".

Adicionalmente el Ministerio cuenta con la Gua G-MC-01 "Control de Registros" la cual establece los
lineamientos para definir y mantener los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la
proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros, acorde con las normas
legales vigentes sobre la materia.

3.5 RESPONSABILIDAD
3.5.1

COMPROMISO

DE LA DIRECCiN

DE LA DIRECCiN

La alta direccin del Ministerio de Justicia y del Derecho est comprometida

implementacin y mejora de su Sistema Integrado de Gestin mediante:

3.5.2

La comunicacin
como los legales
El establecimiento
El aseguramiento
La realizacin de
El aseguramiento

con

el desarrollo,

a la organizacin de la importancia de satisfacer tanto los requisitos de los usuarios

y reglamentarios,
de la poltica de la calidad,
del establecimiento de los objetivos de calidad,
las revisiones por la direccin, y
de la disponibilidad de recursos.

ENFOQUE AL CLIENTE

La alta direccin se asegura de que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el propsito de
aumentar su satisfaccin, a travs de la documentacin interna del Sistema Integrado de Gestin de la
Calidad, los cuales estn enfocados a aumentar la satisfaccin del cliente. Adicional se identifica y se da
cumplimiento a las normas de orden constitucional, legal y reglamentario vigentes.
Los clientes y los servicios prestados han sido definidos en las caracterizaciones
de procesos y
subprocesos,
para lo cual se han definido como clientes a los ciudadanos que requieren la representacin
del estado en la definicin normativa, personas al margen de la ley, personas privadas de la libertad y
entidades del estado.

3.5.3

POLlTICA DE CALIDAD

La alta direccin del Ministerio de Justicia y del Derecho en cabeza de la Ministra de Justicia y del Derecho
ha declarado su compromiso con el desarrollo e implementacin del Sistema Integrado de Gestin,
declarando la poltica de calidad.
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V.01

..

MANUAL

Cdigo: M-MC-01
Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

vigenci~2

l JUN

20 3

"El Ministerio de Justicia y del Derecho busca la satisfaccin de las necesidades de la sociedad en materia
de justicia y amparo efectivo de los derechos, con una gerencia pblica eficaz y transparente, un talento
humano comprometido y competente, y una cultura de la calidad".

3.5.4

Transparencia: Hacer de conocimiento pblico la informacin y el actuar personal. Es actuar de forma

clara, evidente y oportuna sin ambigedad y siguiendo los procedimientos establecidos y dados a
conocer previamente.

Perseverancia: Es la actitud de ser constante en alcanzar un objetivo, en momentos

propone llegar a un final definido.

Cooperacin: Consiste en desarrollar un trabajo armnico llevado a cabo por parte de un grupo para
cumplir un objetivo compartido.

Efectividad: Consiste en que el servidor pblico genere impacto en el desarrollo de sus actividades
consiguiendo el logro de los resultados planificados y en el manejo de los recursos utilizados y
disponibles.

Participacin: Es el actuar cuando podemos ser fichas clave en un conjunto.

podemos dar, cuando es necesario para llegar a un fin en conjunto.

3.5.5

que uno se

Es aportar lo que

VALORES

Responsabilidad: Cumplimiento de los deberes en forma oportuna y efectiva para beneficio pblico,
aceptando y asumiendo libremente las consecuencias de nuestros actos y omisiones.

Respeto: Reconocimiento y valoracin de la dignidad, los derechos y las creencias de los dems,
reconocindolos como sujetos de derechos, sin ninguna discriminacin.

Vocacin de Servicio: Dar para facilitar el cumplimiento de un proceso, resolver una necesidad,
demanda o solicitud, o satisfacer una expectativa de alguien, de modo que tanto quien da como quien
recibe puedan sentirse agradados.

Solidaridad: Actuar desinteresadamente a favor de otra persona, mediante el apoyo incondicional,

para el logro de los objetivos y el bienestar de todos y cada uno en particular y en consecuencia,
contribuir a la realizacin de sus proyectos de vida y a la satisfaccin de sus necesidades.

