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Tabla de Contenido

1.

ENTRANDO A RECEPCION........................................................................................10
1.1 .

2.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR DE ZEUS............................12


MEN PARMETROS..................................................................................................12

2.1 .

PINTER SETUP.....................................................................................................12

2.2 .

HUSPEDES O CLIENTES.................................................................................13

2.3 .

MOTIVOS DE VIAJE...........................................................................................14

2.4 .

EMPRESAS............................................................................................................14

2.5 .

ELEMENTOS.........................................................................................................15

2.6 .

VUELOS.................................................................................................................15

3.

MEN RECEPCIN.....................................................................................................16
3.1 .
REGISTRO DE HUSPEDES......................................................................16
3.1.1 .
SECCIONES DE LA VENTANA DE REGISTTRO
................................18
3.1.1.1 .
PESTAA GENERAL.................................................................................18
3.1.1.2 .
AUTORIZACIONES PARA LOS DESCUENTOS....................................22
3.1.1.3 .
PESTAA TITULARES..............................................................................23
3.1.1.4 .
PESTAA HABS. REGISTRADAS...........................................................32
3.1.1.5 .
PESTAA HABS RESERVADAS..............................................................35
3.1.1.6 .
PESTAA GRUPOS....................................................................................36
3.1.1.7 .
PESTAA CONSULTA...............................................................................37
3.1.2 .
REGISTRO DE HUSPEDES WALK-IN..........................................................38
3.1.2.1 .
CONDIOCIONES PARA LA ASIGNACIN AUTOMTICA DE SEGMENTO DE
MERCADO......................................................................................................................41
3.1.2.2 .
Restricciones De Bloqueo Por Llegada O Salida.........................................42
3.1.2.3 .
REGISTRO DE HABITACIONES COMUNICADAS...............................43
3.1.2.4 .
REGISTRO DE ACOMPAANTES...........................................................44
3.1.3 .
REGISTRO DE HUSPEDES CON RESERVA................................................47
3.1.3.1 .
AGREGAR HABITACIN WALK-IN EN UN REGISTRO CON RESERVA 51
3.1.3.2 .
QUITAR UNA HABITACIN PREFERENCIADA..................................52
3.1.4 .
REGISTRO DE HABITACIONES DE GRUPOS...............................................57
3.1.4.1 .
CONDIOCIONES PARA LA ASIGNACIN AUTOMTICA DE SEGMENTO DE
MERCADO......................................................................................................................59
3.1.4.2 .
SUSPENSIN AUTOMTICA DE FOLIOS.............................................60
3.1.5 .
REGISTRO DE ACOMPAANTES EN BLOQUE...........................................60
3.1.6 .
REGISTRO CON CONTROL DE PERSONAS Y TERRENOS........................61
3.1.7 .
FACTURACION ANTICIPADA.........................................................................63
3.1.7.1 .
FACTURACIN ANTICIPADA CON OTROS PLANES.........................66
3.1.8 .
MODIFICACIONES A REGISTROS EXISTENTES.........................................67
3.1.9 .
CAMBIOS DE DATOS DEL TITULAR.............................................................67
3.1.10 .
CHECK IN AUTOMTICO DE RESERVAS................................................69
3.1.11 .
APLICACIN DE DESCUENTOS POR FIDELIZACIN...........................71
3.1.12 .
PESTAA DE CONSULTAS..........................................................................72
3.1.13 .
REGISTRO DE IMGENES Y HUELLAS...................................................74
3.1.14 .
OTRAS OPCIONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS.......................76
3.1.14.1 . Imprimir Elementos De La Habitacin.......................................................77
3.1.14.2 . Imprimir Registro Hotelero.........................................................................77
3.1.14.3 . Liquidador de Planes...................................................................................78
3.1.15 .
REGISTRAR EL MISMO HUSPED EN VARIAS HABITACIONES........80
3.1.16 .
VALIDACIN DE LOS DOCUMENTOS SEGN SUS RESTRICCIONES81
3.2 .

TASA PARA TARIFAS EN DLARES...............................................................81

3.3 .

DISTRIBUCIN DE DEPSITOS......................................................................85

3.4 .
CAJILLAS DE SEGURIDAD..............................................................................86
3.4.1 .
CHECK IN...........................................................................................................86
3.4.2 .
CHECK OUT.......................................................................................................87

Zeus Recepcin
3.4.3 .

CONSULTA.........................................................................................................87

3.5 .
APERTURA DE EVENTOS VARIOS.................................................................88
3.5.1 .
CONFRIMAR LLEGADA DEL EVENTO.........................................................93
3.5.2 .
DEFINIR ACOMPAANTES.............................................................................94
3.5.3 .
INGRESO DE PERSONAS POR CLASE........................................................100
3.5.4 .
APERTURA DE EVENTOS VARIOS EXPRESS............................................101
3.6 .
3.7 .

CONSULTA DE HABITACIONES Y/O FOLIOS............................................107


CHECK-OUT/HUSPEDES...............................................................................111
3.7.1.1 .
CARGO DE HABITACION DEL DIA.....................................................115
3.7.1.2 .
PAGO DEL SALDO ADEUDADO POR EL CLIENTE...........................117
3.7.1.3 .
CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE CRDITO
119
3.7.1.4 .
PARTICULARIDADES DE LOS PAGOS A SOCIO................................120
3.7.1.5 .
APLICACIN DE DESCUENTO AUTOMTICO A SOCIOS DE ZEUS CLUBES
121
3.7.1.6 .
PAGO DE HUSPEDES CON SALDO A FAVOR..................................123
3.7.1.7 .
ESTADO DE CUENTA.............................................................................125
3.7.1.8 .
EMISIN DE LA FACTURA...................................................................127
3.7.1.9 .
REGISTRO DE PAGOS DESDE FACTURACIN.................................138
3.7.1.10 . AGRUPACION DE CONCEPTOS EN FACTURACIN.......................141
3.7.1.11 . TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS..................................................144
3.7.1.12 . CHECKOUT DE HUSPEDES................................................................147
3.7.1.13 . GENERACIN DE REMISIONES..........................................................150
3.7.1.14 . IMPRIMIR DOCUMENTO ESPECIAL..................................................153
3.7.1.15 . AJUSTES ESPECIALES..........................................................................154
3.7.1.16 . SALIDA ANTICIPADA............................................................................159
3.7.1.17 . CAMBIO A LA CONFIGURACIN ESTANDAR DE MENSAJES......161
3.7.1.18 . APLICACIN DE DEPSITOS NO APLICADOS................................162

3.8 .
CHECK-OUT/ EVENTOS VARIOS Y GRUPOS.............................................162
3.8.1 .
DEVOLUCIN DE SALDO A FAVOR DEL CLIENTE.................................166
3.8.2 .
CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE CRDITO
3.8.3 .
PARA HACER EL CHECK OUT AL FOLIO...................................................168
3.9 .

CHECK-OUT/ CAMBIO DE FOLIO MAESTRO..........................................169

3.10 .

CHECK-OUT/ CHECK-OUT MASIVO...........................................................170

3.11 .

BLOQUEO/DESBLOQUEO HABS. ADMINISTRATIVAS...........................172

3.12 .

BLOQUEO/ DESBLOQUEOS DE FOLIOS....................................................175

3.13 .

SUSPENSIN/ ACTIVACIN DE FOLIOS....................................................176

3.14 .

DESMARCAR FOLIOS EXTERNOS...............................................................179

167

3.15 .
CARGOS A FOLIOS...........................................................................................181
3.15.1 .
PARA INGRESAR UN NUEVO CARGO....................................................182
3.15.2 .
PARA BORRAR UN CARGO......................................................................184
3.15.3 .
PARA IMPRIMIR UN SOPORTE DE UN CARGO.....................................187
3.15.4 .
PARA CONSULTAR LOS CARGOS SIN IMPORTAR SU ESTADO.......188
3.15.5 .
PARA EMITIR EL ESTADO DE CUENTA DEL FOLIO............................189
3.15.6 .
CARGAR CATEGORAS FISCALES..........................................................189
3.15.7 .
OPCIONES DE VALIDACIN DE LA COMANDA..................................190
3.16 .
ACTUALIZACIN EN FOLIOS CERRADOS...............................................192
3.16.1 .
ABONOS O PAGOS A FOLIOS CHECK-OUT...........................................193
3.16.2 .
CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE CRDITO 195
3.16.3 .
PARA EMITIR UNA FACTURA..................................................................196
3.16.4 .
PARA GENERAR UNA FACTURA.............................................................196
3.17 .

TRANSFERENCIA ENTRE FOLIOS...............................................................196


Sistema de Administracin Hotelera

Zeus Recepcin
3.18 .

TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS M/E..................................................201

3.19 .

TRANSFERENCIAS MLTIPLES...................................................................203

3.20 .

TRANSFERENCIA ESPECIALES....................................................................205

3.21 .
ACTUALIZACIN ESTADA Y/O TARIFA...................................................210
3.21.1 .
ACTUALIZAR ESTADA HABITACIN...................................................210
3.21.2 .
ACTUALIZAR ESTADA POR HUSPED.................................................212
3.21.3 .
CAMBIO DE TARIFA...................................................................................213
3.21.4 .
DEFINIR EL CARGO DE LA TARIFA A UN ACOMPAANTE...............214
3.21.5 .
TARIFAS DE PLANES MULTI-TARIFA.....................................................215
3.22 .

CAMBIO DE HABITACIN.............................................................................217

3.23 .

INTERCAMBIO DE HABITACIN.................................................................219

3.24 .

CAMBIOS A HUSPEDES CHECK IN........................................................222

3.25 .

CAMBIO DE TITULAR/ SUBTITULAR/ ACOMPAANTE.......................223

3.26 .

CAMBIO DE PLAN............................................................................................224

3.27 .

CAMBIO DE PLAN DE ACOMPAANTES...................................................226

3.28 .

TRANSFERENCIA DE ACOMPAANTES....................................................227

3.29 .

CAMBIO DE DOCUMENTOS..........................................................................228

3.30 .
ORGANIZACIN DEL HOTEL.......................................................................229
3.30.1 .
CHECK-IN DE HABITACIONES................................................................232
3.31 .

SALIDAS..............................................................................................................233

3.32 .

PREPARACIN DE GRUPOS..........................................................................234

3.33 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / UBICACIN DE HUSPEDES..............235

3.34 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / QUEJAS DE HUSPEDES.....................236

3.35 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / ENTREGA DE PREMIOS A HUSPEDES239

3.36 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / REGISTRO DE OBJETOS OLVIDADOS242

3.37 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / PRSTAMO DE ELEMENTOS.............242

3.38 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / DEVOLUCIN DE ELEMENTOS........242

3.39 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / ENTREGA DE PREMIOS A CONTACTOS

3.40 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES / SOLICITUD DE APERTURA DE EVENTOS
VARIOS 246
3.40.1 .
SOLICITUD ANTICIPADA..........................................................................246
3.40.2 .
SOLICITUD DIRECTA.................................................................................248
3.40.3 .
IMPORTAR SOLICITUD..............................................................................253
3.40.4 .
ASIGNAR MANILLAS................................................................................254
3.40.5 .
CAMBIO DE PLACA DE VEHCULOS......................................................255
3.40.6 .
REIMPRIMIR TIQUETE DE PARQUEADERO.........................................257
3.41 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES / INGRESO Y SALIDA DE VEHCULOS258

3.42 .
VOUCHERS.........................................................................................................261
3.42.1 .
CAMBIO DE VOUCHER.............................................................................261
3.42.2 .
CARGAR VOUCHERS ADICIONALES.....................................................262
3.42.3 .
GENERAR VOUCHERS..............................................................................263
3.42.4 .
GENERACIN MASIVA DE VOUCHERS.................................................264
3.42.5 .
VENTA DE VOUCHERS..............................................................................266
3.42.6 .
VENTA MASIVA DE VOUCHERS..............................................................268
Sistema de Administracin Hotelera

242

Zeus Recepcin
3.43 .

ENRUTAMIENTO DE FOLIOS........................................................................270

3.44 .

CARGOS AUTOMTICOS FUERA DEL PLAN............................................272

3.45 .

AUTORIZACIONES...........................................................................................275

3.46 .
ASIGNACIONES ESPECIALES.......................................................................277
3.46.1 .
Creacin de Consecutivos..............................................................................277
3.46.2 .
Asignar de Consecutivos................................................................................278
3.47 .
4.

TARIFAS SUGERIDAS......................................................................................279

CONSULTAS E INFORMES.......................................................................................284
4.1 .

CONSULTA DE FOLIOS....................................................................................284

4.2 .

HUSPEDES QUE NO SE REGISTRARON...................................................285

4.3 .

HUSPEDES CHECK OUT...............................................................................286

4.4 .

HUSPEDES QUE NO SALIERON.................................................................292

4.5 .

HUSPEDES A SALIR SEGN FECHA..........................................................293

4.6 .

HUSPEDES Y SUS ACOMPAANTES.........................................................295

4.7 .

HUSPEDES EXPRESS CHECK OUT............................................................298

4.8 .

HUSPEDES SIN RESERVA.............................................................................298

4.9 .

CHECK INS EN UN RANGO DE FECHA.......................................................300

4.10 .

INFORME PARA SEGURIDAD........................................................................304

4.11 .

COMISIONES DE AGENCIAS.........................................................................305

4.12 .

ESTADSTICAS DE HUSPEDES/AGENCIAS.............................................307

4.13 .

ESTADSTICAS DE HUSPEDES/EMPRESAS.............................................311

4.14 .

ESTADSTICAS DE HUSPEDES/HUSPEDES POR RANGO DE FECHA312

4.15 .
ESTADSTICAS DE HUSPEDES/ HUSPEDES O CLIENTES POR
PREFERENCIA...................................................................................................................313
4.16 .

ESTADSTICAS DE HUSPEDES/ SALIDAS ANTICIPADAS....................315

4.17 .

CAMBIOS DE HABITACIN...........................................................................316

4.18 .

HABITACIONES SEGN ESTADO.................................................................317

4.19 .

DISCREPANCIAS RECEPCIN VS AMA DE LLAVES...............................317

4.20 .

VEHCULOS EN EL HOTEL............................................................................317

4.21 .

HUSPEDES GENRICOS...............................................................................319

4.22 .

RACK GRFICO................................................................................................320

4.23 .

CONSULTA DE HABITACIONES CHECKOUT............................................320

4.24 .

INCONSISTENCIAS...........................................................................................325

4.25 .

RESERVAS POR FECHA...................................................................................325

4.26 .

ROOM TO SELL.................................................................................................325

4.27 .

DIARIO DE OCUPACIN.................................................................................325

4.28 .

CONSULTA INTEGRAL....................................................................................328

4.29 .

VISITAS DE HUSPEDES.................................................................................334
Sistema de Administracin Hotelera

Zeus Recepcin
4.30 .

CARGOS A FOLIOS CERRADOS....................................................................336

4.31 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/ CONSULTA DE UBICACIN DE HUSPEDES 337

4.32 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/ INFORME DE QUEJAS DE HUSPEDES340

4.33 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA Y ENTREGA DE OBJETOS
OLVIDADOS........................................................................................................................340
4.34 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA DE ENTREGAS DE PREMIOS

4.35 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORMES ESPECIALES DE PREMIOS342

4.36 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA DE CDIGOS DE BARRA. 344

4.37 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORME DE PREFERENCIAS DE CLIENTES


345

4.38 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/MOVIMIENTOS DE VEHCULOS.........347

4.39 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/LISTADO DE SOLICITUDES..................347

4.40 .

MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORME DE AUTO-RETENCIONES. .349

4.41 .

EVENTOS/DEPSITOS DE EVENTOS POR FECHA..................................350

4.42 .

EVENTOS/EVENTOS POR FECHA................................................................351

4.43 .

HUSPEDES EN CASA /VIP, GRUPOS, SOCIOS EN CASA.......................353

4.44 .

HUSPEDES EN CASA /SEGN FILTRO......................................................354

4.45 .

HUSPEDES EN CASA /NIOS EN EL HOTEL...........................................357

4.46 .

OTROS INFORMES/FOLIOS CERRADOS HABITACIONES CHECK IN358

4.47 .

OTROS INFORMES/MOVIMIENTOS DE UN FOLIO.................................359

4.48 .

OTROS INFORMES/PLANES..........................................................................359

4.49 .

OTROS INFORMES/BLOQUEO Y DESBLOQUEO DE HABITACIONES359

4.50 .

OTROS INFORMES/FOLIOS BLOQUEADOS Y/O SUSPENDIDOS.........360

4.51 .

OTROS INFORMES/ CONSULTA DE CRDITO EN CONTABILIDAD...361

4.52 .

OTROS INFORMES/ VOUCHERS POR CONSUMIR SEGN PLAN.......362

4.53 .

OTROS INFORMES/ FOLIOS CERRADOS POR CORTE DE CUENTA..364

4.54 .

OTROS INFORMES/ PLANILLA DE HUSPEDES.....................................365

4.55 .

OTROS INFORMES/ GARANTAS INTERFAZ DATFONOS..................369

4.56 .

EVENTOS Y GRUPOS/EVENTOS Y GRUPOS CHECK-IN.........................370

4.57 .

EVENTOS Y GRUPOS/ LISTADO DE VERIFICACIN DE GRUPOS......371

4.58 .

EVENTOS Y GRUPOS/ CONSULTA GENERAL DE GRUPOS...................373

5.

MEN CAJA................................................................................................................377
5.1 .

APERTURA DE CAJA........................................................................................377

5.2 .
ABONOS Y RECIBOS DE CAJA......................................................................378
5.2.1 .
Control De Nmero nico Para Tarjetas...........................................................381
5.2.2 .
Uso De La Interfaz Con Redeban......................................................................382
5.2.3 .
Restriccin Al Nmero De Abonos....................................................................383
5.3 .

ABONOS PAIDOUT............................................................................................384

5.4 .

PAIDOUT POR DEVOLUCIN........................................................................385


Sistema de Administracin Hotelera

341

Zeus Recepcin
5.5 .

CAJA DE CAMBIO.............................................................................................388

5.6 .

CUADRE DE CAJA............................................................................................389

5.7 .

CIERRE DE CAJA..............................................................................................393

5.8 .

DEVOLUCIONES DE ABONOS Y PAGOS.....................................................393

5.9 .

DEPSITOS A EVENTOS.................................................................................395

5.10 .

CONSULTAS E INFORMES/ CAMBIO DE MONEDA.................................400

5.11 .

CONSULTAS E INFORMES/ PAIDOUT..........................................................401

6.

HUSPEDES CHECK IN...........................................................................................402

7.

PROCESOS...................................................................................................................404
7.1 .

DESBLOQUEO MASIVO DE HABITACIONES............................................404

7.2 .

CAMBIO DE DATOS DE FACTURAS.............................................................406

7.3 .
REIMPRIMIR FACTURAS...............................................................................408
7.3.1 .
ORIGINAL - COPIA.........................................................................................408
7.4 .

REIMPRESIN MASIVA DE FACTURAS......................................................409

7.5 .

TAREAS PROGRAMADAS (PROGRAMAR TAREA)..................................412

7.6 .

WAKE UP CALL (LLAMADA PARA DESPERTAR).....................................414

7.7 .

EXCLUIR IMPUESTOS.....................................................................................416

7.8 .

CHECKIN ARCHIVO PLANO..........................................................................417

7.9 .

CONTROL DE COSUMOS................................................................................420

7.10 .

ASIGNAR CLASE DE FOLIO...........................................................................421

7.11 .
REVERTIR CHECKOUT..................................................................................421
7.11.1 .
REVERTIR CHECK-OUT DE HUSPEDES..............................................421
7.11.2 .
REVERTIR CHECK-OUT DE EVENTOS VARIOS Y GRUPOS...............425
7.12 .

FACTURACIN POR CORTE DE CUENTA.................................................426

7.13 .

CONTROL SALIDAS Y/O LLEGADAS..........................................................432

8.

SISTEMA DE CARGA DE IMGENES DE ZEUS...................................................438


8.1 .

CARGAR DESDE UN ARCHIVO.....................................................................439

8.2 .

CARGAR DESDE UN DISPOSITIVO..............................................................439

8.3 .
LUEGO DE CARGADAS LAS IMGENES....................................................442
8.3.1 .
GRABAR LA IMAGEN EN UN ARCHIVO....................................................442
8.3.2 .
GRABAR LA IMAGEN EN LA BASE DE DATOS DE ZEUS.......................443
8.3.3 .
ELIMINAR UNA IMAGEN DE LA BASE DE DATOS DE ZEUS.................443
9.

CONFIGURACIN DE BASES DE DATOS DE IMGENES Y HUELLAS..........450

10 .

ANEXO 1. EJEMPLO PARA LA CONFIGURACIN DE TERRENOS..................454

11 .

ANEXO 2. CONFIGURACIN PARA AUTO-RETENEDORES..............................459

12 .
ANEXO 3. ENVIO DE TARJETA DE BIENVENIDA O DESPEDIDA EN CHECK-IN Y
CHECK-OUT............................................................................................................................467
12.1 .

PARMETROS BSICOS PARA CORREOS DE CHECKIN Y CHECKOUT468

12.2 .
ESTABLECIMIENTO DE PARMETROS DE CONFIGURACIN DEL ENVO DE
CORREOS............................................................................................................................469
Sistema de Administracin Hotelera

Zeus Recepcin
12.3 .
CREACIN DE JOB PARA EJECUCIN DE LA TAREA DE MANERA
PROGRAMADA..................................................................................................................473
12.4 .

CONFIGURACIN/PERSONALIZACIN DEL MENSAJE A ENVIAR...475

Sistema de Administracin Hotelera

Zeus Recepcin

ZEUS Recepcin
Manual de usuario

ZEUS TECNOLOGIA S.A.


Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6555011
Cartagena de Indias - Colombia
___________________
Cra. 16 # 79-76 Ofc. 501
Tele Fax: 6181248 6097000
Bogot - Colombia

Sistema de Administracin Hotelera

Zeus Recepcin

INTRODUCCIN
Que es Recepcin?
Mediante este mdulo se realizan todos los movimientos
necesarios desde el ingreso del husped al hotel hasta su
salida. Entre estos podemos mencionar: el registro de
huspedes (Check In), los cargos a folios, la transferencia de
cargos, los cambios de habitacin, los abonos, el Check-out de
huspedes, etc.
El mdulo de recepcin, adems de contar con opciones como
las antes mencionadas, cuenta con un completo men de
consultas e informes que permiten conocer al detalle el
estado de los movimientos realizados.
Recepcin no solo es una herramienta ideal para un
recepcionista, sino que es igualmente efectiva para los
cajeros. De tal forma que un funcionario puede efectuar una u
otra labor o bien ambas.

Sistema de Administracin Hotelera

Zeus Recepcin

1 . ENTRANDO A RECEPCION
Despus de seleccionar el icono de RECEPCION, ya sea
Icono de
desde el men Inicio de Windows (Start en la versin en acceso
ingls) o desde un acceso directo el escritorio de Windows,
aparece la ventana de Inicio de sesin.

Nombre del
Usuario con el
que desea

Presione
para iniciar
la sesion.

Clave o
Contrasea del

Presione
para salir
del sistema

Figura 1 Inicio de sesin

Despus de indicar Usuario y Contrasea, y en caso de haber


ingresado con un usuario vlido al sistema, se despliega la
ventana principal.

Sistema de Administracin Hotelera

10

Zeus Recepcin

Barra
de
mens

Los
Usuarios y
sus Claves
son
creados
desde el
mdulo

Figura 2 Ventana principal de RECEPCIN

A continuacin detallaremos los mens y cada una de sus


opciones.
En el margen derecho encontramos varios botones, divididos
en grupos as:
Grupo
Botones
de Acceso
a Otros
Mdulos
de Zeus
Hotel

Imag
en

Detalle
El primer botn de esta seccin
permite bloquear la pantalla, de
tal forma que solo podremos
volver a usar el sistema si
ingresamos nuestra clave. Los
dems botones nos dan acceso a
cualquier mdulo, el cual se abre
de forma automtica con el

Sistema de Administracin Hotelera

11

Zeus Recepcin

Botones
de Acceso
a las
principales
Opciones
del
mdulo

Botn
para
reconectar
se al
servidor
en caso de
una
desconexi
n

usuario y clave que hayamos


definido
Los botones de esta seccin nos
agilizan el acceso a las opciones
del men. Su propsito es el
mismo del men: acceder a las
opciones del sistema, por lo que
cuentan con las mimas
restricciones, con la agilidad que
da el acceso con un solo clic.

Especialmente cuando estamos


conectados a servidores remotos
es posible que la estacin pierda
conexin con el servidor. Este
botn nos permite reintentar la
conexin y as evitar que
tengamos que salir y volver a
entrar al sistema

EL siguiente paso consiste en conocer cada una de las


opciones del men Reservas, sin embargo antes de entrar a
detallar dichas opciones debemos conocer un estndar que
manejan las ventanas de este mdulo.

1.1 . LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR DE


ZEUS

Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a


continuacin.

Sistema de Administracin Hotelera

12

Zeus Recepcin

2 . MEN PARMETROS
En este tem del men principal se encontramos todas las
opciones necesarias para la creacin, modificacin y bsqueda
de algunos de los parmetros generales.

2.1 . PINTER SETUP

Permite indicar con que impresora, de las conectadas al


sistema, deseamos imprimir los reportes de ZEUS.

Figura 3 Printer Setup (Configuracin de Impresora)

Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al


momento de imprimir los reportes como veremos ms
adelante.

2.2 . HUSPEDES O CLIENTES

Permite ingresar los clientes y los huspedes del hotel. Es


importante anotar que los huspedes que se registran en el

Sistema de Administracin Hotelera

13

Zeus Recepcin

hotel al igual que los que hace reservas son creados


automticamente como clientes.

Figura 4 Huspedes o Clientes

Para ms detalles sobre el uso de esta opcin consulte el


manual del mdulo Parmetros de Zeus Hoteles.

2.3 . MOTIVOS DE VIAJE


Cuando se realiza el registro de Huspedes, ZEUS permite
seleccionar el motivo por el cual este viaj, informacin que a
su vez genera informacin estadstica que puede ser
consultada mediante los reportes que al respecto brinda el
sistema.

Figura 1 Motivos de Viaje


Sistema de Administracin Hotelera

14

Zeus Recepcin

Para ms detalles sobre el uso de esta opcin consulte el


manual del mdulo Parmetros de Zeus Hoteles.

2.4 . EMPRESAS

Muchas de los huspedes que llegan al hotel lo hacen a travs


de una empresa que lo respalda. La creacin, modificacin,
borrado y consulta de estas empresas se realiza mediante esta
opcin del men parmetros.

Figura 1 Empresas

Para ms detalles sobre el uso de esta opcin consulte el


manual del mdulo Parmetros de Zeus Hoteles.

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15

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2.5 . ELEMENTOS

Entre los servicios que presta el hotel se acostumbra


encontrar la opcin de tener acceso a facilidades adicionales
con las que no cuenta la habitacin. Estas facilidades son
variables de acuerdo al hotel, pero podramos colocar como
ejemplos la necesidad de una grabadora, un VHS o DVD, una
Los prstamos
y devoluciones
plancha, etc. Estos objetos se conocen en Zeus como
de elementos
elementos y su creacin va orientada a tener posteriormente se realizan
el
la facilidad para hacer prstamos de los mismos con el control desde
mdulo
Recepcin de
del sistema.
Zeus Hoteles

Figura 1 Elementos para Prstamos

Para ms detalles sobre el uso de esta opcin consulte el


manual del mdulo Parmetros de Zeus Hoteles.

2.6 . VUELOS

Cuando se ingresan las reservas al sistema, entro otros datos


se puede indicar la va por la que llega el husped. Cuando
este llega por va area adems de indicar la aerolnea se
puede indicar el vuelo en el que arriba, de esta forma se
conoce con detalle las horas de llegadas de los huspedes,

Sistema de Administracin Hotelera

16

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especialmente para aquellos hoteles que envan transporte


para sus huspedes al aeropuerto.

Figura 1 Vuelos

Para ms detalles sobre el uso de esta opcin consulte el


manual del mdulo Parmetros de Zeus Hoteles.

3 . MEN RECEPCIN
Contiene las opciones necesarias para el control de los
movimientos a las habitaciones y los huspedes, desde el
Check-in en adelante.

3.1 . REGISTRO DE HUSPEDES

La primera opcin del men Recepcin, permite registrar los


huspedes que llegan al hotel. Este proceso tambin es
conocido como Check-in.
Adems de permitir registrar huspedes Walk-In y con
reservas individuales, dispone de las herramientas necesarias
para registrar grupos de una forma gil y eficiente.

Sistema de Administracin Hotelera

17

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Figura 5 Registro de Huspedes (Checkin)

Como habamos comentado podemos registrar huspedes con


reserva o sin reserva (Walk In) y grupos, por lo que
observaremos cada uno de estos casos de forma
independiente.
Sin embargo antes debemos conocer algunas caractersticas
que comparten los casos antes mencionados
La ventana de registro adems de contar con una barra de
herramientas que detallaremos ms adelante, presenta debajo
de estas, varios campos. En su orden:

Sistema de Administracin Hotelera

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A la izquierda se muestran 4 cuadros de colores con las letras


R, T, A, y P. Estos son indicadores que permiten conocer el
estado en que se encuentra el registro.
Un registro de un husped, consta de 4 pasos bsicos, de los
cuales se deben cumplir por lo menos los dos primeros para
considerar que hubo un Check-in completo. Estos pasos
son:
1. Datos Generales del Registro ( R)
2. Registro del Titular (T)
3. Registro de los acompaantes (A)
4. Registro de los Pagos (P)

Los indicadores toman su color de acuerdo al estado de cada


paso, as cuando no se ha iniciado se muestra en color Rojo,
cuando est en proceso se muestra en Amarillo y cuando se
termina se muestra en verde.
Siguiendo con las especificaciones de la ventana de registro
encontramos 4 campos as:

REGISTRO. Muestra el nmero de registro asociado.


Cuando se est ingresando un registro, en este campo
se muestra la palabra NUEVO la cual es remplazada
por un consecutivo al momento de guardar.

RESERVA NO. Si va hacer Check-in a una reserva debe


digitar aqu el nmero de la reserva.
Sistema de Administracin Hotelera

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Indicador
es

Zeus Recepcin

PLAN. Cdigo del plan con el que se registrarn las


habitaciones. Para el caso de registros con multiplanes, el plan aqu indicado ser el que indicar el
valor de la habitacin

GRUPO. Cdigo del grupo que se est registrando.

3.1.1 .

SECCIONES DE LA VENTANA DE REGISTRO

Debajo de estos campos se muestran 5 pestaas: General,


Titulares, Habs. Registradas, Habs. Reservadas y Grupos.
Cada uno de estos tiene funciones especficas.

3.1.1.1 .
P E S TA A
GE
NE
RA
L

En l, se digita la informacin general del registro.

Figura 6 Datos generales del registro

IDENTIFICACIN. Debe proveerse la identificacin del


husped. Al lado de este campo aparece una lista de

Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

opciones de documento de identificacin de donde debe


escogerse el tipo del husped.

Si cuenta con interfaz con el sistema de clubes y


est realizando una Check-in a un socio, el sistema
aplicar las validaciones correspondientes. En
caso de generarse un bloqueo que impida hacer el
registro, el sistema informar el motivo:

Es posible
definir en
Zeus Clubes
cuales
bloqueos
permiten

En este punto podr hacer el Check-in solo si


proporciona una clave de autorizacin vlida. Para
solicitar la autorizacin presione el botn SI. En caso de
presionar NO el sistema no le permitir continuar con
el proceso de registro para este cliente.

EXPEDICIN.
Debe
especificarse el
lugar
expedicin del documento de identidad. (Opcional)

de

NOMBRE. Debe proveerse el nombre del husped.


TIPO. Se refiere al tipo de husped dentro de las
opciones disponibles en el sistema, existen unos tipos
bsicos integrados con el sistema aunque el usuario
podr crear tipos adicionales
DIRECCIN. Debe proveerse el domicilio del husped.

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Zeus Recepcin

TELFONO. Debe proveerse el nmero telefnico del


husped.
CIUDAD. Debe especificarse el cdigo de la ciudad de
origen del husped, se puede acudir a la ayuda para
especificar este cdigo. Una vez provisto, aparecer al
lado el nombre de la ciudad.
NACION. Debe especificarse el cdigo del pas de
origen del husped.
EMPRESA. Ingrese en este campo el cdigo de la
empresa a la que pertenece el husped, puede utilizar
la ayuda para localizar las empresas existentes.
Este campo puede ser opcional u obligatorio segn
como se haya definido en los parmetros generales del
sistema. El parmetro Empresa Obligatoria de los
parmetros de Hotel, establece si se puede o no dejar
este campo vaco. En caso de ser obligatorio e intente
guardar si diligenciarlo, el sistema informar al
respecto mediante un mensaje:

OFICIO. Puede especificarse el oficio o profesin del


husped. (Opcional)
E-MAIL. Correo electrnico del husped
F. DE NACIMIENTO.
nacimiento del husped

Fecha

de

cumpleaos

REGISTRO FAMILIAR. Cuando se selecciona esta


casilla se indica al sistema que todas las habitaciones
registradas bajo el registro actual, comparten los
Sistema de Administracin Hotelera

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vouchers, es decir que pueden ser consumidos por una


u otra habitacin indistintamente.
LLEGADA. Ingrese la fecha de llegada del husped.
SALIDA. Especifique la fecha de salida del husped.
CRDITO. Indica si se le conceder crdito al husped,
es decir si al momento del check-out la forma de pago
puede ser a cuenta por cobrar al nombre del husped.
Solo un usuario autorizado puede activar esta casilla.
LIMITE. Indique el cdigo del lmite de crdito
asignado al husped. Recuerde que los lmites de
crdito no restringen los cargos al husped, solo
aparecen en el informe una vez han superado el lmite
asignado. El lmite de crdito no tiene relacin con el
hecho de que un cliente este autorizado o no para que
le sean generadas cuentas por cobrar, solo tiene como
objetivo limitar saldos en el folio ms all del valor
estipulado.
COMISIONABLE AGENCIA. Seleccione para indicar
que la agencia que vendi la reserva gana comisin
sobre este registro.

DESCUENTO PAQUETE. Se debe especificar el


porcentaje de descuento que ser aplicado a todos los
cargos del plan diferentes de alojamiento. Este campo
puede aparecer deshabilitado si el usuario con el que
est haciendo la reserva tiene restringido este campo,
dicha restriccin la puede aplicar usando la pestaa
restricciones de la ventana de usuarios en el mdulo
Seguridad.

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Por defecto trae el descuento indicado en el plan. Si


intenta cambiar este campo y tiene la restriccin
asignada, el sistema solicitar autorizacin.

VISITAS. Indica el nmero de veces que el husped a


estado registrado el hotel.
TARIFA. Indica si la tarifa que rige para las
habitaciones de este registro se toma en la moneda
local o en Pesos.
DESCUENTO. Cdigo asociado al descuento dispuesto
para los clientes definidos como copropietarios en el
tipo de cliente.
PREFERENCIA.
Muestra
y
permite
registrar
observaciones especiales que desee hacer respecto al
registro actual. Dado que esta observacin se muestra
en mltiples ventanas del sistema como cargos a folios,
check-out, Punto de venta y algunos informes y
consultas, permite informar con facilidad a todos los
usuarios sobre informacin importante.
Cualquier modificacin a las preferencias es guardada
por el sistema bajo un cdigo de transaccin especial
(MODPREFEH), que puede ser consultado desde el
mdulo auditora, opcin Consultas e Informes\Log de
Transacciones
OCULTAR TARIFA EN EL REGISTRO HOTELERO.
Define si en el registro hotelero, el sistema mostrar
Sistema de Administracin Hotelera

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informacin de la tarifa de habitacin a cobrar o no. En


algunos casos para el hotel esta informacin no debe
ser conocida por el husped, generalmente cuando se
han hecho negociaciones a nivel de paquetes (planes).
Esta preferencia es igualmente arrastrada desde la
reserva.

3.1.1.2 .
AUTORIZA
CI
ON
ES
PA
RA
LO
S
DE
SC
UE
NT
OS

Es posible definir si los campos de descuentos de la ventana


de registro se pueden cambiar libremente (comportamiento
por defecto) o requieren de una autorizacin para cambiar. Si
el suceso Autorizar Descuento en el registro est activo el
sistema solicitar una autorizacin al momento de cambiar el
valor, de tal forma que solo podr ser cambiado si se
proporciona la autorizacin correcta.

Sistema de Administracin Hotelera

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Para autorizar escriba una observacin explicando el motivo


del cambio, ingrese la frmula de autorizacin de este suceso
e ingrese su usuario y su clave. Al presionar el botn Guardar
el sistema verificar los datos y de acuerdo a ellos dar o no la
autorizacin.

3.1.1.3 .
P E S TA A
TIT
UL
AR
ES

Aqu se especifican los datos de la habitacin, al igual que la


informacin del titular y sus acompaantes

Sistema de Administracin Hotelera

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Figura 7 Registro del titular y sus acompaantes

TIPO HABITACIN. Seleccione el nombre del tipo de


habitacin deseada por el husped. Si viene de una
reserva, el sistema solo no permitir cambiar este
campo.
ACOMODACION. Seleccione el nombre
acomodacin que se asignara al husped.

de

la

VALOR. En este campo se muestra el valor de la tarifa


de la habitacin. Recuerde que la combinacin entre el
tipo y acomodacin definen esta tarifa.
Con el botn ubicado al lado de este campo puede
cambiar la tarifa de la habitacin, siempre y cuando
tenga permisos en la opcin 3.21ACTUALIZACIN
ESTADA Y/O TARIFA (Para cambiar la tarifa se aplican
todas la restricciones y condiciones mencionadas en la
seccin)
HABITACIN. Debe asignarse el nmero de habitacin
al husped, o dejar este campo con el texto AUTO
(disponible solo si as se ha configurado). Para escoger
Sistema de Administracin Hotelera

27

Zeus Recepcin

la habitacin puede utilizar el botn Ayuda, la ayuda


por Atributos o la ayuda del plano.
Asignar la habitacin de forma automtica dejando el
texto AUTO en el campo HABITACIN, implica que el
sistema buscar una habitacin disponible (vacalimpia), para asignarla al cliente. Por defecto el sistema
busca la habitacin menos usada del tipo seleccionado.
Es posible cambiar el comportamiento del sistema para
que sea asignada las habitacin ms usada en lugar de
la menos usada, para ello en los parmetros de HOTEL
se encuentra un parmetro llamado Seleccionar
Automticamente Habitaciones Ms Utilizadas, el cual
sirve para indicar si el proceso de asignacin
automtica de Habitaciones le dar prioridad a las
habitaciones ms usadas o a las menos usadas su valor
consta de 1 carcter, de la siguiente manera: S = Le
dar prioridad a las habitaciones Ms usadas. N = Le
dar prioridad a las habitaciones Menos usadas.
Para realizar esta asignacin el sistema incluye la
verificacin de los bloqueos y preferencias, es decir, no
ser asignada un habitacin que tenga un bloqueo por
mantenimiento, administrativo o por una preferencia de
una reserva.
ADULTOS. Indique el nmero de adultos que estarn en
la habitacin.
NIOS. Indique el nmero de nios que estarn en la
habitacin.
ADICIONALES. Indique el nmero de adicionales que
estarn en la habitacin, los cuales sern cobrados al
valor indicado para los adicionales.

Sistema de Administracin Hotelera

28

Zeus Recepcin

Tenga en cuenta que cuando se realiza check-out de las


personas estos valores de adultos, nios y otros no
deben ser disminuidos.
FOLIO MAESTRO. Permite seleccionar cual ser la
forma como se generar el folio maestro de la
habitacin, recordemos que el folio maestro es el lugar
donde se cargan todos los cargos realizados por la
aplicacin de cargos. Debe seleccionar:

Grupo: cuando est haciendo registro de una


grupo y esta habitacin hace parte del grupo
que est registrado

Nuevo: Cuando est registrando una nueva


habitacin que no es de un grupo ya sea Wlakin o reserva individual

Otro: Cuando quiere utilizar un folio de una


registro existente como folio maestro

FOLIO TITULAR. Indica si el titular tendr un folio


nuevo diferente al de la habitacin o utilizar el mismo
folio de la habitacin como folio personal.
Generalmente para el registro se utiliza para el caso de
registro de grupos se selecciona Folio Maestro->
Grupo, Folio Titular-> Nuevo. Para registros
individuales Folio Maestro-> Nuevo, Folio Titular->
Maestro
CARGAR ADICIONAL A. Por defecto el sistema carga el
valor de los adicionales a la cuenta maestra del folio
maestro, en este campo puede cambiar por la cuenta
extra.

Sistema de Administracin Hotelera

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CARGAR TELEFONO A. Especifique si las llamadas


telefnicas sern cargadas a la cuenta extra o maestra
del Husped.
HORA ESTIMADA DE CHECKOUT. Este botn muestra
y oculta un campo donde puede ingresar cual es la hora
en que se espera que el cliente realice su check-out
para el da registrado como fecha de salida.
Inicialmente el campo no aparece disponible, pero al
presionar el botn este se despliega para que pueda
ingresar o modificar el valor:

Desde el informe de huspedes a salir segn fecha


podr hacer una consulta usando este campo.

1.1.1.1.1

PESTAA TITULAR

Esta pestaa est dispuesta para ingresar la


informacin del titular de la habitacin. Buena parte de
los datos son llenados automticamente por el sistema,
segn la informacin previamente provista

Figura 8 Datos del titular de la habitacin


Sistema de Administracin Hotelera

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IDENT. Debe proveerse el nmero del documento de


identificacin del titular. Si el nmero de documento
existe dentro del banco de datos del hotel los dems
datos de esta pestaa sern llenados automticamente.
Si se ha generado una cdula genrica desde la
reserva, el sistema permitir cambiar el nmero de
documento manteniendo la dems informacin. Solo
ingrese el nuevo nmero de documento y contine el
proceso de registro de forma normal. Cuando el
registro sea guardado el sistema automticamente
actualizar el nuevo nmero real del husped.
Por defecto un husped registrado con una cdula
genrica no puede permanecer check-in, sin embargo
mediante los parmetros globales del sistema puede
cambiarse este comportamiento.
Las identificaciones ingresadas al sistema estn sujetas
a varias validaciones. Las validaciones que realiza el
sistema pueden ser activadas y establecidas por los
usuarios, para ms detalles consulte la seccin del
maestro de clientes en el manual del mdulo
Parmetros de Zeus Hoteles.

TIPO. Se refiere al tipo de documento de identidad del


titular, seleccione de la lista el tipo de documento
correspondiente.
NOMBRE. Solicitada los apellidos y nombres del titular.
El color de fondo de este campo puede cambiar para
indicarnos
la
clase
de
husped
relacionada.
Recordemos que cada clase de husped se le puede
definir un color que lo representa.

Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

EXPEDIDO EN. Lugar de expedicin del documento del


titular
SEXO. Indique si el sexo titular es masculino o
femenino
NACIMIENTO. Fecha de nacimiento del titular. El color
de fondo de este campo puede cambiar para indicarnos
la categora de husped relacionada. Recordemos que
cada categora de husped se le puede definir un color
que lo representa.
TIPO DE CLIENTE. Seleccione de la lista el adecuado
para el titular.
OFICIO. Indique la profesin u ocupacin del titular.
LLEGADA. Se refiere a la fecha de llegada del titular.
SALIDA. Indique la fecha en la que el cliente saldr del
hotel
MOTIVO VIAJE. Seleccione de la lista el motivo por el
cual el husped viaj.
VIA. Medio de transporte por el cual el husped arribo
a la ciudad. Segn la seleccin que se realiza en este
campo el sistema solicitar la hora del vuelo o la placa
del vehculo.
AEROLINEA. Cdigo de la aerolnea en la que llego el
husped si arribo por va area.
INCOGNITO. Seleccione esta opcin si el husped ha
indicado que su estada en el hotel es confidencial, el
sistema mostrar en diversas consultas esta
caracterstica para informacin de los usuarios.

Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

TRAE EQUIPAJE. Seleccione para indicar que el


husped llega con equipaje. Es un campo netamente
informativo
CHECKOUT
RPIDO. Permite que el husped
permanezca registrado en la habitacin la noche antes
de su check-out, son su cuenta cancelada y su factura
generada. El sistema no generar cargos para esta
habitacin y no mostrar inconsistencias.
EVENTO. Debe especificarse el cdigo del evento por
el cual el husped se encuentra en el hotel, en el caso
que sea esta la situacin en caso contrario puede dejar
el campo vaco
SEGMENTO. Cdigos del segmento y sub-segmento de
mercado al cual pertenece el husped, este campo
puede ser o no obligatorio de acuerdo como se haya
parametrizado el sistema.
Cuando registramos una habitacin el sistema solo nos
permite ingresar segmentos que se encuentren en
estado activo, de hecho la ayuda (F4) solo nos mostrar
estos en la lista, sin embargo un segmento o
subsegmento puede ser desactivado posterior la checkin, en dicho caso si consultamos el registro
encontraremos un indicador que nos especifica que la
habitacin registrada tiene asignado un cdigo
actualmente inactivo:

Es recomendable cambiar el cdigo y asignar uno


segmento o subsegmento activo.

Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

VLR TARIFA Muestra el valor de la tarifa aplicada, no


puede modificar este valor.
NO VOUCHER. Nmero del voucher asignado para
control de alimentacin, puede ser asignado
manualmente, el sistema por defecto lo asigna de forma
automtica.
CAJILLA. Seleccione esta casilla si se le ha asignado
una cajilla al husped, al seleccionar el sistema
solicitar el nmero de la casilla asignada.
Procedencia:
PAS. Cdigo del pas de procedencia el husped.
CIUDAD. Cdigo de la ciudad de procedencia del
husped.
Destino:
PAS. Ingrese el cdigo del pas destino del
husped
CIUDAD. Ingrese el cdigo de la ciudad destino
del husped
PRENSA. Utilice este botn para definir si la habitacin
requiere que se le deja prensa diariamente. Tenga en
cuenta que esta marca no genera cargo, es una marca
informativa que puede ver en el informe de huspedes
en casa.
COMPARTE. Permite indicar al sistema que el valor de
los cargos del plan ser compartido con otros
huspedes de la habitacin. Para compartir deben
existir por lo menos dos huspedes en la habitacin.
Miraremos en detalle estas opciones ms adelante
Sistema de Administracin Hotelera

34

Zeus Recepcin

REG HOTELERO. Nmero de


generado para esta habitacin.

registro

hotelero

PREFERENCIAS: para detalles sobre el ingreso de


preferencias consulte el manual del mdulo
Parmetros, men: Huspedes/Huspedes y Clientes,
Preferencias de Huspedes.

Log de Cambios
Los cambios realizados al registro son guardados en el Log de
transacciones del sistema, por tanto es posible consultarlos
desde el mdulo Auditora. Tanto cuando se guarda por
primera vez como cuando se actualiza. En el LOG lo podemos
encontrar con la operacin Actualizacin de Registro, para
ms detalles consulte el manual del mdulo Auditora.
En el caso particular de las preferencias de huspedes
encontramos un Log especfico, que nos permite conocer que
cambios o nuevos registros fueron registrados en el sistema,
para este caso existe la operacin Modificacin de
Preferencia de Husped

1.1.1.1.2

PESTAA ACOMPAANTES

Esta
opcin estar disponible si en la pestaa Titular se
especific ms de un adulto o nio. Nos permite
registrar los datos de los acompaantes del titular. El
ingreso de los acompaantes se puede hacer cuando
registramos por primera vez la habitacin, o
posteriormente si es necesario.

Sistema de Administracin Hotelera

35

Zeus Recepcin

Figura 9 Registro de los acompaantes

IDENT. Debe proveerse el nmero del documento de


identificacin del acompaante. Si el nmero de
documento est dentro del banco de datos del hotel, los
dems campos sern llenados automticamente.
TIPO. Debe especificarse el tipo de documento de
identificacin del acompaante.
NOMBRE. Apellidos y nombre(s) del husped. El color
de fondo de este campo puede cambiar para indicarnos
la clase de husped relacionada. Recordemos que cada
clase de husped se le puede definir un color que lo
representa.
EXPEDIDO EN. Lugar de expedicin del documento de
identificacin
NACIDO. Fecha de nacimiento del husped. El color de
fondo de este campo puede cambiar para indicarnos la
categora de husped relacionada. Recordemos que
cada categora de husped se le puede definir un color
que lo representa.
TIPO CLIENTE. Seleccione de la lista el tipo
correspondiente al husped que est ingresando segn
sus caractersticas.

Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

NACIONALIDAD. Cdigo del pas correspondiente a la


nacionalidad del husped. (Opcional)
OFICIO. Cdigo de la profesin u ocupacin del
husped. (Opcional)
LLEGADA. Debe proveerse la fecha de llegada del
acompaante.
SALIDA. Debe proveerse la fecha de salida del
acompaante.
TIPO HUSPED. Un husped puede cumplir varios
roles en la habitacin, el primero de ellos es el de
titular, el cual vimos anteriormente, los otros roles son
Acompaante, Subtitular y Adicional. En comn tienen
que en la habitacin puede haber uno o varios de cada
uno de ellos mientras que las diferencias las podemos
apreciar en la siguiente tabla.
Tipo

SubTitular
Acompaa
nte
Adicional

Tiene
Propio

Folio

SI

Se
cobra
el
valor adicional
a la tarifa
NO

NO

NO

NO

SI

FOLIO INDIVIDUAL. En el caso que se seleccione el


tipo Subtitular, en este campo el texto se muestra
inicialmente la palabra NUEVO, al guardar el sistema
mostrar el nmero de Folio generado. Para los otros
tipos de husped no est disponible.
A/N. Debe especificarse si el acompaante es adulto o
nio.
Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

EDAD. Solamente es solicitada para los nios.


SEXO. Debe especificarse el sexo del acompaante.
PLAN. Si el husped se registrar con un plan diferente
al titular, digite aqu el cdigo del plan, de lo contrario
lo puede dejar en blanco. En este caso el plan solo
aplica para los cargos diferentes de alojamiento
VISA. Puede digitar el nmero de la visa del husped
VOUCHER. Si el plan exige especificacin de nmero
de voucher para control de alimentacin, aqu debe
indicar el nmero asociado.
CIUDAD ORIGEN. Cdigo de la ciudad de la que
procede el husped.
CIUDAD DESTINO. Cdigo de la ciudad a la que se
dirige el husped
SEGMENTO. Cdigo del segmento y sub-segmento del
mercado correspondiente al husped.

PREFERENCIAS: para detalles sobre el ingreso de


preferencias consulte el manual del mdulo
Parmetros, men: Huspedes/Huspedes y Clientes,
Preferencias de Huspedes.

Esta
opcin1.1.1.1.3 PESTAA FORMAS DE PAGO
permite registrar la forma de pago especificada por el
husped para el da del check-out o bien la garanta que
deja al realizar el Check-in:
Sistema de Administracin Hotelera

38

Zeus Recepcin

Figura 10 Registro de Pagos

Esta opcin no emite recibo de los pagos y abonos


recibidos, por lo que se recomienda utilizar la opcin
Abonos y Recibo de caja del men Caja de este mdulo,
para registrar los abonos.

3.1.1.4 .
P E S TA A
HA
B S.
RE
GI
ST
RA
DA
S

Esta pestaa muestra un listado de las habitaciones check-ins


del registro actual; recordemos que bajo un mismo nmero de
registro puede registrarse una o varias habitaciones.
En la parte inferior de la ventana encontramos el campo
Preferencia Lnea donde podremos apreciar la preferencia
asociada a la lneas seleccionada e incluso modificarla. Si
realiza algn cambio en la preferencia deber hacer clic en el
botn Guardar Preferencia ubicado junto al campo.
Adems de mostrar dicha lista, permite realizar algunas tareas
adicionales tal como el manejo de la interface con las llaves

Sistema de Administracin Hotelera

39

Zeus Recepcin

electrnicas, procesos que observaremos con detalle ms


adelante.
Para realizar estos procesos es necesario seleccionar una lnea
de la lista, correspondientes a la habitacin que deseamos
afectar.

Figura 11 Listado de habitaciones registradas

La primera tarea que puede realizar desde esta pestaa es


cargar una habitacin para modificar datos del titular y/o los
acompaantes. Para ello debe presionar doble clic en la lista
de habitaciones sobre el nmero de la habitacin, este proceso
le llevar automticamente a la pestaa del titular y mostrar
los datos correspondientes.
Presionando el botn adicionar puede agregar una nueva
habitacin al mismo registro, este proceso tambin lo llevar a
la pestaa de titular pero quedar a la espera de
especificacin de las personas y la habitacin que desea
registrar.
Se han dispuesto tres botones, que permiten respectivamente
Marcar un Folio con Control de Consumos, Crear un nuevo
Folio, y Crear un nuevo Folio y establecerlo automticamente
con Control de Consumos. Se debe hacer la aclaracin que
dichos botones dependern de las restricciones de perfiles
Sistema de Administracin Hotelera

40

Zeus Recepcin

existentes. Si el usuario no tiene permiso para realizar


Apertura de Eventos Varios, entonces no podr Crear nuevos
folios; si el usuario no tiene permiso para marcar folios con
Control de Consumos entonces no podr realizar dicha accin
a los folios de la lista de Habs. Registradas, ni tampoco podr
crear Folios con Control de Consumos.
Para utilizar el botn Marcar con Control de Consumos
deber tener seleccionado un elemento de la Lista, y se
validar que no tenga ya marcado Control de Consumos. Si no
ha seleccionado un registro o ya tiene control asignado el
sistema le informar.

Note que una columna le indica si hay control de consumos


asignado.

Si se logra marcar efectivamente, entonces se cambiar el


valor en la correspondiente columna, y se mostrar en la parte
superior derecha el mensaje de Informacin del cambio en el
folio.

Sistema de Administracin Hotelera

41

Zeus Recepcin

El botn de Crear Folio permite generar un nuevo folio de


eventos varios. Tambin se validar que se tenga seleccionado
un elemento de la lista. Una vez que se tenga seleccionado un
elemento vlido, entonces se pedir confirmacin antes de
crear el folio

Una vez se confirme, entonces se crear el folio con la opcin


de Apertura de Eventos Varios, y se abrir la ventana para
Consultar el Evento que se cre.

La utilizacin del botn Crear folio con Control de


Consumos genera una combinacin de las dos tareas antes
mencionadas, se crear entonces el folio y se marcar con
control de consumos. Adicionalmente se mostrar la ventana
de Abonos para ese folio creado de tal forma que pueda dejar
el saldo disponible para consumos del folio seleccionado.
Para ms consultas sobre el control de consumos consulte
7.9CONTROL DE COSUMOS.
Si cuenta con el mdulo Guest Service de Zeus Front podr
asignar un cdigo de ingreso al usuario para que pueda tener
acceso a este mdulo. El botn de Generar ID permite crear
la clave de acceso al usuario e incluso enviarlo por correo
electrnico al buzn del cliente

Sistema de Administracin Hotelera

42

Zeus Recepcin

Debe seleccionar de la lista la habitacin a la que generar el


ID y luego presionar el botn antes mencionada, el sistema
solicitar confirmacin para el envo del correo

Tenga en cuenta que para que el envo de correo funcione


debe estar correctamente parametrizada la informacin del
servidor de correo. Para mayor informacin consulte:
12.2ESTABLECIMIENTO
DE
PARMETROS
DE
CONFIGURACIN DEL ENVO DE CORREOS

3.1.1.5 .
P E S TA A
HA
BS
RE
SE
RV
AD
A S.

Si el registro parti de una reservacin, esta pestaa muestra


el listado de las lneas de la reserva del registro. Adems de
mostrar el detalle de cada una de las lneas asociadas con la
reserva del registro, en el momento de hacer el registro,
permite seleccionar la lnea que se desea registrar.

Sistema de Administracin Hotelera

43

Zeus Recepcin

Figura 12 Listado de habitaciones reservadas

En la parte inferior de la ventana encontramos el campo


Preferencia Lnea donde podremos apreciar la preferencia
asociada a la lneas seleccionada e incluso modificarla. Si
realiza algn cambio en la preferencia deber hacer clic en el
botn Guardar Preferencia ubicado junto al campo.
Si es un registro de un walk-in, esta pestaa permanecer
deshabilitada.

3.1.1.6 .
P E S TA A
GR
UP
OS

Se activa automticamente cuando se est realizando un


Check-in a una reserva de grupo. En esta pestaa se muestran
las habitaciones reservadas para el grupo as como las
personas que llegan de esta reserva.
Siempre que se realiza el registro de un grupo, del que
tenemos la lista de las personas y que por lo tanto pudo ser
ingresado y preparado con anticipacin para lograr un
registro ms gil, debemos usar esta pestaa para iniciar el
ingreso de cada una de las habitaciones reservadas.
Sistema de Administracin Hotelera

44

Zeus Recepcin

Figura 13 Pestaa para inicio del registro de grupos

En la parte inferior de la ventana encontramos el campo


Preferencia Lnea donde podremos apreciar la preferencia
asociada a la lneas seleccionada e incluso modificarla. Si
realiza algn cambio en la preferencia deber hacer clic en el
botn Guardar Preferencia ubicado junto al campo.
Si no se ha preparado el grupo, no podr realizar ninguna
tarea desde esta pestaa.

3.1.1.7 .
P E S TA A
CO
NS
UL
TA

Presenta dos pestaas para consultas, la primera de ellas


(Habitaciones) permite consultar el estado de las habitaciones
registradas en el nmero de reserva o de registro actual. Su
finalidad es la de proveer una estructura de consulta que
muestre la informacin relacionada con el registro actual.
La primera cuadrcula detalla todas las habitaciones que
hayan sido registradas con el mismo nmero de reserva del
Sistema de Administracin Hotelera

45

Zeus Recepcin

actual registro, pero que se encuentre bajo otro nmero de


registro.
La segunda pestaa detalla todas las habitaciones que han
estado registradas en este registro.
Las opciones de esta pestaa dan la posibilidad de seleccionar
el estado (Check-in, check-out) de las habitaciones a consultar
e incluso la opcin de mirar el detalle de los huspedes
registrados si as se requiere. Para aplicar los filtros solo debe
seleccionar las casillas que correspondan.

Figura 14 Consulta de Habitaciones del Registro

La pestaa Cargos fuera del Plan, le permite conocer que


cargos automticos fuera del plan sern generados en el
proceso de generacin de cargos. Esta informacin es
presentada en dos cuadrculas que le permite distinguir los
cargos fuera del plan agregados desde la reserva y desde
registro de huspedes.

Sistema de Administracin Hotelera

46

Zeus Recepcin

3.1.2 .

REGISTRO DE HUSPEDES WALK-IN

Un husped walk-in es aquel que llega sin reserva al hotel,


normalmente se le asigna un plan en tarifa plena o Rack.
Normalmente ingresamos estos huspedes en un nuevo
registro, aunque podemos buscar un registro existente y
agregarlo.
Recordemos que para registrar la habitacin por lo menos
debemos ingresar los datos generales y los datos del titular
con su habitacin. Los pasos para su registro de este tipo son
los siguientes:
Datos Generales

Sistema de Administracin Hotelera

47

Zeus Recepcin

1. Presione el botn a la derecha del campo Registro


No, o bien estando este campo vaco presione la tecla
Tabulador. . El sistema colocar la palabra NUEVO para
indicar que ha iniciado un nuevo registro.
2. Digite el cdigo del Plan con el que se registrar el
husped. Recuerde que puede utilizar el botn Ayuda
de la barra de herramientas (tecla rpida F4) para
localizar el cdigo. Es este caso los campos Reserva y
Grupo no son diligenciados dado que este caso no
corresponde un husped con reserva ni a una
habitacin grupo.
3. Digite los datos de la pestaa general, correspondiente
a los datos generales del registro, iniciando por el
nmero de identificacin del husped y su tipo de
documento. Si el husped alguna vez ha estado en el
hotel o se le ha realizado una reserva, al ingresar los
datos de su documento, el sistema mostrar todos sus
datos, en caso contrario deber ingresar toda la
informacin.
Sistema de Administracin Hotelera

48

Zeus Recepcin

4. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.


Notar que el sistema cambia la ventana
automticamente pasando a otra pestaa.
Despus de presionar el botn Grabar el sistema lo llevar
automticamente a la pestaa Titulares donde ingresaremos
los datos de la habitacin, el titular de la misma y sus
acompaantes (si los hay).

Datos del Titular

5
1

1. Especifique el tipo y la clase de habitacin en la que se


registrar el cliente.
2. En el campo habitacin digite el nmero de la
habitacin deseada, recuerde que puede utilizar el
botn Ayuda para buscar una habitacin. Como ayudas
especiales de este campo tenemos el botn Ayuda,
Plano,
Ayuda, Atributos y la tecla F4 (Ayuda,
Estados). Los cuales veremos ms adelante
Sistema de Administracin Hotelera

49

Zeus Recepcin

Una vez digitado el nmero de la habitacin y presionado


la tecla Tabulador el sistema le podra indicar:
a. Si la habitacin est sucia,
b. Si est intentando asignar una habitacin diferente
al tipo o la case indicada en el paso 1 (dado el caso
solicitar confirmacin de Upgrade)
c. Si este sobre vendido (en este caso solicitar
autorizacin de sobreventa)
3. Especifique la informacin correspondiente al nmero
de adultos, nios y adicionales que registrar en la
habitacin, as como los detalles de los folios.
4. Digite la informacin personal necesaria para el titular
5. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.

En este momento el sistema realiza el proceso de Check-in, la


habitacin queda registrada como ocupada y se generan los
folios de la habitacin y del titular (si aplica).

Registro de una Observacin Especial para la Tarifa


Pactada
Para efectos de futuras auditora el sistema registra una
observacin especial siempre que guarde una lnea a la
reserva, est observacin guarda detalles sobre los valores
pactados con el cliente respecto al alojamiento:
Sistema de Administracin Hotelera

50

Zeus Recepcin

3.1.2.1 .
C O N D I O C I O N E S PA R A L A A S I G N A C I N
A U T O M T I C A D E S E G M E N T O D E M E R C A D O

Durante el registro de una habitacin wlak-in el sistema


solicita entre otros datos el cdigo del segmento de mercado
que se ver afectado por la habitacin que se ingresa. Este
segmento puede ser digitado, pero tambin puede ser
asumido por el sistema de forma automtica segn como se
establezca a travs de los parmetros globales del sistema.
El segmento de una habitacin puede ser asumido por el
sistema desde el plan o la empresa que hemos ingresado. Este
comportamiento lo establece el parmetro global Asignacin
De Segmento En La Reserva / Walkin, el cual define si se
debe aplicar la estructura de asignacin del mercadeo, si se
har de forma automtica, y finalmente cual ser la prioridad
de asignacin. Para ms detalles sobre los parmetros
globales consulte el manual del mdulo Parmetros, la seccin
Definicin de parmetros Hotel.

Asignacin Automtica

Sistema de Administracin Hotelera

51

Zeus Recepcin

Si ha establecido el proceso de asignacin automtica de


segmento, el sistema colocar el cdigo de segmento y
sugsegmento en los campos correspondientes segn la
prioridad definida en el parmetro; podr sin embargo
cambiar esta asignacin para que segn la necesidad tome el
segmento definido en el maestro de empresas o planes.
Asignacin Manual
Si el parmetro indica que se debe asignar el segmento por
prioridad, pero no de forma automtica, al registrar la
habitacin el sistema le solicitar indicar como desea hacer la
asignacin:

Debe hacer clic sobre una de las opciones para que el sistema
asigne el cdigo de segmento asociado a ella.

Sistema de Administracin Hotelera

52

Zeus Recepcin
3.1.2.2 .
RESTRICCI
ON
ES
DE
BL
OQ
UE
O
PO
R
LL
EG
AD
A
O
SA
LI
DA

Si se ha definido una restriccin para bloquear el ingreso o la


salida de huspedes, y la fecha de llegada y/o salida ingresada
a la habitacin que est registrando coincide con las fechas de
dicha restriccin, el sistema lo notificar antes de hacer el
check-in y nos dar la opcin de autorizar la reserva. Desde
luego si no autorizamos la reserva no ser realizada.
Al presionar el botn Guardar Lnea el sistema mostrar un
mensaje similar al de la imagen siguiente informando la
restriccin y dando la opcin para autorizar:

Sistema de Administracin Hotelera

53

Zeus Recepcin
3.1.2.3 .
REGISTRO
DE
HA
BIT
AC
IO
NE
S
CO
MU
NI
CA
DA
S

Una vez haya registrado el titular puede definir que


habitaciones comunicadas va a incluir en el registro. Este paso
puede realizarlo en cualquier momento luego de registrado el
titular.
1

Luego de registrada la habitacin:


1. Presione el botn Bloquear Habitaciones Comunicadas
de la barra de herramientas. El sistema despliega una
nueva ventana:

Sistema de Administracin Hotelera

54

Zeus Recepcin

2. Seleccione las habitaciones que bloquear


3. Presione el botn Guardar de la barra de herramientas.
Puede verificar antes de asignar una habitacin
comunicada si esta est disponible, para ello haga clic en
el botn Validar Bloqueos de Habitaciones Comunicadas

3.1.2.4 .
REGISTRO
DE
AC
OM
PA
A
NT
ES

Si ha indicado que la habitacin va a hospedar ms de una


persona se activar la pestaa Acompaantes. En este
momento debemos tener una habitacin Check-in con su folio
generado y por tanto con un titular registrado. Ahora podemos
proceder a agregar los acompaantes desde la pestaa de
Acompaantes.

Sistema de Administracin Hotelera

55

Zeus Recepcin

1
2
5

3
4

Figura 15 Registro de Acompaantes de una Habitacin

1. Seleccione la pestaa Acompaantes


2. Presione el botn Adicionar Acompaante, a la
derecha de la lista de acompaantes.
3. Digite el nmero del documento de identificacin (Si el
husped cuanta con uno).
4. Especifique los datos restantes del acompaante.
5. Presione el botn Pasar a la Lista.
6. Repita los pasos del 1 al 5 para cada uno de los
acompaantes.
7. Al terminar de ingresar a todos los acompaantes,
presione el botn Grabar de la barra de herramientas.
Cuando se registra un acompaante, es posible indicar al
sistema que los datos no ingresados sean heredados del
Sistema de Administracin Hotelera

56

Zeus Recepcin

titular, para ello cambie el parmetro Datos No Especificados


Del Acompaante Se Toman Del Titular, de los parmetros de
Hotel.

