Rio de Janeiro
2008
Rio de Janeiro
2008
AGRADECIMENTOS
Aos meus amigos, pela companheirismo de toda hora: Mrian Alves, Marcelo
Boechat, Mnica Zamboni e Rose Kummel.
Ao meu orientador, Luis Csar, pela orientao e ensinamentos.
EMBRAPA, pela oportunidade do mestrado.
Aos colegas de trabalho, Marilia Nutti, Elisabeth Gonalves, Hrcules e Flvio
Popinigis, pelas dicas, sugestes e incentivos.
FGV-EBAPE, na figura de seus funcionrios da secretaria, da infra-estrutura
do 4 andar, da biblioteca e de seus professores do mestrado.
minha nova famlia, formada pelos amigos do mestrado.
RESUMO
ABSTRACT
The world is going through great changes which are affecting the social,
technological, business and mental aspects. Companies have been threatened by
various factors such as speed in launching new products, interference from
governments, customers increasingly aware and demanding, increasing competition,
globalization and the emergence of new technologies.
These changes require from companies a more flexible structure capable of
absorbing the rapid needs of the environment, and the current format of
organizations seems to be inadequate to overcome these challenges. In this
scenario, the process based management has shown to be promising as a
component of the main management technologies like BSC, NBR ISO 9000, costs
management with ABC, among others.
Like every new approach, the process-driven technologies (or models) face
many problems, some of them already known, as resistance to change, lack of
preparation and insufficient support from the high direction. Studies of these factors
are scarce and mostly do not deal with their impacts on public companies.
This work aims to identify precisely these factors in the literature (theory and
case studies) and confront them with those found in a public company (case study),
examining their relevance.
The results, besides confirming the factors, suggest that its use, in the form of
a checklist, can benefit businesses in preventiing, reducing or eliminating problems
that impact or stop a project.
LISTA DE FIGURAS
Figura 9.1.1-1: Viso sistmica da gesto empresarial ................................................................. 40
LISTA DE ABREVIAES
ABIPTI
ABNT
AINFO
AMP
APE
ASQC
BI
BPM
BPMI
BPMN
BPMS
BSC
CCQ
CEP
CLPE
CLPI
CTAA
CTI
CWQC
DE
DOD
EMBRAPA
FMEA
FNQ
FPNQ
GESPBLICA
GQT
IEC
ISO
JUSE
LABEX
MAPA
MASP
MEG
MGE
NAP
OCT
OE
OM
P&D
PAT
PBQP
PCE
PCI
PDCA
PDE
PDU
PMG
PNQ
PQGF
QFD
RA
RG
SAC
SAU
SEI
SGE
SIDE
SISPAT
SMD
TQC
TQM
UC
UD
UGQ
LISTA DE TABELAS
Tabela 7-1:
Histrico da Qualidade ......................................................................................... 20
Tabela 8.1-1: Conceitos de processo ......................................................................................... 24
Tabela 8.2-1: Conceitos de gesto de processos ...................................................................... 30
Tabela 8.4-1: Pressupostos clssicos sobre resistncia mudana ......................................... 37
Tabela 9.1.1-1: Fundamentos de Excelncia ................................................................................ 41
Tabela 9.1.1-2: Critrios de Excelncia ......................................................................................... 42
Tabela 9.1.2-1: Pontos fundamentais para implementar BSC....................................................... 47
Tabela 9.2-1: Conceitos de Indicadores de Desempenho.......................................................... 51
Tabela 9.3.1-1: Estrutura da metodologia APE ............................................................................. 56
Tabela 9.3.2-1: Estrutura da metodologia BPM............................................................................. 59
Tabela 9.3.3-1: Estrutura da metodologia Administrao por Processos ..................................... 62
Tabela 9.3.3-2: Precaues na anlise e no delineamento da admin. de processos ................... 63
Tabela 9.3.3-3: Precaues no desenvolvimento e na implementao de processos ................. 64
Tabela 9.3.4-1: Estrutura da metodologia Gerncia de Processos ............................................... 66
Tabela 9.3.5-1: Estrutura da Reengenharia de Processos............................................................ 72
Tabela 9.3.6-1: Etapas da metodologia AMP ................................................................................ 77
Tabela 9.3.8-1: Etapas do MASP, segundo Juran......................................................................... 83
Tabela 9.3.8-2: Etapas do MASP, segundo Kume (QC Story) ...................................................... 84
Tabela 10.1-1: Dados sobre as pesquisas internas ..................................................................... 89
Tabela 10.2-2: Sugestes para a Intranet .................................................................................... 94
Tabela 10.4-1: Resultados da pesquisa interna sobre clima organizacional ............................... 98
Tabela 11.2-1: Fatores ou caractersticas relacionados ao estudo de caso .............................. 111
SUMRIO
PROBLEMA DE PESQUISA ......................................................................................................... 13
1. INTRODUO......................................................................................................................... 13
2. OBJETIVOS PROPOSTOS ..................................................................................................... 15
3. QUESTES A SEREM RESPONDIDAS ................................................................................ 16
4. DELIMITAES DO ESTUDO................................................................................................ 16
5. METODOLOGIA DE PESQUISA............................................................................................. 16
6. JUSTIFICATIVA....................................................................................................................... 17
REFERENCIAL TERICO ............................................................................................................ 19
7. HISTRICO DA QUALIDADE ................................................................................................. 20
8. PROCESSOS E OS ELEMENTOS ORGANIZACIONAIS ...................................................... 23
8.1. PROCESSOS .................................................................................................................. 24
8.2. GESTO .......................................................................................................................... 28
8.3. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL.................................................................................. 31
8.4. CULTURA ORGANIZACIONAL....................................................................................... 35
9. FERRAMENTAS E TCNICAS BASEADAS EM PROCESSOS ............................................ 39
9.1. MODELOS DE GESTO ................................................................................................. 40
9.1.1. PNQ e PQGF ........................................................................................................ 40
9.1.2. Balanced Scorecard - BSC................................................................................... 44
9.1.3. Certificaes NBR ISO 9000 e 17025 .................................................................. 48
9.2. SISTEMA DE MEDIO.................................................................................................. 51
9.3. METODOLOGIAS DE GESTO DE PROCESSOS........................................................ 53
9.3.1. Aperfeioando Processos Empresariais - APE .................................................... 55
9.3.2. Business Process Management BPM ............................................................... 58
9.3.3. Administrao por Processos ............................................................................... 61
9.3.4. Gerncia de Processos ........................................................................................ 66
9.3.5. Reengenharia de Processos ................................................................................ 69
9.3.6. Anlise e Melhoria de Processos ......................................................................... 76
9.3.7. Total Quality Control - TQC .................................................................................. 78
9.3.8. Metodologia de Anlise e Soluo de Problemas - MASP .................................. 83
10. ESTUDO DE CASO................................................................................................................. 86
10.1. PROCESSOS............................................................................................................... 87
10.2. GESTO....................................................................................................................... 91
10.3. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL .............................................................................. 96
10.4. CULTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................... 98
10.5. MODELO DE GESTO .............................................................................................. 101
10.6. SISTEMA DE MEDIO ............................................................................................ 105
RESULTADOS............................................................................................................................. 107
11. CONSOLIDAO DOS FATORES ....................................................................................... 108
11.1. PROCESSOS, ELEMENTOS, FERRAMENTAS E TCNICAS ................................ 108
11.2. ESTUDO DE CASO (EMBRAPA) .............................................................................. 111
12. ANLISE DOS FATORES ..................................................................................................... 113
13. CONCLUSES...................................................................................................................... 115
13.1. SOBRE OS FATORES............................................................................................... 115
13.2. SOBRE O ESTUDO DE CASO.................................................................................. 118
REFERNCIAS ............................................................................................................................ 120
ANEXOS....................................................................................................................................... 126
13
PROBLEMA DE PESQUISA
1. INTRODUO
Viso de liderana;
Qualidade total; e
14
15
2. OBJETIVOS PROPOSTOS
16
4. DELIMITAES DO ESTUDO
5. METODOLOGIA DE PESQUISA
17
Quanto aos fins, o trabalho teve como base uma pesquisa descritiva
contendo opinies das pessoas-chave na evoluo da qualidade na
empresa e percepes dos usurios dos servios internos.
