I.PRESENTACION ...
3
2.6
CONSTANCIA DE TERCIO
SUPERIOR26
2.7
CONSTANCIA DE QUINTO
SUPERIOR.27
2.8
GRADO ACADEMICO
BACHILLER..28
2.9
ESTUDIOS DE
POSTGRADO31
D. FLUJO DE PROCESOS PARA OBTENER CERTIFICADOS
DE ESTUDIOS Y
CONSTANCIAS...33
III. PROPUESTAS DE
MEJORA.35
IV. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES40
CONCLUSIONES
.40
RECOMENDACIONES
.42
V.
BIBLIOGRAFIA
..44
Desarrollo Organizacional
ANEXOS
.46
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
EN LOS TRMITES
DOCUMENTARIOS
I.
PRESENTACIN
El presente trabajo tiene como finalidad describir las
caractersticas generales de las normas y procedimientos en
los trmites documentarios, con el objetivo de realizar de
manera
ms
efectiva
los
procesos
de
produccin,
que
Base Conceptual
Comprende
el
interrelacionar
conjunto
a
las
de
procesos
organizaciones
destinados
con
el
medio
que
constituya
el
archivo
de
la
organizacin.
Se puede decir que el funcionamiento del Trmite
Documentario
productividad
es
del
un
indicador
trabajo
de
de
la
la
eficiencia
organizacin,
la
organizacin
(Operacional,
Comercial,
Concepto:
El Trmite Documentario como componente del Sistema
de Apoyo Administrativo, es el soporte de la informacin
que conduce a la toma de decisiones y el respaldo de la
ejecucin de acciones de nivel operativo, involucra todos
los sistemas de la organizacin en la medida que tiene que
ver con el Input y el Output de todos ellos (Ver Cuadro 1).
Sus funciones bsicas son:
Desarrollo Organizacional
la
organizacin
(entidades
externas
que
se
ambos
travs
del
Objetivos
Incrementar la productividad
Componentes
Desarrollo Organizacional
Recepcin de Documentos
Registro de Documentos
Distribucin de Documentos
Expedicin y Despacho de
Documentos
e. Control
del
Trmite
de
Documentos
Clasificacin de Documentos
Planeamiento del Archivo
Archivo de Documentos
Consulta
al
Archivo
de
Documentos
e. Destruccin de Documentos
Desarrollo Organizacional
2. APLICACIN A LA FIIS
A. UNIDAD DE TRMITE DOCUMENTARIO EN LA FIIS
Desarrollo Organizacional
la
documentacin
oficial
asegurar
su
determinando
de
Caja
presentado
por
la
Recepcionista-
Secretaria.
Requisitos:
Alumnos de la FIIS y de otras facultades de la UNI
Ficha de matrcula
01 foto tamao carn
Recibo de pago en Caja FIIS por S/. 6.00
Usuarios externos
1. Fotocopia de documento de identidad
2. Fotocopia de un recibo de luz, agua o telfono
3. 01 foto tamao carn
4. Recibo de pago en Caja FIIS por S/. 20.00
Desarrollo Organizacional
10
S/. 2
AUTOSEGURO MDICO
S/. 55
S/. 10
S/. 12
S/. 200
S/. 200
S/. 100
S/. 220
S/. 63
S/. 30
CONSTANCIA DE EGRESADO
S/. 63
S/. 32
11
S/. 80
S/. 14
S/. 58
S/. 330
S/. 550
MATRCULA DOCTORADO
S/. 735
MATRCULA MAESTRA
S/. 525
S/. 160
S/. 80
Desarrollo Organizacional
12
MODALIDADES DE TITULACIN
1. TITULACIN MEDIANTE TESIS
Requisitos:
Costos:
1,050.00 Nuevos
Desarrollo Organizacional
13
en actividades
propias de su especialidad.
Presentar un Resumen Ejecutivo de la experiencia
profesional documentada, de acuerdo al formato
establecido.
