Funciones

de la administracin:
Habilidades direc4vas

La Administracin

Objeto de estudio de la Administracin

organizacin

organizacin como un sistema compuesto

de subsistemas que interactan entre s y
con el ambiente externo

Los roles del trabajo directivo

DIRECTIVO
Toda persona formalmente encargada de una
unidad de la organizacin

La Administracin

Definicin General: administrar supone hacer las cosas por

y a travs de otros
Kast y Rosenweig (1979): la administracin comprende la
coordinacin de hombres y recursos materiales para el logro
de unos objetivos

Actualmente: administracin como proceso, como

un camino sistemtico y organizado para hacer
cosas, que comprende una serie de acciones,
actividades u operaciones que conducen a un cierto
fin

SUBSISTEMA
DIRECCIN

Planificacin

Toma de decisiones
Decisin

Informacin

Organizacin
Accin

Direccin
Control

La administracin es descrita y analizada a

travs de las actividades que la componen

Planificacin

Organizacin

Direccin

Control

Administrador
Conseguir y utilizar los
recursos de la empresa,
transformndolos a travs de
las funciones administrativas
con el fin de obtener unos
resultados u objetivos

Las funciones del proceso administrativo

PLANIFICACIN

Proceso racional de toma de decisiones

Decidir con antelacin qu, cmo, dnde, quien y
cuando

Consiste en hacer un puente e ntre una situacin

actual y ota futura deseable

Es una actividad de reflexin previa a la accin

Es la funcin configuradora primaria que inicia el
proceso administrativo, precediendo a las dems
funciones

La planificacin

Planificacin en la empresa
Es una actividad de reflexin, pensamiento y preparacin
para la accin

Definicin
Proceso que determina los grandes objetivos de una
organizacin y las estrategias que gobernarn la
adquisicin, uso y disposicin de recursos para conseguir
tales objetivos
(Steiner, 1979)

El horizonte temporal de la planificacin

CORTO PLAZO
planificacin tctica

(<ao)
Tienen que estar integrados
con los planes a largo plazo,
debiendo existir una
coordinacin entre ambos

PLANES
(entre 3 y 5 aos)
Tareas:
LARGO PLAZO
planificacin estratgica

1. Misin y Visin
2. Diagnstico de la Situacin

-Analizar entorno: Oportunidades y Amenazas

-Analizar organizacin: Fortalezas y Debilidades
-Matriz DAFO

5. Fijar objetivos
6. Desarrollar estrategias/acciones
7. Recursos/Presupuesto

MISIN Y VISIN
Misin: Personalidad e iden3dad de la empresa tanto en el
momento actual como en el futuro.

Cul es la esencia de nuestro negocio y cual queremos que
sea?

Misin Autoridad Portuaria: Liderar el desarrollo del Port de
Barcelona, generar y ges3onar infraestructuras y garan3zar la
abilidad de los servicios para contribuir a la compe33vidad
de sus clientes y crear valor para la sociedad.

Visin: nos presenta en un escenario futuro.

Cmo seremos, que deberamos ser, qu queremos ser
en el futuro?

Debe ser la referencia de las actuaciones de los
miembros de la organizacin ante posibles alterna3vas.


Visin Barcelona: puerto solucin de
Europa en el Mediterrneo.

Valores: Valoracin y compromiso de las personas
Ges3n 3ca y profesional, Orientacin al cliente

 Diagnstico de la Situacin
1-Analizar entorno: Oportunidades y Amenazas
- El entorno sectorial est compuesto por clientes,
proveedores y competidores.
- No obviar componentes macroeconmicos que tambin
debern ser considerados, en funcin de su magnitud, en
el anlisis.

