Manual Direccion Reuniones 1

DIRECCIN
DE REUNIONES
NDICE
I. Planificar una reunin

1. Caractersticas y tipos de objetivos .................................................... 3
2. Tipos de reuniones ............................................................................. 3
3. La disposicin fsica ........................................................................... 5
4. Los participantes ................................................................................. 8
5. Los medios tcnicos ........................................................................... 9
6. El orden del da ............................................................................ 10
7. Una convocatoria motivadora ........................................................... 11
8. Modelo de convocatoria ................................................................... 12
II. Iniciar la reunin
1. Cmo presentar una reunin ............................................................ 13
2. Cmo motivar al inicio de la reunin ................................................ 13
3. Tipos de toma de decisiones ............................................................ 14
4. Etapas en la toma de decisiones ..................................................... 14
5. Decisiones eficaces .......................................................................... 15
III. Desarrollar una reunin
1. Cmo coordinar una reunin .......................................................... 16
2. Condiciones que favorecen una participacin plena ...................... 16
3. Etapas por las que pasa el grupo ................................................... 18
4. Etapas por las que pasa una tarea ................................................. 19
5. Roles que surgen en una reunin .................................................. 20
6. El rol del director de una reunin .................................................... 21
7. Solucionar los casos difciles en una reunin ................................. 23
8. Cmo clausurar una reunin .......................................................... 24
9. Acciones posteriores a la reunin .................................................. 25
10. Qu es un acta ............................................................................... 25
IV. Evaluar la eficacia de la reunin
1. Tcnicas de evaluacin ..................................................................... 26
2. Variables que determinan la eficacia ................................................ 27
3. Modelo de evaluacin de los objetivos de una reunin .................... 28
4. Modelo de evaluacin de la estructura de una reunin .................... 29
5. Modelo de evaluacin del funcionamiento del grupo ....................... 30
6. Modelo de evaluacin de la actuacin del director ........................... 32
7. Modelo de evaluacin de la toma de decisiones .............................. 35
8. Reuniones eficaces y reuniones ineficaces ..................................... 36
9. Causas de fracaso de una reunin ................................................... 37
LA APLICACIN DEL DERECHO MERCANTIL EN LA EMPRESA
Planificar una reunin
1 Caractersticas y tipos de objetivos

Para dirigir una reunin de forma eficaz, debes aprender a plantearte los objetivos de la misma. Los objetivos que te marques condicionarn quines sern los
participantes y cunto tiempo necesitars emplear en la reunin.
Caractersticas de los objetivos
Describirn situaciones objetivas, sin valoraciones personales.
Sern relevantes y alcanzables.
Estimularn la libertad de pensamiento y de expresin, sin imposiciones ni coacciones que bloqueen la comunicacin.
Encerrarn intereses comunes para los participantes, sin caer en el favoritismo
hacia unos pocos o hacia el convocante.
Estarn redactados de forma concisa, concreta y clara.
Facilitarn que se distinga el fin prioritario de los fines secundarios a alcanzar.
Tipos de objetivos
1. Generales
Poco concretos.
Globales.
Formulados en trminos de capacidad.
2. Especficos.
Concretos.
Precisos.
Evaluables o mensurables.
Formulados en trminos positivos.
2 Tipos de reuniones
En funcin de la dimensin
Mtines:
Nmero ilimitado de participantes.
No hay seleccin de participantes.
3
NDICE
DIRECCIN DE REUNIONES
La relacin entre el orador y los participantes es mnima.

Auditorios.
Nmero limitado de participantes.
Hay una mnima seleccin de participantes.
La relacin entre el orador y los participantes es mnima.
Comits
Nmero limitado de participantes.
Hay una seleccin rigurosa de participantes.
La relacin entre el orador y los participantes es fluida y constante.
En funcin de la periodicidad
Diaria: se realiza todos los das.
Peridica: est previamente determinada.
Irregular: es eventual, necesaria por alguna urgencia.
En funcin de los objetivos
Informativa
El objetivo es transmitir o recibir datos, normas, etc.
La comunicacin es bsicamente en un solo sentido: del orador a los participantes.
Se desarrolla en tres momentos:
1. Comunicacin de la informacin por parte del director de la reunin o responsable de la informacin.
2. Rueda de presentacin de dudas y preguntas por parte de los participantes.
3. Contestacin a las diferentes dudas o preguntas por parte del director de
la reunin.
Anlisis de problemas
Sirve para identificar la causa de problemas y para generar opiniones, sugerencias, recomendaciones que posteriormente sern analizadas y evaluadas. La decisin la toman especialistas o autoridades superiores.
El director de la reunin debe dejar claro que no se tomarn decisiones sino
que se elevarn los acuerdos considerados a los niveles competentes, como
primer paso de la accin.
Decisoria
El objetivo del director de la reunin es lograr que los participantes tomen
una decisin libremente, tratando el problema planteado con entera libertad
de opinin, discutiendo sus diferentes aspectos, interrelaciones, causas, con4
NDICE
secuencias o intercambiando sus experiencias, puntos de vista y opiniones,