Tolerancia: Aceptacin y comprensin de la diversidad tnica, cultural, social, religiosa y de opinin,

reconociendo su individualidad y diferencias. Aceptar a los dems como son.

3.5.6

::

PRINCIPIOS

PLANIFICACiN

El Sistema Integrado de Gestin del Ministerio de Justicia y del Derecho

se planifica a travs de la
definicin e implementacin de actividades que den cumplimiento en forma permanente a la normatividad
vigente y a los requisitos de calidad de los beneficiarios o usuarios, alineado con el Plan estratgico.
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V.01

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Cdigo: M-MC-01

MANUAL

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l.

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

Vigen .

Cuando se presentan factores externos o internos que afecten el SIG, se consideran como entradas para la
Revisin de la Direccin y se planifican las acciones necesarias para que no afecten el desempeo del
Sistema.
3.5.6.1 Objetivos de calidad
El Ministerio de Justicia y del Derecho alineo los objetivos de calidad, con su planeacin
quedando como resultado la declaracin de los siguientes objetivos de calidad:

Grfico 3: Objetivos de Calidad

3.5.6.2

Planificacin

.~

",-'-'

....

estratgica

_._.-

Fuente: MinJusticia

del Sistema Integrado de Gestin

La planificacin del Sistema en cuanto a definicin de procesos se realiza mediante su identificacin y el

establecimiento de las secuencias e interacciones entre los mismos, los mtodos de control se encuentran
definidos en las caracterizaciones de procesos y Subprocesos, siendo stos los documentos que reflejan la
planificacin del Sistema Integrado de Gestin.
3.5.7

RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACiN.

3.5.7.1 Responsabilidad

y autoridad

La definicin de las funciones por dependencias se encuentran establecidas en el Decreto 2897 del 11 de
agosto de 2011, "por el cual se determinan los objetivos, la estructura orgnica, las funciones del Ministerio
de Justicia y del Derecho y se integra el Sector Administrativo de Justicia y del Derecho".
~

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V.01

MANUAL

Cdigo:

M-MC-01

Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

Adicionalmente, y con
Manual de Funciones,
Manual Especfico de
Planta de Personal del

1t: 1 . rr 1M 2013

Vigenc

el fin de definir los roles, funciones y responsabilidades por cargos, se estableci el

mediante la Resolucin 002 del 11 de agosto de 2011, "Por el cual se adopta el
Funciones Requisitos Mnimos y Competencias Laborales para los empleos de la
Ministerio de Justicia y del Derecho".

Las responsabilidades y autoridades especficas se encuentran en cada uno de los procedimientos en los
que se tiene un flujograma funcional que permite visualizar la participacin de los cargos en las actividades y
la toma decisiones.

3.5.7.2 Representante de la direccin

La alta direccin ha designado al Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin como representante del sistema
Integrado de Gestin. Mediante la Resolucin W 0265 del 11 de abril de 2012, Por la cual se designa el
Representante de la Direccin para el Sistema Integrado de Gestin del Ministerio de Justicia y del Derecho,
quien adems de las funciones a su cargo, tiene las siguientes:

Recomendar pautas para la determinacin, adaptacin e implementacin del Sistema Integrado de

Gestin, en concordancia con la normatividad vigente.
Dirigir, coordinar y orientar la planeacin, desarrollo e implementacin del Sistema Integrado de
Gestin de la entidad.
Fomentar la difusin de la poltica y los objetivos de calidad.
Dirigir y coordinar las actividades del equipo operativo para el desarrollo e implementacin del Sistema
Integrado de Gestin.
Coordinar a travs de las dependencias de la entidad la .realizacin de actividades relacionadas con el
Sistema Integrado de Gestin.
Asesorar a las dependencias de la entidad en el establecimiento e implementacin, de los procesos
necesarios para el Sistema Integrado de Gestin.
Hacer seguimiento a las actividades planeadas para la implementacin del Sistema Integrado de
Gestin.
Coordinar la elaboracin de informes sobre el estado de desempeo del Sistema Integrado de
Gestin.
Informar al Comit de coordinacin sobre la planificacin y avances de la Implementacin del Sistema
Integrado de Gestin.
Asesorar a las Dependencias en la generacin de acciones de mejora producto de la gestin del
Sistema Integrado de Gestin.