6. JUSTIFICATIVA
O propsito desse estudo pode ser resumido por meio de duas afirmaes de
Gonalves (2000a):
-
18
deciso obedece
hierarquia,
sem
percepo
do
todo.
Como
19
REFERENCIAL TERICO
Por se tratar de uma metodologia de gesto, que implica mudanas na forma
de se trabalhar e de se relacionar, independentemente do nvel hierrquico ou do
cargo, alguns requisitos ou fatores da abordagem por processos precisam ser
observados para garantir uma transio entre gerir por tarefa/funo e por
processos.
No foi feita distino entre administrao e gesto de processos, ou entre
gesto de e por processos, partindo da premissa que a abordagem por processos
o ponto central e que no existe empresa totalmente gerida por processos, sendo
mantidos, de alguma forma, os nveis hierrquicos, j que elimin-los no o
propsito desta metodologia.
20
7. HISTRICO
1920
Primeira era da Qualidade Inspeo: Separao dos produtos bons dos maus. A
inspeo era feita em 100% dos produtos.
poca de excepcional prosperidade econmica, na qual os Estados Unidos da Amrica se
consolidaram definitivamente como potncia mundial, a Europa ainda sofria as
conseqncias da 1 Guerra Mundial, e formada a Unio Sovitica.
Surge a Escola de Relaes Humanas que, diferentemente da Escola Clssica de Taylor,
no tem nfase na racionalidade, mas nos fatores humanos. Mary Parker Follet tida como
sua fundadora.
1930
21
1950
Em 1950, Deming foi convidado pela JUSE para falar aos lderes industriais do Japo sobre
Controle da Qualidade. Elaborou tambm os 14 pontos que representam os fundamentos de
sua filosofia para alcanar a Qualidade. E, em 1951, foi criado no Japo o Prmio Deming
da Qualidade.
Em 1954, Joseph M. Juran elaborou o Controle da Qualidade como uma ferramenta da
gerncia, composta de 13 etapas distribudas em 3 processos gerenciais: Planejamento,
Controle e Melhoria.
Na virada da dcada de 50, Armand V. Feigenbaum publicou os princpios bsicos do
Controle da Qualidade Total, afirmando que a qualidade era trabalho de todos, nascendo
desta forma o "enfoque sistmico para a qualidade".
Deming popularizou o ciclo PDCA, de Shewhart.
1960
Em 1961, Philip Crosby criou a metodologia do Defeito Zero, que apresenta um conjunto de
14 pontos para a melhoria da qualidade, que medida pelo custo da no-conformidade.
Em 1962, Ishikawa criou o Crculo de Controle da Qualidade (CCQ) no Japo e organizou
as sete ferramentas da qualidade (Diagrama de Pareto, Diagrama de causa-efeito,
Histograma, Folha de verificao, Grfico de disperso, Fluxograma e Carta de controle) para
aperfeioar o Controle de Qualidade industrial.
1970
1980
22
As empresas tinham duas opes: morrer ou mudar o foco de tarefas para processos. E foi
isso o que comeou a acontecer com empresas como a Xerox, a Texas Instruments e a
Progressive Insurance.
A dcada de 90 e a seguinte so marcadas pela retomada da fora das empresas
americanas e pela crise econmica nos tigres asiticos. Os pases em desenvolvimento
enfrentaram crises econmicas aps 1994, devido globalizao.
Em 1990, a Reengenharia foi criada para atender aos anseios das indstrias por ndices
mais expressivos de produtividade. A melhoria contnua dava vez melhoria radical. Michael
Hammer publica seu primeiro artigo sobre o assunto em 1990: Re-engineering Work: Dont
Automate, Obliterate.
No incio dessa dcada, no Brasil a qualidade toma vulto com a poltica industrial implantada
pelo governo federal, depois da abertura dos mercados e o trmino do protecionismo. O foco
passou a ser a eficincia e a competitividade. Como principais aes, foram criados o Cdigo
de Defesa do Consumidor e o Programa Brasileiro de Qualidade e Competitividade (PBQP).
Com o PBQP, veio o Prmio Nacional da Qualidade - PNQ, em 1991, baseado no Malcom
Baldrige, e o Prmio Qualidade do Governo Federal - PQGF, em 1998.
2000
A dcada atual est sendo marcada pela expanso das telefonias fixa e mvel, e pela
chegada da banda larga, inclusive nos celulares.
A internet se apresenta como um veculo de comunicao promissor e como um grande
poder transformador, principalmente nas relaes sociais.
23
24
8.1. PROCESSOS
Os problemas que afligem as organizaes modernas no so
problemas de tarefa. So problemas de processos. (HAMMER, 1997,
p.5).
Conceitos
conjunto de atividades do incio ao fim que, juntas, criam valor para o cliente.
Hammer e Champy
(1994, p.24)
conjunto de atividades com uma ou mais espcies de entrada e que cria uma sada
de valor para o cliente.
qualquer atividade que receba uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma
sada (output) para um cliente interno ou externo. Os processos fazem uso dos
recursos da organizao para gerar resultados concretos.
Rummler e Brache
(1994, p.55)
Takashima e Flores
(1996, p.6)
25
Macroprocesso:
grandes
objetivos
ou
funes
das
organizaes
tarefas
relatam
como
um
item
executado
26
27
28
8.2. GESTO
O segredo do sucesso no prever o futuro, mas criar uma
organizao que prosperar em um futuro que no pode ser previsto
(HAMMER, 1997, p.189).
29
30
Conceitos
Oliveira (2006,
p.54)
Rummler e
Brache (1994,
p.158)
Embrapa
(2004, p.5)
Dutra Jr.
