Anda di halaman 1dari 96

Sistema de Administracin Empresarial

Aspel-SAE
Versin 4.0

Gua Curso Bsico


Usuario

Elaborado por:
Soporte Tcnico
Aspel de Mxico, S.A. de C.V.
Cerrada de Suiza #17 Col. San Jernimo Aculco
Del. Magdalena Contreras C.P. 10400
Mxico, .D.F
Febrero/2005.

Elaborada por: Soporte Tcnico


Aspel de Mxico, S.A. de C.V.
Cerrada de Suiza #17 Col. San Jernimo Aculco.
Del. Magdalena Contreras C.P. 10400
Mxico, .DF
Enero/2006.

Aspel es una marca registrada de Aspel de Mxico S.A. de C.V.


Asimismo Aspel de Mxico S.A. de C.V. se reserva el derecho de revisar peridicamente
este documento y hacer cambios en el contenido del mismo, si lo considera necesario.
Todas las marcas comerciales que se mencionan en este documento son marcas
registradas por sus respectivas compaas.
Cualquier duda o comentario al respecto de este documento, favor de notificarlo a:
cursos@aspel.com.mx

Contenido
1.

INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 1
1.1
1.2

2.

GENERALES ................................................................................................................................... 2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14

3.

DEFINICIN ................................................................................................................................. 1
OBJETIVO DEL CURSO................................................................................................................. 1

DEFINICIN ................................................................................................................................. 2
CMO EMPEZAR A TRABAJAR CON ASPEL-SAE .......................................................................... 2
ABRIR EMPRESA ......................................................................................................................... 2
CAMBIO DE DIRECTORIO Y FECHA................................................................................................ 3
CERRAR EMPRESA...................................................................................................................... 4
OPERACIONES DE APLICACIN GENERAL .................................................................................... 4
DATOS DE LA EMPRESA .............................................................................................................. 5
SALIR ......................................................................................................................................... 6
ACTIVAR SUGERENCIAS .............................................................................................................. 6
MODO ALTERNO DE CAPTURA ..................................................................................................... 6
PERSONALIZACIN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ................................................................... 7
TECLAS DE ACCESO RPIDO ....................................................................................................... 7
CALCULADORA ........................................................................................................................... 8
MDULOS DEL SISTEMA .............................................................................................................. 8

CATLOGOS ................................................................................................................................ 10
3.1
DEFINICIN ............................................................................................................................... 10
3.2
VENDEDORES ........................................................................................................................... 10
3.3
ZONAS ...................................................................................................................................... 11
3.4
CLIENTES ................................................................................................................................. 14
3.5
PROVEEDORES ......................................................................................................................... 23
3.6
LNEAS DE PRODUCTOS ............................................................................................................ 27
3.6.1
Grupos y Subgrupos (Tallas y Colores) ...................................................................... 28
3.7
INVENTARIOS ............................................................................................................................ 30
3.7.1
Producto ......................................................................................................................... 37
3.7.2
Servicio ........................................................................................................................... 39
3.7.3
KIT ................................................................................................................................... 40
3.7.4
Grupo de productos ...................................................................................................... 42

4.

COMPRAS ..................................................................................................................................... 46
4.1
4.2
4.3

5.

FACTURAS.................................................................................................................................... 59
5.1
5.2
5.3

6.

DEFINICIN ............................................................................................................................... 59
ALTA DE DOCUMENTOS ............................................................................................................. 60
CONSULTA DE DOCUMENTOS .................................................................................................... 66

ENLACE DE DOCUMENTOS ...................................................................................................... 69


6.1
6.2
6.3

7.

DEFINICIN ............................................................................................................................... 46
ALTA DE DOCUMENTOS ............................................................................................................. 47
CONSULTA DE DOCUMENTOS .................................................................................................... 54

DEFINICIN ............................................................................................................................... 69
CONSIDERACIONES ................................................................................................................... 69
PROCEDIMIENTO ....................................................................................................................... 70

INTEGRACIN DE MODULOS..................................................................................................... 72

7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
8.

DEFINICIN ............................................................................................................................... 72
AFECTACIONES DE FACTURAS A INVENTARIOS ........................................................................... 72
AFECTACIONES DE FACTURAS A CUENTAS POR COBRAR ............................................................ 72
AFECTACIONES DE COMPRAS A INVENTARIOS ............................................................................ 73
AFECTACIONES DE COMPRAS A CUENTAS POR PAGAR ............................................................... 73

MOVIMIENTOS AL INVENTARIO................................................................................................. 75
8.1
8.2
8.3
8.4

9.

DEFINICIN ............................................................................................................................... 75
ALTA DE CONCEPTOS DE MOVIMIENTOS AL INVENTARIO. ............................................................ 75
ALTA DE MOVIMIENTOS ............................................................................................................. 76
CONSULTA DE MOVIMIENTOS (KARDEX) ..................................................................................... 77

CUENTAS POR PAGAR Y/O CUENTAS POR COBRAR............................................................ 79


9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6

10.
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
10.7

DEFINICIN ............................................................................................................................... 79
CATLOGO DE MOVIMIENTOS DE CXP Y CXC ............................................................................. 79
CXC Y CXP............................................................................................................................... 81
RECEPCIN DE PAGOS .............................................................................................................. 82
APLICACIN DE ANTICIPOS ........................................................................................................ 84
DIVISIN DE CARGOS ................................................................................................................ 85
CONSULTAS DE INFORMACIN CAPTURADA EN CXC Y CXP .......................................... 87
SALDO GENERAL DEL CLIENTE / PROVEEDOR ............................................................................ 87
COBROS / PAGOS DEL DA......................................................................................................... 87
PRONSTICO DE PAGOS ............................................................................................................ 88
ANTIGEDAD DE SALDOS DE PROVEEDORES .............................................................................. 88
RESUMEN DE MOVIMIENTOS ...................................................................................................... 89
CONSULTAS EN CLIENTES ......................................................................................................... 89
POR CONCEPTO ........................................................................................................................ 90

Simbologa y Convenciones utilizadas:


t
Tips de uso.

Tipo de reporte.

Ruta de Acceso.
1
Advertencia.

Prctica.

Modulo del sistema.


El men contextual se activa con el botn secundario del Mouse.
Requisitos:
; Conocimientos del Sistema Operativo MS-Windows 98, NT4.0, 2000, XP, 2003 o superior.
Nombre del participante:
Centro de Capacitacin:
Nombre del asesor:
Correo electrnico:

1. INTRODUCCIN
1.1 Definicin
En la actualidad las herramientas informticas se han vuelto un factor determinante para las
organizaciones que desean tener un control total de sus procesos y etapas por las cuales atraviesa
cotidianamente y que sin un sistema administrativo sera muy complicado o casi imposible de poder
controlar. Aspel-SAE 4.0 es el Sistema Administrativo Empresarial que controla el ciclo de todas las
operaciones de compra-venta de la empresa en forma segura, confiable y de acuerdo con la
legislacin vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnolgica que permiten una
administracin y comercializacin eficientes. La integracin de sus mdulos (clientes, facturacin,
vendedores, cuentas por cobrar, compras, proveedores, cuentas por pagar y estadsticas) asegura
que la informacin se encuentre actualizada en todo momento. Genera reportes, estadsticas y
grficas de alto nivel e interacta con los dems sistemas de la lnea Aspel para lograr una completa
integracin de procesos.
El sistema se adapta perfectamente a la mayor parte de giros de las empresas siendo este una til
herramienta para llevar el control y flujo de la informacin.
Aspel-SAE ha recibido reconocimientos tales como:
Premio a la marca preferida del Canal en Software Administrativo 2002 (High Tech Editores)
Infochannel.
Premio a los Preferidos del Canal en Software Administrativo 2001.
Premio al Mejor Producto Seleccin del Empresario (Editorial Sayrols) 2000.
Premio al Mejor Producto Seleccin del Empresario (Editorial Sayrols) 2000.
Primer Lugar Aspel-SAE 2.0 Personal Computing.

1.2 Objetivo del Curso


Al termino de este curso el usuario estar capacitado para la captura de los catlogos dentro del
sistema Aspel-SAE 4.0 para Windows, as como en la elaboracin de documentos relacionados con
los mdulos de facturas, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventarios. Tendr los
conocimientos necesarios para la operacin de SAE a nivel de capturista.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

2. GENERALES
2.1 Definicin
El sistema Aspel-SAE 4.0 opera sin necesidad de Registro durante 30 das posteriores a la
instalacin, al trmino de ste perodo, deber ser Registrado para que pueda ser utilizado y
personalizado, a este proceso se le denomina ACTIVACION del sistema. Durante el periodo en el que
no se realice la ACTIVACION el sistema slo operar para una empresa sin poder personalizarlo; sin
embargo, despus de los 30 das del perodo de gracia y en caso de no realizar la ACTIVACION, el
sistema dejar de funcionar, permitiendo el acceso nicamente en modo de consulta.

2.2 Cmo Empezar a Trabajar con Aspel-SAE


Para empezar a trabajar se deber ejecutar el programa SAEWIN.EXE, y se puede hacer de
diferentes maneras: 1) A travs del acceso directo que se encuentra en el escritorio, 2)
Mediante el Explorador de Windows o Mi PC buscando la carpeta donde fue instalado el
sistema, 3) Desde la opcin Inicio/ Ejecutar, 4) Mediante el icono creado en el grupo de programas.

2.3

Abrir empresa

 Ruta de Acceso: Archivos/ Abrir empresa con el botn

La versin de Aspel-SAE 4.0 maneja de 1 hasta 99 empresas y el usuario no tiene que solicitar la
asignacin de claves de alta para personalizar la razn social de la empresa y se podrn personalizar
o hacer uso de ellas nicamente cuando el sistema ya se encuentre ACTIVADO.
Despus de ejecutar el programa se muestra el dialogo de Abrir empresa, como se muestra en la
Figura 2.3-1, en donde se debe seleccionar la empresa a trabajar, posteriormente capturar el usuario
y la contrasea para poder acceder a la empresa.

Cuando se
acaba de instalar
el sistema por
default al usuario
Administrador,
se le asigna la
Clave de acceso
ASPEL1 o con

Empresas
Registradas

Figura 2.3-1 Dilogo de Abrir empresa.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

Al entrar al sistema mostrar una ventana como la siguiente:

Figura 2.3-2 Ventana principal de Aspel-SAE 4.0

2.4

Cambio de Directorio y Fecha

 Ruta de Acceso: Archivos/Fecha o con el icono

El sistema muestra el dilogo de la Figura 2.4-1, el cual permite asignar el directorio de trabajo y la
fecha con la que se va a trabajar, datos que pueden ser cambiados con la tecla t. Es recomendable
que este directorio siempre sea el mismo y que contenga todos los formatos para reportes (archivos
con extensin *.fto y .qr2).
Adicionalmente se podr saber en que formato de base de datos se esta leyendo la informacin
(Paradox, DBase, MS-SQL, ORACLE, MS-Access), as como el alias que se esta utilizando
para la base de datos.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0


Figura 2.4-1 Cambio de Directorio, Fecha y Formato de base de datos.

Posteriormente el sistema sugerir que se realice el respaldo de acuerdo a como se defina la


periodicidad.
,Es importante que se realicen respaldos peridicamente, como medida de seguridad por la
informacin que se captura, lo recomendable es que se realice diariamente inclusive hasta ms de
una vez al da.

Figura 2.4-2 Sugerencia de generacin de Respaldo.

2.5

Cerrar Empresa

Ruta de Acceso: Archivos / Cerrar empresa con el icono

Esta opcin trabaja en conjunto con Abrir empresa, ya que para cambiarse de empresa es necesario
Cerrar la empresa actual, de lo contrario la opcin Abrir empresa estar deshabilitada. Se puede
ejecutar desde la ruta de acceso antes mencionada y no es necesario salir del sistema para cambiar
de una empresa a otra.

2.6

Operaciones de Aplicacin General

En todos los sistemas de la lnea Aspel, se manejan botones o iconos de acceso rpido, mismos que
ejecutan determinadas funciones. Estos botones se encuentran en la barra de herramientas de cada
men o mdulo que integran el sistema. A continuacin se presentan los iconos ms comunes, as
como su descripcin:

Agregar

Modificar

Eliminar

Permite agregar un nuevo registro de acuerdo al catlogo en que se


encuentre. Tambin se puede activar esta opcin desde cualquier catlogo
oprimiendo las teclas +.
Este botn permite modificar la informacin que haya sido capturada con
anterioridad dentro del catlogo en el que se encuentre. Tambin se puede
modificar informacin dando doble clic en el registro o ubicndose en el
registro y oprimiendo la tecla .
Permite dar de baja o eliminar el registro seleccionado. El sistema mandar
un mensaje de confirmacin por si se desea cancelar la operacin.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

Tambin se pueden eliminar registros oprimiendo las teclas + . No


todas las consultas permiten eliminar registros para mantener la integridad
de la base de datos.
Buscar

Permite localizar un registro en especfico de acuerdo a las caractersticas


que se indiquen en el filtro. Tambin se puede activar la bsqueda
oprimiendo la tecla de funcin u.

Filtrar

Permite seleccionar informacin de los catlogos y mostrar slo aquella


que cumpla con las caractersticas establecidas en el filtro. Tambin se
puede activar esta opcin oprimiendo la tecla de funcin w.

Restaurar

Copiado
Especial

Exportacin

Imprimir

Preparar

Publicar

Exportar a

Permite restablecer en orden de la informacin de un catlogo despus de


haber realizado un filtro, as como restaurar despus de haber usado la
funcin de Buscar. Tambin se puede restaurar informacin oprimiendo la
tecla de funcin x.
Esta opcin permite utilizar peridicamente informacin generada por el
sistema, y que ser manipulada en una hoja de clculo, as como
mantenerla actualizada en caso de que se haga un cambio en el sistema
mediante la vinculacin de datos.
Esta funcin permite transportar y convertir los datos de diversas consultas
del sistema en archivos ASCII, D'base, Lotus 123, Excel, Paradox e
Internet mediante una copia. De esta manera podr generar y abrir un
archivo en el formato indicado.
Permite imprimir las consultas, catlogos, y reportes que da el sistema.
Cada reporte presenta los datos ordenados de manera diferente, la cual
puede ser filtrada y ordenada de acuerdo a como se requiera.
Esta funcin permite preparar una consulta para ser publicada en un sitio
Web contratado con el servicio Infoweb, este proceso se debe ejecutar
cada vez que se desee publicar una consulta.
Esta funcin publica las consultas que se encuentren preparadas, y se
cuenta con la opcin de configurar el hospedaje para estar ejecutndose
automticamente despus de preparar una consulta.
Esta funcin permite llevar la consulta a un dispositivo compatible con
Palm , o en formato Microsoft Excel.

Palm

Es importante familiarizarse con estos iconos, ya que durante el desarrollo del contenido de este
curso, slo se har mencin del nombre del comando sin indicar grficamente el icono.

2.7 Datos de la Empresa


 Ruta de Acceso: Utileras / Datos de la Empresa
Mediante esta opcin se podrn dar de alta las empresas as como modificar datos de las que ya
estn dadas de alta, se debe recordar que a partir de esta versin, el sistema contara con 99
empresas disponibles para dar de alta sin necesidad de tener instalado un centinela en cada equipo.
Los datos que se podrn capturar son:
Razn social.
Direccin.
Registro Federal de Contribuyentes.
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

Registro Estatal.

Como se observa en la figura 2.7-1

Figura 2.7-1 Alta y Cambios de los datos de


las empresas.

Se podrn dar de alta nuevas empresas o modificar los datos de las ya existentes en el momento que
el usuario lo dese sin requerir tener claves de alta o realizar tramites para hacer un cambio de razn
social en las empresas dadas de alta en el sistema.

2.8

Salir

 Ruta de Acceso: Archivos / Salir con el icono

La opcin salir permite terminar la sesin del sistema.

2.9 Activar Sugerencias


 Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / Activar Sugerencias.
Siempre que se ingrese al sistema se desplegar una ventana de sugerencias, la sugerencia esta
ser tomada al azar del Catlogo de Sugerencias del sistema. Si por alguna causa se deshabilit
dicha opcin se puede volver a configurar. Apareciendo la siguiente ventana:

Figura 2.9-1 Ventana de Sugerencias.

2.10 Modo Alterno de Captura


Ruta de Acceso: Utileras / Configuracin / Modo alterno de captura.
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

Activar el modo alterno de captura permite, dentro de las ventanas de captura, desplazarse de un
campo a otro con la tecla , la cual realizar la misma funcin que la tecla tabuladora.
Si no se activa el modo alterno de captura, para desplazarse de un campo a otro dentro de las
ventanas de captura se debe oprimir la tecla tabuladora, y la tecla servir para aceptar los datos
capturados.

2.11 Personalizacin de la Barra de Herramientas


La personalizacin de la barra de herramientas permite activar procedimientos o funciones mediante
un Icono, lo cual es ms prctico que activar alguna funcin o procedimiento mediante el men.

Barra de Iconos
Actual

Agrega el
Icono

Figura 2.13-1
Personalizacin

Elimina el
Icono
Restaura la
Barra Actual

Para salir de la
personalizacin
de la Barra de
un clic aqu

Genera un
espacio entre
el Icono
seleccionado
y el siguiente.

