Anda di halaman 1dari 19

CA

IBNORC

ESQUEMA
A DE NORM
MA BOLIVIA
ANA

EQNB
B 12017

Sistema
as de gestin de man
ntenimiento
o - Requisiitos
0

I
INTRODUC
CCIN

blecer diverrsos sistem


mas de gesttin dentro las organizzaciones se
e ha converrtido en
El estab
una neccesidad parra poder me
ejorar su pro
oceso administrativo y operativo y por ende ser ms
competitivos en un
n mundo cada da ms global. Es
s as que pa
ara poder a
administrar, mejorar
y asegu
urar la calid
dad de los productos
p
o servicios que
q presta una organizzacin se recurre a
la norm
ma ISO 9001, sin embargo si se desea tene
er un contro
ol sobre el impacto am
mbiental
debido a las op
peraciones productivas de una empresa, recurrirem
mos de se
eguro a
impleme
entar un sisstema ISO 14001. Del mismo mo
odo se recu
urrir a un sistema de
e gestin
de OSH
HAS 18001 para contro
olar las actiividades de seguridad y salud ocu
upacional.
en los p
Todos estos sisttemas de gestin sealados
s
rrafos an
nteriores ha
an sido
impleme
entados y certificadoss en organ
nizaciones que tomaro
on la decissin de ad
doptarlos
demostrando de esta manera
a su capacidad de adm
ministrar, co
ontrolar y mejorar su calidad,
su seg
guridad ind
dustrial y salud como tambi
n el cuidado del medio am
mbiente.
Adiciona
almente esstas organizzaciones ta
ambin pos
seen otros sistemas d
de gestin internos
que le permiten
p
ma
anejar y controlar su gestin
g
de ventas,
v
inve
entarios, reccursos, conttabilidad
etc.
Es en este marcco, que el presente documento
o denomina
ado Sistem
ma de Ges
stin de
Mantenimiento (SG
GM) preten
nde brindarr una nueva perspectiiva para la administra
acin del
mantenimiento y al
a igual que
e la serie de normas ISO 9001, 14001 y O
OSHAS 18001, este
sistema
a es tambi
n de carccter genricco, por lo cual
c
puede aplicarse a toda organizacin
que cue
enta con un
n rea de mantenimien
m
nto o presta servicios en
e este cam
mpo, sin imp
portar su
tipo, su tamao o la naturalezza del mismo.
El objettivo global de este do
ocumento es
e promover las buena
as prcticass en la ges
stin del
mantenimiento con
n el propssito de perm
mitir que la
a vida de lo
os objetos d
de la organ
nizacin,
nservada ms
m all de su vida ttil, sea para
a propsitoss de reducir la renova
acin de
sea con
activos, garantizarr la confiab
bilidad en la prestaci
n de sus funcioneso
f
simplemen
nte para
fines de
e valoracin
n financieross o cumplim
miento regla
amentario.
Este do
ocumento tiene como metodologa base Pla
anificar Ejjecutar C
Controlar Mejorar,
con un enfoque de
e procesos y su xito depender
d
sobre todo del compro
omiso de la
as partes
ntes de la organizacin
n y en especial de la allta direccin
n.
integran

APNB 12017
La definicin de la poltica, objetivos y procesos del SGM conjuntamente con la planificacin,
implementacin, verificacin y retroalimentacin para la mejora contina de su desempeo
nos permitir demostrar la conformidad del sistema con los requisitos de este documento.
Actualmente muchas organizaciones cuentan con sistemas de administracin de su
mantenimiento, pero muy pocas realizan revisiones o auditorias de este su sistema, sea
porque no tiene un documento base para poder efectuarlo o porque consideran que su
sistema funciona bien tal como est.
El presente documento tiene como finalidad salvar estos aspectos, ya que permite a las
organizaciones el contar con un documento con los elementos necesarios de un Sistema de
Gestin de Mantenimiento (SGM) eficaz y con requisitos que pueden ser auditados
objetivamente como tambin valorar la calidad de su mantenimiento que ya tienen
implantado y ver de esta manera como mejorarlo continuamente.
La aplicacin del presente documento comprende toda actividad de conservacin, as puede
ser aplicado en la gestin de mantenimiento industrial, de parques, de hospitales, de
carreteras, zoolgicos, vehculos, puentes tanques, etc., sean estos realizados por una
organizacin a travs de su propia rea de mantenimiento o por empresas que prestan
servicios de mantenimiento, basta que estos cumplan con los requisitos del presente
documento y que estos estn auditados.
1

OBJETO

Este documento especifica los requisitos para un sistema de gestin de mantenimiento,


cuando una organizacin desea:
a)

Demostrar su capacidad para poder implementar, sostener y mejorar un SGM en


beneficio de sus clientes, de la propia organizacin o por cumplimiento reglamentario;
Reducir la renovacin de sus activos o mantener los mismos dentro de un rango optimo
de funcionamiento o estado que ser definido por la organizacin en funcin de su
experiencia;
Mejorar continuamente el grado de conservacin de los objetos y su entorno a fines de
garantizar la confiabilidad en la prestacin de sus funciones o el estado de los mismos.
Demostrar el grado de conservacin de sus activos para fines de valoracin financiera,
tcnica o legal;
Alcanzar la auditoria de su SGM para fines de provisin de servicios de mantenimiento
o cumplimiento reglamentario.

b)

c)
d)
e)

CAMPO DE APLICACIN

Todo lo establecido en el presente documento es de carcter genrico y por tanto puede ser
aplicado a cualquier organizacin, independientemente de su tamao, de su tipo o la
naturaleza del mantenimiento, sin embargo la amplitud de su aplicacin depender de la
naturaleza de sus actividades y la complejidad de sus operaciones, la misma que debe
definirse claramente dentro la poltica y objetivos.
3

REFERENCIAS

Las normas bolivianas contienen disposiciones que al ser citadas en el texto, constituyen
requisitos de la norma. Como toda norma est sujeta a revisin, se recomienda, a aquellos
que realicen acuerdos en base a ellas, que analicen la conveniencia de usar las ediciones
ms recientes de las normas bolivianas citadas

APNB 12017
NB/ISO 9000
NB/ISO 19011
4

Sistemas de gestin de la calidad - Fundamentos y vocabulario


Directrices para la auditora de los sistemas de gestin

TRMINOS Y DEFINICIONES

Para los fines de este documento se aplican los siguientes trminos y definiciones:
4.1

Objeto

Es toda entidad material.


