8.

EVALUACIN ECONMICA
DE PROYECTOS
1. INTRODUCCIN...................................................................................................105
2. ANALISIS ECONMICO DEL PROYECTO....................................................105
3. FLUJO DE CAJA....................................................................................................107
3.1 EJEMPLO........................................................................................................ 108
4. VISIN FINANCIERA DEL PROYECTO INFORMTICO. V.A.N...............109
BIBLIOGRAFA: REFERENCIAS Y AMPLIACIN DE TEMAS.....................116

1. INTRODUCCIN.
Una vez determinada la programacin del proyecto pasaremos a estudiar
las facetas econmicas del mismo comenzando por calcular el flujo de caja. A
continuacin aplicaremos la visin financiera a este flujo de caja, que deber
ser contemplada por la empresa antes de tomar la decisin de realizar el
proyecto.
Por otra parte, un tema muy importante en los proyectos informticos es
el de los riesgos. Es sabido que muchos proyectos de este tipo exceden la
duracin estimada y los costes de forma sustanciosa. El estudio de los
riesgos lo realizaremos en temas prximos. El researlo se debe a que
muchas veces puede parecer una trivialidad la aplicacin de tasas de inters
prximas al 20% anual, en proyectos de duracin inferior al ao, si nos
encontramos con unos excesos de costes entre el 50% y el 100%.
En cualquier caso es imprescindible la visin financiera de la gestin del
proyecto, ya que nos har comprender la situacin de la empresa ante los
retrasos.

PLANIFICACIN DE PROYECTOS INFORMATICOS

2. ANLISIS ECONMICO DEL PROYECTO.

Todo proyecto tiene como objetivo la produccin de bienes o servicios para las personas o
sociedades que los promueven.
Este tema no es el lugar apropiado para estudiar los beneficios que puede proporcionar un subsistema
informtico a una ONG o a la sociedad y menos para vislumbrar las repercusiones que el tema pueda
tener en el futuro.
Tampoco vamos a estudiar los beneficios econmicos que puede proporcionar la instalacin de un
sistema informtico en una empresa. No es que no sea necesario, sino que el tema se trata en asignaturas
como la implantacin de la informtica en las organizaciones. El estudio de los beneficios se puede
consultar en el libro de E. Yourdon Anlisis Estructurado Moderno (Apndice C) o el de W. S. Davis
titulado en castellano Herramientas Case (tema 8).
En cualquier caso y por desgracia, en esta sociedad, todo se puede reducir a importes monetarios, lo
que desde un punto de vista meramente tcnico simplifica la toma de decisiones. Siendo ste uno de los
puntos de partida en del tema.
Nos vamos a centrar en el coste de los proyectos informticos. Hay que tener en cuenta que los
proyectos informticos se deben contemplar como una inversin y no como un gasto (a pesar de que en
una empresa los estados contables hagan aconsejable otras alternativas). La idea asociada al gasto
conlleva el pago por algo que se necesita en un instante determinado, mientras que la inversin supone
que se realizan una serie de pagos para obtener ms dinero en el futuro.
As, podemos clasificar los proyectos informticos en dos grandes grupos:

Los proyectos que realiza una empresa de desarrollo de software para un cliente y por los que se
cobra.

Los proyectos que nacen en el seno de una empresa y que se realizan con sus propios recursos.

La diferencia fundamental radica en que aun cuando ambos proyectos deben demostrar al que paga
que son rentables, en el primer caso el director del proyecto, una vez aprobado el presupuesto, se ver
ajustado a ste (cobro/s), mientras que en el segundo caso el director del proyecto puede detectar
nuevos beneficios para la empresa y justificar una modificacin del proyecto.
El estudio de los costes lo vamos a plantear en dos fases, en la primera calcularemos el flujo de caja
(o de efectivo) de un proyecto y haremos algunas consideraciones sobre estos flujos. Ms adelante
pasaremos a hacer un estudio de los valores actualizados de los flujos de caja, es decir a aplicar las tasas
de inters que hacen que el valor del dinero no sea independiente del instante en el que se gaste o reciba.