3.5.7.3 Comunicacin

interna

El Ministerio de Justicia y del Derecho dispone de los mecanismos e infraestructura necesarios para la
comunicacin entre los funcionarios, dependencias y otras entidades, con el propsito de cumplir
eficazmente con los procesos.
La comunicacin interna se realiza a travs de correo electrnico, memorandos y oficios, carteleras, fondo
de pantalla de los computadores, por la pgina Web de la entidad www.minjusticia.gov.co,
comits,
boletines, entre otras.
Como soporte a estas actividades se estableci el Manual Gestin de la Comunicacin interna y externa
M-GI-01 el cual busca optimizar las herramientas y los procesos comunicativos al interior y exterior del
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Cdigo: M-MC-01

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

Vigen

Ministerio de Justicia y del Derecho, permitiendo establecer flujos de comunicacin

slidos en un camino de mejoramiento continuo.

que sean dinmicos y

La alta direccin propicia herramientas de comunicacin interna adecuados para garantizar la eficacia del
Sistema Integrado de Gestin, como la pgina web de la entidad donde encontramos un link denominado
Sistema Integrado de Gestin SIG, que contiene la informacin relacionada con el Sistema, los documentos,
normogramas, riesgos, entre otros.
3.5.8

REVISiN POR LA DIRECCiN

Teniendo en cuenta que las necesidades de gestin interna del Ministerio de Justicia y del Derecho, la alta
direccin realiza por lo menos una revisin formal del Sistema Integrado de Gestin durante el ao, con el
fin de asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia contina de dicho sistema.
La revisin del Sistema Integrado de Gestin es responsabilidad del Comit de Coordinacin de los
Sistemas de Control Interno y del Sistema Integrado de Gestin y su desarrollo se hace teniendo en cuenta
las entradas de informacin establecidas en el numeral 5.6.2 y los resultados que establece el numeral
5.6.3 de la norma NTCGP1000. De esta revisin se derivan los informes, soportes y actas que reflejan el
anlisis de la informacin y acciones generadas.
En la revisin por parte de la direccin se verifican los siguientes

Resultados de auditoras de calidad,

Retroalimentacin de los beneficiarios o usuarios (clientes),
Gestin de riesgos de la Entidad,
Desempeo de los procesos y conformidad del producto y servicio,
Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora,
Acciones de seguimiento de las revisiones anteriores,
Cambios que podran afectar el Sistema Integrado de Gestin
Poltica y objetivos de calidad

Como resultado de esta revisin se consideran

aspectos:

acciones para:

La mejora del Sistema Integrado de Gestin y los procesos.

La mejora del producto o servicio
La necesidad de nuevos recursos

El soporte de esta actividad se realiza mediante el procedimiento

SIG".

P-MC-04 "Revisin por la alta direccin al

3.6 GESTION DE LOS RECURSOS

3.6.1

PROVISiN DE RECURSOS

El Ministerio de Justicia y del Derecho cuenta con instrumentos de planificacin presupuestal que garantizan
la apropiacin de los recursos financieros necesarios para implementar, mantener y mejorar la eficacia del
Sistema Integrado de Gestin, as como para aumentar la satisfaccin de los usuarios.
el'F-MC-01-01
V.01

@
,"'_."

;.~{

MANUAL

Cdigo:

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

Vigen

Como soporte a esta actividad se crea el proceso C-DP "Direccionamiento y Planeacin Institucional",
cual se establecen las necesidades financieras para la operacin del Ministerio.