NOTA
Un objeto puede ser un equipo, un vehculo, un elemento de mquina, una herramienta, una computadora o cualquier otra
entidad fsica, inclusive est definicin de objeto comprende las entidades vegetales, como ser una planta, un rbol.

4.2

Instalacin

Es la disposicin de objetos que llevan a cabo un cierto proceso(s) o cumplen una funcin
dentro de un entorno.
4.3

Entorno

Medio circundante a un objeto(s) o instalacin(es).


4.4

Mantenimiento

Accin de conservar los objetos, instalaciones o entornos ms all de su vida til.


4.5

Sistema de mantenimiento

Conjunto de elementos interrelacionados que tienen como propsito la preservacin de los


objetos, los entornos de trabajo y las instalaciones durante su ciclo de vida.
4.6

Gestin de mantenimiento

Accin de administrar el mantenimiento, a travs de la planeacin, la organizacin, la


direccin, la coordinacin y el control para su mejora contina.
4.7

Sistema de gestin de mantenimiento (SGM)

Conjunto de elementos interrelacionados que tiene como propsito administrar el


mantenimiento a travs de la planeacin, organizacin, direccin, coordinacin y control
para una ptima ejecucin de las operaciones de preservacin de los objetos, instalaciones
y entornos, durante su ciclo de vida.
4.8

Plan de mantenimiento

Conjunto de actividades establecidas por la gestin de mantenimiento con el objetivo de


implementar un mantenimiento de calidad, eficiente y eficaz.
4.9

Vida til

Tiempo de vida de servicio o funcionamiento para el cual han sido concebidos los objetos,
instalaciones o entornos.

APNB 12017
4.10

Ciclo de vida

Periodo de tiempo en el cual un objeto, instalacin o entorno ha cumplido un servicio o


funcin y para finalmente ser sustituido o desechado.
4.11

Confiabilidad

Grado de seguridad que se tiene de un objeto, instalacin o entorno, dentro del cual la
prestacin de sus funciones o el estado del mismo no se vea interrumpida bruscamente.
4.12

Eficacia

Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados


planificados. (Ver norma NB/ISO 9000)
4.13

Eficiencia

Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (Ver norma NB/ISO 9000)
4.14

Organizacin

Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades,


autoridades y relaciones. (Ver norma NB/ISO 9000)
EJEMPLO
Compaa, corporacin, firma, empresa, institucin de beneficencia, empresa unipersonal,
asociacin, o parte o una combinacin de las anteriores.
NOTA 1
Dicha disposicin es generalmente ordenada.
NOTA 2
Una organizacin puede ser pblica o privada

4.15

Cliente

Organizacin o persona que recibe un producto o servicio. (Ver norma NB/ISO 9000)
4.16

Proveedor

Organizacin o persona que proporciona un producto o servicio. (Ver norma NB/ISO 9000)
4.17

Poltica de mantenimiento

Modo de conduccin adoptado por una organizacin en el tema de mantenimiento.


4.18

Proceso

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman


elementos de entrada en resultados. (Ver norma NB/ISO 9000)

APNB 12017
4.19

Servicio

Actividad llevada a cabo por una organizacin o persona en beneficio de otra organizacin o
persona.

CLASIFICACIN

5.1

De los objetos

Para fines de comprensin se establece las siguientes clasificaciones:


a)

b)

5.2

Objetos dinmicos: Son entidades materiales que forman parte de un proceso


productivo o de servicio y en los cuales la cualidad importante son las condiciones de
funcionamiento;
Objetos estticos: Son entidades materiales que cumplen una funcin especfica dentro
de un entorno y en los cuales la cualidad importante es el estado del mismo.
Del tipo de SGM

Para los fines de este documento, todo SGM debe enmarcarse dentro la siguiente
clasificacin:
a)
b)
c)

5.3

SGM interno: Es el sistema de mantenimiento que tiene una organizacin que cuenta
con un rea de mantenimiento propia;
SGM externo: Es el sistema de mantenimiento que tiene una organizacin o persona y
que presta servicios de mantenimiento a otra organizacin o persona;
SGM mixto: Es el sistema de mantenimiento que tiene una organizacin que cuenta con
un rea de mantenimiento propia y adems presta servicios de mantenimiento a otra
organizacin o persona.
De los elementos

Todo SGM se halla conformado por cuatro elementos fundamentales:


a)
b)
c)
d)

Objetos y/o Instalaciones;


Entornos;
Personal; y
Recursos.

As estos elementos no solo deben estar claramente identificados a lo largo del SGM
implantado sino tambin las interrelaciones entre ellos, sean estos en una matriz de
procesos u otro documento que la organizacin considere apropiado.
6

REQUISITOS DEL SGM

6.1

Requisitos generales

Toda organizacin o persona involucrada con la conservacin de objetos, instalaciones o


entornos, debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente su
SGM de acuerdo con los requisitos de este documento.
Todo SGM debe estar documentado en cuanto a su planeacin, organizacin, direccin,
ejecucin, coordinacin y control, as mismo debe definirse claramente, la poltica y los
objetivosde mantenimiento como tambin su estructura, las responsabilidades y las