siendo lo ms importante llegar a acuerdos y tomar decisiones consensuadas.
La caracterstica principal de esta reunin es la participacin del grupo y la
actitud objetiva para recibir las soluciones aportadas por la mayora.
Obtencin de compromiso
Sirve para exponer y explicar las razones de la decisin tomada y se obtienen compromisos y responsabilidades para aplicar y llevar a cabo determinadas acciones.
Tambin disipa dudas y temores.
3 La disposicin fsica
Mesa redonda
En ella todas la posiciones son equiparables, pero se produce un efecto particular, efecto Steinzor, el cual consiste en que, sin existencia de diferencia de estatus ni de relaciones de amistad, se origina una mayor interaccin entre los participantes que ocupan posiciones que estn enfrente, en lugar de contiguas,
debido al contacto ocular.
N de participantes recomendado: hasta 10.
Su uso es idneo en:
Consejos administracin.
Reuniones de directores.
Reuniones de bsqueda de soluciones a conflictos laborales.
Su uso no es adecuado en:
Reuniones de formacin.
Asambleas.
Reuniones de estudio.
Reuniones de informacin.
NDICE
Mesa cuadrada.
Pueden darse distintas combinaciones:
ngulo:
Facilita: conversar.
Dificulta: cooperar, competir, coaccionar.
Lado a lado:
Facilita: cooperar.
Dificulta: conversar, coaccionar, competir.
Cara a cara:
Facilita: conversar, coaccionar, competir.
Dificulta: cooperar.
Extremos opuestos:
Facilita: coaccionar, competir.
Dificulta: conversar, cooperar.
N. de participantes recomendado: hasta 10.
Su uso es idneo o inadecuado dependiendo del objetivo que desees obtener en
cada reunin.
NDICE
Mesa en U
IDEAL porque fomenta la participacin del grupo.
N de participantes recomendado: hasta 12 14.
Su uso es idneo en:
Reuniones de estudio.
Reuniones de informacin.
Reuniones de formacin.
Asambleas.
Reuniones de pequeos comits.
Su uso no es adecuado en:
Consejos de Administracin.
Reuniones de directores.
Reuniones de bsqueda de soluciones
a conflictos laborales.
Mesa rectangular
Lleva consigo una disposicin diferencial y discriminativa de posiciones. Tambin
se produce el efecto cabecera en el que esa posicin se relaciona con el estatus del miembro ms destacado del grupo.
N de participantes: es variable puede oscilar entre 15 20.
Su uso slo es idneo en:
Grandes conferencias.
Asambleas de ministros.
Asambleas plenarias.
NDICE
4 Los participantes
Los participantes de una reunin sern:
Personas que puedan hacer una contribucin interesante al caso, por tener conocimientos profundos en la materia.
Aquellos que representan a un colectivo al cual le van a afectar las decisiones
emanadas de la reunin.
Aquellos que puedan ser ejecutores de las decisiones que se tomen.
Las personas que van a integrarse en un equipo, especialmente cuando una
reunin tiene el propsito de formar un equipo.
Para elegir el nmero de participantes, se debe tener en cuenta la siguiente tabla:
Nmero
De 4 a 6
Objetivo
Caractersticas
Duracin
Ejemplo
Buscar y encontrar una solucin

a un problema
planteado.
Se consigue
gran eficacia,
participacin e
implicacin de
los asistentes.
Entre 45 minutos
y 1 hora y media
(pueden ser de
hasta 4 horas,
pero con descansos).
Equipos de direccin, jefes de departamento.
Entre 1 hora y 1
hora y media.
Reuniones de departamento.
Entre 1 hora y 1
hora y media.
Comisin de coordinacin.
1 hora.
Asamblea.
Es difcil potenciar las influencias personales.
De 7 a 10
Iniciar algo nuevo

o tratar de detectar las causas de
una problemtica.
Disminuye la
eficacia del grupo.
Entrenamiento o
formativos.
Grupo no eficaz
para la toma de
decisiones.
De 11 a 15
Conlleva
un
gran aporte de
ideas.
Formacin donde la participacin es elevada.
Ms de 15
Revisin de un
programa, presentacin
de
unos resultados,
exposicin de un
proyecto o similares.
La participacin
se limita a preguntas o sugerencias, no se
puede entrar en
el terreno del debate.
NDICE
5 Los medios tcnicos