Editar un Acompaante.
Eventualmente se hace necesario hacer cambios a los datos de
un acompaante, por ejemplo en su nombre, su nacionalidad,
tipo de cliente, oficio, etc. Tenga en cuenta que la
identificacin y el tipo de husped no pueden ser modificados
desde esta opcin. Para realizar este proceso ejecute los
siguientes pasos:

C
B

Figura 16 Registro de Acompaantes de una Habitacin

A. En la cuadricula de los acompaantes, presione doble


clic sobre el acompaante deseado (o bien presione clic
Sistema de Administracin Hotelera

57

Zeus Recepcin

sobre el acompaante
Acompaante).

y clic en el botn Editar

B. Realice los cambios deseados.


C. Presione el botn Pasar a la lista
D. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.

Eliminar un acompaante
Solo podr eliminar un acompaante que an no haya sido
guardado, es decir, ingreso sus datos y presiono el botn
Pasar a la Lista y an no ha presionado el botn Guardar. Si
ya guard deber hacer check-out.
1. Seleccione el acompaante deseado haciendo clic en la
lista.
2. Presione el botn Borrar Acompaante
3. Confirme el borrado.

Personas Relacionadas
El botn Personas Relacionadas, permite seleccionar de una
lista las personas que sern registradas como acompaantes.
El motivo por el cual estas personas se muestran en dicha
lista, es precisamente la relacin que se ha definido con el
titular.
Cuando se ingresa un cliente al sistema desde la ventana de
huspedes o clientes del men parmetros, puede indicarse a
Sistema de Administracin Hotelera

58

Zeus Recepcin

cada cliente con que persona est relacionada, y es esta


relacin la que finalmente permite al sistema desplegar la lista
de las personas que podrn ser seleccionadas al registrar.

Despus de hacer clic sobre el botn Personas Relacionadas,


siga las siguientes instrucciones

Figura 17 Seleccin de Personas Relacionadas

1. Seleccione las personas que sern registradas como


acompaantes
2. Presione el botn Grabar
Una vez presione este botn, el sistema cerrara
automticamente la ventana y mostrar las personas que ha
seleccionado en la cuadrcula de acompaantes de la ventana
de registro de huspedes, all podr guardar los
acompaantes o bien hacer cualquier cambio a sus datos.

Sistema de Administracin Hotelera

59

Zeus Recepcin
3.1.3 .

REGISTRO DE HUSPEDES CON RESERVA

El registro de huspedes con reserva es muy similar al de los


huspedes Walk-In. La diferencia radica bsicamente en que
buena parte de la informacin no necesita ser digitada ya
En la medida
que viene con la reserva.
en que los
datos de la
reserva sean
ms
completos,
menos ser la
cantidad de
informacin

Datos Generales

1. Presione el botn a la derecha del campo Registro No.


El sistema colocar la palabra NUEVO, o bien estando
este campo vaco presione la tecla Tabulador.
2. Digite el nmero de la reserva o utilice el botn Ayuda
para localizarla y presione la tecla tabulador.
Observe que la informacin correspondiente al plan y
los
datos
generales
del
registro
se
llenan
automticamente si la reserva tiene lneas activas. En
caso de no haber lneas activas los datos no se
mostrarn y se informar esta condicin:

3. Cambie o ingrese los datos de la pestaa General que


considere necesarios.
4. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.

Sistema de Administracin Hotelera

60

Zeus Recepcin

Figura 18 Registro de una Reserva

Despus de grabar el sistema le asignar un nmero de


registro y lo ubica en la pestaa Habs. Reservadas, para que
elija la lnea de la reserva que desea registrar. En esta pestaa
se muestran las habitaciones reservadas que llegan en la
fecha actual, que llegaban ayer y que llegan maana, por ello
el ttulo Ayer, Hoy, Maana, lo que implica que podr incluso
seleccionar una reserva que llega en otra fecha. Si no
aparecen registros se entiende que no hay reservas que
cumplan dicho criterio.

Figura 19 Pestaa de Habitaciones Reservadas

Sistema de Administracin Hotelera

61

Zeus Recepcin

De la lista debemos seleccionar una habitacin, para ello solo


debemos presionar doble clic sobre la lnea de la reserva que
deseamos usar. Si seleccionamos una lnea de una reserva
cuya fecha de llegada no es la fecha actual de Zeus, el sistema
lo informar y solicitar una confirmacin:

Una vez confirmada el sistema seguir su proceso.


Importante: Tenga en cuenta que si las fechas de la lnea
seleccionada son diferentes a la fecha actual, el sistema
mover le fecha de llegada de la reserva a la actual y, har
nuevamente el proceso de verificacin de disponibilidad, lo
que puede llegar a requerir una autorizacin de sobreventa en
caso de presentarse.

Luego presionar doble clic en la lnea, el sistema nos lleva


automticamente en la pestaa Titulares, donde puede ser
necesario ingresar algunos datos, dependiendo de la cantidad
de que fue ingresada desde la reserva o desde la pestaa
general. Para finalizar el proceso:

Sistema de Administracin Hotelera

62

Zeus Recepcin

Figura 20 Datos del Titular en un Check-in de reserva

5. Indique el nmero de la habitacin


6. Digite el nmero voucher (solo si el plan lo requiere)
7. Presione el botn Guardar
En esta pestaa podr cambiar todos los datos del titular y su
habitacin, excepto el tipo de habitacin reservado. Si desea
cambiar este campo, deber hacer el cambio directamente
desde la reserva o despus de hacer Check-in.
Si la reserva tiene una preferencia de habitacin (nmero de
habitacin asignado desde la reserva), observaremos que a la
izquierda del campo Habitacin se muestra una lista
desplegable con los nmeros de habitacin preferenciados:

Sistema de Administracin Hotelera

63

Zeus Recepcin

Habitacin
Preferencia
da

Es obligatorio seleccionar una de las habitaciones


preferenciadas para hacer el registro, el sistema no permitir
asignar una habitacin diferente salvo que se elimine la
preferencia.
Despus de especificar los datos de la habitacin y el titular se
debe presionar el botn Grabar de la barra de herramientas.

Antes de iniciar el registro tenga en cuenta que en caso de


que traten de cambiar la fecha de salida cuando el registro
viene de una reserva con habitaciones preferenciada y tiene
bloqueos por comunicacin, el sistema no se lo permitir
sacndole el siguiente mensaje donde le indica que se debe
registrar con las misma fechas de la reserva y despus
modificar la estada.

Sistema de Administracin Hotelera

64

Zeus Recepcin
3.1.3.1 .
AGREGAR
HA
BIT
AC
I
N
WA
L KIN
EN
UN
RE
GI
ST
RO
CO
N
RE
SE
RV
A

Es posible ingresar habitaciones adicionales a un registro que


fue realizado a partir de una reserva, para ello puede
presionar el botn adicional de la barra de herramientas
principal de la ventana de registro. El sistema solicitar
confirmacin del proceso y una vez haya respondido
afirmativamente podr ingresar la habitacin Walk-in con el
proceso especificado en este manual.

Sistema de Administracin Hotelera

65

Zeus Recepcin
3.1.3.2 .
Q U I TA R
UN
A
HA
BIT
AC
I
N
PR
EF
ER
EN
CI
AD
A

Si no desea asignar la habitacin preferenciada desde la


reserva, presione clic derecho sobre la lista desplegable
Habitacin Preferenciada ubicado a la derecha del campo
Habitacin, el sistema le solicitar la confirmacin de la
desasignacin de la habitacin y luego de ello podr asignar
otra habitacin.

Tenga en cuenta si la preferencia de habitacin realizada en la


reserva incluye habitaciones comunicadas el sistema solicitar
la eliminacin de dichas habitaciones para poder quitar la
preferencia:

Una habitacin puede estar preferenciada ms de una vez en


la misma reserva, siempre y cuando las lneas en las que fue
Sistema de Administracin Hotelera

66

Zeus Recepcin

preferenciadas lleguen en diferentes fechas. Si realiza la


desasignacin de una habitacin preferenciada que est en
ms de una lnea, el sistema no afectar las otras lneas de la
reserva, solo la que est registrando en este momento.

3.1.3.3 .
APLICACI
N
DE
DE
P
SIT
OS

Si en la reserva registr un depsito para la habitacin, al


momento de hacer check-in al titular, el sistema realizar la
aplicacin de este segn como fue especificado (a una
habitacin o proporcional). Si se detect que hay un depsito y
se configur que se debe aplicar, el sistema solicitar
confirmacin:

Si responde afirmativamente se abonar el valor del depsito


al folio del titular de la habitacin, de lo contrario deber
posteriormente hacer la aplicacin manual utilizando la opcin
3.3DISTRIBUCIN DE DEPSITOS de recepcin o desde el
mdulo Reservas.
Existe una restriccin para la aplicacin de los depsitos, la
cual se presenta cuando tiene interfaz con Zeus Contabilidad
en el modelo de mltiples contabilidades por Complejo. Para
estos casos si intenta registrar el depsito en una habitacin
correspondiente a un complejo diferente al de la reserva, el
sistema le restringir la accin:
Sistema de Administracin Hotelera

67

Zeus Recepcin

3.1.3.4 .
LOS
AC
OM
PA
A
NT
ES

El registro de los acompaantes vara de acuerdo a si estos


fueron registrados o no en la reserva. Si los acompaantes no
fueron registrados en la reserva se realiza de la misma forma
que el de los huspedes Walk In, por el contrario si al
momento de hacer la reserva se ingresaron los acompaantes
el proceso vara.
Si los huspedes son registrados en la reserva el sistema, de
acuerdo a como se haya parametrizado, los guardar o no
automticamente en el mismo instante que se guarda el
titular. Si la parametrizacin indica que no se deben guardar,
los acompaantes se mostrarn en la cuadrcula a espera de
que sean modificados o guardados, si sale de la ventana si
guardar solo quedar registrado el titular.

Como registrar los acompaantes de reserva pendientes


por registrar?
En caso que los acompaantes ingresados en la reserva no se
hayan sido registrados al hacer el Check-in al titular, podr
seleccionarlos para registrarlos.

Sistema de Administracin Hotelera

68

Zeus Recepcin

1
2
Figura 21 Seleccione de Acompaantes de Reservas

Figura 22 Datos del Acompaante seleccionado

Para buscar los acompaantes no registrados


1. Presione el botn Acompaantes
2. Presione doble clic sobre el acompaante que desea
registrar.
El sistema mostrar los datos del acompaante seleccionado,
agregue o modifique la informacin del acompaante y
prosiga con el proceso de registro del acompaante de la
misma forma como se ingresa un walk-in, es decir,
presionando el botn Pasar a la Lista y posteriormente el
botn Guardar de la barra de herramientas.

Como registrar acompaantes en bloque por clase

Sistema de Administracin Hotelera

69

Zeus Recepcin

El ingreso de acompaantes al registro por defecto debe ser


realizado uno a uno tal y como pudimos observar en ttulos
anteriores, sin embargo en algunos escenarios el alto nmero
de acompaantes que llegan o se registran en una reserva
puede ser un proceso largo que conlleva a lentitud en el
registro. Pensando en estos escenarios, la opcin
acompaantes cuenta con una funcionalidad que permite
generar acompaantes genricos de forma automtica, y
especificados por clase de husped.
El botn de la esquina superior izquierda mostrara u ocultara
las opciones necesarias para la generacin.

Cuando se despliegues las opciones contar con un botn que


permitir crear los acompaantes genricamente, siempre y
cuando la suma de los adultos con los nios de todas las clases
coincida con el total de adultos y nios que se estipularon.

Estando en la pestaa de acompaantes y luego de haber


presionado el botn Mostar para que se desplieguen las
opciones necesarias:
1. Especifique el nmero de personas adultas y nios por
cada clase de husped
Sistema de Administracin Hotelera

70

Zeus Recepcin

2. Presione el botn Generar Acompaantes Genricos


El sistema generar los acompaantes con un nmero de
documento genrico y con un nombre de las mismas
caractersticas, los cuales podr tratar como cualquier
acompaante genrico ingresado de forma manual.

Para Consultar los Acompaantes Registrados por clase


Esta consulta le ayuda a conocer fcilmente el nmero de
acompaantes que ha registrado por cada clase y en total,
evitando la necesidad de hacer un conteo manual. Luego de
mostrar las opciones de acompaantes en bloque mediante el
botn Mostrar, presione el botn Consultar Totales
Ingresados. Note que la cuadrcula le detalla por cada clase
las cantidades, as como las cantidades de huspedes sin
clase, y la cantidad total ingresada.

Sistema de Administracin Hotelera

71

Zeus Recepcin
3.1.3.5 .
COMO
CO
NT
IN
UA
R
RE
GI
ST
RA
ND
O
LA
S
DE
M
S
HA
BIT
AC
IO
NE
S
DE
LA
RE
SE
RV
A?

Si la reserva tiene ms de una habitacin reservada se debe


da hacer el registro una a una. Una vez registrada la primera
habitacin, debe seleccionar la pestaa Habs. Reservadas,
donde encontrar la lista de las lneas de la reserva. Esta lista
adems de mostrar las lneas de la reserva nos
Habitaciones
indica la cantidad de habitaciones reservadas
Utilizados o
Registradas
por cada lnea y de ellas la que ha sido
utilizada (registradas).

Cantidad
Reservada

Sistema de Administracin Hotelera

72

Zeus Recepcin

Fi
gura 23 Como se muestra una reserva individual cuando tiene mltiples lneas

La
Habitaciones
reservadas
que no se
vayan a
registrar,
deben ser

Para continuar con el registro de las habitaciones,


presione doble clic sobre la lnea deseada, el sistema mostrar
los datos de la reserva seleccionada en la pestaa titulares,
para que se prosiga con el proceso de registro de la reserva,
siga los pasos anteriormente mencionados para el registro.
Si despus de haber seleccionado la lnea no realiza los pasos
correspondientes y finaliza con el botn guardar, el registro
quedar como si hubiera cancelado el proceso.

Si los datos de la reserva estn completos, bsicamente tendr


que seleccionar la habitacin y presionar el botn guardar
para que el titular quede registrado

3.1.4 .

REGISTRO DE HABITACIONES DE GRUPOS

El registro de habitaciones de grupos es un proceso sencillo


que se basa en los principios de la reservas de Walk In y
reservas individuales, por lo que si no conoce estos procesos
se recomienda leer las secciones 3.1.2REGISTRO DE
HUSPEDES WALK-IN y 3.1.3REGISTRO DE HUSPEDES
CON RESERVA, antes de iniciar esta seccin.

Sistema de Administracin Hotelera

73

Zeus Recepcin

Figura 24 Registro de un Grupo

Datos Generales
1. Presione el botn a la derecha del campo Registro No.
El sistema colocar la palabra NUEVO. O bien estando
este campo vaco presione la tecla Tabulador.
2. Digite el nmero de la reserva del grupo o utilice el
botn Ayuda para localizarla y presione la tecla
tabulador.
3. Observe que la informacin correspondiente al Plan, el
Grupo y los datos generales del registro se llenan
automticamente.
4. Cambie o ingrese los datos de la pestaa General que
considere necesarios.
5. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.

Sistema de Administracin Hotelera

74

Zeus Recepcin

El sistema lo ubica automticamente en la pestaa Grupos,


donde deber presionar el botn Refrescar
muestre la informacin del grupo.

para que se

1
Figura 25 Datos del Grupo

En la pestaa Grupos encontramos dos reas principales:


Habitaciones y Registros Preparados. La primera muestra las
lneas reservadas para el grupo mientras que la segunda, las
personas con el nmero de pre-registro asignado en la
preparacin.
Para registrar una habitacin del grupo
1. En la lista de Registros Preparados. Presione doble clic
sobre una de las personas de la habitacin que desea
registrar.
Observe que a la derecha de esta lista se muestran los
huspedes y su nmero de Pre-Registro.
2. Presione el botn Iniciar Check-in.
El sistema lo lleva directamente la pestaa Titulares donde
se siguen los pasos utilizados para el registro de Reservas
Individuales, tanto para el registro del titular, la seleccin
de la habitacin preferenciada y el registro de los
acompaantes.
Sistema de Administracin Hotelera

75

Zeus Recepcin

El auto guardado de los acompaantes igualmente


depende de la configuracin que se haya realizado en los
parmetros generales de HOTEL.
La opcin de ingresar acompaantes no ingresados en el
momento del registro del titular, se comporta de la misma
forma de las reservas individuales, as como el botn de
acompaantes de reserva.
Para continuar con el registro de las habitaciones del
grupo, seleccione la pestaa Grupos y repita los pasos
anteriores.
Importante: Si durante el registro de una habitacin del
grupo cambia la fecha de salida para colocar ms das, es
posible que el sistema solicite clave de sobreventa. Debe
indicarla para que se pueda hacer el registro.

3.1.4.1 .
C O N D I O C I O N E S PA R A L A A S I G N A C I N
A U T O M T I C A D E S E G M E N T O D E M E R C A D O

Durante el registro de una habitacin de un grupo el sistema


solicita entre otros datos el cdigo del segmento de mercado
que se ver afectado por la habitacin que se registra.
El sistema asignar el cdigo del segmento para cada
habitacin tomando el segmento asociado al titular de la
misma. Si el titular de la habitacin de un grupo no tiene
asignado un cdigo de segmento, el sistema asignar de forma
automtica el segmento establecido en la lnea de la reserva a
la que pertenece la habitacin.

Sistema de Administracin Hotelera

76

Zeus Recepcin

Como registrar como parte del grupo habitaciones que


no fueron reservadas?
Es muy comn encontrar casos donde es necesario incluir, a
ltima hora, habitaciones que no hacan parte del grupo y que
por lo tanto no se encuentran ni reservadas ni preparadas.
Para agregar habitaciones bajo estas circunstancias, estando
activo el registro del grupo, debe presionar el botn Adicionar
de la barra de herramientas. En este instante el sistema le
pedir confirmacin de la operacin.

Figura 26 Confirmacin de ingreso de nueva habitacin al registro

Los pasos siguientes para registrar la habitacin son los vistos


anteriormente en las secciones 3.1.2REGISTRO DE
HUSPEDES WALK-IN y 3.1.3REGISTRO DE HUSPEDES
CON RESERVA.

3.1.4.2 .
SUSPENSI
N
AU
TO
M
TIC
A
DE
FO
LI
OS

Para todos los procesos de registro de habitaciones (grupos,


Walk-in, reserva individual) el plan puede determinar que
existe una suspensin automtica. Siempre que registre una
habitacin en un plan que tenga marcada la opcin
Suspensin para aplicacin, el sistema luego de guardar el
Sistema de Administracin Hotelera

77

Zeus Recepcin

registro aplicar una suspensin del tipo PARCIAL


ACEPTANDO GENERACIN DE CARGOS, para ms detalles
del resultado de este tipo de suspensin consulte el inciso 3.13
SUSPENSIN/ ACTIVACIN DE FOLIOS.

3.1.5 .

REGISTRO DE ACOMPAANTES EN BLOQUE

Para cualquiera de las formas de registrar huspedes en una


habitacin permite ingresar ms acompaantes, este ingreso
normalmente se efecta manualmente e ingresando los
registros uno a uno.
Existe otra forma de ingresar acompaantes genricos a una
reserva de forma automtica y a partir de unos valores bsicos
indicados al sistema. Esta generacin requiere de la
especificacin de la cantidad de adultos y nios a registrar por
cada clase de husped registrada en el sistema.
1

Para hacer le registro


1. En la pestaa de acompaantes del registro de
huspedes seleccione el botn para generar
acompaantes. El sistema mostrar una nueva
cuadrcula detallando cada Clase de Husped.

Sistema de Administracin Hotelera

78

Zeus Recepcin

2. Especifique en las columnas Adultos y Nios el nmero


de personas a registrar. Tenga en cuenta que el nmero
de personas debe ser menor o igual al nmero
especificado en el registro.
3. Presione el botn Generar Acompaantes.
Este proceso creara los acompaantes con un nmero de
documento genrico, siempre y cuando la suma de los adultos
por clase no supere en nmero de adultos del registro, al igual
con los nios.
Los nombres de los acompaantes se armar con la palabra
Acompaante + consecutivo + clase de husped + nmero de
registro. Por Ejemplo: Acompaantes 2111 Adicional 022554
Los datos adicionales requeridos por la ventana se tomarn
del titular, es decir, las fechas de llegada y salida, la
nacionalidad, ciudad origen, ciudad destino, segmento y tipo
de cliente.
El tipo de husped ser acompaante, no se enviar fecha de
nacimiento, ni plan, ni visa y dems datos.

3.1.6 .

REGISTRO CON CONTROL DE PERSONAS Y TERRENOS

Este control de disponibilidad por terrenos y capacidad de


personas parte de unos parmetros definidos en los complejos
y los tipos de habitacin. Su objetivo es ayudar a las
organizaciones en el control de negocios en los que no solo
venden estadas de Habitaciones sino espacios (Terrenos) para
alojar carpas y que por lo tanto manejan una cantidad limitada
de terrenos para vender.
Este control se realiza por complejo, por lo tanto se debe
realizar una configuracin especial en el maestro de complejos
Sistema de Administracin Hotelera

79

Zeus Recepcin

y otra en el maestro de tipos de habitacin, para que el


sistema pueda realizar el control solamente sobre los
complejos configurados para tal fin y pueda tomar y liberar
cantidades de Terrenos, segn el tipo de habitacin. Esto
implica que puede combinarse el manejo de complejos con
terrenos y complejos con la administracin estndar de
habitaciones.
El control de la disponibilidad de las habitaciones relacionadas
con terrenos aplica de la forma estndar como el sistema
controla la disponibilidad de habitaciones. Lo importante en
este caso es tener activas la cantidad de habitaciones para no
vender ms terrenos de los disponibles. Para detalles de este
proceso consulte la opcin Activacin/Inactivacin Masiva de
Habitaciones en el mdulo Parmetros
Cada vez que se realice un Reserva o un Registro de una
Habitacin, el sistema validar si la cantidad de Personas
indicadas (Adultos, Nios y Adicionales) no sobrepasa el saldo
disponible de personas a alojar en el complejo al que
pertenece la habitacin, en caso se superar la Cantidad
mxima, solicitar una Autorizacin de Sobreventa.
Esta verificacin se realizar tambin cuando se intente
alargar la estada de una Habitacin o al alargar la fecha de
salida de una Reserva.

La autorizacin de la sobreventa requiere de una formula o


clave y un observacin con el motivo. Ingrese estos datos y
presione el botn Guardar de esta ventana. Si la formula no es
correcta el sistema informar.
Sistema de Administracin Hotelera

80

Zeus Recepcin

Para ms detalles sobre el manejo de los terrenos ver los


Anexos.

3.1.7 .

FACTURACION ANTICIPADA

En primera instancia la facturacin anticipada est


relacionada con el plan asignado a la habitacin que se est
registrando, si el plan est marcado para generar facturacin
anticipada abra algunos cambios en el proceso.
Este tipo de registros en trminos generales sigue el proceso
normal de un registro estndar de una reserva o un Walk-in,
su principal diferencia sucede luego de registrar el titular.
Despus de presionar el botn guardar para registrar el
titular, el sistema, luego de registrar el husped titular,
iniciar la generacin y aplicacin de cargos de toda la estada
de la habitacin. Este proceso genera todos los cargos durante
los das de estada del cliente y los carga a la cuenta maestra
del folio, al mismo tiempo hace un cargo de naturaleza
contrara por los mismos conceptos en la cuenta extra del
folio. Los objetivos del doble cargo son: (1) poder generar la
factura anticipada, (2) generar un neto de ingresos en cero de
tal forma que no se infle la venta del da.
Mientras realiza esta tarea el sistema mostrar un mensaje
en la parte superior derecha de la ventana.

Sistema de Administracin Hotelera

81

Zeus Recepcin

Al terminar de generar cargos:


1. Si existe durante el proceso de registro se aplic un
depsito al folio de tal forma que el saldo quedo en
cero, el sistema generar la factura del cuenta maestra
automticamente y desplegar la ventana de
facturacin para que pueda imprimirla.

2. Si no existe un depsito aplicado desplegar la ventana


de pagos para que sea cancelado el saldo generado
luego de la aplicacin de los cargos de la estada.

Sistema de Administracin Hotelera

82

Zeus Recepcin

Al realizar el pago del total del saldo y salir de la


ventana, el sistema genera la factura y se mostrara la
ventana de facturacin para que el usuario seleccione
la forma de salida.

Para reimprimir una factura anticipada


Estando en la ventana de registro y luego de haber cargado la
habitacin a la que desea reimprimir la factura (ver 3.1.8
MODIFICACIONES A REGISTROS EXISTENTES), presione el
botn de facturacin anticipada.

Sistema de Administracin Hotelera

83

Zeus Recepcin

Si la factura ya ha sido emitida el sistema le dar la opcin de


volverla a imprimir.

Si responde No, el sistema cancelar la operacin y no llevara


a cabo proceso alguno. En caso contrario, ser desplegada la
ventana de reimpresin de copias.

El proceso llevado a cabo en esta opcin es el mismo del inciso


7.3REIMPRIMIR FACTURAS.

Sistema de Administracin Hotelera

84

Zeus Recepcin
3.1.7.1 .
FA C T U R A C
I
N
AN
TIC
I PA
DA
CO
N
OT
RO
S
PL
AN
ES

Es posible aplicar la orden de facturar anticipadamente un


folio de una habitacin a pesar de estar registrado en un plan
que no tiene marcada la caracterstica Facturacin
Anticipada. Para estos casos de nuevo el proceso de registro o
Check-in se realiza siguiendo los pasos normales descritos en
este manual. Al finalizar el registro se procede con un paso
adicional que consisten en presiona el botn Facturacin
Anticipada de la barra de herramientas:

El sistema solicitar la confirmacin del proceso:

Si responde afirmativamente se iniciar el registro de los


cargos. Al terminar de generar cargos podr seguir con el
proceso antes descrito para el pago y la facturacin.
Sistema de Administracin Hotelera

85

Zeus Recepcin

3.1.8 .

MODIFICACIONES A REGISTROS EXISTENTES

Cuando desde el registro de huspedes se desea cargar un


registro existente, ya sea para consultarlo o realizar
modificaciones, se deben seguir las siguientes instrucciones.

Modificacione
s como el
cambio de
Plan o de
estada se
realizan
desde las
opciones
correspondie

3
Figura 27 Cargar los Datos de una habitacin Registrada

1. En el campo No. Registro, digite el nmero del registro


deseado y presione la tecla tabulador. Tambin puede
utilizar el botn Ayuda para localizar el registro.
2. Haga clic sobre la pestaa Habs. Registradas
3. En la lista desplegada presione doble clic en la lnea
correspondiente a la habitacin deseada. Tenga en
cuenta que en esta lista solo se despliegan las
habitaciones Check-in.
4. El sistema carga los datos de la habitacin y lo ubica
automticamente en la pestaa Titulares

Sistema de Administracin Hotelera

86

Zeus Recepcin
3.1.9 .

CAMBIOS DE DATOS DEL TITULAR

En las reservas de grupo y reservas individuales puede


definirse, adems del titular, los datos de los acompaantes,
sin embargo al momento de hacer el registro de la habitacin
suele presentarse que llegue antes la persona registrada como
acompaante que la persona registrada como titular. En este
caso el sistema provee la posibilidad de cambiar los roles
definidos en la reserva, de tal forma que el nuevo titular de la
habitacin sea la persona registrada como acompaante. Este
proceso solo puede ser realizado cuando se va a realizar por
primera vez el registro, una vez registrado ya no est
disponible.

3
2
Figura 28 Cambios de Datos del Titular

Para realizar el cambio de titular en una reserva


individual
1.

Inicie el proceso de registro de la reserva segn


el las indicaciones anteriormente especificadas
Sistema de Administracin Hotelera

87

Zeus Recepcin

2.

Presione el botn Cambiar Datos del Titular

3.

El sistema despliega la ventana de bsqueda de


acompaantes, presione doble clic sobre el
acompaante que pasar a ser el nuevo titular de la
habitacin

4.

Prosiga con el proceso de registro de la forma


normal

Para realizar el cambio de titular en una reserva de


grupo
As como puede realizar el cambio de una reserva individual,
el sistema provee la opcin de realizar el cambio de una
reserva de grupo. Tenga en cuenta que este cambio aplica
puntualmente para el registro y que las reservas individuales y
de grupos no se ven afectadas.

3
2

Figura 29 Cambio de Datos del Titular en Grupos

1. Inicie el proceso del registro del grupo


2. Seleccione el husped a registrar
Sistema de Administracin Hotelera

88

Zeus Recepcin

3. Presione el botn de cambio de datos del titular


4. Presione doble clic sobre el husped que pasar a ser el
nuevo titular del habitacin
5. Prosiga con el proceso de registro del husped

3.1.10 .

CHECK IN AUTOMTICO DE RESERVAS

Hacer Check-in a una reserva desde esta opcin, acelera


considerablemente el proceso de registro, dado que se
minimiza el nmero de pasos a seguir en el proceso. Para
realizar el registro deber indicar el nmero de la reserva o
del pre-registro.

1
7
3
2
5
4
8

Figura 30 Registro Automtico de una Reserva


Sistema de Administracin Hotelera

89

Zeus Recepcin

El proceso de registro automtico aplica igualmente para


grupos siguiendo el mismo proceso y teniendo en cuenta que:
(1) solo se puede hacer a las lneas que estn pre-asignadas
(preparadas) y (2) no puede tomar un nmero de habitacin
diferente a la asignada en la preparacin de grupos.

Para registrar una reserva


1. Presione el botn Nuevo para agregar un registro
2. Presione el botn Registro Automtico de Reservas
3. Digite el nmero de la reserva o el nmero del preregistro
4. Seleccione la(s) lnea(s) que desea registrar de la
cuadrcula (Puede seleccionar todas las lneas haciendo
clic en la cabecera de la columna SEL.
Dado el caso indique si desea aplicar el depsito de la
reserva.
5. Si no ha indicado el nmero de la habitacin, indquelo
en el campo Hab. de la cuadrcula.
6. Si ha ingresado acompaantes a la reserva podr
seleccionar de la lista aquellos que han arribado. El
sistema registrar de forma automtica todos los
marcados.
7. Presione el botn Guardar de la barra de herramientas
8. Confirme el registro de la reserva.

Sistema de Administracin Hotelera

90

Zeus Recepcin

El sistema realizar el registro de la habitacin, el titular y sus


acompaantes en la habitacin indicada.
Una vez terminado el proceso, el sistema dejar de mostrar
las lneas registradas. Presione el botn Salir, en este
momento el sistema mostrar los datos del registro que acaba
de realizar.

3.1.11 .

APLICACIN DE DESCUENTOS POR FIDELIZACIN

Cuando se realiza un registro a un cliente que est vinculado


a un programa de fidelizacin, es posible que el sistema
aplique un descuento automtico, o bien que el usuario lo
aplique de forma manual.
Estas opciones se dan segn la configuracin dada al
programa, teniendo en cuenta que se toma el titular de la
habitacin para definir si se pertenece o no a uno.
El clculo del descuento se hace al registrar una habitacin,
no al modificarla. Si al momento de insertar no se tena el dato
del programa, pasa a ser un proceso manual, igualmente si el
descuento ya fue aplicado en la reserva no se volver a aplicar
en el registro.

Descuento automtico:
1. Si el descuento definido en el programa aplica como
descuento de habitacin el sistema asignar el
porcentaje en la cabecera del registro
2. Si el descuento se defini para que sea por cargo, el
sistema agregar un cargo adicional fuera del plan de
forma automtica. Esto aplica para descuentos al
paquete y descuentos por valor.
Sistema de Administracin Hotelera

91

Zeus Recepcin

El cargo adicional fuera del plan puede ser posteriormente


manipulado como cualquier cargo que haya sido agregado por
esta opcin.

Descuento Manual:
El usuario tiene la opcin de aplicar de forma manual el
descuento si as lo requiere. Los dos tipos de descuento se
reflejan de la misma como se mostr para los automticos, la
nica diferencia es que luego de agregar la lnea el usuario
deber seleccionarla con doble clic y presionar el botn para
aplicacin de descuento de la forma.

El sistema siempre validar si el descuento ya ha sido aplicado


para informar si puede o no volverse a aplicar.

3.1.12 .

PESTAA DE CONSULTAS

Antes de entrar en detalles sobre esta pestaa, debemos tener


en cuenta que es posible que una reserva sea usada por ms
de un registro. El sistema brinda esta opcin al intentar
registrar una reserva que ya est registrada con otro nmero
de registro, pidiendo la confirmacin si desea crearle un
registro nuevo.

Sistema de Administracin Hotelera

92

Zeus Recepcin

Figura 31 Registro de una reserva que ya est registrada

Despus de haber aclarado como el sistema permite realizar


este tipo de registro, podemos observar la informacin que
despliega la pestaa de consultas, la cual muestra informacin
con solo hacer clic en la pestaa.

Figura 32 Pestaa de Consulta del Registro

Esta seccin muestra 2 cuadrculas, la primera con la


informacin de las habitaciones que han sido registradas con
el mismo nmero de reserva, pero con un nmero de registro
diferente. Si esta situacin no se presenta, esta cuadrcula se
mostrar en blanco.
La segunda cuadrcula muestra los datos de las habitaciones
registradas en el registro actual. Ambas cuadrculas permiten
Sistema de Administracin Hotelera

93

Zeus Recepcin

aplicar filtros, con los que puede definir si desea ver las
habitaciones Check-in, check-out e incluso si desea ver los
acompaantes detallados.

3.1.13 .

REGISTRO DE IMGENES Y HUELLAS

Durante el proceso de registro de huspedes es posible


capturar informacin biomtrica, tomar fotografas digitales,
digitalizar documentos y otras funcionalidades similares. Esta
funcionalidad adicional de Zeus muestra un cambio en la
ventana de registro cuando est activa, mostrando el texto
Identificacin en otro color y subrayado.

El proceso de registro sigue los pasos conocidos. Para un


registro nuevo cuenta con la opcin de identificar el husped
por su huella, en lugar de digitar el nmero de documento.

Cargar los datos de un cliente capturando su huella


Para ello sin digitar un documento haga clic en el texto
Identificacin de la ventana de registro, el sistema desplegar
una nueva ventana:

Sistema de Administracin Hotelera

94

Zeus Recepcin

Se solicitar ubicar el dedo en el lector para hacer el


reconocimiento. Si no se puede identificar la persona o se
realiza una impresin dactilar de baja calidad se emite el
mensaje correspondiente que informa de la situacin y
pregunta al usuario si quiere reintentarlo

Si se elige que no entonces se cerrar la ventana y se volver


a la forma de registro tradicional.
En caso de que SI se logre identificar la persona mediante el
registro dactilar entonces se cerrar automticamente la
ventana de la interfaz de dispositivos y se regresar a la
ventana de Registro, llenando de manera automtica los datos
correspondientes a la persona que se identific.

Registrar la huella de un husped


Sistema de Administracin Hotelera

95

Zeus Recepcin

Inicialmente debe registrar los datos del husped en el


sistema y hacer clic posteriormente en el texto Identificacin
de la pestaa registro general o desde la pestaa titulares en
el texto Ident.

En cualquiera de los dos casos el sistema desplegar una


nueva ventana con las opciones disponibles o habilitadas para
el hotel. En la siguiente imagen se muestra la posibilidad del
registro de huellas y de imgenes.

Al seleccionar la opcin de registro de huellas se desplegar


entonces la ventana correspondiente donde se puede proceder
a realizar las acciones disponibles para dicha funcionalidad
(ver anexo).
Si selecciona la opcin de registro de Imgenes se desplegar
la ventana principal correspondiente a las imgenes, donde se
puede agregar una imagen, ver si se tiene alguna imagen
registrada o eliminar o cambiar la imagen asociada. (ver
anexo).
Sistema de Administracin Hotelera

96

Zeus Recepcin

El registro de huellas e imgenes est igualmente disponible


para los acompaantes, el proceso que se sigue es el mismo
tanto para hacer el reconocimiento como para registrar los
datos, solo vara el link que debe usar para acceder a las
opciones:

3.1.14 .

OTRAS OPCIONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

En la barra de herramientas de la ventana de registro de


huspedes encontramos varias opciones adicionales, muchas
de las cuales a su vez tienen su equivalente opcin en el men
del sistema mientras otras son exclusivas de esta ventana. A
continuacin miraremos varias de ellas y detallaremos las
opciones exclusivas de esta ventana.

3.1.14.1 .
Imprimir
Ele
me
nto
s
De
La
Ha
bit
aci
n

Desde el mdulo Mantenimiento de Zeus Hoteles, es posible


indicar para cada habitacin del sistema que elementos se
Sistema de Administracin Hotelera

97

Zeus Recepcin

encuentran dentro. Gracias a esta opcin tiene la opcin de


imprimir este inventario y utilizarlo como un formato para
hacer entrega al husped. Para imprimirlo asegrese de tener
seleccionada la habitacin que est registrada y hacer clic en
este botn de la barra de herramientas.

El siguiente es un ejemplo del informe emitido.

Al pie de pgina el cliente podr firmar el recibo del inventario

3.1.14.2 .
Imprimir
Re
gis
tro
Ho
tel
ero

Si no ha generado un pre-registro desde la reserva o desea


reconfirmar los datos y tener la huella del husped en un
registro hotelero actualizado, puede utilizar el botn Imprimir,
de la barra de herramientas para que el sistema emita la
impresin con todos los datos diligenciados.
Sistema de Administracin Hotelera

98

Zeus Recepcin

Es posible que los datos del nmero de identificacin y la


fecha de nacimiento no salgan impresos en el pre-registro,
cuando la identificacin es genrica o la fecha de nacimiento
no ha sido especificada (tiene el valor 19000101)
respectivamente. Esto depende de si est usando la versin
estndar del pre-registro o modific el formato.
El siguiente es un ejemplo del formato impreso:

Nota: informacin como el nombre de la moneda cambia


segn la configuracin de cada hotel.

Sistema de Administracin Hotelera

99

Zeus Recepcin
3.1.14.3 .
Liquidador
de
Pla
nes

Gracias al liquidador de planes podemos conocer el valor de


toda la estada de un husped segn el plan en que est
registrada la habitacin y sus acompaantes. Una de las
funcionalidades del sistema nos permite conocer este valor
para una habitacin check-in.

1
2

4
2

Para liquidar una habitacin registrada:


1. Indique el nmero de registro de la habitacin que
desea consultar. Si no lo conoce puede usar la ayuda
para ubicarlo.
2. Haga clic en la pestaa Habitaciones Registradas
3. Presione doble clic sobre la habitacin que desea
liquidar. El sistema cargar los datos de la habitacin y
se mover a la pestaa Titulares
4. Presione el botn Liquidador de Planes. El sistema
mostrar la ventana del liquidador con los valores
calculados:

Sistema de Administracin Hotelera

100

Zeus Recepcin

Si lo requiere podr hacer cambios a las habitaciones y


huspedes mostrados en esta ventana, este cambio no efecto
alguno sobre la habitacin check-in. Para ms detalles sobre
cmo utilizar la ventana consulte el manual del mdulo
Parmetros.
Importante: El liquidador de Planes calcula los valores a
cobrar en dlares o en moneda local de acuerdo a lo que se
diga en el registro o la reserva, aun cuando en el plan se haya
definido de otra forma. Es decir si los cargos del paquete
tienen estipulado que se cobre en dlares pero en el registro
se estipulo que se cobre en moneda local, este ltimo
prevalece.

3.1.15 .

REGISTRAR EL MISMO HUSPED EN VARIAS


HABITACIONES

Por defecto Zeus Hotel permite registrar el mismo husped en


ms de una habitacin sin ninguna restriccin. Cuando el
sistema encuentra esta situacin solo emite un mensaje
indicando que est situacin se presenta y nos brinda la
posibilidad de continuar:
Sistema de Administracin Hotelera

101

Zeus Recepcin

Este comportamiento puede ser cambiado paramtricamente


para que el sistema no permita registrar el mismo husped
ms de una vez, en estos casos el mensaje informa y no deja
continuar con el proceso, en el mismo instante en el que
ingreso el nmero de identificacin del titular:

Este cambio se logra asignado un nuevo valor al parmetro


'Determina si un husped se puede registrar en varias
habitaciones simultneamente.(S/N), que podemos cambiar
desde el men Proceso/Definicin de parmetros de Hotel
del mdulo Parmetros de Zeus Hotel. Asignamos S o N
para indicar si es posible o no realizar el registro ms de una
vez.

Sistema de Administracin Hotelera

102

Zeus Recepcin
3.1.16 .

VALIDACIN DE LOS DOCUMENTOS SEGN SUS


RESTRICCIONES

Los documentos de los huspedes son validados durante el


registro de huspedes de acuerdo a la configuracin que a
estos se les ha definido en el maestro de tipos de documento.
Un tipo de documento puede ser configurado para que al
ingresar el nmero del documento no permite, por ejemplo,
caracteres especficos, ms o menos de cierto nmero
especfico de caracteres, etc.
La siguiente imagen muestra un ejemplo de como el sistema
emite un mensaje cuando una de las restricciones no se
cumple, en este caso la longitud mnima del nmero de
documento:

El sistema no grabar el registro hasta que no se ingrese un


nmero vlido.

3.2 . TASA PARA TARIFAS EN DLARES


La tasa de cambio utilizada para aplicar a los precios
registrados para los diferentes servicios del plan es por
defecto la tasa de cambio del da. A partir de la versin 2012
de Zeus Hoteles contamos con nuevas opciones respecto a la
tasa que podemos usar.
Sistema de Administracin Hotelera

103

Zeus Recepcin

Todo el comportamiento de la tasa est relacionado con un


parmetro del sistema. En la opcin
Definicin de
parmetros-Hotel, del men Procesos del mdulo
parmetros de Zeus Hotel, podemos encontrar el parmetro
'Tasa utilizada por defecto en la aplicacin de cargos.

Los siguientes son los posibles valores para este parmetro:

NA: No aplica. Es decir el sistema trabaja de su manera


estndar.

TD: indica que se utilice la tasa del da en que se aplica


el cargo.

RS: el sistema debe utilizar la tasa del da en que se


hace la reserva.

RG: indica que se utilice la tasa del da en que se hace


el registro.

TE: indica que se utilice una tasa especfica.

Sistema de Administracin Hotelera

104

Zeus Recepcin

A pesar de los valores por defecto es posible hacer cambios


posteriores a la reserva si se requiere. Observemos como sera
el proceso a seguir:
Cuando se edita una reserva si el sistema detecta que la tarifa
esta es en dlares la etiqueta Dlares se convertir en un
link o Vinculo (Dlares).

Cuando presionamos doble clic, se despliega una nueva


ventana para definir cul ser tasa de cambio a utilizar.

Las opciones disponibles en esta ventana son:

Sistema de Administracin Hotelera

105

Zeus Recepcin

Usar la tasa del da en que se registra la reserva:


Determina que se utilice la tasa de cambio que esta o estuvo el
da en que se cre la reserva. Al dar clic en esta opcin el
sistema busca cual es la tasa para la fecha de elaboracin de
la reserva y la muestra a manera de consulta. Esta solo est
disponible si el registro est asociado a una reserva.

Usar la tasa del da en que se hace el registro:


Determina que se utilice la tasa de cambio que estar el da en
que se haga check-in. Al dar clic en esta opcin el sistema
busca cual es la tasa para la fecha de creacin del registro y la
muestra a manera de consulta.

Usar la tasa Vigente segn cada da de la estada:


Determina que se utilice la tasa de cambio que esta el da de
la aplicacin de los cargos. Al dar clic en esta opcin el
sistema coloca cero y no permite modificar este valor

Usar una tasa especificada libremente: Permite


estipular una tasa especfica, la cual se puede digitar. Para
este caso puede tomar la tasa de cambio de una fecha
especfica, para ello debemos seleccionar la casilla de chequeo
Traer desde una fecha indicada y por ultimo especificar la
fecha la cual debe ser de la fecha actual hacia atrs. Al dar clic
en el botn Asignar, el sistema realiza el proceso para
determinar cul es la el valor de la tasa de cambio en esa
fecha y lo propone como valor tasa de cambio. El usuario
puede optar por dejar este valor propuesto o modificarlo.
Importante: el cambio de la tasa de cambio del registro
afecta todas las habitaciones registradas bajo este nmero de
registro. As lo informar el sistema al guardar.

Sistema de Administracin Hotelera

106

Zeus Recepcin

Al dar clic en el botn guardar, el sistema guardara esta


informacin para tener en cuenta al momento cuando se
apliquen los cargos.
Restricciones
Podemos aplicar restricciones a los usuarios de tal forma que
no todos puedan realizar estas modificaciones a la tasa de
cambio. Para ello en el mdulo Seguridad de Zeus, agregamos
la restriccin Restriccin para modificar la tasa de cambio a
utilizar. Todo usuario con esta restriccin no podr hacer
cambios y solo tendr acceso para consultar.
LOG
Desde el log de transacciones podr consultar todos los
cambios de tasa realizados por los usuarios, gracias a un tipo
de transaccin disponible para este proceso.

3.3 . DISTRIBUCIN DE DEPSITOS

Permite realizar una distribucin manual del valor del


depsito de una reserva, entre las habitaciones que estn
registradas bajo el mismo nmero de reserva. Este proceso
puede realizarse solo si no se han aplicado los depsitos.
Sistema de Administracin Hotelera

107

Zeus Recepcin

2
1
4
3
2

Figura 33 Distribucin Manual de Depsitos

Para realizar la distribucin


1. Digite el nmero de la reserva y presione la tecla
Tabulador.
2. Presione el botn Distribuir Ahora. (Se muestra la
ventana con los folios Check-in correspondientes a las
habitaciones de la reserva)
3. En la columna valor de la lista de folios mostrada, digite
los valores para cada folio hasta completar el valor
total.
4. Cierre la ventana con la lista de folios
5. Confirme la distribucin haciendo clic en el botn S.

Sistema de Administracin Hotelera

108

Zeus Recepcin

3.4 . CAJILLAS DE SEGURIDAD

Si se han creado cajillas de seguridad en el sistema es posible


realizar el Check-in y el Check-out de estas desde este men.

3.4.1 .

CHECK IN

El registro o Check-in de las cajillas puede realizarse desde


esta opcin a en el mismo instante en que se hace el Check-in
del husped.
3
2
1

Figura 34 Check-in de Cajillas

Para hacer el Check-in


1. Digite el nmero de la habitacin
2. Digite el nmero de la cajilla.
3. Presione el botn Guardar.

3.4.2 .

CHECK OUT

El Check-out de las cajillas se puede hacer automticamente


al realizar el Check-out de huspedes.
Sistema de Administracin Hotelera

109

Zeus Recepcin

3
2

Figura 35 Check-out de Cajillas

Para hacer el Check-out


1. Digite el nmero de la habitacin
2. Active la casilla Confirme el Check-out.
3. Presione el botn Guardar.

3.4.3 .

CONSULTA

Permite consultas todas las cajillas o solo aquellas que estn


Check-in.

Figura 36 Consulta de Cajillas

Para emitir el informe, luego de haber seleccionado cuales


cajillas quiere mostrar, presione el botn imprimir de la barra
Sistema de Administracin Hotelera

110

Zeus Recepcin

de herramientas y posteriormente seleccione la forma de


salida.

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe


generado:

La columna Habitacin muestra el nmero de la habitacin a


la que actualmente se encuentra registrada la cajilla.

3.5 . APERTURA DE EVENTOS VARIOS

Un evento vario es bsicamente un folio que no tiene asociado


una habitacin. Estos folios tienen caractersticas similares a
los folios de habitacin, lo que quiere decir que se les pueden
realizar cargos, pagos, facturas, etc. Y de igual forma tiene un
proceso de registro y de check-out.
Un ejemplo clsico para el uso de los folios de eventos varios
son los pasa das, o sea aquellas personas que llegan al hotel a
disfrutar de las zonas hmedas y los ambientes pero que no
estn hospedados en una habitacin pero que sin embargo
cuanta con un folio abierto disponible para hacerle cargo
desde cualquiera de los ambientes.
Sistema de Administracin Hotelera

111

Zeus Recepcin

3
2

Figura 37 Apertura de Folios de Eventos Varios

Los folios de eventos permiten especificar de forma global o


detallada los acompaantes, as como la definicin de un plan.
Esto quiere decir que el sistema es capaz de generar y aplicar
cargos a los folios tanto para cargos globales como para
cargos por persona, y en este ltimo caso la generacin de los
vouchers para control de consumos.
CDIGO: nmero consecutivo de 6 dgitos generado
automticamente por el sistema que identifica de forma nica
a cada evento, seguido este campo debe ingresarse el nombre
o descripcin del evento
FECHA INICIO: da a partir del cual estar iniciando el
evento. Para un evento nuevo el sistema le obligar a que esta
fecha se mayor o igual a la fecha actual.
FECHA FINA: da de finalizacin del evento. Para un evento
nuevo el sistema le obligar a que esta fecha se mayor o igual
a la fecha actual. Podr sin embargo modificar un evento
existente colocando una fecha anterior.

Sistema de Administracin Hotelera

112

Zeus Recepcin

ADULTOS: nmero de personas adultas que hacen parte del


evento
NIOS: nmero de personas menores que hacen parte del
evento
FOLIO: nmero de folio asignada al evento y que es generado
automticamente por el sistema
TIPO DCTO: tipo de documento de identificacin del cliente a
quien se le est abriendo el folio. Normalmente el sistema
asigna como documento por defecto la cdula de ciudadana,
correspondiente al cdigo CE del maestro de tipos de
documento, sin embargo podr cambiar el tipo de documento
por defecto desde el maestro.
IDENTIFICACION: nmero de documento del cliente a quien
se le est abriendo el folio
NOMBRE: razn social o nombre del cliente a quien se le est
abriendo el folio
DIRECCION: domicilio del cliente a quien se le est abriendo
el folio
CIUDAD: cdigo de la ciudad donde est ubicada o de donde
proviene el cliente
PAIS: cdigo del pas donde est ubicada o de donde proviene
el cliente
EMPRESA: cdigo de la empresa a la que pertenece el cliente
SEGMENTO: cdigo del segmento
mercado al cual pertenece el evento.

sub-segmento

de

Cuando registramos un evento el sistema solo nos permite


ingresar segmentos que se encuentren en estado activo, de
hecho la ayuda (F4) solo nos mostrar estos en la lista, sin
Sistema de Administracin Hotelera

113

Zeus Recepcin

embargo un segmento o subsegmento puede ser desactivado


posterior a la apertura, en dicho caso si consultamos el
registro encontraremos un indicador que nos especifica que el
evento tiene asignado un cdigo actualmente inactivo:

Es recomendable cambiar el cdigo y asignar uno segmento o


subsegmento activo.
E-MAIL: correo electrnico del cliente
TELEFONO: nmero telefnico del cliente
PLAN: cdigo del plan asociado al evento, basado en el cual el
sistema generar los cargos. Si no va aplicar un plan, deje este
campo en blanco
EVENTO: en caso de que las personas que llegan en este folio
estn asociadas con un evento del hotel, indique aqu el cdigo
del evento
VALOR HAB $: si el plan asociado al evento genera cargo de
habitacin, puede indicar en este campo el valor a cobrar por
este concepto en moneda local
VALOR HAB US: si el plan asociado al evento genera cargo de
habitacin, puede indicar en este campo el valor a cobrar por
este concepto en dlares
NO VOUCHER: si el plan genera voucher y el nmero de
voucher es manejado manualmente por el usuario, digite el
nmero de voucher del evento.
CONFIRMAR LLEGADA DEL EVENTO: teniendo en cuenta
que solo los evento sin confirmar admiten depsitos y que en
el momento de la confirmacin los depsitos son aplicados.
Sistema de Administracin Hotelera

114

Zeus Recepcin

Seleccione esta casilla para indicar que el folio est en el hotel


y por tanto se puede aplicar los depsitos, y no se aceptar
registrar nuevos depsitos
ENCARGADO: nombre de la persona a cargo o responsable
del evento por parte del cliente
COMPLEJO: Seleccione de la lista el complejo al cual
pertenece el evento.
El complejo puede ser asignado por defecto segn la estacin
de trabajo. Si ha creado en el mdulo de parmetros una
estacin de facturacin con el nombre del computador (Segn
Windows), Zeus asignar el complejo asociado a esta
estacin de manera predeterminada
Caractersticas
FOLIO: le permite asociar un folio de eventos varios con un
folio de habitacin, de tal forma que al querer hacer check-out
del folio de habitacin el sistema emita un mensaje
indicndolo.
EXIGE CHECK-OUT PREVIO: seleccione para indicar que no
puede hacer check-out del folio de habitacin asociado, hasta
que no haga check-out del evento
VENTA DIRECTA. Es una caracterstica especial que aplica
para los folios abiertos a rdenes del mdulo de Banquetes y
Eventos de Zeus. Su funcin consiste en clasificar ciertas
rdenes como un tipo diferente que pueda ser diferenciado
por el mdulo de banquetes.
CLASE DE FOLIO. En este campo puede asociar al folio una
clase especfica. Recordemos que las clases de folios permiten
cambiar el comportamiento del sistema en el punto de venta.
Entre los parmetro de Hotel (Mdulo parmetros/ men
procesos), existe un parmetro con el que puede indicar al
Sistema de Administracin Hotelera

115

Zeus Recepcin

sistema que la clase de folio es obligatoria, si activa este


parmetro el sistema no dejar crear el folio a menos que se
indique un cdigo en este campo. Notemos que el campo
FOLIO funciona como un link que tambin nos permite
asignar la clase de folio mediante una ventana emergente. El
resultado final es el mismo que usar el campo.
APERTURA: fecha de apertura del evento
CIERRE: fecha de cierre del evento
USUARIO APERTURA: usuario que abri el evento vario
USUARIO CIERRE: usuario que hizo check-out al evento vario
FACTURA MAESTRA: nmero de factura para la cuenta
maestra
FACTURA EXTRA: nmero de factura para la cuenta extra
SALDO: monto correspondiente al saldo actual del evento
vario
PREFERENCIA: observaciones especiales que quiera realizar
sobre el evento vario para informacin de todo el personal que
utiliza el sistema.

Para abrir un folio de eventos varios


1. Estando vaco el campo Cdigo, presione la tecla
tabulador o bien presione el botn adicionar de la barra
de herramientas
2. Digite la informacin solicitada en la ventana
3. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas

Sistema de Administracin Hotelera

116

Zeus Recepcin

En el campo Cdigo se muestra el cdigo asignado al evento y


en al campo Folio el nmero de folio asignado.

Para modificar un folio de eventos varios


Puede hacer cambios a un folio de eventos en cualquier
momento incluso despus de cerrado, para hacer este proceso
debe indicar el cdigo del evento que quiere modificar, hacer
los cambios necesarios y presionar el botn Grabar. Si
desconoce el cdigo del evento, presione el botn Ayuda,
estando ubicado en el campo Cdigo.
Si el evento que est registrando tiene un plan asociado y este
genera vouchers, debe tener en cuenta que el proceso para
cambio de fecha de salida debe seguir un proceso diferente, es
decir, normalmente para cambiar la fecha solo se digita la
nueva fecha de salida y se guarda, pero en el caso que exista
un plan el proceso vara, en este caso antes de hacer el
cambio de fecha, debe presionar el botn Cambiar Fecha ,
y luego si hacer el cambio de fecha y guardar. Si no realiza
este procedimiento el sistema no procesar los vouchers
adecuadamente.

3.5.1 .

CONFRIMAR LLEGADA DEL EVENTO

La confirmacin de la llegada de un evento tiene bsicamente


dos consecuencias en el sistema: (1) los eventos confirmados
no se les puede registrar depsitos y (2) al confirmar un
evento el sistema solicitar confirmacin de la aplicacin de
los depsitos realizados.

Sistema de Administracin Hotelera

117

Zeus Recepcin

Al marcar la casilla de confirmacin del evento el sistema


solicitar la confirmacin de dicho proceso, ya que una vez
confirmado no puede quitarse la confirmacin. El despliega
una pregunta solicitando la confirmacin:

Posteriormente debemos presionar el botn Grabar de la


barra de herramientas. En este momento el sistema verificar
los depsitos pendientes y en caso de existir alguno, nos da la
posibilidad de aplicarlo:

Lo ms recomendable es responder Si para que el depsito


sea aplicado, de otra forma debemos hacer la aplicacin
manualmente desde la opcin 5.9DEPSITOS A EVENTOS.
Luego de responder afirmativamente, el sistema
informar el resultado de la aplicacin del depsito:

nos

En estos momentos en el folio existe un cargo crdito por el


valor del depsito aplicado.
El sistema deja una huella especial para las confirmaciones de
folios, puede consultarla desde el mdulo Auditora, consultas
e informes/log de transacciones.

Sistema de Administracin Hotelera

118

Zeus Recepcin
3.5.2 .

DEFINIR ACOMPAANTES

Cuando est trabajando con un evento que tiene ms de una


persona, es posible indicar los acompaantes de 2 formas
diferentes, por valor globales o detallando acompaantes. El
sistema le permite definir cul estructura utilizar y al
momento de querer cambiar los acompaantes el sistema le
solicita indicar que informacin desea cambiar.
Esta definicin es especialmente importante cuando el Evento
Vario tiene un plan asociado, ya que en otra circunstancia es
solo informativo.
El botn Cambiar Valores, le permite digitar valores diferentes
a los actuales en cuanto a adultos y nios del evento, mientras
que el botn Detallar Acompaantes, le permite especificar
uno a uno las personas que hacen parte del Folio de Evento.

Para Cambiar los Valores


2
1

5
2

4
2
3
2
Figura 38 Cambiar los Datos sobre Acompaantes del Evento Varios

1. Ubique el evento que desea modificar


2. Presione el botn Acompaantes de la barra de
herramientas
3. Presione el botn Cambiar Valores
4. Realice los cambios de la cantidad de acompaantes
Sistema de Administracin Hotelera

119

Zeus Recepcin

5. Presione el botn Grabar

Para Detallar los Acompaantes


2
1

1. Ubique el evento que desea modificar


2. Presione el botn Acompaantes
3. Presione el botn Detallar Acompaantes
El sistema despliega una nueva ventana en la que
puede realizar varios procesos, tales como adicionar,
modificar y borrar acompaantes. A continuacin se
detalla cada uno de ellos.

Para Agregar un Acompaante

Sistema de Administracin Hotelera

120

Zeus Recepcin

4
2

3
2

Figura 39 Acompaantes de Folios de Eventos Varios

1. Presione el botn Adicionar


2. Ingrese los datos del acompaante
3. Presione el botn Agregar a la lista
Repita los pasos del 1 al 3 para cada uno de los
acompaantes
4. Presione el botn Grabar

Sistema de Administracin Hotelera

121

Zeus Recepcin

Para Cambiar los Datos de un acompaante

IV
I

III
II

Figura 40 Acompaantes de Folios de Eventos Varios

I.

En la cuadrcula presione doble clic sobre el


acompaante a modificar o presione clic sobre el
acompaante y luego el botn Modificar

II.

Realice los cambios requeridos

III.

Presione el botn Agregar a la lista

IV.

Presione el botn Grabar

Sistema de Administracin Hotelera

122

Zeus Recepcin

Para Borrar un Acompaante

Figura 41 Acompaantes de Folios de Eventos Varios

A. En la cuadricula presione doble


acompaante que desea borrar

clic

sobre

el

B. Presione el botn Eliminar


C. Confirme el borrado

Para Buscar las Personas Relacionadas


El botn Personas Relacionadas, permite seleccionar de una
lista las personas que sern registradas como acompaantes.
El motivo por el cual estas personas se muestran en dicha
Sistema de Administracin Hotelera

123

Zeus Recepcin

lista, es precisamente la relacin que se ha definido con el


titular.
Cuando se ingresa un cliente al sistema desde la ventana de
huspedes o clientes del men parmetros, puede indicarse a
cada cliente con que persona est relacionada, y es esta
relacin la que finalmente permite al sistema desplegar la lista
de las personas que podrn ser seleccionadas al registrar.
Despus de hacer clic sobre el botn Personas Relacionadas,
siga las siguientes instrucciones:

2
1

Figura 42 Seleccin de Personas Relacionadas

1. Seleccione las personas que sern registradas como


acompaantes
2. Presione el botn Grabar
Una vez presione este botn, el sistema cerrara
automticamente la ventana y mostrar las personas que ha
seleccionado en la cuadrcula de acompaantes.

Para Generar Adicionales


Esta funcionalidad es particular de la ventana de eventos,
permite generar una cantidad N de acompaantes para el
evento de forma automtica. El sistema generar el nmero
de acompaantes indicados, con un nmero de documento y
1
un nombre genrico.
Sistema de Administracin Hotelera

124

Zeus Recepcin

Figura 43 Generacin de Adicionales de Eventos Varios

1. Presione el botn Generar Adicionales


2. Indique el nmero de Adicionales y presione
Enter
El sistema mostrar los acompaantes generados inicialmente
con una identificacin temporal, al guardar colocar los
documentos genricos.

Cdigos de Barra
Si el control de consumos mediante cdigos de barra esta
activo, al guardar el evento o los acompaantes, el sistema
solicitar los cdigos de barra para cada una de las personas
del evento.

Sistema de Administracin Hotelera

125

Zeus Recepcin

Figura 44 Captura de cdigos de Barra

1. Acerque al lector el cdigo de barras


2. Presione el botn Grabar
Puede cancelar la captura de los cdigos si as lo considera y
asignarlos posteriormente.

3.5.3 .

INGRESO DE PERSONAS POR CLASE

Otra forma de especificar Acompaantes es la de ingreso en


bloque por clase, este modelo de ingreso de acompaantes
evita ingresar una a una las personas y deja al sistema la labor
de ingresar tantos acompaantes genricos por clase como
se le haya indicado.
Al presionar el botn Mostrar Objetos el sistema desplegara
una cuadrcula para ingresar los acompaantes requeridos.

El siguiente paso consiste en colocar la cantidad de persona


que van a estar por cada clase la cual debe coincidir con la
Sistema de Administracin Hotelera

126

Zeus Recepcin

suma de adultos mas nios. Para este ejemplo hay un total de


12 personas, de los cuales:

Luego debe presionar el botn Guardar. Si consulta los


acompaantes podr verificar que se han generado las
personas, con identificaciones y nombres genricos, segn las
indicaciones.
Para Consultar los Acompaantes Registrados
Esta consulta le ayuda a conocer fcilmente el nmero de
acompaantes que ha registrado por cada clase y en total,
evitando la necesidad de hacer un conteo manual. Luego de
mostrar las opciones de acompaantes en bloque mediante el
botn Mostrar, presione el botn Consultar Totales
Ingresados. Notar que la cuadrcula le detalla por cada clase
las cantidades, as como las cantidades de huspedes sin
clase, y la cantidad total ingresada.

3.5.4 .

APERTURA DE EVENTOS VARIOS EXPRESS

La apertura de folios de eventos varios puede realizarse


introduciendo una cantidad menor de datos y as agilizar el
registro de los clientes. Para este proceso se cambia el
comportamiento de la ventana y mediante parmetros se
activa su funcionalidad en modo Eventos Express que no solo
permite ingresar datos con mayor facilidad sino que continua
Sistema de Administracin Hotelera

127

Zeus Recepcin

con varias tareas que automatizan las labores de aplicacin de


cargos, pago, facturacin y check-out. En este modo puede
generar automticamente los Adicionales indicndole la clase
y la cantidad de cada una tanto en adultos como nios.
Tambin puede apreciar para revisin los cargos generados
las veces que se desee siempre y cuando no se hayan aplicado.

Figura 45 Eventos Varios Express

Una de las principales ventajas de esta ventana es el uso de


planes con multitarifa por clase de husped para liquidar,
cargar y facturar cargos rpidamente, es en este caso un
requisito tener definido un Plan De Eventos con la
caracterstica Pasada y con cargos definidos como multitarifa
por clase de husped, el cual adems puede establecer como
plan por defecto. Recordemos que estas caractersticas se
definen al crear el plan en la ventana de planes en el mdulo
parmetros.
Otra caracterstica importante es el ingreso de personas en
bloque por clase de husped. Gracias a esta opcin evitar
ingresar una a una las personas dejando que el sistema
genere clientes genricos a partir de los valores ingresados en
la cuadrcula.
Sistema de Administracin Hotelera

128

Zeus Recepcin

Habilitar las funciones de evento Express depende de un


parmetro de Hotel (Mdulo parmetros, men procesos), con
la descripcin APERTURA DE EVENTOS VARIOS EXPRESS,
cuyos valores definen el comportamiento de esta opcin as
o

El primer carcter determinar si se va ha trabajar con


Eventos Express (S/N).

El Segundo Carcter determina si se va a pedir


confirmacin cuando se haga un pago por la Ventana
De Check-out De Eventos (S/N).

El Tercer Carcter determina si cuando se est


pagando por la Ventana De Check-out De Eventos y el
saldo ya est en cero se invoque de una la Ventana De
Facturacin (S/N).

El Cuarto Carcter determina si se va a pedir


confirmacin cuando se Genere Un Numero De Factura
(S/N).

Del Quinto Carcter en adelante (los ltimos 6 ) es el


cdigo del plan que va a utilizar por defecto para la
Apertura De Eventos Express.