APNB 12017
funciones. Toda esta documentacin debe establecerse, implementarse, controlarse,
mantenerse y mejorar continuamente, garantizando en todo momento su eficiencia y
eficacia.
Independientemente del tipo de SGM, el rea administrativa y el rea operativa de
mantenimiento debe estar claramente definida en cuanto a sus funciones, obligaciones y
responsabilidades.
Debido a que el servicio de mantenimiento que prestan algunas compaas es variable, el
alcance de todos sus servicios debe estar claramente definido y los contratos establecidos
con sus clientes deben estar claramente identificados, adems de mantenerse y
almacenarse a fines de evaluar la competencia de los servicios contratados.
La organizacin debe asegurarse que toda informacin y documentacin interna o externa
generada durante la implementacin del SGM este adecuadamente organizada, codificada,
clasificada y dispuesta en los puntos de uso que correspondan.
Sea cual fuere el tipo de SGM que tiene una organizacin, este debe ser evaluado por un
organismo de certificacin competente, la cual dar fe del cumplimiento con los requisitos
del presente documento.
La participacin de los cuatro elementos fundamentales y sus interrelaciones debe quedar
claramente definida en cualquier tipo de SGM implantado.
6.2

Requisitos de la alta direccin

6.2.1

Compromiso con el SGM

La alta direccin debe:


a)

Definir, autorizary establecer la poltica y los objetivos del SGM y asegurarse que dentro
del alcance definido, estos:

son adecuados a la magnitud y naturaleza del sistema de mantenimiento de la


organizacin;
incluyen un compromiso de cumplir los requisitos legales y los propios de la
organizacin y mejorar continuamente el SGM;
proporcionan un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de
mantenimiento;
se documentan, implementan, mantienen y se comunican a los recursos humanos de la
organizacin para que estos sean consientes de sus obligaciones;
se revisan para su continua adecuacin;
objetivos sean medibles y coherentes con la poltica de mantenimiento;y
objetivos se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro la organizacin.

b)
c)
d)

Proveer los recursos necesarios para la gestin administrativa y operativa del SGM;
Establecer la estructura orgnica, incluyendo las responsabilidades y funciones;
Establecer la estructura de comunicacin dentro la organizacin, incluyendo su manejo,
las responsabilidades y la confidencialidad de la informacin;
Designar mnimamente un representante de la direccin, para el manejo administrativo
y operativo;

e)

APNB 12017
NOTA
Los representantes designados debe asegurar que los requisitos administrativos y operativos se establezcan, implementen,
mantengan y mejoren continuamente adems de informar del desempeo del SGM a la alta direccin para su revisin y como
base para la implementacin de cambios para su mejora.

f)
g)

Definir los lineamientos generales del plan de mejora continua;


Establecer un compromiso de cumplir con la legislacin, reglamentacin, contratos y
todo otro documento que se suscriba para un desempeo transparente del SGM;
h) Proporcionar un marco general para la revisin, control y retroalimentacin del SGM;
i) Asegurar que la poltica, objetivos, compromisos, alcances y metas sean comunicados y
entendidos por toda la organizacin;
j) Determinar conjuntamente con los representantes de la direccin, los indicadores de
mantenimiento ms apropiados para medir el desempeo del SGM;
k) Revisar el SGM de la organizacin de acuerdo a un plan establecido por esta, de tal
manera de asegurar su adecuacin, mejora, eficiencia y eficacia continua, esta revisin
debe incluir la poltica, los objetivos y los avances. Toda revisin realizada debe estar
documentada;
l) Establecer la poltica y metodologa de calificacin de sus recursos humanos y dotar de
los recursos necesarios para los planes de capacitacin;
m) Proporcionar los lineamientos generales para la planeacin, organizacin, direccin,
coordinacin, control y retroalimentacin del SGM.
Todos estos requisitos de la alta direccin deben documentarse incluyendo las acciones,
decisiones y cambios.
6.2.1

Revisin del SGM

La alta direccin debe revisar el SGM implantado en la organizacin a intervalos planificados


con el propsito de asegurar su conveniencia, su buen desempeo, las oportunidades para
su mejora continua, su adecuacin, el cumplimiento de la poltica, el alcance, los objetivos y
los avances realizados. Dichas revisiones deben quedar registradas y almacenadas por la
direccin.
Sern fuentes de retroalimentacin para la revisin por la direccin:

los indicadores de mantenimiento y desempeo;


los resultados de las auditoras;
los registros de incidentes, emergencias, no conformidades, acciones correctivas y
preventivas;
los contratos, registros de satisfaccin del cliente, comunicaciones externas incluyendo
los registros de quejas internas y/o externas;
el cumplimiento de las determinaciones y acciones que resultaron de la revisin previa
por la direccin;
los cambios en la reglamentacin, normas, cdigos u otros requisitos tcnicos, legales y
financieros; y
los informes de los representantes designados por la direccin para el manejo
administrativo y operativo del SGM

Las revisiones por la direccin deben tener un enfoque de mejora continuo donde las
decisiones y acciones a tomarse proporcionen cambios dinmicos en el desempeo, la
poltica, los objetivos, el alcance, los recursos y los elementos de gestin.

APNB 12017
6.3

Requisitos de la planeacin

La organizacin que desee establecer un SGM, debe establecer, implementar y mantener


actualizados dos manuales, uno administrativo y otro operativo.
Si una organizacin contrata a otra para la realizacin de estos manuales o con fines de
consultora o asesora, la organizacin contratante debe asegurarse que la misma tenga la
suficiente capacidad tcnica y legal como la adecuada calificacin del personal para
elaborar estos documentos. La metodologa aplicable para su evaluacin y contratacin
debe estar documentada dentro del SGM, como tambin el alcance y los trminos de
ejecucin del servicio deben quedar establecidos bajo los trminos de un contrato.
6.3.1

Manual administrativo

Este manual debe:

definir y establecer el proceso administrativo de mantenimiento dentro la organizacin


en cuanto a su planeacin, organizacin, direccin y mejora continua;
contener la declaracin de la poltica, el alcance y los objetivos de mantenimiento;
contener todo lo relativo a aspectos tcnicos, legales yde recursos;
definir y establecerla estructura del mantenimiento;
definir el nivel de competencia, las responsabilidades y funciones del personal; y
contener el manejo, control, mantenimiento y disposicin de la documentacin.