3.6.2

en el

TALENTO HUMANO

En la Ministerio de Justicia y del Derecho todo el personal que ejecuta procesos y procedimientos
relacionados con la calidad de los servicios tienen la competencia adecuada sobre la base de la educacin,
formacin, habilidades, y experiencia apropiadas, las cuales se encuentran documentadas en el Manual de
Funciones, el cual se reglamente mediante la Resolucin 002 del 11 de agosto de 2011, "Por el cual se
adopta el Manual Especfico de Funciones Requisitos Mnimos y Competencias Laborales para los empleos
de la Planta de Personal del Ministerio de Justicia y del Derecho".
Con el fin de adelantar los procesos de gestin del Talento Humano, el Ministerio defini el proceso C-TH
"Gestin Talento Humano", el cual se compone de los siguientes subprocesos:

C-THAD "Administracin

del Talento Humano", el cual se soporta en los procedimientos:

P-THAD-01 Ingreso y Retiro de funcionarios

P-THAD-02 Reconocimiento de Prima Tcnica
P-THAD-03 Novedades de personal y actuaciones administrativas
P-THAD-04 Elaboracin y Pago de Nmina
P-THAD-05 Certificaciones Laborales
P-THAD-06 Administracin Historia Laboral
P-THAD-07 Comisin de Servicio al Interior
P-THAD-08 Reconocimiento y liquidacin de horas extras, dominicales, festivos, recargos nocturnos y
descanso compensatorio
G-THAD-01

C-THDE "Desarrollo del Talento Humano", con los procedimientos:

P-THDE-01
P-THDE-02
P-THDE-03
P-THDE-04
P-THDE-05
P-THDE-06
P-THDE-07

Comisin de Servicios al Exterior

Induccin y Reinduccin de funcionarios

Plan de Capacitacin
Plan de Bienestar Social
Plan de Estmulos e Incentivos
Plan de Salud Ocupacional
Evaluacin de desempeo
Concertacin, seguimiento y evaluacin de acuerdos de gestin

C-THGD "Gestin de Asuntos Disciplinarios", con el procedimiento

P-THGD-01 "Gestin Disciplinaria"

3.6.3

INFRAESTRUCTURA

De acuerdo con las necesidades, planes, programas y proyectos establecidos en el Ministerio, y el Decreto
2897 de 2011, se ha determinado que la administracin de la Infraestructura estar a cargo de la Secretara
General, especficamente el Grupo de Gestin administrativa, para lo cual se han documentado el proceso
C-GA "Gestin Administrativa", con los subprocesos C-GASA "Servicios Administrativos"
y C-GAGB
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V.01

MANUAL

Cdigo: M-MC-01
Versin: 01

..

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

vigen<2a:l

JUN 2013

"Gestin de Bienes", con los cuales se busca determinar, proporcionar y mantener la infraestructura
necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio, mediante la aplicacin de
los procedimientos:

P-GASA-01
P-GAGB-01
P-GAGB-02
P-GAGB-03

"Administracin del Parque Automotor"

"Gestin de Bienes - Ingreso de Bienes"
"Gestin de Bienes - Salida de Bienes"
"Control de Inventarios"

Para garantizar el soporte tecnolgico en el desarrollo de las actividades del Ministerio, se ha definido el
proceso C-RI "Gestin de Recursos Informticos", el cual determina las actividades para garantizar el normal
funcionamiento de los equipos de cmputo, la operatividad, accesibilidad y comunicacin de la Entidad con
su entorno, para esta actividad ha generado los procedimientos:

3.6.4

P-RI-01
P-RI-02
P-RI-03
P-RI-04
P-RI-05

"Soporte a usuarios"
"Gestin de acceso a recursos informticos"
"Catalogacin en produccin"
"Respaldo y recuperacin"
"Afinamiento de Base de Datos"

AMBIENTE DE TRABAJO

El Ministerio de Justicia y del Derecho trabaja en el ambiente de trabajo, soportado en el procedimiento:

