IBNORC
ESQUEMA
A DE NORM
MA BOLIVIA
ANA
EQNB
B 12017
Sistema
as de gestin de man
ntenimiento
o - Requisiitos
0
I
INTRODUC
CCIN
APNB 12017
La definicin de la poltica, objetivos y procesos del SGM conjuntamente con la planificacin,
implementacin, verificacin y retroalimentacin para la mejora contina de su desempeo
nos permitir demostrar la conformidad del sistema con los requisitos de este documento.
Actualmente muchas organizaciones cuentan con sistemas de administracin de su
mantenimiento, pero muy pocas realizan revisiones o auditorias de este su sistema, sea
porque no tiene un documento base para poder efectuarlo o porque consideran que su
sistema funciona bien tal como est.
El presente documento tiene como finalidad salvar estos aspectos, ya que permite a las
organizaciones el contar con un documento con los elementos necesarios de un Sistema de
Gestin de Mantenimiento (SGM) eficaz y con requisitos que pueden ser auditados
objetivamente como tambin valorar la calidad de su mantenimiento que ya tienen
implantado y ver de esta manera como mejorarlo continuamente.
La aplicacin del presente documento comprende toda actividad de conservacin, as puede
ser aplicado en la gestin de mantenimiento industrial, de parques, de hospitales, de
carreteras, zoolgicos, vehculos, puentes tanques, etc., sean estos realizados por una
organizacin a travs de su propia rea de mantenimiento o por empresas que prestan
servicios de mantenimiento, basta que estos cumplan con los requisitos del presente
documento y que estos estn auditados.
1
OBJETO
b)
c)
d)
e)
CAMPO DE APLICACIN
Todo lo establecido en el presente documento es de carcter genrico y por tanto puede ser
aplicado a cualquier organizacin, independientemente de su tamao, de su tipo o la
naturaleza del mantenimiento, sin embargo la amplitud de su aplicacin depender de la
naturaleza de sus actividades y la complejidad de sus operaciones, la misma que debe
definirse claramente dentro la poltica y objetivos.
3
REFERENCIAS
Las normas bolivianas contienen disposiciones que al ser citadas en el texto, constituyen
requisitos de la norma. Como toda norma est sujeta a revisin, se recomienda, a aquellos
que realicen acuerdos en base a ellas, que analicen la conveniencia de usar las ediciones
ms recientes de las normas bolivianas citadas
APNB 12017
NB/ISO 9000
NB/ISO 19011
4
TRMINOS Y DEFINICIONES
Para los fines de este documento se aplican los siguientes trminos y definiciones:
4.1
Objeto
4.2
Instalacin
Es la disposicin de objetos que llevan a cabo un cierto proceso(s) o cumplen una funcin
dentro de un entorno.
4.3
Entorno
Mantenimiento
Sistema de mantenimiento
Gestin de mantenimiento
Plan de mantenimiento
Vida til
Tiempo de vida de servicio o funcionamiento para el cual han sido concebidos los objetos,
instalaciones o entornos.
APNB 12017
4.10
Ciclo de vida
Confiabilidad
Grado de seguridad que se tiene de un objeto, instalacin o entorno, dentro del cual la
prestacin de sus funciones o el estado del mismo no se vea interrumpida bruscamente.
4.12
Eficacia
Eficiencia
Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (Ver norma NB/ISO 9000)
4.14
Organizacin
4.15
Cliente
Organizacin o persona que recibe un producto o servicio. (Ver norma NB/ISO 9000)
4.16
Proveedor
Organizacin o persona que proporciona un producto o servicio. (Ver norma NB/ISO 9000)
4.17
Poltica de mantenimiento
Proceso
APNB 12017
4.19
Servicio
Actividad llevada a cabo por una organizacin o persona en beneficio de otra organizacin o
persona.
CLASIFICACIN
5.1
De los objetos
b)
5.2
Para los fines de este documento, todo SGM debe enmarcarse dentro la siguiente
clasificacin:
a)
b)
c)
5.3
SGM interno: Es el sistema de mantenimiento que tiene una organizacin que cuenta
con un rea de mantenimiento propia;
SGM externo: Es el sistema de mantenimiento que tiene una organizacin o persona y
que presta servicios de mantenimiento a otra organizacin o persona;
SGM mixto: Es el sistema de mantenimiento que tiene una organizacin que cuenta con
un rea de mantenimiento propia y adems presta servicios de mantenimiento a otra
organizacin o persona.