La documentacin desarrollada para la planeacin, organizacin y direccin del


mantenimiento estar a cargo del rea administrativa de mantenimiento, mientras que su
coordinacin, implementacin y control ser responsabilidad del rea operativa de
mantenimiento.
La estructura del manual administrativo debe definirlo cada organizacin sin embargo esta
debe ser
de fcil manejo, interpretacin y modificacin para todas las personas
involucradas.
El establecimiento, implementacin, mantencin y mejora continua de un sistema de gestin
de seguridad, salud ocupacional e higiene deber estar contenido en este manual
administrativo, en caso que la compaa no cuente con el mismo, de caso contrario una
referencia de este para su verificacin bastar para cumplimiento de este requisito.
La estructura jerrquica de la organizacin del mantenimiento, incluyendo las
responsabilidades, funciones, la dependencia, la jerarqua, la calificacin y experiencia de
los recursos humanos ser parte integrante de este manual administrativo.
El plan de capacitacin y calificacin, su periodicidad, la metodologa de evaluacin de la
competencia del personal de mantenimiento sern tambin parte de la documentacin de
este manual.
Todo documento que se maneje para el SGM debe estar claramente codificado e
identificado en cuanto a los responsables de su elaboracin, revisin, aprobacin, con sus
respectivas firmas y el grado jerrquico que poseen dentro la estructura de la organizacin.
Tambin su plazo de vigencia y fecha de actualizacin deben estar indicados en los mismos.
Todos los catlogos, manuales, normas, reglamentos, u otros documentos externos que
requiera la organizacin para fines de mantenimiento o consulta debern estar archivados

APNB 12017
en carpetas independientes
del manual administrativo sin embargo deben quedar
referenciados en cuanto a su disposicin.
Toda recepcin y envo de documentacin externa como tambin su codificacin debe
quedar regido por un procedimiento de manejo.
La identificacin y clasificacin de los objetos, instalaciones y entornos sujetos a
mantenimiento podr realizarse de acuerdo a su naturaleza, nivel de criticidad u otro que la
organizacin considere relevante y el documento generado por esta tarea debe ser incluido
tanto en el manual administrativo como en el operativo.
Los planos, dibujos, croquis, carpetas, hojas tcnicas y de control u otros documentos
internos que utilic la organizacin para las actividades de mantenimiento debern estar
archivados en carpetas independientes del manual administrativo sin embargo deben
quedar referenciados en cuanto a su disposicin.
NOTA
En el manual administrativo se incluyen solamente los modelos de las hojas tcnicas, hojas de control, tipos de carpetas, hojas
de programacin y todo otro documento tcnico que utilic la organizacin para las actividades de mantenimiento, como
tambin procedimientos para su manejo, interpretacin, control documental, mantencin, tiempo de vigencia y disposicin. En
cambio en el manual operativo se establecen procedimientos para su implementacin, llenado, verificacin de datos, control
operacional, archivo y otros que la organizacin considere necesarios.

Dado que este documento es de carcter genrico, si alguno de los requisitos no se aplica
debido a la naturaleza del objeto que se debe mantener, este o estos requisito(s) pueden ser
excluidos, sin embargo cuando se efecte esta exclusin y para que la organizacin
demuestre su conformidad con este documento se debe tener presente que:

la exclusin no afecte la capacidad productiva o la funcin del SGM;


la exclusin no afecte el mantenimiento de los otros objetos, instalaciones o entornos
con los cuales se halle interrelacionado; y
la exclusin no afecte la satisfaccin del cliente.

NOTA
Toda exclusin debe ser siempre fundamentada y documentada.

La documentacin e informacin que se genera durante la gestin administrativa del


mantenimiento debe ser verificada sistemticamente y si existe alguna variacin respecto a
lo planificado debe ser registrada por la administracin de mantenimiento, quin deber
analizar las causas de la variacin para luego realizar las acciones correctivas o mejoras
necesarias para su posterior inclusin en la estructura del mantenimiento.
Procedimientos especficos para el tratamiento de fallas, anlisis de confiabilidad de las
operaciones de mantenimiento, determinacin de la criticidad de los objetos, instalaciones o
entornos, manejo de situaciones de emergencia, anlisis del ciclo de vida de los activos,
indicadores de mantenimiento y otros que la organizacin considere necesarios tambin
sern parte del manual administrativo.
Cuando una organizacin utiliza sistemas electrnicos para la captura, manejo, almacenaje
y generacin de datos, informacin o documentacin, debe asegurarse que:

el hardware y software utilizado tenga la suficiente capacidad para soportar la


estructura del SGM;
este apropiadamente validado como adecuado para el uso;

APNB 12017
los procedimientos para la proteccin de la informacin se hallen establecidos e
implementados; tales procedimientos deben incluir al menos la integridad,
confidencialidad y seguridad en la recoleccin de informacin, su almacenamiento, su
transmisin y procesamiento;
reciban el mantenimiento adecuado a cargo de organizaciones que tengan SGM
auditados; y
estn provistos de las condiciones ambientales y operacionales necesarias para
mantener la integridad de la informacin.

Cuando una organizacin compra o encarga un software de mantenimiento a un proveedor


debe asegurarse que este:

sea capaz de proporcionarle el producto de acuerdo a las especificaciones solicitadas;


tenga el suficiente respaldo tcnico y garanta;
posea toda la documentacin para su uso;
si la documentacin y el software vienen en otro idioma, la organizacin debe prever la
capacitacin del personal en el manejo de este; y
tenga un plan de adiestramiento en el manejo de este.