Desarrollo Organizacional
14
Haber
concluido
satisfactoriamente
el
ciclo
Costos:
Desarrollo Organizacional
15
la
FIIS,
se
ha
elaborado
una
GUA
DE
describe
las
acciones
que
en
cada
caso
los
Desarrollo Organizacional
16
2. CONSTANCIAS
2.1 CONSTANCIA DE NOTAS
2.2 CONSTANCIA DE INGRESO
2.3 CONSTANCIA PARA EGRESADOS
2.4 CONSTANCIA DE MATRCULA
2.5 CONSTANCIA DE ESTUDIOS
2.6 CONSTANCIA DE TERCIO SUPERIOR
2.7 CONSTANCIA DE QUINTO SUPERIOR
3. FLUJO DE PROCESOS PARA OBTENER CERTIFICADOS DE
ESTUDIOS Y CONSTANCIAS
1. CERTIFICADO DE ESTUDIOS
1.1
a) Descripcin:
Es un documento que certifica las notas obtenidas por el
estudiante o egresado, durante sus estudios realizados. Se
muestran los siguientes datos:
-
Datos
del
Estudiante
Profesional, cdigo
(Nombre,
Facultad,
Escuela
universitario).
17
y firmados
y no tener
enmendaduras.
b) Requisitos:
- Presentar solicitud (original y copia) a Mesa de Partes de
ORCE dirigida al Decano de la Facultad o al Sr. Rector de la
UNI.
- Adjuntar recibo original de la caja UNI (pago para este
concepto de S/. 200 nuevos soles)
-
02
fotografas
actualizadas
color
en
bolsa
18
c) Flujo de Trmite
d) Formato
Desarrollo Organizacional
19
1.2
Desarrollo Organizacional
20
a) Descripcin:
Es un documento que certifica las notas obtenidas por el
estudiante o egresado, durante sus estudios realizados. Se
muestran los siguientes datos:
-
Datos
del
Estudiante
(Nombre,
Facultad,
Escuela
y firmados
y no tener
enmendaduras.
b) Requisitos:
- Presentar solicitud (original y copia) a Mesa de Partes de
ORCE dirigida
al Decano de la Facultad o al Sr. Rector de la UNI.
- Adjuntar recibo original de la caja UNI (pago para este
concepto de S/100 nuevos soles)
-
02
fotografas
actualizadas
color
en
bolsa
21
Desarrollo Organizacional
22
d) Formato
Desarrollo Organizacional
23
2. CONSTANCIAS
2.1 CONSTANCIA DE NOTAS
a) Descripcin
Es un documento donde certifica las notas obtenidas por
el estudiante o egresado durante los semestres que realiz
estudios. Se muestran los siguientes datos:
- Datos del Estudiante (Nombre, cdigo universitario,
Escuela
Profesional).
- Datos de la asignatura (Semestre, ciclo, cdigo, nombre,
creditaje, calificativo en nmeros y letras). Son emitidas
por:
- Semestre: Donde se especifica las notas obtenidas en un
semestre acadmico determinado.
- Ciclo: Donde se especifica las notas obtenidas en un ciclo
o ciclos.
- Asignaturas aprobadas: Donde se especifica las notas de
las asignaturas aprobadas.
Este documento es firmado por el Director de la DEART y
refrendado por el Vicerrector Acadmico.
b) Requisitos
Los datos que el interesado debe precisar en el formato de
solicitud son:
- Nombre del Estudiante.
- Cdigo Universitario.
- Escuela Profesional y Facultad
- Indicar el tipo de constancia de notas, sea por semestre,
ciclo o asignaturas aprobadas.
- Recibo por pago de derechos.
Desarrollo Organizacional
24
25
Desarrollo Organizacional
26
d) Formato
Desarrollo Organizacional
27
Desarrollo Organizacional
28
cdigo universitario,
Escuela Profesional).
- Datos de Matricula (Ciclo, perodo de desarrollo del
semestre).
Este documento nicamente para los semestres en los
cuales el estudiante ha registrado matrcula.
Esta constancia es firmada por el Director de la DEART y
refrendada por el Vicerrector Acadmico.
b) Requisitos:
Los datos que el interesado debe precisar en el formato de
solicitud son:
- Nombre del Estudiante.
