Haciendo realidad su Plan

estratgico implementando una PMO

Autor: Felipe Melndez De la Cruz, Ing., MBA, PMP, PMI _
RMP, Scrum master

Project Management & Business Consulting Per, Chile,

Repblica Dominicana
Coautor: Ebert Chvez, Ing., MSC, PMP
Obras de Ingeniera

Session #
Captulo Lima, Per

Haciendo realidad su Plan estratgico

implementando una PMO
1. Marco Conceptual.
2. Cmo aplicamos el enfoque sistmico en una
Organizacin usando las 4 Ps?
3. Mejores prcticas para Implementar una PMO
en forma efectiva.
4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del
proyecto, Plan de comunicaciones y EDT.
Captulo Lima, Per

Haciendo realidad su Plan estratgico

implementando una PMO
5. Cmo realizar un Taller de Sensibilizacin?
6. Lecciones aprendidas de caso de
Implementacin de una PMO en una empresa
de Construccin.
7. Conclusiones.

Captulo Lima, Per

1.

Marco Conceptual

Porcentaje de empresas con PMO

Tres factores clave el estado actual de la PMO:

1. El creciente valor estratgico de la PMO
2. El creciente papel de la PMO en la formacin.
3.El desafo siempre presente de la gestin de recursos.

Fuente: The State of the PMO,

Center for Business Practices, 2010
Referencia: http://www.pmsolutions.com/collateral/research/
State%20of%20the%20PMO%202010%20Research%20Report.pdf

1.

Marco Conceptual
Portafolio de
proyectos
C

Proyecto 1
Visin

Retorno de
Inversin

Retorno de Inversin:
30%

Minimizar
Costos

Minimizar
Costos: en 15%

Proyecto 2

C
T

Misin

Medio
Ambiente
Objetivos

Plan
Estratgico

Estrategias

Medio Ambiente: Mnimo

impacto ambiental

Proyecto 3
C

Seguridad

Seguridad: 0 accidentes

Responsabilidad
Social

Responsabilidad
Social: 80%

Objetivos
Estratgicos

Proyecto 4

Resultados

Proyecto 5
Proyecto 6
Proyecto 7
Proyecto 8
Proyecto 9
Proyecto 10

1.

Marco Conceptual

Problemas:

No se cuenta con autoridad del Gerente de proyecto.

No existe una comunicacin adecuada con todo el

personal de la organizacin.

Los procedimientos no estn claramente definido.

No existe un Plan Integrado de Gestin de

Proyectos

2.

Cmo aplicamos el enfoque sistmico

en una Organizacin usando las 4 Ps?

Nuestro enfoque sistmico se basa en 4 Ps para tener xito en una PMO: 1)

Plan estratgico, 2) Personas, 3) Procesos y 4) Project Management, presentado
en la Ilustracin.

1. Plan
Estratgico

2. Personas

3. Procesos

4. Project
Management

Muy importante es una comunicacin constante que permita la integracin.

2.

Cmo aplicamos el enfoque sistmico

en una Organizacin usando las 4 Ps?
1. Plan Estratgico

Visin

Misin

Objetivos

Plan
Estratgico

Estrategias

2.

Cmo aplicamos el enfoque sistmico

en una Organizacin usando las 4 Ps?
2. Personas

Utilizar experiencia y mucha psicologa.

Personas capacitadas y comprometidas con el Proyecto.

Realizar Talleres de sensibilizacin.

Realizar una evaluacin 360 al personal .

Crear cultura de proyectos.

2.

Cmo aplicamos el enfoque sistmico

en una Organizacin usando las 4 Ps?
3. Procesos

Polticas, procesos de la organizacin y el uso de herramientas .

nfasis a la Calidad, Seguridad, Medio Ambiente y Responsabilidad Social.

2.