Pizarra
La pizarra se utiliza para reforzar las explicaciones con ms dinamismo. Es conveniente que se site a 3 metros de la primera fila. Una vez completada la explicacin, se debe borrar lo que se ha escrito en ella.
Rotafolios
El rotafolios o bloc gigante sirve para apoyar explicaciones. Es un medio idneo para preparar temas con antelacin y presentarlos cuando sean necesarios.
Es importante escribir en maysculas.
Muestra pginas completas, de modo que sea posible regresar a un punto anterior.
Retroproyector
Debes presentar secuencias que vayan de lo general a lo particular.
Utiliza el formato apaisado, porque entra ms informacin.
Expn 1 idea por trasparencia; el formato debe ser sencillo y fcil de recordar.
Incorpora grficos y dibujos; captan mejor la atencin.
No es necesario que oscurezcas la sala por completo.
Conecta el aparato para proyectar una imagen y desconctalo una vez comentada.
Diapositivas
Expn una sola idea por diapositiva.
Incorpora diagramas y grficos sencillos.
Si incorporas tablas sin palabras, pueden ser confusas. Combina grficos con
palabras.
Disea su fondo en color oscuro.
No mezcles diapositivas en posicin horizontal y vertical.
Revisa su colocacin antes de la exposicin.
Utiliza un estilo coherente: indica cambio de tema cuando cambia el modelo o
estilo.
Vdeo
Ventajas:
Gran realismo.
Da mucha informacin.
Se puede ver cuantas veces se quiera.
Da lugar a comentarios posteriores.
Inconveniente:
Costosa realizacin.
9
NDICE
Ordenador
Permite presentaciones animadas.
Se traslada muy fcilmente (disquete, CD, correo electrnico).
Se puede proyectar alguna informacin de Internet, conectndonos en ese
momento.
Requiere un cierto oscurecimiento de la sala. Si es posible, mejor oscurecer la
parte de la pantalla.
No olvides que...
Todo medio visual debe subrayar una idea, clarificar un concepto o ilustrar un
relato.
Debe ser visto sin molestias.
Es concebido para ser visto, no para ser ledo.
Utiliza la variedad:
Distintas imgenes.
Palabras.
Diagramas.
Grficos de barras, etc.
6 El orden del da
En la estructura de la reunin eficaz no puede faltar el orden del da.
El orden del da sirve para:
Eliminar la incertidumbre, sobre:
Relacin de temas.
Anotaciones.
Documentacin.
Clarificar:
La duracin.
Los asistentes.
El motivo.
Evitar falsas expectativas, a la hora
de definir objetivos.
A la hora de programar los temas, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:
10
NDICE
No intentar tratar demasiados asuntos en la misma reunin. Son ms efectivas

las reuniones cortas. Si es necesario, aumenta su frecuencia.
Selecciona los puntos vitales de cada tema y centra la reunin en ellos. Desplaza los aspectos menos importantes a los puestos ms bajos de la jerarqua.
Redacta el plan de reunin de forma clara, agradable y resumida: transfrmalo
en una agenda eficaz.
Al programar los horarios (comienzo y final), debes considerar ciertas holguras para evitar imprevistos:
Fija la hora estimada de finalizacin 15 minutos antes del hito considerado.
Prolonga los tiempos previstos para cada tema en 5 minutos ms de lo que estimes necesario.
Prev los tiempos comodn, como pausas o entreactos no anunciados, de
los que podrs fcilmente prescindir si el desarrollo de la reunin as lo
aconseja.
7 Una convocatoria motivadora

Los aspectos que harn que motives a los convocados a una reunin, y que contribuirn a su eficacia, son los siguientes:
Informa sobre el porqu y para qu se hace la reunin.
Indica qu se desea obtener de los convocados.
Convoca con varios das de antelacin. Se requiere un tiempo suficiente para que los miembros del grupo se involucren en el desarrollo de algn tema y
puedan preparar adecuadamente su aportacin.
Hazles ver la importancia de su aportacin sobre el tema y su trascendencia para llegar a la solucin del problema planteado.
Adjunta a la citacin un orden del da y toda la informacin posible y completa. Esto es un indicador de transparencia y democracia en el proceso de decisin posterior.
11
NDICE
8 Modelo de convocatoria
CONVOCATORIA DE REUNIN
De:
Telf.:
Para:
Fecha:
Comienzo: A las
Final: A las
Lugar:
ORDEN del DA:
RESPONSABLE:
TIEMPOS:
1.
2.
2.
OBJETIVOS DE LA REUNIN:
SUGERENCIAS PARA LA PREPARACIN PREVIA DE LA REUNIN:
12
NDICE
II
Iniciar la reunin
1 Cmo presentar una reunin

La presentacin de una reunin debe ser puntual y amistosa.
Una reunin debe comenzar con una introduccin que:
Ponga en ambiente a los participantes.
Corte con las actividades anteriores.
Cree el clima conveniente.
Exponga en qu va a consistir la reunin.
En el inicio de una reunin debers recordar:
El objetivo general de la reunin (no debe ser retrico, ni reiterativo).
El tema o temas a tratar (tampoco debe ser retrico, ni reiterativo).
Lo que esperas de los participantes para evitar equvocos.
2 Cmo motivar al inicio de una reunin

Para despertar la curiosidad de los miembros sobre el tema que se va a desarrollar, concntrate en los factores motivadores y evita los factores desmotivadores.
Factores motivadores
Empleo de preguntas retricas de las que no esperes contestacin o cuya respuesta va a ser dada a continuacin.
Relato de ancdotas personales o sucesos actuales, sobre cuya solucin vaya
a tratar el tema que se desarrollar despus.
Relato de una historia, una cita o definicin.
Creacin de un efecto ptico o visual que cree expectacin y atraiga la atencin.
Factores desmotivadores
Disculpas sobre lo que todava no ha salido mal.
Frmulas vacas (Estimado pblico..., Respetables miembros del consejo...).
Chistes (el humor es motivador si se sabe utilizar; los chistes no).
13
NDICE
Iniciar la reunin
3 Tipos de toma de decisiones