La administracin del mantenimiento tambin debe establecer el proceso de comunicacin e


informacin interna y externapara la estructura del mantenimiento a travs de
procedimientos que debern ser incluidos en el presente manual administrativo.
Procedimientos para el control de documentacin deben establecerse, implementarse y
mantenerse para asegurar que:

estos puedan ser fcilmente localizados;


las versiones vigentes estn disponibles en todos los puntos de uso para un efectivo
funcionamiento del SGM;
los documentos obsoletos sean retirados y sustituidos por los vigentes;
las copias de los documentos que se manejen en las distintas reas de la organizacin
deben ser claras en cuanto a su legibilidad, vigencia y disposicin; y
sean revisados y aprobados nicamente por el personal autorizado.

Estas tareas diarias sers encargadas a una persona, quin debe llevar un registro de
conformidad, el cual ser enviado a la administracin de mantenimiento.
La administracin de mantenimiento debe establecer, implementar y mantener un sistema
de gestin de almacenes para ello debe:

definir la poltica y los objetivos;


las responsabilidades, funciones y calificacin del personal a cargo;
tener procedimientos para el manejo de la documentacin;
definir un sistema de ordenamiento, codificacin, manejo y control de inventarios;
establecer procedimientos para el ordenamiento, manipulacin, conservacin, ajuste y
calibracin de las herramientas y equipos de trabajo como tambin controles para su
entrega, recepcin, reparacin y reposicin de estas;
tener procedimientos en caso de prdida, extravo y mal uso de herramientas y equipos
tener un sistema para la codificacin y fcil localizacin de los objetos; y
establecer canales de comunicacin y coordinacin con el rea operativa de
mantenimiento a fines de tener listo los recursos necesarios para los mantenimientos
programados;

APNB 12017
La metodologa utilizada para la programacin de las actividades de mantenimiento debe
quedar establecida en el presente manual administrativo.
6.4

Requisitos de los recursos humanos

La estructura de mantenimiento debe contar con el nmero suficiente de recursos humanos


permanentes con la calificacin, competencia y experiencia necesaria para las actividades
designadas.
La organizacin a travs de las reas administrativa y operativa debe identificar las
necesidades de formacin de sus recursos humanos y elaborar el plan de capacitacin.
NOTA
Sea que la capacitacin sea realizada interna o externamente, el personal capacitador debe demostrar su calificacin,
competencia y experiencia en el tema(s) a desarrollarse.

La organizacin debe contar con un sistema documentado de calificacin, competencia,


experiencia y capacitacin de todos sus recursos humanos.
La organizacin debe establecer mediante procedimientos las etapas de calificacin de sus
recursos humanos, las mismas que deben incluir al menos de:

periodo de formacin inicial;


periodo de prctica supervisada; y
periodo de capacitacin permanente

NOTA
Si la organizacin contrata recursos humanos ya calificados, deber justificar la omisin de los periodos a) y/o b), no as c) ya
que este es responsabilidad de la organizacin.

La organizacin a travs de su rea administrativa debe hacer cumplir las directrices de


conduccin y tica de sus recursos humanos.
La responsabilidad del manejo de los recursos humanos de mantenimiento debe recaer en
el representante administrativo, quin tambin ser el responsable de aprobar las
evaluaciones y emitir juicio para su contratacin por la alta direccin. La metodologa de
evaluacin que se aplique debe estar documentada.
El o los representantes designados por la alta direccin deben estar calificados por
organismos o compaas competentes en gestin administrativa y operativa de
mantenimiento y tener la experiencia necesaria para las funciones y responsabilidades
asignadas.
La organizacin debe determinar, proporcionar y mantener una infraestructura de trabajo
adecuada para todo el personal.
La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para que sus recursos
humanos en cada nivel o funcin tomen conciencia de:

la importancia del cumplimiento del SGM;


la importancia de las actividades que desempean dentro la organizacin;
sus funciones y responsabilidades en el logro del cumplimiento del SGM; y
la importancia de los canales de comunicacin entre los diversos niveles y funciones de
la organizacin.

APNB 12017
Los recursos humanos encargados de las labores fsicas de mantenimiento deben tener la
calificacin, formacin, adiestramiento y experiencia para realizar la conservacin de los
objetos, instalaciones y entornos asignados.
Los recursos humanos que estn a cargo del rea operativa del mantenimiento deben ser
capaces mnimamente de:

identificar los componentes crticos de los objetos, instalaciones y entornos;


sealar el tipo de mantenimiento ms adecuado;
reconocer defectos y desviaciones que se pueden presentar respecto a su uso normal;
determinar los ciclos de vida y vida til de los objetos, instalaciones y entornos;
Interpretar manuales, cdigos, planos u otro tipo de documentacin aplicable;
estimar tiempos y frecuencias de mantenimiento;
tener un juicio profesional claro de las actividades que realizan;
realizar anlisis de confiabilidad y valoracin de activos;
elaborar, manejar y evaluar documentos operativos de mantenimiento;
manejar sistemas informticos y software de aplicacin; y
saber implementar y controlar procesos de mantenimiento

Los recursos humanos que estn a cargo del rea administrativa del mantenimiento deben
ser capaces mnimamente de:

elaborar manuales, procedimientos, registros y todo tipo de documentos aplicables para


el SGM;
manejar sistemas informticos y software de aplicacin;
analizar, interpretar y emitir criterios profesionales sobre la informacin generada por las
actividades de mantenimiento;
planificar, organizar y dirigir procesos de mantenimiento;
elaborar y supervisar estructuras de mantenimiento; y
elaborar planes de mejora continua.

