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Nota:
La celda posee un "manejador" en el ángulo inferior derecho, tal como muestra
la figura 2.3. Este manejador, que está representado por un punto, le permitirá
armar series numéricas, copiar fórmulas, etcétera.
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5. Cuando el cartel indicador muestre el último valor que desea para la serie,
por ejemplo: 106, suelte primero el mouse y luego la tecla CONTROL y la
serie quedará armada.
Cuidado:
Cuando utilice acciones de mouse junto con teclas, recuerde que primero debe
soltar el mouse y luego la tecla, ya que si invierte el orden, la función que
cumplía la tecla podría quedar cancelada.
Técnica 1: Crear una serie utilizando el una tecla.
1. Con el cursor ubicado en la celda A4 escriba el primer valor de la serie que,
como dijimos es: 100, pero luego no pulse ENTER.
2. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y verá que el puntero
adopta el formato de una cruz negra.
3. Arrastre el mouse hacia abajo hasta la celda que desea completar. Observe
que mientras arrastra, al puntero se le agrega un signo más y un cartelito
indicador, que le mostrará el mismo número que contiene la celda de origen.
4. Libere el botón del mouse, y observe el icono que aparece en el ángulo
inferior derecho del rango que está seleccionado.
5. Haga un clic en el control del icono que apareció después de copiar la celda,
y visualizará la lista de las opciones para copiar o armar una serie, tal como
se exhibe en la figura 2.5.
6. Haga un clic en la opción Rellenar serie, y la serie de números correlativos
quedará armada.
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Nota:
Si el campo tomado como base contiene una fecha, al emplear cualquiera de los
dos procedimientos anteriores creará una serie de fechas.
Si utilizamos el segundo método (empleando el cuadro de la figura 2.5),
aparecerá activa la opción Cronológica; podemos aquí activar también la casilla
Días laborables para generar una serie con sólo los días laborables, sin incluir
los sábados y domingos.
El Autocompletar
El Autocompletar es una herramienta de Excel 2003 que, mientras usted va
ingresando la información de una columna, podrá completar el dato cuando
escriba los primeros caracteres similares de otra celda (de la misma columna).
1. Posicione el cursor en la celda B4 para ingresar la descripción del primer
producto.
2. Escriba la primera descripción, por ejemplo: Marcos de madera Nº 8.
3. Pulse la tecla ENTER para pasar a la siguiente línea.
4. Escriba la descripción siguiente: Pincel chato Nº 6.
5. Pulse la tecla ENTER para pasar a la siguiente línea.
6. Escriba una descripción que comience con la inicial de una ya ingresada,
por ejemplo: con la letra M y Excel 2003 completará la celda con la misma
información que estaba en la columna, tal como lo muestra la figura 2.7.
7. Pulse la tecla F2 y luego la tecla FIN para indicar a Excel que desea
modificar el contenido de la celda y desplazar el cursor al final del texto.
8. Pulse la tecla RETROCESO para borrar el número 8 y escriba el número
12.
9. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso y pasar a la siguiente línea.
10. Complete la tabla con la información de la figura 2.8.
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Nota:
Observe que la información ingresada en la columna Descripción supera el
ancho de la columna, pero se visualiza como si ocupara dos celdas. Esta forma
de mostrar la información es posible si no hay datos en la siguiente columna (la
del precio de compra). Por lo tanto, es recomendable ampliar ya la columna
antes de continuar cargando información.
2. Con el puntero del mouse con formato de cruz con flechas, haga doble clic y
la columna tomará el ancho que tiene la entrada o el texto más largo
incluido en ella.
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Sugerencia:
No es recomendable aplicar el ancho automático a la columna que posee el título
general de la planilla, porque si éste es largo generará una columna muy ancha.
Técnica 2: Elección del ancho.
1. Posicione el puntero del mouse en el borde derecho del rótulo de la columna
cuyo ancho desea determinar. Por ejemplo, para cambiar el ancho de la
columna A (Código) prosiga como se indica a continuación.
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Sugerencia:
Para escribir números con decimales es recomendable utilizar el sector numérico
del teclado, porque si bien tiene el punto decimal, el mismo se convertirá en
coma (,) si tiene definido este separador en Windows.
Cuidado:
Si escribe un número con el punto (.) del teclado principal y tiene definido, en
Windows, como separador decimal a la coma (,) el número no será considerado
como tal y no servirá para realizar cálculos.