Los miembros de una reunin tienen dos tipos de disposicin personal: racional
y emocional.
Pensamientos (disposicin racional); es decir, saber lo que se debe hacer o
elegir.
Preferencias (disposicin emocional), es decir, lo que se quiere hacer o elegir.
A la hora de tomar decisiones, un participante puede tener un juicio conforme
con el del resto de los miembros de la reunin, pero puede tener una determinada preferencia que le llevar a discutir con los dems una decisin con fuerte validez objetiva.
Segn estas disposiciones personales la toma de decisin de una reunin llevar cauces muy distintos:
Decisin por computacin: cuando la decisin se lleve a cabo gracias a una
concordancia entre pensamientos y preferencias.
Decisin por votacin: existe desacuerdo en los pensamientos y acuerdo en
las preferencias (debido a la falta de elementos de juicio).
Decisin por consenso: existe acuerdo en los pensamientos y desacuerdo en
las preferencias.
Decisin por asesoramiento externo: existe discrepancias en pensamientos y
en preferencias.
4 Etapas en la toma de decisiones

Para tomar decisiones eficaces en una reunin, debes seguir unas etapas claras
y diferenciadas:
1. Clarifica las alternativas.
Dado que una decisin presupone la presencia de varias alternativas a un problema, defnelas de forma clara.
2. Decide la accin correcta.
Toma la decisin ideal contando con todas las variables posibles.
3. Compromete la decisin.
Asegrate de que siempre haya un compromiso, respecto a la decisin tomada, por parte de todos los miembros del grupo.
14
NDICE
Iniciar la reunin
4. Implanta la decisin tomada.

Informa a todos sobre la decisin.
Asigna responsabilidades para ejecutar la decisin a aquellas personas que
tengan capacidades para hacerlo.
Asegrate de que decisin es aceptada por aquellos a quienes afecta.
5. Revisa la eficacia de la decisin.
Controla a los implicados en el proceso de la puesta en marcha de la decisin.
Pide informes sobre resultados.
Si fuera necesario, incorpora datos que clarifiquen o especifiquen mejor el
proceso que lleva a la obtencin de resultados.
5 Decisiones eficaces
Segn Peter Drucker, para que las decisiones que tomes sean eficaces:
Toma pocas decisiones.
Aprende a escuchar todas las opiniones:
Si no hay argumentos en contra, entonces no hay suficientes argumentos.
Es necesario disponer de alternativas.
Descubre el problema y plantalo debidamente: una buena decisin sobre un
problema mal planteado es una mala decisin.
No intentes resolver todo a la vez: no debes pretender resolver varios problemas con una sola decisin.
Busca primero la verdad y toma luego la decisin:
Si empiezas estando de acuerdo, has empezado mal.
Recuerda que lo importante es la calidad de la decisin.
15
NDICE
III
Desarrollar una reunin
1 Cmo coordinar una reunin

Coordinar la participacin
Coordinar la tarea
Asegurarse de que todos hayan intervenido (dicho o hecho algo).
No perder de vista el objetivo de la reunin.
Procurar que los asistentes sientan la

reunin como propia.
Prestar atencin a los pasos del anlisis del problema y de la formulacin de

alternativas.
Solicitar la opinin de los individuos.
Evitar las soluciones fcilmente alcanzables, pero inapropiadas y de baja calidad.
Evitar las desviaciones del tema.

No discutir opiniones, sino destacar las
ideas y experiencias, y resumir las
conclusiones.
Impedir que la reunin contine si hay

aspectos que no se comprenden suficientemente.
No olvides prestar atencin a todos los

participantes por igual.
Evitar que se salte de unos temas a

otros sin haber dado solucin o apurado el repertorio.
Establecer lmites de autoridad entre

los participantes.
Utilizar la sntesis para saber en qu

fase se encuentra la reunin.
Procurar que se hagan aportaciones
efectivas y concretas, fructferas, documentadas y serias.
No permitir que la reunin concluya sin
conclusiones.
2 Condiciones que favorecen una participacin plena

Formulacin de objetivos.
Los objetivos deben formularse de forma clara y explcita, de forma que los
miembros los conozcan; esto aumentar el sentimiento de pertenencia y facilitar el proceso de toma de decisiones.
16
NDICE
Clima humano.
El clima adecuado es el que permite una comunicacin libre, espontnea y
confiada, aquel que reduce la intimidacin a travs de la expresin de sentimientos propios y de la aceptacin de los sentimientos de los dems.
Ambiente fsico.
El ambiente fsico debe reunir una serie de caractersticas: espacioso, bien iluminado, sin ruidos, limpio y ordenado.
Motivacin.
Todos los miembros deben estar motivados para lograr los objetivos.
Satisfaccin.
Es importante que todos los miembros sientan que son aceptados, perciban
que se les escucha, comprueben que se aprecian sus ideas.
Intercambio de opiniones.
El intercambio de todas las opiniones, tanto positivas como negativas, y el respeto y aceptacin de todas y cada una de ellas entre todos los miembros, favorecen la participacin plena.
17
NDICE
3 Etapas por las que pasa el grupo