Efecta los
cambios en la
Barra

Figura 2.11-1 Personalizacin de Barra de

2.12 Teclas de Acceso Rpido


La funcionalidad de las teclas de acceso rpido permiten al usuario una mayor velocidad en el manejo
del sistema, agilizando la captura de informacin, ya que al utilizar el teclado se requiere un menor
esfuerzo que al utilizar el mouse. Cada funcin del men tiene subrayada una letra la cual indica que
tecla presionar para activar dicha funcin.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

Archivos
+ $

Edicin
+ (

Consultas
+ &

Fiscales
+ )

Reportes
+ 5

Procesos
+ 3

Utileras
+ 8

Ventana
+ 1

Ayuda
+ <

Otras Teclas de acceso rpido de uso general son:


Abrir Ventanas de Captura
Cerrar
Ventanas
de
Captura
Cerrar un catlogo
Despliegue de Catlogos
Cerrar el Sistema

+ v
t
+ v

Al estar ubicado en
ventanas
de
captura
aparecen signos de interrogacin y al presionarlos despliegan la informacin del catlogo que se haya
accedido; esta misma funcionalidad se puede obtener al presionar la tecla t.

2.13 Calculadora
Dentro del sistema se cuenta con una calculadora la cual, resultar muy til ya que esta podr ser
invocada prcticamente desde cualquier parte del sistema con la tecla t. Regularmente esta
aparecer estando en cualquier campo donde se manejen cifras que puedan representar cantidades
altas, por ejemplo en clientes y proveedores, en el saldo, en los campos libres numricos, en el % de
descuento; en inventarios se puede encontrar en volumen, peso, factor entre unidades, unidad de
empaque, costos, precios, etc. Y desde luego en las compras y facturacin.
Permite indicarle
la cantidad de
decimales que
se van a ocupar
(Hasta 5).

Permite pasar
las cantidades
resultantes al
campo desde
donde fue
invocada.

2.14 Mdulos del Sistema


El sistema Aspel-SAE 4.0 est formado por los siguientes mdulos.
Mdulo
Clientes y Cuentas por Cobrar.

Icono

Facturas y Vendedores.
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

Inventarios y Servicios.
Proveedores y Cuentas por Pagar.
Compras.
Estadsticas.
S@E Comercio Electrnico.
Infoweb.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

3. CATLOGOS
3.1 Definicin
El sistema Aspel SAE 4.0 cuenta con una serie de catlogos contenidos en sus diferentes mdulos,
los cuales permitirn agregar, editar o borrar informacin, as como consultarla y emitir reportes.
No existe un orden especfico para la captura de estos, sin embargo se recomienda que para no
repetir procesos de captura se realice de la siguiente forma, dado que existen algunos catlogos que
solicitan informacin de otros:

Vendedores

Zonas

Proveedores

Clientes

Lneas de Productos

Inventario

Ordenes
Compras

Multi-Almacn

$
$

Cuentas por Pagar

$
$

Cuentas por Cobrar

Cotizaciones
Pedidos
Remisiones
Facturacin

Funciones CRM Interfase Banco Interfase COI Toma de Desiciones

3.2

Catlogo de Vendedores

 Ruta de Acceso: Facturas / Archivo / Vendedores y/o con el icono

Dentro del sistema se cuenta con un catlogo de vendedores, a los cuales se les asigna un % de
comisin, ya que de este depender que se pueda determinar de forma correcta el reporte de
comisiones, tambin se tiene el campo zona que tendr a su cargo, as como el correo electrnico. A
continuacin se presenta la consulta de vendedores.

Figura 3.2-1 Consulta de vendedores.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

10

El alta o edicin de vendedores se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los
iconos correspondientes.

Figurav3.2-1 Captura de

Sus Campos:
Clave.- es de tipo Alfanumrico o numrico.
Nombre: Se debe capturar el nombre del vendedor.
% de Comisin.- Se debe capturar el % que se le va a dar al vendedor por cada venta que se realice.
Zona: Es un campo que permite hacer una clasificacin de vendedores. (Este campo no tiene nada
que ver con las zonas para clculo de fletes que se ver mas adelante).
Direccin electrnica.- Se apunta el correo electrnico del vendedor.
 Prctica
Dar de alta los siguientes vendedores:
Nombre
Eduardo Gmez Quiroga
Juan Alanis Martnez
Armando Cervantes Torres
Mostrador
3.3

% de
Comisin
.17
.05
.03
.00

Zona
NORTE
NORTE
SUR

Catlogo de Zonas

Ruta de Acceso: Clientes y o Proveedores y CxP / Archivos / Zonas y/o con el icono
Se cuenta con un catlogo de zonas que pueden asignarse a los clientes
o proveedores, pudiendo realizar filtros en diversos procesos para
obtener informacin mediante este criterio. Adems es posible asignar a
una zona un monto fijo o frmula para calcular un monto por flete en los
documentos de ventas y compras, en base al diferentes criterios, ya que
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

11
Figura 3.3-1 Cat. de

dentro de esta opcin cuenta con un nuevo editor de formulas para determinar el flete. A continuacin
se presenta la consulta de zonas.

El alta o edicin de zonas se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos
correspondientes.

Figura 2.3-2 Alta de y configuracin de flete por

Sus Campos:
Texto.- Nombre de la zona de 1er y 2do nivel.
Cuenta Contable.- Cuenta contable correspondiente a la zona en Aspel-COI (opcional).
Monto.- Se puede capturar un monto fijo o parmetros peso, volumen o subtotal (Solo aplica para el
3er nivel).
Impuesto.- Se indica el % de impuesto para la zona de flete, por ejemplo en la frontera el impuesto es
del 10% de IVA (Solo aplica para el 3er nivel).
Para poder hacer uso adecuado de las zonas en primer lugar se debe configurar en los parmetros
del sistema el manejo de flete.
Posteriormente definir y delimitar la forma de dar de alta las zonas ya que el sistema requiere
forzosamente que se den de alta tres niveles, por ejemplo:
Nivel 1
Distrito Federal
Estado de Mxico

Nivel 2
Norte
Sur
Norte
Sur

Nivel 3
Azcapotzalco
Magdalena Contreras
Izcalli
Tlalnepantla

Donde el primer nivel son los estados, el segundo la zona geogrfica,


delegaciones/ municipios.

y el tercero son las

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

12

Al dar de alta el primer y segundo nivel el sistema solo solicitara el nombre de la zona. Para el primer
y segundo nivel la venta de alta ser la siguiente:

Figura 2.3-3 Alta de zona (1 y 2

Al dar de alta el tercer nivel, la ventana que se presenta ser la siguiente:

Figura 2.3-4 Alta de zona y configuracin de flete (3er

En esta ventana se podr determinar el monto del flete por monto fijo o por alguna formula, as como
el impuesto correspondiente a la zona de traslado. En Mxico por ejemplo, los impuestos de fletes
varan. El impuesto de las fronteras es distinto al de las zonas centrales.
Si en el manejo de fletes, se tienen establecidos montos fijos, estos se podrn escribir directamente
en el campo correspondiente de cada zona, pero s el monto del flete depende de otros factores tales
como, volumen, peso, cantidad, etc., se puede definir mediante el icono
el cual presenta la
siguiente ventana:

Figura 2.3-5 Configuracin de flete.

Donde por cada unidad de peso definida en el producto se cobrar a 10.00 pesos, multiplicndolo por
el total de piezas del documento, de tal forma que si un producto tiene definido .500 (1/2 Kg.) y se
vende 45 piezas el total del flete ser de: (0.50 * 45) * 10 = 225.00
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

13

Por esto la definicin adecuada del manejo de peso o volumen, cobra una mayor importancia, ya que
de esto depender un correcto clculo de fletes al momento de utilizar el manejo de zonas.
Para poder determinar clculos como estos, el sistema cuenta con una calculadora que es invocada
con el icono
.
El monto que determine el sistema de forma automtica, puede ser modificado por el usuario al
momento de realizar sus documentos de compra o venta.
 Prctica
Dar de alta las siguientes zonas:
Nivel 1
Z. Norte

Nivel 2
Chihuahua
Nuevo Len

Z. Sur

3.4

B.
California
Norte
Yucatn
Quintana Roo
Guerrero

Nivel 3
Chihuahua
CD Jurez
Monterrey
San Nicols de los Garza
Mexicali

Monto / Formula
Subtotal * 0.10
Subtotal * 0.12
Subtotal * 0.10
Subtotal * 0.10
Subtotal * 0.15

Mrida
Chetumal
Acapulco

Subtotal * 0.13
Subtotal * 0.13
Subtotal * 0.05

Catlogo de Clientes

 Ruta de Acceso: Clientes y Cuentas por Cobrar y/o con el icono

El registro de clientes en el sistema Aspel-SAE es una funcin indispensable para explotar al mximo
las ventajas del sistema, por lo que es importante aprender a dar de alta nuevos clientes y/o modificar
los datos para tener siempre correctos los datos de facturacin.
Las caractersticas ms importantes de este catlogo son:
Agregar, modificar o eliminar informacin de los clientes de la empresa.
Revisar el saldo general del cliente o el Detalle de los movimientos.
Consultar los movimientos del cliente por Concepto y revisar el contacto de la persona
encargada de los pagos, para establecer comunicacin.
Obtener un Pronstico de cobranza del cliente y consultar sus datos.
Conocer la Antigedad de saldos del cliente, con el acumulado de saldos vencidos.
Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del cliente.
Suspender las ventas a un cliente o Reactivarlo.
Imprimir Reportes de clientes como: Listado general de clientes y emisin de etiquetas de
clientes.
Adems de una serie de funciones tipo CRM, las cuales permitirn por medio de campaas
dar una mejor atencin y seguimiento a los clientes.
Agregar o modificar conceptos de las cuentas por cobrar, mismos que se utilizarn en los
movimientos de CxC que se generen.
Agregar, Modificar o Eliminar movimientos de cuentas por cobrar a clientes.
Revisar los Cobros del da por saldo o por clave del cliente.
Recibir Pagos de clientes.
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

14

Aplicar Anticipos a un cliente.


Dividir los cargos a un cliente, para recepcin de pagos parciales.
Generar Reportes como Cobranza general, Estados de cuenta general y Detallado, Resumen
de movimientos, Pronsticos y Controles de cobranza, Corte de caja, entre otros.
Actualizar saldos del cliente.
Aplicar intereses moratorios a un cliente.

t El cliente mostrador se da de alta automticamente al momento de realizar cualquier documento de


venta, con solo pasar el campo sin indicar ningn cliente, asignndole la clave MOSTR.
Al entrar a este modulo el sistema presenta la consulta de clientes.
Al entrar al modulo, el sistema automticamente despliega la consulta de clientes, la cual tambin
puede ser visualizada con el icono

Figura 3.4-1 Consulta de Clientes.

El alta o edicin de clientes se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos
correspondientes.

Clave y
Nombre del
cliente

Notas del asistente:


Figura 3.4-2 Datos generales del cliente.

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

15

facturacin
WEB site del
cliente
Clasificacin
Zona

Sus Campos:
Clave del cliente.- Puede ser alfanumrica o numrica de modo secuencial o manual dependiendo
como se tenga estipulado en al configuracin.
Datos del cliente.- Los datos del cliente son muy tiles al imprimir etiquetas para envos por correo y
en la emisin de facturas, los datos son: Nombre, Direccin, Colonia, Poblacin, Telfono, Fax,
R.F.C., Cdigo Postal, E-mail y CURP (opcional).
Clasificacin del cliente.Sirve para agrupar a tus clientes de acuerdo a ciertas caractersticas
de venta de tu empresa (pudiendo especificar los 5 caracteres disponibles, uno para cada
caracterstica). Esto ayudar posteriormente a realizar consultas y reportes del catlogo de manera
ms selectiva (opcional).

Das para
Revisin y
pago.

Das de
crdito se
usa para
calcular la
fecha de
vencimiento
en los
documentos

Descuento
aplicable en
documentos
de venta.

No permite
facturar
cuando se ha
sobregirado.

Datos para la
retencin

Figura 3.4-3 Datos de ventas del cliente.

Sus campos:
Das de crdito3.- El nmero de das de crdito lo utilizar el Mdulo de Facturas y Vendedores para
calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Cuando se realice un
movimiento de tipo Factura (1) en Cuentas por cobrar, el sistema considerar los das de crdito para
determinar la fecha de vencimiento (opcional).

Los cambios en estos campos sern registrados en la bitcora del expediente del cliente.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

16

Lmite de crdito3.- Este dato se utiliza en el Mdulo de Facturas y Vendedores y en los movimientos
de Cuentas por Cobrar. S el monto de la venta a crdito sumado al saldo del cliente es mayor al lmite
de ste, el sistema solicitar autorizacin para proseguir con el proceso (opcional).
Revisin y pago 3.- Registra el da en que el cliente acepta facturas para su autorizacin y/o revisin,
y el da en que planea pagarlas. Con este dato, en la emisin de reportes de cobranza se tendr la
fecha de entrega de documentacin y cobro (opcional).
Lunes
Mircoles
Viernes
Domingo

L o Lu
I o Mi
V o Vi
D 0 Do

Martes
Jueves
Sbado

M o Ma
J o Ju
S o Sa

Y puede usar en combinacin con nmeros, por ejemplo:


1515 El cliente revisa los das 15 de mes y paga ese mismo da.
Lu15 Revisa documentos el lunes ms inmediato a la fecha de vencimiento y paga el da 15 de cada
mes.
15I4 Revisa el da 15 y lo paga el mircoles de la cuarta o ltima semana.

% Descuento3.- Este porcentaje puede ser desde 0.0001% hasta 99.99% para cada cliente y se
sugerir al hacer una factura, remisin, pedido o cotizacin (opcional).
Saldo del cliente.- Este campo se actualiza, alimentndose de los conceptos de CxC que se le
generen al cliente, pudiendo consultar con el icono
siguiente ventana.

o con la tecla t apareciendo la

Figura 3.4-4 Conceptos que integran el saldo del

Vendedor.- Se indica la clave del vendedor asignado del catlogo al cliente (opcional).
Considerar retencin.- Si se marca esta casilla al facturarle al cliente y se asigne un flete, se generar
la retencin del % que se indique (opcional).

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

17

Datos sobre
el ltimo
pago que ha
realizado el
cliente.

Datos sobre
la ltima
venta
efectuada a
li t

Sus campos:
Ventas anuales.- En el campo de ventas anuales se podrn consultar los documentos de venta que
conforman esa cifra. Estos datos se actualizan de forma automtica de acuerdo a los movimientos que
se le vayan generando al cliente.

Figura 3.4-6 Documentos que


integran las ventas anuales.

Campos
libres
numricos
definidos por
l
i

Observacion
es generales
de los
clientes
Campos
libres
alfanumrico
s
definidos
l

Figura 3.4-7 Datos adicionales del cliente.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

18

Sus campos:
Observaciones.- Este campo permite el almacenamiento de una gran cantidad de informacin (255
caracteres).
Campos Libres.- El sistema tiene tres campos alfanumricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numricos
(entero, 2 dobles) respectivamente.

Figura 3.4-8 Configuracin de Emisin de CFDs.

IMPORTANTE! Esta seccin almacena la parte del mecanismo de emisin facturas electrnicas,
teniendo las siguientes opciones:
S esta activada esta casilla, indica que la factura electrnica ser impresa.
S esta activada esta casilla, indica que se enviar por mail el archivo de factura electrnica
al correo especificado en el campo Cuenta de correo para envo.
S esta activada esta casilla, indica que el correo se enviara de forma
transparente para el usuario sin que se abra la ventana del correo para enviarlo de forma manual.
S esta activada esta opcin, la factura generar el archivo de factura electrnica sin
ningn tipo de encriptacin.
Al estar seleccionada esta opcin, el sistema solicitar que se le indique
donde se encuentra el archivo de Certificado Digital (*.cer) del cliente en particular, es decir la llave
publica del cliente.
Para profundizar ms en el tema de cmo se implementa la factura electrnica en Aspel-SAE 4.0,
se deber tomar el curso Intermedio.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

19

En el detalle de cada cliente parecern estos botones de comando, los cuales


permitirn moverse entre los registros de clientes, de forma que al modificar algn dato podr ser
almacenado en ese momento con solo cambiarse a otro registro apareciendo el siguiente mensaje:

Para poder llevar un control de comunicacin mas organizado con los clientes, se cuenta
con un catlogo de contactos el cual permite dar de alta de forma ilimitada a todas aquellas personas
con las que se debe tener relacin, pudiendo contar con una comunicacin mas personalizada.

Figura 3.4-9 Consulta de contactos.

Permite agregar un nuevo contacto


asocindolo aun cliente determinado,
solicitando los siguientes datos:

Cliente.
Tipo de contacto.
Nombre.
Direccin.
Telfono.
E-mail.
Figura 3.4-10 Alta y consulta de contactos.