Cmo aplicamos el enfoque sistmico

en una Organizacin usando las 4 Ps?
4. Project Management
Aplicaremos los estndares como el OPM3, PMBOK, Portfolio Management,
Project Manager Competency Development

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva
1. Identificar las
necesidades del Cliente

2. Realizar el Taller de
Sensibilizacin

5. Implementacin PMO

3. Diagnstico Inicial
de la Cultura de
Proyectos

6. Proyecto Piloto

3.1. Identificar necesidades del Cliente

Se capturan las necesidades y expectativas de los

involucrados del Proyecto para definir las necesidades
del Cliente, es decir la importancia que tiene el

proyecto para el Cliente.

4. Presentacin de Plan
de Proyecto

7. Despliegue General

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva
3.2. Realizar el Taller de Sensibilizacin:
Se realiza el Taller de Sensibilizacin con todo equipo del proyecto,
gerentes de proyectos e interesados claves; con el fin de transmitir

los conceptos bsicos de la Metodologa de Gerencia de Proyectos y

su marco terico conceptual.

1. Primera se realiza la convocatoria por el Gerente de la Oficina de

Gestin de Proyectos. Participan el comit Directivo, sponsor,
gerente de proyectos, todos los gerentes de proyecto de la empresa,
los planners y en general todos los involucrados, en los proyectos.

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva
3.2. Realizar el Taller de Sensibilizacin:

2. El Taller tiene una duracin de 4 horas. Conceptos Bsicos de project

management

3. Se realizar un trabajo en grupo se dividirn en grupos de 5 personas y se

les pide resuelvan un caso. Luego cada grupo realizarn una presentacin de
la solucin del caso.

4. Al finalizar el Taller los participantes harn las preguntas y consultas al

Expositor, l les brindar las conclusiones del taller.

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva
3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos
Primero se realiza la evaluacin de la madurez de gerencia de proyectos de la empresa
para conocer su estado actual y planificar detalladamente las mejores prcticas
necesarias para desarrollar la metodologa de la empresa.

2011

2012

2013

2014

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva
3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos
3.3.1 Cronograma de entrevistas considerando todos los roles involucrados en proyectos (Gerentes
funcionales, gerentes de proyectos, supervisores, especialistas, y otros) .
3.3.2 Prepare los cuestionarios por rol. No todas las preguntas son para todos, depende del cargo.
Dim 1

Dim 2

Si

No

Estn el Sponsor y otros stakeholders comprometidos en el

establecimiento de la direccin del proyecto, de tal manera que se
satisface los intereses de todos los stakeholders?

PY

PY

PY

Las metas y los objetivos de su organizacin se comunican y son

entendidos por los equipos de proyecto?

PY

Los proyectos en su organizacin tienen objetivos claros y medibles

en tiempo, costo y calidad?

PY

Su organizacin mejora continuamente la calidad de sus proyectos

para alcanzar la satisfaccin del usuario y/o cliente?

PY

Su organizacin tiene polticas que describan la estandarizacin,

medicin, control y mejora continua de los procesos de la gerencia
de proyectos?

PY

Su organizacin ha integrado completamente las reas del

conocimiento de la gua del PMBOK en su metodologa de gestin
de proyectos?

Su organizacin considera el riesgo durante la seleccin del

proyecto?

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva
3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos

3.3.3 Ejecute las entrevistas y evale los cuestionarios.

Evaluacin de las Mejores Prcticas actuales
en Gestin de Proyectos, Programas y
Portafolio
Dimensin Total Cumplidos

Proyecto

56

15

26.79%

Programa

36

0.00%

Portafolio

59

6.78%

Nivel de Madurez actual en la Gestin de

Proyectos, Programas y Portafolio
Nivel
Estandarizado
Medido
Controlado
En mejora

151

Cumplidos
14
3
2
0

%
23.73%
7.69%
8.00%
0.00%

Estandariz
ado

Proyecto

26.79%

En mejora

6.78%0.00%

Portafolio

Total
59
39
25
28
151

23.73%
0.00%
7.69%
8.00%

Programa
Controlado

Medido

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva
3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos

3.3.4. Prepare el informe del Diagnstico Inicial de la

Cultura de Proyectos identificando las oportunidades de
mejora en cada rea.