6.5

Requisitos del cliente

Toda organizacin del tipo SGM externo debe medir, registrar y evaluar la satisfaccin del
servicio contratado por un cliente.
En el caso de una organizacin que cuente con un SGM interno, la satisfaccin del cliente
(su rea de mantenimiento) ser medida a travs de los indicadores de mantenimiento que
defina la organizacin.
Para una organizacin del tipo SGM mixto, la satisfaccin del cliente ser una combinacin
de las dos anteriores y su tratamiento debe ser independiente.
Toda organizacin que presta servicios de mantenimiento debe identificar claramente los
requisitos solicitados por el cliente, los mismos que deben quedar establecidos en un
contrato. La revisin de los requisitos solicitados debe efectuarse antes que la organizacin
se comprometa a proporcionar el servicio, de esta manera debe asegurarse que:

el alcance del servicio est comprendido dentro su SGM;


los requisitos, legales, tcnicos, financieros, reglamentarios y otros requisitos que la
organizacin suscriba estn de acuerdo a su capacidad;
su SGM para el servicio que preste est auditado y con la valides necesaria previa
ejecucin del servicio;

APNB 12017

su personal este calificado para la prestacin del servicio; y


los insumos y dems recursos sean los adecuados y sus procedimientos, instructivos y
otros documentos especficos estn actualizados y disponibles para la ejecucin de los
trabajos

NOTA
Si por algn motivo se cambian los requisitos del servicio por parte del cliente y quedan resueltas las diferencias entre los
requisitos originales del contrato y los expresados posteriormente, estos deben quedar establecidos en una adenda al contrato
original y la organizacin debe asegurarse que la documentacin de trabajo del SGM pertinente sea modificada y los recursos
humanos sean informados.

Toda no conformidad relacionada con la satisfaccin del cliente (mal mantenimiento, entrega
fuera de plazo, etc.) debe quedar registrada por el rea operativa de la organizacin
contratante y la prestataria del servicio para su posterior anlisis.
El cliente debe identificar, verificar, proteger y cuidar durante el tiempo de ejecucin del
mantenimiento, los bienes de la organizacin prestataria del servicio, para ello debe
establecerse procedimientos y registros para el caso de prdidas, uso no adecuado y
negligencia del personal.
La organizacin que presta servicios de mantenimiento debe tener un procedimiento para el
tratamiento de las quejas del cliente, incluyendo el mecanismo para resolverlas, tiempos de
respuesta y responsables de llevar adelante este proceso.
El cliente debe proporcionar a la organizacin prestataria del servicio todas las facilidades
en cuanto a infraestructura, espacios de trabajo, documentacin y personal de coordinacin
o apoyo para las labores de mantenimiento. Estos recursos que facilita el cliente para la
realizacin de los trabajos deben estar claramente definidos en cuanto a su alcance y deben
ser parte integrante del contrato entre partes.
6.6

Requisitos de prestacin de servicios

Toda organizacin que preste servicios de mantenimiento, debe definir claramente el


alcance de su(s) servicio(s).
Este tipo de organizaciones deben establecer, documentar, implementar, mantener y
mejorar continuamente su SGM del tipo Externo, el mismo que debe estar de acuerdo con
los requisitos de este documento en los prrafos que le competen y determinar como
cumplir los mismos.
La evaluacin y cumplimiento de los requisitos de su SGM para con este documento, debe
estar a cargo de una compaa que tenga la competencia para auditar mantenimientos bajo
los preceptos de este estndar, la misma que emitir un documento de conformidad o
certificado de auditora en caso de cumplimiento.
La organizacin que presta servicios de mantenimiento, adems de contar con un SGM
auditado, debe:
a)

Garantizar en todo momento el uso adecuado y la confidencialidad de la informacin del


cliente antes, durante y despus de la ejecucin del servicio, para lo cual deber contar
con procedimientos documentados en estos aspectos, los mismos que sern parte
integrante del contrato que se suscribe con el cliente previa ejecucin del servicio;
Contar con el personal calificado de acuerdo a la naturaleza del servicio que presta;
Tener la infraestructura y los recursos necesarios para la ejecucin del servicio;
Contar con las garantas y seguros necesarios y exigidos por el cliente;

b)
c)
d)

e)

f)

g)
h)

APNB 12017
Tener los equipos, instrumentos, accesorios y herramientas adecuadas, adems de
contar con los certificados de mantenimiento y calibracin otorgados por compaas u
organismos competentes;
Asegurarse que los insumos y recursos para el mantenimiento cumplan con las
especificaciones establecidas en el contrato. Para cumplir este punto la organizacin
que presta el servicio debe contar con un documento que describa detalladamente la
metodologa de inspeccin y/o ensayos, verificacin y validacin incluyendo los criterios
de aceptacin;
Contar con un plan de ejecucin del servicio el mismo que debe ser aprobado por el
cliente previa ejecucin de los trabajos de mantenimiento; y
Cuando los requisitos post-venta del servicio se hallen especificados en el contrato, la
organizacin debe establecer y mantener actualizados procedimientos documentados
en este tema.

La organizacin que presta servicios en las reas de asesora, consultora, capacitacin,


gestin y valuacin tcnica de activos que incidan en el carcter operativo del
mantenimiento, debe contar con un SGM auditado en donde debe estar claramente definido
el alcance de sus servicios y la metodologa de trabajo a utilizar para cada uno de ellos.
Cuando los servicios de asesora, consultora, capacitacin, gestin y valuacin de activos
en mantenimiento que brinda una organizacin o persona son de carcter operativo, la
aplicacin y cumplimiento de los requisitos de este documento es amplio, no pudindose
alegar restricciones u omisiones por la naturaleza o tipo de servicios prestados.
La organizacin prestataria del servicio y la contratante del mismo deben registrar y
conservar los documentos y las copias necesarias generadas por las actividades de
mantenimiento realizadas, as mismo tambin deben tener un registro de contrataciones y
prestaciones de servicio segn corresponda, adjunto los contratos correspondientes.
6.7

Requisitos de la ejecucin

6.7.1

Manual operativo

Este manual debe:

definir y establecer el proceso operativo de mantenimiento dentro la organizacin en


cuanto a su ejecucin, coordinacin y control;
contener documentos de implementacin del manual administrativo;
contener todo lo relativo a aspectos de coordinacin y control operacional de trabajos de
mantenimiento;
definir y establecer la aplicacin de las hojas tcnicas, carpetas, registros y todo otro
documento tcnico para el ptimo desempeo de las labores de mantenimiento;
contener la identificacin y clasificacin de los objetos, instalaciones y entornos como
tambin los procedimientos operativos aplicables para cada uno de ellos;
contener la metodologa de inspeccin rutinaria para cada elemento de mantenimiento
definir la interrelacin de los cuatro elementos fundamentales;
definir como se realizar el llenado y verificacin de datos de los documentos tcnicos;
y
contener el manejo, control, mantenimiento y disposicin de la documentacin.