Las fórmulas
En las celdas se pueden ingresar fórmulas tan complejas como resulte necesario,
pues en cuanto a capacidad de cálculo, Excel 2003 es mucho más poderoso que
la calculadora científica más completa del mercado.
Para indicarle a Excel que ingresará una fórmula anteponga el signo igual (=);
todo lo que ingrese a continuación será entonces evaluado como fórmula. Una
fórmula incluye referencias a las celdas que contienen la información para los
cálculos, relacionadas mediante los siguientes operadores matemáticos:
+ Sumar.
- Restar.
* Multiplicar.
/ Dividir.
^ Potencia.
Para el ejemplo que se está creando, se estimará que el precio de venta será un
20% superior al precio de compra y que la ganancia resultará de la diferencia
entre ambos precios.
1. Posicione el cursor debajo del título Venta, en este caso la celda D4, para
crear la primera fórmula.
2. Escriba la siguiente fórmula: =C4*1,2.
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Nota:
Debido a que en la fórmula se indicó la celda que contiene el precio de compra,
si éste cambia, cambiarán automáticamente el precio de venta y la ganancia.
Compruebe este aserto modificando el precio del primer producto y observando
qué sucede cuando pulsa la tecla ENTER.
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Nota:
Cuando copia una fórmula, Excel toma las referencias de las celdas como
relativas, por lo que para la fila 5 las celdas son C5 y D5 y así sucesivamente.
Esto es lo que se denomina: referencia relativa.
Sugerencia:
Si tiene que copiar varias fórmulas, puede seleccionarlas previamente y luego
usar el manejador, como puede verse en la figura 2.15.
Sumando columnas
Excel 2003 dispone de muchas funciones que agilizan la construcción de los
cálculos; una de ellas es la que permite sumar un grupo de celdas.
Nota:
Las funciones también deben comenzar con el signo igual (=), continuar con el
nombre y por último, paréntesis de apertura y cierre, donde se indicará (en
algunos casos) parámetros o rangos.
1. Posicione el cursor en la celda A11.
2. Escriba el título: Total.
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Referencias Absolutas
La referencia absoluta es una dirección de celda cuyos componentes están
precedidos por el signo pesos ($); por ejemplo la dirección $A$5 se refiere en
forma absoluta a la celda A5 y, en este caso, cuando la fórmula es copiada, estas
direcciones no varían como ocurría en el ejemplo anterior.
Debido a que es bastante frecuente el uso de referencias absolutas, incluiremos
en el ejemplo una columna que realice un cálculo donde intervenga una
referencia de este tipo.
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Nota:
Si no utiliza la referencia absoluta aparecerá, en cada celda donde copie la
fórmula, el error #¡DIV/0!.
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Sugerencia:
Modifique los anchos de columnas, como se indicó en el capítulo anterior, para
visualizar correctamente la información de las columnas de la planilla. Utilice el
ancho automático para todas las columnas.
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Sugerencia:
Para realizar una copia rápida, especialmente si la planilla contiene muchas filas,
puede posicionar el puntero del mouse sobre el manejador y hacer doble clic.
Automáticamente, Excel copiará la o las fórmulas hasta la última fila que
contenga información en la planilla.
1. Posicione el cursor en la celda F14, debajo de la cantidad de hijos.
2. Escriba el título de fila: Total:.
3. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente.
4. Escriba el título de fila: Promedio:. Si no se visualiza en forma completa,
no ensanche la columna, porque luego se le cambiará la alineación y se verá
correctamente.
5. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente.
6. Escriba el título de fila: Máximo:.
7. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente.
8. Escriba el título de fila: Mínimo:.
9. Pulse la tecla ENTER para confirmar el dato ingresado.
10. Seleccione el rango G14:J14 para calcular el total de todas las columnas
con una operación.
11. Haga un clic en el icono de autosuma y obtendrá los totales de todas las
columnas: Sueldo Básico, Jubilación, Obra Social y Sueldo Neto, tal como
aparece en la figura 2.21.
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12. Posicione el cursor en la celda G15 para calcular el promedio de los sueldos
básicos.
13. Escriba la función: =PROMEDIO(G2:G13).
14. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente.
15. Escriba la función: =MAX(G2:G13). Con esta función se calcula el sueldo
máximo que se paga.
16. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente.
17. Escriba la función: =MIN(G2:G13). Con esta función se calcula el sueldo
mínimo que se paga.
18. Pulse la tecla ENTER para confirmar la fórmula ingresada.
19. Seleccione los tres cálculos realizados.
20. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y verá que aquél adopta
el formato de una cruz negra.