Un valor ejemplo de este parmetros es 'SNSNEXPRES'


Observemos en detalle como puede ser el funcionamiento del
sistema activando este modo y utilizando planes pasada.
1. Se entra a la ventana de Apertura de Eventos Varios, se
da tabulador para que el sistema automticamente
coloque la palabra NUEVO, se dan los datos bsicos
como son: Fecha de inicio, fecha de Final, el total de
adultos y nios que asistirn al evento, los datos
personales del encargado, el plan si es uno en
especfico, porque si no el sistema toma el que est por
defecto en el parmetro 'xEventoExpss'
Sistema de Administracin Hotelera

129

Zeus Recepcin

2. Colocar la cantidad de persona que van a estar por


cada clase la cual debe coincidir con la suma de adultos
ms nios. Para este ejemplo hay un total de 12
personas, de los cuales:
Cdig
o
04
03
06
05
07
02
01

Clase
ADULTOS DE 65 EN
ADELANTE
ADULTOS MENORES DE
65 AOS
BUZOS
EXTRANJEROS
NATIVOS
NIOS ENTRE 5 Y 12
AOS
NIOS MENORES DE 5
AOS

Adult
os
1

Nio
s
0

1
1
2
0

0
0
0
1

3. Presionar el botn Guardar. El resultado ser similar al


mostrado en la siguiente figura

En caso de que se trate de grabar el evento y no se


hayan definido las Cantidad de Adicionales por cada
clase (Paso 2) o no concuerde la cantidad de adultos o
de nios, el sistema le mostrara un mensaje y no
permitir grabar.
Sistema de Administracin Hotelera

130

Zeus Recepcin

4. Al grabar el evento el sistema verifica los datos, asigna


un nmero al evento con un folio, genera los cargos y
saca un reporte para que revise dichos cargos.

Este informe puede imprimirlo o mostrarlo por pantalla:

5. Despus que se hace la revisin el sistema le pregunta


si va a aplicar los cargos

6. Al responder positivamente la pregunta se aplican los


cargos al folio de forma automtica y se despliega la
ventana para que sea registrado el pago. En este punto
Sistema de Administracin Hotelera

131

Zeus Recepcin

debe aplicar el proceso normal de registro de pagos en


check-out de eventos varios

Nota: si el Segundo Carcter del parmetro esta en S


(Valor por defecto), por cada pago que se haga por esta
ventana se pedir confirmacin de este.

Despus de que el saldo haya quedado en cero y el


Tercer Carcter del parmetro esta en S (Cuyo
valor por defecto es N) de inmediato se abre una
nueva ventana para hacer la facturacin.
Si este Tercer Carcter tiene el valor N, debe hacer
clic en el botn de Facturacin.
7. De cualquiera de las dos formas se invoca esta ventana.

Sistema de Administracin Hotelera

132

Zeus Recepcin

Nota: en caso de que el Cuarto Carcter del Parmetro


este con su valor por defecto S, antes de imprimir el
reporte le mostrara este mensaje

DATOS A TENER EN CUENTA:


1. Despus de haber grabado el evento se puede modificar
el total de adultos y/o el total de nios, siempre y
cuando No Se Haya Aplicado Los Cargos, teniendo en
cuenta que siempre debe coincidir el total de adulto con
la suma de los adicionales de adultos por clase y el total
de nios con la suma de los adicionales de nios por
clase.
2. El plan asignado al evento puede determinar que existe
una suspensin automtica. Siempre que abra un
evento en un plan que tenga marcada la opcin
Sistema de Administracin Hotelera

133

Zeus Recepcin

Suspensin para aplicacin, el sistema luego de


guardar el registro aplicar una suspensin del tipo
PARCIAL ACEPTANDO GENERACIN DE CARGOS,
para ms detalles del resultado de este tipo de
suspensin consulte el inciso 3.13 SUSPENSIN/
ACTIVACIN DE FOLIOS
3. De igual manera mientras No Se Haya Aplicado Los
Cargos se puede modificar la cantidad de adultos
adicionales por clase y/o la cantidad de nios
adicionales por clase, teniendo en cuenta que la suma
siempre debe coincidir con el total. Tanto para adultos
como para nios. Para hacer esto se procede hacer el
cambio directamente en la cuadricula y despus se da
clic en el botn generar Adicionales Genricos

3.6 . CONSULTA DE HABITACIONES Y/O FOLIOS

Rene en una sola ventana la informacin ms importante de


una habitacin o un folio especfico que esta Check-in.
Esta consulta presenta, adems de una informacin global, 6
secciones que permite conocer los datos de los Acompaantes,
Cargos, Llamadas, Log, Vouchers Detallados, Vouchers
General.
En la cabecera de la consulta se encuentran los datos de la
Fecha de Llegada, Fecha de Salida, Plan, la cantidad de
Adultos, Nios y Adicionales actualmente Check-in; cantidad
Sistema de Administracin Hotelera

134

Zeus Recepcin

de Adultos, Nios y Adicionales que han hecho Check-Out;


cantidad de Adultos, Nios y Adicionales que estn en Casa, el
tipo y la case de habitacin, la fecha de Check-in y el usuario
que hizo el Check in.
Por ltimo encontramos la tarifa actual, la tarifa segn el plan,
tarifa del nio, tarifa del adicional, nmero de reserva,
nmero de registro, cajilla asignada y nmero de registro
hotelero.

Figura 46 Consulta de Habitaciones y Folios Check In

Las seis secciones, distribuidas en seis pestaas muestran la


siguiente informacin:

Acompaantes. Lista de las personas registradas en la


habitacin.

Cargos. Listado de cargos realizados a los folios.

Llamadas.
cargadas.

Listados

de

las

llamadas

Sistema de Administracin Hotelera

telefnicas

135

Zeus Recepcin

Log. Listado de las operaciones especiales realizadas


con la habitacin.

Vouchers Detallado. Lista de los vouchers generados.

Voucher General. Listado global de los vouchers


generados.

Para consultar una habitacin, ingrese el nmero de la


habitacin a consultar (o ubquela con los botones de ayuda y
de ayuda del plano) y presione la tecla tabulador, puede
consultar los datos de cada pestaa haciendo clic sobre ellas.
Consultar Imgenes asociadas al husped
Si cuenta con la interfaz para captura de imgenes de Zeus,
notar que en la pestaa Acompaantes aparece un link
activo, con el cual puede acceder a la consulta de imgenes.

Seleccione un acompaante y luego haga clic en este vnculo;


el sistema desplegar una nueva ventana donde puede
observar pginas para las diferentes imgenes capturadas
como fotos o documentos digitalizados.

Sistema de Administracin Hotelera

136

Zeus Recepcin

Se desplegar tantas pginas en ventanas internas como


imgenes tenga asociada, para consultarla solo debe hacer
clic en la ventana correspondiente.

Consulta de la Ubicacin de un Husped


Desde esta ventana de consulta puede tener acceso a la
opcin de consulta de la Ubicacin de Huspedes. Si el
husped ha informado sobre su ubicacin y esta se ha
registrado en el sistema, podr presionar el botn Ubicacin
de Huspedes y as conocerla con facilidad.

Sistema de Administracin Hotelera

137

Zeus Recepcin

Figura 47 Consulta de la Ubicacin de un Husped

Para Consulta la Ubicacin de un Husped


1. Indique el nmero de la habitacin y presione la tecla
tabulador
2. Seleccione el husped del que desea obtener la
informacin en la cuadrcula de huspedes
3. Podr consultar los datos de la ubicacin del husped
en la segunda cuadrcula y presionando doble clic sobre
cualquiera de ellas podr observarla con mayor detalle

3.7 . CHECK-OUT/HUSPEDES
Mediante esta opcin se puede hacer check-out a un husped
o a todas las personas de una habitacin seleccionada. Sus
Sistema de Administracin Hotelera

138

Zeus Recepcin

funcionalidades incluyen adems la recepcin de los pagos y


la emisin de la factura entre otras funcionalidades.

Figura 48 Check out de Huspedes

Para iniciar el proceso de check-out debemos ingresar el


nmero del a habitacin, el sistema nos mostrar toda la
informacin relacionada con esta, incluyendo nombre del
titular de la habitacin, el folio asociado, su plan, los
huspedes de la habitacin y el saldo por pagar.
Notar que los campos Preferencia y Preferencia Lnea se
resaltan para mostrar su relevancia. Esto con el fin de que el
cajero las verifique y pueda tener en cuenta preferencias que
puedan estar relacionadas con el pago de la cuenta y
situaciones similares relacionadas con el check-out definidas
desde el registro o la reserva.
En la lista de Huspedes Check-in encontramos las personas
que se encuentran hospedadas en la habitacin especificada.
Sistema de Administracin Hotelera

139

Zeus Recepcin

De esta lista podemos hacer check-out a cualquier persona,


pero antes se deben tener en cuenta las siguientes
condiciones:

Las personas que presentan en la columna saldo un


valor diferente de cero, se le debe realizar el pago
para que el saldo quede en cero. Es decir solo es
posible hacer check-out a las personas con saldo
cero.

Para hacer check-out al titular de la habitacin, el saldo


de todos los huspedes debe estar en cero.

Si hace check-out al titular de la habitacin, el sistema


hace check-out a todos los huspedes dejando la
habitacin disponible.

No es posible deshacer un check-out.

Al intentar hacer check-out a un husped es posible encontrar


tres situaciones: Huspedes con saldo en contra (debe al
hotel), con saldo a favor (el hotel le resta dinero) y con saldo
en ceros. Cada una de las cuales tiene una manejo especial al
momento de hacer el pago, aunque comparten la mayor parte
del proceso de check-out.
Antes de entrar en detalles sobre el proceso de pagos, es
necesario que conozcamos la informacin solicitada en esta
pestaa.

Sistema de Administracin Hotelera

140

Para hacer
check out al
titular si
sacar toda la
habitacin,
debe cambiar
este a
subtitular y
promover

Zeus Recepcin

FOLIO: nmero de folio seleccionado actualmente para hacer


el pago
PAGAR CUENTA: recordemos que un folio tiene por defecto 2
cuentas disponibles y hasta 5 en un proceso adicional de
transferencias. Esta opcin permite seleccionar entre las 2
cuentas bsicas del sistema (Maestra y Extra). Haciendo
pagos separados de las cuentas podr emitir ms de una
factura del folio, si selecciona Ambas, solo podr emitir una
sola factura por todo el folio.
SALDO EN PESOS Y EN DOLARES: muestran los valores a
pagar de la cuenta seleccionada o de todo el folio si selecciona
Ambas.
BLOQUEADO. Indica que si el folio est o no bloqueado para
registro de consumos. Por defecto el sistema bloquear el folio
de la habitacin una vez se ingrese a la ventana de check-out,
para evitar consumos mientras se est en este proceso.
FORMA DE PAGO: muestra las formas de pagos disponibles
en el sistema, deber seleccionar una de las formas de pago
disponible para hacer el pago.
VALOR A PAGAR: por defecto el sistema muestra el saldo total
del folio, pero podr digitar el valor que quiera cancelar si
desea hacer pagos con mltiples formas de pago.

Sistema de Administracin Hotelera

141

Zeus Recepcin

DATOS SEGN LA FORMA DE PAGO: son variables segn la


forma de pago, detallemos cada caso:
Tarjeta

CLASE DE TARJETA: la tarjetas creadas por el usuario,


seleccione la correspondiente

TARJETA NRO: nmero de la tarjeta que est


ingresando. Si en el maestro se defini un prefijo, debe
ingresar los primeros nmero iguales a los indicados en
el maestro, de lo contrario se emitir un mensaje de
error al guardar.

AUTORIZACIN: nmero de autorizacin asignado a la


transaccin

VOUCHER #: nmero de voucher o documento


respaldo del pago

VCTO: Fecha de vencimiento de la tarjeta de crdito. Si


ingresa un nmero de vencimiento menor a la fecha
actual el sistema le solicitar reconfirmacin.

Cheque

BANCO: mximo 3 caracteres correspondiente al


cdigo del banco al que pertenece el cheque

PLAZA: hasta 3 caracteres correspondientes al cdigo


de la ciudad a la que pertenece el cheque
Sistema de Administracin Hotelera

142

Zeus Recepcin

CUENTA CORRIENTE: nmero de cuenta corriente del


cheque

CHEQUE: nmero del cheque

Efectivo
En este caso el sistema no solicita informacin adicional

Pagos CXC
El registro de pagos por cobrar implica que una agencia,
empresa o particular tiene crdito habilitado.
Voucher

AGENCIA: cdigo de la agencia a la cual se le har la


cuenta por cobrar.

#VOUCHER: nmero de voucher emitido por la


agencia.

Empresa
Solo debe indicar el cdigo de la empresa a la que desea
hacer la cuenta por cobrar

Particular
Nmero y tipo de identificacin del cliente al que desea
hacer la Cuenta por cobrar
Sistema de Administracin Hotelera

143

La forma de
Pago SOCIO,
solo est
disponible
cuando existe
una interfaz
activa y
configurada

Zeus Recepcin

Socio
Nmero de accin y socio (secuencia)
Su comportamiento finalmente es igual al de la forma de
pago Particular.

Para los pagos CXC existe la posibilidad de indica una


restriccin al usuario, en dicho caso el sistema muestra un
mensaje indicando la restriccin.

MONEDA: indique el cdigo de la moneda que est


recibiendo, el sistema tomar el valor y lo multiplicar por la
tasa de cambio del da, para hacer finalmente un abono a la
cuenta en moneda local.
IVA A REPORTAR. Es el valor proporcional del impuesto con
respecto al pago que est realizando, si el valor es diferente,
haga clic sobre este texto para digitar un valor diferente

Sistema de Administracin Hotelera

144

Zeus Recepcin
3.7.1.1 .
CARGO DE
HA
BIT
AC
IO
N
DE
L
DI
A

Podemos encontrarnos con casos en los que el cargo de


habitacin del da no ha sido realizado, por ejemplo cuando se
presenta un Day Use. Para estos casos el sistema informar y
dar la opcin de aplicar los cargos asociados al plan para el
da pendiente por cobrar. Observemos como el sistema
muestra esta situacin y los pasos a seguir para realizar el
cargo

2
3

Figura 49 Aplicacin Manual del Cargo de Habitacin

1. Al digitar el nmero de la habitacin de la habitacin y


presionar la tecla tabulador, el sistema detecta si se ha
cargado la noche de habitacin y solicitar que se
indique si se quiere o no aplicar el cargo.
Sistema de Administracin Hotelera

145

Zeus Recepcin

2. Si desea hacer el cargo, presione el botn Si como


respuesta a la pregunta que realiza el sistema. El
sistema mostrar la ventana de aplicacin de cargos
por habitacin, a la que tambin puede acceder
presionando el botn del mismo nombre.
3. En la ventana desplegada el sistema muestra la
habitacin relacionada en la primera cuadrcula,
marque la primera casilla de nombre Sel para que el
sistema genere los cargos. Los cargos generados se
mostrarn en la segunda cuadrcula
4. Presione el botn Grabar, en este momento los cargos
sern aplicados a la habitacin

Restricciones
No podr generar cargos a una habitacin registrada en un
plan House-use o Comply. Simplemente el botn para aplicar
cargos a la habitacin aparecer deshabilitado. Podr notar
que tampoco se har la verificacin para constatar si se han
aplicado cargos del da, pues no habr mensaje indicndolo.

Sistema de Administracin Hotelera

146

Zeus Recepcin
3.7.1.2 .
PA G O
DEL
SA
LD
O
AD
EU
DA
DO
PO
R
EL
CLI
EN
TE

Para realizar, desde la ventana de check-out, el pago a


huspedes que deben al hotel debe seguir estos pasos:

1. Digite el nmero de la habitacin.


2. En la lista de huspedes Check-in, presione doble clic
sobre el husped que realiza el pago. Este proceso es
necesario en la medida que haya ms de un folio con
saldo en la habitacin, en cualquier caso, el sistema
mostrar inicialmente el valor a pagar del folio maestro.
3. Seleccione la Pestaa Pagos.

4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma en


que el husped hace el pago.
En este punto el sistema puede cargar informacin de
forma automtica en varios casos:
Sistema de Administracin Hotelera

147

Zeus Recepcin

Si hemos registrado en el check-in una forma de


pago, traer los datos de dicha forma de pago.

Si seleccionamos Empresa cargar el cdigo de


la empresa indicada en el check-in o la asociada
al cliente.

Si seleccionamos Voucher cargar el cdigo de la


agencia definida en la reserva (de no ser Walkin).

5. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el


sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en
efectivo). Especifquelos.
6. En el campo Valor digite el valor del pago
7. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.
8. El sistema le solicitar confirmacin del pago. Presione
el botn S.
Observe que el saldo a pagar ha disminuido en la cantidad
especificada, si pago el total el saldo a pagar quedar en cero.

Por defecto un pago no genera recibo de caja, pero puede


indicarle al sistema que debe generar un recibo. Para ello
debe modificar un parmetro del sistema colocndole el valor
S:

Sistema de Administracin Hotelera

148

Zeus Recepcin

Para detalles de la modificacin de parmetros de hotel, consulte el manual


del mdulo Parmetros de Zeus Hotel.

Si ha definido que se generar recibo, luego de presionar el


botn Guardar el sistema le solicitar confirmacin de
impresin del recibo.

El siguiente es un ejemplo del informe por pantalla:

Sistema de Administracin Hotelera

149

Zeus Recepcin
3.7.1.3 .
CARGO
A
CU
EN
TA
PO
R
CO
BR
AR
CO
N
CO
NT
RO
L
DE
CU
PO
DE
CR
D
IT
O

Es posible parametrizar el sistema para que verifique el cupo


que el cliente tiene en Zeus Contabilidad. En caso de hacer
un pago CXC y no tener cupo disponible, se informar y se
dar la opcin de autorizar el pago.
El sistema lanzar entonces la ventana de autorizaciones para
que esta sea ingresada, si sale de la ventana sin autorizar el
pago no ser registrado.

Para autorizar
1. Ingrese en el campo observacin una
justificacin sobre el motivo por el que se
autoriza
Sistema de Administracin Hotelera

150

Zeus Recepcin

2. Ingrese en el campo formula, la frmula del da


registrada para el suceso de cupo de crdito
3. Ingrese su usuario y su contrasea
4. Presione el botn Guardar
Si todos los datos estn correctos el sistema registrar
el pago.

3.7.1.4 .
PA R T I C U L A
RI
DA
DE
S
DE
LO
S
PA
GO
S A
SO
CI
O

Cuando aplica pagos a socios, el sistema aplica validaciones


adicionales relacionadas a los bloqueos y suspensiones que el
socio pueda tener registrados desde el mdulo de clubes. Las
validaciones existentes son:
1. Si el titular de la habitacin no es el socio al que se le
va a cargar el pago, se debe dar autorizacin para
poder registrar el pago. El sistema emite un mensaje
indicndolo

Sistema de Administracin Hotelera

151

Zeus Recepcin

2. Si el Socio tiene bloqueo en el club y no puede hacer


pagos CXC (Bloqueo de Pagos), el sistema le da la
posibilidad al usuario de pedir autorizacin. Si la
autorizacin se da podr registrar el pago, de lo
contrario no:

Si decide dar una autorizacin el sistema desplegar la


ventana de autorizaciones correspondiente.

Debe indicar una observacin explicando porque se


autoriza, la frmula de autorizacin, su usuario y clave.
Posteriormente presione el botn guardar y el sistema
informar si fue o no autorizado.
En caso de no autorizar, el sistema no permitir registrar el
pago, as ser informado:

Sistema de Administracin Hotelera

152

La
autorizacin
puede ser
aplicada por
cualquier
usuario que
est
habilitado
para usar la
frmula del
suceso que
debe

Zeus Recepcin

3.7.1.5 .
APLICACI
N
DE
DE
SC
UE
NT
O
AU
TO
M
TIC
O
A
SO
CI
OS
DE
ZE
US
CL
UB
ES

Durante el registro de pagos de las cuentas por cobrar a


socios el sistema puede realizar una aplicacin automtica de
un descuento. Este se calcula con base en los cargos
registrados en el folio de la habitacin --exceptuando cargo
reportados desde POS Touch--, multiplicado por el porcentaje
global de descuento establecido.
Adems de los cargos de POS el sistema puede excluir otros
cargos de este clculo si as se establece.
La aplicacin del descuento se har luego de seleccionar la
forma de pago socio, indicar la accin y presionar el botn
Guardar. En ese momento el sistema calcular el descuento y
finalmente har el pago por el valor neto resultante al aplicar
el descuento:

Sistema de Administracin Hotelera

153

Zeus Recepcin

Al emitir la factura o el estado de cuenta podremos evidencia


el descuento aplicado:

Importante: Si se reactiva un folio y se realizan


transferencias se debe realizar un cargo de naturaleza
contraria o eliminar el cargo de descuento (Solo si es el mismo
da) y re calcular el descuento.

Sistema de Administracin Hotelera

154

Zeus Recepcin

Es recomendable excluir los cargos de Retenciones, Propinas,


devoluciones del clculo de descuento.
Al realizar devoluciones de pago que tengan aplicado el
descuento se debe eliminar el cargo del descuento o realizar
un cargo de naturaleza contraria para eliminar el descuento
realizado al socio.
Si se elimina un cargo al cual se le aplico el descuento se debe
tener la precaucin de eliminar el cargo de descuento para
volver a recalcular este.

Para detalles sobre como configurar el descuento a socios y


excluir cargos para el clculo, consulte el manual del mdulo
parmetros, men Procesos/ Exclusin de Cargos Descuento
Socios

3.7.1.6 .
PA G O D E
HU
S
PE
DE
S
CO
N
SA
LD
O
A
FA
VO
R

Es normal encontrarse con huspedes cuyos depsitos son


mayores al total consumido, por lo que al momento de hacer
Check-out presenta un saldo en rojo o a su favor. En este caso
es evidente que el hotel debe hacer una devolucin de este
Sistema de Administracin Hotelera

155

Zeus Recepcin

dinero, devolucin que puede efectuarse desde la opcin

Paidout del men Caja o directamente desde el check-out de


Huspedes. Observemos los pasos a seguir:
5
1
Si el usuario
tiene
restringido
la
generacin
de paidout
en el checkout, el
sistema

3
4

6
Figura 50 Check Out de una habitacin con saldo a favor del husped

1. Digite el nmero de la habitacin


2. En la lista de huspedes check-in, presione doble clic
sobre el husped que realiza el pago.
3. Seleccione la pestaa de Pagos
4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma
Efectivo
5. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas

Sistema de Administracin Hotelera

156

Zeus Recepcin

6. El sistema solicita confirmacin de la generacin de un


Paidout, es decir, una devolucin de dinero, de acuerdo
a su respuesta la opciones son:
o

No: el sistema no registrar el pago

Si: el sistema generar de forma automtica una


devolucin en efectivo

Especificar: el sistema desplegar la ventana


Paidout por Devolucin. En este caso podr
seleccionar la forma en que har la devolucin,
para ms detalles consulte 5.4PAIDOUT POR
DEVOLUCIN

7. El sistema le pedir posteriormente que confirme el


pago, luego de presionar el botn Si, el sistema le
permitir emitir el reporte de paidout.
El saldo de la cuenta quedar en ceros, y podr continuar con
el proceso de check-out de forma normal.

3.7.1.7 .
E S TA D O
DE
CU
EN
TA

Cuando se necesite emitir una factura a un husped, lo


primero que se debe pensar es mostrarle su estado de cuenta,
de esta manera l podr observar sus consumos antes de
generar un consecutivo de factura.
Para emitir el estado de cuenta, deber hacer clic en el botn
Estado de Cuenta, y seleccionar las opciones adecuadas en la
ventana solicitada, como se describe a continuacin
Sistema de Administracin Hotelera

157

Zeus Recepcin

3
1

Cuenta a
Imprimir

Presentac
in
Forma de
Salida

Figura 51 Opciones para el Estado de Cuenta

Cuenta a Imprimir: Puede emitir un solo estado de


cuenta para todo el folio o bien seleccionar una de las
cuentas disponibles, presionando sobre el botn
correspondiente

Datos Factura: informacin que ser impresa en la


pre-cuenta, por defecto el sistema coloca los datos del
husped. Su cambio no afecta ninguna informacin
adicional.

Presentacin: el sistema provee varias opciones de


presentacin para que se emita un formato segn la
necesidad del cliente. Existen 5 formatos con las
siguientes caractersticas:
o

Detallada: muestra uno a uno los cargos


organizados por fecha

Global: muestra el total de los cargos del plan


acumulados en una sola lnea por cada da y
Sistema de Administracin Hotelera

158

Zeus Recepcin

luego detalla los cargos que no corresponden al


plan
o

Plan Global: muestra el total de los cargos del


plan acumulados en una sola lnea al inicio de la
factura y luego detalla los cargos que no
corresponden al plan

Condensada: muestra un solo total por cada


cargo

Agrupada: muestra la factura de acuerdo a la


agrupacin de conceptos definida por el usuario

Forma de Salida: forma como ser mostrado o


generado el informe de la factura.

Detallar Consumos de POS: seleccione para indicar


que los cargos realizados desde el punto de venta
mostrarn debajo del cargo registrado en el folio.
Normalmente el sistema solo muestra el cargo
resultante en el folio, pero si el cliente lo requiere
puede detallarse cada producto del tiquete original. A
partir de la versin 11.0 el sistema hotelero muestra
este detalle incluso si es un cargo transferido:

Mostrar Resumen de Cargos: seleccione si desea


que el sistema al final de la factura muestre los cargos
resumidos, por defecto la factura condesada no
muestra esta informacin, pues sera repetir.

Mostrar Resumen de Impuesto: seleccione para que


el sistema muestra la final de la factura el resumen por
cada % de impuesto y la base gravable.

Sistema de Administracin Hotelera

159

Zeus Recepcin

Factura en Dlares: muestra los valores en su


equivalente en dlares en lugar de mostrar la moneda
local.

Para emitir el estado de cuenta


1. Seleccione la cuenta deseada
2. Especifique las caractersticas en la pestaa Datos
Factura, segn sus necesidades
3. Presione el botn Estado de Cuenta

Agrupacin de Vouchers Vendidos y Anulados


En su presentacin detallada el estado de cuenta puede tener
una presentacin especial para los cargos realizados por venta
o anulacin de vouchers adicionales.
Esta variacin depende del parmetro global Agrupar Ventas
de Voucher el cual define si se agrupan o no estos registros.
Al agruparlos el estado de cuenta seguir mostrando las
ventas pero acumuladas en lugar de hacerlo una a una. Para
conocer cmo cambiar los parmetros consulte el manual del
mdulo Parmetros, en el men Procesos/Definicin
Parmetros Hotel.

Sistema de Administracin Hotelera

160

Zeus Recepcin
3.7.1.8 .
EMISIN
DE
LA
FA
CT
UR
A

ZEUS permite emitir facturas en varios formatos para


cualquiera de los folios con solo presionar el botn Factura de
la barra de herramientas.
Se debe tener en cuenta que ZEUS brinda gran versatilidad
en la generacin de las facturas y que por lo tanto se debe
manejar con prudencia ya que de lo contrario se puede
incurrir en el uso innecesario de consecutivos.
La ventana de generacin de factura es similar a la del estado
de cuenta, solo que tiene funcionalidades adicionales.
Iniciaremos por observar el proceso de generacin de la
factura sin el uso de dichas funcionalidades.
Recordemos que antes de emitir la(s) factura(s) debi realizar
el pago de los saldos de las cuentas a facturar. Los saldos
deben ser cancelados de la misma forma como se generarn
las facturas; es as como para generar una nica factura por
todas las cuentas, podr hacer un solo pago, pero si desea
sacar mltiples facturas, debe dejar cada cuenta con saldo
cero de forma independiente. Despus de haber pagado las
cuentas, podr iniciar el proceso de facturacin, presionando
el botn Facturacin que muestra la siguiente ventana.

Sistema de Administracin Hotelera

161

Zeus Recepcin

4
Cuenta a
Imprimir

Presentac
in
Forma de
Salida

Figura 52 Ventana de Facturacin

Cuenta a Imprimir: Puede emitir un solo estado de


cuenta para todo el folio o bien seleccionar una de las
cuentas disponibles, presionando sobre el botn
correspondiente

Documento de Facturacin: algunas legislaciones


exigen la emisin de diferentes documentos segn una
serie de condiciones especiales que cumplen los
clientes. Si esta es su caracterstica, podr seleccionar
el tipo de documento de facturacin que desea emitir.

Datos Factura: informacin que ser impresa en la


factura, por defecto el sistema coloca los datos del
husped. Su cambio no afecta ninguna informacin
adicional, es decir, solo tendr efecto sobre la factura
generada. Puede especificar los datos para la factura
usando informacin del sistema o libremente:

Sistema de Administracin Hotelera

162

Zeus Recepcin

Ingrese un nmero de documento, si existe como


cliente, empresa o agencia sus datos sern
cargados en pantalla. Es importante tener en
cuenta que si una empresa tambin ha sido
creada como cliente, el sistema priorizar los
datos que se han ingresado como empresa y
sern estos los que se cargarn en los campos
correspondientes.

Busque un tercero utilizando el botn ayuda (o


tecla F4), tendr las opciones para buscar
clientes, agencias o empresas registradas en los
maestros de Zeus Front.

Ingrese libremente datos del tercero a quien


facturar en caso de no estar creado en el
sistema. Podr registrar los datos bsicos
mostrados en pantalla.

Presentacin: el sistema provee varias opciones de


presentacin para que se emita un formato segn la
necesidad del cliente. Existen 5 formatos con las
siguientes caractersticas:
o

Detallada: muestra uno a uno los cargos


organizados por fecha

Global: muestra el total de los cargos del plan


acumulados en una sola lnea por cada da y
luego detalla los cargos que no corresponden al
plan

Plan Global: muestra el total de los cargos del


plan acumulados en una sola lnea al inicio de la

Sistema de Administracin Hotelera

163

Zeus Recepcin

factura y luego detalla los cargos que no


corresponden al plan
o

Condensada: muestra un solo total por cada


cargo

Agrupada: muestra la factura de acuerdo a la


agrupacin de conceptos definida por el usuario

Forma de Salida: forma como ser mostrado o


generado el informe de la factura.

Detallar Consumos de POS: seleccione para indicar


que los cargos realizados desde el punto de venta
mostrarn debajo del cargo registrado en el folio.
Normalmente el sistema solo muestra el cargo
resultante en el folio, pero si el cliente lo requiere
puede detallarse cada producto del tiquete original. A
partir de la versin 11.0 el sistema hotelero muestra
este detalle incluso si es un cargo transferido, adems
omite los pagos en el detalle:

Mostrar Resumen de Cargos: seleccione si desea


que el sistema al final de la factura muestre los cargos
resumidos, por defecto la factura condesada no
muestra esta informacin, pues sera repetir.

Sistema de Administracin Hotelera

164

Zeus Recepcin

Mostrar Resumen de Impuesto: seleccione para que


el sistema muestra la final de la factura el resumen por
cada % de impuesto y la base gravable.

Factura en Dlares: muestra los valores en su


equivalente en dlares en lugar de mostrar la moneda
local.

Incluir Ajustes Especiales: Si ha registrado ajustes al


folio en cualquiera de sus cuentas, podr definir si estos
deben o no ser mostrados en la factura. Recordemos
que cuando se definen ajustes por defecto se marca
esta casilla y el sistema mantiene registro para
marcarla por defecto en futuras emisiones. Para ms
detalles de los ajustes especiales ver 3.7.1.16AJUSTES
ESPECIALES

Usar Formato con valores Netos: Este nuevo


formato, permite visualizar la informacin de la factura,
en un formato resumido, visualizando en un campo la
suma del valor ms el impuesto. Adicionalmente, el
paquete del plan tambin lo resume en una sola lnea,
por ejemplo Si en el folio de cargo por el plan:
Alojamiento, Seguro y Desayuno, en el formato solo
aparece un solo cargo por el neto, el nombre del cargo
ser el que tiene la descripcin del plan.
El sistema requiere de un formato especial de factura
para este modelo, por tanto al emitir la factura buscara
el formato agrupado correspondiente a los archivos
Factura_Agru.frx y Factura_Agru.frt

Observaciones:
Puede
ingresar
libremente
comentarios en este campo. Este dato es almacenado
por el sistema, no deja modificarse mientras est
generado un nmero de factura y est disponible para
incluirlo en el formato de factura si as lo requiere el
Sistema de Administracin Hotelera

165

Zeus Recepcin

hotel. El informe de facturas tambin puede mostrar su


contenido.

Para emitir la factura


1. Seleccione la cuenta deseada
2. Indique el tipo de documento de facturacin desea
emitir (si aplica)
3. Especifique las caractersticas en la pestaa Datos
Factura, segn sus necesidades
4. Presione el botn Imprimir Factura
Luego de emitida la factura, el sistema mostrar el nmero de
factura generado, en el campo Factura de la pestaa Datos
Factura.
La siguiente imagen muestra un ejemplo del formato de la
factura. La cual puede ser personalizada por el cliente desde
la opcin de modificacin de reportes del mdulo parmetros.

Sistema de Administracin Hotelera

166

Zeus Recepcin

Figura 53 Factura en Formato Condensado

Otras presentaciones como la Factura Global muestran


resmenes especiales del plan en la factura; si hay impuestos
definidos realiza la separacin:

Sistema de Administracin Hotelera

167

Zeus Recepcin

Para el caso de los clubes que manejan alojamiento, es posible


incluir en el formato de la factura, el nmero de accin del
socio.

A partir de la versin 2012 tambin podemos incluir en la


factura el nmero de documento del husped, que no es
siempre el mismo documento del cliente a quien se factura.
Valores en Ceros en la Factura
Sistema de Administracin Hotelera

168

Zeus Recepcin

Por defecto en la factura no se discrimina cargos en cero, pero


es posible indicarle al sistema que incluya los valores en ceros
mediante un parmetro. Debemos cambiar el valor del
parmetro a S.

Restriccin de Facturacin Segn Fecha de Apertura de


Folio
Importante: puede restringirse la generacin de factura con
base en el nmero de das entre la apertura de folio y la fecha
actual. Existe un control en la ventana de facturacin para que
al crear una factura a un folio ya sea desde la ventana de
Check-out de Habitacin o Eventos, Actualizaciones en Folios
Cerrados o Facturacin de Remisin, primero verifique la
fecha de apertura de ese folio y compare si el tiempo que ha
trascurrido entre la fecha de apertura del folio con la fecha de
corte, supera el nmero mximo de das que se tiene
permitido facturar un folio desde su creacin.
En caso de haber superado dicho nmero el sistema emite un
mensaje indicndolo y proporcionando la posibilidad de
autorizar la facturacin:
Sistema de Administracin Hotelera

169

Zeus Recepcin

Si presionamos el botn Si, nos ser solicitada una


autorizacin. Una vez autorizado, el sistema nos permitir
generar la factura.

El parmetro que define el nmero de das, podemos


modificarlo desde la Definicin de Parmetros de Hotel, en
el mdulo Parmetros, men Procesos:

Agrupacin de Vouchers Vendidos y Anulados

Sistema de Administracin Hotelera

170

Zeus Recepcin

En su presentacin detallada el estado de cuenta puede tener


una presentacin especial para los cargos realizados por venta
o anulacin de vouchers adicionales.
Esta variacin depende del parmetro global Agrupar Ventas
de Voucher el cual define si se agrupan o no estos registros.
Al agruparlos el estado de cuenta seguir mostrando las
ventas pero acumuladas en lugar de hacerlo una a una. Para
conocer cmo cambiar los parmetros consulte el manual del
mdulo Parmetros, en el men Procesos/Definicin
Parmetros Hotel.

Mostrar Cambios de Moneda en la Factura


Los huspedes pueden realizar la cancelacin del saldo por
pagar en diferentes formas de pago y en diferentes monedas
segn lo consideren. Los pagos y abonos en otras monedas
generan en Zeus un proceso de conversin a moneda local
para luego ser abonados a la cuenta, es decir, en la cuenta
siempre se observa un pago en moneda local y no en la
moneda en que fue recibida.
Gracias a un parmetro es posible mostrar en la factura un
resumen que muestra los cambios de moneda que por abonos
o pagos se han realizado al husped, este resumen muestra el
valor recibido en la divisa original y el valor que el husped
recibi en moneda local.
Sistema de Administracin Hotelera

171

Zeus Recepcin

Para mostrar este resumen, debemos ubicar el parmetro


Resumen de Cambios de Monedas en la Facturacin en los
parmetros globales del sistema, el cual por defecto tiene el
valor N, y cambiarlo a S. Al realizar este cambio el sistema
mostrar un resumen similar al mostrado en la siguiente
imagen:

Para conocer cmo cambiar los parmetros consulte el manual


del
mdulo
Parmetros,
respecto
al
men
Procesos/Definicin Parmetros Hotel.

Nmero Mximo de Cargos para la Factura


La cantidad de cargos que puede realizarse a un folio no est
limitada, como tampoco lo est el nmero de registros que se
imprimen en la factura, de hecho este nmero vara segn la
presentacin. Por ejemplo una factura detallada muestra uno
a uno los cargos tal y como fueron registrados en el folio,
mientras que una condensada totaliza por cada cargo
registrado.
Sistema de Administracin Hotelera

172

Zeus Recepcin

La impresin de la factura puede tomar uno o varias hojas


segn el nmero de cargos registrados y la presentacin
seleccionada para su emisin. Esto aplica tanto para formatos
pre-impresos como para impresin en hojas en blanco. En
algunas legislaciones no se permite esta situacin, pues est
definido que una factura debe tener una nica hoja.
Zeus cuenta con un parmetro global (Ver Definicin de
Parmetros Hotel del mdulo Parmetros) que permite
establecer el nmero mximo de lneas que pueden
imprimirse en una factura. En el parmetro Mximo Nmero
de Cargos por Factura, ingresamos un valor mayor a cero
para establecer dicha restriccin en el sistema.
Luego de establecida esta restriccin el sistema har las
validaciones correspondientes antes de imprimir la factura, y
en caso de presentarse un nmero mayor al definido lo
notificar mediante un mensaje:

En este caso como ese folio al generar su factura en esa


presentacin se generan ms de 10 lneas de cargos el sistema
no lo permite.

Mostrar Nmero de Factura Generado

Sistema de Administracin Hotelera

173

Zeus Recepcin

El sistema de facturacin de folios puede mostrar el nmero


de la factura generada antes de imprimir el documento, de tal
forma que el sistema no imprimir hasta que el usuario no
presione el botn Aceptar.
El objetivo de esta funcionalidad es proveerles a los usuarios
con facturas pre-impresas una herramienta que les permita
verificar el nmero generado con el sistema y compararlo con
el siguiente nmero disponible en los formatos preimpresos.
Si el usuario puede hacer esta verificacin podr corroborar
que la numeracin preimpresa y el consecutivo llevado por el
sistema coinciden. En la misma medida si detecta diferencias
podr toma correctivos antes de enviar la impresin.
Para que el sistema muestre este mensaje debemos modificar
el parmetro global Mostrar Nmero Facturar Generar y
colocarle el valor S. Ver Definicin de Parmetros Hotel del
mdulo Parmetros)
La siguiente imagen muestra un ejemplo del mensaje
generado:

Resumen de Impuestos de la factura


En la parte inferior de los documentos de facturacin el
sistema puede imprimir un resumen de los impuestos
generados, tal como lo muestra la siguiente imagen:

Sistema de Administracin Hotelera

174

Zeus Recepcin

Este resumen relaciona movimientos de la factura generada y


se ve afectado por varios parmetros del sistema. Entre esos
parmetros encontramos los parmetros Globales definidos en
la opcin Definicin de parmetros Hotel del mdulo
Parmetros.
CARGOS QUE CUENTAN PARA CALCULAR LA RETENCIN:
Est parmetro garantiza que los cargos generados por
retenciones sean incluidos en el rubro Total Retencin del
resumen, su no son especificados se sumarn como Total
Cargos no Gravados.

DETERMINA SI SE CONSIDERA AL SERVICIO COMO


IMPUESTO: Zeus Hoteles puede manejar un segundo
impuesto conocido como servicio. Para que la factura
relacione este como tal debemos garantizar que este
parmetro tenga el valor S, de otra forma no generar el
resumen para el segundo impuesto.

Resumen de Desglose del Plan en la Factura


Los cargos registrados a las habitaciones incluyen
normalmente aquellos generados de forma automtica por la
aplicacin de cargos nocturna la cual se basa en el plan con el
cual se registr la habitacin.
Sistema de Administracin Hotelera

175

Zeus Recepcin

Una de las opciones del sistema incluye la posibilidad de


presentar la factura con los un resumen especial basado
especficamente en los cargos registrados a partir de la
generacin de cargos. Este resumen especifica los porcentajes
de impuestos y los valores no gravados del plan, as como
resumen de cargos fuera del plan. La siguiente imagen
muestra un ejemplo del resumen que se despliega en la parte
inferior de la factura:

Para que este resumen sea incluido el sistema cuenta con el


parmetro global Resumen de Desglose del Plan en la
Factura, el cual por defecto est en N (no) pero puede
cambiarse a S (si) para que el sistema muestre dicho resumen.
Para ms informacin respecto a los parmetros Globales
consulte la opcin Definicin de parmetros Hotel del
mdulo Parmetros.

Calculo de las Auto-Retenciones


Si se ha configurado el sistema para aplicar auto-retenciones,
ya sea por ser una empresa auto-retenedora de IVA o de otro
impuesto sobre la renta para equidad (en Colombia CREE),
justo en el momento de la facturacin dichos valores sern
calculados y registrados en el sistema; siempre y cuando la
persona/empresa/agencia que facture NO este exonerada de
esta auto-retencin.

Sistema de Administracin Hotelera

176

Zeus Recepcin

Se paga el saldo de la cuenta y al dar clic en el botn de


facturacin antes de generar dicha factura se generan
automticamente los cargos de la auto-retencin.
Los Cargos de auto-retenciones no se visualizan en la factura
del cliente ni en ninguna parte donde muestre informacin del
folio. Para consultarlas utilice el informe 4.40MOVIMIENTOS
ESPECIALES/INFORME DE AUTO-RETENCIONES

Importante: Si por algn motivo el sistema no puede aplicar


la auto-retencin, el sistema mostrara un mensaje al usuario
indicndole por qu no se aplic y continuara con su proceso
de Facturacin.

3.7.1.9 .
AJUSTE AL
IM
PU
ES
TO

El hecho que los cargos registrados en los folios se hagan en


la medida que el hotel presta sus servicios al husped, y que
estos se den durante varios das, puede causar algunas
diferencias, generalmente de Centavos al momento de la
facturacin en la seccin del resumen de los impuestos.
Esta situacin se da por los redondeos que se aplican para
cada cargo realizado, dado que en la medida que los cargos se
realizan el sistema calcula los impuestos y aplica redondeo a
los valores para que no tengan ms de 2 decimales.
Si durante su estada al husped se le carga diariamente un
valor por su desayuno, y revisamos cada valor por separado
Sistema de Administracin Hotelera

177

Zeus Recepcin

con seguridad encontraremos total concordancia entre el


valor del cargo realizado y el impuesto que se calcula. Sin
embargo si hacemos una suma de todos los valores de esos
desayunos y multiplicamos por el porcentaje del impuesto, el
valor resultante no necesariamente sera igual a la suma de
todos los impuestos previamente calculados si cada uno de
ellos fue previamente redondeado.
En vista de la posibilidad de que estas diferencias se
presenten, el sistema provee la posibilidad para que de forma
automtica se calcule el ajuste necesario para que al emitir la
factura el total del impuesto de todos los cargos sea igual al
resultado esperado luego de multiplicarlo por el porcentaje
correspondiente. Esta caracterstica se activa mediante el
parmetro global Ajuste Especial al Valor de Impuesto el
cual permite los siguientes valores:

Primer carcter: determina si se realiza ajuste especial


a la base de los impuestos de acuerdo al IVA calculado.
Posibles valores: S o N.

Segundo carcter: indica si avisa al usuario que se


realizar un ajuste a la base, si no avisa o si le
pregunta. Posibles valores (S/N/P).

Si se establece el valor del parmetro anterior en S para el


primer carcter, lo que implica que se aplicar el ajuste, ser
necesario indicar el cdigo del cargo que ser usado para
realizar dicho ajuste, para ello usamos otro parmetro global
Cargo de Ajuste al Valor de Impuesto. Si desea utilizar uno
de los cargos causados con el porcentaje de valor del impuesto
que se est ajustando, se debe dejar en cero.
Nota: El clculo del ajuste no incluye los Paidout generados
por devolucin
Sistema de Administracin Hotelera

178

Zeus Recepcin

Emisin del Estado de Cuenta


Siempre que emitamos el estado de cuenta, el sistema
detectar la configuracin de dichos parmetros y realizar la
simulacin de dicho ajuste, de tal forma que los valores salgan
cuadrados.
En el siguiente ejemplo se observa que Total Gravados
Servicio 8% es 22,407.41 y el SERVICIO con el ajuste
simulado que se hace es 1,792.59.

Para este caso el valor ajustado al servicio fue de -6.41. Lo


podemos verificar sacando el estado de cuenta detallado:

Sistema de Administracin Hotelera

179

Zeus Recepcin

Emisin de la Factura
Una vez definidos los parmetros para el ajuste, se puede
realizar el proceso de facturacin del folio y el sistema
realizara la verificacin para los ajustes.
Cuando registre el pago de la factura, el sistema aplicar el
ajuste. Si el parmetro indica que el sistema debe solicitar una
confirmacin recibir un mensaje solicitndola:

De acuerdo a la opcin realizada el sistema realizar el


proceso:

Si: Realiza el ajuste y realiza el pago

No: No realiza el ajuste, pero si realiza el pago.


Sistema de Administracin Hotelera

180

Zeus Recepcin

Cancelar: cancela todo el proceso de pago y tampoco


realiza el ajuste.

Finalmente al facturar el sistema emitir el formato con los


valores ajustados:

Importante: Esta configuracin no es aplicada por el sistema


si utiliza la presentacin Plan Global de la facturacin.

Sistema de Administracin Hotelera

181

Zeus Recepcin
3.7.1.10 .
REGISTRO
DE
PA
GO
S
DE
SD
E
FA
CT
UR
AC
I
N

Es posible registrar un pago cuando se est en la ventana de


facturacin, para ello debe hacer clic en el botn pagos de la
barra de herramientas de esta ventana, en ese momento se
desplegar una nueva ventana.

Para realizar un pago


1. En la ventana desplegada seleccione la cuenta a la que
har el abono usando el campo Clase.
2. Digite los datos del pago (moneda, forma de pago, valor
a pagar, etc.). Recuerde que cada forma de pago
solicita los datos que requiere.
En este punto el sistema puede cargar informacin de
forma automtica en varios casos:
o

Si hemos registrado en el check-in una forma de


pago, traer los datos de dicha forma de pago.
Sistema de Administracin Hotelera

182

Zeus Recepcin

Si seleccionamos Empresa cargar el cdigo de


la empresa indicada en el check-in o la asociada
al cliente.

Si seleccionamos Voucher cargar el cdigo de la


agencia definida en la reserva (de no ser Walkin).

3. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.


4. Confirme el pago.

Si el cambia el valor a pagar e ingresa uno mayor al salgo, el


sistema indicar que est pagando un mayor valor:

Al confirmar el pago el sistema preguntar si desea que se


calculen los vueltos (cambio):

Si responde Si el abono se har por el valor del saldo y el


sistema mostrar cual es el valor a devolver en la casilla
Vuelto:

Si la respuesta es No, el pago se registrar por el total y por


tanto el saldo de la cuenta quedar negativo (a favor del
husped):
Sistema de Administracin Hotelera

183

Zeus Recepcin

Datos para facturacin para pagos CXC


Si seleccionar la forma de pago cuenta por cobrar (CXC) a
empresa y seleccionar la cuenta Todas:

Una vez realice el pago y retorne a la ventana de facturacin,


podr verificar que el sistema de forma automtica asigna en
los datos para la factura los de la empresa para la que registro
el pago:

Para ms detalles sobre los procesos de pago, consulte


3.7CHECK-OUT/HUSPEDES y 3.8CHECK-OUT/ EVENTOS
VARIOS Y GRUPOS

Devolucin De Saldo A Favor Del Cliente

Sistema de Administracin Hotelera

184

Zeus Recepcin

Si el cliente tiene un saldo a favor, podr generar la


devolucin del dinero desde esta misma ventana

Para realizar la devolucin


1. Presione el botn Guardar.
2. El sistema solicita confirmacin de la generacin de un
Paidout, es decir, una devolucin de dinero, de acuerdo
a su respuesta la opciones son:
o

No: el sistema no registrar el pago

Si: el sistema generar de forma automtica una


devolucin en efectivo

Especificar: el sistema desplegar la ventana


Paidout por Devolucin. En este caso podr
seleccionar la forma en que har la devolucin,
para ms detalles consulte 5.4PAIDOUT POR
DEVOLUCIN

3. El sistema le solicita la confirmacin del pago.


Confrmela y el pago quedara registrado.

CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO DE CRDITO


Sistema de Administracin Hotelera

185

Zeus Recepcin

Es posible parametrizar el sistema para que verifique el cupo


que el cliente tiene en Zeus Contabilidad. En caso de hacer
un pago CXC y no tener cupo disponible, se informar y se
dar la opcin de autorizar el pago.
El sistema lanzar entonces la ventana de autorizaciones para
que esta sea ingresada, si sale de la ventana sin autorizar el
pago no ser registrado.

Para autorizar
1. Ingrese en el campo observacin una
justificacin sobre el motivo por el que se
autoriza
2. Ingrese en el campo formula, la frmula del da
registrada para el suceso de cupo de crdito
3. Ingrese su usuario y su contrasea
4. Presione el botn Guardar
Si todos los datos estn correctos el sistema registrar
el pago.

Sistema de Administracin Hotelera

186

Zeus Recepcin
3.7.1.11 .
A G R U PA C I
ON
DE
CO
NC
EP
TO
S
EN
FA
CT
UR
AC
I
N

Una de las presentaciones de la facturas se conoce como


Agrupada, la cual por definicin indica que muestra la
factura agrupada de acuerdo a los conceptos.
El uso de esta presentacin permite mostrar cargos con
descripciones personalizadas, ya sea de forma individual o
seleccionando ms de uno. Al agrupar conceptos podemos por
ejemplo lograr que todos los consumos del Restaurante, Room
Service y el Bar aparezcan en la factura bajo el nombre
Servicios de AyB.
Los conceptos de facturacin deben estar creados
previamente para poderlos usar desde esta opcin, para ello
debemos usar la opcin Conceptos de Facturacin del men
Parmetros/Facturacin del mdulo Zeus Parmetros
En la pestaa Agrupacin de Conceptos de la ventana de
facturacin podemos observar varias secciones:

Sistema de Administracin Hotelera

187

Zeus Recepcin

Figura 54 Conceptos de Facturacin

Una seccin de filtros (A), en la que podemos seleccionar un


rango de fechas o indicar un cargo, clase de cuenta,
naturaleza o tipo de cargo que ser mostrado en la cuadrcula
(B) inferior donde por defecto se detallan todos los cargos del
folio. Luego de seleccionar las opciones de filtrado debemos
presionar el botn Listar Cargos de esta misma seccin.
La siguiente seccin nos permite seleccionar el concepto (C)
que deseamos utilizar, para ello debemos usar la lista
desplegable
de
nombre
Concepto.
Siempre
que
seleccionemos un concepto el sistema por defecto colocar la
descripcin asociada a l en el cuadro de texto ubicado
debajo, dndonos la opcin de modificarlo segn nuestras
necesidades. Esto amplia considerablemente las opciones,
dado que finalmente podr personalizar el mensaje segn mi
necesidad, usando hasta 300 caracteres.
Finalmente encontramos una segunda cuadrcula (D) en la
que podemos observar los cargos que tenemos agrupados con
su nueva descripcin.
Para agrupar conceptos:
Sistema de Administracin Hotelera

188

Zeus Recepcin

3
2

1. Seleccionamos de la cuadrcula (B) los cargos que


deseamos agrupar
2. Seleccionamos el concepto que deseamos asociar al
grupo de cargo y si lo requerimos cambiamos la
descripcin asociada
3. Presionamos el botn Agrupar
4. Repetimos los pasos por cada grupo que deseemos
agrupar y presionamos el botn Guardar de la barra
de herramientas al terminar
En la cuadrcula de conceptos (D) podremos observar el
nuevo concepto; notaremos adems que en la cuadrcula
de los cargos (B) solo quedan los cargos por agrupar.

Si emitimos el estado de cuenta o la factura, la siguiente sera


la presentacin:

Sistema de Administracin Hotelera

189

Zeus Recepcin

Quitar grupos y mostrar detalles


Podemos quitar los conceptos agrupados en cualquier
momento, o mirar el detalle de cmo est conformado uno de
los grupos. Para ver los cargos dentro de los conceptos (1)
hacemos clic en el botn Listar Cargos Detallados y (2) para
volver a ver los conceptos en el botn Listar Cargos
Agrupados. Si queremos quitar un grupo debemos: (3)
seleccionar el concepto y (4) presionar el botn desagrupar:

1
3

Sistema de Administracin Hotelera

190

Zeus Recepcin
3.7.1.12 .
TRANSFER
EN
CI
A
EN
TR
E
CU
EN
TA
S

Desde la ventana de facturacin podemos acceder a la


pestaa de transferencia entre cuentas, la cual permite
transferir cargos entre las cuentas Maestra. Extra, Extra2,
Extra3 y Extra4.
Para ello el sistema despliega 5 cuadrculas -una por cada
cuenta- con sus respectivos cargos:

Figura 55 Transferencia Entre Cuentas desde Facturacin

Note que sobre cada cuadrcula se presenta el nombre de la


cuenta y frente a este nombre un grupo de botones que
representan cada una de las cuentas a las cuales podr hacer
Sistema de Administracin Hotelera

191

Zeus Recepcin

transferencia, por ejemplo para la cuenta maestra se


muestran los botones E, 2, 3 y 4, lo que indica que puede
transferir desde la maestra hacia las cuentas Extra, Extra2,
Extra3 y Extra4:

Igualmente para la extra muestra los botones M, 2, 3 y 4, lo


que indica que puede transferir desde la maestra hacia las
cuentas Maestra, Extra2, Extra3 y Extra4:

Junto a cada cargo encontrar una casilla de chequeo que le


permitir seleccionar aquellos cargos que desea transferir:

Podr seleccionar todos los cargos de una cuenta haciendo


clic en el ttulo de la columna que contiene las casillas de
chequeo:

Para hacer una Transferencia


Sistema de Administracin Hotelera

192

Zeus Recepcin

2
1

1. Seleccione los cargos que desea transferir en la


cuadrcula que corresponda.
2. Haga clic en el botn que represente a la cuenta que
desee transferir. En la imagen se muestra un ejemplo
con la cuenta maestra.
Repita estos pasos para cada una de las cargos que
desea afectar.
Note: que los saldos de cada cuenta se actualiza a
medida que se transfieren los cargos. El saldo de la
cuenta se muestra debajo de la cuadrcula que le
corresponde.
3. Presione el botn Guardar de la barra de herramientas.

Sistema de Administracin Hotelera

193

Zeus Recepcin
3.7.1.13 .
CHECKOUT
DE
HU
S
PE
DE
S

Puede realizar check-out de un acompaante o titular sin


hacer check-out a la habitacin, o bien hacer check-out a toda
la habitacin. En cualquier caso deben estar con saldo en
ceros las cuentas de los huspedes que desean hacer checkout.
Si es un titular al que le desea hacer check-out, quiere decir
que desea que salgan todas las personas de la habitacin, en
otras palabras, hacer check-out al titular equivale a hacer
check-out a toda la habitacin, por tanto todos los folios deben
estar en ceros y facturados si tuvieron cargos.
Si desea hacer check-out a un Subtitular debi previamente
pagar su saldo y generar la(s) factura(s) correspondiente(s) y
luego seguir los pasos que mencionamos ms adelante.
Si es un acompaante o adicional basta con seguir los pasos
descritos a continuacin.

Sistema de Administracin Hotelera

194

Zeus Recepcin

Para hacer Check-out a un husped


3

1
4

Figura 56 Check-out de un Husped

Despus de haber pagado y facturado el saldo, siga las


siguientes instrucciones. Si la habitacin no tuvo cargos,
puede hacer check-out sin hacer pagos ni factura.

1. Seleccione la pestaa Check-out


2. En la lista de huspedes Check-in, presione doble
clic sobre el husped que sale del hotel
3. Active la casilla Confirmar el Check-Out
4. Presione el botn
herramientas.

Grabar

de

Sistema de Administracin Hotelera

la

barra
195

de

Siempre que
se ingresa a
la ventana
Check out el
sistema
bloquea los
folios de la
habitacin.
Para
desbloquear
desactive la

Zeus Recepcin

5. Confirme el Check-out respondiendo Si a la pregunta


formulada
Si el husped seleccionado es un titular el sistema pedir una
reconfirmacin.

Una vez confirmado el check-out el (los) husped(es)


desaparece(n) de la lista de Huspedes Check-in.
El sistema puede enviar un correo electrnico personalizado a
todos los huspedes que hagan check-out, para detalles de
esta opcin consulte los anexos de este documento.

Elementos Prestados
Si la habitacin a la que intentamos hacer check-out tiene
elementos prestados, el sistema nos informar y nos dar la
opcin de devolverlos.
Inicialmente al ingresar el nmero de la habitacin:

Posteriormente al confirmar el check-out nuevamente el


sistema requerir que devolvamos los elementos prestados, si
a estos se les ha definido que deben ser devueltos durante el
Sistema de Administracin Hotelera

196

Zeus Recepcin

check-out. Solo hasta que devolvamos los elementos podremos


finalizar el proceso.
En el caso particular de los acompaantes, adicionales y
subtitulares, el sistema nos permitir hacer check-out sin
importar que haya elementos prestados. Para ms informacin
sobre
la
devolucin
de
elementos
consulte
3.38MOVIMIENTOS ESPECIALES / DEVOLUCIN DE
ELEMENTOS

Habitaciones Comunicadas
Despus que el usuario confirme que desea hacer el checkout, el sistema verifica si la habitacin registrada tiene alguna
de las habitaciones con las que comunican bloqueadas por
comunicacin, si es as se mostrara un mensaje al indicando
que para poder llevar a cabo el proceso, primero debe
desbloquear estas habitaciones. Y se le da la posibilidad de
hacerlo de forma automtica. Si no elimina los bloqueos, el
sistema no har check-out.

3.7.1.14 .
GENERACI
N
DE
RE
MI
SI
ON
ES

La parametrizacin de las empresas, clientes y agencias,


permite definir a partir de qu da, estas no reciben facturas.
Sistema de Administracin Hotelera

197

Zeus Recepcin

En el proceso de check-out el sistema evaluar este valor y


permitir entonces generar una remisin en lugar de una
factura; remisin que podr facturar posteriormente.
El sistema mantiene disponible el botn para remisionar, de
forma que puede realizar una remisin en cualquier momento
que lo requiera, sin embargo al ingresar la empresa, agencia
o cliente a quien desea hacer la cuenta por cobrar, se
verificar si es posible hacer la remisin.
5
1

2
3
4
6

Figura 57 Activacin del Botn de Remisiones

Cuando hace el proceso normal de pagos


1. Indique la habitacin que desea hacer Check-out
2. Seleccione la pestaa Pagos
3. Seleccione la forma de pago deseada
4. Indique el cdigo de la empresa, agencia o cliente a
quien desea hacer el pago
Sistema de Administracin Hotelera

198

Zeus Recepcin

5. Presione el botn Grabar


6. Confirme el pago
7. En este momento el sistema verificar si debe o no
genera factura. Una vez verificado que no se puede
generar factura el sistema informar sobre la necesidad
de generar Remisin.

Para generar una remisin


1. Presione el botn de Remisin de la barra de
herramientas.
En este momento el sistema mostrar la ventana para
generacin de remisiones, la cual es similar a la de
facturacin, solo que con varias restricciones.
1

Sistema de Administracin Hotelera

199

Zeus Recepcin

5
2
3

Figura 58 Impresin de la Remisiones

2. Seleccione la cuenta que desea remisionar. Solo estar


disponible Maestra, Extra y Todas (tambin conocida
como Ambas)
3. Especifique los datos para la remisin. Seleccione si va
a remisionar a una Agencia, Empresa o Particular e
indica el cdigo correspondiente.
4. Indique la presentacin, la forma de salida y las
caractersticas
5. Presione el botn para remisionar. El sistema generar
la remisin e generar el formato correspondiente
segn la forma de salida seleccionada. El siguiente es
un ejemplo de la presentacin por pantalla:

Sistema de Administracin Hotelera

200

Zeus Recepcin

3.7.1.15 .
IMPRIMIR
DO
CU
ME
NT
O
ES
PE
CI
AL

Antes de entrar en detalles sobre el proceso a seguir, es


importante tener en cuenta que el documento especial no
tiene un formato o uso especfico, su caracterstica consiste
precisamente en que cada hotel lo implementa de la forma
ms adecuada que considere, modificndolo segn sus
necesidades o requerimientos.
La emisin del documento especial solo requiere cargar la
habitacin en la ventana de check-out y presionar el botn
Imprimir Documento Especial, sin embargo para que el
Sistema de Administracin Hotelera

201

Zeus Recepcin

documento est listo, debe de tener en cuenta otra variable,


especficamente un parmetro de Hotel que lo activa.

Se recomienda coordinar con Zeus Tecnologa el proceso de


configuracin de esta opcin.

3.7.1.16 .
AJUSTES
ES
PE
CI
AL
ES

El proceso de Ajustes Especiales es una nueva funcionalidad


del sistema que permite realizar ciertos ajustes visuales a la
presentacin de documentos como el Estado Cuenta y
Factura, relacionados con el manejo de decimales y dems
montos que tengan que ser redondeados o ajustados. Su
objetivo principal es evitar la devolucin de facturas
originadas por la insatisfaccin del cliente o de su empresa
por la presentacin del documento soporte (Estado Cuenta,

Remisin, Factura u otro Documento de Facturacin como la


Boleta).

Sistema de Administracin Hotelera

202

Zeus Recepcin

En esta manual se explicaran entre otros los siguientes


procesos relacionados con los Ajustes Especiales: Ajustes
Manuales, Ajustes Automticos, Eliminacin de Ajustes, y
como Incluir Ajustes Especiales en los Estados de Cuentas,
Remisiones o Documentos de Facturacin como Factura y/o
Boleta y Listado de Ajustes Especiales.
Los ajustes se realizan desde la ventana de Facturacin sin
Los ajustes
importar desde donde sea invocada, bien sea en la ventana de especiales
solo tienen
Check Out de Huspedes, Check Out de Eventos Varios y efectos
Grupos, Cargos a Folios, Actualizacin en Folios Cerrados o visuales en
los
cualquier otra opcin desde donde sea posible acceder a la documentos
, no se
opcin de Facturacin.
reflejan en
los
movimiento

Posteriormente y estando en la Ventana de Facturacin, dar


clic en el Botn Ajustes Especiales, del cual se desplegar la
respectiva Ventana de Ajustes Especiales.

Sistema de Administracin Hotelera

203

Zeus Recepcin

2 5
1
3

Figura 59 Ajustes Especiales Manual

Para hacer un ajuste manual


A continuacin detallaremos los pasos a seguir para la
realizacin de un Ajuste Manual:
1. Seleccionar la Cuenta a Ajustar (Maestra, Extra,
Extra2, Extra3, Extra4 o Todas). Tenga en cuenta que
para poder visualizar dicho Ajuste, se deber realizar el
mismo en la cuenta seleccionada y as mismo realizar el
Pago y Generacin de Estado Cuenta, Remisin o
Documento de Facturacin respectivo.
2. Adicionar el Cargo con el que se desea realizar el
Ajuste.
3. Seleccionar los Cargos a Ajustar. Tenga en cuenta en
cuenta que el Botn Seleccionar Todos, permite
seleccionar todos los cargos de la lista de la cuenta
previamente seleccionada.

Sistema de Administracin Hotelera

204

Zeus Recepcin

4. Diligenciar los datos solicitados para realizar el Ajuste


(Valor del Cargo, IVA, %IVA, Servicio, %Servicio,
Naturaleza del Cargo y Observacin).
5. Grabar el Ajuste.

Para hacer un ajuste Automtico

Ahora detallaremos los pasos a seguir para la realizacin de


un Ajuste Automtico:
3
1

Figura 60 Ajustes Especiales Automtico

1. Seleccionar la Cuenta a Ajustar (Maestra, Extra,


Extra2, Extra3, Extra4 o Todas). Tenga en cuenta que
para poder visualizar dicho Ajuste, se deber realizar el
mismo en la cuenta seleccionada y as mismo realizar el
Sistema de Administracin Hotelera

205

Zeus Recepcin

Pago y Generacin de Estado Cuenta, Remisin o


Documento de Facturacin respectivo.
2. Seleccionar los Cargos a Ajustar. Tenga en cuenta en
cuenta que el Botn Seleccionar Todos, permite
seleccionar todos los cargos de la lista de la cuenta
previamente seleccionada.
3. Dar clic en el Botn Ajuste Automtico. En este paso el
sistema automticamente ingresar el ajuste por el valor
o los valores correspondientes y lo graba de manera
inmediata sin necesidad que el usuario intervenga en el
proceso.

Para borrar un ajuste


Si posteriormente decidimos que este ajuste ya no aplica
detallaremos los pasos a seguir para la eliminacin del mismo:
2

Sistema de Administracin Hotelera

206

Zeus Recepcin

1. Seleccionar el Ajuste a Eliminar. Se deber seleccionar


la lnea del ajuste con doble clic.
2. Dar clic en el Botn Eliminar. En este paso el sistema
automticamente borrara el ajuste, luego de la
respectiva confirmacin por parte del usuario.
3. Confirme el Borrado

Para incluir los ajustes especiales en la factura o el


estado de cuenta
La inclusin de los ajustes especiales es opcional, puede
definir si desea o no mostrarlos en los documentos, para
incluirlos debe seleccionar la casilla Incluir Ajustes Especiales,
de la ventana de facturacin..
El valor ajustado se mostrar con el cdigo del cargo
seleccionado y como contrapartida un registro con la
descripcin definida por el usuario en los parmetros
especiales, para nuestro ejemplo se muestra como Ajuste al
Peso

Sistema de Administracin Hotelera

207

Zeus Recepcin

Notas importantes:
1. Al momento de genera un Documento de Facturacin,
si el atributo de Incluir Ajustes Especiales se encuentra
Activo, el sistema en prximas oportunidades marcar
por defecto esta casilla cuando vaya a generar el mismo
Documento.
Sistema de Administracin Hotelera

208

Zeus Recepcin

2. Los Ajustes Especiales debern realizarse en


cantidades y/o valores mnimos de lo contrario el
sistema no permitir realizar dicho proceso e indicara
que el valor esta fuera del rango estipulado.