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva

3.3.4.1 Lo que mejor funciona en XYZ respecto de la Gerencia de Proyectos

Los entrevistados opinan que el xito actual XYZ en sus proyectos se debe a:
Lo que mejor funciona en XYZ respecto de la Gerencia de Proyectos
Nmero de Personas
Encuestadas

% del Total

Experiencia de las personas

133

27

La ejecucin de la obra (parte tcnica)

133

16

El rea de residencia de la obra

133

El rea de Ingeniera

133

La calidad del producto

133

El trabajo en equipo

133

El Planeamiento en Obra

133

La Predisposicin a la mejora

133

La buena imagen de la empresa en el mercado

133

El control de costos

133

El rea de Gestin Humana

133

El rea de Produccin

133

La Gerencia de Equipos

133

Descripcin

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva

3.3.4.2 Aspectos en Gerencia de Proyectos que mejoraran los entrevistados en el

corto plazo
Lo que mejoraran los entrevistados en el corto plazo
Descripcin

Nmero de Personas Encuestadas

% del Total

Mejorar la comunicacin y realizar reuniones peridicas

133

28

Mayores capacitaciones

133

16

Mejorar la Planificacin, seguimiento y control de proyectos

133

12

133

12

133

Formalizar los roles y funciones

133

Mejorar la seleccin del personal a la obra

133

Trabajo en equipo

133

Implementar Comit de Residentes de obra

133

Incorpora la variable seguridad y medio ambiente en los

planes de proyectos

133

Implementar el anteproyecto

133

Mejorar la ejecucin y el compromiso de las reas

133

Realizar anlisis de sensibilidad, probabilidad de xito o

fracaso, actualmente solo es estocstico

133

Mejorar el conocimiento de administracin de los residentes

133

Estandarizar todos los procesos y procedimientos alineados

al PMBOK
Mejorar la Integracin y coordinacin entre las reas

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva
3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos
3.3.5. Comunique los hallazgos a todos los involucrados del proyecto.

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva

3.3. Diagnstico Inicial de la Cultura de Proyectos

3.3.6 Presentacin del Plan de Proyecto

Es la diferencia que falta para lograr los objetivos del proyecto

luego del Diagnstico Inicial.

La reunin de aprobacin del proyecto de implementacin de la

PMO que se realice con la alta gerencia debe estar acompaada de
la presentacin de un plan de proyecto donde se tenga claro el
alcance, los costos, el tiempo, los riesgos durante el perodo que
dure el proyecto.

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva
3.5. Implementacin de la metodologa de gestin de proyectos.

Durante esta fase desarrollamos una metodologa de gerencia de

proyectos estndar y customizada a las necesidades de su empresa.
La metodologa estar 100% alineada al estndar PMBOK del
Project Management Institute (PMI).
Plantillas:
Project Charter
Plan de Proyecto
Acta de Reunin
Informe de Avance (Semanal y
Mensual)
Solicitud de Cambio
Informe de Cierre de Proyecto
Informe de Cierre de Contrato
Reporte de Portafolios

Flujogramas:
Gestin Comerrcial
Desarrollo de Proyecto
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Seguimiento y Control
Cierre
Portafolio de Proyectos

Sistema de Direccin de Proyectos

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva
3.5. Implementacin de la metodologa de gestin de proyectos.
Se define el Tipo de PMO de acuerdo a la organizacin del Cliente y basado en el diagnstico

de cultura de proyectos

TIPOS DE PMO
Basado en Competencias

PMO Estndar

Basado en su focalizacin

Estratgica

Basados en su autoridad

Basados en su Infraestructura

Otros tipos de PMO

Descentralizada

PMO Fsica

PMO gil

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva
3.5. Implementacin de la metodologa de gestin de proyectos.