(2007, p.2)
31
Pelo
contexto
apresentado
relacionado
gesto
dos
processos
organizacionais, fica evidente que a estrutura funcional (ou vertical), que ainda
vigora, no conseguir assimilar tamanha necessidade de mudana. Esse formato
teve origem no incio do sculo passado com Frederick Taylor, ao introduzir os
conceitos de eficincia, especializao e medio dos processos, em que os
empregados especializados em funes especficas eram concentrados em reas
ou departamentos tambm especializados, compartimentalizando as atividades.
Embora se tenha mostrado eficiente para a poca, essa forma de
estruturao limita a viso do processo como um todo, pela equipe executora:
Os organogramas no se prestam para a anlise dos processos de
negcio, pois no mostram como eles funcionam na prtica nem
como ocorrem na empresa. Os processos de negcio esto
relacionados com o funcionamento da organizao e geralmente no
respeitam
os
limites
estabelecidos
pelos
organogramas
(GONALVES, 2000b, p.11).
Jia (1994, p.24) entende que este tipo de estrutura torna a organizao
altamente burocratizada, onde a informao flui passando por vrios nveis
hierrquicos, que a repassam sem agregar valor.
Para Rummler e Brache (1994, p.7-11), em uma era de mercado comprador,
a estrutura vertical (silos funcionais) a menos indicada por no permitir uma viso
clara do negcio para o gerente, a soluo dos problemas percorrem caminhos
muito mais longos e as otimizaes so funcionais e no corporativas.
Em relao sua funcionalidade, as estruturas organizacionais, segundo Hall
(2004), existem para proporcionar eficcia (p.101) e tm trs funes bsicas (p.47):
-
32
gesto
baseada
em
processos
pressupe
um
alto
nvel
de
33
34
Ignorar o cliente;
No investir na qualidade;
No ter um projeto;
Subestimar a concorrncia;
Organizar-se tradicionalmente;
No questionar o sucesso.
35
importantes
conhecimentos e opinies
que podem
compartilhar,
36
37
Contra-pressupostos
A resistncia mudana um
fato da vida e deve acontecer
durante qualquer interveno
organizacional.
A resistncia mudana
malfica aos esforos de
mudana organizacional.
Os seres humanos so
naturalmente resistentes
mudana.
Os empregados so os atores
organizacionais com maior
probabilidade de resistir
mudana.
A resistncia mudana um
fenmeno grupal / coletivo.
A organizao total tem que dar apoio para a estratgia escolhida par
alcanar a situao futura;
38
39
40
41
Descrio
Pensamento sistmico
Aprendizado
organizacional
Cultura de inovao
Liderana e
constncia de
propsitos
Orientao por
processos e
informaes
Viso de futuro
Gerao de valor
Valorizao das
pessoas
Conhecimento sobre o
cliente e o mercado
Desenvolvimento de
parcerias
Responsabilidade
social
Esses
fundamentos
so
expressos
em
caractersticas
tangveis
42
Itens avaliados
Liderana
Governana corporativa
Exerccio da liderana
Anlise do desempenho da organizao
Estratgias e planos
Clientes
Sociedade
Responsabilidade scio-ambiental
Desenvolvimento social
Informaes e
conhecimento
Informaes da organizao
Informaes comparativas
Ativos intangveis
Pessoas
Sistema de trabalho
Capacitao e desenvolvimento
Qualidade de vida
Processos
Resultados
Resultados econmico-financeiros
Resultados relativos aos clientes e ao mercado
Resultados relativos sociedade
Resultados relativos s pessoas
Resultados dos processos principais do negcio e dos processos de apoio
Resultados relativos aos fornecedores
43
44
45
46
estratgica
(KAPLAN
NORTON,
1997,
p.20),
tendo
como
47
Descrio
48
49
documentao
do
sistema
(polticas,
sistemas,
programas,
50
51
Conceito
Classificao
Takashima e
Flores (1999,
p.19)
So formas de representao
quantificveis das caractersticas
de produtos e servios.
Campos
(1999, p.19)
So ndices numricos
estabelecidos sobre os efeitos do
processo ou sobre as causas
desses.
Kaplan e
Norton (1996,
p.156)
So vetores de ocorrncia,
refletindo as metas comuns, ou de
tendncia, refletindo a
singularidade da estratgia da
unidade.
EMBRAPA
(2004, p.38)
Indicadores de desempenho so
formas quantificveis que
representam caractersticas de
produtos e servios e so utilizados
para avaliar e acompanhar o
desempenho desses e melhorar
seus resultados ao longo do tempo.
So parmetros e critrios
direcionados s avaliaes que
permitem confirmar evoluo e
realizao de atividades ou de
processos da organizao.
A mesma do BSC.
Araujo (2007,
p.39)
52
Facilitar
planejamento
controle
do
desempenho,
pelo
Adaptabilidade;
Representatividade e Abrangncia;
Simplicidade e Clareza;
Rastreabilidade;
Disponibilidade;
53
Economia;
Praticidade; e
Estabilidade.
pelo
processo
(tais
como
acionistas,
autoridade
governamental e chefia);
-
54
55
Concentrar-se no cliente;
de
um
nico
departamento
os
interfuncionais,
que
percorrem
56
Descrio
Etapas
1. Organizando
para o
aperfeioamento
Assegurar o
sucesso,
estabelecendo
liderana,
entendimento e
comprometimento
2. Entendendo o
processo
Entender os
processos
empresariais
atuais em todas
as suas
dimenses
3. Aperfeioando
Aperfeioar a
eficincia, a
eficcia e a
adaptabilidade
dos processos
empresariais
4. Medio e
controle
Implementar um
sistema de
controle do
processo que
possibilite um
aperfeioamento
contnuo
5. Aperfeioamento
contnuo
Implementar um
processo de
aperfeioamento
contnuo
Homologar o processo;
Executar auditorias peridicas;
Definir e eliminar os problemas do processo;
Fazer o benchmarking do processo; e
Dar treinamento avanado para a equipe.
57
Enfocar o processo.
58
59
Descrio
Etapas
Planejamento do
BPM
Modelagem e
otimizao de
processos
Execuo de
processos
Garantir a implementao e a
execuo dos processos
Controle e anlise de
dados
So atividades relacionadas ao
controle geral do processo,
gerando informaes de
feedback
Uma estrutura de orientao ao BPM que seja clara e objetiva que inclui o
Manual de Processos;
60
61
62
Descrio
Etapas
Comprometimento
Estruturao
Anlise
Desenvolvimento
Consolidao da administrao de
processos na empresa. Quando os
executivos terminam essa fase, j
deve existir o consenso sobre a
nova realidade administrativa a ser
consolidada na empresa
Implementao
Momento da operacionalizao de
tudo o que foi anteriormente
idealizado e estruturado
Fonte: Oliveira (2006, p.65).