1. Etapa de formacin
Intercambio de saludos y bienvenidas.
Establecimiento de posibles roles de los participantes.
Intercambio de experiencias, opiniones y problemas.
Descubrimiento de lmites del grupo, sus objetivos y su naturaleza.
Anlisis de adecuacin del grupo a las expectativas personales.
2. Etapa de lucha
Competencia de los miembros: proceso crucial de establecimiento de roles.
Discusiones constantes y posible rebelin contra el lder y las normas.
Falta de unidad entre los miembros.
3. Etapa normativa
Aceptacin del grupo, de los miembros y del lder.
Bsqueda de soluciones a conflictos.
Decisin de las normas que procuren un mayor rendimiento.
Asuncin individual de la responsabilidad de los roles.
4. Etapa de actuacin
Cooperacin para alcanzar las metas y satisfacer necesidades.
Estrecha relacin para proporcionarse consejo y energas.
Preocupacin, ayuda e informacin recproca entre los participantes.
5. Etapa de luto
Distensin de los lazos entre los participantes.
Exclusin de los participantes de los problemas del grupo.
Inversin del ciclo de inclusin, control y afecto.
18
NDICE
4 Etapas por las que pasa una tarea

Etapa
Grupo
Tarea
Etapa de orientacin a la tarea
Etapa de formacin
1.
2.
3.
4.
Es una etapa de comprobacin y dependencia.
Es una etapa de identificacin de la tarea y

de la experiencia que el grupo tiene sobre
ella.
Etapa de lucha
Etapa de respuesta emocional a la tarea
Es una etapa de conflicto intragrupal.
Es una etapa en la que las discrepancias

son expresadas emocionalmente.
Etapa normativa
Etapa de intercambio abierto de opiniones
Es una etapa de desarrollo de la cohesin del grupo.
Es una etapa de apertura hacia otros

miembros, en la que las discrepancias toman la forma de opiniones que pueden ser
contrastadas.
Etapa de actuacin
Etapa de aparicin de soluciones
Es una etapa de relacin funcional

con el rol.
Es una etapa de intentos constructivos para llevar a cabo la tarea.
Etapa de inexistencia de tarea
Etapa de luto
5.
Es una etapa de concrecin acerca del modo en que realizar la tarea.
Es una etapa de resolucin.
19
NDICE
5 Roles que surgen en una reunin

Roles de la reunin
Qu hay que evitar o controlar
Qu hay fomentar
El flemtico
El acusador
Habla directamente sin manipular, sin hacerse la vctima, ni meterse donde no le llaman.
Slo habla en nombre propio y de forma directa. Hay consistencia entre lo que dice y lo
que hace, y entre lo que dice y su forma de
decirlo.
Juzga, se enfada, no est de acuerdo, compara y se queja. Se considera el jefe, incluso

el dictador. Se presenta como una persona
tensa, tirnica, hablando en voz alta.
El apaciguador o conciliador
El distractor
Aplaca, allana las diferencias, est de acuerdo con todo, protege y defiende con suavidad. Parece demasiado bueno para ser real.
Utiliza frases irrelevantes, no responde a lo

que se le pregunta y est ocupado en varios
trabajos a la vez. Superficial, infantil, alocado,
capaz de confundir o molestar a quien le escuche.
El analtico
El evitador
Objetivo, calculador, lgico e interpreta lo que

le llega. Distante, seco, desapegado y sin
sentimientos. Paternalista, impresin de tranquilo.
Se mueve silenciosamente, simula no comprender, se excusa, se hace el despistado u

olvidadizo o aparta la mirada. Su imagen es
de reticente, dbil, incoherente.
20
NDICE
6 El rol del director de una reunin

Caractersticas personales
Capacidad de comunicacin.
Pensamiento claro y rpido.
Espritu abierto.
Imparcialidad.
Espritu positivo.
Paciencia.
Sentido prctico.
Capacidad de organizacin.
Tacto en el trato personal.
Capacidad de anlisis.
Capacidad de sntesis.
Facilidad de palabra.
Seriedad.
Autocontrol.
Sentido del humor.
No debe dejarse influir por los prejuicios.
Funciones
Clarificar. Es necesario asegurarte de que todos sepan y entiendan lo que dice
el otro cundo, dnde, con quin y sobre todo las razones por las cuales se renen. Para ello:
Aclara el objetivo de la reunin desde el comienzo de la misma.
Reformula las opiniones que convenga resaltar.
Repite los puntos importantes.
Resume o sintetiza.
Da contestaciones directas, ahorra tiempo.
Haz reuniones que sirvan para saber en todo momento cmo se va y cul es el
contexto global de la situacin.
Controlar. As garantizars el buen funcionamiento de la reunin y que se lleguen a conseguir los resultados previstos. Para conseguir tal fin:
Establece normas de actuacin que permitan una comunicacin fluida.
Administra bien el tiempo del que se dispone.
Regula la intervenciones.
Evita interrupciones externas a la reunin.
Propn descansos cuando las cosas estn encasilladas.
21
NDICE
Dinamizar. Con ello conseguirs que la reunin se desarrolle con un tono vivo,
que animar la participacin y la aportacin de soluciones al problema planteado. Para ello:
Estimula a que participen a aquellos que no lo hagan.
Refuerza adecuadamente cada tipo de comportamiento.
Motiva al grupo sealando los logros que ste va alcanzando.
Crear un clima positivo. Para ello puedes:
Poner en marcha habilidades bsicas de comunicacin: aprende a escuchar,
empatiza, s sensible...
Respetar la opinin del otro.
Evitar las crticas no constructivas.
Respetar la libertad de expresin.
No temer el dar a conocer tus sentimientos.
Inducir calma y relajacin.
Evitar comportamientos que distraigan.
Tcnicas de motivacin que debe conocer
Pregunta test. Utilzala para definir una palabra que los participantes utilizan con
significados claramente distintos o tambin, para definir una alusin confusa.
Ejemplo: ... estamos utilizando constantemente la palabra ser emptico pero,
qu significa realmente?.
Invitacin directa a participar. Lo debes emplear para hacer intervenir a una
persona que ha permanecido en silencio o a un participante que, por sus gestos,
parece querer intervenir.
Ejemplo: ... y t, Alberto, qu opinas?.
Peticin de complemento. Echa mano de ella para invitar a completar puntos
de vista distintos u opiniones diferentes.
Ejemplo: ... despus de lo planteado por Roco y Pedro, qu nos sugiere esto?.
Pregunta eco. Tu misin ser la de devolver al participante su propia pregunta
con su misma formulacin, para que sea l mismo quien se responda, ya que
conoce el tema. Es decir, es responder una pregunta con otra.
Ejemplo: cuando escuchas decir a alguien que su jefe es muy emptico, qu
te sugiere?.
Pregunta rebote. Devuelve la pregunta hecha por un participante a otro.
Ejemplo: David, podras ayudar a tu compaero en la exposicin de esa
idea?.
Pregunta recuerdo. Consiste en que retomes una cuestin planteada con anterioridad y que qued sin respuesta.
22
NDICE
Ejemplo: ... pues bien, contestando a la pregunta que anteriormente nos formul Luis sobre la motivacin, ahora podemos decir que....
7 Solucionar los casos difciles en una reunin