EVALUACIN ECONMICA DE PROYECTOS

3. FLUJO DE CAJA.
Definimos el flujo de costes de un proyecto como el conjunto de pagos que realizamos por los
recursos que aplicamos a un proyecto. Siempre se ha de tener en cuenta el momento en que este pago se
hace efectivo.
Flujo de ingresos de un proyecto es el conjunto de ingresos percibidos por la empresa que desarrollo
el sistema. Cada ingreso se tiene en cuenta en el instante en que se hace efectivo.
Flujo de caja (efectivo) es el conjunto de flujos de ingresos menos el flujo de gastos. As al final de
cada perodo de pagos acumulamos los pagos e ingresos que realizamos en el proyecto.
A la hora de asignar importes monetarios a las actividades, las empresas hacen un clculo ponderado
de los gastos totales por la cantidad de personas disponibles para realizar proyectos, de modo que
asumiremos como gasto de una tarea la cantidad de personas efectivas asignadas durante ese mes a la
tarea, multiplicado por el coste asociado a cada una de ellas.
Los periodos del flujo de caja pueden ser diarios, semanales, mensuales o anuales, segn la
planificacin y su nivel de detalle ser ms apropiado uno de ellos en particular.
Otro dato importante en el estudio econmico es el flujo de caja acumulado a lo largo del proyecto.
Consiste en ir acumulando los importes del flujo de caja. En la grfica adjunta se puede observar su
comportamiento. ste acumulado se compone de costes e ingresos. La grfica de los costes tiene forma
de S y suele ser muy significativa la comparacin de la S planificada y la real del proyecto en curso. El
acumulado de caja es til para visualizar los niveles de endeudamiento en que incurre el gestor del
proyecto y caso de no poder afrontarlos debera desistir de su realizacin, aun cuando se tratase de un
sistema que produjera beneficios.
3.1 Ejemplo.
A modo de ejemplo vamos a calcular el flujo de caja del proyecto planteado en el anteriormente.
Partiremos de que los analistas suponen un coste para la empresa de 400.000 pesetas y los
programadores 200.000 pesetas al mes. Por el proyecto se cobrar 10.000.000 pesetas cuando se
finalice la Instalacin del sistema, tarea J. Tener en cuenta que los pagos y cobros se realizan a final de
cada mes.

PLANIFICACIN DE PROYECTOS INFORMATICOS

SOLUCIN
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
MES:
Analistas
Programadores
Pagos Analistas
Pagos Program.

400
200

2A
1A
2A
1P
1A
4P
1A
2P
2P
2P
1P
1

10

2.5

1
2.5

0.5
4.5

800
0

1000
0

1200
0

400
500

200
900

0
600

0
400

0
400

0
200

0
200

Flujo pagos
Flujo cobros

800

1000

1200

900

1100

600

400

400
10000

200

200

Flujo de Caja
Acumulado

-800
-800

-1000
-1800

-1200
-3000

-900
-3900

-1100
-5000

-600
-5600

-400
-6000

9600
3600

-200
3400

-200
3200

4. VISIN FINANCIERA DEL PROYECTO INFORMTICO. V.A.N.

Acabamos de ver como se calcula el flujo de caja as como su acumulado en un proyecto pero, aun
suponiendo que hemos acertado con todos los recursos, realmente el acumulado que acabamos de
obtener: incluye todos los costes en los que se incurre en el proyecto?.
Hay una variable que no hemos en cuenta, esta es el valor del dinero. Como hemos visto vamos
pagando e ingresando dinero como consecuencia del proyecto, pero se pueden sumar los importes en
diferentes instantes del tiempo. Planteando el problema de forma sencilla: disponer de mil pesetas hoy,
tiene el mismo valor que disponerla dentro de un ao? Y dentro de dos aos?.
Supongamos que le propongo a una persona que me preste 100.000 pesetas y se las devolver dentro
de un ao, es normal que el acceda sin ninguna contraprestacin? Podra el haber obtenido un
rendimiento a ese dinero, que sacrifica al prestrmelo?.
Sin tener en cuenta la inflacin, normalmente la gente prefiere satisfacer sus necesidades actuales, que
esperar a disponer del efectivo. As tenemos que el valor del dinero flucta a lo largo del tiempo y en
4