Planejamento; Implementao;
Acompanhamento e avaliao;
Aprimoramento
63
Aquelas
serem
consideradas
na
anlise
delineamento
da
64
profissional
sem
competio,
causando
resistncia
mudanas necessrias;
-
65
66
Etapa
Descrio
Preparao
Escolha do processo
Misso da equipe de
Melhoria de Qualidade
67
Etapa
Descrio
Preparao
Reviso do macrofluxo
Sumrio do processo
Acordos entre os
pares de
Fornecedores/Clientes
Manual do Processo
Aes a analisar, a
implementar e
implementadas
Medidas de Qualidade
Anlise e soluo de
problemas
Melhoria contnua
Sistema gerencial
Operao e
o Sistema
Gerencial
68
Um
sistema
de
avaliao
precisa
ser
elaborado
para
que
69
70
71
Os
processos
implantados
por
uma
reengenharia
so
comprimidos
72
Descrio
Atividades
Identificao
dos processos
para
Reengenharia
A importncia dessa
etapa est na
identificao dos
processos crticos e
abrangentes para que as
mudanas a serem
executadas realizem o
salto desejado.
Aqui, definem-se os
instrumentos que sero
empregados para a
realizao das mudanas.
So analisados a
tecnologia da informao,
a informao
propriamente dita e os
fatores humanos e
organizacionais.
Identificao
das alavancas
de mudana
Desenvolvime
nto de vises
de processo
Entendimento
dos processos
existentes
Projeto e
prototipao
do novo
processo
A importncia dessa
etapa est no
entendimento dos
processos existentes
pelos participantes de
uma forma mais profunda
nas mesmas bases em
que sero desenvolvidos
os novos processos,
simplificando a anlise
daqueles.
73
74
Alm desses erros comuns, a alterao dos valores de uma empresa uma
parte to importante da Reengenharia como a mudana dos processos (HAMMER e
CHAMPY, 1994, p.61) e precisa ser realizada para que o novo processo no
trabalhe sobre bases no comprometidas com o que se prope, a ttulo de mudana.
Davenport (1994, p.8-18) destaca alguns aspectos que precisam ser
observados em uma abordagem de processos, utilizando-se da Reengenharia de
Processos:
-
se
os
demais
aspectos
da
organizao
como
75
76
Foco no cliente;
Gesto participativa;
Viso sistmica;
Viso estratgica;
Desenvolvimento e Capacitao;
Gesto Pr-ativa; e
77
Descrio
Planejamento e
Organizao
78
79
80
81
Quando
as
pessoas
no
perceberem
fatos
que
comprovem
necessidade da mudana.
A baixa expressividade do TQC (ou GQT) no Brasil se deve, pelo menos no
que diz respeito sua internalizao, no observncia da realidade brasileira. Na
exposio de Araujo (2007, p.254), o problema foi no ter considerado as diferenas
culturais, sociais, econmicas e empresariais existentes entre as sociedades onde
foram gerados os programas de qualidade existentes e o Brasil.
Esse aspecto tambm foi observado por Santana (2005, p.38) quando afirma
que a falta de adaptao leva a gesto das organizaes ao caos, frustraes
com expectativas no resolvidas, mudanas denominadas para ingls ver.
A autora aponta ainda a lgica de mercado e do lucro, presente nas
organizaes privadas, como fator agravante em se tratando de empresas pblicas,
cujo contexto difere daquele onde as metodologias foram criadas.
82
Monteiro (1991, p.20) afirma que, para se aumentar a qualidade dos produtos
e servios produzidos e, por conseguinte, ter seus custos sempre decrescentes,
preciso:
-
83
Objetivos
Diagnosticar as causas
Remediar o problema
Reter os benefcios
84
Objetivos
Identificar o problema
Observar o problema
Analisar as causas
Montar Plano de Ao
Implementar o Plano
Verificar a eficcia
Padronizar
Concluso
Para Alves et al. (2007, p.3), o MASP tem como ponto fundamental a
realizao de pequenas melhorias de processos, ensinando-se aos indivduos
habilidades necessrias para se trabalhar em grupo, na resoluo de problemas,
potencializando-se inovaes incrementais.
J Arioli (1998, p.13) v o MASP como uma verso mais completa do PDCA,
enriquecida pelo acrscimo de uma fase de diagnstico de situao antes do
planejamento da ao e de outra para a preveno de novos problemas, aps a
ao corretiva.
Estes dois autores utilizam a sequncia baseada no QC Story.
O MASP uma metodologia extremamente simples e prtica que propicia a
utilizao das ferramentas da qualidade de forma ordenada e lgica, facilitando a
anlise de problemas, a determinao de suas causas e a elaborao de planos de
ao para eliminao dessas causas.
Arioli (1998, p.11) afirma que o MASP, junto com as ferramentas da
qualidade, proporciona aos gerentes e operadores de sistemas a faculdade de
bloquear com eficincia as causas dos problemas para a eficcia da ao
gerencial.
Cerqueira (1995) aponta alguns fatores crticos que podem inviabilizar
programas de qualidade e melhoria de processos, inclusive o MASP:
-
Ausncia da alta direo: sem ela, todo esforo perda de tempo (p.9);
85
Arioli (1998, p.8) tambm apresenta a falta de mtodo como principal causa
do baixo nvel de sucesso no combate aos problemas. Mesmo havendo capacitao,
no se aplica nas empresas o que aprendido na sala de aula, principalmente por
falta de disciplina.
Em relao a esse problema e ao uso das ferramentas da qualidade, o autor
alerta que elas so teis e valiosas, mas que seu valor integral s pode ser
alcanado quando utilizadas dentro de um mtodo.
86
no
estruturadas
com os principais
atores
responsveis
pela
87
10.1. PROCESSOS
88
89
Entrevistados
Distribuio
2002
85
2006
66
90
Quanto ao uso
dos
servios conhecidos,
os ndices
pioraram,
novos
sem
conhecimento
dos
servios
seus
procedimentos.
Independentemente da questo analisada, o grupo que se manteve como o
mais bem informado continuou sendo aquele com tempo de servio entre 11 e 20
anos.
Na pesquisa de 2006, uma pesquisa paralela relacionada aos servios
oferecidos pelos processos de apoio apontou os seguintes problemas:
- Falta de clareza do servio;
- Falta de divulgao das informaes geradas;
- Burocracia excessiva; e
- Desconhecimento dos acontecimentos da Unidade.
E as principais sugestes passaram pela informatizao dos servios e pelo
incremento do repasse das informaes geradas internamente.
Pela anlise das pesquisas, pode-se dizer que alguns dos fatores limitantes
que impactaram, de alguma forma, as aes da Superviso de Processos foram:
- A participao ainda incipiente da Chefia enquanto patrocinadora de
mudanas;
- O insuficiente repasse de informaes na forma de resultados de
indicadores, feedback dos servios e informaes sobre o andamento da
Unidade;
- Conhecimentos limitados dos empregados sobre os servios e processos
internos, e as vantagens de uma gesto baseada em processos; e
- Pouca experincia da equipe responsvel pela implantao da viso por
processos, principalmente quanto divulgao de resultados das aes de
melhorias.
