SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA GESTIN

ETAPA DE DISEO
En esta etapa se producen los detalles que establecen la forma en que el sistema cumplir con los
requerimientos identificados durante el anlisis (CMO). Entre los elementos que deben considerarse en el
diseo estn:
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Flujos de datos
Almacenes de datos
Procesos
Procedimientos
Controles
Funciones del personal
Seleccin de hardware y software
Interfaces
Salidas
Entradas
Archivos

SELECCIN DE HARDWARE Y SOFTWARE

Muchas veces, cuando un sistema de informacin se encuentra bajo desarrollo, el sistema
computacional sobre el que se implementar ya se encuentra en la organizacin. En estos casos, todo el
esfuerzo de diseo se concentra en adaptar la aplicacin a las caractersticas del sistema de cmputo.
Sin embargo, cuando es necesario un nuevo equipo computacional, la seleccin y adquisicin del
mismo introduce una dimensin ms en la actividad de diseo del nuevo sistema. La seleccin se centra
alrededor de los costos y de las caractersticas de procesamiento y comunicaciones.
Aparecen aspectos similares cuando se deben adquirir paquetes de software disponibles en el mercado.
La seleccin de software para computador necesita la evaluacin de las caractersticas de cada paquete, ya
que debe cumplir con los requerimientos establecidos en la etapa de anlisis.
DISEO DE SALIDAS
Es la informacin que se entrega a los usuarios a travs del sistema de informacin. Algunos datos
requieren procesamiento extenso antes de que se conviertan en salida adecuada. Otros datos son guardados y
considerados salida cuando se les recupera con poco o nulo procesamiento.
Los usuarios dependen de las salidas para realizar sus tareas, y frecuentemente juzgan el mrito de un
sistema nicamente por sus salidas. Para lograr que las salidas sean tiles, debe trabajarse estrechamente con
los usuarios hasta que el resultado sea satisfactorio.
Al disear una salida, deben cumplirse algunos objetivos, que son:
-

Disear la salida para que sirva al propsito deseado. Toda salida debe tener un propsito. No deben
generarse slo porque es posible hacerlo. Si la salida no es funcional, no debe ser creada, ya que hay
costos de tiempo y materiales asociados con todas las salidas del sistema.
Disear la salida para que se ajuste al usuario. A veces es difcil personalizar la salida, y se prefiere que
una salida se ajuste a varios usuarios a la vez, aunque no sea la que cada uno hubiera preferido.
Entrega de cantidad adecuada de informacin. No siempre ms es mejor.Parte del diseo es decidir la
cantidad de informacin que es correcta para los usuarios. La sobrecarga de informacin es un
problema. A veces es preferible disear varias salidas que una con toda la informacin.
La salida debe encontrarse sonde se necesite. No interesa que una salida est bien diseada, si no la
ven los usuarios que la requieren.
Entregar la salida a tiempo. Deben poderse tomar decisiones en base a las salidas, por lo que deben
llegar a tiempo donde se requieren. Hay que preocuparse de la distribucin. Tambin debe definirse la
periodicidad de las salidas. Cules se generarn semanalmente, mensualmente, en forma diaria, etc.
Seleccin del mtodo de salida adecuado. Las salidas pueden tomar muchas formas, como informes
impresos en diferentes tipos y tamaos de papel, informacin desplegada en diversos tipos de
pantallas, audio, microformas, etc. Segn el tipo de salida, difieren los costos, flexibilidad, tiempo de
vida, distribucin, almacenamiento, transportabilidad, posibilidad de recuperacin,

En relacin a categoras de salidas, estas pueden clasificarse en externas e internas.

Salidas externas: salen de la organizacin. Por ejemplo los recibos de pago, cheques, informes anuales a
usuarios externos, etc. Algunas de stas sirven de salida y de entrada, por ejemplo al pagar un recibo de luz,
ste se escanea y sirve como entrada.
Salidas internas. Se mantienen dentro de la organizacin.
Las salidas externas difieren en su apariencia en relacin a las internas. Muchos documentos externos llevan
instrucciones para que sean utilizados en forma adecuada. A veces se utilizan formularios preimpresos que
contienen logotipos y colores corporativos.
Para facilitar la seleccin de la tecnologa de salida, pueden responderse, entre otras, las siguientes preguntas:
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Quin usar o ver la salida (necesita calidad)?

Cuntas personas necesitan a salida?
Dnde se necesita la salida?
Cul es el propsito de la salida?
Cul es la velocidad a la que se necesita la salida?
Con que frecuencia se necesita?
Cunto deber guardarse?