Qu hacer si algn participante:
Quiere imponer sus opiniones.
Anima a los dems a comentar sus opiniones.
Fomenta la confianza de los otros miembros en s mismos, para que no se dejen influir.
Lo discute todo constantemente.
Mantn la calma.
Pregntale y ponle en evidencia.
No para de hablar.
Fija normas sobre el tiempo de intervencin.
Con tacto, interrmpele para solicitar otras intervenciones.
No le mires cuando hagas preguntas.
Obstinado, no cree en ideas nuevas.
De vez en cuando, pide con mucho tacto su opinin.
Busca su amistad personal.
Trata de conocer tu opinin, en lugar de dar la suya.
Formula la pregunta al grupo y despus a l nuevamente.
Se muestra susceptible.
Usa mucho tacto y diplomacia.
S neutral.
Cita algn caso hipottico paralelo a la situacin de que se trata.
Solicita informacin confidencial.
Procede con tacto y buen sentido, nigate a proporcionarla.
Cuchichea con otro.
Anima a que expresen en pblico lo que hablan, manifestando tu inters en conocer su punto de vista.
No cesa de hacerse el gracioso.
Dirgele una mirada fra y mantnla hasta que se calle; luego retoma la reunin
con un sarcstico gracias.
Si la situacin lo requiere, llama su atencin directamente.
23
NDICE
8 Cmo clausurar una reunin

No concluyas la reunin de forma sbita.
Puedes cerrar igual que comenzaste, con una pregunta retrica, una cita, una
ancdota, etc.
Finaliza con palabras de gratitud por la colaboracin prestada y con una despedida cordial.
Termina a la hora prevista.
Haz un resumen de los puntos importantes, esto ayuda a:
Retener los temas importantes.
Reafirmar los conceptos recibidos.
Enumera los acuerdos parciales logrados.
Obtn un plan de acciones concreto.
Nombra responsables y obtn compromisos para el cumplimiento de los acuerdos.
Fija fecha de la prxima reunin, si quedan temas pendientes.
24
NDICE
9 Acciones posteriores a la reunin

Acciones posteriores a la reunin
1. Anota de forma ordenada los acuerdos a travs del acta.
2. Remite copia del acta a los asistentes.
3. Elabora y comprueba el plan de accin.
4. Identifica claramente a los responsables y asegrate de que se comprometen
a cumplir los acuerdos.
5. Remite toda la documentacin necesaria a los responsables de alguna actividad.
6. Remite y recuerda los plazos de actuacin.
7. Informa sobre los resultados que se van obteniendo.
8. Archiva el acta.
9. Evala la reunin.
10 Qu es un acta
El acta de una reunin sirve para recordar compromisos de actuacin y plazos
marcados.
Las actas deben ser: cortas, precisas e indicativas.
Identificacin de la reunin:
Asistentes:
Orden del da:
Enunciado de temas:
Acuerdos:
Fecha y lugar:
Hora de inicio y de finalizacin:
Firma: Secretario
25
NDICE
IV
Evaluar la eficacia de la reunin
1 Tcnicas de evaluacin
La evaluacin de una reunin puede hacerse mediante dos tcnicas fundamentales:
Cuestionario
Consiste en consultar a los participantes acerca de los aspectos ms relevantes de la reunin.
Esta evaluacin debe hacerse inmediatamente despus de terminada la reunin, a travs de unas preguntas de evaluacin que se pasarn a cada uno de
los asistentes a la misma.
Observacin
Consiste en que el mismo director de la reunin, o un observador imparcial,
anota y critica de forma metdica la forma de desarrollo de la reunin. Es necesario estar muy alerta a las conductas manifestadas por los participantes.
Si el observador es imparcial, se corre el riesgo de que su presencia llegue a
intimidar. Para que sea eficaz es necesario que el grupo acepte su presencia.
26
NDICE
2 Variables que determinan la eficacia