Sector Construccin
1. Gestin
Comercial
Idea de
Nuevo
Negocio

Licitaciones

3. Post
Construccin

2. Desarrollo de Proyecto

Ingeniera

Inicio

Acta de
Constitucin
del Proyecto

Entrega
de Obra

Construccin de Obra

Planificacin

Plan
Proyecto

Ejecucin y Control

Informe
de Avance
Semanal

Informe
de Avance
Mensual

Solicitud
de
Cambios

Cierre
Informe
de Cierre
de Proyecto

Informe
Final de
Lecciones
Aprendidas

Liquidacin
de Obra

3.

Mejores prcticas para Implementar una PMO

en forma efectiva
3.6. Proyecto Piloto
Durante esta etapa se identifica uno o dos proyectos pilotos con los
que se pone en prueba la metodologa desarrollada, as mismo se

pone en prctica las funciones e infraestructura de la Oficina de

Proyectos.

3.7. Despliegue general

Consiste en la implementacin de la metodologa de Gestin de

Proyectos en todos los Proyectos de la Organizacin, con la aplicacin
de todas las plantillas, procesos y procedimientos implementados.

4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del

proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
Ciclo de Vida del Proyecto

4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del

proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
Ciclo de Vida del Proyecto

4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del

proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
Riesgos del Proyecto

4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del

proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
Riesgos del Proyecto

4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del

proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
Proceso para Identificar el Nivel de Gestin:

4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del

proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
Plan de Comunicaciones

4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del

proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT

4. Caso prctico de uso de Ciclo de vida del

proyecto, Riesgos, Comunicaciones y EDT
1

5.

Cmo realizar un Taller de

Sensibilizacin?

Agenda Taller
Actividad

Responsable

Fecha

Hora Inicio

Hora Fin

Introduccin a la Industria de Gerencia de

Proyectos

Felipe Melndez

21/06/2011

10:00 a.m.

10:30 a.m.

Caso Entendiendo como Funciona un

Proyecto

Felipe Melndez

21/06/2011

10:30 a.m.

11:00 a.m.

Presentacin del Caso Puente Aquisito

Equipo de proyecto

21/06/2011

11:00 a.m.

11:30 a.m.

Competencias de un Gerente de Proyectos

Felipe Melndez

21/06/2011

11:30 a.m.

11:45 a.m.

Ciclo de Vida del Proyecto, Factores de la

organizacin que influyen en los proyectos,
Tipos de Organizaciones de Proyectos

Felipe Melndez

21/06/2011

11:45 a.m.

12:30 a.m.

Entendiendo los Procesos de la Gerencia de

Proyectos

Felipe Melndez

21/06/2011

12:30 a.m.

01:00 a.m.

5.

Cmo realizar un Taller de

Sensibilizacin?

Agenda Kickoff
Actividad

Responsable

Fecha

Hora Inicio

Hora Fin

10:00 a.m.

10:30 a.m.

Beneficios de la Gerencia de Proyectos para

XYZ

Felipe Melndez

08/07/2011

Diagnstico Inicial

Felipe Melndez

08/07/2011

Situacin Actual

Felipe Melndez

08/07/2011

10:30 a.m.

11:30 a.m.

Resultados del Diagnstico Inicial

Felipe Melndez

08/07/2011

11:30 a.m.

12:00 a.m.

Felipe Melndez

08/07/2011

Alcance

Felipe Melndez

08/07/2011

12:00 a.m.

12:45 a.m.

Organizacin

Felipe Melndez

08/07/2011

12:45 a.m.

01:00 p.m.

Comunicaciones

Felipe Melndez

08/07/2011

02:00 p.m.

02:15 p.m.

Riesgos

Felipe Melndez

08/07/2011

02:15 p.m.

02:30 p.m.

Cronograma

Felipe Melndez

08/07/2011

02:30 p.m.

02:45 p.m.

Hitos

Felipe Melndez

08/07/2011

02:45 p.m.

03:00 p.m.

Criterios de Aceptacin

Felipe Melndez

08/07/2011

03:00 p.m.