De los elementos
As estos elementos no solo deben estar claramente identificados a lo largo del SGM
implantado sino tambin las interrelaciones entre ellos, sean estos en una matriz de
procesos u otro documento que la organizacin considere apropiado.
6
6.1
Requisitos generales
APNB 12017
funciones. Toda esta documentacin debe establecerse, implementarse, controlarse,
mantenerse y mejorar continuamente, garantizando en todo momento su eficiencia y
eficacia.
Independientemente del tipo de SGM, el rea administrativa y el rea operativa de
mantenimiento debe estar claramente definida en cuanto a sus funciones, obligaciones y
responsabilidades.
Debido a que el servicio de mantenimiento que prestan algunas compaas es variable, el
alcance de todos sus servicios debe estar claramente definido y los contratos establecidos
con sus clientes deben estar claramente identificados, adems de mantenerse y
almacenarse a fines de evaluar la competencia de los servicios contratados.
La organizacin debe asegurarse que toda informacin y documentacin interna o externa
generada durante la implementacin del SGM este adecuadamente organizada, codificada,
clasificada y dispuesta en los puntos de uso que correspondan.
Sea cual fuere el tipo de SGM que tiene una organizacin, este debe ser evaluado por un
organismo de certificacin competente, la cual dar fe del cumplimiento con los requisitos
del presente documento.
La participacin de los cuatro elementos fundamentales y sus interrelaciones debe quedar
claramente definida en cualquier tipo de SGM implantado.
6.2
6.2.1
Definir, autorizary establecer la poltica y los objetivos del SGM y asegurarse que dentro
del alcance definido, estos:
b)
c)
d)
Proveer los recursos necesarios para la gestin administrativa y operativa del SGM;
Establecer la estructura orgnica, incluyendo las responsabilidades y funciones;
Establecer la estructura de comunicacin dentro la organizacin, incluyendo su manejo,
las responsabilidades y la confidencialidad de la informacin;
Designar mnimamente un representante de la direccin, para el manejo administrativo
y operativo;
e)
APNB 12017
NOTA
Los representantes designados debe asegurar que los requisitos administrativos y operativos se establezcan, implementen,
mantengan y mejoren continuamente adems de informar del desempeo del SGM a la alta direccin para su revisin y como
base para la implementacin de cambios para su mejora.
f)
g)
Las revisiones por la direccin deben tener un enfoque de mejora continuo donde las
decisiones y acciones a tomarse proporcionen cambios dinmicos en el desempeo, la
poltica, los objetivos, el alcance, los recursos y los elementos de gestin.
APNB 12017
6.3
Requisitos de la planeacin
Manual administrativo
APNB 12017
en carpetas independientes
del manual administrativo sin embargo deben quedar
referenciados en cuanto a su disposicin.
Toda recepcin y envo de documentacin externa como tambin su codificacin debe
quedar regido por un procedimiento de manejo.
La identificacin y clasificacin de los objetos, instalaciones y entornos sujetos a
mantenimiento podr realizarse de acuerdo a su naturaleza, nivel de criticidad u otro que la
organizacin considere relevante y el documento generado por esta tarea debe ser incluido
tanto en el manual administrativo como en el operativo.
Los planos, dibujos, croquis, carpetas, hojas tcnicas y de control u otros documentos
internos que utilic la organizacin para las actividades de mantenimiento debern estar
archivados en carpetas independientes del manual administrativo sin embargo deben
quedar referenciados en cuanto a su disposicin.
NOTA
En el manual administrativo se incluyen solamente los modelos de las hojas tcnicas, hojas de control, tipos de carpetas, hojas
de programacin y todo otro documento tcnico que utilic la organizacin para las actividades de mantenimiento, como
tambin procedimientos para su manejo, interpretacin, control documental, mantencin, tiempo de vigencia y disposicin. En
cambio en el manual operativo se establecen procedimientos para su implementacin, llenado, verificacin de datos, control
operacional, archivo y otros que la organizacin considere necesarios.
Dado que este documento es de carcter genrico, si alguno de los requisitos no se aplica
debido a la naturaleza del objeto que se debe mantener, este o estos requisito(s) pueden ser
excluidos, sin embargo cuando se efecte esta exclusin y para que la organizacin
demuestre su conformidad con este documento se debe tener presente que:
NOTA
Toda exclusin debe ser siempre fundamentada y documentada.
