Anda di halaman 1dari 19

33

BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN KHASANAH DATA

3.1

Metode Analisis dan Perancangan


Untuk melakukan analisis dan perancangan pada khasanah data terdapat
dua metode yang dapat digunakan. Kedua metode tersebut adalah metode bottom
up dan metode top down.
Metode bottom up dilakukan berdasarkan pada data yang diperoleh dari
dokumen-dokumen maupun formulir-fomulir yang ada. Berdasarkan sifat data
yang diperoleh merupakan current data (data sekarang), maka analisis bottom up
digunakan sebagai prediksi masalah yang terjadi sekarang pada organisasi.
Metode top down merupakan perencanaan strategi, dan diharapkan dapat
mengidentifikasikan kebutuhan sumber data pada perusahaan untuk mendukung
prediksi perusahaan pada masa mendatang. Ruang lingkup pada metode top
down adalah meneliti atau menganalisa organisasi secara keseluruhan, dan
menentukan sumber data yang dibutuhkan perusahaan.
Metode yang akan digunakan untuk analisis dan perancangan adalah
metode top down, karena metode tersebut berhubungan dengan arsitektur
khasanah data. Dimana khasanah data memiliki data yang berasal dari berbagai
sumber dan berfungsi untuk menganalisa data tersebut guna proses pengambilan
keputusan.

34
3.2

Latar Belakang Organisasi


PT. Syngenta Indonesia didirikan pada tanggal 1 November 2001,
berdasarkan Akta Pendirian No. 210 tanggal 28 September 2001 oleh notaris
Sucipto SH.
PT. Syngenta Indonesia berkantor pusat di Jakarta beralamat pada Jl.
Lingkar Mega Kuningan Kav. E1.2 No.1-2. PT. Syngenta Indonesia bergerak
dibidang agribisnis yang menghasilkan produk untuk perlindungan tanaman dan
kesehatan masyarakat. Jenis produk yang dihasilkan adalah herbisida,
insektisida, fungisida, produk profesional, dan perlakuan benih.
Memiliki pusat penelitian dan pengembangan berada di Cikampek. dan
Lembang. Sedangkan pabrik berada di Gunung Putri, Bogor. Memiliki cabang
dan gudang yang berada pada Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau, Jambi,
Sumatera Selatan, Bangka-Belitung, Bengkulu, Lampung, Jawa Barat, Jawa
Tengah, Jawa Timur, Bali, Kalimantan Barat, Kalimantan Selatan, Kalimantan
Tengah, Kalimantan Timur, Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, Sulawesi
Tengah, dan Sulawesi Utara.

3.3

Gambar 3.1 Struktur Organisasi


(Sumber PT. Syngenta Indonesia)
35

Struktur Organisasi

36
3.3.1 Tugas dan Wewenang
Berdasarkan pada struktur organisasi PT. Syngenta Indonesia dapat
dijabarkan mengenai tugas dan wewenang dari masing-masing bagian sebagai
berikut:
1) President Director

Mengarahkan dan mengawasi perkembangan perusahaan.

2) Human Resource and Admin

Memutuskan mengenai penerimaan karyawan sampai pada


tingkat tertentu serta merekomendasikan calon karyawan.

Bertanggung jawab terhadap masalah yang umum dalam


perusahaan dan sumber daya manusia.

3) Finance and Accounting

Bertanggung jawab terhadap permintaan dan pengeluaran


pemasaran.

Bertanggung jawab terhadap seluruh pendataan penerimaan dan


pengeluaran keuangan perusahaan.

Mengawasi seluruh hutang dan piutang perusahaan.

Inventarisasi kekayaan perusahaan.

4) Sales

Menangani penjualan produk-produk di seluruh wilayah yang


telah ditetapkan.

Melaksanakan program-program penjualan.

Menangani penagihan.

37
5) Marketing

Menangani pemasaran produk.

Memantau perkembangan pasar dan mencari peluang-peluang


pasar yang baru.

Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran.

Mengkomunikasikan mengenai perusahaan baik keluar maupun


kedalam.

6) Supply Chain

Menangani persediaan bahan baku dan produk.

Menangani distribusi produk.