3.7.1.17 .
SALIDA
AN
TIC
I PA
DA

Es posible habilitar el sistema para que solicite un cdigo de


motivo cuando un husped sale del hotel antes de la fecha
anticipada. El objetivo es poder registrarlo y tener informacin
estadstica que permita analizar las razones por las cuales los
huspedes no cumplen toda la estada programada, y en qu
medida la organizacin es responsable de ello.
Paraqu esta funcionalidad est disponible se deben aplicar
los siguientes parmetros:
1. Desde la opcin Parmetro de Hotel en el men

Proceso del mdulo Parmetros, se debe modificar el


parmetro Manejo de Salida Anticipada el cual
permite los siguientes valores:

Sistema de Administracin Hotelera

209

Zeus Recepcin

a. N=No se informara ni se pedira el motivo de la


salida cuando esta sea anticipada
b. S=Se pedira el motivo de la salida cuando esta
sea
anticipada
y
es
obligatorio
el
diligenciamiento del motivo
c. Z=Solo mostrara un mensaje cuando un husped
est saliendo antes de la fecha de salida
estipulada. No hay que especificar el motivo.
2. Desde el mdulo Parmetros, se deben ingresar, en
men
Parmetros/Motivos/Motivos
de
Salida
Anticipada, los cdigos a utilizar durante el check-out.

Durante el check-out, especficamente despus de haber


confirmado la salida del husped, el sistema puede no emitir
mensaje alguno (valor por defecto N) o:
1. Emitir un mensaje que solo especifica que el husped
sale antes de lo presupuestado

Sistema de Administracin Hotelera

210

Zeus Recepcin

2. Emitir un mensaje y solicitar el ingreso del cdigo del


motivo de salida anticipada

0.
Al presionar el botn Especificar, el sistema solicitar el
cdigo:

Una vez haya ingresado los datos y presionado el botn


Guardar, el sistema continuar con el proceso de checkout. Si canela el ingreso del motivo, igualmente estar
cancelando el check-out.

En el men de consultas e informes de este mdulo,


podr encontrar un informe que detalla las salidas
anticipadas registradas con sus detalles.

Sistema de Administracin Hotelera

211

Zeus Recepcin
3.7.1.18 .
CAMBIO
A
LA
CO
NF
IG
UR
AC
I
N
ES
TA
ND
AR
DE
ME
NS
AJ
ES

Durante el proceso de check-out el sistema por defecto emite


una serie de mensajes y solicita confirmaciones de varios
procesos. La siguiente lista muestra los mensajes emitidos:

Est seguro que desea hacer check-out?

La habitacin tiene cajilla de seguridad asignada, desea


realizar el check-out de la cajilla

Este folio tiene cargos con elementos. Desea ver estos


cargos?

Si hace check-out al titular sale toda la habitacin,


desea hacer check-out a toda la habitacin.

Desea seguir consumiendo sus vouchers?

Se puede parametrizar el sistema para que estos mensajes


sean omitidos y se asuma por defecto SI en la respuesta, para
ello se debe modificar un parmetro de Hotel, el cual est
compuesto por varios caracteres, cada uno de los cuales est
relacionado con uno de estos mensajes.

Sistema de Administracin Hotelera

212

Zeus Recepcin

Para ms detalles sobre como modificar estos parmetros,


consulte el mdulo Parmetros de Zeus Hotel.

3.7.1.19 .
APLICACI
N
DE
DE
P
SIT
OS
NO
AP
LIC
AD
OS

Una de las validaciones que hace el sistema al ingresar a la


ventana de check-out e ingresar una habitacin que llego con
una reservacin, es si existen depsitos realizados a la reserva
asociada que no han sido aplicados, en dicho caso el sistema
nos dar la opcin de aplicar el depsito.
Si respondemos afirmativamente la pregunta para aplicar el
depsito, el sistema nos mostrar la ventana de aplicacin de
depsitos a folios, con el nmero de la reserva y el folio
asignado:

Sistema de Administracin Hotelera

213

Zeus Recepcin

El proceso de aplicacin solo requerir presionar el botn


Guardar, pero segn la necesidad podremos decidir si
aplicamos o no todos los depsitos, en cuyo caso podremos
colocar o quitar la seleccin segn corresponda.
Para ms detalles de la ventana Aplicacin de Depsitos a
Folios consulte el manual del mdulo Reservas.
Al salir de la ventana y refrescar la informacin, el sistema
mostrar el nuevo saldo resultante luego de aplicar los
depsitos.

3.8 . CHECK-OUT/ EVENTOS VARIOS Y GRUPOS


Al igual que las habitaciones, a los Eventos Varios y a los
Grupos se les debe hacer Check-out para cerrar el folio
asociado. Este proceso es similar al Check-out de
habitaciones.

Sistema de Administracin Hotelera

214

Zeus Recepcin

6
1

2
5

3
4

Figura 61 Check-out de Eventos Varios y Grupos

El primer paso consiste en hacer el pago, sin embargo antes


de entrar en detalles sobre el proceso de pagos, es necesario
que conozcamos la informacin solicitada en esta pestaa.

FOLIO: nmero de folio seleccionado actualmente para hacer


el pago
PAGAR CUENTA: recordemos que un folio tiene por defecto 2
cuentas disponibles y hasta 5 en un proceso adicional de
transferencias. Esta opcin permite seleccionar entre las 2
cuentas bsicas del sistema (Maestra y Extra). Haciendo
pagos separados de las cuentas podr emitir ms de una
factura del folio, si selecciona Ambas, solo podr emitir una
sola factura por todo el folio.
Sistema de Administracin Hotelera

215

Zeus Recepcin

SALDO EN PESOS Y EN DOLARES: muestran los valores a


pagar de la cuenta seleccionada o de todo el folio si selecciona
Ambas.
BLOQUEADO. Indica que si el folio est o no bloqueado para
registro de consumos. Por defecto el sistema bloquear el folio
de la habitacin una vez se ingrese a la ventana de Check-out,
para evitar consumos mientras se est en este proceso.
FORMA DE PAGO: muestra las formas de pagos disponibles
en el sistema, deber seleccionar una de las formas de pago
disponible para hacer el pago.
VALOR: por defecto el sistema muestra el saldo total del folio;
podr digitar el valor que quiera cancelar si desea hacer
pagos con mltiples formas de pago.
DATOS SEGN LA FORMA DE PAGO: son variables segn la
forma de pago, detallemos cada caso:

Tarjeta

CLASE DE TARJETA: la tarjetas creadas por el usuario,


seleccione la correspondiente

TARJETA: nmero de la tarjeta que est ingresando. Si


en el maestro se defini un prefijo, debe ingresar los
primeros nmero iguales a los indicados en el maestro,
de lo contrario se emitir un mensaje de error al
guardar.

Sistema de Administracin Hotelera

216

Zeus Recepcin

AUTORIZACIN: nmero de autorizacin asignado a la


transaccin

VENCIMIENTO: fecha en que vence la tarjeta

VOUCHER #: nmero de voucher o documento


respaldo

Cheque

BANCO: mximo 3 caracteres correspondiente al


cdigo del banco al que pertenece el cheque

PLAZA: hasta 3 caracteres correspondientes al cdigo


de la ciudad a la que pertenece el cheque

CUENTA CORRIENTE: nmero de cuenta corriente del


cheque

CHEQUE: nmero del cheque

Efectivo
En este caso el sistema no solicita informacin adicional
Pagos CXC
El registro de pagos por cobrar implica que una agencia,
empresa o particular tiene crdito habilitado.

Voucher

AGENCIA: cdigo de la agencia a la cual se le har la


cuenta por cobrar.

#VOUCHER: nmero de
relacionado con este pago

voucher

Sistema de Administracin Hotelera

de

la
217

agencia

Zeus Recepcin

Empresa
Solo debe indicar el cdigo de la empresa a la que desea

hacer la cuenta por cobrar


Particular
Nmero y tipo de identificacin del cliente al que desea
hacer la Cuenta por cobrar
Socio
Nmero de accin y socio (secuencia)
Su comportamiento finalmente es igual al de la forma de
pago Particular.
La forma de pago Socios tiene algunos procesos
adicionales,
para
ms
detalles
consulte
3.7.1.4PARTICULARIDADES DE LOS PAGOS A SOCIO

Para los pagos CXC existe la posibilidad de indica una


restriccin al usuario, en dicho caso el sistema muestra un
mensaje indicando la restriccin.

Sistema de Administracin Hotelera

218

La forma de
Pago SOCIO,
solo est
disponible
cuando existe
una interfaz
activa y
configurada
con Zeus

Zeus Recepcin

MONEDA: indique el cdigo de la moneda que est


recibiendo, el sistema tomar el valor y lo multiplicar por la
tasa de cambio del da, para hacer finalmente un abono a la
cuenta en moneda local.
IVA A REPORTAR. Es el valor proporcional del impuesto con
respecto al pago que est realizando, si el valor es diferente,
haga clic sobre este texto para que pueda digitar un valor
diferente

Para registrar un pago


1. Digite el Folio del Grupo o Evento Vario.
2. Seleccione la pestaa Pagos.
3. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma
en que el husped hace el abono.
4. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el
sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en
efectivo). Especifquelos.
5. En el campo Valor digite el valor del pago
6. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.

3.8.1 .

DEVOLUCIN DE SALDO A FAVOR DEL CLIENTE

Si el cliente tiene un saldo a favor, podr generar la


devolucin del dinero desde esta misma ventana
Sistema de Administracin Hotelera

219

Si el saldo del
folio es a
favor del
cliente
seleccione la
forma de
pago efectivo.
EN este caso
el sistema
genera un

Zeus Recepcin

Para realizar la devolucin


1. Digite el Folio del Grupo o Evento Vario.
2. Seleccione la pestaa Pagos.
3. Presione el botn Guardar.
4. El sistema solicita confirmacin de la generacin de un
Paidout, es decir, una devolucin de dinero, de acuerdo
a su respuesta la opciones son:
o

No: el sistema no registrar el pago

Si: el sistema generar de forma automtica una


devolucin en efectivo

Especificar: el sistema desplegar la ventana


Paidout por Devolucin. En este caso podr
seleccionar la forma en que har la devolucin,
para ms detalles consulte 5.4PAIDOUT POR
DEVOLUCIN

5. El sistema le solicita la confirmacin del pago.


Confrmela y el pago quedara registrado.

Sistema de Administracin Hotelera

220

Zeus Recepcin
3.8.2 .

CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO


DE CRDITO

Es posible parametrizar el sistema para que verifique el cupo


que el cliente tiene en Zeus Contabilidad. En caso de hacer
un pago CXC y no tener cupo disponible, se informar y se
dar la opcin de autorizar el pago.
El sistema lanzar entonces la ventana de autorizaciones para
que esta sea ingresada, si sale de la ventana sin autorizar el
pago no ser registrado.

Para autorizar
1. Ingrese en el campo observacin una
justificacin sobre el motivo por el que se
autoriza
2. Ingrese en el campo formula, la frmula del da
registrada para el suceso de cupo de crdito
3. Ingrese su usuario y su contrasea
4. Presione el botn Guardar
Si todos los datos estn correctos el sistema registrar
el pago.

Sistema de Administracin Hotelera

221

Zeus Recepcin
3.8.3 .

PARA HACER EL CHECK OUT AL FOLIO

Una vez realizado el pago necesario para dejar el folio en cero,


debe generar la factura, para detalles de cmo se genera la
factura, consulte la seccin 3.7.1.8EMISIN DE LA
FACTURA. Para detalles de cmo generar un estado de
cuenta, consulte la seccin 3.7.1.7ESTADO DE CUENTA
Luego de realizado el pago y la factura, podr realizar el
check-out del folio.

3
Siempre que
se ingresa a
la ventana
Check out el
sistema
bloquea los
folios. Para
desbloquear
desactive la
casilla
Bloqueado de

Figura 62 Pestaa CheckOut

1. Indique el Folio del evento o Grupo.


2. Seleccione la pestaa Check-out.
3. Active la casilla Confirmar el Checkout.

4. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.


5. Confirme el Check-out

Sistema de Administracin Hotelera

222

Zeus Recepcin

3.9 . CHECK-OUT/ CAMBIO DE FOLIO MAESTRO

El folio maestro de una habitacin es aquel donde el sistema


carga por defecto todos los servicios registrados como parte
del plan de la habitacin. En la mayora de las oportunidades
el folio maestro es el mismo folio del titular, sin embargo esto
puede cambiar si el usuario lo indica en el momento del
Check-in y por defecto el sistema cuando registra una
habitacin de un grupo coloca como folio maestro de la
habitacin el folio del grupo.
Esta opcin brinda la posibilidad de cambiar el folio maestro
de cualquier habitacin registrada para que sea cambiado por
otro folio que puede ser de un grupo o de una habitacin
diferente. A partir del cambio la aplicacin nocturna de cargos
realizada como parte del cierre tomar el nuevo folio y
cargar all los cargos generados.
Esta opcin le permite retornar al estado inicial de la
habitacin, es decir, puede colocar el folio maestro igual al
folio del titular si previamente cambi el folio maestro por uno
diferente.

Sistema de Administracin Hotelera

223

Zeus Recepcin

3
2

Figura 63 Cambio de Folio Maestro

Para cambiar el folio maestro


1. Indique el nmero de la habitacin
2. Ingrese el nuevo folio maestro para la habitacin
3. Presione el botn Guardar

3.10 .

CHECK-OUT/ CHECK-OUT MASIVO

El proceso normal de check-out requiere ingresar una a una a


las habitaciones y seguir una serie de pasos especficos que
pudimos observar en los ttulos anteriores.
En ciertas situaciones es posible evitar el ingreso de cada
habitacin y ejecutar un proceso en bloque para sacar varias
habitaciones con un solo procedimiento, para que eso pueda
darse se requiere que el saldo de la habitacin este en ceros.

Sistema de Administracin Hotelera

224

Zeus Recepcin

2 5
3

4
Figura 64 Check-out Masivo de Habitaciones

Esta nueva ventana consta principalmente de una seccin


de filtros (1) y una lista de las habitaciones disponibles para
hacer check out (3). Los pasos a seguir para usar esta
nueva ventana son:
1. Indicar los filtros deseados para listar las
habitaciones deseadas. Los posibles filtros que ofrece
la ventana son:
Registro: Si se indica, se mostrarn todas las
habitaciones bajo ese nmero de Registro que
estn en la lista.
Reserva: Si se indica, se mostrarn todas las
habitaciones bajo ese nmero de Reserva que
estn en la lista.
Grupo: Si se indica, se mostrarn todas las
habitaciones bajo ese cdigo de Grupo que
estn en la lista.
Habitacin: Si se indica, se mostrarn todas
las habitaciones que estn en la lista y que
cumplan con la condicin de filtro de ese
cdigo de Habitacin. Este filtro funciona de
manera similar al la ventana de ayuda, por
ejemplo si se digita 01, el sistema listar las
habitaciones cuyo cdigo inicien con 01 y si
se digita %01, el sistema listar las
habitaciones cuyo cdigo contenga los
caracteres 01. Este campo de filtro puede
Sistema de Administracin Hotelera

225

Zeus Recepcin

2.

3.
4.

5.

usarse en combinacin con los dems, es decir,


se puede indicar uno de los 3 filtros anteriores
y adicionalmente este, por ejemplo si se indica
en el campo de filtro Registro el cdigo
000005 y e el campo de filtro Habitacin
01%, el sistema listar todas las habitaciones
del Registro 000005 cuyo cdigo de
Habitacin inicie con 01.
Con Salida Hoy: Si se indica, se mostrarn
todas las habitaciones que estn en la lista,
cuya Fecha de Salida coincida con el da
actual.
Luego de indicar los filtros deseados, dar clic en el
botn Consultar, el cual consultar la informacin
que cumpla con las condiciones de filtros
establecidas y listar las habitaciones en la
cuadrcula.
Una vez listadas las habitaciones, se procede a
seleccionar las habitaciones deseadas marcando la
casilla de verificacin.
Indicar si se desea imprimir las facturas generadas
de cada una de las habitaciones, en caso que alguna
habitacin genere factura. Si no se marca, se enviar
la orden de impresin de cada una de las facturas
generadas.
Dar clic en el botn Guardar, el cual iniciar el
proceso de cada una de las habitaciones
seleccionadas, validando si se les debe y si les puede
generar o no Factura y si se les puede hacer o no
Check Out.

Al finalizar el sistema emitir un mensaje indicando que


el proceso ha finalizado y si alguna habitacin no pudo
ser procesada, ser informado tambin por medio de un
mensaje.

Sistema de Administracin Hotelera

226

Zeus Recepcin

3.11 .
BLOQUEO/DESBLOQUEO HABS.
ADMINISTRATIVAS

Esta opcin de men permite bloquear o desbloquear en un


rango de fechas, habitaciones del hotel para propsitos
administrativos.
El proceso de bloqueo administrativo se usa tambin para
sacar una habitacin de servicio, dado que el sistema no la
cuenta como disponible. Esto sumado a desactivacin de la
habitacin deja la habitacin fuera de servicio.
Los Bloqueos administrativos por habitaciones comunicadas
tambin son desplegados en esta ventana y se marcan en la
columna Com con la letra S.
Nota: Es importante aclarar que un usuario nunca podr
generar desde esta ventana un bloqueo administrativo con la
marca de habitacin comunicada, esto solo lo podr generar
desde la ventana de Reserva, Registro, Intercambio de
Habitacin Actualizacin de estada.

Sistema de Administracin Hotelera

227

Zeus Recepcin

3
1

Figura 65 Bloqueo y Desbloqueo Administrativo de Habitaciones

Para realizar el bloqueo


1. Indique el nmero de la habitacin a bloquear o utilice
la ayuda o el plano para ubicarla.
2. Especifique el rango de fecha del bloqueo y la
observacin que considere adecuada
3. Presione el botn
herramientas.

Bloquear

de

la

barra

de

Una vez bloqueada la habitacin aparecer en el plano del


hotel marcada con un color azul claro durante los das que
permanezca bloqueada la habitacin.
Cuando ingresa el nmero de una habitacin y presiona la
tecla tabulador, el sistema muestra automticamente en la
cuadrcula todos los bloqueos vigentes que la habitacin
tenga.
Sistema de Administracin Hotelera

228

Zeus Recepcin

3
1

Figura 66 Desbloquear una habitacin con bloqueo administrativo

Para Quitar el bloqueo


1. Indique el nmero de la habitacin a bloquear
2. Seleccione en la cuadrcula marcando la casilla en la
primera columna, el bloqueo que desea quitar.
3. Presione el botn
herramientas.

Desbloquear

de

la

barra

de

El sistema desaparecer de la lista el registro seleccionado,


indicando con ellos que ya no est vigente dicho bloqueo.

Sistema de Administracin Hotelera

229

Zeus Recepcin

3.12 .

BLOQUEO/ DESBLOQUEOS DE FOLIOS

Cuando se ingresa a la ventana de check-out y se indica una


habitacin, el sistema de forma automtica coloca un bloqueo
al folio para evitar cargos mientras se emite la cuenta,
normalmente el sistema quita el bloqueo al salir. Esta opcin
permite quitar el bloqueo del folio de una habitacin
especfica en caso de que haya quedado bloqueado. De igual
forma permite realizar el bloqueo de un folio si es requerido,
no debemos olvidar que la ventana de check-out quitar de
forma automtica el bloqueo.

Figura 67 Bloqueo y Desbloqueo de Folios

Para bloquear un folio


1. Indique el nmero de la habitacin y/o el folio segn
sea necesario.
Sistema de Administracin Hotelera

230

Zeus Recepcin

2. Si ha indicado una habitacin desocupada, el sistema le


solicitar que seleccione el folio que desea bloquear.
Para ello deber localizarlo en la lista desplegada y
presionar Enter una vez lo localice
3. Presione el botn Guardar de la barra de herramientas.
4. Confirme el bloqueo
Cuando un folio se encuentra bloqueado se muestra un
indicador a la derecha del folio.
Indicad
or de
Folio
Bloquea
do

Para desbloquear un folio


Siga los mismos pasos del proceso de bloqueo, solo notar que
en el paso 4 la pregunta cambia y el sistema da la opcin de
desbloquear o cancelar la orden. Para desbloquear presione el
botn Desbloquear

3.13 .

SUSPENSIN/ ACTIVACIN DE FOLIOS

Un folio suspendido puede asignrsele diferente niveles de


suspensin segn la necesidad, podra por ejemplo no permitir
ningn tipo de transaccin a nivel de cargos o aceptar
Sistema de Administracin Hotelera

231

Zeus Recepcin

especifica o genricamente algunas, su estado solo puede ser


cambiado desde la esta opcin y sus efectos aplican para
todos los mdulos que generan cargos a folios.
El tipo de suspensin por defecto es la suspensin total, la
cual no permite registrar ningn tipo de cargo a un folio, de
hecho si un folio est suspendido y el sistema necesita aplicar
cargos a este, se generar una inconsistencia. Los otros tipos
de suspensiones son:
PARCIAL ACEPTANDO GENERACIN DE CARGOS. Son folios
que aceptan cargo alguno, excepto los cargos generados por
el proceso de aplicacin automtica de cargos generados.
PARCIAL ACEPTANDO EXCEPCIONES. Permite aplicar solo
aquellos cargos que hayan sido definidos especficamente
como excepciones y no deja aplicar cargos de la generacin de
cargos.
PARCIAL ACEPTANDO GENERACIN Y EXCEPCIONES. Es
una combinacin de los dos anteriores, permiten registrar
cargos del el proceso de aplicacin automtica de cargos
generados y aquellos que hayan sido definido como
excepciones.

Sistema de Administracin Hotelera

232

Zeus Recepcin

2
4
1

5
3

Figura 68 Suspensin/Activacin de un folio

Para Suspender un folio


1. Indique el nmero de la habitacin y/o el folio segn
sea necesario.
2. Si ha indicado una habitacin desocupada, el sistema le
solicitar que seleccione el folio check-out que desea
suspender. Para ello deber localizarlo en la lista
desplegada y presionar Enter una vez lo localice
3. Especifique el tipo de suspensin requerido
4. Presione el botn Guardar de la barra de herramientas.
5. Confirme la suspensin
Cuando un folio se encuentra suspendido se muestra un
indicador a la derecha del folio.
Sistema de Administracin Hotelera

233

Zeus Recepcin
Indicado
r de Folio
Suspendi
do

Para Activar un folio


Siga los pasos 1,2 y 4 del proceso de Suspensin, notar que
en el paso 4 la pregunta cambia y el sistema da la opcin de
activar o cancelar la orden. Para activar presione el botn
Activar

Definicin de excepciones
Las excepciones cobijan cargos con condiciones especiales
que estn prestablecidos en el sistema, podr seleccionar cul
de estos cargos son permitidos a pesar de existir una
suspensin. Los cargos disponibles son:
o
o
o
o

Reportados desde Zeus POS Touch


Reportados desde Zeus Telfono
Pagos reportados desde Check-out
Cargos de Paidout

Sistema de Administracin Hotelera

234

Zeus Recepcin

2
1

Para registrar una excepcin


1. Digite el cdigo de la excepcin o utilice el botn ayuda
para ubicarla
2. presione el botn Guardar. Notar que la excepcin se
agrega a la cuadrcula.
Puede borrar una excepcin registrada presionando doble clic
en la cuadrcula sobre la excepcin y presionando el botn
Eliminar

3.14 .

DESMARCAR FOLIOS EXTERNOS

Uno de los modelos de colaboracin en los que puede trabajar


el sistema hotelero de Zeus, es con puntos de ventas externos.
En este modelo existe una empresa que usa Zeus POS para
administrar su operacin normal, con la posibilidad de que los
huspedes de mi hotel puedan consumir y que sus consumos
sean cargados a su cuenta.
Sistema de Administracin Hotelera

235

Zeus Recepcin

Un ejemplo puede ser un restaurante, que no sea del hotel


pero que tiene convenio con este, que posiblemente est
ubicado fsicamente en otro lugar y que tiene una operacin
totalmente independiente al hotel incluida su propio sistema
de registro de consumos, el cual necesariamente para este
caso tendr que ser Zeus. Un husped del hotel podr llegar a
este restaurante, hacer consumos y pedir que su cuenta sea
cargada a su habitacin.
Cada que una cuenta es abierta en ese punto remoto, se
realiza una notificacin al folio del Hotel, que deja una marca
que indica que hay cuentas remotas abiertas. El objetivo de
este proceso es evitar que el husped pueda hacer check-out
sin haber cancelado la cuenta remota. De la misma forma
cuando la cuenta es cerrada la marca se quita.
Si bajo alguna circunstancia la conexin entre el restaurante y
el hotel falla, es necesario contar con una contingencia que
nos permita quitar dicha marca y poder realizar el proceso de
check-out basados en una confirmacin fsica de las cuentas,
esta opcin nos permite ver las cuentas que se encuentran
abiertas para un folio indicado y quitar dicha marca si se llega
a requerir.

Sistema de Administracin Hotelera

236

Zeus Recepcin

Figura 69 Desmarcar Folios Externos

Para quitar la marca de una cuenta realizada a un folio


debemos empezar por ingresar el nmero de folio y presionar
la tecla Tabulador. El sistema mostrar las cuentas
relacionadas en la cuadrcula Cuentas Abiertas en POS.
Ahora debemos marcar la casilla junto a la cuenta y presionar
el botn Desmarcar de la barra de herramientas. En este
punto el sistema solicitar autorizacin para poder realizar el
proceso:

Para autorizar
1. Ingrese en el campo observacin una
justificacin sobre el motivo por el que se
autoriza

Sistema de Administracin Hotelera

237

Zeus Recepcin

2. Ingrese en el campo formula, la frmula del da


registrada para el suceso de cupo de crdito
3. Ingrese su usuario y su contrasea
4. Presione el botn Guardar
Si todos los datos estn correctos el sistema quitar la marca.

3.15 .

CARGOS A FOLIOS

Mediante la opcin de cargo a folios es posible registrar o


borrar los consumos realizados por un husped as como
tambin hacer consulta de estos o emitir un estado de cuenta
del folio. Esta opcin solo aplica a folios Check-in, para folios
Check-out utilice la opcin Actualizacin de Folios Cerrados.
2
1

3
4

Figura 70 Cargos a Folios Check in

Sistema de Administracin Hotelera

238

Zeus Recepcin
3.15.1 .

PARA INGRESAR UN NUEVO CARGO

1. Indique el nmero de la habitacin o del folio.


a. Es posible que la habitacin tenga ms de un
folio asociado, en dicho caso el sistema mostrar
una lista de los folios junto al nmero de
habitacin, debemos por tanto seleccionar cul
de los folios deseamos afectar.
2. Presione el botn Adicionar.
3. Ingrese los datos del cargo que est realizando:
a. CDIGO CARGO. digite el cargo o bien utilice el
botn ayuda para buscar el cdigo.
b. COMANDA. Ingrese el nmero de la comanda o
documento relacionado (opcional)
c. TIPO. Solo es solicitado
parametriz como cargo
Seleccione el tipo adecuado

si el cargo se
de alimentacin.

d. MONEDA. En caso que desea digitar el valor en


dlares para que el sistema realice la conversin
a la moneda local, seleccione el botn Dlares
e. VALOR. Indique el costo del cargo, puede digitar
el valor incluyendo o no impuesto, depende de la
forma como haya parametrizado el cargo. Si al
definir el cargo indic el valor, este campo
aparecer
diligenciado
con
el
valor
parametrizado.
f.

D/C. Naturaleza del cargo, por defecto el sistema


muestra la naturaleza definida al cargo en los
parmetros. Si cambia la naturaleza el sistema le
solicitar una autorizacin, observaremos ms
adelante como autorizar.
Sistema de Administracin Hotelera

239

Zeus Recepcin

g. CUENTA. Seleccione si el cargo ser realizado


en la cuenta maestra o extra del folio.
h. CANT. Este campo habilita la posibilidad de
manejar cantidades para los cargos. Provee una
lista de valores para seleccionar, por defecto
aparece marcada la opcin Cantidad libre
que es un valor fijo. Los otros valores son
variables propias del sistema que ayudan al
calcular la cantidad, en estos casos el usuario no
indica la cantidad, en su lugar el sistema la
calcula. El total a cargar ser el resultado de la
multiplicacin del valor por la cantidad:
i. Cantidad Libre:
cantidad a cargar

el usuario indica la

ii. Nmero de adultos en casa: indica que la


cantidad a cargar depende del nmero de
Adultos que estn en casa (Check-in).
iii. Nmero de nios en casa: indica que la
cantidad a cargar depende del nmero de
Nios que estn en casa (Check-in).
iv. Nmero de adultos + nios en casa:
indica que la cantidad a cargar depende
del nmero de Adultos + Nios que estn
en casa (Check-in).
v. Nmero de adicionales en casa: indica
que la cantidad a cargar depende del
nmero de Adicionales que estn en casa
(Check-in).
vi. Capacidad de personas del tipo de
habitacin: indica que la cantidad a cargar
Sistema de Administracin Hotelera

240

Zeus Recepcin

depende de la Capacidad Total De Persona


que tiene el tipo de habitacin indicada.
vii. Faltantes para la Capacidad del tipo de
habitacin: indica que la cantidad a cargar
depende del Faltante, es decir nmero de
personas que haga falta para completar la
capacidad total de persona que tiene el
tipo de habitacin.
i.

OBSERVACIONES. Si lo considera necesario,


podr hacer anotaciones o aclaraciones al sobre
el cargo que realiza

4. Presione el botn Grabar.


Para consultar los cargos realizados al folio presione el botn
Lista de Cargos de la barra de herramientas.

Restricciones Al Registro De Cargos


Si el plan asociado al folio est definido como un plan HouseUse o Complimentary, la ventana de cargos a folios no
permitir hacer cargos marcados como cargos de alojamiento.

3.15.2 .

1.

PARA BORRAR UN CARGO

Presione el botn Lista de cargos

Sistema de Administracin Hotelera

241

Zeus Recepcin

2. Haga clic sobre la lnea del cargo que desea borrar


3. Presione el botn Borrar
4. En el rea inferior de la pantalla se pide la
autorizacin para el borrado. Digite los datos para
cada campo:
a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.

Las formulas
de
autorizacin
se crean en el
mdulo
PARMETRO
S de ZEUS

b. Clave: contrasea del usuario.


c. Formula: nmero de autorizacin del da.
d. Observaciones:
comentarios.

motivo

del

borrado

5. Al terminar de digitar la observacin y presionar la


tecla TAB ZEUS le pedir la confirmacin del borrado,
al confirmar, el cargo desaparece del listado.
3

Figura 71 Lista de Cargos

Sistema de Administracin Hotelera

242

Zeus Recepcin

5
Figura 72 Autorizacin del borrado

Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el


mismo da en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo
de das anteriores tendr que realizar el mismo cargo con
igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el da 19
de Julio realizamos un cargo de Telfono por $ 10.000.oo,
Debito a la cuenta Maestra y el da siguiente lo queremos
borrar, debemos realizar el mismo cargo de Telfono por $
10.000.oo, pero con naturaleza Crdito a la cuenta
Maestra. Si no realiza este procedimiento no podr borrar el
cargo.

Para realizar un cargo de naturaleza contraria


Realizar un cargo de naturaleza contraria usando los
siguientes pasos garantiza que el sistema tomar exactamente
los valores del cargo original respetando tanto impuestos
como valor. Hacer un cargo de naturaleza contraria usando el
botn nuevo implica que debemos ingresar el valor y el
sistema calcular nuevamente los impuestos.

Sistema de Administracin Hotelera

243

Zeus Recepcin

Figura 73 Cargo de naturaleza contraria

5
4

1. Presione el botn Lista de cargos


2. Haga clic sobre la lnea del cargo al que desea hacer el
cargo contrario
3. Presione el botn Cargo Naturaleza Contraria
4. En el rea inferior de la pantalla se pide la autorizacin
para el cargo. Digite los datos para cada campo:
a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.
Sistema de Administracin Hotelera

244

Zeus Recepcin

b. Clave: contrasea del usuario.


c. Formula: nmero de autorizacin del da.
d. Observaciones:
comentarios.

motivo

del

borrado

5. Presione el botn Grabar

Importante: para efectos de clculo de impuestos cuando


borramos un cargo o hacemos un cargo de naturaleza
contraria, el sistema realiza la transaccin basado en el cargo
que estoy afectando y no en la configuracin actual del cargo
en el Maestro de Cargos.

3.15.3 .

PARA IMPRIMIR UN SOPORTE DE UN CARGO

Cada cargo realizado en el sistema tiene un nmero nico que


lo diferencia de los dems, y desde luego la informacin
asociado como el valor, los impuestos generados, la comanda y
las observaciones realizadas. El sistema permite imprimir un
documento de cada cargo con esta informacin.

Sistema de Administracin Hotelera

245

Zeus Recepcin

Figura 74 Impresin de un documento de Soporte

3.15.4 .

PARA CONSULTAR LOS CARGOS SIN IMPORTAR SU


ESTADO

Normalmente acostumbramos a ver en el folio todos aquellos


cargos que en estos momentos estn afectando la cuenta del
husped. La lista de estos cargos la podemos ver usando el
botn Lista de Cargos o el de Estado de Cuenta. Otros
cargos que en algn momento pudimos observar pero que
posteriormente borramos o transferimos a otros folios no se
pueden observar bajo condiciones normales, sin embargo
debemos tener en cuenta que Zeus Hoteles nunca elimina
realmente los cargos cuando se borran o transfieren, solo
cambia su estado.
Gracias a este manejo de estados podemos siempre ver,
adems de los cargos activos, aquellos que ya no lo estn.
Para ello podemos presionar el botn Lista de Cargos Total,
el cual muestra una lista de cargos muy similar a la de los

Sistema de Administracin Hotelera

246

Zeus Recepcin

activos pero con informacin sobre el estado, indicando cules


han sido borrados (Estado = B) o transferidos (Estado = T).

Figura 75 Lista de Cargos Total

3.15.5 .

PARA EMITIR EL ESTADO DE CUENTA DEL FOLIO

Antes de emitir una factura es posible conocer el estado de


cuenta de un folio en cualquier momento y mirar un formato
muy similar al de la factura sin generarla. El botn Estado de
Cuenta despliega un reporte con los cargos del folio
seleccionado. Para detalles de cmo emitir un estado de
cuenta consulte: 3.7.1.7ESTADO DE CUENTA.

3.15.6 .

CARGAR CATEGORAS FISCALES

Durante el proceso de check-out de habitaciones y folios el


sistema nos brinda la opcin de cargar de forma automtica
los diferentes cargos asociados a la categoras fiscal de
Sistema de Administracin Hotelera

247

Zeus Recepcin

cliente, sin embargo el botn Cargar Categoras Fiscales de


la barra de herramientas nos brinda esta misma opcin desde
la ventana de cargos a folios. Al presionar el botn el sistema
nos despliega una nueva ventana:

Figura 76 Cargos Segn Categora Fiscal

Esta ventana nos brinda las opciones para cargar a cualquiera


de las cuentas disponibles en el folio, desde luego el cargo
finalmente debe corresponder a la factura que generaremos.
No podemos olvidar tampoco que hacer cargos de este tipo
implica que el folio queda bloqueado y no podr agregarse
ningn cargo adicional.
Para realizar el cargo debemos seleccionar la o las casillas de
acuerdo al cargo que necesitemos realizar. Recordemos que al
seleccionar Todas las casillas de las cuentas Maestras y Extras
se bloquean, de igual forma si seleccionamos la Maestra o
alguna de las Extras, el sistema no nos dejar seleccionar
Todas.

Sistema de Administracin Hotelera

248

Zeus Recepcin

Luego de seleccionada la casilla debemos especificar si la


categora est basada en una Empresa, Agencia u Otro.
Seleccionamos el cdigo correspondiente y presionamos el
botn Aplicar de la barra de herramientas.
Para ms detalles del proceso de aplicacin de categoras
fiscales consultar el proceso de Check-out de huspedes del
manual del mdulo Recepcin.

3.15.7 .

OPCIONES DE VALIDACIN DE LA COMANDA

En condiciones normales la comanda es un campo de ingreso


libre y no validado, sin embargo esta condicin puede cambiar.
Si bien es una opcin configurable, va a requerir de la asesora
de un consultor de Zeus Tecnologa. Se detalla esta opcin con
un ejemplo que le permite entender el alcance de la validacin
de la comanda.
En este ejemplo observamos como en lugar de solicitar un
nmero de comanda, se parametriz el sistema para solicitar
un centro de costo y validar su existencia. Observemos como
el cambio en los parmetros de los cargos le indica la opcin
de cargos que un cdigo especfico solicita centro de costo y
como la ventana cambia sus caractersticas:

Si se define validacin el sistema informar el resultado de


este o permite continuar el cargo al folio

Sistema de Administracin Hotelera

249

Zeus Recepcin

Es posible incluso asociar opciones de ayuda para el campo de


tal forma que el usuario no requiere conocer los valores de
memoria:

Finalmente puede definirse como obligatorio el campo, de tal


forma que no pueda dejarlo en blanco:

Finalmente los datos registrados en el campo sern


almacenados en la comanda y mostrados en los informes como
comanda, la ventaja radica en que puede lograr que la
comanda sea un valor vlido y de uno de los maestros del
sistema. Los Consultores Zeus pueden ayudarle a generar
varios tipos de configuraciones, dentro de los alcances del
sistema, para el uso de esta opcin.

3.16 .

ACTUALIZACIN EN FOLIOS CERRADOS

Cuando se hace check-out a un folio este se cierra


automticamente, con el fin de que no se sigan haciendo
Sistema de Administracin Hotelera

250

Zeus Recepcin

movimientos. Sin embargo esta opcin permite realizar


movimientos estos folios, tales como cargos, borrado de
cargos y abonos.
Cuando se ingresa a esta opcin, se debe indicar un nmero
de habitacin o un folio en particular. Cuando se ingresa un
nmero de habitacin, el sistema muestra en la lista
desplegable frente a este, una lista con todos los folios que
han estado en la habitacin seleccionada, esto con el fin de
elegir el deseado, aunque podr de hecho indicar el folio
directamente o buscarlo con la ayuda.
Esta ventana cuenta con todas las funcionalidades de la
ventana de cargo a folios ms unas tareas adicionales que
veremos a continuacin.

Figura 77 Actualizacin en Folios Cerrados

Entraremos a observar las opciones adicionales con las que


cuenta esta ventana, las dems funcionalidades como cargos y
borrado de cargos las puede consultar en la seccin de cargos
a folios en este manual.
Sistema de Administracin Hotelera

251

Zeus Recepcin

3.16.1 .

ABONOS O PAGOS A FOLIOS CHECK-OUT

Es comn encontrarse con la necesidad de registrar un abono


a un folio cerrado, ya sea porque fue necesario borrar el pago
inicial y registrarlo nuevamente con otra forma de pago o
porque hubo cambios en los consumos.
Es importante tener en cuenta que los movimientos realizados
a los folios check-out deben hacerse de tal forma que dejen el
saldo en cero, de lo contrario este folio aparecer con saldo
pendiente.
2
1
5

Figura 78 Pagos a Folios Cerrados

Para realizar el pago


1. En la ventana de folios cerrados
habitacin y el folio al que har el pago

seleccione

2. Presione el botn Abono de la barra de herramientas.

Sistema de Administracin Hotelera

252

la

Zeus Recepcin

3. En la ventana desplegada seleccione la cuenta a la que


har el abono (Maestra o Extra).
4. Digite los datos del pago (moneda, forma de pago, valor
a pagar, etc.)
5. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.
6. Confirme el pago.

Pagos CXC: El registro de pagos por cobrar (Voucher,


Empresa, Particular) implica que una agencia, empresa o
particular tiene crdito habilitado. Para los pagos CXC existe
la posibilidad de indica una restriccin al usuario, en dicho
caso el sistema muestra un mensaje indicando la restriccin.

Para ms detalles sobre los procesos de pago, consulte


3.7CHECK-OUT/HUSPEDES y 3.8CHECK-OUT/ EVENTOS
VARIOS Y GRUPOS

3.16.2 .

CARGO A CUENTA POR COBRAR CON CONTROL DE CUPO


DE CRDITO

Es posible parametrizar el sistema para que verifique el cupo


que el cliente tiene en Zeus Contabilidad. En caso de hacer
un pago CXC y no tener cupo disponible, se informar y se
dar la opcin de autorizar el pago.

Sistema de Administracin Hotelera

253

Zeus Recepcin

El sistema lanzar entonces la ventana de autorizaciones para


que esta sea ingresada, si sale de la ventana sin autorizar el
pago no ser registrado.

Para autorizar
1. Ingrese en el campo observacin una
justificacin sobre el motivo por el que se
autoriza
2. Ingrese en el campo formula, la frmula del da
registrada para el suceso de cupo de crdito
3. Ingrese su usuario y su contrasea
4. Presione el botn Guardar
Si todos los datos estn correctos el sistema registrar
el pago.
3.16.3 .

PARA EMITIR UNA FACTURA

Al presionar el botn Facturacin de la barra de herramientas


el sistema despliega la ventana de facturacin donde debemos
seleccionar las opciones segn nuestra necesidad y presionar
el botn Facturar.
Para ms detalles sobre el proceso de facturacin consulte
3.7.1.8EMISIN DE LA FACTURA

Sistema de Administracin Hotelera

254

Zeus Recepcin
3.16.4 .

PARA GENERAR UNA FACTURA

Desde esta ventana podemos generar directamente una


remisin a una empresa, agencia o cliente. Al presionar el
botn Remisin de la barra de herramientas el sistema
despliega la ventana Remisin donde debemos seleccionar las
opciones segn nuestra necesidad y presionar el botn
Facturar.
Para ms detalles sobre el proceso de facturacin consulte
3.7.1.14GENERACIN DE REMISIONES

3.17 .

TRANSFERENCIA ENTRE FOLIOS

Eventualmente se puede presentar la necesidad de trasladar


cargos de un folio a otro, la opcin transferencia entre folios
nos brinda esta versatilidad, permitindonos realizar tantos
traslados como sean necesarios.
Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su totalidad
utilizando los botones de traslado. Tambin es posible filtrar
un cargo especfico para hacer ms fcil la transferencia. Para
ello debe indicar el cargo a filtrar en el campo Cargo y
presionar la tecla Tabulador.

Sistema de Administracin Hotelera

255

Zeus Recepcin

Figura 79 Transferencia entre Folios

El proceso de transferencias puede realizarse en doble va,


gracias a los botones de traslado y con la cantidad tem
deseados segn la seleccin que se haga, por ello a
continuacin se explica y las funciones de cada uno de los
botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde el folio superior al
inferior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio
superior al inferior.
Traslada todos los cargos desde el folio
superior.

inferior al

Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior


al superior
Sistema de Administracin Hotelera

256

Zeus Recepcin

5
1

4
2

Figura 80 Transferencia de Cargos Seleccionados

Como seleccionar tem especficos


Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos
seleccionados, primero se deben seleccionar presionando
Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean
trasladar.
De igual forma para quitar la seleccin a un cargo se debe
presionar nuevamente clic sobre l. Note que al presionar
doble clic cambia de color; cuando est en blanco significa que
no est seleccionado.

Para trasladar un grupo especfico de cargos


1. Indique el primer folio para realizar la transferencia.
2. Indique el segundo folio para realizar la transferencia.
3. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que
desea trasladar
Sistema de Administracin Hotelera

257

Zeus Recepcin

4. Presione el botn de traslado de cargos seleccionados


que aplique.
5. Presione el botn Guardar.

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro


1. Indique el primer folio para realizar la transferencia.
2. Indique el segundo folio para realizar la transferencia.
3. En este caso el paso 3 para la seleccin no es necesario,
precisamente porque se desean trasladar todos los
cargos y para tal efecto hay un botn especial
4. Presione un de los botones de traslado de todos los
cargos, segn la direccin en que desee trasladar
5. Presione el botn Guardar.
El sistema realizar el traslado y un recalculo de los impuestos
de forma automtica. Tenga en cuenta que los impuestos no
pueden ser trasladados de forma independiente.
En el folio origen no se observar el cargo original, salvo que
use la opcin de Lista Total Del Cargos de la ventana
Cargos a Folios
En el folio destino el sistema mostrar el cargo antecedido por
el nmero del folio desde donde fue transferido. Note adems
que la fecha del cargo se mantiene igual a como fue cargado,
no se refleja como un cargo realizado en la fecha actual, como
lo muestra la siguiente imagen:

Sistema de Administracin Hotelera

258

Zeus Recepcin

Uso de los Filtros


En ambos folios tenemos la posibilidad de aplicar un filtro que
nos permita ver solo aquellos cargos que nos interese
transferir. A lado de cada cuadrcula existe una estructura
similar para la aplicacin de estos filtros.

La primera caracterstica
que
notamos
es
la
posibilidad de seleccionar
entre 4 filtros diferentes:
Filtro por cargo, por clase,
por
Naturaleza
(dbito/crdito)
y
por
nmero de tiquete

Frente a cada una de estas


caractersticas tendr la
opcin de indica que desea
filtrar

1
2

Para aplicar un filtro


1. Seleccin la casilla del tipo de filtro que desea aplicar

Sistema de Administracin Hotelera

259

Zeus Recepcin

2. Indique en la casilla correspondiente el filtro, ya sea el


cdigo de cargo, la clase o la naturaleza
3. Presione el botn Aplicar
El filtro aplicado de refleja en la cuadrcula. Podr
identificar que columnas tienen aplicado un filtro
porque el color del ttulo cambia:

Para quitar el filtro


1. Desactive las casillas seleccionadas
2. Presione el botn Aplicar

3.18 .

TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS M/E

Primero que todo recordemos que todo folio se encuentra


subdividido en dos cuentas, una Maestra y una Extra, y que a
cada una de esas cuentas le podemos hacer cargos y emitir
una factura independiente.
Con esta opcin, tenemos la posibilidad de transferir cargos
entre estas cuentas, ya sea de la Maestra a la Extra o
viceversa.
El proceso de transferencias puede realizarse en doble va,
gracias a los botones de traslado, adems se puede trasladar
la cantidad tem deseados segn la seleccin que se realice.
Sistema de Administracin Hotelera

260

Zeus Recepcin

Es posible Filtrar un cargo especfico colocando en el campo


Cargo el cdigo del cargo que se desea filtrar. Este filtro se
ver aplicado tanto para la cuenta Maestra como para la
Extra.
A continuacin se explica y las funciones de cada uno de los
botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
4
1

Figura 81 Transferencia entre las cuentas Maestra y Extra de un Folio

Como seleccionar tem especficos?


Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos
seleccionados, primero se deben seleccionar presionando
Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean
trasladar.

Sistema de Administracin Hotelera

261

Zeus Recepcin

Funciones de los botones de traslado


Traslada todos los cargos desde la cuenta Maestra a la
Extra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Maestra a
la Extra.
Traslada todos los cargos desde la Extra a la Maestra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Extra a la
Maestra.

Para trasladar un grupo especfico de cargos


1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado
2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que
desea trasladar
3. Presione el botn de traslado de cargos seleccionados
que aplique.
4. Presione el botn Guardar.

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro


1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado.
2. En este caso el paso 2 para la seleccin no es necesario,
precisamente porque se desean trasladar todos los
cargos y para tal efecto hay un botn especial

Sistema de Administracin Hotelera

262

Zeus Recepcin

3. Presione un de los botones de traslado de todos los


cargos, segn la direccin en que desee trasladar
4. Presione el botn Guardar.

3.19 .

TRANSFERENCIAS MLTIPLES

A diferencia de las transferencias estndares, las mltiples


permiten transferir una parte del cargo, en otras palabras, las
transferencias estndares al transferir un cargo pasa todo el
valor, mientras que las mltiples permiten pasar un porcentaje
o parte del valor.
La ventana permite realizar el proceso de transferencias de 2
formas, una asistida y una manual. La primera busca dar una
ayuda que le lleve paso a paso por las opciones que debe
seleccionar para lograr hacer el proceso, mientras que las
manuales requieren de un conocimiento ms avanzado sobre
el uso de la herramienta.
Sigamos uno a unos los pasos que la ventana nos provee para
realizar la transferencia.

Sistema de Administracin Hotelera

263

Zeus Recepcin

5 6

1
3

Figura 82 Transferencias Mltiples

Para hacer una transferencia mltiple con el proceso


asistido
1. Indique el folio origen, es decir el que tiene los cargos
que desea transferir
2. Especifique la forma como desea hacer la transferencia,
puede elegir entre diferentes opciones:
a) Valor: Esta opcin solo permite transferir un
nico cargo y le deber indicar el monto que
desea transferir.
b) Porcentaje: puede transferir varios cargos al
tiempo y deber indica que porcentaje de los
cargos va a transferir
c) Equitativo: asigna los valores del a transferir de
forma automtica, es decir, si toma porcentaje o
valor el sistema asignara los montos de forma
equitativa entre los folios seleccionados

Sistema de Administracin Hotelera

264

Zeus Recepcin

d) Incluyendo Folio Origen: indica al sistema que


como parte de la distribucin de los valores, se
considere tambin el folio en el que estn los
cargos. Por ejemplo, si desea pasar la mitad de
los cargos a otro folio y dejar la otra mitad en el
folio en el cual se encuentran los cargos, debe
seleccionar esta opcin
3. Seleccione cuales de los cargos que estn en el folio
son los que desea transferir, para seleccionarlos
marque la casilla que est en la primera columna
4. Especifique cuales son el (los) folio(s) hacia donde
realizar la transferencia, as como la cuenta en la que
finalmente quedaran los cargos. En este punto debe:
a) Indicar el folio
b) Seleccionar la cuenta
c) Presionar el botn pasar a la lista
5. Presione el botn distribuir valores. Observe como el
sistema ha realizado una distribucin previa en la cual
usted podr verificar los valores transferidos y
constatar que el resultado sea el adecuado
6. Presione el botn Grabar

En esta imagen podr apreciar un ejemplo en el cual se ha


incluido el folio origen y se ha distribuido por porcentaje.
Observar en la primera cuadrcula los valores que seran
transferidos al folio destino, los dems valores permanecern
en el folio origen.

Sistema de Administracin Hotelera

265

Zeus Recepcin

Figura 83 Resultado del Ejemplo incluyendo folio origen

Para hacer una transferencia mltiple sin asistencia


Las transferencias no asistidas se pueden configurar en parte
en la pestaa Distribuir Valores de esta ventana, para realizar
este proceso debe realizar en la primera pestaa los 3
primeros pasos, luego pasar a la segunda ventana e indicar
hasta 4 folios a los cuales puede realizar la transferencia,
adems del nmero de folio debe indicar en cada caso el valor
a transferir y la cuenta destino. Una vez configurada esta
informacin, siga con los pasos 5 y 6.

3.20 .

TRANSFERENCIA ESPECIALES

Pudimos ver anteriormente la opcin de transferencias entre


folios, y como este no permite pasar cargos de un folio a otro.
Esta opcin es muy similar a la transferencia entre folios, de
hecho se comporta exactamente igual y ofrece las mismas
Sistema de Administracin Hotelera

266

Zeus Recepcin

opciones, su diferencia est en el resultado final, en la forma


como quedan registrados los cargos.
Cuando usamos la opcin Transferencias Entre Folios, y
hacemos un traslado de cargos, el sistema realiza un proceso
especial que finalmente nos muestra el folio original sin el
cargo y el folio destino con el nuevo cargo, cuya descripcin
est antecedida por el nmero de folio origen, lo que nos
permite verificar y hacer seguimiento y saber de dnde vino.
Al usar las transferencias especiales el proceso cambia,
primero que todo no se marca el cargo con el nmero de folio
y tampoco desaparece de la lista de cargos normal, por el
contrario el sistema deja visible el cargo original, ingresa un
cargo contrario en el folio origen para que sumados den cero y
registrar un nuevo cargo exactamente igual al original pero
con fecha actual en el folio destino.
Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su totalidad
utilizando los botones de traslado. Tambin es posible filtrar
un cargo especfico para hacer ms fcil la transferencia. Para
ello debe indicar el cargo a filtrar en el campo Cargo y
presionar la tecla Tabulador.

Figura 84 Transferencia entre Folios


Sistema de Administracin Hotelera

267

Zeus Recepcin

El proceso de transferencias puede realizarse en doble va,


gracias a los botones de traslado y con la cantidad tem
deseados segn la seleccin que se haga, por ello a
continuacin se explica y las funciones de cada uno de los
botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.

Funciones de los botones de traslado


Traslada todos los cargos desde el folio superior al
inferior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio
superior al inferior.
Traslada todos los cargos desde el folio
superior.

inferior al

Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior


al superior

Sistema de Administracin Hotelera

268

Zeus Recepcin

5
1

4
2

Figura 85 Transferencia de Cargos Seleccionados

Como seleccionar tem especficos


Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos
seleccionados, primero se deben seleccionar presionando
Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean
trasladar.
De igual forma para quitar la seleccin a un cargo se debe
presionar nuevamente clic sobre l. Note que al presionar
doble clic cambia de color; cuando est en blanco significa que
no est seleccionado.

Para trasladar un grupo especfico de cargos


1. Indique el primer folio para realizar la transferencia.
2. Indique el segundo folio para realizar la transferencia.
3. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que
desea trasladar
Sistema de Administracin Hotelera

269

Zeus Recepcin

4. Presione el botn de traslado de cargos seleccionados


que aplique.
5. Presione el botn Guardar.

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro


1. Indique el primer folio para realizar la transferencia.
2. Indique el segundo folio para realizar la transferencia.
3. En este caso el paso 3 para la seleccin no es necesario,
precisamente porque se desean trasladar todos los
cargos y para tal efecto hay un botn especial
4. Presione un de los botones de traslado de todos los
cargos, segn la direccin en que desee trasladar
5. Presione el botn Guardar.
El sistema realizar el traslado y un recalculo de los impuestos
de forma automtica. Tenga en cuenta que los impuestos no
pueden ser trasladados de forma independiente.
Y as en el destino:

El resultado de la transferencia se ver as en el folio origen:


Sistema de Administracin Hotelera

270

Zeus Recepcin

Uso de los Filtros


En ambos folios tenemos la posibilidad de aplicar un filtro que
nos permita ver solo aquellos cargos que nos interese
transferir. A lado de cada cuadrcula existe una estructura
similar para la aplicacin de estos filtros.

La primera caracterstica
que
notamos
es
la
posibilidad de seleccionar
entre 4 filtros diferentes:
Filtro por cargo, por clase,
por
Naturaleza
(dbito/crdito)
y
por
nmero de tiquete

Frente a cada una de estas


caractersticas tendr la
opcin de indica que desea
filtrar

1
2

Para aplicar un filtro


1. Seleccin la casilla del tipo de filtro que desea aplicar
2. Indique en la casilla correspondiente el filtro, ya sea el
cdigo de cargo, la clase o la naturaleza
3. Presione el botn Aplicar
El filtro aplicado de refleja en la cuadrcula. Podr
identificar que columnas tienen aplicado un filtro
porque el color del ttulo cambia:

Sistema de Administracin Hotelera

271

Zeus Recepcin

Para quitar el filtro


1. Desactive las casillas seleccionadas
2. Presione el botn Aplicar

3.21 .

ACTUALIZACIN ESTADA Y/O TARIFA

La ventana desplegada por esta opcin brinda la posibilidad


de realizar varias tareas: cambios a la estada (cambio de la
fecha de salida), a la tarifa de la habitacin y definir si se
carga o no el valor de la tarifa de habitacin por persona.
Adems despliega informacin general de la habitacin tal
como sus cargos y el log o huella de transacciones.

3.21.1 .

ACTUALIZAR ESTADA HABITACIN

Utilice esta opcin cuando necesite cambiar la fecha de salida


de una habitacin.

Sistema de Administracin Hotelera

272

Zeus Recepcin

2
3

Figura 86 Actualizacin de Estada de Habitacin

1. Ingrese, en el campo Habitacin el nmero de la


habitacin a la que desea cambiar la estada.
2. Seleccione la pestaa Actualizar Estada Habitacin
3. En el campo Nueva Fecha de Salida ingrese el nuevo
valor.
4. Presione el botn Aceptar.
Habitaciones Comunicadas
Si la habitacin a la que est haciendo el cambio tiene alguna
de las habitaciones con las que comunican bloqueadas por
comunicacin el sistema mostrara un mensaje indicndole que
para poder llevar a cabo el proceso, primero debe desbloquear
estas habitaciones. Tendr que eliminar los bloqueos para
poder realizar el cambio de estada.

Sistema de Administracin Hotelera

273

Zeus Recepcin

Despus de eliminar los bloqueos el sistema le recordara que


dichos bloqueos se deben crear nuevamente si lo desea.
La ventana cuenta con el botn Bloquear Habitaciones
comunicadas para que pueda aplicar los nuevos bloqueos, si
as lo requiere.

Sistema de Administracin Hotelera

274

Zeus Recepcin
3.21.2 .

ACTUALIZAR ESTADA POR HUSPED

Utilice esta opcin para cambiar la fecha de salida de un


husped en particular. Tngase en cuenta que ningn husped
puede tener una fecha de salida mayor que la del titular y
adems que al cambiar la fecha al titular la est cambiando a
la habitacin.

2
4

Figura 87 Cambio de estada de un Acompaante

1. Ingrese, en el campo Habitacin el nmero de la


habitacin a la que desea cambiar la estada.
2. Seleccione la pestaa Actualizar Estada por Husped,
ntese que se activa la pestaa Acompaantes
automticamente.
3. Presione doble clic sobre el husped al que desea
cambiar la estada. Sus datos se muestran en la pestaa
Actualizar Estada por husped.

Sistema de Administracin Hotelera

275

Zeus Recepcin

4. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo


valor.
5. Presione el botn Aceptar.

3.21.3 .

CAMBIO DE TARIFA

Utilice esta opcin cuando necesite cambiar el valor de la


tarifa de la habitacin al igual que la de los nios y/o los
adicionales.
Restricciones
Si intenta colocar una tarifa mayor a cero a una habitacin
registrada en un plan de House-use o Comply el sistema no
permitir hacer el cambio. Para ello la pestaa de cambio
de tarifa aparecer deshabilitada

Sistema de Administracin Hotelera

276

Zeus Recepcin

Figura 88 Actualizar Tarifa de la Habitacin

1. Ingrese, en el campo Habitacin el nmero de la


habitacin a la que desea cambiar la estada.
2. Seleccione la pestaa Actualizar Tarifa.
3. Haga los cambios de tarifa deseados.
4. Presione el botn Aceptar
Cuando cambia la tarifa a una habitacin asociada a un plan
que maneja multi-tarifa, el sistema informa y le da la
posibilidad de cancelar o continuar.

Tenga en cuenta que cuando se le cambia la tarifa a una


habitacin con plan que maneja multi-taria por alojamiento, el
Sistema de Administracin Hotelera

277

Zeus Recepcin

sistema en la aplicacin de cargos est tomando el nuevo


valor, pero el liquidador sigue actuando de acuerdo a la multitarifa.

3.21.4 .

DEFINIR EL CARGO DE LA TARIFA A UN ACOMPAANTE

Esta funcionalidad le permite definir si a un acompaante se


le carga o no el valor de la tarifa. Normalmente si en el plan el
cargo de habitacin est definido como mandatario por
persona, la opcin de cargar tarifa a los acompaantes debe
estar activa, sin embargo podr cambiar esta funcionalidad.
4
1

2
3

Figura 89 Definir el Cargue de una Tarifa

1. Ingrese, en el campo Habitacin el nmero de la


habitacin a la que desea cambiar la estada.
2. Seleccione la pestaa Acompaantes.

Sistema de Administracin Hotelera

278

Zeus Recepcin

3. Coloque la marca a los acompaantes que desee que


carguen tarifas
4. Presione el botn Grabar.
Para realizar consulta del LOG y los Cargos, presione clic
sobre la pestaa correspondiente.

3.21.5 .

TARIFAS DE PLANES MULTI-TARIFA

Cuando se registra una habitacin en un plan multi-tarifa, y se


ha definido a travs de los parmetros globales que se pueden
pactar tarifas especficas por habitacin, el sistema muestra
un cambio en la ventana Actualizacin Estada-Tarifa. En la
parte inferior de la ventana dispone un nuevo botn para el
ingreso de las tarifas particulares:

Al hacer clic en este botn el sistema desplegar una nueva


ventana con todas las posibles combinaciones de multi-tarifa
que aplique para la habitacin actual:

Sistema de Administracin Hotelera

279

Zeus Recepcin

Esta ventana nos muestra los valores a cobrar y nos permite


marcar los registros que deseamos cambiar e indicar en la
columna Valor y Valor Us de la cuadrcula, los nuevos
valores que deseamos cobrar al husped. Luego de ingresar
los valores que correspondan, presionamos el botn Guardar
de la barra de herramientas. El sistema almacenar las tarifas
ingresadas con la reserva. Esto implica que si cambiamos los
valores de la multi-tarifa desde el plan, la reserva no se ver
afectada.
La seccin de filtros de esta ventana nos permite ver solo los
registros que queremos cambiar.
Por su parte la seccin Actualizar Datos, nos provee
opciones para cambiar los valores de forma masiva haciendo
incrementos o decrementos en valor y porcentaje. Para ms
detalles del funcionamiento de esta ventana consulte el
manual del mdulo Parmetros, en la seccin de multi-tarifas
de planes.

Sistema de Administracin Hotelera

280

Zeus Recepcin

El sistema recalcula los cobros para los nuevos das o elimina


los valores registrados a los das que se acortan de pendiendo
del caso.

3.22 .

CAMBIO DE HABITACIN

Mediante esta opcin es posible cambiar los huspedes de la


habitacin que ocupa actualmente a una habitacin
desocupada.
4
1

5
3

Figura 90 Ventana para Cambio de Habitacin

Para cambiar de habitacin


1. En el campo Habitacin, digite el nmero de la
habitacin actual del husped o utilice las ayudas
(Plano, Atributos, Botn Ayuda) para localizarla.
2. En el campo Habitacin Destino digite el nmero de la
habitacin en la que quedar el husped. Igualmente
puede localizar la habitacin usando las ayudas
Sistema de Administracin Hotelera

281

Zeus Recepcin

disponibles en la ventana. Si el tipo de la nueva


habitacin seleccionada es de diferente tipo, el sistema
solicitar que se le confirme si de todas formas desea
hacer el cambio.
3. Especifique la clase de habitacin, el motivo del
cambio, la nueva tarifa y las observaciones que
considere necesarias.
4. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.
5. Puede realizar un bloqueo de la habitacin en origen,
de lo contrario responda NO a la pregunta.

Habitaciones Comunicadas
Si la habitacin que est intentando cambiar, tiene definidas
habitaciones comunicadas, el sistema le informar. Solo podr
hacer efectivo el cambio si elimina los bloqueos por habitacin
comunicada. De lo contrario al cancelar la operacin, el
cambio no se realizar.

Despus que el sistema realiza el cambio, verifica si se hizo


eliminacin de bloqueo y si es as le propone al usuario si
desea volver a crearlos.

Sistema de Administracin Hotelera

282

Zeus Recepcin

En caso de que la habitacin destino no tenga ninguna


comunicacin definida el sistema mostrara este mensaje:

Si existe comunicacin con otras habitaciones se abrir la


forma para que puedan crear los bloqueos.

En esta ventana podr aplicar los bloqueos tal y como se


definen
en
3.1.2.3REGISTRO
DE
HABITACIONES
COMUNICADAS

Habitaciones Multi-Tarifa
Si la habitacin se encuentra registrada en un plan multi-tarifa
por tipo de habitacin, se ha establecido una tarifa particular
Sistema de Administracin Hotelera

283

Zeus Recepcin

para la habitacin que est cambiando y est cambiado a un


tipo de habitacin diferente, el sistema generar nuevos
valores de tarifas con base en el nuevo tipo de habitacin. En
estos casos se recomienda verificar los valores negociadas
para la habitacin y garantizar que los valores a cobrar son los
esperados.

3.23 .

INTERCAMBIO DE HABITACIN

Permite realizar un cambio entre dos habitaciones ocupadas,


es decir, permite que un husped de la habitacin A pase a la
habitacin B y viceversa.
3
1

Figura 91 Intercambio de Habitaciones Ocupadas

Para realizar el intercambio


1. Digite el nmero de la habitacin origen, puede utilizar
las ayudas para localizarla.
2. Digite el nmero de la habitacin destino, puede utilizar
las ayudas para localizarla.
Sistema de Administracin Hotelera

284

Zeus Recepcin

3. Presione el botn Grabar


4. Confirme el intercambio
El sistema informar si el cambio fue realizado con xito o no.

Habitaciones Comunicadas
Si la habitacin que est intentando intercambiar, tiene
definidas habitaciones comunicadas, el sistema le informar.
Solo podr hacer efectivo el cambio si elimina los bloqueos
por habitacin comunicada. De lo contrario al cancelar la
operacin, el cambio no se realizar.

Por otra parte esta ventana cuenta con dos botones donde
puede invocar la ventana de bloqueos por habitaciones
comunicadas tanto para la habitacin origen como la destino.

Restriccin por contabilizacin por Complejo


Sistema de Administracin Hotelera

285

Zeus Recepcin

Existe una restriccin para el intercambio de habitaciones, la


cual se presenta cuando tiene interfaz con Zeus Contabilidad
en el modelo de mltiples contabilidades por Complejo. Para
estos casos el sistema realiza una verificacin adicional que
consiste en verificar si la habitacin origen tiene un saldo
pendiente y adems si pertenece a un complejo diferente al de
la habitacin destino.
De ser positivas las 2 verificaciones se consultar si existe en
lo parmetros de HOTEL un cargo asignado al parmetro de
transferencias crdito, si No est el intercambio no podr
realizarse, en caso contrario se realiza un cargo de tipo
crdito sobre la habitacin origen, con el fin de dejar el saldo
de la habitacin en cero. Tambin se realiza un cargo de tipo
crdito sobre la habitacin destino, con el fin de dejar el saldo
de la habitacin en cero. Luego se procede a realizar el
intercambio de habitacin. Por ltimo, se procede a realizar
un cargo de tipo debito sobre la habitacin origen (por el valor
del saldo que tena habitacin destino) y sobre la habitacin
destino (por el valor del saldo que tena habitacin origen).
Todo este proceso es necesario para que la interfaz contable
registre los valores correspondientes a cada contabilidad del
complejo respectivo.

3.24 .