- Cdigo Universitario.
- Escuela Profesional y Facultad
- Recibo por pago de Derechos
29
a) Descripcin:
Es un documento que certifica los semestres en los que el
estudiante o egresado ha realizado estudios. Se muestran
los siguientes datos:
- Datos del Estudiante (Nombre, cdigo universitario,
Escuela Profesional).
- Datos de Estudios (Semestre acadmico y su perodo de
desarrollo).
Esta constancia es firmada por el Director de la DEART y
refrendada por el Vicerrector Acadmico.
b) Requisitos:
Los datos que el interesado debe precisar en el formato de
solicitud son:
- Nombre del Estudiante.
- Cdigo Universitario.
- Escuela Profesional y Facultad
- Recibo por pago de Derechos
2.6 CONSTANCIA DE TERCIO SUPERIOR
a) Descripcin:
Es
un
documento
que
certifica
que
un
estudiante
perteneci al Tercio
Superior y elaborado para su ciclo de ubicacin. Se
muestran los siguientes datos:
- Datos del Estudiante (Nombre, cdigo universitario,
Escuela
Profesional).
Desarrollo Organizacional
30
Desarrollo Organizacional
31
b) Requisitos:
Los datos que el interesado debe precisar en el formato de
solicitud son:
- El estudiante debe pertenecer al quinto superior.
- Nombre del Estudiante.
- Cdigo Universitario.
- Escuela Profesional y Facultad.
- Recibo por pago de Derechos.
II.8
GRADO
ACADEMICO BACHILLER
a) Descripcin:
Es un documento que da constancia que un estudiante ha
alcanzado el grado de bachiller y puede desenvolverse
como tal. Se muestran los siguientes datos:
Desarrollo Organizacional
32
Desarrollo Organizacional
33
c) Formato
alumno
de
la
especialidad
...........................................................con
Cdigo
34
de
de
...........................................................................
a) Descripcin:
Es una solicitud de un documento que permite rendir un
examen de admisin con el fin de continuar estudios
posteriores al bachillerato o una segunda maestra
b) Requisitos
-Ficha de Datos
-Solicitud dirigida al Rector
-Declaracin Jurada, obligndose a cumplir el Estatuto de
la UNI y el presente Reglamento.
-Cartas de Presentacin de dos Profesores reconocidos, de
preferencia de su Universidad de Origen, segn formato.
-Curriculum Vitae documentado
-Copia
Legalizada
del
Grado
de
Bachiller
Titulo
Profesional.
-Copia
Legalizada
de
Certificado
de
Estudios
Universitarios.
Desarrollo Organizacional
35
Doctorado,
copia
legalizada
del
Grado
Acadmico.
cumplir
con
los
requisitos
complementarios
S./160.00
nuevos
S./600.00
nuevos
soles
Derecho de Admisin
soles
Matricula Cada ciclo anual
S./525.00 nuevos soles
Crditos Cada crdito $120.00
S./265.00
nuevos soles
Certificado de Finalizacin de Estudio
S./220.00
nuevos soles
Constancia de No Adeudos
S.
/53.00
nuevos soles
*Derecho de Grado
Segunda Especialidad
S./1500.00
nuevos soles
Desarrollo Organizacional
36
Maestra
S./3500.00
nuevos soles
Doctorado
S./4200.00 nuevos
soles
37
el
Director
de
la
Oficina
firma
dichos
certificados.
7. El secretario de la DEART enva los Certificados de
Estudios a la Facultad correspondiente.
8. El Decano de la Facultad, firma los Certificados de
Estudios.
9. La Secretaria General
Desarrollo Organizacional
38
III.
PROPUESTAS DE MEJORA
La Facultad de Ingeniera Industrial y de Sistemas de la
Universidad Nacional de Ingeniera, realiza un proceso de
trmite documentario adecuado, sin embargo, hemos
planteado propuestas de mejora, que expondremos a
continuacin:
Desarrollo Organizacional
39
de
las
informtica
tecnologas
de
MEJORAS
Desarrollo Organizacional
40
Desarrollo Organizacional
41
de
documentos.
o Eficiente
sistema
de
bsqueda
o Funcin de adquirir desde
escner integrada.
o Funcin de importacin fcil de usar.
o Configurable.
o Copias de seguridad.
o Restauracin.
o Interfaz configurable y de fcil uso.