21. Haga un clic y arrastre hacia la derecha para que los cálculos se efectúen
para todas las columnas de la planilla. La figura 2.22 muestra parte de la
planilla, pero ya con el resultado de los cálculos.
Nota:
Todas las funciones básicas, las puede obtener utilizando el icono que calcula la
suma, haciendo un clic en el control del mismo y eligiendo la función que desea
utilizar. La figura 2.23 muestra las funciones que calcula en forma automática
dicho icono.
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Usando el Autoformato
Autoformato es una galería de formatos de tablas pre-armados. Utilizar
autoformatos es muy sencillo, bastará con que seleccione alguna de las opciones
de la lista (figura 2.24) para que su tabla adquiera una apariencia
verdaderamente profesional.
Cada uno de estos formatos que, como vemos en la figura 2.20 se identifica
mediante un nombre, contiene tipos de letras, colores de fondo, líneas, recuadros
y en suma, todas las características de formato necesarias, las que se aplicarán a
la tabla en un solo paso. Veamos:
1. Posicione el cursor dentro de la planilla. No importa la celda donde esté,
basta con que se encuentre dentro del bloque o rango que comprende a la
planilla.
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Nota:
Si está de acuerdo con el aspecto de la muestra en general pero desea que no se
aplique alguno de los tipos de formato incluidos en la opción (por ejemplo, si las
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Formatos numéricos
Excel 2003 muestra los números tal cual fueron ingresados o calculados.
Este formato, llamado General, no siempre es el más adecuado para mostrar los
datos de todas las celdas de una planilla; puede ocurrir que en algunos casos
necesite más decimales (o menos), en otros agregar o quitar signos de moneda,
etc. Si bien se aplicó un modelo de Autoformato, éste cambió el aspecto del
trabajo pero, no modificó el formato de los números.
Probaremos ahora de cambiar los formatos numéricos para conseguir una mejor
legibilidad de los datos que se presentan.
1. Seleccione los números de los precios de compra, venta y ganancia (el
rango C4:E11).
2. Haga un clic en el icono que aumenta los decimales y todos los números
mostrarán un decimal.
3. Repita el paso anterior para obtener números con dos decimales.
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Nota:
Puede aplicar otros formatos como por ejemplo el monetario o el de miles. Si
abre el menú Formato encontrará una variada gama de opciones para la
presentación de los datos.
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Centrando el título
Nos falta ahora mejorar el aspecto del título de la planilla. Cambiaremos tipo de
letra, tamaño y atributos para adecuar el título al formato que aplicamos a la
tabla.
Como primera medida, centraremos el título en el ancho de la planilla.
2. Haga un clic en el icono que centra y combina las celdas y el título quedará
centrado en la planilla (combinar las celdas significa unirlas para que
formen una sola).
3. Haga un clic en el control del icono que cambia el tipo de letra y visualizará
las tipografías que podrá elegir, tal como lo muestra la figura 2.29.
4. Elija el tipo de letra que desea aplicar, por ejemplo: Times New Roman.
5. Haga un clic en el control del icono que cambia el tamaño y visualizará los
tamaños que puede elegir.
6. Elija un tamaño adecuado para un título, 20 puntos, por ejemplo.
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8. Haga un clic en el control del icono que cambia el color del texto y
visualizará la paleta de colores disponible para las letras, tal como lo
muestra la figura 2.30.
9. Elija el color que desea aplicar al texto.
10. Haga un clic en el control del icono que cambia el color del fondo de las
celdas y visualizará la paleta de colores disponible, que es similar a la
utilizada para el color de las letras.
11. Elija el color que desea aplicar al fondo. La figura 2.31 muestra cómo queda
el título con los atributos aplicados.
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Sugerencia:
Si va a utilizar frecuentemente las paletas de colores, ya sea para el texto o para
el fondo, es recomendable que éstas permanezcan abiertas en la ventana de
trabajo. De esta forma, podrá seleccionar directamente los colores pulsando
sobre las muestras.
Para que una paleta permanezca en la pantalla, primeramente la abrirá de la
manera que ya vimos. Luego pulsará sobre el borde gris oscuro que aparece en
la parte superior y arrastrará hacia abajo.
Al liberar el botón obtendrá la paleta fija (figura 2.32).
Cuando desee cerrar una de estas paletas, sólo deberá hacer un clic en el botón
de cerrar que aparece a la derecha de la barra de títulos de la misma.
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