Unidad 2. Planeacin
Licenciatura en:
Gestin y Administracin de Pequeas y Medianas Empresas (PyMES)
Programa de la asignatura:
Administracin activa
Clave:
07142313
Administracin activa
Unidad 2. Planeacin
ndice
Unidad 2. Planeacin ......................................................................................................... 3
Presentacin de la Unidad .............................................................................................. 3
Propsitos ...................................................................................................................... 3
Competencia especfica ................................................................................................. 3
2.1. Conceptos, importancia y principios de la planeacin .............................................. 4
Actividad 1. La empresa y la planeacin ........................................................................ 6
2.1.1. Etapas de la planeacin....................................................................................... 6
2.1.2. Propsitos ............................................................................................................ 7
2.1.3. Investigacin......................................................................................................... 7
2.1.4. Premisas .............................................................................................................. 7
2.1.5. Objetivos .............................................................................................................. 9
2.1.6. Estrategias ......................................................................................................... 10
2.2. Polticas, programas y presupuestos .................................................................... 11
2.2.1. Polticas .............................................................................................................. 11
2.2.2. Programas .......................................................................................................... 13
2.2.3. Presupuestos...................................................................................................... 14
Actividad 2. La planeacin y sus etapas ....................................................................... 18
Autoevaluacin ............................................................................................................. 19
Evidencia de aprendizaje: Las etapas de la planeacin de la empresa seleccionada ... 22
Cierre de la Unidad ....................................................................................................... 23
Fuentes de consulta ..................................................................................................... 24
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Presentacin de la Unidad
Para toda empresa u organizacin, la finalidad de la planeacin es la de decidir por
anticipado lo que se va hacer, cmo se va hacer y con qu se va hacer; esto le permite
programar el uso de los recursos humanos y/o financieros para cubrir todas las
necesidades de sus procesos. En el transcurso de esta unidad se estudiar la
planeacin y sus etapas, como uno de los fundamentos de la administracin.
Adicionalmente, se har un anlisis de las etapas de planeacin de la empresa real con la
que se ha estado trabajando desde la unidad uno. Se comparar la informacin obtenida
en la empresa real con los principios que marca la teora de la administracin para el
establecimiento de las polticas y programas de una empresa, los cuales se vern en esta
unidad.
Propsitos
Esta unidad tiene como propsito que reconozcas el concepto de
planeacin, identifiques y apliques las fases del proceso y, por ltimo,
que reconozcas los diferentes tipos de planeacin.
Competencia especfica
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2.1. Conceptos, importancia y principios de la planeacin
La planeacin consiste en establecer objetivos para formar un conjunto de acciones que
deben seguirse, con el fin de obtener los resultados esperados en una empresa u
organizacin. Esta planeacin debe de adecuarse a cualquier cambio acontecido en ella
misma o del entorno en el que opera la empresa o institucin.
La planeacin juega un papel muy importante en las empresas y organizaciones, ya que
actualmente viven de manera dinmica y estn expuestas a constantes cambios; en este
contexto, les permite confrontar dichos cambios de manera que las organizaciones no
resulten afectadas.
Existen varias razones por las cuales la planeacin es significativa:
Una vez que est establecida, los niveles de inseguridad para el futuro
son bajos, ya que toma medidas para que la empresa haga frente a las
contingencias que se puedan presentar y esto permite garantizar su
desarrollo.
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Los principios de la administracin son puntos fundamentales y sirven como gua para
visualizar las acciones de la empresa. Estos puntos son:
La factibilidad:
La objetividad y
cuantificacin:
La flexibilidad:
La unidad:
El intercambio de
estrategias:
La planeacin establece las actividades que se realizarn para cumplir con los objetivos
planteados en la empresa (la planeacin trata, de manera general, las acciones a tomar y
los caminos a seguir para el logro de objetivos). El plan es el curso de accin
determinado, necesario para alcanzar un objetivo, y es producto de la planeacin (se
entiende comnmente que plan son las acciones en lo particular para ayudar al
cumplimiento de los objetivos), asimismo, es el documento en el que se integran las
etapas del proceso de planeacin: objetivos, metas, estrategias, etc.
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Cules son los resultados que se tendrn si la empresa no lleva a cabo una
adecuada planeacin?
3. No olvides consultar los criterios de evaluacin y ser respetuoso con las ideas
de tus compaeros (as).
Propsitos
Investigacin
Premisas
Objetivos
Estrategia
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2.1.2. Propsitos
La planeacin comienza al definir los propsitos, ya que a partir de stos se precisan las
posibles acciones para formular el plan de la empresa. En esta etapa se visualiza la
finalidad cualitativa que se tiene que alcanzar en una empresa.
