Curso Básico de Administración de Proyectos

Captulo Puebla
Desarrollando profesionalismo en project management.
Captulo Puebla
Si sucedieran estas 5 situaciones al mismo tiempo,

cul sera el orden en el que las atendera?
1. Est sonando el timbre de su casa
2. Se est regando el agua porque est puesta la bomba

3. Est sonando su telfono celular
4. Est comenzando a llover fuertemente y dej las ventanas
de su coche abiertas
5. Est sonando el telfono local
Captulo Puebla
Cultural
Captulo Puebla
El filtro individual
Es la experiencia particular
F I LT R
El filtro cultural
Son esquemas culturales aprendidos
Cada persona interpreta la realidad segn

su filtro
Captulo Puebla
Empresa A
Clientes muy importantes
Plantilla joven y dinmica
Excelentes relaciones
humanas
Excelentes relaciones
exteriores
Empresa B
Reclamaciones con graves
consecuencias
Plantilla poco calificada
El director mantiene
relaciones dudosas con su
secretaria
Escndalo fiscal
Qu empresa
prefieren y por qu?
Captulo Puebla
Captulo Puebla
Curva del cambio

Cambio
Situacin
Actual
Valle de la
Desesperanza
Mejora Continua
Captulo Puebla
CMO LOGRAR EL CAMBIO
El comienzo de la mejora continua

Delegacin de Autoridad para la toma de decisiones
Romper las reglas establecidas del como siempre lo hemos hecho

Incremento de productividad
Liderazgo proactivo
QU HACER PARA LOGRAR EL CAMBIO

Entorno
Competencia intensa y global

Buscamos estar al principio
Se obtienen ventajas competitivas
Captulo Puebla
Al implementar la metodologa de PM en mis proyectos qu voy a lograr?:

Mejorar la administracin de actividades y ordenar de acuerdo a prioridades
Mejor coordinacin de los elementos clave: tiempo, calidad y costo
Mayor control de las operaciones
Eficiencia en el tiempo para el seguimiento
Control efectivo de todas las actividades del proyecto
Presentacin de informacin a travs de reportes en tiempo y forma
Mejor comunicacin con el equipo de trabajo
Mayor confianza en el manejo de riesgos
Identificacin de retrasos en tiempo para tomar acciones correctivas
Captulo Puebla
Pltica bsica de
Project Management
Abril, 2010
Captulo Puebla
Objetivos:
Repasar los conceptos bsicos de la administracin de proyectos

generalmente aceptados
Revisar el modelo de administracin de proyectos del PMI para
comprender y practicar su aplicacin en los proyectos
(www.pmi.org).
Que los participantes sean capaces de aplicar los conceptos
bsicos y el modelo de administracin de proyectos en su entorno
laboral con un enfoque prctico en los proyectos a su cargo
Introduccin al manejo de planes y programas
Orientacin Costo-Calidad-Servicio
Captulo Puebla
Programa
1. El Contexto de la Administracin de
Proyectos
2. Modelo de la Administracin de Proyectos
3. Proceso de Iniciacin
4. Proceso de Planificacin
5. Proceso de Ejecucin
6. Proceso de Control y Seguimiento
7. Proceso de Cierre
Captulo Puebla
Grupo
Fecha
Frecuencia
Horario
Sala
2 semanas Das intercalados
13:00-15:00
Zaap
2 semanas Das intercalados
13:00-15:00
Zaap
Sesin
Semana
Introduccin, el cambio, Modelos de gestin
Procesos de Iniciacin, Procesos de Planificacin I
Procesos de Planificacin II, Procesos de Planificacin III
Procesos de Control I y II
Procesos de Control III, Procesos de Cierre
1y2
2
Captulo Puebla
Conceptos y herramientas de la Metodologa de Project

Management (Gestin de Proyectos)
Definicin y
caractersticas
de un proyecto
Caractersticas
de la fase de un
proyecto
Utilidad:
Utilidad:
Definicin de
Project
Management
Habilidades
interpersonales
Utilidad
Conocer los cinco grupos

Establecer
de
metas para el desarrollo de las
Conclusin y aprobacin de
habilidades que permitan desarrollar una
Un proyecto entregables
es un conceptoprocesos
bsico eny su aplicacin
Cmo manejar los costos,
comunicacin
el
efectiva, liderazgo,
la metodologa de
PM
Aceptacin
personal y el nivel demotivacin,
incertidumbre
manejo de estrs, trabajo en
Son actividades
que no pueden
Continuacin
a la ser
siguiente fase
ende
losuna
proyectos
equipo y manejo de conflictos
tratadas en el contexto normal
Entender por qu los elementos
empresa
principales en todo proyecto son el
Conocer el ciclo de vida de los
tiempo, el costo y la calidad
proyectos
Identificar las fases y sus entregables
Utilidad:
Captulo Puebla
1. El Contexto de la
Administracin de Proyectos
Captulo Puebla
El Contexto de la Administracin de Proyectos (PM)
Al final de esta sesin los participantes:
Recordarn los conceptos bsicos de PM
Obtendrn una base de conocimientos y un lenguaje comn

generalmente aceptados en la profesin de PM
Agenda:
Marco Contextual
Conceptos Bsicos
Captulo Puebla
EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Marco Contextual
Proyectos y Planificacin Estratgica
Los proyectos son una forma de organizar actividades

que no pueden ser tratadas dentro de los lmites
operativos normales de la organizacin.
Generalmente, los proyectos son autorizados por

consideraciones estratgicas como:
Una demanda de mercado
Una necesidad organizacional
La solicitud de un cliente
Un avance tecnolgico
Un requisito legal
Captulo Puebla