P-THDE-05 "Plan de Salud Ocupacional"
3.7

REALIZACiN

3.7.1

DEL PRODUCTO

PLANIFICACiN

DE LA REALIZACiN

DEL SERVICIO

Los elementos para la planificacin de realizacin del producto y la prestacin del servicio son:
Los procesos establecidos y su alcance, el cual se encuentra en el Mapa de Procesos.
Los riesgos de cada proceso y sus medidas de control identificados en el Mapa de Riesgos.
Requisitos legales para la prestacin del servicio o elaboracin del producto.
Procedimientos, formatos y otros documentos requeridos para la operacin.
El personal competente para cada proceso.
Asignacin de recursos para la operacin y seguimiento de los procesos.
Las fuentes de informacin.
El Ministerio de Justicia y del Derecho ha planificado la prestacin de los servicios, identificando en las
caracterizaciones de procesos el ciclo PHVA para cada uno de ellos, por este medio de definen las
entradas, los proveedores, las salidas y los clientes. Entre los procesos misionales se encuentran:

C-FP Formulacin y Adopcin de Polticas

C-DN Diseo de Normas
C-AN Aplicacin de Polticas y/o Normas
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V.01

.,..

C-IV

Cdigo: M-MC-01

MANUAL

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

vigencia2

JUN

20\8

Inspeccin control y Vigilancia.

Estos documentos incluyen, entre otros captulos, el objetivo del proceso, alcance, responsable, descripcin
general, documentos asociados, indicadores, riesgos, normograma y recursos.
3.7.2

PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

3.7.2.1 Determinacin

de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

El Ministerio de Justicia y del Derecho ha determinado,

prestados a los clientes.

los requisitos legales, productos

y/o servicios

Los requisitos especificados y no establecidos por el cliente se encuentran definidos en el Portafolio de

productos, servicios y trmites del Ministerio.
Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto y/o servicio, se encuentran
referenciados en el formato Documentos Externos y Normograma.

3.7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con los servicios

Debido al carcter pblico del Ministerio de Justicia y del Derecho, los requisitos asociados a los productos y
servicios estn definidos en la normatividad legal.
Para realizar el control a los requisitos, se estableci el formato F-MC-01-08 "Documentos
Normograma", el cual permite llevar el registro de la documentacin externa y legal relacionada.
3.7.2.3 Comunicacin

externos-

con el cliente

La Ministerio de Justicia y del Derecho ha determinado e implementado disposiciones eficaces para la

comunicacin con los clientes, para esto ha definido el proceso C-GI "Gestin de la Informacin", el cual
determina los canales de recepcin de informacin proveniente del cliente, la administracin de la misma y
su divulgacin, a travs de los documentos:

3.7.3

P-GI-01 "Atencin y tratamiento de quejas, reclamos, solicitud de informacin, sugerencias,

de peticin"
P-GI-02 "Plan Institucional de Informacin"
M-GI-01 "Gestin de la Comunicacin Interna y Externa"

derechos

DISEO Y DESARROLLO

El Ministerio de Justicia
formulacin de polticas
etapas de planificacin,
verificacin y validacin
"Elaboracin de Polticas

y del Derecho realiza diseo y desarrollo a las actividades encaminadas a la

y diseo de normas, para lo cual ha definido los controles necesarios para sus
los requerimientos de entrada, la verificacin de los requisitos y la revisin,
de requisitos, el desarrollo de este numeral se identifica en la Gua G-FP-01
Pblicas".