La documentacin desarrollada para lasactividades de ejecucin, coordinacin y control del


mantenimiento estar a cargo del rea operativa de mantenimiento, la cuales deben quedar
definidas a travs de procedimientos, los mismos que deben cumplir la gestin planificada
en el manual administrativo generando los registros correspondientes.

APNB 12017
NOTA
En el manual administrativo esta el como est estructurado el sistema, que documentos se necesitan, quienes lo van a hacer,
como controlamos esta documentacin mientras que en el manual operativo est el como implementar la estructura del
sistema, como realizamos el llenado de la documentacin, de que manera van a realizar los trabajos de mantenimiento el
personal a cargo, como coordinar y controlar las operaciones.

El rea operativa de mantenimiento debe realizar la programacin y coordinacin de las


actividades de mantenimiento, controlar la ejecucin de las mismas, verificar el correcto
llenado de la documentacin y los registros generados, evaluar su aplicabilidad, proponer la
mejora contina de las operaciones yla documentacin de mantenimiento. Para tal propsito
debe establecer procedimientos documentados que describan todas estas acciones.
Las metodologas que se aplican para inspeccin, ensayo, verificacin, validacin,
valoracin, criterios de mantenimiento, falla y confiabilidad de los objetos, instalaciones y
entornos sujetos a mantenimiento deben quedar establecidas en procedimientos, los
mismos que sern parte integrante del presente manual.
Los documentos generados por la conservacin fsica de los objetos registros, informes,
hojas tcnicas, carpetas y otros documentos que la organizacin utilice deben ser llenados
al menos con una copia claramente legible, los originales quedarn a cargo del rea
operativa y las copias se remitirn diariamente el rea administrativa de mantenimiento.
El flujo de insumos, equipos y herramientas de trabajo, recursos humanos, de
documentacin, de subcontratistas ser responsabilidad del rea operativa de
mantenimiento, quin velar en todo momento por el cumplimiento de los procedimientos
establecidos de implementacin y funcionamiento.
Todos los equipos, herramientas, instrumentos, accesorios y dems recursos necesarios
para las operaciones de mantenimiento, deben estar dispuestos en los puntos de uso, estar
calibrados y mantenidos, por lo cual cada uno de los procedimientos de mantenimiento
utilizados deben detallar estos aspectos.
Procedimientos de ejecucin, conduccin, situacin, verificacin, manejo de imprevistos, no
conformidades, acciones correctivas, observaciones de procesos, flujo de informacin y
comunicacin sern parte integrante de este manual.
Incidentes, fallas imprevistas o potenciales, operaciones de mantenimiento mal ejecutadas y
cualquier otra accin(es) que conduzca a la parada repentina, sea parcial o total, de las
actividades de la organizacin, debe quedar contemplada a travs de procedimientos de
emergencia.
Todos los catlogos, manuales, normas, reglamentos, u otros documentos externos que
requiera la organizacin para fines de mantenimiento o consulta debern estar archivados
en carpetas independientes del manual operativo sin embargo deben quedar referenciados
en cuanto a su disposicin.
Los planos, dibujos, croquis, carpetas, hojas tcnicas y de control u otros documentos
internos que utilice la organizacin para las actividades de mantenimiento debern estar
archivados en carpetas independientes del manual operativo sin embargo deben quedar
referenciados en cuanto a su disposicin.
Si la generacin de los documentos para las actividades operativas de mantenimiento se
realiza a travs de sistemas informticos u otro sistema electrnico se debe tener un
procedimiento detallado de flujo, el mismo que debe ser incluido en el presente manual.

APNB 12017
Las reuniones de anlisis mensual de la conduccin administrativa y operativa de
mantenimiento deben servir mnimamente para:

evaluar el comportamiento de los indicadores de mantenimiento;


fuente de retroalimentacin del SGM;
fuente de informacin para la alta direccin;
fuente para la correccin de desviaciones del SGM; y
determinar cambios y mejoras continuas al SGM

Los resultados de estas reuniones deben quedar plasmados en un informe y una copia del
mismo ser entregada a la alta direccin de la organizacin.
7

CONTROL Y RETROALIMENTACION

7.1

Control de operaciones

La organizacin de mantenimiento debe asegurarse en todo momento que el SGM


implantado - sea Interno, Externo o Mixto - funcione de acuerdo a lo planificado, para ello
debe dotar al mismo de un sistema de control operacional y retroalimentacin que
contemple la medicin, los ensayos, el anlisis y la correccin de desviaciones.
Los procesos de control deben asegurar:
a)
b)
c)

La confidencialidad del manejo de la documentacin e informacin;


La confiabilidad de los mantenimientos realizados;
La minimizacin de interrupciones repentinas, parciales o totales, de las actividades de
la organizacin;
d) La identificacin y trazabilidad de la documentacin e informacin;
e) La satisfaccin de los clientes;
f) La efectividad de los indicadores establecidos;
g) El eficiente y eficaz desempeo de los cuatro elementos fundamentales;
h) La buena ejecucin de los trabajos de los contratistas o de los servicios prestados;
i) La proteccin y buen uso de los recursos de mantenimiento;
j) La buena coordinacin de las operaciones de mantenimiento sean internas o externas;
k) La mejora continua de los trabajos de mantenimiento;
l) Las revisiones y auditoras internas ; y
m) La gestin administrativa y operativa de mantenimiento a travs de la determinacin de
puntos de control
NOTA
Los puntos de control pueden ser de carcter crtico o no crtico y su clasificacin queda determinada por la confiabilidad del
proceso.