EL ASCENDENTE DE LA SALIDA
Hay tres formas principales en las cuales la presentacin de una salida es inadvertidamente tendenciosa:
1. La forma en que es ordenada la informacin
2. Los lmites aceptables
3. La seleccin de grficos.
1. Generalmente los usuarios dan mayor atencin a la informacin que se presenta primero. Los
ordenamientos ms comunes son alfabtico, cronolgico y por costo. Va a depender de cul es el
objetivo de la salida para elegir un mejor ordenamiento.
2. Muchos reportes se generan solo cuando se cumplen ciertas condiciones. Hay cuatro problemas
generales con la asignacin de lmites que pueden dar ascendencia a la salida:
a. Lmite asignado muy bajo (Ej. Atrasos en pagos de una semana)
b. Lmite asignado muy alto (Ej. Atrasos de 6 meses)
c. Rango demasiado estrecho (Clientes entre 21 y 25 aos)
d. Rango demasiado alto(clientes entre 18 y 90 aos)
3. Puede darse en el tamao del grfico, su color, la escala y hasta el tipo.

DISEO DE UNA SALIDA IMPRESA

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Convenciones de diseo (informacin constante, informacin variable, lneas de repeticin.

Calidad de papel, tipo y tamao
Formas de salida especiales (preimpresas).
Consideraciones de diseo
o Atributos funcionales (encabezado y/o ttulo, nmero de pgina, fecha, ttulos de columnas,
agrupamiento, cortes de control.)
o Atributos estticos. Los informes deben ser atractivos y fciles de leer. Uso de espacios en
blanco, caracteres especiales recuadros para destacar informacin, mrgenes

DISEO DE ENTRADAS
Si la calidad de la salida determina en algn aspecto la calidad del sistema, la calidad de las entradas
determina la calidad de las salidas.
Se considera el diseo de dos tipos de entrada: las formas en papel (formularios) y las pantallas, esto
porque por lo general la informacin que se ingresa al computador proviene de informacin registrada en papel.
Por esto, el diseo de ambos tipos de entrada deben ser coherentes.

En relacin al diseo de las entradas al computador (pantallas de ingreso), existen algunos aspectos que
deben considerarse, tales como:
-

Validacin de las entradas

Codificacin
Otras consideraciones para captura efectiva

VALIDACIN DE LAS ENTRADAS

Una buena validacin permite la deteccin de errores previo al procesamiento de la informacin. La
validacin es una medida de cmo la consistencia y correccin de los datos se encuentran dentro de lmites
preestablecidos. Alunas alternativas para validar entradas son:
-

Evaluacin de datos faltantes

Evaluacin de tipo y longitud
Evaluacin de rango y racionalidad
Prueba de valores vlidos o no vlidos
Prueba de comparacin con datos almacenados
Establecimiento de cdigos de autovalidacin (dgitos verificadores)

CODIFICACIN DE INFORMACIN
Corresponde al proceso de reexpresar datos ambiguos o complicados en dgitos y/o letras que se
capturen con facilidad, evitando o disminuyendo errores en el ingreso. Permite capturar mayor cantidad de
datos a travs de un solo cdigo, lo que reduce el tiempo requerido para digitacin. Reduce adems el espacio
de almacenamiento y memoria.
Los cdigos deben contar con algn propsito, y de acuerdo a estos propsitos existen algunos tipos
especiales de codificacin. Algunos de los propsitos y sus codificaciones son:
-

Seguimiento de algo
o Cdigos secuenciales simples

Clasificacin de la informacin
o Cdigos de clasificacin
o Cdigos de bloques secuenciales

Ocultar informacin
o Cdigos cifrados

Resaltar informacin
o Cdigos mnemnicos
o Cdigos de subconjuntos de dgitos significativos
Algunas reglas para codificar son las siguientes:

Cdigos breves
Los cdigos no deben modificarse
Los cdigos deben ser nicos
Deben poderse ordenar
Deben evitarse los cdigos confusos (letras o nmeros que se confundan)
Deben prevenirse futuras cambios en el sistema que afectar el cdigo
Deben ser lo ms significativos posibles (a menos que se quiera ocultar informacin)

OTRAS CONSIDERACIONES PARA CAPTURA EFECTIVA

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Dejar que el computador haga todo lo que pueda

Utilizar una buena forma (formulario) de entrada
Elegir el mtodo de entrada correcto (tecnologa de entrada)

RETROALIMENTACIN AL USUARIO
Cuando los usuarios interactan con el computador, deben saber si estn haciendo o no lo correcto, y
as saber cmo progresa su trabajo. Esta necesidad debe ser parte del diseo de sistemas, y debe hacerse
correctamente ya que una retroalimentacin escasa o inoportuna carece de utilidad.
La retroalimentacin puede ser visual o auditiva, y es necesaria en situaciones como las siguientes:
-