91
10.2. GESTO
92
93
gerencial essa que resultou, somente pela melhoria no entendimento dos requisitos,
na primeira colocao em 2006 no projeto da ABIPTI.
As Oportunidades de Melhoria OMs, denominao dada s recomendaes
da banca avaliadora para a melhoria da gesto, recebidas pela Embrapa
Agroindstria de Alimentos, indicam que sua gesto possui as seguintes lacunas:
-
Ainda relacionada sua forma de gerir, em 2006, a DE, aprovou, junto aos
rgos superiores o novo Plano de Cargos da EMBRAPA PCE, no qual os cargos
(pesquisador, analista e assistente) foram desenvolvidos baseados nas suas
competncias essenciais. O PCE modificou as carreiras e a sua forma de acesso e
progresso, valorizando as competncias existentes e incentivando a aquisio de
outras. Desde ento, a DE tem propiciado vrios nveis de capacitao, na forma de
palestras gerenciais e cursos distncia e presenciais, focalizando, nesse primeiro
momento, a atualizao do seu corpo gerencial. Os impactos dessas aes ainda
no foram mensurados.
Em relao Gesto da Informao, a EMBRAPA implantou, no incio da
dcada de 90, o Sistema Embrapa de Informao SEI, com o objetivo principal de
facilitar o acesso a toda informao tcnico-cientfica existente na empresa
(ANTUNES e OLIVEIRA, 1998, p.83). Como ao inicial, foi desenvolvida uma
ferramenta, o AINFO, com tecnologia prpria, que usada para registro das
publicaes geradas ou disponibilizadas pela empresa e para gerenciamento de
suas bibliotecas, cuja base de dados est disponvel pela internet.
94
PAM (6)
Remessa eletrnica dos formulrios de servio Informaes sobre as reas, incluindo RH, NAP e (2)
CTI - (5)
Melhorar o manuseio de anexos no Webmail (2)
Informatizao dos formulrios internos, incluindo Explorar mais os murais (2)
requisio de material (5)
Divulgao do que j existe para um melhor
Acompanhamento dos processos de compras
aproveitamento (1)
(5)
Manter atualizado os credenciados do PAM (1)
Links teis - (2)
Canal para sugestes (2)
Informaes sobre metas da Unidade - (2)
Fonte: Pesquisa de satisfao (EMBRAPA, 2006)
Obs: os nmeros entre parnteses indicam as ocorrncias de cada item.
95
melhoria
de
processos,
indicadores
de
desempenho
automatizao; e
- Ao elencar as principais aes a serem tomadas, a descentralizao da
tomada de deciso, a atualizao dos fluxogramas e dos processos, e o
redimensionamento das equipes se mostraram prioritrios para o grupo.
Mesmo com tantas iniciativas, a gesto ainda parece sofrer de falta de
sincronismo e os seguintes acontecimentos atestam essa afirmao:
-
96
97
98
ndices
- 62% utilizam os comunicados vindos do RH e 44% acham que eles devem ser
melhorados.
Cultura
- Mais de 60% dos empregados consideram que em seus setores as pessoas
organizacional
trabalham com boa vontade; e
- Mais de 65% dos empregados consideram que em seus setores as pessoas
mantm bom relacionamento.
Processos
- 78% afirmam realizarem trabalhos de qualidade e dentro dos prazos estabelecidos;
- Mais estmulo melhoria dos trabalhos;
- 46% dos empregados afirmam existir burocracia excessiva; e
- Reduo da burocracia.
Comunicao - 25% utilizam o email e o mesmo percentual vale para a intranet;
Interna
- O mural visto por 60%;
- Quase 50% dos empregados no consideram eficazes os veculos de comunicao
da Unidade;
- Criao de um canal de comunicao para manifestaes dos empregados;
- 60% recebem comunicados de sua chefia imediata. Desses, 46% acreditam que
eles podem ser melhorados;
- 42% recebem comunicados da chefia geral. Desses, 40% acreditam que eles
podem ser melhorados; e
- 66% utilizam a conversa com os colegas para forma de comunicao e informao,
com 76% desses, satisfeitos.
99
ndices
Ambiente de - 45,95% afirmam dispor de todos os materiais e equipamentos necessrios para seu
Trabalho
trabalho, contra mais de 46,84% que discordam desta situao;
- 44,64% afirmam existir uma distribuio justa de tarefas na Unidade, contra 42,86%
que discordam dessa posio;
- Mais de 45% afirmam existirem problemas ou dificuldades em seus ambientes de
trabalho;
- 59% afirmam no existirem oportunidades de treinamento para todos;
- 60,91% afirmam que as pessoas de seu setor trabalham com boa vontade;
- 41% afirmam que a Unidade os estimula a procurar novas formas de melhorar suas
atividades, contra 37% que discordam;
- Mais de 76% dos entrevistados afirmam receberem ajuda de seus colegas de
trabalho;
- 68% afirmam existir um bom relacionamento entre as pessoas de seus setores;
- 64% afirmam que o SAAD injusto e ineficaz;
- 43% afirmam que a Unidade estimula o trabalho em equipe, contra 35% que
discordam;
- A Unidade se divide quando a pergunta sobre participao na elaborao das
normas;
- Isso acontece tambm no que se refere ao incentivo para a participao em
treinamentos;
- 46% afirmam que os processos da Unidade no so organizados;
- 41% discordam da afirmao de que os supervisores so escolhidos com base na
competncia e capacitao;
- O desperdcio de material tambm divide as opinies;
- 68% afirmam existir uma relao de confiana com seu supervisor imediato;
- 37% afirmam que seus superiores no repassam informaes sobre resultados
obtidos, dificuldades e avanos da Unidade;
- 61% afirmam que conseguem informaes de outras reas para executarem suas
atividades;
- O discurso e a prtica so coerentes para 40% dos entrevistados, contra 39% que
discordam; e
- 68,75% afirmam no participarem de reunies de setor.
Fonte: EMBRAPA (2006, p.7-46).
Excesso de burocracia;
100
101
de
indicadores
de
desempenho,
acompanhamento
da
implantao (operacionalizao) dos seus Planos Diretores (RAMOS, 2005, p.3031). Com isso, a EMBRAPA decidiu investir em uma ferramenta de gesto moderna
e adaptou para o seu ambiente o Balanced Scorecard - BSC, tornando ainda mais
importante a necessidade do trabalho por processos e a eqidade das aes.