EVALUACIN ECONMICA DE PROYECTOS

funcin de las necesidades de la empresa. Podemos identificar dos razones para ello:
disponer de l tiene un coste, aunque lo devolvamos en el futuro, y
la inflacin hace que aun cuando dispongamos del dinero, tengamos que prever que ste tiene
valoraciones diferentes.
En resumen, desde nuestro punto de vista podemos considerar que el dinero de hoy es diferente del
de maana segn una tasa de inters i, es decir que 100 pesetas de hoy son lo mismo que 100+i del
prximo ao.
Para actualizar el valor del dinero podemos utilizar la siguiente frmula [URRIEGAS]:

F P(1 i ) n
donde:

F: Valor Futuro (ptas.)

P: Valor Presente (Ptas.)

i: Tasa de Inters en el periodo (incremento del valor)

n: Nmero de periodos transcurridos.

Veamos de donde viene esta frmula. Esta claro que:

Fn Fn 1 Fn 1 * i Fn 1 (1 i )
(el valor del dinero de un ao dado es el valor del dinero el ao anterior aplicndole el inters
correspondiente )
As pues, deductivamente:
Fn Fn 1 (1 i ) Fn 2 (1 i )(1 i ) Fn 2 (1 i ) 2
Fn 3 (1 i ) 2 (1 i ) Fn 3 (1 i ) 3 ... P (1 i )

Si queremos saber cual es el valor futuro de 1000 ptas., siendo n un ao y el inters un 20%,
tendremos que: F=1000*(1,2)1 = 1.200 ptas.
Es decir, para mi, sera equivalente el disponer de 1.000 ptas. hoy o 1.200 ptas. dentro de un ao.
Si ampliamos el perodo a cinco aos, tendr: F=1000(1,2) 5= 2.488 ptas.

PLANIFICACIN DE PROYECTOS INFORMATICOS

La siguiente representacin grfica nos muestra la evolucin del valor de mil pesetas de hoy, con los
intereses del 20%, a lo largo de los prximos diez aos:
Valor Futuro al 20% anual
7000
6000

Pes etas

5000
4000
3000
2000
1000
0
0

5
6
Aos

10

Vemos en sta grfica otro dato que no puede escapar de nuestra atencin: el incremento es
exponencial, no se trata de que cada ao suba linealmente 200 ptas., si no de que cada ao el incremento
es mayor, desde las 1.200 ptas. del primer ao que suponen un incremento de 200 ptas. con el ao
anterior hasta las 6.191 del ltimo ao, que suponen 1.032 ptas. de incremento con respecto al ao
anterior.
Debemos por otra parte hacer hincapi en que el inters lo debe fijar el dueo de la empresa, o en su
defecto, quien entienda financieramente de esta1, pero observemos que nunca ser 0, ya que siempre
habr algn negocio del que se hubieran obtenido rendimientos del capital (letras del tesoro, bonos de
empresas solventes, son ejemplos de lugares donde el dinero adems de dar un rendimiento, no estara
expuesto a riesgos).
Normalmente, cuando prevemos un negocio, podemos estimar los importes que deberemos gastar a
lo largo de la duracin del negocio, as como los ingresos que obtendremos de ste. De modo que nos
interesara saber cuales sern los valores de estos importes a fecha de hoy, para poder sumarlos y saber,
a fecha de hoy, cual es el rendimiento neto. Para esto nos hace falta actualizar los flujos de caja al valor
presente. Para sto podemos darle la vuelta a la formula y obtener el valor actual como:

P Fn (1 i ) n
Esta frmula viene de:
Fn P (1 i ) n P

Fn
n
n Fn (1 i )
(1 i )

Ahora que ya disponemos de frmulas para viajar econmicamente en el tiempo, veamos cuales
1 Un ejemplo de inters calculado sera el T.A.E. de los bancos.
6

EVALUACIN ECONMICA DE PROYECTOS

seran los valores actuales y futuros de 1.000 ptas. al 0,4% semanal.