VARIABLES INDEPENDIENTES
Variables estructurales:
Tamao del grupo.
Caractersticas personales de los miembros.
Canales de comunicacin preexistentes.
Variables ambientales:
Lugar de reunin.
Disposicin fsica de la sala.
Condiciones ambientales: luz, temperatura, ruidos, etc.
Variables de la tarea:
Objetivo de la reunin.
Dificultad del problema.
Tiempo necesario para resolver el problema.
VARIABLES INTERMEDIAS
Estilo de direccin de la reunin.
Tipo de motivacin.
Relacin entre los participantes.
Distribucin de la participacin.
VARIABLES DEPENDIENTES
Productividad de los miembros de la reunin.
Satisfaccin de los miembros de la reunin.
27
NDICE
3 Modelo de evaluacin de objetivos de la reunin

A continuacin, tienes una parte del cuestionario de evaluacin que debes pasar
al final de tu reunin. Son preguntas que debes hacerte en relacin con los objetivos de la reunin.
En qu grado estaban claros los objetivos de la reunin?:
10
En qu medida han sido comprendidos y aceptados los objetivos por los miembros del grupo?
10
En qu grado se han comprometido los participantes con los objetivos?:
28
10
NDICE
4 Modelo de evaluacin de la estructura de la reunin

1. En qu fall al preparar la reunin?:
Local:
Disposicin fsica:
Condiciones ambientales (luz, temperatura, ruido, ...):
Medios tcnicos:
2. El momento de la convocatoria fue el adecuado?:
3. La duracin de la reunin fue la idnea?:
4. Comenz a su hora?:
5. Termin a su hora?:
29
NDICE
5 Modelo de evaluacin del funcionamiento del grupo

Participacin:
Cada miembro particip equitativamente con sus aportaciones personales.
10
10
10
10
La comunicacin fue abierta y autntica.
Se respetaron los turnos de intervencin en todo momento.
Motivacin:
El grado de inters se mantuvo a lo largo de toda la reunin.
Las ideas y sugerencias se examinaron crticamente y se trat de mejorarlas

en lo posible.
30
10
NDICE
Algunas propuestas no se admitieron o se pasaron por alto.Mucho
10
Clima:
Las tensiones en la discusin fueron abordadas con franqueza y se trat de encontrarles solucin.
10
El ambiente que se respir fue de ayuda y respeto a las diferencias individuales.
10
10
La discusin sigui un hilo conductor coherente.
Se utilizaron los recursos de que dispone el grupo (informacin, datos, experiencia, capacidad, etc.).
31
10
NDICE
Al final de la reunin, se ha elaborado un plan de accin en comn.
10
6 Modelo de evaluacin de la actuacin del director

Conductas creativas
Proponer: el director ha sugerido acciones de contenido sobre el tema.
10
Desarrollar: el director ha enriquecido o ampliado las ideas o propuestas que

emanaron de los participantes, integrndolas.
10
Conductas clarificativas
Comprender: el director ha verificado que los temas tratados son entendidos
por igual entre los asistentes.
32
10
NDICE
Resumir: el director ha expuesto de forma abreviada el contenido de las intervenciones y ha sintetizado al final las decisiones tomadas.
10
2003 by Santillana Formacin, S. L.
Preguntar: el director ha requerido de otros miembros opiniones, aclaraciones

y hechos.
10
Informar: el director ha ofrecido a otros miembros opiniones, aclaraciones y

hechos.
10
Conductas de proceso
Interesar: el director ha favorecido la participacin, la presentacin de ideas y
la libre discusin por igual, ha escuchado y dejado hablar regulando las intervenciones, ha conducido constantemente el hilo y ha llevado al grupo a una
conclusin.
33
10
NDICE
IExcluir: el director ha cortado, interrumpido o disminuido la posibilidad de participacin de algunos miembros.
10
Conductas reactivas
Apoyar: el director ha manifestado su conformidad con alguna persona, mediante alguna declaracin espontnea o directa.
10
Disentir: el director ha manifestado de forma espontnea o directa su disconformidad con las opiniones o ideas de algn miembro.
10
Defender o atacar: el director ha atacado a alguna persona directamente o

mediante actitud defensiva.
34
10
NDICE
7 Modelo de evaluacin de la toma de decisiones
1. Cmo se tomaron las decisiones en el grupo? Domin uno o varios

individuos?
2. Prevaleci la mayora o se tomaron las decisiones importantes por

consenso, de tal forma que todo el que tena sentimientos, opiniones
o ideas sobre la cuestin tuvo oportunidad de formularlos y de que
se le escuchase?
3. Las decisiones se formularon con la participacin de todos, de modo que

todos pudieron dar su asentimiento?
4. Se dedic suficiente tiempo a estudiar las decisiones importantes?
35
NDICE
8 Reuniones eficaces y reuniones ineficaces