A Embrapa Agroindstria de Alimentos foi a Unidade-Piloto nesse projeto e o
processo de implantao na empresa ocorreu no perodo de 1998 a 2001. O Modelo
de Gesto Estratgica MGE (EMBRAPA, 1992), como foi batizado internamente,
tinha como objetivos principais:
-
102
Comunicao:
processo
permanente
de
comunicao
durante
Contudo,
essa
ferramenta,
enquanto
forma
de
implementao
das
estratgias, foi descontinuada em 2003, mas seus conceitos bsicos foram utilizados
para a elaborao do IV PDE (2004 a 2007) como forma de aprendizado (RAMOS,
2005, p.38-42).
Lima et al. (2003, p.57-58) apresentaram, aps a consolidao dos resultados
da primeira avaliao do MGE, barreiras de diversas ordens (fatores crticos):
-
103
104
105
em
andamento,
quando
adequado;
e,
ao
acompanhamento
das
106
107
RESULTADOS
Nessa fase final da pesquisa os fatores identificados esto relacionados no
captulo 11 e so confrontados com os aspectos levantados no estudo de caso no
\captulo 12, e as concluses (captulo 13) tratam tanto dos fatores quanto da
organizao estudada.
108
Fatores ou
caractersticas
relacionados
ao
desenvolvimento e
Desenvolvimento e implementao
- A alta direo precisa apoiar e se mostrar
compromissada
- A alta direo deve implementar a gesto
participativa
109
Capacitao
Em qualquer iniciativa que envolva mudanas, a confiana e a tranqilidade
repassadas pelas equipes gestoras auxiliam na reduo do stress, pela segurana
absorvida pelos empregados em relao competncia. Isso pertinente, uma vez
que essas tero funo multiplicadora.
Anlise e delineamento
- A equipe responsvel pela Gesto de Processos
precisa ser experiente e treinada, e ter efetivo
conhecimento e entendimento do significado do
termo, da abordagem e da amplitude de
administrao de processos
Desenvolvimento e implementao
- As equipes envolvidas nas melhorias precisam ser
capacitadas nas ferramentas de melhoria, mas
precisam entender tambm o contexto no qual as
mudanas esto inseridas
- essencial a existncia de um programa de
treinamento continuado para capacitar os
empregados nas ferramentas que sero usadas
- Treinamentos sem foco (pblica)
- Treinamento e atualizao tcnico-profissional e
administrativa insuficiente (pblica)
Cultura organizacional
Essa categoria influencia todas as demais pelo fato de a organizao ser
formada por pessoas que possuem emoes, formas diferentes de observar o
mesmo fenmeno e objetivos particulares, que precisam ser compatibilizados com
os da empresa.
Anlise e delineamento
- Os empregados precisam perceber a
necessidade das mudanas para que a
resistncia seja diminuda (sensibilizao)
- Empregados podem ter uma postura volvel,
no assumindo posio definida ou definitiva
(pblica)
Desenvolvimento e implementao
- A autonomia para a execuo das atividades deve
acontecer em paralelo ao mapeamento dos processos
- preciso acompanhar as aes para corrigir
comportamentos e atitudes indesejados
- A avaliao de desempenho deve ser por processo (e
no por funo) e os efeitos dos indicadores devem ser
considerados
- As equipes dos processos de negcio passam a ser
compostas por empregados de diversas reas, setores
ou departamentos
- O comprometimento dos gestores e das equipes dos
processos na implementao do plano de melhorias est
diretamente relacionado ao nvel de participao desses
na sua elaborao
- A estabilidade funcional um dos fatores de resistncia a
mudanas (pblica)
Comunicao
A comunicao crtica em qualquer processo de mudanas. Da mobilizao
apresentao dos resultados, todas as etapas precisam da percepo, do
envolvimento e da aceitao dos empregados para a reduo da resistncia.
110
Anlise e delineamento
- A situao desejada para o futuro deve ser
apresentada de forma compreensvel para todos os
empregados (mobilizao)
- O processo de comunicao precisa ser eficaz,
objetivo e dar transparncia ao processo, visando
diminuir a resistncia
Desenvolvimento e implementao
- A comunicao precisa atingir todos os nveis da
organizao de forma clara e inteligvel
- As informaes de todas as etapas devem ser
divulgadas para dar transparncia ao processo.
Gesto
Os fatores desse grupo tratam da gesto da organizao frente
incorporao dos processos, cujas principais mudanas (e respectivas resistncias)
esto relacionadas necessidade de adaptao ao novo contexto.
Anlise e delineamento
Desenvolvimento e implementao
111
Fatores ou caractersticas
- Disputas internas de poder
- O sistema de avaliao de desempenho considerado injusto
- Conflitos de relacionamento pessoal gerado pelo processo de mudana
- Inexistncia de comparao externa ou busca de melhores prticas (benchmarking)
- Sistema de medio desvinculado da Gesto Estratgica
- Sem balanceamento dos indicadores estratgicos, sendo a sua maioria atrelada atividadefim
- O MGE no se integrou aos instrumentos de gesto existentes na empresa: os objetivos
estratgicos do MGE no eram os mesmos do III PDE e os seus indicadores de desempenho
no estavam em sintonia com os do Sistema de Avaliao das Unidades SAU
- O MGE no cumpriu sua misso de suprir as necessidades do Conselho de Administrao da
Embrapa de acompanhar a implantao dos Planos Diretores
- Disperso das medies em processos no selecionados quanto importncia para o
negcio da organizao
- Indicadores desenvolvidos de dentro para fora, sem considerar as necessidades e
expectativas dos clientes
- Os clientes potenciais e os ex-clientes no so estudados
- Descontinuidade de iniciativas e prticas
- Somente 9 Unidades Descentralizadas elaboraram efetivamente seus MGEs locais, trazendo
um descompasso em sua utilizao de forma corporativa
- Servios internos no informatizados
- Excesso de burocracia
- O sistema de avaliao de desempenho injusto e pouco transparente
- Pouca nfase para os relatrios de gesto e suas avaliaes
- Os processos mapeados no medem a sua eficincia e eficcia
- Insuficiente repasse de informaes na forma de resultados de indicadores, feedback dos
servios e informaes sobre o andamento da Unidade
- Indicadores escassos e utilizados de forma reativa
- Demora em concluir projetos (no caso, a acreditao)
- A dificuldade na aquisio de materiais de referncia para dois ensaios
- Os indicadores de suporte e de gesto no so utilizados para tomada de deciso (com
exceo dos financeiros)
- Os processos descritos esto associados s funes e no ao negcio
- A estrutura segue fortemente a hierarquia vertical, mesmo tendo processos descritos
- Os comits e comisses so pouco conhecidos pelos empregados
- Avaliao do desempenho por funo (e no por processos)
- Dificuldade em adaptar a infra-estrutura s necessidades
112
Capacitao
Comunicao
Fatores ou caractersticas
- Os supervisores no so escolhidos com base na competncia e capacitao
- Baixa participao da Chefia
- Falta de apoio em todos os nveis gerenciais e pouca participao e comprometimento dos
gerentes nas reais decises da UD
- Conhecimentos limitados dos empregados sobre os servios e processos internos, e as
vantagens de uma gesto baseada em processos
- Pouca experincia da equipe responsvel pela implantao da viso por processos
- No feito nenhum acompanhamento ou avaliao do processo de capacitao dos
empregados
- M divulgao do que feito (relativo Gesto de Processos)
- As ferramentas de comunicao so pouco ou mal utilizadas
- Desconhecimento dos acontecimentos internos
- O repasse de informaes, principalmente o feedback, considerado baixo e sua qualidade
pode ser melhorada
113
Liderana
As informaes mostram que onde houve a efetiva participao da alta
direo, os projetos foram concludos ou se mantiveram, e que o comprometimento
desde a concepo faz diferena.