Permite ver el detalle del contacto


seleccionado.
Permite eliminar un contacto de esta consulta.
Adems de las funciones bsicas que cualquier consulta tiene, tal como ya se vio en el segundo
capitulo, en esta consulta aparecern unos iconos los cuales permitirn establecer una comunicacin
dinmica entre Aspel-SAE y MS-Outlook versin 2000 o superior.
Las siguientes tres opciones requieren que se tenga instalado MS-Outlook y se tenga configurado en
las aplicaciones asociadas para que pueda trabajar, de lo contrario mandara el siguiente mensaje:
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

20

Permite visualizar los contactos de MS-Outlook para podrselo asignar al cliente con el cual se
esta trabajando en ese momento.

Figura 3.4-11 Contactos de Outlook.

Permite mandar todos los contactos de la lista directamente a la carpeta de contactos de MSOutlook, de tal forma que al consultar los contactos de MS-Outlook se visualizar con los datos
dados de alta en la seccin de contactos de Aspel-SAE, como se muestra a continuacin:

Figura 3.4-12 Carpeta de contactos de MS-Outlook con los contactos de Aspel-

Esta opcin es lo contrario de la anterior, permite bajar los contactos de la carpeta de MSOutlook a los contactos de Aspel-SAE.
, Es posible que al ejecutar alguno de los comandos que tiene una estrecha relacin con MSOutlook, se visualice un mensaje como el siguiente:

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

21

Esto es solo un mensaje de alerta indicando que algn otro programa esta tratando de ingresar a la
base de datos de MS-Outlook, por lo cual solo se le debe indicar que si le permita acceder.
 *** Prctica ***
CLIENTE 1
Nombre:
TALLERES
INDUSTRIALES, S.A. DE C.V.
Direccin: San Gregorio 824
Colonia: San Francisco
Poblacin: Mxico, DF.
Telfono: 56-87-56-87

Cdigo Postal: 10400


RFC: TIN-980123-78H
Clasificacin: NRR
Fax: 52687657
N= Zona Norte
R= Crdito
R= Cliente Regular

CLIENTE 2
Nombre: ACABADOS BETA, S.A.
DE C.V.
Direccin: Palacio de Justicia No.
915
Colonia: Anhuac
Poblacin: San Luis Potos
Telfono: (48) 11-16-32

Cdigo Postal: 24000


RFC: ABE-900515-IK7
Clasificacin: SRE
Fax: (48) 13-1514
S = Zona Sur
R = Crdito
E = Cliente Excelente

CLIENTE 3
Nombre: INTEGRACION
TECNOLGICA, S.A.
Direccin: Norte 60 No. 3647
Colonia: Mrtires de Ro Blanco
Poblacin: Gustavo A. Madero
Telfono: (55) 30938811

Cdigo Postal: 06080


RFC: INT-040515-IK7
Clasificacin: NRE
Fax: (55) 85893279
N = Zona Norte
R = Crdito
E = Cliente Excelente

CLIENTE 4
Nombre: C. SHELBY INC.
Direccin: Autopista Mx.-Qro No.
1002
Colonia: Industrial.
Poblacin: Izcalli
Telfono: (55) 20931188

Cdigo Postal: 54060


RFC: CSH-540802-GT1
Clasificacin: NRE
Fax: (55) 53909629
N = Zona Norte
R = Crdito
E = Cliente Excelente

Limite
de
Crdito:
70,000.00
Saldo: 0.00
Ventas Anuales: 0.00
% Descto: 3
Fecha de ultima venta:
Nulo
Revisin y Pago: 1515
Das de Crdito: 15
Vendedor :3
Limite
de
Crdito:
50,000.00
Saldo: 0.00
Ventas Anuales: 0.00
% Descto: 2
Fecha de Ultima Venta:
Nulo
Revisin y Pago: LU15
Das de Crdito 15
Vendedor: 2
Limite
de
Crdito:
90,000.00
Saldo: 0.00
Ventas Anuales: 0.00
% Descto: 2
Fecha de Ultima Venta:
Nulo
Revisin y Pago: LU15
Das de Crdito 60
Vendedor: 1
Limite
de
Crdito:
95,000.00
Saldo: 0.00
Ventas Anuales: 0.00
% Descto: 2
Fecha de Ultima Venta:
Nulo
Revisin y Pago: LULU
Das de Crdito 90

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

22

Vendedor: 4
3.5

Catlogo de Proveedores

 Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar y/o con el icono

Los proveedores de cada empresa deben registrarse, al mantener esta base de datos actualizada se
genera un Catlogo de Proveedores muy til para efectos de comprar y pagar la mercanca adquirida.
Los datos de proveedores son muy similares a los de clientes exceptuando algunos campos.
El aspecto ms importante de este catlogo es:
Agregar, Modificar o Eliminar informacin de los proveedores de la empresa.
Revisar el Saldo general del proveedor y el detalle de sus movimientos.
Consultar los movimientos del proveedor por concepto y revisar los contactos.
Obtener un Pronstico de pagos al proveedor y desde all consultar sus datos.
Conocer la Antigedad de saldos con el proveedor, con el acumulado de saldos vencidos.
Consultar e imprimir el Resumen de movimientos del proveedor seleccionado.
Suspender las compras a un proveedor o Reactivarlas.
Imprimir Reportes de proveedores como: Listado general de proveedores, acumulados de
proveedores y emisin de etiquetas.
Al acceder a este modulo, se mostrar la siguiente pantalla o con el icono

Figura 3.5-1 Consulta de proveedores.

El alta o edicin de clientes se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos
correspondientes.

Clave y
Nombre del
proveedor.

Datos para
facturacin
WEB site del
proveedor
Clasificacin
Zona

Notas del asistente:


Figura 3.5-2 Datos generales del proveedor.

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

23

Sus Campos:
Clave.- La clave del proveedor puede ser alfanumrica o numrica de modo secuencial o manual
dependiendo como se tenga estipulado en al configuracin.
Datos del Proveedor.- Se debe anotar toda la informacin referente al proveedor. Los datos del
proveedor son muy tiles al imprimir etiquetas para envos por correo y en la emisin de facturas,
anota los datos de: Nombre, Direccin, Colonia, Poblacin, Cdigo Postal, R.F.C., C.U.R.P, Telfono,
Fax, Pgina Web, Clasificacin, Zona.
Clasificacin.- Sirve para agrupar a los proveedores de acuerdo a las caractersticas de compra de la
empresa, lo cual ayudara a filtrar, consultar y emitir reportes del catlogo de manera ms selectiva.

Das de
crdito se
usa para
calcular la
fecha de
vencimiento
en los
documentos

Descuento
aplicable en
documentos
de compra.

No permite
comprar
cuando se ha
sobregirado.
Datos para la
retencin

Figura 3.5-3 Datos para compras.

Sus Campos:
Das de crdito.- Se tienen 3 caracteres para definir este campo, siendo el nmero mximo que acepta
el sistema el 732. El nmero de das de crdito lo utilizar el mdulo de Compras para calcular la
fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren.
Lmite de crdito.- Este dato se utiliza en el catlogo de Compras y en los movimientos de Cuentas
por pagar. Si se deja el campo en ceros, se asumir que tienes con el proveedor un crdito ilimitado.
Saldo.- Indica el monto total del saldo de los documentos emitidos en favor de un proveedor.
% Descuento.- Es el porcentaje que el proveedor otorga a la empresa y puede ser desde 0.0001%
hasta 99.99%. Este dato lo sugiere el sistema al registrar una orden o una recepcin en el mdulo de
Compras.
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

24

Considerar retencin / % retencin.- Al activar esta casilla el proveedor actuar como retenedor del
impuesto sobre el monto del flete, sobre el % que se capture en el campo de % de retencin.

Copras
anuales, este
dato se
conforma de
las compras
generadas y
puede ser
consultado.

Datos sobre
el ltimo
pago que se
ha realizado
al proveedor.

Datos sobre
la ltima
Compra
efectuada a
ese cliente.

Figura 3.5-4 Datos Histricos del Proveedor.

Sus campos:
Compras Anuales.- Se refiere al monto acumulado de compras al proveedor despus de aplicar el
descuento comercial, sin considerar el descuento financiero y el impuesto, es decir Subtotal
Descuento comercial + Total indirectos.

Campos
libres
numricos
definidos por
l
i

Observacion
es generales
de los
proveedores.

Campos
libres
alfanumrico
s
definidos
l
Figura 3.5-5 Datos adicionales del proveedor.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

25

Sus Campos:
Observaciones.- Este campo permite almacenar una gran cantidad de informacin (255 caracteres).
Campos libres.- El sistema tiene tres campos alfanumricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numricos
(1 entero, 2 tipo doble) respectivamente.
En el detalle de cada proveedor aparecern estos botones de comando, los cuales
permitirn moverse entre los registros de clientes, de forma que al modificar algn dato podr ser
almacenado en ese momento con solo cambiarse a otro registro apareciendo el siguiente mensaje:

Para poder llevar un control de comunicacin mas organizado con los proveedores, al
igual que en el modulo de clientes, se cuenta con un catlogo de contactos el cual permite dar de alta
de forma ilimitada a todas aquellas personas con las que se debe tener algn tipo de relacin relativa
a la empresa, pudiendo contar con una comunicacin mas personalizada.
 *** Prctica ***
PROVEEDOR 1
Nombre: SISTEMAS DE
ABASTECIMIENTO, S.A.
Direccin: Torre Comercial Amrica
Piso # 23
Poblacin: San Pedro Garza Garca,
N.L.
Colonia: Amrica
Telfono: 53-685100
RFC: MIG-800704-9H1
PROVEEDOR 2
Nombre: DISTRIBUIDORA DE
MATERIALES, S.A. DE C.V.
Direccin: Hidalgo #2294
Colonia: Central
Poblacin: Mxico, DF.
Telfono: 5521-9868
RFC: DIP-850619-4G9
Fax: (5) 554-7050
PROVEEDOR 3
Nombre: IMPORTADORA
INTERNACIONAL S.A. DE C.V.
Direccin: Hidalgo #2294
Colonia: Central
Poblacin: Mxico, DF.

Cdigo Postal: 64240


Clasificacin: NRR
Fax : 3687050
N = Norte
R = Crdito
R = Proveedor Regular

Lmite Crdito: 250,000.00


Saldo: 0.00
Compras Anuales: 0.00
Descto: 5%
Fecha ultima compra: Nada
Das de Crdito 30

Cdigo Postal: 06000


Clasificacin: NRR
N= Norte
R= Crdito
R= Proveedor Regular

Lmite de Crdito:
200,000.00
Saldo: 0.00
Compras Anuales: 0.00
Descto: 5%
Fecha de ltima compra:
Nada
Das de Crdito:30

Cdigo Postal: 06021


Clasificacin: NRR
N= Norte
R= Crdito
R= Proveedor Regular

Lmite de Crdito:
200,000.00
Saldo: 0.00
Compras Anuales: 0.00
Descto: 5%
Fecha de ltima compra:

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

26

Telfono: (5) 53204578


RFC: DIP-850619-4G9
Fax: (5) 554-7050

Nada
Das de Crdito:30

3.6 Catlogo de Lneas de Productos


Ruta de Acceso: Inventarios y Servicios / Archivos / Catlogo de Lneas de productos.
Las lneas de productos son la parte medular de los inventarios ya que al definirse de forma correcta
pueden generarse reportes muy importantes, los cuales determinarn informacin administrativa y
contable, pues las lneas de productos es la nica opcin de poder llevar el control contable del
almacn. Una lnea de producto se define como una agrupacin de un conjunto de productos y/o
servicios que manejan ciertas caractersticas especficas y/o comunes entre ellos, por lo cual es
conveniente agruparlas.

Figura 3.6-1 Consulta de Lneas de

El alta o edicin de lneas se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos
correspondientes.

Notas del asistente:

Figura 3.6-1 Alta de lneas de inventarios.

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

27

Sus Campos:
Clave.- Se captura la clave de la lnea, la cual servir para poder identificar los productos.
Descripcin.- Se captura la descripcin de la Lnea.
Cuenta contable de Aspel-COI.- Se captura la cuenta contable de ala que corresponde en Aspel-COI.
La cuanta contable preemitir llevar en Aspel-COI lo registros contables de los movimientos al
inventario por lnea de producto.

3.6.1 Grupos y Subgrupos (Tallas y Colores)


El manejo de tallas y colores en Aspel-SAE consiste en generar desde la lnea de productos una
divisin de grupos en tres niveles (Grupo, Subgrupo1 y Subgrupo2) al momento de tener marcada la
casilla
la cual habilitara el poder configurar las divisiones, las cuales
tienen correspondencia directa con las tallas y colores.
Las leyendas Tallas y Colores son un parmetro, por lo tanto esto puede adecuarse a las necesidades
especficas de la empresa, por ejemplo que se llame Medidas y Terminados.
Con el icono Agregar se podrn agregar nuevas grupos y/o subgrupos o en su defecto modificarlas o
eliminarlas con los iconos correspondientes.

Figura 3.6.1-1 Definicin de la clave.

Figura 3.6.1-2 Alta de talla y/o Color.

Grupo: Indica la longitud de la clave principal


Subgrupo 1: Se define la longitud que tendr, en la talla (opcional).
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

28

Subgrupo 2: Se define la longitud que tendr, en el color (opcional).


Separador: se debe usar algn carcter para separar la talla del color (opcional).
Posteriormente se debern dar de alta las tallas dando clic en la pestaa talla y/o color con el icono
agregar, apareciendo las siguientes ventanas:

Figura 3.6.1-3 Alta de talla.

Figura 3.6.1-4 Alta de Color.

Si se da de alta una talla o color al cual no se especifico alguna longitud el sistema mandara un
mensaje como el siguiente:

La ventaja de trabajar bajo este esquema es que facilitara el alta de las claves de inventarios, por
ejemplo:
Si se va a dar de alta un pantaln de mezclilla marca X, el cual tiene las siguientes caractersticas:
Corte Vaquero
Colores: Azul Navy, Azul-Sotone y Negro
Tallas: 30, 32, 34 y 40
Para dar de alta en el sistema estas combinaciones, que en este caso seran 12, se tendran que
generar claves como las siguientes:
PanVaq-30-AN
PanVaq-30-AS
PanVaq-30-Ne
PanVaq-31-AN
.
.

Pantaln Vaquero Talla 30 Azul Navy


Pantaln Vaquero Talla 30 Azul Stone
Pantaln Vaquero Talla 30 Negro
Pantaln Vaquero Talla 32 Azul Navy

Para evitar esto en el sistema simplemente se podra definir una lnea de productos llamada:
PanVAq con un sub1grupo colores (AN, AS, Ne) y un subgrupo de tallas (30, 32, 40), para que al
dar de alta el producto e indicarle que vamos a utilizar esta lnea de forma automtica genere todas
las combinaciones posibles.
Al trabajar bajo esta modalidad es necesario que previamente se realice un estudio adecuado de la
forma en que sern estructuradas las claves que conformaran el catlogo de inventarios, ya que al
hacer uso de esta opcin, afectara la construccin de claves de los inventarios.
Considere los siguientes factores antes de construir sus claves de inventarios:
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

29

La clave del catlogo de inventarios consta de 16 caracteres.


El sistema opcionalmente puede manejar 1 digito verificador.
Si se va hacer uso de etiquetas de cdigos de barras y qu tipo de cdigo (EAN/JAN 8, 13,
UPC-A, etc.) ya que cada uno de estos maneja ciertas caractersticas y algunos de ellos se
deben ajustar a normas internacionales como el EAN/JAN.

 *** Prctica ***


Dar de alta las siguientes lneas:
Lnea / Descripcin
EXTT / Extintor

JARDI / Jardinera
MNGR / Manguera

EXTE / Extensin
Elctrica

3.7

Grupo
Subgrupo 1 / 2
4/3/4

Tallas / Descripcin

1kg / 1 Kilogramo
2kg / 2 Kilogramos
5kg / 5 Kilogramos
No maneja subgrupos
4/3/4
5m/ 5 Metros
10m / 10 metros
20m / 20 metros
4/3/4
2m / 2 metros
5m/ 5 metros

Colores / Descripcin
Rj Rojo
Az Azul
Bl Blanco
Rj Rojo, Cf Caf, Az
Azul
Bl Blanco, Vd Verde
Bl Blanco
Ng Negro

Inventarios

 Ruta de Acceso: $ Inventarios y Servicios y/o con el icono

En este modulo es el encargado de llevar la administracin y control de inventario, vindose afectado


por las operaciones de entrada y salida. Se podrn generar operaciones tales como Agregar,
Modificar o Eliminar informacin de los productos de la empresa. Entre sus caractersticas ms
importantes tenemos:

Realizar el Cambio de precios de los productos.


Actualizacin de existencias por producto o por grupo de productos.
Inventario fsico de los productos.
Consulta el Krdex, Nmero de serie, Kit o los Pedimentos aduanales y lotes de los
productos.
Consultar e imprimir los Conceptos de movimientos al inventario seleccionado.
Imprimir los reportes de inventarios y servicios como: Reporte de Lneas de Productos,
Reporte de Lista de Precios, Reporte de Existencias y Costos, Reporte de Stock Mnimo,
Reporte de Stock Mximo , Reporte de Productos Pendientes , Reporte de Requisiciones
,Reporte de Ventas Anuales
Manejo de Multialmacenes.

Al entrar a este modulo, presenta la consulta de Inventarios.

Notas del asistente:

Figura 3.9-1 Consulta de Inventarios y servicios.