03:15 p.m.

Plan de Proyecto

5.

Cmo realizar un Taller de

Sensibilizacin?

Elaboracin de Trabajos
Grupales del Caso del
Taller

Personal motivado presentando su

caso prctico del Taller

5.

Cmo realizar un Taller de

Sensibilizacin?

Agenda de Capacitacin
Actividad

Responsable

Fecha

Hora Inicio

Hora Fin

PRIMER DIA
Procesos de Gestin de Proyectos (Ciclo de
Vida del Proyecto)

Felipe Melndez

01/09/2011

03:00 p.m.

04:00 p.m.

Proceso de Inicio (Flujograma)

Felipe Melndez

01/09/2011

04:00 p.m.

04:30 p.m.

Plantilla (Acta de Constitucin del Proyecto)

Felipe Melendez

01/09/2011

04:30 p.m.

05:30 p.m.

Presentacin de Trabajos de Acta de

Constitucin del Proyecto

Equipo de proyecto

01/09/2011

06:00 p.m.

07:00 p.m.

Proceso de Planificacin (Flujograma)

Felipe Melndez

01/09/2011

07:00 p.m.

07:30 p.m.

Plantilla (Plan de Direccin de Proyectos)

Felipe Melndez

01/09/2011

08:00 p.m.

09:00 p.m.

Presentacin de Trabajos de Estructura de

Desglose de Trabajo

Felipe Melndez

01/09/2011

09:00 p.m.

10:00 p.m.

Plantilla (Acta de Reunin)

Felipe Melndez

02/09/2011

10:00 a.m.

11:00 a.m.

Presentacin de Trabajos de Acta de Reunin

Equipo de proyecto

02/09/2011

11:00 a.m.

12:00 a.m.

Plantilla (Informe de Avance Semanal)

Felipe Melndez

02/09/2011

12:00 a.m.

01:00 p.m.

Presentacin de Trabajos de Informe de

Avance Semanal

Equipo de proyecto

02/09/2011

01:00 p.m.

02:00 p.m.

SEGUNDO DIA

5.

Cmo realizar un Taller de

Sensibilizacin?

1. Presentacin del
expositor sobre
los Procesos de Gestin
de Proyectos

2.- Explicacin del

expositor sobre
la Plantilla de
Project Charter

6. Lecciones aprendidas de caso de

Implementacin de una PMO en una
empresa de Construccin.
Se debe involucrar a todas las reas de la organizacin.
El Sponsor debe participar en el desarrollo del Proyecto.
Deben participar en los talleres todo el personal hasta el nivel de supervisores.
Se deben hacer reuniones semanales con el equipo del

proyecto y

reuniones

mensuales con los Ejecutivos de la compaa.

Se deben realizar Talleres frecuentemente durante la implementacin de la PMO.

6. Lecciones aprendidas de caso de

Implementacin de una PMO en una
empresa de Construccin
Se debe realizar visitas al campo para obtener la mayor informacin de las obras.

Realiza presentaciones de informes semanales segn el avance con riesgos y

problemas.
Se debe tener el apoyo de los ejecutivos de la organizacin.
Incluir durante el desarrollo del Proyecto a la Gerencia de Seguridad y Medio
Ambiente, desde el inicio de la Implementacin de la PMO.
Se debe priorizar el Proyecto de la PMO sobre otros proyectos de la compaa.

7.

Conclusiones

PMO es una solucin de negocios.

PMO tiene una relacin directa el plan estratgico de la compaa.

Objetivos
estratgicos

El xito de la gestin de los proyectos no depende solo de los gerentes de

proyectos, involucrar a todo el personal que participa en los proyectos.

Informacin de contacto
Nombre y apellidos/Compaa:
Felipe Melndez, PMP, Gerente General - PM&B Consulting
Group Per y Chile

Telfonos de contacto: (51) 987965224, 975488853

Email: fmelendez@pmbcg.com, felipe.melendez@hotmail.com
Session #

Captulo Lima, Per