CAMBIOS A HUSPEDES CHECK IN

Permite cambiar los datos del titular de una habitacin


especfica, ya sea porque se haya ingresado mal la
informacin del titular o porque sea otra persona el titular de
la habitacin

Sistema de Administracin Hotelera

286

Zeus Recepcin

3
1

2
Figura 92 Cambios a Huspedes Check in

Para realizar el cambio


1. Indique el nmero de la habitacin.
2. En el primer campo de la seccin Datos Actuales, digite
el nmero de identificacin actual y presione la tecla
Tabulador.
3. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.

En caso de digitar como datos actuales los mimos datos


anteriores, el sistema le notificar:

3.25 .
CAMBIO DE TITULAR/ SUBTITULAR/
ACOMPAANTE
Empecemos por recordar tres caractersticas importantes
gracias a las cuales podemos entender mejor la funcionalidad
de esta herramienta:

Sistema de Administracin Hotelera

287

Zeus Recepcin

1. Cuando se hace check-out a un titular se tiene que ir


toda la habitacin
2. Solo es posible hacer cargos a los huspedes que tiene
folio
3. Solo tienen folio los titulares y los subtitulares.

Partiendo de estas premisas, podemos cambiar en cualquier


momento el rol de un husped dentro de su habitacin, esta
opcin permite cambiar el tipo a un husped bajo las
siguientes reglas:
Tipo
de
Husped

Letra
que
identifi
ca

Puede
Cambiar
a

Titular

Subtitular

Sub-Titular

Titular

Acompaa
nte

Adicional

Titular
Subtitular
Titular
Subtitular

Observacin

El husped ya tiene
folio
no
puede
cambiar a uno que
no tenga folio
El husped ya tiene
folio
no
puede
cambiar a uno que
no tenga folio
Se le abrir un folio
al cambiar de tipo

Sistema de Administracin Hotelera

288

Zeus Recepcin

3
1
2

Figura 93 Cambio Titular / Subtitular / Acompaante

Para cambiar el tipo de husped


1.

Digite el nmero de la habitacin y presione la tecla


Tabulador.
2. En la lista desplegada, presiones clic en la columna
Cambiar del husped que desea modificar y digite la
letra correspondiente al nuevo tipo a asignar. (Ver tabla
para detalles de las letras para cada tipo)

3.

Presione el botn Guardar de la barra de herramientas.

El plan del titular puede determinar que existe una suspensin


automtica. Siempre que haga un cambio a un titular
registrado en un plan que tenga marcada la opcin
Suspensin para aplicacin, el sistema luego de guardar el
registro aplicar una suspensin del tipo PARCIAL
ACEPTANDO GENERACIN DE CARGOS, para ms detalles
del resultado de este tipo de suspensin consulte el inciso 3.13
SUSPENSIN/ ACTIVACIN DE FOLIOS

Sistema de Administracin Hotelera

289

Zeus Recepcin

Si desea asignar un nuevo titular, el nuevo titular de la


habitacin tendr que tener el mismo plan del registro. Si no
tiene el mismo plan deber hacer el cambio de plan antes de
asignar un nuevo titular.

3.26 .

CAMBIO DE PLAN

Mediante esta opcin puede indicar un nuevo plan para una


habitacin o un evento. Debe tener en cuenta que el nuevo
plan aplica del da en que se cambia en adelante y que los
vouchers generados con el plan anterior se deshabilitan,
quedando solo los vouchers del nuevo plan.
Por otra parte tenga en cuenta que el cambio de plan afecta a
todas las habitaciones registradas bajo un mimo
nmero de registro, como es el caso de los grupos.
Restricciones
Si intenta cambiar una habitacin para un plan de House-use
o Comply y en el folio de la habitacin hay registrado un cargo
de alojamiento, el sistema no permitir hacer el cambio.

Para hacer el cambio de plan

Sistema de Administracin Hotelera

290

Zeus Recepcin

1
2
4

Figura 94 Cambio de Plan

1. Indique si desea realizar cambio de plan a una habitacin


o a un folio de eventos
2. Digite el nmero de la habitacin o del folio segn el
caso (habitacin o evento).
3. En el rea Nuevos Datos, digite el cdigo del nuevo plan
o localcelo con el botn ayuda.
4. Si el plan genera voucher debe indicar el nmero de
voucher para cada una de las habitaciones.
5. Presione el botn Aceptar.

Si la habitacin se encuentra registrada en un plan multitarifa, y se ha establecido una tarifa particular para la
habitacin que est cambiando de plan, el sistema generar
nuevos valores de tarifas con base en el nuevo plan. En estos
casos se recomienda verificar los valores negociadas para el
plan.
Sistema de Administracin Hotelera

291

Zeus Recepcin

3.27 .

CAMBIO DE PLAN DE ACOMPAANTES

A diferencia de la opcin Cambio de Plan, esta opcin solo


cambia el plan de los acompaantes seleccionados. Tenga en
cuenta que no puede realizarse cambio de plan al titular, ya
que este lo rige el plan de la habitacin
4
1
2

Figura 95 Cambio de Plan de Acompaantes

Para hacer el cambio de plan


1.

Ingrese el nmero de la habitacin

2.

Presione doble clic sobre el acompaante al que desea


cambiar el plan. Cuando el acompaante esta seleccionado
cambia a color Azul, puede presionar doble clic para quitar la
seleccin.

3.

En el rea Nuevos Datos, digite el cdigo del nuevo


plan o localcelo con el botn ayuda.

4.

Presione el botn Grabar.


Sistema de Administracin Hotelera

292

Zeus Recepcin

3.28 .

TRANSFERENCIA DE ACOMPAANTES

Transfiere un acompaante de una habitacin a otra. Aplica


para acompaantes. Subtitulares y adicionales. En ningn
caso podr transferir un titular.
Si el husped es subtitular tendr un folio asociado, y por
tanto la transferencia igualmente transferir el folio son todos
los cargos asociados.
Trasfiere todos los acompaantes desde
habitacin superior a la inferior.
Trasfiere los acompaantes seleccionados desde
habitacin superior al inferior
Trasfiere todos los acompaantes desde
habitacin inferior al superior
Trasfiere los acompaantes seleccionados desde
habitacin inferior al superior

5
1

4
2

Figura 96 Transferencia de Acompaantes entre Habitaciones

Sistema de Administracin Hotelera

293

la
la
la
la

Zeus Recepcin

Para hacer la transferencia


1.

Ingrese una de la habitaciones entre las que realizar la


transferencia

2.

Ingrese la
transferencia

3.

Presione doble clic sobre el acompaante que desea


transferir. Cuando el acompaante esta seleccionado
cambia a color Azul, puede presionar doble clic para quitar
la seleccin. La seleccin se puede realizar en cualquiera
de las 2 cuadrculas.

4.

Utilice las flechas para realizar la transferencia segn


su necesidad

5.

segunda

habitacin

para

realizar

la

Presione el botn Grabar.

3.29 .

CAMBIO DE DOCUMENTOS

Recordemos que cuando se hace una reserva y no se conoce el


nmero de identificacin de una de las personas de la reserva,
es posible colocarle un nmero genrico, el cual ZEUS asigna
automticamente.
Cuando se tienen personas registradas con este tipo de
identificacin, lo correcto es cambiarla y colocarle el nmero
real tan pronto se conozca. De esta manera cuando el husped
regrese al hotel y de su nmero de cdula, ZEUS muestre
todos sus datos y lleve por consiguiente estadsticas de l.
Otras situaciones que se pueden presentar son el ingreso de
un documento incorrecto o el registro de un mismo husped
con 2 nmeros de documentos diferentes.
Sistema de Administracin Hotelera

294

Zeus Recepcin

Para todas estas situaciones se puede utilizar la opcin de


cambio de documentos, dado que no solo permite cambiar un
documento por otro, sino que tambin permite unificar 2
identificaciones.
3

Figura 97 Cambio de Documentos

Para hacer un cambio de documento


1.

En la seccin Datos Actuales seleccione el tipo de


documento y digite el nmero de documento que desea
cambiar o unificar. Puede utilizar el botn Ayuda para
localizar. Presione la tecla Tabulador.

2.

En la seccin Cambiar Por seleccione el tipo de


documento y digite el nmero de documento que pasar a
ser el documento definitivo. Puede utilizar el botn Ayuda
para localizar. Presione la tecla Tabulador y posteriormente
cambie el nombre si es necesario.

3.

Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.


El nuevo nmero de documento ingresado debe cumplir
con las restricciones asociadas al tipo de documento
especificado, en caso de no cumplirse el sistema informar.
Ejemplo:

Sistema de Administracin Hotelera

295

Zeus Recepcin

3.30 .

ORGANIZACIN DEL HOTEL

Mediante esta opcin podemos realizar una asignacin de las


habitaciones del hotel, de tal forma que queden correctamente
organizadas antes del arribo del husped. Esta organizacin
consiste en asignar un nmero de habitacin especfico a las
reservas que llegan en una fecha especfica, evitando con ello
tener que definir esta caracterstica en el momento del Checkin.
Los primeros datos solicitados por esta ventana son la fecha
de llegada de las reservas a quiere pre-asignar y un casilla que
le permite definir si solo quiere mostrar las habitaciones que
no tienen preferencia definida. Deber indicar estos datos y
hacer clic en el botn Mostrar de la barra de herramientas.
En la parte inferior de la ventana encuentra opciones para (1)
cambiar el orden en que se muestran las reservas y (2) aplicar
un filtro a los datos. Con solo marcar una de las opciones para
ordenar el sistema cambiar el orden de los datos.
Los filtros tienen efectos a nivel de datos en ventana y del
reporte. Los filtros por piso y grupo solo aplican para el
informe impreso, mientras que el de complejo para ambos
casos.
Para filtrar por complejo quita la marca de la casilla Todos los
Complejos, seleccione de la lista el complejo a filtrar y haga
clic en el botn Mostrar de la barra de herramientas.
Sistema de Administracin Hotelera

296

Zeus Recepcin

El filtro por titular o acompaante nos permite ingresar un


nmero de documento de un cliente registrado en el sistema,
si el nmero de documento coincide con un husped de una
reserva sus datos sern mostrados en la cuadrcula, de lo
contrario se mostrar vaca.
Las
habitaciones
aqu
asignadas
se
bloquean
automticamente una vez se presiona el botn Guardar.
2

4
B

1
3
A

Figura 98 Organizacin de las Habitaciones del Hotel

Para asignar las habitaciones


1.

En el campo Fecha de llegada, indique la fecha de las


reservas que desea organizar.

2.

Presione el botn Mostrar de la barra de herramientas.


(El sistema despliega la lista de las Reservas)

3.

En la columna NroHab de la reserva deseada, indique


la habitacin que se quiere asignar. Puede utilizar el botn
Ayuda o el botn del plano para buscar la habitacin.
Sistema de Administracin Hotelera

297

Botn
Mostrar

Zeus Recepcin

4.

Presione el botn Guardar de la barra de herramientas.

Repita los pasos 3 y 4 para todas las habitaciones que desee


asignar

Para quitar las habitaciones asignadas


A.

En la lista de Reservas, presione clic sobre el nmero


de habitacin que desea desasignar y utilizando la tecla
Suprimir, borre el nmero de la habitacin.

B.

Presione el botn Guardar de la barra de herramientas.

Puede generar un informe con los datos de la preparacin,


presionando el botn imprimir luego de tener los datos en
pantalla

Puede generar un informe de la organizacin del hotel


definida presionando el botn Imprimir de la barra de
herramientas. En este caso puede aplicar filtro por piso y por
grupo colocando el nmero y/o el nombre en los campos
respectivos de la parte inferior de la ventana. La siguiente
imagen muestra in ejemplo del informe:

Detalle de los Acompaantes


Sistema de Administracin Hotelera

298

Zeus Recepcin

Podemos consultar la lista de acompaantes registrados en


una reserva a partir de las reservas que estamos consultando
en el momento, para hacer este proceso:
1. Haga clic en la lnea de reserva que desea consultar
2. Presione el botn Lista de Acompaantes de la barra
de herramientas.
En este momento el sistema desplegar una nueva
ventana con los acompaantes de la reserva
seleccionada:

La lista puede ser ordenada haciendo clic en el ttulo de la


columna que desee ordenar. Adems podr ubicar un
acompaante escribiendo su nombre completo o parte de l
en el campo Nombre de la seccin Localizar y presionar el
botn Localizar, si el sistema encuentra alguna coincidencia
resaltar el primero registro coincidente, si la persona que
ubica no es la deseada, pueda volver a dar clic sobre el botn
localizar para que el sistema resalte la siguiente coincidencia.

Sistema de Administracin Hotelera

299

Zeus Recepcin

Habitaciones disponibles para preferencia


Puede generar un informe que detalla las habitaciones
disponibles para ser asignadas a las reservas. Para esto
presione el botn
del mismo nombre de la barra de
herramientas. La siguiente imagen muestra un ejemplo del
informe generado.

Modificar Observacin
Una funcionalidad adicional que ofrece la ventana de
organizacin del hotel es la de cambiar la observacin,
tambin conocida como preferencia general, directamente
desde la cuadrcula. Para hacer este cambio solo debemos
ubicarnos en la celda correspondiente, ingresar la observacin
y presionar el botn Guardar:

Sistema de Administracin Hotelera

300

Zeus Recepcin
3.30.1 .

CHECK-IN DE HABITACIONES

Desde la ventana de organizacin del hotel es posible iniciar el


Check-in de una habitacin, para ello puede hacer doble clic
sobre el nombre del husped o hacer clic y luego presionar el
botn Check-in de Reserva
En cualquiera de los dos casos el sistema preguntar como
desea hacer el Check-in.

Si selecciona la forma automtica el sistema desplegar la


ventana Check in Automtico de Reserva, donde debe seguir
los pasos tal y como se describen en este manual en la seccin
3.1.10CHECK IN AUTOMTICO DE RESERVAS.
Si selecciona la opcin Manual, el sistema desplegar la
ventana de registro de huspedes donde deber seguir los
pasos tal y como se detallan en la seccin 3.1REGISTRO DE
HUSPEDES.

3.31 .

SALIDAS

Sirve principalmente como una consulta que detalla las


habitaciones con salida para una fecha indicada. Cuando
seleccionamos una fecha y hacemos clic en el botn Mostrar
de la barra de herramientas obtenemos una lista de las
habitaciones cuya fecha de salida est estipulada para la fecha
que hemos indicado en el campo Fecha de Salida.

Sistema de Administracin Hotelera

301

Zeus Recepcin

Una funcionalidad interesante de esta ventana es la de


disparar el check-out de una habitacin directamente, con lo
que logramos mayor rapidez en el proceso de salidas.

En la parte inferior de la ventana encontramos opciones para


cambiar el orden en que se muestran los datos, as como una
para aplicar filtros a los mismos. Con solo marcar una de las
opciones para ordenar el sistema cambiar el orden de los
datos.
Los filtros tienen efectos a nivel de datos en ventana y del
reporte. Los filtros por piso y grupo solo aplican para el
informe impreso, mientras que el de complejo para ambos
casos.
Para filtrar por complejo quita la marca de la casilla Todos los
Complejos, seleccione de la lista el complejo a filtrar y haga
clic en el botn Mostrar de la barra de herramientas.

Para iniciar un check-out

Sistema de Administracin Hotelera

302

Zeus Recepcin

Si deseamos hacer check-out a cualquiera de las habitaciones


listadas en esta consulta debemos:
1. Seleccionar la lnea (registro) a la cual se le va a
realizar el check-out
2. Presionar el botn
herramientas

Check-out

de

la

barra

de

3. Hacer clic en el botn Aceptar del cuadro de dialogo


desplegado, confirmando el nmero de habitacin
seleccionado para check-out.

En este momento el sistema despliega la ventana de checkout, donde demos seguir los pasos descritos en la seccin
3.7CHECK-OUT/HUSPEDES

3.32 .

PREPARACIN DE GRUPOS

Para mayor informacin sobre esta funcionalidad del sistema,


consulte el manual del mdulo Reservas.

3.33 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES / UBICACIN
DE HUSPEDES
Brinda al usuario la posibilidad de registrar en el sistema la
informacin que el husped brinda respecto al lugar donde se
encontrar durante un tiempo determinado, con el fin de que
sea ubicado con facilidad en caso de se le requiera. El
husped suele proporcionar esta informacin cuando requiere
que le contacten con rapidez ante cualquier eventualidad.

Sistema de Administracin Hotelera

303

Zeus Recepcin

5
1

4
3

Figura 99 Ubicacin de Huspedes

Para ingresar los Datos


1.

Ingrese le nmero de la habitacin

2.

Presione el botn Adicionar

3.

Ingrese los datos para especificar las fechas,


horas y el mensaje sobre la ubicacin del husped

4.

Presione el botn Agregar a la lista

5.

Presione el botn Guardar

Sistema de Administracin Hotelera

304

Zeus Recepcin

3
2

4
Figura 100 Eliminar una ubicacin de husped

Para eliminar un registro


1.

Ingrese el nmero de la habitacin

2.

Presione doble clic sobre el registro que desea borrar

3.

Presione el botn Eliminar

4.

Confirme el borrado

3.34 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES / QUEJAS DE
HUSPEDES

El registro de las quejas se hace a nivel de cada husped en


particular, por ello debe indicarse en detalle cual es el
husped que eleva la queja. Adems de permitir registrar las
quejas, esta opcin permite registrar las soluciones dadas a
las mismas.

Sistema de Administracin Hotelera

305

Zeus Recepcin

2
6

3
4

Figura 101 Registro de Quejas de Huspedes

Para registrar una queja


1.

2.

Ubique el husped que eleva la queja, para ello podr


indicar el nmero de la habitacin o el folio. Si indica el
nmero de la habitacin el sistema mostrar en la lista
siguiente la lista de todos los registros que han estado en
dicha habitacin, al seleccionarlo el sistema colocar los
datos del folio. Teniendo los datos del folio, seleccionar en
la lista Husped, el cliente que realiz la queja
Presione el botn adicionar

3.

Ingrese el cdigo de la queja, bajo el cual registrar lo


que el husped ha expresado

4.

En el campo observacin ample, si lo considera


necesario, la queja que ha recibido.

5.

Si ya tiene o ha dado solucin a la queja, registre tal


solucin

6.

Presione el botn Guardar


Sistema de Administracin Hotelera

306

Zeus Recepcin

1
A

C
2

Para registrar la solucin de una queja


1.

Ubique el husped que elev la queja, para ello podr


indicar el nmero de la habitacin o el folio. Si indica el
nmero de la habitacin el sistema mostrar en la lista
siguiente la lista de todos los registros que han estado en
dicha habitacin, al seleccionarlo el sistema colocar los
datos del folio. Teniendo los datos del folio, seleccionar en
la lista Husped, el cliente que realiz la queja

2.

Presione doble clic sobre el registro deseado, o


presione 1 clic y luego el botn Editar

3.

Ingrese la observacin de la solucin

4.

Presione el botn Guardar

Para Borrar una queja


A.

Ubique el husped que elev la queja


Sistema de Administracin Hotelera

307

Zeus Recepcin

B.

Presione doble clic sobre el registro deseado

C.

Presione el botn Eliminar

3.35 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES / ENTREGA DE
PREMIOS A HUSPEDES

Durante el registro de las reservas el sistema permite ingresar


los contactos externos que hicieron posible su consecucin,
una de las tareas que podemos realizar con dichos datos
registrados es usarlos como fuente para la fidelizacin de
contactos externos. Entre las opciones que otorga Zeus
Hoteles para este fin est la de entregar premios segn las
noches y consumos generados al registrar los huspedes de
dichas reservas.
Importante: Un contacto puede ser agregado y
posteriormente puede ser borrado, el sistema solo tiene en
cuenta los contactos actualmente activos en la reserva.
Respecto a los premios esta ventana provee varias
funcionalidades, como son la consulta de estadas y noches, la
entrega de premios y redimir valores. A continuacin
detallaremos como realizar cada uno de ellas.

Sistema de Administracin Hotelera

308

Zeus Recepcin

8
1
2
3
4
9
5

Figura 102 Entrega de Premios

Para entregar un premio


1.

Indique los datos del husped a quien quiere


hacer la entrega del premio

2.

Especifique el rango de fechas que se tendrn en


cuenta para calcular los valores acumulados por el cliente

3.

Especifique si desea incluir la informacin


generada cuando el cliente estuvo como acompaante o
asociado a un evento diario

4.

Seleccione la pestaa Premios

5.

Ingrese el cdigo del premio que desea entregar,


as como los datos adicionales que sean requeridos
(Cantidad, serie)

6.

El sistema muestra las condiciones asociadas al


premio seleccionado, deber seleccionarse cul de las

Sistema de Administracin Hotelera

309

Zeus Recepcin

condiciones se desea aplicar marcando la casilla


correspondiente en la cuadrcula Condicin a Aplicar.
7.

Presione el botn Guardar Entrega de Premios


Repita los pasos 5, 6 y 7 por cada premio que desea
entregar

8.
9.

Presione el botn Guardar


El sistema mostrar el premio entregado en la
cuadrcula Movimientos si el premio puede ser entregado
o informar si el cliente no se le puede entregar el
premio.

Para redimir valores a un cliente


Mediante este proceso podemos disminuir el los valores
acumulados de tal forma que estos no cuenten al momento de
entregar los premios.

Sistema de Administracin Hotelera

310

Zeus Recepcin

1
2
3
4

Figura 103 Redimir Valores Acumulados para Premios

1.

Indique los datos del husped a quien desea


disminuirle los valores acumulados

2.

Especifique el rango de fechas que se tendrn en


cuenta para calcular los valores acumulados por el cliente

3.

Seleccione
Acumulados

4.

Especifique si desea incluir la informacin


generada cuando el cliente estuvo como acompaante o
asociado a un evento diario

5.

la

casilla

Redimir

Valores

Seleccione la pestaa Premios

6. En la seccin Valores a Redimir, ingrese los datos que


desea restar a los acumulados del cliente
7. Presione el botn Guardar Entrega de Premios
8. Presione el botn Guardar
Sistema de Administracin Hotelera

311

Zeus Recepcin

Repita los pasos 5, 6 y 7 para registrar otros datos


redimidos
9. El sistema mostrar los datos redimidos en la cuadrcula
Movimientos, si no se puede redimir se informar.

Para consultar los valores acumulados de un cliente


1.

Indique los
consultar

2.

Especifique el rango de fechas que se tendrn en


cuenta para calcular los valores acumulados por el cliente

3.

datos

del

husped

que

desea

Haga Clic en la pestaa Estadas y Noches

Para imprimir un documento de entrega de un premio


1.

En la cuadricula Movimientos, seleccione la entrega


que desea imprimir

2.

Presione el botn Imprimir

3.

Seleccione la forma de salida

Sistema de Administracin Hotelera

312

Zeus Recepcin

3.36 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES / REGISTRO
DE OBJETOS OLVIDADOS
Para detalles del uso de esta opcin, consulte el manual del
mdulo ama de Llaves.

3.37 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES / PRSTAMO
DE ELEMENTOS
Para detalles del uso de esta opcin, consulte el manual del
mdulo ama de Llaves.

3.38 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES /
DEVOLUCIN DE ELEMENTOS
Para detalles del uso de esta opcin, consulte el manual del
mdulo ama de Llaves.

3.39 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES / ENTREGA DE
PREMIOS A CONTACTOS
Esta ventana provee varias funcionalidades, como son la
consulta de estadas y noches acumuladas, la entrega de
premios como tal y la posibilidad de descontar valores
acumulados de estadas y noches. A continuacin detallaremos
como realizar cada uno de ellas.

Sistema de Administracin Hotelera

313

Zeus Recepcin

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1
2
3
4
9
5

Figura 104 Entrega de Premios

Para entregar un premio


1.

Indique los datos del contacto a quien quiere


hacer la entrega del premio

2.

Especifique el rango de fechas que se tendrn en


cuenta para calcular los valores acumulados por el
contacto

3.

Especifique si desea incluir la informacin


generada cuando los clientes referidos por el contacto
estuvieron registrados como acompaantes.

4.

Seleccione la pestaa Premios

5.

Ingrese el cdigo del premio que desea entregar,


as como los datos adicionales que sean requeridos
(Cantidad, serie)

6.

El sistema muestra las condiciones asociadas al


premio seleccionado, deber seleccionarse cul de las
Sistema de Administracin Hotelera

314

Zeus Recepcin

condiciones se desea aplicar marcando la casilla


correspondiente en la cuadrcula Condicin a Aplicar.
7.

Presione el botn Guardar Entrega de Premios

Repita los pasos 5, 6 y 7 por cada premio que desea entregar


8.
9.

Presione el botn Guardar


El sistema mostrar el premio entregado en la
cuadrcula Movimientos si el premio puede ser
entregado o informar si el cliente no se le puede
entregar el premio.

Para redimir valores a un contacto


Mediante este proceso podemos disminuir el los valores
acumulados de tal forma que estos no cuenten al momento de
entregar los premios.

Sistema de Administracin Hotelera

315

Zeus Recepcin

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4

Figura 105 Redimir Valores Acumulados para Premios

1. Indique los datos del contacto a quien desea reducir


valores acumulados
2. Especifique el rango de fechas que se tendrn en
cuenta para calcular los valores acumulados por el
contacto
3. Especifique si desea incluir la informacin generada
cuando el cliente referido estuvo como acompaante
4. Marque la casilla Redimir Valores Acumulados
5. Seleccione la pestaa Premios
6. En la seccin Valores a Redimir, ingrese los datos que
desea restar a los acumulados del cliente
7. Presione el botn Guardar Entrega de Premios
ubicado bajo la cuadrcula Movimientos
8. Presione el botn Guardar
Sistema de Administracin Hotelera

316

Zeus Recepcin

Repita los pasos 5, 6 y 7 para registrar otros datos


redimidos
9. El sistema mostrar los datos redimidos en la
cuadrcula Movimientos, si no se puede redimir se
informar.

Para consultar los valores acumulados de un contacto


1. Indique los datos del contacto que desea consultar
2.

3.

Especifique el rango de fechas que se tendrn en


cuenta para calcular los valores acumulados por el
cliente
Haga Clic en la pestaa Estadas y Noches

Para imprimir un documento de entrega de un premio


1. En la cuadricula Movimientos, seleccione la entrega
que desea imprimir
2. Presione el botn Imprimir
3. Seleccione la forma de salida

Sistema de Administracin Hotelera

317

Zeus Recepcin

3.40 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES / SOLICITUD
DE APERTURA DE EVENTOS VARIOS
Tiene dos facetas bsicas con un mismo objetivo, abrir un folio
de eventos varios y cargarle los servicios previamente
preparados. En ambos casos se tiene como objetivo la rapidez
y facilidad en el proceso de apertura, cargue, pago,
facturacin y check-out del folio.
3.40.1 .

SOLICITUD ANTICIPADA

Consiste en el registro de cargos que no sern facturados de


forma inmediata, en su lugar quedarn registrados en el
sistema bajo un nmero de solicitud que posteriormente podr
ser cargada y facturada. Este tipo de venta se asemeja ms a
una reserva, dado que permite registrar los servicios deseados
y tener una liquidacin del valor detallado y total sin haber
prestado el servicio. Los cargos registrados en la solicitud
anticipada pueden ser cargados a un folio horas, das o meses
despus sin la necesidad de volver a cargar todos los servicios;
solo se requerir el nmero de la solicitud generada.
1

2
3

Figura 106 Solicitud de Apertura de Eventos Varios Anticipada


Sistema de Administracin Hotelera

318

Zeus Recepcin

Para registrar la solicitud


1. Haga clic en el botn Nuevo, este proceso colocar en
blanco todos los campos y permitir crear una nueva
solicitud. Notara que el campo Folio se le asigna el
valor NUEVO, no lo cambie. Ingrese los datos del
nmero de personas y la fecha de llegada.
2. Ingrese los datos del cliente titular o principal o use la
ayuda (F4) para buscar un cliente existente. En esta
seccin podr indicar informacin general, los campos
tipo de documento, procedencia y motivo de viaje
cuentan con ayudas. Si ingresa un documento existente
el sistema llenar los datos del cliente.
3. Seleccionar un Grupo. Cada agrupacin contiene los
cargos que le hayan sido asociados, en la imagen se
muestra un ejemplo al seleccionar la opcin TAQUILLA.
4. Seleccione el cargo que quiere registrar. Cada botn
corresponde a un cargo del sistema, con solo
seleccionarlo ser cargado. Otra forma de registrar un
cargo es digitando su cdigo en el campo Cargos. Al
ingresar el cdigo el sistema mostrar sus datos, debe
presionar el botn Cargar.
Si lo requiere podr cambiar la cantidad, para ello
debe indicarla antes de seleccionar el cargo si lo
hace con los botones o despus si digita el cdigo
del cargo.
5. Si el cargo est definido en los parmetros como tipo
vehculo, el sistema solicitar la placa del vehculo y la
cantidad. La fecha de llegada no se solicitar, ya que
ser asumida por el sistema al momento de abrir el
folio, al igual que la fecha de salida que ser calculada
con base en la cantidad que en este caso corresponde al
nmero de das.
6. Para terminar debe hacer clic en el botn Crear
Solicitud. Con ello se almacenar la informacin y se
generar un nmero de solicitud que ser mostrada al
usuario en el campo Solicitud, el sistema adems dar
la opcin de imprimir usando el estndar de emisin de
reportes del sistema.
Luego de guardar se generar un nmero consecutivo de
Solicitud con los datos ingresados.
Sistema de Administracin Hotelera

319

Zeus Recepcin

Para borrar cargos


1. Seleccione en la cuadrcula el cargo que desea borrar
2. Presione el botn
cuadrcula

Borrar

ubicado debajo de la

3. Una vez confirmado el borrado el cargo ser eliminado


de la lista

Tener en cuenta
Por defecto las solicitudes de Apertura anticipada asocian una
agencia al proceso, a la cual posteriormente se genera la
factura por la venta anticipada. Existe un parmetro en el
sistema que permite indicar cul es la agencia utilizada para
realizar la apertura de solicitudes anticipadas. Asegrese de
indicar el cdigo de la agencia correspondiente.

3.40.2 .

SOLICITUD DIRECTA

En general el proceso para registrar una solicitud directa


sigue los mismos pasos de la anticipada, su principal
Sistema de Administracin Hotelera

320

Zeus Recepcin

diferencia est en que la directa crea inmediatamente el folio


y no genera un nmero de solicitud. Una solicitud directa
puede alimentarse de una anticipada, es decir, puede tomarlos
datos previamente registrados y cargarlos al folio, o bien
realizar una solicitud desde ceros.
Cuando se registra una solicitud directa a partir de una
anticipada, se crea un vnculo entre las solicitudes, de tal
forma que podemos conocer con que solicitud anticipada se
gener la directa. Adems, luego de usar una solicitud
anticipada, el sistema no dejar que sea utilizada nuevamente.
Una de las condiciones para realizar una solicitud directa es
ingresar con un usuario con caja, esto debido a que se
requiere registrar un pago y hacer una factura para cerrar la
solicitud. En caso de no tener caja el sistema le informar
mediante un mensaje en la esquina superior derecha de la
pantalla y no podr continuar el proceso:

En caso contrario abrir la ventana para solicitudes, notar


que la ventana para apertura directa es muy similar a la
anticipada.

Sistema de Administracin Hotelera

321

Zeus Recepcin

Figura 107 Solicitud de Apertura de Eventos Varios Directa

Para hacer una solicitud directa


1. Haga clic en el botn Nuevo, este proceso colocar en
blanco todos los campos y permitir hacer una nueva
venta. Notara que el campo Folio se le asigna el valor
NUEVO, no lo cambie. Ingrese los datos del nmero
de personas y la fecha de llegada.
Desde este momento podr especificar el documento
que se usar para facturar, por defecto el sistema
asignar uno, pero podr seleccionar otro diferente en
el campo Documento de Facturacin
2. Ingrese los datos del cliente titular o principal. En esta
seccin podr indicar informacin general, los campos
tipo de documento, procedencia y motivo de viaje
cuentan con ayudas. Si ingresa un documento existente
el sistema traer los datos, e igualmente podr ubicar
un husped existente utilizando la ayuda.

Sistema de Administracin Hotelera

322

Zeus Recepcin

3. Seleccione un Grupo. Cada agrupacin contiene los


cargos que le hayan sido asociados, en la imagen se
muestra un ejemplo al seleccionar la opcin TAQUILLA.
.
4. Seleccione el cargo que quiere registrar. Cada botn
corresponde a un cargo del sistema, con solo
seleccionarlo ser cargado. Otra forma de registrar un
cargo es digitando su cdigo en el campo Cargos. Al
ingresar el cdigo el sistema mostrar sus datos, debe
presionar el botn Cargar. Si lo requiere podr cambiar
la cantidad, para ello debe indicarla antes de
seleccionar el cargo si lo hace con los botones o
despus si digita el cdigo del cargo
5. Si el cargo est definido en los parmetros como tipo
vehculo, el sistema solicitar la placa del vehculo y la
cantidad (solo si no es tipo ingreso, si es tipo ingreso la
cantidad ser por defecto 1 y no podr ser cambiada).
La fecha de llegada no se solicitar, ya que ser
asumida por el sistema al momento de abrir el folio, al
igual que la fecha de salida que ser calculada con base
en la cantidad que en este caso corresponde al nmero
de das
En caso que el cobro de ingreso de vehculos sea
obligatorio, el sistema restringe que no se pueda
registrar un cargo de parqueo de vehculo si
previamente no se ha causado su cargo de ingreso. La
obligatoriedad del cobro del ingreso lo define un
parmetro general del sistema llamado 'Cobro de
ingreso de vehculo, que puede cambiarse desde el
mdulo Parmetros, men Procesos/Definicin de
parmetros de Hotel
6. Para terminar debe hacer clic en el botn Cargar a
Folio. Con ello se almacenar la informacin en un
nuevo folio.
Tenga presente que por defecto todos los cargos que
son de una solicitud se van a la cuenta maestra del folio
y se pagan con una CXC a la agencia que genera la
solicitud.
Sistema de Administracin Hotelera

323

Zeus Recepcin

Las ventas directas se cargan a la cuenta Extra del folio


y se solicita una forma de pago.
7. Si queda un saldo por pagar debe hacer el pago
correspondiente que solo estar disponible en la cuenta
extra, puede observar que el campo Clase es de solo
lectura. Para registrar los pagos deber seguir los
pasos estndares del proceso de pagos: (a) Seleccione
la forma de pago, (b) ingrese el valor, (c) especifique la
moneda si es necesario y (d) haga clic en el botn
guardar. No podr salir de la ventana de pagos hasta no
haber pagado y facturado el saldo pendiente si as se ha
parametrizado.
d
a

b
c

8. Una vez el saldo del folio sea cero haga clic en el botn
facturar, el cual le dar la posibilidad de asumir la
facturacin por defecto (el sistema genera la factura
ambas o maestra -si es por solicitud anticipada- a
nombre del titular) o manual (se mostrar la ventana de
facturacin para que el usuario genere las facturas
segn su necesidad).
9. Al final del proceso de facturacin se emitir la factura
y En caso de que existan cargos de tipo vehculo el
sistema al final generara un tiquete para la remisin de
parqueadero.
.

Sistema de Administracin Hotelera

324

Zeus Recepcin

Al emitir la factura de una venta anticipada se tiene la


posibilidad de incluir de forma automtica la factura de la
agencia a la que se carg. Para determinar si se quiere
imprimir la factura que se le genere a dicha agencia cuando se
cree una venta directa importando los datos de una solicitud
debe modificar el parmetro correspondiente en el mdulo
parmetros men procesos. Coloque S para que se imprima y
N en caso contrario.
El parmetro que restringe y habilita esta y otras
funcionalidades de la Solicitud tiene el nombre
RESTRICCIONES A LA APERTURA DE SOLICITUD DE
EVENTOS VARIOS, sus posibles valores son:
o
o
o

Carcter 1, Determina (S/N), si se imprime la Factura


que se le genera a la agencia por la
Solicitud
Anticipada de Eventos Varios.
Carcter 2, Obliga (S/N), a generar factura extra.
Carcter 3, Obliga (S/N), ha digitar todos los cdigos de
barra,
Sistema de Administracin Hotelera

325

Zeus Recepcin

Carcter 4, Omite (S/N), algunos mensajes !': Como los


de confirmacin del check-out

Crear el tamao del papel para poder imprimir la Orden


de emisin de parqueadero.
Para esto se van por propiedades del servidor en la ventana de
agregar impresora y se crea el FORMULARIO DE 8 x 25

3.40.3 .

IMPORTAR SOLICITUD

El sistema dar la opcin de importar una solicitud


previamente creada, tanto para la venta anticipada como para
la venta directa. En el caso de la venta anticipada podr
consultarla e inclusive anularla proveyendo una autorizacin,
si conoce la clave para reversiones podr anular la solicitud

Sistema de Administracin Hotelera

326

Zeus Recepcin

En el caso de la venta directa podr convertirla en un cargue a


folio, una vez presione el botn Importar el sistema traer
todos los datos, el usuario podr agregar los que necesite pero
no podr eliminar los importados, luego proceder tal como se
indic en el proceso anterior y la solicitud quedar marcada
como procesada. Desde luego no podr cargar una solicitud
que ya ha sido procesada.
El campo solicitud provee ayuda para localizar la solicitud a
nombre de una persona o segn un documento.
Para importar una solicitud
1. Presione el botn Importar Solicitud. Se despliega la
ventana Importar Solicitud.
2. Ingrese el cdigo de la solicitud y presione la tecla
tabulador. Tambin puede utilizar el botn de ayuda
(F4) para localizarla.
El sistema muestra los cargos registrados a la solicitud.
3. Presione el botn Importar. La ventana Importar
Solicitud se cierra y sus datos se cargan en la ventana
de apertura de eventos.

Sistema de Administracin Hotelera

327

Zeus Recepcin

En este momento podr continuar el proceso requerido, el


cual vara de acuerdo a la opcin desde donde llam la
importacin:
a. Si import la solicitud desde el proceso
anticipado, podr anular la solicitud presionando
el botn Anular o simplemente consultarla.
b. Si import desde el proceso directo, podr
registrar nuevos cargos si lo requiere o
simplemente presionar el botn Cargar a Folio,
logrando hacer efectiva la solicitud.

Luego de cargar
Luego de que se ha cargado a un folio un conjunto de
servicios, todo proceso adicional que desee realizarse utiliza
necesariamente las opciones del sistema, dado que es un folio
comn que no tiene un tratamiento diferente a cualquier folio
de eventos y en consecuencia todos las funcionalidades
estarn disponibles para l.

3.40.4 .

ASIGNAR MANILLAS

Si tiene activo el manejo de manillas y ha ingresado los


parmetros necesarios para su utilizacin, el sistema solicitar
los nmeros de manilla que asociar a las personas que est
registrando. Luego de hacer el cargo al folio se desplegar
una ventana solicitando las manillas que le sern asociadas.
La captura de cdigos de barra consiste en el registro de
cdigos de barra (manillas); la cual se da tanto para los
pasadas (Solicitud de Apertura de Eventos Varios) como para
los huspedes (Registro); Al finalizar cualquiera de los
procesos, el sistema presentar una ventana similar a la
Sistema de Administracin Hotelera

328

Zeus Recepcin

mostrada en la siguiente figura,


informacin de la siguiente manera

donde

registrar

la

Figura 108 Solicitud Directa de Apertura de Evento con la Captura del Cdigo de Barra

1. Digitar el Cdigo de Barra a asignar.


2. Seleccionar el tipo al cual corresponde ese cdigo.
3. Dar clic en el botn grabar. Con ello se almacenar la
informacin. Es decir le asignara a ese cdigo de barra,
de ese tipo, de esa estacin, el folio. Quedando dicho
cdigo en estado asignado a folio.
Cabe anotar que solo se puede asignar cdigos que estn
activos de la estacin.
Esta forma nos va indicando cuantas personas tiene el folio y a
cuantas se le han registrado cdigo.

3.40.5 .

CAMBIO DE PLACA DE VEHCULOS

Si existe una inconsistencia entre la placa que va a ingresar y


el nmero registrado en el momento de realizar la apertura
del evento, puede realizar un cambio del nmero de placa.

Sistema de Administracin Hotelera

329

Zeus Recepcin

Para realizar el cambio especifique el nmero de folio bajo el


cual se registr el vehculo, indique o localice con la ayuda el
nmero de placa actual y en el campo Nueva placa, ingrese
el nuevo nmero. El sistema har los cambios necesarios y le
permitir continuar el proceso normal con el uso de la nueva
placa.
1. Los pasos para utilizar esta ventana seran:
2. Introducir el folio al cual pertenece la placa a cambiar.
3. Si no se sabe el folio se puede introducir una placa y el
sistema mostrar el folio al cual pertenece esa placa. En
caso de que exista un folio digitado, la ayuda solo
mostrara placas de los vehculos que pertenecen a ese
folio.
4. Introducir la nueva placa.
5. Dar clic en el botn guardar.

Nota: hay que tener en cuenta que si el vehculo que se le est


cambiando la placa ya tiene registrado algn ingreso al
parqueadero, el sistema solo lo permitir si quien lo hace es
un usuario del grupo ADMINISTRADOR. En cuyo caso emitir
una advertencia:

Ahora si el usuario es del grupo administrador y de igual


manera el vehculo registra ingresos al parqueadero, el
Sistema de Administracin Hotelera

330

Zeus Recepcin

sistema antes de hacer el cambio le informa que el cambio


afecta a todos los movimientos.

El sistema guardar un log de los cambios que se hacen de


placa, el cual se puede consultar por el informe de log de
transacciones.
Nota: desde las ventanas de solicitud de apertura de eventos y
de ingreso y salida de vehculos existen un botn de acceso
directo a esta opcin de cambio de placa.

3.40.6 .

REIMPRIMIR TIQUETE DE PARQUEADERO

En caso de requerir una copia del tiquete de parqueadero que


normalmente se genera durante la apertura del folio de
evento, podr usar esta opcin para reimprimirla.

Para imprimir:
1. Introducimos el folio al cual se le va a reimprimir el
tiquete de parqueadero.
2. Si no conocemos el nmero de folio, se puede introducir
una placa y el sistema mostrar el folio al cual pertenece
esa placa.
3. Hacemos clic en el botn imprimir.

Sistema de Administracin Hotelera

331

Zeus Recepcin

Nota: el sistema para identificar que es una Reimpresin, le


coloca la palabra COPIA al reporte.

3.41 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES / INGRESO Y
SALIDA DE VEHCULOS

Esta opcin est directamente relacionada con las solicitudes


de
apertura
de
eventos
(ver:
3.40MOVIMIENTOS
ESPECIALES / SOLICITUD DE APERTURA DE EVENTOS
VARIOS). Permite llevar control de los vehculos que han
pagado ingreso y parqueo. El usuario debe especificar la placa
del vehculo y el sistema indicar si est registrado o no;
adems mostrar en la cuadrcula el detalle de las entradas y
salidas registradas en la estada actual.

Sistema de Administracin Hotelera

332

Zeus Recepcin

Figura 109 Control de Ingreso y Salida de Vehculos

Si est registrado se proveern las opciones Registrar


Entrada o Registrar Salida, segn sea el caso, es decir, si el
vehculo est dentro solo podr registrar salida y viceversa.
Para que un vehculo pueda registrar su entrada por primera
vez debe haberse registrado desde la solicitud de apertura de
eventos directa un cargo tipo vehculo con sus datos (placa,
entrada y salida).
Un vehculo puede pagar solo el ingreso, el parqueo, o ambos
segn se haya definido, en cualquier caso el sistema mostrar
mediante un cono a que tiene derecho.
Cuando se paga parqueo el vehculo podr entrar y salir todas
las veces que se requiera, el sistema controlar este proceso
basado en las fechas de llegada y salida registradas
previamente al cargar. Si solo cancelo ingreso, tendr derecho
a una nica entrada y salida.
Si al salir la fecha actual es mayor a la fecha de salida
programada, el sistema informar sobre esta situacin
especificando que hubo una Salida Extempornea y
Sistema de Administracin Hotelera

333

Zeus Recepcin

requerir que sea seleccionado el botn Cargar para que se


cobre el tiempo extra, el valor a cargar ser calculado
automticamente por el sistema con base en los das
adicionales. Para este proceso se utilizar la ventana de para
solicitud de apertura de eventos antes detallada, donde
aparecer registrado el tiempo y deber continuar con el
proceso de pago y facturacin del tiempo adicional:

Situaciones a tener en cuenta:


Si un vehculo No tiene causado cargo de ingreso, y este se ha
definido como obligatorio, el sistema lo marca en la pantalla
para que el usuario lo identifique. El sistema no le permite
registrar la entrada hasta que no pague dicho ingreso:

Sistema de Administracin Hotelera

334

Zeus Recepcin

Si un vehculo NO tiene causado cargos de parqueadero, el


sistema lo marca en la pantalla para que el usuario lo
identifique.

Si no tiene derecho a parqueo y no ha pagado el ingreso le


muestra las dos marcas:

Puede presentarse que el sistema marque la salida pero No


bloquee el ingreso, por tanto el cliente puede entrar y salir
tantas veces como lo requiera durante los das que tiene pago
el parqueadero, pero si el cobro de ingreso es obligatorio, el
cliente debe pagarlo. En este caso el sistema informar y dar
la opcin de hacer el pago del ingreso:

Sistema de Administracin Hotelera

335

Zeus Recepcin

Si el usuario dice que s, el sistema le abre la ventana de


solicitud directa para cobrar el ingreso, este proceso se realiza
de la misma forma como se aplica el cobro de una salida
extempornea.

3.42 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES / INFORME DE
AUTORRETENCIONES
El sistema puede aplicar automticamente auto-retenciones
durante el proceso de facturacin, estas no son visualizadas
en el folio y solo pueden ser verificadas desde este informe.
El primer dato que require la ventana es el rango de fechas
que desea consultar, el cual corresponde a la fecha en que fue
aplicada la auto-retencin.
Existen dos tipos de auto-retenciones que pueden ser
aplicadas, ambas pueden ser emitidas desde este informe. La
seccin Tipo de Cargo le permite filtrar cuales de ellas
desea ver.
Si desea filtrar un folio especfico podr indicar su nmero en
el campo Folio.
Sistema de Administracin Hotelera

336

Zeus Recepcin

Las auto-retenciones se revierten de forma automtica al


revertir una factura, en este caso su estado queda como
Anulada. El sistema le permite consultar tanto las aplicadas
como las anuladas.

Figura 110 Informe de Autorretenciones

Para emitir el informe seleccione las opciones deseadas y haga


clic en el botn Imprimir. La siguiente imagen muestra un
ejemplo del informe.

3.43 .

VOUCHERS

Despliega un submen con opciones para el manejo de los


vouchers (tiqueteras electrnicas) generados a los huspedes
al hacer el check in.

Sistema de Administracin Hotelera

337

Zeus Recepcin
3.43.1 .

CAMBIO DE VOUCHER

Cuando se registra un husped en un plan que genera


vouchers, el sistema pide un nmero de voucher o lo puede
generar automticamente. Este nmero corresponde, en
muchos casos, a tiquetes fsicos numerados que se entregan
al husped, casos en los cuales no se usa una generacin
automtica de nmeros de vouchers si no una asignacin
manual. Con la opcin Cambio de Voucher, es posible cambiar
el nmero asignado al momento del check in de la habitacin
o de la apertura del evento vario.
4
1
2

3
Figura 111 Cambio de Nmero de Voucher

Para cambiar el nmero del voucher


1. Seleccione el tipo de voucher a cambiar
2. Indique el nmero de la habitacin o folio de eventos.
3. Digite el nuevo nmero de voucher.
4. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.

Sistema de Administracin Hotelera

338

Zeus Recepcin
3.43.2 .

CARGAR VOUCHERS ADICIONALES

Genera vouchers a partir de un plan especfico a una


habitacin o a un evento, es decir vouchers que no
corresponden al plan de la habitacin sino a otro plan definido
por el usuario, los vouchers generados quedan disponibles
para consumo (Por Consumir).

1
2

Figura 112 Cargar Vouchers Adicionales de un Plan Especfico

Para cargar los vouchers


1. Seleccione el tipo de voucher a cargar
2. Indique el nmero de la habitacin o folio de eventos.
3. Especifique el plan en el que se basar para generar los
vouchers.
4. Presione el botn Generar.

Sistema de Administracin Hotelera

339

Zeus Recepcin
3.43.3 .

GENERAR VOUCHERS

Al registrar un husped en un plan que genera vouchers,


ZEUS genera los vouchers correspondientes su estada.
Esta opcin permite generar ms vouchers de los que incluye
el plan. Los vouchers generados no se cobran al husped y
quedan disponibles para su utilizacin.
Solo es posible generar vouchers de los que incluye el plan
con el que est registrado el husped.

1
2

5
3

Lista de
vouchers del
Plan

Figura 113 Generacin de Vouchers del Plan

Para generar los vouchers


1. Seleccione el tipo de voucher a generar
2. Indique el nmero de la habitacin o del folio de
eventos
3. En la lista de vouchers desplegada seleccione los tipos
vouchers que se generaran, haciendo clic en la columna
Gen de cada tipo a generar.
Sistema de Administracin Hotelera

340

Zeus Recepcin

4. En la columna Cant digite la cantidad de vouchers a


generar para los tipos seleccionados en el paso anterior
y el valor unitario del mismo en la columna siguiente.
5. Presione el botn Generar. El sistema informar sobre
los vouchers generados

Los valores calculados incluirn los impuestos que se


hayan configurado al cargo, los cuales pueden ser
consultados en la cuadrcula de la lista de vouchers
generados.

3.43.4 .

GENERACIN MASIVA DE VOUCHERS

Utilice esta opcin para generar vouchers a una o varias


habitaciones o folios al tiempo, evitando la necesidad de
generar uno a uno los mismos.
Para generar los vouchers debe tener en cuenta las siguientes
restricciones y caractersticas:

Cada habitacin o folio (eventos) que se vaya a agregar


a la lista debe ser del mismo plan de la que se insert
por primera vez.

No puede existir registros en la lista sin nmero de


voucher.

La observacin es obligatoria. Y solo se har de


aquellos voucher que estn seleccionados en el campo
GEN y cuya cantidad sea superior a cero.

Sistema de Administracin Hotelera

341

Zeus Recepcin

El valor que se le estipule a cada voucher a seleccionar,


ser modificado de acuerdo a los criterios del cargo, es
decir que si el cargo esta parameterizado que el
impuesto (IVA) est incluido, el valor final ser menos el
impuesto (IVA)que corresponda.

8
1

4
3

5
6

Figura 114 Generacin Masiva de Vouchers

Para generar los vouchers


1. Indique si desea generar vouchers para habitacin o
para eventos varios.
2. Marcando la casilla Subir Habitaciones de Grupo, el
sistema
agregar
automticamente
todas
las
habitaciones de un grupo especfico
3. Indique el nmero de la habitacin o del folio de
eventos a generar.
Sistema de Administracin Hotelera

342

Zeus Recepcin

4. Presione el botn agregar.


Repita los pasos 2 y 3 por cada habitacin o evento que
desee agregar.
5. Indique una observacin que justifique el porqu de la
generacin de los vouchers.
6. En la lista de vouchers desplegada seleccione los tipos
vouchers que se generaran, haciendo clic en la columna
Gen de cada tipo a generar.
7. En la columna Cantidad digite la cantidad de vouchers
a generar para los tipos seleccionados en el paso
anterior.
8. Presione el botn Guardar. El sistema informar sobre
los vouchers generados

Al final del proceso si algunos de los folios tuvo algn


problema el sistema sacara un mensaje reportando
dichos folio y cuantos vouchers se le alcanzaron a
generar del total que se deba. En caso de que no exista
ninguno el mensaje ser satisfactorio.

En caso de que exista un registro en la lista no deseado,


se puede borrar el registro con doble clic para editarlo
y dar clic sobre eliminar.

En caso de que exista un registro en la lista sin nmero


de voucher, se puede editar el registro con doble clic
para colocarle manualmente el nmero.

Para el caso de habitaciones, se pueden en un proceso


todas las habitaciones de un grupo; inclusive es posible

Sistema de Administracin Hotelera

343

Zeus Recepcin

hacer
combinaciones
independientes y de grupos.

3.43.5 .

entre

habitaciones

VENTA DE VOUCHERS

Permite cargar cualquier tipo de voucher a una habitacin o


evento, sin importar el plan asociado y cobrando un valor por
los vouchers generados los cuales son cargados a la cuenta
del husped.
5
1

Figura 115 Venta de Vouchers

Para realizar la venta de vouchers


1. Seleccione el tipo de venta que desea realizar, entre
habitacin y evento

Sistema de Administracin Hotelera

344

Zeus Recepcin

2. Indique el evento o la habitacin a quien realizar la


venta
3. Seleccione el tipo de voucher que desea vender
4. Indique los datos del cargo con el que va a cobrar los
vouchers vendidos, como son:
a. Cdigo del cargo que se va a ver reflejado en el
folio del husped
b. Si se generan o no para nios
c. Si se hace el cargo de forma inmediata al
husped
d. A que cuenta se debe cargar el valor
e. Si los impuestos son incluidos o no
f.

Qu porcentajes de impuestos se cargar

g. La cantidad de vouchers a vender


h. Y el valor unitario del voucher
5. Presione el botn Grabar

La venta realizada podr consultarla en el folio, note que como


tiquete aparece la palabra VTA_VOUC, como indicador que fue
una venta.

Sistema de Administracin Hotelera

345

Zeus Recepcin

Para consultar los vouchers vendidos presione el botn


Vouchers Vendidos

, luego de consultar podr regresar a la

venta presionando el botn Venta de Vouchers

3.43.6 .

VENTA MASIVA DE VOUCHERS

Al igual que la venta de voucher esta opcin permite cargar


cualquier tipo de voucher a una habitacin o evento, sin
importar el plan asociado y cobrando un valor por los
vouchers generados, los cuales son cargados a la cuenta del
husped. Su principal diferencia est en la posibilidad de
hacer la venta a varias habitaciones al tiempo y no una a una.

Sistema de Administracin Hotelera

346

Zeus Recepcin

8
1

4
3

5
6

Figura 116 Venta Masiva de Vouchers

Para generar los vouchers


1. Indique si desea vender vouchers para habitacin o
para eventos varios.
2. Marcando la casilla Subir Habitaciones de Grupo, el
sistema
agregar
automticamente
todas
las
habitaciones de un grupo especfico
3. Indique el nmero de la habitacin o del folio de
eventos a generar.
4. Presione el botn agregar.
Repita los pasos 2 y 3 por cada habitacin o evento que
desee agregar.
6. Seleccione el tipo de voucher que desea vender.
Sistema de Administracin Hotelera

347

Zeus Recepcin

7. Indique los datos del cargo con el que va a cobrar los


vouchers vendidos, como son:
a. Cdigo del cargo que se va a ver reflejado en el
folio del husped
b. Si se generan o no para nios
c. Si se hace el cargo de forma inmediata al
husped
d. A que cuenta se debe cargar el valor (Maestra o
Extra)
e. Si los impuestos son incluidos o no.
f.

Qu porcentajes de impuestos se cargar

g. La cantidad de vouchers a vender


h. Y el valor unitario del voucher. El sistema
calcular y mostrar el total a cargar
8. Presione el botn Grabar

Al final del proceso si algunos de los folios tuvo algn


problema el sistema sacara un mensaje reportando
dichos folios, ya sea problemas al venderle o al aplicarle
el cargo que no tengan nmero de voucher definido.

En caso de que exista un registro en la lista no deseado,


se puede borrar el registro con doble clic para editarlo
y dar clic sobre eliminar.

En caso de que exista un registro en la lista sin nmero


de voucher, se puede editar el registro con doble clic
para colocarle manualmente el nmero.
Sistema de Administracin Hotelera

348

Zeus Recepcin

3.44 .

Para el caso de habitaciones, se pueden en un proceso


todas las habitaciones de un grupo; inclusive es posible
hacer
combinaciones
entre
habitaciones
independientes y de grupos.

ENRUTAMIENTO DE FOLIOS

Por defecto los cargos realizados a un folio son cargados


segn la configuracin original del cargo o por la
configuracin definida en el plan, de acuerdo a estos datos el
sistema realiza el cargo en la cuenta maestra o extra del folio.
Esta opcin permite cambiar esas definiciones por defecto
para que de acuerdo a lo que se defina el sistema realice los
cargos a las cuentas parametrizadas y no en las cuentas por
defecto. A este proceso se le conoce como enrutamiento.
Notar que en la ventana aparecen por defecto
parametrizados varios cargos, los cuales el sistema incluye por
defecto como enrutados ya que corresponden a los cargos del
plan y los cargos de telfonos que son cargos no regidos por la
definicin del maestro de cargos. En cualquier caso estos
tambin pueden ser cambiados

Sistema de Administracin Hotelera

349

Zeus Recepcin

5
1

Figura 117 Enrutamiento de Folios

Para enrutar un cargo


1. Indique el nmero de la habitacin
2. Si existe ms de un husped, seleccione el husped a
quien realizar el enrutamiento
3. Especifique el cargo a enrutar si este no est en la lista
y presione el botn Pasar a la Lista
4. Indique la clase de cuenta y el folio hacia el cual estar
enrutado
5. Presione el botn Guardar

No se puede eliminar un enrutamiento, solo podr enrutarlo


en otro sentido
Todas las modificaciones realizadas en esta opcin se guardan
en el Log del sistema. Gracias a este registro podr realizar
auditora respecto a los cambios realizados al enrutamiento de
cargos.
Sistema de Administracin Hotelera

350

Zeus Recepcin

El cdigo de transaccin usado para este Log es


MODRUTAFOLIO, tambin podr ubicarlo gracias a su
descripcin: Cambio Ruta de Folio. Para ms detalles sobre
la verificacin del log de transacciones consulte el manual del
mdulo Auditora.

3.45 .

CARGOS AUTOMTICOS FUERA DEL PLAN

Los nicos cargos que el sistema realiza de forma automtica,


es decir, sin ser digitados por el usuario y nicamente basado
en su configuracin son los cargos hechos en la auditoria
nocturna. Estos cargos se configuran en su mayora en el plan
asignado a la habitacin o a los eventos, esta herramienta
para parametrizar cargos de este tipo, solo que a diferencia de
los cargos parametrizados a los planes, aplican nicamente a
la habitacin indicada.
Con esta configuracin podr lograr que el sistema cargue
durante el proceso de aplicacin de cargos, otros cargos
diferentes a los del plan basado en la configuracin realizada.

Sistema de Administracin Hotelera

351

Zeus Recepcin

3
6

4
5

Figura 118 Cargos Fuera del Plan

Informacin solicitada:
CARGO: cdigo del cargo que desea incluir por fuera del plan.
D/C: naturaleza con la que ser cargada: dbito (aumenta la
cuenta del husped) o crdito (disminuye la cuenta del
husped). Los cargos de tipo crdito pueden ser utilizados
para agregar descuentos en valor.
MAESTRA / EXTRA. Indica si el cargo afectar la cuenta
maestra o la extra del folio. Cuando el plan es un plan para un
grupo, seleccionar la opcin EXTRA, le indica al sistema que
en lugar de cargar al folio Maestro del grupo, deber cargar al
folio Maestro de la Habitacin.
PERIODICIDAD. Indicar las veces en que debe efectuarse el
cargo en caso tal este cargo se vaya a afectar por Auditora
Nocturna.
Ejemplo: 1(Una Vez), 5(Cinco Veces), para indicar que se
cargar diariamente digite 999.

Sistema de Administracin Hotelera

352

Zeus Recepcin

DESDE NOCHE. Digite desde que noche se empieza a cargar


este tem. Se cargar desde la noche indicada tantas veces
como lo indique la periodicidad.
Ejemplo:
Desde
Noche
1

Periodici
dad
2

3
4

2
1

999

Observacin
Carga la primera y segunda
noche
Carga la tercera y cuarta noche
Carga solamente la cuarta
noche
Carga todos los das a partir de
la primera noche

MANDATORIO POR PERSONA. Si el cargo se realiza por


persona, es decir, si se debe cobrar el valor del mismo tantas
veces como personas se encuentren en la habitacin.
IMPUESTO: define si el cargo se le aplica impuesto y si este es
incluido.
APLICA NOCHE ADICIONAL. Active esta casilla para indicar
que el cargo se aplica si el husped va a durar ms das de lo
que indica el campo #NOCHES.
CARGAR DESDE NOCHE ADICIONAL. Indique desde que
noche adicional aplica el cargo.
CARACTERSTICAS: en esta seccin podr asociar el cargo
fuera del plan a un plan de llamadas gratis. El objetivo es
poder vender planes de llamadas desde el check-in para
cualquiera de las opciones de llamadas disponibles (Nacional,
Internacional y Celular). Si incluye un cargo fuera del plan
marcado con esta caracterstica y asocia un cdigo de cargo
de telfono, por ejemplo nacionales, el cliente podr hacer
todas las llamadas de este tipo sin que ello genere cargos a su
Sistema de Administracin Hotelera

353

Zeus Recepcin

cuenta. Tenga en cuenta que esto aplica si el control de las


llamadas se realiza con Zeus Telfonos.
VALORES DEL CARGO: En esta seccin debe indicar el costo
del cargo fuera del plan para adultos y nios
Para programar un cargo automtico fuera del plan
1. Indique si desea programar a una habitacin o a un
evento
2. Indique el nmero de la habitacin o del evento
3. Seleccione el folio a quien realizar la programacin
4. Especifique el cargo que desea programar
5. Indique las caractersticas del cargo (para ms detalles
sobre estas caractersticas, consulte en el manual del
mdulo parmetros la forma de configurar el paquete
de un plan.
6. Presione el botn Guardar

Para borrar un cargo automtico fuera del plan


1. Indique si desea programar a una habitacin o a un
evento
2. Indique el nmero de la habitacin o del evento
3. Seleccione el folio a quien realizar la programacin
4. Presione doble clic sobre el cargo que desea borrar
5. Presione el botn Borrar Cargo

Sistema de Administracin Hotelera

354

Zeus Recepcin

3.46 .

AUTORIZACIONES

Cuando se hace un cargo a un folio, existe la posibilidad de


que este pida una autorizacin. El sistema pide autorizacin
cuando se hace un cargo con una naturaleza contraria o
cuando se intenta borrar un cargo, en estos casos si no se
hace la autorizacin, el procedimiento no pude ser terminado.
De hecho las autorizaciones se pueden realizar desde la
misma ventana de cargos, por lo que esta opcin es usada ms
comnmente para hacer autorizaciones remotas.
El caso es que cuando un usuario del sistema intenta realizar
uno de los dos procedimientos antes mencionados el sistema
pedir una autorizacin, la cual podr ser dada por la persona
autorizada, desde cualquier otra estacin del sistema,
logrando as no solo evitar trasladarse hasta la estacin del
usuario, sino mantener un control de este tipo de
procedimientos.
El nmero de autorizacin generado al hacer el cargo se
puede consultar en el campo #Auto de la seccin donde se
autoriza.

Figura 119 Peticin de Autorizacin en la Ventana de Cargos

Al seleccionar esta opcin se despliega la siguiente ventana.

Sistema de Administracin Hotelera

355

Zeus Recepcin

2
3
4
Figura 120 Autorizaciones Remotas de Cargos

Para hacer una autorizacin


1. En el campo No. Autorizacin, digite el nmero de
autorizacin que se autorizar y presione la tecla
tabulador.
2. En el campo Autoriza, digite el usuario que realiza la
autorizacin y posteriormente digite la clave.
3. En el campo Formula, digite el nmero de autorizacin
de la fecha.
4. Digite las observaciones del caso y presione la tecla
tabulador
5. Presione el botn Grabar
Despus de seguir estos pasos el sistema habr autorizado el
cargo, por lo que el usuario que lo est realizando podr
Sistema de Administracin Hotelera

356

Zeus Recepcin

borrarlo. Coloca su usuario y clave y sigue adelante


presionando solo la tecla tabulados hasta que el sistema le
solicite la confirmacin del borrado.

3.47 .

ASIGNACIONES ESPECIALES

Antes de entrar en detalle respecto a las opciones de


asignacin especial debemos recordar generalidades sobre los
folios y sus cargos. Un folio es bsicamente un repositorio de
todos los cargos que se realizan a un husped por consumos
realizados y servicios prestados. Finalmente el husped tendr
que realizar un pago y recibir una factura.
En algunos casos este proceso finaliza con un pago y una
factura, uno de ellos se debe a que hay servicios que se
prestan internamente entre los departamentos del hotel, los
cuales en algunos casos funcionan como pequeas empresas
independientes que controlan detalladamente sus gastos. Para
este modelo Zeus tambin ofrece una funcionalidad la cual
permite cambiar el pago por un cargo conocido como Cargo
de Transferencias Crdito, el cual nos lleva el folio a cero y
nos permite hacer check-out sin factura y sin acumular este
cargo como Otros Consumos.
Dentro de los procesos que se llevan a cabo en este modelo de
cobro a dependencias internas se acostumbra a manejar
informacin sobre la dependencia que hizo recibi el servicio
e incluso en algunos casos a establecer cuentas contables y
centros de costo que se afectaran por estos procesos.
El impacto final del estos datos se ver durante el proceso de
generacin de movimiento contable, el cual puede variar de
acuerdo a la configuracin implementada.

Sistema de Administracin Hotelera

357

Zeus Recepcin
3.47.1 .

Creacin de Consecutivos

Los consecutivos no son ms que identificadores para control


de informacin requerida para el cruce de gastos entre
dependencias. Un consecutivo permite indicar datos del rea
para el que fue creado y la cuenta y centro de costo que
afectar dicho movimiento. El objetivo es poder asignarlo a un
folio para tener relacin de los cargos asociados a dicho
nmero.

Figura 121 Creacin de Consecutivos

Para crear un consecutivo debemos presionar el botn


Agregar Consecutivo ubicado debajo de la grilla, digitar sus
datos y posteriormente el botn Pasar a la Lista. Luego de
agregar todos los consecutivos deseados podemos presionar el
botn Guardar de la barra de herramientas.
Para modificar un consecutivo debemos presionar el doble clic
sobre el registro ubicado en la cuadrcula que deseamos
cambiar, digitar sus datos y posteriormente el botn Pasar a
la Lista. Luego de agregar todos los consecutivos deseados
podemos presionar el botn Guardar de la barra de
herramientas.