F-MC-01-01

y.01

MANUAL

3.7.4

Cdigo:

M-MC-01

Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

N 2013

ADQUISICiN DE BIENES Y SERVICIOS

3.7.4.1 Proceso de adquisicin

de bienes y servicios

El Ministerio de Justicia y del Derecho tiene implementado su proceso de contratacin de acuerdo con las
normas y parmetros establecidos para la adquisicin de bienes y servicios. Para este efecto se document
el proceso C-GC "Gestin Contractual", soportado en los siguientes Manuales y procedimientos:
Manuales:

M-GC-01 "Manual de Contratacin"

M-GC-02 "Manual de Interventora"

Procedimientos:

P-GC-01 "Elaboracin, Aprobacin, Modificacin y Seguimiento del Plan de Contratacin"

P-GC-02 "Solicitud, Trmite y Suscripcin de Modificaciones, Adiciones, Prorrogas y Suspensiones de
Contratos"
P-GC-03 "Imposicin de Multas, Clausula Penal y Declaratoria de Caducidad"
P-GC-04 "Solicitud y Trmite de Procesos de Contratacin"
P-GC-05 Liquidacin de Contratos

3.7.4.2 Informacin

para la adquisicin

de bienes y servicios

El Ministerio de Justicia y del Derecho ha definido la generacin de documentos que soportan los procesos
trasparentes de contratacin, mediante la publicacin de los trminos y pliegos para contratar en las pginas
web habilitadas para este tema, por lo que se garantiza el acceso a la informacin a los posibles
proveedores.
3.7.4.3 Verificacin

de los productos y/o servicios adquiridos

El Ministerio de Justicia y del Derecho estableci y defini los mecanismos de verificacin a los productos y
servicios adquiridos, mediante la documentacin del Manual de Interventora M-GC-02 "Manual de
Interventora". Esta actividad se realiza en conjunto con un software que permite hacer un mejor seguimiento
y consulta de la informacin de cada contrato.
3.7.5

PRESTACiN DEL SERVICIO

3.7.5.1 Control de la produccin

y de la prestacin del servicio

El Ministerio de Justicia y del Derecho ha generado los documentos necesarios para la prestacin de los
servicios, mediante la definicin de los procesos y procedimientos en los diferentes niveles de la
organizacin.
Los procesos establecidos con:

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V.01

MANUAL

C-FP
C-DN
C-AN
C-IV

Cdigo:

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

vigenc~:

1 JUN

Formulacin y Adopcin de Polticas

Diseo de Normas
Aplicacin de Polticas y/o Normas
Inspeccin control y Vigilancia.

En la definicin de los procesos se han identificado los riesgos, los indicadores,

entregan al cliente y los procedimientos que definen las instrucciones de trabajo

los productos

que se

Adicional a lo anterior, la prestacin del servicio se soporta en la dotacin tecnolgica para el desarrollo de
las actividades, las cuales se estandarizan a travs del proceso C-RI"Gestin de Recursos Informticos".
3.7.5.2 Identificacin

y trazabilidad

Los productos y servicios prestados por el Ministerio se identifican y hace seguimiento desde el aplicativo
SIGOB, el cual permite conocer la etapa en la que se encuentra, dejando registros magnticos,
adicionalmente se conservan los documentos de acuerdo a lo establecido el proceso C-GD "Gestin
Documental".
3.7.5.3 Propiedad del cliente
De acuerdo con la informacin que es propiedad del cliente, el Ministerio de Justicia y del Derecho registra
la informacin
en medios informticos seguros, salvaguardando
la informacin,
su veracidad y
disponibilidad. Para lo cual regula estas actividades mediante la generacin de control de accesos y copias
de seguridad de la informacin.
Por otra parte existen disposiciones reglamentarias en relacin con la confidencialidad
permite salvaguardar la privacidad de informacin.
3.7.5.4 Preservacin

de la informacin que

del servicio

En las caracterizaciones de los procesos se han definido los productos que estn orientados a los clientes, y
se relacionan los documentos y registros, los cuales se administran de acuerdo con las disposiciones del
proceso C-GD "Gestin Documental" y C-RI"Gestin de Recursos Informticos".
3.8

MEDICiN, ANLISIS Y MEJORA

El Ministerio de Justicia y del Derecho ha definido los mecanismos de seguimiento, medicin, anlisis y
mejora, con el objeto de lograr un adecuado servicio a los clientes y un continuo mejoramiento de los
procesos a su interior, entre los que se encuentran el anlisis de informacin de los diferentes procesos,
indicadores de gestin, mediciones de satisfaccin de los clientes respecto a los productos y servicios
brindados, resultados de las auditoras internas.
3.8.1

GENERALIDADES

El Ministerio de Justicia y del Derecho ha planificado e implantado los procesos de seguimiento, medicin,
anlisis y mejora necesarios para:

f'\.