Marco Contextual
Diferentes
tipos de
procesos y
propsitos
PROCESOS DE SOPORTE
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
PROJECT MANAGEMENT
PMO
Resultado
del
Proyecto
Operacin
Captulo Puebla

Marco Contextual
CONTROL
ADVISORY
Knowledge
transfer
Knowledge
application
COMPETENCE
Knowledge
generation
Captulo Puebla

Conceptos Bsicos
PROYECTO es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado nico
Temporal
Tiene un comienzo y un final definidos

El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos
Producto, servicio o resultados nicos
La singularidad es una caracterstica importante de los

productos entregables de un proyecto, aunque haya
elementos repetitivos
Elaboracin gradual
Avanzar mediante incrementos

Desarrollo gradual del alcance
Captulo Puebla

Producto entregable del
Conceptos Bsicos
proyecto: la suma de
caractersticas y
funciones que el proyecto
debe proveer, de acuerdo
a los requerimientos y
objetivos.
CICLO DE VIDA de un Proyecto:
Fase:
actividades / entregable principal
Resultado
del
Proyecto
Captulo Puebla

Conceptos Bsicos
CICLO DE VIDA de un Proyecto:
FASES:
Los proyectos se dividen en fases con el fin de lograr un mejor

control y enlaces apropiados de las diferentes operaciones de la
organizacin
Cada fase se identifica por la entrega de uno o ms subproductos o
entregables
CICLO DE VIDA:
Sirve para definir el inicio y el fin de un proyecto
Define el trabajo tcnico a ejecutarse en cada fase
Define a los involucrados en cada fase
Determina la transicin que se llevar a cabo con la organizacin al
final del proyecto
Captulo Puebla

Conceptos Bsicos
> Ciclo de vida genrico de Costos y Nivel de Personal:
Cost and
Staffing
Level
Intermediate Phases
(one or more)
Initial
Phase
Start
Final
Phase
Time
El nivel de incertidumbre es ms alto al inicio del proyecto:

Implica el riesgo de no cumplir con los objetivos
Al avanzar aumenta la certeza de terminar con xito
Finish
Captulo Puebla

Ejemplos de Proyectos en CEO - AIKMZ
Reparaciones de pozos con IOLAIR

Implementacin del SAA (Subsistema de Administracin
Ambiental)
Control de agua genrico
Anlisis de cementaciones
N2 como BN en pozos de Ku-M
Una obra de Pemex: Bases de Usuario (requerimientos),
Ingeniera Bsica, Ingeniera de Detalle, Procura,
Construccin, Pruebas y Arranque, Entrega y Recepcin.
Captulo Puebla

Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y

tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus
propios requisitos
Es la aplicacin e integracin de los 5 grupos de proceso de

direccin de proyectos
La direccin de un proyecto incluye:

Identificar los requisitos
Establecer objetivos claros y posibles de realizar
Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costo
Considerar y adaptar las expectativas de los interesados
Captulo Puebla

Interesados:
Director del proyecto (Project Manager)

Cliente/Usuario
Organizacin ejecutante
Miembros del equipo del proyecto
Equipo de direccin del proyecto
Patrocinador
Influyentes
Otros: Inversionistas, Proveedores, Gobierno, Sociedad en
general, la Familia del equipo, etc.
Captulo Puebla

El director del proyecto (project manager, project leader) es el

responsable de:
Alcanzar los objetivos del proyecto

Hacer que las cosas sucedan
Gestionar los proyectos en respuesta a la incertidumbre
(riesgo)
Gestionar los requisitos concurrentes del proyecto
Captulo Puebla

El xito de un proyecto se puede definir como el proveer el entregable

del proyecto (alcance) conforme a lo especificado (calidad), en
tiempo (plazos) y dentro del presupuesto (costo de recursos),
Estas cuatro variables estn interrelacionadas, cualquier cambio a

una de ellas tendr impacto en las dems,
El usuario final siempre quiere el proyecto completo, bien hecho, de

forma rpida y al menor precio.
Calidad
(especificacin y
requisitos)
Tiempo
(plan de
plazos)
Alcance
Costo
(recursos)
Captulo Puebla

Habilidades Interpersonales
La gestin de las relaciones interpersonales

incluye:
Comunicacin efectiva: intercambio de informacin
Influencia en la organizacin: hacer que las cosas
sucedan
Liderazgo / Coaching: desarrollar una visin y
estrategia y motivar a la gente a que las alcancen
Motivacin y empoderamiento: estimular / autorizar
al personal para que alcance altos niveles de
rendimiento y supere las barreras al cambio
Negociacin y manejo de conflictos: forma de
llegar a acuerdos o establecer trminos con otros
Captulo Puebla

Habilidades Interpersonales (cont.)