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

30

El alta o edicin de lneas se realiza por medio del men Edicin/Agregar/Modificar o con los iconos
correspondientes.
Datos de
identificacin
del producto.
Datos de
manejo de
manejo.

Tipos de
productos.

Datos de
Control.
Manejo de
Series, Lotes
y
pedimentos

Figura 3.9-2 Datos generales del producto.

Sus Campos:
Clave.- En este campo se debe indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede
estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos.
t La clave es sensible a maysculas y minsculas.
Clave Alterna.- El sistema permite definir para los diferentes tipos de artculos (productos, servicios,
kits y grupos de productos) una clave alterna, dicha clave podra ser el cdigo de barras del producto
o un cdigo proporcionado por el proveedor, por mencionar algunos ejemplos. Mediante esta clave es
posible registrar compras, ventas y movimientos al inventario aunque al indicarla el sistema la asocia
automticamente a la clave principal y utiliza esta en todos los procesos.
Tipo de Producto.- El sistema maneja 4 diferentes tipos de productos, los cuales explicarn ms
adelante.
Tiempo de surtido.- En este rubro cuentas con 3 espacios para anotar el tiempo (en das) que tardan
los proveedores en surtir el producto. Ser til para estimar la fecha en que debe pedirse el
reabastecimiento de un artculo.
Control de Almacn.- Aqu se registra la ubicacin de un artculo dentro de la bodega.
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

31

Volumen / Peso:
flete.

Estos campos te podrn ser de utilidad para poder determinar el costo del

Unidad de Entrada / Salida.- Estos dos campos indican la unidad o medida en la que se registra la
entrada o salida del producto y no necesariamente son iguales, supongamos que una producto llega
en cajas y sale en piezas, se debe indicar Entrada Cj, mientas que en salida Pz.
Factor entre unidades.- Este factor expresa la relacin que existe entre la unidad de entrada y la
unida de salida, es decir si entra en cajas y cada caja tiene 10 piezas, al momento de hacer una
compra de 1 caja en el inventario se reflejaran 10 pzs.
Unidad de empaque.- Aqu se indica la cantidad de unidades o medidas contenidas en cada paquete o
caja (dato informativo).
Nmeros de serie / lotes / pedimentos aduanales.- Si el producto que se esta registrando maneja
Nmeros de serie, lotes, o si proviene del extranjero, se deber marcar la casilla correspondiente para
que el sistema lleve el control de los productos considerando todos esos aspectos, haciendo las
afectaciones correspondientes cada vez que se genere un movimientos de entrada o salida.
Con el botn
podrn ser consultados los nmeros de serie y/o los lotes, mostrando para Nmeros
de serie la siguiente pantalla, donde permite indicar otra clave o el almacn que se requiera consultar
(en caso de manejar multialmacen):

Figura 3.7-3 Seleccin de Clave y


Figura 3.7-4 Consulta de Nmeros de

Al consultar los lotes se mostrar una ventana como la siguiente, que permite visualizar Pedimento,
Lote, Existencia, Fecha del pedimento y Caducidad del lote.

Figura 3.7-5 Consulta de Nmeros de

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

32

Toda la informacin de Nmeros de Serie, Lotes y Pedimentos se vern a detalle cuando se llegue al
tema correspondiente.
El sistema
maneja
aparte del
precio
pblico 4
precios ms
y manejo de
otra

Datos para
control del
punto de
reorden.

Se pueden
asignar
esquemas de
impuestos
distintos.

Mtodos de
costeo

Proveedores.

Figura 3.7-6 Precios y control del inventario.

Sus Campos:
Precio al pblico.- Este precio siempre ser sugerido como precio unitario del artculo al momento de
elaborar una cotizacin, pedido, remisin o factura. Adems con el botn
se podrn dar de
alta 4 precios ms, donde el mnimo siempre ser el tope para poder vender, es decir no se podr
vender aun precio menor al capturado en el mnimo, de tal forma que si no se captura este dato, al
momento de vender se puede vender con precio $0.00 a menos que se tenga restringido el cambio de
precios por un perfil o poltica.

Figura 3 7-7 Alta de Precios de

Si se captura un precio mayor a uno capturado previamente al anterior, el sistema lo indicar


mandando mensajes como el siguiente:

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

33

Moneda.- Este campo muestra la moneda en la que se expresan lo precios de los productos, aunque
las operaciones de compras y ventas se podrn efectuar en la moneda que se requiera an siendo
diferente de lo definido en este campo.
Esquema de Impuesto.- Se indica el esquema de impuesto que se aplicar al producto que se est
dando de alta, cada uno de los productos podrn tener asociado un esquema de impuesto diferente
de a cuerdo a la legislacin vigente.
Existencia.- Aqu se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el inventario.
t Es importante mencionar que, en caso de que se maneje multialmacenes, la cantidad que aparece
en el campo de Existencias corresponde a la suma de existencias del producto en los distintos
almacenes.
, Este campo se podr manipular manualmente si se tiene habilitado cambio de existencias en la
configuracin, lo cual no es recomendable.
Stock mnimo.- En este campo debe indicarse la cantidad mnima de existencias que debe haber en el
inventario, con la finalidad de satisfacer la demanda de los clientes.
Stock mximo.- Aqu se anota la cantidad mxima de un artculo que se debe tener en almacn.
Apartados.- Este campo es informativo y muestra la cantidad de productos que no pueden ser
vendidos debido a que se apartaron desde el alta de pedidos.
Costeo.- El sistema maneja cuatro mtodos de costeo:
U.E.P.S.: ltimas entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del
producto corresponde al costo de las ltimas entradas realizadas).
P.E.P.S.: Primeras entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del
producto corresponde al de las primeras entradas).
Promedio: Costeo Promedio (se obtiene por un promedio de los costos dependiendo de la
existencia de los productos).
Estndar: Costo invariable (definido por el usuario).
Identificado.- Este costo en el sistema se basa en el manejo de nmeros de serie, por ello al
seleccionarlo el sistema forzar a que se marque la casilla de Nmeros de serie, mostrando
un mensaje como el siguiente:

Para saber como realiza el sistema los clculos de cada uno de los mtodos, se deber tomar el
curso Avanzado.
Si se manejan almacenes, al modificar la informacin del producto, se podr revisar con
este botn las existencias del mismo en cada uno de los almacenes de la empresa y conocer
asimismo los stocks mnimos y mximos permitidos y la cantidad pendiente por recibir del artculo, tal
como se muestra en la siguiente figura:
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

34

Figura 3.7-8 Consulta de existencia en

Si el artculo no estuviera registrado en alguno de los almacenes, mandar el siguiente mensaje:

Proveedores 1 y 2.- Aqu se registran las referencias de los proveedores que surten el producto.

Pendientes
por recibir
(ordenes) y
por surtir
(pedidos).

Costo
promedio y
ltimo. Se
actualizan de
forma
automtica

Acumulados
de ventas,
estos datos
se actualizan
de forma
automtica.

Acumulados
de compras,
estos datos
se actualizan
de forma
automtica.

Figura 3.7-9 Registro y acumulados de inventarios.

Sus Campos:
Pendientes por recibir.- Esta cifra representa la cantidad total de un determinado producto que se ha
pedido al proveedor, pero que no ha sido surtido.
Pendientes por surtir.- Representa la cantidad de existencias de un producto que deben ser surtidas a
uno o varios clientes.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

35

Pendientes por surtir.- Esta cifra representa la cantidad de existencias de un producto que deben ser
surtidas a uno o varios clientes. Cada pedido incrementar este rubro y cada factura o remisin lo
reducir.
Acumulados anuales ventas/compras.- Aqu se indica la cantidad, monto y Fecha de ltima
venta/compra estos campos se actualizan automticamente si se trabaja con los mdulos integrados.
Costo promedio.Representa la media de todos los movimientos de entrada y salida,
independientemente del mtodo de costeo utilizado.
ltimo costo.- Este campo expresa el ltimo costo unitario al que se compr o entr al almacn el
producto.

Figura 3.7-10 datos adicionales del producto.

Sus Campos:
Observaciones.- Este campo permite almacenar una gran cantidad de informacin adicional (255
caracteres).
Campos Libres.- El sistema tiene tres campos alfanumricos (10, 15 y 25 de longitud) y tres numricos
(entero, 2 dobles) respectivamente.
Cuando se maneja Multialmacn, ser necesario indicar en que almacn sern registrados los
productos de la siguiente forma, al grabar los datos aparecer el siguiente mensaje:

Dado que el sistema puede manjar hasta 99 almacenes, al indicarle que Si, el sistema mandar la
siguiente pantalla:
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

36

Figura

3.7-11

Alta

de

Con el botn
se podr registrar el producto en los diferentes almacenes, al darle clic, aparece
una ventana la cual solicita el nmero de almacn en el cual se va a registrar y este proceso se podr
repetir para cuantos almacenes se deseen dar de alta.

Figura

3.7-12

Seleccin

de

, NOTA: Si por alguna causa no se pudieran registrar en ese momento los almacenes,
posteriormente mediante un proceso se podr hacer.
3.7.1 Producto
Son todas aquellas materias primas, productos terminados y sub-ensambles los cuales son
cuantificables y en el sistema se les puede registrar informacin en todos los campos antes
mencionados.
 *** Prctica ***
Dar de alta los siguientes productos:
PRODUCTO 1
Clave del Producto: REGAJAR-001
Clave Alterna: 000 852 368700
Descripcin: Regadera para jardn Modelo: 001

Unidad de Entrada: Pz
Unidad de Salida: Pz
Factor entre unidades:
1
Unidad de empaque: 1

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

37

Lnea: JARDI
Sin nmeros de serie lotes y pedimentos aduanales
Precio Pblico: 35.00 PL2: 32.00
PL3: 30.00 PL4: 28.00
Mnimo: 25.00
Moneda: Pesos
I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15%
Observaciones: Nada
Datos adicionales del producto
Proveedores: Seleccionar l nmero
1
Fecha ultima
Compra: Nada
Venta: Nada
Cantidades pendientes
Por recibir: 0
Por surtir: 0

P.

Costos:
Promedio: 0.00
Ultimo: 0.00
Acumulados
anuales
ventas
Cantidad: 0
Monto: 0.00

PRODUCTO 2
Clave del Producto: TIJJAR-001
Clave Alterna: 000 902 368700
Descripcin: Tijeras para Jardn
Lnea: JARDI
Sin nmeros de serie lotes y pedimentos aduanales
Precio Pblico: 250.99 PL2: 235.50 PL3: 210.00 PL4: 200.50 P.
Mnimo: 185.50
Moneda: Pesos
I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15%
Observaciones: Nada
PRODUCTO 3
Clave del Producto: PULI2000-1HP
Clave Alterna: 000 390 441200
Descripcin: Pulidora 2000 1 HP
Lnea: HERE
Con nmeros de serie lotes y pedimentos aduanales
Precio Pblico: 896.99 PL2: 850.20 PL3: 790.00 PL4: 760.80 P.
Mnimo: 730.50
Moneda: Pesos
I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15%
Observaciones: Nada
PRODUCTO 4
Clave del Producto: CEPJAR
Clave Alterna: 000 781 423300
Descripcin: Cepillo-Escoba para jardinero

Control de Almacn: P1
(Pasillo 1)
Tiempo de surtido: 2
Existencias: 0
Costeo: Promedio
Stock Mnimo: 5
Stock Mximo: 35
Lo mismo es para el
resto de los
productos.

Unidad de Entrada: Pz
Unidad de Salida: Pz
Factor entre unidades:
1
Unidad de empaque: 1
Control de Almacn: P1
(Pasillo 1)
Tiempo de surtido: 2
Existencias: 0
Costeo: Promedio
Stock Mnimo: 1
Stock Mximo: 3

Unidad de Entrada: Pz
Unidad de Salida: Pz
Factor entre unidades:
1
Unidad de empaque: 1
Control de Almacn: P1
(Pasillo 1)
Tiempo de surtido: 2
Existencias: 0
Costeo: Promedio
Stock Mnimo: 1
Stock Mximo: 3

Unidad de Entrada: Pz
Unidad de Salida: Pz
Factor entre unidades:
1

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

38

Lnea: JARDI
Sin nmeros de serie lotes y pedimentos aduanales
Precio Pblico: 102.30 PL2: 95.20
PL3: 80.00 PL4: 72.90
Mnimo: 69.99
Moneda: Pesos
I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15%
Observaciones: Nada

P.

Unidad de empaque: 1
Control de Almacn: P1
(Pasillo 1)
Tiempo de surtido: 8
Existencias: 0
Costeo: * Promedio
Stock Mnimo: 2
Stock Mximo: 4

3.7.2 Servicios
La opcin Alta de Servicios permite aadir nuevos servicios al inventario; contando con las cuatro
carpetas para indicar sus caractersticas como por ejemplo: clave descripcin, lnea, unidad de
empaque, precio, esquema de impuestos, etc. Y se puede definir como aquellas claves que se
registran en el sistema, pero que no tienen un manejo cuantificable por lo tanto no requieren que se
den de alta compras.
Cabe mencionar que al indicar la opcin Servicio algunos campos quedaran inhibidos, ya que por
ejemplo un servicio no se tiene peso, volumen, control de almacn, unidad de entrada/salida, lotes,
pedimentos, etc.

Los servicios
no manejan
unidades de
medicin.

Figura 3.7.2-1 Detalle de un servicio.

Los servicios
por su
naturaleza no
operan
Cantidades.

Los servicios
no utilizan
mtodos de
costeo.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

Figura 3.7.2-2 Pecios de servicios.

39

SERVICIO 1
Clave del Producto: PODJAR-100m2
Descripcin: Podada de Jardn 100 mts 2
Lnea: SERV
Precio Pblico: 500.00 P. Lista: 450.00
Moneda: Pesos
I.E.P.S.: 0.00% I.V.A.: 15%
Observaciones: Nada

P. Mnimo: 380.00

3.7.3 KIT
Es un conjunto de productos y/o servicios que se agrupan para venderse como una unidad, es lo que
en algunos centros de comercio definen como paquetes.
Los KIT no llevan inventario en si mismos, si no que su existencia se basa en al existencia de los
productos y registro de los servicios que lo componen, por ello antes de vender es importante que se
verifique la existencia de cada uno de ellos, ya que si falta la existencia suficiente de uno slo de los
componentes, no se podr realizar la venta del KIT.
Al seleccionar la opcin KIT se habilitara un botn
el cual permitir el armado del mismo.
Es importante que antes de armar los KIT se tenga capturado cuando menos el precio pblico, ya que
en base a ste se genera el porcentaje del valor desglosado de cada componente. Por ejemplo:
Planteamiento: Supngase 3 productos (A, B, C) con precio pblico de 100.00, 50.00 y 25.00
respectivamente. Al momento de armar in KIT se usarn las siguientes cantidades:
Pzs
1
2
3

Producto
A
B
C

Precio
100
50 c/u
25

Al indicar la primera partida el % estar en 100 dado que en ese momento abarca el total del precio, al
marcar la siguiente partida, como el producto B tiene un precio de 50.00, pero son 2 piezas los montos
quedan 100.00 y 100.00, por lo tanto el % esta en 50 y 50, pero al marcar la tercera partida que es un
solo producto a un precio de 25.00, los % quedan de la siguiente forma: 44.44, 44.44 y 11.11, con un
precio sugerido de 225.00.
Si en vez de 2 piezas del producto B se hubiera usado solo una, quedara de la siguiente forma:
57.14, 28.57 y 14.29, con un precio sugerido de 175.00.
Al seleccionar un la opcin KIT y armarlo se mostrar una ventana como la siguiente:

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

40

Precio del Kit

Precio real
en base al
ms alto.

Precio real
en base al
Mnimo.

Costo total
del KIT

Aqu se debe seleccionar las cantidades y los componentes que integrarn el KIT e indicarle el precio
que tendr. Para determinar el precio de un KIT, al momento de armarlo se deber tomar en
consideracin la informacin del costo y los precios reales, ya que en estricta teora, un KIT debe ser
mas econmico que si se compraran por separado las piezas que lo componen, pero se debe tener
cuidado que al determinarle el precio no sea menor que el costo, que es un dato muy til, el cual se
muestra en la parte de abajo del precio del KIT.
Una vez que se haya construido el KIT se deber salvar oprimiendo la tecla u o con el icono
Se pueden generar lneas de inventarios para clasificar los Kits.
t Es posible realizar el armado de los KITs, aun que no se tenga existencia.
Los KIT al igual que los servicios deshabilitan algunos campos, como se muestra a continuacin.

Figura 3.7.3-1 Alta de Kits.

Una vez que se ha dado de alta un KIT, ste pondr ser modificado y almacenado en cualquier
momento. Al hacer esta operacin, el sistema mandar un mensaje como el siguiente:

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

41

Al armar KITs no se puede hacer uso de claves denominadas Grupo de Productos, ya que el
sistema manda un mensaje como el siguiente:

 *** Prctica ***


Dar de alta el siguiente KIT:
Clave del KIT: K-JARIA
Descripcin: Paquete de Jardinera.
Lnea: KIT
Los productos que lo van a integrar son:
1.- REGAJAR-001, Regadera para jardn
2.- TIJJAR-001, Tijeras para podar.
3.- Manguera de 5 mts, el color que se desee.
4.- Servicio de podazn.
Precio Pblico: 10% menos del sugerido.
Moneda: Pesos
I.V.A. 15%
Observaciones: Nada
% Realizar el planteamiento con los productos ABC.

3.7.4 Grupo de productos


Es una clave la cual internamente asocia una cantidad de claves de productos generados por una
lnea de productos que maneja subgrupos.
Una vez definida la lnea de productos se proceder a dar de alta las claves de inventarios que
conformaran el grupo de productos. Al momento de capturar la clave del grupo de productos se que es
una nueva categora de productos que se incorpora a los ya conocidos (Producto, Servicio, Kit), se
deber armar la matriz que construir las combinaciones posibles en base a los subgrupos; esto se
podr hacer de dos formas:
Una es escribiendo la parte de la clave correspondiente al grupo de productos y marcando la opcin
, lo cual solicitar que se asigne una lnea de productos que maneje tallas y
colores, mostrando el siguiente mensaje:

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

42

La otra es que al estar dando de alta el producto, directamente se seleccione la lnea de productos
que maneja tallas y colores y al momento de salir de ese campo el sistema enviar el siguiente
mensaje:

Lo cual habilitar de forma automtica al indicar Si la opcin Grupo de productos.


Una vez que se ha marcado la opcin Grupo de Productos se habilitar el botn
, el cual
permitir conformar la matriz que genera todas las combinaciones posibles de tallas y colores segn
se hayan designado en la lnea, o al grabar un grupo de productos el sistema enviar un mensaje
como el siguiente:

En ambos casos al indicarle que Si el sistema preguntar si se desea que se generen todas las
combinaciones posibles, como en el mensaje siguiente:

Si se eligiera que no, el usuario ser libre de dar de alta solo aquellas combinaciones que en ese
momento requiera dar de alta, por medio del siguiente dilogo en forma de matriz.

Figura 3.7.4-1 Matriz de combinaciones de tallas y

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

43

Esta matriz ser mostrada al momento de realizar cualquier documento de Compra, Factura o de
Movimientos al inventario al hacer uso de una clave marcada como grupo de productos.
t La lnea de productos no est ligada a los grupos de productos, por lo cual, s para efectos de
anlisis de estadsticas y/o graficas fuera necesario cambiarla por otra, y solo hacer uso de esa lnea
para dar de alta los productos, podr hacerse sin ningn problema.
t S se necesita agregar ms combinaciones de tallas y colores al grupo de productos slo basta con
que se den de alta en la lnea y agregarlo al catlogo de inventaros entrando al detalle del grupo de
productos y por medio del armado de grupos, al aparecer la matriz se podr por medio de los iconos
(agregar),
(eliminar), una partida pudiendo visualizar las combinaciones nuevas para poderlas
agregar como una clave nueva de productos.
Ejemplo:
Se tiene un producto llamado TANQ (Tanque de Gas Cp.), donde a la lnea se le agrega la
capacidad de 30 Kg., en el detalle, por medio del botn armar Grupo al estar en la matriz se podr
agregar una partida nueva con la nueva talla y/ color en la alta al catlogo de inventarios.

Figura 3.7.4-2 Alta de Nuevos productos en la matriz.

Se podr hacer uso del icono


(generar automticamente) para que el sistema se encargue de
armar todas las combinaciones posibles.
 *** Prctica ***
Dar de alta los siguientes productos, haciendo uso del armado de productos:
PRODUCTOS
Clave del Producto: MANG
Clave Alterna: 000 950 42??00 (?? Incrementarlos de 1 en 1)
Descripcin: Manguera de plstico
Lnea: MNGR
Sin nmeros de serie lotes y pedimentos aduanales
Precios en matriz:

Unidad de Entrada: Pz
Unidad de Salida: Pz
Factor entre unidades:
1
Unidad de empaque: 1
Control de Almacn: P1
(Pasillo 1)

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

44

5 mts
10
mts
20
mts

60.00
85.00

55.00
80.00

52.00
75.00

50.00
70.00

46.00
62.00

145.00

130.00

125.00

120.00

112.0
0

Tiempo de surtido: 8
Existencias: 0
Costeo: * Promedio
Stock Mnimo: 2
Stock Mximo: 4

NOTA: Para todos los colores.


Moneda: Pesos
I.E.P.S. : 0.00% I.V.A.: 15%
Observaciones: Nada
% Dar de alta las extensiones elctricas usando la lnea EXTE con los datos que se deseen.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

45

4. COMPRAS
4.1

Definicin

Ruta de Acceso: Mdulos /Compras y/o con el icono

Por medio del mdulo de compras, se podrn dar de alta todos aquellos documentos que implican una
entrada al almacn; adems este mdulo esta ntimamente ligado al de proveedores y CxP ya que, al
generar recepciones de mercanca, lo cual es propiamente la factura que el proveedor expide a la
empresa, se genera su correspondiente obligacin de pago quedando registrado en el saldo del
proveedor.
Este modulo se subdivide en tres tipos de documentos:
Recepciones
Ordenes
Devoluciones
Recepciones.- Este documento se elabora cuando el proveedor ha entregado parcial o totalmente los
productos solicitados. Al elaborarse una recepcin de mercanca disminuirn los Pendientes por
recibir y se incrementarn las Existencias de los productos, tanto en el catlogo de Inventarios y
servicios como en el almacn definido.
Ordenes.- Es el documento por medio del cual se realiza un pedido formal al proveedor para surtir
cierto producto. Las rdenes de compra incrementan los Pendientes por recibir de los productos del
catlogo de Inventarios y servicios y del almacn correspondiente.
Devolucin.- Mediante este documento ser posible registrar la cantidad de mercanca que por
diversas razones se devuelve al proveedor.

4.2 Operaciones Generales


Cuando se esta editando un documento, se podrn hacer algunas operaciones que facilitar la
captura del documento de entrada.

Guardar
ver Totales

Permite salvar el documento que se esta generando, esto tambin puede


hacerse con la tecla u.
Permite visualizar el total del documento ya sea al momento de estar
generndolo o cuando se esta consultado o con la tecla v.
Permite agregar o consultar las observaciones generales del documento.

Observaciones del
Documento
Alta de
Proveedores

Alta de Productos

Nueva partida

Permite dar de alta proveedores desde el documento de Compra,


siempre y cuando se tenga habilitado el parmetro de configuracin Alta
de proveedores en captura, o por medio de la tecla x, estando ubicado
el cursor en el campo proveedor.
Permite dar de alta nuevos productos al momento de estar capturando un
documento de entrada, siempre y cuando se tenga habilitado en la
configuracin el parmetro Alta de productos en captura, o por medio de
la tecla x, estando ubicado en el campo del producto.
Permite insertar una nueva partida en el documento o por medio de la
tecla y.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

46

Borrar partida
Enlace s
Tipo de Folio
Revisar Talla y
Color

Permite borrar una partida que ya se captur o por medio de la tecla z,


estando en la partida que se desea eliminar.
Permite generar el enlace entre documentos (este tema se ver a fondo
ms adelante).
Permite seleccionar un folio de los 6 que se pueden en el sistema o por
medio de la tecla { (5 alfanumricos, 1 numrico).
Permite hacer una consulta de las tallas y colores disponibles cuando se
uso algn producto con estatus Grupo de Productos.

4.3 Alta de Documentos


Ruta de Acceso: $ Compras/Archivos/Recepciones u Ordenes o Devoluciones y/o con los iconos
, posteriormente Edicin/Agregar y/o con el icono

La opcin Alta de documentos permite dar de alta documentos de compra. Pudiendo ser de manera
directa y/o enlazada.
A continuacin se indica cmo se elabora un documento directo y posteriormente uno enlazado, de
manera que esta explicacin se generalice para todos ellos.
Tipos de
documento

Estatus de
los

Documentos.

Importes.

Proveedores.
Pestaas de
consulta por
periodos de
tiempo.

Figura 4.2-1 Consulta de documentos de

Encabezado
del

Partidas
del
Notas
del asistente:
documento

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

47
Figura 4.2-2 Alta de Compras.

Sus Campos (Cabecera):


Recepcin.- Aqu se define si es un documento directo o enlazado de una orden., es
decir que tome informacin de un documento previo para la elaboracin del actual.
Mas adelante se ver a detalle el tema de enlace de documentos.
Nmero de recepcin.- Este campo servir para indicar el nmero del documento que se est
agregando y dependiendo de la configuracin, este campo podr ser o no editado, pero en cualquier
caso el sistema asignar un nmero consecutivo.
El sistema sugiere el folio definido en configuracin, pero se podr seleccionar otro con el botn
Folios ubicado en la barra de herramientas, o con la tecla { o con la tecla t se podrn conocer
todos los documentos elaborados anteriormente. El sistema no permite nmeros de documento
repetidos.

Figura 4.2-3 Seleccin de

La seleccin de folios se puede hacer tambin con el icono

Fecha.- El sistema sugiere como fecha de elaboracin del documento la del da de trabajo que indica
el sistema. Sin embargo, puede ser modificada.
Proveedor.- Se indica la clave del proveedor con la tecla t o escribiendo la clave directamente.

Figura 4.2-4 Bsqueda de

Al hacer uso de la tecla t aparecer una ventana, en la cual se podr hacer la bsqueda del
proveedor en base diferentes criterios, como se muestra en la imagen anterior. Los principales
criterios son Nombre, RFC, CURP, etc., e inclusive si se tiene configuradas las leyendas de los
campos libres, estas aparecern como criterios de bsqueda.
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

48

, Si el proveedor se encuentra suspendido, el sistema impedir la elaboracin de un documento de


compra. El nico documento que se puede elaborar para un proveedor suspendido es una Devolucin.
Si en la configuracin de Compras el sistema tiene habilitado el parmetro Alta de proveedores en
captura, estando cursor en el campo Proveedor, con la tecla x o con el icono
alta en ese momento al nuevo Proveedor.

, se podr dar de

Entregar a.- Se tienen 25 caracteres para escribir el lugar o persona donde se debe entregar la
mercanca amparada por el documento.
Referencia del proveedor.- Se puede usar para escribir el nmero del documento que el proveedor
presenta al momento de entregar la mercanca.
Esquema.- Este campo indica el esquema de impuesto que se aplicar al documento, el sistema
ignorar el esquema de impuesto definido para el producto y para realizar los clculos se considerar
el esquema definido en el documento.
Descuento.- El valor de este campo proviene del descuento capturado dentro del catlogo de
proveedores. A su vez, el descuento aqu anotado se sugerir en la captura de cada partida y
disminuir el costo del producto.
Descuento Financiero.- Se otorga en circunstancias particulares (por ejemplo, pronto pago o por
adquirir grandes volmenes de mercanca). Este descuento se calcula despus del descuento
comercial, tomando como base antes de aplicar el impuesto lo que resta del monto total del
documento.
Fecha de Recepcin / Devolucin.- La fecha corresponde a la fecha en la que el proveedor indica que
enviar la mercanca o una fecha tentativa.
Moneda.- Elige la moneda en la que se efectuar la operacin. El sistema mostrar el costo unitario y
el monto de cada partida as como los totales del documento expresados en esta moneda. Este
campo slo se activar si se trabaja con multimoneda.
Tipo de cambio.- Este valor permite calcular al sistema el monto por partida y el monto total del
documento en moneda base para su registro y consulta en las siguientes secciones del sistema. El
tipo de cambio es sugerido por el sistema y corresponde al definido en el catlogo de monedas. Este
valor es modificable.
Almacn.- Si en la configuracin se tiene habilitado manejo de Multialmacn, se indica a cual almacn
entrar la mercanca.
Flete.- Si en la configuracin se tiene habilitado manejo de flete, en este campo se captura el monto
del flete sin impuestos, ya que estos se calcularn al final, dependiendo del % de impuesto
determinado en la configuracin. Pero si en el proveedor se tiene especificada una zona, a la cual se
le asign calculo de flete, ya sea por monto fijo o por formula, el flete se determinar de forma
automtica, aunque cabe mencionar que podr ser modificado, al estar dando de alta el documento.
La retencin se calcula aplicando el % indicado para el proveedor sobre el Impuesto del flete. Los
montos obtenidos por retencin del flete se acumularn en el concepto definido en configuracin.
Sus Campos (Partidas):
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

49

Cantidad.- Se indica la cantidad de elementos que adquirirn de un producto. El campo puede


manejar hasta la siguiente entrada 999999999.99999, dependiendo de la configuracin.
Producto.- Se anota la clave del producto o con la tecla de t se podr localizar rpidamente la clave
de un producto.
,Es necesario considerar que el sistema es sensible a Minsculas y Minsculas.
Si se hace uso de la tecla t aparecer una ventana en la cual se podr hacer una bsqueda por
diferentes criterios de bsqueda, tal como en los proveedores.
En este campo se podr hacer uso de la Clave Alterna que se haya capturado en el producto en
cuestin, es decir, se puede ingresar la clave distintiva de Aspel-SAE (clave alterna).
,Si el producto capturado en la partida maneja una unidad de entrada diferente a la de salida, al
pasar por el campo de Unidad, el sistema arroja una ventana solicitando el Factor entre unidades, el
cual refleja la relacin entre la unidad de entrada y la de salida.

Descuento.- Se refiere al descuento a aplicar al costo del producto de la partida. En este campo el
sistema propondr el mismo dato anotado en la cabecera del documento
Impuestos.- 1 al 4, si se especific un esquema en la cabecera del documento, este se sugerir en la
partida.
Costo.- Se indica el costo, sin descuentos, al que ingresa la mercanca. El sistema sugiere la cantidad
registrada como ltimo Costo, dentro del catlogo de Inventarios. El costo estar expresado en la
moneda que se defini en el documento. Aunque el registr en movimientos al inventario se
almacenar en trminos de la moneda base.
Observaciones de la partida.- Despus de haber indicado el importe, el sistema presentar una
ventana, que permitir capturar observaciones del artculo.

Figura 4.2-5 Observaciones de las partidas.

Manejo de Nmeros de Serie, Lotes y Pedimentos.- S el producto indicado maneja nmeros de serie,
despus de capturar el campo de Observaciones o al presionar la tecla + u, se desplegarn
ventanas que solicitarn Nmeros de serie, lotes y pedimentos.
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

50

Nmeros de serie.- Si el producto maneja nmeros de serie, aparcera una ventana donde sern
registrados en el sistema, la cual se explica a continuacin.
Cantidad, se
toma de la
capturada en
la partida.

Nmero de
Serie base.

Esta casilla
registrar
automticamente
en forma
secuencial los
nmeros de serie
a partir del
nmero base.

Nmeros de
serie

Figura 4.2-6
Alta de Nmeros
Si durante la captura se intenta registrar
un nmero
de seriedeque ya existe, el sistema mandar un
mensaje indicando de esta situacin, a menos que se tenga el sistema configurado para poder
registrar series repetidas.

Por esta causa podrn ser consultados los nmeros de serie con el botn
, que aparece estando
ubicados en la partida del nmero de serie. Una vez capturados correctamente los nmeros de serie,
estos se podrn guardar por medio de a tecla u.
Si el producto maneja Lotes y Pedimentos, el sistema solicitar que sean registrados, por medio de la
siguiente ventana:

Figura 4.2-7 Alta de Lotes y pedimentos.

En esta parte el sistema maneja:


Nmero de pedimento
Fecha
Aduana
Mientras que los lotes permiten la captura de:
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

51

Lote
Fecha de caducidad

Adems se cuenta con una tercer pestaa que permite capturar las observaciones para estos dos
conceptos, independientemente que todos los campos no son obligatorios de captura.
Una vez capturadas todas, los datos del documento, se proceder a guardar la informacin en la base
de datos, por medio de la tecla u, mostrando el sistema la siguiente informacin.
Indirectos: El sistema permite capturar un monto de gastos indirectos, el cual afectara al costo
registrado para cada producto del documento, ya que el sistema har un prorrateo, dividiendo
proporcionalmente en base a la cantidad y costo de cada producto, mostrando una ventana como la
siguiente:

Figura

4.2-8

Captura

de

Esta casilla indica s el monto de los indirectos se sumar de forma automtica,


manual o nunca, al saldo total de la cuenta por pagar al proveedor, pero esto depender de la
configuracin que se le asigne al sistema en base a la administracin interna de cada empresa. Por
ejemplo se tiene una compra con un total de 10,000.00, pero se capturan indirectos por 550.00, se
indica que se marca la casilla el monto de la CxP ser de 10,550.00.
NOTA: Esta casilla no indica si se hace el prorrateo o no de los indirectos, ya que desde que se
captura cualquier cantidad en este campo, se afectar el costo de cada producto del documento.
Posteriormente aparecer una pantalla como la siguiente, donde se podr especificar la fecha de
pago, la cual se genera tomando como punto de partida para el plazo, la fecha de elaboracin del
documento ms los das de crdito que se indicaron en los datos del proveedor, dando como
resultado la fecha de vencimiento para liquidacin del documento. Este campo es modificable;
tambin permite la captura de las observaciones generales del documento.

Figura 4.2-9 Fecha, Observaciones y Plazos de

Con este botn se podrn establecer los plazos en que el documento podr ser pagado,
mostrando la siguiente ventana (esta operacin es opcional).

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

52

Al dar aceptar aparecer la ventana de totales, donde se podr consultar el desglose de descuentos,
impuestos y flete.

Montos del
descuento

Subtotal
Subtotal,
incluye
Descuentos,
impuestos e
i di t

Montos de
impuestos
Total de

Monto del flete.


Retencin, la que
se especfica en
el detalle.

Impuesto del
flete

Total del
documento

Total del flete.


Figura 4.2-11 Desglose de

Por ltimo al grabar el documento, aparecer la venta de emisin de documentos con lo con cual ser
posible la impresin del documento, contando en el sistema con diferentes formatos de impresin que
permitirn ajustar las impresiones de acuerdo a las necesidades especificas de cada empresa.
Nmero de

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

53

Formato de
impresin
Permite la edicin
de los formatos
.fto con el editor
especificado en la
configuracin.

Los formatos de impresin son archivos que contiene una serie de comandos.

4.4 Consulta de Documentos


Al ir generando documentos, estos se irn agregando en la ventana de consulta (figura 4.2-1) para
que puedan ser consultados, impresos, modificados, cancelados, etc.
Al seleccionar Ordenes de Compra, con el icono editar o dando doble clic sobre el documento, podr
ser modificada, ya que estas no tienen afectacin en Movimientos la inventario ni en Cuentas por
pagar, siempre y cuando no haya sido enlazada, apareciendo la ventana de captura (Figura 4.2-2).
En esta consulta tambin se podrn hacer bsquedas oprimiendo el icono Buscar o pulsando u,
mostrando la siguiente pantalla:

Figura 4.3-1 Bsqueda de

Tambin se podr hacer un filtro de esta consulta para que muestre nicamente aquellos documentos
que necesitamos visualizar, ya sea con el icono Filtrar o pulsando w, lo cual desplegar una ventana
que contendr una serie de criterios para que se pueda generar dicho filtro, ya sea por nmero de
documento, rangos de fechas, por proveedor, estatus de los documentos, etc.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

54

Tambin esta consulta podr ser impresa, teniendo la posibilidad de tener varias opciones, con la
pestaa Destino:

Permite tener una


vista previa en
pantalla de cmo
ser la impresin en
papel, permitiendo la

Permite enviar la
consulta por correo
electrnico en un
archivo plano
adjunto, indicando
algn asunto en
especfico y un
pequeo mensaje. AL
hacer este proceso
se abrir el programa
de correo electrnico
que se tenga

Permite mandar la
consulta a un archivo
plano, en la ruta que
se le establezca.
Permite seleccionar
una impresora de las
registradas en el
equipo.
Figura 4.3-3 Destinos de impresin.

Seleccin de rango
de pginas para
impresin.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

55

Este botn se habilita al seleccionar como destino la impresora, y al dar clic sobre l, mandar
llamar el dialogo de configuracin de la impresora.
Recordando que en clientes y proveedores se puede dar de alta una lista de contactos independiente
para cada uno de ellos, se puede hacer uso de esta lista dando clic en el icono , as como de los
vendedores y usuarios que estn registrados en el sistema, permitiendo hacer mas eficiente la
comunicacin entre los miembros de la organizacin, as como con clientes y proveedores.
Si se encuentra habilitada la casilla
en el programa de correo electrnico se habilitar
el campo CCO, para que se pueda mandar copia oculta a alguien ms, aunque cabe mencionar que
el destinatario de la copia oculta, se tendr que elegir desde el mismo programa de correo.

4.3-4 Seleccin de destinatarios de

Se cuenta con una columna llamada Status, donde los estatus de los documentos pueden ser los
siguientes:
Original: cuando el documento no fue impreso.
Emitido: Cuando el documento ha sido impreso.
Recibida: Cuando se hizo una recepcin completa de una orden, por medio de un enlace.
Rec. Parc: Cuando se recibi parcialmente la mercanca por medio de un enlace.
Devuelta: Cuando se efecta una devolucin de todos los artculos del documento.
Dev. Parc: Cuando el documento fue devuelto parcialmente por medio de un enlace.
Cancelada: Cuando se hizo una cancelacin del documento.
 Prctica
Dar de alta los siguientes documentos de compra:
Orden #1
Orden: Directa
Entregar a: Puerta 7

Moneda: 1 (Pesos)
Cantidad
Producto

Fecha: 0111aa
No. Almacn: 1

Unidad

Impto.

Proveedor: 1
Impto: 15
Descto: 0
Descto. Fin.: .05
Fecha Rec.: 0111aa
Tipo de Cambio: 1.00
Costo por unidad

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

56

25
000 852 368700
Pz
15
25
000 902 368700
Pz
15
% Verificar:
Los pendientes por recibir de los productos (deben aumentar).
Existencias de los productos (No las aumenta).
Saldo del proveedor (No lo aumenta).
Orden # 2
Orden: Directa
Entregar a: Jess Torres

Fecha: 0111aa
No. Almacn: 1

Moneda: 1 (Pesos)
Cantidad
Producto
Unidad
Impto.
10
PULI2000-1HP
Pz
15
25
CEPJAR
Pz
15
% Verificar:
Los pendientes por recibir de los productos (deben aumentar).
Existencias de los productos (No las aumenta).
Saldo del proveedor (No lo aumenta).
Compra #1
Recepcin: Directa
Entregar a: Almacn 1

Fecha: 1211aa
Ref. Prov.: 9583

Proveedor: 2
Impto: 15
Descto: 0
Descto. Fin.: .05
Fecha Rec.: 0111aa
Tipo de Cambio: 1.00
Costo por unidad
410.50
30.50

Impto
15

Proveedor: 1
Impto. 15
Descto: 5
Desc. Fin.: 0
F. Recep: 121100
Tipo de Cambio: 1.00
Costo por unidad
62.00

15

104.00

No. Almacn 1
Moneda: 1 (Pesos)
Cantidad
Producto
Unidad
10
000
852 Pz
368700
10
000 902
Pz
368700
Indirectos: 0.00
Fecha de Pago: Fecha + Das de Crdito.
Plazos: 30, 60, 90 das.

62.00
104.00

% Verificar:
Los pendientes por recibir de los productos (deben disminuir).
Existencias de los productos (deben aumentar).
Saldo del proveedor (debe tener el saldo de la compra).
Compra #2
Recepcin: Directa

Fecha: 1511aa

Proveedor: 2

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

57

Entregar a: Almacn 1

Ref. Prov.: 5150

N Almacn 1
Moneda: 1 (Pesos)
Cantidad
Producto
Unidad
Impto
5
PULI2000-1HP
Pz
15
10
CEPJAR
Pz
15
Nmeros de Serie: PL-00014,..15,..16,..17,..18,..19 (secuencial)
Indirectos: 0.00
Fecha de Pago: Fecha + Das de Crdito.
Plazos: Un pago.

Impto. 15
Descto: 5
Desc. Fin.: 0
F. Recep: 180100
Tipo de Cambio: 1.00
Costo por unidad
410.50
30.50

% Verificar:
Los pendientes por recibir de los productos deben disminuir.
Existencias de los productos (deben tener la cantidad de la compra).
Saldo del proveedor (debe tener el saldo de la compra).

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

58

5. FACTURAS
5.1

Definicin

Ruta de Acceso: Mdulos /Facturas y Vendedores y/o con el icono


Por medio del modulo de Facturacin, se podrn dar de alta todos aquellos documentos que implican
una venta; adems este modulo esta ntimamente ligado al de clientes y CxC ya que, al generar
Facturas, para el cliente se genera la correspondiente obligacin de pago quedando registrado en el
saldo del cliente.
Este modulo se subdivide en 5 tipos de documentos:
Facturas
Remisiones
Pedidos
Cotizaciones
Devoluciones
Facturas.- Es el documento final de venta, este documento es de valor fiscal por lo tanto el sistema
presenta la informacin de forma detallada haciendo los correspondiente desgloses de impuestos y de
descuentos. En el sistema se puede elaborar una factura directamente, o bien, proveniente de una(s)
remisin(es) o un(os) pedido(s) o una(s) cotizacin(es), cuando se llegue al tema de enlaces se ver a
detalle este proceso.
Remisiones.- Con este documento se podr llevar el control de las salidas de los productos antes de
ser facturados.
Pedido.- Este documento es la solicitud formal del de una la compra de mercanca, en el cual se indica
una fecha de entrega. En el sistema un pedido puede elaborarse directamente, o bien, a partir de la
informacin previamente registrada en una cotizacin facilitando as su captura, al grabar el pedido, el
sistema slo incrementa el campo de pendientes por surtir del producto en el catlogo de Inventarios y
los pendientes por surtir slo se incrementan en Inventarios
Cotizacin.- Este documento se refiere a una propuesta al cliente del monto al que ascendera la
compra de cierta mercanca. Un aspecto importante en este tipo de documento es la fecha de
vigencia.
Devolucin.- Mediante este documento ser posible registrar la cantidad de mercanca que por
diversas razones es devuelta por parte del cliente.

5.2 Operaciones Generales


Cuando se esta editando un documento, se podrn hacer algunas operaciones que facilitar la
captura del documento de entrada.

Guardar
Ver Totales

Permite salvar el documento que se esta generando, esto tambin puede


hacerse con la tecla u.
Permite visualizar el total del documento ya sea al momento de estar
generndolo o cuando se esta consultado o con la tecla v.
Permite agregar o consultar las observaciones generales del documento.

Observaciones del
Documento
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

59

Alta de Clientes

Polticas

Nueva partida
Borrar partida
Enlace s
Nmeros de Serie
Modelos
Informacin de
envo
Cliente Mostrador
Lotes y
Pedimentos
Apartar

Tipo de Folio
Revisar Talla y
Color

Permite dar de alta clientes desde el documento de entrada, siempre y


cuando se tenga habilitado el parmetro de configuracin Alta en
captura, o por medio de la tecla x, estando ubicado el cursor en el
campo cliente.
Permite aplicar las polticas de descuento que concuerden con el cliente,
producto o cualquier factor especificado en la poltica, o por medio de la
tecla x
Permite insertar una nueva partida en el documento, o por medio de la
tecla y.
Permite borrar una partida que ya se captur, o por medio de la tecla z,
estando en la partida que se desea eliminar.
Permite generar el enlace entre documentos (este tema se ver a fondo
en el tema de enlaces).
Estando en las partidas con claves que manejen nmeros de serie,
permite ver la ventana donde se pueden capturar los nmeros de serie.
Permite hacer la captura subiendo documentos modelo, los cuales son
archivos que tiene el borrador de un documento.
Permite capturar la informacin correspondiente al envo de la mercara
referente al documento, o con las teclas +x.
Cuando en el documento se utiliza la clave MOSTR se podrn consultar
los daos ingresados en la respectiva ventana, para ser editados.
Estando en las partidas permite seleccionar el lote y pedimento
correspondiente a la clave seleccionada o con las teclas +w.
Al capturar Pedidos, permite hacer el apartado de la mercanca o con las
teclas +{. Al activar esta opcin, en la partida donde se realiz esta
operacin aparecer el icono , indicando que ya se realiz el apartado.
Permite seleccionar un folio de los 6 que se pueden en el sistema, o por
medio de la tecla { (5 alfanumricos, 1 numrico).
Permite hacer una consulta de las tallas y colores disponibles cuando se
uso algn producto con estatus Grupo de Productos.

,Al realizar un apartado la operacin en cada partida se genera en ese mismo momento, por lo tanto
si se esta elaborando un pedido y se hace el apartado de varios productos y el documento por alguna
causa no es guardado, la cantidad de productos que se apartaron quedar en este estatus,
impidiendo la venta de la cantidad mayor a las existencias no apartadas. Asimismo si ya se realiz un
apartado con 20 piezas y posteriormente en esa partida la cantidad se cambia a 10, cantidad apartada
seguir siendo 20. Lo apropiado es desapartar, cambiar la cantidad y posteriormente volver a apartar.

5.3 Alta de Documentos


Ruta de Acceso: $ Compras/Archivos/Facturas o Remisiones o Pedidos o Cotizaciones y/o con los
iconos

, posteriormente Edicin/Agregar y/o con el icono

La opcin Alta de documentos permite dar de alta documentos de venta. Pudiendo ser de manera
directa y/o enlazada.
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

60

A continuacin se indica cmo se elabora un documento directo y posteriormente uno enlazado, de


manera que esta explicacin se generalice para todos ellos.
, Es importante aclarar que al dar de alta documentos de compra o venta, el proceso es similar entre
ellos, aunque sus afectaciones son totalmente distintas y de hecho diametralmente opuestas, por ello
cuando sea necesario se explicar a detalle alguna situacin, pero cuando el proceso sea igual a
compras solo se har mencin de ello.

Tipos de
documento

Estatus de
los

Documentos.

Importes.

Clientes.
Pestaas de
consulta por
periodos de
tiempo.

Figura 5.2-1 Consulta de documentos de venta.

Encabezado
del

Partidas del
documento

Figura 5.2-2 Alta de Ventas.

Sus Campos (Cabecera):


Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

61

Los campos de documentos de ventas y compras son casi los mismos excepto por las siguientes
excepciones:
Factura.- Aqu se define si es un documento directo o enlazado, es decir que tome
informacin de un documento previo para la elaboracin del actual. Los documentos de
ventas tienen 3 posibilidades de enlace. Mas adelante se vera a detalle el tema de
enlace de documentos.
Cliente.- Se indica la clave del cliente escribindola directamente o con la tecla t.
Para efectos de agilizar la facturacin, el sistema da de alta automticamente una clave genrica
MOSTR, la cual corresponde al cliente de Mostrador y aparece con solo pasar el campo Cliente sin
indicar ninguna clave, mostrando un dilogo donde se podrn incluir los datos de este cliente como se
ven en la figura 5.2-4.
Al hacer uso de la tecla t se podr buscar la clave del cliente en base a varios criterios, entre los
mas importantes se pueden mencionar Nombre, Telfono, RFC, CURP, Clasificacin, etc., inclusive
por campos libres los cuales si se configura la leyenda, sta aparcera como criterio de bsqueda,
como se muestra a continuacin:

Figura 5.2-3 Bsqueda de Clientes.

Figura 5.2-4 Datos Mostrador.

La ventana anterior se puede visualizar oprimiendo

Su Pedido.- se refiere al identificador manejado por el comprador. Cabe sealar que este campo no se
presenta en la elaboracin de documento de cotizaciones.
Vendedor.- Se indica la clave del vendedor que esta atendiendo o si se asign al cliente algn
vendedor, este aparece de forma automtica.
Comisin.- Al seleccionar al vendedor toma la que se le asign en el catlogo, pero se puede
modificar.
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

62

Condicin.- Se especifica la forma en que se va apagar este documento, (por ejemplo, "Efectivo",
"Crdito", "Cbrese o Devulvase - C.O.D.", etc.).
Enviar a.- Se puede escribir de forma manual un cliente o seleccionar alguno de los existentes en
caso de que se tengan dados de alta como sucursales.
Consignar.- Anota o selecciona al cliente al que se le enviar la mercanca; ste puede ser diferente al
cliente al que se le facturar.
Entrega.- Se refiere al da en que el cliente debe recibir la mercanca.
Informacin de Envo.- Adicionalmente se podr captura la informacin de envo oprimiendo
con +x, mostrando la siguiente ventana:

Figura 5.2-5 Captura de informacin de envi.

Sus Campos (Partidas):


Al igual que en compras los campos son iguales excepto que en vez de costo aqu se maneja precio y
se puede hacer una seleccin de la lista de precios que se manejan dentro del detalle de cada
producto, haciendo uso de la tecla t, apareciendo un dialogo como el siguiente:

Figura 5.2-6 Lista de Precios.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

63

Aqu solo ser necesario seleccionar cualquiera de los precios de la lista aunque cabe mencionar que
se puede capturar manualmente, en caso de ser as y tener dado de alta un precio mnimo, el precio
capturado no podr ser menor al mnimo, en cuyo caso, el sistema mandar un mensaje en la barra
de estado, como el siguiente:

Manejo de Nmeros de Serie, Lotes y Pedimentos.- S el producto indicado maneja nmeros de serie,
despus de capturar las Observaciones o al presionar la tecla +u (Nmeros de Serie) y +w
(Lotes), se desplegarn ventanas que solicitarn los Nmeros de serie, lotes y pedimentos.
Para nmeros de serie se pueden tener los siguientes estatus:
Disponible
No disponible
Vendido
Baja
Defectuoso
.
La seleccin de nmeros de serie tambin se puede hacer con el icono
Si el producto maneja lotes y/o pedimentos al estar vendiendo aparecer una ventana como la
siguiente para que se pueda seleccionar de la lista de lotes y/o pedimentos, alguno de ellos. Esta lista
indica la cantidad existente por cada lote o pedimento, esto tambin puede hacer con el icono

, En caso de que se fueran a vender, por ejemplo 5 productos, pero se tienen 2 lotes distintos, uno
con 2 y otro con 3 respectivamente, se debern generar dos partidas para que se pueda hacer la
descarga correcta, de cada uno.

Figura 5.2-7 Consulta de lotes y pedimentos en

Una vez capturados todos los datos del documento, se proceder a guardar la informacin en la base
de datos, por medio de la tecla u, mostrando el sistema la siguiente informacin, que es iguala al de
compras excepto por que tiene la informacin de la comisin al vendedor.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

64

Monto de la
comisin

Esta ventana puede aparecer antes de salvar este documento para consultar los totales antes de que
sea grabado con la tecla v o con el icono

Una vez que se indica grabar el documento, aparecer la ventana de la forma de pago:

Pago de contado; mostrara una


ventana para hacer la recepcin del
pago.

Generara una CxC con el monto


total del documento para que sea
liquidado en la fecha indicada en
Fecha de pago

Para la parte del pago del


enganche; mostrara una ventana
para hacer la recepcin del pago, y
la diferencia generar una CxC para
que se pague en la fecha sealada
f

Con esta opcin mostrar una


ventana para establecer los plazos
para el pago generando las letras
correspondientes al nmero de

Fecha

de

Figura 5.2-9 Eleccin de la forma de pago.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

Figura 5.2-10 Establecimiento de

65

Cuando se va a apagar a plazos un documento, se tendrn varias opciones:


Se usa esta opcin para que se genere un solo pago, del saldo del documento.
Esta opcin divide el saldo del documento en tres pagos.
Esta opcin divide le saldo del documento en 12 pagos mensuales.
Esta opcin permite indicar el nmero de pagos de forma manual, pudiendo
establecer la periodicidad de los mismos con la lista desplegable llamada plazos, la cual permite
seleccionar periodos semanales, quincenales, mensuales o por das especficos del mes, a partir de
una fecha especfica del campo Fecha del Primer Pago
Esta opcin permite indicar el monto de cada pago, lo cual implica que el sistema
calcula y determina de forma automtica el nmero de pagos para el saldo pendiente, dividindolo en
letras.
En esta opcin, el sistema permite ingresar un enganche mediante el cual, el saldo pendiente es la
diferencia del monto original del documento menos el enganche.
Por otra parte se puede aplicar una tasa de inters al saldo, de modo que cualquier opcin que se
indique en el sistema llevar incluido el monto de los intereses en saldo pendiente.
Cuando se elige Pago de Contado, Crdito con Enganche y Pago a Plazos capturando un enganche
aparecer una ventana la cual permite hacer la recepcin del pago en cualquier forma (efectivo,
cheque, tarjeta de crdito, etc., o una combinacin de varios), este tema se profundizara cuando se
llegue al tema de Recepcin de Pagos.
Emisin de documentos, es la parte en la cual se le indica al sistema si deseamos imprimir el
documento elabora y el manejo es exactamente igual que en compras, con los respectivos formatos
de impresin, propios de documentos de venta.

Figura 5.2-11 Emisin de documentos de


venta por formato.

5.4 Consulta de Documentos


La consulta de documentos de venta funciona de igual que la consulta de compras. Los documentos
que se pueden modificar son Pedidos y Cotizaciones siempre y cuando no se hayan sido enlazados.
 *** Prctica ***
Dar de alta los siguientes documentos de compra:
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

66

Cotizacin #1
Cotizacin: Directa
Condicin: Crdito

Moneda: 1 (Pesos)
Cantidad
Producto
1
000 852 368700
1
000 902 368700
1
PULI2000-1HP
1
CEPJAR
Pedido # 1
Orden: Directa
Condicin: Crdito

Fecha: 0112aa
No. Almacn: 1

Unidad
Pz
Pz
Pz
Pz

Impto.
15
15
15
15

Cliente: 1
Impto: 15
Descto. Fin.: .05
Fecha Rec.: 0212aa
Tipo de Cambio: 1.00
Costo por unidad
35.00
250.99
896.99
102.30

Fecha: 0212aa
No. Almacn: 1

Moneda: 1 (Pesos)
Cantidad
Producto
Unidad
5
000 852 368700
Pz
5
000 902 368700
Pz
3
PULI2000-1HP
Pz
5
CEPJAR
Pz
% Verificar:
Los pendientes por surtir de los productos.
Existencias de los productos (deben estar en cero).
Saldo del cliente (deben estar en cero).
Remisin #1
Remisin: Directa
Condicin: Crdito

Impto.
15
15
15
15

Cliente: 1
Impto: 15
Descto. Fin.: .05
Fecha Rec.: 0111aa
Tipo de Cambio: 1.00
Costo por unidad
35.00
250.99
896.99
102.30

Fecha: 0512aa

No. Almacn 1
Moneda: 1 (Pesos)
Cantidad
Producto
3
000
852
368700
1
000 902
368700
2
PULI2000-1HP
1
CEPJAR
Nmero de Serie: PL-00014

Cliente: 1
Impto. 15
Desc. Fin.: 0
F. Recep: 0512aa
Tipo de Cambio: 1.00
Costo por unidad
35.00

Unidad
Pz

Impto
15

Pz

15

250.99

Pz
Pz

15
15

896.99
102.30

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

67

% Verificar:
Existencias de los productos (deben disminuir).
Saldo del cliente (debe estar en cero).
Factura #1
Factura: Directa
Condicin: Crdito

Fecha: 0712aa
Ref. Prov.: 5150

N Almacn 1
Moneda: 1 (Pesos)
Cantidad
Producto
Unidad
Impto
1
000
852 Pz
15
368700
1
000 902
Pz
15
368700
1
PULI2000-1HP
Pz
15
1
CEPJAR
Pz
15
Nmero de Serie: PL-00015
Fecha de Pago: Fecha + Das de Crdito.
Forma de Pago: Pago a plazos (3 pagos y 500.00 de enganche).
% Verificar:
Existencias de los productos (disminuyeron).
Saldo del cliente (debe tener el monto total de la factura).

Cliente: 1
Impto. 15
Desc. Fin.: 0
F. Recep: 0712aa
Tipo de Cambio: 1.00
Costo por unidad
35.00
250.99
896.99
102.30

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

68

6. ENLACE DE DOCUMENTOS
6.1 Definicin
El enlace de documentos es una operacin que facilita la captura de los documentos en base otro,
adems permite tener un mayor seguimiento sobre los documentos generados.
Esta operacin se puede hacer tanto en Compras como en Facturas y para efectos de este curso
tomaremos los documentos de ventas ya que son los que tienen una cadena mas larga de enlaces.
6.2 Consideraciones
Para hacer un enlace de documentos se tiene que tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
1. Los documentos tienen un orden jerrquico de tipo piramidal, es decir, los documentos de
mayor jerarqua enlazan a los de menor y nunca puede ser al revs.
2. El enlace es slo entre documentos del mismo tipo, es decir, no se pueden enlazar a una
factura remisiones y cotizaciones al mismo tiempo, aunque de forma heredada si es posible.
3. El enlace se genera nicamente entre documentos realizados al mismo proveedor o cliente.
4. Los documentos se pueden enlazar total o parcialmente.
5. Un enlace parcial puede ser de dos formas:
Usar una cantidad menor a la original en las partidas.
Usar slo algunas partidas del documento original.
,En ambos casos el documento queda pendiente solo con aquellos artculos que no
fueron enlazados.
6. Se pueden incrementar las cantidades originales o aumentar ms partidas, excepto cuando se
trata de una Remisin a una Factura, en cuyo caso, slo se podrn ingresar cantidades
menores a las originales sin aumentar partidas, esto es debido a que la remisin ya gener los
movimientos al inventario correspondientes y solo se generar la CxC.
Si se intenta ingresar una cantidad mayor a la original, el sistema mandar un mensaje en la
barra de estado indicando lo siguiente:
La cantidad no debe ser mayor a la original
Al intentar ingresar una nueva partida el sistema mandara un mensaje como el siguiente:
Slo pueden capturarse servicios
Esto es debido a que los servicios no generan movimientos al inventario.
7. Un documento enlazado totalmente ya no podr ser utilizado.
A continuacin se ilustra el orden jerrquico del enlace entre documentos de venta.

Facturas
Recepciones
Devoluciones
Devoluciones
Remisiones
Ordenes
Pedidos

Cotizaciones

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

69

Figura 6.2-1 Flujo de enlace de documentos de compra y

6.3 Procedimiento
Al momento de generar un documento, en este caso una factura se deber hacer lo siguiente:
1.- Indicar el tipo de documento.

2.- Al salir del campo el sistema mandar una ventana, donde se deber indicar la clave del cliente o
proveedor y dependiendo del tipo de documento que se elija, sern los que se visualicen.

Figura 6.2-2 Seleccin de cliente y documentos.

3.- En la columna Documento con al tecla t se podr visualizar una consulta para seleccionar los
documentos disponibles.

Figura 6.2-1 Flujo de enlace de documentos de

6.4

Enlace Automtico

Recordemos que se pueden enlazar mas de un documento para lo cual se tiene el siguiente icono
o con v. Cuando se usa esta opcin, el sistema presenta una ventana que ayudar a generar el
enlace de un grupo de documentos, a fin de no tener que capturarlos uno por uno.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

70

Figura 6.2-1 Enlace automtico de documentos.

Al ejecutar este proceso, los documentos que cumplieron con las caractersticas especificadas
aparecern en la ventana de Enlace de documentos.
4.- Posteriormente slo ser necesario oprimir u o
para salvar esa informacin, dando como
resultado que la informacin de los documento(s) se encuentre disponible en el documento base.
Al poner cantidades menores a las originales y/o borrar partidas, har que el documento enlazado
quede pendiente nicamente con los artculos restantes, para poder ser usado en otro documento
hasta que este sea utilizado en su totalidad.
Para el caso compras el procedimiento es el mismo siendo el enlace disponible nicamente de
Ordenes a Recepciones.
, Para el caso de devoluciones solo se podrn hacer de Facturas a Devoluciones para el caso de
Facturacin y Recepciones a Devoluciones para el caso de Compras.
 Prctica
Realizar los siguientes enlaces de documentos:
Enlazar la cotizacin de forma completa a un pedido, agregando ms productos y aumentando
las cantidades originales.
Enlazar ese pedido parcialmente, de tal forma que se generen por lo menos 2 remisiones y
observar como el sistema solo deja disponibles los productos pendientes tanto en partidas y
cantidades.
Enlazar las 2 o mas remisiones a una sola factura, que para afectos prcticos, es lo que hacen en
muchos negocios cuando al final hacen una sola factura por el total de las remisiones, para esto
se debe utilizar la clave de cliente MOSTR.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

71

7. INTEGRACIN DE MODULOS
7.1 Definicin
Cada uno de los mdulos que conforman el sistema se pueden interrelacionar entre si, es decir, si se
realiza la captura de documentos en Compras o Facturacin, esto ocasionar que se produzca un
movimiento en Inventarios, Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar. Esto depender o se cumplir
en caso de que el usuario decida activar o no la integracin de los mdulos.
SIMBOLOGIA:

Incrementa

Disminuye

Actualiza

A continuacin se presentan las afectaciones que tiene la generacin de los diferentes documentos
que se capturan en los mdulos de Compras y Facturacin en los mdulos de Inventarios y Cuentas
por Cobrar y Cuentas por Pagar:
7.2

Afectaciones de Facturas a Inventarios

Documento

Inventarios
Existencias

Factura Directa

Pendientes
X
Surtir

Monto
Ventas

Cantidad
Ventas

Fecha
Ultima
Venta

Apartados

Movs. Al
Inventari
o

Multialmacn

Genera
Movimiento

Existencias

Factura
Remisin
Factura Pedido

Factura
Cotizacin

Remisin
Directa

Remisin Pedido

Remisin
Cotizacin

Pedido Directo

Pedido
Cotizacin

Cotizacin
Directa
Devolucin
Directa
Devolucin
Factura

NOTA: Los apartados se actualizan nicamente si stos se marcaron en los pedidos.


7.3

Afectaciones de Facturas a cuentas por Cobrar

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

72

Documento

Cuentas
x Cobrar

Clientes
Saldo

Fecha Ultima
Venta

Ventas anuales

Genera
Movimiento

Factura Directa

Factura Remisin

Factura Pedido

Factura Cotizacin

Devolucin Directa

Devolucin Factura

Remisin Directa
Remisin Pedido
Remisin
Cotizacin
Pedido Directo
Pedido Cotizacin
Cotizacin Directa

7.4

Afectaciones de Compras a Inventarios

Documento
Existencias

Pendientes
X
Recibir

Costo
Promedio

Ultimo
Costo

Fecha
Ultima
Compra

Genera
Movimiento

Multialmacn
Apartados

Orden Directa
Recepcin
Directa

Recepcin
Orden

Devolucin
Compra

7.5

Movs. al
Inventario

Inventarios

Pendientes
X
Recibir

Afectaciones de Compras a Cuentas por Pagar

Documento

Cuentas
x Pagar

Proveedores
Saldo

Compras anuales

Fecha Ultima
Compra

Genera
Movimiento

Orden Directa
Recepcin Directa

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

73

Recepcin Orden
Devolucin
Compra

de

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

74

8. MOVIMIENTOS AL INVENTARIO
8.1 Definicin
Los movimientos al inventario son el registro de aquellos conceptos que identifican a las entradas o
salidas del inventario; por ejemplo, ventas, entradas de fabricacin, ajustes, etc. Aspel-SAE cuenta
con un catlogo de conceptos de Movimientos al inventario predefinido, al crear este catlogo, el
sistema incluye los conceptos ms usados, adems de que permite que se den de alta hasta 49
movimientos de entrada y 49 movimientos de salida. Los nmeros de concepto para movimientos de
entrada, se agruparan del 1 al 7, estn reservados por el sistema para las operaciones ms comunes
que se manejan en l, as como los nmeros 51 al 58 para los movimientos de salida.
8.2

Alta de Conceptos de Movimientos al Inventario.

Ruta de acceso: Inventario/Archivos/Conceptos de movs. al Inventario y/o con el icono


Con esta opcin se podr acceder a la consulta de Movimientos al inventario donde se podrn dar de
alta conceptos adicionales a los ya existentes.

Figura 8.2-1 Consulta de Conceptos al

Con la opcin Agregar o Modificar, se podrn dar de alta o modificar los conceptos. Cuando se
modifica un concepto, el nmero, as como el tipo (Entrada, Salida) ya no podrn ser modificados.

Figura 8.2-2 Alta del concepto.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

75

Sus campos:
Tipo de movimiento Entrada / Salida.- En este campo selecciona el tipo de movimiento (entrada o
salida) que corresponde al concepto que se va a dar de alta.
No. de concepto
.- Se indica el nmero de concepto (el sistema sugerir el consecutivo
automticamente, a partir del Tipo definido).
Descripcin.- En este campo se cuenta con 18 caracteres para capturar la descripcin del concepto.
Cuenta contable.- Se podr asociar a cada concepto de movimiento al inventario una cuenta contable
para la contabilizacin de cada movimiento que se registre bajo este concepto. Esta cuenta es til
cuando se utiliza la interfase con el sistema ASPEL-COI, ya que la cuenta que aqu se defina ser la
que se afecte al contabilizar la pliza generada al efectuar dicha interfase.
Asociado a.- Se tienen tres opciones:
Asociado a cliente. Al momento de registrar un movimiento al inventario por ese concepto el
sistema te permitir asociar un cliente al movimiento
Asociado a proveedor. Se podr indicar un proveedor
No asociado. No permite capturar el campo de proveedor o de cliente.
 Prctica
Dar de alta lo siguiente:
Descripcin: Inventario Fsico, Asociado a Ninguno

8.3 Alta de Movimientos


Ruta de acceso: Mdulo Inventarios/ Archivos / Movimientos al inventario. Edicin/ Agregar y/o
seleccionar el icono

La opcin Alta de Movimientos es un catlogo que permite obtener el control de las existencias de los
productos mediante el registro de los movimientos de entrada o de salida que se efectan. Es
importante especificar el nmero de Documento, Nmero de Almacn, el Concepto, Cantidad,
Producto; ya que de esta manera se harn las afectaciones necesarias al movimiento especificado.

Notas del asistente:


Figura 7.3-1 Consulta de Movimientos al inventario.

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

76

Con el icono Agregar aparecer la siguiente pantalla:


Fecha del
Movimiento

No. de
Almacn

Referencia.

Cliente /
Proveedor

Concepto de
Mov Inv

Partidas.

Nmero de
Folio

Figura 7.3-2 Consulta de Movimientos al inventario.

De acuerdo al nmero de concepto elegido para realizar el movimiento, se habilitar el campo de


Cliente o Proveedor, as mismo de forma automtica el sistema asigna un folio auto-numrico, el cual
ser til para poder llevar in control ms exacto sobre los movimientos al inventario realizado.
8.4

Consulta de Movimientos (Kardex)

Ruta de acceso: Mdulo Inventarios/ Archivos / Kardex y/o seleccionar el icono

Esta consulta presenta el registro de los movimientos al inventario de un producto en el orden en que
fueron realizados. Con ello se facilita conocer el comportamiento del producto en un determinado
periodo, sus existencias, sus salidas, as como los costos originados por los movimientos
presentados.
La informacin que presenta el Krdex es la de todos los movimientos del producto, de tal forma que
se puede conocer: el costo operado en cada movimiento a partir del mtodo de costeo definido para el
producto, las existencias despus de efectuar el movimiento y las capas generadas por el mismo,
(cuando se trabaja con los mtodos de costeo U.E.P.S. y P.E.P.S). Adems se presentan todos los
movimientos agrupndolos de acuerdo al almacn en que se registraron.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

77

Se podr consultar el detalle de cada movimiento realizado para conocer sus costos.

Figura 7.4-2 Detalle del movimiento.

Existen algunos aspectos ms a considerar, pero se vern ms a profundidad cuando se vea el tema
de Mtodos de costeo en un curso sucesivo.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

78

9. CUENTAS POR PAGAR Y/O CUENTAS POR COBRAR


9.1 Definicin
En muchas ocasiones seguramente se tendrn que registrar ciertos movimientos de forma manual en
el sistema, como pueden ser Saldos Iniciales, Facturas, Notas de Crdito, Cheques, Anticipos, etc.,
para ello el sistema cuenta con la posibilidad de poder realizar estos movimientos por medio del alta
de CxP y CxC para el caso proveedores y clientes respectivamente.
Al igual que en movimientos al inventario, tambin dentro de CxP y CxC se cuenta con un catlogo de
conceptos de movimientos de cuentas, para poder identificar cada registro y poder llevar un control
mas ptimo.
9.2 Catlogo de Movimientos de CxP y CxC
Ruta de Acceso: $ Clientes o Proveedores / Archivos / Catlogo de movimientos de Ctas. Por
cobrar o pagar y/o con los iconos
Este catlogo maneja los conceptos estndar para consultar y/o agregar los movimientos de CxP y
CxC. Se puede consultarlos, modificarlos o imprimirlos, la consulta presenta el nmero de concepto,
su descripcin, el tipo: (C)argo o (A)bono, si tiene o no referencia a otro(s) documento(s) y, por ltimo,
segn el caso, la columna Genera presenta el nmero de concepto que se deriva, como se muestra a
continuacin.

Figura 8.2-1 Consulta de conceptos de

Con la opcin Agregar o Modificar, se podrn dar de alta o


modificar los conceptos. Cuando se modifica un concepto, el
nmero, as como el tipo (cargo, abono) ya no podrn ser
modificados.
Al igual que en los conceptos de movimientos al inventario
tambin de forma predeterminada el sistema cuenta con
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

Figura 9.2-2 Edicin de conceptos.


79

algunos conceptos propios para CxP y CxC, los cuales no se recomienda sean alterados ya que son
utilizados para algunas operaciones internas.

Sus Campos:
Nmero de concepto.- Este nmero lo asigna automticamente en forma consecutiva el sistema e
identifica al concepto mediante el cual se realizarn movimientos.
Descripcin.- Registra el nombre del concepto.
Cuenta contable.- Se indica en este campo el nmero de la cuenta contable en la que se registrarn
los montos de los movimientos que se realicen bajo el concepto, s es que se utiliza la interfase AspelCOI.
Cargo / Abono.- Es para que el sistema reconozca el concepto es un cargo o un abono. Aqu los
conceptos de cargo y abono se manejarn de la siguiente manera, lo que contablemente sera un
cargo a la cuenta de Proveedores, en SAE se entender como una cuenta por pagar de tipo abono y
un abono a la cuenta contable de proveedores se considera como una cuenta por pagar de tipo cargo.
Con referencia.- S el concepto que se est dando de alta se relaciona con otro, al realizar un
movimiento por este concepto se deber afectar el saldo de otro documento, el cual se indica a travs
del campo referencia. Por ejemplo el concepto 10 (Afectivo), siempre estar referenciado dado que al
pagar o recibir efectivo se hace referencia aun documento de cargo o de abono.
Con autorizacin
.- S el concepto que se est dando de alta requiere autorizacin para ser
aceptado en la empresa. Por ejemplo, el concepto Tarjeta de crdito, quiz el saldo de la tarjeta se
sobregire y se tenga que pedir un nmero de autorizacin bancario, en este caso aparcera un dialogo
como el siguiente:

Figura 9.2-1 Ventana de Autorizacin.

Dada la importancia que tiene, que una autorizacin quede registrada correctamente, si se omitiera o
se pusiera algn dato incorrecto el sistema mandar cualquiera de los siguientes mensajes:

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

80

Genera concepto nmero.- En caso de que el concepto vaya a generar automticamente un


movimiento de contrapartida, en este campo se indica, a qu concepto afectar. Por ejemplo para el
concepto 13 (Ch. Posfecha (A)), genera el concepto 3 (Ch. posfecha (C)); pues quiz se recibe un
cheque posfechado el cual salda una factura, pero como aun no se ha cobrado el cliente sigue con un
saldo, el cual ahora estar bajo el concepto cheque posfechado por cobrar.

9.3

CxC y CxP

 Ruta de Acceso: $ Proveedores o Clientes / Edicin / Alta de CxP / CxC y/o con los iconos
.
A travs de esta opcin se pueden agregar movimientos en el mdulo de Proveedores y CxP y
Clientes y CxC, que dependiendo del concepto que se utilice, se afectarn los saldos de los
Proveedores o Clientes. Cuando se utilice esta opcin, en el caso de CxC, aparece una ventana
como la siguiente:

Figura 9.3-1 Alta de movimientos de CxC.

Clave.- Indica la clave del cliente o proveedor al que pertenece el movimiento.


Vendedor.- Anota o selecciona la clave del vendedor que gener el movimiento (solo aplica para
CxC).
Concepto.- Se indica el concepto bajo el cual ests dando de alta el movimiento. Al oprimir la tecla t
o al hacer clic en el signo ?, se despliega el listado de conceptos. Si el concepto es de tipo abono con
referencia al salir del campo el sistema mandar un mensaje como el siguiente, indicando que se
debe aplicar un folio:

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

81

Si este fuera el caso, existe una casilla como esta


en la parte
de arriba de la ventana, la cual al marcarla en el momento de guardar el movimiento, se almacenar
con un folio el cual es posible visualizarlo, para poder llevar un mejor control.
No. de factura.- Este dato no lo usa el sistema para relacionar documentos, slo es informativo. Se
puede usar la tecla t para seleccionar algn cargo que afecte al cliente.
No. Documento.- Se indica un identificador del cargo o abono que se esta dando de alta (por ejemplo,
el nmero de un cheque).
No. Referencia.- Con este nmero se identifica el documento al que se desea aplicar el cargo o
abono. Este dato es el que permite relacionar abonos y cargos. Siempre y cuando el concepto maneje
referencia.
Fecha de aplicacin.- Se refiere al da en que el movimiento afectar el saldo del cliente.
Fecha de vencimiento.- Es el ltimo da de plazo para liquidar la cuenta.
Monto.- Indica la cantidad que ampara el cargo o abono.
Los campos moneda, tipo de cambio y monto en $, que es la moneda base, solo se habilitan si se
maneja multimoneda. Adicionalmente se cuenta con una pestaa de observaciones para el
movimiento.
Una vez que se almacena el movimiento, aparcera una ventana donde se podrn especificar los % de
los impuestos.

Figura 9.3-2 Captura de impuestos.

Por ultimo se deber imprimir el documento para otorgarle al cliente o proveedor un comprobante del
movimiento.
9.4

Recepcin de Pagos

Ruta de Acceso: $ Clientes y CxC / Edicin / Recepcin de pagos y/o con el icono
Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

82

Con esta opcin se pueden recibir pagos a un mismo documento, pudindolo efectuar en diferentes
formas de pago, por ejemplo una parte en efectivo, otra con cheque, otra con Tarjeta de Crdito, etc.
En caso de que el documento no se liquide completamente la diferencia aparecer como saldo
pendiente del documento.

Figura 9.4-1 Recepcin de pagos.

Sus Campos:
Clave del cliente.- Se indica la clave del cliente del cual vas a recibir pagos.
Documento.- Registra el nmero de documento al que referir el pago, con t, se desplegar una
lista con el concepto, nmero de documento, fecha de vencimiento, monto y saldo de cada
movimiento del cliente.
Fecha.- Indica la fecha con la cual se registrarn los pagos.
Aplica Folio.- Se debe indicar si el movimiento ser foliado. Si se utilizan diferentes formas de pago se
genera un folio distinto para cada forma.
Si se maneja multimoneda y el documento a liquidar es en una moneda distinta a la base, el sistema
indicara la moneda y solicitar el tipo de cambio, siendo aplicable para cualquiera de las formas de
pago, es decir, no se podr manejar que un concepto sea un una moneda y otro en una distinta.
Concepto / Forma de pago.- Se debe indicar el nmero al concepto bajo el que se registrar el pago,
se puede utilizar t, donde los conceptos que se presentan en la ayuda son del tipo abono, que
necesiten de un documento de referencia y que NO generen conceptos de partida doble.
Monto.- Indica el importe del pago que se esta realizando.
En la parte de abajo se presenta el Importe del documento menos el total de los abonos, dando la
diferencia del saldo restante del cliente.
Al grabar, s alguna de las formas de pago que tiene autorizacin, estuviera incorrecta el sistema
mandar el siguiente mensaje:

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

83

Por ultimo se deber imprimir el documento para otorgarle al cliente un comprobante de pago.

9.5 Aplicacin de Anticipos


Ruta de Acceso: $ Proveedores o Clientes / Edicin / Aplicacin de anticipos y/o con el Icono

La opcin Aplicacin de anticipos es utilizada para registrar los anticipos que se efectuarn para los
clientes y/o proveedores.
, Antes de hacer la Aplicacin de los Anticipos en el sistema debe haber un movimiento de Cuentas
por Cobrar y/o Cuentas por Pagar bajo el Concepto nmero 9 Anticipo .
Una vez aplicado el anticipo a los cargos pendientes de pago, el sistema genera automticamente los
siguientes movimientos contables:
Cuando el anticipo tiene un monto mayor al del cargo que afecta, el anticipo puede aplicarse para
pagar varias operaciones de cargo, puesto que al restarse el monto factura - monto anticipo, resultar
un saldo negativo, es decir, que el anticipo no ha sido ocupado en su totalidad y an cuenta con una
cantidad a favor del cliente. El saldo indicar la cifra que an es posible aplicar a los adeudos del
cliente. El mismo anticipo podr ser utilizado hasta que su saldo quede en ceros.
Como se puede observar.
Datos del
cliente

Monto y
Saldo, lo
cambia al
seleccionar el
Anticipo.

Lista de
Facturas
pendientes
de pago.

Figura 9.5-1 Aplicacin de anticipos.

Estando en la ventana de Aplicacin de Anticipos, se debe dar un clic en el icono


y para definir el documento que se aplicar a la factura o documento.
Apareciendo la siguiente ventana.

y/o con la tecla

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0


Figura 9.5-2 Seleccin del anticipo.

84

Estando en la ventana de Aplicacin de Anticipos se deber colocar el cursor sobre el documento al


cual se le aplicar el abono y oprimir .
En caso de que el monto del Anticipo sea mayor al del cargo que afecta el saldo restante se puede
aplicar al pago de varias operaciones de cargo.
Al intentar aplicar un anticipo, donde previamente no ha sido dado de alta el sistema mandar el
siguiente mensaje:

Los anticipos que se den de alta bajo el concepto, se reflejaran en el saldo general del proveedor.
9.6

Divisin de Cargos

Ruta de Acceso: $ Clientes o Proveedores / Edicin/ Divisin de cargos y/o con el icono
Esta opcin permite dividir el monto de un cargo en varios documentos con distinta fecha de
vencimiento, generando de esta forma letras de pago.

Figura 8.6-1 Seleccin del Documento a dividir.

Al estar en esta pantalla se debe seleccionar el documento que se le va a aplicar la divisin y con la
tecla aparecer la siguiente pantalla:

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

85

Sus campos:
Nmero de documentos.- Se indica en cuntos pagos se dividir el adeudo.
Fecha de vencimiento inicial.- Es la fecha en que se vence el documento original.
Nmero de folio.- Se indica la cifra a partir de la cual se numerarn automticamente todos los
documentos.
Concepto.- Tambin e le denomina la Letra (Abono) donde se indica el concepto por el cual quedarn
registrados los documentos. Por omisin se sugiere el concepto 14 (Letra de abono);
Intervalo entre documentos. Nmero de das. Indica el nmero de das que deben transcurrir entre el vencimiento de cada
documento generado.
Da de la semana. En caso de pagos peridicos semanales, registra el da para los pagos.
Das del mes: Registra un da o das especficos del mes en que deben vencer los documentos
generados, por ejemplo: 3, 10, 18 y 26 de cada mes, (esto se hace con + Clic).
Monto por documento, se refiere al importe que debe ser cubierto en cada pago, as como Fecha de
ltimo documento, que es la fecha en que vencer el ltimo documento creado. Esta fecha se calcula
con base en la fecha de vencimiento del primer documento, el nmero de documentos en que se
dividi el pago y el periodo de das a transcurrir entre el vencimiento de un documento y otro.
Al hacer este proceso desaparece el documento y genera el nmero de letras que se indicaron.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

86

10. CONSULTAS DE INFORMACIN CAPTURADA EN CxC Y CxP


Una vez que se ha capturado informacin en los mdulos de CxC y CxP, ser posible consultarla con
el propsito de interpretarla y que nos ayude a tomar decisiones.
10.1 Saldo General del Cliente / Proveedor
Ruta de Acceso: $Clientes o Proveedores /Archivos/ Saldo General del Cliente / Proveedor y o
con los iconos
Esta consulta nos presenta el desglose de los movimientos que se les generaron a los clientes y/o
proveedores, as como el saldo correspondiente. Con z tambin se puede consultar y en el caso de
clientes aparece la consulta de la manera siguiente:

Figura 10.1 Saldo general.

Ya sea con al pestaa Detalle o con el icono


se podr ver el detalle de los movimientos que se
le han hecho a ese documento. Y as como cualquier consulta del sistema, se tiene una ventana para
poder filtrar.
10.2 Cobros / Pagos del Da
Ruta de Acceso: $ Clientes o Proveedores /Archivos/ Cobros / Pagos del da.
Esta consulta muestra los clientes que tienen adeudos a una fecha determinada. Se pueden consultar
todos los documentos que al da sealado se encuentran vencidos, como se muestra en la ventana
siguiente:

Notas del asistente:


Figura 10.2 Cobros del da.

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

87

10.3 Pronstico de Pagos


Ruta de Acceso: $ Proveedores /Archivos / Pronstico de Pagos.
Presenta los saldos de los movimientos que se vencern en el intervalo de tiempo definido en el filtro,
tomando como referencia la fecha de vencimiento de los documentos pendientes de cobro o pago.

Figura 10.3 Pronstico de Pagos.

Con la tecla w se indica la fecha de corte y el intervalo de das que habr de un perodo a otro, el
sistema muestra automticamente el intervalo de 30 das.
10.4 Antigedad de Saldos de Proveedores
 Ruta de Acceso: $ Proveedores /Archivos/ Antigedad de Saldos
Esta consulta presenta el monto de los saldos vencidos de proveedores por intervalos de tiempo y a
una fecha determinada. En los filtros de la consulta se podr definir la fecha de corte y la periodicidad
de la presentacin de los saldos como se muestra en la ventana siguiente:

Figura 10.4 Antigedad de saldos del

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

88

10.5 Resumen de Movimientos


 Ruta de Acceso: $ Proveedores /Archivos/ Resumen de Movimientos.
Esta consulta nos presenta los montos que se han generado por cada uno de los conceptos que se
estn trabajando, as como el total de cargos y abonos y el saldo del proveedor, como se muestra en
la ventana siguiente:

Figura 10.5 Resumen de movimientos.

10.6 Consultas en Clientes


 Ruta de Acceso: $ Clientes / Expediente del cliente / Informacin de saldos.
Para los clientes todas las consultas anteriores, se encuentran disponibles en el expediente del
cliente, al accesar se muestra la siguiente ventana:

Figura 10.4 Pronstico de cobranza.

Notas del asistente:

Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

89

10.7 Por Concepto


 Ruta de Acceso: $ de Clientes y CxC y/o Proveedores y CxP /Ver/ Por concepto.
A travs de esta consulta podremos conocer los movimientos que se le han generado a los clientes o
proveedores ordenados de manera secuencial por cada concepto, es decir, primero conoceremos los
movimientos de Facturas, Facturas a Plazos, Cheques, Efectivo, etc. de manera detallada. En esta
consulta se presentarn los movimientos de cargo de manera positiva y los de abono de manera
negativa, con esto se llegaremos al final de los movimientos al saldo pendiente de cobro, como se
muestra en la ventana siguiente:

Figura 10.6 Consulta por concepto.

Aspel de Mxico S.A. de C.V. agradece su participacin en este curso.

Aspel es una marca registrada de Aspel de Mxico S.A. de C.V.


Asimismo Aspel de Mxico S.A. de C.V. se reserva el derecho de revisar
peridicamente este documento y hacer cambios en el contenido del mismo, si lo
considera necesario.
Todas las marcas comerciales que se mencionan en este documento son marcas
registradas por sus respectivas compaas.
Cualquier duda o comentario al respecto de este documento, favor de notificarlo a:
cursos@aspel.com.mx
Notas del asistente:
Cerrada Suiza #17 Col San Jernimo Aculco.
Delegacin Magdalena Contreras.
CP 10400
Gua Curso Bsico Aspel SAE 4.0

90