Anda di halaman 1dari 9

Pertukaran informasi bisnis sekarang umumnya dilakukan dengan cara yang

konvensional, yaitu menggunakan media kertas. Seiring dengan meningkatnya


transaksi bisnis suatu perusahaan tentu akan meningkat pula penggunaan kertas. Hal
ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam pertukaran
informasi, kebutuhan akan bertambah jumlah personil yang sekaligus juga berarti
menambah beban keuangan dalam perusahaan.
Fakta-fakta ini telah menyebabkan ketidakefisienan dalam dalam bisnis,
khususnya yang berkaitan dengan pertukaran informasi bisnis. Persoalan di atas tentu
harus kita cara jalan keluarnya agar efisiensi dalam transaksi bisnis dapat
ditingkatkan. Kehadiran internet menjadi sebuah jawaban untuk mengatasi berbagai
problema di atas. Namun, jaminan keamanan dalam transaksi melalui internet telah
menimbulkan kekhwatiran orang untuk bertransaksi melalui media maya ini.
Kehadiran Electronic Data Interchange (EDI) telah menjadi salah satu solusi untuk
membuat keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan
jaminan keamanan dalam bertransaksi tersebut.
Sistem ini sudah memiliki standar internasional yang sudah digunakan oleh
banyak para pelaku bisnis. Definisi umum dari EDI itu sendiri adalah sebuah
metode

pertukaran

dokumen

bisnis

antar

aplikasi

komputer

antar

perusahaan/instansi secara elektronis dengan menggunakan format standar yang telah


disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan yang memiliki sistem dan
aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi EDI (Value added Network).

EDI is the electronical exchange of business documents in a standard,


computer-processable, universally accepted format between trading partners
Terjemahan Bebas
EDI adalah pertukaran dokumen bisnis dalam suatu standar, dapat diproses
komputer, format diterima secara universal antara rekan bisnis.
Like many other early information technologies, EDI was inspired by
developments in military logistics. The complexity of the 1948 Berlin airlift required the
development of concepts and methods to exchange, sometimes over a 300 baud
teletype modem, vast quantities of data and information about transported goods. These
initial concepts later shaped the first TDCC (Transportation Data Coordinating
Committee) standards in the US.[2][3] Among the first integrated systems using EDI were
Freight Control Systems. One such real-time system was the London Airport Cargo EDP
Scheme (LACES) at Heathrow Airport, London, UK, in 1971. Implementing the direct
trader input (DTI) method, it allowed forwarding agents to enter information directly into
the Customs processing system reducing the time for clearance. The increase of
maritime traffic and problems at Customs similar to those experienced at Heathrow
Airport led to the implementation of DTI systems in individual ports or group of ports in
the 1980s

Dulunya seperti teknologi informasi pada awalnya, EDI terinspirasi dari


perkembangan dalam logistik militer. Kompleksitas dari pengangkutan udara Berlin
1948 membutuhkan perkembangan dari konsep dan metode untuk menukar, kadang
mencapai 300 baud teletupe modem. Jumlah data dan informasi yang besar mengenai
transport kebutuhan. Ini memicu muncul konsep berikutnya membentuk standar

pertama TDCC (Transportation Data Coordinating Committee) di Amerika Serikat.

Diantara sistem pertama yang terintegrasi menggunakan EDI adalah Sistem Kontrol
Freight. Satu real-time sistem adalah London Airport Cargo EDP Scheme (LACES)
di Heathrow Airport, London, UK, pada tahun 1971. Penerapan metode Direct Trader
Input (DTI), memperbolehkan ekspeditur untuk memasuki informasi secara langsung
ke dalam sistem pengolahan bea cukai untuk mengurangi waktu untuk perizinan.
Peningkatan lalu lintas maritime dan masalah dib ea cukai sama dengan pengalaman
di Heathrow airport yang membawa implementasi sistem DTI ke dalam pelabuhan
individu atau kelompok dari pelabuhan di tahun 1980an..
Cara Kerja Electronic Data Interchange (EDI) memiliki 3 (tiga) komponen
utama yaitu, pesan standar, perangkat lunak EDI (EDI converter) dan komunikasi.
Adapun yang dimaksud dengan pesan standar adalah berisi teks (text) yang memuat
informasi dan rule sebagai penerjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh
dari pesan standar adalah Uniform Communication Standard (UCM) yang
mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen lainnya; purchase order, promotion
announcement, price change, invoice, dll.
Lazimnya ada beberapa proses untuk EDI dapat bekerja secara baik, ada
minimal 4 elemen yang diperlukan antara lain:2
1 Gifkins, Mike; Hitchcock, David (1988). The EDI handbook. London: Blenheim
Online."EDI 101 - EDI TDCC (The Transportation Data Coordinating Committee) - EDI, History,
Company & Industry Standards, How it works, Benefits". Retrieved 7 May2014.

2 Glover, Liddle, Prawitt, E-business principles & strategies for


accountants, 2001,Prentice-Hal,Inc New Jersey,United States of America

1. Komputer dari masing masing perusahaan harus terkoneksi melalui jaringan.


2. Harus memiliki protokol yang diterima untuk menerima pesan antar mesin antara
kedua perusahaan.
3. Dua komputer harus menyetujui terhadap format dokumen untuk menukar data
(seperti surat elektronik yang mesin kedua belah pihak tahu bagaimana mengirim
dan menerima)
4. Sistem komputer yang berinteraksi perlu untuk menyetujui aplikasi semantik,
dimana, jenis pesan yang akan diproses (beranggapan bahwa jenis dari dokumen
ini terkandung dalam amplop; seperti order pemesanan, invoice, atau beberapa
dokumen lain).
Table 2.2 Layers of EDI
Layer
Application
Document Format
Message Transport
Hardware

Purpose
Application-specific fields (e.g., date, customer ID, part no.)
Language for presenting EDI data (ANSI X12, EDIFACT)
Method for transporting messages (e-mail, FTP, HTTP)
Computer network equipment (servers, routers, cables, etc)

Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok.


Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction
set. Jadi, transaction set adalah analogi elektronik dari kertas/form dokumen bisnis.
Salah satu ciri utama dalam EDI, pada dasarnya pertukaran data terjadi antar aplikasi
komputer, sehingga tidak hanya antar komputer. Akibatnya intervensi hanya manusia
(pengguna) terjadi pada aplikasi komputer ini, sedangkan sisanya seperti proses
pengiriman dan interpretasi data dapat dilakukan oleh komputer. Berbeda dengan

facsimile dan e-mail, Dalam EDI yang dipertukarkan harus terstruktur sehingga dapat
dibaca dan diinterpretasikan oleh komputer. Dalam facsimile dan e-mail data tidak
terstruktur sehingga data hanya bisa diinterpretasikan oleh manusia. Kedua,
Perangkat lunak EDI berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI
ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus
terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.
Ketiga, Komunikasi. Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan
komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI
dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur
komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah
transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan
yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi
memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai
kecepatan transmisi yang sama, (3) menyediakan line telepon pada saat yang sama.
Dengan bertambahnya rekan bisnis, maka komunikasi berbentuk point-topoint makin susah untuk di-manage, oleh karena itu dalam perkembangannya akan
lebih mudah bila memakai jasa pihak ketiga, yaitu Vale Added Network (VAN). VAN
adalah penyedia network di mana setiap pelanggan-pelanggannya mempunyai
mailbox pada perusahaan VAN tersebut. Mailboxing ini memungkinkan pengiriman
transaction set ke mailbox rekan bisnis. Dengan cara ini pesan-pesan EDI dibawa
oleh e-mail. Komunikasi via VAN menghindari keterbatasan-keterbatasan yang ada

pada point-to-point. Beberapa VAN juga menyediakan bantuan implementasi berupa


consulting, softaware dan training rekan bisnis. Untuk seccurity transfer data VAN
memberikan jaminan kepada pelanggan-pelanggan dengan cara-cara sebagai berikut:
Access ke VAN memerlukan password dan IDs; Validasi relasi dagang untuk
memastikan hanya pelanggan yang berhak yang bisa menerima pesan-pesan atau
dokumen-dokumen; VAN mencek integritas dari pesan-pesan EDI. Ini diimaksudkan
untuk memastikan agar pesan-pesan yang dikirimkan sesuai dengan standar yang
dipakai.
Tujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar
teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya
dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat
mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi
pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode
konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan
dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut
terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih
baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat
lebih baik juga.
Penerapan EDI di Internet ini sendiri sudah banyak dilakukan oleh Negara
luar. Di Indonesia ini sendiri juga sudah ada perusahaan yang khusus menyediakan
layanan EDI kepada perusahaan perusahaan maupun instansi pemerintah. Banyak

perusahaan di Indonesia ini yang sudah mulai untuk memakai teknologi EDI untuk
mengefisiensikan transaksi serta mengurangi biaya (cost) dan tingkat error yang
terjadi pada transaksi yang dilakukan.
Adapun perusahaan yang menggunakan teknologi EDI

Tabel 2.3 Perusahaan Pengguna Teknologi EDI di Indonesia


Penggunaan EDI sekarang ini sangat diperlukan oleh berbagai perusahaan di
dunia. EDI adalah sub dari e-business yang digunakan antara partner transaksi seperti

supplier dan perusahaan. Jika partner transaksi bisa secara efisien dan efektif menyatu
dalam sistem EDI, mereka akan mendapatkan berbagai manfaat termasuk
peningkatan manajemen gudang, pengurangan waktu transaksi, dan efisiensi biaya.
Contohnya seperti perusahaan Wal-Mart dan supplier utama Procter dan Gamble
(P&G) yang telah mengkoneksi sistem informasi mereka menggunakan EDI. P&G
membuat sistem software yang begitu hebat untuk mengatasi kebutuhan permintaan
Wal-Mart. Karena adanya sistem EDI yang terintegrasi, saat toko Wal-Mart menjual
produk dari P&G, Pihak P&G dengan segera akan mengetahui dan bisa koordinasi
produksi dan pengiriman. EDI tidak hanya sebatas transaksi saja, tetapi perminataan
informasi seperti list harga terkini atau level stok barang, dimana bisa meningkatkan
banyak perencanaan dan pengambilan keputusan. Saat diimplementasikan secara
penuh, EDI bisa mengizinkan komputer dalam perusahaan penjualan dan perusahaan
pembelian untuk melakukan berbagai aktivitas yang tertera dalam tabel dibawah ini.
Tabel 2.4 Ilustrasi penggunaan EDI

Purchasing Company
Determine when inventory should

Selling Company
Receive purchase order

be

Send a notice to the warehouse to

reordered

based

on

predetermined.

ship the goods

Determine inventory supplier amd

Send an electronic invoice

availability of desired product

Receive notice that funds were

Place orders

Receive electronic invoices

deposited

Transfer payment

Notify the customer that payment


has been received and properly
credited.