Socio-Culturales

Las caractersticas de la sociedad en la que

se desarrolla la actividad de las empresas
- Condiciones demogrficas: tasa de natalidad y mortalidad, y
naturaleza urbana o rural de la poblacin.
- Aspectos culturales: condicionan las costumbres, los usos,
las modas e influyen en la actividad empresarial al mantener
ciertos productos o favorecer la aparicin de nuevos.
- Aspectos sociolgicos: producen cambios de valores
sociales, diferentes modelos de estilos de vida, etc. generando
oportunidades empresariales.

Econmicos

Condiciones
econmicas
nacionales
e internacionales
que
Condiciones econmicas
nacionales
e internacionales
que controlan
las
posibilidades
de posibilidades
actuacin de las de
empresas
controlan
las
actuacin de las empresas
vCrecimiento econmico: mide la produccin de bienes y servicios de un pas; su
evolucin refleja el gasto o consumo de las familias
vTipo de inters: es el precio que cobran las entidades financieras por los
prstamos que conceden a sus clientes; su aumento frena la inversin y el consumo
vInflacin: mide la tasa de incremento de los precios de venta de los productos y
servicios. Tasas altas de inflacin reducen el valor del dinero a lo largo del tiempo,
merman el consumo de las familias, encarecen las materias primas de las empresas
y reducen su beneficio
vTipos de cambio: representan el valor de unas monedas frente a otras, y afectan
sobre todo a la capacidad de las empresas para competir en los mercados
internacionales
vOtros factores o variables: tasa de desempleo, dficit pblico o poltica fiscal y
tributaria

Tecnolgico
s

Cambios tecnolgicos que afectan tanto a los productos como a

los procesos que permiten obtenerlos

Influencia de la tecnologa

Velocidad de cambio de la tecnologa: las nuevas tecnologas

cambian muy rpidamente, de modo que obligan a las empresas a
adaptarse con rapidez para sobrevivir

Poltico-Legales

Acciones de los gobiernos y administraciones pblicas

que afectan e incluso delimitan el mercado en el que opera
la empresa
- Regulacin nacional: poltica fiscal, normativa laboral,
fomento de inversiones, legislacin mercantil, etc.
- Regulacin supranacional: Poltica Agraria Comn (PAC),
Organizacin Mundial del Comercio (OMC), etc.

Diagnstico de la Situacin
-Analizar entorno: Oportunidades y Amenazas
-Analizar organizacin: Fortalezas y
Debilidades
-Matriz DAFO

DAFO (Ac3vidad Logs3ca Espaa)

DEBILIDADES
-Falta de planificacin estratgica en las visiones
de negocio.
-Escasez de RR.HH. especializados y formados a
nivel de gestin de la logstica.
-Reticencia a la innovacin y a la incorporacin
de desarrollos tecnolgicos por parte del sector
empresarial espaol.
-Falta de cultura colaborativa entre distintos
agentes.
-Tipologa de la estructura industrial espaola
del sector logstico, (predominio de Pymes).
-Insuficiente desarrollo de operadores logsticos
especializados.
-Gran dependencia del transporte por carretera.

AMENAZAS

FORTALEZAS
-Concienciacin empresarial de la importancia de
la logstica como factor diferenciador de
competitividad.
- Existencia de know-how logstico a nivel global
para el desarrollo de la gestin logstica en Espaa
desde un punto de partida ms fiable.
-ptima posicin geogrfica de Espaa como
entrada a Europa, conexin con frica y
Latinoamrica, as como una buena posicin
estratgica de sus puertos para el comercio con Asia.

OPORTUNIDADES

-Absorcin de los procesos logsticos por

parte de grandes organizaciones no espaolas,
debido al escaso desarrollo de operadores locales.
-Retraso en el panorama industrial espaol
respecto a las reas de mejora industriales. La
logstica todava no es una prioridad entre otras
reas de mejora como es la calidad, etc.
-Excesiva regulacin. Falta de armonizacin en
el mbito legislativo y normativo, a nivel
autonmico, nacional y europeo.