Comunicao
Percebem-se problemas no processo de comunicao relacionados ao uso
das ferramentas e ao contedo divulgado. As informaes no chegam na
quantidade e na qualidade desejada pelos receptores, diminuindo a credibilidade e
causando indiferena em relao s iniciativas de mudana e, tambm, ao emprego
da tecnologia de informao.
Gesto
Por ser pblica, sua estrutura operacional dificulta o andamento dos projetos
devido aos trmites burocrticos (aquisies), rigidez da estrutura hierrquica e
vertical (no visualizando os processos interfuncionais) e inexistncia de
competitividade e de cobrana da melhoria do desempenho em alguns aspectos da
gesto (avaliao do RG inexplorado e sistema de medio incipiente).
Com relao ao desconhecimento de instncias do organograma e de
processos e servios internos, percebe-se relao direta com a deficincia na
comunicao relatada anteriormente.
O uso de indicadores, ainda incipiente, mostra a parcialidade da gesto pela
falta
de
balanceamento
do
sistema
de
medio
que
est
direcionado,
prioritariamente, s atividades-fim.
O planejamento se torna crtico quando no h aprendizado com o uso
eficiente das informaes, por indisponibilidade ou inexperincia. Alm disso, a
114
Cultura
Como foi dito na categoria Comunicao, a falta de informao pode trazer
todo tipo de sentimento: queda da credibilidade, aumento da resistncia
(comprometimento) e desinteresse por iniciativas. E a informao deficiente foi a
principal concluso da pesquisa de satisfao com os servios realizada em 2007.
Pela anlise, observa-se que a informao mal gerida ou escassa gerou
problemas que comprometeram o entendimento das pessoas quanto gesto de
processos (o que foi confirmado pelo alto percentual de empregados que no
entendem ou no percebem o que a Superviso de Processos faz e a importncia
dos processos), e criaram conflitos de relacionamento, talvez contornveis, na
implantao da ISO/IEC 17025.
J no desenrolar do processo, observam-se problemas tpicos de empresa
pblica como a disputa de poder, que nunca clara ou explcita, mas que pde ser
observada nas entrevistas realizadas com os responsveis por projetos que no
tiveram xito e seus sucessores, como foi o caso do MGE.
A avaliao de desempenho do ambiente pblico tema novo, mas a
Embrapa j possui uma experincia acumulada devido ao tempo que j utiliza essa
ferramenta. O problema, nesse caso, parece ser o aprendizado organizacional ainda
incipiente, requerendo tempo para adquirir maturidade.
Capacitao
A
inexistncia
do
aprendizado
decorrente
de
avaliaes
anteriores
115
13. CONCLUSES
O objetivo desse trabalho foi elaborar uma lista de fatores que possa servir de
checklist para as reas responsveis pela implantao da gesto de processos ou
de qualquer iniciativa baseada neles.
Mesmo no substituindo as metodologias de gesto, um checklist possibilita o
rastreamento de condies que precisam ser observadas e que impactaro o
resultado, dependendo da maturidade da organizao e da experincia da equipe
que conduzir o processo.
Outra caracterstica positiva de um checklist no ser prescritivo, permitindo
que a organizao adapte-o sua realidade, e a diviso dos fatores de acordo com
suas caractersticas reala o componente segurana pelo aspecto preventivo.
Os aspectos, relacionados s empresas pblicas, e identificados fora da
literatura das metodologias, reforam a importncia da adaptao das metodologias
ou ferramentas de gesto ao contexto.
116
Liderana
A atuao da liderana no deve limitar-se inaugurao de projetos ou ao
encaminhamento deles para execuo. Sua participao na concepo e sua
presena no acompanhamento evidenciam a importncia do que est sendo
realizado dentro dos objetivos da organizao. Os fatores relacionados a essa
categoria esto entre os mais citados pelos autores das metodologias de gesto de
processos estudadas.
Em complemento, a gesto participativa se apresenta como uma forma de
delegao de poder (descentralizao), que estimula a participao coletiva e
aumenta o comprometimento.
Capacitao
Os fatores apontam a capacitao como fundamental para o sucesso dos
projetos no que tange preparao dos empregados para o desempenho de suas
funes ou na execuo de projetos que exijam novas habilidades.
O planejamento peridico de um programa de capacitao simplifica o
alinhamento aos objetivos da organizao e seu acompanhamento e avaliao
permitem analisar a sua adequao face aos resultados obtidos.
Comunicao
Essa categoria concentra os fatores mais citados pelas metodologias de
gesto de processos estudadas, alertando para a necessidade e a importncia da
transparncia, do compartilhamento das informaes.
A credibilidade, a transparncia, a parceria e a segurana so aspectos
importantes aos gestores e sero obtidos apenas atravs de uma comunicao
eficiente, que a base da gesto participativa na qual os empregados conseguem
tomar decises dado o acesso s informaes necessrias.
Em qualquer planejamento, preciso analisar se o processo de comunicao
existente atender s necessidades, prevenindo a circulao incipiente ou o
desnivelamento da informao, e garantindo o alcance a todos os interessados.
117
Gesto
Essa categoria concentrou um nmero elevado de fatores sendo que vrios
esto entre os mais citados na literatura, entendendo que o espectro da gesto vai
do planejamento avaliao dos resultados.
O problema, de acordo com os fatores, comea no planejamento que precisa
de informaes, de participao, de conhecimento e de contextualizao.
Independente de serem prescritivas ou no, vrias ferramentas estudadas possuem
algum tipo de auto-avaliao, como no caso do PNQ e do modelo de maturidade de
processo (Process Audit) de Michael Hammer, que tem por objetivo visualizar a
organizao de forma sistmica.
Metodologicamente falando, um aspecto que ficou em evidncia foi a
necessidade de definir, adaptar e disseminar a metodologia de trabalho que ser
utilizada, associada formao de equipes gestoras experientes e capacitadas.
A fase de acompanhamento da implementao da gesto de processos
apresentou fatores relacionados criao de equipes multifuncionais, reduo da
cadeia de comando pela horizontalizao da estrutura e ao uso de indicadores como
forma de acompanhar e avaliar o desempenho organizacional. Nesse contexto, as
aes gerenciais a serem desenvolvidas precisam garantir a estabilidade do clima
organizacional e a formalizao de um processo que permita o aprendizado
organizacional atravs da anlise crtica dos resultados.