Sistema de Administracin Hotelera

358

Zeus Recepcin
3.47.2 .

Asignar de Consecutivos

La asignacin de consecutivos bsicamente asocia un folio con


el consecutivo previamente creado.
Solo para efectos de poder encontrar con mayor facilidad un
consecutivo asignado esta ventana nos provee los filtros por
nmero de Folio y el estado del consecutivo (Utilizado
asignado a un folio-, No Utilizado). Para aplicar el filtro solo
debe ingresar el folio y/o seleccionar un estado y presionar el
botn Refrescar de la barra de herramientas.

Figura 122 Asignacin de Consecutivos

Para asignar un consecutivo debemos presionar doble clic


sobre el registro ubicado en la cuadrcula que deseamos
cambiar, posteriormente ingresamos el nmero del folio y
posteriormente el botn Pasar a la Lista. Luego de asignar
todos los folios deseados podemos presionar el botn Guardar
de la barra de herramientas.

Sistema de Administracin Hotelera

359

Zeus Recepcin

3.48 .

TARIFAS SUGERIDAS

Esta opcin nos permite registrar habitaciones a partir de las


sugerencias que realiza el sistema de acuerdo a la
configuracin de los planes que aplican Yield Management
para la asignacin de las tarifas.
En este modelo para registro de huspedes indicamos
informacin bsica sobre la habitacin que deseamos
registrar, y el sistema nos proveer una lista con los planes y
las tarifas que pueden venderse. Esta lista solo incluye planes
definidos con la caracterstica Yield Management, y los
valores sugeridos para las tarifas son calculados segn la
formula Yield asociada a cada plan.
Es recomendable conocer en detalle como es el proceso y la
configuracin del sistema para el tratamiento de Yield
Mangement, por ello se recomienda consultar el manual del
mdulo parmetros de Zeus Hoteles, especficamente la
opcin Configuracin Yield Mangement del men
Parmetros/Planes.
Siguiendo con el detalle de esta opcin observemos que el
sistema empieza por solicitarnos informacin bsica de la
habitacin que deseamos registrar:

Obligatoriamente debemos ingresar la fecha de llegada, la


fecha de salida (o las noches), la cantidad de habitaciones que
deseamos registrar y las personas que se hospedarn (adultos,
nios y adicionales)
Opcionalmente podemos ser ms especficos y aplicar filtros
para que el sistema nos trada un Plan, Tipo de Habitacin,
Acomodacin, Plan de Empresa o Plan de Agencia especfico.
Sistema de Administracin Hotelera

360

Zeus Recepcin

Con esta informacin el sistema analizar las restricciones de


los planes que manejan el esquema de Yield, descartar
aquellos que no cumplan (por las restricciones) y proceder a
realizar un clculo en todas las opciones disponibles del valor
de ventana. Esto lo realizar al presionar el botn Consultar
de la barra de herramientas, y el resultado se mostrar en
pantalla:

Figura 123 Tarifas Sugeridas

Antes de analizar en detalle el resultado debemos identificar


las secciones en las que se despliega el resultado en la
ventana.
1. La primera seccin nos muestra cada uno de los planes
que cumplen con los criterios de bsqueda
especificados. Nos detalla el cdigo del plan, su nombre
y debajo de l las tarifas resultantes:

Sistema de Administracin Hotelera

361

Zeus Recepcin

Si deseamos ver las tarifas calculadas en dlares solo


debemos marcar la casilla Dlares ubicada junto al
nombre del plan.
2. Es posible que por la configuracin del plan los valores
a cobrar por cada da de la estada de la habitacin
cambien, podemos conocer los valores diarios a cobrar
al hacer clic sobre las columnas Adulto Yield, Nio
Yield y Adicional Yield las cuales muestran el valor
de la tarifa a cobrar que resulta de un promedio de
cada uno de los das. El resultado se muestra en la
cuadrcula derecha de la ventana

3. Si queremos conocer cada uno de los cargos que


componen el paquete del plan, podemos hacer clic en el
link de la columna Ver Detalles. El sistema mostrar
en la parte inferior de la ventana los cargos a cobrar
por cada da de alojamiento.

El proceso que debemos seguir para realizar el registro es


mirar todas las opciones que nos brinda el sistema, analizando
los registros desplegados en la primera cuadrcula, que nos
muestra las tarifas que podemos cobrar por cada uno de los
tipos de habitacin y acomodaciones disponibles:

Sistema de Administracin Hotelera

362

Zeus Recepcin

Una vez establecido el registro ms adecuado presionamos


doble clic sobre l en las columnas de tipo o acomodacin
(tambin podemos hacer clic sobre el valor de Tarifa Yield o
sobre alguno de los valores de la lista de Valores por Da) y el
sistema abrir la ventana de registro con informacin bsica.
Debemos complementar la informacin y realizar el proceso
de check-in de la forma tradicional, ingresando primero los
datos generales y luego de guardarlos continuar con el
registro del titular. Podremos notar que datos como las fechas
de llegada y salida el tipo y la acomodacin de la habitacin, y
por supuesto la tarifa, son asignadas por el sistema de forma
automtica.

Sistema de Administracin Hotelera

363

Zeus Recepcin

De acuerdo a la disponibilidad el sistema puede mostrarnos


das en los que la cantidad de habitaciones solicitada no est
disponible, dichos das son mostrados en color rojo:

El sistema tendr un comportamiento especial para estos das,


dado que al hacer doble clic sobre el tipo o la acomodacin de
la habitacin desplegar una nueva ventana con el detalle de
la disponibilidad para cada da:

Una vez ms los das sin disponibilidad se mostraran en rojo,


mientras los otros permanecern en color negro. Recordemos
que la No disponibilidad de una habitacin se puede dar
porque no haya habitaciones del tipo solicitado o no haya en
general habitaciones en el hotel, por ello esta ventana nos
muestra los totales disponibles para cada caso.
Sistema de Administracin Hotelera

364

Zeus Recepcin

4 . CONSULTAS E INFORMES
Contiene una serie de opciones que permite realizar consultas
sobre la informacin del sistema as como emitir informes a
partir de ella.

4.1 . CONSULTA DE FOLIOS

Permite emitir el estado de cuenta del folio especificado. El


folio puede corresponder a una habitacin, grupo o evento
vario.

Sistema de Administracin Hotelera

365

Zeus Recepcin

2
1

Figura 124 Consulta de Folios

Para emitir el estado de cuenta


1. Indique el nmero del folio.
2. Presione el botn Estado de Cuenta.
3. Contine con el proceso normal para la generacin de
estados de cuenta, para ms detalles de este, consulte
la seccin 3.7.1.7 ESTADO DE CUENTA

4.2 . HUSPEDES QUE NO SE REGISTRARON

Lista los huspedes que, segn la fecha de llegada de la


reserva, se deban haber registrado en la fecha actual y no lo
han hecho.
Para emitir el listado solo debemos presionar el botn
Imprimir de la barra de herramientas.

Sistema de Administracin Hotelera

366

Zeus Recepcin

Figura 125 Huspedes que no se Registraron

Informacin mostrada por el informe


RESERVA: nmero de la reserva que no se ha registrado
LINEA: nmero de la lnea de la reserva que contiene la(s)
habitacin(es) que no llegaron
NOMBRE DEL HUSPED: nombre del cliente o grupo que
hizo la reserva
TIPO DE HABIT. Tipo de habitacin reservada
CANT. Cantidad de habitaciones reservadas
UTIL. Cantidad de habitaciones utilizadas (que ya estn
Check-in)
AD. Nmero de personas adultas que llegaran con esta
reserva
Sistema de Administracin Hotelera

367

Zeus Recepcin

NI. Nmero de nios que llegaran con esta reserva


ADC. Nmero de personas adicionales que llegaran con
esta reserva
EMPRESA. Nombre de la empresa por la cual llega la(s)
habitacin(es)
VALOR. Tarifa por noche del servicio de alojamiento para
esta reserva

4.3 . HUSPEDES CHECK OUT


Permite emitir el listado de los huspedes que hicieron Checkout en una fecha especfica.

5
1
2

3
4

Figura 126 Huspedes Check-Out


Sistema de Administracin Hotelera

368

Zeus Recepcin

Informacin Solicitada
POR FECHA DE LLEGADA / POR FECHA DE SALIDA.
Permite especificar si la fecha que se especifica, hace
referencia a la fecha de llegada o salida del husped. Si
selecciona fecha de llegada 30 de octubre de 2010, est
indicando al sistema que quiere ver todos los huspedes
que llegaron el 30 de octubre y que hicieron check-out
sin importar la fecha de salida, con la segunda opcin
indica que quiere ver los huspedes que salieron en la
fecha indicada.
FECHA. Se debe indicar en formado AAA/MM/DD la fecha
que se desea evaluar
RANGO DE HORAS. Filtro adicional que permite filtrar
solos los huspedes que hicieron check-out en el rango
de horas especificado. Este rango de horas se coloca en
los campos INICIO y FINAL, en formato 24 horas.
CLASE DE HUSPED. Permite filtrar una clase de husped
especfico, para no aplicar el filtro seleccione el campo
TODAS LAS CLASES
COMPLEJO. Permite filtrar complejo especfico, para no
aplicar el filtro seleccione el campo TODOS LOS
COMPLEJOS
INFROME RESUMIDO. Activa la emisin de un formato con
menos informacin que el formato estndar, lo
miraremos en detalle ms adelante.
MOSTRAR DATOS ADICIONALES. Indica si el informe debe
o no incluir los datos adicionales del cliente. La
informacin adicional que se puede mostrar se debe
indicar, para ello se debe utilizar el botn Seleccionar
Campos, el cual observaremos ms adelante
Sistema de Administracin Hotelera

369

Zeus Recepcin

FILTRAR POR. Permite aplicar filtros adicionales. Para


aplicar el filtro, seleccione de la lista que tipo de filtro
desea aplicar y posteriormente en el campo cdigo
ingrese el cdigo que desea filtrar. Entre otras opciones
esta lista nos provee filtros por Empresa, Agencia, Plan y
Usuario (que hizo el check-out).
CODIGO. En este campo debe digitarse el cdigo
correspondiente al filtro que se desea aplicar, de tal
forma que el reporte solo mostrar los registros que
coincidan con este.
FORMATO EN COLUMNAS. Cambia la presentacin del
informe para mostrar una versin resumida de los datos
de huspedes check-out e incluir un cuadro estadstico al
final
SOLO SALIDAS INESPERADAS. Aplica un filtro para que el
informe solo incluya aquellas habitaciones que hicieron
check-out antes de la fecha que se registr como fecha
de salida al momento del check-in. En el informe podr
observar los das de anticipacin en la columna R.N.
Menos.
SOLO SI QUEDA HABITACIN DESOCUPADA. Indica si
solo se muestran salidas cuando la habitacin
desocupada. Si no se marca esta casilla, entonces se
muestran salidas donde puede solo salir el acompaante
sin salir el titular, o donde hubo un cambio de titular.
EXCLUIR CHECK OUTs GENERADOS POR EL PORCESO
DE CORTE DE CUENTA. Establece si los huspedes que
salieron a raz del proceso automtico de check-out +
Check-in del corte de cuenta, deben mostrarse o no en el
informe. Para detalles sobre el proceso de corte de
cuenta consulte 7.12FACTURACIN POR CORTE DE
CUENTA
Sistema de Administracin Hotelera

370

Zeus Recepcin

Para emitir el informe


1. Seleccione el tipo de fechas que desea usar
2. especifique la fecha y si lo requiere las horas que desea
mostrar
3. Indique las caractersticas especiales del reporte
4. Si aplica, seleccione el filtro que quiere aplicar
5. Presione el botn Imprimir

Este informe muestra para cada registro informacin en dos


sentidos diferentes en el mismo reporte; en columnas y en
filas. La informacin mostrada en filas la notar resaltada y
con su ttulo a la izquierda, como son los casos de Adultos,
nios, empresa y reserva.

En la figura puede notar que el sistema est indicando que en


la habitacin 203 se hospedaron 2 nios en el folio 003875.
Siendo datos de una fila y una columna del mismo registro

Informacin mostrada por el informe detallado

Sistema de Administracin Hotelera

371

Zeus Recepcin

Figura 127 Huspedes Check Out - Formato Detallado

REGISTRO. Nmero de registro con el que estaba hospedado


el husped
HABITACIN. Nmero
hospedado el husped

de

la

habitacin

donde

estaba

F. CHECKOUT. Fecha de check-out del husped.


USUARIO. Cdigo del usuario que realiz el check-out
FOLIO. Nmero de folio abierto al husped
HUSPED. Nombre del cliente
CLASE HUESP. Descripcin de la clase en la que est
registrado el husped
TIPO. Rol del husped (titular, subtitular, acompaante,
adicional)
PLAN. Cdigo del plan del registro
FACTURA. Nmeros de las facturas maestra (M) y extra (E)
generadas
ADULTOS. Nmero de personas adultas registradas
NIOS. Nmero de personas menores registradas
Sistema de Administracin Hotelera

372

Zeus Recepcin

EMPRESA. Nombre de la empresa asociada al husped


RESERVA. Nmero de la reserva con que llego el cliente

Informacin mostrada por el informe resumido

Figura 128 Huspedes Check Out - Formato Resumido

REGISTRO. Nmero de registro con el que estaba hospedado


el husped
FOLIO. Nmero de folio abierto al husped
HAB. Nmero de la habitacin donde estaba hospedado el
husped
TIPO. Cdigo del tipo de habitacin registrada
CLASE. Cdigo de la clase de habitacin registrada
A. nmero de adultos
N. Nmero de nios
NOMBRE. Nombre del husped
CLASE HUESP. Descripcin de la clase en la que esta
registrado el husped
NACIN. Nacionalidad del husped
LLEGADA. Fecha de llegada del husped, segn fecha de Zeus
Sistema de Administracin Hotelera

373

Zeus Recepcin

SALIDA. Fecha de salida del husped, segn fecha de Zeus


CHECKOUT. Fecha y hora de salida segn fecha real
FECHA CHECKIN. Fecha y hora del registro segn fecha real
TARIFA. Valor de la noche de habitacin a cobrar.
PLAN. Cdigo del plan del registro
EMPRESA. Nombre de la empresa asociada al husped

Informe en columnas

Como seleccionar Campos Adicionales

Sistema de Administracin Hotelera

374

Zeus Recepcin

3
2

Figura 129 Seleccin de informacin adicional

Tiene la opcin de mostrar datos adicionales en el informe


detallado, para seleccionar cuales desea ver, presione el botn
Seleccionar Campos, para seleccionar los campos:
1. Active la casilla de los campos que desea agregar
2. Presione el botn Grabar
3. Presione el botn Salir
Los campos que hayan sido seleccionados se mostraran en
otra fila del reporte detallado.

Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el


botn Imprimir.

Sistema de Administracin Hotelera

375

Zeus Recepcin

4.4 . HUSPEDES QUE NO SALIERON

Muestra un informe con aquellos huspedes que tienen


definida como fecha de salida la fecha actual y aun no se han
registrado.

Figura 130 Huspedes que No Salieron

En este informe no debe seleccionarse ningn dato adicional,


solo presionar el botn Imprimir.

Figura 131 Huspedes que no Salieron

Informacin mostrada por el informe


NR. Consecutivo que enumera cada lnea del informe
# HABIT. Nmero de habitacin del husped
FOLIO. Nmero de folio del husped
IDENTIFICACIN. Cdigo del tipo de documento y nmero de
documento de identificacin del husped
EMPRESA. Nombre de la empresa con la que fue registrado
F/LLEGADA. Fecha de llegada del husped

Sistema de Administracin Hotelera

376

Zeus Recepcin

4.5 . HUSPEDES A SALIR SEGN FECHA

Muestra un informe con los huspedes registrados que salen


en una fecha indicada. Esta fecha se evala con base en la
fecha de salida indicada al realizar el registro

Figura 132 Huspedes a Salir Segn Fecha

Informacin Solicitada
FECHA. Indique en este campo la fecha de salida que quiere
evaluar. El sistema mostrar los huspedes que salgan en esta
fecha
SOLO SI QUEDA HABITACION DESOCUPADA. Permite
decidir si se quieren mostrar todo los huspedes que salen en
la fecha indicada o solo aquellos que dejan la habitacin
desocupada. Para mayor claridad tenga en cuenta que un
acompaante de una habitacin puede salir antes que el
titular.
COMPELO. Permite filtrar un complejo especfico, si quiere
que se muestren todos, marque la casilla TODOS LOS
COMPLEJOS.
Este informe muestra para cada registro informacin en dos
sentidos diferentes en el mismo reporte; en columnas y en
filas.
En la figura puede notar que el sistema est indicando que en
el registro 0002478 se hospeda con el folio 003916 el seor
Velsquez en la habitacin 208. Siendo datos de una fila y una
columna del mismo registro
Sistema de Administracin Hotelera

377

Zeus Recepcin

Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el


botn Imprimir.

Informacin mostrada por el informe


FOLIO. Nmero de folio del husped
NOMBRE. Apellidos y nombres del husped
TIPO. Indica si es adulto (A) o nio (N)
IDENTIFICACIN. Cdigo del tipo de documento y nmero de
documento de identificacin del husped
F.LLEGADA. Fecha y hora real de llegada del husped
PLAN. Cdigo del plan en el que se registr la habitacin
EMPRESA. Nombre de la empresa con la que fue registrado
REGISTRO. Nmero de registro con el que se registro
HABITACIN. Nmero de la habitacin donde est registrado
NOCHES. Nmero de noches segn la fecha de llegada y
salida
ADULTOS. Nmero de personas adultas registradas
Sistema de Administracin Hotelera

378

Zeus Recepcin

NIOS. Nmero de menores registrados


LLEGADA. Fecha de llegada del husped
SALIDA. Fecha de salida registrada al husped
HOR. CHECKOUT. Muestra la hora estimada de check-out
ingresada al registrar la habitacin. Si tiene la marca (&)
indica que se est mostrando la hora de salida por defecto.

4.6 . HUSPEDES Y SUS ACOMPAANTES


Muestra un informe con la lista de las personas que se
encuentran hospedadas en el hotel. El listado puede ser
emitido bajo diferentes parmetros e incluso mostrar quienes
estuvieron registrados das atrs.

Figura 133 Huspedes y sus Acompaantes

Parmetro
Todos
Huspedes

Un Husped

Caracterstica
los Lista todas las personas que se
encuentran hospedadas en el
hotel. En este caso puede decidir
cambiar el orden en el que se
mostrarn los datos.
Lista el husped indicado en el

Sistema de Administracin Hotelera

379

Zeus Recepcin

Alfabtico

Tipo + Salida

Check - Ins Hoy

Histrico
Huspedes

de

campo Nombre.
Puede utilizar el carcter % para
buscar. Por ejemplo si en el campo
Nombre digita %Maria el listado
mostrar todos los huspedes
llamados Maria que estn en el
hotel.
Lista todas las personas que se
encuentran hospedadas en el hotel
ordenadas alfabticamente.
Lista todas las personas que se
encuentran hospedadas en el hotel
y que salen en la fecha indicada en
el
campo
Fecha
Salida,
agrupados por tipo de habitacin.
Lista todas las personas que se
encuentran hospedadas en el hotel
y que se registraron en la fecha
actual.
Permite consultar la lista de las
personas que durmieron en el
hotel en una fecha especfica. Para
ello debe indicarse la fecha que se
quiere consultar en el campo
Fecha

Seccin Imprimir: Brinda bsicamente 2 opciones que


definen la presentacin del informe. Aplica solo si ha
seleccionado Todos los Huspedes o Check-Ins Hoy
Seccin Ordenado: Define como ser ordenado el informe.
Aplica si selecciona las opciones: Todos los Huspedes,
Check-Ins Hoy o Histrico de Huspedes.
Seccin Clase De Husped: Permite filtrar una clase e
husped especfico. Por defecto no se filtra ninguna clase,
Sistema de Administracin Hotelera

380

Zeus Recepcin

dado que se encuentra seleccionada la opcin Todas las


Clases. Para aplicar el filtro quite la marca a esta casilla.
Seccin Complejo: Permite filtrar un complejo especfico.
Por defecto no se filtra ningn complejo, dado que se
encuentra seleccionada la opcin Todas los Complejos. Para
aplicar el filtro quite la marca a esta casilla.
Complejo De La Habitacin. Indica si el sistema de tomar
como complejo el que est asignado al nmero de la
habitacin registrada en lugar del complejo asociado al tipo de
habitacin especificado en el registro.
Seccin Agrupar por: provee una lista con las opciones de
agrupamiento para los informes emitidos por esta ventana.
Cuando se agrupa la informacin, los informes cambian para
agregar secciones por cada grupo. Por ejemplo al agrupar por
categora de husped, el sistema muestra para cada Categora
los huspedes que se hayan registrado, en secciones
separadas organizadas alfabticamente por el cdigo de la
categora.

Otras opciones de la ventana:


EMPRESA. Permite filtrar un cdigo de empresa especfico. Se
debe indicar el cdigo de la empresa a filtrar
FORMATO EN COLUMNAS. Corresponde a una presentacin
resumida del informe que es estrictamente en columna.
INCLUIR EVENTOS: Muestra, adems de los huspedes
registrados en habitaciones, los folios de eventos varios que se
encuentran check-in.

Sistema de Administracin Hotelera

381

Zeus Recepcin

SOLO COMPLY Y HU: Filtra el informe para que solo sean


mostrados los huspedes registrados en planes tipo cortesa
(Complimentary y House Use)

Para emitir el informe


Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y
presione el botn Imprimir y seleccione la forma de salida. La
siguiente imagen muestra un ejemplo del informe en formato
detallado:

Figura 134 Ejemplo del Informe Detallado

El siguiente ejemplo muestra el informe en columnas


detallado, en este informe encontrar la particularidad de la
columna MT, la cual muestra la letra S para indicar que la
habitacin tiene multi-tarifa en cuyo caso el valor mostrado en
la columna Tarifa corresponde al valor liquidado para la
fecha actual.

Sistema de Administracin Hotelera

382

Zeus Recepcin

La columna Fecha Lleg del informe muestra la fecha de


llegada basada en la fecha de Zeus.

Ejemplo de un informe agrupado por categora de husped:

Sistema de Administracin Hotelera

383

Zeus Recepcin

4.7 . HUSPEDES EXPRESS CHECK OUT

Un husped Express Check-out se le considera aquel que pago


su estada la ltima noche antes de salir del hotel, dejo se
factura lista y durmi para salir el da siguiente. Esta opcin
muestra un informe con las habitaciones que se encuentran
marcadas con la opcin Check-out rpido en el registro que
es la que define que hay un express Check-out.

Figura 135 Habitaciones Check out Rpido

Para emitir el informe solo se debe presionar el botn


Imprimir y seleccionar la forma de salida, la siguiente es una
imagen de reporte por pantalla.

4.8 . HUSPEDES SIN RESERVA

Emite un informe con las personas que se registraron sin


reserva (huspedes Walk in.). Permite seleccionar entre dos
posibles opciones:
QUE ESTAN CHECK IN EN ESTE MOMENTO. Solo muestra
los huspedes que se encuentran en casa, sin importar su
fecha de llegada.
Sistema de Administracin Hotelera

384

Zeus Recepcin

QUE HICIERON CJECK IN EN ESTA FECHA. Muestra todos


los huspedes que llegaron sin reserva en la fecha indicada,
sin importar si an est en casa.

Figura 136 Huspedes sin reserva o Walk In

Para emitir el listado


1. Seleccione la opcin deseada (recuerde indicar la fecha
si selecciono la segunda opcin)
2. Presione el botn Imprimir
Presentacin del Informe por pantalla:

Informacin mostrada por el informe


FOLIO. Nmero de folio del husped
NOMBRE. Apellidos y nombres del husped
EMPRESA. Nombre de la empresa con la que fue registrado
HABITACIN. Nmero de la habitacin donde est registrado
Sistema de Administracin Hotelera

385

Zeus Recepcin

IDN. Indica si es titular (T), acompaante (A), subtitular (S) o


adicional (A)
CLASE. Indica si es adulto (A) o nio (N)
IDENTIFICACIN. Cdigo del tipo de documento y nmero de
documento de identificacin del husped
F.LLEGADA. Fecha y hora real de llegada del husped
ESTADO. Indica si el husped est Check-in (31) o Check-out
(32)

Al final el sistema muestra los totales de habitaciones, adultos


y nios registrados.

4.9 . CHECK INS EN UN RANGO DE FECHA


Emite un informe con los datos de los registros de huspedes
realizados en un rango de fecha especificado.

Sistema de Administracin Hotelera

386

Zeus Recepcin

Figura 137 Check-ins en un Rango de Fechas

Informacin Solicitada
FECHA INICIAL. Indique en este campo la fecha desde la
cual se considerar la informacin a seleccionar
FECHA FINAL. Indique hasta que fecha se buscar los
Check-ins realizados
RANGO DE HORAS. Marque esta opcin si desea conocer
que huspedes se registraron durante un rango de horas
especficos del da. Luego de marcar debe indicar la
informacin de las horas de INICIO y hora FINAL que
desea evaluar, utilizando el formato 24 horas (por ejemplo
para 1 de la tarde utiliza 13).
AGRUPACION. Permite definir de qu forma aparecer
agrupada la informacin en el reporte, adems activa la
Sistema de Administracin Hotelera

387

Zeus Recepcin

opcin de hacer filtros, dado que al seleccionar una opcin


el sistema colocar en la seccin FILTRAR, la descripcin
del filtro que puede aplicar, en lugar del texto Sin Filtro.
CLASE HUESPED. Muestra la lista de las clases de
huspedes disponibles, de la cual puede seleccionar una
clase para que sea filtrada en el reporte. Si no quiere filtrar,
seleccione la opcin TODAS LAS CLASES.
DATOS DEL REGISTRO. Seleccione esta opcin para que el
sistema muestre los datos del registro general en lugar de
los datos del titular. Si desea que el reporte despliegue los
datos del titular, seleccione la opcin DATOS DEL
HUSPED
COMISION. Se activa solo cuando selecciona la agrupacin
por Agencia y muestra las comisiones que estas generaron
por cada registro definido como comisionable.
PREFERENCIAS. Incluye para cada cliente lneas con la
preferencia general ingresada al realizar el registro, as
como un total de los huspedes con preferencia registrada.
Recordemos que la preferencia general es un texto libre
que puede ser colocado a manera de observacin en la
reserva o el registro.
SOLO HABITACIONES CHECK-IN. Al seleccionar esta
opcin se incluyen check-in de solo titulares. Si no se marca
esta opcin, se incluyen aquellas llegadas en donde el
acompaante llega un da diferente al titular.

MOSTRAR SI ESTA CHECK IN. Muestra solo aquellas


habitaciones que an se encuentran en casa.
LLEGADAS CON RESERVA. No muestra en el informe los
huspedes que llegaron sin reserva o Walk in
Sistema de Administracin Hotelera

388

Zeus Recepcin

LISTADO RESUMIDO. Muestra un informe con menos


datos que el informe estndar.
LLEGADAS SIN RESERVAS. Filtra el informe para que solo
sean incluidos aquellas habitaciones registradas son
reserva (Walk-In). Al activar esta casilla de deshabilita la
opcin Llegadas con Reserva

COMPLEJO. Muestra la lista de los complejos disponibles,


de la cual puede seleccionar uno para que sea filtrado en el
reporte. Si no quiere filtrar, seleccione la opcin TODOS
LOS COMPLEJOS.
FORMATO CON ESTADSTICA. Muestra al final del informe
un resumen estadstico de los registros realizados.
DETALLAR EMPRESA, AGENCIA Y TARIFA. Genera un
formato diferente del informe. Este formato detalla los
datos generales del titular de la habitacin y en particular
la empresa, agencia y tarifa con la que se registr la
habitacin.
Cabe anotar que esta opcin solo puede ser para mostrar
datos del registro, lo que implica que muestra los del titular
de la habitacin sin sus acompaantes: adems no permite
combinar con las opciones listado resumido ni formato con
estadstica.
EXCLUIR CHECK INs GENERADOS POR EL PORCESO DE
CORTE DE CUENTA. Establece si los huspedes que se
registraron a raz del proceso automtico de check-out +
check-in del corte de cuenta, deben mostrarse o no en el
informe. Para detalles sobre el proceso de corte de cuenta
consulte 7.12FACTURACIN POR CORTE DE CUENTA

Sistema de Administracin Hotelera

389

Zeus Recepcin

Figura 138 Check In en rango de fecha / Datos del registro

#HAB. Nmero de la habitacin


TIPH. Cdigo del tipo de habitacin
CLAH. Cdigo de la clase de habitacin
FLLEGADA. Fecha de llegada
FSALIDA. Fecha de salida
FCHECKOUT. Fecha real de check-out
ESTADO. Indica si el husped est en casa (31) y ya hizo
check-out (32)
USUARIO. Cdigo del usuario que hizo el Check-in
Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el
botn Imprimir.

Resumen estadstico:

Sistema de Administracin Hotelera

390

Zeus Recepcin

4.10 .

INFORME PARA SEGURIDAD

Proporciona diferentes opciones para mostrar los movimientos


de llegadas y salidas de los huspedes del hotel. Las
presentaciones en Excel y texto que provee la ventana est
especialmente orientado a el informe para la entidad de
seguridad de Colombia (DAS)

Figura 139 Relacin de Entradas y Salidas

Informacin Solicitada
FECHA INICIAL.
informacin

Fecha

desde

la

que

se

buscar

FECHA FINAL. Fecha hasta la que se buscar la informacin


Sistema de Administracin Hotelera

391

la

Zeus Recepcin

SALIDA. Seleccione para indicar que desea incluir los


huspedes que salieron durante el rango de fechas indicado
ENTRADA. Seleccione para indicar que desea incluir los
huspedes que se registraron durante el rango de fechas
indicado
EN CASA. Seleccione para indicar que desea incluir los
huspedes que estn actualmente registrados
NACIONALES. Seleccione para indicar que se incluirn las
personas del pas local en el informe
EXTRANJEROS. Seleccione para indicar que se incluirn las
personas de otros pases en el informe
GENERAR ARCHIVO EXCEL. Genera un archivo de Excel en
el directorio especificado segn los requerimientos de ley del
DAS (Colombia)
GENERAR ARCHIVO TEXTO. Genera un archivo de texto en el
directorio especificado segn los requerimientos de ley del
DAS (Colombia)
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y
presione el botn Imprimir. La siguiente imagen muestra un
ejemplo del informe:

Sistema de Administracin Hotelera

392

Zeus Recepcin

Figura 140 Llegadas y Salidas de Nacionales y Extranjeros


Aclaraciones de campos del informe:
*PROC. Cdigo de la ciudad y pas de procedencia
*DEST. Cdigo de la ciudad y pas de destino
*EXPEDIDA. Lugar de expedicin del documento

Si hemos ingresado datos adicionales al husped, el sistema


los incluir en el informe, datos como Tipo de Visa. Estado
Civil. Otra informacin generada por el sistema como la hora
de llegada y la de salida (si est check-out el husped) tambin
es incluida en este detalle:

4.11 .

COMISIONES DE AGENCIAS

Genera un informe con las comisiones de las Agencias de Viaje


a las cuales se les indico un porcentaje de comisin en la
reserva. Para emitir el informe debe seleccionar una serie de
opciones que veremos a continuacin.

Sistema de Administracin Hotelera

393

Zeus Recepcin

Figura 141 Comisiones de Agencias de Viajes

Informacin Solicitada
FECHA INICIAL.
informacin

Fecha

desde

la

que

se

buscar

la

FECHA FINAL. Fecha hasta la que se buscar la informacin


AGENCIAS.
Puede
filtrar
una
agencia
especfica
seleccionndola en la lista y quitando la marca de la casilla
TODAS LAS AGENCIAS.
AGENCIAS DE OFICINAS. Muestra en el informe solo las
agencias que estn definidas en el maestro de agencias como
tipo Agencia Oficina
AGENCIAS NORMALES. Muestra en el informe solo las
agencias que no estn definidas en el maestro de agencias
como tipo Agencia Oficina

Sistema de Administracin Hotelera

394

Zeus Recepcin

ORDENADO. Proporciona las opciones disponibles para definir


el orden que tendr la informacin mostrada en el reporte
COMPLEJO.
Puede
filtrar
un
complejo
especfico
seleccionndolo en la lista y quitando la marca de la casilla
TODOS LOS COMPLEJOS
TODOS LOS EJECUTIVOS DE VENTAS. Puede seleccionar
esta casilla para indicar que se mostrarn todas las reservas
sin importar el contacto externo que la haya generado. Si
quita la marca, deber seleccionar de la cuadrcula, cul de
los contactos quiere incluir en el reporte
GENERAR ARCHIVO TEXTO. Genera un formato especial de
las comisiones generadas para la STARWOOD
FOLIOS CON MOVIMIENTOS. Muestra solo aquellos folios
que presentan movimientos en el rango de fechas indicado

Figura 142 Ejemplo de Informe de Comisiones

Para emitir el listado seleccione el rango de fechas deseado y


presione el botn Imprimir.

4.12 .

ESTADSTICAS DE HUSPEDES/AGENCIAS

Muestra informacin estadsticas en forma de consulta o a de


informe. Esta informacin corresponde a los datos de los
huspedes
registrados
por
las
diferentes
agencias
especificadas al hacer las reservas.
Sistema de Administracin Hotelera

395

Zeus Recepcin

Figura 143 Estadsticas de Huspedes por Agencia

Informacin Solicitada
FECHA INICIAL.
informacin

Fecha

desde

la

que

se

buscar

la

FECHA FINAL. Fecha hasta la que se buscar la informacin


Las fechas hacen referencia a los das en los cuales estuvo
registrado el husped.
AGENCIAS/OFICIANAS/AMBAS. Dado que en el sistema se
definen agencias especiales llamadas Agencias Oficinas, con
estas opciones puede decidir si solo quiere consultar las
agencias tipo agencia oficina (OFICINAS), las que no son de
ese tipo (AGENCIAS) o todas las sin importar el tipo (AMBAS)
EXCLUYENDO PLANES. Marcando las opciones de esta
seccin puede definir si excluye los planes tipo HOUSE USE y
los tipos COMPLIMETARY, de la informacin a mostrar.
Esta es la informacin bsica que solicita la ventana para
desplegar la informacin, sin embargo existe un botn que
puede igualmente hacer que los datos mostrador cambien.
Sistema de Administracin Hotelera

396

Zeus Recepcin

El botn de seleccin de empresas permite definir cuales


empresas sern excluidas del clculo que genera esta opcin.
Cuando el sistema hace las operaciones para mostrar la
informacin acumulada de las estadsticas, solo incluir las
empresas que estn seleccionadas en esta opcin, por tanto
aquellos huspedes que llegaron en agencias asociadas con
empresas no seleccionadas, no se mostrarn en el informe.
1
3
IMPORTANT
E: Las
nuevas
empresas no
son incluidas
de forma
automtica,
deben ser
seleccionada
s al emitir el
informe

Para seleccionar las empresas,


1. Seleccione el botn Seleccionar
estadsticas de agencias

de la ventana de

2. Utilice la columna SEL de la cuadrcula para


seleccionar las empresas que incluir en el informe
3. Presione el botn Grabar
4. Presione el botn Salir
Las empresas quedaran seleccionadas hasta que cambie la
configuracin.
Sistema de Administracin Hotelera

397

Zeus Recepcin

Luego seleccione en la ventana de estadsticas las opciones


deseadas y presione el botn Listar Datos, en ese momento
el sistema mostrar la informacin de la cuadrcula de la
ventana, con los siguientes datos:
Cdigo de la Agencia, Descripcin o nombre de la agencia,
nmero de noches, Valor total de habitaciones y de consumos
acumuladas en el rango de fechas indicado por cada agencia,
nmero total de huspedes y los subtotales por adultos y
nios, as como el nmero de estadas o check-ins que se
presentaron.
Al imprimir el informe los datos mostrados son muy similares,
mostrar separados los valores correspondientes a agencias
tipo oficina de las restantes, generando un cambio de pgina
automtico.

El informe despliega por cada agencia 2 bloques principales


de informacin. Por un lado lo que corresponde al nmero de
noches generadas, la detallar mediante las columnas:
HABS. Nmero de noches de habitaciones, es decir, cuantas
habitaciones durmieron.
%. Porcentaje en relacin al total de noches de habitacin
HUSPED. Nmero de noches de huspedes, es decir, cuantas
personas durmieron.

Sistema de Administracin Hotelera

398

Zeus Recepcin

ADULTOS. Nmero de noches de adultos, es decir, cuantas


personas adultas durmieron.
NIOS. Nmero de noches de nios, es decir, cuantas
personas menores durmieron.
Las estadas tambin son agrupadas y muestran el nmero de
check-ins presentados
TOTAL. Nmero de check-ins de habitaciones, es decir,
cuantas habitaciones hicieron Check-in en el rango de fechas.
%. Porcentaje en relacin al total de check-ins de habitacin
ADULTOS. Nmero de check-ins de adultos, es decir, cuantas
personas adultas hicieron check-in.
NIOS. Nmero de check-ins de nios, es decir, cuantas
personas menores hicieron check in.
VLR HABITACION. Total cobrado por
alojamiento en el rango de fechas indicado

4.13 .

el

servicio

de

ESTADSTICAS DE HUSPEDES/EMPRESAS

Muestra
un
informe
con
los
datos
estadsticos
correspondientes a la produccin de cada una de las empresas
por las que se registran los huspedes. Este informe detalla la
cantidad de personas, noches y valores de ventas generados
en el rango de fecha especificado.

Sistema de Administracin Hotelera

399

Zeus Recepcin

Figura 144 Estadsticas de Huspedes por Empresas

Informacin Solicitada
FECHA INICIAL.
informacin

Fecha

desde

la

que

se

buscar

la

FECHA FINAL. Fecha hasta la que se buscar la informacin


Para imprimir, indique el rango de fechas y presione el botn
Imprimir

Los totales mostrados para # de noches, # de personas,


consumos y valor habitacin, corresponde al acumulado del
rango de fechas indicado.
El informe mostrar acumulados por cada segmento de
mercado y un subtotal para cada empresa.

Sistema de Administracin Hotelera

400

Zeus Recepcin

4.14 .
ESTADSTICAS DE
HUSPEDES/HUSPEDES POR RANGO DE FECHA
Detalla los huspedes registrados en el rango de fechas. En el
informe se muestra para cada uno de los das los huspedes
que estuvieron en el hotel, de tal forma que si una persona
estuvo durante 3 das en el hotel, se mostrar esta persona
repetida durante los 3 das correspondientes.

Figura 145 Huspedes por Rango de Fechas

Informacin Solicitada
FECHA INICIAL.
informacin

Fecha

desde

la

que

se

buscar

la

FECHA FINAL. Fecha hasta la que se buscar la informacin


Para imprimir, indique el rango de fechas y presione el botn
Imprimir

El campo F. LLEGADA corresponde a la fecha real de check in


segn la hora y fecha del servidor
El campo F. SALIDA solo se muestra cuando el husped ya ha
realizado el check out
Sistema de Administracin Hotelera

401

Zeus Recepcin

El campo HABIT. Muestra el nmero de la habitacin en la


que estaba registrado el husped
El campo TIPO define si es titular (T), acompaante (A),
subtitular (S) o adicional (D)

4.15 .
ESTADSTICAS DE HUSPEDES/
HUSPEDES O CLIENTES POR PREFERENCIA
Emite un informe que detalla los huspedes o los clientes de
acuerdo a las preferencias que tiene asociada, con la
posibilidad de aplicar filtros adicionales por tipo de husped y
por tipo de cliente.

Figura 146 Huspedes o Clientes por Preferencias

El informe se podr sacar para huspedes o para


clientes
Si se saca para huspedes se podr filtrar por:
1. Mostrar todos los huspedes alojados en un rango de
fechas

Sistema de Administracin Hotelera

402

Zeus Recepcin

2. Mostrar solo los huspedes en casa (No tiene en cuenta


el rango de fecha)
3. Filtrar una o varias preferencias
4. Filtrar un tipo de Husped
5. Filtrar una Clase de Husped
6. Indicar si se quiere mostrar titulares y/o subtitulares
y/o acompaantes y/o adicionales
7. Indicar si quiere mostrar adultos y/o nios

Cabe anotar que si solo se quiere ver huspedes en


casa, no aplicara el rango de fecha.

Si se saca para Clientes se podr filtrar por:


1. Filtrar una o varias preferencias
2. Filtrar un tipo de Cliente
3. Filtrar una Clase de Husped

La siguiente imagen muestra un ejemplo de la presentacin


del informe:

Sistema de Administracin Hotelera

403

Zeus Recepcin

4.16 .
ESTADSTICAS DE HUSPEDES/ SALIDAS
ANTICIPADAS

Permite generar un informe con el detalle de los huspedes


que hicieron check-out y fueron registrados como salida
anticipada. Las salidas anticipadas hacen referencia a todos
aquellos huspedes que sale antes de la fecha registrada como
fecha de salida.

Sistema de Administracin Hotelera

404

Zeus Recepcin

Figura 147 Informe de Salidas Anticipadas

El informe requiere de un rango de fecha que debe evaluar.


Este rango evala la fecha de salida del husped. Es decir se
mostraran todos los huspedes que hayan hecho check-out
anticipado en el rango suministrado.
Dato que el registro de salida anticipada se registra por
cliente, el sistema brinda la opcin de especifica que tipo
desea incluir en el informe, por defecto se marcan todos.
Finalmente hay una gama de filtros para aplicar al informe.
Seleccione de la lista el filtro que desea aplicar y
posteriormente ingrese el cdigo correspondiente. Los filtros
disponibles son:

Habitacin

Tipo de habitacin

Complejo

Cliente

Usuario que hizo check-out

Ciudad de Origen

Clase de Husped

Motivo

Nacionalidad

Oficio
Sistema de Administracin Hotelera

405

Zeus Recepcin

Luego de definir esta informacin, debe presionar el botn


Imprimir de la barra de herramientas. La siguiente es una
imagen ejemplo del informe generado por pantalla.

4.17 .

CAMBIOS DE HABITACIN

Emite un informe con los cambios de habitacin realizados en


un rango de fechas.

Figura 148 Cambios de Habitacin

Informacin Solicitada
FECHA INICIAL.
informacin

Fecha

desde

la

que

se

buscar

la

FECHA FINAL. Fecha hasta la que se buscar la informacin


Para emitir el listado seleccione el rango de fechas y presione
el botn Imprimir.

Sistema de Administracin Hotelera

406

Zeus Recepcin

El sistema muestra los datos de la fecha, la habitacin en la


que estaba registrado el husped, el usuario que hizo el
cambio y una observacin que indica el cambio realizado
Para este ejemplo indica que el 4 de julio se cambi desde la
habitacin 307 hacia la habitacin 803, el motivo que se
registr para el cambio fue Solicitado por el Husped

4.18 .

HABITACIONES SEGN ESTADO

Muestra un informe con las habitaciones que cumplan las


caractersticas seleccionadas, estas son una combinacin
entre los estados de ama de llaves y recepcin. Para ms
detalles sobre las caractersticas consulte el manual del
Mdulo Ama de Llaves.

4.19 .
DISCREPANCIAS RECEPCIN VS AMA DE
LLAVES

Para ms detalles sobre las caractersticas de esta opcin


consulte el manual del Mdulo Ama de Llaves.

Sistema de Administracin Hotelera

407

Zeus Recepcin

4.20 .

VEHCULOS EN EL HOTEL

Despliega un informe con los vehculos que se encuentran


registrados en el hotel. La informacin del vehculo se indica
en el momento del registro, especificando el nmero de la
placa.

Figura 149 Vehculos en el Hotel

Informacin Solicitada
ORDENADO POR. Permite seleccionar la forma como estar
ordenada la informacin desplegada, entre las opciones estn:
habitacin, placa, nombre y fecha de salida
SOLO ENTRADA HOY. Indica si solo se mostrarn los datos de
aquellos huspedes que tiene fecha de salida hoy.
SOLO CHECK-IN. Muestra los vehculos registrados por
huspedes que an no han hecho check-out.
FECHA DE LLEGADA. Al marcar esta casilla deber indicar en
el campo contiguo la fecha requerida. El sistema mostrar los
vehculos de los huspedes registrados en la fecha indicada.

Sistema de Administracin Hotelera

408

Zeus Recepcin

Para emitir el informe, seleccione las opciones deseadas,


presione la tecla Imprimir y seleccione la forma de salida

4.21 .

HUSPEDES GENRICOS

En muchas de las opciones de registro de huspedes, ZEUS


brinda la posibilidad de generar cedulas genricas, con el fin
de poder registrar los datos del husped aunque no se
conozca su nmero de identificacin. Como ejemplos de estas
opciones estn: los acompaantes de reservas y las personas
de los grupos.
Esta opcin del men Informes permite consultar los
huspedes que permanecen con cdulas genricas ya sea que
estn check in o no.

Figura 150 Consulta de huspedes genricos

Informacin Solicitada
TODOS LOS REGISTROS. Muestra todos los huspedes que se
han registrado con cdula genrica estn o no check in.
SOLO CHECK IN. Muestra los huspedes que se encuentran
en el hotel registrados con cdula genrica
Sistema de Administracin Hotelera

409

Zeus Recepcin

Para emitir el informe, elija la opcin deseada y presione el


botn Imprimir.

TD. Muestra el cdigo del tipo de documento


TIPO. Cdigo de tipo de cliente
VISITAS. Nmero de veces que ha estado en el hotel
CREDITO. Indica si el husped tiene crdito o no, para ello
muestra las letras S o N respectivamente

4.22 .

RACK GRFICO

Permite realizar una consulta de las habitaciones, para


conocer su estado en un rango de fechas. Para ms detalles
sobre esta opcin consulte el manual del mdulo Reservas.

4.23 .

CONSULTA DE HABITACIONES CHECKOUT

Permite consultar la informacin de los huspedes check-out


registrados en un momento especfico, ubicndolos segn su
nmero de habitacin o folio.

Sistema de Administracin Hotelera

410

Zeus Recepcin

Figura 151 Consulta de Habitaciones Check out

Para realizar la consulta


1. Ingrese el nmero de la habitacin
2. Seleccione de la lista desplegable el husped
Podr ingresar directamente el folio en el campo Folio en
cuyo
caso
el
sistema
colocar
la
habitacin
correspondiente y mostrar los datos, tambin puede
buscar el husped por su nombre, para ello estando
ubicado en el campo Folio utilice el botn ayuda (F4) y
utilice la bsqueda por nombre.
Esta ventana permite mediante su barra de herramientas
imprimir la informacin de cada pestaa, utilizando el botn
Imprimir, as como emitir los informes e estado de cuenta y
factura del folio seleccionado.
La informacin se clasifica en un rea general y varias
pestaas que detallan la informacin de la siguiente forma:
Sistema de Administracin Hotelera

411

Zeus Recepcin

DATOS GENERALES
FACTURA. Presione este botn para conocer las facturas
generadas al folio seleccionado
CHECKIN. Fecha y hora real en que se registr la
habitacin
CHECKOUT. Fecha y hora real en que sali la habitacin,
frente a este campo se muestra el usuario que hizo el
check out
PLAN. Cdigo del plan en el que se registr la habitacin
F/LLEGADA. Fecha de llegada segn la fecha de Zeus
TARIFA. Tarifa en moneda local
TIPO. Nombre del tipo de habitacin registrado
RESERVA. Nmero de la reserva en la que se registr
F/SALIDA. Fecha de salida segn la fecha de Zeus
TARIFA US. Tarifa en dlares
CLASE. Nombre de la clase de habitacin registrada

Pestaa ACOMPAANTES
Esta pestaa muestra cada uno de los huspedes que
estuvieron registrados en la habitacin con sus datos
generales
REGISTRO. Nmero del registro del check n
Sistema de Administracin Hotelera

412

Zeus Recepcin

NFOLIO. Nmero de folio, si el husped no tiene folio, se


muestra en blanco.
TD. Tipo de documento
F/LLEGADA. Fecha de llegada segn la fecha de Zeus
F/SALIDA. Fecha estimada de salida registrada segn la
fecha de Zeus
IND. Tipo de acompaante Titular (T), Acompaante (A),
Subtitular (S) o Adicional (D)
A/N. Adulto (A) o Nio (N)
ESTADO. Check in (31), Check out (32)
Utilizando el botn Imprimir Registro de esta pestaa,
puede reimprimirse el registro hotelero de la habitacin
Consultar Imgenes asociadas al husped
Si cuenta con la interfaz para captura de imgenes de Zeus,
notar que en la pestaa Acompaantes aparece un link
activo, con el cual puede acceder a la consulta de imgenes.

Seleccione un acompaante y luego haga clic en este vnculo;


el sistema desplegar una nueva ventana donde puede
observar pginas para las diferentes imgenes capturadas
como fotos o documentos digitalizados.
Sistema de Administracin Hotelera

413

Zeus Recepcin

Se desplegar tantas pginas en ventanas internas como


imgenes tenga asociada, para consultarla solo debe hacer
clic en la ventana correspondiente.

Pestaa CARGOS
Despliega la lista de todos los cargos realizados al folio
maestro de la habitacin. En la parte inferior de esta pestaa
el sistema le permitir hacer filtros de acuerdo a la cuenta de
los cargos realizados
FECHA. Da en que se hizo el cargo
CARGO. Cdigo del cargo realizado
MOTIVO. Descripcin del cargo realizado
M/E. cuenta a la que fue cargado Maestra (M), Extra (E)
D/C. Dbito o Crdito
VALOR. Monto cargado en moneda local
Sistema de Administracin Hotelera

414

Zeus Recepcin

VALOR US. Equivalencia en dlares al monto cargado


IVA. Valor de IMPUESTO del cargo
USUARIO. Cdigo del usuario que hizo el cargo
FECHA TRANSACCIN. Fecha y hora real del cargo

Pestaa LLAMADAS
Tambin muestra cargos, pero filtra solo los cargos de
llamadas telefnicas. La informacin desplegada es la misma
de la pestaa Cargos.

Pestaa LOG
Despliega una consulta con la huella de todas las operaciones
especiales realizadas en la habitacin, estas operaciones
corresponden a situaciones consideradas por el sistema como
de importancia para la auditoria de transacciones.
OPERACIN. Cdigo de la operacin realizada, los
cdigos son de uso interno del sistema, para detalles de
las operaciones existentes, utilice la ayuda de operaciones
de la consulta de LOG del mdulo Auditoria.
HABITACION. Nmero de la habitacin a la que se le hizo
la transaccin
USUARIO. Cdigo del usuario que realiz la operacin
FECHA. Fecha y hora real de la operacin
REGISTRO. Nmero del registro de la habitacin

Sistema de Administracin Hotelera

415

Zeus Recepcin

OBSERVACIN. Contiene el detalle de la operacin


realizada, para consultarla presione doble clic sobre la
palabra Memo

Pestaa OBJETOS OLVIDADOS


Muestra una consulta con los objetos que han sido reportados
como olvidados por el husped para este registro.
HABIT. Nmero de la habitacin donde se report el
objeto
FOLIO. Nmero de la habitacin donde se report el
objeto
IDENTIFICACION. Nmero de documento del husped a
quien se le reporta el objeto olvidado
OBJETO. Detalle del elemento reportado como olvidado
ID. nmero consecutivo del registro de objetos olvidados
REGISTR. Persona que reporta el objeto olvidado
FECHA OLV. Fecha en la que se report el objeto

4.24 .

INCONSISTENCIAS

4.25 .

RESERVAS POR FECHA

Para detalles sobre esta opcin, consulte el manual de mdulo


Auditoria

Para detalles sobre esta opcin, consulte el manual del mdulo


Reservas.
Sistema de Administracin Hotelera

416

Zeus Recepcin

4.26 .

ROOM TO SELL

Muestra una consulta que permite conocer el nmero de


habitaciones disponibles, por cada uno de los tipos existentes.
La consulta se genera en un rango de treinta das a partir de
una fecha inicial especificada por el usuario.
Para ejecutar la consulta basta con indicar la fecha a partir de
la cual inicia la consulta y presionar el botn Mostrar .
Para imprimir, despus de haber presionado el botn Mostrar,
presione el botn Imprimir.

Para detalles sobre esta opcin, consulte el manual del mdulo


Reservas.

4.27 .

DIARIO DE OCUPACIN

Despliega un informe con los datos de los movimientos


(entradas y salidas) de las personas y las habitaciones,
presentados en la fecha actual hasta el momento en el que se
emite el informe.

Figura 152 Informe Diario de Ocupacin

Informacin solicitada
La ventana da la opcin de seleccionar tres posibles opciones
para que el sistema incluya o no dicha informacin en el
Sistema de Administracin Hotelera

417

Zeus Recepcin

informe. Estas opciones permiten indicar si las habitaciones


con planes House y Complimentary, son incluidas en el
informe. Situacin similar para el caso de la casilla Lista de
espera, la cual se marca para indicar que no ser incluida en
la lista de llegadas.
El informe muestra varias columnas que aplican en el caso
que se tenga ms de un complejo. La primera columna esta
siempre fija y corresponde a los ttulos de los datos mostrados,
las columnas 2, 3 y 4 muestran informacin de los complejos,
de tal forma que en la parte superior de la hoja se muestra el
ttulo de cada uno de los complejos. Si no hay complejos para
dichas columnas, no se mostrar el ttulo y los valores se
mostrarn en ceros. La ltima columna muestra el total
consolidado de todos los complejos.

Figura 153 Apariencia del Informe Diario de Ocupacin

Sistema de Administracin Hotelera

418

Zeus Recepcin

Informacin mostrada seccin PAX


TOTAL PAX ANOCHE. Nmero de personas que durmieron
ENTRAN. Nmero de personas que estn por llegar
SALEN. Nmero de personas que tiene fecha de salida el da
actual
ADULTOS. Total de personas adultas que quedaran en el
hotel teniendo en cuenta las personas adultas que estuvieron,
las que llegan y las que salen
NIOS. Total de personas menores que quedaran en el hotel
teniendo en cuenta las personas menores que estuvieron, las
que llegan y las que salen

Informacin mostrada seccin HABITACIONES


EN CASA. Nmero de habitaciones ocupadas al emitir el
informe
ENTRAN. Nmero de habitaciones que estn por llegar
SALEN. Nmero de habitaciones que tiene fecha de salida el
da actual
TOTAL HOY. Cantidad proyectada de habitaciones ocupadas
segn llegadas y salidas
% DE OCUPACION ACTUAL. Nivel de ocupacin al emitir el
informe
% DE OCUPACION PROYECTADO. Nivel de ocupacin que se
dar segn el total hoy

Sistema de Administracin Hotelera

419

Zeus Recepcin

4.28 .

CONSULTA INTEGRAL

Proporciona una herramienta gracias a la cual en una misma


ventana podemos consultar una importante cantidad de
movimientos realizados por un husped seleccionado, o bien
datos de un evento vario.

Figura 154 Datos Iniciales de la Consulta Integral

Como primera instancia para la consulta integral debe:


1. Seleccin el tipo de consulta que desea hacer, de
huspedes o eventos.
2. Indique el nmero del documento del husped o el
evento
3. Indique el rango que fechas que desea consultar
4. Presione el botn para consultar

Sistema de Administracin Hotelera

420

Zeus Recepcin

Se mostrarn los datos en la pestaa Datos Generales. Esta


adems permite consultar los datos detallados, presionado clic
derecho sobre el cdigo.
Presione doble clic sobre el cliente en la pestaa general o
haga clic en la pestaa Habitaciones Registradas. En esta
encontrar la lista de las habitaciones en las que ha estado
registrado el husped seleccionado.

Figura 155 Habitaciones Registradas

Puede aplicar un filtro por tipo de husped para que se


muestren solo los huspedes del tipo seleccionado. Aplquelo
seleccionado el tipo de la lista de tipos de huspedes,
marcando la opcin aplicar filtro y el botn Actualizar
ubicados en la parte inferior de la ventana. Para quitar el filtro
desmarque la casilla aplicar filtro y presione el botn
Actualizar.

Sistema de Administracin Hotelera

421

Zeus Recepcin

Presionando doble clic sobre una de las habitaciones, podr


consultar en la pestaa Detalle de Huspedes, la lista de las
personas que se alojaron.
Luego podr presionar doble clic en el folio para consultar la
lista de los cargos realizados a travs de la pestaa Cargos a
Folios, la cual esta ntimamente relacionada con la pestaa
POS, pues all podr consultar la lista de los cargos que
corresponden a cargos realizados desde el punto de venta.
En la pestaa Movimientos y Pagos, encontrar las lista de los
pagos y los abonos realizados y devueltos de la habitacin
actualmente seleccionada.

Sistema de Administracin Hotelera

422

Zeus Recepcin

Mientras que en la pestaa facturas, podr consultar la lista


de las facturas realizadas y sus estados.

En esta pestaa puede hacer filtros por estados de las


facturas, por defecto el sistema trae filtradas las facturas en
estado utilizadas (A), pude ver tambin las anuladas. Para

Sistema de Administracin Hotelera

423

Zeus Recepcin

aplicar el filtro coloque la letra correspondiente en el campo


estado y presione el botn seguido al campo.

Otra de las pestaas mostradas por la consulta es Listado de


Reservas, en esta se muestra una lista de las reservas
realizadas bajo el nmero de identificacin especificado y en el
rango de fechas seleccionado. Al presionar sobre cualquiera
de la reservas, en la siguiente cuadrcula podr observar las
lneas que se reservaron.

En esta ventana tambin puede aplicar filtros. El primero se


refiere al tipo de husped, podr seleccionar si quiere ver las
reservas en la que el husped seleccionado aparece como
titular o aquellas donde esta como subtitular, de igual forma
puede indicar cual plan desea que sea filtrado de forma que el
sistema solo muestre los registros en los que el husped llego
por dicho plan. Aplquelo seleccionado el tipo de la lista,
marcando la opcin aplicar filtro y el botn Actualizar
ubicados en la parte inferior de la ventana. Para quitar el filtro
desmarque la casilla aplicar filtro y presione el botn
Actualizar.
Sistema de Administracin Hotelera

424

Zeus Recepcin

En la pestaa Log de Transacciones, podr consultar todos los


procesos especiales que se han realizado con la habitacin
que tiene seleccionada, con dados como la fecha, hora y
usuario que llevo a cabo el proceso.
Finalmente en la pestaa Folios Relacionados, encuentra la
lista de todos los folios que han estado en la habitacin
seleccionada.

Sistema de Administracin Hotelera

425

Zeus Recepcin

4.29 .

VISITAS DE HUSPEDES

Presenta una consulta que permite conocer informacin


diversa sobre un husped especfico. Despus de indica el
nmero de documento y seleccionar el tipo, el sistema
despliega una lista de todas las visitas que ha tenido dicho
cliente o husped como titular o como acompaante.

Sistema de Administracin Hotelera

426

Zeus Recepcin

Figura 156 Visitas de huspedes

En esta pestaa se pueden apreciar en las cuadrculas


mostradas, la fecha de ingreso, los valores de consumos por
alojamiento y por otros consumos, la estada, etc. Presionando
doble clic sobre cualquiera de los registros, tendr
informacin de los cargos realizados en dicha estada.
La segunda pestaa despliega informacin sobre las
preferencias que tiene el cliente registradas, las cuales no son
especificadas por estada si no en su totalidad.

Sistema de Administracin Hotelera

427

Zeus Recepcin

La siguiente pestaa detalla las quejas reportadas por el


cliente, de nuevo corresponde a todas las registradas en las
diferentes visitas al hotel.

Sistema de Administracin Hotelera

428

Zeus Recepcin

Finalmente encontramos una pestaa con la lista de los


objetos reportados como olvidados.

El botn imprimir le permite


preferencias y quejas del cliente.

4.30 .

emitir

informe

de

las

CARGOS A FOLIOS CERRADOS

Muestra un informe donde detalla los cargos realizados a


folios luego de que estos realizaron check-out. La informacin
se muestra detallada por cada folio que haya tenido este tipo
de movimientos en el rango de fechas indicado.

Figura 157 Cargos a Folios Cerrados

Los cargos a folios cerrados se realizan desde la opcin


ACTUALIZACIN EN FOLIOS CERRADOS, este proceso se
Sistema de Administracin Hotelera

429

Zeus Recepcin

puede llevar a cabo si el folio no esta bloqueado, suspendido,


remisionado ni facturado.
Para emitir el informe seleccione el rango de fechas, indique
el nmero de folio si desea aplicar el filtro y presione el botn
imprimir. La siguiente es una imagen del resultado de este
informe.

4.31 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES/ CONSULTA
DE UBICACIN DE HUSPEDES

Dispone diferentes opciones de filtro y agrupaciones para


consultar los reportes de ubicacin realizados por los
huspedes, estos reportes corresponden a los lugares donde el
husped indic que estara en un instante de tiempo especfico
para que pudiera ser ubicado por el personal del hotel.

Sistema de Administracin Hotelera

430

Zeus Recepcin

Figura 158 Consulta de Ubicacin de Huspedes

La seccin Filtros, nos brinda 4 opciones en las cuales


podemos ingresar el cdigo que deseamos consultar, podemos
aplicar filtro por uno o varios conceptos. Todos estos campos
nos permiten hacer bsqueda del cdigo, en caso de que no lo
conozcamos, con el botn Ayuda de la barra de herramientas.
La seccin Ordenamiento nos permite ver el informe ordenado
por uno de varios conceptos disponibles, por defecto ordena
por fecha de llegada.
Para emitir el informe
1. Seleccione
consultar

el

rango

de

fechas

que

desea

2. Presione el botn Imprimir de la barra de


herramientas
3. Seleccione la forma de salida entre las opciones
desplegadas por el sistema.

Sistema de Administracin Hotelera

431

Zeus Recepcin

Opciones adicionales
En la seccin Filtro encontrara cuatro campos a travs de los
cuales podr filtrar la informacin que no desea que aparezca
en el informe, en estos campos podr escribir directamente
los cdigos de cada uno de los filtros si los conoce o podr
utilizar el botn de ayuda para hacer consultas de estos.

En la seccin Agrupamiento podr elegir la agrupacin para


los datos que se van a desplegar en el informe. Si selecciona la
opcin Fecha el informe se mostrar agrupado por la fecha
de inicio de la actividad que va a realizar o realiz el cliente.

El siguiente es un Ejemplo de un informe de ubicacin


agrupado por habitacin. Observe que el informe indica
donde estar y el rango de fechas y horas que permanecer en
el sitio indicado, as como datos generales del husped

Sistema de Administracin Hotelera

432

Zeus Recepcin

4.32 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES/ INFORME DE
QUEJAS DE HUSPEDES
Proporciona la posibilidad de emitir un informe de las quejas
registradas en el sistema, en un rango de fechas especfico.

Figura 159 Informe de Quejas de Huspedes

La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe


generado.

Por defecto estn seleccionadas las casillas Todas las Quejas y


Todos los Huspedes, sin embargo podr filtrar una queja y/o
un husped especfico, para ello desmarque la casilla y en el
campo seguido, especifique el cdigo de la queja y/o la
identificacin del husped.
Otro filtro que puede aplicar hace referencia a la solucin,
tiene las opciones de mirar las quejas con solucin, sin
solucin o ambas.
Sistema de Administracin Hotelera

433

Zeus Recepcin

4.33 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA Y
ENTREGA DE OBJETOS OLVIDADOS

Para detalles sobre esta opcin, consulte el manual del mdulo


Ama de Llaves de Zeus Hoteles.

4.34 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA DE
ENTREGAS DE PREMIOS

Gracias a esta opcin puede realizar consulta de los premios


entregados a un husped, as como los acumulados existentes.
La ventana es la misma utilizada para realizar la entrega, solo
que est restringida para permitir consultas.
4
1
2
3

Figura 160 Consulta de Entrega de Premios a Huspedes

Para Consultar los premios entregados a un cliente

Sistema de Administracin Hotelera

434

Zeus Recepcin

1. Ingrese el tipo y el nmero de documento a consultar


2. Especifique el rango de fechas deseado

3.

Indique si desea incluir en la consulta los


datos de cuando el cliente estuvo registrado como
acompaante o en un evento vario

4. presione el botn Refrescar


Los resultado se podrn observar en la cuadricula
Movimientos, en la cual podr presionar doble clic para tener
Recordemos
detalles de cada fila.

que las
estadas se
generan por
Adems de esta informacin, podr consultar el detalle de las
cada check-in
noches y estadas generadas en el rango de fechas, para ello
del husped,
cada ves que
haga clic en la pestaa Estadas y Noches de esta ventana. En
se registra se
esta seccin podr mirar en detalle las fechas en las que elgenera una
estada
cliente ha estado en el hotel, as como totales de los valores
indiferente al

acumulados por los conceptos de estadas, noches, valor por


concepto de cargo de habitacin y de otros consumos

Sistema de Administracin Hotelera

435

Zeus Recepcin

4.35 .
MOVIMIENTOS
ESPECIALES/INFORMES
ESPECIALES DE PREMIOS
Ofrece diferentes opciones para realizar consulta de los
premios entregados y de los acumulados que los clientes
tienen, cada informe presenta una serie de caractersticas
particulares las cuales detallaremos a continuacin.

Todos los informes pueden ser emitidos sin indicar un cliente


excepto el de premios otorgables a huspedes, el motivo es
que para esta opcin el sistema tendr que aplicar todas las
validaciones asociadas a cada premio para definir si es posible
asignarlo o no.

Figura 161 Informes Especiales de Premios

Extracto por Clientes: muestra los valores


acumulados, aplicados y redimidos, correspondientes
al rango de fechas especificado, y el correspondiente
saldo restante para cada uno de los conceptos que se
tienen en cuenta para la asignacin de premios
(Estadas, Noches, Ingresos por habitacin e ingreso
por otros consumos). La presentacin se muestra
cliente a cliente, de todo aquel que haya tenido
movimientos en la fecha indicada.

Sistema de Administracin Hotelera

436

Zeus Recepcin

Premios Devueltos: lista todos los premios que han


sido registrados como devueltos.

Premios Otorgables a Huspedes. Solo puede ser


consultado para un cliente. El sistema recorre cada uno
de los premios definidos y calcula cul de ellos puede
ser entregado segn los condiciones definidas y los
acumulados del cliente. El sistema mostrar cliente por
cliente, mostrando los valores acumulados en el rango
de fechas y la lista de premios que se le pueden
entregas segn las condiciones previamente definidas.