APNB 12017
los procedimientos para la proteccin de la informacin se hallen establecidos e
implementados; tales procedimientos deben incluir al menos la integridad,
confidencialidad y seguridad en la recoleccin de informacin, su almacenamiento, su
transmisin y procesamiento;
reciban el mantenimiento adecuado a cargo de organizaciones que tengan SGM
auditados; y
estn provistos de las condiciones ambientales y operacionales necesarias para
mantener la integridad de la informacin.
Estas tareas diarias sers encargadas a una persona, quin debe llevar un registro de
conformidad, el cual ser enviado a la administracin de mantenimiento.
La administracin de mantenimiento debe establecer, implementar y mantener un sistema
de gestin de almacenes para ello debe:
APNB 12017
La metodologa utilizada para la programacin de las actividades de mantenimiento debe
quedar establecida en el presente manual administrativo.
6.4
NOTA
Si la organizacin contrata recursos humanos ya calificados, deber justificar la omisin de los periodos a) y/o b), no as c) ya
que este es responsabilidad de la organizacin.
APNB 12017
Los recursos humanos encargados de las labores fsicas de mantenimiento deben tener la
calificacin, formacin, adiestramiento y experiencia para realizar la conservacin de los
objetos, instalaciones y entornos asignados.
Los recursos humanos que estn a cargo del rea operativa del mantenimiento deben ser
capaces mnimamente de:
Los recursos humanos que estn a cargo del rea administrativa del mantenimiento deben
ser capaces mnimamente de:
6.5
Toda organizacin del tipo SGM externo debe medir, registrar y evaluar la satisfaccin del
servicio contratado por un cliente.
En el caso de una organizacin que cuente con un SGM interno, la satisfaccin del cliente
(su rea de mantenimiento) ser medida a travs de los indicadores de mantenimiento que
defina la organizacin.
Para una organizacin del tipo SGM mixto, la satisfaccin del cliente ser una combinacin
de las dos anteriores y su tratamiento debe ser independiente.
Toda organizacin que presta servicios de mantenimiento debe identificar claramente los
requisitos solicitados por el cliente, los mismos que deben quedar establecidos en un
contrato. La revisin de los requisitos solicitados debe efectuarse antes que la organizacin
se comprometa a proporcionar el servicio, de esta manera debe asegurarse que:
APNB 12017
NOTA
Si por algn motivo se cambian los requisitos del servicio por parte del cliente y quedan resueltas las diferencias entre los
requisitos originales del contrato y los expresados posteriormente, estos deben quedar establecidos en una adenda al contrato
original y la organizacin debe asegurarse que la documentacin de trabajo del SGM pertinente sea modificada y los recursos
humanos sean informados.
Toda no conformidad relacionada con la satisfaccin del cliente (mal mantenimiento, entrega
fuera de plazo, etc.) debe quedar registrada por el rea operativa de la organizacin
contratante y la prestataria del servicio para su posterior anlisis.
El cliente debe identificar, verificar, proteger y cuidar durante el tiempo de ejecucin del
mantenimiento, los bienes de la organizacin prestataria del servicio, para ello debe
establecerse procedimientos y registros para el caso de prdidas, uso no adecuado y
negligencia del personal.
La organizacin que presta servicios de mantenimiento debe tener un procedimiento para el
tratamiento de las quejas del cliente, incluyendo el mecanismo para resolverlas, tiempos de
respuesta y responsables de llevar adelante este proceso.
El cliente debe proporcionar a la organizacin prestataria del servicio todas las facilidades
en cuanto a infraestructura, espacios de trabajo, documentacin y personal de coordinacin
o apoyo para las labores de mantenimiento. Estos recursos que facilita el cliente para la
realizacin de los trabajos deben estar claramente definidos en cuanto a su alcance y deben
ser parte integrante del contrato entre partes.
6.6
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
APNB 12017
Tener los equipos, instrumentos, accesorios y herramientas adecuadas, adems de
contar con los certificados de mantenimiento y calibracin otorgados por compaas u
organismos competentes;
Asegurarse que los insumos y recursos para el mantenimiento cumplan con las
especificaciones establecidas en el contrato. Para cumplir este punto la organizacin
que presta el servicio debe contar con un documento que describa detalladamente la
metodologa de inspeccin y/o ensayos, verificacin y validacin incluyendo los criterios
de aceptacin;
Contar con un plan de ejecucin del servicio el mismo que debe ser aprobado por el
cliente previa ejecucin de los trabajos de mantenimiento; y
Cuando los requisitos post-venta del servicio se hallen especificados en el contrato, la
organizacin debe establecer y mantener actualizados procedimientos documentados
en este tema.
