MICROSOFT ACCESS
Pengenalan Microsoft Office Access 2003
Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat menbantu kita membuat aplikasi
database dalam waktu relatif singkat, Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-
aplikasi kecil, Misalnya Program untuk kasir di Koprasi, Penjualan untuk toko.
Di Microsoft Access terdapat beberapa bagian yaitu :
1. Table : digunakan untuk menyimpan data
2. Query : digunakan untuk memanipulasi data
3. Form : digunakan untuk frontend aplikasi, biasanya untuk
menampilkan data,menambah data dll.
4. Report : digunakan untuk membuat laporan
5. Macro : digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi
Bagaimana memulai Microsoft Access
1. Click Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access
2. Setelah terbuka click Blank Database, pada jendela file New Databases isikan
nama file yang diinginkan misalkan Penjualan ( untuk membuat aplikasi
penjualan barang pada suatu toko )
Kita sudah membuat database dengan nama Penjualan tetapi database itu belum
dapat di gunakan untuk itu kita perlu membuat Table, Form , Query, Report dan
Macro bila perlu.
Teaching Lab 1
Modul Microsoft Office Acces 2003
TABLE
Table adalah tempat untuk mentimpan data, contohnya data barang disimpan di
table barang, Sebelum kita membuat table kita tentukan dulu table-table yang
diperlukan beserta field-fieldnya.
Table Barang
Teaching Lab 2
Modul Microsoft Office Acces 2003
4. Pilih File Save , Ketikkan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan
Barang kita simpan dengan nama “Tbl_Barang”.
5. Table Barang sudah selesai di buat. Tutup table untuk membuat table-table
lainnya.
Jika Table Barang sudah selesai dibikin sekarang coba buat Table Karyawan,
Header_Penjualan dan Detail_Penjualan dengan spesifikasi sebagai berikut :
Teaching Lab 3
Modul Microsoft Office Acces 2003
Kemudian isi Data pada table-table yang kita telah buat , caranya double Click Table
yang ingin kita isi, kemudian isi data-datanya (cara isinya sama seperti pada Excell)
Teaching Lab 4
Modul Microsoft Office Acces 2003
Query
Query adalah ”Permintaan Data” kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data
dalam tabel menjadi satu informasi yang bisa di mengerti , seperti mengelompokkan
sepuluh penjualan terbesar oleh cuxtomer yang dimiliki, ia bisa berdasarkan pada satu
tabel saja, atau pada dua atau lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah
ada.
Dengan Query kita dapat :
• Menampilkan data-data tertentu pada suatu table
• Menampilkan data dari diua table atau lebih dengan syarat antar table itu ada
field yang berhubungan
• Dapat melakukan oprasi perhitungan
Itulah tiga fungsi utama Query , Query biasanya digunakan sebagai sumber data
untuk Report dan form
Teaching Lab 5
Modul Microsoft Office Acces 2003
2. pada jendela Show Table pilih table yang akan dipakai dalam Query,
misalnya kita pakai table Barang, Click Tabel_Barang lalu Click Add, Jika
tidak ada table yang ingin dipakai lagi click Close
Keterangan
Teaching Lab 6
Modul Microsoft Office Acces 2003
3. Untuk menampilkan seluruh field dan record pada Tbl_barang pada field, click
tombol panah ke bawah pilih Tbl_barang
4. Untuk mellihat hasil query pilih menu Query lalu Click Run atau bisa
langsung mengklik Icon Run pada toolbar
Hasilnya :
Teaching Lab 7
Modul Microsoft Office Acces 2003
5. Untuk menyimpan Query klik Icon disket, Pada jendela Save beri nama Query
lalu Click OK. Maka Query akan tersimpan dan dapat digunakan kapan saja.
6. Untuk menampilkan Field-field tertentu saja, Misalnya kita hanya ingin
menampilkan Field Kode_barang dan Nama_Barang, Lalu arahkan kursor
kesebelah lalu Click tombol panah kebawah pilih nama Barang. Pastikan kotak
kecil pada show tercentang (Jika kotak pada show tercentang maka field akan
ditampilkan, tetapi bila tidak maka field tidak ditampilkan).