7) Manufacturing

Menangani produksi dari bahan baku hingga menjadi produk.

8) Research and Development

Penelitian bahan aktif dari produk.

Uji lapangan.

9) Farmer Support Team Manager

Memantau perkembangan penyuluhan.

10) Field Crop Manager

Menangani pemasaran produk pestisida untuk tanaman pangan.

Memantau perkembangan pasar dan mencari peluang-peluang


pasar yang baru.

Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran.

38
11) Up Land Vegetable Manager

Menangani pemasaran produk pestisida untuk sayuran dataran


tinggi.

Memantau perkembangan pasar dan mencari peluang-peluang


pasar yang baru.

Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran.

12) Low Land Vegetable Manager

Menangani pemasaran produk pestisida untuk sayuran dataran


rendah.

Memantau perkembangan pasar dan mencari peluang-peluang


pasar yang baru.

Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran.

13) Plantation and Public Health Manager

Menangani pemasaran produk pestisida untuk perkebunan dan


produk kesehatan masyarakat.

Menangani pemberantasan nyamuk, rayap, dan kecoa (yang


mengganggu manusia).

Memantau perkembangan pasar dan mencari peluang-peluang


pasar yang baru.

Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran.

39
14) Training Manager

Menangani pelatihan para staff sales untuk meningkatkan


pengetahuan dan ketrampilan dalam menjual produk.

15) Stewardship Manager

Memantau keamanan produk mulai dari bahan baku hingga


sampai kepada pihak konsumen.

16) Communication Manager

Mengkomunikasikan mengenai perusahaan baik keluar maupun


kedalam.

17) Farmer Support Team Executive

Bertanggung jawab terhadap Farmer Support Team Manager.

Memberikan penyuluhan mengenai bertani.

Memberikan penyuluhan mengenai pengelolaan pasca panen dan


pemasarannya.

3.4

Subyek Data dan Fungsi Bisnis


Subyek data pada PT. Syngenta Indonesia merupakan kelompok sumber
data, dapat terdiri dari orang atau barang bahkan hal yang nyata atau abstrak.
Subyek data ini berguna untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh
pihak eksekutif. Pada tabel 3.1 dapat dilihat subyek data yang dimiliki oleh PT.
Syngenta Indonesia.

40
Tabel 3.1 Subyek Data.
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

SUBYEK DATA
Karyawan
Penjual
Penjualan
Keuangan
Persediaan
Produk
Penelitian
Pelanggan
Promosi
Pembelian

Fungsi bisnis pada PT. Syngenta Indonesia merupakan kelompok dari


aktivitas perusahaan yang secara bersama-sama mendukung suatu aspek yang
terdiri atas tujuan, visi, dan misi dari perusahaan. Pada tabel 3.2 dapat dilihat
fungsi bisnis yang dimiliki oleh PT. Syngenta Indonesia

41
Tabel 3.2 Fungsi Bisnis.
No
1
2

FUNGSI BISNIS
Pengawasan perusahaan
Rekrutmen

3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

Pelatihan dan penempatan karyawan


Kebijakan kompensasi
Pembayaran biaya RT perusahaan
Perencanaan keuangan
Pengeluaran kas
Penggajian karyawan
Perencanaan neraca keuangan
Analisa profit
Analisa harga dasar produk
Pengaturan wilayah
Menjual produk
Klaim penjualan

15
16
17

Promosi produk
Perencanaan produk
Analisa pasar

18
19
20
21
22
23
24
25

Prediksi penjualan
Penyediaan bahan baku
Pengiriman produk
Perencanaan kapasitas produksi
Penjadwalan pabrik
Pembuatan produk
Uji lapangan
Analisa bahan aktif

3.5

Analisis Matriks

3.5.1

Organisasi vs Lokasi
Pada tabel 3.3 merupakan tabel hubungan antara organisasi dan lokasi.
Dapat disimpulkan bahwa bagian-bagian dari organisasi berada pada lokasi yang
telah ditentukan. Kegiatan dari masing-masing departemen secara umum terjadi

42
di pusat. Sedangkan kegiatan yang dilakukan pada masing-masing cabang
merupakan hasil keputusan dari pusat.