La gestin de las relaciones interpersonales
incluye:
Resolucin de problemas: combinacin de
definicin de problemas, identificacin y anlisis de
alternativas, y toma de decisiones.
Cambio Organizacional
Poder e influencia
Trabajo en equipo
Creatividad
Manejo del estrs negativo
Inteligencia emocional / inteligencias mltiples
Temperamento y Carcter (tipologa humana)
Captulo Puebla
Iceberg:
Ciencia 15%
------------
Arte 85%
Captulo Puebla
Captulo Puebla
2. Modelo de la Administracin
de Proyectos
Captulo Puebla
Modelo de la Administracin de Proyectos

Agenda:
Grupos de Procesos (5) Macro Modelo
reas de Conocimiento (9)
Modelo de referencia
Captulo Puebla
Define y refina los objetivos y

Grupos de Proceso - Macromodelo
Define y autoriza el
proyecto o una fase del
mismo y compromete a la
organizacin
Procesos
de Iniciacin
planifica el curso de accin para

cumplir los objetivos del negocio
que el proyecto ha prometido
alcanzar
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Asegura que los objetivos de la fase son alcanzados
va monitoreo y medidas de proceso para tomar
accin correctiva cuando sea necesario:
Vigilar las desviaciones del plan
Emprender acciones correctivas
Recibir y evaluar los cambios del proyecto que se
han solicitado
Reprogramar el proyecto segn sea necesario
Cambiar el alcance del proyecto
Regresar a la etapa de planeacin para hacer los
ajustes a las metas del proyecto y obtener aprobacin
de los responsables
Integracin de recursos para llevar a

cabo el plan:
Dirigir al equipo, reunirse
frecuentemente
Comunicarse con los responsables
Resolver conflictos y problemas
que siempre surgen en un proyecto
Asegurar los recursos necesarios
para completar los requerimientos
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Los grupos No son

fases del proyecto
Formalizar la aceptacin del proyecto
Se pueden repetir
y llevarlo a un buen trmino
para cada fase o
Aprender de la experiencia del
subproyecto
equipo
Revisar el proceso y los resultados
con los miembros y responsables
Captulo Puebla
MODELO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Flujo de comunicacin:
Autorizacin
Inicio
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Planes y
Actualizaciones
Cambios
Procesos
de Control y
Seguimiento
Direccin
Estado
Gua
Procesos
de Cierre
Procesos
de Ejecucin
Operaciones
Captulo Puebla

Modelo de Referencia
Los grupos de proceso estn relacionados por los resultados que
producen
La salida de un proceso generalmente es entrada de otro o es un
producto entregable
Rara vez son discretos o de ejecucin nica
Son actividades inter-relacionadas que tienen lugar con distintos niveles
de intensidad a travs de todo el proyecto
Captulo Puebla

Traslape de procesos en un proyecto o en una fase:
Procesos de
Ejecucin
Procesos de
Planeacin
Nivel de
Actividades
Procesos de
Inicio
Inicio de
fase
Procesos de
Control
Tiempo
Procesos de
Cierre
Trmino
de fase
Captulo Puebla

reas de Conocimiento
PMI / PMBOK (Project Management Institute/ Project Management
Body of Knowledge): The Project Management Knowledge Areas
4.0
Integracin
5.0
Alcance
12.0
Adquisiciones
11.0
Riesgos
6.0
Tiempo
PMBOK
7.0
Costos
8.0
10.0
Calidad
Comunicaciones
9.0
Recursos Humanos
Captulo Puebla

reas de Conocimiento
PMI / PMBOK (Project Management Institute/ Project Management
Body of Knowledge): The Project Management Knowledge Areas
Adquisiciones
Riesgo
Comunicacin
Rec. Humanos
Calidad
Costo
Tiempo
Alcance
Captulo Puebla

Ciclo de Vida del Proyecto
A
I P E C C
B
I P E C C
I P E C C
I P E C C
Administracin del Proyecto
Captulo Puebla

INITIATING
PLANNING
EXECUTION
CONTROL
CLOSING
Definicin de requerimientos con base a la descripcin del

producto del proyecto
Integracin del equipo del proyecto
Creacin del Acta del Proyecto
Kick off meeting
Desarrollo del WBS/ OBS

Definicin del Mecanismo de Control y medicin de avance
Desarrollo de los planes del proyecto:
Tiempo y Costo
Riesgo
Comunicacin
Calidad
Compras
R.H.
Establecimiento de la Lnea Base del proyecto
Ejecucin del Plan del Proyecto

Peticin de cambios
Aplicacin del Mecanismo de Control del Proyecto

Control de Cambios
(comunicacin, reporte de estado e integracin)
Cierre Administrativo
Lecciones Aprendidas
Captulo Puebla
Captulo Puebla
Captulo Puebla
Captulo Puebla
Captulo Puebla
Procesos
Procesos de
Planeacin
de Iniciacin
Captulo Puebla
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin

Procesos
de Cierre
Procesos de Planeacin
Procesos
Procesos de
Planeacin
de Iniciacin
Captulo Puebla
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
Procesos
de Ejecucin
10.2
Distribucin
Informacin
8.3 Ctrl
Calidad
11.4
Respuesta de
Ctrl Riesgo
Riesgo
Adquisiciones
Rec. Humanos
Comunicacin
Costo
Calidad
Tiempo
Alcance
de Cierre
Captulo Puebla
3. Proceso de Iniciacin
Captulo Puebla
Proceso de INICIACIN
Obtendrn los conceptos bsicos asociados a la iniciacin

Identificarn los entregables principales
Desarrollarn los entregables de la fase de Iniciacin
Agenda:
Acta del Proyecto y Anlisis de Interesados

Reunin de arranque (kick-off)
Creacin / revisin de documentos
Captulo Puebla
PROCESO DE INICIACIN
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Procesos
de Ejecucin
Seguimiento
Procesos
de Cierre
Facilita la definicin y autorizacin formal para comenzar un proyecto

o una fase del mismo
Propsito:
Comprometer a la organizacin a un proyecto o a una fase
Fijar la direccin general de la solucin
Definir objetivos del proyecto de alto nivel
Asegurar las aprobaciones necesarias y los recursos
Validar alineacin con objetivos estratgicos
Asignar al Project Manager
Captulo Puebla
Acta del Proyecto (Project Charter)
Ejemplo de
Un proyecto
grande
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Procesos
de Ejecucin
Seguimiento
Procesos
de Cierre
Definicin:
Documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documenta
los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de
los interesados.
Plan del
Proyecto
Entregables
Anlisis de
Riesgo
Plan de
Mitigacin
Anlisis de
interesados
OBS
(Estructura
Organizacio
nal)
Acta del
Proyecto
Captulo Puebla
Reunin de Arranque (Kick off meeting)
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Procesos
de Ejecucin
Seguimiento
Procesos
de Cierre
Propsito:
Integrar a los stakeholders y darles a conocer el proyecto
Agenda:
Interesados (stakeholders) / Acta del Proyecto (Project

Charter)
WBS (Work Breakdown Structure) Plan de Plazos a nivel

general
OBS (Organizational Breakdown Structure) Organigrama
Otros Planes
Compromisos
Captulo Puebla
Acta del Proyecto (Project Charter)
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Por equipos de 5 miembros
Crear el Project Charter (Acta del

Proyecto); el anlisis de stakeholders
y determinar qu informacin
incluiran en la Reunin de Arranque
(Kickoff)
Presentar
Captulo Puebla
4. Proceso de Planificacin
Captulo Puebla
El proceso de planificacin requiere que se le

invierta tiempo suficiente para cubrir todos lo
requerimientos y facilitar los siguientes
procesos: Ejecucin, Control y Seguimiento
Slow Sueco
Captulo Puebla
Proceso de PLANIFICACIN
Obtendrn los conceptos bsicos asociados al proceso

Identificarn los entregables:
WBS EDT (Work Breakdown Structure o Estructura de

Desglose de Trabajo)
OBS (Organizational Breakdown Structure)
RAM (Responsibility Assignment Matrix)
Plan de Riesgos
Plan de Comunicacin y
Plan de Calidad
Plan de Compras
Captulo Puebla
PROCESO DE PLANIFICACIN
Objetivo de los Procesos de Planificacin
Ayudar a recoger informacin de distintas fuentes
Identificar, definir y madurar, el alcance, el costo y la realizacin de

actividades del proyecto
Aprovechar las habilidades y conocimiento de los interesados
Los planes son revisados conforme cambios significativos ocurren en

el transcurso del proyecto; es un proceso repetitivo y continuo
Captulo Puebla
Definicin de Planes
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Propsito:
Crear y mantener los planes del proyecto con actividades detalladas

Establecer la organizacin y planeacin general del proyecto
Estimar los recursos y plazos necesarios
Especificar el alcance, riesgos, comunicacin, compras, personal y
necesidades de calidad del proyecto
Captulo Puebla
Gestin del Alcance
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Definicin
Incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto
incluya todo y slo el trabajo requerido para completar el
proyecto satisfactoriamente.
Procesos
Iniciacin
Planeacin del alcance
Definicin del Alcance
Verificacin del Alcance
Control de cambios del Alcance
- Creacin de la WBS o EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
Captulo Puebla
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT / WBS)

Grupo de elementos del proyecto orientados a entregables que
organizan y definen el alcance total del proyecto
Cada nivel descendente representa una definicin incremental de detalle
de un componente del proyecto
Los componentes del proyecto pueden ser productos o servicios y se
descomponen en paquetes de trabajo.
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Captulo Puebla
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Validacin de la EDT (Estructura de Desglose de trabajo)
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Han sido identificados todos los componentes principales de alto nivel?