1\
~ina

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Cdigo:

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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

Vigenc'

Demostrar la conformidad del servicio,

Asegurarse de la conformidad del Sistema Integrado de Gestin, y
Mejorar continuamente la eficacia del Sistema Integrado de Gestin.

Lo anterior mediante la conformacin del proceso C-MC "Mejoramiento Continuo" y los procedimientos
guas que permiten hacer seguimiento a la conformidad del Sistema Integrado de Gestin.

3.8.2

SEGUIMIENTO Y MEDICION

3.8.2.1 Satisfaccin

del cliente

Como herramienta de medicin de la satisfaccin del cliente, el Ministerio de Justicia y del Derecho ha
implementado tres mecanismos para asegurar que se identifican sus necesidades, entre las que se
encuentran:

Elaboracin de encuestas de satisfaccin, de acuerdo con lo establecido en la Gua G-MC-02

"Medicin de satisfaccin del cliente".
Documentacin y puesta en marcha del procedimiento de Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
P-GI-01 "Atencin y tratamiento de quejas, reclamos, solicitud de informacin, sugerencias, derechos
de peticin".
Jornadas de rendicin de cuentas a la ciudadana.

3.8.2.2 Auditora

interna

La Ministerio de Justicia y del Derecho lleva a cabo a intervalos

determinar si el Sistema Integrado de Gestin:

planificados

auditoras

internas

para

Es conforme con las disposiciones planificadas

Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Para lo cual ha establecido el proceso C-SE "Seguimiento y Evaluacin", junto con los procedimientos:

P-SE-01 "Auditoras Independientes"

P-SE-02 "Auditoras de Calidad"

3.8.2.3 Seguimiento

y medicin de los procesos

El Ministerio de Justicia y del Derecho ha definido indicadores en los procesos para el asegurar el
seguimiento y medicin de los procesos del Sistema Integrado de Gestin. Estos mtodos demuestran la
capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Como soporte a esta actividad se cre
la Gua G-MC-05 "Formulacin y seguimiento a indicadores del sistema integrado de gestin".
Adicionalmente y cuando no se alcancen los resultados planificados, se llevan a cabo correcciones y
acciones correctivas, segn sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del servicio, de acuerdo
con el procedimiento P-MC-02 "Acciones preventivas, correctivas y/o de mejora".

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Cdigo: M-MC-01
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...

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

vigen1'a

3.8.2.4 Seguimiento

y medicin

.1l'tJ

7.0r~

del servicio

El Ministerio de Justicia y del Derecho hace seguimiento a las caractersticas de los productos, establecidas
en las caracterizaciones de procesos y subprocesos, adicionalmente realiza seguimiento al producto no
conforme y los indicadores.
3.8.3

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

Cuando se realiza seguimiento a los productos y/o servicios del Ministerio de Justicia y del Derecho se
asegura que el servicio que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso
o entrega no intencional.
Para la gestin y control al producto no conforme, el Ministerio ha documentado el procedimiento
"Control de producto y/o servicio no conforme".
3.8.4

ANLISIS

P-MC-03

DE DATOS

El Ministerio de Justicia y del Derecho determina, recopila y analiza los datos producto del seguimiento a los
procesos con el fin de evaluar el cumplimiento de las metas y as demostrar la idoneidad y la eficacia del
sistema Integrado de Gestin, para lo cual tiene en cuenta los resultados de los indicadores, producto no
conforme, satisfaccin del cliente, entre otras.
3.8.5