Stewardship Manager
Communication Manager
Farmer Support team Executive

LOKASI

President Director
Human Resource & Admin
Finance & Accounting
Sales
Supply Chain
Manufacturing
Research & Development

ORGANISASI

Marketing
Farmer Support Team Manager
Field Crop Manager
Up Land Vegetable Manager
Low Land Vegetable Manager
Plantation & Public Health Man.
Training Manager

Tabel 3.3 Matriks Organisasi vs Lokasi.

Jakarta
Sumatera Utara
Sumatera Barat
Riau
Jambi
Sumatera Selatan
Bangka
Bengkulu
Lampung
Jawa Barat
Jawa Tengah
Jawa Timur
Bali
Kalimantan Barat
Kalimantan Selatan
Kalimantan Timur
Sulawesi Selatan
Sulawesi Tenggara
Sulawesi Tengah
Sulawesi Utara

3.5.2

Organisasi vs Subyek Data


Pada tabel 3.4 dapat terlihat keterkaitan kegiatan yang dilakukan antara
bagian-bagian dari organisasi dengan subyek data.

43
Tabel 3.4 Organisasi vs Subyek Data.

ORGANISASI

Karyawan
Penjual
Penjualan
Keuangan
Persediaan
Produk
Penelitian
Pelanggan
Promosi
Pembelian

SUBYEK DATA

President Director
Human Resource & Admin
Finance & Accounting
Sales
Supply Chain
Manufacturing
Research & Development
Marketing
Farmer Support Team Manager
Field Crop Manager
Up Land Vegetable Manager
Low Land Vegetable Manager
Plantation & Public Health Man.
Training Manager
Stewardship Manager
Communication Manager
Farmer Suport Team Executive

3.5.3

Fungsi Bisnis vs Organisasi


Pada tabel 3.5 dapat terlihat efisiensi dan efektivitas proses kerja dari
fungsi bisnis terhadap bagian-bagian dari organisasi.

44

Field Crop Manager


Up Land Vegetable Manager
Low Land Vegetable Manager
Plantation & Public Health Man.
Training Manager
Stewardship Manager
Communication Manager
Farmer Support Team Executive

RA
EW
RA
EW

Pelatihan dan penempatan karyawan


Kebijakan kompensasi
Pembayaran biaya RT perusahaan
Perencanaan keuangan
I
Pengeluaran kas
Penggajian karyawan
Perencanaan neraca keuangan
I
Analisa profit
Analisa harga dasar produk
Pengaturan wilayah
Menjual produk
Klaim penjualan
Promosi produk
Perencanaan produk
Analisa pasar

I
I

Prediksi penjualan
Penyediaan bahan baku
Pengiriman produk
Perencanaan kapasitas produksi
Penjadwalan pabrik
Pembuatan produk
Uji lapangan
Analisa bahan aktif

RA
EW
RA
EW
RA
EW

RA
EW

I
I
RA
EW
RA
EW

RA
EW
RA
EW
RA
EW

I
I
I
I

RA
EW
RA
EW
RA
EW

RA
EW

I
I

R A EW EW EW EW EW
R A EW EW EW EW EW
R A EW EW EW EW EW

I
I

R A EW EW EW EW EW
RA
EW

Pengawasan perusahaan
Rekrutmen

I
I

RA
EW
RA
EW
RA
EW
RA
EW
RA
EW

I
I
I

EW

RA
EW

FUNGSI BISNIS

President Director

ORGANISASI

Human Resource & Admin


Finance & Accounting
Sales
Supply Chain
Manufacturing
Research & Development
Marketing
Farmer Support Team Manager

Tabel 3.5 Fungsi Bisnis vs Organisasi.

I
I
I

45
Keterangan:
R: Direct management responsibility
Menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggungjawaban secara
langsung terhadap fungsi bisnis.
A Executive or policy making authority
Menunjukkkan unit organisasi yang memiliki wewenang dalam membuat dan
melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berkaitan dengan fungsi
bisnis.
I:

Involved in the function


Menunjukkan keterkaitan suatu unit organisasi terhadap fungsi bisnis.