Percatarse de la aceptacin de la entrada

Reconocer que la entrada est correcta
Reconocer que la entrada no est correcta
Explicar un retraso en el proceso
Aviso de que el proceso solicitado se efectu por completo
Aviso de que el proceso solicitado no se efectu por completo
Oferta de ayuda en lnea
ETAPA DE CONSTRUCCIN

Esta etapa va a depender de la decisin tomada en relacin a si se va a desarrollar o se va a adquirir el

software. Si se desarrollar, en esta etapa se construyen todos los programas computacionales y tambin se
construyen los aspectos de desarrollo administrativo, como por ejemplo enviar a imprenta los formularios a
utilizar, autorizacin de informes por el servicio de impuestos internos, entre otros.
ETAPA DE PRUEBA
En esta etapa el sistema se utiliza de manera experimental para asegurarse de que el sistema
funcionar de acuerdo a lo que se espera. Cualquier falla o error debe detectarse en esta etapa, anterior a la
implementacin. Se utilizan datos de prueba y se examinan los resultados. Se debe:
-

Probar todas las lneas de cdigo computacional (los programas completos)

Hacer que el usuario utilice el sistema (ya que a veces lo utilizan de maneras no previstas)
Asegurar de que se simple con los requerimientos.
ETAPA DE IMPLEMENTACION

La conclusin de esta etapa debe ser que el sistema quede funcionando correctamente. Para ello, en
esta etapa debe cumplirse con varios aspectos, entre otros:
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Instalacin de los equipos computacionales, habilitacin de programas relacionados (comunicaciones,

sistema operativo, etc.)
Llenado de archivos maestros
Capacitacin a los usuarios
Entrega de manuales
Puesta en marcha

La puesta en marcha del sistema puede efectuarse de diferentes formas, a saber:

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Sistemas paralelos
Conversin directa
Enfoque piloto
Por etapas

SISTEMAS EN ACTIVIDAD
Las actividades que se desarrollan durante la vida til del sistema estn fuertemente influidas por las
caractersticas que se definieron en su construccin, tanto que en algunos casos estas actividades deberan
haber sido consideradas explcitamente en su diseo.

Estas actividades ms importantes son:

-

Administracin
Proteccin

ADMINISTRACIN DEL SIA

El sistema debe ser administrado tanto en su parte computacional como administrativa. Las actividades
que involucra son:
a) Operacin del sistema computacional. Conjunto de tareas que permiten el
funcionamiento del sistema. Participan digitadores, operadores, usuarios. Algunas de
las tareas que deben realizarse son:
1. Bitcora de procesos (cumplir con las entregas)
2. Control de funcionamiento correcto (por ejemplo cuadraturas)
3. Uso de recursos. Deben minimizarse. Por ejemplo borrar archivos que estn de
ms, uso de papel y tinta de impresora, etc.
4. Reconstruccin de archivos. (Por ejemplo recuperacin de informacin).
b) Mantencin del sistema. La mantencin regular del sistema consiste en dar respuesta
a requerimientos de cambios menores, como agregar nuevos informes a las salidas,
modificar alguna pantalla de ingreso; o bien cuando se detecta algn error de
procesamiento. Tambin puede darse debido a transformacin del medio, a lo que
hay que adaptar el sistema.
c) Optimizacin del sistema. Corresponde a un reacondicionamiento completo del
sistema Se puede hacer cada 2 3 aos, con presupuesto considerado previamente.
Por ejemplo cambiar el sistema a un lenguaje ms moderno, para mejorar su eficacia.
PROTECCIN DEL SIA
Con el paso del tiempo, este aspecto se ha hecho cada vez ms importante. Algunos temas que
involucra la proteccin, son:
a) Seguridad. Concepto amplio que abarca desde la seguridad fsica de las instalaciones hasta la
proteccin de datos, evitando la alteracin o destruccin de la informacin.
La seguridad respecto a instalaciones fsicas abarca aspectos como control de acceso de
personal o riesgos de incendio.
La informacin puede perderse en forma accidental o deliberada. Las causas ms comunes son
fallas en el hardware, cortes de energa elctrica, virus.
b) Privacidad. Aspecto particular de la seguridad en lo que se refiere a la proteccin de datos y
archivos contra acceso no autorizados, accidental o deliberadamente.
c) Integridad. Este concepto se refiere a la calidad de la informacin almacenada, la que debe ser
siempre consistente.
d) Recuperacin. Conjunto de tareas destinadas a poner nuevamente en marcha un sistema que
se ha cado por fallas o errores.
e) Respaldo. Copia de archivos, que deben mantenerse en otro lugar para ser ocupados en caso
de fallos.
Para proteger la informacin debe hacerse un estudio preciso de todos los posibles riesgos,
cuantificar cada uno de ellos y estimar la posibilidad de ocurrencia en un cierto perodo. Esto, para
establecer el presupuesto para un plan de proteccin.