Los propsitos se definen como metas a cumplir en determinado tiempo. Pueden ser
bsicos o trascendentales, ya que fundamentan el sostn de todos los elementos de la
planeacin. Son genricos o cualitativos porque no se formulan en expresiones
numricas. Tambin son permanentes, ya que estn en uso durante el ciclo de vida de la
empresa, o semipermanentes porque pueden ocupar cierto ciclo de la vida de la
empresa.
2.1.3. Investigacin
Esta etapa es muy importante debido a que aporta informacin valiosa para que las
siguientes etapas se puedan desarrollar con xito. La investigacin se elabora mediante
un sondeo de ideas para llegar a la solucin de objetivos en la empresa. Este proceso se
aplica por medio del mtodo cientfico y su funcin principal es adquirir informacin
importante y clara (por ejemplo: estados financieros, planes de recuperacin de cartera
vencida, estrategias de mercadotecnia, planes de renovacin de parque vehicular o
adquisicin de bienes muebles o inmuebles, etc.), con el fin de determinar la situacin de
la empresa de manera precisa.
En esta etapa se obtiene informacin sobre las variables internas y externas que afectan
a la organizacin, lo que contribuir a realizar un diagnstico de la empresa, partiendo del
anlisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, resaltando que las
fortalezas y debilidades representan factores internos de la empresa (variables
controlables), y las oportunidades y amenazas son factores externos que no puede
controlar pero que debe evaluar para aprovechar o reducir su impacto.
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2.1.4. Premisas
Las premisas se pueden definir como:
Propuesta probada con anterioridad que es utilizada de base para una evidencia
en la empresa.
Tambin se deben de entender que son postulados sobre los factores que afectan
el proceso de planeacin de la empresa.
La importancia de las premisas recae en reducir la incertidumbre del planificador para
facilitar imprevistos en el futuro, por ello se deben construir antes y en el transcurso de la
planeacin, ya que se toman en cuenta para darle confianza al proceso.
Las premisas se clasifican en externas e internas:
Las externas son los factores de contenido general y de mercado que no dependen de la
empresa, por ejemplo:
Factores econmicos (recesiones, devaluaciones, cadas de mercado, entre otras).
Factores polticos y gubernamentales (cambios de gobiernos, reglamentaciones,
etc.).
Factores sociales y demogrficos (migraciones, niveles de pobreza, etc.).
Mercado de trabajo.
Disponibilidad de materiales y capital.
Competencia en el mercado.
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Las premisas internas son las inversiones, los objetivos, las polticas y los propsitos que
dependen nicamente de la empresa, son creadas dentro de la misma, y como ejemplo
est lo siguiente:
Inversiones de capital.
Pronsticos de ventas.
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2.1.5. Objetivos
Un objetivo es un resultado esperado en la empresa. En la planeacin, los objetivos
deben ser claros y conocidos por todo el personal de la empresa, adems de ser
constantes, esto significa que no deben replantearse o modificarse frecuentemente, ya
que esto provocara inestabilidad porque pueden surgir conflictos y confusiones.
Las caractersticas principales de los objetivos son resultados futuros que se esperan
alcanzar, deben redactarse de forma que reflejen, en trminos cualitativos, lo que se quiere
lograr, y se complementan con las metas seleccionadas que se pretenden alcanzar en
cierto tiempo con determinados recursos disponibles o posibles, las metas representan
aspectos cuantitativos y dan respuesta a las preguntas cunto? y cundo? As los
objetivos y las metas son pretensiones futuras que, una vez alcanzadas, dejan de ser
objetivos para convertirse en realidad.
En resumen, los objetivos deben ser medibles (que se pueda llevar un anlisis estadstico
para ver qu tanto se est avanzando para cumplir con los objetivos), claros (que
cualquier persona que forma parte de la empresa los entienda), alcanzables (que s se
realicen, que no se redacten solo por dar una buena impresin, sino que ayuden al
desarrollo de la empresa), desafiantes (que a todos los integrantes de la empresa les
genere la inquietud de mejorar su trabajo, de buscar nuevas formas de hacer las cosas),
realistas (que tomen en cuenta la situacin presente de los mercados), y coherentes (que
lo planteado se pueda realizar conforme con las posibilidades actuales de la empresa,
tanto econmicas, como de capacidad de mano de obra, por comentar solo algunos
aspectos).
Se clasifican en:
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Estratgicos o
generales
Se determinan para
toda la empresa y son
establecidos a largo
plazo.