Noches y Valores Redimidos: muestra un informe


con todos los valores que se le han redimido a los
clientes con movimiento en el rango de fechas
especificado.

Sistema de Administracin Hotelera

437

Zeus Recepcin

Premios Entregados: detalla por cada cliente los


premios que se han entregado en el rango de fechas
especificado. El informe relaciona los valores aplicados
para el premio y la informacin especfica del premio
como tal. Adems incluye datos de los valores
redimidos

4.36 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES/CONSULTA DE
CDIGOS DE BARRA

Si la estructura de control de consumos de vouchers se realiza


mediante el registro de cdigos de barra, dichos cdigos han
de estar registrados en el sistema. Esta opcin tiene como
finalidad permitirle conocer a que folios est asociado un
cdigo de barras especfico.

Sistema de Administracin Hotelera

438

Zeus Recepcin

Figura 162 Consulta de Cdigos de Barra

Para consultar un cdigo captrelo mediante el lector o


ingrese el cdigo de barras, en este ltimo caso presione el
ENTER o el botn Consultar, el sistema mostrar el folio
asociado o indicar que el cdigo de barras no existe.
Adicionalmente el botn Imprimir de la barra de herramientas
permite consultar los consecutivos de cdigos de barra que se
han saltado, es decir que en el proceso de asignacin no
ingresaron consecutivamente los cdigos. El informe muestra
la siguiente informacin:

4.37 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORME DE
PREFERENCIAS DE CLIENTES

Despliega un informe con los datos generales del cliente y sus


preferencias asociadas.
Este informe tiene la posibilidad de filtrar por un cliente
especfico dando la identificacin y el tipo de documento.
Sistema de Administracin Hotelera

439

Zeus Recepcin

Figura 163 Informe de Preferencias de Clientes

En la lista desplegable Filtrar por, cuenta con varios filtros


que puede aplicar, entre ellos: por tipo de cliente, los clientes
en un plan especfico, los de una empresa especfica, los de
una clase de cliente especfica, los de una ciudad o
nacionalidad especfica. Para todos estos casos podr indica el
cdigo que desea filtrar en el campo Cdigo. Puede filtrar los
que estuvieron en un rango de fechas especfico, en este caso
el sistema le permitir indicar un rango de fecha. Finalmente
puede mostrar solo los clientes que estn en casa (check-in),
Tiene una casilla de chequeo la cual estar seleccionada por
defecto y servir para incluir en el informe las preferencias
Tiene otra casilla de chequeo la cual servir para incluir solo
los clientes que se encuentran en casa (Check-in) por un
evento vario.
Para emitir el informe presione el botn Imprimir y seleccione
la forma de salida, el siguiente es un ejemplo del informe por
pantalla.

Sistema de Administracin Hotelera

440

Zeus Recepcin

4.38 .
MOVIMIENTOS
ESPECIALES/MOVIMIENTOS DE VEHCULOS

Desde esta opcin puede generar un informe para consultar


los movimientos de los vehculos registrados por la opcin
Ingreso y Salida de Vehculos. Podr visualizar informacin
general as como cules de ellos estn dentro del
parqueadero, con la opcin de filtrar cuales han sobrepasado
la fecha de salida. El informe mostrar los datos generales del
vehculo y opcionalmente sus movimientos.

Figura 164 Informe de Movimientos de Vehculos

Apariencia del informe:

Sistema de Administracin Hotelera

441

Zeus Recepcin

4.39 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES/LISTADO DE
SOLICITUDES
Despliega un informe que permite consultar el movimiento y
cules de ellas estn en estado de Procesada/Anuladas/en
Curso. El informe mostrar los datos generales de la Solicitud
en un rango de fecha ya sea resumido o detallado. De acuerdo
al estado seleccionado y opcionalmente sus movimientos.

Figura 165 Listado de Solicitudes

Apariencia del Informe resumido:


Sistema de Administracin Hotelera

442

Zeus Recepcin

Apariencia del informe detallado:

Sistema de Administracin Hotelera

443

Zeus Recepcin

4.40 .
MOVIMIENTOS ESPECIALES/INFORME DE
AUTO-RETENCIONES
Las auto-retenciones son aplicadas, si as se ha parametrizado,
de forma automtica por el sistema durante el proceso de
facturacin. En este informe puede consultar las autoretenciones aplicadas en un rango de fechas.

Puede aplicar un filtro si se desea consultar un folio


especfico.
Una auto-retencin puede estar activa o anulada, puede
definir cules de ellas desea ver seleccionando la casilla
adecuada: Aplicadas, Anuladas o Ambas (Aplicadas y
Anuladas)
Para emitir el informe haga clic sobre el botn Imprimir. El
siguiente es un ejemplo del informe generado:

En este caso la auto retencin que se aplic al folio


003449, fue de $7.000 para la cuenta Extra ya que la
cuenta tena un saldo de $70.000 y de $21.000 para la
Sistema de Administracin Hotelera

444

Zeus Recepcin

cuenta Maestra ya que la cuenta tena un saldo de


$210.000 y en la configuracin del cargo se estipulo que se
aplicara el 10% de la suma de valor ms impuesto.

4.41 .
EVENTOS/DEPSITOS DE EVENTOS POR
FECHA
Muestra informacin de los depsitos realizados a folios de
eventos varios, la cual puede ser filtrada. El informe se
muestra agrupado por fecha.

Figura 166 Depsitos de Eventos por Fecha.

La ventana adems de permitir seleccionar un rango de fecha,


ofrece 2 posibles faltos, el primero corresponde al nmero del
depsito, podr indicar un rango de nmero de recibos de
depsitos colocando el primer nmero en el campo Depsito y
el ltimo en el campo Depsito Final.
El segundo filtro corresponde al estado del depsito, podr
elegir entre las opciones disponibles Recibidos (todos los
realizados), Aplicados (abonados a los folios), Devueltos
(revertido o reintegrado al cliente) y Vigentes (por aplicar).

Sistema de Administracin Hotelera

445

Zeus Recepcin

Marque la casilla Incluir Depsitos de Reservas, para que el


sistema muestre en el informe, adems de los depsitos
hechos a los eventos, aquellos registrados a las reservas de
habitaciones en el mismo rango de fechas y estado
seleccionado.
Ejemplo del reporte de depsitos recibidos:

4.42 .

EVENTOS/EVENTOS POR FECHA

Su funcionalidad permite generar informes de los eventos


varios registrados en el sistema, desde diferentes ngulos o
con diferentes caractersticas.

Sistema de Administracin Hotelera

446

Zeus Recepcin

Figura 167 Eventos por Fecha

El primer filtro que podr aplicar en por fecha, podr


seleccionar un rango de fechas e indicar si quiere evaluar por
la fecha de entrada, salida o creacin del evento.
La segunda condicin corresponde al complejo, puede
seleccionar un complejo especfico y quitar la marca de la
casilla Todos los Complejos, o dejarla para que se muestren
todos.
El informe permite manejar hasta 3 agrupaciones, las cuales
puede seleccionar de la lista de agrupaciones posibles, entre
las que se encuentran: fechas de llegada y salida, empresa,
ciudad, segmento, usuario, plan, etc.
El campo Filtro, muestra una serie de opciones para poder
filtrar por un cdigo particular, si selecciona alguna de las
opciones de este campo (Empresa, Plan, Folio, Evento),
deber indicar en el campo seguido, el cdigo que desea
filtrar, el cual puede buscar con la ayuda.
Usando el campo Orden, puede especificar la forma como ser
ordenado el informe, tenga en cuenta que los tres campos de
agrupacin adems de agrupar, ordenan, por lo tanto el orden

Sistema de Administracin Hotelera

447

Zeus Recepcin

seleccionado ac., seguir luego de los tres campos de


agrupacin.
Finalmente tendr la opcin de seleccionar cual de los estados
de los eventos quiere filtrar o si por el contrario desea verlos
todos, y si incluye o no los eventos que estn check-out y
check-in. Ejemplo:

Los campos Dbitos y Crditos, hacen referencia a los


movimientos realizados al folio y su diferencia genera el saldo.
En los campos Maestra y Extra se muestran los
correspondientes nmeros de facturas generados para cada
cuenta.
El campo Asocio, muestra el nmero de folio asociado,
mientras que en Confir. se indica si esta o no confirmado el
evento.

Sistema de Administracin Hotelera

448

Zeus Recepcin

4.43 .
HUSPEDES EN CASA /VIP, GRUPOS,
SOCIOS EN CASA
Cada husped registrado en el sistema debe ser asociado a un
tipo de husped especfico, esta opcin lista los huspedes de
tipo VIP, Socios o Copropietarios que estn en el hotel, de
igual forma se pueden listar los grupos en casa o en general
todos los huspedes en casa.

Figura 168 Vips, Grupos o Socios en Casa

Para emitir el listado seleccione la opcin deseada y presione


el botn Imprimir. El siguiente es un ejemplo del informe
emitido

4.44 .

HUSPEDES EN CASA /SEGN FILTRO

Lista de forma general o detallada, todas las personas que se


encuentran hospedadas en el hotel. Esta ventana provee una
Sistema de Administracin Hotelera

449

Zeus Recepcin

serie de opciones que ampla las posibilidades de consulta,


dado que no solo puede agruparse por plan, empresa y oficio,
sino que adems estn las opciones de categora, ciudad, clase
de habitacin, nmero de habitacin, clase de husped,
nacionalidad, segmento, tipo de cliente, tipo de habitacin y
grupo. Por estas opciones no solo se puede realizar la
agrupacin de los datos, adems puede realizarse un filtro de
informacin

Figura 169 Huspedes en Casa por Plan

Pueden aplicarse mltiples filtros al informe, los


siguientes son los pasos a seguir por cada filtro que
desea aplicar. Desde luego la aplicacin de los filtros es
opcional.
1. Seleccin el filtro que desea aplicar en el campo
Filtrar Por.
2. En el campo Cdigo, indique el cdigo que desea
filtrar, por ejemplo en la imagen se observa que se
esta aplicando un filtro por plan y el cdigo que se
Sistema de Administracin Hotelera

450

Zeus Recepcin

desea filtrar el PA. Si como filtro selecciona Sexo, el


sistema solicitar en otro como cual desea filtrar:

3. Presione el botn Agregar Filtro


Para agregar otro filtro, presione el botn Agregar
Para borrar un filtro, seleccinelo de la cuadrcula y
presione el botn Eliminar
Marcando la casilla Solo con reservas de procedencia externa,
el sistema estar incluyendo en el informe aquellos huspedes
que estn en casa y cuya reserva fue recibida por fuentes
externas tales como ZOL (Zeus On Line)
La seleccin del complejo permite filtrar un complejo
especfico, aunque puede mostrarlos todos dejando marcada
la casilla Todos los Complejos.
La seccin Prensa, le brinda la opcin de mostrar los
huspedes que desde el registro o la reserva han solicitado
que se les agregue este servicio, puede ver los que no
requieren o bien todos sin importar si han marcado o no esta
opcin.
Finalmente puede definir la forma como desea ordenar y
agrupar los datos y si estos sern mostrados de forma
detallada o no. Tenga en cuenta que siempre el sistema har
una agrupacin por complejo y dentro de ese grupo aplicar el
que usted haya elegido. El siguiente es un ejemplo del informe
agrupado por ciudad origen, todos los complejos y sin filtros
adicionales
Esta ventana proporciona la posibilidad de consultar que
huspedes estaban en casa en otro fecha, por ejemplo puede
ver que huspedes durmieron un da X de la semana pasada,
Sistema de Administracin Hotelera

451

Zeus Recepcin

para ello marque la casilla Histrico de Huspedes y


especifique la fecha que desea consultar, todas las opciones
antes mencionadas aplican para la consulta histrica.

El campo Tipo indica si es titular (T), acompaante (A),


adicional (D) o subtitular (S), los campos Adu y Nin, muestra
las cantidades de adultos y nios registrados, el campo Habit.
indica el nmero de habitacin mientras que Vlr Habit.
especifica la tarifa de alojamiento.
La siguiente imagen muestra la presentacin del informe por
cuando se incluyen reservas de procedencia externa:

Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y


presione el botn Imprimir.

Sistema de Administracin Hotelera

452

Zeus Recepcin

4.45 .
HUSPEDES EN CASA /NIOS EN EL
HOTEL
Permite emitir un listado con los nios que se encuentran
check-in (en casa) o los nios que han estado en el hotel en un
rango de fechas.

Figura 170 Nios en Casa

Si selecciona la opcin En Casa, el sistema no tendr en


cuenta el rango de fechas, el cual aplica solo cuando
seleccionar la opcin En Rango de Fechas.
Puede ordenar por edad, habitacin, nombre, registro y
categora. EL informe se emite por defecto agrupado por
categora.
Seleccione las opciones deseadas y presione el botn
Imprimir.

Sistema de Administracin Hotelera

453

Zeus Recepcin

4.46 .
OTROS INFORMES/FOLIOS CERRADOS
HABITACIONES CHECK IN
Lista los folios que han hecho check out y que corresponden a
una habitacin que an est check in. Estos folios pueden
corresponder a folios de subtitulares que han abandonado el
hotel.

Figura 171 Folios Check in Habitaciones Check Out

Para emitir el listado solo debe presionar el botn Imprimir.

Sistema de Administracin Hotelera

454

Zeus Recepcin

4.47 .
OTROS INFORMES/MOVIMIENTOS DE UN
FOLIO
Vea 3.6CONSULTA DE HABITACIONES Y/O FOLIOS. Del
men Recepcin.

4.48 .

OTROS INFORMES/PLANES

Para detalles de esta opcin, consulte la opcin Planes del


men Informes del manual del mdulo Parmetros

4.49 .
OTROS INFORMES/BLOQUEO Y
DESBLOQUEO DE HABITACIONES

Tambin conocido como Bloqueo y desbloqueo detallado,


muestra un informe con los movimientos de los bloqueos de
habitaciones por cualquiera de los motivos de bloqueo
existentes

Sistema de Administracin Hotelera

455

Zeus Recepcin

Figura 172 Comisiones de Agencias de Viajes

La ventana ofrece varios filtros para localizar la informacin,


el primero de ellos es el rango de fechas en el cual har la
bsqueda de los movimientos, el segundo filtro se puede
seleccionar en el campo Vigentes, permite filtrar el estado de
los bloqueos entre los que estn vigentes y los que han
finalizado.
Luego encontramos el campo tipo de bloqueo, este le
permitir indicar si desea ver todos los tipos o seleccionar
entre bloqueos administrativos, de mantenimiento o de
reservas.
Finalmente tenemos 2 campos para filtrar el motivo y el
usuario, los cuales le permiten filtrar el motivo de bloqueo
ingresado (Mantenimiento) y el usuario que realiz el bloqueo
respectivamente
Para emitir el listado seleccione el rango de fechas deseado y
presione el botn Imprimir.

Sistema de Administracin Hotelera

456

Zeus Recepcin

4.50 .
OTROS INFORMES/FOLIOS BLOQUEADOS
Y/O SUSPENDIDOS

Genera un informe con la informacin bsica de los folios que


a la fecha presentan bloqueo o suspensin activa. La ventana
presenta 4 opciones con las posibles combinaciones que
pueden presentar estas caractersticas en el folio.

Figura 173 Informe de Folios Bloqueados y/o Suspendidos

Para emitir el informe debe seleccionar una de las 4 opciones


disponibles y presionar el botn Imprimir de la barra de
herramientas. El siguiente es un ejemplo en el que se
despliegan los folios suspendidos.

Sistema de Administracin Hotelera

457

Zeus Recepcin

En el informe puede apreciar el folios, el tipo de folios (H:


habitacin, E: Evento, G: grupo), a nombre de quien est, el
nmero de habitacin/cdigo de evento/ o cdigo de grupos, el
estado (31: check-in, 32:check-out), la fecha de apertura, la
fecha de cierre, el usuario que abri el folio, el usuario que lo
cerro y el saldo actual.

4.51 .
OTROS INFORMES/ CONSULTA DE
CRDITO EN CONTABILIDAD

Esta ventana muestra informacin en lnea respecto a los


valores de cupo de crdito, deuda y saldo disponible de un
cliente especificado. La consulta es realizada en Zeus
Contabilidad, por lo tanto debe tener una interfaz activa con
este mdulo.

Figura 174 Cupo de Crdito en Contabilidad

Para realizar la consulta


1. Haga clic en el campo Cliente
Sistema de Administracin Hotelera

458

Zeus Recepcin

2. Ingrese el cdigo del cliente. si no lo conoce


puede utilizar el botn ayuda (F4) para ubicarlo.
3. Presione el botn Actualizar

4.52 .
OTROS INFORMES/ VOUCHERS POR
CONSUMIR SEGN PLAN

Desde esta opcin puede emitir un informe configurable por el


usuario que muestra los totales de vouchers segn su estado
de consumo (Pendiente por consumir, consumido y no
consumido), en un rango de fecha, agrupado por nmero de
registro de habitacin.

Figura 175 Vouchers por Consumir Segn Plan

Para emitir el informe


4. Seleccione el rango de fechas que desea
consultar. El sistema incluir todas las
habitaciones que estuvieron registradas durante
este margen de tiempo.
5. Especifique los estados que desea ver

Sistema de Administracin Hotelera

459

Zeus Recepcin

6. Defina si desea incluir o no los planes HU y


Comply
7. Presione el botn Imprimir.

La siguiente imagen muestra un ejemplo de la apariencia del


informe:

Observe que el sistema muestra cuatro columnas para planes,


ms una columna Otros, donde acumula los dems planes, y
de igual forma para los vouchers. El usuario puede establecer
cules son los planes y los vouchers que desea ver de forma
detallada en cada una de las columnas, para ello requieren de
una configuracin especial que permite establecer los planes
que sern mostrados en el informe de forma detallada.
Utilice el botn Seleccionar Planes o Vouchers, para definir
esta configuracin Una vez seleccionado el sistema mostrar
la siguiente ventana.

Sistema de Administracin Hotelera

460

Zeus Recepcin

Inicialmente en el campo Tipo de Restriccin, seleccione la


opcin Seleccionar Planes. Agregue uno a uno los planes
(mximo 4), que desea agregar. Para ello ingrese el cdigo en
el campo Planes y luego presione el botn Guardar. Proceda
de la misma forma con los vouchers seleccionando el tipo de
restriccin Seleccionar Voucher.

Sistema de Administracin Hotelera

461

Zeus Recepcin

4.53 .
OTROS INFORMES/ FOLIOS CERRADOS
POR CORTE DE CUENTA
El cierre por corte de cuenta es un proceso del mdulo
recepcin que permite generar facturacin parcial de los
cargos de una habitacin. Uno de los modelos que utiliza este
proceso es hacer check-out y check-in de las habitaciones, en
cuyo caso se generan nuevos folios. Esta opcin permite
generar un informe que detalla todos los folios generados por
este proceso.

Figura 176 Consulta de Folios Creados por Corte de Cuenta

El flujo de esta ventana se har en los siguientes pasos:


1. Debemos indicar el rango de fechas del informe.
Indicando si se va tener en cuenta por la fecha de
apertura del folio o la de cierre.
2. Debemos indicar si se va a tener en cuenta los folios
creados en todos los complejos o en uno en especial.
3. Si se desea se puede hacer filtros por varias opciones:

Sistema de Administracin Hotelera

462

Zeus Recepcin

Padre: Es el registro/Folio de la habitacin que dio


origen a la facturacin por corte de cuenta.
4. Dar Clic en el botn Imprimir

4.54 .
OTROS INFORMES/ PLANILLA DE
HUSPEDES
Genera informacin respecto a los valores facturados a uno o
varios folios durante su estada en el hotel.
La planilla genera informacin en dos posibles formatos: (1)
puede emitir un informe, (2) puede generar un archivo con la
informacin solicitada.
Una caracterstica importante de la planilla tiene que ver con
las transferencias. Cuando los cargos de las habitaciones son
transferidos a un folio de eventos varios, el sistema es capaz
de rastrear el origen del cargo, de tal forma que la
informacin personal del titular, como los datos de su
habitacin son trados desde el folio original de cargo, e
incluidos en el informe. Es decir que los cargos transferidos
son presentados tal y como fueron cargados en el folio
original, incluyendo nombre de husped y datos de la estada
(llegada, salida) de la habitacin donde estuvo hospedado.

Sistema de Administracin Hotelera

463

Zeus Recepcin

Figura 177 Planilla de huspedes

Para genera la planilla debemos indicar inicialmente el


nmero de folio en el campo folio y presionar el botn Pasar
a la lista ubicado a la derecha de este campo. Agregue cada
uno de los folios a incluir.
Ahora podemos presionar el botn Imprimir de la barra de
herramientas, para que el sistema emita un informe similar al
mostrado en la siguiente imagen.

Otra opcin consisten en presionar el botn Generar planilla


de la barra de herramientas. En este caso el sistema genera
un formato especial en MS Excel que proporciona una
estructura especial para Avianca/Taca, especficamente para
el reporte de los funcionarios de esta empresa que se alojaron
en el hotel.
Sistema de Administracin Hotelera

464

Zeus Recepcin

La siguiente tabla detalla los datos incluidos en el archivo:

COLUM
NA

EXPLICACIO
N

Consecutivo

B
C

NIT
Constante

Variable

Constante

Base de IVA

Variable sobre
TAX

H
I

K
L

Constante
Variable sobre
Poblacin

Se digita
Centro de
Costos

Constante
Nmero de
factura

dd/mm/aa.

Base de IVA

O
P
T
R
S

Constante
Constante
Constante
Constante
Constante

OBSERVACION
Mximo 300 por hoja de
calculo
Del Hotel
No tiene variacin
El sistema reporta la
clase de husped
ingresada al titular
No tiene variacin
S8: SOBRE EL 10%, S1:
SOBRE EL 16%. V0:
Cargos No Gravados
No tiene variacin
Campo para Avianca
Reporta el valor incluido
en el campo adicional 3
del cliente, que debe ser
activado en los
parmetros de Hotel y
llenado durante el
proceso de registro o
reserva del cliente.
Se deja vaca

(fecha donde se brind el


servicio)
Se deja vaca
No tiene variacin
No tiene variacin
Se deja vaca
Se deja vaca

Sistema de Administracin Hotelera

465

Zeus Recepcin

T
U
V
W

Z
AA

Nombre del
Husped
Identificacin
del Husped
Fecha de
ingreso al
Hotel
Fecha de Salida
del Hotel

Variable

Centro de
Costos de ms
de 9 Dgitos
Acomodacin

Apellidos y Nombres
Cedula y/o Pasaporte
dd/mm/aa
dd/mm/aa
Se digita la letra K:
cuando corresponde al
centro de costos que son
9 dgitos. Letra O:
corresponde al centro de
costos son ms de 9
dgitos.
Esta informacin se
especifica en cada
solicitud
Sencilla y/o Twin

Al presionar este botn el sistema solicitar el nombre y ruta


del archivo a generar:

La siguiente imagen muestra un ejemplo del archivo


generado:

Sistema de Administracin Hotelera

466

Zeus Recepcin

4.55 .
OTROS INFORMES/ GARANTAS INTERFAZ
DATFONOS
Una de las caractersticas que podemos activar en Zeus
Hoteles es la interfaz con sistemas electrnicos de pago. Entre
las caractersticas que permite esta interfaz est la de
registrar garantas por medio de las tarjetas de crdito, que
sirvan como respaldo durante la estada del cliente en el hotel.
Desde esta opcin podemos generar un informe con las
garantas registradas a travs de la interfaz entre Zeus y los
Datfonos.

Figura 178 Informe Garantas Interfaz Datfonos

Sistema de Administracin Hotelera

467

Zeus Recepcin

Para generar el informe debemos empezar por especificar el


rango de fechas a consultar. El sistema buscar las garantas
registradas en el rango especificado segn el estado
seleccionado en la seccin Estado, donde podemos seleccionar
si deseamos ver todas las garantas o solo las que estn
vigentes, se ha hecho efectivas (Utilizadas) o las pendientes
por utilizar.
Como filtros adicionales podemos indicar un folio o una
habitacin de tal forma que el sistema muestre solo las
garantas registradas a ellos.
Para emitir el informe seleccione las opciones deseadas y
presione el botn Imprimir de la barra de herramientas. La
siguiente imagen muestra un ejemplo del informe generado:

Sistema de Administracin Hotelera

468

Zeus Recepcin

4.56 .
EVENTOS Y GRUPOS/EVENTOS Y GRUPOS
CHECK-IN
Muestra un informe con los datos generales de los eventos
varios y los grupos que se encuentran check-in.

Figura 179 Informe de Eventos y Grupos Check In

Para emitir el informe solo presione el botn Imprimir. La


siguiente es la presentacin del informe

La columna E/G, indica si el folio es de eventos (E) o de grupo


(G)
APERTURA indica la fecha en la que se abri el folio, mientras
que USUARIO APARTURA indica cual usuario lo registro.
Los detalles sobre los ltimos movimientos realizados al folio
los despliega las columnas USUARIO ULTIMO MOV y FECHA
ULTIMO MOV
SALDO ACTUAL indica cual es el saldo del folio al momento
de emitir el informe.

Sistema de Administracin Hotelera

469

Zeus Recepcin

4.57 .
EVENTOS Y GRUPOS/ LISTADO DE
VERIFICACIN DE GRUPOS

Despliega un informe con los datos de los grupos check in, con
el fin de verificar su estado actual.

Figura 180 Listado de Verificacin de Grupos

Entre las opciones de esta ventana se encuentran: la


posibilidad de seleccionar un grupo especfico o todos los
grupos y de definir si se listan los acompaantes y las tarifas.
Informacin Solicitada
LISTAR. Seleccione si desea consultar todos los grupos check
in o un grupo especfico, seleccionado las opciones TODOS o
UN GRUPO respectivamente. Si selecciona UN GRUPO debe a
continuacin especificar el cdigo del grupo en el campo
GRUPO.
ACOMPAANTES. Especifique si desea que en el informe se
muestren o no los acompaantes por cada habitacin
IMPRIME TARIFA. Permite indicar si en el informe aparecer
impreso el valor de la tarifa de cada habitacin.

Sistema de Administracin Hotelera

470

Zeus Recepcin

ORDENAR POR. Provee dos posibles opciones para ordenar la


informacin mostrada en el informe, por nmero de
HABITACION o por nombre de HUSPED
MOSTRAR VALOR TOTAL COBRADO POR ESTADIA. Muestra
la columna de consumos realizados en el plan y el total de
consumos
MOSTRAR RESUMEN. Active esta casilla para indicar que se
mostrar al final del informe un resumen con el nmero de
personas por cada clase de husped, categora de husped,
clase de habitacin y tipo de habitacin
CALCULAR TOTAL DE PERSONAS. Indica que debe tener en
cuenta el sistema para calcular el total de personas por tipo de
habitacin del resumen, si el tipo de habitacin indicado en el
registro o el tipo que le corresponde al nmero de habitacin
asignado

Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y


presione el botn Imprimir.

4.58 .
EVENTOS Y GRUPOS/ CONSULTA
GENERAL DE GRUPOS
Desde esta consulta contar con informacin respecto a
nmero de habitaciones ocupadas de los grupos que tienen
reserva y/o se han registrado en el hotel en un rango de 30
das a partir de la fecha inicial. La consulta detalla el nmero
Sistema de Administracin Hotelera

471

Zeus Recepcin

de habitaciones reservadas y/o registradas por cada grupo da


por da.

Figura 181 Consulta General de Grupos

La consulta parte una fecha inicial y cuenta con varias


opciones y filtros para aplicar de ser necesario:
GLOBAL/POR TIPO DE HABITACION. Establece si desea
consultar todas los tipos habitacin o solo lo de uno en
especfico. Si selecciona la opcin por tipo, debe indicar el
cdigo del tipo en la casilla ubicada junto a esta.
COMPLEJO: Por defecto se muestran todas las habitaciones
de todos los complejos, pero podemos filtrar para que solo
sean tenidas en cuenta las habitaciones de un complejo
especfico. Debemos desmarcar la casilla Todos los
complejos y seleccionar de la lista el complejo a filtrar.
INCLUIR RESERVAS. La inclusin de reservas es una
alternativa que puede o no marcar. De no marcarla el sistema
mostrara solo las habitaciones registradas (check-in). Cuando
activa esta casilla tiene la opcin de ver todas las reservas
Sistema de Administracin Hotelera

472

Zeus Recepcin

(confirmadas y tentativas) al marca la casilla Ambas o


marcar independientemente cul de ellas desea consultar.
INCLUIR HABITACIONES REGISTRADAS. Puede desmarcar
esta casilla y dejar Incluir Reservas para consultar solo las
habitaciones reservadas. Djela marcada si desea ver tambin
las habitaciones check-in.
Para Generar el informe:
1. Seleccione la fecha inicial
2. Marque o desmarque las opciones segn su necesidad.
Si no hace cambios se incluir todas las reservas y
habitaciones registradas del hotel.
3. Haga clic en el botn Ejecutar de la barra de
herramientas.

La informacin ser desplegada en la cuadrcula. Si el


sistema no encuentra informacin sobre grupos, mostrar
las filas de total y % en ceros.

FILAS Y COLUMNAS TOTAL Y %: estas dos ltimas filas de la


cuadrcula despliegan informacin as:

A)
SUBTOTAL : Indica el total de habitaciones utilizadas
por cada da en los grupos procesados.
B)
%
: Indica el porcentaje de ocupacin de
habitaciones de cada da con respecto al total de habitacin
que tiene el hotel.
Sistema de Administracin Hotelera

473

Zeus Recepcin

Las dos ltimas Columnas de estn cuadriculas indican lo


siguiente:
C)
TOTAL
: Indica el total de habitaciones utilizadas
de cada grupo en el rango de los 30 das.
D)
%
: Indica el porcentaje de ocupacin del
total de habitaciones utilizadas de cada grupo en el rango de
los 30 das, con respecto al total de habitaciones utilizada en
los 30 das por todos los grupos procesados.

Como Mirara Informacin detallada de un grupo


Si el usuario quiere ver el detalle de un da en especial de un
grupo, basta con que hacer doble clic sobre uno de los valores
en una fecha especfica. El sistema generar un informe con el
detalle para la fecha seleccionada, no te que en el encabezado
se muestra la fecha y el nmero total de habitaciones para el
da.

Sistema de Administracin Hotelera

474

Zeus Recepcin

En este informe se separa informacin sobre las reservas y/o


los registros (check-ins) que afectan el da. Si alguno de los
dos valores no se muestra implica que no existen habitaciones
registradas o reservadas para la fecha.

Generar Informe
La informacin desplegada en la cuadrcula puede ser
impresa, para ello luego de seguir los pasos para consultar,
presione el botn Imprimir de la barra de herramientas y
seleccione la forma de salida.
La siguiente imagen muestra un ejemplo del informe
generado.

Sistema de Administracin Hotelera

475

Zeus Recepcin

5 . MEN CAJA
Contiene las opciones necesarias para cumplir con las tareas
bsicas de un cajero o un cajero-recepcionista. En su mayora
estas opciones estn restringidas a usuarios que tienen una
caja asociada, de forma que a pesar de tener permisos, si no
tiene caja, no podr ingresar a la opcin

5.1 . APERTURA DE CAJA


Permite abrir una caja para que quede disponible para recibir
movimientos. En la apertura de caja es posible indicar una
base de inicio en la moneda requerida.
Para efectuar la apertura de la caja debe especificarse el
cdigo de la caja, el usuario y, si es necesario, el valor de la
base inicial con que se abrir la caja.
Es posible que la caja se abra con bases en diferentes
monedas, si ese es el caso debe utilizarse el botn Agregar
parta registrar cada una de las diferentes bases en su
respectiva moneda.
La caja queda automticamente abierta al ingresar el usuario,
e igualmente se cierra cuando el usuario sale del mdulo.
En la parte inferior de la ventana se observa informacin
sobre la base de caja que ya est registrada para el usuario,
estos valores se muestran totalizados en moneda local y en
dlares, si no ha ingresado alguno de los dos valores se
mostrar en ceros en campo correspondiente.
Como paso final para la apertura de la caja, debe utilizarse el
botn Guardar.
Sistema de Administracin Hotelera

476

Zeus Recepcin

Botn

Botn
Agregar

Figura 182 Apertura de Caja

Para abrir la caja digite la caja y presione el botn


Guardar.

Para indicar un valor base presione el botn Agregar e


indique el cdigo de la moneda y el valor.

5.2 . ABONOS Y RECIBOS DE CAJA


Permite registrar abonos a la cuenta de una habitacin o de
un folio de eventos varios. Esta opcin solo permite hacer
abonos a folios check in, los cuales pueden presentarse en
diferentes monedas y en tres posibles formas de pago, cada
una de las cuales requiere informacin diferente.
La forma de pago Efectivo, no solicita informacin adicional
propia del pago, mientras que Tarjeta y Cheque si solicitan
datos adicionales. Para el caso de la tarjeta el sistema requiere
la informacin sobre el nmero de la tarjeta, el tipo de tarjeta
(Visa, Master, etc.), el nmero de autorizacin, el nmero de
voucher y la fecha de vencimiento. El cheque requiere del
cdigo del banco, la plaza o ciudad a la que pertenece el
Sistema de Administracin Hotelera

477

Zeus Recepcin

cheque, el nmero de cuenta corriente y el nmero del


cheque.
Los siguientes datos son en general los mismos para todas las
formas de pago, excepto la tarjeta a la que se le puede
especificar informacin sobre el Impuesto a reportar. Este
reporte consiste en poder indicar cul es el valor de impuesto
al que corresponde el total reportado.
Los procesos para habitaciones y eventos son los mismos, solo
que en este ltimo se coloca el nmero de folio directamente y
no se indica el campo nmero de habitacin.
Pueden hacerse varios abonos con un mismo nmero de
recibo, por ejemplo en la imagen podemos observar que existe
un valor por efectivo en la cuadricula mientras se ingresa otro
por tarjeta.
9
2

3
4
6

7
8

Figura 183 Abonos y Recibos de Caja

Para hacer un abono


Sistema de Administracin Hotelera

478

Zeus Recepcin

1. El campo Recibo No debe tener la palabra NUEVO, si


no est as, borre el contenido y presione la tecla
tabulador o Enter
2. Digite el nmero de la habitacin o del folio si es un
evento o grupo. Puede usar la ayuda para localizarlo
3. Seleccione la forma de pago del abono ya sea en
efectivo, cheque o tarjeta de crdito, para ellos haga
clic en la pestaa correspondiente
4. Indique la moneda en la que recibe el abono, el sistema
tomar la tasa de cambio de la moneda seleccionada y
registrar el abono a la cuenta en moneda local,
conservando su el valor recibido en la moneda original
5. Indique en cual cuenta del folio (Maestra o Extra) se
registrar el abono
6. Digite el valor del abono recibido
7. Para el caso de la tarjeta puede cambiar el valor de
impuesto reportado si es necesario, veremos ms
adelante en este mismo numeral, como cambiar el
impuesto a reportar.
8. Escriba las observaciones a que haya lugar y presione
la tecla tabulador, notar que el sistema subir los
datos que ha ingresado a la cuadricula. Tambin podr
hacer clic en el botn Pasar a la Lista para que los
datos suban a la cuadrcula.
En este instante el abono se ingresa automticamente a
la lista de abonos. En caso de presentarse un error,
puede utilizar el botn Editar para corregir o el botn
Eliminar
para
borrar
el
abono.
Antes de presionar uno de estos botones debe hacer
Sistema de Administracin Hotelera

479

Zeus Recepcin

clic sobre la lnea a modificar. Ya sea para borrar el


abono
o
para
editarlo.
En el caso del botn Editar despus de presionarlo,
cambie el valor en el campo Valor y presione el botn
Pasar a la Lista, esto actualizar el valor de la lnea
seleccionada.
9. Presione el botn Guardar. Notar que el sistema
automticamente le solicita la forma de salida para
poder imprimir el recibo correspondiente
Repita los pasos del 3 al 8 por cada abono a registrar de la
habitacin actual.
Despus de Guardar el abono, en el campo Recibo No se
despliega el nmero de documento del abono.

Abonos por recibo


En un mismo recibo de abono pueden registrarse varios
pagos, si as est definido por parmetro, sin embargo el
sistema restringe que no se pueda registrar en el mismo
recibo, abonos de diferentes nmeros de folios.

5.2.1 .

Control De Nmero nico Para Tarjetas

Si ha ingresado un pago tarjeta, es posible que el sistema


informe Este pago ya fue hecho, esta situacin se presenta
si ha indicado que los nmero de tarjeta son nicos y est
ingresando un nmero que fue ingresado en otro pago o
depsito.

Sistema de Administracin Hotelera

480

Zeus Recepcin

Control del prefijo


Si en el maestro se tipos de tarjeta defini un prefijo, debe
ingresar los primeros nmero iguales a los indicados en el
maestro, de lo contrario se emitir un mensaje de error al
guardar.

Para cambiar el Impuesto a reportar


1. Haga clic al Link IVA a Reportar
2. Responda SI a la pregunta realizada
3. Cambie el valor y digite el valor correcto

2
1

Para imprimir un recibo del abono


Sistema de Administracin Hotelera

481

Zeus Recepcin

1
2

1. En la cuadrcula de abonos presione clic sobre el abono


que desea imprimir.
2. Presione el botn Imprimir de la barra de herramientas.
3. Seleccione la forma de salida.

5.2.2 .

Uso De La Interfaz Con Redeban

La interface con REDEBAN se encarga de ingresar de forma


automtica a Zeus la informacin al sistema en lo que
respecta a nmero de tarjeta, autorizacin, voucher y
vencimiento, luego de que se ha ledo la tarjeta.
1. Forma de pago Tarjeta.
2. El segundo es dar clic en el botn de la interface

Sistema de Administracin Hotelera

482

Zeus Recepcin

3. El sistema iniciara a establecer conexin con el


datafono, Zeus ser el encargado de enviar la
informacin del valor a pagar, IVA y la base de
devolucin. Quedar a la espera de que sea deslizada la
tarjeta y al terminar automticamente lo llevar a la
aplicacin.
Si no es posible realizar la transaccin, podr decidir el
paso a seguir utilizando la barra de herramientas.

5.2.3 .

Restriccin Al Nmero De Abonos

En la ventana de
varios abonos con
podemos hacerlo
comportamiento sin
parmetros.

abonos normalmente podemos realizar


un solo nmero de recibo, de hecho
en varias formas de pago. Este
embargo puede ser cambiado a travs de

Sistema de Administracin Hotelera

483

Zeus Recepcin

Desde Definicin de parmetros de hotel en el men


Procesos del mdulo Parmetros, podemos cambiar el
parmetro RESTRICCION AL NUMERO DE PAGOS EN
VENTANA DE ABONOS Y PAGOS, para indicar si hay
restriccin y el tope de abonos. El primer carcter del
parmetro indica si hay restriccin, y el segundo el nmero de
abonos.
Por ejemplo para indicarle al sistema que hay restriccin y que
es de 1 solo pago por cada abono, el valor del parmetro debe
ser N1

5.3 . ABONOS PAIDOUT

Se refiere a dinero en efectivo que se le entregan al husped


sea por devolucin de saldos a favor o por solicitudes de este.
Un ejemplo claro de un abono paidout sera el de un husped
registrado que llega al hotel en un taxi y no tiene efectivo para
pagarlo, este podra entonces solicitar un prstamo en efectivo
en recepcin para cancelar el servicio.
Aunque se puede hacer devolucin por dinero sobrante, se
recomienda usar la opcin Paidout por Devolucin.
5
1

2
3

Figura 184 Abonos Paidout


Sistema de Administracin Hotelera

484

Zeus Recepcin

Todo abono paidout genera un recibo de caja. Los datos que


deben proveerse para el prstamo deben ser la habitacin, el
motivo del abono, la moneda en que se efectuar el prstamo,
la cuenta donde se cargara el abono y el valor del prstamo.
En el cuadre de caja aparecer como un valor negativo, es
decir una salida de dinero de la caja.
En general el cargo de paidout es tratado como un cargo
normal, puede ser transferido o revertido, por ejemplo puede
revertir un paidout haciendo un borrado del cargo desde la
ventana de cargos a folios o actualizacin de folios cerrados,
pero solo puede ser cargado mediante esta opcin.

Para hacer un Paidout


1. Asegrese que en el campo Paidout No. No haya datos,
si los hay brrelos y presione tabulador
2. Indique el nmero de la habitacin. El sistema colocar
automticamente el folio, pero si la habitacin tiene
ms de un folios, se mostrar una lista de los folios
existentes y deber presionar Enter sobre el folio
deseado. Si es para un evento, indique directamente el
folio del evento sin colocar habitacin
3. Digite el motivo, la moneda y la cuenta en la que se
cargar.
4. Especifique el valor
5. Presione el botn Guardar.
El sistema emite automticamente un reporte con la
informacin del paidout registrado, por lo que le solicitar la
forma de salida para el reporte.
Sistema de Administracin Hotelera

485

Zeus Recepcin

Los paidout pueden ser generados tanto a habitaciones como


a folios de eventos varios o grupos.

Para consultar un Paidout existente


1. Ingrese en el campo Paidout No. el paidout que quiere
consultar, recuerde que puede utilizar la ayuda para
consultar.
2. El sistema le indicar si el paidout existe y le solicitar
confirmar si desea imprimirlo.
3. Luego de responder SI a la pregunta el sistema le
solicitar la forma de salida de la impresin.

5.4 . PAIDOUT POR DEVOLUCIN


A diferencia con los Abonos Paidout, los cuales consisten en
esencia en un avance de dinero para el cliente, esta opcin
permite registrar la devolucin de dinero sobrante, el cual se
genera cuando los depsitos y abonos realizados por el
husped son mayores a sus consumos.
Un paidout por devolucin puede ser generado de tres formas
diferentes: efectivo, cheque y tarjeta. Y en trminos generales
sigue los mismos pasos de los abonos paidout.

Sistema de Administracin Hotelera

486

Zeus Recepcin

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3

Figura 185 Paidout por Devolucin

Todo paidout genera un recibo. Los datos que deben


proveerse para el prstamo deben ser la habitacin/folio, el
motivo, la moneda en que se efectuar, la cuenta donde se
cargara y el valor del prstamo con su respectiva forma de
pago.

En el cuadre de caja aparecer como un valor


negativo, es decir una salida de dinero de la caja.
En general el cargo de paidout es tratado como un cargo
normal, puede ser transferido o revertido, por ejemplo puede
Un paidout
revertir un paidout haciendo un borrado del cargo desde lagenerado de
ventana de cargos a folios o actualizacin de folios cerrados, forma
automtica en el
pero solo puede ser cargado mediante esta opcin.
check out por
saldo a favor del
husped, es
diferenciado en
el informe
general de
cargos con la

Para hacer un Paidout

1. Asegrese que en el campo Paidout No. No haya datos,


si los hay brrelos y presione tabulador
Sistema de Administracin Hotelera

487

Zeus Recepcin

2. Indique el nmero de la habitacin. El sistema colocar


automticamente el folio, pero si la habitacin tiene
ms de un folios, se mostrar una lista de los folios
existentes y deber presionar Enter sobre el folio
deseado. Si es para un evento, indique directamente el
folio del evento sin colocar habitacin y el motivo.
3. Seleccione la pestaa que corresponda a la forma de
pago en que har la devolucin. Cada una de estas
solicitar la informacin adicional que requiera (si se
necesita);
deber por tanto ingresar los datos
correspondientes a la forma de pago seleccionada.
4. Digite la moneda y la cuenta en la que se cargar.
5. Especifique el valor
6. Presione el botn Guardar.
El sistema emite automticamente un reporte con la
informacin del paidout registrado, por lo que le solicitar la
forma de salida para el reporte, el siguiente es un ejemplo del
informe:

Sistema de Administracin Hotelera

488

Zeus Recepcin

Los paidout pueden ser generados tanto a habitaciones como


a folios de eventos varios o grupos.

Para consultar un Paidout existente


I.

Ingrese en el campo Paidout No. el paidout que quiere


consultar, recuerde que puede utilizar la ayuda para
consultar.

II.

El sistema le indicar si el paidout existe y le solicitar


confirmar si desea imprimirlo.

III.

Luego de responder SI a la pregunta el sistema le


solicitar la forma de salida d la impresin.

5.5 . CAJA DE CAMBIO


Esta opcin del men permite efectuar cambios de moneda.
Los cambios se realizan de acuerdo a la tasa vigente de la
moneda recibida, si no existe tasa el sistema le informar. Se
pueden realizar cambios no solo de diferentes monedas sino
tambin en 3 forma de diferentes (efectivo, tarjeta y cheque),
permitiendo recibir cualquiera de estas formas y siempre
devolviendo efectivo.

Sistema de Administracin Hotelera

489

Zeus Recepcin

9
+

1
2

4
5
6
7
8

Figura 186 Caja de Cambio

Para hacer un cambio


1. Seleccione si har el cambio a una habitacin o a un
folio de eventos varios.
2. Asegrese que en el campo Recibo No. no haya datos,
si los hay brrelos y presione tabulador
3. Indique el nmero de la habitacin o del folio segn
corresponda. Si indica un nmero de habitacin el
sistema colocar automticamente el folio, pero si la
habitacin tiene ms de un folios, se mostrar una lista
de los folios existentes y deber presionar Enter sobre
el folio deseado
4. Elija la forma en que recibe el dinero (Tarjeta, Cheque,
Efectivo). Si registra el cambio con tarjeta y en el
maestro se defini un prefijo, debe ingresar los
primeros nmero iguales a los indicados en el maestro,
de lo contrario se emitir un mensaje de error al
guardar.

Sistema de Administracin Hotelera

490

Zeus Recepcin

5. Indique los cdigos de las monedas a recibir y a


devolver.
6. Digite el valor recibido. El sistema calcula el valor a
devolver
7. Cambie el valor a devolver si es necesario y si el
sistema le permite. Solo se puede cambiar el valor a
devolver si as se le ha indicado a la moneda en los
parmetros.
8. Ingrese las observaciones que crea necesarias.
9. Presione el botn Guardar. El sistema generar
automticamente el recibo, por lo que le solicitar la
forma de salida.

Para Consultar un cambio de moneda


1. Ingrese en el campo Recibo No. el cambio que quiere
consultar, recuerde que puede utilizar la ayuda para
buscar este nmero.
2. El sistema mostrar los datos del cambio, podr
imprimirlo presionando el botn imprimir

Sistema de Administracin Hotelera

491

Zeus Recepcin

5.6 . CUADRE DE CAJA

Esta opcin de men permite generar el listado de todas las


transacciones realizadas por una caja en particular y para una
fecha especfica. Si no indica una caja el sistema emitir el
cuadre de todas las cajas.
7
2
1
3

Figura 187 Cuadre de Caja

Presenta 4 diferentes formatos:


Estndar: usado para que el cajero de recepcin pueda
cuadrar su caja, muestra los valores recibidos en varias
columnas segn la forma de pago, detallando cada una de las
transacciones realizadas por folio. Muestra separados los
valores recibidos en cada moneda
Estndar (Global): tambin puede ser usado para que el
cajero de recepcin pueda cuadrar su caja, muestra los
valores recibidos en varias columnas segn la forma de pago,
con la diferencia que este no detalla cada transaccin, si no
que muestra el total. Muestra separados los valores recibidos
en cada moneda

Sistema de Administracin Hotelera

492

Zeus Recepcin

Avanzado: permite seleccionar 5 diferentes tipos de


transacciones que puede incluir en el informe, por defecto
todas quedan activas.

Devoluciones: incluye o no devoluciones en el informe

Huspedes:
huspedes

Eventos: incluye o no pagos recibidos para eventos


varios

Depsitos: incluye o no depsitos recibidos para


reservas

Paidout: incluye o no movimientos de paidout

incluye

no

pagos

recibidos

para

En el formato avanzado puede definir si las devoluciones


de depsito aparecen agrupadas como paidout, para ello
marque la casilla Mostrar devoluciones de depsitos como
paidout
Cada una de ellas es agrupada y detallada, al final se muestra
un resumen del movimiento realizado.
Estilo Planilla: puede seleccionar los mismos tipos de
transacciones establecidas para el formato avanzado. Su
principal diferencia con el avanzado es su presentacin, para
este caso el sistema no agrupa los registros del cuadre de
caja, en su lugar se muestran los valores en columnas.
Como datos necesarios, debe proveerse la fecha, cuenta
(filtrar solo los pagos a las cuentas seleccionadas) y el
complejo (filtrar solo los pagos recibidos para habitaciones o
eventos del complejo seleccionado).

Sistema de Administracin Hotelera

493

Zeus Recepcin

Para emitir el Cuadre de caja


1. Ingrese la fecha de la que desea el cuadre
2. Si desea filtrar una caja, indique el cdigo de la caja, o
djela en blanco para que se muestren todas las cajas.
3. Seleccione cual de los formatos desea emitir
4. Seleccione la cuenta que quiere filtrar, tomando la
opcin Todas, se muestran todos los movimientos (de
las cuentas maestra y extras).
5. Si desea filtrar un complejo seleccinelo y quiete la
casilla del campo Todos los Complejos, de lo contrario
deje este ltimo marcado.
6. Si el formato que ha seleccionado lo permite, indique
los movimientos que desea incluir en el informe
7. Presione el botn Imprimir.
8. Seleccione la forma de salida.
Recuerde que para el sistema hotelero, las cuentas por cobrar
se consideran formas de pago, en la medida que con esta se
deja la cuenta en ceros, aunque de hecho el cliente an deba
la cuenta, sin embargo ya es un control que no corresponde al
mdulo hotelero si no al contable.
Ejemplos de los informes:

Sistema de Administracin Hotelera

494

Zeus Recepcin

5.7 . CIERRE DE CAJA

Esta opcin de men permite efectuar el cierre de la caja


actual de recepcin. Solo debe confirmarse el cierre de la caja
actual y el sistema automticamente efectuar el cierre. Sin
embargo tngase en cuenta que el sistema realiza el cierre de
Sistema de Administracin Hotelera

495

Zeus Recepcin

la caja tan pronto el usuario sale del mdulo de recepcin y la


abre al ingresar.

5.8 . DEVOLUCIONES DE ABONOS Y PAGOS

As como los cargos pueden ser borrados o ajustados, los


pagos tiene la posibilidad de generar reversiones y
devoluciones. Una reversin solo puede realizarse si el pago
fue realizado en la fecha actual, de lo contrario el sistema
generar una transaccin de naturaleza contrara. Este
proceso se puede realizar en cualquier folio siempre y cuando
no tenga bloqueo, suspensin, factura o remisin. Esta opcin
no aplica para depsitos.
3
1

Figura 188 Devolucin de Abonos y Pagos

Para realizar una devolucin

Sistema de Administracin Hotelera

496

Zeus Recepcin

1. ingrese el nmero de folio o haga la bsqueda con el


botn ayuda y presione la tecla tabulador. Si existen
pagos en el folio indicado, se mostrarn en la
cuadrcula de la pestaa Abonos y Pagos Recibidos.
2. Seleccione el pago a devolver y presione el botn
Realizar Devolucin, o bien presione doble clic sobre el
pago a devolver. Si el abono o pago fue recibido a
travs de la interface, podr realizar la devolucin
utilizando el botn de la interface, el cual se activar
tan pronto el sistema detecte que fue recibido de esta
forma.
3. El sistema le solicitar la confirmacin de la devolucin,
responda SI a la pregunta

4. Luego deber autorizar la devolucin, solo teniendo la


frmula de autorizacin puede realizar la devolucin.
Para autorizar, debe ingresar el usuario, la clave de
este, la frmula de autorizacin y opcionalmente una
observacin relacionada con la devolucin.

5. Si la frmula es correcta, el sistema realizar la


devolucin y desaparecer la forma de pago de esta
pestaa.

Sistema de Administracin Hotelera

497

Zeus Recepcin

Puede consultar las devoluciones realizadas al folio, haciendo


clic en la pestaa Devoluciones Realizadas, de esta ventana.
Desde esta pestaa puede imprimirse un recibo de devolucin,
para ello presione doble clic sobre la devolucin o presione
clic devolucin y luego el botn Imprimir.
Si el pago que se est devolviendo fue realizado utilizando la
interface con REDEBAN, el sistema enviar la orden de
devolucin a la interface e igualmente se mostrar la pantalla
de esta como lo hace al hacer un pago.

5.9 . DEPSITOS A EVENTOS

A los folios de eventos varios adems de los abonos y pagos, se


le pueden registrar depsitos. Estos son tratados similar a
como se tratan los depsitos de reservas, con la diferencia que
no existe una reserva para el evento si no que se usa el evento
mismo.
Para que a un evento vario se le pueda hacer un depsito, no
puede tener marcada la casilla Confirmar la Llegada del
Evento, de la ventana de apertura de eventos varios, de tal
forma que al marcarse esta casilla el sistema verificar los
depsitos vigentes y dar la opcin de aplicacin del mismo.

Sistema de Administracin Hotelera

498

Zeus Recepcin

Esta opcin permite realizar diferentes labores, tales como


depsitos de eventos, devolucin y aplicacin de los mismos,
cada uno de los cuales veremos a continuacin.
6
1

3
4
5
Figura 189 Depsitos de Eventos Varios

Para hacer un Depsito


1. Ingrese el nmero de folio o del evento al que desea
hacer el depsito
2. Seleccione la pestaa Depsitos. Dentro de esta
encontrar 4 pestaas correspondientes a las opciones
existentes para hacer depsitos. Seleccione la pestaa
adecuada,
cada
una
exigir
la
informacin
correspondiente. En la imagen se muestra la captura de
los datos de una tarjeta.
3. Ingrese una observacin si lo considera necesario

Sistema de Administracin Hotelera

499

Zeus Recepcin

4. Puede especificar una moneda diferente a la moneda


local, el sistema har la conversin a la moneda local y
guardar el valor en ambas monedas.
5. Especifique el valor que quiere depositar
6. Presione el botn Grabar

Para hacer un Depsito con la interfaz con Datafonos


1. Ingrese el nmero de folio o del evento al que desea
hacer el depsito
2. Seleccione la pestaa Depsitos. Dentro de esta
encontrar 3 pestaas correspondientes a las opciones
existentes para hacer depsitos. Seleccione la pestaa
Tarjeta.
3. Ingrese una observacin si lo considera necesario
4. Especifique el valor que quiere depositar
5. Presione el botn de la barra de herramientas
correspondiente al datafono que est utilizando. En el
ejemplo se observa la interfaz con Redeban.
6. Deslice la tarjeta, tal y como lo indica la nueva ventana
desplegada.

Sistema de Administracin Hotelera

500

Zeus Recepcin

7. Una vez se pueda leer la tarjeta el sistema registrar de


forma automtica todos los datos del depsito y este se
agregar a la lista de depsitos realizados.

Para Devolver un Depsito

Sistema de Administracin Hotelera

501

Zeus Recepcin

5
2

1. Ingrese el nmero de folio o del evento al que desea


hacer el depsito
2. Haga clic en la cuadrcula sobre el depsito que quiere
devolver
3. Seleccione la pestaa Depsitos. Dentro de esta
encontrar 4 pestaas correspondientes a las opciones
existentes para devolver depsitos. Seleccione la
pestaa adecuada, cada una exigir la informacin
correspondiente.
4. Presione el botn Realizar Devolucin
5. Confirme la devolucin respondiendo SI a la pregunta

Sistema de Administracin Hotelera

502

Zeus Recepcin

Para Aplicar un Depsito


5
1

6
2

3
4

1. Ingrese el nmero de folio o del evento al que desea


hacer el depsito
2. En la cuadrcula haga clic sobre el depsito que desea
aplicar
3. Seleccione la pestaa Aplicacin
4. Ingrese el nmero de folio al que desea hacer la
aplicacin
5. Presione el botn Grabar
Sistema de Administracin Hotelera

503

Zeus Recepcin

6. Confirme la aplicacin del depsito

Para Realizar Consultas


La cuadrcula donde se muestran los depsitos, se le puede
aplicar varios filtros para consultar desde diferentes enfoques
los movimientos realizados al evento actual. Se pueden filtrar
los depsitos vigentes, aplicados, devueltos y todos lo
realizados, incluso puede consultar un nmero de depsito
especfico. Para ello solo debe hacer clic sobre el filtro
deseado.

Para Reimprimir un recibo de Depsito


Para este proceso solo haga clic sobre el depsito deseado y
presione el botn Imprimir de la barra de herramientas. La
siguiente imagen muestra un ejemplo del recibo impreso:

Importante: Por defecto el movimiento contable de los


depsitos y las devoluciones de depsito afectan la cuenta
establecida para el cargo de depsito o de devolucin, contra
Sistema de Administracin Hotelera

504

Zeus Recepcin

la cuenta definida para la forma de pago usada. Sin embargo


puede establecer una variacin para que el sistema utilice una
cuenta diferente a la cuenta del cargo para el caso de los
depsitos de eventos, de tal forma que pueda independizarlos
de los depsitos de reserva.
Para este lograr este cambio ingrese el nmero de cuenta
para los parmetros: 'Cuenta contable depsito Evento' y
Cuenta contable devo depsito Evento, en los parmetros de
Hotel, en el men Procesos/Parmetros Hotel, del mdulo
Parmetros.

5.10 .
CONSULTAS E INFORMES/ CAMBIO DE
MONEDA
La mayora de los cargos realizados en el sistema pueden ser
consultados con los informes de cargos existentes, el caso del
cambio de moneda es una excepcin, dado que al no ser
cargado a un folio, no puede ser mostrado por los informes de
cargos realizados. Utilice esta funcionalidad del sistema para
listar los cambios de moneda realizados en un rango de
fechas., el sistema le ofrece la posibilidad de filtrar la moneda
recibida o un nmero de habitacin.
3
1
2

Figura 190 Consulta de Cambios de Moneda

Para emitir el informe

Sistema de Administracin Hotelera

505

Zeus Recepcin

1. Seleccione el rango de fechas


2. Si lo requiere, especifique el cdigo de la moneda y/o la
habitacin que desea filtrar.
3. Presione el botn Imprimir

5.11 .

CONSULTAS E INFORMES/ PAIDOUT

Genera un informe con los paidouts generados en un rango de


fechas. El sistema le permite seleccionar en Paidouts hecho
por avance de dinero y los que fueron generados por
devoluciones por saldos a favor de los huspedes.
Puede aplicar filtros por un nmero de recibo y/o por nmero
de folio.
4

Figura 191 Informe Paidout

Para emitir el informe


1. Seleccione el rango de fechas
2. Seleccione que tipo de paidout desea consultar
3. Aplique filtros si lo requiere
Sistema de Administracin Hotelera

506

Zeus Recepcin

4. Presione el botn Imprimir

Ejemplo del informe generado

6 . HUSPEDES CHECK IN
Tiene como principal objetivo proveer una consulta rpida de
los huspedes el hotel. Al selecciona la opcin el sistema
mostrar la ventana de ayuda, la cual muestra 5 opciones
bsicas de bsqueda.

Huspedes en Casa: permite buscar por nombre del


husped

Habitacin: permite buscar por nmero de habitacin


Sistema de Administracin Hotelera

507

Zeus Recepcin

Un Husped: proporciona la misma funcionalidad de la


primera opcin

Empresa: permite buscar por el nombre de la empresa

Histrico: tambin permite hacer bsqueda por nombre


del husped, solo que a diferencia de las dems
opciones que solo muestra los datos de las personas
registradas, esta ltima opcin, le informar sobre los
siguientes datos de los huspedes: ltimo check out,
registro actual, prxima reserva. Con estos datos, podr
en una sola consulta, saber si el husped estuvo, est
y/o estar.

Figura 192 Consulta de habitaciones check in

Si da doble clic sobre un registro, el sistema mostrar la


ventana de consulta de habitaciones y folios, con los datos de
la habitacin seleccionada. Tenga en cuenta que no aplica
para los tems de reservas y check out de la opcin histrico.

Sistema de Administracin Hotelera

508

Zeus Recepcin

7 . PROCESOS
Est conformado por una variedad de herramientas
especiales, cada una de las cuales realizan procesos especiales
que se aplican a los huspedes.

7.1 . DESBLOQUEO MASIVO DE HABITACIONES


En Zeus Hoteles existen bsicamente 3 tipos de bloqueos
(administrativos, reserva y mantenimiento), los cuales se
realizan desde diferentes opciones. Mediante el uso de esta
opcin se puede realizar desbloqueo de cualquier habitacin
sin importar el tipo de bloqueo realizado.
La lista mostrada despliega todas las habitaciones que tienen
bloqueos definidos, de cualquiera de los tres tipos. En la
cuadrcula estn los datos del bloqueo, tales como el nmero
de la habitacin, la reserva si es un bloqueo de este tipo, la
fecha inicial, final del bloqueo, etc.
Sistema de Administracin Hotelera

509

Zeus Recepcin

Figura 193 Desbloqueo Masivo de Habitaciones

En la figura puede apreciar varios ejemplos de bloqueos, los


tres primero ejemplos corresponde respectivamente a bloqueo
de reserva, administrativo y por mantenimiento.
La ventana le permite aplicar varios filtros, el primero de ellos
es el nmero de una reserva, sigue el filtro para un nmero de
habitacin y finalmente los filtros por estado de recepcin y de
ama de llaves.
Para aplicar los filtros, debe seleccionar o ingresar los filtros
deseados y presionar el botn Mostrar de la barra de
herramientas, para quitarlos cambie las selecciones o borre la
informacin ingresada y presione nuevamente el botn
Mostrar.
Podemos consultar el detalle de una habitacin bloqueada;
notar que el sistema muestra en la columna Estado un link
para todas aquellas habitaciones que presentas bloqueo, al
presionar el enlace Bloqueada el sistema desplegar una
nueva ventana detallado la informacin relacionada con el
bloqueo.
Sistema de Administracin Hotelera

510

Zeus Recepcin

Para realizar un desbloqueo


1. Seleccione las habitaciones que desea desbloquear,
marcando la casilla ubicada al lado derecho de cada
habitacin en la cuadrcula (columna Sel)
2. Presione el botn Grabar
3. Responda SI a la confirmacin que le solicitar el
sistema

7.2 . CAMBIO DE DATOS DE FACTURAS


Al momento de realizar la facturacin de una cuenta de un
folio, el sistema solicita los datos del cliente a quien se le
Sistema de Administracin Hotelera

511

Zeus Recepcin

emitir el documento de facturacin, una vez el documento ha


sido facturado, dichos datos solo pueden ser modificados
utilizando esta opcin, ya que desde la ventana de facturacin
la opcin de cambiarlos queda deshabilitado.
5
1
2

Figura 194 Cambios de Datos de Facturas

Estos cambios de datos no generan una anulacin de la


facturacin, ni tampoco tienen un efecto contable, por tanto si
la factura fue generada en das anteriores y si desea que el
cambio tenga un efecto contable, debe anular la factura
generarla nuevamente, en cuyo caso esta opcin no es
necesaria.

Para cambiar los datos de una factura


1. Seleccione el tipo de documento al que se desea
cambiar los datos

Sistema de Administracin Hotelera

512

Zeus Recepcin

2. Ingrese el nmero de habitacin y seleccione en la lista


frente a esta el folio, o bien indique directamente el
nmero de folios
3. Si se generaron varios documentos al folio, seleccione
la cuenta que desea cambiar
4. En la seccin Nuevos Datos Factura, ingreso los nuevos
datos que quiere para el documento.
Importante: si ingresa la identificacin de un tercero
que est creado en el maestro de Clientes y en el de
Empresas, el sistema cargar los datos priorizando los
registrados en el maestro de empresas, y en caso
particular del campo nombre, priorizar el nombre
largo registrado en este maestro.
5. Presione el botn Guardar
Si desea reimprimir la factura puede utilizar el botn de
facturacin.

El nmero de documento ingresado debe cumplir con las


restricciones asociadas al tipo de documento especificado, en
caso de no cumplirse el sistema informar. Ejemplo:

Sistema de Administracin Hotelera

513

Zeus Recepcin

7.3 . REIMPRIMIR FACTURAS

Opciones para las impresiones y reimpresiones de las facturas


o documentos de facturacin similares- que se hayan
generado a los folios.
7.3.1 .

ORIGINAL - COPIA

Por la similitud de las opciones detallaremos en esta misma


seccin tanto la impresin de la original como la de las copias.
Ambas tienen como nica funcin: permitir reimprimir una
factura, de hecho el proceso o pasos que se siguen en ambas
ventanas es el mismo, la diferencia est en la informacin que
dejan disponible para la factura. Existe una variable que
cambia segn la opcin seleccionada, se llama xNUM_COPIA,
esta mostrar un nmero diferente con el que se podrn
realizar las condiciones en el reporte para que el sistema
imprima el texto deseado segn se requiera, por ejemplo los
textos ORIGINAL y COPIA. Por defecto estos mensajes no se
encuentran definidos en el formato.

Figura 195 Reimprimir Factura (Original o Copia)

Para Reimprimir una Factura


1. Seleccione el tipo de documento que desea imprimir

Sistema de Administracin Hotelera

514

Zeus Recepcin

2. indique el nmero de habitacin presione la tecla


tabulador y seleccione de la lista el folio, o bien ingrese
directamente el nmero de folio.
Si conoce el nmero de la factura puede ingresarlo en
lugar del nmero de folio o la habitacin. Si existe el
sistema cargar todos sus datos, en caso contrario lo
informar.
3. Presione el botn Imprimir. El sistema mostrar la
ventana de facturacin. (Para detalles de cmo usar la
ventana de facturacin, consulte 3.7.1.8 EMISIN DE
LA FACTURA de este manual)
Recuerde que con esta opcin podr reimprimir la pero no
podr cambiar los datos del cliente a quien factura.

7.4 . REIMPRESIN MASIVA DE FACTURAS


El objetivo de esta opcin es reimprimir las facturas
generadas en un rango de fecha sin necesidad de hacer una
impresin una a una.