Los elementos de niveles mas bajos son necesarios, estn todos
incluidos?
Los stakeholders estaran de acuerdo en que la EDT, es satisfactoria?
Pueden los elementos ser calendarizados, presupuestados y
asignados a un responsable?
Hay demasiada visibilidad y control, o muy poco?
Se pueden generar reportes de avance a todos los niveles?
Captulo Puebla
Gestin de los Recursos Humanos
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Definicin
Incluye los procesos necesarios para organizar, dirigir y

aprovechar el conocimiento y habilidades del equipo del
proyecto
Procesos
Planificacin de los Recursos Humanos
Adquisicin del Equipo del Proyecto
Gestionar, Integrar y Desarrollar al Equipo del Proyecto
Captulo Puebla
Definicin de la Estructura Organizacional
OBS -Organizational Breakdown Structure

Lder del
proyecto
Lder
Tcnico
Mdulo A
Especialista
Especialista
Lder
Tcnico
Mdulo B
Especialista
Especialista
Especialista
Especialista
Especialista
Especialista
Captulo Puebla
Definicin de la Estructura Organizacional
Matriz de Asignacin de Responsabilidades (RAM)

PERSONA
EDT
1. Requerimientos
RV
2. Funcionalidad
AU
3. Diseo
AT
4. Desarrollo
RE
PA
PA
RE
PA
5. Pruebas
RV = Revisa
RE
AT
IN
AC
IN
RE
PA = Participante
IN = Provee Informacin
...
PA
RV
AT
RE = Responsable
AC = Acepta
AC
PA
AU = Autoriza
AT = Provee Asesora Tcnica
Captulo Puebla
Gestin del Tiempo
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Definicin
Incluye los procesos necesarios para asegurar la terminacin

oportuna del proyecto
Procesos
Definicin de actividades
Secuenciacin de actividades
Estimacin de duracin
Desarrollo del Cronograma
Control del Cronograma
Captulo Puebla
Gestin del Tiempo
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Secuenciacin de Actividades (vinculacin):

Comienzo - Comienzo
Fin - Comienzo
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 1
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Fin - Fin
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 2
Tcnicas de Estimacin:
Comienzo - Fin
Juicio experto
Actividad 1
Actividad 2
Estimacin anloga
Delphi
Proyeccin del ciclo de vida
Captulo Puebla
Gestin del Tiempo
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Desarrollo del Programa

Estructura de red para planeacin del proyecto:
CPM (Critical Path Method) - se usa cuando las duraciones pueden
estimarse con cierto nivel de confianza.
PERT (Program Evaluation and Review Technique) - se usa cuando las
duraciones no pueden estimarse con base en la experiencia.
Dur. estimada =(optimista + 4*ms probable + pesimista)/6
ejemplo: (5 + 4*7 + 10) / 6 7.16
Planeacin: definicin de todas las actividades, su liga a una estructura de
red para mostrar interdependencias y asignacin de duracin y recursos
Programacin: Asignar fechas de realizacin a cada actividad del plan
Captulo Puebla
Gestin del Tiempo
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre

Definiciones bsicas
Predecesor: actividad que antecede a otra
Sucesor: actividad que sucede a otra
Hito (milestone): evento significativo en el proyecto, actividad con
duracin cero, se le puede asignar responsable pero no recursos.
Captulo Puebla
Gestin del Tiempo
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre

Propsito
Planear fechas de inicio y termino

Ilustrar la interdependencia de las actividades
Monitorear y controlar el tiempo del trabajo
Gua la asignacin de recursos, su disponibilidad y actividades
Convierte el plan del proyecto en un plan operativo que es la
herramienta bsica para controlar las actividades del proyecto
Especifica plazos en los que el personal debe estar disponible
Contexto para manejar actividades crticas del proyecto
Captulo Puebla
Gestin de los Costos
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Definicin
Incluye los procesos necesarios para asegurar la terminacin

del proyecto dentro del presupuesto aprobado
Procesos
Planeacin de Recursos
Estimados de Costos
Elaboracin de Presupuestos
Control Presupuestal
Captulo Puebla
Mtodos de estimacin de costos:
Estimacin Ascendente (mayor precisin)

Conceptual (top down) (informacin limitada)
Estimacin Anloga
Estimacin por Tres Valores:
(optimista + 4*ms probable + pesimista)/6
La EDT es el principal input en el proceso
Captulo Puebla
Manejo de costos en MS-Project
Costos fijos.- En la vista Diagrama de Gantt, en el men Ver,

seale Tabla y clic en Costo. En el campo Costo Fijo escriba la
cantidad a la tarea correspondiente.
Costos variables.- Costo/hr, depende de las hrs. que cada

recurso interviene en el proyecto, tasa por hr. estndar y extra.
Captulo Puebla
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Crear EDT del proyecto de

forma grupal
Captulo Puebla
Captulo Puebla
Gestin de los Riesgos
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Definicin
Incluye los procesos necesarios para la gestin efectiva de los

riesgos para incrementar los resultados de eventos positivos y
minimizar las consecuencias de eventos adversos, se divide
en:
Procesos
Identificacin de Riesgos
Cuantificacin de Riesgos
Planeacin de la Respuesta al Riesgo
Seguimiento y Control del Riesgo
Captulo Puebla
Definicin
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Evento o condicin incierta, que si ocurre puede tener un

efecto positivo o negativo, en al menos un objetivo del proyecto
(tiempo, costo, alcance o calidad).
Puede tener una o ms causas y uno o ms impactos
Los riesgos deben ser abordados proactiva y consistentemente
durante todo el proyecto.
Captulo Puebla
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Captulo Puebla
Plantilla de Registro de Riesgos