Tcticos o
departamentales
Son dirigidos a un
rea o departamento
especfico y se
determinan a corto o
mediano plazo.
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Las razones fundamentales para crear objetivos:
Dirigen esfuerzos por un mismo
camino.
Son la gua para establecer las
estrategias.
Sirven para dirigir la
asignacin de los recursos de
la empresa.
Son la base para efectuar actividades.
Gracias a los objetivos se
cumple con la coordinacin,
organizacin y control.
Reducen la inseguridad en los
planes de la empresa
2.1.6. Estrategias
En esta etapa se refleja el actuar de la direccin de la empresa (dependiendo de la
estructura de la empresa, la direccin recae en: el cuerpo directivo, el gerente, el
administrador, de quien o quienes toman las decisiones y establecen los caminos a
seguir), el destino de los recursos y el logro de los objetivos de una manera favorable
para la empresa.
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Las estrategias son funciones debidamente planificadas y elaboradas en la planeacin
para lograr las metas u objetivos. Las estrategias dan respuesta a la pregunta: cmo
han de lograrse los objetivos y metas? Para la formulacin de estrategias se deben
considerar los siguientes lineamientos:
Establecer los objetivos y contribuir en el cumplimiento de stos.
Fijar con claridad las acciones a realizar.
Buscar opciones para el cumplimiento de los objetivos, al momento de crear
las estrategias.
Reflexionar sobre las experiencias de la empresa, ya que en esto se basan las
acciones del futuro.
Considerar las consecuencias que se podran presentar cuando sean aplicadas.
Valorar sus ventajas y desventajas para elegir la ms apta y confiable.
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Para que las estrategias sean factibles y desempeen su papel, es preciso asegurarse
de que son estables y que ayudan a cumplir los objetivos de la empresa.
Como ejemplo de algunas estrategias se pueden mencionar los siguientes:
Buscar apoyos en el gobierno e incubadoras de empresas para el arranque de una
ampliacin dentro de la empresa.
Contactar empresas que se subcontratarn para la reduccin de costos o
ampliacin de giros del negocio.
Darse a conocer en la localidad y contactar con los posibles clientes.
Arrancar con un plan de mercadotecnia.
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2.2.1. Polticas
Una pieza fundamental de los planes son las polticas ya que son pautas o normas que se
siguen para la toma de decisiones. Las polticas pueden estar escritas, ser verbales o son
criterios utilizados para la toma de decisiones dentro del mbito administrativo.
Debido a que no todas las polticas de las empresas u organizaciones estn declaradas
de manera escrita, comnmente dependen de las acciones de los directores, gerentes,
supervisores o cualquier puesto de mando.
Por ejemplo, en cualquier nivel de mando de la empresa, comnmente, se toma la
decisin de promocionar a un empleado antes de contratar una persona externa. Esta
forma de promocin del personal puede entenderse como poltica y ser tomada como un
elemento clave para la promocin de personal dentro de la empresa. Este tipo de polticas
nacen, principalmente, por su conveniencia para el clima de la organizacin, y no se
caracterizan por ser una poltica de origen.
Uno de los problemas que enfrentan los administradores, en cualquier posicin de mando,
es lograr que las personas que dependen de ellos entiendan que algunas acciones que
emprenden son, simplemente, decisiones que todo administrador puede y debe tomar
para que prevalezca un clima laboral adecuado que no afecte la funcionalidad de los
departamentos de la empresa, y que estas acciones no derivan de alguna poltica interna.
Dentro de las polticas debe estar definida el rea o reas de aplicacin de sta, se debe
apegar y contribuir con el logro de uno o varios objetivos.
El principal propsito de las polticas es ayudar a la toma de decisiones en eventos que
se presentan en las relaciones laborales de una empresa, antes de que se conviertan en
problemas.
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Esto permite descartar el anlisis de los eventos o situaciones cada vez que se
presenten, ya que se unifican criterios y planes de accin, permitiendo as a los
directores gerentes, supervisores, entre otros, delegar funciones y decisiones sin perder
el control de las acciones del personal bajo su mando.
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2.2.2. Programas
Un programa es un conjunto de actividades que se disean en la empresa con el
propsito de lograr los objetivos planteados en la misma. Es necesario que se programen
antes de que se realicen, ya que es en esta etapa donde se disean los objetivos, los
procedimientos, las tareas que se deben realizar en cada departamento y los recursos
con los que se trabajar; normalmente los programas van de la mano con los
presupuestos.
Se forman por medio de actividades con continuidad, con el fin de que alcancen los
objetivos; estas actividades deben de tener un tiempo de ejecucin y un responsable de
su realizacin.