La evaluacin de la situacin del SGM en tiempo real debe ser el principal objetivo de la
organizacin, de tal manera que la retroalimentacin del sistema sea dinmica.
Si una organizacin implementa un software de aplicacin dentro de su SGM, sea este de
planificacin, gestin, control, retroalimentacin u otro el mismo debe estar validado por
organizaciones que se dedican a este rubro.
El manejo de los procesos de control y retroalimentacin utilizados debe estar documentado
a travs de procedimientos y registros.

APNB 12017
Un sistema para el control de la gestin de cambios y modificaciones debe ser parte
integrante del proceso de control y retroalimentacin del SGM.
La organizacin debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente
procedimientos de control de emergencias tanto a nivel de su identificacin como respuesta.
7.2

Incidentes, no conformidades, acciones correctivas y preventivas

La organizacin debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente uno o


varios procedimientos para registrar, investigar y analizar los incidentes con el objeto de
identificar y aplicar acciones correctivas y/o preventivas como tambin para determinar
deficiencias en la coordinacin, los controles operacionales y retroalimentaciones
establecidos.
La organizacin debe documentar la manera de cmo realiza el seguimiento y medicin de
los procesos, actividades, documentos y operaciones del SGM, a fines de evitar no
conformidades o acciones correctivas o situaciones de emergencia.
La responsabilidad y autoridad para el manejo e investigacin de incidentes y no
conformidades como para la toma de acciones correctivas y preventivas deben quedar
establecidas y documentadas a fines de constancia de las actividades realizadas.

Los cambios que resulten luego de implementar alguna accin correctiva o preventiva deben
quedar registrados.
Toda accin correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de las no
conformidades reales o potenciales, debe ser apropiada a la magnitud de los problemas
encontrados.
Determinada una no conformidad deben investigarse sus causas, evaluar la accin a tomar,
definir e implementar la accin necesaria para su eliminacin definitiva, registrar y analizar
su ocurrencia, incorporarla al SGM una vez que se tenga la certeza que esta no vuelva a
ocurrir.
Todo incidente o no conformidad que suceda tendr directa relacin con el indicador de
confiabilidad respectivo y con los parmetros de frecuencia de mantenimiento, los cuales
deben ser modificados y registrados.
7.3

Indicadores

Para poder evaluar el estado del SGM, la organizacin debe implementar indicadores de
mantenimiento y desempeo tanto para el proceso administrativo como para el operativo.
Estos indicadores deben ser medibles y de fcil manejo e interpretacin.
Los tipos de indicadores adoptados, el objetivo y el alcance, su mtodo de aplicacin,el
rango de confiabilidad de respuesta y el control funcional de los mismos deben estar
descritos mediante procedimientos y los registros generados sern una fuente
retroalimentacinpara el control de los procesos de mantenimiento como tambin para la
revisin de la marcha del SGM por parte de la alta direccin.
La determinacin, establecimiento, control y anlisis de estos indicadores estar a cargo de
los representantes de la alta direccin, quienes deben monitorear continuamente la
aplicabilidad y funcionalidad de los mismos y de ser necesarios cambios en estos, los
mismos deben quedar justificados y registrados.

APNB 12017
Los indicadores de mantenimiento y desempeo establecidos por la organizacin deben
evaluar la funcionalidad y el grado de confiabilidad de los cuatro elementos fundamentales y
sus interrelaciones para cada proceso de mantenimiento.
7.4

Auditorias internas

La organizacin debe establecer y mantener programas y procedimientos para que se


realicen de forma peridica y planificada auditoras internas al SGM con el propsito de:
a)
b)

Determinar el grado de cumplimiento con los requisitos de este documento;


Brindar a la alta direccin de una fuente ms de retroalimentacin e informacin para la
toma de decisiones;
Determinar la eficacia de la poltica, los objetivos y su gestin; y
Determinar si se ha implantado y controlado adecuadamente

c)
d)

Toda documentacin generada por el proceso de auditoras internas deben conservarse en


orden cronolgico incluyendo todo tipo de documentos anexos.
La organizacin debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente los
procedimientos de auditora, los mismos que deben indicar las responsabilidades, las
competencias, los requisitos de planificacin, comunicacin y ejecucin, informacin de
resultados, mantencin de registros, determinacin de criterios, alcance, frecuencia y
mtodos utilizados.
En la seleccin de los auditores y la realizacin de las auditoras deben asegurarse la
objetividad e imparcialidad del proceso como tambin la confidencialidad de la informacin
que se maneje.
Nota
Vase la norma ISO 19011 para orientacin.

MEJORA

El plan de mejora continua del mantenimiento debe estar basado en los indicadores de
mantenimiento y desempeo, en avances tecnolgicos, estudios propios de la compaa,
informacin interna, externa u otros y el mismo debe estar contenido y documentado en el
manual administrativo.
Mientras la organizacin decida mantener su SGM auditado, anualmente debe presentar al
organismo o compaa auditora competente el plan de mejora continua de su manual
administrativo de la gestin anterior como tambin de la gestin que se inicia.
La documentacin que se genera durante la gestin administrativa y operativa del
mantenimiento debe ser verificada continuamente para su mejora y posterior inclusin en la
estructura del mantenimiento.
La eficacia del SGM debe mejorarse continuamente para ello los representantes designados
por la direccin deben valerse de:
a)
b)
c)
d)
e)

La poltica y los objetivos de mantenimiento


Los resultados de las auditoras
El anlisis de los indicadores de mantenimiento y desempeo
Las acciones preventivas y correctivas resultantes de las no conformidades
Las revisiones de la alta direccin

APNB 12017
9

BIBLIOGRAFA

British Standard Institute PAS 55:2008 Gestin de activos

ISO 9001: 2008 Sistemas de gestin de la calidad Requisitos

OHSAS 18001: 2011 Sistemas de gestin de la seguridad y la salud ocupacional


Requisitos

ISO/IEC 17020:2012 Evaluacin de la conformidad - Requisitos para el funcionamiento


de diferentes tipos de organismos que realizan la inspeccin

Anda mungkin juga menyukai