Requisitos de la ejecucin
6.7.1
Manual operativo
APNB 12017
NOTA
En el manual administrativo esta el como est estructurado el sistema, que documentos se necesitan, quienes lo van a hacer,
como controlamos esta documentacin mientras que en el manual operativo est el como implementar la estructura del
sistema, como realizamos el llenado de la documentacin, de que manera van a realizar los trabajos de mantenimiento el
personal a cargo, como coordinar y controlar las operaciones.
APNB 12017
Las reuniones de anlisis mensual de la conduccin administrativa y operativa de
mantenimiento deben servir mnimamente para:
Los resultados de estas reuniones deben quedar plasmados en un informe y una copia del
mismo ser entregada a la alta direccin de la organizacin.
7
CONTROL Y RETROALIMENTACION
7.1
Control de operaciones
La evaluacin de la situacin del SGM en tiempo real debe ser el principal objetivo de la
organizacin, de tal manera que la retroalimentacin del sistema sea dinmica.
Si una organizacin implementa un software de aplicacin dentro de su SGM, sea este de
planificacin, gestin, control, retroalimentacin u otro el mismo debe estar validado por
organizaciones que se dedican a este rubro.
El manejo de los procesos de control y retroalimentacin utilizados debe estar documentado
a travs de procedimientos y registros.
APNB 12017
Un sistema para el control de la gestin de cambios y modificaciones debe ser parte
integrante del proceso de control y retroalimentacin del SGM.
La organizacin debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente
procedimientos de control de emergencias tanto a nivel de su identificacin como respuesta.
7.2
Los cambios que resulten luego de implementar alguna accin correctiva o preventiva deben
quedar registrados.
Toda accin correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de las no
conformidades reales o potenciales, debe ser apropiada a la magnitud de los problemas
encontrados.
Determinada una no conformidad deben investigarse sus causas, evaluar la accin a tomar,
definir e implementar la accin necesaria para su eliminacin definitiva, registrar y analizar
su ocurrencia, incorporarla al SGM una vez que se tenga la certeza que esta no vuelva a
ocurrir.
Todo incidente o no conformidad que suceda tendr directa relacin con el indicador de
confiabilidad respectivo y con los parmetros de frecuencia de mantenimiento, los cuales
deben ser modificados y registrados.
7.3
Indicadores
Para poder evaluar el estado del SGM, la organizacin debe implementar indicadores de
mantenimiento y desempeo tanto para el proceso administrativo como para el operativo.
Estos indicadores deben ser medibles y de fcil manejo e interpretacin.
Los tipos de indicadores adoptados, el objetivo y el alcance, su mtodo de aplicacin,el
rango de confiabilidad de respuesta y el control funcional de los mismos deben estar
descritos mediante procedimientos y los registros generados sern una fuente
retroalimentacinpara el control de los procesos de mantenimiento como tambin para la
revisin de la marcha del SGM por parte de la alta direccin.
La determinacin, establecimiento, control y anlisis de estos indicadores estar a cargo de
los representantes de la alta direccin, quienes deben monitorear continuamente la
aplicabilidad y funcionalidad de los mismos y de ser necesarios cambios en estos, los
mismos deben quedar justificados y registrados.
APNB 12017
Los indicadores de mantenimiento y desempeo establecidos por la organizacin deben
evaluar la funcionalidad y el grado de confiabilidad de los cuatro elementos fundamentales y
sus interrelaciones para cada proceso de mantenimiento.
7.4
Auditorias internas
c)
d)
MEJORA
El plan de mejora continua del mantenimiento debe estar basado en los indicadores de
mantenimiento y desempeo, en avances tecnolgicos, estudios propios de la compaa,
informacin interna, externa u otros y el mismo debe estar contenido y documentado en el
manual administrativo.
Mientras la organizacin decida mantener su SGM auditado, anualmente debe presentar al
organismo o compaa auditora competente el plan de mejora continua de su manual
administrativo de la gestin anterior como tambin de la gestin que se inicia.
La documentacin que se genera durante la gestin administrativa y operativa del
mantenimiento debe ser verificada continuamente para su mejora y posterior inclusin en la
estructura del mantenimiento.
La eficacia del SGM debe mejorarse continuamente para ello los representantes designados
por la direccin deben valerse de:
a)
b)
c)
d)
e)
APNB 12017
9
BIBLIOGRAFA