Relacionados especificamente s empresas pblicas, os principais fatores
focam o problema da descontinuidade das aes, a rigidez administrativa e o baixo
uso de indicadores nos processos. Esses aspectos tendem a ser minimizados
quando os processos ou as prticas de gesto so, de fato, internalizados. A
participao nos prmios de qualidade, por exemplo, permite essa evoluo, pela
busca da melhoria do desempenho
Cultura organizacional
A cultura, que formada, dentre outras coisas, pelas pessoas, seus valores e
crenas, reage a qualquer tentativa de mudana, e a intensidade dos impactos
depender de como o processo ser planejamento e gerido.
118
gesto de processos
traz
consigo
necessidades
que
modificam
Liderana
-
119
Comunicao
-
Gesto
-
Cultura
-
funcional
podem
ser
um
grande
empecilho
ao
Capacitao
-
120
REFERNCIAS
ABNT Associao Brasileira de Normas Tcnicas. Projeto NBR ISO 9001:2000.
Rio de Janeiro, 2000.
ABNT Associao Brasileira de Normas Tcnicas. Projeto NBR ISO/IEC
17025:2005. Rio de Janeiro, 2005.
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Disponvel em: http://www.qualitool.com/artigos. Acessado em: 15/01/2008.
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Administrao, 2007, Ponta Grossa. Anais ADM2007 - Gesto Estratgica para o
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ARAUJO, Luis C.G. Organizao, sistemas e mtodos e as tecnologias de
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com Dinmica de Grupo. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1998.
BALDAM, Roquemar L.; VALLE, Rogrio A.B. do; PEREIRA, Humberto R.M.; HILST,
Srgio M.; ABREU, Maurcio P.; SOBRAL, Valmir S. Gerenciamento de processos
de negcio. So Paulo: rica, 2007.
BERGAMO FILHO, Valentino. Gerncia Econmica da Qualidade atravs do
TQC. So Paulo: Makron, McGraw-Hill, 1991.
121
122
123
124
125
126
ANEXOS
ANEXO 1
Fatores identificados nos captulos 8, 9 e 10
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
APE
BPM
Administrao por
Processos
Gerncia
de
Processos
Reengenharia
AMP
TQC
MASP
Fatores
1) Enfocar o processo
3) Ter foco nos processos e no nas funes administrativas
5) preciso definir corretamente os problemas e enfocar nos processos
CONHECIMENTO E DESENVOLVIMENTO DA CULTURA ORGANIZACIONAL
3) Mobilizar os funcionrios a aceitar as mudanas que os processos acarretam
3) Ter adequado clima organizacional
5) A Reengenharia deve tratar de todos os aspectos organizacionais, incluindo a
cultura com seus valores e crenas, pois mudanas profundas no so facilmente
aceitas e a resistncia a elas precisa ser prevista e gerenciada pelos gerentes
5) As inovaes nos aspectos humanos, como a delegao de poderes, autonomia
para as equipes e estruturas organizacionais horizontais, so to importantes na
mudana dos processos quanto a TI
7) Quando a modificao proposta ignora o padro cultural da organizao
7) Se as pessoas forem foradas a aceitar a alterao
8) Negao em reconhecer que o problema existe
8) Falta de vontade do usurio para mudar as rotinas (lei da inrcia)
FOCO NO CLIENTE
A.2) Fatores identificados em relao s metodologias de processo estudadas, associados a empresas pblicas
Fonte: Metodologias de Gesto de Processos
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
APE
BPM
Administrao por
Processos
Gerncia
de
Processos
Reengenharia
AMP
TQC
MASP
Fatores
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
3) Estrutura com excessivos nveis hierrquicos e reas funcionais
5) Possui uma hierarquia definida poltica e partidariamente
7) Barreiras institudas pelo organograma, baseado na estrutura hierrquica (vertical)
e apregoa o engessamento do comando
7) Concentrao excessiva do poder de deciso, tornando as decises cada vez
mais distorcidas e distantes da realidade
7) Manuteno da centralizao, que alm de mostrar desconfiana nos
instrumentos de controle, no evitou a corrupo e dificultou o processo de
atendimento ao cidado
7) Fora de estrutura vertical que dificulta a administrao pblica perceber e definir
os processos de negcio
CULTURA ORGANIZACIONAL
3) Estabilidade funcional
3) Postura pessoal volvel, no assumindo posio definida e/ou definitiva
5) Sua cultura organizacional est sustentada em parmetros diferentes do setor
privado
GESTO
5) Inexistncia de um dos pr-requisitos da Reengenharia que so as estratgias e
objetivos explcitos em muitas administraes pblicas
5) Possui um enquadramento legislativo pouco flexvel (burocracia)
5) Dificuldade de definir o alcance dos processos atravs do uso de indicadores por
ser um tema recente na administrao pblica
5) Falta de definio dos usurios (clientes) devido ao monoplio em determinados
servios, e de atender seus requisitos devido sua burocracia
5) No tem foco na competitividade, mas na melhor forma de satisfazer os cidados
7) Descontinuidade do servio pblico em relao competncia gerencial, que sofre
de m indicao e de despreparo para a funo
CAPACITAO
3) Treinamento e capacitao sem foco
3) Falta de treinamento e atualizao tcnico-profissional e administrativa
Estrutura
organizacional
Exigir responsividade dos nveis superiores e transferir os nveis de contato com o cliente
Permitir que os funcionrios decidam por si prprios dentro de um conjunto de parmetros bemdefinidos
Permitir que os funcionrios decidam por si prprios dentro de um conjunto de parmetros bemdefinidos
Ignorar o cliente
No investir na qualidade
No ter um projeto
Subestimar a concorrncia
Organizar-se tradicionalmente
Cultura
organizacional
Modelo de
Gesto
Sistema de
medio
No questionar o sucesso
A organizao tem de acreditar que a mudana importante e valiosa para seu futuro
X
X
necessrio que exista uma idia geral do quadro da situao que se deseja no futuro, que seja
percebido e compreendido por todos;
A organizao total tem de dar apoio para a estratgia escolhida par alcanar a situao futura
Indicadores desenvolvidos de dentro para fora, sem considerar as necessidades e expectativas dos
clientes
(2)
(3)
(4)
(5)
Processos
Estrutura
organizacional
Cultura
organiza
- cional
Modelo
de Gesto
Sistema de
medio
Fatores
GESTO
-
Descontinuidade de iniciativas
Excesso de burocracia
A dificuldade na aquisio dos materiais de referncias para dois ensaios que deixaram de ser
acreditados, dos vinte e um da proposta original
X
X
COMUNICAO
-
ALTA DIREO
-
CAPACITAO
-
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
-
X
X
CULTURA ORGANIZACIONAL
-
PLANEJAMENTO ESTRATGICO
-
137
ANEXO 2
Apresentao da dissertao
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