Teaching Lab 8
Modul Microsoft Office Acces 2003
7. Untuk menampilkan data barang yang kode barangnya =B001, caranya adalah
pilih field-field yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya di
ketik B001
Teaching Lab 9
Modul Microsoft Office Acces 2003
8. Untuk menampilkan nomor faktur ”F001” Siapa yang Punya , caranya adalah
pada saat kita memilih table yang akan digunakan pada query, Pilih Tbl_H_Pjl
lalu Klik Add, Pilih Tbl_karyawan , Baru klik Close, kita harus membuat
hubungan antara table Tbl_H_Pjl dengan Tbl_karyawan caranya adalah klik
field NIK pada Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah field NIK pada
Tbl_Karyawan ” akan muncul garis penghubung kedua table” ( Jika sudah ada
tidak perlu membuat penghubung ). Pilih Field-ield yang akan di tampilkan
pada field No_Fak pada criterianya diketik ”F0001” setelah itu jalankan
Query.
Teaching Lab 10
Modul Microsoft Office Acces 2003
9. Untuk melakukan operasi perhitungan contohnya kita buat query untuk sub
form penjualan. Caranya :
a. Click Query, lalu klik dua kali Design View pilih tbl_D_Pjl Click
Add Click Close
b. Pada jendela Query buat Query seperti dibawah ini
c. Simpan Query dengan nama Qry_detail_penjualan
Teaching Lab 11
Modul Microsoft Office Acces 2003
Teaching Lab 12
Modul Microsoft Office Acces 2003
Form
Form digunakan untuk mempresentasikan ke user atau menerima inputan dari user
data dalam table / query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain control
windows form dalam access biasa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub
form, biasanya jika bekerja dalam Transaksi Master Detail
Hasilnya :
Teaching Lab 13
Modul Microsoft Office Acces 2003
Kita lihat form yang dihasilkan Untuk memodifikasinya klik Icon Design pada
Toolbar
2. Pada mode desaign atur form agar bisa kita tambahkan control-control yang
lain
3. Tambahkan Tombol untuk Menambah data caranya , pada toolbox click
Command Button lalu letakkan pada form akan muncul jendela Command
Button Wizards, pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih
Add New Record. Click Next pada Text ketik Tambah lalu Click Next,
ketikkan nama untuk command Button ini ketik saja cmd_Tambah lalu click
Finish.untuk lebih jelasnya lihat gambar dibawah ini
Teaching Lab 14
Modul Microsoft Office Acces 2003
Teaching Lab 15
Modul Microsoft Office Acces 2003
Close Form. Klik Next pada Text ketik keluar lalu klik Next, ketikkan nama
command button ini ketik cmd_keluar lalu klik Finish.
7. Tambahkan Combo Box untuk mencari data barang. Caranya block control
lalu geser kebawah. Pada Toolbox klik Combo Box Wizards pilih “ Find a
records on my form based on the value I selected in my Combo Box” . klik
Next Pilih Kode Barang jika kita ingin mencari berdasarkan kode barang klik
tombol > lalu klik Next, klik next lagi. Ketikkan “ Klik disini untuk mencari
kode barang lalu klik Finish.
Teaching Lab 16
Modul Microsoft Office Acces 2003
8. Tambahkan Label untuk membuat Judul Form pada Toolbox klik Label lalu
gambarkan di Form kemudian di dalam label tersebut ketikkan “Maintenance
Data Barang”
9. Setelah selesai dibuat Simpan Form dengan nama frm_Barang.
Pembuatan Form Data Barang sudah selesai dan silahkan di tes apakah tombol-
tombol yang ada sudah berfungsi dengan benar
Teaching Lab 17
Modul Microsoft Office Acces 2003
Sekarang saatnya kita buat Form Penjualan. Biasanya Karyawan kalau belanja itu
lebih satu barang untuk itu kita perlu membuat form yang dapat mengakomodasi
keperluan tersebut. Form Penjualan terdiri dari Form Penjualan dan Form detail
penjualan sebagai sub form.
Membuat Sub Form Detail Penjualan
1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Design
2. Pada wizard, klik New pada Jendela New Form Wizard, lalu pilih sumber
datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih qry_detail_penjualan
klik OK
3. Pada jendela Form Wizards Pindahkan semua Field ke sebelah kiri kecuali
field No_Fak klik next. Pilih data Sheet klik Next pilih Standard Klik Next
lalu klik finish, hasilnya terlihat gambar di bawah ini.
Teaching Lab 18
Modul Microsoft Office Acces 2003
Pilih View pada Menu Code, akan muncul Jendela Visual Basic Editor. Ketikkan
kode seperti di bawah ini
Efek dari kode di atas pada saat form di jalankan, jika kita pilih salah satu kode
barang pada Combo Box maka secara otomatis nama barang, satuan dan harga
akan muncul. Tambahkan satu text box di bagian Footer Form pada properties
namenya isi dengan Sub Total di kotak text box tersebut ketikkan “ = Sum([Total
Harga])”
Simpan Form dengan nama frm_Detail_Penjualan
Teaching Lab 19