Sistema de Administracin Hotelera

515

Zeus Recepcin

Figura 196 Reimpresin Masiva de Facturas

Para Reimprimir Facturas


1. Seleccione el documento de facturacin utilizado para
emitir las facturas. Este filtro supone que podr
imprimir al tiempo y masivamente facturas del mismo
documento de facturacin.
2. Especifique el rango de fechas en que fueron emitidas
las facturas que desea reimprimir.
3. Puede reimprimir tanto facturas actualmente activas
(utilizadas), como facturas que actualmente estn
anuladas. Marque las casillas que considere
apropiadas.
4. Las facturas pudieron haber sido generadas a
diferentes cuentas del folio. Especifique cuales de las
facturas desea reimprimir de acuerdo a la cuenta para
la que fue generada.
Sistema de Administracin Hotelera

516

Zeus Recepcin

5. Presione el botn Actualizar de la barra de


herramientas. El sistema mostrar en la cuadrcula
Facturas todas aquellas que coincidan con los criterios
que estableci en los pasos anteriores.
6. Si lo considera apropiado puede omitir facturas que no
desea reimprimir de las mostradas por el sistema. Para
ello quite la marca de la columna Sel de la cuadrcula.
7. Ahora establezca las opciones de salida, que
corresponden a la presentacin que espera y otras
opciones que varan la visualizacin de la factura. Para
ms
detalles
sobre
estas
opciones
consulte
3.7.1.8EMISIN DE LA FACTURA
8. Indique la forma de salida que usar el sistema. Podr
enviarlo directo a la impresora o generar archivos PDF.
Si selecciona impresora asegrese de verificar en el
campo Nombre la impresora a la que ser enviada. Si
por el contrario selecciono la casilla PDF, deber
indicar en el campo Ruta del PDF la carpeta donde se
generarn los archivos
Si la salida es a impresora y no se ha seleccionado una
o no tiene instalada impresoras en el equipo, el sistema
restringir este proceso; de igual manera si es a PDF y
no se ha definido la ruta.
9. Presione el botn Reimprmir Facturas de la barra de
herramientas. El sistema le solicitar reconfirmacin.
Si seleccion la forma de salida PDF, los archivos que se
generen quedaran en la ruta especificada con un nombre
genrico
conformado
de
la
siguiente
forma:
[Folio_NroFolio_Fact_NroFactura].Pdf. La siguiente imagen
muestra un ejemplo:

Sistema de Administracin Hotelera

517

Zeus Recepcin

7.5 . TAREAS PROGRAMADAS (PROGRAMAR TAREA)

Brinda la posibilidad de programar tareas que sern


ejecutadas durante la estada del husped. Inicialmente esta
opcin permite programar cambios de plan y en futuras
versiones encontraremos nuevas tareas como el cambio de
tarifa.
La programacin de cambio de plan permite indicar desde la
reserva que la habitacin sufrir un cambio de plan durante su
estada, proceso que ser indicado por el sistema en la
auditoria, en cuyo momento se proceder con la
complementacin de los datos faltantes y la ejecucin de la
misma.
Una vez se ha presionado clic sobre el botn de programacin
de tareas en la ventana de reservas y en la medida que la
reserva este vigente y en fechas validas, el sistema despliega
la ventana de programacin asignando automticamente el
nmero de la reserva y la lnea seleccionada.
Utilice el botn Refrescar
programadas por fecha.

para mostrar las tareas

Sistema de Administracin Hotelera

518

Zeus Recepcin

1
2

Figura 197 Tareas Programadas.

El campo Estado indica si esta Activa o Inactiva, mientras que


el campo Ejecucin revela si esta Por Ejecutar, Ejecutada
Satisfactoriamente u Omitida por el Usuario.
Para programar el cambio de Plan
1. Presione el Botn Nuevo
2. En el campo Tareas Programadas para el Da, indique
la fecha en la que ocurrir el cambio de plan
3. Podemos programar cambio de plan para una reserva,
una habitacin, o un folio de eventos, de acuerdo a ello
procedemos con una de dos opciones:
a. Indicar el cdigo de la reserva. El nmero de la
habitacin no se llena pues solo al hacer check-in
se definir y entonces se asignara antes de ser
ejecutada.
b. Indicar el nmero de la habitacin. Debemos
especificar una habitacin registrada.
c. Indicar el nmero del folio de un folio abierto.
Sistema de Administracin Hotelera

519

Zeus Recepcin

4. Indique el Cdigo de Plan que desea asignar en el


campo Plan. Si el plan maneja voucher para control de
consumos (voucher electrnico) bebemos especificar el
nmero de voucher asociado.
5. Presione el botn Grabar de la barra de herramientas.
Una vez ejecutados estos pasos el sistema incluir en la

cuadricula, el registro correspondiente al cambio de plan.

Varias Habitaciones en el registro o reserva


Recordemos que todo proceso de cambio de plan se
Normalmente
en la
realiza sobre el registro completo, y que un registro puede
cuadricula de
contener varias habitaciones registradas. Si deseamos
las tareas
programadas
cambiar el plan a una habitacin registrada junto con
solo se
muestran las
otras bajo un mismo nmero de registro y el plan exige
tareas Activas,
indica nmero de voucher, el sistema nos requerir
cambie el
campo
Filtrar,
ingresar el nmero de cada uno usando la cuadrcula de la
seccin Nuevos Datos. Igual situacin se presenta si es una
reserva de varias lneas.

Solo debemos ubicarnos en la columna Voucher de la


cuadrcula y colocar el nmero para cada habitacin.

Sistema de Administracin Hotelera

520

Zeus Recepcin

Para modificar el registro ingresado


1. Presione doble clic sobre el registro que desea
modificar
2. Realice los cambios correspondientes. Por defecto las
tareas se guardan con el estado Activa, pero pueden ser
desactivadas para que no sean ejecutadas. Si no desea
que la tarea se ejecute cambie el registro y en lugar de
Activa seleccione Inactiva.
3. Presione el botn Guardar

7.6 . WAKE UP CALL (LLAMADA PARA DESPERTAR)

Permite realizar un registro de las solicitudes de Wake Up


realizadas por los clientes, as como ir informado al sistema
sobre los que ya se han procesado. El registro no genera
alarmas en pantalla, deben ser verificados por el usuario.

Sistema de Administracin Hotelera

521

Zeus Recepcin

Figura 198 Llamada a Despertar

El registro de llamada puede realizarse por cada husped, el


cual es identificado por el sistema por un nmero nico
correspondiente a cada una de sus estadas.

Para Registrar un Wake Up


1. Indique la fecha, la hora (en formato 24 horas) y los
minutos, en el que se debe llamar al husped
2. Ingrese el nmero que identifica al husped, si lo
desconoce utilice la ayuda para buscarlo, el sistema le
permitir localizarlo por nombre o identificacin
3. Presione el botn Guardar

Para Borrar un registro


Sistema de Administracin Hotelera

522

Zeus Recepcin

1. Seleccione de la lista el registro que desea borrar,


marcando la casilla de la primera columna
2. Presione el botn Borrar

Para Procesar un Registro (indicar que ya ha hecho el


Wake Up)
1. Seleccione de la lista el registro que desea Procesar,
marcando la casilla de la primera columna
2. Presione el botn Procesar

Para Aplicar Filtros


Esta ventana le provee varios filtros para consultar los Wake
Up, puede seleccionar entre las opciones para mirarlos todos
o mirarlos de acuerdo al estado en que se encuentren. Para
ello solo debe seleccionar de las lista Filtrar Registros, el filtro
que desea aplicar.

7.7 . EXCLUIR IMPUESTOS

Algunas legislaciones permiten hacer excepciones al cobro de


los impuestos para cierto tipo de huspedes, por ejemplo los
extranjeros. Esta opcin permite definir esa caracterstica
para un folio, de tal forma que luego de excluido el sistema no
cobrar ningn impuesto sobre los cargos realizados
manualmente desde Front, POS o Telfonos.
Tenga muy presente que los cargos del Plan no se ven
afectados por esta exclusin, si desea excluir los cargos del
plan, lo correcto es crear un plan que contenga cargos sin
impuesto y cambiar al cliente a este.
Sistema de Administracin Hotelera

523

Zeus Recepcin

Por defecto el sistema muestra la lista de todos los folios check


in y mostrar seleccionados aquellos que ya estn excluidos de
impuestos.
3

Figura 199 Excluir Impuestos

Para Excluir un Folio


1. Seleccione la categora por la que har la exclusin
2. Seleccione de la lista el folio que desea excluir
marcando la casilla de la primera columna
3. presione el botn Guardar

Para Quitar una Exclusin


1. Quite la marca del folio deseado
2. presione el botn Guardar

Sistema de Administracin Hotelera

524

Zeus Recepcin

Puede realizar el filtro de un folio especfico, para ello escriba


en el campo Folio, el nmero de folio que desea filtrar,
tambin puede utilizar la ayuda para localizarlo.

7.8 . CHECKIN ARCHIVO PLANO


El registro de los huspedes puede realizarse desde varias
opciones, la principal de ellas es la opcin de registro de
huspedes del men Recepcin. Esta opcin tambin nos
permite registrar huspedes en el hotel, con varias diferencias
marcadas respecto las dems opciones del sistema. Las
principales diferencias son la posibilidad de hacer un registro
masivo y la mnima necesidad de intervencin del usuario.
2 3 4
1

Figura 200 Check-in Archivo Plano

Esta opcin realiza el registro de los huspedes desde un


archivo plano (archivo de texto) que debe tener una estructura
especfica definida por el sistema. La estructura es muy
Sistema de Administracin Hotelera

525

Zeus Recepcin

sencilla de establecer, son exactamente las mismas columnas


mostradas en la primera cuadrcula de esta ventana. Cada uno
de los campos debe estar separado por un carcter especfico,
el cual se establece en los parmetros globales del sistema, lo
encontramos con el nombre SEPARADOR ARCHIVO PLANO.
La siguiente imagen nos da una idea de cmo se ve el archivo
plano abierto en el block de notas (Notepad), en este caso el
carcter separador es el Pipe (|)

Veamos una parte ampliada:

Para realizar el registro, nuestro principal y nico insumo es el


archivo plano debidamente formado. Miremos los pasos que
debemos seguir para realizar el registro:
1. Cargue del archivo plano: Para cargar el archivo
debemos inicialmente presionar el botn Adicionar de
la barra de herramientas, esta accin nos habilitara el
campo Ruta Archivo. En este campo debemos
ingresar la ruta y el nombre el archivo que contiene los
datos, o bien podemos usar el botn para buscar el
archivo ubicado junto a este campo.
2. Ahora debemos presionar el botn Obtener Archivo
de la barra de herramientas. El sistema realizar
verificaciones del contenido del archivo. Entre otras nos
indicar si el archivo no existe, si est bien formado, si
el separador de campos y el nmero de columnas son
los correctos, si el tamao de los campos es adecuado o
si hay un cliente repetido.

Sistema de Administracin Hotelera

526

Zeus Recepcin

3. Una vez el sistema detecte que el archivo es correcto


nos mostrar en la primera cuadrcula los datos de las
personas que se registrarn. Ahora debemos proceder
a dar la orden de validar la informacin contenida. Para
validar dicha informacin debemos presionar el botn
Validar Archivo el cual nos indicar si el archivo es o
no vlido. Adems verificar si hay inconsistencias.
4. Luego de pasar las validaciones el sistema nos
permitir seleccionar de la primera cuadrcula las
personas que deseamos registrar. Para seleccionarlas
marcamos la casilla ubicada en la primera columna. El
objetivo es que podamos registrar parcialmente las
personas si as lo deseamos. Luego de seleccionarlas
debemos presionar el botn Transferir de la barra de
herramientas. El sistema pasar las personas de la
primera a la segunda cuadrcula
5. Habiendo indicado las personas que se registrarn,
podemos proceder a presionar el botn Registrar, el
cual realizar el proceso de registro de los huspedes

Inconsistencias de la validacin
Durante el paso 3 es posible que el sistema encuentre
inconsistencias que no permitan realizar el registro. Cuando
esto se presente el sistema emitir un mensaje y bloquear la
posibilidad de seleccionar las personas a transferir, tampoco
estar disponible el botn transferir de la barra de
herramientas:

Sistema de Administracin Hotelera

527

Zeus Recepcin

Es posible generar un informe con la lista de las


inconsistencias encontradas, las cuales deben ser resueltas
para poder realizar el registro. Para generar el informe
debemos hacer clic en el botn Inconsistencias. La siguiente
imagen muestra un ejemplo del informe generado:

7.9 . CONTROL DE COSUMOS


Permite establecer restricciones respecto a los cargos
registrados en los folios de tal forma que solo pueda cargarse
un monto menor o igual al saldo a favor que tenga el folio. Es
claro entonces que el control realizado se basa en un saldo a
favor en el folio, para lo cual se requerira que se haya
aplicado Abonos al mismo.

Figura 201 Control de Consumos

Sistema de Administracin Hotelera

528

Zeus Recepcin

Para activar/desactivar el control de consumos


1. Ingrese el nmero del folio a restringir
2. Marque/desmarque la casilla Control de Consumos
3. Presione el botn Guardar
Una vez active el control el sistema validar el saldo
disponible en el folio antes de hacer cualquier cargo desde
Hotel o desde POS, si el saldo no es suficiente emitir un
mensaje indicndolo.

7.10 .

ASIGNAR CLASE DE FOLIO

Empecemos por recordar que las clases de folio, las cuales


podemos configurar desde el mdulo Parmetros, nos
permiten cambiar el comportamiento del sistema al realizar
cargos desde el punto de venta, respecto a descuentos y
aplicacin de impuestos.
Por defecto los folios no estn asociados a una clase, por lo
que es necesario realizar la asignacin de forma manual. Esta
opcin nos permite definir a que clase pertenece un folio.
Sistema de Administracin Hotelera

529

Zeus Recepcin

Figura 202 Asignar Clase de Folio

Para asignar una clase de folio debemos iniciar por ingresar el


nmero de folio que deseamos afectar, posteriormente
asignamos el cdigo de la Clase de Folio, y finalmente
presionamos el botn Guardar. Tanto el campo Folio como
Clase de Folio, cuentan con la posibilidad de usar la ayuda
(Tecla F4) para buscar los cdigos respectivos si no los
conocemos.
Podemos quitar una asignacin dejando el campo Clase de
Folio vaco y presionando el botn Guardar.

7.11 .

REVERTIR CHECKOUT

Bajo las condiciones correctas es posible dejar check-in a una


habitacin, un husped o un evento vario a quien se le registr
la salida del hotel. Este proceso deshace todas las acciones
llevadas a cabo por el sistema, dejando al cliente nuevamente
check-in y listo para continuar un proceso normal, como si
nunca hubiera hecho check-out.

7.11.1 .

REVERTIR CHECK-OUT DE HUSPEDES

Precondiciones:
Las siguientes condiciones se deben cumplir para poder
aplicar el proceso de reversin de check-out:

Sistema de Administracin Hotelera

530

Zeus Recepcin

1. El check-out que desee revertir debe ser del Da Actual.


Es decir que no se podrn procesar huspedes que
hicieron check-out en das anteriores.
2. La habitacin no puede haber estado registrado en un
plan que genera bonos para futuros servicio.

3. Para el caso de Titulares, la habitacin en la que estaba


el cliente debe estar Disponible. Es decir debe estar
check-out, sin pre-asignacin (preferencia de reserva),
ni bloqueo registrado.

Si al presionar el botn guardar la reversin del checkout el sistema encuentra que la habitacin tiene un
bloqueo administrativo o de mantenimiento, el sistema
le informara cuales son los motivos por los cuales est
bloqueada la habitacin.

4. Cuando se trate de la reversin del check-out de un


Acompaante o subtitular, el titular de la habitacin
debe estar obligatoriamente check-in
5. Si la habitacin haca parte de un grupo, el folio
maestro del grupo debe estar check-in.

Tenga en cuenta que:

Si el sistema est parametrizado para solicitar


asignacin de cdigos de barra, el sistema los solicitar
despus de que se reviertan los check-out. Siempre y
cuando el titular este check-in y existan registrados
cdigos de barra al folio.

Sistema de Administracin Hotelera

531

Zeus Recepcin

Si la habitacin tenia llave creada al momento de hacer


el check-out, el sistema automticamente le creara una
nueva llave.

El sistema dar la posibilidad de Registrar las Empresa


y/o Agencias Temporales que se deseen para la
aplicacin de las categoras fiscales.

Tenga en cuenta que los Mensajes que no se haban


ledo al momento de hacer el check-out no sern
activados para que queden por leer.

Al terminar el proceso de reversin:


Luego de presionar el botn Guardar el sistema iniciar el
proceso de reversin, el cual tendr el siguiente resultado:

1. Las Facturas generadas se anularan. Es posible que los


pagos CXC sean revertidos junto con la factura si as
est definido por parmetro.
2. Los vouchers no consumidos y que quedaron como no
disponibles para consumir (32), se dejaran nuevamente
disponibles para consumir (31).
3. La Disponibilidad se restaurara para dejar registro que
hay ms habitaciones ocupadas y ms personas
registradas.
4. La habitacin, el folio y los acompaantes
(seleccionados) que quedaron como check-out (32), se
dejaran nuevamente en estado check-in (31).

Sistema de Administracin Hotelera

532

Zeus Recepcin

5. Los valores de allotment disminuir en los valores


habitaciones disponibles.

Post condiciones:
Los siguientes procesos se deben hacer luego de terminar la
reversin del check-out:
1. Registrar nuevamente los Elementos que se tenan
prestado, en caso de que lo deseen.
2. Registrar nuevamente Las Cajillas de Seguridad que se
tenan, en caso de que lo desee.
3. Bloquear nuevamente Las Habitaciones Comunicadas
que requiera asignar.

Para revertir el check-out:

Figura 203 Revertir Check-out de Habitaciones


Sistema de Administracin Hotelera

533

Zeus Recepcin

1. Digite el nmero de la habitacin a la cual le quiere


revertir los Check-Out. La opcin de ayuda para ubicar
la habitacin estara disponible para este campo,
teniendo en cuenta que lo puede hacer por habitacin o
por husped.
Si lo hace por habitacin, el sistema le mostrara de las
habitaciones que estn check-in o de las Habitaciones
que hicieron Check-out el da actual, el ltimo folio
utilizado.
Si lo hace por husped, el sistema mostrara del ltimo
folio utilizado por las habitaciones que estn check-in y
de que hicieron check-out el da actual. En otras
palabras solo se vern los acompaantes que salieron el
da actual y que estuvieron en el ltimo folio que utilizo
las habitaciones, ya sea de las que estn check-in o de
las que hicieron check-out el da actual.
2. Seleccione, en la lista dispuesta, los huspedes a
quienes se les revertira el check-out marcando la
casilla correspondiente. Si se quiere seleccionar todos
los huspedes, basta con dar doble clic sobre la
cabecera de la columna SEL.
3. Confirme la reversin seleccionando la casilla de
verificacin.
4. Haga clic en el botn Guardar. El sistema le pedir
reconfirmacin para llevar a cabo el proceso:

7.11.2 .

REVERTIR CHECK-OUT DE EVENTOS VARIOS Y GRUPOS

Precondiciones
Sistema de Administracin Hotelera

534

Zeus Recepcin

Las siguientes condiciones se deben tener en cuenta para


poder aplicar el proceso de reversin de check-out y los
motivos o en qu casos no ser posible hacer la reversin del
check-out:
1. Solo se pueden revertir folios que hagan hecho checkout del da actual.

Resultado De La Reversin
Luego de presionar el botn Guardar el sistema iniciar el
proceso de reversin, el cual tendr el siguiente resultado:
1. Las Facturas generadas se anularan. Es posible que los
pagos CXC sean revertidos junto con la factura si as
est definido por parmetro.
2. Cuando sea un Folio de Evento, los vouchers no
consumidos y que quedaron como no disponibles para
consumir (32), se dejaran nuevamente disponibles para
consumir (31).
3. El folio, el Evento y/o Grupo que quedaron como checkout (32), se dejaran nuevamente en estado check-in
(31).
4. Las habitaciones relacionadas con los folios de grupo
no se vern afectadas por la reversin del check-out.
5. Cuando se trate de la reversin de un folio de evento, si
el sistema est parametrizado para solicitar asignacin
de cdigos de barra, el sistema los solicitar despus de
que se reviertan los check-out. Siempre y cuando
existan registrados cdigos de barra al folio.

Sistema de Administracin Hotelera

535

Zeus Recepcin

Para revertir un check-out

Figura 204 Revertir Check-out de Eventos y Grupos

1. Digite el nmero de folio. La opcin de ayuda para


ubicar este folio estara disponible para este campo.
Esta ayuda solo mostrara los folios que hicieron Checkout el da actual.
2. Confirme la reversin seleccionando la casilla de
verificacin.
3. Guardar la reversin dando clic
sobre el botn
Guardar de la barra de herramientas. El sistema le
pedir confirmacin para llevar a cabo el proceso.

7.12 .

FACTURACIN POR CORTE DE CUENTA

En condiciones normales los huspedes pagan su cuenta y


reciben su factura al final de su estada, especficamente al
hacer check-out. Es posible sin embargo que en algunas
situaciones el cliente requiera de un pago parcial de sus
consumos y una factura por dichos cargos, aunque no vaya
Sistema de Administracin Hotelera

536

Zeus Recepcin

hacer check-out; este proceso se conoce en Zeus como corte


de cuenta.
A continuacin detallaremos como se puede realizar un corte
de cuenta de una o varias habitaciones, usando diferentes
formas de pagos y opciones para el corte.

Figura 205 Facturacin por Corte de Cuenta

1. Defina la forma en que quiere hacer el corte y el


documento de facturacin que desea utilizar para
facturar. Respecto a la forma existen 2 posibles
opciones:
a. Hacer check-out del husped, generando la
factura por el folio actual y volver a registrar el
check-in. Este es un proceso automtico, donde
el sistema saca a todos los huspedes de la
habitacin, registra el pago, factura y los vuelve

Sistema de Administracin Hotelera

537

Zeus Recepcin

a registrar llegando hoy y saliendo en la fecha de


salida estipulada en el registro inicial.
b. Utilizar un folio de eventos varios. En este caso
todos los cargos son transferidos y facturados en
un folio de eventos generado de forma
automtica por el sistema. La habitacin original
no hace check-out.
2. Debemos indicar como se va a saldar los saldos
pendientes por facturar de las habitaciones, es decir, la
forma de pago con la cual desea cerrar el folio. Esto se
puede hacer de dos posibles maneras:
a. Independientemente: de esta manera el
sistema buscar la informacin necesaria para el
pago en cada registro dee habitacin, si la
habitacin no tiene dicha informacin, ser
omitida del proceso. Por ejemplo si selecciona la
opcin Empresa Asociada al Registro, el
sistema validar los datos de la empresa que se
indic durante el proceso de check-in y verificar
su crdito, si todo se cumple el pago ser
registrado a la empresa; por el contrario si no
tiene empresa asociada, el sistema no la
facturar. El mismo proceso seguir el sistema si
desea registrar el pago contra la
Agencia,
Particular o Socio.
b. Global: de esta manera el sistema har el mismo
proceso a todas las habitaciones seleccionadas.
Es decir que se generar la misma forma de
pago y con los mismos datos de acuerdo a lo que
escoja. Por ejemplo si indica que se va a cruzar
Globalmente con la empresa "ZEUS", cada
habitacin se le registrar un pago CXC a la
empresa ZEUS, sin importar la empresa de
Sistema de Administracin Hotelera

538

Zeus Recepcin

donde viene la habitacin. Desde luego la


empresa tendr que tener crdito habilitado.
Nota: para cualquier caso (Independiente o Global) si
se determina que la habitacin se cruza contra efectivo
o tarjeta, la factura sale a nombre de la persona que
hizo el registro.
Para cualquier de los caso el husped de la factura ser
el titular de la habitacin.

3. La aplicacin de filtros es una opcin que le permite


seleccionar con mayor facilidad las habitaciones que
incluir dentro del proceso de cierre de cuenta.
Seleccione de la lista el filtro que desea aplicar y en el
campo contiguo especifique el cdigo a filtrar. Por
ejemplo si selecciona filtro por Registro, e indica un
nmero de registro, el sistema mostrara todas las
habitaciones que estn Check-In con dicha nmero.

4. Seleccione las habitaciones que desee. Las habitaciones


quedan seleccionadas en su totalidad cuando se
refresca la informacin; pero si se desea excluir alguna
de ella, solo basta con quitar la seleccin en la casilla
de chequeo correspondiente. Dar clic sobre la cabecera
de la columna SEL, selecciona o deselecciona todas
las habitaciones en la cuadricula.
5. El usuario debe determinar si desea imprimir (Papel)
las facturas /remisiones generadas en el proceso. As
como determinar si el sistema cree, remisiones en caso
Sistema de Administracin Hotelera

539

Zeus Recepcin

de necesitar hacerlo, recordemos que las remisiones se


generan si se est registrando un pago CXC y la
empresa/agencia/cliente tiene definida una fecha
mxima de recepcin de facturas.
6. Finalmente debemos hacer clic sobre el botn Realizar
el proceso de facturacin por corte de cuenta de la
barra de herramientas. Este proceso solicitar algunas
verificaciones y eventualmente puede emitir mensajes
por situaciones que impidan el proceso:
a. Pedir que confirme si est seguro de realizar el
proceso a las habitaciones seleccionadas.

b. Verificar que el usuario que est llevando a


cabo el proceso, tenga permisos para realizar
pagos en Efectivo/Tarjeta en la ventana de
Check-out y si tiene permisos para realizar pagos
CXC. De no tener permisos lo informar

c. Verificar que las habitaciones seleccionadas, no


tengan facturas generadas, tengan cargos que
facturar, y no tengan cuentas abiertas en POS.
De con cumplirse lo informar:

Sistema de Administracin Hotelera

540

Zeus Recepcin

Una vez procesadas todas las validaciones, el sistema seguir


el siguiente proceso:
Har las verificaciones pertinentes respecto a la informacin
necesaria para registrar los pagos y las facturas. Por ejemplo
si el cruce es independientemente contra Empresa, verifica
que tenga empresa asociada y si esta tiene crdito. Si es
Agencia verifica que venga de una reserva y esta tenga
crdito. Si es Particular verifica que este tenga crdito. Si es a
Socio verifica que la persona que hizo el registro de la
habitacin sea socio, tenga crdito y no este bloqueado para
hacer pagos CXC.

Check-in Check-out
En caso de que el proceso sea haciendo Check-out y Check-In
a la Habitacin, el sistema har las siguientes verificaciones
por cada habitacin que no tenga:
1. factura generada,
2. ms de un folio creado,
3. ningn cargo,
4. remisin generada,
5. folios de eventos asociados y check-in,
6. cuentas abiertas en POS,
Sistema de Administracin Hotelera

541

Zeus Recepcin

7. Cajilla de Seguridad asignada y


8. Elementos Prestados en el Hotel.
De haber alguna de estas situaciones la habitacin ser
excluida del proceso
Una vez terminadas las validaciones el sistema har los
siguientes procesos:
1. Genera un pago a la Cuenta Ambas por el valor del
saldo de la habitacin, de acuerdo a como se haya
determinado
2. Genera una factura/remisin a la Cuenta Ambas a la
Habitacin.
3. Realiza el check-out a la Habitacin.
4. Realiza el check--in a la Habitacin con los mismos
datos pero con un nuevo folio

Con Folio de Eventos Varios


En caso de que el proceso sea utilizando Folio de Eventos
Varios, el sistema har las siguientes verificaciones por cada
habitacin que no tenga:
1. factura generada,
2. ms de un folio creado,
3. Ningn cargo registrado,
4. remisin generada y
5. cuentas abiertas en POS.
Sistema de Administracin Hotelera

542

Zeus Recepcin

Una vez terminadas las validaciones el sistema har los


siguientes procesos
1. Crea el folio de eventos varios con los datos del titular
de la habitacin. Asociando este folio con el folio de
dicha habitacin
2. Transfiere todos los cargos que tiene la habitacin al
folio de eventos creados.
3. Genera un pago por el valor de los cargos transferidos,
de acuerdo a como se haya determinado.
4. Genera la factura/remisin a la
creado.

del folio de evento

5. Hace check-out al folio de evento creado.

De esta manera las habitaciones procesadas quedaran sin


ningn cargo hasta ese momento y podr continuar
causndole cargos normalmente.

7.13 .

CONTROL SALIDAS Y/O LLEGADAS

Permite definirle a las Habitaciones y a los Eventos Varios


registrados, un estado especial que bloquea la ejecucin de
varios procesos del sistema hasta que dicho estado no sea
cambiado.
Uno de los usos que podemos dar a esta opcin es para los
casos en los cuales los huspedes salen del hotel para asistir a
eventos, tours, o cualquier acontecimiento fuera del hotel, y
Sistema de Administracin Hotelera

543

Zeus Recepcin

por seguridad queremos garantizar que ningn proceso pueda


ser realizado mientras no se indique al sistema que han
regresado, esto con el objetivo de evitar fraudes como la
suplantacin de identidad.
Cuando establecemos que el husped sali del hotel el sistema
el sistema no permitir utilizar las siguientes opciones del
sistema:

Check-out de huspedes

Check-out de eventos varios

Bloqueo/Suspensin de Folios

Cambio de habitaciones

Intercambio de habitaciones

Cambios a Huspedes check-in

Cambio de documentos: En este proceso se valida solo


si la identificacin a cambiar pertenece a un husped
check-in.
Cambio de Titular/Subtitular/Acompaante

Facturacin por corte de cuenta. (En este proceso solo


se mostrarn las habitaciones que no estn marcadas
para salida)

La ventana nos provee opciones para buscar solios de


habitaciones y/o folios de eventos varios; igualmente un filtro
adicional para indicar un nmero de folio especfico

Adicionalmente dos pestaas, una para establecer que el


husped ha salido del hotel, y la segunda para indicar que
retorn.

Sistema de Administracin Hotelera

544

Zeus Recepcin

Figura 206 Control de Salidas y/o Llegadas

Observemos a continuacin los pasos a seguir para indicar la


salida y llegada de huspedes:
Para Marcar la Salida
1. Seleccione los tipos de folios que desea consultar, para
ello marque las casillas Habitacin y/o Eventos.
2. Si lo requiere, indique el nmero de folio que desee
filtrar en el campo Folio.
3. Haga clic en la pestaa Marcar Salida
4. Presione el botn Refrescar dela barra de
herramientas. En este punto el sistema mostrar en la
cuadrcula de la pestaa Marcar Salida, todo los
registros que coincidan con los criterios de bsqueda
indicados en los pasos anteriores.
5. Seleccione los registros que desea marcar. Para ello
active la casilla de la columna Sel de la cuadrcula
haciendo clic junto a cada registro. Si desea
seleccionarlos todos, haga clic en el ttulo de la
columna.
6. Presione el botn Marcar Salida de la barra de
herramientas.

A partir de este momento se bloquearn las opciones antes


mencionadas. La siguiente imagen muestra un ejemplo del

Sistema de Administracin Hotelera

545

Zeus Recepcin

mensaje emitido por el sistema al intentar hacer check-out a


una habitacin que se le ha marcado la salida:

Para Marcar la Llegada


1. Seleccione los tipos de folios que desea consultar, para
ello marque las casillas Habitacin y/o Eventos.
2. Si lo requiere, indique el nmero de folio que desee
filtrar en el campo Folio.
3. Haga clic en la pestaa Marcar Llegada
4. Presione el botn Refrescar dela barra de
herramientas. En este punto el sistema mostrar en la
cuadrcula de la pestaa Marcar Llegada, todo los
registros que coincidan con los criterios de bsqueda
indicados en los pasos anteriores.
5. Seleccione los registros que desea marcar. Para ello
active la casilla de la columna Sel de la cuadrcula
haciendo clic junto a cada registro. Si desea
seleccionarlos todos, haga clic en el ttulo de la
columna.
6. Presione el botn Marcar Llegada de la barra de
herramientas.
7. Si est activa la autorizacin para desmarcar folios el
sistema solicitar la autorizacin:

Sistema de Administracin Hotelera

546

Zeus Recepcin

8. Realice la autorizacin para llegada:


a. Ingrese una observacin para detallar la
autorizacin que est dando
b. Digite la frmula de autorizacin, su usuario y su
contrasea.
c. Presione el botn Guardar
Si no provee una autorizacin, no podr marcar la
llegada de los huspedes.

Las habitaciones marcadas para salida generan inconsistencia


tipo de tal forma que no se podr realizar el cierre en la
medida que existan folios marcados para Tour. La siguiente
imagen muestra un ejemplo de las inconsistencias generadas:

Sistema de Administracin Hotelera

547

Zeus Recepcin

Sistema de Administracin Hotelera

548

Zeus Recepcin

Anexo 1

Zeus Image Manager

8 . SISTEMA DE CARGA DE IMGENES DE ZEUS


Este sistema se integra con varias de las aplicaciones de Zeus
Tecnologa, permite cargar imgenes desde diferentes fuentes
para ser asociadas a varias entidades del sistema como
productos, clasificaciones, clientes, etc.

Sistema de Administracin Hotelera

549

Zeus Recepcin

8.1 . CARGAR DESDE UN ARCHIVO

Permite buscar la imagen en un archivo previamente


guardado en nuestro computador o Red.

1. Haga clic en el botn Abrir Imagen desde Archivo


2. En la ventana desplegada busque la imagen deseada y
presione al botn Abrir.

8.2 . CARGAR DESDE UN DISPOSITIVO

Permite capturar la imagen a partir de un dispositivo de


captura como un escner o cmara.
Sistema de Administracin Hotelera

550

Zeus Recepcin

1. Haga clic en el botn Seleccionar Dispositivo


2. En la lista de dispositivos desplegados seleccione el
origen desde donde capturar la imagen y presione el
botn seleccionar.

3. Luego de seleccionado el origen haga clic en el botn


Adquirir Imagen.

4. Se desplegar la ventana de captura de imgenes


correspondiente a al dispositivo.
Para este caso mostraremos la imagen de la ventana de
captura estndar de Windows para un escner, sin
embargo debe tener siempre presente que las ventanas
o sistemas de cada dispositivo varan y por tanto debe
tener claridad sobre el manejo de dicha ventana. Estos
sistemas son independientes de Zeus, son definidos y
Sistema de Administracin Hotelera

551

Zeus Recepcin

configurados por cada fabricante, por ello las


herramientas que le ofrezca para controlar la imagen
depende de ello.
5. Realice el proceso de captura correspondiente a la
ventana desplegada, para nuestro ejemplo se hara clic
sobre el botn digitalizar.

Ver informacin de la imagen


Luego de cargar desde un archivo puede consultar
informacin general de la imagen. Para ello solo debe hacer
clic en el botn Informacin de Imagen.

Sistema de Administracin Hotelera

552

Zeus Recepcin

Se desplegar una nueva ventana con los datos del tamao y


dimensiones del archivo, como se muestra en la siguiente
imagen.

8.3 . LUEGO DE CARGADAS LAS IMGENES

Sea que haya cargado las imgenes desde un archivo o un


dispositivo, el paso a seguir depende de lo que quiera obtener,
las siguientes son las opciones:

8.3.1 .

GRABAR LA IMAGEN EN UN ARCHIVO

Permite almacenar una copia del archivo de imagen


seleccionado en el directorio deseado a travs del botn
Grabar Imagen en Archivo. Esta opcin despliega una ventana
que permite escoger el directorio de destino, el nombre y tipo
de imagen a guardar:

Sistema de Administracin Hotelera

553

Zeus Recepcin

Luego de seleccionadas estas opciones debe hacer clic en el


botn Guardar de la nueva ventana.
8.3.2 .

GRABAR LA IMAGEN EN LA BASE DE DATOS DE ZEUS

Permite guardar una copia de la imagen en la base de datos


de imgenes de Zeus y asocia la imagen a la entidad
correspondiente.

Presionando el botn Grabar Imagen en Base de Datos el


sistema adems de almacenar el archivo crea una relacin o
asociacin con la entidad que est utilizando, es decir, si
ingreso a la ventana de de Zeus Imgenes desde la ventana de
productos, el sistema asociar la imagen con el producto que
actualmente est modificando. Una vez grabada recibir una
ventana informndolo:

Sistema de Administracin Hotelera

554

Zeus Recepcin

8.3.3 .

ELIMINAR UNA IMAGEN DE LA BASE DE DATOS DE ZEUS

Elimina la imagen actualmente asociada y guardada en la base


de datos. Por ejemplo si ingreso a Zeus Imgenes desde la
ventana de productos y presiona el botn eliminar, borrar la
imagen y la asociacin entre est y el producto que est
modificando.

Sistema de Administracin Hotelera

555

Zeus Recepcin

Anexo 2

Zeus BioFinger

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La utilizacin de la librera ZeusBioFinger est destinada a


cualquier mdulo en el que se requiera hacer registro,
identificacin y verificacin de la huella dactilar.
Para el proceso de registro se deber acceder a la opcin
especfica de registro de huella dactilar que se disponga en el
mdulo donde se implemente la librera; al realizar esto se
desplegar entonces la ventana de registro de ZeusBioFinger:

En la barra de botones se dispone de cinco de ellos que


corresponden respectivamente a Eliminar todas las huellas
registradas (solo se habilita cuando se tengan huellas
previamente registradas para la persona en cuestin),
Eliminar huella digital (solo se elimina la huella que se
seleccione, siempre que se tenga previamente registrada),
Registrar huella digital, Aplicar cambios y Salir:

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Registrar una huella:


Para registrar una huella digital entonces se selecciona el
dedo que se quiere registrar, y se presiona el botn de
registrar:

Se desplegar entonces una ventana con el indicador del


nmero de muestra y un espacio donde se va mostrando la
imagen dactilar que se va registrando:

Al ir ubicando el dedo en el lector se va realizando el registro


de la impresin dactilar:

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558

Zeus Recepcin

Si las muestras que se toman no corresponden se emitir un


mensaje informando de la situacin:

En la ventana de registro de las muestras se dispone de un


botn que borra las muestras que se hayan registrado, en caso
de que no se haya completado el nmero total de muestras y
se quiera volver a hacer el registro desde cero:

Al presionarlo se comienza de nuevo con la primera muestra:

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Zeus Recepcin

Cuando el nmero total de muestras se haya completado de


manera correcta entonces se emitir el mensaje que informa
de la situacin:

Luego de esto se regresar a la ventana principal del registro


de huellas.
Eliminar una Huella:
Desde la ventana principal de registro de huellas se puede
eliminar una o varias de las huellas que se hayan registrado.
Si se presiona el botn de Eliminar todas las huellas
registradas se borrarn todas las huellas que se tienen
registradas para la persona en la base de datos. En caso de
que se quiera hacer el proceso de manera individual se deber
seleccionar el dedo del que se quiere eliminar el registro de
huella y se debe presionar el botn Eliminar huella digital:

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560

Zeus Recepcin

Para cualquiera de las dos opciones que se utilice se deber


confirmar el borrado presionando el botn Aplicar cambios,
para que se reflejen los borrados en la base de datos:

Aparte del registro de huellas o eliminacin de huellas se


puede consultar que huellas tiene registrada una persona.
Para ello se debe ir colocando el puntero del mouse sobre el
dedo que se quiere consultar, y de esta forma aparecern las
acciones realizadas sobre dicho dedo:

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561

Zeus Recepcin

Identificacin o verificacin a partir de la huella:


El mtodo de identificacin permite que desde la lectura del
dispositivo se consulte la base de datos y se traiga la
Identificacin de la persona que corresponda a la huella.
Para el mtodo de verificacin se compara que la impresin
dactilar, que se amarra a una identificacin de alguna persona
en especfico, corresponda con las huellas que se tengan
registradas en la base de da

9 . CONFIGURACIN DE BASES DE DATOS DE


IMGENES Y HUELLAS
Se requiere tener creadas las bases de datos de manera
independiente; dichas bases podrn tener el nombre que se
desee, aunque se recomienda por estandarizacin usar la
terminacin con el sufijo IMGENES o con el sufijo HUELLAS.
Se requerir especificar explcitamente en que servidor se
encuentran dichas bases y, adicional a esto, especificar tanto
el nombre de usuario como la contrasea con la que se puede
realizar la conexin a dicho servidor. Para especificar estos
datos se dispusieron dos nuevos parmetros en HOTEL.

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562

Zeus Recepcin

Para modificar estos datos de conexin se debe entonces


ingresar al mdulo de Parmetros, y bajo el men Procesos se
selecciona la opcin de Definicin de Parmetros Hotel:

Para modificarlos se debe entonces dar doble clic en el tem y


se cargarn los datos correspondientes en la parte inferior de
la ventana; all se deber digitar el valor del nombre del
servidor o la IP, luego el separador punto y coma, luego el
nombre de usuario, el punto y coma, la contrasea de ese
usuario, nuevamente el separador de punto y coma y
finalmente el nombre de la base de datos:

Si no se especifican los valores que se requieren, entonces no


se podr realizar la utilizacin de las funciones de las
imgenes y/o huellas en los mdulos de Front.

Sistema de Administracin Hotelera

563

Zeus Recepcin

En caso de que se especifiquen valores incorrectos para los


datos de conexin de las bases de imgenes y/o huellas,
cuando se haga el llamado a la funcin en especfico (por
ejemplo Registro de huella, Registro de imgenes), entonces
se emitir un mensaje indicando que los datos de conexin no
son vlidos para establecer la comunicacin con la base de
datos requerida:

Por ejemplo, si se tiene una clave incorrecta o un usuario o


servidor incorrectos en los parmetros de la tabla HOTEL,
para el caso por ejemplo de ZeusImage, entonces se mostrar
la opcin de registro de imgenes, porque se tiene
correctamente configuradas las licencias, pero al dar clic
emitir el mensaje indicando que los datos de conexin no son
vlidos:

A partir de la versin 9.8 R10 lanzada en Abril de 2010 el


archivo de configuracin zInterfaseDispositivos.dat ya no
requerir de los datos de conexin independientemente de
huellas e imgenes. Lo nico que se mantendr en este
Sistema de Administracin Hotelera

564

Zeus Recepcin

archivo ser la activacin de las funciones a travs de los


parmetros ZHUELLAS y ZIMAGENES. Los dems datos ya
no sern necesarios y se podrn suprimir del archivo.
Realizar la asignacin de las bases de Zeus a las
correspondientes bases de Imgenes y Huellas que se usarn
para los mdulos de Zeus.
Para poder mantener una sola base de cada elemento (una de
Imgenes y una de Huellas), que pertenezca a los diferentes
mdulos de Zeus, se ha dispuesto de una nueva tabla que se
denomina BASESREGISTRADAS. Esta tabla se ubicar tanto
en la base de huellas como en la de imgenes. En dicha tabla
se debern entonces colocar los nombres de las bases de
datos que pueden utilizar las funciones de la base en
particular. Por ejemplo, si se considera la tabla en la base de
Imgenes, entonces all se registrar el nombre de la base de
hoteles, y si se requiere el nombre de la base de Clubes, y los
dems mdulos que luego requieran usar la informacin.

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Zeus Recepcin

ANEXOS

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10 . ANEXO 1. EJEMPLO PARA LA


CONFIGURACIN DE TERRENOS
Para poner a funcionar el control de disponibilidad por
Terrenos, se debe crear por cada Tipo de Habitacin, una
cantidad de habitaciones tal que la suma de todas llegue al
tope o por lo menos NO supere la cantidad de Terrenos
asignados al Complejo al que pertenecen, teniendo en cuenta
la equivalencia en terrenos indicada al tipo de habitacin al
que pertenecen (Configurar el Tipo de Habitacin). Una vez
creadas todas las habitaciones, simplemente se irn activando
e inactivando segn se necesite, desde la opcin
correspondiente. De esta manera el sistema har el proceso
de control de disponibilidad que siempre ha realizado pues
simplemente se basar en la cantidad de habitaciones activas
por cada tipo.
Ejemplo: El siguiente ejemplo muestra 4 tipos de habitacin
con la cantidad mxima de habitaciones creadas y la
equivalencia en terrenos de cada tipo, y basado en que se est
usando un solo complejo al cual se le indic una cantidad
mxima de 56 Terrenos (Configurar el Complejo):
Tipo de Habitacin

Cantidad

Terrenos Equivalentes

SA

SB

13

SC

SD

14

SA: Como el Total de Terrenos del Complejo es 56 y la


cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de Habitacin
SA es 7, entonces solo se decidi crear mximo 8
Habitaciones de este Tipo. (8 x 7 = 56).

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SB: Como el Total de Terrenos del Complejo es 56 y la


cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de Habitacin
SB es 4, entonces solo se decidi crear mximo 13
Habitaciones de este Tipo. (13 x 4 = 52 [56]). [Pudieron
haberse creado 14 (14x4 = 56)]

SC: Como el Total de Terrenos del Complejo es 56 y la


cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de Habitacin
SC es 8, entonces solo se decidi crear mximo 7
Habitaciones de este Tipo. (7 x 8 = 56).

SD: Como el Total de Terrenos del Complejo es 56 y la


cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de Habitacin
C4 es 4, entonces se decidi crear mximo 14
Habitaciones de este Tipo. (14 x 4 = 56).

Una vez estn creadas todas las habitaciones, se har el


proceso de dejar activa solo la cantidad de Habitaciones a
usar por cada Tipo, pues no pueden estar activas todas las
habitaciones de cada Tipo, ya que eso supera en gran nmero
a la cantidad de Terrenos disponibles.
Si en el ejemplo descrito anteriormente, se activaran todas las
habitaciones de todos los tipos, se le estara indicando al
sistema que se podrn usar 220 (56+52+56+56)
Habitaciones, y por lo tanto que estarn disponibles 1272
(56x7+52x4+56x8+56x4) Terrenos y eso sera incorrecto, por
lo que se dispondr de una opcin para Activar E Inactivar
Habitaciones por cada tipo y el sistema controlar que no se
supere el tope mximo de terrenos activos para usar.
De esta manera se asegura que siempre haya activa una
cantidad controlada de habitaciones por cada Tipo y el
sistema realizar el control de disponibilidad que siempre ha
realizado normalmente.

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Zeus Recepcin

Ejemplo: El siguiente ejemplo muestra 4 Tipos de Habitacin


con la cantidad mxima de Habitaciones creadas, la
Equivalencia en Terrenos de cada Tipo, la cantidad de
Habitaciones Activas y la cantidad de Terrenos Equivalentes
Activos. Est basado en que se est usando un solo Complejo
y a ese Complejo se le indic una cantidad mxima de 56
Terrenos:
Tipo de
Habitacin

Cantidad

Terrenos
Equivalentes

Habitaci
ones
Activas

SA

Terren
os Eq.
Activo
s
14

Saldo
Terreno
s
42

SB

13

34

SC

24

10

SD

14

54

SA: Como la cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de


Habitacin SA es 7, se podran activar mximo 8, pero
activaremos solo 2, haciendo que queden activos 14
Terrenos y un saldo de 42 Terrenos para activar.

SB: Como la cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de


Habitacin SB es 4, se podran activar mximo 10,
porque con la asignacin anterior qued un saldo de 42
Terrenos activos (10x4=40), pero activaremos solo 2,
haciendo que queden activos 8 Terrenos ms y un
nuevo saldo de 34 Terrenos para activar. (14+8=22 ;
56-22=34).

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Zeus Recepcin

SC: Como la cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de


Habitacin SC es 8, se podran activar mximo 4,
porque con la asignacin anterior qued un saldo de 34
Terrenos activos (4X8=32), pero activaremos solo 3,
haciendo que queden activos 24 Terrenos ms y un
nuevo saldo de 10 Terrenos para activar. (14+8+24=46
; 56-46=10).

SD: Como la cantidad de Terrenos que ocupa el Tipo de


Habitacin D es 4, se podran activar mximo 2, porque
con la asignacin anterior qued un saldo de 10
Terrenos activos (2x4=10) y efectivamente activaremos
2, haciendo que queden activos 8 Terrenos y un nuevo
saldo de tan solo 2 Terrenos para activar.
(14+8+24+8=54; 56-54=2).

De esta manera activamos Habitaciones por cada Tipo,


controlando siempre que no se supere el mximo de terrenos
disponibles, as se podrn Activar o Inactivar Habitaciones de
cada Tipo segn se necesite en el transcurso del da, para
tener siempre la cantidad de Terrenos deseados para
Registrar o Reservar.
Para poder realizar esto, se cre una nueva opcin en el
Mdulo Parmetros, llamada Activacin/Inactivacin
Masiva de Habitaciones, el cual despliega una nueva ventana
donde se podr realizar el proceso descrito anteriormente.

Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

1. Se selecciona el Complejo al que pertenecen los Tipos


de Habitacin a los que se les desea Activar o Inactivar
Habitaciones. En esta lista aparecern solamente los
Complejos a los que se les indic un valor mayor a cero
en el campo Cantidad Max. Terrenos, como se indic
en el Paso A (Configurar el Complejo).
2. Este campo muestra el valor asignado en el campo
Cantidad Max. Terrenos, en el Maestro de Complejos.
3. Este campo muestra la cantidad de Terrenos activos en
este momento, segn la cantidad de Habitaciones que
se encuentren Activas. En el ejemplo no hay ninguna
Habitacin Activa, por lo tanto este campo muestra un
valor de cero.
4. Se selecciona la accin que se desea realizar: Activar o
Inactivar Habitaciones.
5. Esta columna es la nica que permite digitar valores,
por esta razn su encabezado se visualiza en un color
Diferente segn la opcin seleccionada en el Paso 4. En
esta columna se digita la cantidad de Habitaciones que
se desea Activar o Inactivar (segn la opcin
seleccionada en el Paso 4). El sistema controla que NO
Sistema de Administracin Hotelera

571

Zeus Recepcin

se digite un valor mayor a la cantidad total de


habitaciones creadas de ese Tipo.
6. Este campo muestra el Total de Terrenos a Activar, a
medida que se van digitando las cantidades en el Paso
5, para que el usuario pueda ir llevando el control del
total de Habitaciones y no se exceda de la cantidad
mxima de Terrenos asignada al Complejo.
Esta ventana adems muestra una cuadrcula con informacin
referente a los Tipos de Habitacin asociados al Complejo
seleccionado:
a. Cdigo y Nombre del Tipo de Habitacin.
b. Terrenos Equivalente configurado al Tipo
Habitacin, (Configurar el Tipo de Habitacin).

de

c. Cantidad Total de Habitaciones Creadas de ese Tipo.


d. Cantidad Total de Habitaciones Activas de ese Tipo.
Como en este ejemplo an no se ha activado ninguna,
esta columna est visualizando un valor de cero.
e. Cantidad Mxima de Habitaciones que pueden
activarse o inactivarse, segn la disponibilidad del
Hotel. Esta cantidad se calcula basada en la cantidad
de Habitaciones Reservadas y Registradas.
f.

Cantidad de Terrenos que se activaran segn la


cantidad digitada en la columna Cantidad Activar (5).
Esta columna toma valor automticamente a medida
que se va digitando la cantidad a Activar o Inactivar.

Finalmente luego de indicar las cantidades deseadas se da clic


en el botn Grabar y el sistema enviar una orden de
confirmacin por cada tipo al que s ele indic un valor en la
columna Cantidad. Si durante el proceso el sistema detecta
Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

que NO es posible Activar o Inactivar la cantidad indicada, ya


sea porque puede llegar a presentar conflictos con la
disponibilidad actual o porque el total de las cantidades
indicadas supera la cantidad mxima de terrenos del
complejo, entonces se emitir un mensaje informando la
situacin presentada y cancelar el proceso.

Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

11 . ANEXO 2. CONFIGURACIN PARA AUTORETENEDORES


Existe un grupo de opciones en el sistema que se pueden
configurar para la generacin automtica de auto-retenciones.
Esta configuracin permite que la aplicacin de las autoretenciones se haga de forma automtica cada que se genere
una factura en el sistema hotelero de Zeus. A continuacin
observaremos todo lo necesario para lograrlo, as como un
ejemplo del resultado obtenido.
Lo primero a tener en cuenta es que este Proceso se realiza en
la ventana de Check-out al momento de generar la factura.
Tanto para habitaciones como para eventos varios.
El siguiente es el flujo de trabajo que deber seguir un usuario
para hacer uso de las opciones propuestas:

Sistema de Administracin Hotelera

574

Zeus Recepcin

Paso 1: Crear y configurar el Cargo que se va a utilizar


para aplicar las Auto-Retenciones. Para esto, debemos
ingresar al mdulo Parmetros y hacer clic en la opcin
Maestro de Cargos.

En trminos generales es un cargo como cualquier otro,


teniendo en cuenta que se debe:
1. Marcar dicho cargo como calculado, para que
permita realizar la configuracin.
2. Por ser un cargo calculado, se debe realizar la debida
configuracin, que le permitir al sistema establecer
el valor de la auto-retencin. Para configurar el
cargo, presionamos el botn Configurar Cargo
Calculado. En resumen se debe: (1) seleccionar los
campos que debe sumar (valor/IVA), (2) seleccionar
los cargos que harn parte para el clculo, (3) indicar
que operacin se usara para el clculo del resultado
y (4) por ltimo se debe definir la condicin que
cumplir el resultado para que realice el clculo
correspondiente.
Los pasos anteriores es la forma como se maneja
actualmente cualquier cargo calculado, puede

Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

consultar ms detalles en el manual del mdulo


Parmetros.

3. Se
debe
configurar
la
pestaa
que
dice
Configuracin Especial para terminar de realizar la
configuracin del cargo calculado para que se
comporte como un cargo de auto retencin
a) Se debe indicar que dicho cargo se utilizara como
auto retencin.
b) Se deber indicar la condicin que debe cumplir
el resultado del valor base para que se pueda
calcular la auto retencin.
c) Se debe definir a que ciudades no aplicar la auto
retencin.
d) Al final se debe seleccionar que formas de pagos
se restarn al valor base para el clculo.

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576

Zeus Recepcin

Sistema de Administracin Hotelera

577

Zeus Recepcin

Paso 2: En la opcin de Categoras Fiscales, del mdulo


parmetros, se procedern a crear las categoras fiscales
con los que el hotel trabaje.
Una vez creadas las categoras, se proceder a definir
cules son Auto Retenedora.

Una vez definida cuales son la categora Fiscal Autoretenedora, se proceder a su configuracin, definiendo
cual cargo hace parte de dicha categora y se aplicaran en
el folio para su respectivo proceso.

Paso 3: Para poder identificar a que empresa el hotel no le


debe hacer auto retenciones, ya que ellas tambin lo son.
Debe asignarle nicamente a estas empresas, agencias y/o
clientes la categora fiscal que los identifica como auto
retenedores por sus maestros respectivos.
Configuracin para empresas:
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Zeus Recepcin

Configuracin para agencias:

Configuracin para clientes:

Sistema de Administracin Hotelera

579

Zeus Recepcin

Paso 4: Definir a que Categora Fiscal Pertenece el Hotel.


Para esto, debemos ingresar al mdulo de Parmetros y
hacer clic en la opcin Definicin de Parmetros Hotel.

Sistema de Administracin Hotelera

580

Zeus Recepcin

Paso 5: Definir cul es el cdigo del cargo que se utiliza


para aplicar las Auto-Retenciones. Para esto, debemos
ingresar al mdulo de Parmetros y hacer clic en la opcin
Definicin de Parmetros - Hotel.

Despus de haber hecho los pasos anteriores el sistema


aplicara los cargos de Auto-Retencin de una manera
automtica cuando se haga check-out a un folio y se
facture.

Ejemplo de una aplicacin de auto-retenciones


Ingrese al mdulo Recepcin y haca clic en la opcin
Registros\Check-out de Huspedes.
Ingrese un nmero de habitacin que tenga un saldo por
facturar

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Zeus Recepcin

Realice el pago del saldo por pagar. Luego de dejar el saldo


en ceros, presione el botn Facturacin.

Realice el proceso normal de facturacin que requiera.


Tenga en cuenta que
Los Cargos de Auto Retenciones no se visualizan en
la factura del cliente ni en ninguna de las consultas
Sistema de Administracin Hotelera

582

Zeus Recepcin

normales donde acostumbramos a ver cargos


realizados al folio. Existe un informe especial para
esta
consulta:
4.40MOVIMIENTOS
ESPECIALES/INFORME DE AUTO-RETENCIONES

Si el hotel es Auto retenedor (de acuerdo al


parmetro) y el cliente que se le est facturando No
lo es, el sistema aplicara automticamente la autoretencin de acuerdo a la categora fiscal que tiene
asociada el hotel (de acuerdo al parmetro). En caso
de que el cliente que se le est facturando Tambin
sea Auto retenedor, no se aplicara la autoretencin.

Si por algn motivo el sistema no puede aplicar la


Auto-Retencin, el sistema mostrara un mensaje al
usuario indicndole por qu no se aplic la AutoRetencin pero continuar con su proceso de
Facturacin.

12 . ANEXO 3. ENVIO DE TARJETA DE


BIENVENIDA O DESPEDIDA EN CHECK-IN Y
CHECK-OUT
En este anexo explicaremos las caractersticas que ofrece el
sistema para configurar las tareas automticas de envo de
correos luego de un proceso de check-in o check-out.
Los correos enviados normalmente corresponden a
bienvenidas cuando el husped hace el check-in, y a
agradecimientos cuando hace check-out.
En el correo puede adjuntarse una imagen, enviar texto y
adjuntar un archivo HTML si se requiere.
Sistema de Administracin Hotelera

583

Zeus Recepcin

La siguiente informacin detalla la paremetizacin que debe


llevar a cabo para activar el envo de correo, tenga en cuenta
que adems de est, debe haber un proceso previo de montaje
de la opcin de envo de correo por parte de un funcionario de
Zeus tecnologa.

12.1 .
PARMETROS BSICOS PARA CORREOS
DE CHECKIN Y CHECKOUT
Se puede disponer de carpetas con las imgenes y archivos de
configuracin para el envo de dichos correos, de acuerdo al
lenguaje que se requiera. Si no se quiere especificar una
imagen distinta para alguna nacionalidad de cliente,
simplemente el sistema asumir siempre por defecto la ruta
que se especifique en los parmetros de Ruta de Imagen y
Ruta de Imagen Check-in que miraremos ms adelante.
Para realizar la indicacin de las rutas para las imgenes y
archivos de configuracin se ha habilitado una nueva opcin
ubicada en el maestro de Pases:

Cuando se da clic a esa opcin se podr entonces determinar


las rutas asociadas para el Check-in y Check-out:

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Zeus Recepcin

Al momento de realizarse el envo de los correos se verificar


entonces que si la nacionalidad del cliente tiene especificada
esta restriccin, entonces en vez de irse a buscar la ruta del
parmetro de la tabla hotel buscar la ruta que indique dicha
restriccin.

12.2 .
ESTABLECIMIENTO DE PARMETROS DE
CONFIGURACIN DEL ENVO DE CORREOS
Se deber realizar la configuracin de los parmetros
requeridos para el funcionamiento del envo de correos de
agradecimiento a huspedes que realicen Check-Out y/o
Check-In.
Para esto se debe ingresar al mdulo de Parmetros en la
opcin Definicin de Parmetros - Hotel:

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Zeus Recepcin

Dentro de esta opcin, encontrar 5 parmetros, estos se


deben configurar manualmente ya que varan dependiendo el
cliente que solicita que se le configure el servicio.
1. CORREO ELECTRNICO:
Se debe configurar la direccin de correo electrnico del
hotel desde donde se enviar el correo de agradecimiento
al cliente:

2. CONTRASEA CORREO:
Se debe especificar la clave de validacin de la direccin
de correo especificada anteriormente:

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Zeus Recepcin

3. SERVIDOR DE CORREO DEL HOTEL (SMTP)


En este parmetro se indicar el servidor de correo SMTP
(Simple Mail Transfer Protocol) que utiliza el hotel para el
envo de correos:

Sistema de Administracin Hotelera

587

Zeus Recepcin

Estos tres parmetros anteriores son indispensables para el


envo del correo al cliente.
Adicionalmente, existe un cuarto y quinto parmetro que
permite enviar una imagen en el cuerpo del mensaje.
4. RUTA TARJETA (Check Out):
Indicar la ruta fsica de una imagen que se incluir en
el correo que se enviar al cliente cuando este hace
Check Out. Esta ruta hace referencia a una carpeta en
el servidor donde se encuentra instalada la base de
datos SQL de Zeus Hoteles.

Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

5. RUTA TARJETA (Check In)

Indicar la ruta fsica de una imagen que se incluir en el


correo que se enviar al cliente cuando este hace Check In.
Esta ruta hace referencia a una carpeta en el servidor
donde se encuentra instalada la base de datos SQL de Zeus
Hoteles.

Estos parmetro (4 y 5) tiene una doble funcin. En primera


instancia sirve para indicar la ruta fsica de una imagen que se
Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

incluir en el correo que se enviar al cliente cuando este


hace Check-Out y/o Check-In. En segundo lugar permite que
se tome como referencia ese directorio donde se encuentra el
archivo de imagen para buscar el archivo de configuracin
(CONFIGURACIONCORREO.cfg) que permite personalizar el
Asunto del mensaje y el Texto del Cuerpo del mensaje. Ms
adelante se explicar cmo se utiliza este parmetro para
poder omitir el envo de una imagen y para poder personalizar
el cuerpo del mensaje a enviar. La imagen a incluir puede ser
de cualquiera de los formatos comunes de imagen (jpeg, tiff,
gif, png).

12.3 .
CREACIN DE JOB PARA EJECUCIN DE
LA TAREA DE MANERA PROGRAMADA
Para que el sistema pueda enviar automticamente el correo
luego de terminado un check-in o un check-out, se debe crear
un trabajo en el servidor SQL de Zeus Hoteles, que se
mantenga revisando tales eventos y tome las acciones
correspondientes.
Para que el envo de correos se realice de manera
automatizada, se deber entonces crear un JOB (trabajo) en el
servidor que se ejecute una vez al da y que enve el correo de
agradecimiento a aquellos clientes que realizaron Check-Out
el da anterior y/o Check-In desde Ayer que no se le ha
mandado el correo.
Se dispone de un archivo con un script que se encarga de
realizar la creacin del JOB (Script Crear Tarea.sql). Se debe
tener en cuenta que en dicho script se deber realizar el
cambio del Nombre de la Base de Datos para que el
procedimiento almacenado que se encarga del envo de los
correos se ejecute de manera correcta.
El script de que se dispone realiza la creacin del JOB
indicando una programacin diaria a las 02:00 am. Sin
embargo, se puede realizar el proceso de cambio de esta
programacin a partir del Management Studio de SQL. All se
Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

podr ver que el Agente SQL contiene dicho trabajo y con la


accin de doble clic se pude pasar a modificar o inactivarlo:

Sistema de Administracin Hotelera

591

Zeus Recepcin

12.4 .
CONFIGURACIN/PERSONALIZACIN DEL
MENSAJE A ENVIAR
Por defecto, si no se indica una ruta de archivo de imagen, el
sistema enviar un mensaje estndar que incluir un texto
base para el Asunto (Agradecimiento por su Visita.) y un texto
base para el Cuerpo del mensaje (Nuestro hotel le agradece
por su estada.)
Si se quiere indicar un mensaje personalizado para el correo a
enviar al cliente, se podr configurar entonces un texto
particular para el Asunto del correo, y un texto particular para
el Cuerpo del correo.
Para realizar dicha personalizacin se deber entonces usar el
archivo de configuracin CONFIGURACIONCORREO.cfg.
Dicho archivo contiene dos secciones, que corresponden
precisamente a esos dos textos personalizables: Asunto y
Cuerpo del Mensaje:

El texto comprendido en la seccin de Cuerpo del Mensaje se


basa en HTML, por lo cual se podr incluir Tags de HTML
para poder realizar inclusin de retornos de carro, aplicacin
de fuentes y colores al texto, o incluso la adicin de listas o
tablas al mensaje.
Por ejemplo, se tiene el siguiente archivo de configuracin que
enva el mensaje con letra de color azul, y con una separacin
marcada entre prrafos:
[ASUNTO]
Tarjeta de agradecimiento visita al hotel
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Zeus Recepcin

[CUERPOMENSAJE]
<font face=times new roman> <font color=blue>
Le agradecemos su amable estada en nuestro hotel. <p>
Esperamos su pronta visita.<p>
Cordialmente, <br>
Administracin del Hotel. </pont> </pont>
Se debe tener en cuenta que este archivo de configuracin
debe tener las secciones correctamente identificadas, de lo
contrario no se podr enviar el correo. La estructura del
archivo se deber mantener tal y como se encuentra (las
palabras [ASUNTO] y [CUERPOMENSAJE] debern estar
siempre y deben ir seguidas de un cambio de lnea).
El archivo de configuracin se deber ubicar en la misma ruta
que se indic para la imagen en el parmetro de Hotel que se
explica al comienzo de este documento (Parmetro 4 5). De
all radica la importancia de indicar una ruta y nombre de
archivo en dicho parmetro. Si no se quiere usar el envo de
una imagen en el cuerpo del mensaje se puede colocar un
nombre de archivo inexistente, pero es importante que se
disponga de ese nombre para poder tener acceso a la ruta
donde se ubicar el archivo de configuracin que es el que
permite personalizar el mensaje a enviar al usuario.
Cuando se quiera usar la imagen incluida en el cuerpo del
documento, solo se deber entonces colocar un nombre vlido
de imagen (con la ruta completa y extensin del archivo), y
asegurarse de que est correctamente indicada en el
correspondiente parmetro de la Ruta de la Tarjeta.
En el ejemplo mostrado inicialmente (Parmetro 4 RUTA
TARJETA (Check Out)), se indica que en el directorio raz C se
incluir una imagen con el nombre Zeus.jpg, y all mismo se
incluir el archivo de configuracin
CONFIGURACIONCORREO.cfg, especficamente a modo de
ejemplo se ubicar el que se modific para que se enve el
Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

mensaje con texto azul y separacin de prrafos. El resultado


del mensaje enviado sera el siguiente:
Imagen de la ubicacin de los archivos en el servidor:

El siguiente es un ejemplo de un correo generado por el


sistema luego de un check-out.

Sistema de Administracin Hotelera

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Zeus Recepcin

La ruta del
archivo puede verse afectada por la nacionalidad relacionada
al husped, dado que es posible adjuntar diferentes archivos
por cada uno de ellos. Si no se especifica se tomar el valor
por defecto antes mencionado.
En el maestro de pases, a travs del botn Restricciones a
Pases:

En la ventana desplegada podr indicar la ruta del archivo


para el envo del correo de check-in y check-out en el pas
seleccionado.
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Zeus Recepcin

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