Plantillas.

Concepto:
Una plantilla determina la estructura bsica de un documento y contiene la configuracin del
documento, por ejemplo, elementos de Autotexto (Autotexto: ubicacin de almacenamiento
para texto o grficos que desea utilizar de nuevo, como una clusula de un contrato estndar
o una gran lista de distribucin.
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos, donde ya viene
establecida la estructura y el formato de los elementos que contendr: estilo y tamao de
fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeracin de pginas, cabeceras y pies de
pgina, etc. Es til utilizarla cuando vamos a generar documentos idnticos en los que slo
cambian los datos, como en un fax, un currculum o una factura.
Caractersticas:
Toda plantilla que se agregue a la aplicacin tendr que tener definidos los siguiente
conceptos en su ficha para una correcta utilizacin y catalogacin:
Datos generales: Aqu se indica el tipo de documento por el que se puede clasificar la
plantilla ( si es una plantilla de un informe, una resolucin, un manual, etc.) y sus opciones.
Si es una plantilla comodn, se ofrecern en todos los trmites; si es una plantilla vigente,
slo estar disponible para los nuevo trmites. Tambin puede ocurrir que sea una plantilla
que no contenga variables, que slo sea texto.
Valores: Lista todas las variables que contiene el documento plantilla y que posteriormente
sern combinadas con los datos.
Pasos: Aqu se puede indicar en que tipo de expediente y en que etapa se ofrecer la plantilla,
aunque la aplicacin automticamente genera el listado de los tipos de expediente en donde
se utiliza la plantilla.
Historial: En este apartado se anotan las fechas y comentarios sobre las modificaciones que
se han ido haciendo a la plantilla desde que se cre.
Tipos trmite: Aqu se puede indicar en que tipo de trmite se ofrecer la plantilla, aunque la
aplicacin automticamente genera el listado de los tipos de trmites en donde se utiliza la
plantilla.
Manuales: Muestra los tipos de expediente donde se utiliza a este documento plantilla como
manual o como instancia.
Sinopsis: Da la opcin de incluir una breve descripcin sobre la plantilla y sus caractersticas
en diferentes idiomas.
Word: Muestra el listado de documentos redactados en Word que se utilizarn para generar la
documentacin final
Cmo crear una Plantilla?
- Desde una plantilla en blanco. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a
continuacin, clic en Nuevo. Haga clic en Documento en blanco y, a continuacin, clic
en Crear.
- Una vez realizados los cambios, en los valoresde los mrgenes, el tamao y la
orientacin delpapel, los estilos y otros formatos. 1. Haga clic en el botn de Microsoft
Office. 2. Luego en Guardar como. 3. En el cuadro de dilogo Guardar como, haga
clic en Plantillas de Word.

- Escriba un nombre de archivo para la nueva plantilla,5. Seleccione Plantilla de Word

