3 - Herramientas útiles
Además de conocer la forma de trabajar con las planillas y los libros de Excel, es
importante que aprenda a manejar ciertas herramientas. Algunas de estas
herramientas actúan mientras usted trabaja en la creación y modificación de los
documentos y otras estarán listas para ayudarle cuando usted las necesite.
En este capítulo aprenderá a utilizar estas herramientas que le ayudarán a
trabajar más rápidamente y lograr mejores resultados.
Copiar información
Para reutilizar información de una planilla en otra parte de la misma debemos
usar la técnica de copiar.
Para copiar se utiliza un área reservada en memoria llamada Portapapeles que
almacena en forma temporaria el texto u objeto copiado mientras no finalicemos
la sesión de trabajo.
La información copiada permanece en el Portapapeles hasta tanto sea
reemplazado por un nuevo objeto. Este puede ser copiado a otra parte de la
planilla actual o a otras, o bien incluso a otras aplicaciones Office o no.
Para copiar utilizando el menú siga estos pasos:
1. Seleccione las celdas que desea copiar.
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Nota:
Estas opciones aparecerán cuando pegue, sin importar la técnica utilizada.
También aparecerá cuando copie o mueva utilizando el procedimiento de
arrastrar y colocar.
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Cortar información
En el desarrollo del tema anterior hemos discutido como se hace para copiar
información en una planilla.
También puede utilizar la técnica de mover para cambiar de un lugar a otro un
bloque de celdas. Esto puede ser necesario si ha agregado información en la
planilla o ha hecho cambios y se ha dado cuenta que parte de la misma puede ser
desplazado a otro lugar.
La acción de cortar implica mover información de un lugar de la planilla a otro o
bien a otra.
Para mover utilizando el menú siga estos pasos:
1. Seleccione el bloque de celdas a mover.
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El panel Portapapeles
La versión actual de Excel 2003 trae una nueva característica para el empleo del
portapapeles, lo que hace que se puedan almacenar varias copias en él.
Excel 2003 posee un panel de Portapapeles, de esta forma ahora puede conservar
varias copias (hasta 24 como máximo) entre aplicaciones de Microsoft Office
2003.
El panel Portapapeles esta disponible para todas las aplicaciones de Office, lo
que quiere decir que se comparte el espacio de los 24 elementos entre todas las
aplicaciones.
Cada vez que utiliza el comando Copiar o Cortar automáticamente esta
colocando una copia sobre la barra del Portapapeles de Office.
La figura 3.3 muestra el aspecto de este panel, cuando posee elementos
almacenados en el mismo.
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La corrección ortográfica
Para revisar la ortografía de un texto, debe ejecutar los pasos que se indican a
continuación:
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Nota:
La revisión de ortografía se realiza por hoja, y si no estaba ubicado el cursor al
comienzo de la hoja, aparecerá un cuadro preguntando si desea revisar desde el
comienzo de la misma.
Cuando el programa encuentra un error o una palabra que no figura en su
diccionario, el usuario deberá tomar una decisión con respecto a la palabra mal
escrita o inexistente, para lo que dispone de las siguientes opciones:
Cambiar: Deberá elegir, entre las palabras sugeridas, la que estime correcta
para solucionar el error.
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La Autocorrección
La Autocorrección es una herramienta muy útil, pues corrige los errores
comunes de tipeo a medida que van ocurriendo.
Excel dispone de una lista, bastante amplia, de errores de tipeo, pero usted puede
agregar sus propios errores o eliminar aquéllos que, por su actividad, no son
tales. Además de los errores en las palabras, la Autocorrección está configurada
para corregir dos mayúsculas seguidas (éste es un EJemplo), para corregir el
que provoca haber usado la tecla BLOQ. MAYÚSCULA y seguir escribiendo
(por ejemplo: eSTAMOS CON pABLO) y para colocar en mayúscula la primer
letra de una oración.
Nota:
Esta utilidad está activa desde que se inicia una sesión de Excel y actúa a medida
que usted escribe, pero no corrige los errores que pudieran existir en archivos ya
creados y que se abren para su modificación.
Para configurar la Autocorrección:
1. En el menú Herramientas, elija la opción Autocorrección y visualizará el
cuadro que muestra la figura 3.7.
2. Desmarque las opciones que no desea que estén activas y/o marque las que
necesite.
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Sugerencia:
Pruebe las modificaciones realizadas para verificar cómo funcionan, y recuerde
que los cambios efectuados quedarán disponibles para todos los libros que cree o
modifique de aquí en adelante.
Excepciones a la Autocorrección
Es muy frecuente la utilización de abreviaturas, como por ejemplo: Av., km.,
etcétera, y si tiene activada la opción de Autocorrección que coloca en
mayúscula la primera letra de una oración, tendrá problemas. Por ejemplo, si
tiene que escribir: Ocurrió a 5 km. del estacionamiento, Excel colocará: ... 5 km.
Del ...
Para solucionar estos casos existen las excepciones a esta regla y a la de dos
mayúsculas seguidas, y para configurarlas deberá seguir los siguientes pasos:
1. En el menú Herramientas, elija la opción Autocorrección.
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Nota:
Si conoce algún nombre propio, por ejemplo de una empresa, que tenga un
nombre cuyas dos primeras letras deben escribirse en mayúscula, agréguelo en
la solapa MAyúscula INicial del cuadro de excepciones a la Autocorrección.
Nota:
Los pasos 1 y 2, que se indican a continuación, pueden ser ejecutados con la
opción Personalizar del menú Herramientas.
Para crear una barra de herramientas:
1. En el menú Ver, elija la opción Barra de herramientas.
2. Haga un clic en la opción Personalizar.
3. Haga un clic en la solapa Barras de herramientas, y visualizará el cuadro
de la figura 3.10.
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3 - Herramientas útiles 39
Copiar información 39
Cortar información 41
El panel Portapapeles 42
Copiar datos a otra hoja del mismo libro: 44
Mover datos a otra hoja del mismo libro: 44
Copiar datos a otro libro: 44
Mover datos a otro libro: 45
La corrección ortográfica 45
La Autocorrección 47
Para crear una barra de herramientas: 50
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