-Globalizacin del mercado y comercio,

contribuyendo a la aparicin de nuevas oportunidades
de negocio para la industria espaola.
-Posibilidad de convertir a Espaa en el Centro de
Logstica del Sur de Europa.
-Crecimiento del mercado de la logstica. Debido
al nuevo paradigma econmico mundial: globalizacin,
deslocalizacin, disminucin del ciclo vida de los
productos, mayor exigencia del cliente, etc.

La planificacin

5. Fijar obje4vos

6. Desarrollar estrategias/acciones
7. Recursos/Presupuesto
PARA QUE LOS OBJETIVOS SEAN EFICACES SE HAN DE CUMPLIR
LAS SIGUIENTES CARACTERSTICAS:
RETO, REALISTAS
ESPECFICOS Y CUANTIFICABLES
APOYO
GENERAR ENTUSIASMO
COMUNICADOS
POR ESCRITO
COMENTADOS

Las funciones del proceso administrativo

ORGANIZACIN

Estructura intencional, formalizada y permanente de

roles para las personas que integran la empresa

Administrar los recursos. Identificar y asignar todas

las tareas que han de ejecutarse para el logro de los
propsitos de la empresa

DIMENSIONES DE LA ESTRUCTURA DE LA
ORGANIZACIN.

COMPLEJIDAD.

-Nmero de diferentes Wtulos de ocupaciones o de
funciones que se llevan a cabo dentro de una organizacin.

- Complejidad horizontal y ver4cal.

FORMALIZACIN.

Grado en que las expecta4vas del trabajo, las reglas, los
procedimientos y otras fuentes que describen el
comportamiento esperado existen en forma escrita.

CENTRALIZACIN.

Trata de la distribucin de la autoridad de la toma de
decisiones a lo largo de la organizacin.

Por qu descentralizar?

-Capacidad racional limitada

- Permite reaccionar
-Motivacin

El diseo organizativo: departamentalizacin

Divisin del trabajo bajo la condicin de especializacin,

dando lugar a una agrupacin de actividades y asignacin de
las mismas a unos rganos especficos

DEPARTAMENTALIZACIN
PROCESO DE AGRUPACIN DE ACTIVIDADES EN
SECCIONES CON FINES DIRECTIVOS

DEPARTAMENTALIZACIN POR FUNCIONES

DEPARTAMENTALIZACIN POR PROCESOS

DEPARTAMENTALIZACIN POR PRODUCTOS

DEPARTAMENTALIZACIN POR
TERRITORIOS

DEPARTAMENTALIZACIN POR CLIENTES Y POR

CANALES DE DISTRIBUCIN

MEDIANA/GRAN EMPRESA:
DEPARTAMENTALIZACIN COMBINADA
GERENCIA
MARKETING
Zona
Sur

Zona
Centro

PERSONAL

PRODUCCIN
Zona
Norte

Seleccin
Confeccin
Corte

Acabado

Gestin

COMPETENCIAS DIRECTIVAS

PLANIFICACIN

ORGANIZACIN
DIRECCIN: Comunicar, Liderar, Motivar,Trabajar

en equipo, Negociar
CONTROL

COMUNICAR

DEFINICIN
C
O
M
U
N
I
C
A
C
I

Transferencia de informacin de un emisor a un receptor

de tal manera que ste la comprenda

La comunicacin es importante al ser el elemento de

enlace entre las personas que componen una
organizacin y porque relaciona a la organizacin con el
mundo exterior

C
O
M
U
N
I
C
A
C
I

PROCESO DE LA COMUNICACIN
EMISOR
1

MENSAJE
2

DESARROLLO

CODIFICACIN

RECEPTOR

Puente de

TRANSMISIN

4
RECEPCIN

DECODIFICACIN UTILIZACI
UTILIZACIN
N

transferencia
EMISOR

RECEPTOR
RETROALIMENTACIN

Elementos: Para que la comunicacin se de es

necesario un entendimiento comn de los
smbolos transmitidos verbal o no verbalmente.
COMUNICADOR
CODIFICACIN
MENSAJE
CANAL
DESCODIFICACIN
RECEPTOR
RETROALIMENTACIN
RUDO