Valor actual y futuro de 1000 pts al 0,4% semanal
1400
1200

Pesetas

1000
800
600
400
200

51

48

45

42

39

36

33

30

27

24

21

18

15

12

0
Semanas

Observemos que 1.000 ptas. de hoy seran 815 al final del ao, mientras que 1.230 ptas. de fin de ao
tendrn el mismo valor adquisitivo que 1.000 ptas. de hoy.
Actualizando el flujo de caja de nuestro ejemplo anterior, con unos intereses del 1,8% mensual
( 21,6% anual ).
10000
8000
6000
Flujo Caja

4000

Valor Actual

2000

10

0
-2000

Observamos que los importes actualizados son menores cuanto ms avanzado esta el proyecto.
Veremos ms claramente esto si representamos con una grfica el flujo de caja, su actualizacin y el
acumulado de este. En l incidiremos en un punto: la capacidad mxima de endeudamiento de un
7

PLANIFICACIN DE PROYECTOS INFORMATICOS

proyecto, que vendr dada por el mayor valor negativo del acumulado. Ante este valor, la empresa
deber decidir si es capaz de soportarlo o en caso contrario, bien modificar el proyecto para disminuirlo,
bien abandonarlo.
10000
8000
6000
4000

Flujo Caja

2000

Valor Actual

1
-2000

10

Acumulado

Acumulado no actualizado

-4000
-6000
-8000

Veamos para finalizar, que esta visin financiera puede modificar nuestro punto de vista sobre los
retrasos de un proyecto. Empezaremos con un ejemplo: Sabemos que el valor acumulado al final de este
proyecto ( mes 10 ) es de 2.361.000 ptas. Qu pasara si el octavo mes coincidiera con agosto y la
empresa lo tomara como vacacional? Se retrasara el cobro un mes? Cal ser el nuevo acumulado?
Cunto perderamos?
Si no tuviramos ese retraso, al fin del proyecto, tendramos un valor actual del proyecto de
2.360.000 ptas., con el retraso, esa cantidad se reducir a 2.220.000 ptas., es decir, perderemos 140.000
ptas. como consecuencia de retrasar un mes la entrega del proyecto, como se muestra en las siguientes
tablas.
Tabla considerando duracin de 10 meses:
Mes

Flujo Caja
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

-800
-1000
-1200
-900
-1100
-600
-400
9600
-200
-200

Valor Actual
-785,854617
-964,949186
-1137,46466
-838,014238
-1006,1293
-539,094104
-353,041326
8323,17467
-170,33347
-167,32168

Acumulado
Actualizado
-785,854617
-1750,8038
-2888,26846
-3726,2827
-4732,412
-5271,5061
-5624,54743
2698,62725
2528,29378
2360,9721

Acumulado no
actualizado
-800
-1800
-3000
-3900
-5000
-5600
-6000
3600
3400
3200

Tabla considerando 11 meses ( 10 + vacaciones ):

Mes

Flujo Caja
1
2
3
4

-800
-1000
-1200
-900

Valor Actual
-785,854617
-964,949186
-1137,46466
-838,014238

Acumulado
-785,854617
-1750,8038
-2888,26846
-3726,2827

Acumulado
no actualizado
-800
-1800
-3000
-3900

EVALUACIN ECONMICA DE PROYECTOS

5
6
7
8
9
10
11

-1100
-600
-400
0
9600
-200
-200

-1006,1293
-539,094104
-353,041326
0
8176,00656
-167,32168
-164,363143

-4732,412
-5271,5061
-5624,54743
-5624,54743
2551,45913
2384,13745
2219,77431

-5000
-5600
-6000
-6000
3600
3400
3200

BIBLIOGRAFA: REFERENCIAS Y AMPLIACIN DE TEMAS.

1. DeMarco, Tom. Controlling Software Projects. Prentice Hall, 1982. (Biblioteca UPV)
1. Page-Jones, Meilir. Practical Project Management, Dorset House, 1985. (Biblioteca UPV)
1. Shtub, A., Bard, J.F. ,Globerson, S., PROJECT MANAGEMENT, Engineering, Technology and
Implementation, Prentice Hall International, 1994. (Biblioteca UPV ).
1. Uriegas Torres, Carlos. ANLISIS ECONMICO DE SISTEMAS EN LA INGENIERA, Limusa,
1987