en lalista Guardar como tipo6.Clic en Guardar.
- Basada en un documento existente.1.Haga clic en el botn de Microsoft Office. Clic
en Abrir. 2- Abra el documento que utilizar.
- Efecte los cambios que necesita queaparezcan en todos los documentosnuevos
basados en la plantilla.2- En el cuadro de dilogo Guardar como,haga clic en Plantillas
de Word.
- Escriba un nombre de archivo para lanueva plantilla, 4- Seleccione Plantilla de Word
en lalista Guardar como tipo,5- Haga clic en Guardar.
- Basada en una plantilla ya existente. Plantillas instaladas, es la opcin que permite
abrir las plantillas disponibles en el disco duro de tu computadora. Mis plantillas,
donde aparecern las que hayamos creado. Como puedes ver en la imagen hay varias
posibilidades a la hora de elegir una plantilla: Plantillas desde Microsoft Office
Online, con esta opcin accedemos al sitio web de Microsoft dnde hay varias
plantillas que se pueden utilizar, desde esta pgina Web podemos descargarnos las
plantillas que deseemos. Destacado te permite elegir entre las plantillas ms usadas en
tu computadora.
- Hacer clic sobre la plantilla seleccionada. Clic en plantilla. Clic en crear.
- Realice los cambios que desee en losvalores de los mrgenes, el tamao y
laorientacin del papel, los estilos y otrosformatos.Agregue el texto informativo, los
controlesde contenido (por ejemplo, un selector defecha) y los grficos que desee
queaparezcan en todos los documentosnuevos basados en la plantilla.2- Guarde el
documento
- NOTA : Tambin puedeguardar la plantilla comouna Plantilla habilitadacon macros
deWord (archivo .dotm) ocomo una Plantilla deWord 97-2003 (archivo.dot)
2. Elementos que se guardan en una plantilla
Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan
definido en ellas. Pero tambin conservan otros elementos:
- Las modificaciones en la barras de herramientas. Si aadimos o quitamos iconos estas
modificaciones tambin se guardarn en la plantilla.
- Si creamos o modificamos entradas de Autotexto tambin se almacenarn en la plantilla.
- Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.
Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2013. De ah la potencia
de las plantillas para trabajar de modo ms eficiente con Word 2013.
13.3. La plantilla por defecto
En realidad las plantillas siempre se utilizan, aunque no seamos conscientes de ello.
Al crear un documento vaco nuevo, siempre se crea con unos mrgenes ya establecidos, y
con una fuente y estilos predeterminados. Todo esto est definido internamente en una
plantilla Normal.dot que se aplica por defecto. De esta forma, cuando hacemos clic en el

botn Predeterminar en alguna opcin para forzar a Word aplicar valores distintos por
defecto, lo que realmente hace el sistema es modificar la plantilla con la nueva preferencia.

Tambin podemos modificar la plantilla Normal.dot abrindola normalmente desde Word,

como un documento cualquiera. Para abrirla ser necesario saber dnde est. Averiguarlo es
sencillo. En Archivo > Opciones > Avanzadas encontraremos al final de todo el botn
Ubicaciones de archivos.... Si hacemos clic en l se abrir una ventana donde est la ruta de
los archivos. Nos interesa la ruta de las Plantillas personales. Podemos copiar la ruta y luego
lo nico que resta hacer es ir a Archivo > Abrir y buscar la plantilla en la ruta que acabamos
de averiguar. Por ejemplo: C:\Users\TuOrdenador\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Modificar la
plantilla por defecto
13.4. Utilizacin de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo > Nuevo.
Normalmente hacamos clic en Documento en blanco para crea un nuevo documento. Para
utilizar una plantilla deberemos utilizar las otras opciones disponibles. Como puedes ver en
la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:

- Plantillas prediseadas. Son las creadas por Microsoft que aparecen en la pantalla, dentro
de la seccin DESTACADAS. Como veremos ms adelante, nosotros tambin podemos

crear plantillas, si ya hemos creado alguna aparecer al hacer clic en la seccin PERSONAL.
En cualquier caso, para usar una plantilla basta hacer clic sobre una de ellas y luego pulsar
Crear.
- Buscar plantillas en lnea. Permite buscar en Office.com. Siempre y cuando tengamos
acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aqu. Las
podremos descargar gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a la pgina
web. Adems, tambin hay unas buscas sugeridas, por ejemplo: Cartas, Curriculo, Fax, etc.
Las categoras y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a
variaciones. Dependern de los recursos disponibles en la pgina web de Microsoft. Por ello,
es posible que una plantilla o categora desaparezca sin ms y aparezcan otras nuevas.
Una vez has utilizado el cuadro de bsqueda, en la parte derecha aparece una lista de
categoras relacionadas con la bsqueda. Puedes hacer clic en una categora para buscar
plantillas dentro de la misma.

El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella
y pulsar el botn Crear que aparecer debajo junto a la previsualizacin.