La consecucin de las metas se plantea en los programas.
Fecha
Enero
Febrero
Marzo
Departamento o rea
10 11 12 13 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Actividad
responsable
Solicitud de Cotizaciones
Depto de Adquisiciones
Determinacin del proveedor
Gerencia de recursos Financieros
Solicitud de Presupuesto
Depto de Adquisiciones
Compra de Vehculos
Depto de Adquisiciones
Pago a Proveedores
Depto de Recursos Financieros
Envo de vehculos a sucursales
Almacn
Los programas pueden ser tan importantes como la renovacin de la flotilla de vehculos
de la empresa, con un costo de varios millones de pesos, hasta un programa mensual de
mantenimiento general del inmueble de la empresa, o puede ser tan pequeo como un
programa realizado por un supervisor para elevar la calidad del ambiente de trabajo de los
operadores de produccin de una maquiladora.
Un programa prioritario puede requerir de muchos programas de apoyo. Analizando el
ejemplo de la renovacin de la flotilla de vehculos de la empresa, se debe generar el
programa de inversin (el cual supone varios millones de pesos para la compra de
vehculos y las refacciones necesarias) y ste puede incluir varios programas de apoyo
para que la inversin sea la correcta. Aunado a lo anterior, deben realizarse a detalle
varios programas ms como: un programa para el mantenimiento, un programa
publicitario, un programa para el financiamiento de los vehculos y cobertura de seguros,
entre otros. Todos estos programas demandan coordinacin y oportunidad, ya que una
falta en cualquier parte de la red de programas de apoyo representara demoras en el
programa principal y costos innecesarios, as como prdida de utilidades.
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2.2.3. Presupuestos
Los presupuestos son una expresin de resultados futuros expresada en trminos
monetarios. Se les puede llamar como un programa en nmeros. Por ejemplo, pueden
expresarse en trminos financieros (ejemplo: presupuesto de egresos, reflejar costos de
capital como el presupuesto de inversin, indicar el flujo de efectivo, etc.), en trminos de
horas-hombre, cantidad de productos por hora-mquina o en otros trminos medibles.
Un presupuesto incluye tres elementos principales:
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Actividad 2. La planeacin y sus etapas
Esta actividad te proporcionar los elementos para poner en prctica los conocimientos
adquiridos sobre el proceso de planeacin dentro de la administracin de una empresa,
adems perfeccionars las habilidades para buscar, procesar y analizar informacin.
Realiza lo siguiente:
1. Identifica los principales planes, objetivos, polticas y programas de la
empresa que seleccionaste en la unidad 1.
2. Disea tres estrategias siguiendo las fases de la planeacin a partir del
problema prototpico de la Evidencia de aprendizaje de la unidad 1.
3. Guarda tu documento con la siguiente nomenclatura GADMA_U2_A2_XXYZ y
envalo a tu docente a travs de la seccin de Tareas. Espera
retroalimentacin.
*Consulta los criterios de evaluacin de la actividad.
Autoevaluacin
Una vez finalizada la unidad, realiza la autoevaluacin correspondiente a los temas que
has revisado durante esta unidad. No olvides leer con atencin las preguntas para
seleccionar la respuesta correcta.
Para realizar la autoevaluacin: Entra al aula y da clic en Autoevaluacin.
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Autorreflexin
Recuerda que debes hacer una autorreflexin al terminar la evidencia de aprendizaje.
Para ello, ingresa al foro de Preguntas de Autorreflexin, consulta los cuestionamientos
que tu docente en lnea formule y a partir de ellos elabora un archivo con tu
autorreflexin con la nomenclatura ATR_U#_XXYZ. Enva tu archivo mediante la
herramienta Autorreflexiones.
Cierre de la unidad
Has llegado al final de la unidad, en ella se explic que la planeacin requiere elaborar y
disear objetivos, y las acciones para cumplirlos, por tanto, lleva implcita la toma de
decisiones. Este proceso es de suma importancia puesto que no se pueden conseguir
buenos resultados en una empresa si no se planea, es all donde se consideran todos los
escenarios que pueden presentarse en cualquier rea.
Para planear es necesario mirar hacia atrs, esto es, analizar los resultados obtenidos en
las anteriores planificaciones, revisar cules efectos positivos y negativos presentaron las
acciones tomadas, lo anterior es aprender del pasado para mejorar y no caer en los
mismos errores.
Fuentes de consulta
Koontz, H. y Weihrich, H. (2004). Administracin. Una perspectiva global. Mxico: McGraw Hill.
Rodas, A. (2007). Administracin Bsica. Mxico: Limusa.
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