E: Technical expertise
Menunjukkan unit organisasi yang mempunyai keahlian teknis dalam
pelaksanaan fungsi bisnis.
W: Actual execution of the work
Menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan pekerjaan yang terdapat
pada fungsi bisnis.

3.5.4

Fungsi Bisnis vs Subyek Data


Pada tabel 3.6 dapat terlihat hubungan antara fungsi bisnis dan subyek
data untuk menentukan siapa yang berhak dan yang terkait dengan kegiatan yang
telah ditentukan, kegiatan tersebut adalah create, update, read, delete.

46
Tabel 3.6 Fungsi Bisnis vs Subyek Data.
Pembelian

Penjual
Penjualan
Keuangan
Persediaan
Produk
Penelitian
Pelanggan
Promosi

FUNGSI BISNIS

Karyawan

SUBYEK DATA

Pengawasan perusahaan
R R R R R R R R R R
RU RU
Rekrutmen
CD CD
Pelatihan dan penempatan karyawan RCUD
RU
RU
Kebijakan kompensasi
CD
RU
Pembayaran biaya RT perusahaan
CD
RU
Perencanaan keuangan
CD
Pengeluaran kas
Penggajian karyawan
Perencanaan neraca keuangan
Analisa profit
Analisa harga dasar produk
Pengaturan wilayah
Menjual produk
Klaim penjualan
Promosi produk
Perencanaan produk
Analisa pasar
Prediksi penjualan
Penyediaan bahan baku
Pengiriman produk
Perencanaan kapasitas produksi
Penjadwalan pabrik
Pembuatan produk
Uji lapangan
Analisa bahan aktif

RU
CD
RU
CD

RU

R R R

R R

RU
CD

RU

R
RU

R
RU
CD

R
R

RU

R R

RU
RU
CD

RU

R R

RU
CD

R
R

R
RU
CD

R
RU
CD

RU
CD

R R
R R

R
R R
R R
R R

RU
CD

R
R

R R
R

RU
CD

RU
CD
RU
CD

Keterangan:
R: Read
Menunjukkan subyek data yang dapat dibaca dalam melakukan fungsi bisnis.
C: Create
Menunjukkan subyek data yang dapat dibuat dalam melakukan fungsi bisnis.

47
U: Update
Menunjukkan subyek data yang dapat diubah

dalam melakukan fungsi

bisnis.
D: Delete
Menunjukkan subyek data yang dapat dihapus dalam melakukan fungsi
bisnis.

3.6

Analisis Critical Success Factor


Critical Success Factor pada PT. Syngenta Indonesia merupakan
sejumlah faktor dari area atau ruang lingkup tertentu yang diprediksi dapat
memberikan hasil (yang dapat diukur) baik secara individual, departemen,
maupun organisasi.
Pada perusahaan analisis CSF perlu dilakukan untuk menganalisa hasil
yang telah dicapai oleh perusahaan, berdasarkan faktor-faktor yang dimiliki oleh
perusahaan dapat dijadikan sebagai bahan analisis bagi kemajuan maupun
perkembangan perusahaan.
Salah satu faktor CSF

yang terdapat pada bagian pemasaran PT.

Syngenta Indonesia adalah mengenai peningkatan volume penjualan per tahun


pada berbagai wilayah (termasuk pada cabang dan pusat) sebesar kurang lebih
10%.

3.7

Teknologi Informasi PT. Syngenta Indonesia


Teknologi Informasi pada PT. Syngenta Indonesia merupakan suatu
bidang yang penggunaannya mendukung proses kerja perusahaan agar dapat

48
menjadi lebih efisien dan efektif. Teknologi informasi yang terdapat pada PT.
Syngenta Indonesia terdiri dari perangkat keras dan piranti lunak.

3.7.1

Perangkat Keras
Perangkat keras yang terdapat pada PT. Syngenta Indonesia antara lain:

4 unit server.

60 unit komputer sebagai workstation.