Observa que en la esquina superior derecha est el botn

Anclar que hace que la plantilla
quede fijada en la pgina que aparece al crear un documento Nuevo.
Crea una plantilla a partir de un documento en blanco. Se llamar Autorizacin paterna y
tendr el siguiente aspecto:

Gurdala en el lugar adecuado para que sea visible desde la seccin PERSONAL.
Ten en cuenta que:
La fuente es Courier New.
Las lneas de espacio para rellenar datos son el carcter barra baja _
El ttulo es un estilo ttulo 1.
El recuadro para la firma es una tabla de una nica celda.
Abre Word, se mostrar un documento en blanco.
Vamos a averiguar cul es la carpeta Plantillas personales para guardar ah nuestra
nueva plantilla.
En la ficha Archivo, selecciona Opciones. Se abrir un cuadro de dilogo con las
opciones de Word. Sitate en la categora Avanzadas.
Baja la barra de desplazamiento hasta que visualices el final del contenido de dicha
categora. Ah, pulsa el botn Ubicaciones de archivos....
Haz clic sobre Plantillas personales y pulsa el botn Modificar.
Se abrir un cuadro de dilogo muy similar al de Abrir o Guardar archivos. Lo que
haremos ser copiarnos la ruta de la barra de direcciones superior.

Para

ello,

hacemos

clic

en

la

zona

vaca

de

la

barra.

Se mostrar completa, en modo editar y seleccionada. Entonces deberemos pulsar las

teclas
CTRL+C
para
copiarla.
Luego, pulsamos Cancelar en el cuadro de dilogo.
Ya sabemos dnde se guarda la plantilla y tenemos dicha ruta copiada en el
portapapeles. Ahora, cerramos el cuadro de Ubicacin de archivos y pulsamos
Cancelar en la ventana de Opciones.
Haz clic en Guardar.
En el cuadro de dilogo Guardar como, haz clic en la caja Nombre de archivo y pulsa
CTRL+V seguido de INTRO. Esto har que se abra la carpeta de destino adecuado
donde guardar la plantilla.
Una vez situados en la carpeta, escribe Autorizacin paterna en el cuadro Nombre.
En el listado de Tipo de archivo, selecciona Plantilla de Word (*.dotx) y pulsa el botn
Guardar.
Comprueba que has realizado bien el proceso de guardado, desde Archivo > Nuevo >
en la seccin PERSONAL. Deber aparecer Autorizacin paterna en el cuadro de
dilogo, con sus correspondientes opciones para crear documentos a partir de ella.
Ahora ya podemos dedicarnos a crear el contenido de la propia plantilla. Para ello,
volvemos a la ficha Inicio y redactamos el texto. Puedes optar por copiar y pegar el
texto siguiente:
MODELO
DE
AUTORIZACIN
PATERNA
(A CUMPLIMENTAR POR EL PADRE, LA MADRE O EL TUTOR/A DE LOS
MENORES DE
14
AOS)
D./D ______________________________ , con DNI/pasaporte en vigor nmero
_____________________, en mi condicin de padre/madre/tutor/tutora de
D./D_____________________________ por la presente AUTORIZO a mi
hijo/hija/pupilo/pupila
a:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
______
En
_____________________,
Fdo:

__

Adjunto copia de mi DNI/pasaporte en vigor.

Aplica estilo al ttulo.

de

____________

de

_____.

 Utiliza las opciones de la ficha Inicio para modificar la alineacin, la negrita, o el tipo
de fuente a Courier New, entre otros cambios que consideres. No es necesario que te
esmeres mucho en ello, ya que lo ms importante de este ejercicio era saber crear una
plantilla y guardarla en el directorio adecuado.
Haz clic tras Fdo: y selecciona Insertar > Tabla para dibujar la celda.

Pulsa Guardar o CTRL+G para conservar los cambios en la plantilla. Y ya puedes

cerrarla.