Nombre del Proyecto:
Project Manager: email:
No.
Fecha
Elemento
WBS
Ext.:
Categora
Nm. de Proyecto:
Creado en:
Creado por:
Modificado en:
Identificacin del Riesgo

Descripcin del Riesgo
Causa del Riesgo
Probab. Impacto
Evaluacin del Riesgo

Calif. Prioridad Impacto Impacto en Tpo.
P*I
en $
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Suma
Firmas de Aceptacin del Plan de Gestin de Riesgos

Nombre
Rol
Firma
Fecha
Project
Manager
Las firmas anteriores indican el entendimiento y la aceptacin del propsito y contenido de este documento.
Captulo Puebla
Estado:
abierto detectado y sin solucin
anlisis reconocido, solucin en anlisis
resuelto solucin terminada e implementada
cerrado resuelto y verificado/validado
Plan de Respuesta al Riesgo

Plan de Respuesta
Fecha
Costo Responsable
Planeado
Accin Actual Ejecutada
Control del Riesgo

Fecha
Costo
Real
Responsable Estado
Actual
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
Suma
Suma
Captulo Puebla
EDT WBS MS-Project
Captulo Puebla
Identificar los Riesgos
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
EDT WBS MS-Project
Captulo Puebla
Determinacin del Impacto
Condiciones definidas para Escalas de Impacto de un Riesgo en los Principales Objetivos del Proyecto
nicamente se muestran escalas numricas o relativas
Objetivo del
Proyecto
Muy bajo / 1-2
Bajo / 3-4
Moderado / 5-6
Elevado / 7-8
Muy Elevado / 9-10
Costo
Insignificante
incremento del
costo
< 10% de
incremento en
costo
10-20%
incremento en
costo
20-40%
incremento en
costo
>40% incremento
en costo
Tiempo
Insignificante
incremento de
tiempo
<5% incremento
en tiempo
5-10% incremento
en tiempo
10-20%
incremento en
tiempo
>20% incremento
en tiempo
Alcance
El alcance
disminuye
insignificantement
e
Se afectan reas
de poca
importancia del
alcance
Se afectan reas
importantes del
alcance
Reduccin del
alcance
inaceptable para el
patrocinador
El elemento final
del proyecto es
totalmente intil
Calidad
La degradacin de
calidad es
escasamente
notoria
Slo aplicaciones
muy exigentes son
afectadas
La reduccin de
calidad requiere
aprobacin del
sponsor
La reduccin de
calidad es
inaceptable para el
sponsor
El elemento final
del proyecto es
totalmente intil
Captulo Puebla
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
La evaluacin de las consecuencias y severidad de los riesgos

proporcionar un monto y un nivel de gravedad.
Se puede realizar mediante un anlisis simple con los datos
disponibles; en situaciones complejas, se utilizan modelos
matemticos.
Tcnicas:
1. Entrevistas, experiencia y datos histricos
2. Distribuciones de probabilidad
Captulo Puebla
Captulo Puebla
Evitacin: Reorganizar las facetas del proyecto, reprogramar los
elementos del trabajo, modificar las relaciones de la tarea
asociada.
Transferencia: Transferir el elemento a otra rea de la misma
organizacin o a otra organizacin.
Mitigacin:
Preparar y comunicar planes de respuesta de riesgo con
acciones especficas
Administrar el desempeo del trabajo tcnico
Crear una reserva de fondos
Captulo Puebla
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Es un plan de contingencia que determina acciones especficas

para atacar directamente un problema en el momento en que se
presente; ayudar a planificar y coordinar las acciones de
respuesta en tiempo.
Captulo Puebla
N/A
esgo
cha
Sum a
Captulo Puebla
Estado:
abierto
detectado y sin solucin
anlisis reconocido, solucin en anlisis

resuelto solucin terminada e implementada
cerrado resuelto y verificado/validado
Costo
Responsable
Planeado
Control del Riesgo