Memiliki

jaringan

untuk

menghubungkan

server

dengan

workstation.
3.7.2

Piranti Lunak
Piranti lunak yang terdapat pada PT. Syngenta Indonesia yaitu:
a) Sistem operasi menggunakan Windows 2000 Professional dan
Windows 2000 Advanced Server.
b) Sistem aplikasi yang terdapat pada PT. Syngenta Indonesia yaitu:
1. Sistem aplikasi Sales Order
2. Sistem aplikasi Sales Ledger
3. Sistem aplikasi Stock Control
4. Sistem aplikasi Puchase Order
5. Sistem aplikasi Purchase Ledger
6. Sistem aplikasi General Ledger
7. Sistem aplikasi Material Production Control
8. Sistem aplikasi Manufacturing Production Control
9. Sistem aplikasi Employee

49
Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
Pada tabel 3.7 dapat terlihat hubungan antara Aplikasi dengan Fungsi
Bisnis. Aplikasi ini berfungsi menyimpan data mengenai aktivitas yang terjadi di
dalam perusahaan.

APLIKASI

FUNGSI BISNIS
Pengawasan perusahaan
Rekrutmen
Pelatihan dan penempatan karyawan
Kebijakan kompensasi
Pembayaran biaya RT perusahaan
Perencanaan keuangan
Pengeluaran kas
Penggajian karyawan
Perencanaan neraca keuangan
Analisa profit
Analisa harga dasar produk
Pengaturan wilayah
Menjual produk
Klaim penjualan
Promosi produk
Perencanaan produk
Analisa pasar
Prediksi penjualan
Penyediaan bahan baku
Pengiriman produk
Perencanaan kapasitas produksi
Penjadwalan pabrik
Pembuatan produk
Uji lapangan
Analisa bahan aktif

Manufacturing Production Control


Employee

Tabel 3.7 Fungsi Bisnis vs Aplikasi.

Sales Order
Sales Ledger
Stock Control
General Ledger
Purchase Order
Purchase Ledger
Material Production Control

3.7.3

50
3.7.4

Matriks Subyek Data vs Aplikasi


Pada tabel 3.8 dapat terlihat hubungan antara subyek data dengan
aplikasi, masing-masing subyek data memiliki aplikasi dan saling berkaitan.

APLIKASI

SUBYEK DATA

Sales Order
Sales Ledger
Stock Kontrol
General Ledger
Purchase Order
Purchase Ledger
Material Production Control
Manufacturing Production Control
Employee

Tabel 3.8 Subyek Data vs Aplikasi.

Karyawan
Penjual
Penjualan
Keuangan
Persediaan
Produk
Penelitian
Pelanggan
Promosi
Pembelian

3.8

Analisis Kebutuhan Data dan Informasi


PT. Syngenta Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang agribisnis, dan memiliki cabang diberbagai daerah oleh karena itu PT.
Syngenta Indonesia memerlukan laporan berisi data yang tepat. Sehingga data
tersebut dapat dianalisa oleh pihak pengambil keputusan dalam perusahaan.

51
Karena data yang dibutuhkan merupakan suatu hal sangat penting untuk
merancang khasanah data, dapat disimpulkan kebutuhan data dan informasi
terdiri data dari pelanggan, penjualan, promosi, produk, dan salesman yang
terdapat pada database PT. Syngenta Indonesia, dimana data tersebut meliputi
data historis maupun data sekarang.

3.9

Masalah yang Dihadapi


Masalah-masalah

yang

dihadapi

oleh

PT.

Syngenta

Indonesia

berdasarkan pada bagian pemasaran adalah:

Pihak pimpinan departemen pemasaran mengalami kesulitan


untuk menganalisa serta mengambil keputusan dalam hal
perencanaan strategi pemasaran.

Mengalami kesulitan untuk memperoleh data yang dibutuhkan


sehingga pada proses analisa belum dapat memberi hasil yang
maksimal.

3.10

Pemecahan Masalah
Berdasarkan pada masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan
diperoleh cara alternatif dalam mengatasi masalah tersebut dengan menganjurkan
perancangan aplikasi khasanah data. Karena khasanah data dapat mendukung
untuk memperoleh data yang diinginkan oleh pengguna dan membantu proses
analisa secara cepat. Hal ini menyebabkan proses pengambilan keputusan dapat
dengan mudah dilakukan oleh pihak yang berwenang.