C
O
M
U
N
I
C
A
C
I

FLUJOS DE COMUNICACIN
Comunicacin ascendente: la informacin procede de los
niveles inferiores de la organizacin; tiene como destino los
niveles ms altos
Comunicacin
descendente: el flujo de
comunicacin fluye de algn
punto de la organizacin hacia
un nivel inferior en la escala
jerrquica, con la finalidad de
informar o influir

Comunicacin cruzada: incluye flujos horizontales entre

personas de niveles jerrquicos iguales y flujos diagonales entre
personas de distintos niveles sin relacin de dependencia entre s

BARRERAS EN LA COMUNICACIN
Emisor
C
O
M
U
N
I
C
A
C
I

El emisor no codifica correctamente

el pensamiento que desea transmitir,
aunque el mensaje est bien
expresado, puede ocurrir que no
resulte comprensible para el
receptor
Transmisin del mensaje
El mensaje pasa por varios
intermediarios, y en una serie de
transmisiones de una persona a
otra, el significado inicial queda
distorsionado

Receptor
Problemas de actitud y
comportamiento (falta de
atencin, tendencia a ignorar
lo que no se desea or, errores
en la descodificacin, juicios
valor, problemas semnticos,
presiones tiempo )

Retroalimentacin
No siempre se produce el
feed-back, realizndose as la
comunicacin en un solo
sentido, careciendo de un
regulador de informacin

C
O
M
U
N
I
C
A
C
I
O
N

MEJORAR LA COMUNICACIN
1. EL SEGUIMIENTO Y EL USO DE LA
RETROALIMENTACIN
2.

LA EMPATA

3. LA SIMPLIFICACIN DEL LENGUAJE

4. ESCUCHAR CON ATENCIN

 ESCUCHAR OIR

Escuchar = Oir + Interpretar

Siempre hay una brecha entre el orador y el
oyente
Escuchamos desde nuestros prejuicios
Cada uno interpreta el mundo a su manera

LIDERAR

DEFINICIN
Proceso interpersonal mediante el cual los directivos
tratan de influir sobre sus empleados para que logren
metas de trabajo prefijadas
ESTILOS DE LIDERAZGO
Autocrtico o autoritario
Democrtico

Laissez faire (<<dejar hacer>>)

GRADOS DE EJERCICIO DE LA AUTORIDAD EN

LOS ESTILOS DE LIDERAZGO

MOTIVAR

La direccin en la empresa

DEFINICIN

M
O
T
I
V
A
C
I

Proceso a travs del cual se intenta incentivar a los

empleados mediante algn tipo de recompensa a actuar en
una determinada direccin, de una manera concreta,
tratando de aproximar sus objetivos a los de la organizacin
PROCESO DE LA MOTIVACIN

Necesidad insatisfecha
Satisfaccin de la
necesidad
Conducta orientada a
una meta

TEORAS DE LA MOTIVACIN

M
O
T
I
V
A
C
I

Teoras de contenido o de la satisfaccin: centradas en

determinar lo que motiva a la personas. Ayudan a que el directivo
entienda lo que los empleados consideran recompensas de
carcter laboral

- Planteamiento clsico o mecanicista

- Modelo de Maslow
- Teora de Herzberg
Teoras de proceso: tratan de explicar el proceso que tiene lugar
en la mente del individuo y que influye en sus conductas

- Teora de la expectativa
- Teora del equilibrio o la equidad

TRABAJAR EN EQUIPO

NEGOCIAR

N
E
G
O
C
I
A
C
I

Los directivos estn diariamente comprometidos en

negociaciones, ya sea el acuerdo sobre un contrato,
soluciones a un conflicto laboral, un convenio o el
plazo para terminar un trabajo con un colaborador en
una oficina.
En el mbito laboral la solucin de conflictos es una habilidad
imprescindible para el ejercicio de la tarea directiva.