Accin Actual Ejecutada
Fecha
Costo
Real
Responsable
Actual
Estado
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
abierto
Sum a
Captulo Puebla
Gestin de las Comunicaciones
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Definicin
Su propsito es asegurar que toda la informacin para el
proyecto sea generada, recopilada, distribuida y almacenada
de forma adecuada y en el momento correcto.
Procesos
Planificacin de la Comunicacin
Distribucin de la Informacin
Informar el Rendimiento
Gestionar a los Interesados
Cierre Administrativo
Captulo Puebla
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
La comunicacin se refiere al
intercambio de informacin que
crea un entendimiento mutuo
para la unificacin de
actividades, las cuales estn
encaminadas al logro de
objetivos organizacionales
Captulo Puebla
EMISION DE MENSAJES
RUIDO
RUIDO
EMISOR
MENSAJE
RECEPTOR
MEDIO
MENSAJE
RETROALIMENTACION
(MEDICION DEL IMPACTO)
Captulo Puebla
El Rumor
Captulo Puebla
MENSAJE
RUIDO
MENSAJES
PERCEPCION
DISTORSIONADOS
FINAL
Captulo Puebla
100%
Lo que yo pienso
Lo que yo digo
70%
Utilizar ayudas visuales como

grficas y presentaciones
Lo que el otro escucha
Celulares en modo de
silencio, ser puntuales,
poner atencin.
Lo que el otro entiende
30%
Lo que el otro retiene
Hacer preguntas para

unificar el entendimiento
Captulo Puebla
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Cmo pueden mejorar la comunicacin en su trabajo?
Tomar notas
Escuchar con todos los sentidos
Ser claros en el mensaje
Realizar preguntas para aclarar el mensaje
Verificar si la persona entendi el mensaje pidindole
parafrasear lo que acaba de escuchar
Evitar distracciones
Poner atencin
Disear un plan de comunicacin y darle seguimiento
Captulo Puebla
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Revisin de documentacin:
Plan de Comunicacin
Captulo Puebla
PROCESO DE CIERRE
Por equipos
Desarrollar un plan de
comunicacin
Presentar
Captulo Puebla

Control de Calidad
Calidad
Procesos requeridos para asegurar que el proyecto cumple con
las necesidades por las cuales fue emprendido. Los procesos
principales del rea son:
Planeacin de Calidad
Aseguramiento de Calidad
Control de Calidad
Captulo Puebla
Control de Calidad
Ciclo de AQ
Revisin
Verificacin
Validacin
Alcance
Participante
Instrumento
Determinar los
entregables
en c/fase del
proyecto
Auto-control
Check- list de
inspeccin
Existencia del
entregable
en c/ fase del
proyecto
Persona asignada
para la verificacin
de calidad
Plan de Calidad
Aceptacin de
c/ fase del
Proyecto
Usuario / Cliente
Minuta de
reunin
Bitcora de
control de
cambios
Especialista
Acciones
correctivas
Acciones
correctivas
Captulo Puebla

Adquisiciones
Abastecimiento
Proceso requerido para adquirir bienes y servicios fuera de la
organizacin a cargo del proyecto, incluye:
Planeacin de las compras y adquisiciones

Planeacin de concursos y cotizaciones
Seleccin de proveedores
Control/ Administracin de contratos
Cierre del contrato
Captulo Puebla

Adquisiciones
Desarrollo del plan del proyecto (plazos, recursos, costos)
RAM (Matriz de Asignacin de Responsabilidades)

Desarrollo de las estimaciones de costos y recursos
Obtencin de la aprobacin del presupuesto para la contratacin de personal
externo y activos requeridos para el proyecto
Captulo Puebla
5. Proceso de Control y
Seguimiento
Captulo Puebla
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Procesos
de Ejecucin
Seguimiento
Procesos
de Cierre
CONTROL Y SEGUIMIENTO
Conocern los conceptos bsicos asociados

Identificarn los entregables principales
Sern capaces de desarrollar un mecanismo de control y
aplicar las herramientas de control
Captulo Puebla
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Procesos
de Ejecucin
Seguimiento
Proceso de Control y Seguimiento

Agenda:
Reporte de Estado del Proyecto (Semforo)

Mecanismo de Control
Procesos
de Cierre
Captulo Puebla

Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Procesos
de Ejecucin
Seguimiento
Integracin del Proyecto

En el seguimiento del proyecto se aplica el rea de conocimiento
de la Integracin que es el proceso para asegurar que todos los
elementos de un proyecto estn coordinados, incluye:
Desarrollo del Plan del Proyecto
Ejecucin del Plan de Proyecto
Control de Cambios global
Procesos
de Cierre
Captulo Puebla
PROCESO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

Control de Cambios
Slo aplica
para proyectos
grandes
Determinar que el plan ha cambiado
Manejar los cambios desde que surgen
Ejemplo de un Sistema de Control de Cambios
Requerimiento
de Cambio
Evaluacin del
Cambio
Revisin por
Comit
Aprobacin?
SI
NO
Rechazado
Registro
Captulo Puebla

Informar el rendimiento
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Procesos
de Ejecucin
Seguimiento
Procesos
de Cierre
Revisiones del rendimiento del proyecto
Son reuniones en las que se evala el estado y progreso de la

actividad del cronograma, el paquete de trabajo o la cuenta de
costos.
Utiliza tcnicas como Anlisis de Variacin, Anlisis de

Tendencias y Tcnica del Valor Ganado.
Captulo Puebla

Captulo Puebla

Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Procesos
de Ejecucin
Seguimiento
Control
Es el proceso de comparar el rendimiento actual con el planeado,

analizar variaciones, evaluar posibles alternativas y tomar
acciones correctivas adecuadas cuando se requieran.
Anlisis de medicin del rendimiento