MEJORA

3.8.5.1 Mejora continua

El Ministerio de Justicia y del Derecho mejora continuamente la eficacia del sistema Integrado de Gestin
mediante el uso de la poltica de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditoras, el
anlisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisin por la direccin.
3.8.5.2 Accin

correctiva

El Ministerio de Justicia y del Derecho establece y ejecuta las acciones necesarias para eliminar la causa de
no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas son apropiadas a
los efectos y magnitud de las no conformidades encontradas.
El desarrollo de esta actividad se basa en el procedimiento P-MC-02 "Acciones preventivas, correctivas y/o
de mejora", en el cual se revisan de las no conformidades, se determinan las causas de las no
conformidades, se evala la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades
no vuelvan a ocurrir, se determinan e implementan las acciones necesarias para mitigar o eliminar las no
conformidades detectadas, se registran los resultados de las acciones tomadas, y se revisan las acciones
correctivas tomadas.
3.8.5.3 Accin

Preventiva

Mediante el procedimiento P-MC-02 "Acciones preventivas, correctivas y/o de mejora", el Ministerio de

Justicia y del Derecho determina las acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales
para prevenir su ocurrencia.
Las acciones preventivas son apropiadas a los efectos de los problemas
N- potenciales y establece las disposiciones para la determinacin de las no conformidades potenciales y sus
'"""
~

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Cdigo: M-MC-01

MANUAL

Versin: 01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTiN

Vigen . :

causas. Para ello utiliza como mecanismo importante la realizacin de Anlisis de Riesgos, la evaluacin de
la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades, la determinacin e implementacin
de las acciones necesarias, el registro de los resultados de las acciones tomadas, y la revisin de las
acciones preventivas tomadas.
3.9

CONTROL DE EVALUACiN

El Ministerio de Justicia y del Derecho realiza el control de evaluacin mediante la autoevaluacin del control
y la gestin, aplicando el proceso de Seguimiento y evaluacin C-SE "Seguimiento y Evaluacin", en las
cuales se referencia adicionalmente las auditoras de gestin y las auditoras de calidad P-SE-01 "Auditoras
Independientes" y P-SE-02 "Auditoras de Calidad".
Adicionalmente se hace referencia del autocontrol en las caracterizaciones de proceso, en el captulo 4
"Descripcin General", en la cual se identifican las acciones de verificacin y accin.
Los Planes de Mejoramiento Institucionales se realizan de acuerdo a las especificaciones dadas por los
Entes de Control y se relacionan en el procedimiento P-SE-01 "Auditoras Independientes", mientras que los
planes de mejoramiento por procesos se administran de acuerdo con lo establecido en el procedimiento
P-MC-02 "Acciones preventivas, correctivas y/o de mejora", por ltimo, los planes de mejoramiento individual
se realizan conforme a lo establecido en el procedimiento P-THDE-06 "Evaluacin de desempeo".

4. CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCiN

VERSiN

DE CAMBIOS

N.A.

Elabor / Actualiz:
Firma:

9JbO .

Nombre: Angela Patricia Cabeza

Morales
Cargo: Prof sional Especializado

ombre: Isaas Snchez Rivera

argo: Jefe Oficina Asesora de
Planeacin

Cargo: Jefe Oficina Asesora de

Planeacin

Firma:

Pgina 25 de 25

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V.01

ANEXO 1

MAPA DE PROCESOS
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
,_._---,_ -.."
..

D:IRECCIONMlIENTO

GESTiN

V PlANEACIN

DE LA

INI'O~MACIN

INSTITUCIONAL

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OEPOTICAS
YfONORMAS

CONTROL

VIGIlANCIA

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GESTIN
DOCUMENTAL

GESllN

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AQ.MINIS'l'RATIVA

T~;~

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DE
HUMANO
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-1

SEGUIMIENTO Y

MEJt>RAMIENTCl

e;VALUAClN

CONTINUO

2 1 JUN 201