Para Reuniones eficaces
Reuniones ineficaces
Atmsfera libre de tensiones y sin indicios

de aburrimiento.
Atmsfera con grandes formalismos, indiferencia y aburrimiento (se mantienen

conversaciones aparte). Claro desinters
por la tarea.
Alto grado de participacin en discusiones relacionadas con el tema. Si la discusin se desva del asunto, se reconduce enseguida.
El grupo se aparta del tema, unos cuantos monopolizan la reunin.
Comprensin y aceptacin de los objetivos o tareas.
No hay aceptacin de una finalidad y objetivo comn. Cada uno lucha por objetivos particulares y personales.
Todos mantienen una escucha activa y se

respetan los turnos de intervencin.
No se escuchan unos a otros. Se pierde

el hilo o tema de discusin.
No hay miedo al ridculo.
No se expresan las ideas propias por temor al ridculo, crticas y represalias contra ellos.
Hay desacuerdos pero el grupo procura

resolver las diferencias o conciliarlas ms
que dominar al que disiente. Cuando las
diferencias no pueden conciliarse, se
aplaza el asunto para ser estudiado detenidamente. o bien se adopta una solucin proporcional.
Toma de decisiones por consenso.
Crticas frecuentes, francas, sin tensiones ni molestias y con una tendencia claramente constructiva.
Hay desacuerdos, pero el grupo no hace

nada para resolverlos. Se suelen resolver
por votacin, en la que sale triunfante una
mayora muy escasa. Los miembros ms
agresivos imponen sus ideas y los ms
conformistas tienden a callarse y aguantar.
Toma de decisiones de forma prematura.
Aparecen muchas protestas despus de
la reunin por parte de quienes no estn de acuerdo con la decisin tomada.
Expresin desinhibida de ideas y sentimientos.
Crticas destructivas y molestas que originan tensiones. Aparecen crticas por

rencillas personales.
Confianza plena en el cumplimiento de la

misin por parte de cada miembro.
Las ideas y sentimientos quedan ocultos.
Entre los miembros hay un conocimiento

perfecto de todas las actividades.
Las decisiones para emprender algo son

caticas: nadie sabe en realidad quin va
a hacer esto o aquello.
36
NDICE
9 Causas de fracaso de una reunin

Ausencia de objetivos claros.
Asistentes no implicados, quizs debido a que fueron mal elegidos.
Ausencia de orden del da.
No se informa previamente.
Falta de puntualidad.
Horarios inadecuados.
Duracin excesiva (tiempo mal calculado).
Direccin ineficaz o ausencia de direccin.
Protagonismos.
Intereses enfrentados y enemistad.
Interrupciones.
Divagaciones.
Hostilidad de los participantes al proyecto que se quiere desarrollar.
Baja participacin.
No hay continuidad.
Ausencia de conclusiones y compromisos.
Local inadecuado.
37
NDICE

Manual Direccion Reuniones 1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Direccion Reuniones 1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

DIRECCIN

I. Planificar una reunin

LA APLICACIN DEL DERECHO MERCANTIL EN LA EMPRESA

Planificar una reunin

1 Caractersticas y tipos de objetivos

Planificar una reunin

La relacin entre el orador y los participantes es mnima.

Planificar una reunin

secuencias o intercambiando sus experiencias, puntos de vista y opiniones,

Planificar una reunin

Planificar una reunin

Planificar una reunin

Buscar y encontrar una solucin

Equipos de direccin, jefes de departamento.

Es difcil potenciar las influencias personales.

Iniciar algo nuevo

Formacin donde la participacin es elevada.

Planificar una reunin

5 Los medios tcnicos

Planificar una reunin

Planificar una reunin

No intentar tratar demasiados asuntos en la misma reunin. Son ms efectivas

7 Una convocatoria motivadora

Planificar una reunin

SUGERENCIAS PARA LA PREPARACIN PREVIA DE LA REUNIN:

1 Cmo presentar una reunin

2 Cmo motivar al inicio de una reunin

3 Tipos de toma de decisiones

4 Etapas en la toma de decisiones

4. Implanta la decisin tomada.

Desarrollar una reunin

Desarrollar una reunin

1 Cmo coordinar una reunin

Asegurarse de que todos hayan intervenido (dicho o hecho algo).

No perder de vista el objetivo de la reunin.

Procurar que los asistentes sientan la

Prestar atencin a los pasos del anlisis del problema y de la formulacin de

Solicitar la opinin de los individuos.

Evitar las soluciones fcilmente alcanzables, pero inapropiadas y de baja calidad.

Evitar las desviaciones del tema.

Impedir que la reunin contine si hay

No olvides prestar atencin a todos los

Evitar que se salte de unos temas a

Establecer lmites de autoridad entre

Utilizar la sntesis para saber en qu

2 Condiciones que favorecen una participacin plena

Desarrollar una reunin

Desarrollar una reunin

3 Etapas por las que pasa el grupo

Desarrollar una reunin

4 Etapas por las que pasa una tarea

Es una etapa de comprobacin y dependencia.

Es una etapa de identificacin de la tarea y

Etapa de respuesta emocional a la tarea

Es una etapa de conflicto intragrupal.

Es una etapa en la que las discrepancias

Etapa de intercambio abierto de opiniones

Es una etapa de desarrollo de la cohesin del grupo.

Es una etapa de apertura hacia otros

Etapa de aparicin de soluciones

Es una etapa de relacin funcional

Es una etapa de intentos constructivos para llevar a cabo la tarea.

Etapa de inexistencia de tarea