Desarrollo Organizacional
42
de
optimizar
el
tramite
documentario
en
la
Desarrollo Organizacional
43
IV.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Desarrollo Organizacional
44
y produccin
de informacin tcnica,
documentario y evitar
la prdida de tiempo.
tareas
documentos
repetitivas,
extraviados
se
evitan
olvidos
se
generan
y/o
avisos
drsticamente
Desarrollo Organizacional
en
los
documentos
el
uso
gastos
de
por
se realizar una
papel,
este
reduciendo
concepto.
45
Los
archivos
de
carcter
tcnico
administrativo,
Desarrollo Organizacional
46
sus
trmites
documentarios.
Recomendaciones
Desarrollo Organizacional
47
es
recomendable
crear
un
sistema
usuarios
potenciales.
donde
necesaria
los
usuarios
como
obtengan
formatos,
la
requisitos,
48
V.
BIBLIOGRAFIA
http://www.comisionbrandt.com/pdfs/laborum-V.pdf
http://74.125.47.132/search?
q=cache:8l5hQewwFJUJ:www.wiphala.net/courses/research/ST235/
2006II/groups/presentation09.ppt+tramites+documentarios+fiis&cd=1
&hl=es&ct=clnk&gl=pe
Manual de Organizacin y funciones de la FIIS
Desarrollo Organizacional
49
http://campus.uss.edu.pe/web/sistema/63_intranet/descargas/arch
ivos/Nuevo%20Manual%20de%20T.D..pdf
Mejora del tiempo de respuesta a los remitentes de documentos
mediante la aplicacin de un sistema de trmite documentario en
una facultad. Propuesta de tesis - Franco Huertas, Joel Francisco
Gestin de Documentos. Tesis Landa Molina Luz Mercedes
Universidad Nacional Mayor de San Marcos.
Normas y procedimientos de Trmites Documentarios
Sistema de Gestin Documentario ( SGDi. v.3.3 )
http://www.dsmgroupsac.com/business/WebDSM/DSMWeb.nsf/0/c6
c1f04b583591820625712d0062bcaa?OpenDocument
Manual de Control Documentario y Archivo.
CYBERDOC: Sistema de Trmite Documentario
El TUPA UNI 2009 (Texto nico de Procedimientos Administrativos)
http://economia.unmsm.edu.pe/Organizacion/DirAdministrativa/UT
ramite.htm
Gua de Procedimientos para Tramite documentarios UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO
Desarrollo Organizacional
50
Desarrollo Organizacional
51
ANEXOS
Desarrollo Organizacional
52
ENTREVISTA
La presente entrevista se dirige hacia el ingeniero Hernn Parra Osorio, que
ocupa el cargo de administrador de Sistemas UNI y tiene el objeto de dar a
conocer como se realiza el trmite documentario en esta unidad acadmica.
1. Qu tipo de documentos maneja Sistemas UNI?
La administracin de Sistemas UNI trabaja con documentos como
Memorandos y oficios.
2. Existen formatos definidos para los documentos que maneja?
Existen formatos de documentos que se archivan digitalmente.
3. Utilizan algn tipo de sistema para organizar los documentos
que manejan?
Existen dos tipos de documentos que llegan a Sistemas UNI:
Digitales:
Son archivados en una base de datos
Fsicos:
Cada documento tiene nmero de oficio, y se guarda
en files.
4. Existe algn tipo de sistema para el acceso a dicha
informacin?
No hay un sistema para ingresar a la base de datos, solo se necesita
buscar la carpeta en la computadora donde se est guardando esta base
de datos.
5. Existe un rea especial encargada de recabar y organizar los
documentos?
No existe un rea especfica, el encargado de recabar y organizar los
documentos es la secretaria de turno.
6. Considera usted que su sistema de trmite documentario
interconecta todas las reas de Sistemas UNI?
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