Valor Ganado (Earned Value)
Es un mtodo para medir el rendimiento del proyecto.
Compara la cantidad de trabajo que fue planeada contra la que

fue realizada para determinar si el rendimiento en costo y tiempo
se comporta de acuerdo a lo planeado.
Procesos
de Cierre
Captulo Puebla

SPONSOR
DIRECCION
SEGTO. Y CONTROL
DEL PROYECTO
INFORMACIN DEL
PROYECTO
EQUIPO
RESPONSABLE
Status
Report
Plan de
Plazos
Responsable
de
proyecto
Retroalimentacin
Status
Report
REA - 1
01
REA - 2
N
REA - 3
Captulo Puebla

Administracin del Contrato
Puntos que merecen especial atencin y cuidado en un contrato:
Modificaciones al contrato
Mecanismos para medir niveles de servicio
Penalizaciones
Mecanismos de ajuste de precios

Causas de terminacin anticipada
Causas de incumplimiento
Calendario de ejecucin de servicios / tiempos de entrega
Legislacin aplicable
Jurisdiccin competente
Garantas
Captulo Puebla
6. Proceso de Cierre
Captulo Puebla
Proceso de CIERRE
Agenda:
Reporte de Cierre
Captulo Puebla
PROCESO DE CIERRE
Definicin de
participantes
y roles
Enviar
invitacin y
agenda
Anlisis previo
del proyecto
con base en la
documentacin
del cierre
Sesin de
Lecciones
Aprendidas
Conclusiones y
documentacin
de las
Lecciones
Aprendidas
Difusin y
transferencia
de
conocimiento
Captulo Puebla
PROCESO DE CIERRE
Experiencia
Qu se hizo?
Documentar
Cmo se hizo?
Transferir
Funcion ?
si
Capitalizar
no
Funciona en
el mercado?
no
Desechar
prctica
Documentar
Mejorar
si
S hacerlo?
si
Mejorar
Qu mejorar?
Cmo mejorar?
no
Lo necesito?
Adquirir
Plan de Adquisicin
Desarrollar
Plan de desarrollo
si
no
Desechar
prctica
Documentar
Captulo Puebla
Procesos
de Iniciacin
Procesos de
Planeacin
Procesos
de Control y
Seguimiento
Organizacin del proyecto (WBS, OBS)
Aspectos valorados como positivos
Aspectos valorados como negativos o mejorables
Recomendaciones
Procesos
de Ejecucin
Procesos
de Cierre
Repetir
No repetir
Hubiera
hecho
Captulo Puebla
De forma grupal
Conducir sesin de Lecciones
Aprendidas del curso

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Captulo Puebla

Desarrollando profesionalismo en project management.

Si sucedieran estas 5 situaciones al mismo tiempo,

2. Se est regando el agua porque est puesta la bomba

5. Est sonando el telfono local

Son esquemas culturales aprendidos

Cada persona interpreta la realidad segn

Clientes muy importantes

Plantilla joven y dinmica

Curva del cambio

CMO LOGRAR EL CAMBIO

El comienzo de la mejora continua

Romper las reglas establecidas del como siempre lo hemos hecho

QU HACER PARA LOGRAR EL CAMBIO

Competencia intensa y global

Al implementar la metodologa de PM en mis proyectos qu voy a lograr?:

Repasar los conceptos bsicos de la administracin de proyectos

2 semanas Das intercalados

2 semanas Das intercalados

Introduccin, el cambio, Modelos de gestin

Procesos de Iniciacin, Procesos de Planificacin I

Procesos de Planificacin II, Procesos de Planificacin III

Conceptos y herramientas de la Metodologa de Project

Conocer los cinco grupos

El Contexto de la Administracin de Proyectos (PM)

Al final de esta sesin los participantes:

Recordarn los conceptos bsicos de PM

Obtendrn una base de conocimientos y un lenguaje comn

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Los proyectos son una forma de organizar actividades

Generalmente, los proyectos son autorizados por

Una demanda de mercado

Una necesidad organizacional

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Tiene un comienzo y un final definidos

Producto, servicio o resultados nicos

La singularidad es una caracterstica importante de los

Avanzar mediante incrementos

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

CICLO DE VIDA de un Proyecto:

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Los proyectos se dividen en fases con el fin de lograr un mejor

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

El nivel de incertidumbre es ms alto al inicio del proyecto:

Al avanzar aumenta la certeza de terminar con xito

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Reparaciones de pozos con IOLAIR

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y

Es la aplicacin e integracin de los 5 grupos de proceso de

La direccin de un proyecto incluye:

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Director del proyecto (Project Manager)

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

El director del proyecto (project manager, project leader) es el

Alcanzar los objetivos del proyecto

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

El xito de un proyecto se puede definir como el proveer el entregable

Estas cuatro variables estn interrelacionadas, cualquier cambio a

El usuario final siempre quiere el proyecto completo, bien hecho, de

EL CONTEXTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS